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VITÓRIA 2016 - Versão 2.0 MANUAL DO SISTEMA ELETRÔNICO DE PROTOCOLO GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

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VITÓRIA 2016 - Versão 2.0

MANUAL DO SISTEMA ELETRÔNICO DE

PROTOCOLO

GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 2

MANUAL DO SISTEMA ELETRÔNICO DE PROTOCOLO SUMÁRIO Introdução ......................................................................................................................... 4

Como acessar o sistema .................................................................................................... 5 Como efetuar o login ........................................................................................................ 7 Conheça os componentes da página ................................................................................. 8 Autuar processos .............................................................................................................. 9

Informar o interessado ................................................................................................ 10 Informar o resumo da solicitação ............................................................................... 13 Informar a Classificação do processo ......................................................................... 13 Informações Complementares .................................................................................... 15 Informar Sinalização................................................................................................... 15 Informar Pendências ................................................................................................... 16 Finalizar autuação processo ........................................................................................ 16

Cancelar processo ........................................................................................................... 17 Consultar processos ........................................................................................................ 19

Consultar processos autuados ................................................................................. 20 Consultar processos no setor .................................................................................. 22 Consultar processos por campos complementares ................................................. 24

Consultar processos por identificações diversas .................................................... 26

Consultar processos por nome e assunto ................................................................ 28

Corrigir processos ........................................................................................................... 30 Manter pendências .......................................................................................................... 33 Manter sinalizações ........................................................................................................ 35 Distribuição de processos ............................................................................................... 37

Como consultar a distribuição de um processo? .................................................... 38

Como registrar a distribuição de um processo para análise? .................................. 39

Como encerrar a distribuição de um processo? ...................................................... 42

Boletim eletrônico .......................................................................................................... 44 Gerar boletim eletrônico ......................................................................................... 45 Pesquisar boletins em elaboração ........................................................................... 51 Pesquisar boletins aguardando envio ...................................................................... 53 Pesquisar boletins aguardando recebimento ........................................................... 55

Digitar boletim manual de tramitação ............................................................................ 57 Consultar tramitação do processo ................................................................................... 60 Pesquisar boletins ........................................................................................................... 62 Cancelar tramitação do processo .................................................................................... 65 Cancelar todo boletim ..................................................................................................... 67 Digitar boletim manual de arquivamento ....................................................................... 71 Anexar processos ............................................................................................................ 74 Desanexar processos ....................................................................................................... 76 Consultar junções ativas do processo ............................................................................. 79 Consultar histórico de junções do processo .................................................................... 81 Cadastrar usuários .......................................................................................................... 83

Como faço para incluir um novo usuário? ............................................................. 85

Como faço para atualizar os dados de um usuário cadastrado? ............................. 87

Como faço para desativar usuário cadastrado?....................................................... 90

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 3

Como faço para reativar um usuário? ..................................................................... 92

Alterar senha ................................................................................................................... 94

Reiniciar senha ............................................................................................................... 96 Permissão de acesso ....................................................................................................... 99

Como associar um usuário ao perfil de acesso? ................................................... 101

Como retirar um usuário do perfil de acesso? ...................................................... 103

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 4

Introdução O Sistema Eletrônico de Protocolo tem como objetivo o gerenciamento e o controle das operações referentes às funções de recebimento, registro e tramitação de processos nos órgãos usuários do sistema na Administração Pública Estadual.

Capítulo

1

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 5

Como acessar o sistema O SEP é um sistema desenvolvido para utilizar tecnologia Web. Sendo assim, é necessário que o usuário tenha instalado em seu computador um navegador web e também tenha acesso a internet.

Um navegador ou web browser, ou simplesmente browser, é um programa de computador que habilita seus usuários a interagirem com sistemas desenvolvidos com tecnologia internet.

Para usar o Sistema de Protocolo é necessário que o usuário tenha instalado na sua máquina um dos navegadores abaixo:

• Microsoft Internet Explorer versão 7 ou superior

• Mozilla Firefox versão 3.0.8

Para acessar o sistema SEP, digite a URL http://www.protocolo.es.gov.br na barra de endereço do seu navegador web e tecle ENTER. Você terá que receber a página a seguir:

Capítulo

2

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 6

Caso não seja possível a exibição da página de apresentação do Sistema Eletrônico de Protocolo no seu navegador, entre em contato com o setor de informática do seu órgão. Se o setor de informática tiver alguma dificuldade em corrigir o problema, ele poderá entrar em contato com a Central de Atendimento do PRODEST através do e-mail [email protected] ou pelos telefones: Dúvidas e informações pelo telefone: (27)3636-7200. Incidentes fora do horário comercial pelo telefone: (27) 3636-7201.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 7

Como efetuar o login Após receber a página de apresentação do sistema SEP, você deverá proceder sua identificação para ter acesso às funcionalidades do sistema. Na página de login do sistema, você deverá informar o seu código de usuário, sua senha e depois clicar no botão Entrar.

Observação: Caso você não possua um código de usuário e senha, você deverá solicitá-lo ao gestor do sistema SEP em seu órgão.

Capítulo

3

Digite aqui o código de usuário Digite aqui sua senha

Clique aqui para entrar

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 8

Conheça os componentes da página Após efetuar o login, você irá receber a página principal do sistema SEP, conheça abaixo os componentes que fazem parte dela.

Capítulo

4

Data do dia

Campo atalho

O número IP da sua máquina

Seu órgão de trabalho

Identificação do usuário Barra de menu do sistema

Área de exibição dos menus de cada módulo do sistema e também das páginas para execução das funcionalidades de cada módulo. Esta área redimensiona sua altura de acordo com o conteúdo a ser exibido.

Sair do sistema

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 9

Autuar processos

“Processo é um conjunto ordenado de documentos com um objetivo definido. ”

A funcionalidade de AUTUAR PROCESSO permite dar forma processual aos documentos recebidos. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em AUTUAR PROCESSO , você irá receber a página de autuação. Leia as instruções abaixo com atenção.

Para autuar um processo no sistema SEP, siga os passos abaixo:

Capítulo

5

Clique neste link para acessar a funcionalidade de autuação.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 10

PASSO Informar o interessado

Após clicar no botão “Adicionar Interessado”, irá aparecer a página para informar o tipo do interessado.

Existem 5 (cinco) tipos de interessados, conforme tabelas abaixo. Porém, a escolha do tipo de interessado deverá ser feita em comum acordo com o solicitante da autuação e também seguindo os procedimentos internos do órgão ou orientações do manual do PROGED. Para informar um interessado, escolha primeiro o tipo, depois preencha corretamente os campos e clique no botão “Incluir”. Um processo poderá ter vários interessados. Então, o procedimento de inclusão de interessado deverá ser executado quantas vezes forem necessárias.

1

Selecione o tipo de interessado, clicando no botão ao lado.

Clique no botão “ Adicionar Interessado” para incluir um interessado .

Clique no botão “ Alterar Interessado” para alterar os dados do interessado.

Clique no botão “Remover Interessado” para retirar um interessado informado indevidamente.

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Interessado do tipo Órgãos do Poder Executivo Estad ual:

Interessado do tipo Outros Órgãos Públicos:

Interessado do tipo Pessoa Física:

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Interessado do tipo Pessoa Jurídica:

Interessado do tipo Sem identificação:

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 13

PASSO Informar o resumo da solicitação Neste campo, você deve sintetizar o conteúdo do documento que originou o processo. Procure ser claro, objetivo e obedecer às normas de ortografia.

PASSO Informar a Classificação do processo Você deverá escolher o tipo de classificação relativa ao processo que está sendo autuado. Existem dois tipos de classificação:

• Plano de Classificação

• Assunto Se o processo for referente a assuntos da área meio, procure utilizar o Plano de Classificação da área meio. Se o processo for da área fim, procure utilizar o Plano de Classificação da área fim do seu órgão ou utilize a classificação por Assunto.

Usando Plano de Classificação:

2

3

Digite aqui o resumo.

Clique aqui para escolher o tipo de classificação.

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O plano de classificação é um instrumento básico da Gestão Documental e visa à organização adequada dos documentos.

Para preencher o plano, basta digitar o nome, ou clicar em para que seja disponibilizada a opção de escolha do plano de classificação a ser utilizado.

Para preencher o item, digitar o nome ou clicar em para que seja disponibilizada a opção de escolha do item plano de classificação. Usando Tabela de Assunto:

A tabela de assunto é utilizada no momento da autuação do processo. É a mesma tabela utilizada pelo sistema de protocolo anterior.

Para preencher, basta digitar o assunto ou clicar em para que seja disponibilizada a opção de busca do assunto.

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PASSO Informações Complementares As informações complementares deverão ser usadas para complementar as chaves de busca ao processo que será autuado.

PASSO Informar Sinalização A sinalização deverá ser usada para indicar que o processo gerado necessitará de um tratamento diferenciado. Exemplo: Processos de idosos.

Para informar uma sinalização, basta digitar o nome da sinalização existente ou

clicar em para que seja disponibilizada a opção de busca das sinalizações. Depois de informada a sinalização, você terá que clicar no botão “Incluir Sinalização”.

5

4

Digite aqui à identificação

Clique aqui para buscar um município.

Insira a quantidade de volumes que o processo possue.

Clique para buscar uma atividade econômica.

Clique para buscar sinalizações.

Se você já sabe o nome de uma sinalização existente, digite aqui.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 16

PASSO Informar Pendências Uma pendência é qualquer motivo que afeta o fluxo de tramitação do processo. Se, durante o procedimento de autuação do processo, você identificar que a tramitação do mesmo poderá ser prejudicada pela ausência de alguma informação, você poderá associar a respectiva pendência ao processo neste momento.

PASSO Finalizar autuação processo Para concluir a autuação do processo, é necessário preencher os dados do responsável pela autuação de processo e depois clicar no botão “Autuar Processo”. Após a confirmação da autuação, você irá receber uma página com o processo autuado e poderá efetuar a emissão das etiquetas.

7

6

Clique aqui para informar uma pendência.

Clique aqui para editar uma pendência selecionada.

Clique para remover uma pendência selecionada.

Clique aqui para autuar o processo.

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Cancelar processo O sistema permite o cancelamento de um processo autuado indevidamente. O único requisito é que o processo tem que estar na situação de autuado. A funcionalidade que executa esta função chama-se CANCELAR PROCESSO . Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CANCELAR PROCESSO , você irá receber a página abaixo:

Se o processo não estiver na situação de autuado, você receberá a mensagem de erro abaixo:

Capítulo

6

Clique nesse link para cancelar um processo

Clique aqui para consultar um processo antes de cancelar.

Insira aqui o número do processo a ser cancelado.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 18

Se o processo estiver na situação de autuado, o sistema irá exibir as informações do processo, para que você possa informar o motivo do cancelamento e concluir a ação. Veja abaixo:

Após clicar no botão , o sistema irá retornar uma página confirmando o cancelamento. Veja abaixo:

Digite aqui o motivo do cancelamento.

Clique aqui para confirmar o cancelamento.

Clique aqui para voltar à página anterior.

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Consultar processos Para consultar um ou mais processos, o sistema disponibiliza várias páginas com opções de campos que podem ser preenchidos de acordo com as informações que o usuário possui. Após selecionar a consulta e preencher os campos, o usuário deverá clicar no campo consultar para que o sistema execute a consulta. Solicite o máximo de informações sobre o(s) processo(s) que você deseja buscar e preencha corretamente os campos da página abaixo. Isto irá facilitar a sua consulta. A funcionalidade que executa esta função chama-se CONSULTAR PROCESSOS. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Capítulo

7

No menu de PROCESSOS serão exibidas todas as funcionalidades de consulta a processos.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 20

Consultar processos autuados Após clicar em CONSULTAR PROCESSOS AUTUADOS , você irá receber a página abaixo:

Veja abaixo o resultado de uma consulta:

Clique neste botão para executar a consulta.

Clique neste botão para limpar todos os campos da página.

Clique neste botão para executar novamente a consulta.

Clique neste botão para retornar aos campos da página de consulta.

Clique neste botão para transformar o resultado da consulta em formato de relatório.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 21

Veja abaixo o resultado da conversão de uma consulta em um relatório:

Quando uma consulta é convertida em formato de relatório, você também poderá exportá-la para o formato PDF e Excel, e efetuar buscas no próprio relatório.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 22

Consultar processos no setor Após clicar em CONSULTAR PROCESSOS NO SETOR , você irá receber a página abaixo:

Veja abaixo o resultado de uma consulta:

Clique neste botão para executar a consulta.

Clique neste botão para limpar todos os campos da página.

Clique neste botão para executar novamente a consulta.

Clique neste botão para retornar aos campos da página de consulta.

Clique neste botão para transformar o resultado da consulta em formato de relatório.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 23

Veja abaixo o resultado da conversão de uma consulta em um relatório:

Quando uma consulta é convertida em formato de relatório, você também poderá exportá-la para o formato PDF e Excel, e efetuar buscas no próprio relatório.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 24

Consultar processos por campos complementares Após clicar em CONSULTAR PROCESSOS POR CAMPOS COMPLEMENTARES , você irá receber a página abaixo:

Veja abaixo o resultado de uma consulta:

Clique neste bo tão para executar a consulta.

Clique neste botão para limpar todos os campos da página.

Clique neste botão para executar novamente a consulta.

Clique neste botão para retornar aos campos da página de consulta.

Clique neste botão para transformar o resultado da consulta em formato de relatório.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 25

Veja abaixo o resultado da conversão de uma consulta em um relatório:

Quando uma consulta é convertida em formato de relatório, você também poderá exportá-la para o formato PDF e Excel, e efetuar buscas no próprio relatório.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 26

Consultar processos por identificações diversas Após clicar em CONSULTAR PROCESSOS POR IDENTIFICAÇÕES DIVERSAS, você irá receber a página abaixo:

Veja abaixo o resultado de uma consulta:

Clique neste botão para executar a consulta.

Clique neste botão para limpar todos os campos da página.

Clique neste botão para executar novamente a consulta.

Clique neste botão para retornar aos campos da página de consulta.

Clique neste botão para transformar o resultado da consulta em formato de relatório.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 27

Veja abaixo o resultado da conversão de uma consulta em um relatório:

Quando uma consulta é convertida em formato de relatório, você também poderá exportá-la para o formato PDF e Excel, e efetuar buscas no próprio relatório.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 28

Consultar processos por nome e assunto Após clicar em CONSULTAR PROCESSOS POR NOME E ASSUNTO , você irá receber a página abaixo:

Veja abaixo o resultado de uma consulta:

Clique neste botão para executar a consulta.

Clique neste botão para limpar todos os campos da página.

Clique neste botão para executar novamente a consulta.

Clique neste botão para retornar aos campos da página de consulta.

Clique neste botão para transformar o resultado da consulta em formato de relatório.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 29

Veja abaixo o resultado da conversão de uma consulta em um relatório:

Quando uma consulta é convertida em formato de relatório, você também poderá exportá-la para o formato PDF e Excel, e efetuar buscas no próprio relatório.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 30

Corrigir processos O sistema permite a correção de todos os campos preenchidos na hora da autuação do processo. O único requisito é que o processo tem que estar na situação de autuado. A funcionalidade que executa esta função chama-se CORRIGIR PROCESSO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CORRIGIR PROCESSO, você irá receber a página abaixo:

Capítulo

8

Clique neste botão para consultar o processo e efetuar a correção.

Informe aqui o número d o processo que será corrigido.

Clique neste link para acessar a funcionalidade de correção.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 31

Veja abaixo como o sistema irá exibir as informações do processo, para que você possa efetuar a correção. Nesta área, você poderá corrigir os interessados do processo:

Nesta área, você poderá corrigir a classificação do processo:

Nesta área, você poderá corrigir as informações complementares associadas ao processo:

Nesta área, você poderá corrigir o local de autuação do processo, de acordo com o seu perfil de visibilidade:

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 32

Para finalizar a correção, clicar no botão Corrigir Processo.

Clique neste botão para confirmar a correção do processo. Clique neste botão para retornar

à página anterior.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 33

Manter pendências O sistema permite o registro de informações que indicam situações que podem impedir o bom andamento do processo. Estas informações são consideradas pendências. Você poderá informar uma ou mais pendências para o processo, e quando essas pendências foram resolvidas, basta atualizar a informação no sistema.

A funcionalidade que executa esta função chama-se MANTER PENDÊNCIAS DOS PROCESSOS.

Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em MANTER PENDÊNCIAS , você irá receber a página abaixo: Nesta área, você deverá informar o processo que irá receber uma nova pendência ou então consultar as pendências existentes para um processo.

Capítulo

9

Informe aqui o número do processo.

Clique neste botão para consultar as pendências do processo informado.

Clique neste botão para informar uma nova pendência para o processo.

Clique neste link para acessar a funcionalidade de manutenção das pendências.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 34

Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Consultar Pendências”, você irá receber uma página com o conteúdo abaixo. Nesta página, você irá visualizar todas as pendências que foram associadas a um processo e também a situação de cada uma. Para obter informações mais detalhadas sobre uma pendência, basta clicar na descrição da pendência.

Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Nova Pendência”, você irá receber uma página com o conteúdo abaixo. Nesta página, você irá informar uma nova pendência para o processo.

Para informar uma nova pendência, clique no botão para selecionar o tipo de pendência. Preencha o campo “Observações”, informando detalhadamente a pendência e de quem é a responsabilidade para resolvê-la.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 35

Manter sinalizações O sistema permite que você informe sinalizações nos processos para poder indicar alguma situação de tratamento especial. Você poderá informar uma ou mais sinalizações para cada processo.

A funcionalidade que executa esta função chama-se MANTER SINALIZAÇÕES DOS PROCESSOS.

Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em MANTER SINALIZAÇÕES , você irá receber a página abaixo: Nesta área, você deverá informar o processo que irá receber uma nova sinalização, ou então consultar as sinalizações existentes para um processo.

Capítulo

10

Clique neste botão para consultar as sinalizações do processo informado.

Informe aqui o número do processo.

Clique neste botão para informar uma nova sinalização para o processo.

Clique neste link para acessar a funcionalidade de manutenção das sinalizações.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 36

Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Consultar sinalizações”, você irá receber uma página com o conteúdo abaixo. Nesta página, você irá visualizar todas as sinalizações que foram associadas a um processo e também a situação de cada uma. Para obter informações mais detalhadas sobre uma sinalização, basta clicar na descrição da sinalização.

Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Nova Sinalização”, você irá receber uma página com o conteúdo abaixo. Nesta página, você irá informar uma nova sinalização para o processo.

Para informar uma nova sinalização, clique no botão para selecionar o tipo de sinalização e clique em incluir.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 37

Distribuição de processos O sistema permite que você registre no sistema a pessoa que está fazendo a análise do processo, para evitar controles paralelos. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em DISTRIBUIÇÃO DE PROCESSOS , você irá receber a página abaixo:

Capítulo

11

Clique neste link para acessar o submenu de distribuição de processos.

Clique neste link saber se o processo foi distribuído para análise.

Clique neste link informar uma nova distribuição para o processo.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 38

Como consultar a distribuição de um processo? Após clicar em CONSULTAR DISTRIBUIÇÃO , você irá receber a página abaixo:

Após clicar no botão , você receberá a página abaixo:

Informe aqui o número do processo.

Clique neste botão para consultar as distribuições para processo informado.

Clique aqui para fazer nova consulta.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 39

Como registrar a distribuição de um processo para a nálise?

Após clicar em MANTER DISTRIBUIÇÃO , você irá receber a página abaixo:

Nesta área, você deverá informar o processo que será distribuído, ou então consultar as distribuições existentes para processo.

Ao preencher o número do processo e clicar no botão

, você irá receber uma página com o conteúdo abaixo. Nesta página, você irá visualizar todas as distribuições que foram associadas a um processo e também a situação de cada uma. Para obter informações mais detalhada sobre uma distribuição, basta clicar no texto SELECIONAR.

Informe aqui o número do processo.

Clique neste botão para consultar as distribuições para processo informado antes de informar uma nova.

Clique aqui para distribuir o processo para análise .

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 40

Após clicar no botão , você receberá a página abaixo.

Preencha corretamente os campos e depois clique no botão para finalizar a distribuição.

Utilize a ferramenta de busca para localizar a pessoa que irá fazer a análise.

Clique aqui para incluir a distribuição.

Informe a sigla do Órgão.

Informe a sigla da Unidade.

Informe aqui a data prevista para devolução. Utilize a ferramenta de calendário para informar a data.

Digite aqui alguma observação.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 41

Após clicar no botão , você irá receber a página abaixo confirmando o registro da distribuição.

Clique aqui para fazer nova consulta.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 42

Como encerrar a distribuição de um processo? Após clicar em MANTER DISTRIBUIÇÃO , você irá receber a página abaixo: Nesta área, você deverá informar o processo que você deseja encerrar a distribuição, ou então consultar as distribuições existentes.

Ao preencher o número do processo e clicar no botão

, você irá receber uma página com o conteúdo abaixo:

Informe aqui o número do processo.

Clique neste botão para consultar as distribuições do processo.

Clique neste botão para finalizar a distribuição ativa do processo.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 43

Após clicar no botão , você irá receber uma janela solicitando um texto de encerramento da distribuição, conforme abaixo:

Após clicar no botão , o sistema irá retornar a página de consulta do processo.

Clique neste botão para finalizar a distribuição ativa do processo.

Digite aqui o texto de encerramento da distribuição.

Clique neste botão para cancelar o encerramento.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 44

Boletim eletrônico A funcionalidade de gerar boletim eletrônico permite o usuário registrar as tramitações ocorridas para um ou mais processos sem a utilização do boletim manual de andamento em papel. É um conjunto de funcionalidades que irá permitir o usuário efetuar o registro de forma eletrônica do envio e recebimento de documentos. A utilização do boletim manual, para tramitação de processos, continuará existindo de forma auxiliar, em caso de impossibilidade de efetuar a tramitação eletrônica. Ao enviar o (s) processo (s) o usuário irá acessar a funcionalidade e informar o seu destino, a forma de transporte e a relação dos documentos que estão sendo enviados. O sistema irá gerar um boletim eletrônico, com numeração sequencial controlada pelo sistema. O boletim poderá ser impresso e enviado junto com os documentos de acordo com a forma de transporte (em mãos, Mensageria e malote). Ao receber fisicamente o processo, enviado através do boletim eletrônico, o usuário do setor de destino deverá acessar o sistema e confirmar o recebimento. Ao consultar um processo que se encontra sendo tramitado através do boletim eletrônico o sistema exibirá a informação de que o mesmo se encontra “em trânsito” até o seu recebimento.

Capítulo

12

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 45

Gerar boletim eletrônico Após clicar em GERAR BOLETIM ELETRÔNICO , você irá receber a página abaixo. Preencha corretamente os campos e clique no botão Salvar .

Clique para buscar o órgão e unidade de origem.

Clique aqui para buscar o órgão e unidade de destino.

Selecione a forma de envio.

Selecione para ser notificado por e-mail ou não.

Insira o número do processo e clique em adicionar.

Clique em salvar para gravar o boletim.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 46

A opção verifica se o processo que está sendo enviado está realmente no setor de origem. Esta validação serve de alerta para o usuário que está elaborando o boletim, assim você poderá saber se existe alguma inconsistência na tramitação do processo. Caso tenha certeza da posse do processo, basta desmarcar a opção. PASSO Informando a origem do processo A origem do processo é de preenchimento obrigatório e vem sempre preenchida, porém, caso você necessite gerar boletim eletrônico para outro setor, basta alterar a unidade.

PASSO Informando o destino O destino do processo é de preenchimento obrigatório, basta digitar a sigla do

órgão e da unidade, ou utilizar a ferramenta de busca .

1

2

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PASSO Informando a forma de transporte, notificação e obs ervação Você deverá informar a forma de transporte conforme o meio de movimentação do processo. Utilize a forma de transporte “Em Mãos”, apenas para tramitação interna do processo dentro do seu órgão.

PASSO Informando a relação de processos Você poderá digitar quantos processos forem necessários no boletim, porém a cada número do processo digitado você terá que clicar no botão adicionar.

Após clicar no botão , o sistema irá perguntar novamente se deseja salvar o boletim. Clique em OK para salvar o boletim conforme mostra a imagem abaixo:

3

4

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 48

Após confirmar a gravação do boletim a mensagem abaixo irá aparecer na tela confirmando a ação:

Atenção: Utilize o botão apenas se você quiser abandonar a digitação do boletim atual, gerando assim um novo boletim.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 49

Após salvar o boletim você irá receber a página abaixo:

Nesta página você poderá continuar salvando o boletim, poderá finalizar o boletim para efetuar o envio, cancelar o boletim em elaboração ou criar um novo boletim, clicando nos botões:

Clique em Salvar para gravar as alterações realizadas.

Clique em Finalizar para preparar o boletim para envio.

Clique em Cancelar para cancelar o boletim em digitação.

Clique em Novo para iniciar a digitação de um novo boletim.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 50

Após clicar em o boletim estará apto para o envio e você receberá a mensagem abaixo com a seguinte página:

Nesta página você poderá enviar o boletim, fazer novas alterações ao clicar em Editar, cancelar o boletim em elaboração ou criar um novo boletim, imprimir o boletim usando os botões abaixo:

Clique em Enviar para enviar o boletim.

Clique em Editar para efetuar alterações no boletim finalizado.

Clique em Cancelar para cancelar o boletim em digitação.

Clique em Novo para iniciar a digitação de um novo boletim.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 51

Pesquisar boletins em elaboração Após clicar em PESQUISAR BOLETINS EM ELABORAÇÃO , você irá receber a página abaixo:

Após clicar no número do boletim, ou digitar um número e clicar em Visualizar Boletim , o sistema deverá exibir a página abaixo:

Informe o número do boletim ou clique no número do boletim para visualizá-lo.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 52

Esta consulta permite visualizar todos os boletins que ainda não foram finalizados pelo seu setor. Assim você poderá selecionar qual boletim realmente deverá ser finalizado e enviado. Caso exista algum boletim que não será utilizado ou que foi esquecido, por favor, faça o devido cancelamento do mesmo. Assim você evita o acumulo de boletins desnecessários e a funcionalidade poderá responder sua consulta com mais agilidade.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 53

Pesquisar boletins aguardando envio Após clicar em PESQUISAR BOLETINS AGUARDANDO ENVIO , você irá receber a página abaixo:

Após clicar no número do boletim, ou digitar um número e clicar em Visualizar Boletim , o sistema deverá exibir a página abaixo:

Insira o número do boletim ou clique em cima do boletim para visualizá-lo.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 54

Esta consulta permite visualizar todos os boletins que foram finalizados pelo seu setor e ainda não foram finalizados. Assim você poderá identifica-los mais rapidamente e efetuar o envio se necessário. Caso exista algum boletim que não será utilizado ou que foi esquecido, por favor, faça o devido cancelamento do mesmo. Assim você evita o acumulo de boletins desnecessários e a funcionalidade poderá responder sua consulta com mais agilidade.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 55

Pesquisar boletins aguardando recebimento Após clicar em PESQUISAR BOLETINS AGUARDANDO RECEBIMENTO , você irá receber a página abaixo:

Após clicar no número do boletim, ou digitar um número e clicar em Visualizar Boletim , o sistema deverá exibir a página abaixo. O sistema irá apresentar a página onde você terá a opção de receber ou não receber o boletim.

Insira o número do boletim e clique em Visualizar boletim para visualizá-lo.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 56

Esta consulta permite visualizar todos os boletins que estão aguardando recebimento pelo seu setor e também pelo seu órgão. Assim você poderá identificar mais rapidamente o seu boletim e efetuar o recebimento total, parcial ou não receber o boletim.

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Digitar boletim manual de tramitação A funcionalidade de digitação de boletim manual de tramitação permite o usuário registrar as tramitações ocorridas para um ou mais processos. Esta opção irá aceitar a tramitação somente nas situações 1 (Em andamento) e 2 (Dossiê). As demais situações são tratadas em funcionalidades de arquivamento. A funcionalidade que executa esta função chama-se DIGITAR BOLETIM MANUAL. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu TRAMITAÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em DIGITAR BOLETIM MANUAL , você irá receber a página abaixo: Nesta área, digite o número do boletim:

Capítulo

13

Clique neste link para acessar a funcionalidade de atualização do andamento.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 58

Nesta área, você deverá informar a sigla do Órgão e do local de origem do processo:

Atenção: Caso os processos não estejam na origem informada, o sistema não irá permitir a tramitação. Para inibir esta validação clique na validação, da localização atual para desmarcá-la. Nesta área, você deverá informar os dados de destino do processo, o responsável pelo recebimento e também data e hora:

Nesta área, você irá informar todos os processos que constam do boletim:

Ao concluir a digitação de todos os processos, clique no botão “Finalizar digitação do boletim” para efetivar a gravação das informações.

Digite aqui o número do processo.

Clique neste botão para adicionar o processo ao boletim.

Clique neste botão para gravar os dados do boletim.

Clique neste botão para cancelar o boletim e começar um novo.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 59

Após a digitação de um boletim, clique no botão “Finalizar digitação do boletim”. O sistema irá exibir uma página similar como segue abaixo:

Clique neste botão para consultar boletins digitados.

Clique neste botão para digitar um novo boletim.

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Consultar tramitação do processo A funcionalidade de consultar tramitação do processo irá exibir, em ordem decrescente, uma relação de todos os locais onde o processo tramitou. A funcionalidade que executa esta função chama-se CONSULTAR TRAMITAÇÃO DO PROCESSO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu TRAMITAÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CONSULTAR TRAMITAÇÃO DO PROCESSO , você irá receber a página abaixo. Para consultar a tramitação, é necessário que você informe o número do processo na área abaixo:

Capítulo

14

Informe aqui o número do processo.

Clique neste botão para consultar sua tramitação.

Clique neste link para acessar a página de consulta a andamentos do processo.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 61

Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Consultar”, você irá receber uma página com o conteúdo similar como está abaixo:

Para obter maiores informações sobre o boletim, você deverá clicar em cima do número do boletim.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 62

Pesquisar boletins A funcionalidade de pesquisar boletins permite a busca através de vários argumentos de pesquisa para ajudar na busca de um determinado boletim. Para utilizar esta funcionalidade, é necessário que você preencha um ou mais campos da página de pesquisa. A funcionalidade que executa esta função chama-se PESQUISAR BOLETINS TRAMITAÇÃO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu TRAMITAÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em PESQUISAR BOLETINS TRAMITAÇÃO , você irá receber a página abaixo. Nesta área, você irá informar número do boletim, ou possíveis intervalos de datas de envio e recebimento, caso saiba:

Capítulo

15

Clique neste link para acessar a funcionalidade para pesquisar boletins.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 63

Nesta área, você irá informar os dados de origem do boletim e data de envio, caso saiba:

Nesta área, você irá informar os dados de destino do boletim e data de recebimento, caso saiba:

É obrigatório o preenchimento de campos nesta página para servirem de argumento para a pesquisa. Quanto mais informação você preencher, melhor será o resultado da busca. Lembre-se que a data de envio existe apenas para os boletins do tipo Boletim Eletrônico. Após preencher ou não os campos para pesquisa, você deverá clicar no botão “Consultar” para que o sistema execute a pesquisa e envie a página de resposta.

Clique aqui para executar a consulta.

Clique para limpar todos os campos da página.

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Após clicar no botão “Consultar”, você irá receber uma página com o conteúdo similar ao que está abaixo:

Clique aqui para atualizar novamente a consulta.

Clique aqui para retornar ao preenchimento dos campos para uma nova pesquisa.

Clique no número do boletim par a obter maiores informações sobre ele.

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Cancelar tramitação do processo O novo sistema de protocolo irá permitir o cancelamento de uma tramitação realizada indevidamente. A funcionalidade que executa esta função chama-se CANCELAR TRAMITAÇÃO DO PROCESSO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu TRAMITAÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CANCELAR TRAMITAÇÃO DO PROCESSO , você irá receber a página abaixo. Para cancelar a tramitação, é necessário que você informe o número do processo na área abaixo:

Capítulo

16

Informe aqui o número do processo.

Clique neste botão para consultar sua tramitação.

Clique neste link para acessar a página de cancelar tramitação.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 66

Ao preencher o número do processo e clicar no botão , você irá receber uma página com o conteúdo similar como está abaixo:

Após clicar no link CANCELAR, o sistema irá solicitar o motivo do cancelamento conforme página abaixo:

ATENÇÃO: O andamento que será cancelado encontra-se realçado em amarelo.

Informe o motivo do cancelamento e clique no botão para cancelar o andamento. Após confirmar o cancelamento, o sistema irá exibir a mensagem abaixo de confirmação.

Identifique o andamento indevido e clique no link CANCELAR correspondente.

Digite aqui o motivo do cancelamento.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 67

Cancelar todo boletim O novo sistema de protocolo irá permitir o cancelamento de toda a tramitação de um determinado boletim, que foi digitado indevidamente. A funcionalidade que executa esta função chama-se CANCELAR TODO BOLETIM. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu TRAMITAÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CANCELAR TODO BOLETIM , você irá receber a página para informar qual boletim será cancelado. Para cancelar a tramitação, é necessário que você informe o boletim. Para facilitar à identificação do boletim a funcionalidade permite a consulta aos boletins digitados. Conheça a seguir a página com os argumentos de pesquisa.

Nesta área, você irá informar número do boletim, ou possíveis intervalos de datas de envio e recebimento, caso saiba:

Capítulo

17

Clique neste link para acessar a página de cancelar o boletim.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 68

Nesta área, você irá informar os dados de origem do boletim, caso saiba:

Nesta área, você irá informar os dados de destino do boletim, caso saiba:

É obrigatório o preenchimento de campos nesta página para servirem de argumento para a pesquisa. Quanto mais informação você preencher, melhor será o resultado da busca. Lembre-se que a data de envio existe apenas para os boletins do tipo Boletim Eletrônico.

Após preencher ou não os campos para pesquisa, você deverá clicar no botão

para que o sistema execute a pesquisa e envie a página de resposta.

Após clicar no botão , você irá receber uma página com o resultado da consulta. Veja abaixo:

Identifique o boletim que deverá ser cancelado e clique em cima do seu respectivo número.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 69

Após identificar qual o boletim que será cancelado, você deverá clicar em cima do seu respectivo número. O sistema irá exibir todo o boletim para que você possa continuar o procedimento de cancelamento. Veja página abaixo:

Clique no botão , para confirmar o cancelamento do boletim. Em seguida o sistema irá solicitar o motivo do cancelamento. Conforme abaixo:

Clique aqui para cancelar todo o boletim.

Digite aqui o motive do cancelamento.

Clique aqui para continuar o cancelamento.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 70

Informe o motivo do cancelamento e clique no botão , em seguida o sistema irá perguntar novamente se você tem certeza do cancelamento. Veja abaixo:

Após clicar no botão , o sistema irá cancelar o andamento de todos os processos relacionados no boletim e apresentará uma mensagem de confirmação. Veja abaixo a mensagem de confirmação:

Clique aqui para finalizar o procedimento de cancelamento.

Clique aqui para cancelar o procedimento de cancelamento.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 71

Digitar boletim manual de arquivamento A funcionalidade de digitação do boletim manual de arquivamento permite o usuário registrar o arquivamento ocorrido para um ou mais processos. Nesta funcionalidade, você irá informar a situação final para o(s) processo(s), seu local físico de guarda, sua conclusão e obter o seu prazo de guarda, isto se o processo for classificado através do plano de classificação. A funcionalidade que executa esta função chama-se ATUALIZAR ARQUIVAMENTO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu ARQUIVAMENTO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em ATUALIZAR ARQUIVAMENTO , você irá receber a página abaixo: Nesta área, digite o número do boletim:

Capítulo

18

Clique neste link para acessar a funcionalidade de atualização do boletim de arquivamento.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 72

Nesta área, você deverá informar a sigla do Órgão e do local de origem do(s) processos(s):

Atenção: Caso os processos não estejam na origem informada, o sistema não irá permitir a tramitação. Para inibir esta validação, desmarque opção de validação da localização atual. Nesta área, você deverá informar os dados de destino do processo, o responsável pelo recebimento e também data e hora:

Nesta área, você irá informar os processos que constam do boletim:

Digite aqui o número do processo.

Clique neste botão para adicionar o processo ao boletim.

Digite aqui a conclusão final do processo.

Digite o local físico de arquivamento.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 73

Ao concluir a digitação de todos os processos, clique no botão “Finalizar digitação do boletim” para efetivar a gravação das informações.

Após a digitação de um boletim, clique no botão “Finalizar digitação do boletim”. O sistema irá exibir uma página similar como segue abaixo:

Clique neste botão para consultar boletins digitados.

Clique neste botão para digitar um novo boletim.

Clique neste botão para gravar os dados do boletim.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 74

Anexar processos A funcionalidade de junção documental permite ao usuário registrar junções entre dois processos. Nesta funcionalidade, você irá informar o processo Mãe e qual o processo que será anexado. Maiores informações sobre como proceder uma correta anexação você irá obter no manual do PROGED. Aqui iremos descrever apenas como proceder com o registro no sistema de protocolo. A funcionalidade que executa esta função chama-se JUNÇÃO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu JUNÇÃO E DISJUNÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Capítulo

19

Clique neste link para acessar a funcionalidade de anexar processos.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 75

Após clicar em JUNÇÃO , você irá receber a página a seguir. Veja abaixo todos os campos que a página de consulta possui:

Após clicar no botão “Criar junção”, você irá receber uma página de confirmação do sistema, informando que a junção foi realizada com sucesso. Veja exemplo abaixo:

Clique no botão “Voltar” para retornar a página de junção documental.

Informe aqui o processo mãe.

Informe aqui o processo a ser anexado.

Selecione aqui o tipo de junção a ser realizada.

Escreva aqui o motivo da junção, o nome do solicitante e o local de trabalho dele.

Clique neste botão para gravar a junção.

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Desanexar processos A funcionalidade de disjunção documental permite ao usuário registrar a disjunção entre processos. Nesta funcionalidade, você irá informar o processo que será desanexado. Maiores informações sobre como proceder uma correta desanexação você irá obter no manual do PROGED. Aqui iremos descrever apenas como proceder com o registro no sistema de protocolo. A funcionalidade que executa esta função chama-se JUNÇÃO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu JUNÇÃO E DISJUNÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Capítulo

20

Clique neste link para acessar a funcionalidade de desanexar processos.

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Após clicar em DISJUNÇÃO , você irá receber a página a seguir. Veja abaixo todos os campos que a página de consulta possui:

Após clicar no botão “Realizar disjunção”, você irá receber uma página de confirmação do sistema. Nesta página, o sistema irá exibir as junções do processo que você está desanexando e irá pedir uma confirmação.

Infor me aqui o processo a ser desanexado.

Selecione aqui o tipo de disjunção a ser realizada.

Escreva aqui o motivo da disjunção, o nome do solicitante e o local de trabalho dele.

Clique neste botão para gravar a disjunção.

Clique neste botão para confirmar a disjunção.

Clique neste botão para cancelar a disjunção.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 78

Após clicar no botão “Confirmar disjunção”, você irá receber uma página de confirmação do sistema informando que a disjunção foi realizada com sucesso. Veja exemplo abaixo:

Caso o processo desanexado possua mais alguma junção, o sistema irá exibi-la. Clique no botão “Voltar” para retornar a página de disjunção documental.

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Consultar junções ativas do processo A funcionalidade de consultar junções ativas do processo irá exibir uma relação das junções ativas de um processo. A funcionalidade que executa esta função chama-se CONSULTAR JUNÇÕES ATIVAS. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu JUNÇÃO E DISJUNÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CONSULTAR JUNÇÕES ATIVAS , você irá receber a página a seguir. Veja abaixo todos os campos que a página de consulta possui.

Para consultar as junções de um processo, é necessário que você informe o número do processo na área abaixo:

Capítulo

21

Informe aqui o número do processo.

Clique neste botão para executar a consulta.

Clique neste link para acessar a funcionalidade de desanexar processos.

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Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Consultar”, você irá receber uma página com o conteúdo similar como está abaixo:

Clique no botão “Voltar” para você realizar uma nova consulta.

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Consultar histórico de junções do processo

A funcionalidade de consultar histórico de junções do processo e que irá exibir uma relação de todas as junções que um processo possui ou já possuiu. A funcionalidade que executa esta função chama-se CONSULTAR HISTÓRICO DE JUNÇÕES.

Para acessar esta funcionalidade, clique no menu JUNÇÃO E DISJUNÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CONSULTAR HISTÓRICO DE JUNÇÕES , você irá receber a página a seguir. Veja abaixo todos os campos que a página de consulta possui.

Para consultar este histórico, é necessário que você informe o número do processo na área abaixo:

Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Consultar”, você irá receber uma página com o conteúdo similar como ao da próxima página.

Capítulo

22

Informe aqui o número do processo.

Clique neste botão para executar a consulta.

Clique neste link para acessar a funcionalidade de consultar todas as junções realizadas para um processo.

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Clique no botão “Voltar” para você realizar uma nova consulta.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 83

Cadastrar usuários A funcionalidade de MANTER USUÁRIOS permite o cadastramento, alteração e desativação dos usuários que necessitam acessar e utilizar as funcionalidades do sistema. Permite também a alteração da senha e reinício de senha. Para cadastrar, clique no menu ADMINISTRAÇÃO. Você deverá receber a página abaixo:

Depois, clique na palavra USUÁRIO para ter acesso ao menu com as funcionalidades destinadas à manutenção dos usuários, alteração de senha e reinício de senha.

• MANTER USUÁRIOS : deverá ser usada para incluir, alterar e desativar um usuário.

Capítulo

23

Clique na palavra USUÁRIO para acessar o menu de manutenção do usuário.

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Após clicar em MANTER USUÁRIOS, você irá receber a página abaixo:

Você sempre irá receber uma página com os usuários existentes.

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Como faço para incluir um novo usuário?

Se você necessitar incluir um novo usuário, clique no botão . Após clicar no botão, você irá receber a página abaixo para preenchimento: Preencha corretamente os dados do usuário e evite abreviar o nome.

Exemplos de preenchimento do campo login:

usuário LUCIANO GOMES FALCÃO o login ficará LUCIANO.FALCAO

usuário LUCIANO GOMES FALCÃO o login ficará LUCIANO.GOMES

usuário MARLY DOS SANTOS o login ficará MARLY.SANTOS

Atenção: No preenchimento do campo login, não utilize acentuação e nem caracteres especiais.

Informe o local de trabalho digitando as siglas do Órgão e da Unidade, ou

utilize o sistema de .

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 86

Preencha corretamente o endereço, telefone de contato e e-mail do usuário.

Para auxiliar o preenchimento, clique no botão para obter o endereço da unidade.

Após o preenchimento correto de todos os campos, clique no botão . O sistema irá exibir os dados cadastrados com uma mensagem de sucesso na gravação.

Após a inclusão com sucesso, você deverá acessar a funcionalidade de GERENCIAR USUÁRIOS E PERFIS DE ACESSO para associar ao usuário cadastrado o seu perfil de acesso. Sem essa associação, o sistema não irá liberar nenhuma funcionalidade para o usuário cadastrado.

Atenção: A senha inicial para todo usuário será PROTOCOLO@1 (todas as letras deverão estar em maiúsculas).

Finalizar a inclusão do usuári o.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 87

Como faço para atualizar os dados de um usuário cad astrado? Se você necessitar alterar um usuário que já existe no sistema, utilize o filtro de pesquisa para localizá-lo. Para acessar o filtro de pesquisa, clique no botão

. Após clicar no botão, você irá receber a página abaixo para preenchimento:

O filtro de pesquisa irá auxiliá-lo a localizar o usuário que você desejar alterar. Preencha-o com as informações que você possui e clique no botão

. O sistema sempre irá retornar uma lista de usuários que preenchem os argumentos de busca.

Após clicar em cima do nome do usuário, o sistema irá retornar uma página com todos os dados do usuário.

Clique em cima do nome do usuário para consultar suas informações.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 88

Somente clique no botão se você tiver certeza que encontrou o usuário

correto. Se não o encontrou, clique no botão para continuar a localizar o usuário cujos dados você deseja atualizar.

Após clicar no botão , você irá receber uma página com os dados disponíveis do usuário para alteração.

Clique aqui para alterar os dados do usuário.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 89

Após o preenchimento correto de todos os campos, clique no botão . O sistema irá exibir os dados atualizados com uma mensagem de sucesso na gravação.

Caso você desista da alteração, clique no botão para retornar à página anterior.

Clique aqui para confirmar a alteração.

Clique aqui para cancelar a alteração.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 90

Como faço para desativar usuário cadastrado? Se você necessitar desativar um usuário que já existe no sistema, utilize o filtro de pesquisa para localizá-lo. Para acessar o filtro de pesquisa, clique no botão

. Após clicar no botão, você irá receber a página abaixo para preenchimento:

O filtro de pesquisa irá auxiliá-lo a localizar o usuário que você desejar desativar. Preencha-o com as informações que você possue e clique no botão

. O sistema sempre irá retornar uma lista de usuários que preenchem os argumentos de busca.

Após clicar em cima do nome do usuário, o sistema irá retornar uma página com todos os dados do usuário.

Clique em cima do nome do usuário para consultar suas informações.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 91

Somente clique no botão se você tiver certeza que encontrou o usuário correto.

Se não o encontrou, clique no botão para continuar consultando até localizar o usuário que você deseja desativar.

Após clicar no botão , o sistema irá mostrar outra mensagem de confirmação da desativação.

Após clicar no botão , você irá receber uma página com a mensagem abaixo, confirmando a desativação.

Clique aqui para desativar o usuário.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 92

Como faço para reativar um usuário? Se você necessitar reativar um usuário que está desativado, utilize o filtro de pesquisa para localizá-lo. Para acessar o filtro de pesquisa, clique no botão

. Após clicar no botão, você irá receber a página abaixo para preenchimento:

O filtro de pesquisa irá auxiliá-lo a localizar o usuário que você desejar reativar. Preencha-o com as informações que você possui e clique no botão

. O sistema sempre irá retornar uma lista de usuários que preenchem os argumentos de busca.

Após clicar em cima do nome do usuário, o sistema irá retornar uma página com todos os dados do usuário.

Clique em cima do nome do usuário para consultar suas informações.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 93

Somente clique no botão se você tiver certeza que encontrou o usuário correto.

Se não o encontrou, clique no botão para continuar consultando até localizar o usuário que você deseja reativar.

Após clicar no botão , você irá receber uma página com a mensagem abaixo, confirmando a reativação.

Atenção: Se o usuário não souber a senha que ele utilizava, por favor, acesse a funcionalidade de REINICIAR SENHA para retornar à senha padrão. Informe ao usuário o reinício de senha e solicite que ele faça a troca da mesma o mais rápido possível.

Clique aqui para reativar o usuário.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 94

Alterar senha A funcionalidade de ALTERAR SENHA permite que o próprio usuário que está navegando no sistema possa alterar sua senha. Para alterar sua senha, clique no menu ADMINISTRAÇÃO. Você deverá receber a página abaixo:

Depois, clique na palavra ALTERAR SENHA para ter acesso à funcionalidade de alteração.

• ALTERAR SENHA : deverá ser usada para alterar a senha da pessoa que está usando o sistema.

Capítulo

24

Clique na palavra USUÁRIO para acessar o menu de manutenção do usuário.

Clique aqui para alterar a senha

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 95

Veja abaixo a página para correção da senha:

ATENÇÃO: A NOVA senha tem que possuir no mínimo 8 caracteres, sendo pelo menos um (1) número, uma (1) letra e um (1) caractere especial ( $ * ] + = % ? ) _ ( - ` } [ ^ ~ > . , : ; | @ { ! / & \ ).

Preencha corretamente os campos e clique no botão . O sistema irá atualizar sua senha e você irá receber uma página com a mensagem abaixo, confirmando a alteração.

Clique aqui para inserir seu login.

Clique aqui para inserir sua senha atual.

Insira sua nova senha. E confirme sua nova senha.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 96

Reiniciar senha A funcionalidade de REINICIAR SENHA permite ao usuário gestor reinicializar a senha esquecida por algum usuário. Para reinicializar a senha, clique no menu ADMINISTRAÇÃO Você deverá receber a página abaixo:

Depois, clique na palavra REINICIAR SENHA para ter acesso à funcionalidade de reinício de senha.

• REINICIAR SENHA : deverá ser usada para reiniciar a senha esquecida. A senha padrão é PROTOCOLO@1 (todas as letras deverão estar em maiúsculo).

Capítulo

25

Clique na palavra USUÁRIO para acessar o menu de manutenção do usuário.

Clique em REINICIAR SENHAR para acessar a funcionalidade.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 97

Após clicar em REINICIAR SENHA, você irá receber a página abaixo:

Atenção: Você sempre irá receber uma página com os usuários existentes. Utilize o filtro de pesquisa para localizar o usuário cuja senha você deseja

reiniciar. Para acessar o filtro de pesquisa, clique no botão . Após clicar no botão, você irá receber a página abaixo para preenchimento:

O filtro de pesquisa irá auxiliá-lo a localizar o usuário cuja senha você deseja reiniciar. Preencha-o com as informações que você possui e clique no botão

. O sistema sempre irá retornar uma lista de usuários que preenchem os argumentos de busca.

Clique em cima do nome do usuário para consultar suas informações.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 98

Após clicar em cima do nome do usuário, o sistema irá retornar uma página com todos os dados do usuário.

Clique no botão . O sistema irá atualizar reiniciar a senha do usuário e terá que retornar a mensagem abaixo.

Clique aqui para reiniciar a senha do usuário.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 99

Permissão de acesso A funcionalidade de GERENCIAR USUÁRIOS E PERFIS DE ACESSO é utilizada para liberar o acesso às funcionalidades do sistema. Para isto você deve conhecer os perfis de acesso existentes para poder dar a permissão de acesso correta ao usuário. Para associar o usuário a um perfil de acesso, clique no menu ADMINISTRAÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

O sistema irá exibir uma página com a relação de perfis de acesso existentes. Veja o exemplo abaixo:

-

Capítulo

26

Clique em GERENCIAR USUÁRIOS E PERFIS DE ACESSO para acessar a funcionalidade.

Clique no ícone + para expandir o menu e exibir os usuários que tem acesso à esse pefil.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 100

Veja o exemplo da página expandida abaixo:

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 101

Como associar um usuário ao perfil de acesso? Para associar um usuário cadastrado ao perfil de acesso, você deverá primeiro clicar em cima do nome do perfil de acesso para selecioná-lo. Veja abaixo:

Após selecionar o perfil, clique no botão para associar o usuário ao perfil. O sistema irá exibir uma página com a relação dos usuários do seu órgão. Veja abaixo:

Para selecionar o usuário, é necessário que você clique em cima do nome

dele. Depois de selecionado o usuário, você deverá clicar no botão . O sistema irá exibir uma janela, solicitando a confirmação. Veja abaixo:

Ao clicar em cima do nome do perfil “PERFIL PROTOCOLISTA”, o ícone selecionado irá ficar destacado em azul.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 102

Se você clicou no botão , o sistema irá exibir a página com a mensagem abaixo, confirmando a inclusão do usuário no perfil de acesso. Veja abaixo:

Clique em OK para confirmar a inclusão.

Clique em CANCELAR para desconsiderar a inclusão.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 103

Como retirar um usuário do perfil de acesso? Para retirar o acesso às funcionalidades do sistema, você terá que retirar o usuário do perfil de acesso ao qual ele foi associado. Primeiro, você deverá selecionar o perfil.

Após selecionar o perfil, clique no botão para visualizar quais usuários estão associados ao perfil. Veja abaixo:

Ao clica r em cima do nome do perfil “PERFIL PROTOCOLISTA”, o nome selecionado irá ficar destacado em azul.

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Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 104

Para selecionar o usuário, é necessário que você clique em cima do nome

dele. Depois de selecionado o usuário, você deverá clicar no botão . O sistema irá exibir uma janela, solicitando a confirmação. Veja abaixo:

Se você clicou no botão , o sistema irá exibir a página com a mensagem abaixo, confirmando a retirada do usuário no perfil de acesso. Veja abaixo:

Clique em OK para confirmar a remoção.

Clique em CANCELAR para desconsiderar a remoção.