Mobilidade Grupo: Thaís Duarte, Caroline Wenceslau, Ludymilla Rodrigues,

Ana Caroline Leal

Engenharia Química – Centro Universitário de Patos de Minas - UNIPAM

O que é?

Liberdade para se comunicar a qualquer hora e em qualquer lugar. Este é o principal conceito de mobilidade. Dentro de uma empresa, este conceito vai além: é a oportunidade de gerar novos negócios e estar em contato com os clientes full-time. É um avanço tecnológico que veio para ficar, com inúmeros benefícios para todos os envolvidos, seja qual for o porte da empresa que pretende investir nesse recurso. Mas todo cuidado é pouco quando informações importantes e dados sigilosos estão em trânsito. Por isso, a mobilidade deve ser adotada juntamente com políticas de segurança da informação.

Hoje em dia, as organizações estão desenvolvendo grande parte de seus negócios em ambientes móveis. Com isso, os funcionários podem viajar para visitar seus clientes, trabalhar remotamente, utilizar dispositivos móveis para se comunicar enquanto se locomovem, estar conectados a recursos corporativos em um outro país, tudo isso de qualquer parte do mundo, não importando onde estejam.

Ao mesmo tempo, as empresas buscam formas de aumentar sua produtividade aproveitando as funcionalidades do ambiente móvel. Elas se preocupam em administrar seus recursos, e em oferecer opções seguras tanto para seus empregados quanto para os sócios do negócio, além de contar com flexibilidade para abraçar as novas tecnologias dentro de sua infra-estrutura atual.

A fase em que se encontra a América Latina em relação à mobilidade reflete que são as maiores empresas que possuem a maioria de seus usuários conectados a uma solução móvel. Em muitos casos, em empresas grandes, médias e pequenas, o computador portátil é um ícone de hierarquia, pois é destinado apenas a gerentes de certo nível para cima.

Mundialmente, existem inúmeros exemplos de empresas que empregam as melhores práticas da indústria no uso de computadores portáteis. Esses casos de sucesso variam desde empresas de consultoria que implementam para seus clientes melhoria de processos com o uso de notebooks e PDAs, até empresas de pesquisa que compartilham em tempo real os resultados de uma votação presidencial.

Competitividade A mobilidade é um dos caminhos seguidos pelas grandes corporações para atingir seus objetivos e melhorar sua competitividade. Com o uso de uma solução móvel, esses executivos têm acesso à informação, agendam reuniões e podem se comunicar com qualquer pessoa, onde quer que estejam. A conseqüência é a melhoria da prestação de serviço aos clientes. Uma das grandes preocupações das organizações e dos empresários gira em torno da competitividade. A concorrência não está presente unicamente entre as empresas que produzem, fabricam ou comercializam um mesmo produto ou serviço em uma mesma região, mas também em outras regiões e países do mundo. Sem dúvida, essa mudança é conseqüência da globalização, que abre um leque de oportunidades e de novos mercados. Em cada um desses países encontraremos concorrentes com diferentes capacidades e, em todos os casos, o empresário deve estar preparado para responder melhor ao desafio de consolidar sua permanência no mercado

Nesse cenário, a forma de trabalho da organização de hoje em dia também tem evoluído. Muitos executivos não permanecem mais no escritório, durante o dia todo. Ainda quando ficam, estão em constante movimento: alguns necessitam visitar clientes fora da cidade ou do país, outros têm reuniões constantes em diferentes áreas de sua empresa e outros, por diferentes motivos, têm que passar muito tempo em casa. Conclusão: o lugar de trabalho deixou de ser fixo.

Vantagens Os benefícios qualitativos são muito claros: quando o trabalho é realizado em

um ambiente móvel e em um clima de compartilhamento das informações, é notório o incremento do conhecimento pessoal, das aptidões e das habilidades. Essas habilidades identificam as organizações que têm mais potencial de manterem uma maior proximidade com os clientes. Quando o cliente é cercado de soluções, decisões ágeis, redução no tempo de resposta e uma maior habilidade no conhecimento dos seus problemas, a empresa consegue desenvolver melhores produtos e oferecer melhores serviços.

Em complemento a isso, os computadores móveis, sem dúvida, estão modificando a natureza das relações de trabalho nas organizações. Em muitos casos, as estruturas são mais dinâmicas, o controle e comprometimento são ampliados e o poder de decisão dos empregados está aumentando naquelas empresas em que conquistar oe melhores resultados é o principal objetivo. Com esse novo modelo de trabalho, as barreiras de tempo, distância ou localidade então sendo eliminadas. E isso dá a empresa e a seus empregados mais flexibilidade para fazer bons negócios.

Guia essencial A primeira e mais popular aplicação para mobilidade é o

correio eletrônico: ele tem um impacto direto e imediato sobre a produtividade das pessoas e geralmente não tem grande comprometimento da Segurança da Informação de sua empresa.

Se você já tem correio eletrônico móvel, antes de buscar uma segunda aplicação para torná-la móvel também, considere outras medidas de segurança em hardware e software e primeiro eduque os usuários sobre o uso destas ferramentas.

Para maximizar e potencializar o uso dos notebooks, sua empresa deve contar ao menos com acessos sem fio via banda larga.

Quais são as mudanças necessárias no negócio?

Além do aspecto puramente técnico, a adoção da mobilidade implica na mudança de paradigma que poderá atingir o próprio negócio da empresa. A maneira de fazer negócio, em geral, é positivamente influenciada, quando se decide pela mobilidade. Mas como toda mudança exige preparação, esse módulo aponta como deve se dar o envolvimento dos funcionários no projeto.

Deve ser feita uma avaliação geral da empresa, e indicados os funcionários que serão mais beneficiados com a mobilidade. Na maioria dos casos, o acesso ao e-mail é a primeira aplicação móvel nas companhias. Os profissionais móveis precisam ser capazes de acessar dados relacionados à empresa via e-mail e usar aplicações específicas para administrar suas tarefas. Os representantes de vendas também precisam trocar informações para trabalhar em conjunto.

A gerência necessita de um processo ajustado para, em tempo real, fornecer informações sobre os negócios e avaliar oportunidades ou checar os níveis de estoque e os recursos disponíveis para cumprir os prazos de implementação.

Uso dos notebooks Em um primeiro momento, os notebooks eram usados apenas pelos diretores e

gerentes de maior importância, porém hoje as vantagens e benefícios da mobilidade já estão difundidos entre os diversos níveis das organizações.

Este fato já caracteriza uma grande evolução e representou um importante crescimento no mercado destes equipamentos. Agora os fabricantes estão expondo ainda mais as vantagens destes equipamentos para que se popularizem cada vez mais.

Viajantes constantes ou ocasionais têm um ganho de produtividade incalculável, e até mesmo podemos dizer que seu trabalho fora do escritório não existiria sem um notebook. Gerentes, consultores, vendedores, profissionais liberais, enfim, quase todos os empregados e empresários que, de alguma forma, tenham contato direto com o cliente devem apostar nessa tecnologia, uma vez que os ganhos serão realmente grandes.

Funcionários que têm o escritório como base ganham em produtividade com a mobilidade na medida em que têm a possibilidade de se deslocar dentro da estrutura da empresa e, assim, resolver problemas trocando informações com maior facilidade e agilidade.

Nas grandes cidades brasileiras, como acontece em qualquer grande centro urbano do mundo, o deslocamento toma do executivo um tempo precioso e havendo a possibilidade de aproveitá-lo para resolver problemas, fechar negócios e ganhar mercado ampliando seu campo de ação com o apoio de um notebook, a empresa tem muito a ganhar.

Estratégias A possibilidade de responder rapidamente às solicitações dos clientes é fundamental

para o êxito de sua empresa. Mas quando a capacidade de resposta aos clientes depende de um escritório e um PC desktop, você enfrenta uma séria desvantagem competitiva.

Numa rede sem fio, com a criptografia de dados, os funcionários podem permanecer conectados privativamente com os arquivos da empresa, e-mail e com a Internet em qualquer localização, seja em uma cafeteria na esquina, ou em um aeroporto em qualquer lugar do mundo. Os funcionários também ficarão conectados à rede nas salas de conferência, escritórios dos colaboradores, salas de intervalos ou em qualquer lugar dentro da faixa de alcance da WLAN.

Além disso, a flexibilidade e escalabilidade de uma WLAN lhe permitem mover uma rede facilmente para um novo local, rapidamente adicionando novos funcionários ou escritórios extras, ou mudar de lugar os móveis e espaços de trabalho, sem a complicação de instalar e reinstalar cabos e fios.

É importante a criação de uma força de trabalho móvel que finalize tudo antes de chegar ao escritório. Com os laptops, é fácil manter a produtividade em qualquer lugar, finalizar o trabalho mais rapidamente e responder aos clientes a qualquer momento.

Acima de tudo, a implementação inicial não tem que custar uma fortuna. O ideal é começar devagar, com laptops ,apenas para os funcionários mais móveis com monitoramento de produtividade desses funcionários. Em seguida, é preciso analisar se a expansão do grupo de funcionários móveis pode gerar mais ganhos de produtividade.

Produtividade e serviço ao cliente Quando a empresa decide investir em soluções de mobilidade, ela está investindo na

efetividade de seus negócios, já que gera o aumento da produtividade dos funcionários. Com isso, o principal beneficiado, além da própria empresa, é o cliente, que vê seus pedidos e solicitações serem atendidos em tempo reduzido. Diante desse novo contexto em que a mobilidade é parte do negócio e significa agregar valor ao atendimento das demandas, as empresas precisam avaliar se seus funcionários são efetivos em qualquer lugar que estejam, se eles estão cumprindo os objetivos e expectativas e se a empresa tem potencial competitivo.

Para expandir a produtividade, as empresas precisam avaliar alguns pontos e executar algumas etapas. A primeira delas é adquirir equipamentos que se encaixem às demandas de atendimento e ao funcionamento dos processos corporativos. Além disso, é necessário que haja implementação de aplicações horizontais ou usadas em toda a organização. Essa é uma etapa difícil, pois não estão em jogo apenas as escolhas de tecnologias, mas também os ajustes dos diferentes aspectos da cultura interna da companhia e a verificação e constatação de que haverá retorno sobre o investimento.

Passada essa primeira fase, a segunda etapa se destina a estender as aquisições a outras áreas da organização e buscar implementar aplicações verticais, ou seja, as que são utilizadas em departamentos específicos (exemplos típicos são ERP ou CRM). O uso desses departamentos já inclui alguns parceiros de negócios. Neste caso, depois que a etapa de implementação já está consolidada, interessa a empresa a extensão da tecnologia, mas também a integração das soluções em cada área da empresa. Durante as três fases que determinam a evolução e o grau da produtividade, é necessário também avaliar cinco aspectos chaves.

O primeiro deles é questionar como uma solução móvel tornaria mais fácil às pessoas trabalhar mais produtivamente e prestar um melhor serviço ao cliente. Em segundo lugar, é importante avaliar se a força de trabalho da companhia seria beneficiada e como, se estivesse conectada à organização o tempo todo.

Como terceiro ponto, temos a questão da infra-estrutura, ou seja, devemos avaliar quais mudanças, de hardware e software, precisam ser feitas. Seguindo para o quarto ponto, temos o desafio da segurança da informação, ou seja, a empresa precisa estar certa de que as informações que não estão dentro da empresa também não estarão em mãos que não sejam dos responsáveis. Por fim, a empresa deve estar convencida de que o investimento é adequado e realmente vai trazer retorno.

Além disso, é importante perceber em quais pontos da produtividade é mais útil o uso dos dispositivos móveis, ou seja, perceber o tempo efetivo de trabalho, tempo de atenção com os clientes, tempo de resposta entre os requerimentos, satisfação pessoal dos funcionários.

Pequenas e Médias Empresas  Sejam elas empresas grandes, médias e até pequenas, a mobilidade tem a

enorme vantagem de aproximar a equipe do cliente. Independentemente do porte, a mobilidade é um recurso fundamental para ampliar as oportunidades de negócios. Especialmente nas pequenas empresas, já acostumadas em manter maior número de colaboradores fora do ambiente de trabalho, a mobilidade só vem a acrescentar nesse modelo. Sendo assim, todo o conteúdo do escritório pode ser levado, com segurança, para dentro do escritório até mesmo do cliente. As pequenas e médias empresas são as que mais têm trabalhadores móveis, já que devemos considerar que boa parte dessas micro-empresas é formada por uma única pessoa que está em trânsito o tempo todo. Nas grandes corporações e nas empresas de médio porte podemos observar que nem todos os funcionários são móveis o tempo todo, havendo ainda aqueles que permanecem no escritório o dia todo.

Dependendo do perfil de pessoal de uma organização, uma solução móvel pode ajudar a força de trabalho a cumprir da melhor forma as suas atividades. Mas é preciso entender os perfis dos trabalhadores para entender como a mobilidade se adapta melhor à estrutura.

Alguns tipos de trabalhadores• Trabalhadores com base no escritório: de forma geral, são todos aqueles

funcionários que, pela natureza de seu trabalho, necessitam de um escritório para desenvolver suas tarefas.

• Viajantes constantes: costuma ser o pessoal da área de vendas e cobrança, ainda que também muitas áreas diretivas entrem nessa categoria. Esse tipo de funcionário tem contato freqüente com clientes e/ou provedores, e contar com acesso à informação em todos os momentos torna-se particularmente importante, pois ele tem pouco contato com a organização.

• Trabalhadores com base fora do escritório: são aquelas pessoas que trabalham em uma empresa, mas realizam suas atividades fora dela.

• Trabalhadores alocados no cliente: são usualmente consultores ou especialistas que realizam um projeto específico em outra organização. Por serem pessoas que dependem muito da informação para realizar suas tarefas, contar com ela a qualquer momento torna-se vital.

Dicas para obter benefícios da mobilidade

• O que a mobilidade pode fazer pela empresa - mobilidade é mais do que PDAs, notebooks, redes wireless e padrões como wLAN, UMTS e GSM. Trata-se, na verdade, de informações atualizadas sempre à mão, maior produtividade para usuários que trabalham em trânsito ou em ambientes restritos e que precisam acessar pequenas ou grandes quantidades de informação.

• Começar pelo simples - antes de prover sofisticadas soluções wireless para clientes e parceiros, deve-se lembrar dos funcionários. O aumento da produtividade e o aprimoramento das aplicações de negócios devem ser a porta de entrada da solução wireless - e do retorno sobre investimento. Começar pelos trabalhadores remotos, depois pelos fixos, melhorar então os processos de negócios e, finalmente, criar novos produtos e serviços. Essas são aplicações mais complexas, dispendiosas e que geralmente funcionam melhor com uma infra-estrutura wireless já instalada e disseminada na empresa.

• Procurar por resultados rápidos, mas sempre com equilíbrio - priorizar as ações que trarão grande impacto sobre o negócio e possam ser facilmente implementadas, sem esquecer das necessidades de infra-estrutura de médio-longo prazo que trazem menos retorno e/ou são mais complexas. Elaborar um planejamento - Desenvolver uma arquitetura flexível, aberta e ágil e aproveitar ao máximo a tecnologia já existente. Especificar fases, prazos e abordagem adequados para cada funcionalidade.

Segurança Uma vez convencido de que adotar a mobilidade é a melhor medida a tomar para impulsionar seus negócios, o empresário se pergunta quais aspectos devem ser levados em conta no que diz respeito à Segurança da Informação. Algumas notícias alarmantes dão conta de que não existe segurança sem fio. Até que ponto isso é verdade e o que fazer para se prevenir? O empresário precisa tomar uma série de providências para que garantir que a informação crítica do seu negócio esteja sempre protegida, ainda que não permaneça fisicamente no escritório. As pequenas e médias empresas (PMEs) no Brasil, caracterizadas como companhias com até 999 funcionários, estão atentas para a questão da segurança da informação, conforme demonstra um estudo realizado pela AMI-Partners. A previsão é que o segmento invista US$ 260 milhões em soluções de segurança. A pesquisa aponta que grande parte do aumento do investimento (60%) será feito pelas médias empresas, que possuem de 100 e 999 profissionais.

Os aportes realizados serão principalmente no combate a crime virtual, uma das principais preocupações desse nicho de mercado. Por conta das redes sem fio e da globalização, as vulnerabilidades encontradas atualmente não dependem mais de sua localização geográfica.

Mais de 70% das médias empresas brasileiras apontam segurança de dados e privacidade como questões-chave. Isso explica a explosão no mercado de antivírus e aplicações de segurança, bem como a alta registrada nos softwares que combatem pragas virtuais.

Conclusão Mobilidade significa ter a conectividade, a duração da bateria, e o poder de processamento

para fazer o seu trabalho independente de onde o usuário estiver. As empresas precisam de soluções que satisfaçam as suas necessidades de segurança. No

caso de empresas que têm funcionários remotos, usando notebook, por exemplo, necessitam de segurança física, ou seja, proteção do equipamento contra roubo. Além disso, devem manter uma sólida política de segurança que contemple regras para uso de equipamentos móveis, por exemplo. O importante é delegar níveis de acesso para cada um dos funcionários remotos, protegendo os dados estratégicos da corporação.

Mobilidade é sinônimo de liberdade. E liberdade tem seu preço. Esse recurso, portanto, somente deve ser adotado, caso uma forte política de segurança seja adotada. A conectividade sem fios permite aos usuários de computadores irem muito além do lugar comum. Mas para ter mobilidade de verdade é preciso estar em um espaço com tecnologia wireless e com um computador baseado em tecnologia para conexão sem fio, como é o caso da Tecnologia Móvel Intel® Centrino® Duo. O wireless é uma realidade já consolidada no Brasil e que, pouco a pouco, têm tomado o espaço das redes tradicionais.

A mobilidade já atingiu um novo patamar na evolução da conectividade: além de integrar micros em rede, a tecnologia sem fio também facilita a troca de dados entre periféricos e dispositivos. Assim, a comunicação entre PCs e laptops, câmeras digitais, handhelds e handsets é realizada via Wi-Fi ou por Bluetooth (mais utilizado em periféricos de uso cotidiano, como celulares e PDAs). Wi-Fi significa Wireless Fidelity.