manual do formando - tic b3 b

Manual Técnico do Formando

Conceitos Fundamentais

A janela do Microsoft Excel 2007

Iniciar o Microsoft Excel 2007

Operações na Folha de Cálculo

Formatar Células

Formatação da Folha de Cálculo

Fórmulas e Funções

Inserir Gráficos, Imagens, Texto.

Gestão e análise de listas

TIC_B3_B

UTILIZAR UMA APLICAÇÃO DE

FOLHA DE CÁLCULO

Proibida a Reprodução Parcial ou Integral deste Manual sem autorização da DTIM

Elaborado por: Sérgio Jorge Revisto por: Ana Isabel Portugal Validado por: Ana Isabel Portugal 2 de 135

Índice

ÍNDICE .................................................................................................... 2

1. INTRODUÇÃO .................................................................................. 5

2. APRESENTAÇÃO DO EXCEL 2007 ................................................ 6

3. A JANELA DO MICROSOFT EXCEL 2007 ...................................... 7

3.1. O botão do Office ................................................................................................................................. 9

3.2. A barra de ferramentas de acesso rápido ................................................................................... 10

3.3. O friso do Microsoft Excel ............................................................................................................... 10

3.3.1. Separadores do friso ...................................................................................................................... 11

4. INICIAR O MICROSOFT EXCEL 2007 ........................................... 15

4.1. Livro em branco ................................................................................................................................. 15

4.2. Abrir um livro existente .................................................................................................................... 15

4.3. Guardar um livro ................................................................................................................................ 16

4.4. Área de trabalho ................................................................................................................................. 20

4.5. Alterar o espaço destinado às folhas (separadores) ............................................................... 21

4.6. Teclado ................................................................................................................................................. 21

4.7. Manipulação das folhas de cálculo ............................................................................................... 22

4.7.1. Mudar o nome da folha de cálculo ................................................................................................ 22

4.7.2. Inserir uma folha de cálculo ........................................................................................................... 24

4.7.3. Eliminar uma folha de cálculo........................................................................................................ 24

4.7.4. Mover uma de folha de cálculo ..................................................................................................... 25

5. OPERAÇÕES NA FOLHA DE CÁLCULO ...................................... 29

5.1. Seleccionar células ........................................................................................................................... 30

5.1.1. Seleccionar um bloco de células com o rato ............................................................................... 30

5.1.2. Seleccionar vários blocos de células ........................................................................................... 31

5.1.3. Seleccionar todas as células da folha .......................................................................................... 32

5.2. Tipos de dados ................................................................................................................................... 33

5.2.1. Texto ................................................................................................................................................. 33

5.2.2. Valores numéricos .......................................................................................................................... 33

5.2.3. Datas ................................................................................................................................................. 33

5.2.4. Fórmulas ........................................................................................................................................... 33

5.2.5. Inserção de dados em células ....................................................................................................... 35

5.2.6. Inserção de texto ............................................................................................................................. 36

5.2.7. Inserção de números ...................................................................................................................... 36

5.2.8. Inserção de números como texto.................................................................................................. 37

Manual do Formando - TIC_B3_B

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 3 de 135

5.2.9. Completar automaticamente texto em colunas .......................................................................... 37

5.3. Alterar o conteúdo das células ...................................................................................................... 38

5.3.1. Eliminar o conteúdo das células ................................................................................................... 38

5.3.2. Alterar parcialmente o conteúdo das células .............................................................................. 39

5.3.3. Substituir totalmente o conteúdo de uma célula ......................................................................... 40

5.4. Mover e copiar células...................................................................................................................... 41

5.4.1. Combinações de teclas .................................................................................................................. 41

5.4.2. Friso................................................................................................................................................... 42

5.4.3. Técnica de arrastar e largar ........................................................................................................... 43

5.5. Linhas e colunas ................................................................................................................................ 43

5.5.1. Inserir células, linhas e colunas utilizando o botão direito do rato ........................................... 44

5.5.2. Inserir células, linhas e colunas utilizando o friso ...................................................................... 45

5.5.3. Eliminar células, linhas e colunas utilizando o botão direito do rato ....................................... 46

5.5.4. Eliminar células, linhas e colunas utilizando o friso ................................................................... 47

5.5.5. Formatar a altura das linhas e das colunas ................................................................................ 48

6. FORMATAR CÉLULAS .................................................................. 50

6.1. Esconder a grelha .............................................................................................................................. 50

6.1.1. Tipo de letra ..................................................................................................................................... 51

6.1.2. Tipo de dados .................................................................................................................................. 54

6.1.3. Alinhamento ..................................................................................................................................... 55

6.1.4. Moldar o texto .................................................................................................................................. 56

6.1.5. Unir células ....................................................................................................................................... 56

6.1.6. Orientação de texto ......................................................................................................................... 57

6.1.7. Limites das células .......................................................................................................................... 58

6.1.8. Cor de preenchimento .................................................................................................................... 60

6.2. Estilos de células ............................................................................................................................... 61

7. FORMATAÇÃO DA FOLHA DE CÁLCULO ................................... 63

7.1. Criar cabeçalho e rodapés .............................................................................................................. 64

7.1.1. Cabeçalho e rodapés pré-definidos .............................................................................................. 65

7.1.2. Mudar entre o cabeçalho e o rodapé ........................................................................................... 66

7.1.3. Cabeçalhos e rodapés personalizados ........................................................................................ 67

7.1.1. Cabeçalhos e rodapés usando o Configurar página .................................................................. 67

7.2. Configurar a folha de cálculo para impressão ........................................................................... 70

7.2.1. Margens da página ......................................................................................................................... 70

7.2.2. Definir área de impressão .............................................................................................................. 71

8. FÓRMULAS E FUNÇÕES .............................................................. 73

8.1. Trabalhar com fórmulas ................................................................................................................... 73



8.1.1. Operadores ...................................................................................................................................... 75

8.1.2. Fórmulas com referências absolutas ........................................................................................... 77

8.1.3. Soma ................................................................................................................................................. 80

8.1.4. Média................................................................................................................................................. 84

8.1.5. Máximo e Mínimo ............................................................................................................................ 85

8.1.6. Contar ............................................................................................................................................... 86

8.1.7. Combinar funções ........................................................................................................................... 87

9. GRÁFICOS ..................................................................................... 89

9.1. Criar um gráfico ................................................................................................................................. 89

9.2. Formatar o gráfico ............................................................................................................................. 92

9.2.1. Estilo de gráfico ............................................................................................................................... 95

9.2.2. Esquema de gráfico ........................................................................................................................ 96

9.2.3. Formatar o gráfico ........................................................................................................................... 97

10. LISTA DE DADOS .......................................................................... 99

10.1. Importar dados ................................................................................................................................. 100

10.1.1. A partir do Microsoft Access ........................................................................................................ 100

10.1.2. A partir de um ficheiro de texto ................................................................................................... 103

10.2. Ver as ligações existentes ............................................................................................................. 106

10.3. Inserir dados numa lista ................................................................................................................ 107

10.3.1. Conclusão automática .................................................................................................................. 107

10.3.2. Remover valores duplicados ....................................................................................................... 108

10.3.3. Validação de Dados ...................................................................................................................... 110

10.3.4. Destacar dados inválidos ............................................................................................................. 113

10.4. Ordenar uma lista de dados .......................................................................................................... 115

10.5. Filtrar uma lista de dados .............................................................................................................. 117

10.5.1. Filtros automáticos ........................................................................................................................ 117

10.5.2. Filtros personalizados ................................................................................................................... 119

10.5.3. Filtros Numéricos .......................................................................................................................... 122

10.5.4. Filtros Avançados .......................................................................................................................... 123

10.6. Agrupar dados .................................................................................................................................. 125

10.6.1. Criar linhas de Subtotais .............................................................................................................. 125

11. CONCLUSÃO ............................................................................... 128

12. BIBLIOGRAFIA ............................................................................ 129

13. SUGESTÕES DE ACTIVIDADES ................................................. 130

14. ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES ......................................................... 131



1. Introdução

Este manual foi criado para ser um suporte na aprendizagem do Microsoft

Excel 2007. Está descrito de uma forma simples e com referência a alguns

exercícios que poderá utilizar para praticar a ferramenta.

Esta versão de Excel introduz inúmeras alterações, a maioria das quais

são ao nível da facilidade de utilização.



2. Apresentação do Excel 2007

O Microsoft Excel [Pinto07], [França08] é uma poderosa folha de cálculo

que dispõe de inúmeras ferramentas que podem ser utilizadas para

analisar, partilhar e gerir dados com facilidade.

A formatação de dados e de folhas de cálculo é facilitada pela existência

de diversas galerias de formatos pré-definidos, para isso basta seleccionar

o formato mais adequado ao seu caso.

O Excel possibilita a utilização de fórmulas e o recurso a funções pré-

definidas, organizadas em diversas categorias. Podemos ainda elaborar

vários tipos de gráficos, ordenar listas de dados, consultar dados com

base na definição de critérios (filtro de dados), criar listas de sub-totais,

proteger e partilhar folhas de cálculo em ambiente colaborativo, assim

como recorrer a diversas ferramentas de simulação, como o Solver e o

Atingir Objectivo ou criar cenários diversos a partir do mesmo conjunto de

dados.

O Microsoft Excel oferece inúmeras possibilidades de formatação de

dados que tornam a folha de cálculo mais legível e mais apelativa. Nesta

versão surge diversas galerias de estilos de células, de formatação de

tabelas e de temas da folha de cálculo.



3. A janela do Microsoft Excel 2007

A janela do Microsoft Excel 2007 [França08], [Frye07] apresenta, na parte

superior, o friso que agrupa diversos comandos organizados num conjunto

de separadores. O botão Office, localizado no canto superior esquerdo da

janela, dá acesso às funções mais básicas do processador de texto, tais

como:

Novo

Abrir

Guardar

Guardar Como

Imprimir

Prepara

Enviar

Publicar

Fechar

A barra de ferramentas de acesso rápido, agrupa um

conjunto de comandos, que podem ser utilizados independentemente do

separador que está activo no friso. Esta barra é personalizável através do

botão .



Na parte inferior da Janela, são visíveis os separadores das folhas de

cálculo do livro aberto. A última barra da janela consiste na barra de

estado possibilita o acesso às diferentes vistas do documento e à

personalização do zoom.

Barra de ferramentas

de acesso rápido

Nome do livro (livro)

Separadores do friso Minimizar

janela

Maximizar janela

Fechar

Ajuda

Expandir a barra das fórmulas

Barra de deslocamento

vertical

Barra de fórmulas

Botão do Office

Friso

Barra de

deslocamento horizontal

Coluna activa

linha activa

Célula

activa

Vistas do documento

Menos Zoom

Personalizar Zoom

Mais Zoom

Fecha janela



3.1. O botão do Office

O botão do Office substitui o menu ficheiro existente nas versões

anteriores.

Este botão encontra-se na parte superior esquerdo da janela do Excel e ao

clicar sobre este botão surge os comandos básicos, como o Abrir um

documento, Guardar um documento, Imprimir, Preparar, Enviar, Publicar,

Fechar, lista dos documentos recentemente utilizados e às opções do

Office.

Figura 1 – Botão do Office



A partir do botão Opções do Excel podemos configurar diversas opções

gerais sobre o funcionamento do Microsoft Excel.

A partir deste botão é possível configurar diversas opções

gerais sobre o funcionamento do Microsoft Excel tais como dados

pessoais, opções de visualização e impressão de documentos, idioma

utilizado, número de folhas existentes em cada livro, etc.

3.2. A barra de ferramentas de acesso rápido

A barra de ferramentas de acesso rápido contém um conjunto de

comandos que são independentes do separador que está activo. É

possível, adicionar ou remover comandos, bem como movê-la para outro

lugar, Usando a seta que se encontra à direita da barra - , esta permite-

lhe personalizar a barra de acesso Rápido.

3.3. O friso do Microsoft Excel

O friso do Microsoft é constituído por vários separadores que organizam os

comandos disponíveis em função das funcionalidades que apresentam.

Guardar

documento

Anular acção Repetir acção

Personalizar barra de

ferramentas



3.3.1. Separadores do friso

Base: Este separador contém comandos relacionados com a formatação

de células (tipo de letra, alinhamento, formatos de dados), formatação de

tabelas (estilos de tabelas, inserir, eliminar linhas /colunas) ordenar e

procurar dados.

Figura 2 – Separador Base

Inserir: Este separador contém comandos relacionados com a inserção de

vários objectos numa folha de cálculo: Tabelas dinâmicas, Imagens,

ClipArt, formas automáticas, Gráficos, Caixas de texto, Cabeçalhos e

Rodapés, WordArt, etc.

Figura 3- Separador Inserir

Esquema de página: Contém comandos relacionados com a configuração

de páginas: temas de página, fundo de página, margens e tamanho de

página, etc

Figura 4 – Esquema de Página



Fórmulas: Contém comandos relacionados com a inserção de funções e

fórmulas de cálculo. Fornece acesso à biblioteca de funções pré-definidas

e à auditoria de fórmulas, que permite analisar e avaliar as fórmulas

introduzidas. Este separador possibilita ainda a definição de nomes de

células e a especificação de opções de cálculo.

Figura 5 – Separador Fórmulas

Dados: Contém comandos relacionados com a importação de dados a

partir de outros ficheiros, a ligação a dados existentes noutros ficheiros, a

criação de grupos de dados e subtotais. Contém ainda algumas

ferramentas de análise de dados que possibilitam a criação de cenários de

hipóteses, a validação de dados e consolidação de dados, etc.

Figura 6 – Separador Dados



Rever: Contém comandos relacionados com a verificação ortográfica, a

revisão de documentos, a gestão de comentários e a protecção de dados.

Figura 7 – Separador Rever

Ver: Contém comandos relacionados com as vistas de um documento, o

zoom, a visualização da régua e de linhas de grelha e ainda a divisão do

ecrã em janelas para visualizar diferentes documentos ou partes de um

mesmo documento.

Figura 8 - Separador Ver

Além destes separadores existem outros separadores contextuais. Estes

surgem quando estamos a executar tarefas relacionadas com essas

funcionalidades.

Por exemplo, quando seleccionamos uma imagem, surgem as ferramentas

da Imagem



Figura 9 – Ferramentas de imagem

Outro exemplo é quando estamos a trabalhar com tabela, surgem as

ferramentas de tabela. Mais a frente farei referência ao surgimento destas

ferramentas.

Objectivos a atingir:

Após este capítulo deverá ser capaz de:

Identificar as funcionalidades do botão do Office

Trabalhar na área do friso do Excel



4. Iniciar o Microsoft Excel 2007

Este capítulo [Pinto07], [França08] aborda algumas tarefas elementares na

manipulação de ficheiros do Microsoft Excel, tais como abrir um ficheiro do

Excel, movimentar-se na folha de cálculo, utilizar modelos de folhas de

dados, guardar um ficheiro e utilizar a ajuda.

4.1. Livro em branco

Para criar um novo livro:

Clique no Botão do Office

4.2. Abrir um livro existente

Quando guarda um livro, este fica gravado no disco rígido.

Para abrir um livro:




Figura 10- Abrir um livro

Seleccione o ficheiro que pretende abrir e clique em .

4.3. Guardar um livro

Sempre que cria um novo livro é necessário gravá-lo, no caso de querer

mais tarde voltar ao mesmo livro para impressão, reedição ou continuação

da criação da tabela.

Para guardar um livro que está sendo editado:

Clique sobre o botão "Guardar" na barra de ferramentas de

acesso rápido;

ou




Quando o livro é guardado pela primeira vez, o Excel exibe a caixa de

diálogo Guardar Como, que permite indicar o formato que pretende para o

seu documento: Documento do Excel (formato XML), Modelo do Excel,

Documento do Excel 97, 2003 (*.xls), ou outros.

Figura 11 – caixa de diálogo Guardar uma cópia do Documento



Formatos do Excel

FORMATO EXTENSÃO DESCRIÇÃO

Livro do Excel .xlsx Formato de ficheiro predefinido do Office Excel 2007 baseado em XML. Não permite armazenar código de macro VBA (Microsoft Visual Basic for Applications) nem folhas de macro do Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Livro do Excel (código)

.xlsm Formato de ficheiro do Office Excel 2007 baseado em XML e com suporte para macros. Armazena código de macro VBA ou folhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

Livro Binário do Excel

.xlsb Formato de ficheiro binário do Office Excel 2007 (BIFF12).

Modelo .xltx Formato de ficheiro predefinido do Office Excel 2007 para modelos do Excel. Não permite armazenar código de macro VBA ou folhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

Modelo (código) .xltm Formato de ficheiro do Office Excel 2007 para modelos do Excel com suporte para macros. Armazena código de macro VBA ou folhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

Livro Excel 97- Excel 2003

.xls Formato de ficheiro binário (BIFF8) Excel 97 - Excel 2003.

Modelo Excel 97- Excel 2003

.xlt Formato de ficheiro binário (BIFF8) para modelo Excel 97 - Excel 2003 .

Livro Excel 5.0/95

.xls Formato de ficheiro binário (BIFF5) Excel 5.0/95 .

Folha de cálculo XML 2003

.xml Formato de ficheiro XML 2003 (XMLSS).

Dados XML .xml Formatos de dados XML.

Suplemento do Excel

.xlam Suplemento do Office Excel 2007 baseado em XML e com suporte para macros, um programa suplementar concebido para executar código adicional. Suporta a utilização de projectos VBA e folhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

Suplemento do Excel 97-2003

.xla Suplemento do Excel 97-2003, um programa suplementar concebido para executar código adicional. Suporta a utilização de projectos VBA.



Livro do Excel 4.0

.xlw Formato de ficheiro do Excel 4.0 que só guarda folhas de cálculo, folhas de gráfico e folhas de macro. É possível abrir um livro neste formato de ficheiro do Office Excel 2007, mas não é possível guardar um ficheiro do Excel neste formato de ficheiro.

Após a escolha do formato com o qual quer guardar o documento, surge a

caixa Guardar como. Seleccione a pasta onde quer guardar o documento

indicando o nome.

No campo Guardar em: deverá escolher a pasta em que deseja gravar o

ficheiro, logo de seguida deverá dar um nome ao ficheiro, no campo Nome

do ficheiro. O nome não deve ter caracteres especiais, como: *, ?, ,, :, ;,

etc. O nome deverá ser intuitivo, isto é, deverá reflectir o conteúdo ou

funcionalidade do livro que está a ser guardado. Depois de tudo feito, é só

clicar no botão Guardar.

Figura 12 - Guardar um livro pela primeira vez



4.4. Área de trabalho

O Excel é constituído por linhas (identificadas por números) e Colunas

(identificadas por letras), a intersecção de uma Linha com uma Coluna

designa-se por Células.

Cada folha contém 1.048.576 linhas e 16384 colunas.

A cada ficheiro aberto no Excel é designado por Livro, cada livro pode ter

várias folhas de cálculo, com os nomes de Folha1, Folha2.

Ir para a última linha:

CRTL Tecla direccional para baixo

Ir para a primeira linha:

CRTL Tecla direccional para cima

Ir para a última coluna:

CRTL seta direccional para a direita

Ir para a primeira coluna:

CRTL seta direccional para a esquerda

Folhas do livro Inserir nova folha de cálculo



4.5. Alterar o espaço destinado às folhas (separadores)

O espaço na parte inferior da janela do livro é partilhado entre os

separadores das folhas de cálculo e a barra de deslocamento horizontal.

Esse espaço pode ser aumentado ou diminuído, conforme mostra a figura

seguinte:

Figura 13 - Barra de deslocamento horizontal

Para aumentar ou diminuir a área onde se encontram os

separadores (folhas):

Coloque o cursor na área indicada (até que este se transforme

em duas setas a apontar para a esquerda e para a direita),

clique, não largue e arraste para a posição desejada,

aumentando ou diminuindo a área ocupada pelos separadores

das folhas de cálculo.

4.6. Teclado

O quadro apresenta algumas teclas que permitem movimentar-se numa

folha de cálculo.

TECLAS MOVIMENTO DO CURSOR

SETAS DO CURSOR Movimenta-se entre as células, na direcção da seta do cursor pressionada.



TECLAS MOVIMENTO DO CURSOR

PAGE UP Um ecrã para cima.

PAGE DOWN Um ecrã para baixo.

ALT + PAGE UP Um ecrã para a esquerda.

ALT + PAGE DOWN Um ecrã para a direita.

CTRL + PAGE UP / PAGE DOWN

Transição entre as várias folhas existentes.

HOME Início da linha corrente.

CTRL + HOME Início da folha (célula A1).

END + SETA DO CURSOR Início/Fim da linha/coluna correspondente.

F5 Posiciona o cursor directamente na célula a indicar.

4.7. Manipulação das folhas de cálculo

Existe um determinado conjunto de operações básicas que podem ser

executadas directamente sobre uma folha de cálculo.

4.7.1. Mudar o nome da folha de cálculo

O nome serve para identificar cada folha de cálculo, de acordo com o seu

conteúdo ou funcionalidade ou qualquer outro critério que tenha usado.

Para mudar o nome de uma folha de cálculo:

Separador Base Grupo Células Formatar Mudar o

nome da folha.



Figura 14 - Mudar o nome da folha de cálculo

Ou

Posicione o cursor (seta) sobre nome da folha que pretende

alterar. Clique no botão direito do rato Mudar o nome.

Ou

Faça duplo clique sobre o separador da folha a alterar o nome.

O nome existente fica seleccionado. Escreva o novo nome.



Pressione ENTER ou clique sobre uma das células da folha.

4.7.2. Inserir uma folha de cálculo

Para inserir uma folha de cálculo:

Separador Base Grupo Células Inserir Inserir Folha.

Ou

Clique com o botão direito do rato sobre uma folha Inserir

Inserir Folha.

Um novo separador aparecerá, indicando que existe mais uma folha de

cálculo no seu livro.

4.7.3. Eliminar uma folha de cálculo

Para eliminar uma folha de cálculo:

Separador Base Grupo célula Eliminar Eliminar Folha.

Figura 15 - Eliminar folha de cálculo



Ou

Clique no botão direito do rato, com o ponteiro deste sobre o

separador da folha a eliminar.

No menu de contexto /Clique com o botão direito do rato)

Eliminar.

Figura 16 - Eliminar folha utilizando o menu de contexto

Na janela que aparece, clique no botão OK. Se outras folhas tiverem

relacionamentos com a eliminada, esses relacionamentos perder-se-ão e

surgirão erros nessas folhas.

4.7.4. Mover uma de folha de cálculo

Para mover uma folhas cálculo:

Coloque o cursor sobre a folha que pretende mover, pressione

o botão e sem largar arraste para a posição pretendida. Esta é

dada pelo triângulo preto que surge durante a movimentação

do ponteiro do rato.

Largue o botão do rato

Ou



Clique com o botão direito sobre a folha que pretende mover ou

copiar Mover ou copiar….

Figura 17 Mover ou copiar uma folha de cálculo

Na janela mover ou copiar indique o livro de destino e onde

deseja colocar a folha Ok

Figura 18 – Mover ou copiar uma folha

Para copiar uma folhas cálculo:

Coloque o cursor sobre a folha que pretende copiar, pressione

o botão do rato em simultâneo pressione a tecla CTRL e sem

largar arraste para a posição pretendida. Esta é dada pelo



triângulo preto que surge durante a movimentação do ponteiro

do rato.

Largue o botão do rato.

Ou

Clique com o botão direito sobre a folha que pretende mover ou

copiar Mover ou copiar….

Figura 19 Mover ou copiar uma folha de cálculo

Na janela mover ou copiar indique o livro de destino e onde

deseja colocar a folha Active a opção Criar uma copia Ok

Figura 20 – Copiar uma folha



Copias das Folha3 e Folha1



Criar um ficheiro em Excel e guardá-lo

Manipular as folhas do Excel (mudar o nome, mover, copiar e eliminar

folhas)

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos

para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a

designação “Iniciar o Microsoft Excel 2007” no portal.

Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em

caso de dúvida volte a rever este capítulo.



5. Operações na Folha de Cálculo

Ao movimentarmos [Jesus 08], [França08] o cursor dentro de uma folha de

cálculo, este pode assumir três formas distintas:

Seta e Cursor de movimento (cruz com setas nas extremidades) –

move o conteúdo da (s) célula (s) seleccionada (s)

Cruz de preenchimento (cruz preta que surge no canto inferior direito

da célula seleccionada) – preenche com o conteúdo da célula, se

este constar na lista personalizada, irá surgir os restantes dados

pertencentes à lista. Caso o valor não pertença à lista irá ser feita

uma cópia do conteúdo da célula.



Cruz de selecção (cruz branca) – Activa a célula para iniciar a

introdução de dados ou selecciona um conjunto de células.

5.1. Seleccionar células

Existem várias formas de se seleccionar blocos de células numa folha de

cálculo.

5.1.1. Seleccionar um bloco de células com o rato

Um bloco de células contínuas é um bloco que começa numa determinada

célula e termina noutra, sem quebras a meio.

Para seleccionar um bloco de células contínuas:

Posicione o ponteiro do rato sobre a primeira célula a

seleccionar.

Clique no botão esquerdo e mantenha o botão premido.

Arraste o ponteiro do rato até à última célula a seleccionar.

Ou

Use uma combinação entre o rato e o teclado:



Clique na primeira célula do bloco a seleccionar.

Pressione a tecla SHIFT e mantenha-a premida.

Clique na última célula do bloco a seleccionar.

Ou

Pode usar apenas o teclado:

Use as teclas do cursor para seleccionar a primeira célula do

bloco desejado.

Pressione a tecla SHIFT e mantenha-a premida.

Use as teclas direccionais para seleccionar a última célula do

bloco desejado.

No bloco seleccionado, uma das células contínua a ser a célula activa,

pelo que aparece destacada na selecção.

Figura 21 – Selecção de células contíguas

5.1.2. Seleccionar vários blocos de células

Pode também sentir necessidade de seleccionar diversos blocos de

células, separados uns dos outros.

Para Seleccionar o primeiro bloco de células:

Mantenha a tecla CTRL premida.

Com o rato, seleccione os outros blocos de células.



Figura 22 – Selecção de células intercaladas

5.1.3. Seleccionar todas as células da folha

Para seleccionar todas as células de uma folha de cálculo, clique no

quadrado acima da linha 1 e à esquerda da coluna A.

Figura 23 – Selecção da folha de cálculo

Pode clicar apenas na letra de uma coluna ou no número de uma linha

para seleccionar toda essa coluna/linha. Se clicar e arrastar, seleccionará

colunas/linhas contíguas.



5.2. Tipos de dados

O Excel é capaz de interpretar e tratar diferentes tipos de dados: texto,

valores numéricos, datas e fórmulas.

5.2.1. Texto

O texto é normalmente utilizado para dar títulos a uma tabela, linha ou

coluna. O texto introduzido pode ser formatado de muitas maneiras, como

normalmente se faz num processador de texto.

5.2.2. Valores numéricos

Os valores numéricos podem ainda ser divididos em diversos formatos:

números positivos ou negativos, números com ou sem casas decimais,

percentagens, valores monetários, etc.

5.2.3. Datas

Também as datas e as horas são interpretadas pelo Excel, mas devem ser

introduzidas de acordo com a configuração do ambiente de trabalho.

5.2.4. Fórmulas

Fórmulas são expressões matemáticas ou lógica, utilizadas para o

processamento de cálculos.

Operadores aritméticos:

Para executar operações matemáticas básicas - como a adição,

subtracção ou multiplicação -, combinar números e produzir resultados

numéricos, utilize os seguintes operadores aritméticos.



OPERADOR ARITMÉTICO SIGNIFICADO EXEMPLO

+ (sinal de adição) Adição 3+3

- (sinal de subtracção) Subtracção Negação

3–1 –1

* (asterisco) Multiplicação 3*3

/ (barra) Divisão 3/3

% (símbolo de percentagem) Percentagem 20%

^ (acento circunflexo) Exponenciação) 3^2

Funções Lógica:

FUNÇÃO DESCRIÇÃO

E Devolve VERDADEIRO se todos os respectivos argumentos corresponderem a VERDADEIRO

FALSO Devolve o valor lógico FALSO

SE Especifica um teste lógico a ser executado

SE.ERRO Devolve um valor definido pelo utilizador se ocorrer um erro na fórmula, e devolve o resultado da fórmula se não ocorrer nenhum erro

NÃO Inverte a lógica do respectivo argumento

OU Devolve VERDADEIRO se qualquer argumento for VERDADEIRO

VERDADEIRO Devolve o valor lógico VERDADEIRO

As fórmulas podem incluir, para além dos operadores matemáticos,

valores numéricos e referências a células. É através destas referências a

outras células que se estabelecem as relações numa folha de cálculo, pois

estamos a dizer ao Excel para ir buscar valores contidos noutras células e

utilizá-los nos cálculos de uma determinada fórmula.

http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HP100698289990&lcid=2070&NS=EXCEL&Version=12&CTT=5&origin=HP010079187



http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HA012317659990&lcid=2070&NS=EXCEL&Version=12&CTT=5&origin=HP010079187






5.2.5. Inserção de dados em células

Convém referir que tudo o que inserir será introduzido na célula que

estiver activa. Assim, active antes a célula onde deseja inserir dados.

Quando começa a digitar dados, o Excel activa automaticamente a barra

de fórmula.

Figura 24 – Barra de fórmulas

Os primeiros caracteres digitados levam o Excel a interpretar

automaticamente qual o tipo de informação que está a ser introduzida.

Para finalizar a introdução dos dados:

Premir a tecla ENTER ou TAB.

Premir uma das teclas direccionais.

Clicar em qualquer outra célula da folha de cálculo.



5.2.6. Inserção de texto

É considerado texto - todas as entradas constituídas por qualquer

combinação de caracteres alfanuméricos, números ou espaços. Se tiver

apenas números, mas separados por espaços, o conteúdo dessa célula

será tratado como texto.

O texto fica automaticamente alinhado à esquerda.

5.2.7. Inserção de números

Para que possa ser interpretado como um número, o conteúdo da célula

terá que ser constituído exclusivamente pelos caracteres:

0 a 9.

+, -.

(, ).

$

.

E, e.

Os números ficam automaticamente alinhados à direita.

Se por lapso inserir um ponto em vez de uma vírgula, o valor da célula fica

com alinhamento à esquerda, o que significa que este valor não pode ser

utilizado para efectuar cálculos, como podemos verificar no exemplo que

se segue:



5.2.8. Inserção de números como texto

Algumas vezes é necessário introduzir números como texto. O Excel não

poderá fazer qualquer cálculo numérico com estas entradas.

A forma mais fácil de fazer isto é a seguinte: antes de introduzir o número,

digite o caractere apóstrofe („). Esse caractere não aparecerá na célula

(apenas na barra de fórmulas).

5.2.9. Completar automaticamente texto em

colunas

Quando começa a introduzir texto numa célula, o Excel verifica,

automaticamente, se nessa coluna existe alguma célula cujo conteúdo

comece pelos mesmos caracteres que está a digitar. Se sim, mostra-lhe a

possibilidade de apenas pressionar ENTER, de forma a escrever

imediatamente o texto, sem ter de escrever todos os caracteres.

Figura 25 – Conclusão automática



Para completar texto automaticamente:

Botão Microsoft Office Opções do Excel Avançadas

Opções de edição, seleccione ou desmarque a caixa de

verificação Activar a Conclusão Automática para os valores das

células para activar ou desactivar esta opção.

Figura 26 – Opções da conclusão automática

5.3. Alterar o conteúdo das células

O conteúdo de qualquer célula pode ser eliminado, alterado parcialmente

ou substituído integralmente.

5.3.1. Eliminar o conteúdo das células

Para eliminar o conteúdo de uma ou mais células:

Seleccione as células desejadas e pressione o botão DELETE.

Ou

Separador Base Grupo Edição Eliminar



Figura 27 Limpar

Limpar Tudo – Elimina conteúdos das células e respectivos formatos

Limpar Formatos – Elimina só o formato da célula mantendo o conteúdo

Limpar Conteúdos – Elimina só o conteúdo da célula mantendo o formato

Limpar Comentários – Elimina os comentários das células

5.3.2. Alterar parcialmente o conteúdo das células

Para alterar parte do conteúdo de uma célula é necessário editar a

mesma, de modo a que o seu conteúdo fique disponível para

modificações.

Para alterar parcialmente o conteúdo das células:

Seleccione a célula desejada.

Coloque o cursor na barra de fórmulas e proceda às

alterações.

Ou

Faça um duplo clique sobre a célula desejada.



Figura 28 Alterar o conteúdo de uma célula

Figura 29 Conteúdo da célula alterado

5.3.3. Substituir totalmente o conteúdo de uma

célula

Isto significa que a célula ficará sem o seu conteúdo anterior, ficando um

novo conteúdo.

Para substituir o conteúdo de uma célula:

Seleccione a célula desejada.

Escreva o novo conteúdo.

Se verificar que se enganou, ainda enquanto escreve,

pressione a tecla ESC; o conteúdo anterior será reposto.



5.4. Mover e copiar células

O conteúdo das células pode ser copiado ou movido para uma área

qualquer dentro da folha de cálculo corrente, para outra folha de cálculo do

mesmo livro ou para uma folha de cálculo de outro livro. A cópia do

conteúdo mantém o original; se mover, este perde-se.

5.4.1. Combinações de teclas

Existem algumas combinações de teclas que lhe permitem copiar ou

mover o conteúdo de células para outro local.

Para copiar, faça o seguinte:

Seleccione as células cujo conteúdo pretende copiar.

Pressione CTRL + C.

Seleccione a célula que representa o canto superior esquerdo

da nova localização.

Pressione CTRL + V

Para mover:

Seleccione as células cujo conteúdo pretende mover.

Pressione CTRL + X

Seleccione a célula que representa o canto superior esquerdo

da nova localização. CRTL + V

Figura 30 – Copiar/cortar o conteúdo das células



5.4.2. Friso

Também é possível copiar ou mover usando o Friso.

Para copiar, através do Friso:

Seleccione as células cujo conteúdo deseja copiar Separador

Base

Grupo Área de transferência - copiar

(copia o conteúdo e coloca na área de transferência)

Seleccione a célula onde deseja colocar a copia e clique no

botão para colar o conteúdo da área de transferência

Para mover através do Friso:

Seleccione as células cujo conteúdo deseja mover Grupo

Área de transferência - cortar (corta a selecção

do documento e coloca na área de transferência) Seleccione

a célula que onde deseja colocar os dados que está a mover

Clique no botão botão para colar o conteúdo da área de

transferência



5.4.3. Técnica de arrastar e largar

Esta técnica, para quem está à vontade com o rato, deverá ser a técnica

mais rápida para se copiar ou mover conteúdos de células.

Para copiar, através da técnica de arrastar e largar:

Seleccione as células cujo conteúdo deseja copiar.

Pressione a tecla CTRL e não largue. Coloque o ponteiro do

rato em cima de um dos limites que envolve a selecção.

Clique no botão esquerdo e não largue.

Arraste para a nova localização. Largue o botão esquerdo e a

tecla CTRL.

Para mover faça tudo como para copiar, mas sem pressionar a tecla

CTRL.

5.5. Linhas e colunas

É possível inserir mais linhas ou colunas na sua folha de cálculo. Isto pode

acontecer quando, por exemplo, tem uma tabela com informação e verifica

que, no meio dessa tabela, falta informação. De forma análoga, pode ter

necessidade de eliminar registos.

A inserção/eliminação de linhas e/ou colunas não faz aumentar ou diminuir

o total de linhas/colunas existentes numa folha de cálculo. O total de linhas

é de 1 048 576 e o total de colunas 16384 (de A a XFD).



5.5.1. Inserir células, linhas e colunas utilizando o

botão direito do rato

Para inserir uma Célula:

Clique com o botão direito, no local que deseja inserir a célula

Inserir.

Figura 31 - Inserir

Logo de seguida seleccione o modo como quer que a célula seja inserida.

Para inserir uma coluna:

Clique, com o botão direito, na letra da coluna onde quer inserir

a nova coluna Inserir.

Figura 32 – Inserir Coluna



Para inserir uma linha:

Clique, com o botão direito, no número da linha onde deseja

inserir a nova linha Inserir.

Figura 33 - Inserir linhas

5.5.2. Inserir células, linhas e colunas utilizando o

friso

Para inserir células, linhas, colunas e folha utilizando o friso:

Separador Base Grupo Células Inserir.

Figura 34 Inserir células, linhas e colunas



E clique sobre o que deseja inserir.

Para inserir células terá de indicar como quer que esta seja inserida

Figura 35 – Inserir Células

5.5.3. Eliminar células, linhas e colunas utilizando

o botão direito do rato

Para eliminar uma Célula:

Clique com o botão direito, no local que deseja eliminar a célula

Eliminar.

Para eliminar uma coluna/linha:

Clique com o botão direito, no número da linha/coluna que

deseja eliminar Eliminar



5.5.4. Eliminar células, linhas e colunas utilizando

o friso

Para eliminar uma célula:

Seleccione a célula que pretende eliminar Separador Base

Grupo Células Eliminar Eliminar células

Seleccione como quer eliminar a célula

Para eliminar uma coluna/linha:

Seleccione a linha/coluna que pretende eliminar Separador

Base Grupo Células Eliminar.

Figura 36 - Eliminar



5.5.5. Formatar a altura das linhas e das colunas

Para aumentar ou diminuir a altura de linhas ou de colunas:

Coloque o ponteiro do rato abaixo do número da linha que

deseja alterar, ou à direita da coluna que pretende alterar a

largura e mova o rato no sentido do que pretende.

Repare que aparece um rectângulo amarelo que lhe dá a medida com que

ficará a linha ou coluna.

Figura 37 – Alterar alturas das linhas

Ou

Clique com o botão direito em cima do número da linha que

deseja formatar Separador Base Grupo Células

Formatar Altura da linha ou largura da coluna.

Na janela que aparece, escreva a altura desejada (a medida é em points).



Figura 38 – Formatar altura das linhas e das colunas



Seleccionar blocos de células

Identificar os diferentes tipos de dados aceites no Excel

Trabalhar nas células, linhas e colunas



designação “OPERAÇÕES NA FOLHA DE CÁLCULO” no portal.





6. Formatar células

Neste capítulo [França08], [Pinto07] vamos tratar de dois aspectos da

formatação: a formatação de células que é fundamental para que possa

produzir trabalhos agradáveis e aceites por outras pessoas e a formatação

como tabela, formata rapidamente os dados da folha de cálculo aplicando

um estilo de tabela predefinido.

6.1. Esconder a grelha

Cada folha de cálculo é constituída por uma grelha de células, com linhas

ténues a delimitar cada célula. Se quiser, pode esconder essas linhas

ténues, como mostra a figura seguinte:

Figura 39 – Folha de cálculo sem linhas de grelha

Para esconder a grelha:

Separador Esquema de página Grupo Opções de folha

Ver

Figura 40 - Activar/desactivar as linhas de grelha

As células continuam cá, só que não se vêm

os seus delimitadores. Desta forma,

conseguem-se efeitos de formatação mais

agradáveis.



6.1.1. Tipo de letra

É provável que ao formatar uma folha tenha que altera o tipo de letra ou o

tamanho do tipo de letra para as células ou intervalos seleccionados numa

folha de cálculo.

Para alterar o tipo de letra:

Seleccione a célula Separador Base Grupo Tipo de Letra

Figura 41 – Formatar o tipo de letra

Seleccione Tipo de letra – Arial, tamanho 18, Negrito, Itálico e Sublinhado,

deverá obter o seguinte resultado



Figura 42 – Aplicação do tipo de letra

Se clicar na seta existente no grupo de tipo de letra abre-se a Caixa

Formatar células, que ontem várias opções para formatar tipo de letra,

para além dos separadores para formatar o tipo de dados, alinhamento,

limites das células, etc . Se pressionar as teclas CTRL+1abre

automaticamente a caixa Formatar células.

Figura 43 – Grupo Tipo de letra



Figura 44 – Tipo de letra

É possível configurar o Microsoft Excel para que ao criar um novo livro

utilize um determinado tipo de letra e tamanho de letra.

Para predefinir o tipo de letra e tamanho para todos os livros:

Botão do Office Opção Popular Área

Quando criar novos livros, especifique o tipo de letra e tamanho

que pretende pré-definir quando criar um novo livro no Excel.

Figura 45 – Opções do Excel



6.1.2. Tipo de dados

Como vimos anteriormente as células de uma folha de cálculo podem

conter dados de diversos tipos. Também é possível criar formatos de tipos

de dados personalizados, de acordo com as nossas necessidades.

O grupo Números, existente no separador Base, apresenta alguns dos

formatos numéricos mais comuns.

Figura 46 – Formatar células - número



6.1.3. Alinhamento

No grupo alinhamento existente no separador Base, contém diversos

comandos que permitem formatar as células quanto ao alinhamento do

seu conteúdo: alinhamento horizontal (em relação à largura da célula) e

vertical (em relação à altura da célula). Também é possível modificar a

orientação do texto especificando um ângulo de rotação do mesmo, a

moldagem do texto em relação às dimensões da célula e a união de

células são também comandos muito úteis.

Figura 47 – Alinhamento de dados

Para utilizar o alinhamento horizontal e vertical

Seleccione as células que pretende formatar Separador

Base Grupo Alinhamento Clique no alinhamento

pretendido

Alinhamento superior – Alinha o texto na parte superior da célula.

Alinhamento meio – Alinha o texto de modo a ficar centrado entre a

parte inferior e superior da célula.

Alinhamento inferior - Alinha o texto na parte inferir da célula.

Alinhamento à esquerda - coloca o texto à esquerda da célula na

horizontal

Ao centro – coloca o texto ao centro da célula na horizontal



Alinhamento à direita - coloca o texto à direita da célula na

horizontal

6.1.4. Moldar o texto

Moldar o texto de uma célula - consiste em tornar todo o seu conteúdo

visível, apresentando-o em várias linhas. Os dados são moldados de forma

a ajustarem-se à largura da célula.

Para moldar o texto:

Seleccione as células que pretende formatar Separador

Base Grupo Alinhamento Moldar texto

Figura 48 – Moldar texto

6.1.5. Unir células

A união das células consiste em juntar duas ou mais células numa única

célula maior, centrando o seu conteúdo relativamente às dimensões da

nova célula. Se as duas células tiverem dados apenas…..COMPLETAR A

FRASE



Esta funcionalidade é normalmente utilizada para criar rótulos ou tabelas,

que abrangem diversas colunas ou linhas.

Para unir dados nas células:

Seleccione as células que pretende unir Separador Base

Grupo Alinhamento Unir e centrar

Figura 49 – Unir células

- Unir as células seleccionadas a uma célula maior centrada

e centrar os respectivos conteúdos na nova célula.

- Une as células a partir das colunas seleccionadas

- Intercala as células seleccionadas numa só célula

- Divide as células seleccionadas em várias novas

células

6.1.6. Orientação de texto

A orientação consiste em rodar o conteúdo de uma célula na diagonal ou

na vertical. É possível especificar o ângulo de rotação do texto desde -90º

até 90º. Pode assim obter efeitos diversos, conforme rotação definida.



Para alterar a orientação das células:

Seleccione as células que pretende a formatar Separador

Base Grupo Alinhamento Orientação clique na

seta para seleccionar a orientação pretendida.

Figura 50 - Orientação

6.1.7. Limites das células

Para definir limites em volta das células pode utilizar o botão

existente no grupo tipo de letra. A partir deste botão pode seleccionar

limites pretendidos ou seleccionar uma das opções de Desenhar limites.

Neste caso, o cursor toma a forma de um lápis, bastando arrastá-lo pela

folha de cálculo para desenhar as linhas que deseja.

Para definir os limites de uma célula, ou de um bloco de

células:

Seleccione a célula ou o bloco de células para as quais deseja

definir limites.

Separador Base Grupo Tipo de letra Limites

Clique na seta descendente Seleccione o local onde

pretende aplicar o limite.



Figura 51 – Limites

Para colocar limites na diagonal dentro das células:

Seleccione a célula ou o bloco de células para as quais deseja

definir limites.

Separador Base Grupo Tipo de letra Limites Clique

na seta descendente Seleccione mais limites.



Figura 52 – Opções da formatação dos limites das células

6.1.8. Cor de preenchimento

Para formatar o fundo das células:

Seleccione as células para as quais deseja definir uma cor de

fundo.

Separador Base Grupo Tipo de letra Cor de

preenchimento.

Figura 53 - Cor de Preenchimento

Escolha a Mais cores para obter a paleta de cores.



Figura 54 - Opções de selecções da cor de preenchimento

Vejamos um pequeno exemplo:

Figura 55 – Exemplo de formatação de padrões

6.2. Estilos de células

O Microsoft Excel 2007 oferece uma galeria de estilos de células, que

ajuda a formatar células de uma forma rápida e sem esforço

Para alterar o estilo das células:

Seleccione a célula ou o bloco de células a formatar

Separador Base Grupo Estilos

Seleccione um estilo à sua escolha. Repare que ao passar o

cursor nos diferentes estilos o Excel pré-visualiza o efeito de

cada estilo na sua folha de cálculo.



Figura 56 – Estilo de células

7.



Formatar uma tabela no Excel

Criar e editar um cabeçalho e rodapé

Prepara uma tabela para imprimir



designação “FORMATAR CÉLULAS” no portal.





Formatação da folha de cálculo

Neste capítulo [Pinto07], [França08] iremos analisar a formatação da folha de

cálculo e a sua preparação para impressão. São abordados aspectos

como a elaboração de cabeçalhos e rodapés, a configuração de páginas, a

formatação do fundo e a adição de temas.

Figura 57 – Vista normal

A partir da barra de estado (existente na parte inferior da janela do

Microsoft Excel) pode alterar entre as diversas vistas da folha de cálculo.



Figura 58- Modos de visualização

7.1. Criar cabeçalho e rodapés

No Microsoft Excel pode adicionar cabeçalhos e rodapés com informações

úteis aquando da impressão das folhas de cálculo. Os cabeçalhos e

rodapés podem ser pré-definidos ou personalizados com dados

introduzidos pelo utilizador.

Para criar um cabeçalho e rodapé:

Separador Inserir Grupo texto

Figura 59 – Cabeçalho e rodapé

Pré-visualização quebras de páginas Vista normal

Vista de esquema de página



Figura 60- Estrutura do cabeçalho e rodapé

7.1.1. Cabeçalho e rodapés pré-definidos

O Microsoft Excel 2007 disponibiliza diversos cabeçalhos e rodapés com

texto que se adapta facilmente a qualquer folha de cálculo.

Para inserir um cabeçalho e rodapé pré-definidos:

Nas Ferramentas do cabeçalho e rodapé Grupo Cabeçalho e

rodapé



Figura 61 – Cabeçalho pré-definido

Seleccione o cabeçalho que pretende utilizar.

7.1.2. Mudar entre o cabeçalho e o rodapé

Para mudar entre o cabeçalho e rodapé:

No grupo navegação clique em para poder alternar

entre o cabeçalho e rodapé



7.1.3. Cabeçalhos e rodapés personalizados

O cabeçalho e rodapé encontram-se divididos em três secções: secção

esquerda, secção do centro e secção da direita.

Para inserir informação numa das secções:

Clique na secção pretendida clique no botão correspondente

à informação que pretende inserir que se encontra na barra de

Elementos do Cabeçalho e Rodapé

Figura 62 – Elementos do cabeçalho e rodapé

7.1.1. Cabeçalhos e rodapés usando o Configurar

página

É possível definir o cabeçalho e rodapé a partir da caixa configurar página,

de forma ao que acontece nas versões anteriores do Excel.

Para inserir cabeçalho e rodapés pelo configurar:

Separador Esquema de página Configurar



Figura 63 – Configurar Página

Depois de aceder ao configurar página, clique no botão Personalizar

cabeçalho.

Figura 64 - Cabeçalho e rodapé



Tem três áreas distintas para escrever o que desejar, cada uma das áreas

com o alinhamento indicado.

Quando clica em alguns deles, aparece um texto pré-definido entre

parêntesis recto. Representa o tipo de informação que o Excel deve pôr

nessa posição.

Permite-lhe formatar o texto que vai escrever.

Insere o número da página actual.

Insere o total de páginas.

Insere a data actual do sistema a que a impressão está a ser feita.

Insere a hora actual do sistema a que a impressão está a ser feita.

Insere o nome do livro e a sua localização (caminho completo).

Insere apenas o nome do livro.

Insere o nome da folha de cálculo a que se refere a impressão.

Permite inserir uma imagem.

Formatação da imagem inserida.



Veja um pequeno exemplo:

Figura 65 – Exemplo de um cabeçalho

7.2. Configurar a folha de cálculo para impressão

Antes de imprimir um documento, será útil configurar a sua folha de cálculo

no que respeita às margens, orientação da página, área de impressão,

títulos de impressão (linhas e colunas a repetir no início de cada página

impressa), entre outros.

Figura 66 – Esquema de Página

7.2.1. Margens da página

Para alterar as margens da folha:

O separador Esquema da página Grupo Configurar a Página

Margens Seleccione a opção Personalizar Margens

Introduza as margens da sua folha de cálculo.



Figura 67 – Margens

7.2.2. Definir área de impressão

A definição da área de impressão de uma folha de cálculo é útil quando

não se pretende imprimir todo o conteúdo de uma folha cálculo, mas

apenas parte dela.

Para alterar a área de impressão:

Seleccione a área da folha de cálculo que pretende imprimir

No separador Esquema de página Grupo Configurar a

Página Seleccione a opção Área de impressão



Se imprimir ou pré-visualizar a folha de cálculo, surge apenas a área

definida para impressão.

Repare que a área definida para impressão surge com uma linha

tracejada.

Figura 68 – Área de impressão



Inserir e editar uma fórmula

Utilizar as funções básicas do Excel (Soma, Média, Máximo, Mínimo,

Contar)



designação “FORMATAÇÃO DA FOLHA DE CÁLCULO” no portal.





8. Fórmulas e Funções

O Microsoft Excel [Frye07], [França08] é uma ferramenta de cálculo

extremamente poderosa.

Depois da introdução de dados é possível que tenha necessidade de

efectuar cálculos. A forma mais simples de o fazer é através da definição

de fórmulas de cálculo.

Figura 69 – Barra das fórmulas

8.1. Trabalhar com fórmulas

No Excel, as fórmulas têm o objectivo de efectuar um ou vários conjuntos

de cálculos sobre os dados. Esses cálculos podem ser simples (como uma

adição), ou complexos (como uma equação matemática).

Ao inserir uma fórmula numa célula, apenas vê o resultado do cálculo

efectuado pelo Excel. A fórmula propriamente dita só é visível na barra de

fórmulas.

No Excel, uma fórmula deve começar sempre com o símbolo =. Mas

vejamos a estrutura de uma fórmula simples:

Edição de fórmulas

Inserir função



Figura 70 – Exemplo de uma fórmula

O que faz esta fórmula? Ela pega no valor que está armazenado na célula

A7 e multiplica-o por 13%, apresentando o resultado na célula onde esta

célula estiver a ser escrita. Experimente. Coloque o valor 10 na célula A7 e

escreva esta fórmula na célula, por exemplo, B5. Após pressionar ENTER,

com que valor fica em B5? Agora substitua o valor em A7 por 15 (ou outro

qualquer) e pressione ENTER. O valor em B5.

Além disso, no Excel as fórmulas têm de ser lineares. Suponha que tem a

seguinte fórmula:

15

1*

X

YX

Se quiser passar esta fórmula para o Excel (sem nos importarmos com o

que é o X e o Y), ela teria que ficar assim:

= X * ((1 + Y) / (X - 5)) + 1



É preciso colocar o parêntesis nos sítios correctos. O parêntesis dá

prioridade à operação que está dentro deles. Assim, é só ver quais as

regras de prioridade se aplicam na fórmula original e, no Excel, usar

parêntesis para manter a ordem de execução dos cálculos. Não é difícil,

mas pode exigir algum treino da sua parte. Vá aos livros de matemática e

pratique com as equações matemáticas que conhecer melhor. Coloque os

valores no Excel. Nas fórmulas do Excel, substitua as letras das equações

pelos endereços das células onde estiver a registar os valores. Por

exemplo, faça uma folha de cálculo que calcule as áreas de várias figuras

geométricas...

8.1.1. Operadores

Um dos elementos fundamentais numa fórmula é, obviamente, os

operadores. Um operador indica qual a operação que queremos realizar. O

Excel utiliza símbolos específicos para cada operação. Vejamos os mais

utilizados, para as operações mais comuns.

TIPO DE

OPERADOR

OPERADOR EXEMPLOS

Aritméticos

+ Adição =A4+B7

- Subtracção =2000-C1

/ Divisão =(C10*12)/14



TIPO DE

OPERADOR

OPERADOR EXEMPLOS

* Multiplicação =(2+C1)*(A2-

3)

% Percentagem =AB100*13%

^ Exponenciação =A1^3

Relacionais

(devolvem

VERDADEIRO ou

FALSO)

= Igual =A1=34

> Maior =D1>D2

< Menor =C2<5000

>= Maior ou igual =10>=E9

<= Menor ou igual =CD2<=12000

<> Diferente =D3<>D1

Endereço :

Range: conjunto de células

compreendidas entre dois

endereços.

B3:E10



TIPO DE

OPERADOR

OPERADOR EXEMPLOS

; União entre um conjunto de

células. (D5:E9;F1;G2)

Texto & Concatenação: junção de dois

ou mais conjuntos de texto.

=G10&G11

=C12&” horas”

8.1.2. Fórmulas com referências absolutas

O maior problema das fórmulas surge quando usamos referências a

células e depois queremos copiar essa fórmula para diversas células.

Vejamos o seguinte exemplo (ao lado do primeiro total está a fórmula

usada para calcular esse valor):

Figura 71 – Exemplo de aplicação de uma fórmula



Por uma questão de facilidade, poderíamos copiar a célula E7 para as

células E8:E10. No entanto, se fizer isso (e deve fazer), o que acontece?

Faça as contas manualmente e vai ver que o resultado não está correcto.

Porquê? Olhe para a fórmula. Em vez de estar G3 (que é a célula, fixa,

que contém a taxa de IVA a aplicar), está G4. Conforme a direcção da

cópia, o Excel automaticamente incrementa as linhas e/ou as colunas. Isto

é excelente, mas torna-se um problema quando temos células que sejam

fixas nas fórmulas. Como resolver isto? Com a chamada referência

absoluta.

Na célula original, E7, substitua a referência G3 por G$3. Agora copie para

as células E8:E10 e verifique os resultados manualmente. Correcto? Claro!

O $ indica ao Excel que deve fixar, neste caso, a linha. Se quiséssemos

fixar a coluna poríamos $G3. Para fixar a coluna e a linha pomos $G$3.

Outra solução seria dar um nome à célula G3. Na fórmula usaríamos o

nome, em vez da referência a G3. Ao darmos um nome a uma célula,

estamos a associá-la com esse nome. Assim, a sua referência é fixa para

o nome dado, para este exemplo poderíamos atribuir o nome Iva, ao

efectuarmos o cálculo seria =C7*D7+(C7*D7)*Iva.

Trabalhar com funções

O Excel possui diversas fórmulas pré-definidas com aplicações bem

específicas, a que iremos chamar de funções. Do ponto de vista do

utilizador, as funções trazem muitas vantagens, pois permitem diminuir o

tempo gasto na elaboração das fórmulas, bem como os eventuais erros na

sua concepção.



O Excel possui mais de 300 funções, agrupadas pelas seguintes

categorias:

Funções de bases de dados.

Funções de data e hora.

Funções financeiras.

Funções de informação.

Funções lógicas.

Funções de consulta e referência.

Funções matemáticas e trigonométricas.

Funções estatísticas.

Funções de texto.

A estrutura de uma função é a seguinte:

Figura 72 – Estrutura de uma função

Os argumentos são os dados que se passam à função e que esta vai

trabalhar, para produzir um determinado resultado. Por exemplo: uma

função para calcular uma potência precisa de dois argumentos (a base e o

expoente).

As funções podem ser digitadas directamente na célula por si, ou podem

ser escolhidas a partir de um menu específico que o Excel lhe oferece.



Algumas funções básicas:

Neste manual vamos trabalhar cinco funções. Se as compreender bem,

está apto a explorar as outras por si, eventualmente com a ajuda de algum

texto que contenha uma breve exposição das funções do Excel.

Para a apresentação das funções que se seguem, vamos utilizar o

seguinte exemplo base (a célula G3 tem o nome de IVA):

Figura 73 – Exemplo de tabela para aplicar funções

8.1.3. Soma

A primeira função é a função SOMA. Esta função recebe até 30

argumentos e devolve o resultado da soma de todos eles.

Vamos usar esta função para calcular o total de preços unitários da folha

anterior.

Para utilizar a função Soma:

Coloque o cursor na célula onde quer que apareça o cálculo do

total (Por exemplo C12) Clique no fx da Barra das fórmulas



Figura 74 – Inserir função

Escolha a categoria Matemática e Trigonometria e clique na função SOMA.

Figura 75 – Caixa de diálogo Inserir função

Clique no botão OK. Deverá aparecer outra janela:



Figura 76 – Caixa de diálogo Argumentos de função

Nos argumentos da função seleccione o intervalo que deseja somar, num

máximo de 30 argumentos.

Clique em OK.

O resultado da soma deverá aparecer na célula. Se activar a célula onde

inseriu a função, irá obter na barra das fórmulas uma expressão idêntica à

que se segue Exemplo: =SOMA(C7:C10)

Ou seja, estamos a pedir ao Excel para somar todas as células entre a C7

e a C10. Você poderia ter escrito esta instrução directamente. O nome da

função pode ser em maiúsculas ou minúsculas, pois o Excel irá sempre

convertê-lo para maiúsculas.

Ponha agora, na célula adequada, a soma de todos os totais. Deverá ter

algo parecido com o que se segue:



Figura 77 – Exemplo da aplicação da função Soma

Altere um dos preços unitários. O que aconteceu? O Excel

automaticamente recalculou o seu total e os seus totais gerais.

Interessante, não?

Eis alguns exemplos, de utilização da função soma:

=SOMA(A1;B5:C7;A3:A9). Soma os valores que estão nas células A1, B5,

B6, B7, C5, C6, C7,A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9.

=SOMA(A2:B4;SOMA(B3;B5:B7)). Pode colocar funções dentro de

funções! Esta soma os valores que estão nas células B3, B5, B6, B7.

Depois pega nesse resultado e soma-o às células A2, A3, A4, B2, B3, B4.



O funcionamento é sempre este. As funções que vamos ver a seguir

seguem a mesma filosofia, por isso a sua explicação será mais breve. Mas

atenção: nem todas as funções são assim tão lineares! Algumas recebem

argumentos e devolvem resultados com os quais é preciso saber lidar;

outras apenas são úteis quando usadas dentro de outras funções... Mas

se perceber a filosofia de base que está por trás das funções, então já

percorreu mais de metade do caminho em direcção a uma boa utilização

do Excel.

8.1.4. Média

Outra função simples e muito útil é a função MÉDIA. Esta função calcula a

média aritmética de todos os seus argumentos. O seu funcionamento

interno é o seguinte:

Ela soma todos os argumentos que recebe.

Conta todos os argumentos que recebe.

Divide o primeiro valor pelo segundo e esse é o valor que devolve.

Usando o nosso exemplo, vamos calcular qual a média de preços unitários

e de totais.



Figura 78 – Exemplo da aplicação da função Média

Se chegou aos mesmos resultados, então usou a função correctamente:

=MÉDIA(C7:C10).

8.1.5. Máximo e Mínimo

As duas funções que se seguem, MÁXIMO e MÍNIMO, devolvem, como os

nomes sugerem, o maior e menor valor de todos os valores enviados como

argumentos. Assim, vamos calcular automaticamente quais são,

simultaneamente, os nossos maiores e menores preços unitários e totais.

=MÁXIMO(C7:C10), etc...



Figura 79 – Exemplo da aplicação das funções Máximo e Mínimo

8.1.6. Contar

A função CONTAR é um pouco diferente. Conta as células que contêm

números. No nosso exemplo, vamos ver quantos produtos temos (veja a

fórmula por baixo da célula):

Figura 80 – Exemplo da aplicação da função Contar



8.1.7. Combinar funções

Figura 81 – Exemplo da combinação de funções

Como vê, é possível combinar funções.

O Excel possui cerca de 300 funções. No entanto, combinadas em

fórmulas bem construídas, podem resolver virtualmente todas as situações

de cálculo, consulta e cruzamento de informação que possa imaginar.

Esperamos que tenha ficado com o conhecimento básico de como

funcionam as funções no Excel e que parta agora à descoberta de outras

funções.





Criar um ficheiro em Excel e guardá-lo

Manipular as folhas do Excel (mudar o nome, mover, copiar e eliminar

folhas)



designação “FÓRMULAS E FUNÇÕES” no portal.





9. Gráficos

Os gráficos [Pinto07], [França08] são utilizados para representar os nossos

dados numéricos, de uma forma normalmente mais fácil de analisar e

visualizar. São igualmente bons para se fazerem comparações entre

valores.

Quando cria um gráfico no Excel, estabelece uma ligação entre um

determinado conjunto de dados e o próprio gráfico. Assim, qualquer

alteração que faça aos dados é imediatamente reflectida no(s) gráfico(s).

O número máximo de gráficos que podem estar ligados a uma folha de

cálculo depende apenas da memória do seu computador.

9.1. Criar um gráfico

Vamos ver como criamos um gráfico de colunas. Para tal, vamos usar a

tabela do exemplo do capítulo anterior (com algumas alterações, para

termos uma melhor percepção dos valores e possa assim entender melhor

esta funcionalidade).

Figura 82 – Exemplo de tabela para a construção de um gráfico

Os gráficos no Microsoft Excel mantêm ligações aos dados que os

originam, pelo que se alterar esses dados os gráficos são actualizados

automaticamente.



Para criar um gráfico:

Seleccionar os dados que pretende incluir no gráfico

Separador Inserir

Figura 83 – Grupo Gráficos

Figura 84 – Tipo de gráfico colunas

Pode optar por seleccionar directamente na lista dos gráficos 3D ou pode

dar um clique em todos os tipos de gráficos.



Figura 85 – Construção de um gráfico – Todos os tipos de gráfico

Nesta caixa de diálogo surgem as diversas categorias e sub-categorias

dos tipos de gráficos.

Figura 86 - Gráfico

A inserção do gráfico ocorre, por omissão, na folha de cálculo em que está

posicionado. Contudo pode mover o gráfico para outra folha.



Para mover um gráfico:

Clique sobre o gráfico para o seleccionar Separador

Estrutura Clique em

Indique a folha de cálculo para onde pretende mover o gráfico.

Figura 87 – Mover o gráfico para outra localização

9.2. Formatar o gráfico

Depois de criar o gráfico, pode personalizá-lo ao seu gosto. Os

separadores Estrutura, Esquema e Formatar, existentes no friso do Excel,

contêm diversos comandos relacionados com a formatação e

personalização de gráficos.

Separador Estrutura

Figura 88 – Separador Estrutura

Escolher o tipo de gráfico

Trocar dados dos eixos e seleccionar dados

Seleccionar o esquema do gráfico

Seleccionar o estilo do gráfico

Mover gráfico



Separador Esquema

Figura 89 – Separador Esquema

Separador Formatar

Figura 90 – Separador Formatar

Para alterar o tipo de gráfico:


Estrutura grupo Tipo Após ter seleccionado o

gráfico pretendido clique em OK

Seleccionar a área do gráfico

Inserir objectos no gráfico

Inserir rótulo de no gráfico

Formatar eixos

Analisar dados

Formatar fundo do gráfico

Propriedades do gráfico

Seleccionar a área do gráfico

Estilo e formatação do objecto seleccionado

Formatar com estilo wordArt

Tamanho do gráfico

Ordem e visibilidade dos objectos



Figura 91 - Alterar o tipo de gráfico

Escolha o tipo de gráfico que pretender, por exemplo cilindro

Figura 92 – Gráfico Cilindros



9.2.1. Estilo de gráfico

O Microsoft Excel oferece uma galeria de estilos de gráficos, que se

adapta em função do tipo de gráfico que está a elaborar.

Para alterar o estilo de gráfico:


Estrutura grupo Estilos de Gráficos clique para

obter mais estilo de gráfico.

Figura 93 - Estilos de gráfico

Deverá obter o seguinte resultado

Figura 94 – Novo estilo de gráfico



9.2.2. Esquema de gráfico

Para alterar o esquema do gráfico:

Mantenha o gráfico seleccionado Separador Estrutura

clique na seta descendente existente no grupo Esquemas de

Gráficos clique Escolha um dos

esquemas existentes .

Por vezes é extremamente útil mostrar os valores concretos de cada

coluna (série de dados), dado que os eixos do gráfico não os evidencia de

uma forma exacta.

Para mostrar os valores de cada coluna:

Separador Estrutura Grupo Rótulos Seleccione Mostrar

Figura 95 – Mostrar Rótulo de dados



Figura 96 - Gráfico com rótulo de dados

9.2.3. Formatar o gráfico

A área de um gráfico pode ser formatada sob diversas perspectivas:

quanto à cor de preenchimento, cor da linha em redor do gráfico, estilo da

linha, sombra, efeitos 3D, rotação do gráfico, etc.

Para formatar um gráfico:

Clique sobre a área do gráfico que pretende formatar

Separador Formatar Grupo Selecção Actual Em

preenchimento active a opção Preenchimento com gradação

da cor Em cores predefinidas, escolha por exemplo: Trigo



Figura 97 – Formatar área do gráfico

Figura 98 – Gráfico com o fundo – Trigo



Criar e formatar gráficos



designação “GRÁFICOS” no portal.





10. Lista de Dados

A estrutura de linhas [França08], [Jesus 08] e colunas do Microsoft Excel

permite manipular listas de dados como uma tabela do Access ou de outro

sistema de gestão de base de dados. Cada coluna da tabela representa

um campo e cada linha um registo. O Microsoft Excel utiliza a primeira

linha da tabela para identificar os nomes dos campos. É possível inserir

dados de variados tipos: texto, números, datas, fórmulas e hiperligações.

Através do separador Dados, é possível importar dados a partir de outros

ficheiros, gerir as ligações a outros livros do Microsoft Excel, ordenar e

filtrar dados, criar grupos de dados e calcular subtotais por grupo, etc.

Importar dados Gerir ligações Ordenar e filtrar

dados

Separar texto em colunas, remover

linhas duplicadas, validar

introdução de dados, etc.

Criar grupo de

dados e subtotais



10.1. Importar dados

É possível obter dados externos a partir dos mais variados formatos de

texto, de uma página Web ou de outros formatos como uma tabela do

SQLserver, um ficheiro HTML, etc.

10.1.1. A partir do Microsoft Access

Para importar dados do Access:

Separador Dados Grupo obter dados externos A partir do

Access

Figura 99 - Obter dados a partir do Access



Figura 100 – Seleccionar a origem de dados

Seleccione a Base de dados onde vai obter os dados Abrir

Seleccione a tabela que pretende importar para a sua folha de cálculo

OK.

Figura 101 – Seleccionar a tabela



Indique como pretende ver os dados, neste caso sob a forma de uma

tabela.

Figura 102 – Importar dados

Active a opção Nova Folha de Cálculo, para colocar os dados numa nova

folha Ok.

Os dados da tabela do Microsoft Access são colocados numa nova folha

de cálculo.

Figura 103 – Tabela resultante da importação do Access

Ao importar dados de um ficheiro, pode definir a forma como pretende

actualizar esses mesmos dados.

Na caixa de diálogo Importar dados Propriedades



Figura 104 - Propriedades da ligação

Indique a forma como pretende actualizar os dados a partir da origem de

dados. Neste exemplo, os dados devem ser actualizados sempre que abre

o ficheiro.

10.1.2. A partir de um ficheiro de texto

É possível importar dados a partir de um ficheiro de texto produzido, por

exemplo, com o Bloco de Notas.

Para importar um ficheiro a partir de um ficheiro de texto:

No separador Dados Grupo obter dados externos Do texto

Seleccione o ficheiro de texto neste caso “Clientes”

Importar Surge o assistente de importação de texto.



Figura 105 - Importar um ficheiro de texto

Figura 106 - Assistente de Importações de Texto – Passo 1 de 3



Seleccione opção Delimitado para indicar que os campos estão separados

por um carácter identificador de coluna Seguinte Indique qual o

delimitador utilizado no texto Seguinte.

Figura 107 - Assistente de importação de texto – Passo 2 de 3

Concluir.

Figura 108 – Intervalo de células onde irá colocar os dados importados



Active a opção Nova folha de cálculo para colocar os dados numa nova

folha OK.

Os dados do ficheiro de texto são colocados numa nova olha de cálculo.

Figura 109 - Tabela resultante da importação do Access

10.2. Ver as ligações existentes

Para ver as ligações existentes:

No separador Dados Grupo Ligações Ligações

Surge a caixa de diálogo Ligações do livro, que mostra as ligações

existentes.

Criar novas ligações de dados



Figura 110 - Ligações do Livro

10.3. Inserir dados numa lista

A conclusão automática e o preenchimento automático facilitam a

introdução de dados numa tabela. A validação de dados, a remoção de

valores duplicados e a identificação de dados inválidos são algumas das

mais-valias, que podemos obter o tratamento de dados numa tabela de

Microsoft Excel.

10.3.1. Conclusão automática

A Conclusão automática é uma funcionalidade muito útil para preencher

uma lista de dados. Ao tentar introduzir um item repetido numa coluna, o

Microsoft Excel reconhece os dados que já foram inseridos nessa coluna e

propõe-se a completar as palavras por si, bastando para isso que

pressione a tecla Enter. Caso os dados a inserir não corresponda ao valor

assumido na conclusão automática continue a escrever normalmente.

Eliminar ligações existentes

Tipo de ligação e forma de actualização

Actualização dados a partir da origem de

dados

Mostra as células da folha de

cálculo que usam ligações

externas



Figura 111 - Conclusão Automática

10.3.2. Remover valores duplicados

A remoção de valores duplicados elimina linhas da folha de cálculo que

tenham valores idênticos numa ou mais colunas.

No exemplo proposto pretende-se obter na folha de cálculo, apenas um

cliente por localidade.

Para remover valores em duplicado:

Coloque o cursor numa célula qualquer da tabela de dados

Separador Dados grupo Ferramentas de dados



Figura 112 - Remover dados duplicados

Clique em desmarcar tudo para desactivar todas as colunas Active a

coluna da localidade Ok.

Obtêm o seguinte resultado.

Figura 113 - Tabela após remoção dos valores duplicados



10.3.3. Validação de Dados

A validação de dados tem por objectivo impedir a introdução de dados

inválidos numa célula, impondo regras de validação para esses mesmos

dados. Esta funcionalidade é especialmente útil para garantir a fiabilidade

dos dados quando outras pessoas trabalham com a sua folha de cálculo.

Para estabelecer os critérios de validação de dados em células

e outras opções:

Seleccione as células onde pretende que a validação seja

aplicada Separador Dados Ferramentas de Dados

Validação de Dados

Na opção seleccione da Lista em Origem digite a lista de valores válidos

para esta coluna: D; N.



Figura 114 – Caixa de diálogo da Validação de Dados

Pode criar uma mensagem de erro, para mostrar no caso de algum

utilizador introduzir valores que violem a regra de validação de dados

definida. Neste caso clique no separador Aviso de erro e escreva a

mensagem de erro adequada ao seu caso Ok.

Figura 115 – Aviso de erro na validação de dados

Caso introduza um valor diferente do que aquele criado na validação de

dados, surge a mensagem de erro criada anteriormente.

Figura 116 - Mensagem de erro



É possível mostrar uma mensagem, ao clicar numa célula. Esta

mensagem pode funcionar como uma ajuda, indicando que tipo de dados

o utilizador deve introduzir na respectiva célula.

Para criar uma mensagem de entrada de valores nas células:

Seleccione as células onde pretende criar a mensagem de

entrada de valores nas células Separador Dados

Ferramentas de Dados Validação de Dados Mensagem de

entrada.

Introduza a mensagem de entrada desejada.

Figura 117 – Criar Mensagem de entrada



Figura 118 – Exemplo de uma Mensagem de entrada

10.3.4. Destacar dados inválidos

Ao definir uma regra de validação está a definir está assegurar que a

introdução de dados respeita essa regra. No entanto se criar uma regra

numa tabela com dados, estes podem não ir de encontra com as regras

entretanto definidas.



Figura 119 – Exemplo de validação para um intervalo de dados

O Microsoft Excel dispõe de um comando que analisa os dados existentes,

assinalando com um círculo, aqueles que violam as regras de validação

definidas.

Figura 120 – Assinalar com um Circulo Dados Inválidos



10.4. Ordenar uma lista de dados

A forma mais rápida de ordenar uma lista de dados é usar um dos botões

Ascendente ou Descendente. Contudo, se

pretende especificar vários níveis de ordenação, deve usar o comando

Para ordenar uma tabela de dados:

Active uma célula qualquer contida na tabela que se deseja

ordenar Separador Dados Grupo Ordenar e Filtrar

Ordenar.

Figura 121 – Ordenar dados

Pelo botão Ordenar pode especificar diversos critérios de ordenação

consecutivos.



Figura 122 – Ordenar dados com vários níveis

Na opção ordenar por escolha por exemplo Localidade e mantenha a

Ordenação de A a Z clique em Adicionar nível para especificar um novo

critério de sub-ordenação Depois seleccione por Salário e mantenha a

ordenação do mais pequeno para maior OK

O Excel assume automaticamente que a lista tem linha de cabeçalho.

O resultado é o seguinte:

Figura 123 – Dados depois de ordenados



10.5. Filtrar uma lista de dados

No Microsoft Excel é possível filtrar os dados, visualizando apenas aqueles

que satisfazem determinados critérios.

10.5.1. Filtros automáticos

Para activar os Filtros:

Formate os dados como uma tabela Separador Base

Grupo Estilos Formatar como Tabela.

Ou

Para activar os Filtros:

Seleccione a linha de cabeçalho Separador Dados Grupo

Ordenar e Filtrar Filtrar.

Surge no cabeçalho de cada coluna uma seta que possibilita a filtragem de

dados, e tem o seguinte aspecto:

Figura 124 – Exemplo de uma tabela com aplicação de um filtro



Figura 125 – Utilização de um filtro

Os pequenos botões que aparecem, contém os diversos critérios possíveis

para cada campo. Clique, por exemplo, no botão que está no campo

Descrição e escolha Produto A.

Está a ver só o registo do Produto A. Se voltar a clicar e escolher

(Seleccionar Tudo), volta a ver todos os registos.

Nesta versão do Excel os filtros estão mais completos, oferecendo mais

possibilidades do que na versão anterior. Pode optar por ordenar a tabela

de dados, seleccionar as linhas que satisfazem determinado conjunto de

ocorrência de dados, definir diversos critérios de visualização (filtros de

texto) ou construir filtros personalizados.

Para saber se um filtro está aplicado, verifique o ícone no cabeçalho da coluna:

Uma seta de lista pendente significa que o filtro está disponível,



mas não aplicado.

Um botão Filtro significa que o filtro está aplicado.

Para repor os dados como estavam inicialmente, clique no símbolo de filtro

no cabeçalho da coluna seleccione a opção Limpar filtro De “Descrição”.

Figura 126 – Exemplo da aplicação de um Filtro

10.5.2. Filtros personalizados

Os filtros personalizados permitem definir condições para visualizar os

dados existentes.



Podemos definir condições em diversas colunas, sendo os dados

visualizados resultam da intersecção das diferentes condições impostas.

Para aplicar um filtro personalizado:

Clique na seta do filtro Filtros de texto É igual a …. ou

Filtros Personalizados

Figura 127 – Filtro automático personalizado

Indique qual o critério que pretende utilizar no filtro.



Figura 128 - Exemplo da criação de um filtro automático

Figura 129 - Resultado da aplicação do filtro

O filtro automático personalizado oferece mais possibilidades. Por

exemplo, se seleccionar a opção Começa com e digite S, significa que vais

visualizar todas as empresas cujo Concelho começa com o carácter S



Figura 130 – Filtro personalizado – Começa com S


Figura 131 – Resultado do filtro personalizado

10.5.3. Filtros Numéricos

Se tiver a usar filtros em dados numéricos, O Microsoft Excel adapta as

opções de critérios em função deste tipo de dados.

Para aplicar filtros numéricos:

Clique na coluna do total a pagar Filtros numéricos 10

Mais



Figura 132 – Filtro automático dos 10 Mais


Figura 133 – Tabela resultante do filtro

10.5.4. Filtros Avançados

Filtros Avançados permitem definir critérios mais complicados, que não

seriam possíveis com os Filtros Automáticos. Em primeiro lugar é

necessário criar a área de critérios, estes devem ser criados sempre da

seguinte forma: título da coluna e na célula abaixo o valor que queremos

filtrar. Exemplo:

Os filtros avançados podem ser listados no local ou copiados para outro

local.

Para criar um filtro avançado:



Após ter criado os critérios Separador Dados grupo

Ordenar e Filtrar Avançadas.

Figura 134 – Filtro avançado

Figura 135 - Fitro avançado

Filtra os dados no mesmo local

Copia os dados para um local especificado local

Caso esteja posicionado numa célula da tabela, o intervalo da lista é assumido automaticamente

Intervalo de células que contém o critério criado

Local onde irá ser colocado os dados resultantes do filtro



Figura 136 - Resultado do Filtro avançado

10.6. Agrupar dados

A partir de uma tabela de dados é muito fácil agrupar os dados segundo

um determinado critério e adicionar linhas de subtotais. A estas linhas

podemos associar uma função, tal como a soma, a média o máximo, o

mínimo, entre outras. As linhas dos subtotais podem ser utilizadas num

conjunto de registos

10.6.1. Criar linhas de Subtotais

O Excel tem uma ferramenta para o cálculo de subtotais, isto é, dentro de

uma tabela, apresentação de totais para cada categoria definida.

Para calcular subtotais:

Comece por ordenar a tabela pelo campo que pretende obter

um subtotal active uma célula no interior da tabela

Separador Dados Grupo Destaques Subtotais.



Na janela que se segue, na opção A cada alteração feita em: seleccione

Vendedor. Isto significa que veremos os subtotais para este campo.

Utilize a função SOMA, para somar os totais de cada Vendedor.

Na opção Adicionar subtotal a: active a(s) caixa(s) do(s) campo(s) que

deseja efectuar o calculo.

Figura 137 – Caixa de diálogo Subtotais

O resultado será este:

Figura 138 – Exemplo da utilização dos subtotais

Coluna a agrupar

Função a utilizar no fim de cada grupo de dados

Coluna onde vamos utilizar a função

Para colocar um grupo de dados por página



Após activar a opção subtotais, surgem os botões . Estes servem

para poder visualizar o total da seguinte forma:

- mostra o total gera da tabela;

- mostra as linhas dos subtotais;

- mostra os dados todos.

Além destes botões surgem ainda os seguintes botões: e .

- mostra o sub-total de uma determinada categoria

- mostra os detalhes da categoria que originou um subtotal.



Trabalhar com Listas de dados

Ordenar, filtrar e agrupar dados de uma lista de dados



designação “LISTA DE DADOS” no portal.





11. Conclusão

O Microsoft Excel [França08], [Frye07] é uma poderosa folha de cálculo que

disponibiliza inúmeras ferramentas que podem ser utilizadas para analisar,

partilhar e gerir dados com facilidade. Assim sendo, após a leitura deste, o

leitor deverá ser capaz de utilizar todas a potencialidades que uma folha

de cálculo oferece, como por exemplo, utilizar fórmulas e funções pré-

definidas, elaborar vários tipos de gráficos, ordenação de listas de dados,

filtros, subtotais, protecção e partilha de folhas de cálculo, utilizar

ferramentas de simulação, etc.



12. Bibliografia

1 - [Pinto07] Pinto, Mário Paulo. 2007. Microsoft Excel 2007. Lisboa : Centro Atlântico, 2007.

2 - [França08] França, Elisabete. 2008. Computador. Manual Excel 2007 - Iniciação. Funchal :

DTIM, 2008

3 - [Jesus 08] Jesus, Pedro Filipe C. 2008 . Manual Prático de Microsoft Excel 2007

4 - [Frye07] Frye, Curtis, 2007. Microsoft Office Excel 2007 Passo a Passo, Bookman Companhia Ed, 2007



13. Sugestões de Actividades

Ao longo deste manual foram abordados diversos temas, que permitem

aos utilizadores desta ferramenta, Microsoft Excel 2007, poderem ampliar

os seus conhecimentos. Mesmo para quem já utiliza o Excel

frequentemente irão encontrar algumas dicas que o ajudarão a optimizar o

seu trabalho e a descobrir novas potencialidades.

Segue abaixo sugestões de actividades:

Criar uma tabela com formação simples

Elaborar uma tabela, com formatação de dados data e horas e/ou

moeda

Preparar uma tabela para impressão juntamente com um gráfico e

com cabeçalho e rodapé.

Criar uma tabela com cálculos recorrendo às funções.

Criar uma tabela de dados onde se possam utilizar as pequenas

bases de dados dos Excel: ordenar uma lista de dados, agrupar

dados e filtrar uma lista de dados.



14. Índice de ilustrações

Figura 1 – Botão do Office ......................................................................... 9

Figura 2 – Separador Base ...................................................................... 11

Figura 4 – Esquema de Página ................................................................ 11

Figura 6 – Separador Dados .................................................................... 12

Figura 7 – Separador Rever ..................................................................... 13

Figura 9 – Ferramentas de imagem ......................................................... 14

Figura 10- Abrir um livro ........................................................................... 16

Figura 12 - Guardar um livro pela primeira vez ........................................ 19

Figura 13 - Barra de deslocamento horizontal .......................................... 21

Figura 14 - Mudar o nome da folha de cálculo ......................................... 23

Figura 15 - Eliminar folha de cálculo ........................................................ 24

Figura 16 Mover ou copiar uma folha de cálculo ...................................... 26

Figura 17 – Mover ou copiar uma folha .................................................... 26

Figura 18 Mover ou copiar uma folha de cálculo ...................................... 27

Figura 19 – Copiar uma folha ................................................................... 27

Figura 21 – Selecção de células contíguas .............................................. 31

Figura 22 – Selecção de células intercaladas .......................................... 32

Figura 23 – Selecção da folha de cálculo ................................................. 32

Figura 24 – Barra de fórmulas .................................................................. 35

Figura 25 – Conclusão automática ........................................................... 37

Figura 26 – Opções da conclusão automática ......................................... 38

Figura 27 Limpar ...................................................................................... 39

Figura 28 Alterar o conteúdo de uma célula ............................................. 40

Figura 29 Conteúdo da célula alterado .................................................... 40



Figura 30 – Copiar/cortar o conteúdo das células .................................... 41

Figura 31 - Inserir ..................................................................................... 44

Figura 32 – Inserir Coluna ........................................................................ 44

Figura 33 - Inserir linhas .......................................................................... 45

Figura 34 Inserir células, linhas e colunas ................................................ 45

Figura 35 – Inserir Células ....................................................................... 46

Figura 36 - Eliminar .................................................................................. 47

Figura 37 – Alterar alturas das linhas ....................................................... 48

Figura 38 – Formatar altura das linhas e das colunas .............................. 49

Figura 39 – Folha de cálculo sem linhas de grelha .................................. 50

Figura 40 - Activar/desactivar as linhas de grelha .................................... 50

Figura 41 – Formatar o tipo de letra ......................................................... 51

Figura 42 – Aplicação do tipo de letra ...................................................... 52

Figura 43 – Grupo Tipo de letra ............................................................... 52

Figura 44 – Tipo de letra .......................................................................... 53

Figura 45 – Opções do Excel ................................................................... 53

Figura 46 – Formatar células - número .................................................... 54

Figura 47 – Alinhamento de dados ........................................................... 55

Figura 48 – Moldar texto .......................................................................... 56

Figura 49 – Unir células ........................................................................... 57

Figura 51 – Limites ................................................................................... 59

Figura 52 – Opções da formatação dos limites das células ...................... 60

Figura 53 - Cor de Preenchimento ........................................................... 60

Figura 54 - Opções de selecções da cor de preenchimento ..................... 61

Figura 55 – Exemplo de formatação de padrões ...................................... 61

Figura 57 – Vista normal .......................................................................... 63

Figura 58- Modos de visualização ............................................................ 64



Figura 59 – Cabeçalho e rodapé .............................................................. 64

Figura 60- Estrutura do cabeçalho e rodapé ............................................ 65

Figura 61 – Cabeçalho pré-definido ......................................................... 66

Figura 62 – Elementos do cabeçalho e rodapé ........................................ 67

Figura 63 – Configurar Página ................................................................. 68

Figura 64 - Cabeçalho e rodapé ............................................................... 68

Figura 65 – Exemplo de um cabeçalho .................................................... 70

Figura 67 – Margens ................................................................................ 71

Figura 68 – Área de impressão ................................................................ 72

Figura 69 – Barra das fórmulas ................................................................ 73

Figura 70 – Exemplo de uma fórmula ...................................................... 74

Figura 71 – Exemplo de aplicação de uma fórmula .................................. 77

Figura 72 – Estrutura de uma função ....................................................... 79

Figura 73 – Exemplo de tabela para aplicar funções ................................ 80

Figura 74 – Inserir função ........................................................................ 81

Figura 75 – Caixa de diálogo Inserir função ............................................. 81

Figura 76 – Caixa de diálogo Argumentos de função ............................... 82

Figura 77 – Exemplo da aplicação da função Soma ................................ 83

Figura 78 – Exemplo da aplicação da função Média ................................ 85

Figura 79 – Exemplo da aplicação das funções Máximo e Mínimo .......... 86

Figura 80 – Exemplo da aplicação da função Contar ............................... 86

Figura 82 – Exemplo de tabela para a construção de um gráfico ............. 89

Figura 84 – Tipo de gráfico colunas ......................................................... 90

Figura 85 – Construção de um gráfico – Todos os tipos de gráfico .......... 91

Figura 86 - Gráfico ................................................................................... 91

Figura 88 – Separador Estrutura .............................................................. 92

Figura 89 – Separador Esquema ............................................................. 93



Figura 90 – Separador Formatar .............................................................. 93

Figura 91 - Alterar o tipo de gráfico .......................................................... 94

Figura 92 – Gráfico Cilindros .................................................................... 94

Figura 93 - Estilos de gráfico .................................................................... 95

Figura 94 – Novo estilo de gráfico ............................................................ 95

Figura 95 – Mostrar Rótulo de dados ....................................................... 96

Figura 96 - Gráfico com rótulo de dados .................................................. 97

Figura 97 – Formatar área do gráfico ....................................................... 98

Figura 98 – Gráfico com o fundo – Trigo .................................................. 98

Figura 99 - Obter dados a partir do Access ............................................ 100

Figura 100 – Seleccionar a origem de dados ......................................... 101

Figura 101 – Seleccionar a tabela .......................................................... 101

Figura 102 – Importar dados .................................................................. 102

Figura 103 – Tabela resultante da importação do Access ...................... 102

Figura 104 - Propriedades da ligação .................................................... 103

Figura 105 - Importar um ficheiro de texto .............................................. 104

Figura 106 - Assistente de Importações de Texto – Passo 1 de 3 .......... 104

Figura 107 - Assistente de importação de texto – Passo 2 de 3 ............. 105

Figura 108 – Intervalo de células onde irá colocar os dados importados 105

Figura 109 - Tabela resultante da importação do Access ....................... 106

Figura 110 - Ligações do Livro ............................................................... 107

Figura 111 - Conclusão Automática ....................................................... 108

Figura 112 - Remover dados duplicados ................................................ 109

Figura 113 - Tabela após remoção dos valores duplicados ................... 109

Figura 114 – Caixa de diálogo da Validação de Dados .......................... 111

Figura 115 – Aviso de erro na validação de dados ................................. 111

Figura 116 - Mensagem de erro ............................................................. 111



Figura 117 – Criar Mensagem de entrada .............................................. 112

Figura 118 – Exemplo de uma Mensagem de entrada ........................... 113

Figura 119 – Exemplo de validação para um intervalo de dados ........... 114

Figura 120 – Assinalar com um Circulo Dados Inválidos ........................ 114

Figura 121 – Ordenar dados .................................................................. 115

Figura 122 – Ordenar dados com vários níveis ...................................... 116

Figura 123 – Dados depois de ordenados .............................................. 116

Figura 124 – Exemplo de uma tabela com aplicação de um filtro ........... 117

Figura 125 – Utilização de um filtro ........................................................ 118

Figura 126 – Exemplo da aplicação de um Filtro .................................... 119

Figura 127 – Filtro automático personalizado ......................................... 120

Figura 128 - Exemplo da criação de um filtro automático ....................... 121

Figura 129 - Resultado da aplicação do filtro ......................................... 121

Figura 130 – Filtro personalizado – Começa com S ............................... 122

Figura 131 – Resultado do filtro personalizado ...................................... 122

Figura 132 – Filtro automático dos 10 Mais ............................................ 123

Figura 133 – Tabela resultante do filtro .................................................. 123

Figura 135 - Fitro avançado ................................................................... 124

Figura 136 - Resultado do Filtro avançado ............................................. 125

Figura 137 – Caixa de diálogo Subtotais ................................................ 126

Figura 138 – Exemplo da utilização dos subtotais .................................. 126

manual do formando - tic b3 b

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