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Outsourcing de Impressão: os clientes têm novas necessidades!

n SANDRA ANDRADEBPO Marketing Manager

As empresas, enfrentam hoje o desafiode ter de lidar com ambientes com-

plexos a nível de impressão, pois a exigênciasobre os documentos que produzem é cadavez maior.Já se imaginou voltar a apresentar umaproposta comercial a preto e branco oudatilografada?E fazer uma brochura de marketing atravésde fotolitos com o custo a eles associado,para já não falar da pouca ou nenhumaflexibilidade para ajustes ou alterações deultima hora?Passados todos os paradigmas de que im-

primir a preto e frente e verso é, por si só,controlar custos, os clientes deparam-secom novas necessidades de ter à suadisposição um leque cada vez maisalargardo de soluções de impressão queincidam sobre a gestão dos processos enão apenas sobre os custos dos outputs.Os TCO reais de um parque de impressãoestão ainda em muitas organizações porcalcular correctamente.E falamos apenas de ambientes de es-critório. Se a este juntarmos os custosrelacionados com a internalização ou ex-ternalização dos serviços de produção dedocumentos especiais ou grandes volumes,as abordagens dos diferentes players domercado, estão cada vez mais desajustadas.E porque? Porque partem da tecnologiapara as necessidades dos clientes,associando serviços de pós-venda e nãoverdadeiros serviços de gestão dosprocessos docu mentais. E isto é algo aque os clientes finalmente começam avalorizar, pelas economias reais quealcançam, muito para álem dos20%/25% estimados pelos analistas eque têm a ver apenas com a raciona -

lização dos parques de impressão e in-trodução de politicas de impressão maissustentáveis.A Xerox é mais uma vez inovadora nomercado e torna-se na primeira empresaa apresentar uma solução de outsourcingde impressão, capaz de olhar para todosos ciclos de produção de documentos,sejam estes uma simples carta, ou umabrochura de produto, ou um flyerperso nalizado para uma acção demarketing directo multicanal, usandoaqui as mais modernas plataformasdigitais e multimédia.Solidificando o caminho que tem sidoseguido, no âmbito dos managed print

services, esta abordagem ajuda as empresasa gerir da melhor forma as suas infra-es-truturas de impressão – a partir do escritórioou dos novos locais de trabalho virtuaisaté aos centros de impressão.Num estudo recente, Ken Weilerstein, vice-

presidente da Gartner, afirma que sóefectuando a expansão dos contratos deoutsourcing de impressão para além doescritório, as empresas conseguem ter con-trolo total dos custos.Defende ainda que a passagem paraoutsourcing desta gestão, permite às em-presas bloquear qualquer desvio à estruturade custos desenhado à partida e abrir umajanela de conhecimento sobre todos osfluxos e soluções de impressão disponíveis,quer seja a mais simples impressão de es-

critório, até às grandes quantidades, ou aimpressão de materiais de marketingtotalmente personalizados e a cores, porexemplo.

Por isso é simples perceber que a optimi -zação transversal a todos os ambientes deimpressão irão dar a conhecer novas formasde reduzir custos e melhorar a eficiênciados processosde produção.

Ainda segundo as ultimas análises demercado, a oferta Xerox é absolutamentediferenciadora, ao permitir entre outrasvantagens a possibilidade de suporte emambiente de escritório real e virtual(colaboradores que trabalhem a partir decasa ou de grande mobilidade, por exem-plo) e definição de mecanismos que per-mitem automaticamente o redirecio -namento de trabalhos para a solução deimpressão mais barata.Por outro lado, ao permitir a todos oscolaboradores a possibilidade de pré-visualizar a produção de trabalhos maiscomplexos e normalmente direcionadospara os centros de impressão internos ouexternos, eliminam-se todos os passos extraque tipicamente teriam de ser dados napreparação de um ficheiro e na sua entreganum print center.Pela voz dos clientes: “a simplificação e ooutsourcing dos processos de impressãode forma transversal a toda a organização,transforma a forma como trabalhamos eimpacta muito positivamente todas asoperações gerais relacionadas com o corebusiness”.As organizações, ao terem ao seu disporuma plataforma aberta e flexível de gestão

da produção de documentos, interligamo ambiente global de impressão àsaplicações do seu negócio, trabalhando,agora sim de forma eficiente.Podem libertar-se da gestão de uma infra-estrutura com multiplas plataformas, emanter de forma continua um equilíbriode custos e um aumento dos níveis deprodutividade e sustentabilidade ambiental.E não apenas nos escritórios, mas global -mente em toda a organização.l Todas estas abordagem são tão ou mais

Desde o posto de trabalhoaté aos centros de impressãohoje as empresas não podemdeixar nenhum custoescondido por controlar.

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Só com uma correcta gestão dos processose fluxos de produção de documentos é queas organizações podem ter como garantido

o controlo e redução dos custos.

A Xerox dá às organizaçõesa possibi lidade de conhecer todos osfluxos de produção de documentos.

relevantes quando pensarmos que estãoigualmente ultrapassados todos os para -digma de que hoje se imprime menos. Sejapor redução de custos ou para melhoraros impactos ambientais.l Todas estas abordagem são tão ou maisrelevantes quando pensarmos que estãoigualmente ultrapassados todos os para -digma de que hoje se imprime menos. Sejapor redução de custos ou para melhorar

os impactos ambientais.l Sabemos que estamos a viver na era doque a Xerox designa como InformationOverload, seja ela em papel ou digital.Senão vejamos: a informação distribuidaem papel cresceu para 65 mil toneladas depáginas impressas em Portugal.l Adicionalmente sabemos que 281exabytes de informação foram criadas noúltimo ano, prevendo-se que este númerocresça 640% até 2011. Este crescimentoé largamente superior á capacidade físicade armazenamento desta mesma in-formação. Considerados estes dois factos,rapidamente se chega à conclusão de queo control dos volumes de impressão ou adesmaterialização da informação não sãoos maiores desafios, mas sim a forma comoiremos organizar toda esta informaçãopara que possa ser utilizada correctamenteno momento e local apropriado.Sabemosque estamos a viver na era do que a Xeroxdesigna como Information Overload, sejaela em papel ou digital. Senão vejamos: ainformação distribuida em papel cresceupara 65 mil toneladas de páginas impressasem Portugal.l Adicionalmente sabemos que 281exabytes de informação foram criadas noúltimo ano, prevendo-se que este númerocresça 640% até 2011. Este crescimentoé largamente superior á capacidade físicade armazenamento desta mesma in-formação. Considerados estes dois factos,rapidamente se chega à conclusão de queo control dos volumes de impressão ou adesmaterialização da informação não sãoos maiores desafios, mas sim a forma comoiremos organizar toda esta informaçãopara que possa ser utilizada correctamenteno momento e local apropriado.

Na realidade, sejam produzidos internaou externamente os custos relacionados

com os centros de impressão, podemfacilmente excederem os custos de

impressão dos escritórios