Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência - SBPC

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REUNIÃO ANUAL – INFORMAÇÕES GERAIS

Sumário

1. O que é a SBPC 2 2. Reunião Anual 3 3. Ciência na mídia 4 4. Reunião Anual - 10 anos de sucesso

4.1. Inscritos e público 5 4.2. Atividades - Programação Científica Sênior 5

5. Procedência dos congressistas

5.1. Inscritos por Estado - período: 2005 a 2007 6 5.2. Inscritos por Estado - período: 2002 a 2004 7

6. Organização Local

6.1. Núcleo de Contatos Institucionais 6.1.1. A busca do patrocínio 8 6.1.2. Tipos e exemplos de patrocinadores 9

6.2. Núcleo de Espaço Físico e Infraestrutura

6.2.1. A busca da funcionalidade 11 6.2.2. Atividades do evento - Estrutura 12

6.3. Núcleo de Operações 15

Atividades / Logística

6. Secretarias de atendimento 16

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1 - O que é a SBPC

Fundada há mais de 50 anos, em 1948, a SBPC é uma entidade civil, sem fins lucrativos nem cor político-partidária. Reúne representantes de todas as áreas da ciência para a defesa do avanço científico e tecnológico, e do desenvolvimento educacional e cultural do Brasil.

Com sede nacional em São Paulo, a SBPC está sempre presente em todos os estados

brasileiros através das Secretarias Regionais, que promovem encontros e atividades de difusão científica por todo o País. Algumas dessas Secretarias promovem conferências de divulgação científica destinadas ao grande público, geralmente em locais e horários de fácil acesso.

A SBPC mantém vários projetos nacionais de publicação: "Ciência e Cultura", é uma revista

científica temática dirigida ao público sênior; "Ciência Hoje" e "Ciência Hoje das Crianças" são revistas destinadas à divulgação científica; "Ciência Hoje na Escola" destina-se a alunos do ensino fundamental; e o "Jornal da Ciência", editado quinzenalmente, vem contando boa parte das lutas dos pesquisadores e das sociedades científicas em defesa do nosso desenvolvimento científico e tecnológico.

Na área eletrônica, a SBPC produz e vende CD´s-ROM da série "Máquina Maluca"; divulga

diariamente por e-mail,a quem solicitar, o "Jornal da Ciência e-mail" e a revista “ComCiência” (realizada juntamente com o Laboratório de Estudos Avançados em Jornalismo - Labjor); tem um site na Internet, com um link para "Ciência Hoje On-Line", com artigos selecionados das nossas revistas de divulgação científica.

Todo mês de julho a SBPC promove uma Reunião Anual em um ponto diferente do País.

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2 - Reunião Anual

A Reunião Anual da SBPC tem como objetivo reunir cientistas, estudantes, professores

universitários, professores da rede do ensino médio e fundamental, profissionais diversos e cidadãos em geral, interessados em discutir ou simplesmente em conhecer os resultados mais recentes da pesquisa científica, expor trabalhos e apresentar comunicações, divulgar suas idéias e pontos de vista, debater as políticas de C&T e proposições de metas estratégicas para o progresso da ciência no Brasil.

Conta com grande participação das universidades e institutos de pesquisa de todo o País,

atraindo sobretudo o corpo docente e discente das instituições locais de ensino superior, públicas e privadas, envolvendo diferentes órgãos públicos federais, estaduais e municipais, além de ser amplamente divulgada na mídia, tanto impressa quanto eletrônica. Pode-se dizer, sem exagero, que a Reunião Anual da SBPC se tornou um mega-evento na agenda científica do País, constituindo-se numa grande vitrine das políticas brasileiras de C&T.

A Reunião Anual da SBPC conta com a participação ativa de 80 sociedades científicas das

diversas áreas do conhecimento. Nos anos recentes temos registrado em nossas Reuniões Anuais um público com mais de 10.000 pessoas. Desses, entre dois e três mil são cientistas de diferentes gerações.

A Reunião Anual da SBPC se subdivide nos seguintes tipos de eventos ou setores de atividades: a) Programação Científica Sênior - simpósios, conferências, minicursos, encontros, comunicações

científicas em sessões de pôsteres, assembléias e sessões especiais. b) SBPC Jovem - Programação destinada a trazer os adolescentes para um contato dinâmico com os

cientistas, a ciência e a prática científica, consistindo de exposições, conferências, oficinas, vídeos e filmes.

c) EXPOT&C - Mostra de C&T, que reúne expositores de projetos e realizações em C&T, de empresas,

universidades, institutos de pesquisa, agências de fomento e secretarias de governo. d) SBPC Cultural - Apresentação de atividades culturais, com destaque para as expressões e valores

artísticos locais e regionais. e) Outros - exposições institucionais, feira de livros e outras modalidades de exposição comercial.

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3 - Ciência na mídia SBPC na fronteira do conhecimento

A semana da Reunião Anual da SBPC tem sido um grande evento de mídia. Este é um momento alto em que a ciência brasileira chega ao grande público.

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4. Reunião Anual - 10 anos de sucesso

4.1. Inscritos e público

Número de inscritos e público das últimas 10 Reuniões Anuais

Ano Nº da Reunião Anual Local Nº de Inscritos (sênior) Público Circulante

(aproximado)

1998 50ª Natal 8.021 15.000

1999 51ª Porto Alegre 6.271 12.000

2000 52ª Brasília 6.768 15.000

2001 53ª Salvador 10.270 13.000

2002 54ª Goiânia 6.027 11.000

2003 55ª Recife 17.193 25.000

2004 56ª Cuiabá 5.727 16.000

2005 57ª Fortaleza 7.048 12.000

2006 58ª Florianópolis 7.991 10.000

2007 59ª Belém 7.424 16.000

4.2. Atividades - Programação Científica Sênior

Número de atividades da Programação Científica Sênior das últimas 10 Reuniões Anuais

Ano R.A. Local Pôsteres (1)

Simpósios Mesas-Redondas

Conferências Minicursos Encontros, Assembléias,

Prêmios e Sessões Especiais e outras

at.

1998 50ª Natal 4.000 84 - 48 60 23

1999 51ª Porto Alegre

3.556 87 - 37 42 16

2000 52ª Brasília 3.999 90 - 38 37 17

2001 53ª Salvador 4.759 63 - 39 43 33

2002 54ª Goiânia 3.252 78 - 45 34 27

2003 55ª Recife 3.895 89 - 49 49 28

2004 56ª Cuiabá 2.474 70 - 34 51 27

2005 57ª Fortaleza 4.108 94 - 60 72 28

2006 58ª Florianópolis 3.597 61 40 58 45 108

2007 59ª Belém 2.798 37 66 65 37 57

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5. Procedência dos congressistas

A Reunião Anual da SBPC reúne cientistas e estudantes de todo o Brasil. É uma oportunidade única de integração das diferentes áreas do conhecimento neste País continental.

5.1. Inscritos por Estado - período: 2005 a 2007

Ano 2007 - 59ª Reunião Anual - Belém/PA (inscritos: 7424)

Ano 2006 - 58ª Reunião Anual - Florianópolis/SC (inscritos: 7991)

Ano 2005 - 57ª Reunião Anual - Fortaleza/CE (inscritos: 7048)

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5.2. Inscritos por Estado - período: 2002 a 2004

Ano 2004 - 56ª Reunião Anual - Cuiabá/MT (total de inscritos: 5727)

Ano 2003 - 55ª Reunião Anual - Recife/PE (total de inscritos: 17193)

Ano 2002 - 54ª Reunião Anual - Goiânia/GO (total de inscritos: 6027)

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6. Organização Local A Comissão Organizadora Local divide-se em 3 núcleos:

� Núcleo de Contatos Institucionais � Núcleo de Espaço Físico e Infraestrutura � Núcleo de Operações

6.1. Núcleo de Contatos Institucionais

6.1.1. A BUSCA DO PATROCÍNIO O QUE PATROCINAR a) Localizadores:

• Faixas em auditórios e salas • Entrada dos auditórios, mesa de conferência, etc. • Totens e pórticos (indicadores de direção espalhados pelo campus) • Banners

b) Material: • Pastas • Publicidade no livro de programação do evento • Material promocional dentro das pastas (bloco de anotações, canetas, etc.) • Camisetas e bonés

QUANTO CUSTA O PATROCÍNIO

Estabelecer pacotes orçamentários que variem de R$ 5.000,00 a R$ 100.000,00. ATIVIDADES DO PATROCINADOR

Na busca de recursos deve-se considerar e analisar a afinidade das atividades da empresa cogitada para patrocínio com as atividades do evento (sugestões a seguir).

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6.1.2. TIPOS E EXEMPLOS DE PATROCINADORES Sugerimos 3 tipos de patrocinadores:

� Patrocínio governamental � Empresas estatais ou de capital misto � Empresas privadas e comunitárias

PATROCÍNIO GOVERNAMENTAL Prefeituras

Além de fornecer recursos para a Comissão Local, as prefeituras poderão contribuir com diversos serviços:

• Transporte - ceder ônibus para o evento, passe de ônibus para os participantes • Alojamento - colégios, clubes e/ou associações de servidores, ginásio de esportes público • Limpeza do campus - equipamento e pessoal • Montagem de palcos • Secretarias de Cultura - parceria com a SBPC Cultural • Secretarias da Educação - parceria com a SBPC Jovem • Outros

Órgãos do Estado

Secretarias de Estado de Ciência e Tecnologia, da Cultura, da Educação, etc. Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado

A Reunião Anual pode ser uma fonte de renovação dos bens das Universidades. No pedido de verbas para a Reunião deveriam ser encaminhados projetos de compra do material de multimídia necessário, e este posteriormente seria doado à Universidade.

EMPRESAS ESTATAIS OU DE CAPITAL MISTO Companhia de Energia Elétrica - Patrocínio do gasto adicional de energia durante a realização da

Reunião, além de recursos em espécie. Companhia de Saneamento e Água - Patrocínio do gasto ligado à Reunião, além de recursos em

espécie. Companhia Telefônica - Patrocínio de celulares para a Reunião, além de recursos em espécie. Outras empresas que já patrocinaram a Reunião Anual da SBPC:

Banco do Brasil Petrobrás Caixas Econômicas (Federal e Estadual) Bancos de Estado CNI/SESI/SENAI/IEL Brasiltelecom Grupo Eletrobrás

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EMPRESAS PRIVADAS E COMUNITÁRIAS SEBRAE - Foi o nosso primeiro parceiro na realização da Expociência, inaugurada em 1993, com o

objetivo de aproximar o conhecimento científico do pequeno empresário. Seria muito importante manter essa parceria e fortalecer esses vínculos na programação da Expociência.

Outras empresas que já patrocinaram a Reunião Anual da SBPC:

Grupo Santander Banespa Empresas de Água Mineral Empresas Gráficas Colégios particulares Editoras de livros

Outros parceiros possíveis: Indústrias de bebidas

Patrocínio de água para os organizadores e instalação de quiosques ou pontos-de-venda distribuídos por todo o evento. Exemplos de empresas: Coca-Cola, Kaiser, AmBev (Antarctica, etc.), Schincariol e outras. Indústrias de Informática

Salas de informática e laboratórios de informática para que possam ser realizados alguns dos minicursos. Exemplos de empresas: IBM, Itautec e outras. Indústrias de alimentos

Também podem ser contatadas para fornecer amostras grátis para a SBPC Jovem e mesmo para a SBPC Sênior. Indústrias de camisetas

Patrocínio de camisetas, coletes, bonés e viseiras para monitores. Exemplos de empresas: Malwee, Hering e outras. Fundação Bradesco

Pode ser contatada para patrocinar a SBPC Jovem, por exemplo.

Órgãos de Imprensa Redes de televisão poderiam colaborar com o registro em fitas VHS das Conferências e

Simpósios da SBPC Sênior, por exemplo. Serviços de clippings podem fornecer após o evento, o registro das matérias divulgadas na mídia. Outros

Bancos privados, Fundação Roberto Marinho, Planos de Saúde, etc.

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6.2. Núcleo de Espaço Físico e Infraestrutura 6.2.1. A BUSCA DA FUNCIONALIDADE

O sucesso do evento depende da boa acomodação dos participantes. É importante que o planejamento inclua as plantas baixas de toda a Reunião e preveja a

circulação entre os diferentes eventos. As áreas de alimentação e exposição devem estar integradas ao ambiente, mas sem interferir

com a acústica das salas. Pontos de descanso e cybercafés são sempre bem-vindos. Manter o campus em ordem durante todo o dia facilita a boa acomodação: varredura, limpeza

dos banheiros, limpeza e preparação das salas, etc. Para que a Reunião seja um sucesso deve-se prever lugares em sala para que pelo menos 60%

dos participantes possam estar sentados ao mesmo tempo. Uma sinalização eficiente é fundamental para que todos cheguem aos locais desejados.

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6.2.2. ATIVIDADES DO EVENTO - ESTRUTURA 1. ATIVIDADES

As atividades da SBPC têm sido divididas seguindo as áreas descritas abaixo.

1.1. SBPC Sênior

A organização da Programação Científica Sênior é realizada pela Comissão de Programa formada por indicação da Diretoria. Para esta Comissão têm sido convidados pesquisadores oriundos das cidades-sede e das diferentes áreas do conhecimento. A programação inclui atividades próprias da SBPC e das Sociedades Científicas associadas convidadas.

A SBPC Jovem, organizada pela Comissão Local, também contará com a participação de um

membro da Comissão de Programação Científica Sênior. O espaço físico deve ser previsto com o objetivo de ter 60% dos inscritos sentados para as

atividades de simpósios e conferências.

Infraestrutura mínima: •••• GRANDES AUDITÓRIOS - com capacidade para mais de 500 pessoas sentadas. •••• AUDITÓRIOS MÉDIOS - com capacidade para aproximadamente 200 pessoas sentadas. Alguns

desses auditórios poderão ter sua capacidade ou seu alcance ampliados com a utilização de TELÔES em salas contíguas.

•••• Minicursos - devem ser acomodados em salas para 60-100 pessoas. •••• Laboratórios de informática - com equipamentos para serem usados nos minicursos e em outras

atividades. (Sugestão: essas salas podem ser patrocinadas por empresas, ou mesmo pela Fundação de Amparo, e o material pode depois reverter para o patrimônio da Universidade).

•••• Pôsteres - espaço adequado quanto à temperatura, ventilação, iluminação, acesso e circulação para

exposição de 800 pôsteres/dia. Acesso à água potável (venda, bebedouros) deve estar localizado próximo.

Estimativa de espaço para 800 pôsteres/dia (mínimo): 2241m2

Previsão com painéis frente/verso (zig zag com meno s de 45º); área retangular com 27m larg. e 83m compr.; corredor central com 5m, corredores laterais 2m, corredor frontal e final 3m e espaços entre cada fileira de pôsteres de 2,5m. Piso plano. O espaço necessário final será informado na primeira quinzena de maio.

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1.2. Expociência – EXPOT&C

Este espaço tem por objetivo mostrar a interface entre a Academia e o empresariado. A primeira Expociência ocorreu em 1993 na 45ª Reunião Anual realizada no Recife. Durante muitos anos esta atividade foi patrocinada pelo SEBRAE, mostrando formas de aplicação e transferência de conhecimentos para o mercado de trabalho. Nos últimos anos tem havido maior participação de universidades e órgãos governamentais, incluindo o Ministério de Ciência e Tecnologia.

A definição do espaço da EXPOT&C é da competência da Comissão Local. Seria recomendável que fosse integrado ao espaço da SBPC Sênior.

1.3. SBPC Jovem

A SBPC Jovem é dirigida ao público do ensino fundamental e médio. Deve ter atividades apresentadas pelos jovens e para os jovens. ATENÇÃO: Atividades que busquem debater e expandir o ensino da ciência no ensino fundamental e médio são típicas da SBPC Sênior e devem ser sediadas por ela, não pela SBPC Jovem.

Esta é uma atividade organizada pela Comissão Local, com a participação de um membro da Comissão de Programação Científica Sênior; deve estar localizada próxima da Sessão de Pôsteres Sênior e ser dimensionada de forma a permitir fácil acesso.

1.4. SBPC Cultural

As artes e as peculiaridades regionais encontram o seu espaço na SBPC Cultural. Esta é feita para a cidade e pela cidade, não só para seus habitantes, mas também para todos os que estão fazendo a SBPC acontecer. A SBPC Cultural é um espaço de integração. Para que seus objetivos possam ser alcançados, é importante que esta respeite os horários e os espaços físicos da Programação Científica Sênior.

Nos últimos anos, vários eventos da SBPC Cultural vêm sendo realizados em uma tenda circense.

1.5. Exposições comerciais

A SBPC tem facilitado a difusão de cultura, principalmente através da liberação de espaço para venda de livros. Esse espaço deve se restringir ao seu objetivo primário (venda de livros, lançamentos e sessões de autógrafos) e não deve ser expandido com atividades culturais paralelas. Sendo de interesse, debates e conferências relacionados com a venda de livros devem ser aprovados com antecedência pelos coordenadores responsáveis pela Programação Científica Sênior, ou mesmo pela SBPC Cultural. Seria importante e fortemente recomendável que as duas comissões pudessem tomar conhecimento a priori desses pleitos.

TODAS AS ATIVIDADES DE UMA REUNIÃO ANUAL DEVEM , OBRIGATORIAMENTE , TER O AVAL DA SBPC. NÃO SERÃO PERMITIDAS ATIVIDADES PARALELAS .

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2. LOGÍSTICA

2.1. Secretarias e Apoio

Salas muito próximas e com facilidades de comunicação (telefonia, internet, etc.). A quantidade

de equipamentos deverá ser dimensionada a partir do número de inscritos. Secretarias da SBPC Sênior:

• Secretaria do Evento • Secretaria de Pôsteres • Secretaria de Audiovisual • Sala de Imprensa • Tesouraria • Secretaria da Diretoria • Sala de Trabalho para Conselheiros e Secretários Regionais

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6.3. Núcleo de Operações

Este núcleo deverá coordenar as atividades de base, essenciais para o bom andamento do

congresso. Deverá coordenar comissões que viabilizem as comissões de: • Alojamento • Alimentação • Limpeza e Conservação • Saúde • Segurança • Transporte e Recepção • Equipamento de Informática e Audiovisual - disponibilização, instalação e manutenção • Monitoria - seleção, alocação e distribuição dos alunos nas funções de monitoria.

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Secretaria de atendimento da SBPC em São Paulo Secretaria da Diretoria / Cerimonial Responsável: Eunice Personini - eunice@sbpcnet.org.br

Luciane Amaral - luciane@sbpcnet.org.br

Telefone: 11-3259-2766

Financeiro e Administrativo Responsável: Zuleica Barbosa - zuleica@sbpcnet.org.br Paulo Oliveira - paulo@sbpcnet.org.br

Secretaria dos Inscritos e/ou Sócios Carlos Henrique Santos - carlos@sbpcnet.org.br socios@sbpcnet.org.br

Secretaria da Comissão de Programação Sênior (Conferências, Mesas-Redondas, Debates, Minicursos e outros)

Fernanda Albuquerque - fernanda@sbpcnet.org.br

Secretaria de Pôsteres e 15ª JNIC Minicursos-inscrições antecipadas Atendimento diversos

Léa Oliveira - lea@sbpcnet.org.br eventos@sbpcnet.org.br

Assessoria de Imprensa Responsável: Fabíola de Oliveira - fabiola@sbpcnet.org.br Carla: carla@sbpcnet.org.br

11-9161-0171

Espaço Físico, Monitoria e Audiovisual – para atender às atividades da Programação Sênior

Designados pelo coordenador geral

Secretarias de atendimento da SBPC Local Assuntos gerais

Coordenador local e auxiliares

Arquitetura e Design Padrões, logomarcas, distribuição de espaços

Rede de Informática Apoio elétrico, instalações e equipamentos

Infraestrutura, Segurança, Transporte Geral – banheiros, bebedouros, ruas, segurança, acessos

Alojamento Organização, inscrições e recepção

Feira do Livro Organização e stands

Alimentação

Organização e stands

ExpoT&C Organização e stands

SBPC Cultural e Feira de Artesanato Organização e stands / atividades

SBPC Jovem Programação e realização Divulgação da SBPC Jovem nas escolas

Pôsteres

Apoio para espaço e painéis Em conjunto com a secretaria da SBPC

Transmissão online (das atividades durante a Reunião Anual)

Apoio

Orçamento Financeiro e captação

Assessoria de Imprensa Em conjunto com a assessoria da SBPC Espaço Físico e Monitoria Em conjunto com membros da SBPC

Verificação das salas

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Levantamento físico do que existe na instituição: Mínimo

Necessário Está OK É necessário que tenha:

Auditórios - Cadeiras, tomadas, equipamento de som, tela de projeção Salas de Aula - Cadeiras, tomadas, lousa Salas de apoio: dos Monitores de Atividades 20 m2 Telefone, 3 mesas e cadeiras Salas de apoio: dos Equipamentos para palestrantes 40 m2 Mesa, 3 cadeiras, 3 tomadas, 2 PCs (com internet) e 1 impressora Salas de apoio: Secretaria de Inscrição durante a reunião 100 m2 Ponto de energia, mesas para 10 PCs e impressoras Salas de apoio: Secretaria da Coordenação durante a reunião 3 x 20 m2 Telefones, 6 computadores com internet, fax, impressoras (2 laser e 1 color) Salas de apoio: Depósito de materiais que serão usados 20 m2 livre para empilhar caixas Salas de apoio: de Imprensa 100 m2 15 mesas, 15 cadeiras, 15 pontos de internet Salas de apoio: da Comissão Local 2 x 20 m2 Telefones, PCs com internet, fax, impressoras Salas de apoio: Copiadora 20 m2 Tomada 220 V Salas de apoio: Secretaria de Posteres 10m2 1 computador com internet e 1 impressora laser OBS: Saber com antecedência (4 semanas antes) quantas salas serão utilizadas. Levantamento de Equipamentos a serem usados durante a reunião (de acordo com a quantidade de atividades) Retroprojetores ver CPU + video + teclado ver Data show ver Equipamento de som para os auditórios ver Telas de projeção para os auditórios ver Lista de Materiais Diversos Giz Pincel mágico Apagadores de giz Apagadores de pincel mágico Copos de água para palestrantes Salas das Atividades devidamente identificadas Verificar: Micro-onibus e/ou onibus para transporte Hotel-Campus-Hotel Som para auditórios Copiadora para 5 dias Aluguel de data-show

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Ações gerais Uso de linhas telefonicas liberadas para DDD no campus durante a Reunião para Diretoria da SBPC Segurança patrimonial dos equipamentos instalados na Secretaria Limpeza das salas onde acontecerão as atividades Limpeza das áreas de uso comum Limpeza de banheiros Monitores Convocação de Monitores 100 1) Ter 1 casal de monitores por atividade, treinados em multimídia Reunião Geral com os monitores 2) Preparar ficha de cadastro de monitores

Treinamento dos monitores 3) Monitores que moram perto trabalham no 1º horário, os que moram longe nos outros horários

Nome dos monitores enviados para sede SBPC em SP em Excel

4) A convocação e coordenação dos monitores deverá ser feita por um professor local e durante o evento pelo prof. Indicado pela Comissão Organizadora Central

Nome dos monitores colocados no banco de dados Convocar Reunião com os Monitores 3 dias antes da reunião se iniciar