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TESIS
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL FUNCIONAMIENTO DEL
ALMACEN SEGÚN LOS TRABAJADORES DEL MUNICIPIO
DISTRITAL DE BARRANCA - 2013
AUTOR:
Br. APUMAYTA BARAHONA JADIS
Br. ZUÑIGA LÓPEZ JESSY LETTY
ASESOR:
Mg. PERCY MADUEÑO RAMOS
SECCIÓN:
GESTIÓN PÚBLICA
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN:
CONTROL ADMINISTRATIVO
PERÚ – 2014
Página del jurado
__________________________Presidente
____________________________Secretario
_______________________________Vocal
ii
Dedicatoria
A mis queridos padres por su apoyo
incondicional a mi crecimiento profesional. Cuando les
digo que tengo que estudiar me alientan y comprenden
todos mis momentos.
A mis compañeros del postgrado UCV Lima
Norte, por su comprensión y ánimo en apoyarme a mi
desarrollo profesional.
Jadis y Jessy
Agradecimiento
Mi reconocimiento a la Universidad César
Vallejo por la formación personal y profesional
adquirida durante nuestra permanencia en sus aulas de
postgrado y a todos sus profesores quienes
contribuyeron en nuestra formación.
Agradezco también a mi asesor por transmitirnos
su experiencia, su orientación y comprensión durante la
realización y culminación de este trabajo de
investigación.
Jadis y Jessy
4
Declaratoria de Autenticidad
Yo, Apumayta Barahona Jadis, estudiante del Programa de Maestría en Gestión
Pública , de la Escuela de Postgrado de la Universidad César Vallejo , identificada
con DNI Nº ......................, con la tesis titulada : “ Sistema de control interno y el
funcionamiento del almacén en la municipalidad distrital de Barranca - 2013”
declaro bajo juramento que :
1) La tesis es de mi autoría.
2) He respetado las normas internacionales de citas y referencias para las fuentes
consultadas. Por tanto, la tesis no ha sido plagiada ni total ni parcialmente.
3) La tesis no ha sido autoplagiada, es decir, o ha sido publicada ni presentada
anteriormente para obtener algún grado académico previo o título profesional.
4) Los datos presentados en los resultados son reales, no han sido falseados, ni
duplicados, ni copiados y por tanto los resultados que se presenten en la tesis se
constituirán en aportes a la realidad investigada.
De identificarse la falta de fraude (datos falsos), plagio (información sin citar a autores),
autoplagio (presentar como nuevo algún trabajo de investigación propio que ya ha sido
publicado), piratería (uso ilegal de informaci6n ajena) o falsificación (representar
falsamente las ideas de otros), asumo las consecuencias y sanciones que de mi acción se
deriven, sometiéndome a la normatividad vigente de la Universidad Cesar Vallejo.
Lima, 08 de Enero del 2015
...........……………………..
Apumayta Barahona Jadis
DNI Nº
5
Declaratoria de autenticidad
Yo, Zúñiga López Jessy Letty , estudiante del Programa de Maestría en Gestión
Publica, de la Escuela de Postgrado de la Universidad César Vallejo , identificada
con DNI Nº ................. con la tesis titulada : “ Sistema de control interno y el
funcionamiento del almacén en la municipalidad distrital de Barranca - 2013”
declaro bajo juramento que :
1) La tesis es de mi autoría.
2) He respetado las normas internacionales de citas y referencias para las fuentes
consultadas. Por tanto, la tesis no ha sido plagiada ni total ni parcialmente.
3) La tesis no ha sido autoplagiada, es decir, o ha sido publicada ni presentada
anteriormente para obtener algún grado académico previo o título profesional.
4) Los datos presentados en los resultados son reales, no han sido falseados, ni
duplicados, ni copiados y por tanto los resultados que se presenten en la tesis se
constituirán en aportes a la realidad investigada.
De identificarse la falta de fraude (datos falsos), plagio (información sin citar a autores),
autoplagio (presentar como nuevo algún trabajo de investigación propio que ya ha sido
publicado), piratería (uso ilegal de informaci6n ajena) o falsificación (representar
falsamente las ideas de otros), asumo las consecuencias y sanciones que de mi acción se
deriven, sometiéndome a la normatividad vigente de la Universidad Cesar Vallejo.
Lima, 08 de Enero del 2015
...........……………………..
Zúñiga López Jessy Letty
DNI Nº ...................................
6
Presentación
Señores miembros del jurado:
Dando cumplimiento a las normas del reglamento de elaboración y
sustentación de tesis de la sección de postgrado de la Universidad César Vallejo
para optar el grado de Maestro en Educación con mención en Gestión Pública .
Presentamos el trabajo de investigación denominado: “Sistema de control interno y
el funcionamiento del almacén en la municipalidad distrital de Barranca - 2013”.
El documento consta de ocho capítulos, El primer capítulo se denomina
introducción en la cual se describen la realidad problemática, la formulación de
problemas, la determinación de los objetivos e hipótesis. En el segundo capítulo
denominado Marco metodológico comprende los fundamentos teóricos
relacionados a las variables: Sistema de control interno y funcionamiento del
almacén, además de presentarse la matriz de operacionalización de las variables, la
metodología, tipos de estudio, diseño, la población de estudio y los criterios de
selección de la muestra, las técnicas de recolección de datos y los métodos de
análisis de datos.
En el tercer capítulo denominado Resultados, se presenta la descripción del
procesamiento descriptivo de los datos recogidos, así como la contrastación de las
hipótesis, En el cuarto capítulo se presenta la discusión de los resultados obtenidos
en función de las hipótesis formuladas. El quinto y sexto capítulo hacen referencia
a las conclusiones y recomendaciones respectivamente. En el séptimo capítulo se
encuentran las referencias bibliográficas y por último los anexos.
Esperamos señores miembros del jurado que esta investigación se ajuste a las
exigencias establecidas por la universidad y así constituya una motivación para
futuras investigaciones.
Jadis y Jessy
7
Índice
Página
Página del jurado ii
Agradecimiento 4
Declaratoria de Autenticidad 5
Declaratoria de autenticidad 6
Presentación 7
Índice 8
Índice de tablas 11
Índice de Figuras 12
RESUMEN 13
ABSTRACT 14
I. INTRODUCCIÓN 15
1.1. Antecedentes 16
1.1.1.Antecedentes Internacionales. 16
1.1.2.Antecedentes Nacionales. 17
1.2. Marco Teórico. 18
1.2.1.Control interno 18
1.2.2. Funcionamiento del almacén 33
A.- Área de recepción 37
B.- Área de almacenamiento 38
C.- Área de entrega 39
1.3. Justificación 45
1.3.1. Justificación Teórica 45
13.2. Justificación metodológica 46
1.3.3. Justificación Legal 46
1.4. Problema 47
1.4.1. Realidad Problemática 47
8
1.4.2 Formulación del problema 48
Problema general 48
. Problemas específicos 49
1.5. Hipotesis 49
1.5.1. Hipótesis general 49
1.5.2. Hipótesis específicas 49
1.6.. Objetivos 49
1.6.1. Objetivo General 49
1.6.2. Objetivos Específicos: 49
II. MARCO METODOLOGÍCO 50
2.1. Variables 50
2.2.Operacionalizacion de Variables 50
2.3. Metodología 52
2.4.Tipo de estudio 52
2.5. Diseño del estudio 52
3.4. Identificación de variables 53
2.6. Población , muestra y muestreo 53
2.6.1.Población 53
2.6.2.Muestra 54
2.6.3.Muestreo 55
2.7. Técnicas e instrumentos de recolección de datos 55
2.7.1. Técnicas. 55
2.7.2.Instrumentos. 56
2.8. Métodos de análisis de datos 58
III RESULTADOS 60
3.1. Estadística Descriptiva 61
3.2. Estadística Inferencial 61
9
IV. DISCUSION 61
V. CONCLUSIONES 61
VI. RECOMENDACIONES 61
VII.REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 62
ANEXOS 64
Anexo 1. MATRIZ DE CONSISTENCIA
Anexo 2. Instrumentos 3
Anexo 3. Base de Datos 9
10
Índice de tablas
Página
No se encuentran elementos de tabla de ilustraciones.
11
Índice de Figuras
Página
No se encuentran elementos de tabla de ilustraciones.
12
RESUMEN
La investigación titulada: “Sistema de control interno y el funcionamiento del
almacén en la municipalidad distrital de Barranca - 2013”.tuvo como finalidad determinar
de qué manera se relacionan el sistema de control interno y el funcionamiento del
almacén .
Este estudio se enmarcó dentro de las investigaciones correlacionales descriptivas, de
corte transversal. Para la ejecución se trabajó con una población y muestra de 199
trabajadores de la Municipalidad de Barranca, para tal caso se hizo uso de la encuesta
usando como instrumentos: cuestionario para medir ambas variables, se procedió a
recopilar los datos para su análisis posterior a través del software estadístico SPSS 22.
En los resultados de la prueba de hipótesis se obtuvo un coeficiente de correlación de
Rho de Spearman r= con un nivel de significancia del 0,05 y (p < .05) corroborando el
resultado de la relación entre el Sistema de control interno y el funcionamiento del almacén
en la municipalidad distrital de Barranca. Finalmente concluimos que según los hallazgos
encontrados, existe una relación positiva fuerte entre las dos variables mencionadas debido
a que r>0,9.
Palabras Clave:
Almacén, Control interno, Auditorias. Municipalidad
13
ABSTRACT
The research entitled "Internal control system and operation of the warehouse in the district
municipality of Barranca - 2013" .aimed at determining how the internal control system
and operation of the warehouse are related.
This study formed part of the descriptive correlational research, cross section. For the
implementation, we worked with a population sample of 199 workers of the Municipality
of Barranca, for this case took the survey using as instruments: questionnaire to measure
both variables, we proceeded to collect data for analysis back through SPSS 22 statistical
software.
The results of the hypothesis test a correlation coefficient of r = Spearman Rho with a
significance level of 0.05 (p <.05) was obtained confirming the result of the relationship
between the internal control system and warehouse operation in the district municipality of
Barranca. Finally we conclude that according to the findings, there is a strong positive
relationship between the two variables mentioned because r> 0.9.
Keywords:
Warehouse, Internal Control, Audits. municipality
14
I. INTRODUCCIÓN
15
1.1. Antecedentes
1.1.1.Antecedentes Internacionales.
Roux (2009) realizo una investigación que la plasmo en su
manual de logística para la gestión de almacenes, en donde señala que
para caracterizar un almacén es frecuente hacer referencia al volumen del
stock que alojará, no obstante, existen depósitos muy grandes cuyo
diseño y administración resulta muy fácil porque recogen referencias
pocas numerosas y de dimensiones homogéneas.
Alvarado (2004) realizo una investigación acerca del control
interno de una empresa comercial, en donde señala que el control de
inventarios se encarga de regular en forma óptima las existencias en los
almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materia prima,
productos en proceso o terminados, protegiendo a la empresa de costos
innecesarios por acumulamiento o falta de existencia de unidades en el
inventario.
Ferrin (2007) realizo una investigación sobre la gestión de stock
en la logística de almacenes, en donde señala que el control de
existencias de materias primas y productos terminados en almacén, deben
de ser bien supervisadas para que no se produzcan ropturas de stock que
dificulten el proceso productivo o la venta, ni excesos de stock que
puedan derivar en material obsoleto o cifras de inventario superior a lo
necesario, utilizando para ello técnicas de gestión de stocks y de
previsión de la demanda.
Arce (2009) en su tesis titulada “Identificación de los principales
problemas en la logística de abastecimiento de las empresas constructoras
bogotanas y propuesta de mejoras” menciona que el panorama
empresarial actual se caracteriza por ser complejo, dinámico y sobretodo,
muy competitivo. Las tendencias han cambiado mucho y debido a la
gradual eliminación de las barreras internacionales, hoy una empresa en
Colombia puede estar compitiendo con una de origen japonés. Para
sobrevivir en el entorno competitivo, ya no es suficiente con cumplir con
16
calidad y expectativas; es necesario sobrepasar las expectativas y
conseguir resultados excepcionales. Las empresas deben renunciar a los
modelos y paradigmas tradicionales y deben ir más allá buscando la
gestión integral de los diferentes procesos de negocio internos. La gestión
integral de todas las actividades asociadas con el movimiento de bienes
desde el estado de materias primas hasta el usuario final se denomina
cadena de suministro. Asimismo llega a la conclusión que la
administración eficiente y efectiva del flujo de productos, dinero e
información es la clave del éxito para los resultados que obtienen las
empresas que implementan la integración de su cadena de suministros.
Asimismo menciona que la gestión logística de abastecimiento es un
proceso logístico clave en la cadena de suministros de una empresa.
Tomando como referencia el Modelo SCOR, trata aspectos y procesos
críticos como la adquisición de los materiales y la infraestructura que
soporta esta importante actividad. Pasa por temas sensibles como la
certificación de calidad del proveedor y los contratos con este, pasando
por la inspección y recepción hasta el almacenaje del material.
1.1.2.Antecedentes Nacionales.
Wong (2008) realizo una investigación sobre el control interno y
la gestión empresarial de los bienes e inmuebles de la Universidad
Nacional Mayor de San Marcos, en donde señala que al hablarse del
control interno como proceso, se hace referencia a una cadena de
acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e
integrados a los demás procesos básicos de la misma planificación,
ejecución y supervisión tales acciones se hallan incorporados.
Castañeda (2006) en su investigación realizada sobre el manual
práctico para la gestión de almacenes, señala que el almacén es el
ambiente apropiado o espacio físico adecuado, que debe existir en cada
empresa para efecto de recibir, verificar, registrar, custodiar y conservar
temporalmente y luego distribuir los bienes adquiridos por la empresa.
Cucho (2009). Análisis, trascendencia y propuesta de control
interno en la gestión de los gobiernos locales distritales de la región
17
Huancavelica: Años 2007 – 2008. Se expone la importancia del control
interno en la gestión administrativa de las municipalidades distritales de
la región Huancavelica, para cual deberá ser el resultado de un minucioso
examen y análisis de las operaciones, a fin de detectar las deficiencias y
determinar las causas que están generando; para emitir recomendaciones
oportunas, aplicables, efectivas y acordes a los objetivos de la
administración de las municipalidades. La investigación ha diseñado
procedimientos a fin de que las recomendaciones sean oportunas y
efectivamente implementadas, en procura de una eficiente
administración.
1.2. Marco Teórico.
1.2.1.Control interno
Definiciones
Se denomina sistema de control interno al conjunto de acciones,
actividades, planes. Políticas, normas, registros, organización,
procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el
personal, organizada e instituida en cada entidad del Estado, para la
consecución de los objetivos.
También se considera que el control interno es un proceso
integrado de los procesos y no un conjunto de pesados mecanismos
burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por dirección y el resto
del personal de la entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una
garantía razonable para el logro de los objetivos.
El control interno lo llevan a cabo todas las personas que actúan
en cualquiera de los niveles de la entidad, no se trata solamente de
reglamentos, manuales de organización, manuales de procedimientos.
Cuando en un entidad van creciendo las operaciones que se
realizan como en el caso de la Municipalidad, referente a tributos, tasas y
arbitrios por cobrar, a operaciones con proveedores sean en la
adquisición de servicios o bienes, en el control de sus activos fijos y
suministros y otras actividades propias a las actividades que realiza, es
allí cuando la gerencia se da cuenta que le es dificultoso atender en forma
18
adecuada dichas actividades, entonces se tiene que pensar en la
convivencia de contratar y delegar algunas funciones a los funcionarios y
trabajadores, para que la entidad pueda realizar sus actividades en forma
satisfactoria, es decir capacitar al personal de cada una de las áreas,
implantándose de esta forma la división del trabajo para el logro de un fin
en común.
Fundamentos teóricos del sistema de control interno
En la presente investigación y en base a la experiencia de las
entidades del estado y la lectura sostenida de las definiciones anteriores
se define al sistema de control interno como el proceso continuo llevado
a cabo por la gerencia y el personal de la entidad, para proporcionar
seguridad razonable, respecto de que se cumplan con la efectividad y
eficiencia, custodia de recursos, cumplimientos de normas, elaboración
de información confiable y oportuna, de las actividades de cada una de
las áreas.
Coopers & Lybrand ( 1997, pag.4), define al control interno desde
el punto de vista del modelo COSO así:” Es un proceso ejecutado por el
consejo de directores, la administración y el resto del personal de una
entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la
consecución de objetivos en las siguientes categorías: - Efectividad y
eficiencia de las operaciones; - Confiabilidad en la información
financiera; - Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables”.
Lazcano, citado por Quevedo y Ramírez ( 2006, pag.47) define el
control interno asi: “El control incluye aquellos elementos de una
organización ( recursos, sistemas, procesos, cultura, estructura y metas)
que tomadas en conjunto apoyan al personal en el logro de los objetivos
de la entidad. Estos objetivos pueden referirse a una o más de las
siguientes categorías: - Efectividad y eficiencia de las operaciones; -
Confiabilidad de los reportes internos o para el exterior; - Cumplimento
con las leyes y reglamentos aplicables, así como con las políticas
internas”.
19
Según Greiner (1972) en su artículo “Perfeccionamiento del
Sistema de Control Interno en contribuciones a la economía, menciona
que, “… las organizaciones que no crecen en tamaño pueden conservar
los mismos instrumentos de dirección y prácticas a lo largo de largos
periodos de tiempo”. La implementación de un Sistema de Control
Interno ha adquirido especial importancia y ha ido ampliando sus
ámbitos de aplicación, en la medida en que el incremento de la dimensión
empresarial ha supuesto un distanciamiento por parte de los propietarios,
en el control día a día, de las operaciones que se producen en la
empresa…”
Cuando la estructura organizativa de la empresa se caracterizaba
porque la propiedad y dirección coincidan en la misma persona, tan solo
era necesario la implantación de un sistema de control interno en el
ámbito contable con la finalidad de proteger a los activos de pérdidas que
se derivaban de errores intencionados ( AICPA, 1973). Posteriormente, y
como consecuencia de una mayor complejidad de las operaciones, se
requirió la introducción de nuevas técnicas de dirección que provocaron
el surgimiento de directivos que conociesen e implementasen dichas
técnicas. A partir de este momento la implementación del sistema de
control interno tiene como principal finalidad la protección de los activos
contra pérdidas que se deriven de errores intencionales o no intencionales
en el procesamiento de las transacciones y manejo de los activos
correspondientes.
En el proceso de Control se realiza una labor de organización
orientada a cumplir las decisiones adoptadas, se revelan las dificultades
que surgen al llevar a la práctica las tareas planteadas y señalan las
medidas para vencer las dificultades.
El Control contribuye en gran medida a elevar el sentido de
responsabilidad de los ciudadanos ante la Sociedad en la disciplina y la
honestidad.
Un adecuado Sistema de Control Interno es parte importante de
una Entidad bien organizada, pues garantiza la salvaguarda de los bienes.
Informe Coso
20
El Informe COSO es un documento que contiene las principales
directivas para la implantación, gestión y control de un sistema de
Control Interno. Debido a la gran aceptación de la que ha gozado, desde
su publicación en 1992, el Informe COSO se ha convertido en el estándar
de referencia en todo lo que concierne al Control Interno. No puede por
lo tanto faltar una sección expresamente dedicada a este documento en
toda web que pretenda dedicarse a la auditoria con profesionalidad.
Recientemente, el interés de los profesionales de la auditoria y las
finanzas por el informe COSO se ha reavivado gracias también a las
nuevas exigencias en lo que concierne al Control Interno introducidas por
el Sarbanes Oxley Act.
Existen en la actualidad 2 versiones del Informe COSO. La
versión del 1992 y la versión del 2004, publicada recientemente. En esta
investigación nos dedicaremos al Informe COSO del 1992.
Básicamente la versión del 2004 no es otra cosa que una
ampliación del Informe original, para dotar al Control Interno de un
mayor enfoque hacia el Enterprise Risk Management, o gestión del
riesgo.
Constituyen como componentes del informe coso:
a) El ambiente de control: entendido como el entorno organizacional
favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas
para el funcionamiento del control interno y una gestión escrupulosa;
b) La evaluación de riesgos: en cuya virtud deben identificarse,
analizarse y administrarse los factores o eventos que puedan afectar
adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades
y operaciones institucionales:
c) Actividades de control gerencia': son las politices y
procedimientos de control que imparte la dirección, gerencia y los niveles
ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al
personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad;
d) Las actividades de prevención y monitoreo: referidas a las
acciones que deben ser adoptadas en el desempeño de las funciones
21
asignadas, a fin de cuidar y asegurar respectivamente, su idoneidad y
calidad para la consecución de los objetivos del control interno:
e) Los sistemas de información y comunicación; a través de los
cuales el registro, procesamiento, integración y divulgación de la
información, con bases de datos y soluciones informáticas accesibles y
modernas, sirva efectivamente para dotar de confiabilidad, transparencia
y eficiencia a los procesos de gestión y control interno institucional:
f) El seguimiento de resultados; consistente en la revisión y
verificación actualizadas sobre la atención y logros de las medidas de
control interno implantadas, incluyendo la implementación de las
recomendaciones formuladas en sus informes por los órganos del Sistema
Nacional de Control:
g) Los compromisos de mejoramiento: por cuyo mérito los órganos
y personal de /a administración institucional efectúan autoevaluaciones
conducentes al mejor desarrollo del control interno e informan sobre
cualquier desviación o deficiencia susceptible de corrección, obligándose
a dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones que se
formulen para la mejora u optimización de sus labores.
Forman parte del sistema de control interno: la administración y el órgano
de control institucional de conformidad con sus respectivos ámbitos de
competencia.
Clasificación del control interno
En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser
catalogados como contables o administrativos.
La clasificación entre controles contables y controles administrativos
variaría de acuerdo con las circunstancias individuales.
Control administrativo
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y
todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia
en operaciones y adhesión a las políticas de la entidad y por lo general sola-
22
mente tienen relación indirecta con los registros financieros. Incluyen más que
todos controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo,
reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles
de calidad.
En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los
procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que
orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Implica
todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la
observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.
Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los
Auditores independientes, pero nada les prohíbe realizar una evaluación de los
mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinión.
El control administrativo se establece en las declaraciones de normas de
auditoria, en adelante en sus siglas en english Statements on auditing standards
1 ( SAS-1) de la siguiente manera:
El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de
organización, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de
decisión que conducen a la autorización de operaciones por la administración.
Esta autorización es una función de la administración asociada directamente
con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y es el punto
de partida para establecer el control contable de las operaciones. [SAS,1]
Control contable
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia
de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.
Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y
aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y
custodia de activos y auditoría interna.
23
Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de
dinero no deba manejar también los registros contables. Otro caso, el requisito de
que los cheques, órdenes de compra y demás documentos estén prenumerados.
El control contable está descrito también el SAS Número 1 de la así:
El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos
y registros que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de
los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad
razonable de que:
a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o
específica de la administración.
b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la
preparación de estados financieros de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a
dichos estados, y 2) mantener la contabilidad de los activos.
c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la
administración.
d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos
razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a
cualquier diferencia.
Implantación y Funcionamiento
Las entidades del Estado implantan obligatoriamente sistemas de control
interno en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos
institucionales, orientando su ejecución al cumplimiento de los objetivos
siguientes:
a) Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en
las operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios
públicos que presta:
24
b) Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier
forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en
general contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera
afectados;
c) Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones;
d) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información;
e) Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales:
f) Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de
rendir cuenta por los fondos y bienes públicos a su cargo y/o por una
misión u objetivo encargado y aceptado.
Corresponde al Titular y a los funcionarios responsables de los órganos
directivos y ejecutivos de la entidad, la aprobación de las disposiciones y
acciones necesarias para la implantación de dichos sistemas y que éstos sean
oportunos, razonables, integrados y congruentes con las competencias y
atribuciones de las respectivas entidades.
Funcionamiento del control interno
El funcionamiento del control interno es continuo, dinámico y alcanza a
la totalidad de la organización y actividades institucionales, desarrollándose en
forma previa, simultánea o posterior de acuerdo con lo establecido en el artículo
7° de la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la Republica.
Sus mecanismos y resultados son objeto de revisión y análisis
permanente por la administración institucional con la finalidad de garantizar la
agilidad, confiabilidad, actualización y perfeccionamiento del control interno,
correspondiendo al Titular de la entidad la supervisión de su funcionamiento,
bajo responsabilidad.
Obligaciones y responsabilidades
Obligaciones del titular y funcionarios
Son obligaciones del Titular y funcionarios de la entidad, relativas a la
implantación y funcionamiento del control interno:
25
a) Velar por el adecuado cumplimiento de las funciones y actividades de la
entidad y del órgano a su cargo, con sujeción a la normativa legal y
técnica aplicables.
b) Organizar mantener y perfeccionar el sistema y las medidas de control
interno, verificando la efectividad y oportunidad de la aplicación, en
armonía con sus objetivos, así como efectuar la autoevaluación del
control interno. a fin de propender al mantenimiento y mejora continua
del control interno.
c) Demostrar y mantener probidad y valores éticos en el desempeño de sus
cargos, promoviéndolos en toda la organización
d) Documentar y divulgar internamente las políticas, normas y
procedimientos de gestión y control interno, referidas, entre otros
aspectos, a:
La competencia y responsabilidad de los niveles funcionales
encargados de la autorización y aprobación de los actos y operaciones
de la entidad.
La protección y conservación de los bienes y recursos institucionales
La ejecución y sustentación de gastos. inversiones. contrataciones y
todo tipo de egreso económico en general.
El establecimiento de los registros correspondientes respecto a las
transacciones y operaciones de la entidad, así como a su conciliación.
Los sistemas de procesamiento, uso y control de la información,
documentación y comunicaciones institucionales.
e) Disponer inmediatamente las acciones correctivas pertinentes, ante
cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.
f) Implementar oportunamente las recomendaciones y disposiciones
emitidas por la propia entidad (informe de autoevaluación), los órganos
del Sistema Nacional de Control y otros entes de fiscalización que
correspondan.
g) Emitir las normas específicas aplicables a su entidad, de acuerdo a su
naturaleza, estructura y funciones, para la aplicación y/o regulación del
control interno en las principales áreas de su actividad administrativa u
26
operativa, propiciando los recursos y apoyo necesarios para su eficaz
funcionamiento.
Responsabilidad del Sistema Nacional de Control
Es responsabilidades de la Contraloría General de la Republica, los
Órganos de Control Institucional y las Sociedades de Auditoria designadas y
contratadas, la evaluación del control interno en las entidades del Estado, de
conformidad con la normativa técnica del Sistema Nacional de Control. Sus
resultados inciden en las áreas críticas de la organización y funcionamiento de la
entidad, y sirven como base para la planificación y ejecución de las acciones de
control correspondientes.
Responsabilidad
La inobservancia de la presente Ley, genera responsabilidad
administrativa funcional, y da lugar a la imposición de la sanción de acuerdo a la
normativa aplicable, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que
hubiere lugar, de ser el caso.
Actuación del Órgano de Control Institucional
El Órgano de Control Institucional, conforme a su competencia:
a. Efectúa control preventivo sin carácter vinculante, con el propósito de
optimizar la supervisión y mejora de los procesos, practicas e
instrumentos de control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u
opinión que comprometa el ejercicio de su función, vía control posterior.
b. Actúa de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad, se
adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de
incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que adopte las
medidas correctivas pertinentes.
c. Verifica el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna
aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgánicas y personal de
ésta.
27
Competencia normativa de la Contraloría General de la República
La Contraloría General de la República, con arreglo a lo establecido en el
artículo 145 de la Ley N/ 27785, dicta la normativa técnica de control que
oriente la efectiva implantación y funcionamiento del control interno en las
entidades del Estado, así como su respectiva evaluación.
Dichas normas constituyen lineamientos, criterios, métodos y
disposiciones para la aplicación y/o regulación del control interno en las
principales áreas de su actividad administrativa u operativa de las entidades,
incluidas las relativas a la gestión financiera, logística, de personal de obras, de
sistemas computarizados y de valores éticos, entre otras.
A partir de dicho marco normativo, los titulares de las entidades están
obligados a emitir las normas específicas aplicables a su entidad, de acuerdo a su
naturaleza, estructura y funciones, las que deben ser concordantes con la
normativa técnica de control que dicte la Contraloría General de la República.
Informe al Congreso de la República
La Contraloría General de la República incluye los resultados de la
evaluación efectuada por el Sistema Nacional de Control sobre el control interno
en las entidades del Estado, en el informe anual que sobre su gestión presenta al
Congreso de la Republica, conforme lo dispuesto en el literal k) del artículo 329
de la Ley N° 27785.
Asimismo, remite un informe referido a las acciones recomendadas e
implementadas al respecto a la Comisión de Fiscalización y Contraloría del
Congreso de la República, en forma semestral.
Características del control interno
Para que el control en las entidades sea verdaderamente efectivo, es obligatorio
considerar algunas de sus características fundamentales al momento de
establecerlo. Entre algunas de esas características están:
28
* Oportunidad
Ésta característica es la esencia del control, debido a que es la presentación a
tiempo de los resultados obtenidos con su aplicación; es importante evaluar dichos
resultados en el momento que se requieran, no antes porque se desconocerían sus
verdaderos alcances, ni después puesto que ya no servirían para nada.
* Cuantificable
Para que verdaderamente se puedan comparar los resultados alcanzados contra los
esperados, es necesario que sean medíbles en unidades representativas de algún
valor numérico para así poder cuantificar, porcentual o numéricamente lo que se
haya alcanzado.
* Calificable
En auditoria en sistemas computacionales, se dan casos de evaluaciones que no
necesariamente deben ser de tipo numérico, ya que, en algunos casos específicos,
en su lugar se pueden sustituir estas unidades de valor por conceptos de calidad o
por medidas de cualidad; mismas que son de carácter subjetivo, pero pueden ser
aplicados para evaluar el cumplimiento, pero relativos a la calidad; siempre y
cuando en la evaluación sean utilizados de manera uniforme tanto para planear
como para medir los resultados.
* Confiable
Para que el control sea útil, debe señalar resultados correctos sin
desviaciones ni alteraciones y sin errores de ningún tipo, a fin de que se
pueda confiar en que dichos resultados siempre son valorados con los mismos
parámetros.
* Estándares y normas de evaluación
Al medir los resultados alcanzados, éstos deberán compararse de acuerdo
con los estándares y normas previamente establecidos, a fin de contemplar las
mismas unidades para planear y controlar; con esto se logra una
estandarización que
29
permite valorar adecuadamente los alcances obtenidos.
Dimensiones del sistema de control interno
Luego de haber analizado los fundamentos teóricos de la variable, por las
características del sistema de control interno en la cual incide un conjunto de
aspectos que conllevan a la gestión se determinó analizar bajo los fundamentos de
la teoría situacional, las siguientes dimensiones:
Dimensión: Seguridad
Con la aplicación del control interno lo que se pretende es reducir los riesgos de
corrupción, lograr los objetivos y metas establecidos, promover el desarrollo
organizacional, lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las
operaciones, asegurar el cumplimiento del marco normativo, proteger los
recursos y bienes del Estado, y el adecuado uso de los mismos, contar con
información confiable y oportuna, fomentar la práctica de valores, promover la
rendición de cuentas de los funcionarios por la misión y objetivos encargados y
el uso de los bienes y recursos asignados.
Dimensión: Seguimiento de resultados
Entiéndase por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se
realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control
interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la
auditoria y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud, la
importancia del seguimiento como parte del sistema de control interno, radica en
que deben proporcionarse actividades del seguimiento concurrente y
evaluaciones independientes, en los que se considere al menos, lo siguiente:
- Que sirvan como base para la detección, valoración y corrección de
debilidades en el sistema de control interno.
- Proporcionar que no se constituyan en un fin en si mismo, sino en un medio
para alcanzar los objetivos institucionales.
- Se requiere del entendimiento de los procesos o actividades de la entidad y
de cada uno de sus componentes, además de capacitación, concientización y
sensibiliazación en la temática.
- Debe contarse con una metodología previamente definida para su diseño,
ajustada a las particularidades de la institución.
30
- Considerar que la documentación del control interno variará en relación con
el tamaño de la organización.
- Se verifique que los controles aplicables, completos, razonables, integrados y
congruentes con los objetivos institucionales y que cubran aquellas áreas
estratégicas de la institución.
- Asegurarse de que las deficiencias de control interno detectadas, se
comuniquen al nivel con competencia para tomar las acciones correctivas.
- Que las instituciones de excepción, de orden estratégico, se comuniquen a
los niveles superiores de la organización u otras instancias según
corresponda.
- Que las mejoras por realizar, se incluyan en un plan-cronograma de acuerdo
con las posibilidades institucionales.
Definición de términos básicos
Autorregulación: Capacidad Institucional para reglamentar, con base en la constitución y la Ley los asuntos propios de su función y definir aquellas normas, políticas y procedimientos que permitan la coordinación efectiva y transparente de sus acciones.
Mediante la Autorregulación el Municipio adopta principios, normas y
procedimientos necesarios para la operación del Sistema de Control Interno;
fundamenta el Autocontrol, al normalizar los patrones de comportamiento
requeridos para el cumplimiento de los objetivos y hace efectivo y transparente el
ejercicio de su función constitucional ante la comunidad.
Celeridad: Dinamizar la actuación, con los propósitos de agilizar el proceso de
toma de decisiones y garantizar resultados óptimos y oportunos. En aplicación de
este principio el Municipio se compromete a dar respuesta oportuna a las
necesidades sociales pertinentes a su ámbito de competencia.
Economía: Es la austeridad y la mesura en los gastos e inversiones necesarios para
la obtención de los insumos en las condiciones de calidad, cantidad y oportunidad
requeridas para la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Se operativiza
en la medición racional de los costos y en la vigilancia de la asignación de recursos
para garantizar su ejecución en función de los objetivos, metas y propósitos del
Municipio.
31
Eficacia: Consecuencia de los resultados del Municipio en relación con sus metas y
objetivos previstos. Se mide en todas las actividades y las tareas y en especial al
concluir un proceso, un proyecto o un programa.
Eficiencia: Velar porque en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, el
Municipio obtenga la máxima productividad de los recursos que le han asignado y
confiado, para el logro de sus propósitos.
Fundamentos del Control Interno: Constituyen las condiciones impredecibles y
básicas que garantizan la efectividad del Control Interno de acuerdo con la
naturaleza de las funciones y competencias asignadas por la Constitución y la Ley a
la entidad y las características que le son propias. La autorregulación, el
Autocontrol y la Autogestión son los pilares esenciales que garantizan el
funcionamiento del Control Interno.
Igualdad: Reconocer a todos los ciudadanos la capacidad de ejercer los mismos
derechos para garantizar el cumplimiento del proceso constitucional según el cual
“Todas las personas nacen libres e iguales ante la Ley, recibirán la misma
protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y
oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen
nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica” Los funcionarios
están obligados a orientar sus actuaciones y toma de decisiones al cumplimiento de
los fines esenciales del Municipio, y la primacía del interés general.
Imparcialidad: Es el designio anticipado o de prevención a favor o en contra de
personas naturales o jurídicas. Se concreta cuando se actúa con plena objetividad e
independencia en defensa del objetivo social del Municipio a fin de garantizar que
ningún ciudadano se afecte en sus intereses.
Responsabilidad: Capacidad del Municipio para cumplir los compromisos
contraídos con la comunidad y demás grupos de Interés, en relación con los fines
esenciales de su objetivo misional.
Transparencia: Hacer visible la gestión del Municipio a través de la relación
directa entre el Alcalde, los secretarios del despacho, los funcionarios y la
comunidad en general; se materializa en la entrega de información adecuada para
facilitar la participación de la comunidad en las decisiones que los afecten tal como
lo manda el artículo 2º de la Constitución Política.
Moralidad: Se manifiesta en la orientación que se de a las actuaciones publicas,
bajo responsabilidad del funcionario, ya sea directivo u operativo; el cumplimiento
32
de las normas constitucionales y demás leyes vigentes, los principios éticos y
morales propios de nuestra sociedad.
Preservación del Medio Ambiente: Orientar las actuaciones hacia el respeto por
el medio ambiente, garantizando condiciones propicias al desarrollo de la
comunidad en su entorno.
Proceso: Al transformase los insumos del Sistema de Control Interno, que es
producto de interrelacionar sus partes, genera los resultados intermedios de cada
subsistema, materializados en: normativas, directrices, acciones, instrumentos,
mecanismos, métodos y procedimientos que permiten el control del Municipio en
sus diferentes niveles.
Producto: Los medios que genera el Sistema de Control Interno y que permiten
controlar al Municipio se reflejan en el cumplimiento a las disposiciones que rigen
su quehacer en la eficiencia, economía y equidad en la administración de los bienes
y recursos; en el logro de sus objetivos y cumplimiento de los planes, programas y
proyectos establecidos en el Plan Estratégico; en la generación de información para
la evaluación por parte de los Organismos de Control y la comunidad en general.
Publicidad: Derecho de la comunidad en general al acceso pleno, oportuno, veraz
y preciso de las actuaciones, resultados e informes de los funcionarios. Es
responsabilidad del Municipio dar a conocer los resultados de su gestión y permitir
la fiscalización ciudadana, dentro de las disposiciones legales vigentes.
Riesgo: Se define como la posibilidad de que un evento ocurra y afecte de manera
adversa el logro de los objetivos de la entidad, impidiendo la creación de valor o
erosionando el valor existente.
1.2.2. Funcionamiento del almacén
La forma de organizar y administrar el almacén depende de varios factores tales
como el tamaño y el plano de organización, el grado de descentralización
deseada, la variedad y magnitud de los bienes e insumos a distribuir, la
flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manipulación y distribución
de los bienes. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las
funciones que se detallan a continuación son comunes a todo tipo de almacenes:
Recepción de materiales, bienes y suministros de funcionamiento.
Registro de entradas y salidas de almacén.
Almacenamiento de materiales.
33
Mantenimiento de los materiales y del almacén.
Despacho de materiales.
Coordinación del almacén con el área de control de inventarios y el área
de contabilidad.
Definición conceptual
Existen diversos conceptos de almacén, ente las cuales mencionamos:
El almacén es el espacio planificado para la ubicación y manipulación
eficientes de materiales y mercaderías. (Anaya,2008,p.23).
Por otro lado, Alés et al. (2006) definen al almacén como el lugar físico
donde se efectúa la función de almacenaje; el lugar debe ser suficiente y
tener sus correspondientes zonas de recepción y control de entradas, de
maniobra, de preparación y de salida de bienes, cuya finalidad es
garantizar el aprovisionamiento de las distintas Unidades y servicios en
todo momento y a un costo razonable. El objetivo principal del almacén es
convertir en hábito la organización, el orden y la limpieza en el puesto de
trabajo y para conseguir una mayor eficacia, para que ellos sea posible ha
de contar con una adecuada estructura y responsabilizar a una persona de
garantizar el control y organización de dicho almacén (p.141)
El almacén es la unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional
de una entidad con objetivos y metas bien definidas de internamiento,
resguardo, custodia, control y distribución o abastecimiento de materiales
y productos asignados a los usuarios que desarrollan, actividades,
proyectos y obras públicas ( Vera, 2009, p. 499).
Los almacenes son parte de la logística que tiene como función proveer el
espacio adecuado para el alojamiento seguro y ordenado de los bienes a
través de un sistema para coordinar económicamente las actividades,
instalaciones y mano de obra necesarias para el control total de la
operación (Tompkins y Smith, 1988:93)
El almacén es una unidad de servicios en la estructura orgánica y funcional
de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
(García Cantú,1995:16).
34
Es el lugar o espacio físico en que se depositan las materias primas, el
producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la
cadena de suministro. (Manuel Pouerie Figueroa, 2008).
Es el sub proceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los
productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía,
optimizando el espacio físico del almacén. (Price wáter house coopers,
pag.18, Manual de almacenes).
Para García “El almacén es un lugar especialmente estructurado y
planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes del activo fijo y
variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la
producción o venta de artículos o mercaderías. […] Lo almacenado debe
tener un movimiento rápido de entrada y de salida, […] razón por la cual
se debe conservar el mínimo de existencia, con el mínimo riesgo de
faltantes, y al menos costo de operación posible” (2010, p. 18).
Es el lugar donde se guarda los diferentes tipos de mercancías. (Dr.
Eulogio Hurtado Dianderas, 2005).
Los autores de esta tesis definen al Almacén como, aquel lugar en donde se
almacenan bienes, los cuales deben ser preservados, custodiados, conservados,
en buen estado ya que son bienes de propiedad de la entidad, los cuales serán
utilizados por el personal de la misma.
Fundamentos teóricos del almacén
El almacén tiene su origen en la palabra árabe “Al Majzan” ( Majzan
significa depósito). El origen de los almacenes generales de depósito lo
constituyen las instalaciones para el acopio de mercancías fundadas en Inglaterra
en el siglo XVIII con el nombre de “docks”, quienes protegían los bienes y
cumplían con propósitos fiscales, ( denominados fiscales pues emitían recibos
endosables y facilitaban la obtención de créditos). En México aparecen por
primera vez en 1837, bajo el nombre de almacenes fiscales cuya función era la
recepción de mercancías por las que no se habían cubierto los derechos de
importación. El primer almacén se registró informalmente en el siglo XIX para el
acopio de granos. Su funcionamiento fue regulado por primera vez en 1932,
obteniendo así el reconocimiento de las Autoridades Hacendarias; surgiendo
35
nuevas disposiciones sobre sus características en la Ley General de Instituciones
de Crédito y Organizaciones Auxiliares, de 1941, ubicándose definitivamente en
la Ley de Organizaciones y actividades auxiliares de crédito.
Evaluación del almacén
Principios básicos del almacén
• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.
• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas
de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el
control de inventarios.
• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
(ambas con su debido control).
• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y
control de producción sobre las existencias.
• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el
nombre común y conocido de compras, control de inventario y
producción.
• La identificación debe estar codificada. SKU- (stock keeping unit)
• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e
identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
36
• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro personal ajeno al
almacén.
• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación
autorizada según sistemas existentes.
• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté
asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o
departamento de control de inventarios.
• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder
realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
• Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del
almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo
permitan las condiciones de operación.
Estructura del almacén
Un almacén cuenta con la siguiente estructura:
A.- Área de recepción
Es la zona de descarga, ha de tener el espacio adecuado para las maniobras.
La zona de recepción tiene que tener las dimensiones adecuadas al volumen de
bienes que se recepciona y al tiempo que ha de permanecer allí. La permanencia
de dicha mercancía en esta área será la mínima posible.
Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar
las maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de
recepción.
En esta área se realiza la verificación de la mercancía que entra. La descarga a
de ser de la forma más rápida y eficiente posible.
37
La verificación de la mercancía es una actividad de suma importancia, hay que
cotejar la guía de remisión con los bienes físicos, es necesario asegurarse que los
bienes no presenten anomalías roturas, embalajes deteriorados. Hay que marcar al
personal de nuestro almacén unas pautas a seguir ante cada una de estas
circunstancias. En muchos casos el proveedor una vez que hemos aceptado la
recepción ya no se hace responsable del estado de la mercancía, así como si las
cantidades son correctas o no.
B.- Área de almacenamiento
Es el espacio físico dedicado a guardar los bienes., hay dos tipos de sistemas
de almacenaje, cada uno de los cuales tienen diferentes necesidades de espacio:
Ubicación fija: Con un sistema de ubicación fija cada unidad de almacenaje tiene
un determinado lugar en el almacén donde sólo ese ítem puede ser almacenado, es
decir, cuando una ubicación fija quede vacía en ella sólo se puede colocar otra
unidad de carga del mismo ítem. El número de ubicaciones necesarias será
equivalente al stock máximo de cada ítem. El inconveniente que tiene este sistema
es que el grado de utilización del espacio del almacén es bastante bajo, ya que el
número medio de unidades almacenadas estará por debajo del nivel máximo
durante la mayor parte del tiempo.
Ubicación aleatoria: Este sistema nos permite mejorar el grado de utilización del
almacén. Las unidades de carga pueden ser ubicadas en cualquier espacio vacante.
Debido a que el ritmo de entrada y salida de los diferentes bienes suele ser
diferente.
Principios a tener en cuenta a la hora de distribuir el espacio:
Primera entrada primera salida.
Ultima entrada primera salida.
Colocar los artículos de mayor demanda más a la mano cerda de las puertas de
recepción y entrega, clasificando la mercancía en tres grados de mayor rotación
media y baja (A,B,C). La regla 80-20 dice que el 80% de la demanda debe ser
satisfecha con el 20% de los artículos.
Reducir movimientos y maniobras.
Anchura de los pasillos apropiadas a los medios necesarios para la manipulación.
38
C.- Área de entrega
Es la zona donde se prepara los bienes para ser entregados a las áreas
usuarias, y se realiza la verificación de los bienes que salen, un buen control en las
entradas y salidas de bienes es básico para que no se produzcan diferencias de
inventario.
Organización
Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes
El almacenamiento es un proceso técnico de abastecimiento,
consecuentemente el internamiento de bienes a la entidad tiene lugar a través de
almacén del Órgano de Abastecimiento, previa verificación de: cantidad, peso,
número de serie, estado y otros que sean pertinentes.
Los bienes susceptibles de malograrse, así como los productos radioacti-
vos, químicos, volátiles, inflamables, cuya custodia temporal requiere de espacio
especialmente acondicionados, bajo ningún concepto pueden ingresar en los
ambientes del almacén central, sino es en lugares que garanticen su conservación
y seguridad.
Los bienes que por su naturaleza no pueden ingresar a almacén tales como:
Terrenos, construcciones diversas, equipos instalados, naves, etc.; estos deben
asignarse directamente a los encargados de su uso, previa constatación del
personal de Abastecimiento.
Verificación de estados y utilización de bienes y servicios
La verificación consiste en la constatación física de los bienes suministra-
dos a la entidad. Esta acción alcanza a los bienes que se encuentran bajo custodia
temporal de almacén y los que se encuentran utilizándose en las diferentes
Unidades Orgánicas de la entidad. El Órgano de Abastecimiento previa a la
verificación debe diseñar las normas y procedimientos para tal efecto, con
indicación de plazos, mecanismos y responsabilidades para el cumplimiento de la
acción. La verificación pude ser bajo dos modalidades: Inventario de almacén e
Inventario general.
39
Inventario de almacén
Consiste en la verificación de bienes que se encuentran en custodia tem-
poral de almacén. Esta acción se realiza en forma periódica a iniciativa del
Órgano de Abastecimiento, comunicando los resultados a la Dirección General de
Administración.
Inventario general
El Inventario General consiste en la verificación de los bienes que se en-
cuentran en uso de las diferentes dependencias de la entidad, esta verificación se
realiza por lo menos una vez al año a propuesta de la Dirección General de
Administración; en este acto interviene personal de: Contabilidad,
Abastecimiento, Órgano Interno de Control y un representante de la Dirección
General de Administración. El resultado de la acción es aprobado por la citada
dirección.
En el proceso de verificación no intervienen las personas encargadas de
utilización y conservación de los bienes sin embargo, esto no impide la presencia
de ellos para facilitar la ubicación e identificación de dichos bienes.
En el caso que en el proceso de verificación se identifique bienes que no
están registrados en libros y por consiguiente no forman parte del patrimonio de la
entidad; los Órganos de Abastecimientos y Contabilidad en una acción conjunta
proceden a su evaluación, con la participación del responsable del bien, Órgano
Interno de Control y Dirección General de Administración. Para la evaluación se
debe tener en cuenta los criterios indicados en la directiva N°14-76-EF/73.20.
Nota de entrada a almacén
Es un documento fuente que se utiliza para sustentar contablemente el
ingreso de bienes a almacén, bienes cuyo origen es distinto a la compra, por
ejemplo: donaciones, transferencias, bienes producidos, bienes sobrantes de
inventarios, etc.
Proceso técnico de recuperación de bienes
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Es el conjunto de acciones que se realiza con la finalidad de recuperar
bienes que no están siendo convenientemente utilizados en algunas Unidades.
Orgánicas de la entidad, con el objeto de redistribuir a otras dependencias donde
sean requeridos. Asimismo incluye el internamiento a almacén de bienes
sobrantes, bienes producidos, etc. El documento fuente contable que se utiliza en
este proceso es la nota de entrada.
Sub-Sistema de Utilización y Preservación
Es el conjunto de procesos técnicos de abastecimiento orientados hacia una
adecuada custodia temporal, seguridad, mantenimiento, distribución y disposición
final de bienes; con la finalidad de asegurar una efectiva provisión de recursos
materiales a la entidad para el cumplimiento de sus metas y objetivos.
Proceso técnico de almacenamiento
Es el conjunto de acciones que se realiza con el objetivo de recepcionar
bienes para custodia temporal en almacén de la entidad, previa verificación de los
siguientes datos: cantidad, características del bien o bienes, marca, códigos, etc.
Para el control físico y valorado de los visibles y existencias valoradas de
almacén.
A) Tarjeta de control visible de almacén
Tiene por finalidad de facilitar el control físico del ingreso y egreso de
bienes en almacén. La referida tarjeta se habilita por cada tipo de bienes, con
indicación del artículo, fecha de ingreso, fecha de salida y el saldo.
b) Tarjeta de existencias valoradas de almacén
Tiene por finalidad facilitar el control valorado del ingreso, salida y el
saldo de los bienes en custodia temporal de almacén. Este registro se lleva en
un ambiente diferente a almacén central, con objetivo de que los saldos puedan
ser comparados con la información de las tarjetas de control visible de
almacén, como una medida de verificación y control.
Proceso técnico de seguridad
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Es el conjunto de acciones que se adoptan a nivel del Órgano de Abaste-
cimiento y otras Unidades Orgánicas de la entidad con la finalidad de prevenir,
detectar y evitar posibles daños, deterioros pérdidas, sustracciones, etc. de
bienes de la entidad.
Proceso técnico de mantenimiento
Es el conjunto de acciones preventivas y concurrentes que se adoptan en
la entidad, a iniciativa del Órgano de Abastecimiento y otras dependencias de la
entidad que tienen bajo su responsabilidad bienes destinados a la producción o
prestación de servicios, con la finalidad de preservar bienes en óptimas
condiciones de funcionabilidad y conservación, de manera que los desperfectos
o inconvenientes no puedan interferir en el normal funcionamiento de la entidad.
Proceso técnico de distribución
Comprende las acciones que se realizan en almacén con el objeto de dis-
tribuir bienes a diferentes unidades orgánicas de la entidad, de acuerdo a los
requerimientos formulados en el cuadro de necesidades, priorización de
actividades y disponibilidad presupuestal de las dependencias. En la distribución
se utiliza el documento fuente llamado pedido comprobante de salida; en la
primera parte del formulario “Pedido”, la dependencia solicitante del formulario
“Pedido”, la dependencia solicitante consigna la cantidad y nombre de los bienes
requeridos y en la segunda parte “Comprobante de Salida”, el almacenero anota
la cantidad precio unitario y total bienes atendidos.
Proceso técnico de disposición final
Comprende el conjunto de acciones que se realizan en las diferentes Uni-
dades Orgánicas de la entidad, con la finalidad de utilizar racionalmente los
bienes obtenidos, de manera que sirva efectivamente para el cumplimiento de
metas y objetivos. Dichas acciones son necesariamente evaluadas con el objetivo
de determinar las desviaciones que permitan adoptar medidas correctivas.
Póliza de entrada y salida de bienes
Es un documento que sirve para consolidar el ingreso y salida de bienes
de almacén, en base a las informaciones contenidas en los documentos fuentes
42
tales como: Orden de Compra - Guía de Internamiento, Nota de Entrada a
Almacén y Pedido Comprobante de Salida generados en el día. El asiento
contable que se genera como resultado del movimiento de bienes constituye un
elemento de información para la consolidación final en la contabilidad de la
entidad tal como se describe en la Directiva N0 040-92-EF/93.11.1
También los procedimientos del sistema de abastecimiento se basan en
las normas vigentes como el RUA, RULCOP y otras normas afines que tienen
injerencia en la obtención de Bienes y Servicios para el cumplimiento de metas
y objetivos de Administración Pública.
Pedido de comprobante de salida
Todos los bienes se deben entregar mediante el pedido de comprobante de
salida, denominado PECOSA, por ser un documento que acredita la salida del
bien del almacén municipal, en óptimas condiciones para ser usado por el área
usuaria solicitante.
Dimensiones del almacén
Dimensión: Recepción
Cuando los bienes llegan al almacén, la primera tarea que se realiza es la
recepción de la misma, inspección y codificación. Una vez realizadas todas
estas tareas, se procede al almacenamiento de los bienes en el área que le
corresponda verificando que estén en perfecto estado, separándolas de aquellas
defectuosas, las mismas que serán devueltas al proveedor.
Dimensión: Conservación
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad que los bienes
almacenados conserven las mismas características físicas, químicas, funcionales
o admnistrativas en que fueron recibidos, así como su limpieza y mantenimiento,
por lo que cuando los bienes ya se encuentren en el almacén de la entidad, se
tiene que realizar inspecciones de que los mismos se encuentren seguros y no se
vayan a dañar.
Dimensión: Distribución
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Proceso logístico consistente en la entrega del material o bien solicitado por
el usuario en el lugar donde éste lo necesita o en la zona de despacho del
almacén.
Consta de las siguientes fases:
a) Formulación del pedido: Es la acción mediante la cual la dependencia
usuaria formula su requerimiento de materiales en razón de sus
necesidades, elaborando la respectiva Formato de Requerimiento.
b) Acondicionamiento de materiales: Es la actividad que consiste en retirar
los bienes de su ubicación y colocarlos en el lugar destinado para el
despacho posterior entrega a los destinatarios. Incluye las actividades
necesarias referidas al embalaje, carga y manipulación de los materiales
o bienes de manera adecuada y oportuna.
c) Distribución física: Es la acción de hacer entrega física de los bienes de
almacén a los usuarios finales.
d) Control de materiales: Es la actividad de control sobre los bienes o
materiales realizado por el personal de seguridad o vigilancia, antes de
retirarlos de las instalaciones de la empresa.
Definición de términos básicos
Código Patrimonial: es un sistema ya establecido, cuente con un cierto valor
Etiqueta adherida al bien que se va a inventariar.
Destrucción: Afectación de los bienes por causa ajenas al manejo institucional ,
(Inclemencias del tiempo, actos de violencia, etc).
Excedencia: Bienes operativos que no se utilizan y se presume que permanecerán en
la misma situación por tiempo indeterminado.
Inventario Físico: Es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes con
que cuenta cada entidad, a una fecha dada; con el fin de asegurar su existencia real.
La toma de inventarios permite contrastar los resultados obtenidos valorizados, con
registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias
que pudieran existir y proceder a las regularizaciones del caso. Este procedimiento
debe cumplirse por lo menos, una vez al año.
Obsolescencia técnica: Inoperancia de los bienes, producidos por los cambios y
avances tecnológicos.
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Orden de Alta de los Bienes. En el sector público la orden de alta constituye lo que
comúnmente se denomina como entrada o ingreso al almacén, ya que por principio
se sabe que todo elemento material, sea cual fuere su naturaleza, debe entrar al
almacén.
Orden de Baja de los Bienes. Es el proceso mediante el cual el municipio decide
retirar un bien definitivamente del patrimonio por diversas causa, han perdido
utilidad. Se perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables y
de inventario y el cumplimiento de los registros establecidos para cada caso, según el
hecho que le dio origen, sea por daño y/o desgaste o afectación de los bienes debido
al uso continuo deterioro, perdida, robo y/o. Inexistencia del bien por la
vulnerabilidad de los controles, sustracción y/o sustracción y/o circunstancias
fortuitas.
Stock de Bienes. Conjunto de productos que tiene almacenados que están destinados
a los requerimientos solicitadas por las dependencias de la Institución.
1.3. Justificación
1.3.1. Justificación Teórica
La presente investigación se desarrolla, debido a que existe la
necesidad de tomar conocimiento sobre la importancia de aplicar un buen
control interno en el área de almacén con el propósito de mejorar la
gestión del área y poder de esta forma tener una mejor toma de
decisiones.
El estudio permitirá identificar todo clase de fallas en el área de
almacén, con el propósito de trabajar en las mismas y de esta forma
poder reforzar el control interno que la entidad tiene, además se podrá
apreciar cualquier cambio que se pueda obtener y de esta forma poder
aplicar estrategias de control, como son la de un seguimiento continuo a
las actividades y una revisión al Kardex de los bienes ingresado y/o
retirados de la entidad.
Consideramos que la presente investigación es trascendental ya
que contribuirá a la mejora de la gestión del área del almacén, con lo cual
45
traerá mejoras tales como progreso, eficiencia y eficacia, puesto que de
esta forma obtendremos el cumplimiento de los objetivos trazados por el
área.
1.3.2. Justificación metodológica
Para lograr los objetivos de estudio, se acude al empleo de
técnicas de investigación como el cuestionario y su procesamiento en
software para medir como la implementación de un sistema de control
interno incide en el funcionamiento del almacén el clima en las
organizaciones públicas en este caso una municipalidad. Así, los
resultados de la investigación se apoyan en técnicas de investigación
válidas en el medio.
1.3.3. Justificación Legal
Nos sustentamos en la normatividad dada por la Resolución
Jefatural N°335-90-INAP/DNA Manual de Administración de
Almacenes para el Sector Público, la Resolución de Contraloría Nº 320-
2006 que aprueba Normas de Control Interno, Ley N° 28716 Ley de
control interno para las entidades del estado , Ley N° 29151 Ley del
Sistema Nacional de Bienes Estatales, D.S. N° 007-2008-Vivienda
Reglamento de la Ley general del sistema nacional de bienes estatales,
Directivas de la Superintendencia de Bienes Nacionales y la Resolución
Jefatural N° 118-80-INAP en las normas generales de abastecimientos
SA.05 “Unidad de Ingreso Físico y custodia temporal de bienes” y SA.07
“Verificación del estado y utilización de bienes y servicios”
46
1.4. Problema
1.4.1. Realidad Problemática
Existe una situación de falta de preocupación en el control y calidad del
almacén, ya que se han visto casos, como el incendio e inundación de los
archivo ocurrido en el año 2011 en la Municipalidad Provincial del Callao, lo
que trajo como consecuencia la pérdida del archivo institucional de la entidad;
así como de los bienes guardados en él.
El almacén constituye un factor clave de éxito para la gestión efectiva de
la cadena de abastecimiento y distribución en una organización o entidad en este
caso pública, sin embargo no son valorados por las gerencias de las
organizaciones. En las entidades públicas las actividades en el almacén se
desarrollan sin un enfoque de planeación integral, y por lo tanto, si la aplicación
de las mejores prácticas en las actividades que son actualmente criticas como
son los procesos de recibo, almacenamiento, separación, alistamiento y
despacho, y que de conocerse y aplicarse en forma progresiva y efectiva
contribuiría a una mejor gestión del almacén mediante la aplicación efectiva de
técnicas metodología, herramientas y desarrollos tecnológicos con el fin de
convertir el almacén en un área eficiente y efectivo para el aumento del nivel de
servicio para los clientes internos de la entidad pública. (Mora,2009)
En nuestro caso al área de almacén de la Municipalidad viene realizando
sus actividades en un área pequeña, lo cual origina que no desempeño no sea el
adecuado. Se observa que los bienes se encuentran en los pasillos con lo cual
obstaculizan la salida. Por otro lado los bienes existentes no tienen un código
patrimonial visible, el almacenero solo los clasifica dentro del almacén en bienes
de limpieza, de oficina, etc. Los bienes que salen del almacén no son
descargados del sistema integrado de gestión administrativa, en adelante SIGA
al instante. El personal de almacén lleva un cuaderno de sus movimientos de
entradas y salidas del día y dicha información es actualizada en el sistema con
un atraso de varios días, por lo que no se lleva un control en tiempo real de los
bienes.
47
Los bienes solicitados por las áreas usuarias son retirados
documentalmente del almacén pero los mismos físicamente son dejados en
calidad de custodia, y esto lo hacen vía telefónica y no utilizan un formato que
indiquen que se encuentren en custodia.
Son dos personas las que laboran en el área, se ubicaron bienes
inoperativos de más de dos años que no han sido utilizados hasta la fecha, motos
que fueron donadas por terceros que se encuentran en almacén a pesar de
haberse elaborado la pecosa por pedido de logística.
La distribución de los bienes lo hace uno de los que trabaja en el área
quien deja los bienes a la misma área usuaria, dejando con llave el almacén y sin
nadie a cargo.
La municipalidad sólo cuenta con un solo almacén, sin embargo los
bienes que serán dados de baja, se encuentran en un depósito que no es el
almacén y que por vía telefónica dieron la orden de ser guardados allí.
La municipalidad no cuenta con un organigrama ni con un manual de
procedimientos. En este panorama los componentes del nuevo enfoque del
sistema de control interno, actividad de control, información, comunicación y
supervisión, no existen, por lo que resulta necesario implementar un sistema de
control interno de acuerdo a las normas establecidas en gestión gubernamental.
La falta de un procedimiento en materia de un control eficiente, eficaz de
manera oportuna no permite dar una atención de calidad a los usuarios de la
organización.
1.4.2 Formulación del problema
1. Problema general
¿Qué relación existe entre el sistema de control interno y el
funcionamiento del almacén en la Municipalidad Distrital – 2013?
48
2. Problemas específicos
1. ¿Qué relación existe entre el riesgo y el funcionamiento del almacén
en la Municipalidad Distrital – 2013?
2. ¿Qué relación existe entre el seguimiento de resultados y el
funcionamiento del almacén en la Municipalidad Distrital – 2013?
1.5. Hipótesis
1.5.1. Hipótesis general
Existe una relación directa y significativa entre el control interno y el
funcionamiento del almacén en la Municipalidad Distrital – 2013.
1.5.2. Hipótesis específicas
1. Existe una relación directa y significativa entre el seguimiento de
resultados y el funcionamiento del almacén en la Municipalidad
Distrital – 2013.
2. Existe una relación directa y significativa entre el riesgo y el
funcionamiento del almacén en la Municipalidad Distrital – 2013.
1.6.. Objetivos
1.6.1. Objetivo General
Determinar la relación que existe entre la implementación del
sistema de control interno y el funcionamiento del almacén en la
Municipalidad Distrital – 2013.
1.6.2. Objetivos Específicos:
1. Determinar la relación que existe entre el riesgo y el funcionamiento
del almacén en la Municipalidad Distrital – 2013.
2. Determinar la relación que existe entre el seguimiento de resultados y
el funcionamiento del almacén en la Municipalidad Distrital – 2013.
49
II. MARCO METODOLOGÍCO
2.1. Variables
Identificación de variables
Variable 1: Control interno
Variable 2: Funcionamiento del almacén
. Definición conceptual
Variable 1: Control interno
Del análisis del marco teórico de la variable, para esta investigación en
concordancia con Coopers & Lybrand, 1997, se define que el Control interno es el
proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y el resto de
personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con
miras a la consecución de los objetivos de la entidad.
Variable 2: Almacén
Del análisis del marco teórico de la variable, para esta investigación en
concordancia con Alés et al, 2006, se define al almacén como el lugar físico
donde se efectua la función de almacenaje; el lugar debe ser suficiente y tener sus
correspondientes zonas de recepción y control de entradas, de maniobra, de
preparación y de salida de bienes, cuya finalidad es garantizar el
aprovisionamiento de las distintas unidades y servicios en todo momento y a un
costo razonable.
2.2. Operacionalización de Variables
Definición operacional
Es la descomposición de una variable desde el concepto en la operacionalización
debe considerarse los indicadores o ítems, índices e instrumentos de evaluación de
ello debe establecerse la forma como se debe medir así establecer directamente
como el investigador recolecta datos.
50
Tabla 1
Operacionalización: variable Control interno
Dimensión Indicadores ítems Escalas
Seguridad Confiabilidad 1,2,3,4,5,6,7 Cuestionario
Likert ordinal
1. Nunca
2. Casi nunca
3. A Veces
4. Casi siempre
5. Siempre
Riesgo 8,9,10,11,12,13,1
4
Capacitación 15,16,17,18
Seguimiento
de resultados
Revisión periódica 19,20,21,22,23,24
,25,26
Verificación de la
implementación de
recomendaciones
27,28
Comunicación 29,30,31,32
Fuente elaborada de la teoría del control interno
Dichos aspectos se toman datos a través de una escala Likert con índices de
Siempre, Casi Siempre, a Veces, Casi Nunca y Nunca.
Tabla 2
Operacionalización: variable Funcionamiento del almacén
Dimensión Indicadores ítems Escalas
Conservación Protección 1,2,3,4,5 Cuestionari
o
Likert
ordinal
1. Nunca
2. Casi
nunca
3. A Veces
4. Casi
siempre
5. Siempre
Rotación 6,7,8
Condiciones del almacenamiento 9,10
Recepción Documentación 11,12,13,14
Verificación 15,16,17,18,19,
20
Registro 21,22,23
Distribución Programación 24,25,26
Elaboración de informes 27,28,29,30
Conciliaciones 31,32
Fuente elaborada de la teoría del almacén
51
Dichos aspectos se toman datos a través de una escala Likert con índices de
Siempre, Casi Siempre, a Veces, Casi Nunca y Nunca.
2.3. Metodología
El método que se presentará en la presente investigación será el método hipotético
deductivo, jerarquiza el problema, deriva elementos de juicio para interactuar estrategias
operativas, y conoce la variable.
2.4. Tipo de estudio
El presente trabajo de investigación según Hernández, Fernández y
Baptista (2010) es de tipo sustantiva o también conocida como descriptiva, al
respecto se encontró que: “Dentro del enfoque cuantitativa, la calidad de una
investigación se encuentra relacionada con el grado en que se aplique el diseño
tal como fue preconcebido” (p, 136)
De ahí que mediante el tipo de investigación básica permite avanzar la
información de tipo descriptiva, transversal, para reflexionar sobre el objeto de
estudio que es la relación que existe entre el sistema de control interno y el
funcionamiento del almacén.
La presente investigación se llevó a cabo utilizando el Método Hipotético
deductivo de nivel Descriptivo de enfoque cuantitativo estadístico por la
utilización de fórmulas para la tabulación de datos, cifras de carácter numérico
sobre las variables en estudio y que pretenden fundamentar sólidamente la
hipótesis.
2.5. Diseño del estudio
Diseño No experimental – Transversal – Descriptivo correlacional
Asimismo, Hernández, Fernández, Baptista (2010) define a los Diseños
no experimentales como: “estudio que se realizan sin la manipulación deliberada
de variables y en los que sólo se observan los fenómenos en su ambiente natural
para después analizarlos” (p, 205).
Esta investigación es de diseño no experimental-transversal.
52
No experimental, porque de acuerdo a este tipo de investigación no
cuenta con un grupo de experimental dentro de la municipalidad, no existe una
variable dependiente a la cual se va manipular.
Es Transversal, Asimismo Hernández, Fernández y Baptista (2010)
sostienen que: “Recolectan datos en un solo momento y tiempo único donde su
propósito es describir las variables y analizar su incidencia e interrelación en un
momento” (p, 289)
De ahí que en este estudio se analiza al control interno y su incidencia en
el funcionamiento del almacén de la municipalidad distrital. El diseño
correlacional se resume en el siguiente esquema.
01
m r
02
Figura 1: Esquema del diseño de investigación.
Dónde:
M: Es la muestra con lo cual se realizará el estudio.
O1: Indica la medición a la variable (Control interno)
O2: Indica la medición a la variable (Funcionamiento de almacenes)
El objeto de estudio se analizó en base a la realidad de la municipalidad.
2.6. Población , muestra y muestreo
2.6.1.Población
El universo poblacional de trabajadores de la Municipalidad se encuentra
constituido por 410 personas, las cuales se detallan en el cuadro adjunto:
53
CATEGORIA N° TRABAJADORES
Ejecutivos 6
Profesionales 96
Administrativos 40
Técnicos 265
Auxiliares 3
Total 410
Tabla 3
Población en la Municipalidad Distrital de Barranca, 2013
Personal N° de
Trabajadores
Ejecutivos 6
Profesionales 96
Administrativos 40
Técnicos 265
Auxiliares 3
Población 410
Fuente: Registro de personal de la Municipalidad Distrital de Barranca, 2013
2.6.2.Muestra
Tamaño de la muestra:
Se realizó mediante el procedimiento de muestreo probabilístico, el tamaño
muestral de acuerdo a lo expresado por Hernández et al (2006) fue determinado
estadísticamente y calculado mediante la aplicación de la fórmula:
n= Z2 p . qNe2 (N−1)+Z2 p. q
Dónde:
e = Margen de error permitido
54
Z = Nivel de confianza
p = Probabilidad de ocurrencia del evento
q = Probabilidad de no ocurrencia del evento
N = Tamaño de la población
n= Tamaño óptimo de la muestra.
Tamaño de la muestra:
e = 5% error de estimación
Z = 1,96 con un nivel de confianza del 95%
p = 0,5 de estimado
q = 0,5 de estimado
N = 100
Cálculo:
n=(1,96 )2(0 .5 )( 0.5 )(410 )
0.052 (410−1)+(1 ,96 )2(0 .5)(0 .5)
n = 199 es la muestra
2.6.3.Muestreo
Criterios de selección de muestra:
Para la determinación de la muestra se eligió mediante la técnica de muestreo
aleatorio simple y el procedimiento de sorteo hasta completar el número de cupos,
porque la elección de los elementos depende de la probabilidad, de que cualquier
elemento pueda ser elegido.
2.7. Técnicas e instrumentos de recolección de datos
2.7.1. Técnicas.
La recolección de datos se refiere al proceso de obtención de información
empírica que permita la medición de las variables en las unidades de análisis, a
fin de obtener los datos necesarios para el estudio. Según J. Galtung, la
recolección de datos se refiere al proceso de llenado de la matriz de datos.
Entre las técnicas de recolección de datos tenemos el cuestionario, la
entrevista, el análisis de contenido y la observación:
55
Técnica de encuesta.- es una técnica de adquisición de información de interés
sociológico, mediante un cuestionario previamente elaborado, a través del cual
se puede conocer la opinión o valoración del sujeto seleccionado en una muestra
sobre el tema a investigar. La encuesta tiene por finalidad la búsqueda de
información sistemática obtenida de los investigados sobre los datos que se
desean obtener, para que estos datos individuales durante la evaluación se
conviertan en datos agregados.
Técnica de observación, se aplicara esta técnica puesto a que experimentara el
modo en que se ejecuta el proceso de recepción, almacenamiento y distribución
de los bienes de la entidad, para esto es necesario es realizar una inspección
física al área de almacén y observar dichos procesos y dejar constancia mediante
anotaciones o actas de los hechos ocurridos.
El cuestionario es la técnica más universal y se utilizan en todas las
investigaciones sociales; sin embargo en predominante en la Sociología. Es una
técnica de recolección de información de la cual se obtienen datos con un menor
número de omisiones u errores debido a que se cuenta con el asesoramiento del
entrevistador. Considerando que el entrevistador debe ser seleccionado y estar
preparado adecuadamente para evitar la distorsión de la información obtenida, y
a su vez que el entrevistado no se sienta intimidado ni cohibido por la presencia
del entrevistador.
En la presente investigación se hizo uso de la técnica de la Encuesta, por la
modalidad de estudio y el tiempo de aplicación, al respecto se utilizó el
instrumento cuestionario.
En tal sentido, de acuerdo con Hernández et al (2010) la encuesta es el
procedimiento adecuado para recolectar datos a grandes muestras en un solo
momento, de ahí que en este estudio se asume dicha técnica ya que como muestra
se trabajara con un total de 106 sujetos.
2.7.2.Instrumentos.
En base a la técnica definida se empleó dos instrumentos denominados
cuestionario tipo escala con ítems a ser respondido de acuerdo a sus percepciones
dichos instrumentos se construyen en relación con los procedimientos de
56
Operacionalización de las variables. El instrumento de medición del sistema de
control interno fue aplicado a los sujetos de la muestra para medir el nivel de
percepción y el otro instrumento del funcionamiento del almacén fue aplicado a
los mismos sujetos para medir la eficiencia y nivel del desempeño como se detalla
a continuación.
Ficha técnica
Para medir la variable el sistema de control interno
Nombre: Cuestionario para medir el sistema de control interno
Autores: Jadis Apumayta Barahona
Jessy Letty Zúñiga López
Objetivo: Determinar el sistema de control interno en la municipalidad de Barranca -
2013.
Forma de aplicación: Directa
Duración de la Aplicación: 30m
Ficha técnica
Para medir la variable Funcionamiento del almacén
Nombre: Cuestionario para medir el funcionamiento del almacén
Autores: Jadis Apumayta Barahona
Jessy Letty Zúñiga López
Objetivo: Determinar el funcionamiento del almacén en la municipalidad de Barranco -
2013
Lugar de aplicación: Municipalidad de Barranco, en el área de abastecimiento y
patrimonio, 2013
Forma de aplicación: Directa
Duración de la Aplicación: 30min
Validez del instrumento
Control interno
Validez de instrumentos: El instrumento diseñado para la variable control interno
fue sometido a la validez, Hernández et. al. (2010), indican que la “validez se
refiere al grado que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir
57
[…], asimismo puede tener diferentes tipos de evidencia tales como: la
relacionada al contenido, al criterio y al constructo” (p. 201). De acuerdo a los
lineamientos de la Universidad César Vallejo (2012), los criterios de evaluación
de los instrumentos fueron: pertinencia (si el ítem corresponde al concepto teórico
formulado), relevancia (si el ítem es apropiada para representar al componente o
dimensión específica del constructo) y claridad (si se entiende sin dificultad el
enunciado del ítem, es conciso, exacto y directo), por lo tanto luego de aplicar el
piloto, se trabajó la validez de cada criterio por juez utilizando la V de Aiken.
Para esta tarea se consultó dos pedagogos y un metodólogo que ostentaban el
grado de Magister. El coeficiente V de Aiken, tal como indica Escurra (1988), es
el más adecuado para determinar la validez del contenido, mediante el cual
permite obtener valores factibles de ser contrastados estadísticamente según el
tamaño de la muestra de jueces seleccionados. El coeficiente obtiene valores entre
0 y 1, a medida que el valor sea más elevado, el ítem tendrá mayor validez.
Escurra (1988), establece que la fórmula para determinar la validez es:
V= S(N (C−1 ))
En donde S, es igual a la sumatoria de Si (valor asignado por cada juez); N, es el
número de jueces y C, es el número de valores de la escala, en la investigación
fueron dos, correcto e incorrecto.
De acuerdo a los resultados obtenidos como se aprecia en la Tabla 7, el
instrumento para medir el control interno posee una validez altamente
significativa a un nivel de significancia de 0.05 de la variables funcionamiento del
almacén.
2.8. Métodos de análisis de datos
Al concluir la recolección de datos, mediante el cuestionario se procedió a realizar
el análisis cuantitativo de las mismas: análisis estadísticos, análisis interpretativos,
presentación en figuras estadísticas, aplicando el software estadístico SPSS 21.0
Nivel de significación
Para los cálculos estadísticos a partir de los datos de las muestras se ha utilizado
un nivel de significación de 0.05.
Asimismo, se realizo la prueba de correlacion, en la medida que los objetivos e
hipótesis de investigación así lo determinen, por ello se hace neceario el
58
establecimiento del coeficiente de correlación de Spearman, esto en reazon a las
variables cualitativas categorícas.
En estadística, el coeficiente de correlación de Spearman, p (ro) es una medida
de la correlación la asociación o interdependencia) entre dos variables aleatorias
continuas. Para calcular p, los datos son ordenados y reemplazados por su
respectivo orden.
El estadístico p viene dado por la expresión:
Donde D es la diferencia entre los correspondientes estadísticos de orden de x – y
N es el número de parejas.
Funcionamiento del almacén
Validez de instrumento: El instrumento diseñado para la variable
funcionamiento del almacén fueron sometido a la validez, Hernández, Fernández
y Baptista (2010, p. 201), indican que la validez se refiere al grado que un
instrumento realmente mide la variable que pretende medir (…), asimismo puede
tener diferentes tipos de evidencia tales como: la relacionada al contenido, al
criterio y al constructo. De acuerdo a los lineamientos de la Universidad César
Vallejo (2012), los criterios de evaluación de los instrumentos fueron: pertinencia
(si el ítem corresponde al concepto teórico formulado), relevancia (si el ítem es
apropiado para representar al componente o dimensión específica del constructo)
y claridad (si se entiende sin dificultad el enunciado del ítem, es conciso, exacto y
directo), por lo tanto luego de aplicar el piloto, se trabajó la validez de cada
criterio por juez utilizando la V de Aiken. Para esta tarea se consultó dos
pedagógos y un metodólogo que ostentaban el grado de Magister y Doctor. El
coeficiente V de Aiken, tal como indica Escurra (1988), es el más adecuado para
determinar la validez del contenido, mediante el cual permite obtener valores
factibles de ser contrastados estadísticamente según el tamaño de la muestra de
jueces seleccionados. El coeficiente obtiene valores entre 0 y 1, a medida que el
valor sea más elevado, el ítem tendrá mayor validez. Escurra (1988), establece
que la fórmula para determinar la validez es:
59
V= S(N (C−1 ))
En donde S, es igual a la sumatoria de Si (valor asignado por cada juez); N, es el
número de jueces y C, es el número de valores de la escala, en la investigación
fueron dos, correcto e incorrecto. De acuerdo a los resultados obtenidos como se
aprecia en la Tabla 8, fue una validez altamente significativa a un nivel de
significancia de 0.05 de la variable funcionamiento del almacén.
III RESULTADOS
60
3.1. Estadística Descriptiva
3.2. Estadística Inferencial
IV. DISCUSION
V. CONCLUSIONES
VI. RECOMENDACIONES
61
VII.REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Roux, M. (2009). Manual de logística para la gestión de almacenes.
Alvarado, A. (2004). Control interno de una empresa comercial.
Ferrin, A. (2007). Gestión de stock en la logística de almacenes.
Arce, S. (2009). Identificación de los principales problemas en la logística de
abastecimiento de las empresas constructoras bogotanas y propuestas de mejoras
Wong, Z. (2008). El control interno y la gestión empresarial de los bienes e inmubles de
la UNMSM.
Castañeda, V. (2006). Manual práctico para la gestión de almacenes.
Cucho, V. (2009). Análisis, trascendencia y propuesta del control interno en la gestión
de los gobiernos locales distritales de la región Huancavelica: Años 2007 - 2008
Coopers & Lybrand (1997). Los nuevos conceptos del control interno.
Quevedo y Ramírez (2006). Modelos contemporáneos de control interno.
Greiner L. (1972) en su artículo “Perfeccionamiento del Sistema de Control Inteno en
contribuciones a la economía.
Soria K. (2009) http://www.eumed. net/libros/2007c/340/las% 20teorias%20x% 20y
%20y.htm.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la contraloría General de la
República Nº 27785
Ley de control Interno de las entidades del Estado Nº 28716
62
Ley del Sistema Nacional de Bienes Estatales D.S. N° 007-2008- Vivienda y
reglamento.
Resolución Jefatural N° 335-90-INAP/DNA Manual de Administración de Almacenes
para el Sector Público.
Resolución de Contraloría N° 320-2006 Normas de Control Interno.
Ley del Sistema Nacional de Bienes Estatales N° 29151.
Declaraciones de normas de auditoria
63
ANEXOS
64
Anexo 1. MATRIZ DE CONSISTENCIA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL FUNCIONAMIENTO DEL ALMACEN EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BARRANCA – 2013
PROBLEMAS OBJETIVOS HIPOTESIS DIMENSIONES E INDICADORES
2.2.1. Problema general
¿Qué relación existe entre el
sistema de control interno y el
funcionamiento del almacén en la
Municipalidad Distrital de
Barranco, 2013?
2.2.2. Problemas específicos
¿Qué relación existe entre el
riesgo y el funcionamiento del
almacén en la Municipalidad
Distrital de Barranco, 2013?
¿Qué relación existe entre el
seguimiento de resultados y el
funcionamiento del almacén en la
Municipalidad Distrital de
Barranco, 2013?
2.3.1. Objetivo general
Determinar la relación que existe
entre la implementación del
sistema de control interno y el
funcionamiento del almacén en la
Municipalidad Distrital de
Barranco, 2013.
1.6.2. Objetivos específicos
Determinar la relación que existe
entre el riesgo y el funcionamiento
del almacén en la Municipalidad
Distrital de Barranco, 2013?
Determinar la relación que existe
entre el seguimiento de resultados
y el funcionamiento del almacén
en la Municipalidad Distrital de
Barranco, 2013?
3.3.1. Hipótesis general
¿Existe una relación directa y
significativa entre la
implementación del sistema de
control interno y el funcionamiento
del almacén en la Municipalidad
Distrital de Barranco, 2013?
3.3.2. Hipótesis específicos
¿Existe una relación directa y
significativa entre el riesgo y el
funcionamiento del almacén en la
Distrital de Barranco, 2013?
¿Existe una relación directa y
significativa entre el seguimiento
de resultados y el funcionamiento
del almacén en la Municipalidad
Distrital de Barranco, 2013?
Variable 1: Control interno
Dimensiones Indicadores Ítems Instrumentos
1. Seguridad - Confiabilidad
- Riesgo
-Capacitación
1, 2, 3,4,5,6,7
8,9,10,11,12,13,14
Cuestionario
Escala Likert
Índices
Siempre
Casi Siempre
A Veces
Casi Nunca
Nunca
15,16,17,18
2.Seguimiento
de resultados
- Revisión periódica 19,20,21,22,23,24,25,26
- Verificación de la
implementación de
recomendaciones
27,28
4. Empatía -Comunicación 29,30,31,32
Variable 2: Funcionamiento del almacén
Dimensiones Indicadores Ítems Instrumentos
1.Conservación
2.Recepción
3.Distribución
-Protección 1,2,3,4,5
Cuestionario
Escala Likert
Índices
Siempre
Casi Siempre
A Veces
Casi Nunca
Nunca
-Rotación
-condiciones de
almacenamiento
- Documentación
-Verificación
-Registro
-Programación
6,7,8
9,10
11,12,13,14
15,16,17,18,19,20
21,22,23
24,25,26
-Elaboración de informes
-Conciliaciones
27,28,29,30
31,32
TIPO Y DISEÑO DE ESTUDIO POBLACION Y MUESTRA TECNICAS E
INSTRUMENTOS
ESTADISTICA DESCRIPTIVA -
INFERENCIAL
3.3. Metodología
3.3.1. Tipo de investigación
La presente investigación sustantiva es de tipo
descriptiva correlacional.
Hernández et al (2010, p. 388)
3.3.2. Diseño de la investigación
El Diseño del estudio es no experimental y
transversal o transaccional.
En concordancia con Hernández et al (2006) es
Diseño no experimental, transeccional
correlacional causal: Según la recolección de
los datos de la presente investigación, el diseño
adecuado para el estudio es transeccional
correlacional causal debido a que los datos
obtenidos son recogidos en un solo momento y
en un tiempo único. El siguiente esquema
corresponde a este tipo de diseño:
0x
m
0y
Población
El universo poblacional de trabajadores está constituido
por 410 personas al respecto Hernández (2010, p. 239)
CATEGORIA N° TRABAJADORES
Ejecutivos 6
Profesionales 96
Administrativos 40
Técnicos 265
Auxiliares 3
----------------
Total 410
Muestra
De acuerdo a Hernández, et al (2010, p. 227) el tamaño
muestral quedó establecido en 199 trabajadores.
Criterios de selección de muestra:
Para la determinación de la muestra se eligió mediante
la técnica de muestreo aleatorio simple y el
procedimiento de sorteo hasta completar el número de
cupos por cada Institución en la misma todos tuvo la
oportunidad de pertenecer al grupo de muestra.
En el estudio se hizo uso
de la técnica de la
Encuesta, por la
modalidad de estudio y el
tiempo de aplicación, al
respecto se utilizó el
instrumento cuestionario.
En tal sentido, de acuerdo
con Hernández et al
(2010) la encuesta es el
procedimiento adecuado
para recolectar datos a
grandes muestras en un
solo momento, de ahí que
en este estudio se asume
dicha técnica ya que como
muestra se trabajara con
un total de 106 sujetos.
Instrumento 1: liderazgo
del director
Likert
Instrumento 2:
desempeño docente
Este estudio permite determinar si la
frecuencia observada de un
fenómeno es significativamente
igual a la frecuencia teórica prevista,
o sí, por el contrario, estas dos
frecuencias muestran una diferencia
significativa, como por ejemplo, un
nivel de significación del 0,05.
Asimismo, este estadístico sirve
para establecer el grado asociación
o correlación entre dos variables.
La hipótesis se demuestra mediante
los procedimientos de estadística
descriptiva en razón al objetivo
planteado para este estudio.
Asimismo el estadístico a usar para
esta prueba está dado por: Chi
cuadrado, a través de su fórmula:
La relación será
cuantificada mediante el coeficiente
111
x2=∑∑ (O y−E y )E y
2
Figura 1. Diagrama del diseño correlacional
Donde:
“m” es la muestra donde se realiza el estudio
Los subíndices “x, y,” en cada “O” nos indican
las observaciones obtenidas en cada de dos
variables distintas (x, y), Intervinientes
“r” hace mención a la posible relación existente
entre variables estudiadas.
Escala Likert de Correlación rho de Spearman
dado que se trata de dos variables
cualitativas cuyos datos
corresponden a una escala likert es
decir mide las opiniones.
112
Anexo 2. Instrumentos
Cuestionario Escala de Medición: Sistema de Control Interno
INSTRUCCIONES: Marca un aspa (X) en una sola alternativa la que considera se acerque más a su criterio
o grado de información. Por lo que le agradeceré que sea muy sincero en las respuestas.
1 2 3 4 5
NUNCA CASI NUNCA A VECES CASI SIEMPRE SIEMPRE
Nº ITEMS 1 2 3 4 5
confiabilidad
1 ¿Considera usted que la entidad fomenta la práctica de valores en la institución?
2
¿Con la aplicación de controles internos óptimos habrá una corrección de las
malas labores ejecutadas en el área de almacén y por ende una mayor confianza
de los informes emitidos por el área?
3¿Considera usted que los informes emitidos por el almacén sobre el reporte de
saldos, altas y bajas de bienes son confiables?
4¿Las evaluaciones sobre el control interno que se realiza en el área del almacén,
son efectuados de acuerdo a las normas establecidas?
5
¿Dicho examen incluye la evaluación del diseño y comprobación de las funciones,
uso de documentos, registros apropiados; acceso restringido a bienes y/o
archivos?
6¿Las evaluaciones sobre el control interno son realizadas por los trabajadores del
área del almacén?
7 ¿Dichos informes han sido susceptibles a modificaciones de algún tipo?
Riesgo
8¿La aplicación del control interno ayudará a describir cualquier problema
encontrado en el área?
9¿En el caso de aplicarse controles internos, estos podrían identificar las causas
de los errores cometidos?
10¿Con qué frecuencia se realizan evaluaciones de los posibles riesgos, que
pudiese tener el área del almacén?
11¿De los riesgos detectados, se realiza una clasificación de los riesgos, como de
control, inherente y de detección?
12 ¿Existe la seguridad de que los bienes del almacén se encuentren custodiados?
13 ¿Considera usted que el personal que se encuentra laborando en el área del
almacén, cuenta con los conocimientos relacionados a las actividades que en él
113
se realizan?
14¿Considera usted que las capacitaciones brindadas por la entidad sobre el
control, custodia y conservación de los bienes de la entidad son suficientes?
Capacitación
15¿ Considera usted que en el plan anual de capacitaciones de la entidad, debe
incluirse al personal del área del almacén?
16¿El manual de procedimientos del área del almacén es actualizado al tomar
conocimiento de un procedimiento que no se encuentra establecido en el mismo?
17¿El personal que labora en el área del almacén, cumple con las normas
establecidas en el manual de funciones?
18¿Con que frecuencia el gerente de abastecimiento, realizas inspecciones al área
del almacén?
Revisión Periódica
19¿Las inspecciones están orientadas a la revisión y verificación, sobre el
funcionamiento del área del almacén?
20¿Se realizan conciliaciones sobre los saldos de suministros y/o activos fijos, con
las áreas de contabilidad y patrimonio?
21
¿El gerente de abastecimiento realiza coordinaciones con el área de almacén
respecto al seguimiento de medidas correctivas adoptadas, en relación a las
observaciones realizados por los auditores externos o el Organo de Control
Institucional?
22¿Se realizan verificaciones de las implementaciones de recomendaciones dadas
por la oficina de control interno o firmas de auditores externos?
Comunicación
23¿Los informes sobre los registros y actividades ejecutadas por el área del
almacén son comunicadas a la Gerencia Municipal?
24¿El manual de procedimientos del área del almacén es puesto ha conocimiento de
todo el personal?
25¿El área del almacén realiza comunicaciones oportunas al área de contabilidad y
patrimonio, respecto de los bienes dados de alta o de baja?
26 ¿Con qué frecuencia realiza dichas comunicaciones?
ENCUESTA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE ALMACÉN
Estimado(a) Colega:
La presente encuesta anónima que tiene por objetivo recolectar datos para realizar una investigación sobre el
funcionamiento del almacén en la municipalidad del distrito de Barranco. Para ello recurrimos a su valiosa
colaboración y desde ya agradecemos su aporte que contribuirá a mejorar la calidad del servicio prestado por el área..
114
INDICACIONES:
Marque usted el numeral que considera en la escala siguiente.
1 = Totalmente en desacuerdo
2 = En desacuerdo
3 = Casi de acuerdo
4 = De acuerdo
5 = Muy de acuerdo.
N° ITEM 1 2 3 4 5
Indicador: Protección
1 ¿La entidad prohíba el ingreso al almacén de personas ajenas al mismo?
2¿Los bienes de la entidad se encuentran debidamente resguardados y
protegidos?
3 ¿El almacén ofrece seguridad a los bienes en el caso de robos e incendios?
4 ¿Los bienes del almacén se encuentran seguros en él?
5¿La recepción de bienes del almacén pueden hacerlo personas
independientes al área de adquisiciones?
Indicador: Condiciones de almacenamiento
6 ¿El espacio con el que cuenta el área del almacén es el adecuado?
7¿Los bienes que no puedan contar con un espacio en el área del almacén,
deban ser colocados en el pasadizo?
8
¿Los bienes deben ingresar con la guía de remisión y debe comprobarse
que los datos contengan cantidad, peso, número de serie, estado,
funcionamiento y guardarse en sus lugares respectivos?
Indicador: Documentación
9¿El jefe del almacén debe efectuar la constatación del ingresos del bien y
conformidad por la recepción del mismo?
10
¿La copia del documento de ingreso (Orden de compra o nota de entrada de
almacén) debe ser remitida al responsable del almacén, para efecto del
registro del ingreso en la tarjeta de existencia valorada de almacén?
11
¿La prohibición al almacenero de entregar bienes con notas de
requerimientos, cuyos datos se encuentren incompletos o carezcan de
aprobación es una medida favorable adoptada por la entidad?
Indicador: Verificación
12¿Los bienes deben ser controlados mediante inventarios físicos, por lo
menos una vez al año?
13 ¿Debe existir un solo tipo de vía o canal para el ingreso físico de bienes
115
adquiridos por la entidad?
14¿Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a
través del área del almacén, antes de ser utilizadas?
15¿Se debe centralizar las adquisiciones en el área del almacén de la entidad,
antes de ser enviados directamente a obras o al área usuaria?
16
¿Los materiales, accesorios y equipos deban ser almacenados de una
manera ordenada y cronológicamente para facilitar la manipulación, el
recuento y la localización?
17¿La prohibición al almacenero de atender pedidos verbales con cargo a
regularización posterior, es conveniente seguir realizándola?
Indicador: Registro
18¿Una vez ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se deba proceder
a registrar su ingreso en la tarjeta de control visible?
19¿Una vez ubicados los bienes en la zona de almacenaje, se deba proceder a
registrar su ingreso en la tarjeta de control visible?
20¿Deben ser registradas y firmadas los requerimientos atendidos por el
personal que recibe los materiales y suministros?
Indicador: Programación
21¿Todas las salidas de bienes del área del almacén, deben ser sustentados
con pedido de comprobante de salidas y elaborados en tiempo real?
22 ¿Debe existir una programación en la entrega de bienes al área usuaria?
23¿La programación de la entrega de bienes deba considerarse con prioridad al
área de mayor actividad en la entidad?
Indicador: Elaboración de informes
24¿El área de almacén deba preparar informes de conformidad por las
adquisiciones recepcionadas?
25 ¿Los informes de conformidad deban ser aprobados por el jefe de almacén?
26¿Se deba elaborar informe sobre la recepción, para la verificación con las
facturas y la conciliación respectiva con el área del contabilidad?
Muchas Gracias
116
Anexo 3: Validación de los Instrumentos
CARTA DE PRESENTACIÓN
Señor:….Mg. Percy Madueño Ramos………………………………………………..……
Presente
Asunto: VALIDACIÓN DE INSTRUMENTOS A TRAVÉS DE JUICIO DE EXPERTO.
Nos es muy grato comunicarnos con usted para expresarle nuestros saludos y así mismo,
hacer de su conocimiento que siendo estudiante del programa de…Maestría… con mención…
Gestión Pública……. de la UCV, en la sede…San Juan de Lurigancho……….., promoción…2013-
0, aula 106-F., requerimos validar los instrumentos con los cuales recogeremos la información
necesaria para poder desarrollar nuestra investigación y con la cual optaremos el grado de
Magíster.
El título nombre de nuestro proyecto de investigación es
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL FUNCIONAMIENTO DEL ALMACEN EN LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BARRANCA - 2013
y siendo imprescindible contar con la aprobación de docentes especializados para poder
aplicar los instrumentos en mención, hemos considerado conveniente recurrir a usted, ante su
connotada experiencia en temas educativos y/o investigación educativa.
El expediente de validación, que le hacemos llegar contiene:
1. Anexo N° 1: Carta de presentación 2. Anexo N° 2: Matriz de operacionalización3. Anexo N°3 : Definiciones conceptuales de las variables4. Anexo N° 4: Certificado de validez de contenido de los instrumentos
Expresándole nuestros sentimientos de respeto y consideración nos despedimos de usted,
no sin antes agradecerle por la atención que dispense a la presente.
Atentamente.
____________________________ _________________________
Firma Firma
Apumayta Barahona, Jadis Zúñiga López, Jessy Letty
D.N.I: 07240746 D.N.I: 40489003
117
ANEXO 3
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Variable Dimensión Indicadores ítems Escalas
Sistema de
Control
Interno
Seguridad Confiabilidad 1,2,3,4,5,6,7 Cuestionario
Likert ordinal
1. Nunca
2. Casi nunca
3. A Veces
4. Casi siempre
5. Siempre
Riesgo 8,9,10,11,12,13,14
Capacitación 15,16,17,18
Seguimiento de
resultados
Revisión periódica 19,20,21,22,23,24,25,26
Verificación de la implementación
de recomendaciones
27,28
Comunicación 29,30,31,32
ANEXO 3
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE FUNCIONAMIENTO DEL ALMACEN
Variable Dimensión Indicadores ítems Escalas
Funcionamiento del
Almacen
Conservación Protección 1,2,3,4,5 Cuestion
ario
Likert ordinal
1. Nunca
2. Casi nunca
3. A Veces
4. Casi siempre
5. Siempre
Rotación 6,7,8
Condiciones del
almacenamiento
9,10
Recepción Documentación 11,12,13,14
Verificación 15,16,17,18,19,20
Registro 21,22,23
Distribución Programación 24,25,26
Elaboración de informes 27,28,29,30
Conciliaciones 31,32
118
ANEXO 3
DEFINICIÓN CONCEPTUAL DE LA VARIABLE
Variable: SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El Control Interno es un proceso y por tanto el mismo puede ser evaluado en cualquier punto de su
desarrollo. Es un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas, un medio para lograr un fin. Lo llevan
a cabo los trabajadores, funcionarios y directivos, que actúan en todos los niveles y en las diferentes
áreas. Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales
de organización y procedimientos. Ningún manual de organización recoge todos los riesgos reales y
potenciales ni desarrolla controles para hacer frente a todos y cada uno de ellos. En consecuencia, las
personas que componen esa organización deben tener conciencia de la necesidad de evaluar los riegos y
aplicar controles y deben estar en condiciones de responder adecuadamente por ello.
En cada área de la organización, la persona encargada de dirigirla es responsable por el Control Interno
ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos, en su cumplimiento
participan todos los trabajadores de la entidad independientemente de la categoría ocupacional que
tengan.
Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u operaciones en la empresa. Se
trata de un aporte trascendental: los controles internos no son elementos restrictivos sino que posibilitan
los procesos, permitiendo y promoviendo la consecución de los objetivos, porque se refiere a riesgos a
superar para alcanzar dichos objetivos.(González y Cabrale,2010).
.
Dimensión 1: SEGURIDAD
Con la aplicación del control interno lo que se pretende es reducir los riesgos de corrupción, lograr los
objetivos y metas establecidos, promover el desarrollo organizacional, lograr mayor eficiencia, eficacia y
transparencia en las operaciones, asegurar el cumplimiento del marco normativo, proteger los recursos y
bienes del Estado, y el adecuado uso de los mismos, contar con información confiable y oportuna,
fomentar la práctica de valores, promover la rendición de cuentas de los funcionarios por la misión y
objetivos encargados y el uso de los bienes y recursos asignados.
Dimensión 2: SEGUIMIENTO DE RESULTADOS
Entiéndase por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la
calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar 119
que los hallazgos de la auditoria y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud, la
importancia del seguimiento como parte del sistema de control interno, radica en que deben
proporcionarse actividades del seguimiento concurrente y evaluaciones independientes, en los que se
considere al menos, lo siguiente:
Que sirvan como base para la detección, valoración y corrección de debilidades en el sistema de control
interno.
Proporcionar que no se constituyan en un fin en si mismo, sino en un medio para alcanzar los objetivos
institucionales.
Se requiere del entendimiento de los procesos o actividades de la entidad y de cada uno de sus
componentes, además de capacitación, concientización y sensibilización en la temática.
Debe contarse con una metodología previamente definida para su diseño, ajustada a las particularidades
de la institución.
Considerar que la documentación del control interno variará en relación con el tamaño de la organización.
Se verifique que los controles aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con los
objetivos institucionales y que cubran aquellas áreas estratégicas de la institución.
Asegurarse de que las deficiencias de control interno detectadas, se comuniquen al nivel con competencia
para tomar las acciones correctivas.
Que las instituciones de excepción, de orden estratégico, se comuniquen a los niveles superiores de la
organización u otras instancias según corresponda.
Que las mejoras por realizar, se incluyan en un plan-cronograma de acuerdo con las posibilidades
institucionales.
Variable: FUNCIONAMIENTO DEL ALMACEN
La forma de organizar y administrar el almacén depende de varios factores tales como el tamaño y el
plano de organización, el grado de descentralización deseada, la variedad y magnitud de los bienes e
insumos a distribuir, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manipulación y distribución de
los bienes.( Pau i Cos, Navascués ,1998).
Dimensión1: RECEPCION
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la
correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. La recepción es el proceso de 120
planificación de las entradas de unidades, descarga y verificación tal y como se solicitaron mediante la
actualización de los registros de inventario.
Dimensión 2: CONSERVACION
Proceso que se inicia luego de recibir un embarque, donde se recibe el material de proveedores.
(descarga, desempacado) para luego identificar y revisar el género, lográndose así identificar el material
solicitado y se registra el embarque. Si se detectan faltantes o roturas debe reportase, mientras que los
demás productos se coloca en el lugar indicado según normativa.
Dimensión 3: DISTRIBUCION
Es el subproceso del almacén de carácter operativo relativo al traslado de los materiales/productos de una
zona a otra de un mismo almacén o desde la zona de recepción a la ubicación de almacenamiento. La
actividad de mover físicamente mercancías se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran
variedad de equipos de manipulación de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una
serie de factores como son:
Volumen del almacén
Volumen de las mercancías
Vida de las mercancías
Coste del equipo frente a la finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos
121
Anexo 4
CERTIFICADO DE VALIDEZ DE CONTENDO DEL INSTRUMENTO QUE MIDE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Nº DIMENSIONES / ítems Pertinencia1 Relevancia2 Claridad3 Sugerencias
DIMENSIÓN 1 :SEGURIDAD Si No Si No Si No
1 ¿Considera usted que la entidad fomenta la práctica de valores en la institución? X X X
2
¿Con la aplicación de controles internos óptimos habrá una corrección de las malas
labores ejecutadas en el área de almacén y por ende una mayor confianza de los
informes emitidos por el área?
X X X
3¿Considera usted que los informes emitidos por el almacén sobre el reporte de
saldos, altas y bajas de bienes son confiables?
X X X
4¿Las evaluaciones sobre el control interno que se realiza en el área del almacén,
son efectuados de acuerdo a las normas establecidas?
X X X
5
¿Dicho examen incluye la evaluación del diseño y comprobación de las funciones,
uso de documentos, registros apropiados; acceso restringido a bienes y/o
archivos?
X X X
6¿Las evaluaciones sobre el control interno son realizadas por los trabajadores del
área del almacén?
X X X
7 ¿Dichos informes han sido susceptibles a modificaciones de algún tipo? X X X
8¿La aplicación del control interno ayudará a describir cualquier problema
encontrado en el área?
X X X
9¿En el caso de aplicarse controles internos, estos podrían identificar las causas de
los errores cometidos?
X X X
10 ¿Con la aplicación de controles internos se podrán evitar riesgos? X X X
11¿Con qué frecuencia se realizan evaluaciones de los posibles riesgos, que pudiese
tener el área del almacén?
X X X
12¿De los riesgos detectados, se realiza una clasificación de los riesgos, como de
control, inherente y de detección?
X X X
13 ¿Existe la seguridad de que los bienes del almacén se encuentren custodiados? X X X
14¿Las labores realizadas por el personal del área son realizadas, tomando en
cuenta los criterios de eficiencia y eficacia?
X X X
15¿El personal que labora en el área del almacén, se encuentra en la relación del
personal a ser capacitados por la entidad?
X X X
16
¿Considera usted que el personal que se encuentra laborando en el área del
almacén, cuenta con los conocimientos relacionados a las actividades que en él se
realizan?
X X X
17¿Considera usted que las capacitaciones brindadas por la entidad sobre el control,
custodia y conservación de los bienes de la entidad son suficientes?
X X X
18¿ Considera usted que en el plan anual de capacitaciones de la entidad, debe
incluirse al personal del área del almacén?
X X X
DIMENSION 2 : SEGUIMIENTO DE RESULTADOS Si No Si No Si No
19 ¿El manual de procedimientos del área del almacén es actualizado al tomar
conocimiento de un procedimiento que no se encuentra establecido en el mismo?
X X X
20 ¿El personal que labora en el área del almacén, cumple con las normas
establecidas en el manual de funciones?
X X X
21 ¿Con que frecuencia el gerente de abastecimiento, realizas inspecciones al área X X X
4
del almacén?
22 ¿Dichas inspecciones están orientadas a la revisión y verificación, sobre el
funcionamiento del área del almacén?
X X X
23 ¿Con qué frecuencia se realizan visitas inopinadas al almacén, con la finalidad de
comprobar que las labores que se realizan en el área están de acuerdo a las
políticas establecidas?
X X X
24 ¿Cómo encargado del almacén efectúa seguimientos a las labores que realiza el
personal de la cual usted se encuentra a cargo?
X X X
25 ¿El resultado de dicho seguimiento, es comunicado oportunamente al gerente de
abastecimiento?
X X X
26 ¿Se realizan conciliaciones sobre los saldos de suministros y/o activos fijos, con las
áreas de contabilidad y patrimonio?
X X X
27 ¿El gerente de abastecimiento realiza coordinaciones con el área de almacén
respecto al seguimiento de medidas correctivas adoptadas, en relación a las
observaciones realizados por los auditores externos o el Organo de Control
Institucional?
X X X
28 ¿Se realizan verificaciones de las implementaciones de recomendaciones dadas
por la oficina de control interno o firmas de auditores externos?
X X X
29 ¿Los informes sobre los registros y actividades ejecutadas por el área del almacén
son comunicadas a la Gerencia Municipal?
X X X
30 ¿El manual de procedimientos del área del almacén es puesto ha conocimiento de
todo el personal?
X X X
31 ¿El área del almacén realiza comunicaciones oportunas al área de contabilidad y
patrimonio, respecto de los bienes dados de alta o de baja?
X X X
5
32 ¿Con qué frecuencia realiza dichas comunicaciones? X X X
Anexo 4
CERTIFICADO DE VALIDEZ DE CONTENDO DEL INSTRUMENTO QUE MIDE FUNCIONAMIENTO DEL ALMACEN
Nº DIMENSIONES / ítems Pertinencia1 Relevancia2 Claridad3 Sugerencias
DIMENSION 1: CONSERVACION Si No Si No Si No
1 ¿Considera usted que el espacio con el que cuenta el área del almacén es el adecuado? X X X
2 ¿Cree usted que los bienes que no puedan contar con un espacio en el área del almacén, deban
ser colocados en el pasadizo?
X X X
3 ¿Considera usted que existe bienes de poco movimiento? X X X
4 ¿Considera usted que los bienes de mayor rotación deban contar con un mayor espacio? X X X
5 ¿Cree usted que el método de primeras entradas y primeras salidas, deba seguir empleándose en
el almacén?
X X X
6
6 ¿Está de acuerdo que la entidad prohíba el ingreso al almacén de personas ajenas al mismo? X X X
7 ¿Considera usted correcto que los bienes de la entidad se encuentran debidamente resguardados
y protegidos?
X X X
8 ¿Considera usted que el almacén ofrece seguridad a los bienes en el caso de robos e incendios? X X X
9 ¿Considera usted que los bienes del almacén se encuentran seguros en él? X X X
10 ¿Está de acuerdo con que se ejecute la función de recepción de bienes del almacén por personas
independientes al área de adquisiciones?
X X X
DIMENSION: RECEPCION
11 ¿Está de acuerdo con que los bienes ingresen con la guía de remisión respectiva y se compruebe
que los datos contengan cantidad, peso, número de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera
pertinente?
X X X
12 ¿Considera usted que el jefe del almacén deba efectuar la constatación del ingresos del bien y
conformidad por la recepción del mismo?
X X X
13 ¿Está de acuerdo con que la copia del documento de ingreso (Orden de compra o nota de entrada
de almacén) sea remitida al responsable del almacén, para efecto del registro del ingreso en la
tarjeta de existencia valorada de almacén?
X X X
14 ¿Considera usted que la prohibición al almacenero de entregar bienes con notas de
requerimientos, cuyos datos se encuentren incompletos o carezcan de aprobación es una medida
favorable adoptada por la entidad?
X X X
15 ¿Se encuentra de acuerdo con que los bienes sean controlados mediante inventarios físicos, por lo
menos una vez al año?
X X X
16 ¿Se encuentra de acuerdo con que exista un solo tipo de vía o canal para el ingreso físico de
bienes adquiridos por la entidad?
X X X
7
17 ¿Esta de acuerdo con que todos los bienes que adquiera la entidad ingresen físicamente a través
del área del almacén, antes de ser utilizadas?
X X X
18 ¿Considera usted que es correcto centralizar las adquisiciones en el área del almacén de la
entidad, antes de ser enviados directamente a obras o al área usuaria?
X X X
19 ¿Cree usted que los materiales, accesorios y equipos deban ser almacenados de una manera
ordenada y cronológicamente para facilitar la manipulación, el recuento y la localización?
X X X
20 ¿Considera usted que la prohibición al almacenero de atender pedidos verbales con cargo a
regularización posterior, es conveniente seguir realizándola?
X X X
21 ¿Considera usted que deban ser registradas y firmadas los requerimientos atendidos por el
personal que recibe los materiales y suministros?
X X X
22 ¿Cree usted que de una vez ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se deba proceder a
registrar su ingreso en la tarjeta de control visible?
X X X
23 ¿Cree usted que de una vez ubicados los bienes en la zona de almacenaje, se deba proceder a
registrar su ingreso en la tarjeta de control visible?
X X X
DIMENSION : DISTRIBUCIÒN
24 ¿Considera usted que todas las salidas de bienes del área del almacén, deben ser sustentados
con pedido de comprobante de salidas y elaborados en tiempo real?
X X X
25 ¿Está de acuerdo con qué exista una programación en la entrega de bienes al área usuaria? X X X
26 ¿Considera usted que en la programación de la entrega de bienes deba considerarse con prioridad
al área de mayor actividad en la entidad?
X X X
27 ¿Cree usted que deban realizarse actas de conciliaciones sobre saldos del almacén entre el área
contable y patrimonio?
X X X
28 ¿Considera usted que dichas conciliaciones deban contar con un detalle analítico? X X X
8
29 ¿Considera usted que el área de almacén deba preparar informes de conformidad por las
adquisiciones recepcionadas?
X X X
30 ¿Considera usted que dichos informes deban ser firmadas por el personal que recepciona los
bienes?
X X X
31 ¿Considera usted que dichos informes deban ser aprobados por el jefe de almacén? X X X
32 ¿Cree usted que se deban elaborar informe sobre la recepción, para la verificación con las facturas
y la conciliación respectiva con el área del contabilidad?
X X X
Observaciones (precisar si hay suficiencia):_____________________________________________________________________________________
Opinión de aplicabilidad: Aplicable [ X ] Aplicable después de corregir [ ] No aplicable [ ]
Lima…15….de…Enero ..del 2015..
Apellidos y nombre s del juez evaluador: ……MADUEÑO RAMOS, PERCY.…………………………. DNI:………
10492469…………………………………….
Especialidad del evaluador:……PSICÒLOGO - DOCENTE INVESTIGADOR……………………………………1 Pertinencia:El ítem corresponde al concepto teórico formulado.2Relevancia: El ítem es apropiado para representar al componente o dimensión específica del constructo 3Claridad: Se entiende sin dificultad alguna el enunciado del ítem, es conciso, exacto y directo
9
