silva2009-tecnologia da informacao e sua utilizacao no processo decisorio

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MARINGA MANAGEMENT TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E SUA UTILIZAÇÃO NO PROCESSO DECISÓRIO

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E SUA UTILIZAÇÃO NOPROCESSO DECISÓRIO

RESUMO

Buscando um diferencial competitivo as empresas estão investindo cada vez maisem meios que ofereçam informações que venham possibilitar aos gestores tomardecisões estratégicas mais seguras e acertadas. Neste contexto a utilização desistemas de informação gerenciais serve de suporte à tomada de decisão, ondepede-se integração e troca dos sistemas com todos os envolvidos. Odesenvolvimento deste trabalho objetiva demonstrar a inserção de forma gradualda utilização dos Sistemas de Informações como forma de gerar informações quesirvam de base ao processo decisório.Palavras-chave: Sistemas de Informação, processo decisório, integração dossistemas.

ABSTRACTSeeking a competitive businesses are increasingly investing in ways to provideinformation that will enable managers to make strategic decisions more secure andcorrect. In this context the use of management information systems used tosupport decision making, which asks whether the systems integration andexchange with all involved. The development objective of this study demonstratethe gradual insertion of the use of Information Systems as a way to generateinformation on which to base decision-making process.Key words: Keywords: Information systems, decision making, integration ofsystems.

Patrícia Rodrigues Silva1

1 Discente do Programa deMestrado em Administração - PPAUEM/UEL. Professora no curso deAdministração FANP e FaculdadeMaringá.E-mail: [email protected]


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á Management: Revista de Ci

ências Empresariais v. 6 n.2 - p. 36-44 jul./dez. 2009 37

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INTRODUÇÃO

Segundo Jacintho (2004), estamos diantede um cenário de elevada competitividade eaumento do grau de exigência do cliente,

quanto à qualidade, preço e atendimento.Nesse contexto o empresário se vê obrigado aestar em constante aprimoramento para mantersua posição no mercado e se possível aumentá-la, com o conseqüente reflexo no faturamento ena lucratividade.

A concorrência, que até pouco tempoera limitada, passa a ser global, com as grandesredes utilizando-se de parcerias para atendercom rapidez e eficiência as demandas locais. Os

empresários nem sempre conseguem encarar acompetitividade como parte do processo equando se dá conta está lutando comdificuldade para manter uma estrutura que nãotem mais resultados positivos.

Segundo Jacintho (2004, p. 14), “*...+ os

pequenos empreendedores estabelecem seusnegócios pelas facilidades de entrada, ou devidoa modismos, não efetuando um plano denegócio para avaliar a viabilidade do

empreendimento”. Esse tipo de atitude vem agerar descontentamento e principalmenteprejuízos que afetam diretamente o ambienteorganizacional.

Diante desse contexto, torna-senecessário desenvolver alternativas e sistemasde apoio ao processo decisório, para que asatitudes tomadas pelos empresários sejamrealmente fundamentadas e baseadas em dadosque estejam certamente voltados ao

crescimento organizacional. A organização nãodeve somente viver o presente, mas traçarplanos e metas que possam ser atingidas semque haja o “sacrifício” desse presente.

O presente artigo tem por objetivoapresentar a importância da utilização desistemas de informações gerenciais comosuporte ao processo decisório dentro deorganizações através de pesquisas bibliográficasrealizadas.

SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

Os sistemas de informação (SI) sãoutilizados para oferecer suporte às organizaçõesem seu processo decisório. Através da utilização

dos sistemas de um sistema de informaçãointegrado a empresa pode além de dinamizarseu operacional, ter dados históricos que sirvamde base para decisões futuras.

Sell (2004), afirma que um sistema deinformações pode ser tecnicamente definidocomo um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta ou até mesmorecupera, processa, armazena e distribuiinformações para a tomada de decisão em uma

organização. E através da integração desseconjunto de elementos que as decisões podemse voltar mais claramente para atingir objetivose metas pré-estabelecidas. D’ascenção (2001, p.53), relaciona os sistemas de informação com oprocesso decisório, chegando aos sistemas deinformação gerencial (SIG’s):

Sistema de informações é oprocesso de transformação de

dados em informações. E quandoesse processo está voltado para ageração de informações que sãonecessárias e utilizadas noprocesso decisório da empresa,diz-se que esse é um sistema deinformações gerenciais.

Nessa abordagem é possível observarque, através dos Sistemas de Informação aorganização tem maior suporte para a tomada

de decisão, onde são fornecidos os elementosnecessários para o bom andamento daorganização.

O autor menciona ainda que os Sistemasde Informação possuem seis componentes queformam sua estrutura básica. São eles:

1 Os dados, que são entradas do sistema;2 O processamento dos dados, que

corresponde ao processo detransformação de dados em

informações;


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3 As informações que são as saídas dosistema;

4 Os padrões que indicam a qualidade dainformação desejada;

5 O controle e avaliação necessários para

verificar se as informações processadaspelo sistema estão atendendo aosobjetivos estabelecidos;

6 Os objetivos do sistema de informações.

Nesse processo, as informaçõesrecebidas são transformadas em atitudes e/oudecisões que beneficiam não somente aempresa, mas principalmente as partesenvolvidas em toda a dinâmica. Esse processo

pode ser observado a seguir:

Fonte: D’ascenção (2001, p. 52).

Além da organização para a busca dosobjetivos, é importante destacar que ossistemas de informação tornam a organizaçãocada vez mais competitiva, já que a rapidez dasinformações agilizam a tomada de decisãodiante de dificuldades e/ou atitudes perante a

concorrência.Gil (1995, p. 13) define sistema deinformação como “um conjunto de recursos

humanos, materiais, tecnológicos e financeirosagregados segundo uma seqüência lógica para oprocessamento dos dados e a correspondentetradução em informações”. Segundo o autor,

um sistema de informações tem de trabalhardados para produzir informações. Dessa forma,os dados funcionam como insumos com os quais

o sistema de informações irá trabalhar, e ainformação como produto final desse processo.

Pezzin (2001), afirma serem três asfunções básicas de um Sistema de Informaçõesna organização de uma empresa, funções estasrelacionadas à transformação de informação emconhecimento. São elas:

1 Resolução de problemas mediante oequacionamento e a proposta desoluções para apoiar o dirigente daempresa a atuar como agentetransformador;

2 Produção do conhecimento através daobtenção de informações que seriam dedifícil acesso por outros procedimentos;

3 Tomada de consciência, propiciando a

sensibilização a um problema daorganização, e o desenvolvimento daconsciência da coletividade sobre a suasolução a curto e médio prazo.

Observa-se então a utilização dosSistemas de Informação em toda a dinâmicaorganizacional. Não pode se considerar que paraum determinado setor ou outro, os sistemas deinformação têm maior importância. Sell (2004,

p. 45), deixa isso claro quando os classifica porníveis, os quais são:

1 Nível operacional: são utilizados para ocontrole do fluxo das atividades básicasda organização, tal como vendas, fluxode caixa, controle de materiais e outros.

2 Nível de conhecimento: apóiam oprocesso de coleta e armazenamento denovo conhecimento associado ao

negócio para a administração dacontinuidade das tarefas cotidianas.3 Nível gerencial: são utilizados

periodicamente no monitoramento, nocontrole e na tomada de decisões pelosgerentes de nível médio da organização.

4 Nível estratégico: são utilizados pelosexecutivos para a realização doplanejamento estratégico. Proporcionama visão necessária da empresa para o

planejamento das próximas ações diantedo ambiente externo.

PROCESSO DETRANSFORMAÇÃO

ENTRADA SA DA

PADR ES DEQUALIDADE

O B J E T I V O S

CONTROLE EAVALIAÇÃO

Figura 1 – Estrutura básica de um sistema de informações


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Os sistemas de informação podem entãoser usados em todas as áreas da empresa aomesmo tempo em que são integrados,oferecendo aos dirigentes alternativas de comomelhorar a performance da empresa em geral.

O que vale ressaltar é que a estrutura e acultura organizacional estão intimamenteligadas no desenvolvimento dos Sistemas deInformação, pois, não basta a existência deSistemas de Informação dentro da empresa, énecessário que o mesmo seja utilizado para queas informações fornecidas sejam realmenteprecisas e confiáveis.

A seguir sãos apresentados os principaisSistemas de Informação utilizados pelas

empresas:

Quadro 1 – Principais sistemas de informaçãoutilizados pelas empresas

1. Sistemas deProcessamento

deTransações

(SPT)

É tido como um dos primeiros a serem utilizadosnas empresas. Registra transações completas denegócios, como as relacionadas às rotinas da folhade pagamento, à parte financeira entre empresa -clientes e fornecedores.

2. Sistemas deInformações

Gerenciais (SIG)

Este sistema focaliza a eficiência operacional.Fornece relatórios pré-programados gerados comdados e informações do sistema de processamento

de transações.

3. Sistemas deApoio

à Decisão (SAD)

O foco é a eficácia da tomada de decisão. Sãousados quando o problema é complexo, envolvendoo julgamento gerencial. Os administradores têmpapel ativo no desenvolvimento e naimplementação do SAD.

4.SistemasEspecialistas

(SE)

Gera um parecer especializado ou sugere umadecisão em uma área específica. São consideradoscomo um profissional especializado com muitosanos de experiência em determinado campo.

5. Sistemas deTelecomunicaçã

o(ST)

Usados para compartilhar e transferir informações.Os exemplos mais conhecidos são a teleconferênciae a videoconferência.

Fonte: Adaptado de Stair, 1998.

O autor diz que a importância dossistemas de informação está em oferecer aosenvolvidos na dinâmica organizacional, um feedback a respeito das operações realizadas naempresa. Essas (as empresas), com suasparticularidades e necessidades diferentespromovem a construção de sistemas que seadaptam a sua realidade e atendam suas

expectativas enquanto ferramenta de suporte.

A IMPORTÂNCIA DAS INFORMAÇÕES PARA ASORGANIZAÇÕES

É fato que as informações são de grandeimportância para as organizações, a dificuldade

está em administrá-la e determinar seu valor notempo. Essa subjetividade na determinação dovalor ocorre porque o mesmo é atribuído apartir dos resultados alcançados com asinformações obtidas.

Para Oliveira (1993), a eficiência nautilização do recurso informação é medida pelarelação do custo para obtê-la e o valor dobenefício derivado do seu uso. Informações sãoimportantes desde que sejam utilizadas de

maneira otimizada, como será observadoposteriormente.

Rezende (2000, p. 260), diz que:

A efetividade da informação podeser avaliada em termos do produtoda informação, do uso da informaçãopara trabalhos organizacionais, dautilização dos Sistemas deInformação pelos usuários e oimpacto dos mesmos na empresa,especialmente no desempenhoorganizacional.

Esse fato merece destaque porqueapesar de reconhecer a importância dasinformações para a tomada de decisão e osucesso empresarial, muitas empresas parecemnão se dar conta que o valor da informação estáno seu uso e não na sua geração. A informaçãotem valor somente quando é utilizada etransformada em uma ação que agregue valor

ao negócio da empresa, caso contrário, tem-sesomente “dados mortos”.

Segundo Prusak e McGee (1994),grandes empresas estão gastando muitodinheiro em tecnologia de informação, para aobtenção de informações, mas grande partedesse dinheiro é perdido na construção debanco de dados com conteúdo irrelevante oumal utilizado. A capacitação merece destaquenesse momento, pois não basta toda a

tecnologia se não se tem pessoas aptas a fazeruso das informações corretamente.


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Além disso, tem-se que lutar com aresistência a mudança, quando da implantaçãode um sistema de informação. Nem sempre osrecursos humanos estão preparados a enfrentarnovos processos dentro da organização e

acabam criando barreiras. O investimento emtreinamento nesse momento é de sumaimportância, pois, assim todos os envolvidos noprocesso terão a possibilidade de conhecer oque e como devem ser utilizados os Sistemas deInformação.

Segundo Schmitt (2004, p. 20),

As informações podem ajudar asempresas a desenvolverem novosprodutos a partir de novasnecessidades do mercado, podemindicar novos investimentos oumesmo aumentar a participação daempresa em determinados nichos demercado, podem indicar o caminhopara a redução dos custos dos seusprodutos, em suma, as informaçõespodem fazer com que a empresa setorne mais competitiva no mercado.

Mas para que isso aconteça, é necessário

utilizá-las corretamente. Não basta terinformações, é necessário transformá-las. Eatravés do desenvolvimento dos recursoshumanos, e de treinamentos adequados, asempresas conseguirão maior comprometimentopor parte de seus colaboradores, maximizandoassim, realmente as informações obtidas.

INTEGRAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Conforme abordado até o momento,existem vários sistemas em uma empresa,estando esses em qualquer nível organizacional.O que deve ocorrer é a comunicação entre essessistemas, pois, há uma interdependência entreeles, ou seja, a saída gerada por um sistemapode ser a entrada necessária para um outrosistema.

Segundo Rezende (2000, p. 68), a

integração dos sistemas de informação,

[...] são as relações deinterdependência entre ossubsistemas que resultamprincipalmente na troca deinformações entre eles. Essasrelações são necessárias pra o

funcionamento efetivo das funçõesempresariais e respectivos Sistemasde Informação.

Essa interdependência promove osincronismo na atualização desses sistemas,evitando assim a redundância de dados egarantindo a integridade da base deinformações da organização. Abaixo umexemplo de integração entre sistemas deinformação:

Figura 2 – Fluxo de integração presente nossistemas de informação

Fonte: Adaptado de Schmiit, (2004, p. 38)

Quando observado dessa maneira, atroca entre os setores vem a parecer obvia, noentanto, nem sempre isso acontece. Indivíduose/ou setores por algumas vezes “seguram” a

informação pra si. Isso pode ocorrer devido adiversos fatores, por algumas vezes pessoais. Oque deve ocorrer para a mudança dessecontexto é a forma com que toda a“esquematização” do processo é mostrada aos

funcionários, ou seja, como a cultura daempresa apresenta o processo a seuscolaboradores.

E atualmente a tecnologia possibilitaessa integração, não somente internamente,

mas principalmente com o ambiente externo. Aintegração externa possibilita a troca de

MANUTENÇÃO

RECEBIMENTO

COMPRAS

CONTABILIDADE

Requisição de

Quantidade, Preço eFornecedor

Ordem de compra

Custo e conta

Quantidade e Custo


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informações entre empresa-fornecedor-cliente,montando uma “cadeia” de informações onde

todas as partes são beneficiadas.

FATORES DE SUCESSO DE SISTEMAS DEINFORMAÇÃO

Implementar os sistemas de informaçãoé uma das atitudes inteligentes tomadas porempresas, isto se avaliarem os riscos potenciaisna implantação dos mesmos, para que nãoocorram falhas nesses processos.

Segundo Schmitt (2004, p. 45),

Entre os fatores de risco, para osucesso na implantação de sistemasde informação, pode se citar: otempo de desenvolvimento, onúmero de pessoas e áreas daempresa envolvidas, os custos doprojeto, a constante e rápidaevolução da tecnologia e odinamismo do mercado, entreoutros.

A partir daí, nota-se a importância em

fazer uma avaliação da empresa em si, eobservar se essa está preparada para aimplantação dos Sistemas de Informação. Énecessário observar atentamente a qual tipo deSistemas de Informação a empresa podesuportar. É necessário gerenciar os riscos edescobrir os potenciais a serem enfatizados.

Ainda para o autor, nas fases iniciais doprojeto, não existe um levantamento detalhadodos requisitos funcionais do sistema, ou seja,

tem-se uma base a ser adaptada de acordo comas necessidades do dia-a-dia, mas para isso éimprescindível a utilização do sistemacorretamente. É necessário que todos osenvolvidos na empresa conheçam “o que”, “o

como” e “o porquê”, de cada um dos recursos

existentes no sistema.Para Schmitt (2004), torna-se necessário

que haja coerência entre a cultura gerencial e acultura da tecnologia da informação pra que a

utilização de sistemas de informação seja bemsucedida. Ou seja, as pessoas, mesmo com sua

resistência a implantação, serão mais receptivasdesde que a cultura gerencial propicie esse tipode atitude.

De acordo com Freitas (1991, p. 120), “as

mudanças provocam sentimentos de perda e

diante destas perdas as pessoas tendem a reagiragarrando-se à situação do passado e, portanto,reagindo a mudança”. Para inverter esseprocesso é necessária a intervenção dosdirigentes apresentando pontos positivos eanalisando os riscos para que a implantação doSistema de Informação seja feita com sucesso.

Nesse momento é possível afirmar que osucesso na implantação de sistemas deInformação está diretamente ligada as atitudes

das pessoas. Quanto maior a participação eaceitabilidade dos integrantes do processo, maisefetivo o levantamento dos requisitosfuncionais, reduzindo assim as reaçõesnegativas ao Sistema.

CUSTOS E BENEFÍCIOS DOS SISTEMAS DEINFORMAÇÃO

Já foi observado que uma informação évalorizada quando ajuda os tomadores dedecisões a optarem pela alternativa quesegundo eles é tida como a melhor emdeterminado momento. Assim, a relevância dainformação está intimamente ligada àsestratégias dos negócios.

Padoveze (1996), diz que a informaçãonão pode custar mais do que possa valer para aadministração. Os dirigentes de empresas

buscam reduzir custos, aprimorar a eficiência naprodução, vantagens competitivas, maiorprecisão no valor agregado aos produtos,tomadas de decisão gerenciais mais eficazes,enfim, procuram interagir os problemas daempresa para compreendê-los melhor.

Os sistemas de informação devem serutilizados oferecendo ao escopo estratégico,inúmeras alternativas de como melhorar a performance da empresa, auxiliando-o na

percepção da necessidade de mudanças noprocesso organizacional.


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Schmitt (2004), comenta que adeterminação dos custos de implementação deum sistema é uma tarefa extremamentecomplexa, pois, além dos custos de software ehardware, estão envolvidos os custos com

pessoal próprio e de terceiros. Sendo os custosde pessoal de difícil previsão, uma vez que adeterminação do tempo de elaboração, análisee implementação do projeto torna-se bastantecomplexa.

Volta-se então, a mesma questãoabordada anteriormente, é necessário otreinamento adequado para que os envolvidospossam fazer com que as informações tenhamvalor. É necessário que as pessoas saibam

dinamizar e utilizar as informações no momentocerto e da maneira exata.

Para Bio (1996), um sistema deinformações bem executado traria benefíciosprincipalmente:

1 Na informação gerencial;2 Na eficiência operacional;3 Na racionalização dos sistemas;4 No controle interno.Daí a necessidade de um relacionamento

integrado entre as partes. Para que dessamaneira exista uma troca das informaçõesdisponibilizadas pelos indivíduos e/ou setores.

Stair (1998, p. 6) acredita que uma boainformação deve apresentar certascaracterísticas, como:

1 Ser precisa: a informação não pode tererros;2 Ser completa: conter todos os fatosimportantes;

3

Ser econômica: o valor da informaçãodeverá ser avaliado com a sua produção;4 Ser flexível: a informação poderá serutilizada para diversas finalidades;5 Ser confiável: a confiabilidade dainformação depende do método de coletados dados;6 Ser relevante: deverá ser importantepara o tomador de decisão;7 Ser simples: uma informação sofisticada

e detalhada pode não ser necessária;

8 Ser encaminhada em tempo: ainformação deverá ser enviada somentequando se julgar necessária;9 Ser verificável: poderá ser checada parasaber se está correta.

E apesar de óbvio, nem sempre esseselementos são existentes da transferência dainformação. Embora as pessoas dentro dasorganizações necessitem crescentemente deinformações relevantes, elas são ao mesmotempo vítimas de informações irrelevantes. Énecessário, portanto, determinar os objetivos etrabalhar de maneira integrada e determinadaem busca desses objetivos, assim, o tempo será

utilizado de maneira otimizada e os sistemasnão estarão gerando informações, que pormuitas vezes se tornam irrelevantes.

PROCESSO DECISÓRIO UMA VISÃO GERAL

De acordo com Oliveira (2004), a tomadade decisão consiste em um processo contínuode ligação entre as unidades e os agentes

organizacionais. Dentro das organizações, aspessoas, freqüentemente, tomam decisõescujas conseqüências variam de acordo com oimpacto causado sobre seus objetivos eoperações.

Segundo Gomes (2002, p. 11),

Uma decisão precisa ser tomadasempre que estamos diante de umproblema que possui mais que umaalternativa para sua solução. Mesmo

quando, para solucionar umproblema, possuímos uma únicaação a tomar, temos as alternativasde tomar ou não essa ação.Concentrar-se no problema certopossibilita direcionar corretamentetodo o processo.

O que ocorre dentro das organizações éque seu escopo estratégico nem sempre estápreparado para esse processo e acaba tomando

decisões que ao invés de beneficiar, prejudicama empresa. Essas decisões errôneas por vezes


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são tomadas por falta de informações certas ebaseadas em dados reais.

Gomes (2002), diz que o decisor pode seruma pessoa ou um grupo de pessoas, em nomedo qual é tomada a decisão. Os decisores

influenciam no processo de decisão de acordocom o juízo de valor que representa relaçõesestabelecidas. As relações devem ter caráterdinâmico, pois poderão ser modificadas duranteo processo de decisão devido aoenriquecimento de informações ouinterferências existentes.

O que comprova a importância daobtenção de dados que realmente sejamconfiáveis para esse processo. Gomes (2002, p.

15), ainda complementa:

Nem todos os decisores têm o poderde decisão. Assim, é importante,ainda, distinguir o grau de influênciados decisores no processo dedecisão. Esse grau de influência faz adistinção entre os decisoresenvolvidos com o processo dedecisão, que são colocados em doisgrupos denominados de agidos eintervenientes.

Ou seja, é necessários que a empresatenha claro qual ou quais são as pessoaspreparadas para integrarem o processodecisório. Alguns estarão apenas intervindo noprocesso, enquanto outros estarão realmentetomando as atitudes necessárias para aresolução dos problemas. Cabe ressaltar então,que as decisões variam de acordo com o tipo deproblema emergente, gerando então

alternativas de solução com objetivos definidos.

8. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Um grande desafio enfrentado pordirigentes de organizações está no processo detomada de decisão. O ritmo acelerado deatividades e a complexidade das açõesgerenciais visam maior intensificação do fluxode informações e um maior e melhor manejo

dessas para que suas decisões sejam bemsucedidas.

Caso isso não ocorra e tome-se umadecisão errônea, a organizaçãoconseqüentemente se tornará menoscompetitiva, já que a alocação de recursos e suautilização não foram feitas de formas

adequadas. Isso sem contar no tempodespendido dos envolvidos em todo esteprocesso, que acabou por não agregar o valornecessário à atividade, deixando então aorganização suscetível à atuação dosconcorrentes.

Por fim, a utilização de sistemas deinformações gerenciais (SIG´s), bem como suaintegração com todos os setores e pessoasenvolvidas na organização propiciam uma

probabilidade maior de acerto já que atua comosuporte no processo decisório.

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