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m a n ua l d o u s uá r i o – s e i 1

m a n ua l d o u s uá r i o – s e i 3

Tribunal de Justiça do distrito Federal e dos Territórios

Manual do Usuário Sistema Eletrônico de Informações – SEI

expedienTe

secreTaria de GesTão documenTal – seGd

Caroline Gomes de Amaral Bayma Secretária de Gestão Documental – SEGD

equipe Técnica

Joberth Charles Vieira da Silva Elaboração

Caroline Gomes de Amaral Bayma Revisão

Secretaria de Gestão Documental Colaboração

Subsecretaria de Gestão de Arquivos Intermediários Colaboração

Assessoria de Comunicação Social Projeto gráfico

Secretaria de Gestão Documental

Fórum de Brasília, Bloco A, 4º Andar, Ala C, Sala 420

Praça Municipal, Lote 1, CEP: 70094-900, Brasília-DF

(61) 3103-6914 / 6913

[email protected]

C o n t e ú D o

I n t R o D U Ç Ã o 11

C A P Í t U L o I – O Sistema Eletrônico de Informações 12

1 . P R I n C I P A I S f A C I L I D A D e S D o S e I 12

2 . G e S t Ã o P o R P R o C e S S o e P o R D e S e m P e n h o 13

3 . B o A S P R á t I C A S D e U t I L I z A Ç Ã o D o S I S t e m A 13

4 . R e C o m e n D A Ç õ e S 14

C A P Í t U L o I I – Iniciando Operações no SEI 15

1 . A C e S S A n D o o S I S t e m A 15

1 . 1 . Tela Controle de Processos 15

1 . 2 . Acessando o processo 17

1 . 3 . Acessando o conteúdo do documento 18

1 . 4 . Base de conhecimento 18

1 . 4 . 1 . Como criar uma Base de Conhecimento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

1 . 4 . 2 . Como consultar a Base de Conhecimento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

2 . o P e R A Ç õ e S B á S I C A S C o m P R o C e S S o S e D o C U m e n t o S 21

2 . 1 . Atribuir Processo 21

2 . 1 . 1 . Como atribuir processos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

2 . 1 . 2 . Como visualizar somente os processos atribuídos ao usuário logado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2 . 1 . 3 . Como consultar ou redistribuir os processos atribuídos a um usuário específico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2 . 2 . Iniciar Processo 23

2 . 2 . 1 . Como iniciar o processo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

2 . 3 . Incluir Documento 25

2 . 3 . 1 . Como inserir um documento interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

2 . 3 . 2 . Como inserir um documento externo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2 . 3 . 3 . Como inserir um documento em um grupo de processos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

2 . 4 . Editar Conteúdo 28

2 . 4 . 1 . Como editar o conteúdo do documento interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

2 . 4 . 2 . Como incluir imagens em documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

2 . 4 . 3 . Como referenciar documentos ou processos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

2 . 5 . Versões do Documento 30

2 . 5 . 1 . Como consultar e recuperar versões do documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

2 . 6 . Consultar/Alterar Documento 30

2 . 6 . 1 . Como consultar ou alterar os dados do documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

2 . 7 . Assinar Documento 31

2 . 7 . 1 . Como assinar o documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

2 . 8 . Excluir Documento 32

2 . 8 . 1 . Como excluir o documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

2 . 9 . Cancelar Documento 32

2 . 9 . 1 . Como cancelar o documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

2 . 1 0 . Texto Padrão 33

2 . 1 0 . 1 . Como criar um texto padrão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

2 . 1 1 . Modelo Favorito 33

2 . 1 1 . 1 . Como salvar o documento como modelo favorito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

2 . 1 1 . 2 . Como criar um novo grupo de modelos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

3 . e n v I A R P R o C e S S o 34

3 . 1 . Como enviar o processo 34

3 . 2 . Como enviar um grupo de processos 35

3 . 3 . Como controlar prazos 35

4 . C o n S U L t A R / A L t e R A R P R o C e S S o 37

4 . 1 . Como consultar ou alterar os dados do processo 37

5 . C o n C L U I R P R o C e S S o 37

5 . 1 . Como concluir o processo 37

5 . 2 . Como concluir um grupo de processos 37

6 . R e A B R I R P R o C e S S o 38

6 . 1 . Como reabrir o processo 38

7 . e x C L U I R P R o C e S S o 38

7 . 1 . Como excluir o processo 38

8 . G e R A R A R q U I v o P D f D o P R o C e S S o 38

8 . 1 . Como gerar o arquivo PDF do processo 39

9 . S o B R e S t A R P R o C e S S o 39

9 . 1 . Como sobrestar o processo 39

9 . 2 . Como consultar ou remover o sobrestamento 40

1 0 . R e L A C I o n A R P R o C e S S o 40

1 0 . 1 . Como iniciar um processo relacionado 40

1 0 . 2 . Como relacionar processos em andamento 41

1 0 . 3 . Como cancelar o relacionamento de processos 41

1 1 . A n e x A R P R o C e S S o 42

1 1 . 1 . Como anexar processos 42

1 2 . D U P L I C A R P R o C e S S o 43

1 2 . 1 . Como duplicar o processo 43

1 3 . A n o t A Ç õ e S 43

1 3 . 1 . Como inserir anotações no processo 44

1 3 . 2 . Como visualizar as anotações inseridas no processo 44

1 4 . C I ê n C I A 44

1 4 . 1 . Como atribuir ciência ao processo 44

1 4 . 2 . Como atribuir ciência ao documento 45

1 4 . 3 . Como consultar os usuários que registraram a ciência 45

C A P Í t U L o I I I – Visualização de Minutas por Usuários de Outras Unidades 46

1 . B L o C o D e R e U n I Ã o 46

1 . 1 . Como criar um bloco de reunião 46

1 . 2 . Como visualizar documentos em bloco de reunião 48

2 . B L o C o D e A S S I n A t U R A 49

2 . 1 . Como criar um bloco de assinatura, incluir documentos e disponibilizá-lo 49

2 . 2 . Como assinar documentos em bloco de assinatura 52

C A P Í t U L o I v – Recuperação de Informações 54

1 . h I S t ó R I C o D o P R o C e S S o 54

1 . 1 . Como consultar o andamento do processo 54

1 . 2 . Como acrescentar informações ao histórico do processo 54

2 . A C o m P A n h A m e n t o e S P e C I A L 55

2 . 1 . Como incluir o processo no acompanhamento especial 55

2 . 2 . Como criar um grupo de acompanhamento 55

2 . 3 . Como consultar processos cadastrados no acompanhamento especial 55

3 . B L o C o I n t e R n o 56

3 . 1 . Como criar um bloco interno 56

3 . 2 . Como consultar os blocos internos da unidade 58

4 . P e S q U I S A 58

4 . 1 . Como fazer uma pesquisa livre 59

4 . 2 . Como fazer uma pesquisa estruturada 59

4 . 3 . Como acessar os documentos ou processos recuperados na pesquisa 59

5 . e S t A t Í S t I C A S e D e S e m P e n h o 60

5 . 1 . Como acessar as estatísticas da unidade 60

5 . 2 . Como acessar as estatísticas de desempenho de processos 62

6 . P o n t o S D e C o n t R o L e 62

6 . 1 . Como incluir processos em pontos de controle 62

6 . 2 . Como consultar os processos incluídos em pontos de controle 63

6 . 3 . Como alterar ou retirar o ponto de controle do processo 65

C A P Í t U L o v – Processos com Restrição de Acesso 66

1 . P R o C e S S o S R e S t R I t o S 66

1 . 1 . Comoidentificarumprocessorestrito 66

2 . P R o C e S S o S S I G I L o S o S 66

2 . 1 . Comoidentificarumprocessosigiloso 66

2 . 2 . Como conceder ou cassar uma credencial de acesso 66

2 . 3 . Como acessar processos sigilosos 67

2 . 4 . Como renunciar à credencial de acesso 67

2 . 5 . Como consultar os processos com credencial de acesso na unidade 68

2 . 6 . Como conceder ou cassar uma credencial de assinatura 68

C A P Í t U L o v I – Usuários Externos 70

1 . C o R R e I o e L e t R ô n I C o 70

1 . 1 . Como enviar uma correspondência eletrônica pelo sistema 70

1 . 2 . Como enviar um documento por correio eletrônico 70

2 . A C e S S o e x t e R n o 70

2 . 1 . Como conceder acesso ao interessado no processo 71

3 . A S S I n A t U R A D e D o C U m e n t o S P o R U S U á R I o e x t e R n o 72

3 . 1 . Como permitir que um usuário externo assine documentos produzidos no SEI 72

R e f e R ê n C I A S 73

m a n ua l d o u s uá r i o – s e i Introdução11

I n t R o D U Ç Ã o

O Sistema Eletrônico de Informações – SEI foi implantado no Tribunal de Justiça do Distrito Fede-

ral e dos Territórios – TJDFT para atuar na tramitação de procedimentos administrativos e outras

atividades relacionadas à gestão de documentos eletrônicos da área administrativa.

Sua implementação foi resultado do Termo de Adesão ao Acordo de Cooperação Técnica nº 10 do

Tribunal Regional Federal da 4ª Região – TRF4, celebrado pelo Conselho dos Tribunais de Justiça

– CTJ e o TJDFT.

Com o objetivo de auxiliar o usuário nas principais dúvidas relativas à utilização desse sistema e

tomando como base o treinamento que será realizado regularmente pela Secretaria de Gestão

Documental – SEGD em parceria com a Secretaria da Escola de Formação Judiciária – SEEF, a

equipe da SEGD elaborou este Manual do Usuário, que traz o passo a passo para a realização das

atividades básicas na ferramenta.

Além do manual, dos treinamentos, dos vídeos disponibilizados no próprio SEI e das orientações

que serão disponibilizadas na intranet do Tribunal, a equipe da SEGD está à sua disposição para

auxílio no uso do sistema.

secretaria de Gestão documental – seGd

Ramais: 6914 / 6913

m a n ua l d o u s uá r i o – s e i O Sistema Eletrônico de Informações12

C A P Í t U L o I

O Sistema Eletrônico de Informações

O Sistema Eletrônico de Informações – SEI, desenvolvido e cedido gratuitamente pelo Tribunal

Regional Federal da 4ª Região – TRF4, é um sistema de tramitação de processos e documentos

eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho.

O SEI irá gerir a tramitação dos feitos administrativos na Casa, interligando procedimentos,

tornando-os mais céleres e gerando grande economia, uma vez que irá eliminar totalmente o

uso de papel.

O SEI permite a produção, edição, assinatura, trâmite, controle de prazos e acompanhamento de

documentos dentro do próprio sistema, bem como a disponibilização de acesso a usuários exter-

nos e a possibilidade de atuação simultânea de várias unidades ao mesmo tempo em um mesmo

processo, colaborando para a redução do tempo de realização das atividades.

1. Principais facilidades do SeI

�� portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado:

Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;

�� acesso remoto: Pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como mi-

crocomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows,

Linux, IOS da Apple e Android do Google). Isto possibilita que os usuários trabalhem a distância;

�� acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos aos expedientes adminis-

trativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, por

exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos;

�� controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e

sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;

�� Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe

com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel. Deste modo, várias uni-

dades podem ser demandadas simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo

expediente administrativo, sempre que os atos sejam autônomos entre si;

�� Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do

processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, modelos de

documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de

processos em bloco, acesso externo, entre outros;

�� sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.


2. Gestão por Processo e por Desempenho

Um dos principais conceitos do sistema é a gestão por processo. Assim, para se criar um docu-

mento, deve-se antes iniciar o Tipo de Processo correspondente ou inserir o documento em um

processo já existente. Isso viabiliza os relatórios de Estatísticas da Unidade e Desempenho de Pro-

cessos no SEI, o que inclui o tempo médio de cada Tipo de Processo no Órgão e o tempo médio de

tramitação do Tipo de Processo em cada Unidade (para saber mais sobre estatísticas, consulte:

Estatísticas e Desempenho).

3. Boas Práticas de Utilização do Sistema

Para garantir o melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo e o alcance

dos resultados pretendidos de maneira eficaz, são aconselháveis algumas práticas:

�� padronizar procedimentos: por ser uma solução bastante flexível, o SEI proporciona formas va-

riadas de utilização de suas funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes reali-

dades. Por isso, é importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos

níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padro-

nização de processos de trabalho em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos pro-

porciona a segurança da informação e a organização do trabalho. Padronizações no âmbito das

unidades (tais como tipos de documentos, tabelas de temporalidade, metodologias e nomenclatu-

ras comuns) facilitam a utilização de recursos que o sistema oferece, tais como pesquisa e medição

de desempenho dos processos (para saber mais sobre pesquisas e medições, consulte: Métodos

de Pesquisa e Estatísticas e Desempenho);

�� acesso como regra e sigilo como exceção: O SEI adota a filosofia da transparência administrativa,

ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. O sis-

tema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é

que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema;

�� Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações: O SEI proporciona instrumentos para

medição e monitoramento dos processos. Também proporciona meios para manter um processo

ou conjuntos de processos em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos

de atividades e andamentos. Sendo assim, é importante que se cumpra cada etapa de maneira efi-

ciente para a correta medição de desempenho dos processos, assim como deve ser feito uso de

funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações. Um exemplo de boa

prática é a conclusão do processo ou seu envio para outra unidade tão logo as atividades pertinen-

tes na unidade sejam finalizadas, sem mantê-lo desnecessariamente aberto na unidade atual (para

saber mais sobre pesquisa, acompanhamento e medições, consulte: CAPÍTULO IV – RECUPERA-

ÇÃO DE INFORMAÇÕES).

�� Dar preferência ao editor do SEI: Embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo

(Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema


(Documento Interno). É possível a customização de tipos de documentos em obediência aos pa-

drões e formatação estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação Oficial

do TJDFT. Os tipos de documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade dos

órgãos e instituições. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padro-

nizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número

SEI), além da possibilidade de documentos que exigirem publicação oficial serem publicados dire-

tamente no SEI em Veículo de Publicação, interno (p. ex. Boletim de Serviço) ou externo (Portal).

4. Recomendações

Considerando que a implantação do SEI traz inúmeras novidades e mudanças na rotina de trabalho

dos usuários do sistema, a SEGD recomenda:

�� A participação nas ações de treinamento oferecidas pela SEGD, em parceria com o Instituto;

�� A leitura da Portaria Conjunta 73 de 2 de setembro de 2016 que regulamenta o SEI;

�� A leitura deste Manual do Usuário;

�� A consulta aos vídeos tutoriais disponibilizados no próprio SEI na área (Para saber +) disponível

na Barra de ferramentas do sistema. Essa opção contém uma relação de vídeos que descrevem o

passo a passo de várias funcionalidades do sistema. Para isso, basta clicar na opção desejada e o

sistema abrirá outra tela, possibilitando iniciar o vídeo.

m a n ua l d o u s uá r i o – s e i Iniciando Operações no SEI15

C A P Í t U L o I I

Iniciando Operações no SEI

1. Acessando o sistema

Insira o login e a senha utilizados para acessar a rede do Tribunal e clique em “acessar”.

1 .1 . Tela Controle de Processos

Ao acessar o sistema, o usuário será direcionado para a tela “controle de processos”. Essa tela

apresenta os processos com andamento aberto na unidade (recebidos e gerados) e disponibiliza

diversas funcionalidades por meio da Barra de Ferramentas, do Menu Principal e de um grupo de

ícones que permite a realização de operações em um lote de processos.

Para realizar operações em lote, clique na caixa de seleção ao lado do número de cada processo e

selecione o ícone conforme a necessidade. O passo a passo para o uso de cada uma dessas funcio-

nalidades será apresentado mais à frente.

Os símbolos e orientações visuais apresentados na tela “controle de processos” auxiliam na iden-

tificação da situação dos processos. Veja a descrição a seguir:


Tabela 1. Tela Controle de Processos

DeSCRIÇÃo

ÍCo

neS

e o

RIe

ntA

Çõ

eS

vIS

UA

IS

Login entre parênteses: Indica o usuário a quem o processo foi atribuído na unidade.

Processo com número em preto: Indica que já foi acessado por algum usuário da unidade.

Processo com número em vermelho: Indica que ainda não foi acessado.

Processo com número em azul: Indica que foi acessado e/ou que sofreu alguma ação realizada pelo usuário por login/sessão.

Processo com fundo preto: Indica processo sigiloso já acessado por alguém da unidade. Só pode ser visto por usuários com credencial de acesso ao processo sigiloso.

Processo com fundo vermelho: Indica processo sigiloso que ainda não foi acessado.

Processo com fundo azul: Indica que o processo sigiloso foi acessado e/ou que sofreu alguma ação realizada pelo usuário por login/sessão.

Indica que o processo remetido para sua unidade tem prazo de retorno programado a vencer.

Indica que o processo remetido para sua unidade está com prazo de retorno programado expirado (atrasado).

Indica que um documento do processo foi publicado.

Indica que houve a inclusão de um novo documento no processo ou que um documento (externo ou interno) foi assinado.

Indica a existência de uma anotação simples.

Indica a existência de uma anotação com prioridade.

Alerta o usuário de que existe um documento sigiloso (com credencial) para ser assinado.

Fonte: Sistema Eletrônico de Informações – Manual do Usuário – Versão 2.5.1 (com adaptações).

A Barra de Ferramentas também compõe a tela “controle de processos” e disponibiliza várias

funcionalidades. Veja a descrição a seguir:


Tabela 2. Barra de FerramentasÍC

on

eS

e o

RIe

ntA

Çõ

eS

vIS

UA

IS

descrição

Para saber + Para saber +: Disponibiliza uma lista de vídeos com o passo a passo de várias funcionalidades do SEI.

Menu Menu: Permite ocultar ou mostrar o Menu Principal.

Pesquisa Pesquisa: Realiza pesquisa livre.

SEGDCaixa de seleção de Unidade: Mostra a unidade em que o usuário está logado e permite a navegação pelas unidades nas quais tem permissão.

Controle de Processos: Retorna à página inicial.

Novidades: Canal de comunicação entre os gestores do sistema e os usuários.

Usuário: Mostra o usuário que está logado.

Configurações do Sistema: Permite alterar o esquema de cores do sistema.

Sair do Sistema: Permite sair com segurança do sistema.

Fonte: Sistema Eletrônico de Informações – Manual do Usuário – Versão 2.5.1 (com adaptações).

1 .2 . Acessando o processo

Clique sobre o número do processo na tela “controle de processos”. Na próxima tela, serão dis-

ponibilizados:

�� a árvore de documentos do processo (por ordem de autuação);

�� a opção de “Consultar Andamento”;

�� os “Processos Relacionados”, se houver;

�� um grupo de ícones, com diversas funcionalidades;

�� informações referentes às unidades nas quais o processo está aberto.


Se o processo estiver com o número em vermelho, na tela “controle de processos”, o horário, a

unidade e o login do usuário que o acessar serão registrados automaticamente no seu andamento

indicando o recebimento na unidade.

1 .3 . Acessando o conteúdo do documento

Clique sobre o número do processo e, em seguida, sobre o número documento.

Dica: A configuração da barra de menus varia de acordo com o documento inserido (interno ou externo) e com as possibilidades de atuação em cada caso.

1 .4 . Base de conhecimento

É o recurso que permite descrever as etapas de um processo, acrescentar o mapeamento dos flu-

xos de trabalho, visando o compartilhamento do conhecimento institucional. Por meio da Base de

Conhecimento, o usuário terá acesso a um repositório de informações que o auxiliará no desenvol-

vimento de suas atividades.

1.4.1. Como criar uma Base de Conhecimento

Selecione a opção “Base de conhecimento” no Menu Principal. Na tela seguinte, clique no botão

“nova”.


Preencha o campo “descrição”, selecione os tipos de processo associados, escolha um arquivo em

formato PDF, conforme o caso, e clique em “salvar”.

Na tela seguinte, preencha o conteúdo do procedimento, clique em “salvar” e feche a janela. O

usuário deverá inserir informações necessárias ao desenvolvimento das atividades, podendo uti-

lizar os recursos disponíveis para fazer referências a documentos, leis, decretos, portarias e links

da intranet ou internet.

Na tela “Base de conhecimento”, coluna “Ações”, clique no ícone para disponibilizar a versão.


Por meio dos ícones disponibilizados nessa coluna, o usuário poderá ainda:

�� Visualizar o conteúdo do procedimento .

�� Alterar o conteúdo do procedimento .

�� Alterar o cadastro do procedimento .

�� Excluir o procedimento .

Para alterar o cadastro ou o conteúdo de um procedimento, após a liberação da versão, clique no

ícone , que possibilitará a criação de uma nova versão.

1.4.2. Como consultar a Base de Conhecimento

Acesse a opção “Base de conhecimento”, no Menu Principal, preencha o campo “palavras-chave”

e clique em “pesquisar”. Para acessar o conteúdo, clique no nome do procedimento recuperado.

A unidade criadora do procedimento consegue acessar e editar sua base por meio do botão

.

O usuário também poderá consultar a base de conhecimento vinculada a um processo clicando no

ícone , ao lado do seu número.

Para visualizar o conteúdo do procedimento, clique no ícone .


2. operações Básicas com Processos e Documentos

2 .1 . Atribuir Processo

Recurso que possibilita a distribuição de processos entre os usuários da unidade.

2.1.1. Como atribuir processos

Na tela “controle de processos”, clique na caixa de seleção ao lado do número do(s) processo(s) a

ser(em) atribuído(s) e, em seguida, no ícone .

Selecione o nome do destinatário, na barra de rolagem do campo “atribuir para”, e clique em “salvar”.

Os processos atribuídos a uma pessoa aparecem com o login em destaque, ao lado do seu número.


2.1.2. Como visualizar somente os processos atribuídos ao usuário logado

Clique em “Ver processos atribuídos a mim” na tela “Controle de Processos”.

Para voltar à tela anterior, clique em “Ver todos os processos”.

2.1.3. Como consultar ou redistribuir os processos atribuídos a um usuário específico

Clique no login do usuário na tela “controle de processos”.

Para redistribuir os processos, na tela abaixo, marque a caixa de seleção ao lado do número dos

processos; selecione um dos usuários disponíveis na barra de rolagem do campo “atribuir para”;

e clique em “salvar”.

Dica: A atribuição de processo a uma pessoa não impede que outros usuários da unidade atuem no processo, caso haja necessidade.


2 .2 . Iniciar Processo

A gestão por processo é a base do SEI. Dessa forma, para criar um documento no sistema, o usuário

deverá iniciar um novo processo ou inseri-lo em processo já autuado que trate da respectiva demanda.

2.2.1. Como iniciar o processo

No Menu Principal, selecione a opção “iniciar processo”.

Na tela seguinte, escolha o tipo de processo adequado.

Os tipos mais usados ficam em destaque, assim que a tela é aberta. Para outros tipos, selecione o

ícone ao lado de “escolha o Tipo de processo”. Para voltar à tela anterior, selecione o ícone .

Para facilitar a busca pelo “Tipo de Processo” que se quer iniciar, indica-se pesquisar na página,

digitando as teclas “Ctrl+F” e inserindo no campo que irá abrir os termos desejados, que ficarão em

destaque na listagem com os Tipos de Processo.


Em seguida, preencha os dados de cadastro do processo e clique em “salvar”.

Os campos “nível de acesso” e “Classificação por Assuntos” são automaticamente preenchidos e

não devem ser alterados sem que o fato seja informado aos responsáveis pela Gestão Documental.

Os demais campos devem ser preenchidos conforme as seguintes orientações:

�� “Especificação” – Insira informações que diferenciem os processos de um mesmo tipo, as quais

ficarão visíveis, juntamente com o tipo do processo, ao posicionar o cursor sobre o número do

processo, na tela “Controle de Processos”.

�� “interessados”– Insira a denominação do(s) interessado(s) no mérito do processo (pessoa física

ou jurídica).

�� “Observações desta unidade”– Insira informações adicionais que facilitem a identificação e a re-

cuperação do processo.

Dica: A inclusão de um tipo de processo inexistente no sistema deverá ser solicitada à unidade responsável pela gestão documental.

Recomenda-se a adoção de padrões de preenchimento dos campos “Especificação”, “Interessados”

e “Observações desta unidade”, uma vez que esses campos auxiliam a identificação e a recuperação

dos processos.


2 .3 . Incluir Documento

Por meio desse recurso, o usuário poderá incluir documentos (internos ou externos) em processos.

2.3.1. Como inserir um documento interno

Acesse o processo, clique no ícone e escolha o tipo do documento.

Na tela seguinte, preencha os dados de cadastro. Não se deve classificar o documento por assun-

tos, pois essa classificação deve ser feita apenas para o processo. Clique em “Confirmar dados”.

Após a confirmação da operação, o documento será inserido automaticamente na árvore de docu-

mentos do processo e ficará disponível para edição e para assinatura.


2.3.2. Como inserir um documento externo

Para o SEI!, documento externo é todo documento não produzido pelo editor do próprio sistema.

A equipe de gestão documental do Tribunal, visando a preservação do documento, recomenda a

utilização do formato PDF. Para inserir um documento externo, acesse o processo, clique no ícone

e escolha o tipo de documento “externo”.

Na tela seguinte, preencha os dados de cadastro da seguinte forma:

�� Selecione o tipo de documento correspondente;

�� Selecione a data de emissão do documento no calendário;

�� Digite o número do documento;

�� Selecione o tipo de conferência realizada. As opções são: cópia autenticada administrativamente

(equivale ao “confere com o original”); cópia autenticada em cartório; cópia simples e documento

original (documento nato eletrônico);

�� Preencha os demais dados;

�� Não classificar por assuntos, pois essa classificação deve ser feita apenas para o processo e não

para o documento;

�� As observações acrescentadas no campo “Observações desta Unidade” são visíveis apenas pela

unidade que o preencher. Desse modo, facilita a recuperação do documento;


�� Para anexar o arquivo, clique em “Escolher Arquivo”, que já deverá estar previamente salvo em seu

computador;

�� Localize o arquivo, clique em “Abrir” e confirme os dados no SEI;

�� O documento externo aparecerá na árvore do processo.

Dica: Os campos “Descrição”, “Interessados” e “Observações desta unidade” não são de preenchimento obrigatório, porém são importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de padrões de preenchimento pelas

unidades É importante que o processo de digitalização siga os parâmetros definidos na Portaria Conjunta 73/2016. São eles: Resolução: 200 dpi; Tamanho máximo de arquivo: 4MB. Em caso de dúvidas relacionadas ao processo de digitalização,

consulte a Secretaria de Gestão Documental – r. 6911.

2.3.3. Como inserir um documento em um grupo de processos

Na tela “controle de processos”, marque a caixa de seleção ao lado do número dos processos e

clique no ícone .

Selecione o “Tipo do documento”; indique o documento modelo ou o texto padrão; escolha o blo-

co de assinatura ou clique em “novo” para criar um novo bloco; e clique em “Gerar”.


Na tela seguinte, o usuário poderá consultar e assinar os documentos gerados, bem como utilizar

todas as funcionalidades disponibilizadas na coluna “Ações”.

Para saber mais sobre Texto Padrão, Documento Modelo e Blocos de Assinatura, consulte os itens

deste Guia com orientações específicas para essas funcionalidades.

2 .4 . Editar Conteúdo

Recurso destinado à inclusão e alteração de conteúdo em documentos.

2.4.1. Como editar o conteúdo do documento interno

Selecione o documento, clique no ícone , disponível na barra de menu da tela do documento, e

efetue a edição dos textos apresentados nas sessões de cor branca e clique em “salvar”.

Durante a edição, é permitida a inclusão de imagens e links.


2.4.2. Como incluir imagens em documentos

Na tela de edição do conteúdo do documento, posicione o cursor no local onde será inserida a

imagem e clique no ícone .

Selecione o arquivo e clique em “oK”.

2.4.3. Como referenciar documentos ou processos

Na tela de edição do conteúdo do documento, posicione o cursor no local onde será inserido o link

e clique no ícone .

No campo “protocolo”, insira o número do processo ou protocolo do documento a ser referencia-

do e clique em “oK”.

Dica: O link permite a recuperação imediata do processo ou documento referenciado. É possível referenciar processos, documentos do próprio processo ou documentos de outro processo. Em processos sigilosos, só é possível referenciar

documentos do próprio processo (autorreferência). É possível editar documento já assinado eletronicamente desde que a caneta ao lado do seu número esteja em cor amarela . Esse ícone indica que o documento foi assinado, mas não foi

tramitado e/ou visualizado por usuários de outra unidade.


2 .5 . Versões do Documento

Recurso que efetua o controle de versões do documento e permite sua consulta e recuperação.

2.5.1. Como consultar e recuperar versões do documento

Acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone .

Na tela seguinte, constará um quadro contendo as versões do documento e os usuários responsá-

veis pelas modificações.

Para visualizar uma das versões anteriores do documento, clique no ícone na coluna “Ações”.

Para recuperar determinada versão, clique no ícone .

Dica: Uma nova versão do documento será gerada a cada edição salva.

2 .6 . Consultar/Alterar Documento

Recurso destinado à consulta ou à alteração dos dados de cadastro do documento.

2.6.1. Como consultar ou alterar os dados do documento


Efetue as alterações necessárias, se for o caso, e clique em “Confirmar Dados”.

Dica: A alteração só é permitida aos usuários da unidade que inseriu o documento no processo.


2 .7 . Assinar Documento

Recurso destinado à assinatura de documentos gerados no SEI.

2.7.1. Como assinar o documento

Na árvore de documentos do processo, selecione o documento e clique no ícone .

Na janela aberta automaticamente pelo sistema, selecione o cargo ou a função na barra de rolagem

do campo “cargo/Função”; insira a senha e tecle “enter”, ou utilize o token, conforme o caso.

Após a assinatura, o documento será visualizado da seguinte forma:

Dica: O documento pode ter quantas assinaturas forem necessárias. Porém, se os usuários forem de unidades diferentes, é preciso disponibilizar o documento em um bloco de assinaturas. É possível obter informações sobre as assinaturas clicando no

ícone da caneta ao lado do número do documento.

A caneta amarela ao lado do número do documento indica que ele foi assinado e não acessado por usuários de outra unidade. Nesse caso, ainda é permitida sua edição. A caneta preta ao lado do número do documento indica que ele está assinado e já foi

acessado por usuários de outra unidade. Nesse caso, sua edição não é permitida.


2 .8 . Excluir Documento

Em casos específicos, esse recurso permite a exclusão de documentos do processo.

2.8.1. Como excluir o documento

Acesse o processo, selecione o documento que deseja excluir, clique no ícone e confirme a operação.

Dica: Esse ícone ficará visível somente quando o procedimento de exclusão for permitido. Documentos que podem ser excluídos: (a) Documento gerado e não assinado; (b) Documento gerado, assinado e com a caneta amarela; (c) Documento

externo que ainda não tramitou. O documento excluído não aparece na árvore de documentos do processo.

2 .9 . Cancelar Documento

Recurso destinado ao cancelamento de documentos que sejam desnecessários ao processo e que

já tenham sido visualizados ou tramitados. O cancelamento equivale ao desentranhamento.

Caso haja necessidade de cancelar algum documento, solicita-se que entre em contato com a Se-

cretaria de Gestão Documental – SEGD.

2.9.1. Como cancelar o documento

Acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone . Na tela seguinte, informe o moti-

vo do cancelamento e clique em “salvar”.

Após esse procedimento, o documento permanecerá indicado, na árvore de documentos do pro-

cesso, com o ícone de cancelamento, porém não será possível acessar seu conteúdo.

Dica: O cancelamento de documentos só é permitido aos usuários da unidade em que o documento foi gerado ou inserido.


2 .10 . Texto Padrão

Recurso que viabiliza a criação de minuta padrão que pode ser utilizada na elaboração de docu-

mentos ou de e-mails gerados no sistema. O texto padrão é editável.

2.10.1. Como criar um texto padrão

Selecione a opção “Texto padrão” no Menu Principal e, na tela seguinte, a opção “novo”.

Preencha os campos “nome”, “descrição” e “conteúdo” e clique em “salvar”.

Na próxima tela, por meio dos ícones disponibilizados na coluna “Ações”, é possível “alterar”,

“consultar” ou “excluir” o texto padrão da unidade.

2 .11 . Modelo Favorito

Recurso que permite salvar um documento inteiro como modelo, para utilização do seu formato e

conteúdo na confecção de outros documentos. A edição é permitida quando o modelo é seleciona-

do e se torna um documento do processo.


2.11.1. Como salvar o documento como modelo favorito

Acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone . Na tela seguinte, selecione o grupo na

barra de rolagem do campo “Grupo de modelos”, preencha o campo “descrição” e clique em “salvar”.

2.11.2. Como criar um novo grupo de modelos

Clique no botão “novo Grupo”, que aparece na tela acima, preencha o campo “nome” e clique em “salvar”.

Também é possível criar um novo grupo acessando a opção “modelos” no Menu Principal.

3. enviar Processo

Recurso utilizado para tramitar processos para outra unidade.

3 .1 . Como enviar o processo

Na tela “controle de processos”, marque a caixa de seleção ao lado do seu número e clique no

ícone , ou acesse o processo e clique no mesmo ícone.

Na tela seguinte, deverão ser informadas as unidades de destino. O processo pode ser enviado

para uma ou para várias unidades concomitantemente.


Marque, de acordo com a necessidade, as opções “Manter processo aberto na unidade atual”, “Re-

mover anotação” e “Enviar e-mail de notificação”; preencha o campo “Retorno programado”, con-

forme o caso; e clique em “Enviar”.

Caso mantenha o processo aberto na unidade, ele ficará constando nas estatísticas daquela uni-

dade. Recomenda-se mantê-lo aberto apenas nos casos em que ainda seja necessária a atuação

do setor. De outra forma, o ideal é conclui-lo. Caso haja necessidade de acompanhamento desse

processo, basta inclui-lo em “Acompanhamento Especial”, vide Capítulo IV.

3 .2 . Como enviar um grupo de processos

Na tela “controle de processos”, clique na caixa de seleção ao lado do número dos processos e

selecione o ícone .

Na próxima tela, informe as unidades de destino dos processos, marque as opções existentes, con-

forme a necessidade, e clique em “enviar”.

Dica: O envio de um processo a várias unidades simultaneamente é recomendado nos casos em que as atividades a serem realizadas por cada unidade sejam independentes entre si. O objetivo dessa funcionalidade é reduzir o tempo gasto para

conclusão do processo, porém o encadeamento de ações que dependem uma da outra deve ser respeitado. O usuário deve estar ciente de que os documentos incluídos na árvore do processo respeitam a ordem cronológica.

3 .3 . Como controlar prazos

Na tela “enviar processo”, marque uma das opções apresentadas no campo “retorno programa-

do”; preencha a data ou o prazo, conforme o caso; e clique em “enviar”.

O ícone “retorno programado” pode ser visto pelas unidades de destino do processo, na tela

“controle de processos”. Ao posicionar o cursor sobre o ícone, ele mostra a data de retorno e a

unidade que o definiu.


À medida que o prazo vai diminuindo, o ícone muda de cor, indicando a proximidade do vencimento .

Para verificar a relação de controles programados da unidade, acesse a opção “retorno progra-

mado” no Menu Principal.

Os dias com marcação de retorno estarão sinalizados no calendário em amarelo (as datas a vencer

ou os prazos cumpridos até a data estabelecida) ou em vermelho (as datas em atraso). É possível

navegar nos meses e nos anos do calendário.

Nessa tela, por meio da coluna “Ações”, a unidade que demandou o retorno poderá:

�� Alterar a data programada .

�� Excluir o controle de prazo .

Dica: O retorno programado apenas determina prazos. Ele não retira o acesso ao processo caso a demanda não seja atendida no prazo. A unidade destinatária de um processo com retorno programado pode enviá-lo para outras unidades (controle de prazos em cascata), desde que o mantenha aberto na própria unidade, ou pode devolvê-lo para a unidade que demandou o retorno. Para cessar a contagem do prazo, é necessário enviar o processo à unidade que demandou o retorno. A simples

conclusão do processo não encerra a contagem do prazo.


4. Consultar/Alterar Processo

Recurso destinado à consulta ou à alteração dos dados de cadastro do processo.

4 .1 . Como consultar ou alterar os dados do processo

Acesse o processo e clique no ícone .

Efetue as alterações necessárias, se for o caso, e clique em “Confirmar Dados”.

5. Concluir Processo

Recurso utilizado para concluir o processo quando não há mais nenhuma ação a ser executada pela

unidade ou quando o processo alcançou seu objetivo.

5 .1 . Como concluir o processo


5 .2 . Como concluir um grupo de processos

Na tela “controle de processos”, assinale a caixa de seleção dos processos desejados, clique no

ícone e confirme a operação.

Dica: A conclusão do processo em uma unidade não acarreta sua conclusão nas outras em que esteja aberto. Ao enviar um processo a outra unidade, a conclusão é realizada automaticamente pelo sistema, desde que, na tela “Enviar Processo”, não seja marcada a opção “Manter processo aberto na unidade”. Para fins de estatística, o tempo em que o processo permanecer

aberto desnecessariamente na unidade será computado como se ele estivesse em andamento.


6. Reabrir Processo

Recurso utilizado para reabrir os processos concluídos que, em algum momento, tramitaram na

unidade.

6 .1 . Como reabrir o processo

Localize o processo por meio da funcionalidade “pesquisa” ou “estatísticas da unidade”, acesse-

-o e clique no ícone .

Dica: O processo poderá ser reaberto, a qualquer momento, nas unidades em que tramitou. Não é necessário solicitar novo trâmite.

7. excluir Processo

Em alguns casos específicos, esse recurso permite excluir processos.

7 .1 . Como excluir o processo

Na tela do processo, clique no ícone e confirme a exclusão.

Dica: A exclusão de processos deve ser efetuada pela unidade geradora somente em caso de processos abertos indevidamente. Regras para exclusão: (a) O processo deverá ter andamento aberto somente na unidade geradora; (b) O processo não poderá ter

documentos. No caso de processo com documentos externos e/ou gerados no sistema que podem ser excluídos, o SEI permite que sejam efetuadas as exclusões de todos esses documentos e, depois, permite a exclusão do processo.

8. Gerar arquivo PDf do Processo

Recurso que permite gerar um arquivo no formato PDF com os documentos do processo.


8 .1 . Como gerar o arquivo PDF do processo

Acesse o processo, clique no ícone , selecione os documentos e clique em “Gerar”.

Dica: Os formatos de imagem, som, arquivos compactados, documentos cancelados e minutas de documentos de outras unidades não serão convertidos em PDF.

9. Sobrestar Processo

Recurso utilizado para interromper o trâmite do processo em função da necessidade de aguardar

alguma providência, antes do prosseguimento.

9 .1 . Como sobrestar o processo

Clique no número do processo e selecione o ícone .

�� Marque a opção “somente sobrestar” quando a determinação de interrupção do trâmite do pro-

cesso constar formalmente no próprio processo. Em seguida, preencha o campo “motivo” e clique

em “salvar”.

�� Marque a opção “sobrestar vinculando a outro processo” quando a determinação de interrup-

ção do trâmite do processo constar formalmente em outro processo também existente no SEI.

No campo “processo para Vinculação”, informe o número do processo que tenha determinado o

sobrestamento e clique em “pesquisar”. O campo “Tipo” será automaticamente preenchido. Em

seguida, preencha o campo “motivo” e clique em “salvar”.


9 .2 . Como consultar ou remover o sobrestamento

Selecione a opção “processos sobrestados” no Menu Principal.

Na próxima tela, conforme figura acima, é possível remover o sobrestamento selecionando o pro-

cesso e clicando no botão “remover sobrestamento” ou no ícone .

Dica: Para efetuar o sobrestamento, o processo deve estar aberto apenas na unidade que efetuará a operação. Os processos sobrestados saem da tela “Controle de Processos”.

10. Relacionar Processo

Recurso que permite vincular um ou mais processos que possuem informações relacionadas.

10 .1 . Como iniciar um processo relacionado

Acesse o processo em andamento, clique no ícone e escolha o tipo de processo.

Preencha os dados de cadastro do novo processo e clique em “salvar”.


A tela seguinte mostrará o novo processo autuado, já relacionado ao processo em andamento.

10 .2 . Como relacionar processos em andamento

Acesse um dos processos e clique no ícone .

Em seguida, informe o número do “processo destino” e clique em “pesquisar”. O sistema confir-

ma a existência do processo no SEI e automaticamente preenche o campo “Tipo”. Por fim, clique

em “adicionar”.

O sistema mostrará também a lista de processos relacionados.

10 .3 . Como cancelar o relacionamento de processos

Acesse o processo e clique no ícone . Na tela seguinte, selecione o ícone na coluna “Ações”

do quadro.

Dica: Processos relacionados não tramitam juntos e não há hierarquia entre eles. Indica-se relacionar os processos de contratação com os de pagamento denota fiscal, por exemplo. O vínculo entre processos relacionados pode ser desfeito, a

qualquer tempo, por usuário da unidade que efetuou a operação.


11. Anexar Processo

Recurso que viabiliza a anexação permanente de um processo a outro.

11 .1 . Como anexar processos

Acesse a tela do processo principal e clique no ícone .

Na tela seguinte, preencha o campo “processo” com o número do processo que será anexado

(mais recente) e clique em “pesquisar”. O SEI preenche o campo “Tipo” automaticamente.

Ao clicar em “anexar”, o SEI emitirá uma mensagem informando que somente o Administrador do

Sistema poderá cancelar a operação. Clique em “oK” para continuar.

A tela seguinte mostra, na árvore de documentos do processo principal (à esquerda), o processo

anexado, além de um quadro (à direita) com a lista de processos anexados.

Para visualizar o conteúdo do processo anexado, clique sobre seu número na árvore de documen-

tos e, em seguida, na opção “clique aqui para visualizar este processo em uma nova janela”.


O usuário será direcionado para uma nova tela, onde poderá acessar o conteúdo dos documentos

e as demais informações do processo anexado.

Dica: Ao efetuar essa operação, o processo anexado perde sua independência e passa a compor a árvore de documentos do processo principal. Regras para anexação: (a) O processo deve estar aberto apenas na unidade que efetuará a operação; (b)

O processo a ser anexado não pode ter processos anexos a ele; (c) Os processos não podem ser sigilosos. Os relacionamentos do processo anexado são mantidos após a anexação. Caso o processo a ser anexado seja “Restrito”, esse nível de acesso será

estendido ao processo principal.

12. Duplicar Processo

Recurso que viabiliza a duplicação dos dados de autuação do processo e dos documentos que o

compõem. A funcionalidade de duplicação pode ser usada, por exemplo, quando for necessário

utilizar os documentos de um processo como modelos para um novo processo.

12 .1 . Como duplicar o processo


Na tela seguinte, indique o interessado no processo; marque o campo “Manter as associações com

os processos relacionados”, conforme o caso; selecione os documentos; e clique em “duplicar”.

Dica: O sistema duplica os documentos selecionados, à exceção de minutas e e-mails; gera um novo número de processo e outros números de protocolo para os documentos; e retira as assinaturas, as ciências e o acompanhamento especial, se houver.

13. Anotações

Recurso destinado à inclusão de anotações simples ou com indicação de prioridade.


13 .1 . Como inserir anotações no processo

Na tela “controle de processos”, clique na caixa de seleção ao lado do número do processo ou

processos que receberão as anotações e, em seguida, no ícone .

O sistema abrirá a tela de mesmo nome. Insira o texto pretendido no campo “descrição”, marque

o campo “prioridade”, de acordo com a necessidade, e clique em “salvar”.

Ao selecionar o campo “prioridade”, o símbolo de anotação ficará em vermelho.

Também é possível inserir anotações acessando o processo e clicando no ícone .

13 .2 . Como visualizar as anotações inseridas no processo

Na tela “controle de processos”, posicione o cursor do mouse sobre o símbolo de anotação.

Dica: A anotação será visualizada somente no âmbito da unidade que a inseriu.

14. Ciência

Recurso que viabiliza a indicação de conhecimento de determinado documento ou processo, sem

a necessidade de criar um novo documento para esse fim.

14 .1 . Como atribuir ciência ao processo

Acesse o processo, selecione seu número e clique no ícone .


14 .2 . Como atribuir ciência ao documento

Acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone . Ao realizar essa operação, auto-

maticamente será atribuída ciência ao respectivo processo.

14 .3 . Como consultar os usuários que registraram a ciência

Na árvore de documentos do processo, clique no ícone .

Agente SEI informa: A ciência não pode ser cancelada ou anulada.

m a n ua l d o u s uá r i o – s e i Visualização de Minutas por Usuários de Outras Unidades46

C A P Í t U L o I I I

Visualização de Minutas por Usuários de Outras Unidades

1. Bloco de Reunião

Recurso destinado à disponibilização de processos para conhecimento. Por meio dessa funcionali-

dade, o usuário de unidade diferente daquela que produziu os documentos consegue visualizar as

minutas que compõem o processo disponibilizado.

1 .1 . Como criar um bloco de reunião

Na tela “controle de processos”, selecione um ou mais processos e clique no ícone .

Ou acesse o processo e clique no ícone .

Na tela “selecionar Bloco”, clique no botão .


Insira a descrição, indique a unidade para disponibilização e clique em “salvar”.

Com o bloco de reunião criado, o passo seguinte é incluir o processo. Para isso, clique no ícone

ou verifique se a caixa de seleção do bloco está marcada e, em seguida, clique em “oK”.

Na tela seguinte, é possível acessar o processo, clicando no seu número; incluir anotações,

por meio do ícone ; e retirar o processo do bloco, clicando no ícone ou no botão

.


Para disponibilizar o bloco de reunião, acesse a opção “Blocos de reunião”, no Menu Principal, e

clique no ícone .

Na tela “Blocos de Reunião”, por intermédio da coluna “Ações”, dependendo do “Estado” do bloco,

é possível:

�� Consultar os processos do bloco;

�� Disponibilizar o bloco de reunião;

�� Cancelar a disponibilização ;

�� Alterar dados [descrição e unidade(s) de disponibilização] do bloco de reunião;

�� Concluir o bloco de reunião que cumpriu o seu propósito;

�� Excluir o bloco de reunião que não possui processos.

1 .2 . Como visualizar documentos em bloco de reunião

Acesse a opção “Blocos de reunião”, no Menu Principal, e identifique os blocos que foram dispo-

nibilizados para a unidade.

Os blocos recebidos apresentarão as seguintes características, conforme tela acima: “estado” =

Disponibilizado, “disponibilização” = (sem preenchimento) e “Ações” = .

Para visualizar os processos inseridos no bloco, clique no seu número ou no ícone .


Clique no número do processo para acessar o seu conteúdo. O sistema abrirá uma nova guia e

mostrará os documentos que compõem o processo.

2. Bloco de Assinatura

Recurso utilizado para a visualização e assinatura de minutas de documentos por usuários de uni-

dades diferentes da unidade elaboradora.

Por meio do bloco, é possível:

�� Disponibilizar vários documentos de um processo ou de vários processos de uma mesma unidade;

�� Visualizar as minutas de documentos produzidas por usuários de outras unidades;

�� Visualizar os outros documentos do processo que não foram incluídos no bloco;

�� Assinar documentos individualmente ou simultaneamente.

2 .1 . Como criar um bloco de assinatura, incluir documentos e disponibilizá-lo

Para criar um bloco de assinatura, acesse o processo, selecione o documento que será disponibili-

zado e clique no ícone , na barra de menu do documento.

Na tela “incluir em Bloco de assinatura”, selecione um dos blocos disponíveis, ou clique em

“novo” para criar um bloco.


Ao clicar em “novo”, na tela “novo Bloco de assinatura”, preencha o campo descrição, informe a

unidade para disponibilização do bloco e clique em “salvar”.

Com o bloco selecionado, marque a caixa de seleção ao lado do número SEI do documento que

deverá ser disponibilizado e clique em “incluir”. É possível selecionar vários documentos para in-

clusão no bloco.

Para disponibilizar o bloco, clique na opção “ir para Blocos de assinatura” e, em seguida, no ícone

da coluna “Ações”.


Pronto! O bloco foi criado, o documento foi incluído e disponibilizado para que o(s) usuário(s) de

outra unidade possa(m) visualizá-lo e assiná-lo.

Na tela “Blocos de Assinatura”, por intermédio da coluna “Ações”, dependendo do “Estado” do blo-

co, é possível:

�� Assinar o(s) documento(s) incluído(s) no bloco, antes da disponibilização para outra unidade;

�� Consultar os documentos do bloco;

�� Disponibilizar o bloco para a(s) unidade(s) em que o(s) usuário(s) deverá(ão) assinar o(s)

documento(s) do bloco;

�� Retornar o bloco ;

�� Cancelar a disponibilização ;

�� Alterar dados [descrição e unidade(s) de disponibilização] do bloco de assinatura;

�� Concluir o bloco de assinatura que foi disponibilizado, assinado, retornado e, portanto, cum-

priu o seu propósito;

�� Excluir o bloco de assinatura que não possui documentos.

Ao clicar no número do bloco ou no ícone , o usuário visualizará a tela abaixo e poderá:

�� Consultar os dados do processo e os documentos que o compõem, clicando no número do processo;

�� Consultar o(s) documento(s) disponibilizado(s) por intermédio do bloco, clicando no número do

documento;

�� Acompanhar a assinatura dos documentos disponibilizados. Quando o documento for assinado, a


coluna “Assinaturas” será preenchida com o nome e o cargo do assinante;

�� Assinar documentos individualmente por meio do ícone ou do botão ;

�� Incluir anotações por meio do ícone . A anotação incluída será visualizada na coluna “Anotações”;

�� Retirar documentos do bloco por meio do ícone ou do botão .

2 .2 . Como assinar documentos em bloco de assinatura

Acesse a opção “Blocos de assinatura”, no Menu Principal, e identifique os blocos que foram dis-

ponibilizados para a unidade.

Os blocos recebidos para assinatura apresentarão as seguintes características, conforme tela

acima: “estado” = Disponibilizado, “disponibilização” = (sem preenchimento) e “Ações” =

.

Para visualizar o conteúdo dos documentos inseridos no bloco, clique no número do bloco ou no

ícone e, em seguida, no número do documento. Também é possível visualizar o documento e

assiná-lo individualmente, clicando no número do processo.


Na tela mostrada acima, o usuário pode assinar o documento individualmente por meio da coluna

“Ações”, ícone , ou pode marcar a caixa de seleção dos documentos que desejar e clicar em

. Também é possível retornar à tela anterior, “Bloco de assinatura”, e utilizar o ícone

para assinar de uma só vez todos os documentos inseridos no bloco.

Após a assinatura, clique no ícone , na tela “Blocos de assinatura”, para retornar o bloco à

unidade de origem.

Dica: O bloco de assinaturas pode ser reutilizado. Para isso, basta que a unidade que recebeu o bloco o retorne por meio do ícone . Nesse caso, é interessante que o usuário retire do bloco os documentos já assinados para que esses não se

confundam com os outros que serão incluídos posteriormente.

m a n ua l d o u s uá r i o – s e i Recuperação de Informações54

C A P Í t U L o I v

Recuperação de Informações

1. histórico do Processo

Recurso que permite consultar e atualizar o histórico do processo.

1 .1 . Como consultar o andamento do processo

Acesse a tela do processo e clique na opção “consultar andamento”, logo abaixo da árvore de

documentos. Será apresentado o histórico resumido do processo.

Para acessar o histórico detalhado, selecione a opção “Ver histórico completo”.

1 .2 . Como acrescentar informações ao histórico do processo

Para atualizar o andamento do processo, pode-se utilizar uma das opções abaixo:

�� Na tela do processo, selecione seu número e clique no ícone ;

�� Na tela do processo, selecione a opção “consultar andamento” e clique no botão “atualizar an-

damento”;

�� Na tela “controle de processos”, marque a caixa de seleção ao lado do número do processo e

clique no ícone ;

�� Na tela do processo, selecione o documento e, em seguida, clique na opção ;

�� O sistema abrirá uma tela com o campo “descrição”, que é de livre preenchimento. Após preen-

chê-lo, clique em “salvar”.

Dica: A atualização manual é indicada para registros meramente descritivos ou explicativos. Informações essenciais à instrução processual deverão ser inseridas como um novo documento. O registro inserido não poderá ser editado. Em caso de

erro, o usuário poderá inserir outro registro retificando a informação.


2. Acompanhamento especial

Permite o acompanhamento do trâmite e das atualizações posteriores de processos públicos ou

restritos que já tenham tramitado pela unidade.

2 .1 . Como incluir o processo no acompanhamento especial


Na tela “novo acompanhamento especial”, selecione o grupo na barra de rolagem, insira a ob-

servação desejada e, em seguida, clique no botão “salvar”.

2 .2 . Como criar um grupo de acompanhamento

Na tela “novo acompanhamento especial” (figura acima), clique no botão .

Preencha o campo “nome” com a denominação desejada e, em seguida, clique no botão “salvar”.

Também é possível criar um novo grupo acessando o Menu Principal, opção “acompanhamen-

to especial”, botão . Na tela seguinte, clique no botão , preencha o campo

“nome” e clique em “salvar”.

2 .3 . Como consultar processos cadastrados no acompanhamento especial

Acesse a opção “acompanhamento especial” no Menu Principal.


Na próxima tela (figura acima), é possível criar grupos de acompanhamento, filtrar processos de

determinado grupo, imprimir as informações do quadro e alterar ou excluir o acompa-

nhamento especial.

3. Bloco Interno

Recurso utilizado para organizar internamente grupos de processos que possuem alguma seme-

lhança entre si. O bloco interno também permite o acompanhamento das atualizações posteriores

dos processos públicos ou restritos que já tramitaram pela unidade. Porém, difere do acompanha-

mento especial pelo fato de permitir a inclusão de um lote de processos em um único bloco. No

acompanhamento especial, a ação é realizada individualmente (processo a processo).

3 .1 . Como criar um bloco interno

Na tela “controle de processos”, selecione um ou mais processos e clique no ícone .

Ou acesse o processo e clique no ícone .

Na tela “selecionar Bloco”, clique no botão .


Insira a descrição e clique em “salvar”.

Com o bloco interno criado, o próximo passo é incluir o processo. Para isso, clique no ícone ou

verifique se a caixa de seleção do bloco está marcada e, em seguida, clique em “oK”.

Na tela seguinte, é possível: acessar o processo, clicando no seu número; incluir anota-

ções, por meio do ícone ; e retirar o processo do bloco, clicando no ícone ou no botão

.


3 .2 . Como consultar os blocos internos da unidade

Acesse a opção “Blocos internos” no Menu Principal.

Na tela “Blocos internos”, é possível:

�� Consultar os processos inseridos no bloco;

�� Alterar a descrição do bloco;

�� Concluir o bloco;

�� Excluir o bloco que não possui processos.

4. Pesquisa

Recurso que permite a realização de pesquisa livre ou estruturada.


4 .1 . Como fazer uma pesquisa livre

Insira o termo procurado no campo “pesquisa”, localizado na Barra de Ferramentas (ao lado da

identificação da unidade).

4 .2 . Como fazer uma pesquisa estruturada

Para pesquisa estruturada, acesse a opção “pesquisa” no Menu Principal. Será apresentada a se-

guinte tela:

Na barra de pesquisa da tela acima, podem ser inseridas palavras, siglas, expressões ou números. O

sistema também permite a utilização dos conectores “E” (recupera registros que contêm todas as

palavras), “OU” (recupera registros que contêm pelo menos uma das palavras) e “NÃO” (recupera

registros que contêm a primeira, mas não a segunda palavra), conforme exemplos abaixo:

�� Interrupção e férias;

�� Pagamento e “serviço extraordinário”;

�� Alteração ou “atualização de portaria”;

�� Licença não capacitação.

Como resultado, o sistema poderá abrir automaticamente o documento ou processo pesquisado

(em caso de um único resultado); indicar o documento pesquisado e abrir a opção para download

do arquivo (documentos externos em formatos aceitos); ou apresentar uma lista de processos ou

documentos (se houver mais de um resultado).

4 .3 . Como acessar os documentos ou processos recuperados na pesquisa

Clique no ícone .


Dica: Processos e documentos sigilosos não são recuperados pela pesquisa. As informações do campo “Observações desta unidade” só poderão ser recuperadas pela unidade que as inseriu.

5. estatísticas e Desempenho

Recurso que permite a visualização das Estatísticas da Unidade e de Desempenho de Processos.

5 .1 . Como acessar as estatísticas da unidade

No Menu Principal, selecione a opção “estatísticas” e então o submenu “unidade”. Na tela seguin-

te, informe o “período” e clique em “pesquisar”.


O sistema apresentará quadros e gráficos referentes a:

�� Processos gerados no período;

�� Processos com tramitação no período;

�� Processos com andamento fechado na unidade, ao final do período;

�� Processos com andamento aberto na unidade, ao final do período;

�� Tempos médios de tramitação no período;

�� Documentos gerados no período;

�� Documentos externos no período.

Para acessar informações detalhadas sobre o processo (órgão, unidade, tipo, mês e ano), clique nas

quantidades exibidas nas tabelas ou nas colunas dos gráficos.


As minutas de documentos também são contabilizadas como documentos gerados no período.

5 .2 . Como acessar as estatísticas de desempenho de processos

No Menu Principal, selecione a opção “estatísticas” e então o submenu “desempenho de pro-

cessos”. Na tela seguinte, informe o “Órgão”, o “Tipo de processo” e o “período” dos quais pre-

tende obter os dados. Marque a opção “considerar apenas processos concluídos”, se for o caso,

e clique em “pesquisar”.

O sistema apresentará uma tabela com os tempos médios de trâmite dos tipos de processo no

Órgão.

Para acessar informações detalhadas, clique na quantidade ou no tempo médio mostrados no qua-

dro ou nas colunas do gráfico apresentado.

6. Pontos de Controle

Recurso que permite atribuir pontos de controle (fases ou categorias) para acompanhamento de-

processos. Pontos de controle são etapas ou fases por que os processos passam, que podem ser

predefinidas por cada unidade para seus principais tipos de processos como, por exemplo, proces-

so de celebração de convênio. São pontos de controle:

�� Empenho gerado;

�� Nota técnica emitida;


�� Minuta do Termo de Convênio criada;

�� Termo de Convênio assinado;

�� Convênio publicado.

Os pontos de controle devem ser previamente definidos. Sua criação deve ser solicitada ao admi-

nistrador do sistema, que, no TJDFT, é a SEGD.

6 .1 . Como incluir processos em pontos de controle

Acesse o processo, clique no ícone , selecione a fase adequada e clique em “salvar”.

6 .2 . Como consultar os processos incluídos em pontos de controle

Selecione a opção “pontos de controle” no Menu Principal.

Para recuperar informações em forma de tabela, selecione o tipo de processo e/ou o ponto de con-


trole desejado, na barra de rolagem dos respectivos campos, e clique em “pesquisar processos”.

Para acessar o processo, clique sobre o seu número na tela mostrada acima. Para alterar o ponto de

controle, utilize o ícone na coluna “Ações”.

Para recuperar informações em forma de gráficos, selecione o tipo de processo e/ou o ponto de

controle desejado, na barra de rolagem dos respectivos campos, e clique em “Gerar Gráficos”.

O primeiro gráfico (Geral) traz o panorama completo dos processos inseridos em pontos de con-

trole na unidade. Ao posicionar o cursor sobre as colunas do gráfico, é possível identificar a quan-

tidade de processos em cada fase, na respectiva unidade.

Os demais gráficos representam os pontos de controle pesquisados e mostram informações refe-

rentes à quantidade e aos tipos de processo.

Para acessar informações detalhadas dos processos em determinado ponto de controle, clique

sobre a coluna do gráfico. Para acessar o processo, clique sobre o seu número.


Dica: O processo continuará figurando no gráfico de Pontos de Controle, após seu envio a outra unidade ou após sua conclusão.

6 .3 . Como alterar ou retirar o ponto de controle do processo


Na barra de rolagem, selecione outro ponto de controle para alterar a fase, ou a primeira opção da

lista (em branco) para retirar o controle, e clique em “salvar”.

A tela mostrada acima apresenta o histórico de pontos de controle do processo na unidade.

O usuário também conseguirá alterar o ponto de controle acessando a opção “pontos de contro-

le” no Menu Principal. Para isso, basta inserir os critérios de pesquisa, localizar o(s) processo(s) e

efetuar a alteração por meio da coluna “Ações”, ícone .

m a n ua l d o u s uá r i o – s e i Processos com Restrição de Acesso66

C A P Í t U L o v

Processos com Restrição de Acesso

1. Processos restritos

São acessíveis aos usuários das unidades em que o processo tramitou.

1.1. Como identificar um processo restrito

Processos e documentos restritos são indicados por meio do ícone .

2. Processos sigilosos

Têm acompanhamento de trâmites “usuário a usuário”. O acesso a esses processos é disponibiliza-

do por meio da credencial de acesso e a permissão para modificar e assinar um documento sigiloso

é concedida por meio da credencial de assinatura.

2.1. Como identificar um processo sigiloso

Processos e documentos sigilosos são indicados por meio do ícone .

2 .2 . Como conceder ou cassar uma credencial de acesso

O usuário que iniciar o processo sigiloso é o responsável por conceder a credencial de acesso ao(s)

usuário(s) que tiver(em) que atuar no processo.

Para isso, selecione o número do processo; clique no ícone ; preencha o campo “conceder

credencial para” com nome de usuário já cadastrado no sistema; caso o usuário possa logar em

mais de uma unidade, escolha uma opção entre as apresentadas; e clique em “conceder”.


Será mostrada uma tela onde é possível conceder credenciais de acesso a outros usuários ou “cas-

sar a credencial de acesso” .

2 .3 . Como acessar processos sigilosos

Ao selecionar um processo sigiloso para acesso, o sistema abrirá automaticamente uma janela para

inserção de senha. O usuário deverá preencher o campo e, em seguida, teclar “enter”.

Observe-se a necessidade de permitir a aparição de pop-ups; caso contrário, a tela para colocação

da senha do usuário que recebeu a credencial de acesso não aparecerá.

2 .4 . Como renunciar à credencial de acesso

Para renunciar à credencial de acesso, clique no ícone e confirme a operação. O processo de-

saparecerá da tela “controle de processos”.


2 .5 . Como consultar os processos com credencial de acesso na unidade

Clique em na tela “controle de processos”; preencha o campo “senha” na janela apresenta-

da; e tecle “enter”.

Na lista de processos sigilosos, só aparecerão aqueles nos quais o usuário logado possui credencial

de acesso.

2 .6 . Como conceder ou cassar uma credencial de assinatura

Acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone . Na tela seguinte, insira o nome

do usuário que receberá a credencial no campo “conceder credenciais de assinatura”; caso o

usuário possa logar em mais de uma unidade, escolha uma opção entre as apresentadas; e clique

em “conceder”.

A próxima tela mostrará um quadro com as credenciais de assinatura concedidas e possibilitará a

concessão de credenciais a outros usuários.

Para cassar a credencial de assinatura, clique no ícone na coluna “Ações”.


O usuário que receber uma credencial de assinatura visualizará o ícone ao lado do número

do processo, na tela “controle de processos”, e ao lado do número do documento, na árvore de

documentos do processo.

Dica: Processos sigilosos não tramitam. Eles são disponibilizados, mediante concessão de credencial de acesso ou de assinatura, conforme o caso, a usuários específicos que devam atuar no processo. O usuário que receber uma credencial de

acesso terá possibilidade de conceder credencial a outros usuários e, após realizar as ações necessárias, poderá: (a) Renunciar à credencial, caso não precise mais ter acesso ao processo; (b) Concluir o processo, caso necessite permanecer com o acesso para

atuação posterior.

m a n ua l d o u s uá r i o – s e i Usuários Externos70

C A P Í t U L o v I

Usuários Externos

1. Correio eletrônico

Recurso que permite enviar e-mail relacionado ao processo, com ou sem anexos.

1 .1 . Como enviar uma correspondência eletrônica pelo sistema


Selecione o e-mail da unidade na caixa de seleção do campo “de” e preencha os campos “para”

(e-mail do destinatário), “assunto” e “mensagem”. O usuário poderá marcar documentos do pro-

cesso e/ou anexar arquivos externos para envio.

Em seguida, clique em “enviar”.

1 .2 . Como enviar um documento por correio eletrônico


Preencha os campos, conforme orientações do item anterior, e clique em “enviar”.

Dica: O e-mail encaminhado passa a compor a árvore de documentos do processo.

2. Acesso externo

Recurso destinado à liberação de acesso a interessados no processo.


2 .1 . Como conceder acesso ao interessado no processo


Na tela seguinte, selecione o e-mail da unidade na barra de rolagem; preencha os campos “desti-

natário”, “E-mail do destinatário”, “motivo” e “Validade”; insira sua senha; e clique em “dispo-

nibilizar”.

O sistema emitirá uma mensagem confirmando a disponibilização do acesso externo.

O interessado receberá, no e-mail indicado, um link para acesso ao processo e o prazo de validade

da disponibilização.

Ao clicar no link, o interessado será direcionado para a tela “acesso externo autorizado”, onde

visualizará os dados de cadastro do processo, o conteúdo dos documentos que o compõem e a

lista de andamentos. Nessa tela, o usuário poderá gerar um arquivo em formato PDF contendo os

documentos do processo.


3. Assinatura de documentos por usuário externo

Recurso que permite ao usuário externo a assinatura de documentos gerados no SEI.

3 .1 . Como permitir que um usuário externo assine documentos produzidos no SEI

Acesse o processo, selecione o documento que deverá ser assinado e clique em .

Na tela seguinte, selecione o e-mail da unidade; indique o e-mail do usuário externo no campo “li-

berar Assinatura Externa para:”; marque a opção “com visualização integral do processo”, con-

forme o caso; e clique em “liberar”.

O sistema apresentará a relação de liberações de assinatura e permitirá seus cancelamentos.

Após a liberação, o usuário externo receberá um link por e-mail para acesso ao SEI e visualização/

assinatura de documentos.

Dica: Para usufruir dessa funcionalidade, o usuário externo deve fazer um cadastro prévio por meio do Portal do TJDFT e proceder conforme as orientações para o credenciamento de usuários externos da Portaria Conjunta 73 de 2 de setembro de

2016 que regulamenta o SEI no TJDFT. Se a opção “Com visualização integral do processo” for marcada, o usuário externo terá acesso ao conteúdo e poderá acompanhar o trâmite do processo mesmo após a assinatura do documento. Se a opção não for

marcada, o usuário só terá acesso ao número do processo e ao conteúdo do documento indicado para assinatura.

m a n ua l d o u s uá r i o – s e i Referências73

R e f e R ê n C I A S

1. BRASIL. Processo Eletrônico Nacional. Sistema Eletrônico de Informações – Manual do Usuário.

Versão 2.5.1. Disponível em: https://processoeletronico.gov.br/.

2. Guia Prático do SEI (Sistema Eletrônico de Informações) – Edição revisada e atualizada em agos-

to de 2015 do Superior Tribunal de Justiça –STJ –Brasília (DF).

m a n ua l d o u s uá r i o – s e i Referências76

sei | manual do usuário | tribunal de justiça do distrito federal

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