Tecnologia da Informação Aplicada para Administração e Negócios

A Tecnologia da Informação – TI

Tecnologia da Informação Aplicada para Administração e Negócios

Responsável pelo Conteúdo:Prof. Ms. Vagner Silva

Revisão Textual:Profª. Esp. Márcia Ota

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1- Tecnologia da informação

Para definir a tecnologia da informação é interessante que vejamos alguns conceitos que a compõe. Você já ouviu falar sobre sistema de informação? Pois é exatamente isto que vamos começar a definir antes de entrar em tecnologia da informação, com esses conceitos bem definidos ficará mais fácil entendê-la.

James O’ Brien escreve que um sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalha junto rumo a uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação.

Pelo conceito estabelecido podemos perceber que há vários sistemas que fazem parte de nosso cotidiano, por exemplo:

1) O sistema de refrigeração: é um conjunto de componentes que trabalham de forma integrada com o objetivo de refrigerar um determinado local;

2) Sistema solar: formado por nove planetas que se encontram no campo gravitacional do sol;

3) Sistema de arrefecimento: conjunto de componentes que controla a temperatura do motor de um automóvel.

Como pode perceber nos três exemplos acima, cada sistema é composto por um conjunto de componentes que se relacionam para atingir um objetivo. Estando compreendido o termo sistema, temos agora como conceituar sistema de informação.

Segundo Turbam 2004, um sistema de informação coleta, processa, armazena, analisa e dissemina informação com um objetivo. Um sistema de informação é alimentado por alguns componentes externos, por exemplo: fornecedores, clientes, agências reguladoras, acionistas e concorrentes, todas as informações adquiridas destes componentes são importantes para uma organização se tornar mais competitiva, estas informações quando bem estruturadas e organizadas se tornam importantes para a sobrevivência da empresa. Um sistema de informação é composto basicamente de uma entrada, processamento, classificação, organização e de uma saída estruturada que servirá como realimentação para a entrada.

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Com um sistema de informação informatizado um diretor, gerente, ou mesmo, um administrador pode saber em tempo real:

1) A posição do estoque de produtos acabados;

2) O valor de venda de determinado produto;

3) A posição do fluxo de caixa;

4) Quais são seus devedores, quanto eles devem e qual a previsão dos pagamentos.

Um sistema de informação deve ser capaz de compor e apresentar as informações relacionadas acima. Considerando o exposto, um sistema de informação traz os seguintes benefícios.

1) Maior eficiência, produtividade e seguranças;

2) Aperfeiçoamento das comunicações;

3) Carga de trabalho reduzida, custos reduzidos;

4) Maior precisão, menos erros;

5) Maior e melhor controle sobre as operações;

6) Melhores decisões com base em informação de qualidade, mais oportunidades;

7) Vantagens competitivas, melhor serviço e melhor qualidade;

8) Valor agregado aos produtos (bens e serviços)

Os benefícios citados acima podem ser obtidos por sistemas de informação manual ou computadorizados. É notório que os sistemas de informação computadorizados agilizam na obtenção destas informações, portanto, os administradores, de posse dessas informações, poderão tomar decisões mais rápidas. Podemos perceber que não adianta ter um sistema de informação bem estruturado se não há pessoas qualificadas para fazer a leitura e tradução dessas informações com o objetivo de tomar decisões rápidas. Portanto, as empresas devem ter administradores que, dentre outras características, saibam interpretar as informações e agir rapidamente de acordo com elas e com os interesses das empresas.

Grande parte dos sistemas de informação começa a ser desenvolvida de forma manual para em seguida, se estabilizar e depois partir para a informatização. Esta característica é percebida principalmente em pequenos estabelecimentos que começam a crescer e sentem a necessidade da informatização. Vale lembrar que mesmo os sistemas de informação estando de forma manual eles devem estar bem estruturados antes de serem informatizados, caso isso não ocorra, corre-se o risco da informatização dar errado e, como consequência, a empresa não terá bons resultados. Quando um sistema de informação é informatizado, torna-se mais fácil o armazenamento e recuperação dos dados, o processamento das informações é feito de uma forma mais rápida tornando possível tomar decisões também mais rápidas.

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2- Sistema de Informação Informatizado

Um sistema de informação informatizado é composto pelos seguintes componentes: hardware, software, banco de dados, redes, procedimentos e pessoas.

O Hardware é composto por um conjunto de dispositivos como, processadores, monitores, teclados, impressoras, mouse, etc. Todos estes dispositivos são necessários para a entrada de dados, processamento e a exibição do resultado para o ser humano.

O Software é composto por um conjunto de programas que gerencia o Hardware dando flexibilidade na manipulação dos dados. O Software, hoje em dia, é o diferencial apresentado em diversos computadores, pelo software podemos implementar uma determinada rotina para que seja executado de uma forma bem mais rápida.

O banco de dados possibilita o armazenamento de dados organizados de tal forma que os programas possam transformá-los em informações. Os bancos de dados modernos possibilitam a associação entre estes dados que são armazenados em forma de registros. Essas associações de dados permitem que empresas façam relações e cheguem a conclusões interessantes, como foi no caso do Wall Mart. Eles chegaram a notar que quando um determinado produto era vendido, outro produto também era frequentemente vendido, ou seja, havia certa relação entre eles embora não houvesse características comuns entre eles, com esta informação e até para facilitar para o cliente, esses produtos, que não tinham relação comum, começaram a aparecer nos mesmos corredores, uns aos outros. Hoje, podemos perceber que vários hipermercados utilizam desta técnica e disponibilizam um produto próximo ao outro mesmo que não tenham características semelhantes entre eles.

A rede de computadores consiste em um sistema de conectividade que viabiliza o compartilhamento de recursos entre os computadores distantes entre si. É difícil imaginar um computador fora de uma rede de computadores, na verdade ele passa a não ter muita função quando não estão conectados. Em muitas empresas, a rede é primordial para o bom andamento das atividades, muitas delas ficam extremamente comprometidas devido a falhas na rede.

Os procedimentos também fazem parte do sistema de informação informatizado, esses procedimentos são documentos como, o plano estratégico da empresa, políticas, métodos e regras para utilizar o sistema de informação. Os objetivos destes procedimentos são: a estruturação, a padronização e atendimento às normas da empresa.

O ser humano é um dos componentes mais importantes dentro do sistema de informação, não adianta uma empresa ter tecnologia avançada e programas de última geração se as pessoas não estiverem engajadas em todo o processo. Uma informação passada de forma errada pode desestabilizar todo o sistema de informação, fornecendo relatórios com informações incorretas e até direcionar a tomadas de decisões impróprias para um determinado momento.

De acordo com os conceitos explanados até o presente momento, já é possível definirmos o significado de tecnologia da informação. A tecnologia da informação, em seu sentido mais abrangente, descreve um conjunto de diversos sistemas de informação, usuários, gestão de uma empresa além dos aspectos tecnológicos e permite com que as informações sejam processadas de forma rápida, organizada e segura. A infra-estrutura da tecnologia da informação é composta por hardwares, softwares, redes e outros dispositivos como, celulares, palm top, netbook e notebook.

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3- Economia digital

Você já deve ter percebido que a grande maioria das compras que fazemos hoje em dia é feita utilizando dinheiro virtual e não mais o dinheiro em papel ou moeda, costumamos usar cartão de crédito ou cartão de débito em conta ou, até mesmo, o uso da Internet para proceder uma compra. No Japão, o telefone celular já é usado para fazer transações como se fosse um cartão de crédito, eles são usados para comprar bilhetes de metrô, bilhetes para entrada nos cinemas e até para compras de passagens aéreas. Isto já é possível ser feito usando um chip (RFID - Radio Frequency IDentification) que identifica o usuário, assim é possível receber a fatura em casa com todas as transações feitas pelo celular ficando então centralizado em apenas um equipamento.

A tecnologia da informação, com todos os seus componentes, proporcionam uma plataforma global a partir do qual as pessoas e as organizações se interagem, se comunicam e buscam informações.

O e-business, ou um comércio eletrônico envolve a tecnologia da informação para permitir uma transação pela Internet. Pode-se perceber em diversos seguimentos que a Internet trouxe uma mudança na atitude do consumidor, pois é uma nova porta com várias possibilidades de negócio que se abriu. Você já deve ter percebido que o consumidor que está sendo formado pela Internet, em linhas gerais, é muito mais atento e exigente.

A possibilidade de fazer compras pela Internet está mudando o hábito dos seres humanos, cada vez mais as pessoas estão deixando de sair de suas casas para fazer compra de um determinado produto. Muitos ainda têm certo receio em relação à segurança, mas se pararmos para pensar vamos chegar à conclusão de que fazer compra em um determinado estabelecimento não garante que não seremos abordados e roubados com o atenuante de que poderemos sofrer agressões e sequestro relâmpago trazendo certo trauma psicológico, você já pensou nisso?

Os canais de comunicações em uma empresa devem ser explorados de forma eficiente. Um computador não deve ser apenas usado como meio para que um funcionário desenvolva sua atividade, mas também para comunicação interna, pois o computador, por ser considerado de propósito geral, permite um incrível leque de opções. A Intranet, pelas suas características pode ser usada para substituir a “rádio peão”. É possível pela Intranet, disponibilizar páginas de interesses comuns, desta forma todos poderão ter informações semelhantes e até se beneficiar destas informações pegando atalhos para obter algumas informações como: organograma da empresa, nomes das secretárias etc. Sendo assim, não um funcionário não precisa perguntar para outras pessoas sobre estas informações se as têm disponíveis de forma clara e de fácil acesso.

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As empresas estão utilizando a Intranet para se comunicar com seus fornecedores, muitas permitem que esses fornecedores tenham acesso direto ao estoque tendo como vantagem um controle preciso na quantidade máxima e mínima de um determinado produto. Vale comentar que a comunicação interna se tornou mais ágil e rica em informações através do uso da Intranet, até projetos podem ser gerenciados e divulgados por estas redes internas facilitando a atualização e divulgação dos controles. Os funcionários de algumas empresas já têm disponíveis pela Intranet às atividades que devem ser executadas por ele, isto é possível por uma técnica chamada Workflow.

Muitas empresas estão usando o conceito de Cloud Computing para armazenar as informações em locais fora da empresa que propiciam segurança, com isto a empresa ganha em contenção em relação a suas informações, pois se ocorrer algum dano a empresa causado por fenômenos naturais suas informações poderão ser recuperadas com facilidade. Atualmente, o Cloud Computing é fornecido por Data Center e passou a ser uma alternativa interessante para empresas que não querem manter administradores de redes para manter suas informações seguras.

Você já deve ter notado que a economia digital traz confortos para o ser humano e que algumas delas como, tirar uma foto digital e enviar por e-mail é bem mais cômodo que tirar uma foto e ter que enviá-la para revelar. O exemplo acima é um dos muitos que podemos citar como vantagem oferecida pelo mundo digital.

4- Impacto da TI

Você há de concordar que a tecnologia da informação trouxe aspectos positivos e negativos para a sociedade, para as empresas e para o mercado de trabalho, aquele que não se adequar a essas mudanças terá, com certeza, dificuldades em suas atividades. Acredito que todos se lembram da empresa Olivetti que na década de 80 fabricava máquinas de escrever, infelizmente o máximo que ela chegou de aperfeiçoamento foi a máquina de escrever elétrica. O ramo de máquinas de escrever deu lugar para os computadores e a empresa Olivetti, por não se aperfeiçoar rapidamente, acabou fechando sua fábrica em São Paulo. Nós, seres humanos, devemos nos preocupar com isto também, temos que sempre nos aperfeiçoar, estar sempre atualizado em relação à tecnologia para que possamos sobreviver nesse mercado de trabalho.

Aspectos positivos como: busca de vantagens competitivas, suporte aos processos, tomada de decisão de forma ágil, redução da exposição de pessoas a situações perigosas e até a melhoria da qualidade de vida das pessoas são, de modo geral, percebidos por todos com o uso da tecnologia da informação. No entanto, os aspectos negativos como, invasão da privacidade, desemprego, redução ou eliminação do elemento humano, ansiedade da informação, o abismo digital, também são, de modo geral, percebidos em nosso meio. O fato é que as vantagens conseguidas com a tecnologia da informação compensam os aspectos negativos, pois ela mudou e aperfeiçoou drasticamente nosso estilo de viver e de fazer negócios, a tecnologia da informação vem crescendo em um ritmo vertiginoso em especial a partir do surgimento da Internet que possibilitou a interconexão de pessoas por todo o mundo. Por esse motivo é que devemos nos aperfeiçoar sempre, não queremos ser atropelado por e ela e, para nós aperfeiçoar precisamos estudar e entender a tecnologia da informação.

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5- A Internet como meio de divulgação

É fato que as comunicações das empresas estão caminhando para a Internet, elas estão indo fortemente para redes sociais e sites que permitem a interação e produção de conteúdo pelos usuários. Sites como Orkut, twitter, buscadores onde o usuário consegue interagir com a empresa explanando suas experiências com diversos produtos estão, cada vez mais, sendo usados. As empresas devem explorar isto de forma cuidadosa, pois uma reclamação pode não ficar somente entre o consumidor e a empresa, se o consumidor estiver insatisfeito poderá divulgar sua opinião abertamente em sua rede social.

Seria ideal que as empresas usassem estas redes a seu favor, desta forma poderia administrar determinadas questões para não deixar que sua imagem ficasse prejudicada por conta destas reclamações. Estas insatisfações podem ficar publicadas “eternamente” e até ser devolvido como resultado em sites de buscas mesmo que o problema já tenha sido resolvido há algum tempo. Portanto, uma busca de um determinado produto poderá ter como resposta a insatisfação registrada por alguns consumidores que trocaram impressões sobre o produto e o possível consumidor, com certeza, irá ajudar a construir uma imagem negativa por conta disto. Por este motivo, as empresas devem ser assessoradas por profissionais qualificados para dar o devido suporte a esta nova maneira de agir do consumidor. Estes profissionais devem desenvolver um planejamento estratégico para evitar que isto ocorra e se, caso ocorrer, que seja controlado a situação.

Uma rede social que discute sobre um determinado produto pode e deve receber visitas de fabricantes do ramo para, de forma sucinta, fazer propagandas, isto, desde que feito de uma forma correta, é uma forma menos intrusiva e direcionada de fazer marketing, pois o público-alvo já está ali agrupado e discutindo sobre produtos de seu interesse, ou seja, são pessoas que estão propícias em receber informações. No mundo atual, não é aconselhável inserir nestas comunidades propagandas diretas como banners dos produtos, imagens ou outro tipo de propaganda intrusiva. O ideal seria ter funcionários qualificados que interajam com estes consumidores ou possíveis consumidores como um consultor on-line, ou então se preferir pode ser feito de forma um pouco mais discretamente intrusivo inserido links patrocinados.

É bom que fique claro que a empresa não deve enganar os consumidores fazendo com que funcionários se passem como consumidores e sim treinar funcionários para que possam ajudar os consumidores respondendo algumas dúvidas referentes a determinados produtos. O marketing está mudando, estamos acostumados em receber de forma unidirecional o marketing da empresa sobre um determinado produto. No entanto, estas redes sociais acabam alterando a forma de ser, ou seja, os novos consumidores irão comprar um produto pelo que contam deles e, consequentemente, pelos que compram.

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As empresas devem ficar atentas para levantar o perfil destes consumidores. Há ferramentas que conseguem dados preciosos do consumidor como: que produto foi consultado, que páginas foram navegadas, de que estado pertence. Com estas informações consegue-se exibir publicidades diferenciadas de acordo com o perfil traçado com as informações de navegação. Por isso, as que não se adequarem ao cenário da Internet, disponibilizando informações através de sites ou qualquer outro tipo de rede social, de alguma forma, serão levadas a este meio de comunicação pelas próprias redes sociais, pois serão lembradas ou pelos bons serviços prestados ou pelos maus serviços prestados aos consumidores. É certo que o último caso é bem mais divulgado que o primeiro, ou seja, as empresas são lembradas mais pelo mau atendimento que pelo bom atendimento.

Há sites (http://www.reclameaqui.com.br/) específicos que permitem aos consumidores fazerem reclamações e consultar como as empresas tratam uma determinada reclamação. O interessante neste site é que as reclamações são passadas para as empresas e estas têm que responder, de forma pública, qual a solução que será dada ao problema relatado.

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Anotações