GUIA BÁSICO DO SIGAD

Alex Vigliazzi – Botucatu, 2015

Preciso receber processos/documentos

Preciso imprimir relação de remessa ou confirmar recebimento de externo

Preciso movimentar processos/documentos, ou gerar cópia de documentos para poder tramitar ou arquivar um processo

Preciso procurar algum processo/documento

Preciso abrir um processo/expediente

Preciso movimentar algo que não está cadastrado ou cadastrar um documento novo

Botão utilizado para recebimento ao documento tramitado para seção/departamento, já recebido fisicamente

Botão utilizado para verificar detalhes quanto à trâmites e informações do documento

Botão utilizado para verificar as providências a serem tomadas após recebimento

Este é o usuário o qual recebeu, e com quem, segundo o SIGAD, está o documento

Mesmas funções que na caixa de entrada

Editar informações do documento

Tramitar

Trâmite interno (entre usuários da mesma seção/departamento), pouco usado

Arquivar: neste caso, é usado para documentos que permanecerão na seção/departamento, e não para processos que serão enviados para a Seção Técnica de comunicações para arquivo

Em “mais opções” é possível gerar cópias para o caso de movimento para mais de um destino simultâneo, dessa forma o documento já cadastrado no SIGAD, não necessita que suas cópias também sejam cadastradas separadamente

Selecione o destino do trâmite

Na UnidadeSelecionar

seção/departamento podendo ainda nomear o funcionário que receberá

Outra unidade

Unidades de Botucatu Trocar a forma de envio para “em mãos”.

Unidades fora de Botucatu Manter a forma de envio “via malote”

Externo Informar a Instituição de destino

Informar o setor para o qual deseja enviar, sendo possível nomear a pessoa para quem

está enviando

Selecione Bot/FMB...

UA/GT – Seção/Departamento

Caso vá para o HC ou Famesp: não

selecionar

E especificar abaixo o local de

destino

Forma de envio: EM MÃOS

Descreva algumas características ou assunto do item

Selecione outra unidade do Campus

de Botucatu

Nesse caso AG, ou IBB, ou FCA ou FMVZ

UA/GT – Seção/Departamento

Muita atenção na forma de envio: EM

MÃO

Descreva algumas características ou assunto do item

Para facilitar pode informar o nome no

campo “Destinatário”

Selecione Bot/FMB...

No caso de cadastro de

documentos, o destino será

STCOM

Forma de envio: EM MÃOS

Descrição do documento:

Destino após cadastro/protocolo

Tipo de Documento:• Ofício;• Despacho;• Relatório;• RMS (ou RP);• Requerimento;• Requisição;• Solicitação;• Nota Fiscal;• Entre outros.

Definido qual o tipo de documento:• Estabelecer uma numeração

sequencial (controlada pela seção/departamento);

• Em seguida especificar o ano vigente.

• OBSERVAÇÃO: ao acabar o ano, a sequência da numeração caducará, iniciando assim a partir de “1” no ano seguinte.

Em seguida descrever do que se trata:• Mencionar o assunto do

documento, ou alguma informação de referência;

• Podem ser essas informações: nome do servidor, com matrícula ou algum documento, ou de aluno, evento, características de itens solicitados para compra, itens listados em nota seguido do valor dessa...

Informar o destino após cadastro/protocolo:• Neste caso o destinatário é

descrito só no campo “Destinatário” abaixo da descrição do item;

• É interessante endereçar uma seção/departamento, evitando especificar somente o nome de alguma pessoa do local.

Mas quais documentos necessitam cadastro?

• Ofício, declaração, solicitação, nota fiscal, pedido de férias, pedido de licença prêmio, solicitação de afastamento, relatório de afastamento, RMS (no SIGAD lê-se RIRP como RMS também), folha de frequência de chefe de departamento...

CADASTRA• “Papel de ForPonto”, diária, transporte, frequência

de alunos/estagiários/residentes, frequência de docente, termo de outorga STAEPE/ERI, nota de movimentação interna - patrimônio...

NÃO CADASTRA

O que é o quê?

Ofício – comunicação entre autoridades;Requerimento – qualquer petição verbal ou por escrito;Requisição – pedir providências;

Solicitação – pedido insistente;

Memorando – mensagem escrita;Comunicado – aviso, informe, boletim resumido;

Quando realizados trâmites para fora da Faculdade de Medicina, é necessário gerar a relação de remessa por aqui, para que assim possa ser enviado, exceto quando feito via “Remessa Avulsa”

Depois de clicar em “Gerar Remessa, o item aparecerá na lista de baixo, onde é possível imprimir a relação de remessa caso deseje, ou mesmo reverter qualquer trâmite que ainda não tenha sido recebido virtualmente pelo destinatário

Selecionar o tipo de documento que se deseja encontrar, como processo, ofício, RMS, nota fiscal, entre outros

Identificar a unidade que gerou esse documento. Lembrando que documentos de externos à UNESP não tem documentos ou processos cadastrados no SIGAD

Identificar o número do documento/processo, o ano e o volume que se deseja localizar

Para o caso de novos documentos recém cadastrados, torna a busca mais fácil

Para localizar documentos antigos que já tenham “ID”, digitar o número de “ID” neste campo para agilizar a pesquisa

Pode ser o nome de um servidor ou uma seção/departamento

Após localizadas informações à respeito de sua pesquisa, conte conosco para ajudar a encontrar algum processo/documento com dados divergentes

Selecione o tipo de solicitação: para processo, expediente ou processo de adiantamento

Nome do servidor que assinará a SAPE

Do que trata?OBSERVAÇÃO: não existe a necessidade de iniciar com “S/, Sobre, Para tratar...”

Aqui é onde se identifica o destino após autuação, exceto no caso de processos de adiantamento que é “travado” para a STCOM

SEMPRE EM MÃOS

Para expediente, existe a necessidade de vincular a um processo existente, o campo surgirá logo abaixo da primeira seleção

Interessado: funcionário, aluno, seção/departamento ou externo

Como proceder para arquivar processo?

Sem grampos ou clips;

Não ter CD, disquete, pendrive ou qualquer tipo de mídia anexado;

Folhas numeradas formalmente

Ou seja, com carimbo completamente preenchido

Contendo a sequência, n° do documento e ano, e rubrica do executador da tarefa;

Despacho ou carimbo de solicitação de arquivamento na última folha.

Basta tramitar seguindo os passos para trâmite “Na Unidade”, endereçando a STCOM, deixando marcado em mãos a forma de envio, e descrever em providências “para arquivo”, um “post-it” com a informação também ajuda e não é necessário imprimir relação de remessa