PAPERLESS LEG

TRAMITAÇÃO

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Sumário

Objetivos ........................................................................................................................................................ 3

Apresentação ................................................................................................................................................. 3

Login ............................................................................................................................................................... 4

Editando e Encaminhando o Processo ........................................................................................................... 6

Recebendo Processos .................................................................................................................................. 13

Pesquisar Processos ..................................................................................................................................... 13

Marcadores .................................................................................................................................................. 15

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Objetivos

• Facilitar e agilizar o trâmite de processos entre órgãos, setores e pessoas;

• Possibilitar assinatura digital (certificação digital);

• Agilizar a comunicação entre os envolvidos;

• Certificar o envio e recebimento de processos;

• Acompanhar o trâmite do processo entre os envolvidos na comunicação;

• Diminuir o volume de papéis;

Apresentação

O módulo de tramitação do sistema PaperLess Leg possui a tecnologia de certificação digital, garantindo

aos usuários confidencialidade e autenticidade. Este módulo é responsável pela tramitação e processos

virtuais, que são encaminhados para um determinado setor ou pessoa, que acusará o recebimento deste,

como se fisicamente o estivesse fazendo, beneficiando assim a agilidade e rapidez no repasse de tais

documentos, evitando o deslocamento de um funcionário para a entrega em mãos, além de diminuir o uso

de papel ou o extravio de documentos físicos originais.

Após a confirmação do recebimento pelo destinatário, este poderá adicionar comentários, anexos, definir

assinantes dos documentos, realizar a assinatura digital, dentre outras funcionalidades que serão

apresentadas a seguir neste manual.

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Login

Ao acessar o módulo de tramitação do sistema PaperLess Leg o usuário será apresentado a tela de login,

onde o mesmo incluirá as suas credenciais, clicando, em seguida, no botão Entrar.

Figura 1.

Após a autenticação do usuário, a tela inicial do sistema é aberta, conforme Figura 2.

Para um bom funcionamento, a navegação deve ser feita utilizando o menu e os botões do sistema.

DICA: Evite utilizar os botões do browser para navegar no sistema.

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Figura 2.

Do lado esquerdo da tela principal do sistema podemos observar o menu de navegação.

Segue abaixo uma descrição de cada uma das opções:

- Todos os processos que o usuário logado tem que receber e todos os

documentos que ele recebeu e não foram encaminhados.

- Processos aguardando recebimento ou processos em atraso recebidos que não foram

encaminhados.

- Processos que vencem hoje que estão aguardando recebimento ou processos que vem

hoje recebidos que não foram encaminhados.

- Processos a vencer que estão aguardando recebimento ou processos a vencer recebidos que

não foram encaminhados.

- Processos sem prazo que estão aguardando recebimento ou processos sem prazo

recebidos que não foram encaminhados.

- Processos pendentes de assinatura digital.

Observação: Serão exibidos todos os processos pendentes de assinatura independente do departamento

em que esteja.

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- Processos que já estiveram na Caixa de Entrada, mas que foram enviados para

outro setor ou pessoa, inclusive o que o usuário logado encaminhou e não foi recebido ainda. Não contém:

Os que eu criei, encaminhei e recebi de volta, os rascunhos e os a receber.

- Todos os processos que o usuário criou ou participou e foram

Finalizados (arquivados).

- Todos os processos que o usuário é observador (por enquanto somente o que

ele criou).

- Processos que foram criados para o departamento no PaperLess pelo usuário e ainda

não foram encaminhados. Essa é a única fase onde o documento pode ser Editado ou Excluído, já que essa

funcionalidade é desabilitada após o primeiro encaminhamento.

- Processos que “eu” criei, encaminhei e não foram recebidos ainda. Os que eu

criei, encaminhei e já foram recebidos. Os que eu criei, encaminhei e recebi de volta. Não aparecerá os

processos em rascunhos e os que estiverem aguardando recebimento.

- Todos os processos dos itens acima

Editando e Encaminhando o Processo

Ao acessar a pasta Rascunhos é possível abrir o processo gerado para o documento criado no sistema

PaperLess Leg, basta clicar no número de protocolo gerado pelo sistema, conforme Figura 3.

Figura 3.

Na tela de tramitação do processo, o sistema disponibiliza algumas informações como, o Número do

Processo, o Número do ProcLegis (para os documentos legislativos que foram enviados ao ProcLegis e

tiveram um número de proposição gerado), o Assunto/Ementa, dentre outras. Também é possível

visualizar todo o histórico de tramitação e ações do processo, como os encaminhamentos/recebimentos,

os anexos inseridos, inclusive as tramitações e ações realizadas no ProcLegis, além de algumas opções,

como pode ser visto na Figura 4.

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Figura 4.

Estas opções somente ficarão disponíveis para o usuário que estiver em posse do processo.

Segue abaixo uma descrição de cada uma das opções:

- Nesta opção o usuário poderá adicionar comentários, se houver necessidade. Ao clicar no

botão Comentário, basta selecionar um Tipo de Comentário, preencher a Descrição e clicar no botão Salvar,

conforme Figura 5.

Figura 5.

- Nesta opção o usuário poderá encaminhar o processo para uma

pessoa ou setor, conforme Figura 6.

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Figura 6.

Após selecionar o tipo de destinatário, basta clicar no ícone da Lupa para abrir a tela de consulta de

destinatários. O sistema listará os destinatários de acordo com o tipo selecionado, ou seja, se o tipo for

“Setor”, ao abrir a tela de consulta de destinatários, o sistema apresentará apenas os departamentos

cadastrados para seleção.

É possível incluir um comentário durante o encaminhamento.

- Nesta opção o usuário poderá arquivar o processo.

- Nesta opção o usuário pode apensar um processo a outro já existente, basta consultar, pelo

número do processo ou pelo assunto, o processo ao qual o atual será apensado, conforme Figura 7.

Figura 7.

IMPORTANTE: Quando o usuário apensar o Processo A ao Processo B, o histórico de A será pausado e o

histórico de B passará a ser o histórico vigente. Caso o usuário desejar “Desapensar” o Processo A do

Processo B, o histórico de A voltará a ativa.

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- Nesta opção o usuário poderá anexar um arquivo, em formato PDF, no processo,

conforme Figura 8.

Figura 8.

Na tela de inclusão de anexos (Figura 8), o usuário deverá selecionar um tipo de anexo, informar um

número/nome do arquivo que será anexado e a data de inclusão desse anexo, além de selecionar o arquivo.

Neste momento já é possível incluir o(s) assinante(s) do documento que está sendo anexado ao processo.

- Nesta opção o usuário poderá sinalizar caso o processo tenha sido enviado para

uma pessoa/órgão externo.

- Nesta opção o usuário poderá enviar o processo diretamente para o sistema

ProcLegis, para que seja gerado a proposição. Essa opção só ficará disponível para os processos

legislativos. Após enviar o processo para o ProcLegis, é possível cancelar o envio, caso este tenha sido

realizado equivocadamente, antes que algum usuário receba este processo no ProcLegis e o sistema gere

um número de proposição.

- Nesta opção o usuário poderá acessar diretamente o gerador de documentos do

sistema PaperLess Leg, sem a necessidade de efetuar um novo login, e assim criar um documento que

pode ser anexado ao processo.

- Remover o documento. Essa opção só ficará disponível para os documentos criados/anexados pelo

departamento que estiver em posse do processo.

- Incluir assinantes. Nesta opção o usuário poderá incluir um ou mais responsáveis pela assinatura do

documento, conforme Figura 9.

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Figura 9.

Basta clicar no botão Inserir e selecionar a(s) pessoa(s) responsável(eis).

- Visualizar o documento. Nesta opção o usuário acessará a pasta digital do processo, como pode ser

visto na Figura 10.

Figura 10.

Na pasta digital do processo é possível não só visualizar os documentos do processo, cronológica e

hierárquica, como também é através desta interface que o usuário poderá assinar digitalmente o(s)

documento(s) ou recusar a assinatura, caso o mesmo tenha sido incluído como assinante.

Ao acionar a opção Assinar, o sistema apresentará um combo com o(s) certificado(s) que o usuário tenha

instalado em sua estação de trabalho, conforme Figura 11.

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Figura 11.

Após selecionar um certificado e clicar no botão Assinar (dependendo do certificado digital será necessário

informar a senha do mesmo) o sistema fará o registro da assinatura para o documento em questão.

Ao recusar a assinatura o sistema exigirá o preenchimento de uma justificativa, conforme Figura 12.

Figura 12.

Essa justificativa ficará registrada no processo e poderá ser visualizada, na pasta digital, por qualquer

usuário com acesso ao mesmo.

Através da pasta digital o usuário também poderá realizar os Despachos dos documentos. Basta selecionar

um documento da pasta e acionar a opção Despachar, neste momento o sistema abrirá uma tela para que

seja informado o despacho, conforme Figura 13.

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Figura 13.

Nesta tela o usuário poderá simplesmente preencher o campo Despacho, com as informações necessárias,

e clicar no botão Despachar. O sistema então criará um documento do tipo despacho, e anexará o mesmo

ao processo, conforme Figura 14.

Figura 14.

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IMPORTANTE: O despacho também pode, ou não, ser assinado pelo usuário que está registrando o

despacho, caso seja necessário assiná-lo, basta selecionar um certificado digital, no combo Certificado,

preencher o campo Despacho, com a descrição necessária e clicar no botão Despachar. Caso o despacho

precise ser assinado por outra pessoa, basta preencher o CPF desta pessoa no campo CPF do Signatário,

preencher o campo Despacho, com a descrição necessária e clicar no botão Despachar, posteriormente o

processo deverá ser encaminhado para o signatário em questão.

Recebendo Processos

Quando algum setor ou pessoa encaminhar um processo, o usuário destinatário deverá acusar o

recebimento do mesmo, caso contrário não terá acesso as opções citadas na Figura 4, além deste processo

constar como pendente de recebimento no histórico de tramitação.

Para Receber o processo basta visualizar na Caixa de Entrada a quantidade de processos aguardando

recebimento .

Ao abrir o processo pendente de recebimento (clicando no número do processo), basta clicar no botão

Receber, para tomar a posse do processo, conforme Figura 15.

Figura 15.

Pesquisar Processos

A aba de Pesquisa Avançada, localizada ao lado esquerdo da tela, o usuário poderá realizar uma pesquisa

geral de todos os processos que já passaram pelo departamento, com exceção de alguns departamentos,

como uma “Secretaria Geral”, por exemplo, que poderá ter acesso a todos os processos.

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Nesta aba é possível localizar um processo/documento pelo número, seja o número do processo gerado

pelo sistema PaperLess ou pelo número da proposição, caso o processo já tenha sido recebido no sistema

ProcLegis. Também é possível restringir a consulta preenchendo o campo Assunto ou selecionando o tipo

de documento, como Projeto de Lei ou Ofício, por exemplo. Além destes filtros, há outras possibilidades

de pesquisa, conforme Figura 18.

Figura 16.

Nesta mesma aba de Pesquisa Avançada, há a opção de salvar a pesquisa e adicioná-la as Pesquisas

Favoritas, para consultas futuras.

Após salvar a pesquisa verifique na aba Pesquisas Favoritas, conforme Figura 17.

Figura 17.

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Marcadores

Os marcadores ajudam a organizar os processos em categorias como por exemplo: “Importantes”,

“Pessoais”, “Processos Legislativos”, “Processos Administrativos”, “Ler mais tarde”, ou qualquer outra

categoria que usuário desejar. Os marcadores funcionam exatamente como pastas. Onde trará, clicando

na marcação, todos os processos relacionados ao tipo da marcação.

Somente o usuário que criou o marcador poderá ver os seus marcadores; portanto, o remetente nunca

saberá se você marcou uma mensagem com "Importante" ou como "Ler mais tarde".

Figura 18.

Após a criação dos marcadores, basta selecionar o processo e depois o marcador desejado, conforme

Figura 19.

Figura 19.

Caso deseje remover marcação basta selecionar o processo e clicar em Remover Marcadores.