O objetivo desse Guia é fornecer

informações específicas e em forma

detalhada de como funciona o sistema de

protocolo web.

SISTEMA DE

PROTOCOLO GUIA RÁPIDO

Nesta Edição

Finalidade do Módulo Protocolo...................................................3

Acessando o Módulo Protocolo....................................................3

Criando Protocolo/Processos........................................................4

Tramitando Protocolo.....................................................................8

Recursos adicionais do Módulo Protocolo................................12

Meus Protocolos...................................................................12

Arquivamento Físico............................................................13

Relatórios..............................................................................15

Finalidade do Módulo Protocolo

Permite gerenciar todo o controle de protocolos e seu tramites anexando documentação e

rastreando a localização de cada processo em tempo real.

Acessando o Módulo Protocolo

O usuário irá preencher o campo usuário e senha, e clicar em entrar.

Criando Protocolo/Processos

Para acessar o controle de Protocolo acesso o menu lateral “Protocolo” depois o item

“Protocolo/Processo”

Acessando o menu do Protocolo será exibido uma lista com setores disponíveis para iniciação

do cadastro, os setores listados serão somente aqueles que o usuário logado tenha permissão,

é possível ainda fazer uma pesquisa pela descrição do setor, assim facilitando a sua localização.

Escolha um Setor selecionando-o e clique em “SELECIONAR” para acessar o formulário do

Protocolo.

Clique em inserir para iniciar o cadastro de Protocolo/Processo, os campos Exercício, Data,

Hora e Responsável serão preenchidos automaticamente com as informações do servidor e

com o usuário logado.

Selecione o Assunto digitando o seu código ou pesquisando pelo botão localizado à frente do

campo ilustrado por uma “lupinha”; Caso o Assunto não esteja cadastrado, você pode inclui-lo

acessando o botão “Novo” na tela de pesquisa.

Informe um Prazo para Conclusão, essa informação poderá ser utilizada para um futuro

controle de prazos e metas;

Selecione o Interessado, pessoa física ou jurídica interessada no processo, solicitante do

assunto em questão. Caso o Interessado não esteja cadastrado, você pode inclui-lo acessando

o botão “Novo” na tela de pesquisa.

No campo “Descrição do Protocolo”, descreva informações adicionais como observações,

detalhes da solicitação, motivos da solicitação, ou seja, toda informação que julgar necessário

para embasar a solicitação.

Na aba “Documentos Anexo” será possível relacionar uma lista de documentos conforme

documentação exigida, no exemplo abaixo relacionamos um comprovante de residência, mas

poderia ser qualquer tipo de documento, caso estaja configura para fazermos digitação.

Na aba “dados Jurídico” estão localizadas informações específicas ao setor jurídico da

entidade, dessa maneira o pessoal desse setor poderá fazer o controle de seu processos pelo

sistema, é possível, por exemplo, deixar um processo invisível para pessoas sem permissão,

marcando o registro como sigiloso, assim garantindo a privacidade das informações.

Na aba “Vencimentos Contrato” é possível fazer o controle dos vencimentos de contratos,

convênios e notificação, funciona da seguinte maneira: assim que o usuário protocolar um

contrato, convenio ou notificação, deverá ser informado o vencimento em seu cadastro, assim

o sistema irá calcular os dias restantes e conforme parametrizado irá exigir um alerta assim

que o usuário acessar o sistema.

Feito o preenchimento dos campos corretamente clique em “salvar” para salvar as

informações, observe na figura abaixo o sistema se encarrega de gerar um novo número para

esse protocolo, vale salientar que essa numeração é iniciara a cada exercício

automaticamente.

Uma vez que as informações foram salvas no banco de dados o usuário pode dar andamento,

o próximo passo será imprimir algumas informações, temos disponíveis alguns relatórios

como:

Etiqueta: pode ser usada para marcar o processo com informações do protocolo;

Etiqueta para impressora jato de tinta/laser: tem a mesma função do item anterior

porem é possível escolhe a posição da impressão numa folha A4;

Recibo: deve ser usado para deixar uma cópia das informações do protocolo com o

solicitante, dessa maneira facilitando uma possivel consulta;

Capa do Processo: pode ser usada para facilitar a localização futura desse documento,

o usuário por exemplo pode usar esse relatório para colar na pasta onde será feito

guarda dessa documentação;

Informações Completas: esse relatório fornece todos os campos do cadastro para

impressão;

Requerimento: aqui temos um modelo de requerimento, que pode ser impresso com

informações do protocolo;

Tramitando Protocolo

Tramite é o nome que se dá a movimentação do protocolo e ou processo, é o registro do

caminho percorrido pela documentação na entidade ou fora dela, na maioria das vezes que se

faz uma solicitação à entidade a mesma é protocolada e recebe um número, ao ser encaminha

para os setores competentes serão gerados registros de tramites assim sempre facilitando a

sua localização.

Há duas maneiras de se iniciar um tramite, a primeira é feita pela própria tela de protocolo,

observe que ao salvar um protocolo o botão “Tramitar Protocolo” fica habilitado, dessa

maneira é possível iniciar a tramitação diretamente da tela de Protocolo, como mostra a figura

abaixo.

Outra maneira é acessando no menu lateral da tela principal do módulo protocolo o item “Tramites” como mostra a figura abaixo.

Com o formulário de tramitação aberto localize o protocolo que deseja tramitar informando o seu número no campo “nº Protocolo” e pressione enter para abrir o registro, ou clique no botão Pesquisar para localizar o item.

Toda vez que se faz um protocolo automaticamente é criado um tramite no setor de registro, assim como mostra o exemplo abaixo, foi criado um registro de tramite no mesmo setor, deixando o setor anterior igual ao setor atual.

Para Tramitar clique no botão “Tramitar”, selecione o um setor de destino e clique em “tramitar” para confirmar. No exemplo abaixo tramitamos o processo do setor Protocolo para o setor Contabilidade.

Opção de acrescentar informações

detalhadas sobre o parecer dado a

esse tramite.

o usuário deve selecionar um

despacho quando necessário.

O resultado já pode ser visto na tela principal dos Tramites, como mostra a figura abaixo, dessa maneira toda vez que for necessário saber a localização de um protocolo, ou seja, o setor ou a condição que o mesmo se encontra basta fazer uma busca simples no formulário de tramites.

Repita essa operação quantas vezes forem necessárias sempre registrando o trajeto feito pelo processo e as decisões que sobre ele foram tomadas, para garantir um bom histórico para pesquisas futuras. Lembre-se que essas informações poderão ser disponibilizadas para consulta via internet se assim a entidade julgar necessário.

Recursos adicionais do Módulo Protocolo

Meus Protocolos. A opção “Meus Protocolos” pode ser acessada pelo menu lateral do sistema, como mostra a figura abaixo, funciona como se fosse uma caixa de entrada de e-mail, todos os protocolo que nos foram enviados, ou seja, foram enviados para setores onde o usuário tem permissão serão exibidos nessa tela.

Selecione o setor que deseja verificar, escolha o exercício e clique no botão “Filtrar” para exibir todos os tramites que foram enviados ao seu setor e que você ou outro usuário do sistema tenha marcado como recebido, nessa tela é possível alterar o protocolo clicando em “Visualizar”, ou selecionar os itens que deseja marcar como recebido.

É importante marcar os protocolos como recebido toda vez que os mesmos forem entregues aos seus cuidados ou do seu setor, assim a caixa de entrada sempre estará atualizada, listando somente os protocolos que realmente estão pendentes de recebimento, outro ponto importante é que só pode ser feito tramitação em massa de protocolos que já tenham sido recebidos.

Clique em “Atualizar Recebidos” para marcar os protocolos.

o usuário deve selecionar um

parecer quando necessário.

o usuário deve selecionar setor

e apertar em pesquisa.

Arquivamento Físico

O arquivamento físico é o registro do endereçamento de um protocolo e ou processo que pode ou não estar arquivado, com esse recurso auxilia na localização de documentos, tornando a tarefa de localizar um documento uma tarefa fácil e objetiva, para isso devemos informa no cadastro o local onde está arquivado esse documento, o armário a caixa, pasta etc. Para arquivar um protocolo basta acessar pelo módulo protocolo no menu lateral “Arquivo físico”, como mostra a imagem abaixo:

O formulário é bem simples, a parte superior do cadastro já vem toda preenchida com as informações do protocolo, ficando apenas a segunda parte para o preenchimento do usuário:

Local: arquivo onde estão os documentos, por exemplo, uma sala, o arquivo da instituição, etc.;

Referência do Local: a identificação do local, por exemplo, arquivo morto principal, arquivo morto da administração, etc.;

Tipo do Arquivamento: local onde estão acomodados os documentos, por exemplo, armários, prateleiras, gavetas, etc.

Referência: a identificação do tipo de arquivamento, por exemplo, o número do armário, nome ou sigla da prateleira, armário e ou gaveta, etc.;

Sub-tipo: descrição de onde esta armazenado esse processo, por exemplo, caixas, envelopes, pastas, etc.

Referência: a identificação do local onde está armazenado o processo, por exemplo, caixa 22, caixa jan/1990, pasta a-z, etc.

Relatórios

Acessando o menu “Relatórios”, o usuário terá a disposição vários relatórios que são importantes para o dia-a-dia de trabalho, abaixo vamos descreve-los:

Relatório de Resumo de Envio

Esse relatório é de extrema importância, pois deve ser usado nos lugares onde o protocolo ainda não era informatizado para substituir o “caderninho” que costuma servir de registro para comprovar a movimentação dos protocolos e ou processo, funciona de maneira simples e deve ser emitido toda vez que houver a movimentação física da documentação, é recomendável que o usuário o emita toda vez que for levar documentação para outro setor.

Relatório de Vencimento de Tramites

Esse relatório pode ser usado, quando a entidade tem uma politica de controle de prazos, é possível emitir um relatório com todos os tramites que não receberam um parecer em um determinado prazo, por exemplo, não recebeu nenhum parecer nas ultimas 24 horas e ainda é possível acrescentar ao filtro outras condições como assunto, nome do interessado, setor atual, etc.

Relatório de Movimentação de Tramites

Esse relatório mostra a relação de tramites efetuada num determinado período entre setores específicos, por exemplo, emitir um relatório mensal de tudo que passou pelo setor de

Protocolo e foi tramitado para o setor de Tributação, é possível ainda filtrar o responsável pelo envio, assunto, interessado, despacho, etc.

Relatório de Tramites Não Recebido

Esse relatório mostra a relação de tramites que foram enviados a um determinado setor que ainda não tiveram o seu status atualizado como recebidos, possivelmente esses tramites ficaram fora do controle de recebimento, isso ajuda o gestor tomar decisões e fazer verificações no sentido de descobrir o porquê de tramites sem recebimento, selecione o setor, defina um período, parece, etc.

Imprimir Vencimentos de Contratos/Convênios e Processos Jurídicos

Com esse relatório é possível fazer o controle de vencimentos dos documentos protocolados, tem somente duas opções para cada tipo de controle, marque se deseja mostrar a lista de contratos vencidos, preencha o campo com a quantidade de dias que ainda falta para os vencimentos dos documentos, por exemplo, na figura abaixo seria relacionado todos os documentos vencidos e todos os documentos que ainda faltam 30 (trinta) dias para o seu vencimento.

Relatórios Quantitativos

Relatórios quantitativos mostram a movimentação efetuada na entidade de maneira estatística, então é possível saber quantos protocolos foram feitos para um determinado assunto, ou quantos foram feitos por um determinado usuário, demonstrando esses valores em lista e especialmente ilustrando essa condição em gráficos.