INSTITUTO TECNOLÓGICO

SUPERIOR DE XALAPA

FUNDAMENTOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS

CASOS DE USO

MAESTRA: ANA PATRICIA VALDIVIA

ALUMNO: ALBERTO CHUNG VÁZQUEZ

INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

4° B

“SISTEMA DE CAPTURA Y CONTROL DE OBRAS

PÚBLICAS Y LICITACIONES DE LA JEC DE VERACRUZ”

RESUMEN EJECUTIVO

El presente sistema tendrá como función simplificar el proceso de captura, control y administración de las obras y licitaciones de la Junta Estatal de Caminos (JEC) del Estado Veracruz mediante el uso de sistemas informáticos, ayudando así al Departamento Administrativo a ahorrar tiempo en sus procesos de administración y uso de la información así como a disminuir los costos por uso de papel y manejo de archivo, contribuyendo además a la preservación del medio ambiente.

El sistema se compondrá por tres módulos principales: Administración de Obras, Administración de Licitaciones y Control de Asignaciones; el primero estará destinado a la captura de obras que han sido previamente autorizadas y están pendientes de realizarse, incluyendo los anexos necesarios para los lineamientos que se tomarán en cuenta en las licitaciones; el módulo de Administración de Licitaciones será el encargado de consultar las obras pendientes y establecer los lineamientos necesarios para las empresas licitadoras, registrar a las empresas licitadoras en base a su experiencia en los distintos ramos, evaluar sus propuestas y asignar la obras a la empresa ganadora; por último, en el módulo de Control de Asignaciones se capturaran los informes de avance y resultados que proporcionen las empresas y los supervisores de la JEC, asimismo se asignará un calificación de acuerdo al desempeño de la empresa para futuras referencias.

OBJETIVO GENERAL:

* Mejoramiento en la administración de las obras y licitaciones de la JEC de Veracruz, agilizando los trámites y la comunicación entre las distintas áreas o dependencias pertenecientes a esta.

OBJETIVO ESPECÍFICO:

* Agilizar los procesos de captura, control, evaluación, consulta y asignación de las obras y licitaciones mediante el uso de un sistema informático.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

A continuación se enlistan los posibles problemas que se pueden presentar en la empresa:

Debido a que se maneja la información manualmente, se pueden crear confusiones al momento de vincular las obras pendientes con las empresas participantes en la licitación. Además se pretende lograr un mayor control en la captura y almacenamiento de la información, evitando así la pérdida de hojas o el traspapeleo de las mismas.Se producen errores de pérdida de tiempo y retraso de obras debido al lento flujo de la información, ya que depende de la movilización de algún empleado entre los diversos departamentos de la JEC o entre esta y la empresa licitadora.El tiempo que se tardan en hacer movimientos de papeles es demasiado, ya que al tener una gran cantidad de información en papelería se pierde tiempo en estar archivando (acomodar esta información en casilleros por fechas) aunando también el gran espacio que ocupa.Los reportes del control de las obras no son de tiempo real, sino con días o semanas de retraso, impidiendo así el conocimiento del avance de la obra en un momento determinado, así como de los problemas que puedan presentarse durante su realización.

JUSTIFICACIÓN:

JUSTIFICACION

Actualmente vivimos en una época en la cualquier tipo de organización ya sea privada o de gobierno como en este caso deben de estar a la vanguardia en tecnología.

Siendo está en una disposición gubernamental la cual es la encargada del control de obras y licitaciones de todo un estado es muy importante tener un excelente control y una magnifica distribución de toda la información requerida por parte de los encargados.

Tomando en cuenta lo anterior este sistema ayudará muchísimo al departamento administrativo ya que con él se contará con un manejo de información rápida, sencilla de usar y se ahorrara recursos como lo es el papel.

En el módulo de administración de obras se tendrá un control de todas las obras que fueron previamente autorizadas, el cual se pueden revisar en cualquier momento que el usuario lo desee para observar el progreso de dicha obra.

Administración de licitaciones será otro apartado que contendrá, el cual servirá para manejar todas las empresas las cuales estarán participando para el sorteo de cualquier obra a la cual tengan acceso, se ordenaran las empresas por costo, tiempo, y por su prestigio.

Por ultimo está el módulo de control de asignaciones, cabe mencionar que este será el encargado de supervisar el trabajo de todas las obras asignadas a ciertas empresas, el encargado de este departamento tendrá acceso total a los módulos antes mencionados, y desde ahí se podrá asignar calificaciones a las empresas encargadas de las obras y tener un control de todo lo realizado y a su vez se creará un registro de cada empresa asignada con cada obra, para que cuando se solicite una obra sea más fácil escoger la empresa más apta para ese trabajo.

También se tendrá al margen todas las obras desde el comienzo hasta la finalización de dichas labores, así como también una comunicación con todas las áreas ya que están relacionadas entre sí y esto permite un mayor flujo de información.

Contando con este sistema se cubrirán varios criterios, el primero de ellos es la administración de obras, además de tener un método el cual cuenta con un diseño muy completo por lo que se tendrán excelentes ventajas a la hora de realizar cualquier proceso.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD TECNICA

¿Su personal cuenta con conocimientos de computación?

Cuenta con conocimientos básicos

¿Cuáles son los conocimientos con los que cuenta su personal?

Paquetería básica

¿Cuenta con equipo de cómputo? ¿De cuántos equipos dispone?

Sí, alrededor de 10

¿Qué sistema operativo maneja?

Windows Seven

¿Con que características cuenta el equipo de cómputo?

2GB RAM, 500GB HDD, Intel Core 2 Duo 2.4 GHZ, Unidad lectora de DVD

¿Estaría dispuesto a invertir en equipo de cómputo nuevo o en actualizar el ya existente en caso necesario?

Sí

¿Cuenta con el suficiente recurso financiero para implementar un nuevo sistema?

Sí

¿Invertiría en un curso de capacitación para sus empleados?

Sí

¿Qué espera del nuevo sistema a implementar?

Que sea eficaz, de fácil uso y estable.

FACTIBILIDAD OPERATIVA

¿Cuáles son los conocimientos con los que cuenta su personal?R= Paquetería de office

¿Su personal cuenta con conocimientos de computación?R= Sí, cuentan con conocimientos básicos

¿El personal tiene experiencia utilizando algún sistema?A) Si B) No C) Desconozco

¿Han trabajado con un sistema dedicado para su departamento?a) Si b) No

¿Estaría dispuesto a proporcionar un curso de capacitación?

a) Si b) No

¿El curso sería en horario de trabajo?

a) Si b) No

¿Durante cuánto tiempo desea que se imparta el curso?

R=Durante un periodo de no más de dos días.

¿Cuántas horas diarias les estaría permitido tomar el curso?

R=Máximo dos horas diarias.

FACTIBILIDAD ECONOMICA

¿Si en caso de que no se contara con equipo de cómputo compraría unos nuevos?

a) Si b) No

¿Cuánto está dispuesto a invertir en cada computadora?

a) SI b) No

¿Si las computadoras necesitan el remplazo de hardware estaría dispuesto a comprarlo?

a) Si b) No

¿Si el sistema necesitara un accesorio lo compraría?

a) Si b) No

Le gustaría que su sistema fuera:a) fácil b) regular c) complejo

¿Pagaría el mantenimiento del sistema?a) si b) no c) tal ves

¿Conoce los beneficios de adquirir un sistema?a) si b) no c) tal ves

CONCLUSION DE ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Tras haber realizado el estudio de factibilidad se determinó que en estos momentos la institución posee la infraestructura tecnológica (Hardware y Software) necesaria para el desarrollo y puesta en funcionamiento del sistema deseado, el personal está dispuesto a recibir capacitación para el manejo del nuevo software ya que sólo cuentan con conocimientos básicos, y la empresa está totalmente de acuerdo en apoyar a su personal en la capacitación.

Algunas ventajas de la proposición del nuevo sistema es que, los usuarios podrán planificar el trabajo a ejecutar en el seguimiento y control, dando respuestas satisfactorias en un tiempo más breve. Es muy importante destacar que en esta nueva era de la informática este recurso es la herramienta de competitividad más utilizada para las organizaciones y tenerla al alcance podría significar ahorro, tanto en tiempo como en dinero.

El método de desarrollo del sistema, permite constatar que es posible y conveniente su adquisición para los fines deseados, considerar los aspectos subjetivos así como los objetivos o calculables en términos monetarios como son los diferentes conceptos de costos asociados a la inversión que se necesita, y la investigación comprobó que si es factible para el sistema y sin ningún problema se puede llevar acabo.

INTERFAZ

¿Cómo desea que fuera la ventana principal?

Muy fácil de manejar, cómoda y llamativa.

¿Le gustaría manejar una interfaz en especial?R= Sí

¿Quiere algún color en especial para su interfaz?R= Sí

¿Qué colores?R= Azul con Blanco

¿Quiere las letras de su interfaz en algún color en específico?R= Sí

¿Qué color?R=verde

¿Desea que los módulos tenga la misma apariencia o desea que sea única?

R=Deseo que sean totalmente diferentes para distinguirlos.

¿En qué ubicación desea el menú?

R=En la parte superior izquierda.

¿Desea un orden específico en el menú?

R= Sí.

¿Que desea que contenga el menú?

R=Los diferentes módulos, opciones de impresión, enlaces con los diferentes departamentos, opciones de almacenamiento etc.

¿Qué fondo de pantalla le gustaría?R= El logo de la empresa en grande

¿Quiere algún protector de pantalla?R= Sí

¿Cómo le gustaría que fuera?R= El logotipo de la empresa

INTERFAZ DE ADMINISTRACIÓN DE OBRAS

¿Desea que se mantengan el mismo formato (colores, tamaño y tipo de letra) para este departamento?R= Sí

En caso de no estar de acuerdo con el formato mencionado anteriormente ¿Cuál propone usted?R= Estoy de acuerdo con el formato anterior.

¿Desea que contenga algún botón ó botones en especial?R= Si

¿Qué función desea que realicen los botones?R= Agregar nuevo, Eliminar, Modificar, Abrir, Cerrar, Generar informe

¿En qué parte de la pantalla le gustaría que se encuentren los botones?R= parte inferior central

¿Qué es lo que quiere que haga cada botón?

R=Abrir y cerrar ventanas, opciones, consultas a la base de datos.

¿Quiere que al final del reporte genere un pdf?

R=Sí.

¿Quiere que contenga un apartado de descripción? R=Sí.

INTERFAZ DE ADMINISTRACIÓN DE LICITACIONES

¿Qué función tendrá el botón Abrir?R= abre la base de datos del sistema para ver que material hay en existencia

¿Qué función tendrá el botón cerrar?R=cierra la base de datos que se encentra abierta

¿Cómo desea que sea la forma de dar de alta a un producto o material?R= presionando el botón agregar nuevo debe aparecer una ventana que solicite los datos del material

¿Qué información se manejaría?R= Nombre del material, código serial función, costo, existencia

¿Cómo desea que sea la forma de eliminar a un producto o material?R= que se seleccione el nombre del producto y se realice con el botón eliminar

¿Cómo desea que sea la forma de modificar los datos de un material?R= que se seleccione el nombre del producto y con el botón modificar tener acceso a la base de datos para cambiar los registros

INTERFAZ DE CONTROL DE ASIGNACIONES

¿Le gustaría un botón que tenga acceso directo a la información?

R= sí para que la manipulación de la información sea más rápida.

¿Le gustaría que tuviera cierta seguridad o restricción en algún tipo de información?

R= Si evitar problemas posteriores

¿Desea un botón de impresión?

R=si

¿Le gustaría que la base duplicara la información y la almacenara en otro lugar para su respaldo?

R= si me parece muy bien

OBSERVACIONADMINISTRACION DE OBRAS

En este departamento pudimos observar un pésimo control de obras, ya que todo se registraba en una libreta la cual no contaba con un orden, y la guardaban en cualquier lugar, haciendo que esta libreta la extraviaran con rapidez, trayendo como consecuencias un desorden en las obras autorizadas.

Cuando una obra ya contaba con todos los requisitos para ser realizada, lo que el encargado del departamento hacia era lo siguiente: llegaba la persona y daba aviso de que la obra ya estaba aceptada, entonces la persona encargada de recibir la información lo anotaba en una libreta o en ocasiones en servilletas, todo lo que tenía a la mano y posteriormente procedía a dejarla donde callera, ya que no cuentan ni con un archivero.

Posteriormente cuando una obra ya se encontraba lista para pasar al sorteo de las licitaciones, se extraviaba la hoja en la que se había registrado, por lo cual esto traía como consecuencia el atraso de la obra así como también cierto desinterés por parte de las empresas ya que al darse cuenta del relajo que tenían en sus archivos, las empresas de alto prestigio preferían irse a otro estado.

ADMINISTRACION DE LICITACIONES

En esta área es donde la persona encargada del departamento procedía a realizar el sorteo de las empresas participantes para ver cual se quedaba con la obra.

Después de realizar el sorteo, el ganador se anotaba en una libreta, con todos sus datos, y se ponían de acuerdo para empezar a trabajar, el problema era que después de que el ganador se retiraba, el encargado dejaba la libreta por donde quiera y sucedía muy seguido que la extraviaba y cuando el ganador regresaba para solicitar un comprobante de que él había sido el ganador, el encargado realizaba la búsqueda y no encontraba el documento y les decía que regresaran al día siguiente.

Si el documento no se encontraba le decía al ganador que llevara un comprobante de que él había ganado, el cual no se le había otorgado y después de una serie de discusiones y aclaraciones el encargado del departamento procedía a darle el documento que lo garantizaba como ganador del sorteo.

CONTROL DE OBRAS

El correcto control de los recursos en general en obra, es parte importante de cualquier proyecto en construcción, debido a que con este seguimiento de avance y monitoreo de las actividades, se tienen que ir revisando y en su caso, reprogramando cada una de ellas para que se logren alcanzar los objetivos.

El avance de obra según el programa, se tiene que ir cumpliendo según las metas propuestas de entrega y desempeño y par a ellos se necesita un buen funcionamiento y manejo de la información. Si se cayera en algún atraso, el gerente deberá de tomar acciones como por ejemplo contratar gente más eficiente, más personal, etc.; pero que no afecte el presupuesto establecido inicialmente, y capturar datos y de más información.

Recordemos que cada una de las actividades está programada así como la obra en general con un determinado costo, calidad y tiempo.El control y monitoreo es aplicado por el gerente de proyectos quien tomará acciones que influirán en futuros eventos. Usualmente estas acciones estarán basadas en decisiones hechas después del estudio de todas las posibles soluciones del hecho una vez detectado el problema. Un buen sistema de control y monitoreo comunicará cada uno de los aspectos que intervienen en la obra. Por ende, una buena comunicación proveerá de información y un estado exacto de avance en el que se encuentra la obra, para que con esto se tomen acciones y también pueda el gerente prever los posibles resultados.

Es por esto que se tiene que programar cada determinado tiempo, preferiblemente a corto plazo el avance de todas las actividades para ir controlando y comparando lo planeado contra lo real, si no se va a la par del programa recurren en atrasos y por ende en un mayor costo al previsto, sin dejar de mencionar las multas que están estipuladas en el contrato por atraso daños o perjuicios.

ANALISIS DEL SISTEMA

En la Junta Estatal de Caminos (JEC) del Estado Veracruz se pretende implementar un sistema para simplificar el uso de la información, estructurándola adecuadamente, creando respaldos y con una gran seguridad ya que se restringen ciertos accesos a los usuarios.

Realiza más fácilmente la consulta de la información almacenada en la base de datos.

En la pantalla principal contiene una interface cómoda ya que permite que el usuario tenga un acceso fácilmente al módulo que se le ha asignado, el contenido es:

En la izquierda contiene el logotipo de la empresa En la parte inferior las noticias del día. Un botón de acceso al sistema mediante huella digital

Tras haber ingresado al sistema aparecerá:

BOTON DE CAPTURAEn el botón de captura se podrá almacenar la información.Contiene los siguientes elementos:

Un botón de abrir el documento para capturar.Con un botón que dice “Guardar” y otro de “imprimir” además del “salir” o “regresar”. En el cual se capturan los siguientes datos:

Nombre del cliente Lugar de residencia RFC Teléfono celular ó de casa Lugar donde labora Teléfono del lugar donde trabaje Teléfono y nombre de las personas que se usaron como referencia Tipo de obra Fecha de inicio de obra y conclusión

RECURSOS ADMINISTRACIÓN DE LICITACIONES

Cuando se entra a la interfaz de Administración de Licitaciones se tendrá los botones básicos de minimizar, maximizar y cerrar en la parte superior derecha, el logotipo de la empresa estará colocado en la parte superior izquierda, de ahí en la parte central aparecerán cuatro botones de opciones en un orden ascendente:

Consulta de obras pendientes Registro de la empresa licitadora Evaluación de propuestas

Si le damos clic al botón de obras pendientes nos mandará a otra ventana con el logotipo de la empresa del lado inferior, después los botones estarían de lado izquierdo y de una forma ascendente diciendo:

Empresa fecha de registro Imprimir Salir

En el menú de Registro de la empresa licitadora:

Nombre de la empresa Tipo de empresa Dirección A que se dedica Dueño Fecha de registro Asunto Teléfono

Por último, cuando se edite información ya sea de algún cliente ó propiedad, saldrán dos opciones guardar y cancelar, y en caso de que no se haya guardado la información por algún error, al cerrar la ventana donde aparezcan las listas del lugar donde se modificó la información aparecerá un recordatorio diciendo que no se ha guardado el cambio realizado y si se desea guardar la información ó no.

INTERFAZ DE CONTROL DE ASIGNACIONES

En este módulo la interfaz es parecida a la principal solo que esta solo sirve para la actualización de los datos de la empresa posibles modificaciones que se pudieran realizar.

Contiene un botón para detectar la empresa y contiene:

Nombre de la empresa. Ubicación Tipo de obra

Después de haber localizado la empresa se pulsa sobre la indicada y se da un clic, tras haber realizado esto se despliega otra venta que contiene parte de la información del módulo de administración de obras pero con la diferencia que contiene una opción donde dice capturar avance de la obra y comienza a la captura del avance.

DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

CASOS DE USO

alta-baja 0

Alta-baja-licitación

Ala-Baja-Licitación

Control

Evaluación

General