AQUISIÇÃO – GESTÃO DE COMPRAS

Toda atividade de uma empresa somente será possível se for abastecida com informações e materiais.

São as necessidades da produção que estimulam a criação das ordens de compra, que, por sua vez, acionam as entregas de suprimentos.

Compras – Ligação direta com Logística, produção e vendas proporciona rapidez na tomada de decisões, fluxos contínuos, custos reduzidos e, principalmente satisfação do cliente.

A FUNÇÃO COMPRAS : Antes da 1º guerra mundial tinha papel essencialmente burocrático.

Depois, já na década de 1970, devido principalmente à crise do petróleo, a oferta de várias matérias-primas começou a diminuir enquanto seus preços aumentavam.

Nesse Cenário saber: O quê? / Quanto? / Quando? / Como Comprar – assume condição de sobrevivência – O Departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização.

Hoje, a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas e parte integrante da Cadeia de Suprimentos.

RESPONSABILIDADE DE COMPRAS : A capacidade de comprar materiais e produtos na qualidade certa, na quantidade exata, no tempo certo, no preço correto e na fonte adequada.

A área de compras é uma atividade de apoio fundamental ao processo produtivo, suprindo-o com todas as necessidades de materiais.

Compras também é um excelente sistema de redução de custos de uma empresa, por meio de negociações de preços, na busca de materiais alternativos e de incessante desenvolvimento de novos fornecedores.

CLASSIFICAÇÃO DA COMPRAS

COMPRAS

COMPRAS DE RECURSOS

PATRIMONIAIS

COMPRAS DE RECURSOS

MATERIAIS

AÇÕES IMPORTANTES: DE SUPRIMENTO E DE APOIO:

Ações de Suprimentos : Solicitações de compras / Cotação / Avaliação /pedido de compras/acompanhamento do pedido.

Solicitações de Compras – É o documento que contém as informações sobre o que comprar, sua quantidade, prazo de entrega, local de entrega, fornecedores aprovados, últimos preços e especificações técnicas. Regime: emergente/urgente/normal.

Cotação – é o registro dos dados recebidos dos fornecedores tais como: preço, prazo de entrega, condições de pagamento, descontos e especificações do material ou produto.

Avaliação – Comparativo entre os fornecedores avaliando todos os fatores que influenciam o conjunto da proposta.

Pedido de compra – É o contrato formal entre a empresa e o fornecedor classificado. No pedido deverá constar: preço unitário e total, condições de fornecimento, prazo de entrega, condições de pagamento, especificações técnicas do fornecimento, embalagens, transporte e reajuste, caso haja. Devem ser registrados e validados.

Acompanhamento do Pedido (Follow-up) – É o procedimento para manter sobre controle todos os pedidos em carteira até o momento da liberação. Têm como finalidade evitar atrasos ou problemas para o cliente na entrega do pedido, eliminando-se assim desperdícios e problemas com clientes.

Ações de Apoio : Desenvolvimento de Fornecedores/ Desenvolvimento de novos materiais/ Qualificação de Fornecedores/ Negociação.

-Desenvolvimento de fornecedores : procedimento que permite à empresa selecionar os futuros fornecedores que são avaliados normalmente pela engenharia, qualidade e finanças. O objetivo principal é estabelecer os melhores fornecedores do mercado e que tenham condições de atender a todas as especificações e exigências da empresa.

-Desenvolvimento de novos materiais : Pesquisa e seleção de novos materiais ou materiais alternativos. A área de compras traz esses materiais ou produtos para a engenharia analisar e concluir sobre a validade do material. O objetivo principal é estabelecer alternativas econômicas ou técnicas para melhorar o desempenho dos produtos no mercado.

-Qualificação de fornecedores : Esta atividade é de responsabilidade da engenharia, a área de compras tem uma função de ligação entre o fornecedor e a engenharia, ou seja, pesquisa o mercado, localiza a empresa, coleta informes financeiros e legais da mesma, visita a empresa, traz amostras para teste. A engenharia elabora os testes necessários e emite um parecer. A área financeira elabora avaliação da saúde econômica e financeira emitindo também seu parecer. Após a aprovação de todos os quesitos e lote piloto, inicia-se o fornecimento normal.

-Negociação : É um procedimento de relacionamento entre a empresa e o fornecedor, e não uma disputa onde uma parte ganha e a outra perde. Sendo um importante elemento de melhorias contínuas e principalmente de aumento dos lucros para ambas as empresas.

As negociações relativas a preços, prazo de entrega, especificações de fornecimento, embalagem, garantias de qualidade, desempenho e assistência técnica completam essa responsabilidade.

Sistemas de Informação que agem diretamente em compras influenciando-a e permitindo seu bom desempenho:

a) Administração de Vendas/Contratos : A área de vendas envia o pedido para este setor, que mantém contato e direto com os clientes, informando a situação dos pedidos.

b) PCP: Planejamento do sistema produtivo mediante informações de administração de vendas e programação das necessidades baseando-se nos inventários.

c) Materiais : É a área que administra todos os materiais na organização e informa a situação dos estoques e os recebimentos dos pedidos de compra em andamento.

d) Transportes: Situação dos fretes e posicionamento dos materiais em trânsito, negociações de redução de custo em recebimento e distribuição e principalmente a otimização das entregas aos clientes.

e) Produção: Atendimento às necessidades de programa de produção, materiais auxiliares necessários, relacionamento de benefícios comuns e globais da empresa. Setor que produz a necessidade do mercado.

f) Engenharia : Cooperação nas especificações técnicas, no desenvolvimento de novos materiais e fornecedores. Desenvolver condições para definir novas metodologias e processos.

g) Vendas: Informações sobre tendências de mercados e aceitação dos produtos pelos clientes e, principalmente, manter a empresa em operação.

h) Qualidade: Definições dos parâmetros de qualidade e performance dos materiais comprados e confirmação destas especificações. Desenvolver conjuntamente novos fornecedores e avaliar periodicamente os atuais.

i) Finanças: Avaliação das condições econômicas e contábeis dos contratos e das compras. Elaboração de informes contábeis para análise de estoques, compras, prazos e rentabilidade dos produtos envolvidos nas transações de compras e vendas.

ÉTICA EM COMPRAS

Ética é a parte da filosofia que trata dos valores morais e dos princípios ideais de conduta humana.

Dentro da profissão, um conjunto de princípios morais que se deve observar e colocar em prática dentro de seu exercício.

Embora compras utilize métodos científicos em seus procedimentos, as decisões ainda são tomadas por forte julgamento pessoal e tomadas em grande parte por interações pessoais.

Assim, os preceitos morais e as condutas de ética em ações de tomar decisões nas negociações da empresa irão refletir, em muito, no julgamento que a própria empresa receberá da sociedade, refletindo em seu desempenho.

A moral nas atitudes é fundamental para a eficiência e eficácia operacional e o aumento dos lucros organizacionais.

O combate às práticas contrárias à ética também é uma atividade importante na área de compras, e que deve a todo instante ser levantada e discutida.

Muitas empresas ainda utilizam em suas vendas métodos ou práticas contrárias à ética, tais como:

-conluios (acordo/aliança/coligação) na apresentação de propostas concorrentes;

-estímulos artificiais de demanda;

-cláusulas contratuais obscuras;

- propinas (gorjeta/gratificação);

- subornos (oferecimento de dinheiro ou vantagem em troca de benefício).

Profº Sandra Luisa