tcc gestão do tempo na profissão do administrador

1

Faculdades Integradas Teresa D’Ávila

Faculdade de Administração

Ana Paula de Alcântara

Daniele Luiza da Silva Dias

Vanessa Aparecida Marques Azevedo

Recursos Humanos

Gestão do Tempo na Profissão do Administrador

Lorena, 2009

2

Ana Paula de Alcântara

Daniele Luiza da Silva Dias

Vanessa Aparecida Marques Azevedo


Lorena – SP

2009

Trabalho de conclusão de Curso apresentado nas Faculdades Integradas Teresa D’Ávila – Fatea, como parte dos requisitos à obtenção do certificado de conclusão da graduação de administração de empresas com ênfase em Recursos Humanos. Orientador: Profº. ESP. André Alves Prado

3


Aprovado em:

Banca Examinadora:

Professor Orientador André Alves Prado

Professora Rosana Maria da Silva Soares Carvalho

Professora Me. Carolina Arantes Pereira

Trabalho de conclusão de curso (TCC) apresentado às Faculdades Integradas Teresa D’Ávila – FATEA, como requisito parcial para obtenção do titulo de Bacharel em Administração de Empresas.

4

Aos nossos pais,

por toda educação e

incentivo.

5

Epígrafe

"Os supercríticos do planeta só não percebem que quem gasta tanto tempo

criticando a vida alheia não encontra energias para atingir a própria

perfeição" - Roberto Shinyashiki

6

Agradecimentos

Agradecemos a Deus que nos deu força e sabedoria na realização deste

trabalho.

Agradecemos aos nossos familiares, a paciência e compreensão durante o

planejamento e execução deste trabalho feito com afinco.

Agradecemos ao nosso querido Orientador, André Alves Prado, pelo

exemplo de ética, respeito e pela oportunidade de aprimorarmos nossos

conhecimentos.

E a todos aqueles, que direta ou indiretamente contribuíram para que

chegássemos à culminância deste trabalho.

7

Dedicatória

Ao Professor André Alves Prado que somente permitiu ser o sujeito de

estudo após tentativas esgotadas de conseguirmos dados de outro

profissional para análise e desenvolvimento deste Trabalho de Conclusão de

Curso.

8

Resumo

O trabalho de conclusão de curso tem como objetivo contribuir para o

entendimento das teorias administrativas em relação à administração do

tempo de um profissional, analisando a evolução do mesmo. O estudo foi

realizado através de análises contidas nas bibliografias e reflexões dos

resultados encontrados na prática. A análise relacionou fatores de produção,

a disponibilidade do profissional, qualidade e gestão do tempo, como base

de desenvolvimento de projetos. Conclui-se através do estudo a importância

e habilidade do administrador em ser agente transformador da realidade

onde está inserido e à busca incessante das transformações que agregam

valores à sua vida, fazendo o melhor possível para desenvolve a otimização

dos processos profissionais.

Palavra Chave: Gestão do Tempo, Produtividade, Qualidade de Vida.

9

ABSTRACT

The work of course conclusion has as objective to contribute for the

agreement of the administrative theories in relation to the administration of

the time of a professional, being analyzed the evolution of the same. The

study it was carried through analyses contained in bibliographies and

reflections of the results found in the practical one. The analysis related

production factors, the availability of the professional, quality and

management of the time, as base of development of projects. One concludes

through the study the necessary importance and ability of the administrator in

being transforming agent of the reality where she is inserted and

transformation easiness that adds value its life activity, making possible the

optimization of the professional processes.

Word-Key: Management of Time, Productive, Quality of Life.

10

Sumário

1 Introdução 11

2 Fundamentação Teórica 14

2.1 Administração do tempo 14

2.2 Economia ou desperdício de tempo 19

2.3 O tempo e o sucesso 19

2.4 Tempo para assuntos pessoais 25

2.5 Por que administrar o tempo 25

2.6 A redução do stress através da administração do tempo 26

2.7 Empecilhos à administração do tempo 26

2.8 Conduzir reuniões produtivas 27

2.9 Administrar seu tempo e a mudança de vida 28

2.10 Gerenciamento do tempo 29

2.11 Ferramentas de administração do tempo 30

2.12 A tríade do tempo 31

2.13 Esfera da urgência e das circunstâncias 32

2.14 A administração do tempo em curto prazo 32

2.15 O aprendizado da administração do tempo 33

2.16 O tempo a ser administrado 34

2.17 Alguns problemas da administração do tempo 34

3 Estudo de Caso 38

4 Resultados e discussão 40

4.1 Apresentação de trabalhos 42

4.2 Demais tipos de produção bibliográficas 42

4.3 Participações em bancas examinadoras de TCCs 43

4.4 Participação em eventos 43

4.5 Supervisões concluídas em TCCs 44

4.6 Supervisões e orientações em IC 45

4.7 Supervisões concluídas de outra natureza 46

5 Conclusão 50

5.1 Proposta para trabalhos futuros 51

Glossário 52

Referências 53

Anexo A 54

11

Introdução

A partir do nascimento o tempo começa a correr, podendo acabar a

qualquer momento. O fato é que o tempo é distribuído igualmente para cada

pessoa. Durante o dia de 24 horas, para alguns pode ser muito, para outros

pode ser pouco. Assim em meio a tantas mudanças, os colaboradores de

uma empresa principalmente, se sentem cada vez mais sufocados e

pressionados pelo tempo, não conseguindo em algumas circunstâncias

conciliar as atividades, tanto na vida profissional, quanto na pessoal. A louca

vontade de estar com a família, de passar um domingo com os amigos

assistindo a uma partidinha de futebol, acaba perdendo espaço para o

trabalho empresarial, justamente por trazer atividades da empresa para

casa! Passam horas num escritório, trabalhando relatórios da empresa e

quando se dão conta, já anoiteceu ou, já é hora de ir para o trabalho.

Essas pessoas que vivem deste modo são consideradas prisioneiras

de seu próprio tempo, pessoas que não conseguem encontrar tempo pra si

próprio. O interessante da gestão do tempo é que, ensina como viver

melhor, como separar da sua vida o urgente do importante. Justamente no

livro “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” escrito por Stephen

R. Covey, explica alguns itens muito importantes para nossas vidas como:

seja PROATIVO, crie responsabilidades, estímulos, algo de valor para sua

vida e a de quem esta a sua volta! COMECE O DIA COM OBJETIVO EM

MENTE, saber para onde esta caminhando, significa dar passos na direção

correta. E faça o que primeiro é mais IMPORTANTE e depois o URGENTE,

pois isso pede com que demos total atenção e imediata resolução, contrário

do importante,que contribui para resultados, missão e metas prioritárias. E

por último, pense no GANHA-GANHA e não no PERDE-GANHA ou GANHA-

PERDE!. Existe até uma história da praia, que diz a seguinte frase:

“Gastamos muito tempo de nossas vidas construindo alguma coisa e mais

cedo ou mais tarde, uma onda poderá vir e destruir tudo o que levamos

tempo para construir”. Resumindo, quando isso acontecer somente aquele

que tem as mãos de alguém para segurar, será capaz de sorrir e erguer-se!

Então pense no ganha-ganha onde ambas as partes saem ganhando.

Assim, o bom ou mau uso do tempo só depende de nós mesmo,

depende se vai nos causar estresse, chateação em deixar de fazer aquilo

12

que gostamos ou se vai nos ajudar a satisfazer a nossas necessidades e

auto-realizações. Uma das definições que Ernesto Berg diz é” priorize suas

atividades através de uma agenda, coloque ali tudo que você vai fazer

durante o ano ou naquele mês, começar o dia já sabendo que rumo seguir

ajuda você a ter disponibilidade em fazer aquilo que costuma ou gosta de

fazer”.

Desta forma, aprender a administrar o tempo é uma das ações mais

importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar as chances de

sucesso nos negócios e na vida. A boa administração do tempo supõe saber

usar bem algumas habilidades que pretendemos, visando ajudá-lo a refletir e

conscientizar-se sobre o que precisa fazer para conseguir este objetivo,

tornando-se um bom administrador do próprio tempo.

1.2 Problema de Pesquisa

Falar de tempo e de seu uso em um primeiro momento parece ser

uma abstração teórica. O tempo é um instrumento que mede o intervalo

entre dois acontecimentos em momentos diferentes. O instrumento tempo

permite racionalizar, medir e acompanhar ciclos como anos (calendários

gregoriano), meses, dias, horas, minutos e etc. Em um plano não físico

sabemos que não há tempo, pois tudo o que fazemos deixamos de fazer

para sempre. Nossa memória de forma consciente ou inconsciente registra

tudo como se fosse um filme. Para alguns, levando em consideração que

nossos pensamentos emitem ondas energéticas que se movimentam dentro

do universo e regido por determinados princípios, existe a certeza de que

estas ondas são captadas e ficam indelevelmente gravadas em uma

memória virtual. Assim podemos inferir que o momento e a eternidade são a

mesma coisa. Afinal todos os atos são eternos e conseqüentes. Saber

administrar este tempo é neste contesto um ato eterno que dirigirá nossas

vidas para sempre.

1.3 Objetivo

Desenvolver uma proposta de organização pessoal do tempo.

Administrar o tempo é necessário para tornar a vida humana mais

prazerosa, seja ela pessoal ou profissional. O nosso tempo nós fazemos, ele

13

é recurso igual para todos, sem distinção de classe, raça ou sexo. Sobre o

tempo são discutidas no mundo inteiro por empresários, administradores,

gerentes e outros profissionais que enfrentam a síndrome da falta de tempo.

Por isso é importante se compenetrar do fato que nosso tempo é valioso e

que o importante ainda é o que estamos fazendo com ele!

1.4 Justificativa

É importante ressaltar que administrar o tempo é importante, pois

existem pessoas que vivem inadequadamente, não se organizam de forma

alguma. E com a ajuda da Gestão do tempo, pode-se organizar a vida com

eficácia, tendo tempo disponível sem deixar de fazer aquilo que mais se

gosta.

14

2 Fundamentação Teórica

2.1 Administração do tempo

Segundo Chaves (1998) “administrar o tempo é ganhar autonomia

sobre a sua vida, não é ficar escravo do relógio”. É uma batalha constante,

que tem que ser ganha todo dia.

Quando se tem a autonomia de decidir passar mais tempo com a

família, ou sem fazer nada, esse tempo será ganho, se deixar de fazer

outras coisas que são menos importantes. Em última instância pode ser que

até tenha que, eventualmente, arrumar um outro emprego ou uma outra

ocupação.

O tempo é distribuído entre as pessoas de forma bem mais

democrática que muitos dos outros recursos de que se dependa (como, por

exemplo, a inteligência). Todos os dias cada um recebe exatamente 24

horas: nem mais, nem menos. Rico não recebe mais do que pobre professor

universitário não recebe mais do que analfabeto, executivo não recebe mais

do que operário. (Chaves, 1998)

Entretanto, apesar desse igualitarismo, pode se conseguir realizar

uma grande quantidade de coisas num dia - outros, ao final do dia, têm o

sentimento de que o dia acabou e não se fez nada. A diferença é que os

primeiros percebem que o tempo, apesar de democraticamente distribuído, é

um recurso altamente perecível. Um dia perdido hoje (perdido no sentido de

que não realizei nele o que precisaria ou desejaria realizar) não é

recuperado depois: é perdido para sempre. Há os que afirmam, hoje, que o

recurso mais escasso na nossa sociedade não é dinheiro, não são matérias

primas, não é energia, não é nem mesmo inteligência: é tempo. Mas tempo

se ganha, ou se faz, deixando de fazer coisas que não são nem importantes

nem urgentes e priorizar aquelas que são importantes e/ou urgentes. Quem

tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue administrar o tempo

que tem de modo a poder fazer aquilo que quer.

Por outro lado, ser produtivo não é equivalente a estar ocupado. Há

muitas pessoas que estão o tempo todo ocupadas exatamente porque são

improdutivas - não sabem onde concentrar seus esforços e, por isso, ciscam

aqui, ciscam ali, mas nunca produzem nada. Ser produtivo é, em primeiro

15

lugar, saber administrar o tempo, ter sentido de direção, saber aonde se vai.

Administrar o tempo, em última instância, é planejar estrategicamente a vida.

Para isso, precisa, em primeiro lugar, saber aonde se quer chegar (definição

de objetivos). Onde se quer estar, o que quer ser daqui a 5, 10, 25, 50 anos?

O segundo passo é começar a estrategiar, transformar objetivos em metas

(com prazos e quantificações) e decidir, em linhas gerais, como as metas

serão alcançadas. O terceiro passo é criar planos táticos: explorar as

alternativas específicas disponíveis para chegar aonde se quer chegar,

escolher fontes de financiamento (emprego, em geral, é fonte de

financiamento), etc. Em quarto lugar, fazer o que tem que ser feito. Durante

todo o processo, precisa estar constantemente avaliando os meios que está

usando, para verificar se está chegando mais perto de onde quer estar ao

final do processo. Se não, o melhor é trocar de meios (procurar outro

emprego, por exemplo). Mas tudo começa com uma verdade tão simples

que parece uma plenitude: se não sabe aonde quer chegar, provavelmente

nunca vai chegar lá - por mais tempo que tenha. Quando o tempo termina,

acaba a vida. Não há maneira de obter mais. Por isso, tempo é vida. Quem

administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar

a duração da vida não é algo sobre o qual se tem muito controle. Aumentar a

vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, que

está ao alcance de todos. Basta um pouco de esforço e determinação”.

Segundo Persona (2007), as pessoas não estão com falta de tempo,

mas com excesso de opções. Há 30 anos se tinham quatro ou cinco canais

de TV, hoje se tem quarenta ou cinqüenta e é gasto mais tempo navegando

entre eles do que assistindo. Uma família tinha duas ou três dezenas de

discos de vinil, com umas quatorze músicas em cada um. Hoje se tem dez

vezes isso em apenas um CD em formato MP3 ou muito mais nas memórias

de computadores, iPods e dispositivos semelhantes. O número de opções

de dispositivos de comunicação também era muito menor e ficava restrito ao

rádio, TV e telefone ou fax. Outra mudança tremenda que ocorreu foi na

acessibilidade. Há 30 anos alguém só conseguia falar comigo pessoalmente

ou por telefone, caso eu estivesse próximo a um aparelho. Hoje, as pessoas

conseguem me encontrar e se comunicar comigo a qualquer hora do dia ou

da noite, em qualquer lugar do planeta. Celulares, e-mails, messengers - há

tantos canais de comunicação que, até o banheiro pode se transformar em

16

lugar de trabalho e uma teleconferência. Pode-se incluir alguém em algum

lugar do mundo sentado em uma privada, desde que se regule a câmera

para pegar da cintura para cima.

Em suma, o excesso de acessos - o número de opções cresceu - e

acessos em excesso - o número de pessoas que consegue acessar também

cresceu. Além disso, a sociedade da informação criou também as pegadas

virtuais. Por onde quer que esteja, deixa pegadas ou referências que

permitem que outras pessoas encontrem e consumam um pouco mais de

tempo com ofertas, pedidos etc. A necessidade que a própria sociedade cria

é de manter pessoas informadas sobre tudo, também gera um consumo

exagerado de tempo em atividades sem grande importância para a vida.

Saber de coisas que podem mudar daqui a dois minutos ou que não tem

qualquer relevância pode consumir tempo precioso. O problema é que faz

parte da natureza do ser humano ser curioso, foi por isso que ele conseguiu

se desenvolver cultural e tecnologicamente.

Mas essa curiosidade, que funcionava bem na época pré-tecnologia

da informação, pode causar problemas hoje. Por exemplo, se antes

precisava comprar uma enciclopédia, e era capaz de lê-la inteira para se

considerar informado, hoje se tem ao alcance dos dedos mais de 20 bilhões

de páginas cadastradas no Google, que só cadastra uma parcela do que

existe disponível na Internet. Se ler uma página dessas por minuto, daqui a

40 mil anos, que é o tempo que levarei para ler, certamente o número de

páginas terá aumentado de forma astronômica. Qualquer pessoa pode ter

acesso a toda informação que desejar, mas nenhuma pessoa consegue,

pois não foi criado para o contexto no qual agora se vive. O cérebro e o

tempo são os mesmos de uma pessoa que viveu há 4 mil anos.

É importantíssimo ter um tempo para recarregar as baterias, mas isso

também depende de pessoa para pessoa. É por isso que não é exato

acreditar em fórmulas prontas de administração do tempo que pode ser

aplicada para todos. Para começar, o termo administração do tempo já está

equivocado, pois jamais é possível administrar um recurso finito e que se

escoa independente de administrar ou não, como acontece com o tempo. O

que é administrado são as atividades, mas o tempo irá embora de qualquer

jeito, administrado ou não, e ele sempre será igual para todas as pessoas,

pelo menos na contagem de minutos, horas e dias.

17

Segundo o autor Barbosa (2009), já passou a época que

administração do tempo era algo exclusivamente pessoal, apesar de

algumas teorias ainda insistirem nisso, é inviável nos tempos atuais

acharmos que nosso tempo depende exclusivamente de nós.

Cada vez mais a sociedade se torna colaborativa, onde a

dependência de terceiros é primordial para executar tarefas, concluir

projetos, tomar decisões. A tecnologia através da Internet e de redes

colaborativas, se conecta, mas infelizmente não são utilizados bem esses

recursos e acaba-se perdendo tempo, com algo que deveria ajudar. O e-

mail, por exemplo, que de todas é a revolução mais presente, é quase

impossível imaginar o trabalho hoje sem o e-mail. Mas apesar de essencial,

tem sido muito mal utilizado. Estima-se que hoje apenas 10% dos e-mails

enviados no mundo sejam úteis, o restante é classificado como SPAMS.

Nas empresas o que se costuma observar são péssimas práticas de

e-mail que acaba em consumir o tempo de todos como: correntes, cópia

para todos, conteúdos incompletos ou de difícil compreensão, excesso de

mensagens, etc. As ferramentas de “Messenger” (como MSN, Skype, etc.)

são extremamente úteis para fazer reuniões rápidas e auxiliar na tomada de

decisões, mas as empresas que adotaram a solução corporativa estão

revendo sua adoção, pois na prática os resultados esperados não

apareceram.

As próprias reuniões que independem de tecnologia, se transformam

no pior ladrão de tempo corporativo. Atualmente uma pesquisa realizada

pela Triad comprovou que apenas 1/3 das reuniões são realmente

necessárias e eficazes. Esses problemas são constantes no cenário da

administração de tempo em pleno século XXI, há solução para isso? Sim:

Colaboração Produtiva e não simplesmente gestão de tempo por si só! Não

adianta ter um planner, usar um smartphone, ser organizadíssimo se o

ambiente, se as pessoas que trabalham juntas não decidirem colaborar para

gerar resultados. A colaboração já provou que dá resultados, um exemplo é

a própria Wikipedia uma das maiores enciclopédias mundiais na Internet,

que foi criada pela colaboração de milhares de pessoas.

Os maiores sistemas operacionais mundiais como o Windows e o

Linux são frutos de pessoas colaborando. Vive-se hoje a Era do

Conhecimento, a próxima evolução será na direção da Era da Colaboração.

18

E como colaborar para ganhar mais tempo e foco? Primeiro é preciso criar

essa cultura na equipe, um bom início é convidar o time para pensar em

soluções para melhoria do trabalho no ambiente: como por exemplo, utilizar

o e-mail de forma mais eficaz, estipular regras de conduta nesse tipo de

comunicação e também para reuniões. Oriente a equipe a planejar em

conjunto seus projetos, metas e ações. Não importa o tamanho do

departamento, é sempre produtivo, uma vez por semana discutir as agendas

que dependem de terceiros e criar estratégias para prevenção de urgências.

É uma reunião simples, mas quando se transforma em uma rotina na

empresa gera resultados muito positivos e cria a cultura da colaboração.

Administração de tempo no século XXI é um ingrediente chave para

executar a estratégia pessoal ou corporativa, mas sem colaboração fica tudo

mais complicado. Pense nisso e veja como pode melhorar a colaboração do

seu time.

Segundo Franklin (2007), o autor concorda que tempo é dinheiro.

Frase que possivelmente é entendida em conformidade coma a importância

do tempo. Mas tempo também é vida. Quando o tempo se esgota é porque

não há mais vida, quem administra bem o tempo, ganha a vida, e quem não

faz, a joga fora. Para o executivo brasileiro as atividades representam 50%

do tempo semanal e geralmente o calendário e o relógio se tornam inimigos

dos profissionais de todas as áreas. O dia pode ser vivido apenas uma vez.

Tornando-se, portanto, imprescindível aproveitá-lo de forma racional. O

tempo é irreversível e também não se pode esticá-lo. Não é possível

estendê-lo ou guardá-lo. Não dá para fazer um estoque de tempo, para usá-

lo no futuro. Vamos continuar tendo 24 horas/dia e isso não tem volta. No

mundo contemporâneo as empresas pagam pelo tempo das pessoas e estas

trocam tempo por salário. Não obstante, o tempo se torna para maior parte

dos trabalhadores desgastante e fatigante, comprometendo as metas e

compromissos. Às vezes, resulta em conflito de papéis, isto é, não separa

trabalho e família. Leva trabalho para casa, comprometendo a saúde nos

dois ambientes. A maioria das pessoas não sabe administrar o tempo, pois

administrar requer força de vontade, porque é necessário libertar-se dos

vícios e hábitos. Algumas pessoas acham uma missão impossível, no

entanto administrar o tempo é definir prioridades e não a contabilidade dos

minutos dedicados a cada atividade, tornando-se escravo do trabalho.

19

2.2 Economia ou desperdício de tempo

Existem várias maneiras de desperdiçar o tempo, por exemplo: por

meios ambientais o qual a empresa ou o local que se freqüenta lhe

proporcionaria um arranjo físico inadequado para execução de suas tarefas,

cultural por meio de uma formalidade ou informalidade totalmente

exagerada, individuais e gerenciais através de mau planejamento, não

desenrolando uma conversa tanto por telefone celular quanto pessoalmente,

a falta de uma agenda na vida entre outros requisitos. Assim muitas pessoas

possuem grande excesso de tarefas e não sabem por onde começar a

resolvê-los, isto gera uma grande dificuldade, dúvidas e falta de capacidade

gerando insônia na pessoa, ansiedade, dores estomacais, enfim uma série

de distúrbios ou fracasso de sucesso. Assim com o auxilio da administração

do tempo existem maneiras de economizar o tempo em uma organização,

como primeiramente, conhecer o lugar onde pretende estar, para depois

agir, ou seja, para logo após tomar suas decisões, e assim organizar suas

tarefas. É possível também evitar o uso desnecessário de telefonemas, e-

mails, reuniões ineficazes para assim respeitar os horários e as ações

importantes.

Deixar uma tarefa que não queremos num

determinado momento gera certo conforto por algumas

horas. Só que no fim do dia o problema continuará lá,

esperando por você para ser solucionado. (SILVEIRA,

2002, p.28)

2.3 O Tempo e o Sucesso

O gerente eficaz é aquele que se projeta no tempo para ver os

acontecimentos futuros. Mas é preciso tomar cuidado na hora da tomada de

decisão, pois pode afetar o futuro de outras pessoas. Existem vários tipos de

gerentes como: O homem da empresa é aquele que mostra lealdade é

estável, mas não vai muito longe. O ourives é o executivo que se preocupa

com a qualidade do trabalho que esta exercendo, que está ligado a

necessidade de gerar lucro e vencer a concorrência, contudo a falta de

20

sensibilidade o impedirá de avançar profissionalmente dentro da

organização. O guerrilheiro é aquele que cultiva a influencia através do

domínio e manipulação e não é popular. O jogador é o executivo que tem

mais sucesso dentro da organização, é técnico e tem pensamento

conceitual, o que lhe permite ver o sistema em longo prazo. E é isso que as

empresas esperam de seus funcionários que obtenham resultado sobre a

administrando do tempo e obtenham com eficácia um resultado de sucesso

na vida!

“As mulheres são as mais afetadas pela pressão

diária do relógio. No corre-corre rotineiro, o dia parece

não caber mais em 24 horas e as mulheres são as

que mais sofrem com isso”. Fonte: Folha de São

Paulo, publicado em 14 de dezembro de 2008, autor

desconhecido.

Vallerio (2008), revela que há falta de tempo para tudo. Para cuidar da

saúde, dos filhos, da casa, das obrigações do trabalho e nem se fala, para

ler um bom livro, investir num curso, namorar e desfrutar de momentos de

lazer. São tantas atribuições diárias que se chega ao fim do dia com aquele

gostinho de frustração por não ter dado conta de tudo.

As mulheres se ressentem mais disso do que os homens, de acordo

com o estudo Mulheres, Problemas e Necessidades de Gestão de Tempo,

desenvolvido pelo especialista em produtividade pessoal e empresarial,

Christian Barbosa, diretor e executivo da Tríade do Tempo, empresa que

oferece programas e palestras em companhias e para seus próprios

funcionários.

Quando a mulher deixa de fazer algo por falta de tempo, se cobra

mais, gerando culpa excessiva e sensação de mal-estar. O homem não se

culpa tanto, apenas diz: “paciência” e segue em frente. Queixa recorrente

entre as mulheres, a falta de tempo virou um problema crônico.

Para a pesquisa realizada por Barbosa (2005), foram entrevistadas no

ano passado, 5.362 mulheres de vários estados – com concentração maior

em São Paulo e Rio de Janeiro. As participantes – com idades médias de 34

anos e a maioria casada – responderam um questionário online. Do total,

21

61% não conseguem equilibrar as vidas profissional e pessoal e 78% não

dedicam tempo suficiente para sua vida sexual e para relacionamentos.

Os dados serviram de fonte para o livro Você Dona De Seu Tempo (editora

Gente), de autoria de Christian. Quando lançou o seu primeiro título, A

Tríade do Tempo: A Evolução da Produtividade Pessoal (Editora Campus),

ele se baseou numa pesquisa, de 2005, que envolveu mais 15 mil pessoas.

O objetivo era descobrir como o brasileiro utilizava o seu tempo. Naquela

época, não acreditou que pudesse haver diferença entre os gêneros, até que

se deparou com uma realidade feminina singular.

“Essa descoberta mudou a minha visão, que era de certa forma machista”,

confessa Christian. “Sou casado há nove anos e nunca havia lavado uma

louça. Boa parte dos problemas delas está relacionada à sobrecarga de

tarefas, por causa dos vários papéis que assumem. Com as estatísticas em

mãos, comecei a lavar louça e a partilhar outras tarefas domésticas. Escrevi

também um livro para ajudá-las a administrar melhor o tempo, para

encontrarem um equilíbrio”.

Segundo um estudo desenvolvido por Barbosa (2008), sobre

mulheres com problemas e necessidades de gestão de tempo, indícios

apontam para a dificuldade feminina de dizer “não”. Sem conseguir recusar

nem delegar o trabalho, elas assumem mais e mais compromissos. O ponto

positivo é que, nessa corrida maluca contra o relógio, conseguem executar

multitarefa. Acostumadas a pagar incêndios, realizam várias coisas

simultâneas. No entanto, o problema de ser mulher-maravilha é que, a cada

interrupção causada pelo excesso de atividades, se gasta de 15 a 25

minutos para retomar o trabalho no ponto produtivo de antes. “Hoje há

mulheres equilibristas, forçadas a administrar uma agenda insustentável”,

atesta Oliveira (2003), de 60 anos. “Esse estilo de vida que está sendo

disseminado como normal em que quantidade ganhou o sinônimo de

qualidade, é uma aberração. “Desde que lançou o livro Reengenharia do

Tempo (Editora Rocco), em 2003, ela não para de viajar pelo país para falar

sobre o assunto, de suma importância no mundo contemporâneo”. Confirma

ter encontrado muitas pessoas infelizes, principalmente aquelas na faixa dos

40 anos. “Vejo que está batendo um cansaço muito grande, por isso é

importante rever essa dinâmica diabólica, que tem gerado mulheres

culpadas, casais em conflito, crianças desassistidas e idosos solitários –

22

problema que já não está apenas na esfera pessoal, mas também na

publica. A vida como está não cabe em 24 horas’. Na contramão do “tempo

é dinheiro”, a escritora sustenta que “tempo é liberdade”.

De acordo com Zugaib (2007), o bom ou mau uso do tempo depende

do que se pretende alcançar. O mau uso do tempo causa stress por que

tempo mal usado é tempo usado podendo fazer aquilo que consideramos

importante e prioritário. Usar o tempo de forma não planejada equivale,

necessariamente, a fazer mal uso do tempo. Freqüentemente se altera

nosso planejamento, fazer coisas que não estão na agenda. O tempo só terá

sido desperdiçado se essas alterações nos levam a fazer coisas que não é

considerado importante. Mau uso do tempo não é ficar sem fazer nada,

gastar tempo em lazer, dedicar tempo a hobbies ou a família, se é isso que

julga importante e todos desejam isso em determinado momento. Se,

entretanto, num dado momento, se realmente quer ler um livro, ou trabalhar

um relatório e se vê obrigado a fazer um passeio com as crianças ou a

entreter familiares, se sente tenso, por que o tempo não está sendo utilizado

para aquilo que considera importante e prioritário naquele momento e

portanto, não está sendo bem usado. É sempre bom lembrar que, da mesma

forma que o mau uso do tempo causa stress, o bom uso do tempo

normalmente trás satisfação, sentido de realização e felicidade.

“Administração do tempo é um dos poucos recursos

não recicláveis que temos” Chaves (2006).

O tempo não volta, portanto é importantíssimo que se saiba

administrar o tempo, a ponto que torne um aliado e não um inimigo. É

possível perceber que uma pessoa não sabe administrar o seu tempo

quando acostuma levar trabalho para casa, reclama bastante, não sai com a

família, vive com sono, etc. A boa administração do tempo contribui para

diminuição do estresse, melhora o bem estar e aumenta a qualidade e

expectativa de vida. Como sempre, a importância do planejamento não pode

ser descartada, planejar o tempo significa saber que se quer fazer e ordenar

as nações para a realização da maior quantidade de atividades no menor

prazo para atingir seus objetivos.

23

Para Fridschtein (2007), a administração do tempo começa com a

identificação de como se utiliza o tempo, o que não satisfaz e o que deseja

mudar. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as

ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo

para se atingir seus objetivos. Trata-se do aperfeiçoamento de técnicas para

aproveitar melhor o tempo, fator fundamental para desempenho de tarefas.

De acordo com Rodrigues (2008), administração do tempo é um

instrumento criado para orientar o desempenho de empresas em ações e na

interação com seu diversificado público. Para concretização deste

relacionamento, é necessário que a empresa desenvolva conteúdo do seu

código de ética com clareza e objetividade, facilitando a compreensão dos

seus funcionários. Garantir que os funcionários saibam lidar com

determinadas situações e que a convivência no ambiente de trabalho seja

agradável.

Conforme Seiwert (1986), para administrar bem o tempo é necessário

tornar a vida humana mais prazerosa, seja ela pessoal ou profissional. O

tempo é feito por cada um, ele é um recurso igual para todos, sem distinção

de classe, raça ou sexo. As questões sobre o tempo são discutidas no

mundo inteiro por empresários, administradores, gerentes e outros

profissionais que enfrentam a síndrome da “falta de tempo”. Assim o trabalho

apresentado serve para repensar a questão do tempo na biblioteca

universitária e porque vivenciá-las em nossas vidas?

“As imagens que formamos sobre o tempo,

determinam, em grande parte, a maneira como

utilizamos e somos nós que, sem estar conscientes

disso, sabotamos o uso adequado deste bem precioso

e insubstituível”. (Krausz, 1986)

Para alguns é difícil pensar em tempo sem uma unidade de medida,

sem criar parâmetro de passado ou futuro ou sem imaginar linhas

temporárias... Tempo inicial, tempo final e tempo desenvolvimento. Para

poucos, se diferencia tempo de despertar e hora de acordar. Mas, afinal em

que tempo se está agora? Não é possível responder. É realmente, um

mistério. O que é certo é que ele supera tudo, inclusive a velocidade da luz e

24

a barreira do som, por isso é considerado um amo e senhor, um inimigo, um

escravo e um juiz. Desse modo, cabe a cada um aprender a utilizá-lo como

recurso valioso que facilitará a realização de tarefas tanto na vida pessoal

como na vida profissional, para fazer com que as atribuições possam ser

desempenhadas sem provocar desgaste físico emocional. Como toda

construção exige esforços, idas e vindas, até alcançar um determinado

patamar, se espera que as sugestões aqui retratadas contribuam

efetivamente com a biblioteca universitária e que cheguem nesses espaços,

a toda velocidade, mesmo sabendo que para isso, tem que enfrentar sérios

desafios.

Segundo Barbosa (2009), é possível ter mais tempo, quantidade de

vida, resultados e equilíbrio. Não é uma questão de crença ou auto-ajuda, é

uma questão de métodos aplicado em sua rotina que ajuda a organizar seu

tempo da forma correta. Isso depende de aprender, aplicar e adaptar a um

determinado jeito de ser. Mas só poderá dar o primeiro passo, se começar a

ler um bom livro, fazer um curso, pedir ajuda, só, não poderá replicar a falta

de tempo. Se realmente se deseja obter mais tempo é necessário pensar na

vida e analisar o planejamento mensal ou anual.

De acordo com Ricciardi (2008), a grande jornada dupla (empresa e

lar) ou mesmo triplas (empresa, lar e estudo) são comuns para muitos

profissionais. Se a vida é corrida para os homens que trabalham, imagine

então para as mulheres! Toda executiva sabe muito bem disso desde que o

mercado começou a receber as primeiras mulheres a décadas. Mas esse

acúmulo de papeis – profissional, esposa, mãe, gestora do lar, estudante –

ensinou algo a elas: aprenderam a “fazer render” seu tempo bem mais que

os homens. Uma mulher, dentro e fora de seu ambiente de trabalho,

consegue fazer mais coisas em uma hora do que um homem...

Porém, trabalhar muito é essencial sim, mas dar um tempinho para se

dedicar às coisas prazerosas e às pessoas queridas também é importante.

Manter um espaço no seu dia-a-dia para ir à academia, pegar um cinema e

freqüentar o salão de beleza... Tente, sempre que possível, ficar com seu

companheiro e filhos. Estes momentos, além de gostosos, dão força para

realizar seu trabalho com pique total.

25

“Você não precisa se a melhor do mundo para vencer,

só tem que ser boa o bastante para ser você mesma”.

Cerchiari (2008)

2.4 Tempo para Assuntos Pessoais

Barbosa (2008) reflete que, é impressionante o poder que essa

simples pergunta tem para constranger as pessoas e deixá-las refletindo

sobre suas vidas. Parece que o mundo se acostumou com uma correria sem

tamanho, na qual focamos demais nas urgências do dia-a-dia e nos

esquecemos de dedicar tempo para a pessoa mais importante de nossa

vida: “nós’!

É interessante ver que quando se está totalmente sem tempo, à

primeira coisa que é deixada pra depois são as atividades pessoais, como

um curso de idiomas, um esporte, um tratamento, etc. O foco maior é em

terceiros e esquece do “primeiro” na relação do tempo e acaba em um

circulo vicioso que deixa ainda mais sem tempo.

Portanto, foque primeiro ter mais tempo, pois quanto mais deixar de

lado as verdadeiras prioridades, menos energia, concentração, disposição

terá para atender todas as demandas. Quando se sabe que esta fazendo

uma atividade, mas está deixando de lado algo que realmente gosta, o

estado de execução gera sentimentos pessoais como; desperdício, raiva ,

tristeza, ansiedade, entre outros e isso só serve para se enterrar ainda mais

no circulo vicioso em que já se encontra. Quando faz o que se deseja, cria

um estado que permite um aumento da sua produtividade e isso traz

resultados impressionantes.

2.5 Por que administrar o tempo?

Segundo Chaves (1992), existem 4 mitos sobre a Administração do

tempo:

I - Quem administra o tempo torna-se escravo do relógio

II - A gente só produz mesmo, ou então só trabalha melhor, sob

pressão.

26

III - Administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vida

profissional.

IV - Ter tempo é questão de querer ter tempo.

Esses mitos mostram que administrar o tempo é uma questão lógica e

óbvia. A verdade é que administrar o tempo é saber usá-lo para colocar em

prática as coisas que se considera importantes e prioritárias, tanto

profissionais como pessoais. Administrar o tempo é organizar a vida.

2.6 A Redução do Stress através da Administração do Tempo

De acordo com Chaves (1992), quem administra o tempo reduz o

stress causado pelo mau uso do tempo. O tempo aparece como bem ou mal

usado apenas para a pessoa que tem objetivos, que quer realizar alguma

coisa. O bom ou mau uso do tempo depende do que se pretende alcançar.

O mau uso do tempo causa stress porque tempo mal usado é tempo usado

para fazer aquilo que não é considerado importante e prioritário. Usar o

tempo de forma não planejada não eqüivale, necessariamente, a fazer mau

uso do tempo.

Para se obter um bom uso do tempo deve estar atento às

necessidades da vida. Um bom bate papo, um passeio com a família, um

laser, não impede de se utilizar bem esse tempo e buscar prioridades e

objetivos para a vida e não deixar que o stress seja maior que a vontade de

vencer.

2.7 Empecilhos à Administração do Tempo

Conforme Chaves (1992), os principais empecilhos são de ordem

institucional (administrativa, ambiental) e de ordem pessoal:

I. Excesso de Tarefas

II. Excesso de Papéis

III. Excesso de Interrupções

IV. Excesso de Telefonemas

V. Excesso de Reuniões

VI. Tendência à Procrastinação

27

O profissional muitas vezes acaba com excesso de tarefas e não sabe

por onde começar e se estaciona e a cada instante se excede mais. Junto

do excesso de tarefas, e parcialmente gerado por elas, há o excesso de

papéis.

O excesso de papéis, porém, tem causas independentes do excesso

de tarefas. O excesso de interrupções é levado pela falta de controle do

acesso dos profissionais de trabalho ou terceiros. O excesso de

telefonemas é semelhante ao de interrupções principalmente se o

profissional tiver que atender seu próprio telefonema. Um telefonema

inconveniente, ou num momento inconveniente, pode estragar um dia.

O excesso de reuniões atrapalha na duração e quantidade, muitas

das vezes um atraso inesperado acontece ou uma reunião longa sem

produtividade e objetividade deixando sem clareza na idéia desenvolvida. A

tendência a procrastinação se dá quando é preciso ter uma decisão

imediata, assim o profissional espera que esse problema seja resolvido por

si só e não resolve a situação deixando mais complexa a equipe designada.

2.8 Conduzir Reuniões Produtivas

Segundo Barbosa (2008), um padrão no mundo corporativo nos dias

de hoje para o fracasso da produtividade coletiva é sem dúvida o excesso de

reuniões desnecessárias e mal conduzidas que os profissionais de todos os

níveis estão sofrendo. Se o líder não possui as características de um

condutor de reuniões, é melhor que ele delegue essa função para algum

membro da equipe que consiga fazer o processo ser produtivo. O condutor

da reunião tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos

e, para isso, ele deve seguir algumas técnicas, que vou citar a seguir para

você aplicar no seu ambiente de trabalho:

• Abra a reunião clarificando os objetivos - Comece a reunião lendo o

objetivo e a pauta da mesma (a qual deve ter sido estabelecida e enviada

previamente a todos os participantes). Certifique-se de que todos os

presentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto para

a discussão. Deixe o objetivo e a pauta escrita e visível durante toda a

reunião.

28

• Permaneça de pé – Sempre que conduzo reuniões para clientes eu

faço a condução de pé. Isso me permite evitar conversas paralelas (em

função de meu posicionamento), observar os participantes (incentivando ou

controlando a participação) e me ajuda a referenciar visualmente o objetivo

escrito, quando o foco é perdido.

• Utilize um relógio no centro da mesa – Um dos principais desafios

para os condutores que são treinados e começam a aplicar as técnicas é o

controle do tempo da reunião. Como sugestão, deixe um relógio grande no

centro da mesa visível por todos, e não apenas você, para que todo o grupo

seja conscientizado e se preocupe com o tempo.

• Registre a memória da reunião – Para evitar que a conversa se

perca ou fique prolixa, convém registrar as principais idéias discutidas na

reunião e os próximos passos (com responsável e data). Costumo utilizar um

software de Mapa Mental (quando um datashow está disponível) ou um

flipchart para fazer esse registro.

• Avalie o processo – Após a reunião faça uma pesquisa com os

participantes sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso ajudará

você a aprimorar sua técnica.

2.9 Administrar o Tempo e a Mudança de Vida

Cabe lembrar que a ruptura dos pequenos gessos

onde moldamos nosso comportamento faz diferença,

o suficiente para transformar a vida em um grande

negócio. Zugaib (2003)

A importância de viver bem um dia não é destaque para a vida e quando se

percebe que um descontrole surge, faz com que a administração do tempo

seja primordial. O dizer acima mostra que um simples gesto faz a diferença

nessas 24 horas, um controle das atividades traz um ganho e um bem maior

para o cotidiano.

29

2.10 Gerenciamento do Tempo

Segundo Drucker (1990), um dos maiores problemas, para todos, é

que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário. O

gerente que não consegue gerenciar seu próprio tempo não consegue

gerenciar nada mais. Pois é de vital importância que o gerente domine o seu

tempo.

O gerente necessita se quantificar como o seu tempo é utilizado atualmente

para eliminar os pontos de estrangulamento e conseguir planejar e aplicar o

tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos.

Segundo Hindle (1998), o tempo é um recurso escasso e precioso. A

vida profissional é cada vez mais exigente. Quem aposta em singrar na

carreira sente grandes dificuldades em dedicar tempo livre para o seu bem

estar físico e espiritual. E isso é cada vez mais importante nas sociedades

modernas. Logo, no emprego ou em casa, saber gerir o tempo é

imprescindível para se ser bem sucedido e ter uma vida mais organizada e

com menos stress. Conheça alguns pequenos truques que pode aplicar de

imediato para aumentar a eficácia do seu desempenho no local de trabalho.

● Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje

● Organize o espaço físico

● Discipline as interrupções

● Crie rotinas de tarefas

● Faça um planejamento de tarefas

● Reveja a lista de material de apoio

● Seja persistente na organização

Algumas maneiras podem parecer práticas e óbvias, mas fazem a

diferença, conduzir e se organizar pode dar a diferença na sua contínua vida

para administrar o tempo. O Gestor que não se organiza acaba acumulando

ações que dificultam sua vida profissional e pessoal. Deixar para amanhã o

que pode ser feito hoje não é idéia certa de ser atendida e sim um acumulo a

mais para o novo dia. E assim todos os atributos a mais serão atrapalhados

por causa de uma falha.

30

2.11 Ferramentas de Administração do Tempo

Segundo Chaves (1992), listar os problemas não é difícil. A maioria

das pessoas conhece bem as suas dificuldades no tocante à administração

do tempo. Mais difícil é encontrar soluções para essas dificuldades. As

soluções, em regra, não passam de bom senso. Mas o mais difícil de tudo é

seguir o bom senso. Dar limites a sua vida e conduzir seu trabalho na melhor

maneira possível, trás meios de melhoria na redução de stress, atribuindo

para a melhora na vida pessoal.

“A vida é curta, por isso não faça dela um rascunho,

pois pode não dar tempo de passá-la a limpo”.

(BARBOSA (2008))

Einstein costumava dizer que o tempo corre a uma velocidade de

sessenta minutos por hora. Nessa corrida, é preciso colocar o carro na pista

certa, naquela que irá levar aos maiores objetivos e sonhos. Caso contrário,

correrá quilômetros na estrada da vida e quando chegar ao final, descobrirá,

tarde demais, que pegou a pista errada e continuará reclamando que o

tempo voa, pois não viveu o tempo com coisas importantes (BARBOSA,

2008).

A administração do tempo é vista como mais uma tarefa diária e por

isso é deixada de lado na maioria das vezes. Saber usar essa ferramenta

fará com que a vida seja mais simples para se viver, mostrando a clareza de

uma tarefa bem feita e dedicada aos segundos, minutos ou horas legais,

sem ultrapasso para atrapalhar a rotina administrativa.

Conforme Barbosa (2008), na doutrina cristã, Trindade é o dogma da

união de três pessoas distintas: o Pai, o Filho e o Espírito Santo, que juntos

representam o Deus único. No tempo também podemos identificar uma

trindade, ele é geralmente referenciado em três dimensões: Horas, minutos

e segundos; meses, dias e anos; décadas, séculos e milênios. O átomo, que

é o elemento chave da vida, é composto por três elementos. O número que

dá maior precisão de cálculos de datas em um banco de dados é o número

três! O início da divisão matricial do tempo foi atribuído ao General Dwight

Eisenhower, ex-presidente dos Estados Unidos. Depois, diversos teóricos

31

utilizaram o conceito em diversas situações. Stephen Covey modificou e

desenvolveu a Matriz do Tempo. Ela distribui as atividades em quatro

quadrantes, conforme os critérios de importância e de urgência.

De acordo com a matriz, uma atividade pode ser: Urgente e

Importante; Não Urgente e Importante; Urgente e Não Importante e Não

Urgente e Não Importante. O conceito da matriz do tempo foi muito difundido

nas últimas décadas e utilizado por diversos teóricos e cursos de

administração de tempo.

2.12 A Tríade do Tempo

De acordo com Barbosa (2008), cada pessoa tem uma Tríade do

Tempo diferente. Algumas têm a esfera da Urgência maior. Outras

conseguem ter seu tempo mais dedicado à esfera da Importância. Outras,

ainda, têm a esfera circunstancial mais acentuada. De acordo com sua

idade, maturidade, condição social, cargo ou condição de vida, a Tríade

pode sofrer variações.

Quando se tem a vida baseada na esfera da importância, está

andando pela estrada que o levará ao ponto em que você quer chegar. Cada

ação importante que é realizada dá a sensação de dever cumprido (Op. Cit,

2008). É relevante definir:

• Identidade – descobrir, refletir e analisar seus relacionamentos,

missão e formas de equilibrar sua vida.

• Metas – para transformar sonhos em realidade são necessários

objetivos bem definidos e com passos alcançáveis. Se você tem um sonho,

se ele é verdadeiramente importante para você, então definir e planejar

metas faz parte da esfera da importância.

• Planejamento – para alcançar nossas metas é necessário

planejamento. Para reduzir seu estresse é preciso planejar suas atividades.

• Organização – para ganhar tempo é preciso organizar seus papéis,

informações, arquivos e e-mails. É um processo simples, mas que traz

grandes benefícios.

• Execução – entrar em ação é importante. De boas intenções, os

fracassados estão cheios. É preciso fazer, entrar em ação pelo que você

deseja.

32

2.13 Esfera da Urgência e das Circunstâncias

Segundo Barbosa (2008), a esfera da urgência pouco precisa ser

explicada. A maioria de nós sabe exatamente o que é urgente. Vivemos

urgência todos os dias. O mundo globalizado é dependente da urgência. O

verbo correr deve ser um dos mais conjugados nos dias de hoje.

Quando as urgências começam a gritar é que as prioridades aparecem.

Circunstâncias é qualquer tipo de atividade à qual você é levado a

fazer em função de uma situação, condição, ambiente ou de outra pessoa –

sem a sua vontade total. Uma boa analogia de circunstância é uma visita

inesperada. A esfera das circunstâncias é a mais perigosa de todas. Nela,

você está colocando sua vida e seu destino nas mãos da sorte, do que der e

vier. Veja aqui algumas características comuns de tarefas que estão na

esfera da circunstância:

• Podem ser importantes ou urgentes, para outras pessoas, mas

nunca para você.

• São coisas que você faz em excesso e acaba perdendo tempo

desnecessariamente.

• Estão contra sua plena vontade.

• Você aceita por educação, por condições ou por medo de dizer não.

• Não geram resultados.

• Geram sensação de insatisfação, angústia, saturamento, decepção.

Segundo Barbosa (2008), as composições mais perigosas surgem

quando a esfera da importância é menor em relação à esfera da urgência ou

circunstâncias.

2. 14 A Administração do Tempo em Curto Prazo.

“Até logo, desculpe-me, mas não disponho de tempo.

(...) Não posso pensar, não consigo ler, estou

atrapalhado, não disponho de tempo. Gostaria de

rezar, mas não disponho de tempo”. (Bernhoeft,

1985).

33

Um dia tem 24 horas, mas com a correria diária não são atribuídas as

atividades necessárias para essas horas tanto na vida profissional quanto

pessoal, permitindo assim que a dedicação para a vida profissional seja

maior que para a vida pessoal, trazendo consigo estresses abusivos e

agressivos.

O Tempo é algo preciso, mas muitas das vezes o gestor se atrapalha

e não consegue viver sua vida pessoal sem primeiro resolver todas as

situações profissionais, nem utilizando seus descansos para o próprio bem.

2.15 O Aprendizado da Administração do Tempo

Educar não se resume a prover alunos apenas de competências

técnicas, aquelas vinculadas à inteligência intelectual, embora seja isso que

façamos convencionalmente e nunca por inteiro. Educar passa também pelo

desenvolvimento de competências comportamentais, àquelas atreladas a

inteligência emocional, o que envolve relacionamentos e interação com o

ambiente. Mas educar demanda, ainda, instruir os jovens na prática de

competências valorativas, tendo o respeito e a integridade como primordiais,

numa lição que se ensina de uma única maneira: através do exemplo.

Em um de seus poemas, Ralph W. Emerson (1847), ensina que ”Uma das

ilusões da vida é a de que à hora presente não é a mais crítica, a decisiva.

Escreva em seu coração que cada dia é o melhor dia do ano”.

O medo de viver bem a cada instante trás desconfortos e contradiz os

meios de vida mais qualitativo e quantitativo a ser seguido. Conseguir

desenvolver esse processo na vida pessoal e profissional não atribuindo

para falhas faz com que desenvolva diversas funções e projetos com mais

tranqüilidade, equilíbrio e sem estresse. Administração pessoal não significa

controlar cada aspecto de sua vida. Não exige sua transformação em uma

máquina, sem flexibilidade nem autonomia. Significa assumir o compromisso

de ser feliz com você mesmo, de assumir o controle, de viver seus sonhos

com base no que você deseja, de fazer a diferença em sua vida.

34

2.16 O Tempo a ser Administrado

Segundo o Dicionário Aurélio (2006), o tempo origina-se da palavra

tempus, do latim, é "a sucessão dos anos, dos dias, das horas etc., que

envolve, para o homem, a noção de presente, passado e futuro: o curso do

tempo". É um meio indefinido no qual os acontecimentos parecem suceder-

se em momentos irreversíveis. Tempo também pode ser encarado como

momento, ocasião apropriada ou disponível para nossas realizações ou para

que algo se realize.

Em seu livro Energia Emocional, o psicólogo Milton de Oliveira (2007)

ensina que "a dimensão do tempo vivido é diferente da dimensão do tempo

cronológico. As práticas gerenciais preocupam-se unicamente com a

administração do tempo cronológico e desconhecem o 'tempo vivido'

(psicológico).

As motivações, as expectativas, os projetos existenciais e as

realizações humanas estão todos interligados com essas noções

fundamentais". O fato de os líderes empresariais ignorarem aspectos

importantes do comportamento humano, leva à construção de modelos

gerenciais inadequados e pouco eficazes. Um desses aspectos refere-se às

noções de temporalidade e especialidade. O homem é um ser histórico,

portanto, referenciado no tempo e localizado em um espaço cultural.

Introduzindo essa temporalidade histórica, o homem incorpora a noção de

tempo vivido? das experiências passadas, do tempo sentido no presente e

do que será vivenciado no futuro. Ao aprendermos a perspectiva de futuro,

que é uma prerrogativa exclusiva de nossa espécie, criamos o projeto

existencial e assim instalam-se a angústia e/ou esperança, dimensões da

liberdade ou da servidão humana.

2.17 Alguns problemas da administração do tempo

Segundo Ruggiero (2008), uma recente pesquisa americana mostrou

que um profissional só consegue permanecer focado em uma tarefa por no

máximo 11 minutos até que o telefone toque. Uma vez que ele pára um

trabalho, custa, em média, 25 minutos até que a atenção se volte àquela

primeira tarefa. Isso pode levar a uma perda de até 2 horas diárias.

35

“Muitos executivos aceitam o clichê de que o sucesso

exige sempre um preço e que este preço consiste,

geralmente, na deteriorização da vida privada”

Bernhoeft (1895).

A estrutura do tempo é dividida em alguns papéis: o profissional, o

conjugal, o familiar, o social e o educacional. Como no dizer acima de

Bernhoeft os executivos transformam sua vida só no papel profissional, para

dar mais ênfase no sucesso (Op. Cit., 2008).

Vencer essa longa jornada diária é um desafio e tanto para a vida do

gestor. Saber conduzir a vida trás muitos desafios e muitos tormentos,

permitindo um desgaste e um stress. Conseguir sair da rotina de trabalho é

um ganho muito satisfatório para o profissional e deixar que esse ganho

traga prodígios é mais uma dificuldade e muitos não conseguem, pois

acabam tornando escravo do trabalho.

De acordo com Hallowel (2008) a maioria das pessoas ficam

ligeiramente perturbadas quando percebe que nunca teve tanta coisa para

fazer na vida em tão pouco tempo. O mundo hoje com sua energia,

excitação e excesso, com as novidades, velocidades, caos e confusão, com

a torrente de informações, com o espírito criativo e o desrespeito as

tradições, parece muito com outro mundo que conheço bem: O mundo do

Distúrbio de Déficit de Atenção (DDA). O DDA é uma metáfora da vida

moderna que nos oferece um modelo e também uma orientação para o tipo

de vida que se vive hoje e que nunca se viveu antes.

Conforme Hallowel (2008), existem quatro características principais

da vida de hoje que roubam nossa atenção: a pressa, a enxurrada, a

preocupação e o palavrório. Cada uma delas pode desviar ou concentrar

nossa atenção.

Para vencer a bolha, você precisa ser mais seletivo que nunca, pois é

preciso decidir o que lhe interessa e agir, é preciso vencer a pressa, a

enxurrada de informações e todo o resto, ou será controlado por eles. O

tempo nos pressiona tanto que ignorar essas forcas parece a única

36

estratégia possível. Quando acordamos construímos o dia de hoje sobre o

que ficou por fazer ontem somada às exigências previstas e imprevistas do

hoje. A vida hoje navega em um mar de incertezas, trabalhamos mais que

nunca, tentando nos agarrar ao que temos e fazer o melhor possível, a

maioria das pessoas trabalham o máximo que pode. Através de um trabalho

duro somado a um otimismo cego e decisões inteligentes, enfrentamos os

desafios da vida de hoje.

Segundo Hallowel (2008), existem pessoas que chegam a entrar no

estado F é um estado semelhante ao distúrbio de déficit de atenção começa

ficando desconcentrado, aborrecido, irritado consigo mesmo, pois haviam

roubado todo tempo em seu serviço e o dia de trabalho não rendeu, ou seja,

atualmente vive-se em um mundo sobrecarregado, onde o tempo e a

atenção podem se esgotar antes que o trabalho do dia tenha começado.

A vida é um acelerador poderoso nos dias de hoje, e o que separa os bem-

sucedidos dos frustrados é a qualidade de seus freios e sua capacidade de

usá-los.

O cérebro sobrecarregado e a vida sobrecarregada tornaram-se

regra. É preciso ser uma pessoa muito decidida para evitar a sobrecarga. É

preciso treinar para se manter concentrado em uma tarefa no mundo de

hoje, que estimula a largar a tarefa para fazer outras coisas. Atenção é como

o dinheiro: se não ficamos atentos a como gastamos, desperdiçamos.

Quanto mais atenção se desperdiça, menos atenção sobra para o que

realmente precisa. A atenção não é infinita, nem a energia necessária para

focá-la. Hoje em dia temos de ir direto ao assunto e dar uma explicação

simples, por mais complexa que seja. O problema é que a vida nunca foi

mais complexa do que é agora.

Para Hallowel (2008), agradar hoje é mais complexo que nunca

porque a competição é muito inteligente. Alem do mais, o que agrada pode

ser simples. Na verdade a vida é tão complexa que nos cansamos de lutar

com ela e buscamos coisas mais simples. Pode-se imaginar que as pessoas

inteligentes sejam rápidas. Rápido é bom, lento é chato, ou é isso que

imaginamos. E começamos a nos livrar do que é mais importante.

O pensamento, embora às vezes, valorizado demais é especial por

muitas razões, entre elas as seguintes: só pensando bem poderemos nos

salvar da destruição; só pensando bem descobriremos e aprenderemos a

37

usar as novas idéias que fazem a civilização avançar; e só pensando bem

saberemos qual a melhor maneira para irmos de um lugar ao outro. Embora

nosso cérebro esteja sempre em atividade, mesmo quando dormimos,

pensar não é um ato automático nem constante. Um instante de

pensamento, assim como a atenção, varia em intensidade e duração. Na

verdade os dois andam juntos. O pensamento, que pode ser definido como

atenção concentrada somada a captura e manipulação ativa dos objetos em

foco, varia de qualidade. O desafio que sempre enfrentamos é como

aprimorar sua qualidade. A pior conseqüência da sobrecarga não é nossa

incapacidade de atingir metas, mas é nossa incapacidade de pensar bem e

gerar idéias melhores (Op. Cit., 2008).

A solução central é assumir o controle, mas esse controle nunca será

completo. Depois de certo ponto quanto mais você tentar controlar as coisas,

menos controle terá. Isso porque essas tentativas tomam tanto tempo,

atenção e energia que não lhe resta muito para exercer o controle que lutou

para conseguir.

“O tempo tem um fim, mas nos comportamos como se

fosse infinito, pois, mesmo sem perceber, negamos a

morte na nosso vida diária”. (Hallowel, 2008)

Existem Dez sugestões indispensáveis para administrar a vida

moderna.

I. FAÇA O QUE MAIS LHE INTERESSA. (não fazer o que lhe interessa

é o desastre da vida excessivamente ocupada);

II. CRIE UM AMBIENTE EMOCIONAL POSITIVO EM TODO LUGAR

QUE ESTIVER. (esforce-se para manter relacionamentos positivos);

III. ENCONTRE SEU RITMO. (permite que grande parte do dia seja

controlado pelo piloto automático do cérebro);

IV. INVISTA SEU TEMPO COM RACIONALIDADE PARA OBTER UM

RETORNO MAXIMO. (tente não desperdiçá-lo);

V. NÃO DESPERDIÇE TEMPO LAMBENDO TELA. (é um vicio

moderno, depois de viciado é difícil largar o vicio);

38

VI. IDENTIFIQUE E CONTROLE AS FONTES GEMMELSMERCH NO

SEU AMBIENTE. (gemmelsmerch é a força que distrai a pessoa do que ela

esta fazendo);

VII. ENCARREGUE (alguém de fazer o que você não gosta de fazer ou o

que não sabe fazer bem);

VIII. DESACELERE (as oportunidades e obrigações excessivas da vida

moderna nos levam a uma impaciência interna);

IX. NÃO FAÇA MULTITAREFAS SEM RESULTADOS (de atenção

exclusiva a cada tarefa para fazer tudo melhor);

X. BRINQUE ( significa usar a imaginação naquilo que esta fazendo);

“A melhor razão para aproveitarmos bem o tempo é

que o tempo é um só, e se não for usado será tirado

de nós”. (Hallowel, 2008)

Para viver plenamente e aproveitar ao Máximo a vida curta, é

aconselhável viver com mais calma. É preciso aproveitar o mundo

eletronicamente, mas para aproveitar ao Máximo esse mundo, e para não

sentir super estressados, super ocupados e prestes a explodir, para tornar a

vida moderna melhor, tem que aprender a fazer primeiro o que mais

interessa e a aproveitar cada minuto desse instante. Caso contrário será

entregue os melhores momentos da vida. Não serão notados os pequenos

encantos de cada dia, nem transformar as coisas banais em extraordinárias.

A única forma de fazer isso é viver com mais calma (Op. Cit., 2008).

3. Estudo de Caso

Trata-se de um profissional que dedica a maior parte do tempo ao

trabalho principalmente em três Instituições de Ensino Superior (IES): Escola

de Engenharia de Lorena da Universidade de São Paulo (EEL USP),

Faculdades Integradas Teresa D´Ávila (Fatea) e Centro Universitário

Salesiano de São Paulo (Unisal). Além das atuações principais,

recentemente atuou como professor colaborador da disciplina Estratégias de

Negócios en Mercados Sudamericanos na Escuela de Administración y

Econonomia da Universidad Catolica Silva Henríquez no Chile. Nos últimos

39

dez anos tem produtividade considerável, tendo ocupado uma série de

cargos eletivos e atividades profissionais, colaboração em projetos FAPESP,

criação e coordenação de projeto de Monitoramento Ambiental da Serra da

Mantiqueira (Coséas USP), orientações e participações em Bancas de

Trabalhos de Conclusão de Cursos, Organização e participação em eventos

científicos, publicações científicas e culturais, aulas ministradas, participação

em cursos e outros. Ocupou-se ainda com atividades de Radialismo na

Rádio Cultura, entrevistas a programas à TV Aparecida, Perícias ao Poder

Judiciário, Gestão da Associação dos Funcionários da Faculdade de

Engenharia de Lorena (Faenquil), Voluntariado em Causas Ambientais entre

outros.

Além destas atividades, cabe ressaltar que o profissional a ser

estudado em sua relação com a Gestão do Tempo, responde a todo os e-

mails para tirar dúvidas dos alunos, bem como os profissionais de rotina.

Realiza o envio de mensagens eletrônicas do tipo newsletter (jornal de

notícias) diárias lidas e filtradas anteriormente e possui publicações na

Internet, sendo o nome do profissional estudado neste Trabalho de

Conclusão de Curso, o primeiro a ser encontrado devido à quantidade de

acessos em buscadores de pesquisa como o Google e outros. Além desta

rotina intensa, cabe lembrar que existe a jornada paralela de correção de

provas, preparação das aulas, participação em plataformas de EAD (Ensino

a Distância), lançamento de notas nos sistemas informatizados, participação

em Redes Sociais (Orkut e Twitter) e outros.

Cabe ressaltar que toda a produtividade em análise tem origem no

Currículo Lattes certificado pelo autor que é uma base aberta de domínio

público disponível para consulta mundial na Internet. Também é possível

encontrar a produtividade do profissional estudado em Livros, Projetos e

Trabalhos de Conclusão de Curso no acervo da Biblioteca das Faculdades

Integradas Teresa D´Ávila (Fatea), nas atas de participação de Bancas de

Conclusão de Curso do Centro Universitário Salesiano de São Paulo (Unisal

Lorena), em processos públicos (abertos à consulta de qualquer

interessado) em todas as Instituições Públicas com serviços prestados

(Fórum da Comarca de Lorena, Faculdade de Engenharia de Lorena, Escola

de Engenharia de Lorena da Universidade de São Paulo). A gestão do

tempo realizada por parte do profissional ainda permite que o mesmo seja

40

palestrante, consultor e escritor, realizando inclusive regularmente cursos de

aprimoramento profissional no país e no exterior. Com todas as atribuições

profissionais, o professor objeto de estudo procura destinar tempo à família,

procurando qualidade de vida, praticando esportes como montanhismo e

rafting.

4. Resultados e Discussão

Em relação à formação acadêmica / Titulação, o profissional possui

cinco cursos: Mestrado em Engenharia de Energia na Universidade Federal

de Itajubá (com dissertação depositada, mas não defendida); Especialização

em Engenharia da Qualidade na Faculdade de Engenharia de Lorena

(extinta Faenquil atual Escola de Engenharia de Lorena da Universidade de

São Paulo); Aperfeiçoamento em Módulo Internacional na Universidad

Catolica Silva Henríquez no Chile, Graduação em Administração de

Empresas na Organização Guará de Ensino e Habilitação Plena em

Processamento de Dados no Instituto Santa Teresa (IST).

Em termos de formação complementar constam 40 (quarenta) cursos

realizados desde 1985. A atuação profissional registrada iniciou-se em 1986

em 20 (vinte) empresas e Instituições, tendo sido o profissional em casos

distintos: contratado, estagiário / trainee, consultor ou empresário. De 1995 a

2008 houve a participação 3 (três) Projetos de Pesquisa atuação em 6 (seis)

grandes áreas (Ciências Sociais Aplicadas em Ciência da Informação e

Administração, Educação, Serviço Social, Engenharia Química e Ciências

Ambientais), também sendo Membro do Corpo Editorial do periódico da

Revista Científica Janus desde 2007. Entre os Idiomas em que compreende,

fala, lê e escreve cada qual em um nível diferente (pouco, razoavelmente ou

bem) aparecem 3 (três) Línguas: Estrangeiras

Desde 1998 são 27 (vinte e sete) Prêmios e Títulos conferidos. A

produção bibliográfica oficial compreende 03 (três) Livros Publicados /

Organizados ou Edições. Possui 1 (um) Capítulo de Livro Publicado e 49

(quarenta e nove) Textos em Jornais de Notícias / Revistas desde 2000. A

partir de 2005 foram 5 (cinco) Trabalhos Completos Publicados em Anais de

Congressos, 1 (um) Resumo Expandido Publicado em Anais de Congressos

41

e 03 (três) Resumos Publicados em Anais de Congressos desde 2004. A

partir de 2006 registra-se 15 (quinze) Apresentações de Trabalho; 92

(noventa e duas) publicações enquadrada entre os Demais Tipos de

Produção Bibliográfica desde 2000; 11 (onze) Softwares Sem Registro de

Patente a partir do ano 1990; 159 (Cento e Cinqüenta e Seis) Processos ou

Técnicas desde 1992; 09 (nove) Trabalhos Técnicos desde 1999; 27 (Vinte e

Sete) Demais Tipos de Produção Técnica desde 2003; 15 (Quinze)

Produções Artísticas / Culturais a partir de 2002; 01 (um) Demais Trabalhos

de Monografia Científica em 2003; 03 (três) Participações em Banca

Examinadoras de Monografias de Cursos de Aperfeiçoamento /

Especialização desde 2008; 96 (noventa e seis) Participações em Banca

Examinadoras de Trabalhos de Conclusão de Curso de Graduação a partir

do ano de 2005; 97 (noventa e sete) Participações em Bancas de

Comissões Julgadoras desde 2005; 22 (vinte e duas) Participações em

Eventos desde 1999; 03 (três) Organizações de Eventos a partir de 2008; 04

(quatro) Trabalhos de Conclusão de Curso de Graduação entre as

Orientações em Andamento em 2009; 22 (vinte e duas) Supervisões e

Orientações Concluídas em Trabalhos de Conclusão de Curso de

Graduação desde 2005, (03) três Supervisões e Orientações Concluídas em

Iniciações Científicas a partir de 2006 e 103 (cento e três) Supervisões em

Orientações de outra Natureza desde 2005.

Para análise dos dados do estudo a seguir, será considerada a

produtividade entre os anos de 2006 a 2008. Justifica-se que a produção do

corrente ano ainda não está concluída, devido ao fato que o corrente ano

ainda não foi encerrado, estando a produtividade do profissional em

andamento para este exercício de 2009. As Apresentações de Trabalhos por

parte do profissional são demonstradas na figura 4.1:

42

0

1

2

3

4

5

6

1

Apresentações de Trabalhos

2008

2007

2006

Figura 4.1 – Apresentação de Trabalhos

Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009)

Através da figura 4.1 percebe-se uma evolução do profissional na

quantidade de Trabalhos apresentados ano a ano. A figura 4.2 demonstra os

demais tipos de produção bibliográfica:

0

2

4

6

8

10

12

14

1

Demais Tipos de Produção Bibliográfica

2008

2007

2006

Figura 4.2 – Demais Tipos de Produção Bibliográfica

43


Percebe-se na figura acima uma evolução no ano de 2007 e queda

em 2008. O fato se deve que no ano de 2008, o profissional concentrou-se

na publicação de um livro completo de 184 (cento e oitenta e quatro)

páginas, tendo apresentado por conseqüência queda em publicações

avulsas. A figura 4.3 demonstra as Participações em Bancas Examinadoras

em Trabalhos de Conclusões de Curso de Graduação (TCC):

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

1

Participações em Bancas Examinadoras em Trabalhos de Conclusão de Curso de Graduação

2008

2007

2006

Figura 4.3 – Participações em Bancas Examinadoras de TCCs


Nota-se que após pequeno declive no ano de 2007, houve aumento

da participação por parte do profissional no ano de 2008. O fato da

diminuição deve-se a uma divisão que houve nas Faculdades Integradas

Teresa D´Ávila (Fatea) para distribuir as bancas entre mais professores. O

fato não se repete em 2008, pois o profissional passou a ministrar aulas no

Centro Universitário Salesiano de São Paulo (Unisal), voltando a ter

aumento em Participações em Bancas. A Figura 4.4 demonstra a

Participação em Eventos:

44

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5

1

Participações em Eventos

2008

2007

2006

Figura 4.4 – Participação em Eventos


Percebe-se após estabilidade entre os anos de 2006 e 2007, um

aumento da Participação em Eventos em 2008. A Figura 4.5 demonstra as

Supervisões Concluídas em Trabalhos de Conclusão de Curso (TCC):

0

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Supervisões Concluídas em Trabalhos de Conclusão de Cursos de Graduação

2008

2007

2006

Figura 4.5 – Supervisões Concluídas em TCC


45

Registra-se aumento ano a ano na produtividade em Supervisões

Concluídas em Trabalhos de Conclusão de Cursos de Graduação. A Figura

4.6 apresenta as supervisões e Orientação em Trabalhos de Iniciação

Científica (IC):

0

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

0,6

0,7

0,8

0,9

1

1

Supervisões em Orientações Concluídas em Iniciações Científicas

2008

2007

2006

Figura 4.6 – Supervisões e Orientações em IC


Percebe-se uma estabilidade ano a ano nas orientações de alunos em

semanas de Iniciação Científica. A Figura 4.7 apresenta as Supervisões

Concluídas em Orientações de Outra Natureza:

46

0

10

20

30

40

50

60

1

Supervisões Concluídas em Orientações de outra natureza

2008

2007

2006

Figura 4.7 – Supervisões Concluídas de Outra Natureza


Nota-se a evolução considerável deste tipo de orientação. Com o

passar dos anos, as orientações oficiais de Trabalhos de Conclusão de

Curso sofreram uma redistribuição, limitando alguns orientadores a

possuírem menos trabalhos a orientar para que outros orientadores, que não

eram procurados passassem a ter trabalhos de conclusão a orientar. Desta

forma, o profissional passou a buscar orientações de Outra Natureza, sendo

estas apresentadas geralmente em forma de Projetos Interdisciplinares.

Caso sejam somadas estas Orientações de Outra Natureza com as

orientações em Trabalhos de Conclusão de Curso poderá ser percebida uma

produtividade maior ainda.

4.1 Questionário sobre Gestão do Tempo

Abaixo consta um questionário contendo informações de como o

profissional realiza a sua Gestão de Tempo:

1) Por que é importante fazer uma boa gestão do tempo?

R. Porque atualmente vivemos em função do mesmo. Nas empresas muito

se fala na Equação do Tempo, ou seja, produzir sempre mais, com maior

qualidade, eficiência e eficácia, utilizando menos tempo, recursos humanos

47

e financeiros. Quanto melhor um profissional gerenciar o tempo, mais tempo

livre terá para atividades que goste de realizar.

2) Quais empresários / profissionais conhecidos que fazem uma boa

gestão do tempo?

R. Existem vários, mas costumo citar entre estes: Antônio Ermírio de

Moraes, Silvio Santos e Bill Gattes.

3) O que mudou em relação ao gerenciamento de tempo nas últimas

décadas?

R. Antigamente, quanto mais rica a pessoa ficava menos trabalhava. Podia

se dedicar a si, à família e aos amigos. Atualmente, quanto mais recursos

financeiros alguém quiser ganhar, mais terá de trabalhar. Se este

profissional não souber fazer uma boa gestão do tempo, não terá tempo

para si próprio, para a família e amigos.

4) O que existe de novo no tempo do profissional do Século XXI?

R. São vários aspectos. Está chegando ao fim o enfoque puramente

mecanicista. Mais importante do que “ganhar tempo” é como usar o tempo

que se ganha. O uso do tempo constitui-se um instrumento de diferencial

competitivo, Isto é uma tendência clara. A diferenciação da concorrência

passa a ser via administração do tempo, afinal, quem não deseja rapidez?

5) Como atuar nos problemas e ainda fazer uma gestão do tempo

adequada?

R. Quando se fala em solucionar problemas, a administração do tempo é

fundamental para que se busque a causa do problema. Tratar apenas os

efeitos é uma solução para curto prazo que não é duradoura.

6) Nas organizações existe um ditado de que tempo é dinheiro. Você

concorda?

R. Tempo somente é dinheiro para profissionais que sabem concentrar a

sinergia no ponto certo. Se não houver concentração de esforços, perde-se

o alvo e isto poderá representar inclusive a perda de tempo e dinheiro.

48

7) A maior parte dos executivos sabem administra o seu tempo?

R. Infelizmente pesquisas indicam que apenas uma parte dos executivos

sabem programar-se para realizarem uma boa gestão do tempo.

8) A tecnologia pode ajudar para a realização de uma melhor

administração do tempo?

R. Sim, desde que o profissional não fique criando controles redundantes e

paralelos. A tecnologia é a maior escrava existente que pode ser usada em

prol da humanidade. Entretanto, é necessário saber utilizá-la da forma mais

apropriada. A eficácia do executivo não é medida pela assimilação de uma

tecnologia, mas pelo uso que se faz dela inclusive para aumentar a receita

ou diminuir a despesa do seu negócio.

9) Quais estratégias podem ser traçadas a fim de se evitar obstáculos

no dia a dia que consumam tempo desnecessário? Como criar

cúmplices para ajudar a ter uma boa gestão do tempo?

R. Deve-se mostrar sempre às partes envolvidas que estas também terão

benefícios nas idéias a serem implantadas. É necessário ser flexível e evitar

radicalismos. Ter persistência e evitar qualquer juízo de valor sobre a

utilização do tempo pelo outro. Também é preciso respeitar o tempo do

outro, pois infelizmente alguns profissionais são muito lentos. Neste caso é

preciso saber identificar os gargalos para minimizar a lentidão dos processos

para deixá-los muitos mais ágeis em ações que podem ser realizadas

paralelamente.

10) Quais aspectos táticos podem ser tomados para gerir melhor o

tempo?

R. Evitar interrupções, agendar horários pré-determinados para atender

colaboradores internos ou externos, solicitar aos subordinados que junto

com os problemas tragam também alternativas de solução e nas conversas

solicitar que os assuntos sejam tratados na seqüência do mais importante

para o menos importante.

11) Quais dicas você acredita que são importantes para uma eficiente

Gestão do tempo?

49

R. Aprender a ler de forma mais dinâmica é fundamental, saber dividir o

tempo em prioridades de tarefas (importantes, medianas e de baixa

importância). Descobrir o horário em que o relógio biológico funciona melhor

e destinar este tempo às tarefas prioritárias. Jamais deixar tarefas urgentes

para a última hora (isto gera estresse) e reuniões somente com real

necessidade e produtivas.

12) Como atrelar a qualidade à quantidade no gerenciamento do

tempo?

R. É sempre mais importante a qualidade do tempo que você utiliza com

alguém ou algo, do que a quantidade do mesmo. Buscar hábitos saudáveis

na medida do possível (dormir 8 horas, praticar algumas atividade física e se

alimentar corretamente). Abandonar lixos mentais e não perder tempo com

quem ou assuntos não merecem atenção. Geralmente os problemas têm a

dimensão que atribuímos a eles. Devemos pensar com simplicidade,

abandonando a burocracia e o perfeccionismos para sermos mais objetivos

e pragmáticos. Somente assim é que se pode aumentar a produtividade.

13) Qualquer profissional pode fazer uma boa gestão do tempo?

R. Infelizmente não. Existem alguns profissionais que podem até melhorar a

gestão do tempo de forma técnica, mas uma série de fatores da forma de

agir da pessoa, como problemas de déficit de atenção, a impedirão de fazer

uma gestão de tempo em nível considerável. Existem profissionais que não

sabem ser rápidos, despachados e objetivos. Muito pelo contrário, quando

lidam com a pressão e necessitam fazer uma boa gestão do tempo, se

tornam muito mais lentos do que já são.

14) As organizações estão de olho nos profissionais que fazem uma

boa gestão do tempo?

R. Com certeza. Existem algumas organizações que possuem excelentes

cumpridores de horários, mas péssimos em resultados. Assim surgiu

inclusive o horário flexível, pois têm profissionais que em poucas horas

produzem mais e de forma melhorada o que outros demorarão dias.

50

15) Por que é tão importante para as empresas possuírem bons

gestores do tempo?

R. Pense bem: como clientes, não gostamos de ser atendidos com rapidez?

Pois é! Se os processos dentro da organização forem feio por profissionais

ágeis, dinâmicos e com qualidade, isto acabará revertendo em processo

internos mais rápidos e por conseqüência traduzindo em benefícios ao

cliente final. Quanto mais talentos uma organização possuir sabendo fazer

uma boa gestão do tempo, melhores serão os resultados obtidos.

5 Conclusão

A Gestão do Tempo é muito importante para os profissionais que

atuam em organizações. Profissionais que conseguem realizar uma boa

administração do tempo acabam por sofrer menos estresse pelas urgências,

pois na maior parte das vezes, já terão resolvido o que é prioritário. Somente

profissionais dinâmicos, pró-ativos e assertivos conseguem ter um bom

desempenho nas tarefas.

Com base no estudo realizado neste trabalho, pode-se perceber que

o profissional estudado possui bom desempenho quantitativo nas ações que

se dispõe a realizar. Em termos qualitativos, pode-se afirmar que o

profissional também possui bom desempenho. No Anexo A constam

algumas avaliações recebidas por alunos que avaliaram o profissional do

ano 2005 a 2008. Cabe ressaltar que parte dos discentes que avaliam os

professores em cursos de administração de empresas, geralmente já

trabalham e sabem avaliar um profissional de acordo com o profissionalismo

e práticas do mercado. Em tais avaliações percebe-se que o profissional em

que foi estudada a Gestão de Tempo neste Trabalho de Conclusão de

Curso, possui quase a totalidade de suas avaliações de Bom para Ótimo /

Excelente, ainda mais tendo com base de comparação o Resumo Geral das

Avaliações.

Conclui-se que a administração do tempo requer muito de cada ser

individual para que torne a vida mais útil, fazendo aquilo que se deseja fazer.

Gerenciar o tempo realmente não é uma tarefa fácil, é algo que requer

sabedoria e esperteza. Foi necessário muito estudo, questionários a serem

aplicados para que pudéssemos entender o porquê o ser humano vive sem

51

tempo para nada! Saber separar coisas urgentes do importante ajuda você a

sobreviver melhor nesta corrida contra o tempo, fazendo com que o individuo

seja dono de seu próprio tempo e não escravo dele. Um fato comprovado

que ajuda o ser humano a administrar melhor à vida é, colocando em uma

agenda todos os seus afazeres do dia, mês ou ano, que possa ajudar em

sua rotina.

5.1 Proposta para Trabalhos Futuros

Atualmente as literaturas para a área de Administração estão

relacionando que, profissionais que fazem uma boa gestão do tempo

acabam por conseqüência fazendo uma boa administração das finanças.

Caberia aqui um estudo futuro para verificar a veracidade desta hipótese.

52

Glossário

DDA: Distúrbio de Déficit de Atenção.

Gemmelsmerch: Compartilhar informações.

Déficit: termo da contabilidade, correspondendo ao lucro ou prejuízo em

balanços de uma empresa.

Newsletter: Diário eletrônico.

EAD: Ensino a Distância.

Orkut: é uma rede social filiada ao google, com objetivo de ajudar seus

membros a criar novas amizades e manter relacionamentos.

Twitter: é uma rede social que permite que os usuários enviem e leiam

atualizações pessoais de outros contatos.

Lattes: uma plataforma, uma base de dados de currículo e instituições das

áreas de consciências e tecnológicas.

Rafting: esporte que envolve a prática de descida em corredeiras em equipe

utilizando botes infláveis e equipamentos de segurança. Trata-se de uma

atividade física bastante praticada por empresários e profissionais de

empresas.

Trainee: é um tipo de programa em uma empresa destinado a profissionais

que acabaram de concluir o curso superior.

Gargalo: Produção afunilada em função do tempo.

53

Referências

Barbosa, C.; A Tríade do Tempo: a Evolução da Produtividade, 1ª Ed. Campus, São Paulo, 2008

Barbosa, C.; Você dona do seu tempo, 1ª Ed. Gente, São Paulo, p232, 2008

Berg, E.; DVD Training Empresarial sobre Gestão do Tempo, 50 min.

Bernhoeft, R.; Administração do Tempo, 1ª Ed. Nobel, São Paulo, 1985

Blog da Ágilis – Tecnologia em RH/ Administração do tempo

Covey, Stephen R.; Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes. 23ª Ed.

Best Seller, São Paulo, 2005

Drucker, Peter F.; O gerente eficaz. 1ª Ed. LTC, São Paulo, p 166, 1990

Emerson, Ralph W.; Poemas, 1847

Hallowell, M. E. ; Sem tempo para nada. Ed. Nova Fronteira, Rio de Janeiro,

p1 – 223, 2007

Hindle, T.; Como gerir o seu tempo. Ed. Livraria Civilização Editora, p72,

1998

Oliveira, M.; Energia Emocional. 1ª Ed. Makron Books, São Paulo, p144, 1997

Zugaib, E. ; Como administrar o tempo. 2ª Ed. Atlas, São Paulo, p34 – 104,

2003

__________ Artigos. Disponíveis em: www.google.com.br/artigos consultado

em 15-04-2009 às 15:30h

__________ Artigos. Disponíveis em: www.meio.ws consultado em 10-07-

2009 às 17:07h

__________ Artigos. Disponíveis em: www.quebrandobarreiras.com.br

consultado em 21-10-2009 às 11:31h

54

Anexo A

Avaliações Qualitativas do Profissional

Curso de Administração

Ano: 2005

Avaliação do Corpo Docente

Prof.: André Alves Prado

Disciplina: OSM

Turmas: 2º ano de Administração

Habilitação em GEE/RH/FIN/GSI

ITEM DE AVALIAÇÃO ÓTIMO BOM REGULAR INSATIS ALUNOS

Relacionamento com os alunos 32 64% 15 30% 3 6% 50

Pontualidade 29 58% 16 32% 5 10% 50

Atendimento em Sala de Aula 32 64% 14 28% 4 8% 50

Apresentação e cumprimento do plano do curso 26 52% 20 40% 4 8% 50

Clareza na exposição da matéria 23 46% 18 36% 9 18% 50

Domínio da matéria 29 58% 18 36% 2 4% 1 2% 50

Qualidade geral do professor 31 62% 16 32% 3 6% 50

Avaliação realizada em dezembro de 2004.

Média Geral dos Itens de Avaliação

ITEM DE AVALIAÇÃO ÓTIMO BOM REGULAR INSATIS

Relacionamento com os alunos 44% 35% 16% 5%

Pontualidade 53% 26% 11% 10%

Atendimento em Sala de Aula 53% 33% 10% 5%

Apresentação e cumprimento do plano do curso 45% 38% 10% 7%

Clareza na exposição da matéria 45% 32% 18% 5%

Domínio da matéria 58% 31% 8% 4%

Qualidade geral do professor 49% 37% 11% 4%

Coordenação do Curso de Administração

09/03/05

55

Turmas: 3º ano de Administração

Habilitação em GEE/RH/GSI

ITEM DE AVALIAÇÃO ÓTIMO BOM REGULAR INSATIS ALUNOS

Relacionamento com os alunos 16 67% 6 25% 2 8% 0 0% 24

Pontualidade 7 29% 15 63% 2 8% 0 0% 24

Atendimento em Sala de Aula 12 50% 11 46% 1 4% 0 0% 24

Apresentação e cumprimento do plano do curso 9 38% 9 38% 5 21% 0 0% 24

Clareza na exposição da matéria 8 33% 11 46% 5 21% 1 4% 24

Domínio da matéria 15 63% 8 33% 1 4% 0 0% 24

Qualidade geral do professor 14 58% 9 38% 1 4% 0 0% 24

Avaliação realizada em dezembro de 2004.

Média Geral dos Itens de Avaliação

ITEM DE AVALIAÇÃO ÓTIMO BOM REGULAR INSATIS

Relacionamento com os alunos 46% 44% 9% 1%

Pontualidade 51% 40% 8% 1%

Atendimento em Sala de Aula 55% 40% 4% 1%

Apresentação e cumprimento do plano do curso 44% 35% 18% 2%

Clareza na exposição da matéria 45% 41% 13% 1%

Domínio da matéria 65% 28% 7% 0%

Qualidade geral do professor 52% 42% 4% 2%

Coordenação do Curso de Administração

09/03/05

56

I) Faculdades Integradas Teresa D'Ávila Ano: 2006

Disciplina: OSM

Professor André Prado

Responderam a pesquisa: 35 alunos

Sala: 2° Gestão Empresarial Estratégica

Pesquisa de Opinião

1) Você prefere que as aulas da disciplina sejam ministradas através de:

Método atual: 31

Retro-projetor: 3

Quadro (lousa): 1

Método preferido pelos alunos

88%

9% 3%Método atual

Retro-projetor

Quadro (lousa)

Nota: Método atual = debates, seminários, artigos, estudos de casos, áudio

e vídeo e palestras.

2) Você classifica a sua motivação para aprender a disciplina como:

Excelente: 10

Boa: 23

Regular: 2

Ruim: 0

Péssima: 0

57

Motivação para aprender

29%

65%

6%

Excelente

Boa

Regular

3) Você classifica o Professor da disciplina como:

Excelente: 27

Bom: 7

Regular: 1

Ruim: 0

Péssimo: 0

Classificação do professor segundo os alunos

77%

20%3%

Excelente

Bom

Regular

4) Você classifica as abordagens recebidas na disciplina como:

Ótimas: 14

Boas: 17

Satisfatórias: 2

Regulares: 2

Ruins: 0

58

Consideração pelas abordagens recebidas

40%

48%

6% 6%Ótimas

Boas

Satisfatórias

Regulares

5) Você classifica os livros indicados pelo professor bimestralmente para

seu aprendizado como:

Excelentes: 26

Bons: 8

Regulares: 1

Ruins: 0

Péssimos : 0

Consideração pelos livros aplicados nos bimestres pelo professor

74%

23%3%

Excelentes

Bons

Regulares

59

II) Faculdades Integradas Teresa D'Ávila Ano: 2006

Disciplina: OSM / ASI

Professor André Prado

Responderam a pesquisa: 29 alunos

Sala: 3° Recursos Humanos- Gestão de Sistemas de Informação - Finanças

Pesquisa de Opinião

1) Você prefere que as aulas da disciplina sejam ministradas através de:

Método atual : 21

Retro-projetor: 8

Quadro (lousa): 0

Método preferido pelos alunos

72%

28%Método atual

Retro-projetor

Nota: Método atual = debates, seminários, artigos, estudos de casos, áudio

e vídeo e palestras.

2) Você classifica a sua motivação para aprender a disciplina como:

Excelente: 10

Boa: 18

Regular: 1

Ruim: 0

Péssima: 0

60

Motivação para aprender

34%

63%

3%

Excelente

Boa

Regular

3) Você classifica o Professor da disciplina como:

Excelente: 16

Bom: 12

Regular: 1

Ruim: 0

Péssimo: 0

Classificação do professor segundo os alunos

56%

41%

3%

Excelente

Bom

Regular

4) Você classifica as abordagens recebidas na disciplina como:

Ótimas: 11

Boas: 13

Satisfatórias: 4

Regulares: 1

61

Ruins: 0

Consideração pelas abordagens recebidas

38%

45%

14% 3%Ótimas

Boas

Satisfatórias

Regulares

5) Você classifica os livros indicados pelo professor bimestralmente para seu

aprendizado como:

Excelentes: 18

Bons: 10

Regulares: 1

Ruins: 0

Péssimos: 0

Consideração pelos livros aplicados nos bimestres pelo professor

63%

34%

3%

Excelentes

Bons

Regulares

62

Ano: 2007

64

Ano: 2008

tcc gestão do tempo na profissão do administrador

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