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DEPLAN/COVIDA/SEASE Revisão 0 19/11/2014

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PREFEITURA DE SANTOS

SECRETARIA DE EDUCAÇÃO

Secretário de Unidade Escolar

Oficial de Administração

� Formação em Serviço

SEDUC / 2012

Rev. 0 – 19/11/2014

__________________________________________ Seção de Apoio às Secretarias Escolares – SEASE/COVIDA/DEPLAN


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P R E F Á C I O

Prezados Colegas,

Este material foi elaborado com a finalidade de subsidiar as atividades de rotina da secretaria escolar, órgão motriz do eixo administrativo da Unidade Escolar. A importância de nossa função está ilustrada na relação entre o secretário e a legislação escolar vigente, constantes neste volume.

As disposições estruturais do Sistema Municipal de Ensino, no que concerne à matriz modular dos cursos e à estrutura funcional das Unidades Municipais de Educação foram abordadas de forma clara e concisa, facilitando eventuais consultas.

Apresentamos modelos documentais e instruções de redação oficial, para otimização e padronização do expediente escolar, bem como elucidar o significado e utilidade de cada um deles.

Também compilamos uma gama de documentos utilizados para registro e ateste da vida escolar dos alunos, tais como as Atas de Resultados Finais, o Histórico Escolar, o Consolidado e as Matrizes Curriculares, além de outros documentos inerentes à escrituração escolar, com breves explanações a seu respeito e suas disposições legais. Enumeramos ainda alguns ordenamentos jurídicos de cunho legislativo – Leis, Decretos-leis, Leis Delegadas – e de cunho administrativo – Decretos, Portarias, Resoluções, Deliberações.

Esperamos que o material aqui apresentado seja de grande utilidade para todos, pois ele é fruto do esforço e da busca constante da excelência e qualidade em nossa atuação enquanto membros da SEASE, Secretários de Unidade Escolar e Oficiais de Administração.

Junho / 2012

Equipe SEASE


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Í N D I C E : ORGANIZAÇÃO ESCOLAR pág. 01 A Legislação e a Atuação do Secretário pág. 01 Responsabilidade / Atribuições e Postura do Secretário pág. 05 DOCUMENTAÇÕES ESCOLARES pág. 11 /27 Abreviações pág. 25 Arquivo Escolar pág. 28 Ata pág. 18 Atestado / Declaração pág. 19 Circular pág. 23 Edital pág. 24 Livros pág. 26 Memorando pág. 16 Ofício pág. 14 Procuração pág. 21 Prontuários pág. 30 Requerimento pág. 12 VIDA ESCOLAR: pág. 30 Anexos pág. 34 Ata de Resultados Finais pág. 32 Cadastro de Alunos pag. 32 Calendário Escolar pág. 36 Carga Horária pág. 35 Classificação / Reclassificação pág. 31 Consolidado Bimestral pág. 32 Histórico Escolar pág. 31 / 43 / 45 Legislações Educacionais pág. 37 Matriz Curricular EJA pág. 42 Matriz Curricular Ensino Fundamental pág. 41 Organograma Deplan pág. 47 Organograma Escolar pág. 48 Recomendações pág. 32 Requerimento de Matrícula / Matrícula pág. 30 Siglas Usadas na Educação pág. 40 Sites Usados na Educação pág. 36 Transferência pág. 31 BIBLIOGRAFIA: pág. 33


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Organização Escolar

Módulo I: Legislação, atuação do secretário e oficial de administração

A Legislação e a Atuação do Secretário

� Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional: ganhos administrativos e pedagógicos.

O mundo atual exige que o cidadão seja criativo, capaz de solucionar problemas, se adaptar às mudanças do processo produtivo e principalmente, gerar, selecionar e interpretar informações.

Neste contexto, a Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional nº 9394 de 20/12/1996 introduziu mudanças significativas na educação básica, propiciando um novo enfoque com relação à formação do aluno, centrado na qualidade de ensino e no sucesso da aprendizagem.

A LDB possibilitou às escolas utilizar, com criatividade e competência, uma nova ordem de gestão escolar. Porém, cabe às equipes escolares, em seu fazer cotidiano, aprimorar a sua prática, buscando alternativas que permitam à escola cumprir sua principal função que é a de formar cidadãos.

� O Regimento Escolar como facilitador para o trabalho da Unidade de Ensino

O Regimento Escolar é um documento normativo de uma Unidade de Ensino, que estabelece a organização da escola, regulamentando as relações entre os participantes do processo educativo.

ESTRUTURA ATUAL:

EDUCAÇÃO INFANTIL

FAIXA ETÁRIA NOMENCLATURA

Berçário I

Creche 04 meses até 3 anos de idade Berçário II

Maternal I

Pré-Escola 4 e 5 anos de idade Maternal II

Jardim

Pré-Escola


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ENSINO FUNDAMENTAL

FAIXA ETÁRIA FASE NOMENCLATURA

Fase Inicial 1º Ano 2º Ano

De 06 a 10 anos 3º Ano

de idade

Fase Complementar 4º Ano

5º Ano

6º Ano De 11 a 14 anos Fase Final 7º Ano

de idade 8º Ano

9º Ano

EDUCAÇÃO ESPECIAL

UNIDADE NOMENCLATURA

Período Preparatório Período Complementar

UMEE Maria Carmelita 1º Módulo / 1º ano Proost Villaça 2º Módulo / 2º ano

3º Módulo / 3º ano



EDUCAÇÃO DE JOVENS E ADULTOS

FAIXA ETÁRIA CICLO NOMENCLATURA

Termo 1 / 1ª série Ingresso: 14 anos completos Ciclo I Termo 2 / 2ª série

até o 1º dia letivo do semestre Termo 3 / 3ª série

Termo 4 / 4ª série

Termo 1 / 5ª série Conclusão: 15 anos Completos Ciclo II Termo 2 / 6ª série




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EQUIVALÊNCIA DE CURSO

ENSINO FUNDAMENTAL DE 8 ANOS ENSINO FUNDAMENTAL DE 9 ANOS

1º Ano

1ª Série 2º Ano

2ª Série 3º Ano

3ª Série 4º Ano

4ª Série 5º Ano

5ª Série 6º Ano

6ª Série 7º Ano

7ª Série 8º Ano

8ª Série 9º Ano


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Estrutura Funcional das Unidades de Ensino

ORGANIZAÇÃO TÉCNICA E

COMPOSIÇÃO FUNÇÃO

ADMINISTRATIVA

EQUIPE TÉCNICA

Centro executivo do planejamento,

DIRETOR organização, coordenação, avaliação

ASSISTENTE DE DIREÇÃO e integração das atividades da

Unidade de Ensino

COORDENADOR PEDAGÓGICO Apoio técnico aos docentes e

ORIENTADOR EDUCACIONAL discentes

SECRETÁRIO Apoio administrativo ao processo

OFICIAL DE ADMINISTRAÇÃO educacional e a direção da escola

AGENTE ADMINISTRATIVO

NÚCLEO ADMINISTRATIVO E

INSPETOR DE ALUNOS Apoio ao conjunto de ações

OPERACIONAL AJUDANTE GERAL complementares (limpeza,

COZINHEIRA manutenção, conservação, segurança,

MERENDEIRA alimentação dos alunos)

Apoio à comunidade intra e extra

APOIO PEDAGÓGICO AUXILIAR DE BIBLIOTECÁRIO escolar no incentivo da leitura e

pesquisa

Desenvolvimento das atividades

CORPO DOCENTE PROFESSORES relacionadas ao processo de ensino

aprendizagem

CORPO DE EDIs EDIs Responsáveis por educar e cuidar

� Organização da Unidade Escolar

A unidade escolar é chefiada pelo Diretor, e submetida a controle externo do Supervisor de Ensino. Além do Diretor as unidades contam com uma Equipe Técnica composta por especialistas de educação em âmbito administrativo e pedagógico, incumbidos de assessorar o Diretor na administração da escola.

Cabe ao Assistente de Diretor a parte administrativa, exercendo os encargos do diretor quando de seus impedimentos; ao Coordenador Pedagógico o acompanhamento do corpo docente, a aplicação das diretrizes do plano de curso e da proposta pedagógica, além da formação em serviço e, finalmente, ao Orientador Educacional acompanhar o desenvolvimento sócio-educacional dos alunos, zelando pela sua frequência, seu aproveitamento e seu rendimento escolar.

Além da Equipe Técnica, existem os serviços auxiliares de cunho operacional, administrativo e pedagógico, como a secretaria, a biblioteca e o núcleo de apoio operacional que compete aos inspetores de alunos, merendeiras, auxiliares de limpeza e ajudantes gerais. Toda a atividade fim da escola destina-se ao processo educacional do aluno, ao seu bem estar e à sua formação humana.


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� O Secretário de Unidade Escolar:

A secretaria é o setor administrativo encarregado do serviço de escrituração escolar, de pessoal, de arquivo, da emissão e recepção de documentos relativos à Unidade de Ensino.

A secretaria é a porta de entrada da escola. É geralmente neste setor que as pessoas se dirigem à escola pelas mais variadas razões: são recebidas as famílias dos alunos e as que estão procurando vaga para os filhos, até fornecedores, representantes e outros visitantes.

A secretaria é também a produtora e guardiã da memória e da documentação da escola, de seus alunos e professores, das atas de reuniões e correspondência etc. Além disso, ela é o braço executivo da Direção da Escola.

O secretário de Unidade Escolar é o responsável pelo funcionamento e expediente da secretaria, podendo ser auxiliado em suas tarefas por funcionário qualificado.

No desenvolvimento de suas atividades um secretário deve ser capaz de mobilizar uma equipe rumo a concretização de seus objetivos. E para isso é fundamental o conhecimento, habilidade técnica e inteligência emocional, pois todo profissional deve ser líder no seu campo de atuação.

ATRIBUIÇÕES (REGIMENTO ESCOLAR)

� Organizar arquivos assegurando a preservação de documentos pertinentes a vida escolar dos alunos e do quadro de pessoal; � Conhecer e coligir toda legislação escolar vigente; � Escriturar e expedir correspondências e documentações oficiais, mediante apreciação do Diretor, obedecendo a prazos legais; � Articular-se com a direção para que, nos prazos previstos, sejam fornecidos todos os resultados escolares referentes as programações regulares e especiais; � Responsabilizar-se pela escrituração e expedição de documentos escolares, bem como dar autenticidade pela aposição de assinaturas com o Diretor; � Conhecer e utilizar os recursos tecnológicos disponíveis; manter atualizada toda documentação escolar;

� Executar tarefas delegadas pelo Diretor da Unidade de Ensino, no âmbito de sua atuação. ATUALIZAÇÃO E ARQUIVO DE DOCUMENTOS (REGIMENTO ESCOLAR)

� Protocolo � Inventário da Unidade Municipal de Educação � Controle e frequência de pessoal � Termos de visita de autoridades � Regimento e plano escolar � Proposta Pedagógica � Correspondências expedidas e recebidas � Registro de reuniões � Registro de eliminação de papéis � Assentamento de pessoal � Matrículas, frequência e resultados das avaliações dos alunos � Histórico escolar � Cadastro de concluintes � Prontuários de funcionários, professores, equipe técnica e alunos � Alunado � Outros documentos.


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ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA ESCOLAR

A secretaria escolar é um setor de apoio à direção, possui tanto atribuições burocráticas como dinâmicas. Uma das atribuições ditas como burocrática é a gestão do acervo de documentos escolares e pode qualificá-los como pertinentes à Vida Escolar dos Alunos ou Estruturais da Unidade Escolar.

Unidade Escolar → A escola passa a existir oficialmente quando da publicação em diário oficial de seu ato de criação, que precede a portaria de autorização de funcionamento expedida pelo órgão jurisdicional competente. No caso do Sistema Municipal de Ensino é ato privativo da Secretária de Educação. Esse arquivo compreende desde os processos administrativos de autorização de funcionamento (salvo algumas exceções), planos escolares e outros referentes a regularização de seu funcionamento como mudança de endereço ou denominação; compreende os livros de registros pertinentes à organização da unidade no cotidiano, como: atribuição de aulas, registro de ponto, circulares, intercorrências, visitas, protocolo, eliminação de documentos além dos livros próprios dos órgãos adjuntos da unidade: A APM e o Conselho de Escola. Também são gerenciados documentos esparsos, termos de visita e correspondências expedidas e recebidas.

Vida Escolar → É o conglomerado de registros inerentes aos dados pessoais, de rendimento e movimentação de alunos, reunido em prontuários com a finalidade de possibilitar consulta e ateste do grau de escolaridade de determinada pessoa. Consiste no histórico escolar, no consolidado, nas atas de resultados finais, livros de matrícula e documentações anexas ao prontuário do aluno, tais como requerimentos de matrícula, fichas cadastrais e cópias de documentos pessoais. Tudo o que diz respeito ao aluno e seus registros escolares corresponde à Vida Escolar. Sob este prisma, a Secretaria da Escola possui quatro atribuições básicas a saber:

� Atendimento ao público: Pode ser pessoal ou telefônico e consiste na realização de matrículas, transferências, prestação de informações e recepção de solicitações do público, de autoridades, funcionários ou da comunidade em geral. � Arquivologia: Consiste no gerenciamento dos arquivos de escola, seja de documentos recebidos, expedidos ou de prontuários de alunos ou pessoal. � Escrituração: É o ateste dos registros pertinentes à vida escolar do aluno e unidade. Dados inerentes ao rendimento, matrícula, regularização de vida escolar, expedição de históricos escolares, fichas e livros específicos. Toda a escrituração destes atos compete à secretaria. � Expediente: Consiste na redação de documentos diversos, variam de memorandos, ofícios, atas, relatórios, circulares, planilhas etc.

Toda a consulta, interna ou externa, é feita à Secretaria Escolar, pois a porta de entrada para a escola é

por meio desta, seja se matriculando como discente, entregando o encaminhamento e abrindo a folha de ponto como funcionário, ou se identificando como autoridade ou visitante. A função do Secretário Escolar é a prestação de assessoramento à direção, por isso deve triar os contatos e preparar o assessorado para recebê-los. Conhecendo as atribuições de uma secretaria escolar, podemos assim traçar o seguinte modelo de atribuições desta, que conferimos a seguir:


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Secretaria

Atividades Meio

Atividade Fim

Fonte de Informações

ATENDIMENTO AO PÚBLICO

“Atendimento corresponde ao ato de atender, ou seja, ao ato de cuidar, prestar atenção às pessoas que

recebemos ou mantemos contato”. O atendimento requer de quem pratica muita responsabilidade e um estado de espírito baseado na

competência.

Atendimento ao Público

• Alunos e ex-alunos • Professores • Diretores

• Supervisores • Funcionários

• Representantes dos órgãos educacionais

oficiais • Matrículas

• Inscrições

Escrituração Escolar

• Ingresso de alunos • Movimentação de

alunos • Lançamento de

rendimento escolar • Registros de vida escolar de alunos e

unidade • Registros de vida

civil da unidade • Convalidação de atos escolares, os

quais se responsabilizará

juntamente com o Diretor pela sua

expedição

Arquivologia

• Gerir os arquivos Correntes,

Intermediários e Permanentes

• Manter o acervo de acordo com as

tabelas de temporalidade

• Organizar o arquivo de forma sistêmica,

facilitando a consulta e

localização de documentos por

meio de catálogo, preferencialmente eletrônico, nos três níveis de arquivo

Expediente

• Elaboração e expedição de

correspondência administrativa e

documentos oficiais


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Todo atendimento serve para:

• Recepcionar – receber as pessoas, passar uma imagem positiva e prestar um bom atendimento; • Informar – esclarecer dúvidas; • Orientar – indicar opções e ajudar a tomar decisões; • Filtrar – diagnosticar a necessidade do público; • Amenizar – acalmar os ânimos e fazer esperar; • Agilizar – evitar desperdício de tempo.

Um atendimento de qualidade se faz com cuidado, vontade, profissionalismo, respeitando e valorizando o público e lembrando sempre, ao iniciar um atendimento, de dedicarmos um tempo para:

• Ouvir – o que as pessoas tem a dizer;

• Considerar – os sentimentos das pessoas (nervosismo, desânimo, etc.);

• Compreender – a importância das pessoas, para nós e para nossa escola.

A imagem é um fator decisivo para o sucesso de uma escola, pois está diretamente ligada ao atendimento. É

durante o atendimento que o público terá uma boa ou má impressão da escola. A recepção é o cartão de visitas para o público.

� Comunicação: A comunicação é tudo o que um profissional em atendimento usa para exercer o seu trabalho. De sua capacidade

de comunicar-se com o público e da mensagem que ele transmitir, dependerá a qualidade do seu atendimento e os frutos do seu trabalho.

� Relações Interpessoais: As relações interpessoais nada mais são do que a maior ou menor capacidade do ser humano conviver ou

comunicar-se com seus semelhantes. Assim, o relacionamento profissional é uma ligação de amizade profissional condicionada a uma série de atitudes recíprocas.

Carregamos conosco a bagagem do que somos e a depositamos sobre os nossos amigos, família e trabalho. É

necessário gerenciar as situações de conflito que surjam nos relacionamentos de trabalho, ser condescendente com as pessoas e firme na resolução de problemas, saber trabalhar com as mais variadas emoções, ser assertivo e buscar soluções criativas e adequadas.

�Atendimento ao Público e Matrículas É importante frisar que o contato dos responsáveis pelos alunos e a unidade escolar está cada vez mais complicado face à vida moderna onde o trabalho não é mais uma atividade privativa do homem, estendendo-se à mulher e em horários muitas vezes inflexíveis e incompatíveis com as demandas da escola. Portanto todas as informações e assinaturas devem ser colhidas no ato da matrícula, deixar algo para depois pode significar deixar algo sem ser feito. Desenvolver uma listagem de informações pertinentes ao aluno e, principalmente, à localização de pessoas que possam buscá-lo na unidade em situações emergenciais é crucial. Os modelos padronizados constam no SIGES e são gerados por meio de informações nele registradas, por isso deve ser atualizado, não obstante o uso de informações complementares a juízo das Unidades Escolares, disponíveis em local de fácil consulta. (Ex: ficha emergencial)

Não existe fórmula mágica para se aplicar em atendimento ao público, assim como nenhum curso, seja

profissionalizante, de bacharelado ou livre vai te habilitar a relacionar-se com pessoas. As pessoas jamais terão previsibilidade em suas reações, nem tudo o que vale para um valerá para outro, por isso as ciências sociais fundamentais (sociologia, antropologia, filosofia) são ciências humanas e não exatas, determinadas sempre pela frieza dos números. É impossível utilizar-se de um cálculo matemático para determinar um coeficiente, a raiz de uma função que nos permita traçar uma parábola ou outro gráfico ilustrativo do estado do ser humano.


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�A Tríade das Relações Humanas A “Tríade das Relações Humanas” é o alicerce para lidar com o público: Respeito, Empatia e Clareza.

O respeito deve sempre existir, pois é a base para o convívio em sociedade, não existe sociedade democrática sem ele e deve ser mantido até as últimas consequências independente da situação. O atendente deve sempre manter o autocontrole e não se deixar levar pelo calor da situação. Respeitar é a primeira providência que deve tomar aquele que deseja ser respeitado.

Empatia, que é a capacidade de se colocar no lugar de outrem, vem de analisar a situação sob o olhar do atendido e, com isso, derrubar a velha máxima de que “o respeito acaba a partir do momento em que uma das partes falta com ele”, dar o troco na mesma moeda é se desviar do foco principal que é resolver o problema. A empatia tem o poder de, quase sempre, reconfortar o interlocutor, pois ele acaba desenvolvendo uma relação de confiança com o atendente e saindo da defensiva. Não se pode confundir a empatia com excesso de complacência, esta induz ao erro por pura indulgência.

E, por fim, a clareza, que consiste em eliminar rodeios e dar a informação correta ao solicitante, sem iludi-lo ou ludibriá-lo pois isso irrita e torna o ambiente tenso, descredita a pessoa perante a comunidade escolar e estabelece clima de animosidade em relações futuras. Obviamente existem informações que são de cunho confidencial ou que, por determinação superior, normativa ou legal, não podem ser disponibilizadas naquele momento, em casos como estes o melhor a fazer é explicar ao munícipe que não pode disponibilizar a informação naquele momento e o motivo pelo qual há a impossibilidade.

É claro que isso não vai lhe fazer sorrir e propiciar o início de uma grande amizade, porém irá demonstrar o atendimento respeitoso, imparcial e profissional dado pela unidade.

�A escola como grupo social A escola é um campo de vasta diversidade cultural, e, dependendo da amplitude de criação, subsistência e

demais fatores comportamentais da comunidade escolar (alunos, pais e educadores), nos permite analisar o encontro de mundos completamente distintos: lá nos deparamos com crianças tão pobres que frequentam as aulas para desfrutar da merenda que lhes é oferecida, da mesma forma que nos deparamos com pessoas que abdicam do pagamento de mensalidades em escolas particulares para aquisição de automóveis, imóveis ou outros bens permanentes de valor elevado. O funcionário da secretaria atenderá ambos e deverá proceder de maneira isonômica. O que seria proceder de maneira isonômica? Isonomia, consagrada no art. 5º da Constituição Federal, consiste, neste caso, em identificar o nível de discernimento de cada pessoa e direcionar o atendimento de acordo com ele, sempre mantendo a tríade das relações humanas. Deve haver o interesse comum em solucionar o problema apresentado, bem como o esforço em apresentar a solução ou uma alternativa para esta, isto trará um alento para o munícipe, pois perceberá que recebeu a atenção devida.

É comum observar que os funcionários mais antigos das unidades criaram vínculos com a comunidade, às vezes

até por residir próximo à unidade, porém jamais se deve confundir esses laços com o lado profissional, pois isso poderia por em risco a credibilidade e idoneidade do funcionário e da instituição. É interessante sempre separar as coisas, ser cortês não significa sempre dizer sim.

�Comunicação Durante o atendimento, o secretário ou oficial deve ser claro, evitar o uso de vocábulos demasiadamente

complicados, de termos que geram ambiguidade, confusão e, principalmente, de gírias, pois estas dão um ar de desleixo. Veja como uma frase pode ser modificada pelos três caminhos:

Linguagem extremamente vernacular → É defeso aos discentes alterar marcações realizadas em avaliações, que deverão ser indeléveis.


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Linguagem extremamente coloquial → Não pode mudar a 'paradinha' que tu colocou na prova, por isso que o negócio é feito com caneta. Linguagem adequada → É proibido rasurar as anotações de provas, que deverão ser feitas a tinta.

Além da linguagem adequada ser mais direta ela não permite interpretações dúbias... Um sujeito que não possui

amplo conhecimento em vernáculo (acredito que somente magistrados o dominem perfeitamente) poderia facilmente interpretar de forma equivocada os verbetes: 'defeso', que significa proibido, com passível de defesa e 'indelével', que significa inapagável, com indevido.

Lembre-se que atenderá desde pessoas com nível superior até pessoas sem qualquer escolaridade, portanto é

muito importante se lembrar que o simples é sempre o melhor a ser feito. Zinedine Zidane foi um gênio do futebol jogando simples, a Seleção de 82 perdeu uma copa do mundo jogando bonito. Utilizar o vernáculo diante de pessoas que não o compreendam, além de soar arrogante e inoportuno, ainda pode ocasionar ruídos de comunicação e produzir efeitos opostos. Imagine se alguém confunde defeso (proibido) com direito de defesa? Iriam fazer o que se proíbe ser feito e ainda se rebelar contra a sanção que lhes foi imposta.

Da mesma forma que o excesso de gírias e linguajar coloquial podem descreditar a pessoa e por em dúvida seu

profissionalismo e seriedade. Nossa aparência e, principalmente, nossa fala são verdadeiras credenciais perante a sociedade e as gírias são, inegavelmente, repudiadas em qualquer ambiente corporativo. Para Reynaldo Passadori, Especialista em Gestão de Pessoas e Comunicação Interpessoal, “o uso de gírias reflete na imaturidade, no desleixo e no baixo nível cultural, descreditando não só o funcionário como a organização a qual está empregado”.

Outro aspecto que deve ser observado no campo da comunicação, e isso vale inclusive para redação de

documentos, é evitar o excesso de terminologias técnicas, visto que nem todos possuem o conhecimento específico para assimilar o termo. Suponha que foi enviado um comunicado aos pais de determinada unidade escolar acerca de uma visita de um grupo de professores para observar os métodos pedagógicos adotados e um desses pais telefonam para a unidade em busca de uma resposta, percebam a diferença na abordagem:

Linguagem extremamente técnica → Uma junta de professores foi designada para elaborar um estudo sobre os aspectos que afetam o desenvolvimento cognitivo dos alunos. Linguagem adequada → Um grupo de professores visitou a unidade para observar os meios educacionais adotados e verificar se são os mais eficientes para o aprendizado.

'Cognição' é um termo utilizado pela Psicologia, Pedagogia e demais Ciências Sociais que estudam a

aprendizagem e a aquisição de novos conhecimentos. Convenhamos, não é todo mundo que terá conhecimento desta terminologia, portanto ela deve ser evitada. Os termos técnicos somente devem ser utilizados entre profissionais do ramo no trato de assuntos a eles inerente. Atendendo o público

A porta de entrada para a escola é pela secretaria, seja literalmente falando (nos casos de algumas unidades) ou por meio da matrícula realizada pelo setor. Além de propiciar o acesso à educação a secretaria escolar é o local procurado para diversas informações escolares e extra-escolares. Para que haja um entendimento detalhado, é necessário observar que a escola é um ponto de referência na sua região, tanto geograficamente quanto na confiabilidade da população, portanto é comum às vezes haver consultas sobre onde fica a policlínica mais próxima, onde fica determinada rua, como funcionam alguns programas da Prefeitura coisas que não são de competência primordial da unidade mas, pela credibilidade que a população deposita na escola enquanto instituição, ocorrem e não deixam de ser um parâmetro para a imagem desta. Os munícipes esperam, ao menos, o mínimo de atenção da pessoa que esteja a frente do atendimento, claro que o bom senso deve ser observado, se há uma fila de munícipes solicitando atendimento pertinente à escola, obviamente que terão prioridade.


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Na seara dos assuntos escolares é frequente a incidência casos que requerem atenção redobrada para que se descubra o que de fato é solicitado. Deve-se saber ouvir e ter um conhecimento variado pois, nem sempre, as pessoas sabem expressar o que querem. Por exemplo: número de visto-confere, já houve casos que foi referido como “uma chancela da escola”. É comum, especialmente nas comunidades mais carentes, os munícipes se referirem a determinados documentos como “um papel” descrevendo também sua finalidade ou seu solicitante. Vejam alguns exemplos:

Um papel da assistente social → Declaração de escolaridade para recebimento de verba municipal.

Um papel pra fazer a matrícula → Declaração de escolaridade válida por 30 dias até a emissão do histórico. Obrigatória para efetivação de transferência no Ensino Fundamental.

Um papel da professora falando do meu filho na escola → Relatório de aluno (normalmente solicitado pelo SVC, elaborado mediante apreciação do Orientador Educacional)

Em casos como esse o diálogo e a paciência são primordiais, inclusive porque às vezes, infelizmente, o

munícipe é orientado de forma equivocada pela fonte que requisitou dele aquele documento, o que pode gerar ruídos de comunicação.

�Conclusão Lidar com pessoas é uma arte, a aptidão para lidar com seres humanos vem de diversos fatores culturais

que nem sempre correspondem a um elevado nível intelectual, tais como carisma, simpatia, empatia e temperamento. Como mencionado anteriormente: não existe fórmula mágica para lidar com o ser humano, pois os fatores comportamentais não se enquadram no campo das ciências exatas, devendo o atendente fazer valer não só seus conhecimentos técnicos, mas também os melhores valores sócio-culturais.

MÓDULO II: Documentação e Arquivologia Escolar

A formalização dos processos estão presentes na cultura organizacional desde a concepção da teoria

da burocracia por Max Weber, consolidada como importante teoria acadêmica por viabilizar a formalização e padronização de métodos e processos, especialmente no tocante a registros e oficialização de atos em geral.

Por meio dos preceitos de Weber é possível sistematizar métodos e processos de forma detalhada e minuciosa, muitas vezes fazendo uso da antevisão para que sua concepção seja plena. Em contrapartida, uma organização demasiadamente burocrática tende ao excesso de papelório – diz respeito a qualquer comunicação expressa, seja em espécie ou eletrônica – e, consequentemente, morosidade no andamento de trâmites.

Isso gerou a concepção leiga de que a Burocracia é um malefício, que só ocorre quando sua gestão é deficitária.

Por isso é válido saber redigir documentos de forma clara e inequívoca e gerenciá-los a fim de obter um feedback com o máximo de brevidade possível. Um documento mal redigido pode ensejar ruídos de comunicação que adiará severamente o processo. Observe abaixo uma situação hipotética:

→ Unidade Escolar envia memorando solicitando reparo na rede elétrica

Situação 1: Se enviado ao setor errado → pode ser devolvido ao remetente ou encaminhado ao setor. Em qualquer um dos casos será atrasado o processo por conta do tempo que levará o tramite.


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Situação 2: Se Redigido de forma dúbia → pode ter um atendimento diverso do que foi solicitado, ser devolvido ao remetente para esclarecimentos ou simplesmente esquecido. Podendo atrasar ou retardar o processo de forma irreparável.

Clarice Lispector possui uma frase famosa: “a palavra é meu domínio sobre o mundo”, sobre ela pode-

se dizer que o bom redator é aquele que faz da palavra um poderoso instrumento para argumentação, sem que para isso haja um prolongamento desnecessário que certamente irá gerar desinteresse do receptor.

REDAÇÃO OFICIAL

�Requerimento É um documento usado para pedir algo a determinada autoridade ou pessoa, de hierarquia superior.

Escreve-se em papel tamanho almaço com pauta, se manuscrito e sem pauta, se datilografado ou digitado, sempre na 3ª pessoa e texto justificado.

O requerimento é iniciado com a indicação do cargo ocupado pelo destinatário, corpo do texto deve ser bem objetivo e conter:

• os dados do requerimento; • o pedido propriamente dito, introduzido pelos verbos “solicitar” ou “requerer”; • a justificativa do pedido; • o fecho, composto pela expressão: “Nestes termos, pede deferimento”; • o local e a data; • assinatura do requerente.

OBSERVAÇÕES:

1) O pronome de tratamento Vossa Senhoria ( V.Sª. ), quando necessário, é geralmente empregado se o requerimento é dirigido a:

• secretários; • departamentos das diversas secretarias; • presidentes de conselhos; • diretores de repartições; • diretores de escolas; outros;

2) O pronome de tratamento Vossa Excelência ( V.Exª. ) é geralmente empregado quando o requerimento é

dirigido a:

• presidente da república; • governadores; • deputados e senadores; • reitores de universidades (facultativo a utilização de “Vossa Magnificência”, abreviado como V.Mag.); • prefeitos; • secretários estaduais etc.

Nesses casos o requerimento deve ser iniciado com a fórmula Exmo. Sr. (Excelentíssimo Senhor).


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OBS.: As disposições são atualizadas esporadicamente.


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� Ofício

É a correspondência oficial utilizada pelas autoridades públicas, podendo também ser usado por instituições particulares, para tratar de assuntos de serviço ou de interesse da administração.

O ofício, segundo as normas da Secretaria de Educação, deve apresentar a seguinte estrutura:

1. Timbre – o timbre deve vir impresso, centralizado no alto da página, a 3 cm da borda do papel, contendo, além

do nome do órgão (Secretaria, Diretoria, Divisão, Departamento, Setor, Entidade etc,.), o endereço para correspondência, o telefone e o endereço eletrônico (e-mail).

2. Margens – superior e inferior: 3 cm; esquerda: 2,5 cm e direita: 1,5 cm.

3. Tipo e número do expediente – devem constar a numeração, o ano e a sigla do órgão que expede o

documento, alinhados à esquerda e a 2,5 cm (equivale a apertar 5 vezes a tecla “enter”) abaixo do timbre.

4. Local e Data – devem ser escritos alinhados à direita, 1 cm (equivale a apertar 2 vezes a tecla “enter”) abaixo

da linha do tipo e do número do expediente.

5. Destinatário – A identificação do destinatário deve ser feita após o local e data e antes do assunto, devendo se

localizar 1,5 cm abaixo da linha anterior.

6. Assunto – é a Ementa ou Rubrica. Sintetiza o contexto do Ofício e tem a finalidade de permitir um conhecimento prévio da matéria nele contida. Fica a 2 cm (equivale a apertar 4 vezes a tecla “enter”) abaixo do local e data.

7. Vocativo – verticalmente, fica a 1 cm abaixo da ementa. Horizontalmente, terá o mesmo avanço do parágrafo,

ou seja, 2,5 cm da margem esquerda do texto. O vocativo será “Senhor (a)” seguido do respectivo cargo. Exemplo: Senhora Secretária.

8. Texto – Exposição da matéria de forma clara e concisa, em parágrafos organizados conforme se dispõe a

seguir.

9. Parágrafos – o avanço do parágrafo (a alínea paragrafal) deve ser de 2,5 cm da margem esquerda do texto.

10. Espaço entre linhas – Espaço simples.

11. Fecho – possui, além da finalidade óbvia de marcar o final do texto, a de saudar o destinatário. Considera-se como sendo o último parágrafo do Ofício. O fecho ficará centralizado e a 1,5 cm abaixo do último parágrafo (equivale a 3 “enter”). Há 2 tipos de fechos: “Respeitosamente”, para as altas autoridades (Presidente da República, Governador, Prefeito, Deputado, Vereador, etc.), e “Atenciosamente”, para os demais.

12. Identificação do emitente (assinatura) – Todas as comunicações oficiais, excluídas aquelas assinadas pelo

Presidente da República, devem trazer digitados o nome (em letras maiúsculas) e o cargo da autoridade que expede, logo abaixo do local da assinatura, pois o espaço de 2,5 cm (equivale a apertar 5 vezes a tecla “enter”) entre o fecho e o nome da autoridade é suficiente para isso. Esse procedimento facilita em muito a identificação da origem da comunicação. A identificação de quem assina será sempre centralizada.

13. Se o Ofício tiver duas páginas – a segunda deverá ser impressa no verso da folha, com margem superior de

5 cm (equivalente a 4 “enter”), os demais alinhamentos seguem os mesmos padrões.


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� Memorando

É a correspondência interna utilizada entre unidades administrativa de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em um nível diferente, na qual se expõe qualquer assunto referente à atividade administrativa.

O memorando deve apresentar a seguinte estrutura:

1. Timbre – O timbre deve vir impresso, centralizado no alto da página, a 3 cm da borda do papel, contendo, além do nome do órgão (Secretaria, Diretoria, Divisão, Departamento, Seção, Unidade Municipal de Educação etc.), o endereço para correspondência, o telefone e o endereço eletrônico (e-mail).

2. Margens – superior e inferior: 3 cm; esquerda: 2,5 cm e direita: 1,5 cm

3. Tipo e número do expediente – devem constar a numeração, o ano e a sigla do órgão que expede o

documento, alinhados à esquerda e a 2,5 cm (equivale a apertar 5 vezes a tecla “enter”) abaixo do timbre.

4. Local e Data – devem ser escritos alinhados à direita, 1 cm (equivale a apertar 2 vezes a tecla “enter”)

abaixo da linha do tipo e do número do expediente .

5. Destinatário -Ao (À) Sr. (Sra.) “nome”, seguido do nome do cargo que ocupa.

6. Assunto – é a Ementa ou Rubrica. Sintetiza o contexto do memorando e tem a finalidade de permitir um conhecimento prévio da matéria nele contida. Fica a 1,5 cm (equivale a apertar 3 vezes a tecla “enter”) abaixo do nome do destinatário.

7. Texto – Exposição da matéria de forma clara e concisa, em parágrafos organizados conforme se

dispõe a seguir.

8. Fecho – O fecho ficará centralizado e a 1,5 cm abaixo do último parágrafo (equivale a 1 “enter”). Há 2 tipos de fechos: “Respeitosamente”, para as altas autoridades, e “Atenciosamente”, para os demais.

9. Identificação do emitente (assinatura) – A 2,5 cm após o fecho, centralizados, devem vir o nome do

emitente, em maiúsculas, e, abaixo, o cargo que ocupa.

10. Se o Memorando tiver duas páginas – a segunda deverá ser impressa no verso da folha, com margem superior de 5 cm (equivalente a 4 “enter”), os demais alinhamentos seguem os mesmos padrões.


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� Ata

É o registro objetivo e fiel dos fatos ocorridos numa reunião. O cuidado de quem lavra ou redige uma ata é de não deixar espaço onde se possa, mais tarde, acrescentar ou suprimir palavras, alterando o registro inicial. Caso haja erro, a pessoa encarregada de redigir a ata deve escrever “digo”, fazendo logo em seguida a necessária correção (ex.: intensão, digo, intenção). Se o erro só for descoberto no final, deve-se escrever: “Em tempo: onde se lê “aquilo”, leia-se “isso”, ou quando for necessário algum acréscimo de informação (Em tempo: na relação dos presentes, acrescente-se o nome do senhor Fulano de Tal); não pode haver abreviações e os números devem ser escritos por extenso.

O registro da ata deve ser feito em livro próprio, o qual deverá ter o termo de abertura, isto é, a indicação da finalidade do livro, e o termo de encerramento, que será datado e assinado no mesmo tempo, sendo responsável pela sua assinatura aquele que firmou o termo de abertura.

Termo de Abertura:

“Este livro contém cem folhas numeradas tipograficamente e rubricadas por mim, Fulano de Tal, e se

destina ao registro de atas das reuniões ordinárias e extraordinárias do ................”

Santos, 18 de janeiro de 2012.

(assinatura)

Termo de Encerramento:

“Eu Fulano de Tal, presidente do conselho ................., declaro encerrado este livro de atas.”

Santos, 18 de janeiro de 2012. (assinatura)

�Uma ata é composta de:

• Cabeçalho/Abertura – Deve apresentar a indicação da ata, o dia, a hora e o local da reunião, bem como as identificações das entidades reunidas, os nomes do presidente e do secretário, e a finalidade;

• Desenvolvimento – Narram-se em seguida, por ordem cronológica, os assuntos tratados e os encaminhamentos, mencionando-se quem fez colocações;

• Fecho: O fecho das atas é quase sempre imutável e ocorre quando todos os acontecimentos foram registrados: “Nada mais havendo a tratar, foi encerrada e lavrada a presente ata que após lida e aprovada segue assinada por mim e por todos os presentes”.

�a redação da ata:

● Os números são escritos por extenso e, para facilidade na leitura, podem ser repetidos em algarismos entre parêntesis; ● Deve ser feita a caneta; ● Registrar a indicação dos presentes; ● Não deve conter parágrafos, emendas ou rasuras;


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EXEMPLO:

Aos oito dias do mês de março de dois mil e onze, às quinze horas, na sala (................. ) da Unidade

( ......................), realizou-se a terceira reunião do (............. ) presidido pelo senhor Fulano de Tal e secretariado

por mim, Carlos da Silva, para tratar da seguinte ordem do dia, conforme edital numero cinco barra dois mil e nove (5/09), expedido a todos os membros do Conselho com data de fevereiro do corrente ano: 1) relatório das atividades do ......... ; 2) prestação de contas da diretoria; 3) planos de ação para o corrente ano. Estiveram presentes os seguintes membros do Conselho: (..................

), (....................

), (......................

). O senhor presidente

solicitou a leitura da ata da reunião anterior. Após a leitura, como não houve emendas ou ressalvas, foi ela aprovada por unanimidade. Dando início à ordem do dia, o senhor presidente relatou (........).Nada mais havendo a tratar, o senhor presidente encerrou a reunião, agradecendo a presença de todos. E para constar, eu Carlos da Silva, lavrei a presente ata que, depois de lida e aprovada, será assinada por mim, pelo senhor presidente e por todos os presentes.

→ Obs: Quando de ata datada no primeiro dia de cada mês, utilizar “Ao primeiro dia do mês de...”

� Atestado ou Declaração

É um documento fornecido a pedido do interessado, por pessoa credenciada, declarando a ocorrência de um fato ou a existência de uma situação. Deverá ser escrito em papel timbrado e conter o carimbo do estabelecimento no canto superior direito, estabelecendo-se margem à esquerda e a direita, mantendo-se a estética.

Compõe-se de: 1. Timbre – Impresso no alto do papel. Em certidões/atestados particulares não se usa timbre; 2. Título – Atestado / Declaração – Cerca de 10 linhas do timbre e no centro da folha; 3. Texto – Cerca de quatro linhas do título. Deve conter: 4. Identificação do emissor; 5. O verbo atestar ou declarar no presente do indicativo, na terceira pessoa do singular ou do

plural (atesta / atestam / declara / declaram); 6. Finalidade do documento - para fins escolares / para os devidos fins; 7. Nome do solicitante e dados de identificação – ex: Sr. Félix Guerreiro, R.G. Nº

1.234.567/SP; 8. Identificação do fato ou situação que atesta/declara – ex: está incapacitado de

exercer suas atividades laborativas no período de 01/05/2012 a 08/05/2012. 9. Localidade e Data – Cerca de três linhas do texto. 10. Assinatura – Cerca de três linhas da data.


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� Procuração

É um documento por meio do qual alguém (pessoa, empresa ou órgão) concede a outrem poderes para agir em seu nome. A procuração pode ser pública ou particular.

Compõe-se de: 1. Título: procuração 2. Texto; 3. Localidade e data; 4. Assinatura; 5. Testemunhas.


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� Circular

Trata-se de um documento, geralmente interno, para transmitir avisos, ordens, pedidos ou instruções, dar ciência de leis, decretos, portarias, etc.

Detalhes: • Destina-se a uma ou mais de uma pessoa/órgão/empresa. No caso de mais de um destinatário, todas as

vias distribuídas devem ser iguais.

• A paragrafação pode seguir o estilo americano (sem entradas de parágrafo), ou estilo tradicional. No caso de estilo americano, todo texto, a data e a assinatura devem ser alinhados à margem esquerda.

No estilo tradicional, devem ser centralizados.

1) Timbre – Impresso no alto do papel.

2) Título e Número – Cerca de 3 linhas do timbre e no centro da folha. O número pode vir seguido do ano.

3) Data – A data deve estar próxima do título e número, ao lado ou abaixo, podendo se apresentar de

várias formas:

CIRCULAR Nº 01, DE 2 DE MARÇO DE 2009

CIRCULAR Nº 01 DE 2 DE MARÇO DE 2009

CIRCULAR Nº 01/02 Santos, 2 de março de 2009

d) Ementa (opcional) – Deve vir abaixo do título e data, cerca de três linhas.

Ementa: Material de consumo. Ref.: Material de consumo

e) Invocação – Cerca de quatro linhas do título. Dependendo do assunto e destinatários, invocação é dispensável.

Excelentíssimo Senhor: Senhor Prefeito: Senhores Pais:

f) Texto – Cerca de três linhas do título. Deve conter: • exposição do assunto, desenvolvida a partir dos objetivos;

• a sensibilização do receptor/destinatário (apelo);

• convite a agir (impulso).

g) Cumprimento Final:

• Cordialmente,

• Respeitosamente,

• Atenciosamente, Nota: o cumprimento final pode vir acompanhado de um último parágrafo:

Sem mais, ficamos à disposição para qualquer esclarecimento.

Atenciosamente,

h) Assinatura – Cerca de quatro linhas do cumprimento final. É composta do nome do emissor (só as iniciais maiúsculas) e cargo ou função (todo em maiúscula):


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Herivelto Nascimento DIRETOR

i) Anexos – Quando houver documentos a anexar. Escreve-se a palavra anexo à margem

esquerda, seguida da relação do que está anexado:

Anexo: quadro de horários. Anexa: cópia do documento. Anexas: tabela de horários e cópia dos documentos.

j) Iniciais – Na última linha útil do papel, à esquerda, devemos escrever as iniciais de quem

elaborou o texto (redator), seguido das iniciais de quem a datilografou/digitou (em maiúscula ou minúscula, tanto faz). Quando o redator e o datilógrafo forem a mesma pessoa, basta colocar a barra seguida das iniciais:

PPS/AZ Pps/az /pps /PPS

� Edital

Trata-se de ato oficial escrito em que há determinação, aviso, postura, citação, etc., e que se afixa em lugares públicos ou se anuncia na imprensa para conhecimento geral, de alguns interessados ou pessoas nele mencionadas.

Exemplos: Edital de Concurso Público, Edital de Concorrência Pública, Edital de Citação etc.

Detalhes: • Ampla divulgação, que é feita por meio de imprensa (oficial ou não) ou afixação em local público.

• Todo edital deve ser assinado, com exceção de divulgação em imprensa, ou mídia.

• A paragrafação pode seguir o estilo americano (sem entradas de parágrafo), ou estilo tradicional. No caso de estilo americano, todo o texto, a data e a assinatura devem ser alinhados à margem esquerda. No estilo tradicional, devem ser centralizados.

Timbre – Impresso no alto do papel. Todo edital deve conter o timbre do órgão que o expede. Identificação/Título – Logo abaixo do timbre e no centro do papel. Escreve-se a EDITAL Nº, seguido do

número com os 2 algarismos do ano. Pode haver também o código do setor ou do departamento que o expede.

EDITAL Nº 435/02 EDITAL Nº 435 / 02-DIFIN

Ementa – Em forma de resumo, com todas as palavras em maiúsculas, imediatamente

abaixo do título/identificação, centralizada no papel.

EDITAL Nº 435/02 CONCORRÊNCIA PÚBLICA

Texto – Cerca de cinco linhas da ementa. Deve conter todas as informações necessárias ao bom

entendimento do receptor.


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Localidade e Data – Cerca de duas linhas do texto. A localidade e a data por extenso.


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Assinatura – Cerca de três linhas do cumprimento final. É composta do nome do emissor (só as iniciais maiúsculas) e cargo ou função (todo em maiúscula).

José do Nascimento DIRETOR DE RECURSOS HUMANOS

Visto – Muitas vezes, por determinações internas do órgão, o edital precisa ser visado (= ter visto) por

funcionário hierarquicamente superior, diretor, coordenador ou presidente. Quando essa prática for necessária, escreve-se a três linhas da ASSINATURA a palavra VISTO. Logo abaixo se escreve o nome civil de quem deverá visar o documento (apenas as letras iniciais maiúsculas) e o cargo que ocupa (todas as letras maiúsculas). Visto:

Epaminondas da Silva

PRESIDENTE

ABREVIAÇÕES

D. Dona

Sr. Senhor

Srª Senhora

D.D. Digníssimo

MM. ou Mmo. Meritíssimo (para juízes de direito)

Ilmo Ilustríssimo

Revmo. Reverendíssimo (para núncios, arcebispos e bispos)

V. Rev. Vossa Reverência

V. Ema. Vossa Eminência (para cardeais)

V. Sa. Vossa Senhoria

V. Mag. Vossa Magnificência para reitores, pró-reitores e vice-reitores.

V. Exa(s) Vossa Excelência(s) para presidentes da república e vice-presidentes, membros do poder

judiciário, câmaras, ministros, oficiais, procuradores gerais e secretários de estado).


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Livros

Os livros podem ser escriturados manualmente ou impressos eletronicamente, por meio do sistema SIGES, como é o caso do livro de matrículas e livro ata de resultados finais, gerado pela base de dados inseridos no sistema, por se tratar de livro oficial não pode ser rasurado, portanto a geração de dados corretos é crucial para a legitimidade do registro. Os livros podem ser de registros administrativos ou escolares:

� São Livros de Registros Administrativos:

→ Livro Ponto: Para registro de frequência de pessoal, será utilizado para subsidiar a confecção da planilha de frequência. Separado da seguinte forma: Professores, Equipe Técnica e Funcionários. Deve constar os seguintes registros: mês, ano, registro funcional, regime jurídico, carga horária, cargo; os dias do mês assinalados sábados, domingos, feriados e pontos facultativos; campo de observações padrão. Neste livro não são admitidas emendas ou rasuras a fim de que a documentação da frequência seja o mais transparente possível. Observe-se as peculiaridades entre professores de educação infantil e de ensino fundamental I (PEB I) e professores de ensino fundamental II (PEB II), funcionários e equipe técnica; são livros distintos para cada um, sendo o do PEB II com escrituração distinta.

→ Livro Protocolo: Para registro e controle da entrada e saída de documentos da unidade (recomenda-se que sejam feitos em livros separados), tem a funcionalidade de produzir provas quanto ao recebimento de determinadas documentações pelo destinatário ou para organização da própria unidade quanto aos prazos e trabalhos relativos ao documento ou processo. Nele deve constar a data, a descrição do documento, o destinatário e a assinatura do recebedor e do entregador. Algumas escolas fazem uso do protocolo simples, que consiste no registro da entrega e do documento entregue, ou ainda a relação de remessa.

→ Registro de Eliminação de Papéis: De acordo com a tabela de temporalidade, os documentos que serão destruídos deverão ser registrados nesse livro para que não haja responsabilidade administrativa quanto a suposta destruição indevida, o que caracteriza infração funcional grave e, ocasionalmente, crime contra a administração pública.

→ Inventário: Consiste no registro de todos os bens da unidade escolar, catalogados e organizados de maneira específica e uniforme, devendo ser atualizado de acordo com as mutações patrimoniais. Deve conter dados quantitativos e qualitativos do bem, tais como: descrição, marca, modelo e número de patrimônio se houver.

→ Circular: Consiste no registro de comunicados oficiais à comunidade escolar que careça de ciência expressa dos subordinados ou interessados. Pode ser utilizado para fins meramente informativos, tais como comunicação acerca de prazos de remoção, ou para emissão de ordens internas.

→ Registro de Rondas da Polícia Militar e Guarda Municipal: Estes livros são escriturados e manuseados pelos membros das referidas corporações, devendo ser aberto, encerrado e arquivado pela unidade. Sua finalidade é a de manter um registro de rondas e ocorrências inerentes à Guarda ou à Polícia no âmbito escolar.

→ Visitas: possui cunho de registrar convidados em eventos abertos à comunidade escolar, tais como feiras, exposições etc.

→ Ata de APM: registro de reuniões ordinárias e extraordinárias da Associação de Pais e Mestres, manuseado pelo Presidente da APM e escriturado pelo Secretário da APM.

→ Ocorrências: consiste no registro de advertências dadas a funcionários, professores e membros de equipe técnica pela Direção em virtude de conduta incompatível com os deveres funcionais. Será vistado pelo Supervisor de Ensino.


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� São Livros de Registros Escolares:

→ Ata do Conselho de Escola: registro de reuniões ordinárias e extraordinárias do Conselho de Escola, órgão colegiado de natureza executiva e consultiva em âmbito escolar, manuseado pelo Presidente do Conselho e escriturado pelo Secretário do Conselho.

→ Livro de Matrículas: De escrituração da Secretaria Escolar, consiste no registro completo dos alunos, nome dos pais, endereço e sua movimentação na unidade escolar, contendo data de ingresso e transferência, cancelamento ou desistência. Atualmente é gerado por meio do SIGES, porém, antes de sua concepção, era feito em livro próprio de forma manuscrita.

→ Livro Ata de Resultados Finais: Consiste no registro do rendimento escolar dos alunos ao término do ano letivo (ou semestre letivo no caso da EJA). Deve ser escriturada pelo secretário da unidade que irá firmá-la juntamente com o Diretor e o Supervisor de Ensino. É por meio desta ata que o histórico escolar é redigido e, a exemplo do Livro de Matrículas, é gerada pelo SIGES atualmente. Na ata deve constar o registro de rendimento dos alunos, que far-se-á da seguinte forma, de acordo com a série/ano do cursista, no atual Regimento Escolar: 1º ano – conceitos S, quando cumpridas com plenitude todas as tarefas propostas; P, quando cumpridas parcialmente e N quando não cumpridas, atribuídas a cada componente. Assinalado resultado final PE para prosseguimento de estudos e R para retido por frequência. 2º e 4º ano, assinalado resultado final de PE para prosseguimento de estudos ou R para retenção por frequência por componente. Para o 3º, 5º, 6º, 7º, 8º e 9º ano será atribuído P (promovido) quando as notas forem ≥ 6,0 em todos os componentes e frequência ≥ 75%, retido quando não satisfeitas estas exigências. Para frequência, adotar dias letivos para EF 1º ao 5º anos e EJA Ciclo I e Aulas Dadas para EF 6º a 9º ano e EJA Ciclo II. Quando o aluno for reclassificado ou transferido o campo será cancelado e registrada a movimentação pertinente.

→ Intercorrências: consiste no registro de fatos inerentes aos alunos em atividade escolar, seja de um mero acidente ou fruto de conduta inadequada. Deve ser firmada por quem efetuou o registro com ciência do responsável pelo aluno. Existem Unidades que adotam este tipo de registro em fichas cujo arquivamento pode ser feito em pasta própria ou no prontuário do aluno.

→ Atribuição: de manuseio privativo da Direção da unidade, consiste na atribuição de classes/aulas para os docentes no início do ano/semestre letivo.

→ Relação de Históricos: consiste no registro de retirada de históricos escolares pelos alunos.

OBSERVAÇÃO

1. Todos os documentos expedidos a quaisquer órgãos públicos ou privados, deverão ser protocolados em livro

próprio e suas cópias arquivadas em pastas. 2. Site para consulta: www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual

Arquivologia Escolar

O Arquivo é o acervo de documentos diversificados organizados e catalogados de forma sistêmica para consulta. Um arquivo bem organizado permite uma consulta rápida e simples, que pode ser feita por qualquer pessoa, mesmo que não tenha manuseado anteriormente a documentação ou que não tenha noção de como foi organizada. Um arquivo organizado de forma que somente a pessoa que o gerencia seja capaz de localizar o que quer que seja não é um arquivo organizado e catalogado de forma sistêmica.


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O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, em conjunto com o Arquivo Nacional, reconhece vários tipos de arquivo em seu dicionário de terminologia arquivística, mas são três as divisões principais de arquivo por temporalidade/importância: Corrente (mais conhecido como Arquivo Vivo), Intermediário e Permanente (também chamado de Arquivo Morto).

• O Arquivo Corrente diz respeito às documentações com grande movimentação e com tempo de 6 a 12 meses de protocolo. Devem estar sempre acessíveis à consulta, pois tratam de assuntos não resolvidos ou resolvidos recentemente, que se fazem presentes no dia a dia da unidade.

• O Arquivo Intermediário corresponde às documentações com tempo superior a 12 meses e com importância pouco relevante, devendo ser arquivados em local de fácil acessibilidade. Existem repartições que fazem arquivos anuais, remetendo documentações dos seis primeiros meses ao arquivo morto e dos seis meses seguintes ao intermediário e posteriormente ao morto. Também se enquadram como arquivo intermediário os documentos provenientes do arquivo corrente que aguardam destinação: se serão destruídos ou encaminhados ao arquivo permanente, de acordo com a tabela de temporalidade vigente.

• O Arquivo Permanente é o acervo de documentos com tempo superior a 12 meses, que sejam de uso pouco frequente e que não possam ser destruídos após determinado período de tempo devido a importância do conteúdo. O local onde ficará guardado deve ser adequado de forma a não interferir na organização e catalogação do acervo, que deve ser de fácil consulta, preferencialmente informatizada, com constante atualização para que não haja lapsos temporais ou perda de documentos irreparáveis. � Gerindo o Arquivo Corrente Os arquivos correntes normalmente são acomodados em pastas classificadoras A-Z de acordo com a

natureza do documento. As UMEs seguem um padrão semelhante ao que iremos dispor, podendo haver pequenas alterações de acordo com as peculiaridades de cada unidade.

→ Memorandos Expedidos: Consiste no arquivamento de memorandos expedidos pela unidade, em ordem cronológica com numeração definida e elencada em índice capeador para melhor localização do documento, com assunto e data de expedição.

→ Ofícios Expedidos: Consiste no arquivamento de ofícios expedidos pela unidade, aplicável, no que couber, as disposições quanto ao arquivamento dos memorandos.

→ Memorandos Recebidos: Consiste no arquivamento de memorandos recebidos pela unidade, devendo ser organizado por mês (de acordo com a data que consta no documento como o de sua expedição) para que haja localização ágil do documento. Existem diversos tipos de organização para esta pasta derivada deste modelo, como por exemplo o uso de um capeador mensal, separado, dentro de cada mês, os documentos enviados por setor, porém, não há, via de regra, uma constância de expedição de memorandos por setor, o que pode fazer com que estes modelos de organização se tornem confusos e sua localização morosa.

→ Ofícios Recebidos: Consiste no arquivamento de ofícios recebidos pela unidade, aplicável, no que couber, as disposições quanto ao arquivamento de memorandos.

→ Correspondências Recebidas: Consiste no arquivamento de demais correspondências recebidas pela unidade, tais como convites de autoridades, cartas etc.

→ Recortes e exemplares de D.O.: Observando o disposto na Constituição Federal/1988, art. 37 caput, a administração pública rege-se pelos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, por isso todo o ato administrativo deve ser público e o meio oficial para publicidade dos atos é o Diário Oficial.


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Antes das edições do Diário Oficial encontrarem-se digitalizadas, era obrigatório que as unidades arquivassem seus exemplares diariamente. Os atos pertinentes à unidade escolar eram recortados, catalogados e arquivados em pasta específica para facilitar consulta, o que persiste em algumas unidades até hoje, mas as Seções de Apoio Administrativo e Financeiro (SAAFs) têm adotado um livro de registros de publicações, que substitui o arquivamento dos atos em espécie. Porém o contexto mantém-se inalterado, sendo essenciais, a priori, para os atos inerentes a organização escolar. Existem unidades que também arquivam atos inerentes à vida funcional do pessoal, como portarias de nomeação, substituição, ato declaratório de estabilidade, despachos concedendo licença prêmio ou sem vencimentos, especialmente quando se tratar de servidores com fixação de sede na unidade (vide estatuto do magistério municipal – L.C. 752/2012).

→ Resumo de Legislação: Trata-se do arquivamento do índice de legislações educacionais publicadas no mês vigente, feitas pela Seção de Legislação e Normas – SELNOR com base nos Diários Oficiais da União, Estado e Município.

→ Materiais e Serviços: arquiva-se nesta pasta todos os documentos inerentes a realização de serviços de manutenção e saneamento da unidade, bem como os recibos e protocolos de materiais recebidos. Sugere-se uma subdivisão entre ambos para que seja mais fácil a localização de um documento.

→ Solicitação de Materiais: é realizada por meio de formulário específico e de caráter mensal, todas os formulários expedidos devem ser arquivados nesta pasta.

→ Merenda: pasta para aquivo de documentos recebidos que descrevem a remessa de alimentos da merenda escolar.

→ Encaminhamentos: todo o servidor quando designado a determinada unidade recebe um encaminhamento devidamente assinado pelo servidor e pelo encaminhante, que deve ser arquivado nesta pasta para que se prove a legitimidade de sua admissão no equipamento público.

→ Fichas Funcionais: consiste em um formulário específico contendo dados pessoais de cada servidor da unidade, para fins consultivos, que devem ser organizados nesta pasta.

→ Planilhas: Arquivam-se as cópias das planilhas de frequência dos servidores da unidade.

→ Horas Extras: Arquivam-se as cópias das planilhas de horas extras/aulas excedentes dos servidores da

unidade.

→ Termos de Visita: Cada autoridade deve de ter uma pasta individual: Supervisor de Ensino, Nutricionista e Orientadores Técnicos. O termo de visita consiste em um breve relatório dos assuntos tratados na unidade, contendo orientações e registros oficiais de fatos apurados, a unidade sempre fará jus a uma cópia do termo que deverá ser arquivada nesta pasta.

� Gerindo o Arquivo Intermediário Para a correta gestão do arquivo intermediário deve-se ater à tabela de temporalidade oficial, pois é por

meio desta que os documentos, cuja importância se extinguiu em virtude do lapso temporal, serão destruídos ou encaminhados ao arquivo permanente, devendo, no caso de eliminação, registrar os documentos conforme norma. � Gerindo o Arquivo Permanente

Os arquivos permanentes (ou arquivo morto) se dividem em dois tipos: os prontuários de ex-alunos e os demais documentos de cunho perpétuo.

Esta subdivisão existe pois os históricos escolares expedidos têm uma via arquivada nos prontuários dos alunos, dispensando a necessidade de consulta às atas de resultados finais para elaboração de outro. Cada


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prontuário possui um número de ordem que possibilite organização e arquivamento contínuos, de forma a catalogá-los com facilidade de localização e consulta. Recomendamos que o catálogo seja desenvolvido por meio eletrônico (planilhas informatizadas ou banco de dados), por ser uma forma ágil de consulta e mais segura, de forma a evitar criação de duplicidades, porém, é válido registrar que nas escolas mais antigas, existem prontuários registrados em livros.

A catalogação é importantíssima para que o arquivo mantenha-se organizado, no caso dos arquivos permanentes, tende a ser ainda mais relevante face o acúmulo de documentos conforme o tempo de existência da unidade escolar. Recomenda-se o uso de meios informatizados para sua catalogação, especialmente por se tratar de um meio indiscutivelmente mais ágil e organizado.

→ Prontuários Podem ser destinados aos alunos ou aos servidores, fazendo parte dos arquivos correntes, quando estes estão em exercício, ou permanentes, quando encontram-se afastados por tempo indeterminado.

� Prontuário do Aluno: O prontuário do aluno é constituído das cópias de documentos pessoais e de um conjunto de documentos padronizados, contendo informações geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a sua vida escolar, de caráter legal e sigiloso, que possibilita a emissão de registros escolares a qualquer tempo. No prontuário do aluno constará todos os seus documentos pessoais, os mesmos exigidos no ato da matrícula, bem como os formulários que oficializaram a matrícula (requerimento de matrícula, ficha do aluno, ficha emergencial etc) e demais anotações pertinentes como atestados médicos, intercorrências, ocorrências, históricos e outros assuntos inerentes a sua vida escolar. Deve ser numerado e catalogado, por série e ano letivo, antes de seu arquivamento pois tratam-se de documentos de cunho perpétuo, e esta organização permite ágil localização do prontuário a qualquer tempo.

� Prontuário do Servidor: O prontuário do servidor é constituído das cópias de documentos pessoais e de um conjunto de documentos padronizados, contendo informações geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a sua vida funcional, de caráter legal, sigiloso e que possibilita o acompanhamento do assentamento funcional oficial. É obrigatório constar declaração de acúmulo ou não acúmulo de cargo, que será apreciada pelo Diretor, referendando assim, no caso dos professores, a carga de aulas que lhes foram atribuídas. Insta salientar que as informações oficiais do servidor constam no Departamento de Gestão de Pessoas – DEGEP, e correspondem ao assentamento funcional do servidor público. É por ele que são feitas consultas e expedidas certidões quanto a vida funcional, pois são registrados os afastamentos, tempo de efetivo exercício, substituições, designações, penalidades e até o número de faltas-lei e atestados médicos. Também constam documentos comprobatórios de escolaridade, de nascimento de filhos, óbito de familiares, certidões de casamento e divórcio. Ademais, é obrigatório o registro dos dados de cada servidor no Plano Escolar. O prontuário do servidor é uma espécie de assentamento funcional suplementar ou paralelo, quando estes se desligam da unidade lhes é facultado levá-lo para o novo local de trabalho.

VIDA ESCOLAR

Abaixo estão elencados os documentos, utilizados na Rede Municipal de Ensino, inerentes à Vida Escolar dos alunos e uma breve explanação acerca de cada um:

� Requerimento de Matrícula

Inscrição do aluno no quadro discente da Unidade de Ensino em formulário próprio, seguindo o modelo do Sistema SIGES.


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� Matrícula


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Ato legal que assegura ao aluno o ingresso ou a classificação em um ano ou etapa escolar, deferido pelo Diretor.

Conforme Regimento Escolar a documentação, prazo e época para matrícula serão determinados pela Secretaria Municipal de Educação.

A solicitação de matrícula será feita por meio de requerimento do pai/responsável ou pelo aluno quando maior de idade, dirigido ao Diretor da Unidade Municipal de Educação.

Na efetivação da matrícula serão observadas as diretrizes estabelecidas pela Secretaria de Educação para o atendimento à demanda escolar.

Na educação infantil o aluno será matriculado de acordo com sua faixa etária, no ensino fundamental os alunos serão matriculados: por ingresso, no 1º ano, de acordo com a legislação vigente ou por classificação ou reclassificação nos demais anos subsequentes. As transferências ocorrerão em qualquer época do ano para ambas modalidades.

Na educação especial a matrícula dos alunos efetivar-se-á após avaliação psicopedagógica e poderão se matricular alunos na faixa etária de quatro a dezoito anos, a partir daí anos os alunos só poderão ser matriculados nas oficinas pré profissionalizantes.

Na educação de jovens e adultos, os alunos serão matriculados por classificação e reclassificação no início dos semestres em qualquer dos seus termos ou por transferência, em qualquer época do ano, entre os cursos de educação de jovens e adultos.”

� Transferência Termo aplicado à saída do aluno de uma escola para outra, registrando em livro ou pasta própria

para esse fim. Conforme Regimento Escolar o pedido de transferência para outro estabelecimento será feito pelo

pai/responsável ou pelo aluno quando maior de idade, dirigido ao Diretor, em qualquer época do ano. Na educação infantil e na educação especial, a ficha de avaliação deverá acompanhar a documentação

de transferência. A transferência do aluno da Unidade Municipal de Educação Especial para o ensino fundamental dar-

se-á a qualquer tempo no decorrer do ano letivo, de acordo com os seguinte procedimentos: – elaboração de relatório pelos Professores, ratificado pela equipe escolar e Supervisor de Ensino; – encaminhamento de relatório e documentação pertinente à vida escolar do aluno à seção competente da Secretaria de Educação.

� Histórico Escolar Registro das notas finais dos alunos, por ano/termo, quando promovidos.

� Classificação e Reclassificação → Classificação – Procedimento utilizado para matricular o aluno em ano adequado a sua

competência comprovada por meio de aplicação de provas. → Reclassificação – Mecanismo utilizado para rever e alterar a classificação do aluno,

matriculando-o em ano mais avançado em relação ao anteriormente cursado, observada a correspondência idade / ano e a avaliação de competências. Somente poderá ocorrer até o final do primeiro bimestre letivo.

Conforme o Regimento Escolar a Unidade Municipal de Educação poderá classificar os alunos de

acordo com os seguintes critérios: – por promoção, ao final de cada ano/termo/módulo; – por retenção, no mesmo ano/termo/módulo; – por transferência, para alunos procedentes de outras escolas situadas no país ou exterior; – por avaliação feita pela Unidade Municipal de Educação, no ensino fundamental, para alunos sem comprovação de escolaridade, observados o grau de desenvolvimento do candidato e a correspondência idade/ano, adotável, no que couber à classificação.


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A reclassificação dos alunos em ano/termo/módulo mais avançado, tendo como referência a correspondência idade/ano e a avaliação de competências, ocorrerá a partir de proposta apresentada pelo Professor ou Professores do aluno, com base nos resultados de avaliação diagnóstica ou solicitação do responsável ou do próprio aluno quando maior de idade, mediante requerimento dirigido ao Diretor da Unidade Municipal de Educação. Na educação de jovens e adultos, na educação especial e na educação profissional, não será considerada a correspondência idade/termo ou módulo.

São procedimentos de reclassificação: – prova dos componentes curriculares da base nacional comum; – uma redação em Língua Portuguesa; – organização de comissão de três docentes responsáveis pela elaboração e correção das provas; – parecer do Conselho de Classe sobre o grau de desenvolvimento do aluno para cursar o ano/termo/módulo pretendido; – parecer conclusivo do Diretor; – análise dos documentos pelo Supervisor de Ensino, retificando ou retificando o parecer apresentado.

O processo relativo à classificação e reclassificação de alunos deverá ser registrado em livro ata específico e os documentos comprobatórios da classificação e da reclassificação arquivados no prontuário do aluno.

Consolidado Bimestral Documento utilizado para organização do resultado do desempenho escolar dos alunos,

durante todo o ano letivo, e o registro de reuniões realizadas pelo Conselho de Classe. Atualmente implica na união/junção dos relatórios 1 e 2 do SIGES.

Relatório 1: Registro de avaliação por período. Relatório 2: Atas de Conselho de Classe.

Cadastro de Alunos Os alunos matriculados na Unidade de Ensino são cadastrados, anualmente, nos sistemas

GDAE – Gestão Dinâmica da Administração Escolar - e SIGES – Sistema de Gestão Escolar. Os alunos concluintes de curso, são cadastrados em programa específico do GDAE (Lauda dos Concluintes).

� Ata de Resultados Finais (Consolidado Final) 1 - Lançamento do 5º conceito: resultado da análise das sínteses no decorrer do ano letivo (isto

ocorrerá no final do ano letivo), no Sistema de Gestão Escolar – SIGES – opção: Relatório / Resultado Avaliação / Ata de Resultados Finais.

2 – Após realização do Conselho de Classe Final, será registrada a Ata de Resultados Finais.

Recomendações

Os funcionários que compõem uma secretaria escolar devem observar as seguintes recomendações, cruciais ao bom andamento dos serviços:

Procurar administrar o tempo – O secundário, se deixado para a última hora, pode se tornar urgente; o trabalhoso, se procrastinado, pode se tornar inexecutável. Saber gerir o tempo não é somente uma funcionalidade para a fluidez dos processos de trabalho, mas um meio para se evitar a estafa causada pelas atividades laborais.

Procurar padronizar a organização – A padronização dos processos é uma das funcionalidades da Teoria da Burocracia, todo o processo ou método padronizado permite que qualquer pessoa possa ter acesso às informações sem prejuízos na organização do setor consultado. Facilita a comunicação intra e extra equipe,


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dispensando o mito de que determinado funcionário é insubstituível para que o serviço seja executado plenamente. Na padronização, procure se ater a preceitos comuns, inclusive para a rede de forma geral.


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Procurar tomar iniciativa – Ser sempre um mero executor não é o caminho adequado para a melhor fluidez do serviço, especialmente nos assuntos que são de sua competência. É óbvio que muitas coisas dependem da complacência dos superiores hierárquicos e, claro, deve-se respeitar tanto a hierarquia quanto o bom senso em qualquer situação. Mas o diferencial é ser mais que o trivial, esse papel, se feito de forma responsável, refletirá apenas em benefícios para todos.

Procurar conhecer plenamente a sua Unidade Escolar – É o que os gestores chamam de “vestir a camisa”, fazer daquilo parte de sua vida, preocupar-se em dar de si o melhor em prol da unidade e conhecê-la como sua própria casa. Em períodos sem serviço (especialmente nos recessos), procure circular pelas dependências da escola, conversar acerca de seu histórico com pessoas que estão ali há mais tempo para ter conhecimento de tudo: da edificação, da comunidade etc. Isso ajudará a lidar com as peculiaridades da Unidade Escolar.

Zelar pelo bom relacionamento e urbanidade – Somos uma Secretaria de Educação, portanto a urbanidade é uma obrigação nossa enquanto educadores. Seja com quem for: Supervisor, Diretor, Coordenador, Professor, Secretário, Oficial, Bibliotecário, Inspetor, Merendeira ou Faxineira, enxergue as pessoas antes de enxergar os cargos que ocupam. Este é o primeiro passo para que os relacionamentos interpessoais não interfiram de forma negativa na organização do serviço, além de jamais pôr a questão pessoal a frente da profissional.

Procure dar fluidez às comunicações – A comunicação é o principal diferencial das sociedades em geral, pois é o instrumento que viabiliza a vida social. Sonegá-la não implica em se engrandecer perante o restante da equipe, significa prejudicar-lhe potencialmente em seu funcionamento. Jamais sonegue uma informação que deve ser socializada, seja sinérgico e não tente resolver sozinho problemas que podem ter uma solução mais ágil se resolvidos em conjunto. Lembre-se: ninguém vence sozinho.

Manter uma pasta paralela de documentos pertinentes para a consulta – Todos os documentos pertinentes à secretaria devem de ter cópia separadas em uma pasta que fique a mão dos seus membros, para consulta rápida, tão logo os receba para ciência da direção. Isso dará mais agilidade para as consultas.

Referencias Bibliográficas

1.CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. Revisada e atualizada. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

2.WEBER, Max. Ciência e política: duas vocações. São Paulo: Martin Claret, 2003. 3.BOWDITCH, J. L. e BUONO, A. F. Elementos de Comportamento Organizacional. São Paulo,

Pioneira, 1992. 4.CARVALHO FILHO, José dos Santos. Manual de direito administrativo. 20. ed. Rio de Janeiro:

Lumen Juris, 2008. 5.SILVA, Paulo Napoleão Nogueira da. Curso de Direito Constitucional. Revista dos Tribunais,

2002. 6.Manual de Secretariado Escolar – Governo do Estado da Bahia (disponível em: www.sec.ba.gov.br) 7.Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) – Arquivo Nacional (disponível em:

www.arquivonacional.gov.br) 8.Prefeitura de Santos – Decreto Municipal nº 5.489/2010 9.Programa de Capacitação Em Serviço (2000) – Secretaria de Educação Prefeitura de Santos

10.Visitas nas secretarias das UMEs: Oswaldo Justo, Fernando Costa, Vinte e Oito de Fevereiro e Eunice Caldas


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A n e x o s


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PERÍODO SÉRIE / ANO CARGA HORÁRIA

1976 1ª a 5ª 972 h

6ª a 8ª 1008 h

1ª a 5ª 936 h

1977 6ª 1008 h

7ª e 8ª 976 h

De 1978 a 1982 1ª a 4ª 828 h

5ª a 8ª 1008 h

1ª a 4ª 828 h

De 1983 a 1991 5ª 972 h

6ª a 8ª 1008 h

1992 1ª a 4ª 1000 h

5ª a 8ª 1008 h

De 1993 a 1995 1ª a 4ª 900 h

5ª a 8ª 1008 h

De 1996 e 1997 1ª a 8ª 1080 h

De 1998 a 2002 1ª a 8ª 1050 h

2003 1ª a 4ª 950 h

5ª a 8ª 1010 h

2004 1ª a 8ª 1000 h

2005 1ª a 8ª 950 h

2006 1º ao 9º Ano / 400 h (EJA) 950 h

2007 1º ao 9º Ano / 400 h (EJA) 950 h

2008 1º ao 9º Ano / 445 h (EJA) 950 h

2009 1º ao 9º Ano / 445 h (EJA) 950 h

2010 1º ao 9º Ano / 445 h (EJA) 950 h

2011 1º ao 9º Ano / 445 h (EJA) 950 h


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CALENDÁRIO ESCOLAR


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Legislações Educacionais

� Federal

• Constituição Federal – 1988 – CF • Lei 8.069/90 – Estatuto da Criança e do Adolescente – ECA – disponível em: • www.planalto.gov.br/ccivil/LEIS/L8069.htm • Lei 9.394/96 – Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional – LDB • Lei 9.424/96 – Fundo de Manutenção e Desenvolvimento e Valorização do Magistério – FUNDEF • Lei 10.172/01 – Plano Nacional de Educação – PNE • Lei nº 12.527/11 – Regulamenta o acesso à informação em órgãos públicos.

� Estadual • Constituição Estadual – 1989 – CE

� Municipal

• Lei Orgânica do Município • Lei 2.683/2010 – Medidas de conscientização, prevenção e combate ao Bullying. • Lei 4.623/84 – Estatuto do Funcionário Público • LC 758/2012 – Plano de Cargos Carreiras e Vencimentos dos Servidores Públicos Municipais • LC 752/2012 – Estatuto e Plano de Cargos Carreiras e Vencimentos do Magistério Público Municipal • Lei 670/90 – Conselho de Escola • Decreto 4.191/2004 – Estatuto Padrão das Associações de Pais e Mestres • Resolução Normativa nº 180/2012 – CMDCA (D.O.S. 04/05/2012, fls. 21/22) – Implementação do

programa “Justiça Restaurativa” nas escolas da rede pública de ensino de Santos. • Regimento Escolar das Unidades Municipais de Educação/2007 – disponível em:

http://www.portal.santos.sp.gov.br/seduc/download.php?view.86

Atos Oficiais Utilizados na Educação

Os Atos Oficiais, ou Atos de Estado, constituem o Ordenamento Jurídico que é vital para a existência do Estado Democrático de Direito. Resumidamente se dividem em atos de natureza legislativa, que dependem de aprovação do Poder Legislativo para sua vigência e atos de administrativos, que são a manifestação unilateral de vontade da administração pública que, agindo nesta qualidade, tenha por fim imediato resguardar, adquirir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigações aos administrados ou a si própria em virtude dos poderes que lhe são atribuídos.

Atos de Natureza Legislativa

� Lei – documento diplomático dispositivo normativo, descendente. Na administração colonial: preceito real que obriga os súditos a obedecerem as ordens. É a vontade soberana do monarca. Vigora até sua revogação. Confunde-se com a Carta de Lei, seguindo sua mesma formalidade e sendo o seu objeto quase o mesmo. Difere na assinatura, trazendo Rei e não El-Rei.

Define-se como lei, a norma jurídica emanada do Poder Legislativo que, com caráter de obrigatoriedade, cria, extingue ou modifica um direito.


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Embora editada pelo Legislativo, deve ser promulgada pelo Poder Executivo. Segundo o Poder Legislativo que a formula, a lei no Brasil pode ser municipal, estadual ou federal. ��0→Lei Ordinária: é a mais frequente, instituída com caráter geral e comum;

→ Lei Complementar: que complementam disposições da Constituição; → Lei Constitucional: para o caso especial das emendas na Constituição outorgada de 1937; → Lei de Exceção: nos casos dos períodos ditatoriais, nos quais as leis podem emanar do detentor do poder; → Lei Especial: para casos muito restritos e objetivos relativos a certos fatos e pessoas → Lei Delegada: que se dá quando o Congresso delega ao Executivo ou a uma Comissão especial a faculdade de emanar a lei. Em geral, as partes Diplomáticas são:

-- protocolo inicial: título – Lei, número e data. Ementa da matéria da lei. A titulação – nome e cargo – da autoridade responsável.

-- texto: sanção, corroboração. -- -- protocolo final: subscrição e precação.

Atos Administrativos

� Decreto – documento diplomático dispositivo normativo, descendente. Na administração colonial eram diplomas de que o Rei se servia-se para objeto particular, cuja execução vai cometida a algum tribunal ou ministro. Ordem do Rei, assinada apenas por ele, com rubrica. Pode acrescentar, modificar ou revogar alguma lei, estabelecer um direito novo ou algo a respeito de uma pessoa, uma instituição ou um negócio particular.

-- protocolo inicial: “Hei por bem” ou “Representando-me...” ou “Sou servido” ou “Tendo em texto: narração dos motivos e o dispositivo, que é o objeto do decreto -- protocolo final: datas tópica e cronologia e rubrica do Soberano

Na administração atual é um ato administrativo que pode ser expedido pelos poderes Judiciário, Legislativo ou Executivo, com força obrigatória, destinado a assegurar ou promover a ordem política, social, jurídica ou administrativa, podendo ainda ter por objetivo regularmente uma lei, fixar normas administrativas, nomear, promover ou demitir funcionários.

-- Decreto Executivo (federal, estadual ou municipal) determina uma regra legal, cuja execução é da competência do Poder Executivo. Explica ou regulamenta situações previstas em leis. O decreto é inferior à lei. Sua função é mais regulamentadora. Nesse caso, é o decreto

regulamentar. Se se referir a situações funcionais, poderá ser individual ou coletivo, conforme o caso.

-- Decreto Judiciário corresponde à decisão da autoridade judicial em caráter de ordem. É o ato que exterioriza a decisão ou o julgamento do juiz.

-- Decreto Legislativo é ato baixado pelo Poder Legislativo em assuntos de sua competência. Não está sujeito à sanção do Executivo. É promulgado pelo presidente do Legislativo.

� protocolo inicial: título – Decreto, número e data. Ementada matéria do decreto. Titulação (nome e cargo da autoridade). � texto: “Considerando... “ Segue-se a considerata, ou os motivos que levam ao dispositivo, que é antecedido da palavra Decreta. A corroboração ou cláusulas de vigência. � protocolo final: datas tópica e cronológica, assinaturas (da autoridade emitente e da precação que, no caso do decreto executivo, é dada pelo ministro ou secretário da pasta que tenha relação com o assunto do decreto).

� Decreto-Lei – documento diplomático dispositivo normativo, descendente. Constitui-se de decreto em forma de lei que, num período ditatorial ou anormal de governo, era expedido exclusivamente pelo chefe de Estado, por estar absorvendo, anormalmente, as funções próprias do Legislativo, eventualmente


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suspenso. A estrutura é a mesma do decreto executivo.


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� Medida Provisória – instrumento constitucional privativo do Presidente da República que, em caráter cumulativo de urgência e relevância, edita atos com força de lei e com eficácia limitada a um período de 60 dias prorrogável uma vez por igual período, quando, se não editada como lei ordinária pelo Congresso Nacional, perde sua eficácia. � Portaria – documento diplomático dispositivo de correspondência, descendente. Na administração colonial era ordem régia, expedida em nome do soberano e que continha instruções sobre a aplicação de leis, normas de serviço, nomeações, demissões ou punições. Assemelha-se ao aviso, porém, ao contrário deste, não explicita o destinatário.

Na atualidade é o ato pelo qual as autoridades competentes determinam providências de caráter administrativo, impõem normas, definem situações funcionais, aplicam penalidades disciplinares e atos semelhantes, com base em atos dispositivos exarados em jurisdições superiores.

protocolo inicial: PORTARIA, número, data (aqui ou no protocolo final), titulação. texto: exposição, dispositivo. protocolo final: subscrição e data (se não no início).

� Deliberação – documento diplomático dispositivo normativo, descendente. É um ato administrativo decisório

sobre assunto submetido a estudo e à decisão, praticando por órgão colegiado. protocolo inicial: título – Deliberação com a sigla do órgão deliberador e número da

deliberação e a sua data cronológica. Ementa. texto: fundamentação do ato (exposição), seguida da palavra Delibera. protocolo final: datas tópica e cronológica.

� Indicação – documento diplomático enunciativo, ascendente. Documento legislativo onde a proposta, depois

de aceita por uma das comissões, passa, então para o plenário.

� Parecer – documento diplomático opinativo ou não-diplomático, dependendo da instância, ascendente ascendente ou horizontal. Opinião técnica ou científica sobre um ato, servindo de base para a tomada de decisão. O mesmo que consulta.

� Resolução – documento dispositivo normativo, descendente. Ato emanado de um órgão colegiado para registrar uma decisão ou uma ordem no âmbito de sua área de atuação. O ato está fundado na própria atribuição conferida ao órgão ou representante. Diz-se que a resolução é conjunta quando o seu dispositivo é do interesse e da área da competência de mais de um órgão público.

protocolo inicial: título – Resolução. Sigla do órgão e numeração. Ementa. Denominação completa do cargo do responsável.

texto: “Resolve...” Texto dividido ou não em parágrafos. protocolo final: datas tópica e cronológica. Assinatura do emitente, presidente ou diretor

do órgão colegiado.


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ALGUMAS SIGLAS USADAS NA EDUCAÇÃO MEC – Ministério de Educação CNE – Conselho Nacional de Educação CEE – Conselho Estadual de Educação CME – Conselho Municipal de Educação SEE – Secretaria do Estado de Educação DRE – Diretoria Regional de Ensino SEDUC – Secretaria Municipal de Educação

ALGUNS SITES USADOS NA EDUCAÇÃO

www.santos.sp.gov.br www.mec.gov.br www.gdae.sp.gov.br www.educacao.sp.gov.br www.cne.gov.br www.egov.santos.sp.gov.br/siges www.fnde.gov.br www.inep.gov.br


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Matriz Curricular Ensino Fundamental


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Matriz Curricular EJA


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Histórico Escolar

� Definição: é o documento oficial que registra, com autenticidade, a vida escolar do aluno. • Não pode conter emendas nem rasuras; • seu preenchimento deve ser cópia fiel dos resultados obtidos pelo aluno;

• o aluno matriculado durante o curso, obrigatoriamente, deverá entregar o histórico escolar original fornecido pela escola de origem;

• ao receber o histórico escolar fornecido pela escola de origem do aluno, o secretário deve verificar se está devidamente preenchido e se contempla a legislação vigente.

� Preenchimento do Histórico Escolar • Identificação da Escola: preencher nome da escola, endereço e ato da criação;

• Identificação do aluno: transcrever fielmente os dados conforme consta do documento de identificação do aluno (certidão de nascimento/R.G.) e o R.A. gerado pelo programa de cadastro do GDAE;

• Resultados dos estudos realizados no ensino fundamental: ano/ série/ termo que o aluno cursou, na sequência que o aluno cursou, sem pular coluna de um ano para outro.

Lembrete:

Deverá ser observada a nomenclatura correspondente a cada ano, de acordo com a organização do sistema de ensino ou especificidade da modalidade cursada pelo aluno (ano/ série/ termo, etc.).

• Transcrever os resultados registrados na ata de resultados finais somente quando o aluno for promovido para o ano / série / termo subsequente, exceto para os 1º, 2º e 4º anos, pois deverá ser registrado na coluna da frente do histórico escolar PROSSEGUIMENTO DE ESTUDOS;

• Transcrever os componentes curriculares e os resultados finais registrados no histórico escolar emitido pela escola de origem, quando o aluno for matriculado durante o transcorrer do curso;

• Registrar D em educação física quando o aluno for dispensado das aulas, de acordo com a legislação vigente;

• Registrar TRANSFERIDO na coluna referente ao ano, quando o aluno é transferido no decorrer do ano letivo em curso;

• Registrar em ensino religioso F (frequentou) para todos ou NF (não frequentou);

• Registrar a carga horária de acordo com a matriz curricular do ano letivo cursado; (com anexo)

Lembrete:

A matriz curricular é parte integrante do Plano Escolar e Proposta Pedagógica da escola; a carga horária foi sendo alterada no decorrer dos anos de


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acordo com a organização do sistema e modalidade do ensino.


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• Estudos realizados no ensino fundamental: -- registrar os dados referentes ao estabelecimento correspondente ao ano registrado no campo Resultados Dos Estudos Realizados No Ensino Fundamental.

• Transferência durante o período letivo:

Lembrete: • Este campo somente será preenchido quando o aluno

solicitar transferência para outro estabelecimento de ensino durante o ano letivo em curso.

• Os registros deverão ser a cópia do consolidado.

• Registrar o período que o aluno esteve matriculado durante o ano letivo em curso;

• Transcrever o resultado final de cada bimestre cursado pelo aluno, por componente curricular; • Do 6º ao 9º ano: registrar o número de faltas e aulas dadas por componente curricular correspondentes ao período cursado pelo aluno;

• Do 1º ao 5º ano: registrar o número de faltas e dias letivos correspondentes ao período cursado pelo aluno.

Observações: • completar o ano/ termo/ série que o aluno tem direito a frequentar;

• registrar informações pertinentes a vida escolar do aluno (reclassificação, dispensa às aulas de educação física, regularização de vida escolar, equivalência de estudos cursados no exterior, etc.)

• transcrever outras observações constantes do histórico escolar da escola de origem, quando estas se referirem aos anos cursados pelo aluno no estabelecimento.

� Casos Específicos: Prosseguimento de Estudos: Incorre na apuração dos resultados dos alunos de 1º, 2º e 4º anos, onde a reprovação somente se admite no caso de frequência inferior a 75% dos dias letivos. � Reclassificação: Aluno reclassificado do ___ Ano/Termo para o ___Ano/Termo do Ensino Fundamental conforme parágrafo 1o, artigo 23 da LDB 9394/96;

� Classificação sem documentação: Aluno classificado para ___Ano/Termo do Ensino Fundamental conforme artigo 24, inciso II, alínea c, da LDB 9394/96;

� Regularização de Vida Escolar: Aluno submetido a processo de regularização de vida escolar de acordo com o artigo 24 da LDB 9394/96 e publicação no DOS de __/__/__;

� Dispensa de Educação Física: Aluno dispensado no Componente Curricular Educação Física conforme parágrafo 3º, artigo 26 da LDB 9394/96.

� Lembrete: O preenchimento do histórico escolar deve ser copia fiel dos recebidos das escolas de origem, não registrando retenção, caso haja, no campo das observações.

� Certificado: � Este campo somente será preenchido na conclusão do curso, quando o aluno terá direito a frequentar o ensino médio.

� Data / Assinatura � Data da expedição do documento;

� Assinatura e carimbo do diretor e secretário.


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Frente do Histórico


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Verso do Histórico


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seduc / 2012 - · pdf filea secretaria é a porta de entrada da escola. é...

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