tgs unidade 1

Teoria Geral de Sistemas – Prof. Antonio Rosa e Prof. João Domingos

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UNIDADE I – SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 1- Introdução

Os computadores e os Sistemas de Informação (SI) estão constantemente transformando a maneira como as empresas conduzem seus negócios. Atualmente, vivemos a era do conhecimento em que a própria informação tem valor, e o comércio freqüentemente envolve mais a troca de informação do que exatamente de bens tangíveis. Os sistemas baseados em computadores estão sendo cada vez mais usados como um meio de criar, armazenar e transferir a informação. Os investidores estão usando os SI para tomarem decisões multimilionárias, instituições financeiras os empregam para transferir eletronicamente bilhões de dólares por todo o mundo, e as indústrias os utilizam para comprar suprimentos e distribuir mercadorias com muito mais rapidez.

O papel dos Sistemas de Informação (SI) dentro das organizações empresariais tem crescido cada vez mais em importância, capacitando-as não só para realizar de forma mais eficiente as transações de rotina e gerência de suas atividades, como também, alavancar seus negócios proporcionando um diferencial competitivo em relação aos seus concorrentes.

Logo, é fundamental conhecermos melhor a base conceitual e os diversos aspectos que envolvem os SI.

Buscando atingir este propósito serão apresentados, nesta unidade, os principais conceitos relacionados a sistemas, sobretudo os SI, sua evolução, uso e relação com as atividades administrativas de uma organização.

2 – Conceitos Principais

Os conceitos fundamentais em SI a serem vistos neste tópico serão aprofundados mais adiante. A compreensão dos mesmos, neste ponto, estabelecerá o estágio inicial para explorar o potencial desses conceitos quando aplicados corretamente na compreensão dos SI, principalmente para os profissionais que se dedicarão ao desenvolvimento de SI.

2.1 - Sistemas de Informação (SI) vs Tecnologia da Informação (TI)

Antes de iniciarmos o nosso “mergulho” nos SI faz-se mister apresentar o que se entende por SI e TI. Tanto para um quanto para o outro, existem diversas definições, todavia para este trabalho será considerado como:


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Sistemas de Informação – conjunto de elementos inter-relacionados que executam processos de coleta, manipulação e armazenamento de dados, que provêem informações para apoiar atividades relacionadas a transações, gerência e tomada de decisão em uma organização; e

Tecnologia da Informação – conjunto de recursos não humanos (hardware, software, telecomunicações, automação e recursos de multimídia) utilizados pelas organizações para armazenar, processar, transferir e fornecer dados, informações e conhecimento.

Cabe a ressalva que alguns autores adotam um conceito mais amplo para TI, incluindo dentro dele os Sistemas de Informação. Entretanto, reconhecer e compreender a diferença entre estes dois conceitos favorece que SI e TI sejam analisados como recursos que possuem diferentes potenciais de uso, que podem ser empregados utilizando estratégias distintas, de forma isolada ou em conjunto, na obtenção de vantagens competitivas pelas empresas.

Compreendida esta distinção e definido, inicialmente, o significado de Sistemas de Informação é necessário nos debruçarmos sobre alguns conceitos básicos que formam a definição apresentada e que devem ser elucidados.

2.2 - Dado vs Informação. Qual a diferença?

Informação é um conceito central que estará presente em toda a vida de um profissional em SI. Para ser um profissional em qualquer área de atuação deve-se compreender que a “informação” é um dos recursos mais importantes e valiosos de uma empresa. Este termo, no entanto, é freqüentemente confundido com o termo “dado”.

Desde muito tempo, há séculos, (a.C.), filósofos tentavam definir dados ou fatos, informação e conhecimento. Os resultados foram muitas definições. Para chegar a algumas definições operacionais, podemos começar com a de Platão, um filósofo grego que sem dúvida você já leu na sua escola ou ouviu falar. Para Platão, os dados são os fatos acontecendo no mundo em sua forma primária. Portanto, os dados podem ser considerados os fatos brutos, o fluxo infinito de coisas que estão acontecendo agora e que aconteceram no passado. Nos dias de hoje, para Ralph Stair et al (Stair, 2002), seguindo a mesma linha de Platão, Dado pode ser definido como a representação de um fato em sua forma primária. Por exemplo, a idade de uma pessoa pertencente a uma empresa, a hora de entrada de um funcionário no seu trabalho, números de peças em estoque ou o valor do saque da conta corrente de um correntista.


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Há vários tipos de dados que podem ser usados para representar estes fatos, como mostrado na Tabela 1.1.

TIPOS DE DADOS

DADOS REPRESENTAÇÃO Alfanuméricos Números, Letras e Outros Caracteres De Imagem Imagens Gráficas ou Figuras De Áudio Som, Ruído ou Tons De Vídeo Imagens ou Figuras Móveis

Tabela 1.1 – Tipos de Dados

Por outro lado, Informação vem da palavra latina “informare”, que significa “dar forma”. A maioria dos filósofos acredita que é a mente humana que dá forma aos dados para criar uma “informação” e um conhecimento significativo. Platão e outros filósofos gregos tiraram esse conceito de um mundo de significado, intenção e conhecimento criado pelos seres humanos. Essas idéias estão no cerne da cultura ocidental.

Podemos, então, definir informação como o conjunto de dados aos quais seres humanos deram forma para torná-los significativos e úteis. Em outras palavras, quando os dados estão organizados ou arranjados de uma maneira significativa, eles se tornam uma informação. Assim, também, podemos definir informação como um conjunto de fatos (dados) organizados de tal forma que adquirem valor adicional além do valor do fato em si. Por exemplo, nº total de pessoas com idade acima de 65 anos na empresa, nº de faltas e atrasos de um funcionário no final do mês ou o total de saques de uma conta corrente em um determinado mês.

Dado Informação

idade de uma pessoa pertencente a uma empresa

nº total de pessoas com idade acima de 65 anos na empresa

hora de entrada de um funcionário no seu trabalho

nº de faltas e atrasos deste funcionário no final do mês

valor do saque da conta corrente de um correntista

total de saques da conta corrente deste correntista em um determinado mês

Tabela 1.2 – Comparação entre Dado e Informação Portanto, a informação é criada a partir da definição das relações entre os dados e,

diferentes relações podem resultar em informações também diferentes. Uma analogia interessante concebida por Ralph Stair et al (Stair, 2002) consiste em imaginar peças de


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madeira e pregos como dados. Estes, dependendo de como se relacionam, podem formar “informações” diferentes, tais como uma mesa, uma escada ou uma simples caixa.

2.3 – Como se dá a transformação de Dados em Informação? Processo e Conhecimento

A transformação de dados em informações ocorre por meio de um Processo, que pode, em linhas gerais, ser definido como uma série de tarefas logicamente relacionadas e executadas para atingir um resultado definido, segundo determinadas normas, métodos e técnicas, isto é, conhecimento.

Em alguns casos, a organização ou processamento dos dados é feita mentalmente ou manualmente, em outros, é usado um computador. O importante não é tanto a fonte dos dados ou como eles são processados, mas se os resultados são úteis e de valor para um tomador de decisões.

Figura 1.1 - Transformação de dados em informação

Já o Conhecimento é o conjunto de ferramentas conceituais e categorias usadas pelos seres humanos para criar, colecionar, armazenar e compartilhar a informação. Em outras palavras, conhecimento é o corpo ou as regras, diretrizes e procedimentos usados para selecionar, organizar e manipular os dados, para torná-los úteis para uma tarefa específica. O conhecimento pode ser armazenado como um artefato em uma biblioteca – como um livro, por exemplo – ou em um programa de computador como um conjunto de instruções que dá forma a uma seqüência de dados que sem ele não teria sentido.

Por exemplo, um médico a partir dos dados constantes em um exame laboratorial de seu paciente, executa um processo, mesmo que mental, baseado em seu conhecimento adquirido ao longo do tempo, que pode estar armazenado em um livro, computador ou em sua mente, para gerar um diagnóstico, ou seja, uma informação relevante.

InformaçãoDadosO processo de transformação

O processo de transformação de dados em informação

InformaçãoDadosO processo de transformação

O processo de transformação de dados em informação


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Figura 1.2 – Processo e Conhecimento na transformação de dados em informação

Cabe a ressalva de que o processo de transformação pode ser mental, manual ou por meio de computador.

Os seres humanos têm uma longa história no desenvolvimento de sistemas com a finalidade de dar forma a dados, assim como, no registro, armazenamento e particionamento de informação e conhecimento, por meio de bibliotecas, dos jornais, da escrita, da linguagem, da arte e da matemática.

Finalmente, é fundamental ter em mente que o valor da informação gerada a partir dos dados está diretamente ligado à maneira como ela ajuda os executores de atividades transacionais ou gerenciais e tomadores de decisões a atingirem as metas de uma organização e, por conseguinte exerce influência significativa na decisão para aquisição ou não de um sistema de informação automatizado.

2.4 – As Características da Informação Relevante e o seu Valor

Para ser valiosa aos gerentes e tomadores de decisões, a informação deve ter, segundo Stair et al (Stair,2002), as características inerentes a uma boa informação descritas na tabela 1.3 (Stair, 2a. Ed., pg. 6). Estas características também tornam a informação mais valiosa para a organização. Se a informação não é precisa ou completa, decisões ruins podem ser tomadas, custando à organização milhares ou milhões de dólares. Se uma previsão imprecisa de demandas futuras indica que as vendas serão muito altas quando é o oposto que acontece, uma empresa pode investir milhões de dólares, em uma nova fábrica que não é necessária. Além disso, se a informação não é pertinente à situação, não é fornecida aos tomadores de decisões no tempo certo, ou é complexa demais para ser compreendida, ela pode ter pouco valor para a organização.

Dados - Exame Laboratorial

Processo de Transformação -

Médico

Informação - Diagnóstico

Conhecimento


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AS CARACTERÍSTICAS DA BOA INFORMAÇÃO CARACTERÍSTICAS DEFINIÇÕES

Precisa A informação precisa não tem erros. Em alguns casos, a informação imprecisa é gerada pela entrada de dados incorreta no processo de transformação. Isto é comumente chamado de entra lixo, sai lixo (ELSL).

Completa A informação completa contém todos os fatos importantes. Por exemplo, um relatório de investimento que não inclui todos os custos importantes não está completo.

Econômica A informação também deve ser de produção relativamente econômica. Os tomadores de decisões devem sempre fazer um balanço do valor da informação com o custo de sua produção.

Flexível A informação flexível pode ser usada para diversas finalidades. Por exemplo, a informação de quanto se tem de estoque disponível de uma determinada peça pode ser usada pelos representantes de vendas no fechamento de uma venda, por um gerente de produção para determinar se mais estoque é necessário, e por um diretor financeiro para determinar o valor total que a empresa tem investido em estoque.

Confiável A informação confiável pode ser dependente. Em muitos casos, a confiabilidade da informação depende da confiabilidade do método de coleta dos dados. Quer dizer, a confiabilidade depende da fonte da informação. Um boato vindo de forma desconhecida que os preços do petróleo devem subir pode não ser confiável.

Relevante A informação relevante é importante para o tomador de decisões. A informação de que os preços da madeira de construção devem cair pode não ser relevante para um fabricante de chips de computador.

Simples A informação também deve ser simples, não deve ser exageradamente complexa. A informação sofisticada e detalhada pode não ser necessária. Na realidade, informação em excesso pode causar sobrecarga de informação, quando um tomador de decisões tem informação demais e não consegue determinar o que é realmente mais importante.

Em tempo A informação em tempo é enviada quando necessário. Saber as condições do tempo da semana passada não ajudará a decidir qual agasalho vestir hoje.

Verificável Finalmente, a informação deve ser verificável. Isto significa que se pode checá-la para saber se está correta, talvez checando várias fontes da mesma informação.

Tabela 1.3 – Características da Boa Informação (STAIR, 2a. Ed., pg. 6)

2.5 - O que é um Sistema?

Entender o que é um sistema, suas partes componentes, elementos ou subsistemas, configuração e o contexto em que ele está inserido são fundamentais para que possamos aplicar a chamada "abordagem sistêmica" aos nossos problemas.


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Um sistema é genericamente definido como um conjunto de elementos inter-relacionados com características comuns, onde cada um executa a sua tarefa específica de maneira integrada formando um todo que concorre para a consecução de uma determinada meta.

Como exemplo de sistemas pode-se citar: Sistema Financeiro, Sistema Logístico, Sistema Acadêmico, etc... Em todos os casos observa-se que a palavra sistema vem sempre acompanhada de outra que a qualifica. Os próprios elementos e relações entre eles determinam como o sistema trabalha. Os sistemas têm elementos de entrada, mecanismos de processamento, elementos de saída e aqueles que são responsáveis pela realimentação. Existe um limite que define a sua fronteira com o “mundo” externo, com quem, em caso de um sistema aberto, são realizadas trocas.

Figura 1.3 - Elementos de um sistema

Como um exemplo simples para visualização dos elementos de um sistema, tomemos o processo de assar um bolo. É óbvio que este não se passa dentro das organizações onde os sistemas são mais complexos. Trata-se, na verdade de um sistema manual. O objetivo é destacar as etapas do processo de transformação desde a entrada até a saída em qualquer sistema.

Simples ou complexo, as etapas de um sistema são:

Entradas. Para o bolo, as tangíveis (farinha, ovos, açúcar e manteiga); o tempo que é investido na compra e na medição dos ingredientes; a energia que é necessária para misturar os ingredientes e assá-los. O conhecimento definiria a proporção e a ordem na qual

Entidades Externas Entidades Externas

Entrad Sub Sub Sub Saída

SISTEMA

Entrada Sub Sub Sub Saída

Realimentação (feedback)

Mecanismo de Processamento


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os ingredientes são misturados. A técnica seria a habilidade para entender e seguir as instruções de uma receita (a base do conhecimento).

Processamento. Os mecanismos de processamento consistem, primeiramente, em combinar os ingredientes em uma vasilha, de modo que a mistura tenha a consistência certa, e então assá-la durante o espaço de tempo apropriado e em temperatura correta. Não se esqueça que existe um mecanismo de feedback (termostato) no forno. O forno liga e desliga para manter uma temperatura constante.

Saída. A saída será um bolo assado. Ou seja, uma “informação”.

É importante notar que elementos ou componentes independentes de um sistema interagem. Quando aquecido, a farinha, os ovos, o açúcar e amanteiga interagem para formar o bolo acabado.

Assim, um sistema consiste em três atividades básicas: entrada, processamento e saída – que transformam o que entra no sistema em algo útil, no caso, o bolo assado.

Realimentação (feedback). É parte da saída que é levada de volta para as pessoas ou atividades apropriadas; pode ser usada para avaliar e refinar o estágio de entrada ou processo.

Considerando os sistemas empresariais, as metas dos sistemas são normalmente a maximização do lucro, por meio de produtos ou serviços de qualidade que atendam as necessidades dos clientes. Bons sistemas devem ajudar uma organização a atingir suas metas aperfeiçoando os processos empresariais e adicionando valor aos seus produtos (bens e serviços).

2.5.1 - Classificação dos Sistemas

Classificar os sistemas nos permite identificar e entender melhor o tipo de problema a ser enfrentado e, consequentemente visualizar uma solução na medida adequada, sem exageros ou minimalismos. Pode ainda, nos auxiliar a descrever empresas, considerando-as como um sistema.

De acordo com Stair et al (Stair,2002), os sistemas podem ser classificados dentre de inúmeras visões, tais como:

Simples vs. Complexos

Simples – quando possuem poucos elementos ou componentes, e a relação entre eles é descomplicada e direta; e


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Complexos – são constituídos de muitos elementos, altamente relacionados e inter-conectados.

Abertos vs Fechados

Abertos – são os sistemas que interagem com o ambiente externo; e

Fechado – aqueles em que não há qualquer interação com o ambiente externo.

Estáveis vs Dinâmicos

Estáveis – são aqueles em que as mudanças no ambiente resultam em pouca ou nenhuma no sistema;

Dinâmicos – são os que sofrem mudanças rápidas e constantes em função das mudanças em seu ambiente.

Adaptáveis vs. Não-adaptáveis

Adaptáveis – são os capazes de responderem ao ambiente mutável, monitorando-o e se alterando ou não de acordo com alterações percebidas no ambiente; e

Não-adaptáveis - são os que não mudam em resposta as alterações ocorridas no ambiente.

Permanente vs. Temporário

Permanente – são os que existem ou existirão por um longo período de tempo (10 anos); e

Temporário – sistemas que não existirão por um longo período de tempo.

2.5.2 – Eficácia e Eficiência de Sistemas

Eficácia e Eficiência consistem nas formas clássicas para se medir a performance de sistemas. Um sistema é classificado como eficaz, quando ele consegue atingir sua meta independente de quanto foi despendido em recursos, financeiros ou não-financeiros. Por outro lado, ele é considerado eficiente quando a meta é alcançada, com o mínimo de custos. As duas medidas são representadas em termos percentuais, de 0% a 100%, pois representam uma relação da saída com a entrada de um sistema.

Por exemplo, consideremos duas empresas de logística, sediadas no Rio de Janeiro, e especializadas em transporte rodoviário. Ambas, atendendo as exigências de um cliente, conseguem entregar produtos na cidade de Belém em sete dias, a partir da data de entrada de um pedido. Pode-se dizer que elas, enquanto sistemas são eficazes, pois atingem o


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objetivo, no caso, entregar um produto na cidade de Belém em sete dias, independente dos custos envolvidos. Todavia, se uma delas despender menos recursos (financeiros, pessoal, insumos, etc...) para atingir o objetivo, esta terá sido mais eficiente em relação a outra.

2.5.3 – Variáveis e Parâmetros de um Sistema

O ideal seria, quando analisando ou gerenciando um sistema, que pudéssemos ter o domínio de todos os elementos que o compõem, entretanto nem sempre isso é possível, e alguns deles não estão sob nosso controle. Fruto disso, conceitualmente, denomina-se como variável de um sistema, a quantidade ou elemento que pode ser controlado por quem o está gerenciando e, parâmetro de um sistema aquele valor que não pode ser controlado.

Por exemplo, para o gerente de uma pequena loja varejista (o sistema), são variáveis os salários dos seus empregados, nível de estoque dos produtos oferecidos e o momento para envio de pedidos aos fornecedores, pois estão na sua esfera de decisão, já parâmetros são as legislações as quais a loja está submetida e preços dos produtos fornecidos, ou seja, aqueles valores que não são controlados por gerenciamento.

3.0 - O que é então um Sistema de Informação?

Ocorre que existe uma diversidade muito grande de sistemas. Dentre eles, podemos

separar aqueles que são naturais e os artificiais, criados pelo homem. Tanto um quanto o

outro, se aplicam à abordagem sistêmica. Todavia, existe um grupo de sistemas construídos

pelo homem, que pela sua natureza, são em geral chamados de Sistema de Informação.

Ampliando a definição apresentada no início desta unidade, um Sistema de

Informação, consiste em um tipo especial de sistema desenvolvido pelo homem onde o

componente fundamental é a informação, e que tem como objetivos fornecer, prover,

pesquisar, controlar, e analisar informações, que são utilizadas em atividades relacionadas a

uma organização. Se os sistemas possuem um grau de automação na execução das tarefas,

que interagem com ou são controlados por um ou mais computadores, eles são chamados

de “SI baseados em computador” ou “Sistemas de Informação Automatizados”, os quais

são o objeto deste trabalho.


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Figura 1.4 - As organizações e seus Sistemas de Informações

Por ser um sistema, ele possui elementos de entrada, que realizam as atividades de

captar e juntar os dados primários; de processamento, responsáveis pela conversão ou

transformação dos dados em informação, cabe ressalvar que o processamento pode

envolver cálculos, comparações e tomada de ações, assim como, a armazenagem de dados

para uso futuro, podendo ser realizado manualmente ou com auxílio de computadores; de

saída, que produzem as informações úteis, geralmente na forma de documentos, relatórios

e dados de transações; e de feedback, que consiste em uma saída utilizada para fazer

ajustes ou modificações nas atividades de entrada ou processamento.

Figura 1.5 – A organização como um SI e o contexto em que está inserido

Clientes Fornecedores

ORGANIZAÇÃO Sistema de Informação

Entrada Saída

Realimentação (feedback)

Processamento

Acionistas

Concorrentes

Ag.Reguladoras


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Para entender um pouco melhor, tomemos como exemplo uma fábrica que vende

seus produtos à distância, ou seja, os itens do pedido de um cliente podem ser enviados pela

WEB. Por este meio são enviados os dados do cliente e de seu pedido. Por sua vez, as

unidades funcionais de entrada da organização - por exemplo, setor de atendimento ao

cliente – recebem o pedido, verificam os dados e, caso aceito, encaminham para o setor de

produção. Este, a partir dos dados contidos no pedido, aplica o conhecimento técnico da

fábrica para produzir o(s) item (s) solicitado (s) pelo cliente (fase de processamento). Após

o produto pronto, ele é encaminhado para as unidades funcionais que consistem nos

elementos de saída do sistema, por exemplo, depósito de produtos acabados, setor de

expedição e de transportes, ou seja, os elementos responsáveis pela entrega do produto ao

cliente no prazo, local e forma especificada, por ocasião da venda. As informações do

cliente a respeito da satisfação com o serviço prestado, consistirão na realimentação

(feedback) para o SI e irão auxiliar na correção dos processos envolvidos nas atividades de

entrada e processamento.

Dentro do sistema de informação fábrica é possível visualizarmos uma série de

subsistemas de informações, que possuem seus objetivos, elementos, configuração e

processos específicos, mas que contribuem para se atingir a meta maior do sistema fábrica.

Percebamos que este Sistema de Informação existe independente de estar ou não

automatizado, pois o pedido poderia vir pelo correio e ser tratado por pessoas, assim como

os dados e informações armazenados e organizados em fichários, ainda assim o SI seria

eficaz, dado que ele atingiria seu propósito. Nesta situação, as pessoas é que seriam os

“processadores”. A inclusão da TI (computadores, softwares e a WEB), apenas colabora

para automatizar e aumentar a eficiência do SI da fábrica.

Em Sistemas de Informação é fundamental se orientar pelo objetivo ou meta que se

deseja alcançar, no caso, realizar a venda de itens da fábrica maximizando o lucro e o nível

de serviço oferecido ao cliente, e a partir disto identificar os elementos participantes, definir

a relação entre cada um deles e especificar os processos que serão executados.

Freqüentemente o que se observa em diversas organizações são propostas para se

desenvolver SI automatizados, sem antes ter se pensado ou amadurecido os processos que o

comporão.


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3.1 – Sistemas de Informação baseados em computador

Muitos SI começam como sistemas manuais e tornam-se posteriormente

computadorizados, com o objetivo de aumentar a capacidade de processamento e

consequentemente ganhar eficiência.

Segundo Stair et al (Stair,2002), um Sistema de Informação baseado em

computador é composto basicamente por hardware, software, banco de dados,

telecomunicações, pessoas e processos.

O hardware consiste nos equipamentos do computador usados para executar as

atividades de entrada, processamento e saída (e.g. entrada - teclado, scaners e leitor de

código de barras; processamento – CPU e unidades de memória; e saída – impressora e

monitor); o software, por sua vez, consiste nos programas e instruções fornecidas ao

computador e ao usuário (e.g. uma aplicação em CD para realizar o controle de pedidos dos

clientes e encomendas aos fornecedores em uma livraria, acompanhado do manual do

sistema e do usuário). Já o banco de dados é uma coleção organizada de fatos e

informações de uma organização sobre clientes, empregados, fornecedores, pedidos ou

vendas. As telecomunicações permitem às empresas conectar não só os elementos

componentes do SI baseado em computador, como também outros sistemas, criando

verdadeiras redes de trabalho. As pessoas, elemento fundamental, consistem nos

profissionais que participam do desenvolvimento (aqueles que gerenciam, executam,

programam e mantêm o sistema) dos SI e os usuários (e.g. administradores, tomadores de

decisão, empregados e aqueles que utilizam o sistema em seu benefício). Por fim, os

procedimentos incluem as estratégias, políticas, métodos e regras usadas pelas pessoas

para operarem o SI (e.g. acesso ao sistema, rotina de back-up e procedimentos alternativos

em caso de falha ou ocorrência inesperada).

Como Sistema de Informação baseado em computador é o foco deste trabalho,

doravante, quando se fizer referência a SI, estará se considerando Sistema de Informação

Baseado em Computador.

3.2 – Sistemas de Informação nas empresas

Deve-se perceber, pela sua própria definição, que um sistema de informação, para atender aos seus propósitos, necessita estar intimamente relacionado com as atividades da


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organização. É justamente esse relacionamento e influência de características organizacionais, que torna a complexidade do desenvolvimento desses sistemas elevada, quando comparada com a de outros tipos de software.

O apoio dos sistemas de informação às atividades da organização merece uma análise específica, uma vez que a falta de atenção sobre a natureza desse relacionamento - entre sistemas de informação e atividades da organização - tem sido a causa da baixa qualidade dos sistemas.

Para tanto, iniciaremos os nossos estudos por meio da análise da evolução do papel dos SI nas organizações.

3.2.1 – Evolução dos Sistemas de Informação nas empresas

Segundo Blascheck (Blascheck, 2002), uma forma de lidar com a complexidade dos sistemas de informação, e de seus relacionamentos com a organização, é através da utilização de modelos de evolução, que têm como propósito orientar o planejamento e desenvolvimento de estratégias futuras para os sistemas de informação e para a tecnologia da informação. Os modelos de evolução enfocam os objetivos com que as organizações utilizam os sistemas de informação, classificando-os em três eras distintas.

A evolução a partir da década de 60, até o final da década de 70, é dividida em duas eras: a "era do processamento de transações", iniciada na década de 60 e a "era dos sistemas de informações gerenciais", iniciada na década de 70. A terceira denominada "era dos sistemas de informação estratégicos", inicia-se na década de 80, com o emprego, pelas organizações, de técnicas e ferramentas voltadas diretamente para identificação de oportunidades de uso dos sistemas de informação, para obter vantagens competitivas.

Figura 1.6 – Evolução do papel dos SI nas organizações

1960s 1970s 1980s 1990s

Processamento de Transações

Informações Gerenciais

Informações Estratégicas

Novas TI

Oportunidades de negócio


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Os sistemas de informação da "era do processamento de transações" têm como objetivo o aumento da eficiência operacional da organização (obter o máximo proveito dos recursos aplicados), através da automatização de seus procedimentos operacionais. Os sistemas dessa "era" são orientados ao processamento de transações, executando as funções de monitorar (processar e controlar transações) e reportar exceções.

Os da "era dos sistemas de informações gerenciais" têm como objetivo o aumento da eficiência da organização (atingir os objetivos específicos esperados), satisfazendo as necessidades de informação. Em virtude da tecnologia utilizada no desenvolvimento desses sistemas (microcomputadores, redes de computadores e automação de escritório), passaram a ser executadas as funções de consulta, através de acesso flexível a dados, e análise, através de processamento também flexível, para o suporte à decisão. Esses sistemas podem ser considerados como orientados para prover informação.

Os sistemas de informação estratégicos, que caracterizam a "terceira era", são sistemas voltados para o aumento da competitividade da organização, pela mudança que introduzem na natureza ou maneira de conduzir o negócio. Em função do impacto estratégico que vêm causando nas organizações, esses sistemas têm despertado, nos últimos anos, especial interesse. Se no passado, não se percebida o seu valor e importância, hoje já há um completo reconhecimento de que as organizações necessitam dos sistemas de informação para permanecer no mercado e prosperar.

É importante observar, nos modelos de evolução, que uma "era" não substituiu a outra, havendo uma superposição e necessidade de integração entre elas. Isto significa dizer que muitos dos investimentos futuros ainda serão aplicados em sistemas típicos das duas primeiras "eras". Tais investimentos ocorrerão porque as organizações, embora procurando ser mais competitivas, necessitarão manter-se apoiadas em sistemas que garantam a eficiência e eficácia de suas atividades.

3.2.2 – Dimensões de Sistemas de Informação

Em um contexto gerencial e de negócios, um sistema de informação consiste em uma ferramenta para solução de problemas organizacionais e administrativos, baseados na Tecnologia da Informação, que visa auxiliar as organizações realizar melhor, mais rápido e a baixo custo suas transações do dia-a-dia, atividades gerenciais e a competir dentro do seu mercado, enfim, para que possam realizar e manter o seu negócio com eficiência, assim como, superar os desafios e problemas criados num ambiente de negócios. Isto é, os SI são meio e não um fim em si próprio, eles existem para satisfazer um propósito bem definido.


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Freqüentemente, ocorre o contrário, e eles ganham mais importância que o fim, ou seja, ganham vida própria.

Para compreender SI deve-se reconhecer suas três dimensões: organização, humana (administração e as pessoas) e tecnologia da informação.

Organização

Os Sistemas de Informação são parte das organizações e estas moldam os SI de várias formas. Empresas são organizações formais. Elas consistem em unidades especializadas com uma dimensão nítida de mão-de-obra e especialistas empregados e treinados para diferentes funções profissionais como vendas, produção, recursos humanos e finanças.

As organizações, geralmente, são hierárquicas e estruturadas. Os empregados em uma firma são dispostos em níveis crescentes de autoridades nos quais cada pessoa deve responder a alguém acima dela. Os níveis mais altos da hierarquia consistem na gerência, e os níveis mais baixos são os empregados não-gerenciais.

Procedimentos formais ou regras para o cumprimento das tarefas coordenam grupos especializados na firma, de forma que eles completem seu trabalho de uma maneira aceitável. Alguns desses procedimentos, como a forma de se preencher um pedido de compra ou a forma de se corrigir uma fatura incorreta, são incorporadas a um SI.

Cada organização tem uma cultura específica, ou premissas fundamentais, valores e uma maneira de fazer as coisas que foram aceitas pela maioria dos membros da empresa.

Por outro lado, diferentes níveis e diferentes especialidades em uma organização criam interesses e pontos de vistas diferentes, que freqüentemente conflitam entre si. Desses conflitos, políticas e eventuais compromissos têm origem os SI. As organizações precisam construir SI para resolver esses problemas criados por esses fatores internos e por fatores externos tais como mudanças em regulamentação governamentais ou em condições de mercado.

Humana

Na perspectiva das pessoas que compõem as empresas, elas usam informações vindas de SI em seus trabalhos, integrando-as no ambiente de trabalho. Elas são solicitadas a introduzir dados no SI, colocando-os diretamente ou colocando os dados em um meio que o computador possa ler.

Os empregados necessitam de treinamento especial para fazer suas tarefas ou usar eficientemente os SI. Suas atitudes a respeito de seus empregos, empregadores ou da


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tecnologia de computação podem ter um efeito poderoso sobre sua capacidade de usar os SI de modo produtivo.

A ergonomia se refere à interação das pessoas e das máquinas no ambiente de trabalho. Inclui a descrição das funções, questões de saúde e a forma na qual as pessoas interagem com os SI e representam um forte suporte para a moral, produtividade e receptividade dos empregados aos SI.

As interfaces com o usuário ou aquelas partes de um SI com as quais as pessoas devem interagir, tais como relatórios ou terminais de vídeo, também tem grande influência na eficiência e na produtividade dos empregados.

Por outro lado, em uma perspectiva gerencial, os gerentes fazem uso dos SI para cumprirem sua responsabilidade de perceberem os desafios no ambiente de negócio das empresas, traçarem estratégias e alocarem recursos para responder aos desafios impostos.

Os gerentes de sistemas de informação da terceira era devem compreender as mudanças no ambiente de negócio, provocadas pelo surgimento e fortalecimento da economia global; pela transição da economia e sociedade industrial para a economia e sociedade da informação e pelas mudanças ocorridas nas próprias organizações. A tabela 1.4 ilustra as principais características introduzidas por essas mudanças.

Mudanças Características

Globalização

Gerência e controle de operações em mercados

globais; competição em mercados globais não protegidos;

grupos de trabalho distribuídos pelo mundo e sistemas de

entrega globais.

Sociedade

Industrial

Economia baseada em informação e conhecimento;

surgimento freqüente de novos produtos e serviços;

conhecimento passa a ser recurso básico de produção e

estratégico; rapidez como fator competitivo; ciclo de vida

curto dos produtos; ambiente turbulento e redução da

quantidade do trabalho que exige capacidade física e

aumento do que exige capacidade mental.


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Mudanças

Organizacionais

Achatamento da estrutura organizacional;

descentralização; flexibilidade; independência de local;

baixo custo das transações e coordenação e trabalho

cooperativo; aumento da importância da informação

fornecida a gerentes e executivos.

Tabela 1.4 - Mudanças no Ambiente de Negócio

Tecnologia

A tecnologia é o meio pelo qual os dados são transformados e organizados para uso das pessoas. Um SI pode ser um sistema manual usando somente a tecnologia do lápis e papel (um exemplo seria a pasta de um professor que contem os registros e as notas do seu curso). Todavia, já dissemos que não vamos tratar desses sistemas, porque os computadores substituíram a tecnologia manual de processamento de grandes volumes de dados e de trabalhos complexos de processamento.

Os computadores podem executar milhões e até mesmo centenas de milhões de instruções por segundo, completando em questão de segundos uma tarefa que poderia levar anos para ser feita manualmente.

Os computadores também podem trabalhar por um tempo maior do que um ser humano de forma constante e confiável. Como já dissemos os SI que trataremos são baseados em computadores; isto quer dizer que eles se baseiam em alguma forma de tecnologia de computação para entrada, saída, processamento e armazenamento de dados.

O hardware do computador é o equipamento físico usado para as tarefas de entrada, processamento e saída em um SI. Consiste na unidade de processamento do computador e nos vários dispositivos de entrada, saída e armazenamento, além dos meios físicos que interligam esses dispositivos.

3.2.3 – Uso Estratégico dos Sistemas de Informação nas Empresas

Ainda na década de 70, a tecnologia da informação, baseada em microprocessadores e nas telecomunicações, nos software de usuário final, nas linguagens de quarta geração e na inteligência artificial, levou os sistemas de informação e a própria tecnologia da informação, de uma posição de serviço de apoio, delegada aos departamentos de processamento de dados, para uma posição estratégica, onde passou a receber a atenção da gerência de alto nível.


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Apesar do uso estratégico dos sistemas de informação e da tecnologia da informação estarem sendo muito explorados e de existirem inúmeros exemplos de sucesso, as organizações não fazem uma correta distinção entre os termos "sistema de informação" e "tecnologia da informação", o que causa uma certa confusão durante o processo de formulação de estratégias. Para auxiliar na distinção entre esses termos, basta associar os sistemas de informação aos "fins que se deseja alcançar" e a tecnologia da informação aos "meios utilizados para alcançar os fins desejados". Em função dessa diferença, as organizações devem formular estratégias distintas:

a) a estratégia de sistemas de informação, formulada através de metodologias de planejamento, que visa definir um conjunto de aplicações a serem desenvolvidas, as quais devem estar alinhadas com as estratégias do negócio, e

b) a estratégia de tecnologia da informação, voltada para a definição das tecnologias que serão utilizadas no desenvolvimento e uso das aplicações. A formulação dessa estratégia considera questões relacionadas com a arquitetura de "hardware" e "software" básico, com os padrões técnicos estabelecidos e com as tendências de mercado.

No que tange à abrangência do termo "uso estratégico" considera-se, em uma abordagem mais diretamente ligada à competitividade, que um sistema de informação estratégico é uma aplicação que possibilita que quem a utiliza obtenha vantagens competitivas ou, que pelo menos, o mantenha em uma posição próxima à de seus competidores.

Uma abordagem mais ampla considera que um SI é estratégico se ele possui um efeito profundo no sucesso ou destino da organização, quer por influenciar ou compor a estratégia da organização, ou por desempenhar um papel direto na implementação de estratégias de negócio ou na obtenção de vantagens competitivas. Em outras palavras, um sistema de informação possui potencial estratégico se ele possibilita a obtenção de vantagens competitivas, aumenta a produtividade e desempenho da organização, disponibiliza novas formas de gerenciar e organizar e viabiliza o desenvolvimento de novos negócios.

Assim sendo, sistemas da primeira e segunda "eras", do modelo anteriormente apresentado, podem ser considerados estratégicos na medida em que suas contribuições, voltadas para a melhoria da eficiência dos processos e da eficácia gerencial, impliquem no aumento da produtividade e do desempenho da organização.


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Em função desses aspectos, pode-se considerar que um sistema de informação tem seu valor estratégico dependente da maneira como ele é utilizado, e não em função de seu tipo (o uso e não o tipo é o fator de distinção).

Embora exista por parte das organizações uma tendência generalizada para o uso estratégico de sistema de informação, convém ressaltar que o papel desempenhado por esses sistemas e sua importância estratégica varia entre organizações, bem como entre setores da indústria. Isto significa dizer que uma abordagem para formulação de estratégias para o uso de sistemas de informação deve, necessariamente, levar em consideração o contexto no qual se insere a organização.

Uma estrutura clássica para identificar e classificar o uso estratégico de sistemas de informação identifica três maneiras distintas pelas quais os recursos da informação podem afetar a competitividade das organizações:

a) modificando a estrutura da indústria na qual a organização opera. Essa modificação ocorre quando os recursos da informação podem alterar cada uma das cinco forças que, coletivamente, compõem a estrutura e determinam a lucratividade do setor: o poder de negociação dos fornecedores, o poder de negociação dos clientes, a ameaça da entrada de novos concorrentes, o surgimento de produtos ou serviços substitutos e a rivalidade entre as organizações que já atuam no setor. No setor bancário, por exemplo, os elevados investimentos realizados pelos bancos, em recursos da informação, modificaram a estrutura do setor, dificultando a entrada de novos concorrentes;

b) criando vantagens competitivas, utilizando três estratégias que podem ser aplicadas em conjunto ou em separado: redução de custos em partes da cadeia de valores da organização, diferenciação do produto ou serviço oferecido e modificação do escopo da indústria na qual a organização opera.

c) desenvolvendo novos negócios, de três maneiras distintas: tornando novos negócios tecnologicamente exeqüíveis, criando demanda derivada por novos produtos ou serviços e criando novos negócios a partir de negócios antigos.

Uma outra abordagem, baseada na observação de usos estratégicos, classifica os sistemas de informação em quatro diferentes tipos:

a) aqueles que ligam a organização com seus clientes/consumidores e/ou fornecedores. Aplicações de comércio eletrônico business – to – business (B2B) e business – to – consumer (B2C), que tiram vantagens da tecnologia da Internet, são exemplos desses usos.


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b) aqueles que produzem uma integração mais efetiva do uso da informação nos processos da cadeia de valores da organização ou inter-organizações. Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) são exemplos desse uso;

c) aqueles que possibilitam que a organização desenvolva, produza, comercializem e distribuam novos ou melhores produtos ou serviços baseados em informação. Os softwares CRM (Client Relationship Management) exploram esse tipo de uso estratégico com apoio da Internet; e

d) aqueles que fornecem aos executivos informações para apoiar o desenvolvimento e a implementação de estratégias (sistemas de informação para executivos). Os sistemas data warehouse são exemplos desse uso.

O processo de identificação de oportunidades de uso estratégico de sistema de informação pode ocorrer segundo duas abordagens distintas:

a) uma abordagem "top-down", na qual a gerência de alto nível analisa o ambiente na qual a organização opera, visando identificar ameaças e oportunidades para, em seguida, definir as estratégias de uso de sistemas de informação, e

b) uma abordagem "bottom-up", que visa identificar sistemas que tenham sido desenvolvidos, ou que se encontrem em desenvolvimento na organização, com foco em necessidades específicas, mas que possuam potencial estratégico.

Os seguintes fatores diferenciam os sistemas estratégicos dos sistemas tradicionais:

a) focalizam mais o ambiente externo à organização (clientes, fornecedores, competidores e eventualmente outros setores da indústria) e não o ambiente interno;

b) visam normalmente o aumento de valores e não a redução de custos;

c) buscam compartilhar benefícios com fornecedores, clientes e outras organizações;

d) procuram compreender como os clientes utilizam os produtos e serviços da organização - que valor eles possuem para os clientes e como esse valor pode ser aumentado;

e) são mais orientados para promover inovações de negócio e não para o uso da tecnologia;

f) são desenvolvidos de forma incremental, e

g) utilizam as informações obtidas pelos sistemas para desenvolver novos negócios.


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RESUMO

Sistemas de Informação: conjunto de elementos inter-relacionados que executam processos de coleta, manipulação e armazenamento de dados, que provêem informações para apoiar atividades relacionadas a transações, gerência e tomada de decisão em uma organização.

Tecnologia da Informação: conjunto de recursos não humanos (hardware, software, telecomunicações, automação e recursos de multimídia) utilizados pelas organizações para armazenar, processar, transferir e fornecer dados, informações e conhecimento.

Dados: representação de um fato em sua forma primária.

Informação: conjunto de dados aos quais seres humanos deram forma para torná-los significativos e úteis.

Características da Informação: precisa; completa; econômica; flexível; confiável; relevante; simples; em tempo e verificável.

Processo: Série de tarefas logicamente relacionadas e executadas para atingir um resultado definido.

Conhecimento: conjunto de ferramentas conceituais e categorias (regras, diretrizes e procedimentos) usadas pelos seres humanos para criar, colecionar, armazenar e compartilhar a informação, a fim de torná-la útil para realização de uma tarefa específica.

Sistema: conjunto de elementos inter-relacionados com características comuns, onde cada elemento executa a sua tarefa específica de maneira integrada atingindo um determinado objetivo.

Elementos de um sistema: entrada, processamento, saída e realimentação (feedback).

Classificação dos Sistemas: Simples e Complexos / Aberto e Fechado / Estáveis e Dinâmicos / Adaptáveis e Não adaptáveis / Permanente e Temporário. Isso é feito para identificar e entender melhor o tipo de problema a ser enfrentado.

Eficácia de um sistema: medida de performance de sistemas, calculada como uma relação da saída com entrada do sistema e representada em termos percentuais. Um sistema é classificado como eficaz, quando ele consegue atingir sua meta independente de quanto foi despendido em recursos, financeiros ou não-financeiros.


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Eficiência de um Sistema: medida de performance de sistemas, calculada como uma relação da saída com entrada do sistema e representada em termos percentuais. Um sistema é considerado eficiente quando a meta é alcançada, com o mínimo de custos.

Variáveis de um sistema: quantidade ou elemento que pode ser controlado por quem o está gerenciando.

Parâmetros de um Sistema: quantidade ou elemento que não pode ser controlado por quem o está gerenciando.

SI baseado em computador é composto basicamente por:

Hardware: equipamentos

Software: programas

Banco de dados: coleção organizada de fatos e informações.

Telecomunicações: conexão entre elementos do SI com outros sistemas.

Pessoas: profissionais que participam do desenvolvimento dos SI e os usuários.

Procedimentos: métodos e regras para operarem o SI.

Evolução dos SI nas empresas

Era do Processamento de transações: aumento da eficiência operacional da organização.

Era do SI gerencial: monitorar e reportar exceções.

Era do SI estratégico: prover informação.

Dimensões de um SI:

Organização: consistem em unidades especializadas com uma dimensão nítida de mão-de-obra, especialistas e empregados treinados para diferentes funções profissionais.

Humana: usa informações vindas de SI em seus trabalhos, integrando-as no ambiente de trabalho.

TI: é o meio pelo qual os dados são transformados e organizados para uso das pessoas.

Uso Estratégico dos SI nas Empresas: Quando obtém vantagens competitivas, aumentando a produtividade, desempenho e desenvolvimento de novos negócios para a organização.


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QUESTÕES PARA REVISÃO

1- Qual é a relação existente entre Sistemas de Informação e Tecnologia da Informação?

Dê um exemplo que represente a diferença entre estes dois conceitos. 2- Explicite a diferença entre dado e informação? Apresente exemplos que evidenciem

esta diferença. 3- O que são processo e conhecimento, e qual o papel destes conceitos na atividade de

transformação de dados em informação ? 4- Identifique e discorra sobre três características que você considera como mais

importantes para que uma informação seja considerada valiosa. 5- O que é um Sistema e qual a importância deste conceito para o nosso curso?

6- Considerando a classificação de tipos de sistemas dê um exemplo para cada tipo,

evitando repeti-los. 7- A forma clássica para se medir o desempenho de um sistema, consiste em classificá-lo

como eficaz ou eficiente. Como você realizaria esta análise? 8- Quais são os elementos básicos de um SI? Explique utilizando exemplos.

9- Analise a evolução do papel dos SI nas empresas desde 1960 até os dias de hoje.

10- Quais e o que são as dimensões que podemos identificar em um Sistema de

Informação? 11- Que critérios você utilizaria para definir que um determinado SI possui papel

estratégico em uma organização?

tgs unidade 1

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