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Centro Educacional Rosangela Diegues SEI SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO SEI SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - MODULO I Vice-Presidência de Relacionamento, Desenvolvimento e Tecnologia Gerência de Treinamento a Clientes Centro Educacional Rosangela Diegues - Prodam Versão 2 Janeiro/2015 Todos os nomes de produtos referenciados nesta apostila são marcas registradas de suas respectivas companhias.

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Centro Educacional Rosangela Diegues

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO

SEI – SISTEMA

ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES -

MODULO I

Vice-Presidência de Relacionamento, Desenvolvimento e Tecnologia Gerência de Treinamento a Clientes

Centro Educacional Rosangela Diegues - Prodam

Versão 2 – Janeiro/2015

Todos os nomes de produtos referenciados nesta apostila são marcas registradas de suas respectivas companhias.

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SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I

SEI – SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÔES –

MODULO I

Desenvolvimento e Organização:

Responsável: Walter Frediani

DIREITOS AUTORAIS

Todas as informações contidas neste documento são consideradas privilegiadas e pertencentes à

PRODAM - Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do

Município de São Paulo

Este material inclui descrições de metodologias, práticas e conceitos destinando-se aos operadores do ACCESS 2010 e foi preparado como material de apoio ao treinamento.

Sendo assim, nenhuma parte desse documento poderá ser reproduzida, por quaisquer meios, sem

a autorização prévia e expressas da PRODAM - Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Município de São Paulo.

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SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 3

ÍNDICE

SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO ................................................................. 4 Objetivo ........................................................................................................................ 4

O QUE É O SEI? ............................................................................................................. 5 Visão geral ................................................................................................................... 5

INICIANDO OPERAÇÕES NO SEI ................................................................................. 6

Acesso ao Sistema ...................................................................................................... 6 Barra de Ferramentas .................................................................................................. 7

Menu Principal ............................................................................................................. 8 Tela Controle de Processos ......................................................................................... 9 Tela do Processo ....................................................................................................... 14

INICIAR PROCESSO .................................................................................................... 18

INSERIR DOCUMENTO................................................................................................ 21 Documento Interno .................................................................................................... 22

Documento Externo: .................................................................................................. 27 ASSINATURA ................................................................................................................ 30 BLOCO DE ASSINATURA ............................................................................................ 32

Criar um Bloco de Assinatura .................................................................................... 32 Incluindo Documentos no Bloco de Assinatura .......................................................... 35

Disponibilizando Bloco de Assinatura ........................................................................ 36 Assinando Documento no Bloco de Assinatura ......................................................... 38

Retornando o Bloco de Assinatura ............................................................................ 40 ENVIAR PROCESSOS ................................................................................................. 41

RECEBER PROCESSOS .............................................................................................. 44 ATRIBUIR PROCESSOS .............................................................................................. 45 INSERIR ANOTAÇÕES ................................................................................................ 46

CIÊNCIA ........................................................................................................................ 47 CONCLUIR PROCESSOS ............................................................................................ 48 REABRIR PROCESSOS ............................................................................................... 49

EXCLUIR PROCESSOS ............................................................................................... 50 PESQUISA .................................................................................................................... 51

Pesquisa livre: ............................................................................................................ 52 Pesquisa estruturada: ................................................................................................ 53

ACOMPANHAMENTO ESPECIAL ................................................................................ 55

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 4

SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO

Objetivo

O objetivo do curso Sistema Eletrônico de Informações – É que ao final do curso

o aluno tenha conhecimento necessário sobre gestão de processos e documentos eletrônicos tais como;

Criar um processo

Criar documentos para o processo.

Incluir documentos externos no processo.

Assinaturas dos documentos.

Enviar e Receber processos.

Controle de acesso aos processos.

Controle no andamento dos processos em tempo real.

Característica principal do sistema é processo Uma das suas principais

características é a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

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Centro Educacional Rosangela Diegues

Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 5

O QUE É O SEI?

Visão geral

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais características é a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

O SEI é um dos produtos do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos. Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, o PEN proporciona a integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do Governo Federal e possibilita melhorias no desempenho dos processos da Administração Pública, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência e satisfação do público usuário e redução de custos. A intenção do projeto é disponibilizar uma solução flexível o bastante para ser adaptada à realidade de órgãos e entidades da Administração Pública de diferentes áreas de negócio.

O SEI é uma ferramenta que permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema.

O SEI proporciona a virtualização de processos e documentos, permitindo a

atuação simultânea de várias unidades, ainda que distantes fisicamente, em um mesmo processo, reduzindo o tempo de realização das atividades. A solução será disponibilizada no Portal do Software Público do Governo Federal.

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Centro Educacional Rosangela Diegues

Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 6

INICIANDO OPERAÇÕES NO SEI

Acesso ao Sistema

Para acessar o SEI; Usuário deve digitar se código de acesso. Digitar sua senha; Escolher o Órgão em que trabalha.

Obs.: A senha do usuário é a mesma de acesso à rede da prefeitura.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 7

Barra de Ferramentas

“Para saber +”: disponibiliza lista de vídeos com o passo a passo de

várias funcionalidades do SEI.

“Menu” Permite ocultar ou mostrar o menu principal.

“Pesquisa” Possibilita uma busca rápida com diversos parâmetros sobre o processo ou documento.

“Caixa de seleção de Unidade” Informa ao usuário em qual unidade ele está logado e possibilita navegar pelas unidades para as quais tenha permissão.

“Caixa de seleção de Unidade aberta”

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 8

“Controle de Processos”: permite ao usuário voltar à página inicial.

“Novidades”: permite ao usuário manter-se informado sobre novas funcionalidades adicionadas ao SEI.

“Usuário”: identifica o usuário que está logado.

“Configurações do Sistema”: permite ao usuário alterar o esquema de cores.

“Sair do Sistema”: permite ao usuário sair com segurança do sistema.

Menu Principal

É a barra cinza localizada na lateral esquerda da tela que disponibiliza um conjunto de funções e subfunções, podendo apresentar informações distintas dependendo do perfil do usuário ou do tipo de unidade.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 9

Tela Controle de Processos

É a tela principal do SEI, onde são visualizados todos os processos que estão abertos na unidade. Os processos estão separados em dois grupos:

Processos recebidos de outra unidade

Processos que estão sendo gerados na unidade pelo usuário.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 10

Esta tela ainda apresenta um grupo de ícones com funcionalidades que

possibilitam efetuar operações para um conjunto de processos (operações em lote). Basta marcar a caixa de seleção ao lado do número de cada processo e, então, selecionar o ícone correspondente à ação desejada:

“Enviar Processo”: utilizado para tramitar processos para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, o processo desaparecerá da tela do Controle de Processos, a menos que, no momento do envio, seja marcada a opção “Manter processo aberto na unidade atual”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento.

“Atualizar Andamento”: utilizado para incluir uma informação/despacho de andamento ao(s) processo(s) selecionado(s). Serve para registros meramente interlocutórios e explicações de situações.

“Atribuição de Processos”: utilizado para distribuir os processos. Informa que o

processo está sob a responsabilidade de um usuário da unidade.

“Incluir em Bloco”: utilizado para organizar os processos dentro do sistema. Esse ícone permite incluir o processo em um Bloco Interno ou em um Bloco de Reunião.

“Sobrestar Processo”: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento.

“Concluir Processo nesta Unidade”: utilizado para fechar o processo na unidade, quando não há mais nenhuma ação a ser tomada pela unidade.

“Anotações”: utilizado para inserir informações adicionais que não devem constar dos autos do processo, geralmente orientações internas de trabalho da equipe.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 11

“Processos com Credencial de Acesso nesta Unidade”: utilizado para controlar os processos sigilosos (reservado, secreto, ultrassecreto) em que o usuário possui credencial. Visível apenas para usuários que possuam credencial de acesso a processos sigilosos.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 12

A tela “Controle de Processos” também podem apresentar símbolos e

orientações visuais para facilitar a identificação da situação de cada processo dentro dos grupos recebidos e gerados:

Apresenta apenas os processos atribuídos ao usuário logado. Para voltar à tela anterior, basta clicar em “Ver todos os processos”.

Login entre parêntese: informação do usuário a quem o processo foi atribuído na unidade.

Processos com número em preto: processos com nível de acesso público ou restrito já acessado por algum usuário da unidade.

Processos com número em vermelho: processos remetidos à unidade ainda não recebidos/acessados.

Processos com número em azul: processos acessados e/ou que sofreram alguma ação pelo usuário por login/sessão.

Processos com fundo preto: processos com nível de acesso sigiloso já acessado por algum usuário da unidade. Somente são visíveis para usuários com credencial de acesso ao processo sigiloso.

Processos com fundo vermelho: processos sigilosos que ainda não foram recebidos/acessados.

Processos com fundo azul: processos sigilosos acessados e/ou que sofreram alguma ação pelo usuário por login/sessão.

Alerta que o processo remetido para a unidade do usuário tem prazo de retorno programado a vencer.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 13

Alerta que o processo remetido para unidade está com prazo de retorno programado expirado (atrasado).

Um documento do processo foi publicado.

Alerta que foi inserido um novo documento no processo.

Anotação simples.

Anotação com prioridade.

Alerta que existe um documento sigiloso (com credencial) para ser assinado.

Obs.: Ao passar o cursor do mouse sobre o número do processo (sem clicar), é mostrada a informação do “Tipo de Processo” e a “Especificação” (ambas são registradas no momento da abertura de um processo). Este mesmo processo acontece com os símbolos.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 14

Tela do Processo

Ao clicar em um dos processos listados na tela de “Controle de Processos”

será apresentada uma nova tela que possibilitará ao usuário visualizar seu conteúdo, conforme figura abaixo.

O lado esquerdo mostra o número do processo e a respectiva relação de

documentos organizados por ordem de autuação (Chamada de Arvore) . A seguir é mostrada a opção de “Consultar Andamento”. Em seguida, são mostrados os “Processos Relacionados”, se houver.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 15

À direita são mostrados todos os ícones de ações possíveis para o processo e, logo após, são mostradas as unidades nas quais o processo está aberto:

Obs.: Dependendo do estado do processo estes botões de ações podem mudar. Exemplos: Processo Concluído, Processo aberto em outra unidade, etc.

A tela do processo apresenta os mesmos ícones da tela “Controle de Processos” (com operações possíveis para grupos de processos), além de outros ícones com funcionalidades que permitem atuação sobre o processo em questão:

Apenas nos processos sigilosos serão visualizados os ícones:

Segue abaixo descrição detalhada das funcionalidades dos ícones da tela do processo (observe que há ícones que estão também na tela de “Controle de Processos”, qualquer duvida consulte Tela “Controle de Processos”).

“Incluir Documento”: utilizado para criar um novo documento ou inserir (arquivos digitais definidos como: “externos”) no processo.

“Ciência”: utilizado principalmente para que as unidades informem ao remetente que tiveram ciência do processo, dispensando a necessidade de se criar um novo documento para este fim.

“Consultar/alterar processo”: utilizado para consultar ou alterar os dados de cadastro do processo, tais como: descrição, interessado, destinatário e nível de acesso.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 16

“Duplicar processo”: utilizado para duplicar os documentos integrantes de um processo.

“Relacionar processos”: permite vincular virtualmente um processo a outro.

“Enviar Correspondência Eletrônica”: permite enviar e-mail relacionado ao processo, com ou sem anexos.

“Gerenciar Disponibilização de Acesso Externo”: utilizado para liberar acesso a usuário externo. Envia e-mail com link que dará acesso aos documentos do processo.

“Acompanhamento Especial”: possibilita ao usuário acompanhar o andamento do processo mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade

“Anexar Processo”: utilizado para anexar um processo a outro.

“Gerar arquivo do processo”: utilizado para gerar um arquivo do processo no formato PDF. O usuário pode escolher quais documentos ele deseja incluir no arquivo.

“Excluir”: utilizada para excluir um processo criado na unidade, desde que ele não tenha sido enviado a outras unidades.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 17

“Controle de Processos”: utilizado para retornar à página inicial do SEI.

“Gerenciar Credencial de Acesso”: permite que o usuário que recebeu permissão de acesso a um processo sigiloso possa conceder permissão a outro usuário.

“Renunciar Credencial de Acesso”: utilizado para cancelar a credencial de acesso a um processo. Visível apenas aos usuários com credencial de acesso ao processo.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 18

Agora que vocês conhecem as telas do sistema SEI vamos para um exercício

pratico que será criar um processo de Pedido de Crédito Adicional Suplementar.

INICIAR PROCESSO

Faça o login no sistema SEI, informando Usuário – Senha e Órgão.

Clicar na opção “Iniciar Processo” no menu principal como mostra a seta vermelha.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 19

Em seguida clique em Pedido de Crédito Adicional Suplementar que esta na

área Escolha o tipo de Processo.

O sistema ira apresentar a seguinte tela.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 20

Preencher os campos conforme orientações abaixo:

Após preenchimento dos campos, clicar no botão “Salvar” para concluir o

cadastro ou “Voltar” para cancelar a operação. Ao clicar no botão “Salvar” o sistema ira automaticamente para a “Tela de

Processo”, gerando o número de identificação como mostra a figura abaixo.

Campo Preenchimento

Protocolo Selecionar: Automático (Sistema gera automaticamente) ou Informado (processos pré-existente que não foram gerados no SEI, mas serão registrados).

Tipo do Processo Possibilita a seleção do tipo de processo, caso desejar alterar.

Especificação Permite editar uma breve descrição

Classificação por Assuntos Automaticamente pré-selecionado, mas poderá ser alterado selecionando outras classificações.

Interessados Permite editar ou selecionar o(s) interessado(s)

Observações desta unidade

Permite editar um texto de observação

Nível de Acesso Permite selecionar o nível de acesso dos processos. Conforme o tipo de processo é padronizado com o nível de acesso, mas poderá ser alterado. Os níveis de acesso são: Sigiloso, Restrito e Público.

Número de identificação

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 21

INSERIR DOCUMENTO Documento Modelo – Gerado no Processo

Apresentada a tela principal do processo, selecione o número de identificação do

processo em seguida clique no ícone “Incluir Documento”.

No sistema, existem duas formas de registrar o conteúdo dos documentos:

1. Documento interno é gerado pelo sistema via modelo ou digitação livre.

2. Documento externo permite que um arquivo de um documento não originado pelo SEI possa ser anexado e integrar ao processo.

Incluir Documento

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 22

Documento Interno

Ao entrar na tela Gerar Documento, se por acaso não aparecer o tipo de

documento que você precisa clique no símbolo que esta após a frase Escolha o Tipo do Documento. ‘.

Em seguida escolha o tipo de documento.

O tipo de documento com modelo permite através de um modelo pré-existente

no SEI redigir um texto livre.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 23

Após escolher o tipo de documento o sistema ira exibir a seguinte tela:

Preencher os campos conforme tipo de documento segue orientações abaixo:

Campo Preenchimento

Texto Inicial

Permite selecionar uma das opções: - Documento Modelo - Texto Padrão - Nenhum

Descrição Permite redigir um texto para breve descrição do documento

Interessados Permite editar ou selecionar o(s) interessado(s)

Classificação por Assuntos Automaticamente pré-selecionado, mas poderá ser alterado selecionando outras classificações.

Observações desta unidade Permite editar um texto de observação

Nível de acesso

Permite selecionar o nível de acesso dos processos. Conforme o tipo de processo é padronizado com o nível de acesso, mas poderá ser alterado. Os níveis de acesso são: Sigiloso, Restrito e Público.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 24

Após o preenchimento e escolhendo a opção Documento Modelo o sistema ira mostrar ao usuário os modelos já inclusos no sistema, como mostra o exemplo abaixo:

O usuário poderá escolher clicando na seta verde ou para alterar o modelo clicando no ícone da folha com uma caneta, como mostra o ícone abaixo:

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 25

Escolhendo a opção nenhum o usuário poderá inserir o texto livremente

Preencha o documento com os dados e a justificativa de aumento de despesa.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 26

Referenciar outros Documentos ou Processos

A operação de referência a documentos ou a outros processos pode ser simplificada por meio da inserção de um link do documento ou do processo (a ser referenciado) no corpo do documento em edição. Isto elimina a necessidade de busca do documento ou do processo no sistema.

Para inserir um link, é necessário selecionar um documento interno de um

processo do SEI, clicar no ícone. Deve ser identificado o espaço onde será inserido o link e, então, deve ser selecionado o ícone.

Através do ícone “Inserir Link SEI” é possível incluir no documento a referência

para outro documento ou outro processo.

O sistema abrirá uma janela em que o campo protocolo deverá ser preenchido

com o número SEI (aparece entre parênteses ao lado da identificação do documento a ser referenciado) na árvore do processo. Salvar Informações.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 27

Documento Externo:

Apresentada a tela principal do processo, selecione o número de identificação do

processo em seguida clique no ícone “Incluir Documento”.

Ao entrar na tela Gerar Documento, se por acaso não aparecer o tipo de

documento que você precisa clique no símbolo que esta após a frase Escolha o Tipo do Documento. Em seguida escolha o tipo de documento “Externo”.

Incluir Documento

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 28

O sistema irá exibir a seguinte tela:

Preencher os campos conforme orientações abaixo:

Campo Preenchimento

Tipo de Documento Selecionar o tipo de documento "Justificativa de aumento de despesa"

Data do Documento Data original do documento

Número / Nome na Árvore Número de identificação do documento

Tipo de Conferência (apenas para documentos digitalizados)

Permite selecionar se o documento é: - Cópia autenticada administrativa; - Cópia autenticada por cartório; - Cópia simples; - Documento original;

Remetente Permite editar ou selecionar o(s) remetente(s)

Interessados Permite editar ou selecionar o(s) interessado(s)

Classificação por Assuntos Automaticamente pré-selecionado, mas poderá ser alterado selecionando outras classificações.

Observações desta unidade Permite editar um texto de observação

Nível de Acesso Permite selecionar o nível de acesso dos processos. Conforme o tipo de processo é padronizado com o nível de acesso, mas poderá ser alterado. Os níveis de acesso são: Sigiloso, Restrito e Público.

Anexar Arquivo Permite anexar arquivo ao documento

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 29

Após preenchimento dos campos, pressionar o botão "Salvar" para concluir o

cadastro ou "Voltar" para cancelar a operação. Uma vez gerado o documento, o mesmo não poderá ser excluído. Seu registro permanecerá sempre no sistema. Na tela principal do processo, poderá visualizar o documento sendo indicado como parte integrante do processo.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 30

ASSINATURA

Enquanto não for assinado eletronicamente, um documento produzido no sistema é considerado uma minuta e só pode ser visualizado por usuários da unidade elaboradora, ainda que o processo esteja aberto para outras unidades.

Enquanto o documento estiver como minuta, é possível sua visualização por usuários de outras unidades por meio de Bloco de Reunião (apenas visualização, não permite alterar nem assinar a minuta).

Na tela de processos selecione o documento e em seguida clique no ícone assinatura.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 31

Sendo apresentada a tela "Assinatura do Documento", preencher os campos conforme tipo de documento segue as orientações abaixo:

Campo Preenchimento

Órgão do Assinante Selecionar o órgão a qual o assinante pertence

Assinante Selecionar o nome do assinante

Cargo/Função Selecionar a descrição do cargo ou da função do assinante

Senha Digitar a senha de acesso ao sistema

Após preenchimento dos campos, pressionar a tecla "ENTER" para concluir a

assinatura. O sistema ira inserir no documento as mensagens abaixo indicando que o documento foi assinado eletronicamente pelo usuário selecionado.

Concluindo a assinatura o sistema ira inserir o símbolo de uma caneta no

documento assinado no sistema, como mostra a imagem abaixo.

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SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 32

BLOCO DE ASSINATURA

O “Bloco de Assinatura” é a funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes da unidade atual do processo.

São cinco etapas para operar o Bloco de Assinatura; 1 – Criar o Bloco de Assinatura. 2 – Incluir os documentos no Bloco de Assinatura. 3 – Disponibilizar o Bloco de Assinatura para que as unidades de destino

consigam visualizar os documentos para assinatura. 4 – Assinando Documento no Bloco de Assinatura. 5 – Retornando o Bloco de Assinatura.

Criar um Bloco de Assinatura

Para criar um bloco de assinatura, na própria tela do Processo, selecione um

documento e clique no ícone “Incluir em Bloco de Assinatura” na barra de ações do documento como mostra a imagem abaixo:

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 33

O sistema abre a tela “Incluir em Bloco de Assinatura”.

Clicar no Botão “Novo” para criar um bloco.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 34

Ao selecionar a opção “Novo”, o sistema abre a tela “Novo Bloco de

Assinatura” onde deverá ser preenchido o campo descrição e informar às unidades para disponibilização, como mostra a tabela abaixo:

Campo Preenchimento

Descrição Preencher com o nome do bloco

Unidades para disponibilização Escolher as Unidades onde serão disponibilizados os Documentos para Assinatura (pode ser uma ou mais unidades).

Após preenchimento dos campos, pressionar o botão "Salvar" para concluir a criação do bloco de assinatura.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 35

Incluindo Documentos no Bloco de Assinatura

Ao salvar informações, o sistema retorna para a tela “Incluir em Bloco de

Assinatura” e disponibiliza o bloco criado na barra de rolagem do campo “Bloco”.

Selecione os Documentos marcando na caixa de seleção e clique no botão

“Incluir” para que o sistema inclua os documentos no bloco para assinatura como mostra a imagem abaixo:

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 36

Disponibilizando Bloco de Assinatura

Ainda nesta tela, clique na opção “Ir para Blocos de Assinatura”. O sistema

exibirá um quadro contendo a relação de todos os blocos de assinatura da unidade.

O sistema ira exibir a tela com a relação dos blocos de assinaturas, disponibilizando também item para pesquisa no caso do bloco não aparecer no quadro, como mostra a figura abaixo:

A coluna ações deste quadro oferece as opções de assinatura dos documentos

do bloco (para usuários da unidade geradora, antes da disponibilização), visualização de documentos do bloco, disponibilização do bloco, conclusão (para blocos que concluíram o seu propósito) e exclusão (para blocos sem documentos incluídos).

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 37

Clicar no botão Disponibilizar Bloco .

O sistema ira disponibilizar o bloco para as unidades, como mostra a figura abaixo:

Obs.: O bloco permite a assinatura simultânea de vários documentos, com ou sem visualização de seus conteúdos. ATENÇÃO: NÃO SE ESQUECER DE DISPONIBILIZAR O BLOCO PARA QUE AS UNIDADES E PESSOAS VISUALIZEM O PROCESSO E OS DOCUMENTOS PARA ASSINATURA.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 38

Assinando Documento no Bloco de Assinatura

Na tela de Controle de processos clique na opção Bloco de assinatura do Menu.

O sistema ira exibir a tela com a relação dos blocos de assinaturas, disponibilizando também item para pesquisa no caso do bloco não aparecer no quadro, como mostra a próxima figura:

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 39

No botão de ações clique na opção ”Processos / Documentos do Bloco”

O sistema exibirá a tela contendo os documentos para assinatura como mostra a figura abaixo.

Clicar no número do documento para exibição do conteúdo do documento.

Após a verificação do documento, retornar a tela e clicar na opção no botão de Ações, para assinatura do documento.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 40

Retornando o Bloco de Assinatura

Ultima etapa e retornar o bloco de assinatura para a unidade que disponibilizou,

clicando na opção , que se encontra na faixa de Ações.

O sistema mudara o estado do bloco na unidade de origem avisando que o bloco foi retornado.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 41

ENVIAR PROCESSOS

Na tela "Controle de Processos", localizar o processo na coluna "Recebidos" ou "Gerados". Ao selecionar o processo, automaticamente o sistema direcionará para a tela principal do processo.

Com o processo selecionado, pressionar o botão "Enviar Processos” . Sendo apresentada a tela "Enviar Processo", preencher os campos conforme

tipo de documento segue as orientações abaixo:

Campo Preenchimento

Unidades Informar o(s) destinatários

Manter o processo aberto para a unidade Opcional para permitir processo aberto na unidade

Remover anotação Opcional para que a anotação não seja considerada

Enviar e-mail de notificação Opcional para envio de notificação via correio

eletrônico

Retorno programado Opcional para definir uma data limite de retorno

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 42

Para verificar o andamento do processo basta clicar no link logo abaixo do processo.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 43

Para obter informações completas sobre o andamento do processo, clicar no link Ver Histórico Completo.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 44

RECEBER PROCESSOS O recebimento de processo enviado à unidade ocorre quando o usuário clica

sobre o registro que estará em vermelho. O SEI registra automaticamente no andamento do processo a hora, a unidade e

o login do usuário que recebeu o processo.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 45

ATRIBUIR PROCESSOS

A tela “Controle de Processos”. Ao abrir um novo processo, ou receber um

processo a atribuição é feita automaticamente ao usuário que efetuou a operação. É possível atribuir o processo a um usuário específico dentro da unidade

geradora ou recebedora, ainda que isso não impeça a edição por outro usuário da mesma unidade.

Os processos atribuídos a uma pessoa aparecem com o devido login em destaque, ao lado do número do processo.

Para efetuar a atribuição, deve-se, clicar na caixa de seleção ao lado do número

do processo ou processos a serem atribuídos.

Deve ser selecionado o ícone . Na tela seguinte, deve ser selecionado o nome do destinatário na barra de rolagem do campo “Atribuir para”. As informações devem ser salvas.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 46

INSERIR ANOTAÇÕES

As anotações (post its) são de livre preenchimento e uma mesma anotação pode

ser inserida em vários processos ao mesmo tempo. Também é possível mudar o nível de prioridade da anotação por meio do ícone

e a cor do símbolo de anotação ficará em vermelho :

A anotação só é visível para a unidade geradora. Significa que quando um processo é enviado, de uma unidade para a outra, ela não fica visível até que o processo seja devolvido.

Para inserir a anotação, deve-se clicar na caixa de seleção ao lado no número do processo ou processos que receberão anotações. Ficará visível uma marca de seleção.

Deve-se clicar no ícone .

O sistema abrirá a tela de mesmo nome. No campo "Descrição" deverá ser inserido o texto pretendido. Para mudar a cor da anotação, basta clicar na caixa de seleção "Prioridade" abaixo do campo Descrição e salvar informações.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 47

CIÊNCIA

A ciência indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuário, quando não é necessária a assinatura. É muito útil nos casos de envio de documentos circulares ou mesmo em blocos de reunião.

a. Para dar ciência no processo o usuário deverá selecionar o número do processo e clicar na opção da barra de menu do processo;

b. Para dar ciência no documento o usuário deverá acessar o processo e em seguida selecionar o documento que se pretende. Na barra de menu do documento clicar na opção .

Ao clicar no ícone , é possível verificar os usuários que conferiram o processo ou documento:

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 48

CONCLUIR PROCESSOS A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais unidades nas quais esteja aberto. O processo pode ser concluído na unidade por dois motivos:

a. A unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, não há mais nenhuma ação a ser tomada por parte da unidade, não obstante poder continuar aberto em outras unidades;

b. O processo já alcançou o seu objetivo em todas as unidades e deverá ser concluído na última unidade em que estiver aberto. Para efetuar a conclusão, é necessário clicar no número do processo e selecionar o

ícone e confirmar a operação. Também é possível concluir mais de um processo ao mesmo tempo, selecionando a caixa de seleção dos processos desejados na tela “Controle de Processos” e clicando no ícone “Concluir Processos Nesta Unidade”.

ATENÇÃO: Quando não houver mais nenhuma ação no processo por parte da unidade, esta deverá enviá-lo para unidade de destino ou concluí-lo. É fundamental que sejam fechados os processos cuja ação já foi concluída. Caso contrário, para fins de estatística, o tempo em que ele permanecer aberto desnecessariamente na unidade será computado como se o processo estivesse em andamento.

OBS.:

1. Um processo concluído em uma unidade pode ser recuperado a qualquer tempo por meio da pesquisa, fazendo uso da funcionalidade “Acompanhamento Especial” ou pelo menu “Estatísticas”.

2. Caso um processo possua anotações ao ser concluído, as anotações serão automaticamente recuperadas se houver a reabertura do processo na unidade que efetuou a conclusão (para saber mais sobre anotações, consulte: Inserir Anotações).

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 49

REABRIR PROCESSOS

É permitido reabrir o processo por meio do ícone (tela do processo). O sistema automaticamente atribui o processo para o usuário que efetuou a operação. Somente é possível reabrir um processo que já tenha passado pela unidade em que a operação é efetuada. Após envio para outra unidade o processo poderá ser reaberto a qualquer momento nas unidades por onde ele tramitou. Não é necessário solicitar novo trâmite.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 50

EXCLUIR PROCESSOS

Para o caso de processos abertos indevidamente, é possível a exclusão pela

unidade geradora, por meio do ícone . Este ícone só fica visível nas telas de processos e de documentos quando a operação estiver habilitada.

Para o caso de processos abertos indevidamente, que já tenham andamento em

outras unidades, a funcionalidade a ser utilizada é a anexação de processos (para saber mais sobre anexação de processos, consulte: Anexar Processos).

A exclusão de processo só é permitida, observadas as seguintes regras:

a. O processo não poderá ter andamento aberto em outra unidade além da

geradora: o simples envio para outra unidade impossibilita a exclusão, mesmo que não tenha ocorrido acesso;

b. O processo não poderá ter documentos; c. O processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema que podem

ser excluídos: permite que sejam efetuadas as exclusões de todos os documentos e, depois, a do processo (para saber mais sobre exclusão de documentos, consulte: Excluir Documentos).

Atenção: Caso um processo seja enviado para outra unidade, ainda que não tenha havido acesso na unidade de destino do processo, ainda que não possua documentos,

ainda que seja mantido aberto na unidade atual e, embora o ícone permaneça visível, terá a exclusão do processo impedida pelo sistema:

Processos excluídos não são recuperados pela funcionalidade de pesquisa ou pelo menu “Estatísticas da Unidade”.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 51

PESQUISA O SEI permite o modo de pesquisa livre ou estruturado.

O sistema realiza busca em processos e documentos (gerados ou importados para o sistema). A pesquisa também retorna o conteúdo de documentos em formato PDF que tenham passado por processo de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR). O Sistema pode buscar palavra ou sentença em documentos restritos. Neste caso, o SEI retornará o processo e informará o documento em que se encontra o objeto da pesquisa, sem, no entanto, mostrar o conteúdo do documento.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 52

Pesquisa livre:

Basta inserir o termo procurado no campo "Pesquisa", ao lado da identificação

da unidade, e o sistema buscará todos os documentos e processos que possuem aquele termo:

Obs:. Se houver um único resultado possível para a pesquisa o sistema abrirá o processo ou documento procurado (no caso de documentos gerados no sistema e documentos em PDF) ou, no caso de documentos externos em um dos formatos aceitos, o sistema indica o documento pesquisado e abre a opção de download para a máquina do usuário.

Se houver mais de um resultado possível, o sistema abrirá a tela de pesquisa com todos os resultados encontrados. Basta clicar no ícone ao lado da descrição para ter acesso ao processo ou documento:

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 53

Pesquisa estruturada:

No SEI, deve-se acessar a opção "Pesquisa" no menu principal.

A pesquisa pode ser realizada utilizando os campos disponíveis no formulário de pesquisa. O usuário pode optar em pesquisar processos, documentos gerados, documentos externos e ainda determinar um período específico:

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 54

O sistema recupera todos os processos que tenham a expressão procurada no

campo especificação, inclusive processos de outras unidades (mesmo os processos que nunca tenham passado pela unidade que efetua a pesquisa, desde que tenham nível de

acesso “Público”).

A funcionalidade de pesquisa do SEI pode realizar busca no conteúdo de documentos gerados no sistema, nos documentos externos digitalizados com processamento de OCR, nos documentos externos de texto (planilhas, txt, html, doc, docx, xls, pdf, etc.), além da pesquisa em dados cadastrais de processos e documentos.

Obs:.

1. A pesquisa não recupera dados de processos e documentos sigilosos.

2. A pesquisa recupera mesmo os processos concluídos em todas as unidades.

3. As informações no campo “Observações desta unidade” (tela de cadastro do processo) só poderão ser recuperadas pela unidade que as inseriu.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 55

ACOMPANHAMENTO ESPECIAL

O Acompanhamento Especial permite que um processo público ou restrito que já

tenha tramitado pela unidade permaneça sempre visível para a unidade, possibilitando a verificação de trâmites posteriores e atualizações.

Os efeitos de um Acompanhamento Especial se estendem para os processos

relacionados. Mesmo quando o processo é concluído em todas as unidades, ainda será visualizado ao se clicar no link do processo no quadro de Acompanhamento Especial. Ao clicar na opção “Acompanhamento Especial” no menu principal será apresentado um quadro com a relação dos processos da unidade que estão em acompanhamento e as informações de controle, tais como:

Usuário que marcou o acompanhamento.

A data.

O grupo

Observação

E ainda as ações possíveis para o acompanhamento: “Alterar Acompanhamento” ou “Excluir Acompanhamento”.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 56

Para a inclusão, deve ser verificado se já existe grupo de Acompanhamento

Especial com o nome pretendido.

Caso já exista, basta adicionar o processo ao grupo de acompanhamento. Caso contrário, deverá ser aberto um novo grupo.

Para isto volte para a tela Controle de Processos e sem seguida selecione o

processo clicando no número do processo, como mostra a tela abaixo.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 57

Na tela de processo clique no botão “Acompanhamento Especial”.

Escolha o grupo que deseja, clicando na seta de dropdownlist .

No campo Observação o usuário poderá fazer qualquer observação referente a esse processo.

Após o preenchimento dos campos clique no botão .

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 58

Para abrir um novo grupo, deverá ser selecionada a opção "Acompanhamento

Especial" no menu principal. Na tela seguinte, deve-se clicar no botão .

O sistema exibirá a tela Grupos de Acompanhamento.

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Anotações:

SEI – SISTEMA ELETRONICO DE INFORMAÇÃO – MODULO I 59

Clique no botão .

Tela para criar novo Grupo de Acompanhamento.

Preencher o campo Nome com o nome do grupo e clicar no botão .

Após criar o bloco de Acompanhamento, incluir os processos dentro do grupo como

mostramos nas páginas 56 e 57.