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Manual de Processo de Trabalho

PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO DE TIC

Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso do Sul Manual de Processos de Trabalho

Planejamento Orçamentário de TIC

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SECRETARIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

DONO DO MACROPROCESSO: ASSESSORIA DE GOVERNANÇA DE TI

1 - OBJETIVO

Descrever as atividades necessárias para elaboração da Proposta Orçamentária da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI), cujo planejamento deverá ocorrer a cada exercício financeiro, tornando-se parte integrante do Orçamento Institucional do TJMS.

2 - CAMPO DE APLICAÇÃO

Secretaria de Tecnologia da Informação

Versão: 1.0 Data de Emissão: 30/06/2017

Elaborado por: Assessoria de Governança de TI Aprovado por: Comitê de Gestão de TIC





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3 - DEFINIÇÕES

Despesas Previstas em Contratos: despesas de caráter continuado previstas em contratos.

Despesas Discricionárias: despesas correntes e de capital não previstas em contratos e nem consideradas despesas de caráter continuado ou permanentes, como por exemplo: diárias, capacitação/treinamento, aquisição de material permanentes, serviços eventuais, dentre outras.

Despesas com Projetos: despesas correntes e de capital para a consecução dos projetos estratégicos, bem como dos projetos operacionais devidamente aprovados e constantes no sistema GPWEB.

Despesas Permanentes: despesas correntes de natureza permanente, bem como despesas legais, abrangidas despesas com pessoal e encargos e outros custeios relacionados a recursos humanos previstos em lei.

Matriz RACI: matriz utilizada para atribuição das responsabilidades relativas a execução das atividades do processo.

Resolução 198/2017 do CNJ: dispõe sobre o Planejamento e Gestão Estratégica no âmbito do Poder Judiciário e dá outras providências.

Resolução 194/2014 do CNJ: institui Política Nacional de Atenção Prioritária ao Primeiro Grau de Jurisdição e dá outras providências.

Resolução 195/2014 do CNJ: dispõe sobre a distribuição de orçamento nos órgãos do Poder Judiciário de primeiro e segundo graus e dá outras providências.

SGF: Sistema de Gestão Financeira do TJMS.





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4 - REGRAS E DIRETRIZES

Este processo deverá estar alinhado com a edição mais recente do Manual de Elaboração da Proposta Orçamentária elaborado pela Secretaria de Finanças.

Este processo deverá ser executado anualmente, a partir do pedido de elaboração da proposta orçamentária pelo Diretor Geral ou Presidente deste Tribunal, tendo início normalmente no mês de maio e finalização no mês de agosto de cada ano.

Todos os diretores da STI deverão ser envolvidos neste processo e ficarão responsáveis por atualizar e consolidar os documentos de seu departamento.

A Proposta Orçamentária da STI deverá ser aprovada pelo Comitê de Governança de TIC.

A Proposta Orçamentária da STI deverá estar alinhada com o Planejamento Estratégico Institucional (PEI) e Planejamento Estratégico e Diretor de TIC (PETIC/PDTIC).





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5 - PROCESSO: PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO DE TIC

5.1 PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

PAPEL RESPONSABILIDADES RESPONSÁVEL

Comitê de Governança de TIC

Aprovar a Proposta Orçamentária Comitê de Governança de TIC

Direção da STI

Deliberar junto às áreas técnicas sobre os investimentos de TIC para o exercício do ano seguinte

Validar a Proposta Orçamentária Diretor da STI

Áreas Técnicas

Analisar a manutenção dos contratos vigentes Planejar os investimentos e projetos de TIC para o ano

seguinte Planejar os cursos e diárias para o ano seguinte Planejar outras despesas de não-TIC para o ano seguinte Estimar os custos das despesas planejadas para o ano

seguinte Analisar, juntamente com a Assessoria de Governança e

diretor da STI, os pedidos de despesas de outras áreas Atualizar os projetos no Gpweb, quando necessário

Diretores de Departamentos, Coordenadores e Assessores





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Assessoria de Governança de TI

Receber da Sec. de Finanças e repassar para as áreas técnicas, as diretrizes para elaboração da Proposta Orçamentária

Pesquisar os contratos vigentes Solicitar despesas para outras Secretarias de necessidades

levantadas junto às áreas técnicas e direção da STI Receber e analisar os pedidos de orçamento de outras áreas

junto às áreas técnicas e solicitantes Consolidar a Proposta Orçamentária no sistema Atualizar os Planejamentos (PETIC, PDTIC e outros)

Assessoria de Governança de TI

Secretaria de Finanças

Encaminhar diretrizes para elaboração da Proposta Orçamentária

Analisar a Proposta Orçamentária Aprovar ou solicitar revisão da Proposta Orçamentária

Diretor do Departamento de Orçamento e Contabilidade

Áreas TJMS Solicitar orçamento de TI à STI Receber e analisar pedidos de orçamento da STI

Diretores das demais áreas do TJMS





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5.2 FLUXO DO PROCESSO





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5.3 DESCRIÇÃO DO PROCESSO

ATIVIDADE OBJETIVO RESPONSÁVEL ENTRADAS PROCEDIMENTOS SAÍDAS

Receber Diretrizes p/ elaboração da Proposta Orçamentária

Receber as diretrizes para elaboração da Proposta Orçamentária da STI

Assessoria de Governança

Diretrizes

Receber da Secretaria de Finanças as diretrizes e o calendário para elaboração da Proposta Orçamentária da STI e analisar.

Diretrizes analisadas

Repassar Diretrizes para Áreas Técnicas

Repassar diretrizes para as áreas técnicas da STI


Diretrizes

Repassar às áreas técnicas da STI as diretrizes pertinentes e o calendário definido pela Sec. de Finanças para elaboração da Proposta Orçamentária.

Diretrizes repassadas





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Pesquisar Contratos Vigentes

Pesquisar os contratos vigentes da STI


Diretrizes

Pesquisar no Sistema SGF os contratos pertencentes à STI que estão vigentes.

Elaborar relação de contratos de serviços contínuos vigentes com as respectivas estimativas de reajuste financeiro para o exercício do ano seguinte.

Relação de Contratos vigentes com estimativa de reajuste

Analisar Manutenção dos Contratos Vigentes

Analisar a necessidade de manutenção dos contratos de serviços contínuos vigentes

Área Técnica Relação de Contratos vigentes, Diretrizes

Analisar a necessidade de manutenção dos contratos de serviços contínuos vigentes.

Verificar a necessidade de realizar novos contratos de prestação de serviços contínuos para o ano seguinte.

Relação de contratos que serão prorrogados, renovados e acrescentados





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Planejar Investimentos

Planejar os investimentos de TIC para o ano seguinte

Área Técnica PDTIC - Plano de Investimento e Custeio, Diretrizes

Planejar, junto à equipe e diretor da STI, as despesas de investimento de TIC para o ano seguinte observando os investimentos já previstos no PDTIC, bem como outros que deverão ser acrescentados / revisados.

Planejamento de Investimentos de TIC

Planejar Projetos

Planejar projetos para o ano seguinte

Área Técnica PDTIC - Plano de Investimento e Custeio, Diretrizes

Planejar, junto à equipe e diretor da STI, os projetos estratégicos e operacionais da STI que deverão ser realizados, e que envolvam custos, no ano seguinte, observando as ações previstas no PDTIC ou que deverão ser acrescentadas / revisadas.

Planejamento de projetos

Planejar cursos e diárias

Planejar cursos e diárias para o ano seguinte

Área Técnica Diretrizes

Planejar, junto à equipe e diretor da STI, os cursos a serem realizados no ano seguinte, bem como levantar as diárias necessárias para realização dos mesmos.

Planejamento de cursos e diárias





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Planejar outras despesas de não-TIC

Planejar outras despesas de não-TIC para o ano seguinte

Área Técnica Diretrizes

Planejar, junto à equipe e diretor da STI, demais despesas de não-TIC para o ano seguinte, a exemplo de despesas com: diárias não relacionadas a cursos, suprimento de fundos, gratificação na condição de servidor instrutor, aquisição de bens de consumo em geral e outros bens permanentes não previstos no orçamento da SBS, bens e serviços relacionados a infraestrutura predial não previstos no orçamento da Secretaria de Obras.

Planejamento de outras despesas de não-TIC

Estimar Despesas de não-TIC

Estimar valores para as despesas de não-TIC do ano seguinte

Área Técnica

Planejamento de cursos e diárias, Planejamento de outras despesas de não-TIC, Orçamentos

Estimar os valores a serem gastos com as despesas de cursos e diárias, e outras despesas de não-TIC, planejadas para o ano seguinte, com base em orçamentos ou estimativas análogas.

Orçamento estimado despesas de não-TIC





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Informar despesas de não-TIC

Informar à Assessoria de Governança as despesas de não-TIC do ano seguinte

Área Técnica

Planejamento de cursos e diárias, Planejamento de outras despesas de não-TIC, Orçamento estimado de despesas de não-TIC

Informar à Assessoria de Governança o planejamento e orçamento estimado de cursos e diárias e de outras despesas de não-TIC, para o ano seguinte.

Planejamento de cursos e diárias, Planejamento de outras despesas de não-TIC, Orçamento estimado de despesas de não-TIC

Incluir no SGF despesas para outras Secretarias

Incluir no sistema SGF as despesas para outras Secretarias do ano seguinte


Planejamento de cursos e diárias, Planejamento de outras despesas de não-TIC, Orçamento estimado despesas de não-TIC

Consolidar as informações de despesas de não-TIC informadas pelas áreas técnicas e incluir no Sistema SGF os pedidos de orçamento para outras secretarias.

Despesas para outras Secretarias

Analisar despesas de outras áreas

Analisar os pedidos de despesas de outras áreas do TJMS para o ano seguinte


Despesas de outras áreas

Analisar, junto às áreas técnicas e solicitantes, os pedidos de orçamento de outras áreas do TJMS a fim de compor a Proposta Orçamentária da STI.

Despesas de outras áreas aprovadas ou reprovadas





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Estimar Despesas de TIC

Estimar valores para as despesas de TIC do ano seguinte

Área Técnica

Relação de contratos que serão prorrogados, renovados e acrescentados; Planejamento de Investimentos de TIC; Planejamento de projetos; Orçamentos

Estimar os valores a serem gastos com os investimentos de TIC, projetos e novos contratos para o ano seguinte, com base em orçamentos ou estimativas análogas.

Validar as estimativas de reajuste financeiro para os contratos que serão prorrogados ou renovados no exercício do ano seguinte.

Orçamento estimado despesas de TIC

Informar despesas de TIC

Informar à Assessoria de Governança as despesas de TIC do ano seguinte

Área Técnica

Relação de contratos que serão prorrogados, renovados e acrescentados; Planejamento de Investimentos de TIC; Planejamento de projetos; Orçamento estimado despesas de TIC

Informar à Assessoria de Governança o planejamento e orçamento estimado de despesas de TIC, para o ano seguinte.

Relação de contratos que serão prorrogados, renovados e acrescentados; Planejamento de Investimentos de TIC; Planejamento de projetos; Orçamento estimado despesas de TIC





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Consolidar Proposta Orçamentária

Consolidar a Proposta Orçamentária da STI


Relação de contratos que serão prorrogados, renovados e acrescentados; Planejamento de Investimentos de TIC; Planejamento de projetos; Orçamento estimado despesas de TIC; Despesa de outras áreas aprovadas

Consolidar no sistema SGF as informações de despesas de TIC informadas pelas áreas técnicas e pedidos de despesas de outras áreas aprovadas.

Ou, em caso de não aprovação da Proposta Orçamentária pelo Comitê de Governança de TIC ou Secretaria de Finanças, efetuar a revisão junto às áreas técnicas e Diretor da STI.

Proposta Orçamentária consolidada

Validar Proposta Orçamentária

Validar a Proposta Orçamentária da STI

Diretor da STI Proposta Orçamentária consolidada

Validar a Proposta Orçamentária da STI consolidada pela Assessoria de Governança no sistema SGF.

Proposta Orçamentária validada





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Aprovar Proposta Orçamentária

Aprovar a Proposta Orçamentária da STI

Comitê de Governança de TIC

Proposta Orçamentária validada

O Comitê de Governança de TIC deverá deliberar e aprovar a Proposta Orçamentária da STI para finalização da proposta no sistema SGF.

Proposta Orçamentária aprovada pelo CTI, Proposta Orçamentária reprovada pelo CTI

Finalizar Proposta no SGF

Finalizar a Proposta Orçamentária da STI no sistema SGF

Diretor da STI Proposta Orçamentária aprovada pelo CTI

Finalizar no sistema SGF a Proposta Orçamentária aprovada pelo Comitê de Governança de TIC

Proposta Orçamentária finalizada

Analisar Proposta Orçamentária

Analisar a Proposta Orçamentária da STI


Proposta Orçamentária finalizada

Analisar a Proposta Orçamentária da STI para aprová-la ou solicitar revisão.

Proposta Orçamentária aprovada, Diretrizes para revisão

Atualizar Planejamentos

Atualizar os Planejamentos de TIC


Proposta Orçamentária aprovada, PDTIC, PETIC

Atualizar, se necessário, o Plano Diretor de TIC (PDTIC), o Plano Estratégico de TIC (PETIC) e outros documentos que façam referência ao orçamento de TIC.

PDTIC revisado, PETIC revisado





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Atualizar Projetos no GPWEB

Atualizar os projetos no GPWEB

Área Técnica Proposta Orçamentária aprovada, Projetos

Atualizar, se necessário, os projetos da STI no sistema GPWEB.

Projetos revisados





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6 - MATRIZ RACI

ATIVIDADES Comitê de

Governança de TIC Direção da

STI Áreas

Técnicas Assessoria de Governança


Áreas TJMS

Receber Diretrizes p/ elaboração da Proposta Orçamentária

R C

Repassar Diretrizes para Áreas Técnicas

I I R

Pesquisar Contratos Vigentes

I I R C

Analisar Manutenção dos Contratos Vigentes

C R

Planejar Investimentos

C R

Planejar Projetos

C R

Planejar cursos e diárias

C R

Planejar outras despesas de não-TIC

C R

Estimar Despesas de não-TIC

C R

Informar despesas de não-TIC

R I

Incluir no SGF despesas para outras Secretarias

R

I

Analisar despesas de outras áreas

C C R

C





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Estimar Despesas de TIC

C R

Informar despesas de TIC

R I

Consolidar Proposta Orçamentária

C

R C

Validar Proposta Orçamentária

R

C

Aprovar Proposta Orçamentária R C

I

Finalizar Proposta no SGF

R

C I

Analisar Proposta Orçamentária

I

C R

Atualizar Planejamentos

C C R

Atualizar Projetos no GPWEB

R I

LEGENDA: (Responsible | Accountable | Consulted | Informed = R - Responsável | A - Prestador de Contas | C - Consultado | I - Informado)





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7 - CONTROLES DO PROCESSO

7.1 INDICADORES DO PROCESSO

1) Índice de Execução do Orçamento Original de TIC

Objetivo Medir a execução do Orçamento Original de TIC

Origem Controle do Processo

Periodicidade Semestral

Meta 90%

Forma de Cálculo Orçamento Executado / Orçamento Original * 100

2) Índice de Execução do Orçamento Atualizado de TIC

Objetivo Medir a execução do Orçamento Atualizado de TIC

Origem Controle do Processo

Periodicidade Semestral

Meta 80%

Forma de Cálculo Orçamento Executado / Orçamento Atualizado * 100





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8 – HISTÓRICO DE REVISÃO

Equipe de Documentação

NOME CARGO

Adriano Castro Analista de Governança

Larissa O. Ostrowsky Ovando Assessora Técnica Especializada

DESCRIÇÃO RESPONSÁVEL DATA VERSÃO

Desenho do Processo Assessoria de Governança 26/05/2017 1.0

Aprovação e Instituição do Processo Comitê de Gestão de TIC 30/06/2017 1.0

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