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SEAP / CAS

Manual

V1.0.4

Dezembro - 2016

Coordenadoria de Administração de Serviços - CAS

Palácio das Araucárias

Rua Jacy Loureiro de Campos, s/nº

80530-140 - Centro Cívico - Curitiba – Paraná

Fone: (41) 3313-6245

SUMÁRIO

1. OBJETIVO DO APLICATIVO.........................................................................................................................5

2. INSTRUÇÕES GERAIS.....................................................................................................................................6

2.1 ACESSO AO SISTEMA DE PROTOCOLO INTEGRADO WEB – E-PROTOCOLO.............................................62.2 TERMOS DO SISTEMA............................................................................................................................................62.3 PROCEDIMENTOS BÁSICOS......................................................................................................................................92.4 GRUPOS DE USUÁRIOS..........................................................................................................................................92.5 GRUPOS DE USUÁRIOS X FUNCIONALIDADES...........................................................................................................102.6 TIPOS DE PERMISSÕES..........................................................................................................................................122.7 INFORMAÇÕES OBRIGATÓRIAS..............................................................................................................................122.8 MENUS DE ACESSO............................................................................................................................................122.9 RELATÓRIOS.....................................................................................................................................................122.10 PAGINAÇÃO....................................................................................................................................................132.11 BOTÕES..........................................................................................................................................................14

3. DÚVIDAS...........................................................................................................................................................16

4. FUNÇÕES DO APLICATIVO.........................................................................................................................17

4.1 PROTOCOLO GERAL............................................................................................................................................174.1.1 Tela Incial..............................................................................................................................................17

4.1.1.1 Aba Minhas Pendências.................................................................................................................................174.1.1.2 Documentos no Local....................................................................................................................................184.1.1.3 Protocolos No Local......................................................................................................................................184.1.1.4 Pendências no Local......................................................................................................................................18

4.1.2 Manutenção de Processos.....................................................................................................................184.1.2.1 Incluir Processo.............................................................................................................................................184.1.2.2 Pré-Cadastro do Processo..............................................................................................................................284.1.2.3 Alterar Processo.............................................................................................................................................304.1.2.4 Alterar Último Andamento.............................................................................................................................304.1.2.5 Alterar Conclusão do Processo.......................................................................................................................304.1.2.6 Cancelar Processo..........................................................................................................................................314.1.2.7 Imprimir Comprovante Interessado...............................................................................................................31

4.1.3 Consulta protocolo................................................................................................................................324.1.3.1 Pesquisa pelo número do Protocolo...............................................................................................................324.1.3.2 Pesquisa Detalhada do Protocolo...................................................................................................................334.1.3.3 Exibição.........................................................................................................................................................35

4.1.4 Encaminhar Protocolo..........................................................................................................................394.1.4.1 Aviso das tramitações realizadas para um local..............................................................................................40

4.1.5 Emitir guia de tramitação.....................................................................................................................404.1.5.1 Gerar Guia de Tramitação Com Informações de Anexo ou Caixa..................................................................424.1.5.2 Gerar Guia de Tramitação Com Informações de Interessado.........................................................................43

4.1.6 Histórico de Tramitação.......................................................................................................................444.1.7 Receber/Recusar Protocolo Físico........................................................................................................46

4.1.7.1 Receber na Aba Protocolos no Local na tela inicial.......................................................................................464.2 ADMINISTRAÇÃO................................................................................................................................................46

4.2.1 Funcionário...........................................................................................................................................464.2.1.1 Consultar Histórico das Vinculações..............................................................................................................464.2.1.2 Incluir............................................................................................................................................................474.2.1.3 Vincular.........................................................................................................................................................474.2.1.4 Inativar Vinculação........................................................................................................................................474.2.1.5 Alterar status de responsável de local.............................................................................................................47

4.2.2 Gerenciar Acesso..................................................................................................................................484.2.2.1 Atualização dos Grupos do Sentinela.............................................................................................................484.2.2.2 Incluir............................................................................................................................................................48

4.2.3 Gerenciar Processos.............................................................................................................................49

ii

34.2.4 Andamentos Favoritos..........................................................................................................................494.2.5 Configuração do Local.........................................................................................................................504.2.6 Configuração do Órgão........................................................................................................................51

4.3 DOCUMENTOS...................................................................................................................................................514.3.1 O que é uma pendência?.......................................................................................................................514.3.2 Concluir Pendência...............................................................................................................................514.3.3 Recusar Pendência................................................................................................................................524.3.4 Incluir Documento Simplificado...........................................................................................................524.3.5 Pesquisar Documento...........................................................................................................................52

4.3.5.1 Exibir Documento..........................................................................................................................................534.3.5.2 Alterar Documento.........................................................................................................................................534.3.5.3 Encaminhar Documento.................................................................................................................................534.3.5.4 Cancelar Documento......................................................................................................................................534.3.5.5 Protocolar Documento...................................................................................................................................544.3.5.6 Finalizar Documento......................................................................................................................................54

4.4 TRAM.PERSONALIZADA.......................................................................................................................................544.4.1 Distribuir...............................................................................................................................................544.4.2 Alterar...................................................................................................................................................554.4.3 Visualização dos processos distribuídos...............................................................................................564.4.4 Capturar Protocolo...............................................................................................................................564.4.5 Recusar distribuição.............................................................................................................................564.4.6 Concluir uma pendência.......................................................................................................................564.4.7 Registrar informações para o acompanhamento do processo..............................................................574.4.8 Concluir e já encaminhar o processo...................................................................................................574.4.9 Andamentos Favoritos..........................................................................................................................574.4.10 Relatório Analítico..............................................................................................................................58

4.5 RELATÓRIOS......................................................................................................................................................584.5.1 Processos Pendentes e Atrasados.........................................................................................................584.5.2 Expedidos e Recebidos..........................................................................................................................594.5.3 Processos Parados no Local.................................................................................................................594.5.4 Relatório Genérico................................................................................................................................604.5.5 Relatório Estatístico Quantitativo.........................................................................................................61

4.6 ARQUIVAMENTO.................................................................................................................................................614.6.1 Unidades de Armazenamento................................................................................................................614.6.2 Arquivar.................................................................................................................................................624.6.3 Arquivar em Lote...................................................................................................................................634.6.4 Alterar Arquivamento............................................................................................................................634.6.5 Alterar Protocolos de Caixa..................................................................................................................634.6.6 Desarquivar...........................................................................................................................................644.6.7 Transferir de Local................................................................................................................................644.6.8 Emprestar Protocolo.............................................................................................................................654.6.9 Devolver Protocolo...............................................................................................................................65

4.7 ELIMINAÇÃO......................................................................................................................................................654.7.1 Gerar Listagem de Eliminação.............................................................................................................654.7.2 Eliminar.................................................................................................................................................664.7.3 Eliminar por Protocolo.........................................................................................................................674.7.4 Imprimir Listagem de Eliminação........................................................................................................674.7.5 Imprimir Termo de Eliminação.............................................................................................................67

5. SAIR...................................................................................................................................................................68

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Histórico

Versão Data Descrição Autor

V1.0 31/01/13 Versão inicial Vanessa

V1.01 02/04/13 Alterações Jandira

V1.02 03/2014 Funcionalidades de manutenção do processo Izabel

V1.04 12/2016 Protocolos Digitais Luciana

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1. OBJETIVO DO APLICATIVO

O Sistema de Protocolo Integrado Web – E-PROTOCOLO, foi desenvolvido

para atender às necessidades do Estado do Paraná no que se refere ao controle

informatizado de documentos, emitidos e recebidos nos órgãos da Administração

Pública Estadual, controlando o cadastro, tramitação, arquivamento e eliminação

dos mesmos, de forma integrada.

A partir da versão 04 também será possível cadastrar , assinar e tramitar

documentos digitais.

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2. INSTRUÇÕES GERAIS

2.1 ACESSO AO SISTEMA DE PROTOCOLO INTEGRADOWEB – E-PROTOCOLO

Para acessar o sistema utilize um navegador Web, preferencialmente o

software de distribuição livre Mozilla Firefox (outros navegadores podem não

apresentar as mesmas características do Mozilla e dificultar ou impedir o acesso a

alguma funcionalidade). Informe o endereço: www. eprotocolo .pr.gov.br .

Em seguida será apresentada a tela de entrada do sistema:

Informe Usuário (login) e Senha e clique . O login é o mesmo utilizado no

Expresso.

Nesse momento ficam disponíveis somente as funcionalidades a que o

usuário logado possui acesso.

2.2 TERMOS DO SISTEMA

Abaixo a compreensão dos termos utilizados no Sistema:

Anexo (Módulo de Protocolo Digital) : Um objeto digital que segue junto com o

volume do processo eletrônico ou com um fluxo de trabalho, mas não faz parte do

volume.

http://www.bensimoveis.pr.gov.br/

http://www.bensimoveis.pr.gov.br/

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Assinador digital: Ferramenta que adiciona a assinatura eletrônica

ao arquivo selecionado, gravando uma nova versão do mesmo, contendo

os dados da pessoa que assinou.

Assinatura digital: Modalidade de assinatura eletrônica resultante

de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia e

permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento.

Os atributos da assinatura digital são:

a. ser única para cada documento, mesmo que o signatário seja o

mesmo;

b. comprovar a autoria do documento digital;

c. possibilitar a verificação da integridade;

d. assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento

digital, uma vez que, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem

acesso à chave privada que gerou a assinatura.

Para que a assinatura seja reconhecida como válida, e por

consequência, as garantias descritas acima sejam fornecidas, o conteúdo

da assinatura usada deve atender aos seguintes critérios:

a. A assinatura digital deve ser válida;

b. O certificado associado à assinatura deve ser válido e atual, e

ainda dentro do prazo de validade;

c. O certificado digital deve ser emitido por uma autoridade de

certificação respeitável.

Certificado digital: Documento eletrônico que tem a função de

assinar documentos, identificando, com segurança que o documento

sofreu ou não alteração. Um certificao digital geralmente apresenta as seguintes

informações: Nome, validade, chave pública, nome da entidade

certificadora e número de série.

Criptografia: método de codificação de objetos digitais segundo

um código secreto (chave), de modo que não possam ser apresentados de

forma legível ou inteligível por uma aplicação e somente usuários

autorizados sejam capazes de restabelecer sua forma original.

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Digitalização: processo de conversão de um documento originalmente

confeccionado em papel para o formato digital por meio de dispositivo apropriado,

como um scanner;

Documento (Módulo de Protocolo Digital): Arquivo PDF que irá compor o volume

do processo. Poderá ser assinado eletrônicamente por uma ou mais pessoas.

Documento não protocolado: Documento composto por um único arquivo PDF e

zero ou mais anexos semelhante a protocolos digitais mas que só podem tramitar

internamente nos órgãos.

Rascunho (Protocolo Digital): Um objeto digital que segue junto com o volume do

processo eletrônico ou com um fluxo de trabalho, mas não faz parte do volume.

Pode ser convertido para PDF pelo e incluído como documento para fazer parte do

volume do processo por qualquer usuário que esteja como protocolo (não somente

quem criou o arquivo).

Optical Character Recognition (OCR): Tecnologia para reconhecer caracteres a

partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits. Através do OCR é possível

digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável.

Portable Document Format (PDF): Formato de arquivo, desenvolvido pela Adobe

Systems, para representar documentos de maneira independente do aplicativo, do

hardware e do sistema operacional usados para criá-los. Os padrões PDF/X, PDF/E

e PDF/A são definidos pelo ISO (International Organization for Standardization -

Organização Internacional para Padronização) Padrões PDF/X se aplicam à troca de

conteúdo gráfico; padrões PDF/E se aplicam à troca interativa de documentos de

engenharia; padrões PDF/A se aplicam ao arquivamento de longo prazo de

documentos eletrônicos. O padrão PDF/A é um formato com garantia de

manutenção e recuperação de seu conteúdo, independente do tempo que passe

(ISO 19005), além de permitir a conversão de seu conteúdo para outros formatos de

arquivos. Com a normatização, o PDF deixou de ser propriedade da Adobe para se

tornar padrão internacional (ISO 32000).

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2.3 PROCEDIMENTOS BÁSICOS

- O QUE PROTOCOLAR:

Expedientes encaminhados com a finalidade de documentar fatos e/ou atos de

interesse da administração e/ou servidores, de contribuintes e demais pessoas

físicas ou jurídicas , que tenham direitos a serem protegidos ou vantagens a serem

concedidas, bem como aqueles cuja preservação exija maior rigor, ou ainda aqueles

que tenham uma intensa tramitação dentro das unidades do órgão ou inter-órgãos.

Volume do Processo: conjunto de documentos digitais correspondentes a todos os

atos, termos e informações do processo;

- O QUE NÃO PROTOCOLAR:

Expedientes encaminhados com a finalidade de comunicar fatos e/ou atos sociais,

estatísticos e similares, tais como convites, impressos, cartões de apresentação,

folhetos, folders, que poderão ser destruídos pelo destinatário após conhecimento

ou registro, ou quando não houver necessidade de controle documental, bem como,

correspondências particulares de servidores.

2.4 GRUPOS DE USUÁRIOS

O Sistema de Protocolo Integrado WEB – E-PROTOCOLO possui acessos

restritos de controle das informações subdivididos em grupos:

•Administradores: acesso irrestrito a todas as informações.

•Gestor do Sistema: Grupo responsável pela gestão do sistema e pela liberação de

acesso a usuários ao grupo Gerenciar Acesso Órgão.

•Gerenciar Acesso Órgão: Grupo de usuários com acesso às funcionalidades de

gerenciamento de acesso ao sistema, para liberação de permissões de acesso e

vinculações de usuários do próprio órgão, e as rotinas de configurações do seu

órgão.

•Sigiloso: Grupo autorizado a visualizar protocolos com indicativo de sigiloso.

•Consulta Completa: Grupo autorizado a realizar consultas com mais opções de

filtros.

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•Usuário: Grupo básico de usuários do sistema.

•Protocolo: Grupo de usuários do setor protocolo, ou de demais setores mas que

tenha permissão e incluir novos processos.

•Arquivamento: Grupo de usuários que fazem a gestão do arquivamento de

processos.

•Eliminação: Grupo de usuários que fazem parte da comissão de eliminação do

órgão, e que fazem a gestão da eliminação de processos.

•Documento: Grupo de usuários que fazem a gestão de documentos não

protocolados.

•Tramitação Personalizada Gestor: Grupo de usuários que realizam a distribuição

personalizada dos protocolos no setor.

•Relatórios: Grupo de usuários com permissão para gerar relatórios de

acompanhamento e gerenciamento dos protocolos.

2.5 GRUPOS DE USUÁRIOS X FUNCIONALIDADES

Usuário

Consulta Protocolo Encaminhar Protocolo Emitir Guia Tramitação Lote Emitir Guia de Tramitação Histórico TramitaçãoReceber/Recusar Protocolo Físico Receber Protocolo Físico Andamentos Favoritos

Protocolo

Incluir Processo Alterar Processo Alterar Último Andamento Pré Cadastro do Processo Emitir Comprovante Interessado Imprimir Contra Capa do Protocolo Gerenciar Processos

Gerenciar Acesso Órgão

Cancelar Processo Gerenciar Acesso FuncionárioConfiguração do Local Configuração do Órgão

11Documento

Incluir DocumentoPré-Cadastro – Documento RecebidoPesquisar DocumentoRelatório Documentos EmitidosRelatório Documentos RecebidosEmitir Comprovante Recebimento

Arquivamento

SalasEstantes Prateleiras Unidades de Armazenamento ArquivarArquivar em Lote DesarquivarAlterar Arquivamento Transferir de Local Alterar Protocolos de Caixa Alterar Conclusão do Processo Emprestar Protocolo Devolver Protocolo Imprimir Tabela Temporalidade Imprimir Empréstimos Imprimir Termo Transferência Relatório Processos Arquivados

Eliminação

Gerar Listagem Eliminação EliminarImprimir Listagem Eliminação Imprimir Termo de Eliminação

Tramitação Personalizada Gestor

DistribuirAlterar Relatório Analítico

Relatórios

Processos Pendentes e Atrasados Expedidos e Recebidos Processos Parados Local Relatório Genérico Relatório Estatístico Quantitativo

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2.6 TIPOS DE PERMISSÕES

O Sistema de Protocolo Integrado WEB – E-PROTOCOLO possui tipos de

permissões restritos de controle das informações subdivididos em:

cadastro-órgão – O usuário terá permissão de incluir novos protocolos para o(s)

órgão(s) indicados.

andamento-órgão – O usuário terá permissão de tramitar protocolos que estejam

em qualquer local do(s) órgão(s) indicados.

andamento-local – O usuário terá permissão de tramitar somente protocolos que

estejam no(s) local(is) indicados.

2.7 INFORMAÇÕES OBRIGATÓRIAS

As informações de preenchimento obrigatório nas telas do sistema serão precedidaspor um “*” e o sistema não poderá dar continuidade ao processo em curso caso ainformação não seja adequadamente preenchida.

2.8 MENUS DE ACESSO

O acesso ao menu do sistema deverá ser feito passando o cursor sobre a

opção desejada.

Por exemplo:

Protocolo Geral >> Consulta Protocolo

Assim o sistema abrirá novas opções de funcionalidades (conforme o nível de

acesso autorizado ao usuário).

2.9 RELATÓRIOS

Os relatórios formatados pelo sistema serão todos disponibilizados em

formato PDF e padronizados com o seguinte cabeçalho:

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No rodapé dos relatórios será sempre exibido informações de data e hora de

geração do relatório assim como nome do usuário que solicitou a emissão.

2.10 PAGINAÇÃO

Algumas telas de pesquisa possuem uma funcionalidade de paginação que

será acionada após o clique no botão <Pesquisar> da respectiva página. O resultado

da pesquisa poderá, dependendo do número de informações retornadas, ser dividido

em várias páginas, conforme exemplo a seguir:

O resultado da pesquisa apresentará o número da página corrente, o número

total de páginas existentes e o número total de registros.

Para efetuar a navegação entre as páginas disponíveis, basta clicar nas

opções <Primeira> <Anterior> <Próxima> <Última> disponíveis no resultado da

consulta.

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2.11 BOTÕES

Abaixo estão listados alguns botões encontrados no sistema e suas funções:

- localizado no rodapé ao lado direito de cada tela, serve para retornar aotopo da tela.

- para exibir informações de determinado registro.

- para alterar informações de determinado registro.

- para excluir o registro. Sempre que utilizado será pedida uma confirmaçãode exclusão.

- para exibir informações sobre um campo. Usado quando a informação, porrestrição de espaço na tela, não estiver sendo totalmente exibida ou existirinformação adicional que possa ajudar no entendimento.

Ir para Tela de Analisar protocolo.

Ir para tela de Recusar Pendência.

Protocolos Digitais - Solicitar assinatura de outra pessoa do órgão para oarquivo.

Protocolos Digitais - assinar arquivo utilizando login e senha do sistema.

Fazer download do arquivo para máquina do usuário. (Pode ser docomprovante do interessado, volume do processo, documentos, anexos erascunhos )

Protocolos Digitais - assinar documento com certificado digital utilizando oassinador digital do sistema.

Protocolos Digitais – ver assinaturas eletrônicas do documento.

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Tela Inicial - Protocolo não possui pendências abertas.

Tela Inicial - Aba Protocolos no Local - Capturar Protocolos. Visível somentese a configuração do local permitir que funcionários capturem protocolos noLocal.

Tela Inicial – Indica que o protocolo tem alguma pendência aberta. Ao passarcom o mouse em cima do ícone sistema mostrará mensagem informandoqual é a(s) pendência(s).

- utilizado para voltar a exibir a tela anterior ou a funcionalidade que haviasido executada antes da atual. É importante ressaltar que este botãoabandona as ações que foram executadas neste processo, mantendo osdados no sistema em sua condição anterior, ou seja, no caso de inclusão nãoserá efetivada a inserção no Banco de Dados, assim como para alteração ouexclusão a operação não será realizada.

Em todas as ações de Voltar deve ser usado este botão e nunca o botãoVoltar da barra do navegador de acesso à internet, porque o botão Voltar donavegador pode ter um comportamento diferente do previsto para o sistemaE-PROTOCOLO dependendo-se do software em uso.

- possibilita a limpeza dos dados de seleção digitados, voltando todos oscampos a sua situação de inicialização original.

- através deste botão é solicitada a efetivação da pesquisa a partir dosparâmetros solicitados e informado na tela.

- possibilita a impressão da imagem da tela apresentada ou do relatórioformatado.

- incluir dados no banco de dados ou em área temporária na tela.

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3. DÚVIDAS

Em caso de dúvidas referentes ao sistema E-PROTOCOLO, favor entrar em

contato com:

Coordenadoria de Administração de Serviços - CAS

Palácio das Araucárias

Rua Jacy Loureiro de Campos, s/nº

80530-140 - Centro Cívico - Curitiba – Paraná

Fone: (41) 3313-6245

Email: [email protected]

mailto:[email protected]

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4. FUNÇÕES DO APLICATIVO

4.1 PROTOCOLO GERAL

4.1.1 Tela Incial

Assim que o usuário entra no sistema aparece a tela inicial que também pode seracessada clicando no menu Tela Inicial.

4.1.1.1 Aba Minhas Pendências

Essa aba pode possuir várias seções, dependendo do perfil do usuário, e mostra osprotocolos e documentos não protocolados que estão no momento com o usuário oupossuem alguma pendencia para ele.

-Minhas Pendências de Documentos não Protocolados : mostra as pendências (assinatura,ciência, solicitação de informações ) com opção para exibir o documento, concluir ourecusar a pendência.

-Meus Documentos: mostra os documentos não protocolados que no momento estão sobresponsabilidade do usuário comopção para alterar, encaminhar, protocolar, finalizar ecancelar. Algumas dessas opções podem não estar disponíveis dependendo do perfil dousuário ou do status do documento. Por exemplo se ele estiver com alguma pendênciaaberta não será possível finalizar ou protocolar. Somente Gestores poderão cancelardocumentos.

-Minhas Notificações: Mostra os documentos não protocolados que foram enviados para ousuário apenas ficar ciente de sua existência. Não será necessário nenhuma ação dousuário. Possui a opção de excluir que irá fazer com que o documento não apareça mais natela inicial.

18- Meus Protocolos em Pré-Cadastro (últimos 30 dias) : Exibe os protocolos criados pelousuário que por algum motivo ainda não foram concluídos.

Exibe apenas os registro dos úlitmos 30 dias. Para registros anteriores utilizar a funçãoAdministração → Gerenciar Processos.

Nessa seção exitem as opções de Download do comprovante do interessado, ir para tela deconcluir cadastro e flag identificativa de pendências :

significa que o protocolo não possui nenhuma pendência aberta.

significa que o protocolo esta pendente, ao passar o mouse em cima da imagem osistema informará qual a pendência e o responsável por ela.

- Minhas Pendências de Protocolos : Exibe os protocolos que necessitam de alguma açãodo usuário. Tem opção de Analisar protocolo ou recusar a pendência.

4.1.1.2 Documentos no Local

Disponível somente para usuários com perfil de Responsável do Local. Exibe todos osdocumentos não protocolados que estão no momento no local do usuário. Tem as opções deExibir, Alterar, Encaminhar, Protocolar, Finalizar e Cancelar os registros de acordo com operfil e status de cada documento.

4.1.1.3 Protocolos No Local

Exibe os protocolos que no momento estão no local do usuário. A ordenção dos registrosdessa página pode ser definida pelo resonsável do local em Administração → Configuraçãodo Local. Existem as opções : Número do Protoclo, Data de Envio Crescente, Data de EnvioDecrescente. Ainda na tela de configuração do local existe a opção de permitir o funcionáriocapturar protocolos no local, nesse caso aparecerá o ícone onde o usuário poderá capturaros protocolos.

Nessa aba existe a opção de Exibir o Protocolo, ver os protocolos anexados , receber oprotocolo físico individualmente ou em lote, flag indicativa de pendências e capturar oprotocolo.

4.1.1.4 Pendências no Local

Disponível apenas para usuários com perfil de Responsável do Local. Nessa Aba oresponsável poderá verificar os protocolos pendentes com cada funcionário do local com asopções de concluir e recusar as pendências deles.

4.1.2 Manutenção de Processos

4.1.2.1 Incluir Processo

Função: Protocolo Geral > Manutenção de Processos > Incluir Processo

Esta opção permite a inclusão de um novo processo.

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Os campos que possuem a imagem no seu lado direito são de

preenchimento auto-complete, ou seja, após digitar algumas letras o sistema mostra

os registros existentes que iniciam com estas letras.

Para alterar o campo e apresentar a lista completa dos registros existentes,

clicar em

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Após preencher o campo “Local Para” dependendo da configuração do local o

campo “Destinatário” poderá estar habilitado e será possível encaminhar o protocolo

diretamente para a pessoa selecionada,

Ao selecionar “Sim” no campo Protocolo Digital ( ) Sim ( )Não, o sistema irá validar

se para o assunto/palavra chave e local de cadastro esta liberada essa função. A

implantação dos protocolos digitais será gradativa e controlada pela SEAP/CAS.

Se for selecionado “Sim” em “Protocolo Digital” o campo “Número do Protocolo

Físico” ficará habilitado. Nele será possível inserir um número de protocolo válido

que corresponde ao protocolo físico no caso dele ser digitalizado para prosseguir

sua tramitação como digital. Nesse caso o protocolo físico deverá estar arquivado.

Após informar os dados do interessado é necessário clicar no botão “Incluir

Interessado” para vinculá-lo ao processo. Todos os interessados já vinculados são

mostrados na tabela “Interessados Adicionados no processo”.

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Se o protocolo for físico após clicar em “Incluir” o número do protocolo será

gerado automaticamente, e apresentado uma nova tela para permitir a emissão da

contra capa.

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Se o protocolo for digital o botão “Incluir” não será apresentado e sim o botão

“Próximo” e ao clicar o sistema irá gerar um número de protocolo e deixá-lo com

status de pré cadastro e apresentará a tela para inclusão dos arquivos:

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A seguir são descritos os campos da tela de inclusão.

Campo Descrição

Quantidade de Volumes

Campo obrigatório. A princípio todos os processos são incluídoscom um volume podendo ser alterado posteriormente de acordocom o aumento da documentação do processo.

Órgão de Cadastro Campo obrigatório. Indica o órgão onde o processo esta sendocadastrado.

Irá aparecer a lista de órgãos para os quais foi autorizado pelogestor de acesso do órgão para o tipo cadastro-órgao, através dafunção Administração > Gerenciar Acesso .

Data/hora de Cadastro Não permite edição. É preenchido automaticamente com a data ehora do sistema.

Espécie do Documento Campo obrigatório. Nesse campo são listados todas as espéciesativas cadastradas no sistema.

Número/ano do documento.

Campo obrigatório para apenas alguns tipos de espécies, comopor exemplo Ofício e memorando.

Sigiloso Campo Obrigatório. Indica se o processo é sigiloso ou não.Apenas usuários vinculados ao grupo 'Sigiloso' poderão alterareste campo para sim.

Assunto Campo Obrigatório. Nesse campo são listados todos os assuntosativos cadastrados no sistema.

Palavra Chave 1 Campo Obrigatório. Nesse campo são listadas todas as palavraschave ativas vinculadas ao assunto informado.

Palavra Chave 2 Campo Opcional.

País/Estado/Cidade Campo Obrigatório. Localidade de origem do documento.

Origem do Documento Campo obrigatório. Pode ser um local, interessado ou órgão.

Apenas um dos três deve ser informado.Mas se mais de um for informado, prevalece:1. local2. interessado3. órgão

Local De Campo obrigatório que indica o local de onde o protocolo seráenviado. O local escolhido deverá pertencer ao órgão de cadastro.Refere-se ao local onde o documento foi cadastrado. O

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gerenciamento de permissão de tramitação é realizado atravésdeste campo.

Local Para Campo obrigatório que indica local de destino para onde oprotocolo será enviado. Pode ser um local ou interessado.

Apenas um dos dois deve ser informado.Mas se mais de um for informado, prevalece:1. local2. interessado

Destinatário Habilitado somente se o Local Para estiver configurado para isso.

Não obrigatório, caso preenchido o protocolo será encaminhadodiretamente para essa pessoa.

Processo Digital Campo obrigatório que indica se o processo é digital ou não. OValor “Sim” será aceito somente para assuntos/palavra-chave/localautorizados no sistema pela SEAP/CAS.

Número do Protocolo Físico

Habilitado somente se “Processo Digital” = Sim. Utilizado em casode ser realizada a digitalização de processo já existente. Informaro número do protocolo físico que originou o protocolo digital. Oprotocolo físico deverá estar arquivado.

Complemento Campo Obrigatório. Área de texto livre para o usuário inserirmaiores detalhes sobre o processo.

Nome Na área Dados do Requerente, pode ser incluído o nome de quemestá requerindo o processo. Este campo não é obrigatório.

E-mail Na área Dados do Requerente, pode ser incluído o email de quemestá requerindo o processo. Este campo não é obrigatório.

Se um e-mail válido for informado, o comprovante do interessadoserá enviado para ele.

Telefone Na área Dados do Requerente, pode ser incluído o telefone dequem está requerindo o processo. Este campo não é obrigatório.

A seguir são descritos os campos da área Interessado do formulário deinclusão de processo.

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É obrigatório a inclusão de pelo menos um interessado do tipo 1 (não

autoridade). A inclusão de interessado do tipo 2 (Autoridade) é opcional.

Campo Descrição

Tipo Campo obrigatório que indica o tipo de Interessado. Nesse camposão listados todos os tipos de interessados ativos cadastrados nosistema.

Nome Campo obrigatório somente para a opção “Autoridade”. Nessecampo são listados todas as Autoridades ativas cadastradas nafunção Administração > Tabelas de Apoio > Cadastro deAutoridade.

Tipo Identificação Campo obrigatório. O usuário deve escolher entre uma das opções“RG”, “CPF”, “CNPJ”, “CAD-ICMS” ou “Nenhum”.

Estado Campo obrigatório quando o tipo identificação for diferente de“Nenhum”.

Número Identificação Campo obrigatório quando o tipo identificação for diferente de“Nenhum”.

Nome Abreviado Campo obrigatório. Nome abreviado do interessado, com nomáximo 40 caracteres. É o que será apresentado nos relatórios.

Nome Completo Campo obrigatório. Nome completo do interessado.

Documentos do Processo

Campo Descrição

Número do Protocolo Informativo. Número do Protocolo gerado.

Situação Informativo. Situação do processo (pré cadastro, normal,concluído , cancelado )

Cadastrado em Informativo. Data de cadastro do protocolo.

Órgão de Cadastro Informativo. Órgão de cadastro do protocolo.

26

Descrição/Resumo Campo texto para descrição do arquivo que será inserido.

Arquivo Campo obrigatório. Selecionar arquivo para ser incluído novolume do processo. Aceita somente arquivos do tipo PDF. Podeser um gerado através do processo de digitalização que para serpesquisável deverá passar por um OCR, ou pode ser um arquivonato digital.

Salvar Arquivo Faz upload do arquivo para o servidor.

Listar Modelos Vai para tela de criação de arquivos através de modelos prédefinidos pelo órgão de cadastro. O Sistema apresentará paraescolha todos os modelos cadastrados associados a espécie doprotocolo selecionada na primeira tela.

Download Faz download do arquivo para máquina do usuário.

Ordem Opcional. Indica a ordem que o arquivo será inserido no processono caso de ter mais de um arquivo. Após alterá-la é necessárioclicar no link que Salvar Ordem será habilitado.

Documento Nome do arquivo inserido.

Descrição Informação adicionada no campo Descrição/Resumo quando oarquivo foi inserido.

Inserido em Data que foi realizado uplload do arquivo.

Inserido Por Usuário que fez upload do arquivo.

Ver assinaturas Exibe data/hora e nome de que já assinou o arquivoeletronicamente.

Solicitar Assinaturas Abre a tela para solicitar assinatura de outras pessoas para oarquivo. Pode ser solicitada mais de uma assinatura para omesmo arquivo. Enquanto as solicitações não forem conscluídaso protocolo ficará com pendências e a conclusão do cadastro nãopoderá ser realizada.

Assinar Abre uma tela para confirmação da assinatura.Assina o arquivoutilizando login e senha do usuário.

Assinar Digitalmente Abre o assinador digital para realizar assinatura com certificadodigital do usuário. Será necessário digitar a senha do certificadopara concluir a operação.

27

Excluir Exclui o arquivo da lista de documentos

Salvar Ordem Link. Habilitado apenas se a ordem de algum documento doprocesso for alterada.

Anexos do Processo

Campo Descrição

Arquivo Campo obrigatório. Selecionar arquivo para ser anexado aoprocesso. Aceita qualquer tipo de arquivo.

Tipo de Arquivo Informar se é um Anexo ou Rascunho. O Rascunho poderá serexcluído a aqualquer momento por qualquer usuário que estejacom o processo.

Observações Campo obrigatório para descrição do anexo que será inserido.

Salvar Arquivo Faz upload do arquivo para o servidor.

Salvar e Sair Salva as informações da tela para continuar a inclusão em outromomento. O Protocolo continuará com a situação de pré-cadastro.

Concluir Inclusão doProcesso

Habilitado somente se tiver sido incluído pelo menos umdocumetno do processo e não tenha nenhuma pendência aberta.Realiza a conclusão do processo e encaminhamento para o localinformado na tela anterior. Após esse procedimetno não será maispossível excluir arquivos do volume do processo.

28

4.1.2.2 Pré-Cadastro do Processo

Função: Protocolo Geral > Manutenção de Processos > Pré-Cadastro doProcesso.

Esta funcionalidade deve ser utilizada quando houver necessidade de

agilidade no cadastro para entregar o comprovante ao interessado. Apenas algumas

informações serão solicitadas na tela, e o cadastro deve ser finalizado

posteriormente. Nessa opção não será possível incluir processos digitais.

Após a confirmação de inclusão do pré-cadastro o número do protocolo será

gerado automaticamente, e apresentado uma nova tela para permitir a emissão do

comprovante do interessado.

29

O comprovante não precisa ser emitido obrigatoriamente neste momento.

Poderá ser utilizado posteriormente a funcionalidade “Emitir Comprovante do

Interessado” ou “Gerenciar Processo”.

Se o campo Email for informado nos Dados do Requerente, e ele for um email

válido, o comprovante do interessado será enviado para ele.

É importante que todos os pré-cadastros sejam concluídos o mais breve

possível.

No momento da conclusão do processo, se você tiver em mãos o número do

processo, utilize a funcionalidade “Alterar Processo”, senão na tela inicial na seção

de Meus Protocolos em Pré-Cadastro o sistema exibirá os protocolos nessa

sistuação cadastrados no últimos 30 dias. Ou ainda utilize a rotina “Gerenciar

Processo” que mostrará todos os processos cadastrados por você (ou pelo órgão)

em um determinado período, indicando a sua situação.

30

Os campos da função pré-cadastro do processo seguem o mesmo padrão de

preenchimento dos campos da função incluir processo.

4.1.2.3 Alterar Processo

Função: Protocolo Geral > Manutenção de Processos > Alterar Processo

Esta opção permite a alteração de um processo cadastrado, ou a conclusão

de um pré-cadastro, desde que o usuário possua permissão de cadastro para o

órgão de cadastro do protocolo.

Para pesquisar um determinado protocolo, informar o número (com dígito

verificador) e clicar em prosseguir.

Se o número do protocolo informado for de um pré-cadastro, o título desta tela

será “Concluir Cadastro”, senão será “Alterar Cadastro”.

Na conclusão de cadastro as seções “Dados de Cadastro”, “Tramitação” e

“Complemento” já estão com os campos habilitados para alteração, pois todos os

campos obrigatórios devem ser informados.

Na alteração, os campos são apresentados desabilitados, o usuário deve

escolher o que deseja alterar, marcando com “sim” o campo “Alterar Dados” da área

a ser alterada. Em seguida, os campos que permitem ser alterados são habilitados

para edição.

Os campos da função alterar processo seguem o mesmo padrão de

preenchimento dos campos da função incluir processo.

4.1.2.4 Alterar Último Andamento

Função: Protocolo Geral > Manutenção de Processos > Alterar Último

Andamento

Permite alterar o campo Local Para quando o envio foi incorreto, desde que

ele não esteja já concluído.

Para alterar o 'local-para' a pessoa que está alterando precisa ter permissão

de andamento-local ou andamento-órgão para o 'local de' do processo.

4.1.2.5 Alterar Conclusão do Processo

Função: Protocolo Geral > Manutenção de Processos > Alterar Conclusão do

Processo

31

Esta opção permite a alteração do conteúdo do campo conclusão do

processo.

Nesta tela é exibido uma caixa de texto para que o usuário altere o conteúdo

da conclusão.

4.1.2.6 Cancelar Processo

Função: Protocolo Geral > Manutenção de Processos > Cancelar Processo

Esta função está disponível apenas para os Gerenciadores de Acesso do

Órgão.

O protocolo com a situação de Cancelado apenas poderá ser visualizado na

rotina de Consulta.

4.1.2.7 Imprimir Comprovante Interessado

Função: Protocolo Geral > Manutenção de Processos > Imprimir

Comprovante Interessado

32

Informar o número do protocolo (com dígito verificador) e clicar em Gerar.

Em seguida será mostrado uma janela com as opções para abrir o arquivo

PDF gerado, ou salvar o arquivo. A opção de salvar arquivo poderá ser utilizada para

posteriormente enviar o comprovante ao interessado por e-mail.

Lay-out do comprovante:

4.1.3 Consulta protocolo

Função: PROTOCOLO GERAL >> CONSULTA PROTOCOLO

4.1.3.1 Pesquisa pelo número do Protocolo

Permite a consulta de processos, utilizando como parâmetro o número doprotocolo com DV.

A partir dessa consulta é possível chamar a funcionalidade de consulta

detalhada de processo.

Quando for acessada via função pública (sem login do usuário) só é permitido

a consulta através do número do protocolo.

Opções de filtragem:

33

• Número do Protocolo - número do protocolo a ser pesquisado na base ativa ou

arquivado.

• Pesquisar – executa a busca do protocolo informado.

• Pesquisa Detalhada – redireciona para a funcionalidade de Pesquisa Detalhada

do Protocolo.

4.1.3.2 Pesquisa Detalhada do Protocolo Tela de consulta com várias opções de filtros para busca dos registros.

A consulta carrega os protocolos encontrados de acordo com os parâmetros

informados.

Opções de filtragem:

Possibilidade de combinar os campos do interessado 1, interessado 2 e dados

cadastrais até o limite de resposta de 260 protocolos.

• Número do Protocolo - número do protocolo a ser pesquisado.

• Base – tipo de base (ativos ou arquivados) a ser utilizada para realizar a

consulta.

• Seção Interessado 1

– Tipo – lista dos tipos de interessado cadastrados no sistema.

– Nome – nome do interessado a ser pesquisado.

– Identificação – número de identificação do interessado, como RG, CPF,

CNPJ, ICMS, OAB, CREA ou qualquer dado numérico relacionado ao

interessado. Preencher somente com números, sem utilização de

barra , ponto ou hífen.

• Seção Interessado 2 – Autoridade Política

34

– Tipo – tipo de interessado (Dep Estadual, Dep. Federal, Prefeito, Senador,

Vereador, etc.).

– Nome – lista dos nomes dos interessados cadastrados no sistema.

– Nome Parlamentar – ao selecionar o nome acima o sistema apresenta o

nome parlamentar que está cadastrado no sistema.

– Informar Manualmente – ao clicar, a lista será substituída por um campo livre.

Utilizar este campo quando o interessado 2 for prefeito ou vereador do estado

do Paraná ou parlamentar de outro estado da federação.

– Nome – campo livre para informar o nome do interessado.

• Cadastrado em – data inicial e final da data de cadastro do protocolo.

• Situação – situação do protocolo (pendente, concluído, eliminado, normal).

– Tramitação: de acordo com a situação selecionada são listadas opções de

tramitação cadastradas para a mesma situação a fim de refinar a pesquisa.

• Órgão de Cadastro - sigla do órgão em que o protocolo foi cadastrado.

• Assunto – assunto do protocolo.

• Palavra-chave – de acordo com o assunto selecionado, são listadas opções de

palavra-chave a fim de refinar mais a pesquisa.

• Espécie - lista dos tipos de documentos cadastrados no sistema.

• Origem – tipos de origem (quem gerou o documento a ser protocolizado),

podendo ser: interessado, órgão ou local.

– Lista Resultado – de acordo com o tipo de origem selecionado na lista

anterior, é carregada uma lista com opções para selecionar.

– Lista Resultado – caso a opção selecionada no tipo de origem seja Local,

então são disponibilizadas 2 listas; a primeira lista é populada com os

órgãos e após selecionar o órgão, uma outra lista é populada com os

locais do órgão selecionado anteriormente.

• Documento - número do documento cadastrado e ano do documento.

• País/Cidade – a primeira lista é carregada com o país Brasil. Selecionar o estado

e de acordo com a opção selecionada na lista anterior, é carregada uma lista

com opções para selecionar a cidade atrelada ao Estado. A cidade refere-se ao

domicílio do interessado. Se for outro país selecioná-lo conforme listagem.

• Protocolo Antigo – protocolo de órgão não integrado ao sistema.

– Número – número do protocolo antigo a ser pesquisado.

– Ano – ano de cadastro do protocolo antigo.

– Órgão – órgão de cadastro do protocolo antigo.

35

• Protocolo Inicial - faixa de números de protocolos a ser pesquisado.

Pesquisar – executa a busca de protocolos de acordo com os filtros informados.

• Limpar – limpa todos os filtros de pesquisa.

• Voltar – volta para a tela de pesquisa por número de protocolo .

4.1.3.3 ExibiçãoPermite a visualização dos dados do protocolo selecionado.

Quando a consulta for pública alguns dados podem ou não ser visualizados

de acordo com a parametrização de visualização de informações para o órgão do

protocolo.

Além dos dados do protocolo deve exibir a lista de trâmites realizados e

também informações de arquivamento (caixa, pasta, etc...). As informações de

arquivamento só serão exibidas para protocolos arquivados que se encontram em

base de ativos.

Para processos sigilosos entrar em contato com o funcionário responsável

pelo setor de Protocolo Geral do órgão.

A partir da tela de pesquisa é acionada a funcionalidade de exibição de um

protocolo, conforme exemplo abaixo.

36

Dados disponibilizados:

– Protocolo Digital: Sim ou Não

– Situação: indica a situação da tramitação atual do protocolo (normal, pendente,

concluído, concluído-destruído).

– Órgão: informa o nome do órgão onde foi cadastrado o documento.

– Anexado ao: número do protocolo-cabeça quando o protocolo selecionado for

anexo.

– Espécie: tipo de documento cadastrado.

– Origem: quem gerou (elaborou) o documento.

– Documento: número e ano do documento.

– Cidade: cidade de origem do documento. Se for país aparece neste campo.

– Assunto: assunto referente a solicitação constante no documento.

– Palavra-chave: palavra-chave relacionada ao assunto do documento.

37

– Nº do protocolo antigo: protocolo de sistema não integrado ao E-PROTOCOLO.

– Ano do protocolo antigo: ano do protocolo de sistema não integrado.

– Órgão do protocolo antigo: sigla do órgão de protocolo não integrado.

– Sigiloso: indicativo de Sim ou Não.

– Seção Documentos do Processo: Visível somente se o protocolo for digital.

Exibirá o Volume do Processo onde será possível realizar o download ou

visualizar no formato Revista Eletrônica. Isso somente será possível se o usuário

estiver logado no sistema e tiver permissão de acesso ao volume do protocolo

digital. Caso contrário aparecerá a mensagem que o usuário não tem acesso a

essa informação. Aparecerá também a lista de anexos e rascunhos do protocolo

digital.

– Interessado 1: tipo, nome e identificação do interessado.

– Interessado 2: tipo, nome e identificação da autoridade parlamentar, se houver.

– Detalhamento: complementação do assunto que consta no documento. Os

protocolo anteriores ao ano 1990 não possuem detalhamento.

– Último andamento: mostra o local de envio (remetente) , onde está o protocolo

(destino), motivo da tramitação e data e horário do encaminhamento. Se houve

alteração de tramitação aparece a data da atualização. Se o protocolo foi

descartado aparece a sigla do órgão e local que enviou para a eliminação e no

local onde está consta a palavra eliminado.

– Tramitação Personalizada do último andamento: Mostra, se existir, a informação

de com que pessoa do local atual esta o protocolo e as informações adicionadas

na tela de analisar o protocolo (acompanhamentos e despacho).

– Andamentos: aparecem todos os andamentos sequenciais do protocolo. Mostra o

indicativo de parecer, se houver, o número da sequência do andamento, data,

local de, local para, motivo e encaminhado por (nome ou chave do usuário que

tramitou o processo a partir de 2002). O parecer selecionado estará na

38

sequência anterior da tramitação onde foi registrado o parecer. O protocolo

arquivado não tem histórico de andamentos.

– Caixa/pasta: disponibiliza os seguintes dados: local de arquivo (sigla do órgão e

do local do arquivamento do protocolo), data primeiro arquivamento (o protocolo

pode ter sido arquivado mais de uma vez), ano arquivamento atual (data do

último arquivamento), tipo arquivamento (C para caixa ou P para pasta), número

caixa/pasta (número da caixa ou pasta onde está armazenado o protocolo), local

origem (sigla do órgão e unidade que enviou o protocolo para ser arquivado),

local físico (campo livre para preenchimento do local físico do protocolo),

classificação (código de classificação da tabela de temporalidade de

documentos), ano de transferência (ano de transferência conforme definido na

TTD) e ano de eliminação (ano de eliminação conforme definido na TTD). Se o

protocolo não estiver arquivado aparece a mensagem PROTOCOLO SEM

INFORMAÇÃO DE CAIXA.

– Eliminação: Se o protocolo foi eliminado aparecerá o nome do usuário que

efetuou a eliminação,data de descarte e a observação onde consta o edital de

eliminação. Se o processo não foi eliminado aparece a mensagem NÃO EXISTE

INFORMAÇÃO DE ARQUIVO PARA ESTE PROCESSO.

– Anexados: Se o protocolo selecionado for protocolo-cabeça aparece(m) o(s)

protocolo(s) anexo (s). Se o protocolo não for cabeça aparece a mensagem NÃO

EXISTEM ANEXOS PARA ESTE SOLICITAÇÃO.

– Conclusão: disponibiliza a conclusão do protocolo. Se o processo não estiver

concluído aparece a mensagem NÃO EXISTE COMENTÁRIO SOBRE A

CONCLUSÃO DO PROCESSO.

– Maiores informações sobre esse protocolo: na parte inferior da tela aparece o

local atual do protocolo e o telefone para obtenção de esclarecimentos. Se o

protocolo foi descartado aparece o indicativo de ELIMINADO. Abaixo será

mostrada a data de cadastramento do protocolo e, se houve alteração aparece a

data da atualização e o nome ou chave do usuário.

39

4.1.4 Encaminhar Protocolo Função: PROTOCOLO GERAL >> ENCAMINHAR PROTOCOLO

A funcionalidade permite o encaminhamento do protocolo para outros setores

ou para um interessado, também a anexação e desanexação de processos.

Se o código do motivo da tramitação indicar que é uma anexação será exigido

o número do protocolo cabeça.

A tramitação de processos entre unidades altera a situação do protocolo para

EM TRÂNSITO, e obriga um dos usuários do local destino a efetuar o recebimento

físico do protocolo. Se o recebimento não for realizado, uma nova tramitação não

será possível.

Campos:

• Número do Protocolo – número do protocolo a ser encaminhado. Após preencher

o sistema buscará automaticamente o Local De validará a permissão do usuário.

• Local De – permitido tabela de locais ou interessado. Composto por:

– Órgão – órgão remetente do protocolo.

– Local – de acordo com o órgão selecionado, é listado os locais pertencentes

ao mesmo, sendo este o local de envio (remetente) do protocolo.

– Tipo Interessado – tipo de interessado.

• Local Para – permitido tabela de locais ou interessado. Composto por:

– Órgão – órgão de destino do protocolo.

– Local – de acordo com o órgão selecionado, é listado os locais pertencentes

ao mesmo, sendo este o local de destino do protocolo.

– Tipo Interessado – tipo de interessado de destino.

40

• Destinatário – Visível e habilitado somente se o local para permitir de acordo com

as configurações do local. Permite encaminhar o protocolo diretamente para uma

pessoa vinculada ao Local Para.

• Documentos / Anexos / Rascunhos do Processo – Habilitado somente se for um

protocolo digital. Possibilita inclusão/exclusão de arquivos, assinaturas

eletrônicas e solicitação de assinaturas. Funcionamento semelhante a tela de

inclusão de processos.

• Motivo Tramitação – lista os motivos de tramitação cadastrados previamente no

sistema.

Quando for selecionado o motivo de anexação ou desanexação aparece o

campo para preenchimento do protocolo-cabeça abaixo do campo de motivo de

tramitação.

• Parecer/Conclusão – campo livre para informar o parecer ou a conclusão,

dependendo do motivo de tramitação.

• Encaminhar – executa o encaminhamento do protocolo informado de acordo com

os filtros informados.

• Limpar – limpa todos os filtros de pesquisa.

4.1.4.1 Aviso das tramitações realizadas para um local

O(s) usuário(s) vinculado(s) como responsável na unidade destino receberão

e-mail comunicando o envio de processos para a unidade em 3 horários diários

(10:00 h, 14:00 h e 16:00 h).

Se não houver a vinculação de responsável na unidade o sistema mostrará

mensagem avisando sobre o fato e não permitirá que a tramitação seja efetivada.

4.1.5 Emitir guia de tramitaçãoFUNÇÃO: PROTOCOLO GERAL >> EMITIR GUIA DE TRAMITAÇÃO

Acesso: ADM e Gestor Sistema.

Informar o Número do Protocolo para geração da guia de tramitação. Os

protocolos constantes na mesma guia são de mesma Data de Encaminhamento,

Local De e Local Para.

Somente pode ser gerado Guia de tramitação para tramitações entre órgãos.

Para tramitações entre locais dentro do mesmo órgão não gera-se GT.

41

Tipos de Guias: Com Anexos ou Caixa ou Com Interessado (interessado

principal).

42

4.1.5.1 Gerar Guia de Tramitação Com Informações de Anexo ou Caixa

43

4.1.5.2 Gerar Guia de Tramitação Com Informações de Interessado

44

4.1.6 Histórico de TramitaçãoFUNÇÃO: PROTOCOLO GERAL >> HISTÓRICO DE TRAMITAÇÃO

Permite corrigir ou complementar o parecer informado durante a tramitação

ou incluir o parecer. No histórico, o asterisco aparece sempre na tramitação anterior

ao andamento que contem o parecer.

Acionado a partir da Consulta de Protocolos, sendo alterado o parecer para o

protocolo selecionado na pesquisa.

Após clicar no botão <Pesquisar> o sistema gerará o resultado da pesquisa.

A partir do resultado de pesquisa será possível:

Exibir parecer cadastrado; O link estará habilitado somente se houver

conteúdo para ser exibido;

Alterar o parecer cadastrado ou informar um, somente para andamentos

em que não seja o atual;

45

Após clicar no link <Exibir> o sistema apresentará a tela:

Após clicar no link <Alterar> o sistema apresentará a tela:

46

4.1.7 Receber/Recusar Protocolo Físico FUNÇÃO: PROTOCOLO GERAL >> RECEBER PROTOCOLO FÍSICO

Selecionar o local e aparecerão todos os processos enviados para a unidade.

O processo entregue fisicamente deverá ser registrado na coluna “Receber Local”.

Clicar em Receber Selecionados.

Possibilidade de digitar o número do protocolo entregue e clicar em Receber Selecionados.

Se o processo não foi entregue fisicamente para a unidade, digitar o número do protocolo no

campo “Protocolo” e clicar em Recusar Selecionados.

4.1.7.1 Receber na Aba Protocolos no Local na tela inicial

Na aba Protocolos no Local na tela inicial do sistema também é possível que o

usuário realize o recebimento físico dos protocolos, mas apenas o recebimento, a recusa

não pode ser feito neste local.

4.2 ADMINISTRAÇÃO

4.2.1 Funcionário

Função: Administração > Funcionário

Na tela principal desta rotina é possível pesquisar os funcionários já

cadastrados no sistema, e consultar as suas vinculações.

Para consultar um funcionário em específico informe apenas o seu CPF ou

nome e clique em pesquisar.

É possível que ele apenas esteja cadastrado, mas ainda não vinculado a

nenhum órgão/local. Nesta situação clique no link Vincular.

Mas se você deseja saber quais os funcionários já vinculados a um local

informe os campos órgão e local e clique em pesquisar.

4.2.1.1 Consultar Histórico das VinculaçõesNo quadro apresentado no resultado da pesquisa com todos os locais que o

funcionário está vinculado no momento, clique no link Exibir.

Será possível consultar a data/horário da vinculação, quem a realizou, a

data/horário da inativação e também quem a realizou.

47

4.2.1.2 IncluirSe na pesquisa foi verificado que o funcionário ainda não está cadastrado no

sistema clique no botão Incluir.

Informe o CPF, pressione a tecla TAB para os seus dados serem

apresentados e clique em Salvar.

Já será direcionado para a tela de vinculação para ser informado o(s) seu(s)

locais.

4.2.1.3 VincularNesta tela é possível alterar o e-mail que o funcionário deseja utilizar para as

notificações do sistema. Para isso realize a alteração e clique em Salvar.

Na seção Locais selecione o órgão, e em seguida o local que deseja vincular

o funcionário. Apenas marque o campo Responsável Local se este funcionário deve

ter visão geral do setor e receber e-mails de alertas sobre algumas situações

relacionados ao seu setor.

O campo Acesso a Documentos Privados é relacionado ao módulo de

documentos não protocolados, e também somente deve ser marcado para

funcionários que poderão visualizar os documentos assinalados como privados.

E clique em Vincular.

4.2.1.4 Inativar VinculaçãoNo quadro apresentado com todos os locais que o funcionário está vinculado

no momento, clique no link Inativar.

A partir do momento que o funcionário for inativado ele não terá mais

permissão para realizar umas ações relacionadas a este local, como por exemplo,

realizar o recebimento físico de processos.

4.2.1.5 Alterar status de responsável de localNo quadro apresentado com todos os locais que o funcionário está vinculado

no momento, clique no link Mudar Responsável.

Quando for alterado o status de um funcionário que era responsável para não

responsável, certifique-se que existe um outro funcionário neste local com este

status, pois é obrigatório que todo local tenha pelo menos um responsável.

Se o local não possuir nenhum responsável, não será possível a tramitação

para este local.

48

4.2.2 Gerenciar Acesso

Função: Administração > Gerenciar Acesso

Através desta funcionalidade será possível gerenciar as permissões de

acesso dos usuários.

Na tela principal desta rotina é possível pesquisar os usuários já cadastrados

no sistema, e consultar as suas permissões.

Para consultar um usuário em específico informe apenas o seu CPF e clique

em pesquisar.

É possível que ele apenas esteja cadastrado, mas ainda não possua

nenhuma permissão. Nesta situação clique no botão Incluir.

Mas se você deseja saber quais os usuários com determinado tipo de acesso

informe os campos tipo de acesso, órgão e local (apenas se for tipo de acesso =

andamento local) e clique em pesquisar.

Se um usuário estiver no grupo Protocolo, o menu para incluir novos

protocolos estará disponível para ele, mas se ele não tiver permissão de cadastro

órgão, a inclusão não será possível.

A mesma coisa para a tramitação. Se o usuário estiver no grupo Usuários, o

menu para encaminhar protocolos estará disponível para ele, mas se ele não tiver

permissão de andamento órgão ou andamento local, a tramitação não será possível.

4.2.2.1 Atualização dos Grupos do Sentinela

Para incluir ou excluir um grupo do Sentinela no perfil do usuário, no quadro

apresentado no resultado da pesquisa com todas permissões que o usuário possui,

clique no link Alterar.

Na próxima tela, para incluir um ou mais grupos, selecione-o no campo Grupo

do Sentinela, e clique em Adicionar. Para retirar um ou mais grupos do usuário, no

quadro apresentado com todos os grupos que o usuário está vinculado no momento,

clique no link Excluir. E depois clique no botão Confirmar.

4.2.2.2 Incluir

Para incluir a permissão de cadastro órgão ou de andamento órgão assinale o

tipo de acesso, o órgão e o CPF do usuário e clique em Confirmar.

49

Para incluir a permissão de andamento local também é necessário selecionar

o local.

4.2.3 Gerenciar Processos

Função: Administração > Gerenciar Processos

Através desta funcionalidade será possível gerenciar os processos que ainda

não foram concluídos, ou seja, ainda estão como pré-cadastro, poder emitir

comprovantes do interessado (recibo) individualmente ou em lote, onde 4

comprovantes serão impressos por folha, e também emitir contra-capas

individualmente ou em lote.

Para visualizar os processos do órgão, retire o número do seu CPF e informe

o órgão.

4.2.4 Andamentos Favoritos

Função: Administração > Parametrização > Andamentos Favoritos

50

Se a pessoa logada no sistema estiver com o status de responsável pelo

local, ela poderá visualizar, incluir, alterar ou inativar registros de qualquer

funcionário do seu local. Mas se ela não possuir este status ela somente terá acesso

aos seus registros.

O termo Local De se refere ao local atual do protocolo, e Local Para o seu

destino na tramitação.

Poderá haver mais de um registro para o conjunto de informações: local de +

local para + assunto + palavra-chave, pois poderá ser informado motivos de

tramitação ou texto para despacho diferentes.

4.2.5 Configuração do Local

Nessa função o responsável pelo local poderá configurar:

- Permitir encaminhar para um funcionário (Habilitar destinatário na tela deinclusão/encaminhamento): Se estiver como Sim, nas telas de incluir, alterar eencaminhar protocolo o campo destinatário estará habilitado e populado com arelação dos funcionários vincluados ao local.

-Permitir funcionário capturar protocolos no local: Se estiver como Sim, na Aba deProtocolos no Local será exibido a opção para os funcionários vincluados ao localpoderem capturar protocolos para si.

-Permitir funcionário finalizar suas pendências: Se estiver como sim e o funcionáriodo local tiver permissão de Andamento Local, na tela de analisar protocolo serápossível concluir a análise e já encaminhar o protocolo. Senão só será permitidoconluir a análise e nesse momento o sistema devolverá para quem distribuiu oprotocolo ou para o responsável do local aprovar a análise e só então será possívelencaminhar o protocolo.

-Ordenação dos Protocolos na Aba Protocolos no Local: é possível escolher comoos protocolos na Aba Protocolos no Local serão ordenados, as opções são NúmeroProtocolo, Data de Envio Crescente e Data de Envio Decrescente

51

4.2.6 Configuração do Órgão

4.3 DOCUMENTOS

Este módulo tem como objetivo o controle informatizado de documentos não

protocolados, emitidos e recebidos nos órgãos da Administração Pública Estadual,

desde o cadastro até o arquivamento dos mesmos.

Um documento (digital ou digitalizado), obrigatoriamente com extensão pdf, é

anexado ao criar novo cadastro e a tramitação ocorre eletronicamente. Este

documento pode já estar assinado digitalmente ou ser assinado no sistema.

Outros arquivos também poderão ser vinculados ao documento, tais como

planilhas, imagens, etc... para justificar, comprovar ou explicar o documento. Estes

arquivos podem ser de qualquer extensão.

Antes de tramitar (encaminhar) o documento para o seu destinatário poderá

ser gerado pendências à uma ou mais pessoas para solicitar informações, ou

assinatura, ou conferência, etc...

Um documento poderá ser protocolado, ou ser inserido em um protocolo já

existente no sistema. Mas após esta vinculação nenhuma ação poderá ser realizada

com o documento. A partir deste momento as ações serão realizadas com o

protocolo.

4.3.1 O que é uma pendência?

Pendência é uma ação solicitada para uma ou mais pessoas sobre um

documento.

A localização atual do documento não será alterada ao gerar uma pendência.

Enquanto houverem pendências abertas o documento não pode ser

encaminhado.

Uma pendência poderá ser recusada ou concluída pela pessoa a quem ela foi

destinada, ou pelo responsável do local desta pessoa.

4.3.2 Concluir Pendência

Na na tela inicial, na Aba Minhas Pendências, clicar no ícone Concluir.

É obrigatório informar um texto que justifique a conclusão desta pendência.

52

Antes de concluir, clicar na identificação do documento (coluna documento)

para visualizar todas as suas informações, realizar o download do arquivo principal

ou dos arquivos auxiliares denominados anexos. Neste momento também poderá

ser anexado outro arquivo para justificar, comprovar ou explicar a conclusão da

pendência.

4.3.3 Recusar Pendência

Na na tela inicial, na aba Pendências, clicar no ícone Recusar.

É obrigatório informar um texto que justifique a recusa desta pendência.

Antes de recusar, clicar na identificação do documento (coluna documento)

para visualizar todas as suas informações, realizar o download do arquivo principal

ou dos arquivos auxiliares denominados anexos.

4.3.4 Incluir Documento Simplificado

Função: Documentos > Incluir Documento Simplificado

Os campos que possuem a imagem no seu lado direito são de

preenchimento assistido, ou seja, após digitar algumas letras o sistema mostra os

registros existentes que iniciam com estas letras.

Para alterar o campo e apresentar a lista completa dos registros existentes,

clicar em

Na seção Arquivo somente é permitido extensão pdf, já na seção anexos não

há restrição.

Na seção anexos podem-se inserir arquivos que ajudem no entendimento do

documento, ou que sejam comprovações legais. Por exemplo: em um requerimento

de inclusão de dependente, inclua a certidão de nascimento digitalizada.

Na seção Destino informe para quem o documento será encaminhado.

No campo Destinatário se a pessoa para quem o documento precisa ser

encaminhado não estiver na lista, entrar em contato com a Coordenadoria de

Administração de Serviços da SEAP para a atualização ser realizada.

4.3.5 Pesquisar Documento

Função: Documentos > Pesquisar Documento

53

É necessário preencher ao menos um campo de pesquisa.

Se o usuário logado for responsável por um local, ele visualizará e poderá

realizar ações com os documentos destinados à funcionários deste local.

Se o usuário não for responsável pelo local ele somente visualizará os

documentos que foram cadastrados por ele, que foram encaminhados para ele ou se

ele tiver com alguma pendência ainda em aberto.

Após clicar em Pesquisar, no resultado da pesquisa, algumas ações podem

ser realizadas para este documento, conforme a situação dele e as permissões do

usuário.

4.3.5.1 Exibir Documento

Além de visualizar todas as informações do documento, todo o histórico das

tramitações, todas as pendências em abertas, concluídas ou recusadas, nesta tela é

possível realizar o download do arquivo e dos anexos.

4.3.5.2 Alterar Documento

Esta ação somente estará habilitada quando o documento foi criado pelo usuário

logado, estiver com ele (localização atual) ou o usuário logado for responsável pelo

local atual.

Nesta tela poderá ser adicionado mais anexos ao documento, adicionar novas

pendências ou encaminhá-lo.

Se o usuário logado for o responsável pelo cadastro e o documento estiver com ele

(localização atual), ele poderá excluir o documento atual e adicionar nova versão

(essa operação ficará registrada no sistema).

4.3.5.3 Encaminhar Documento

Esta ação somente estará habilitada quando o documento estiver com o usuário

logado (localização atual) ou ele for responsável pelo local atual do documento.

4.3.5.4 Cancelar Documento

54

Esta ação somente estará habilitada se o usuário logado pertencer ao grupo 'Gestor

Documento' (pessoa(s) responsável por este módulo no órgão).

O motivo do cancelamento é obrigatório.

Nenhuma ação poderá ser realizada com um documento cancelado, mas ele

continuará no sistema e disponível para consultas.

4.3.5.5 Protocolar Documento



Para realizar esta operação o usuário também precisará ter permissão de cadastro

de protocolo.

4.3.5.6 Finalizar Documento



4.4 TRAM.PERSONALIZADA

Este módulo tem como objetivo o gerenciamento do responsável do processo nolocal onde ele está atualmente.

4.4.1 Distribuir

Função: Tram. Personalizada > Distribuir

55

No campo Local já irá aparecer o seu local (ou locais). Se ele estiver

incorreto, ou estiver faltando algum local, entrar em contato com o gerenciador de

acesso do seu órgão para realizar a atualização.

Nos campos data de envio inicial e final irá aparecer os últimos 30 dias

(corridos), mas é possível alterar este intervalo.

Clicando em <Pesquisar> será exibido todos os processos que foram

tramitados para o local e intervalo de datas informado.

Na coluna Selecione marque todos os que serão distribuídos para a mesma

pessoa.

Se na coluna Local Onde está estiver mostrando Em trânsito para xxxx, a

coluna Selecione não estará habilitada, pois é necessário primeiro realizar o

recebimento físico deste processo em Protocolo Geral > Receber Protocolo

Físico.

Após já ter assinalado os processos, selecione no campo Funcionário a

pessoa a quem eles serão distribuídos.

Se a pessoa não constar na relação entrar em contato com o gerenciador de

acesso do seu órgão para realizar a atualização.

Prazo: Nessa opção poderá ser estipulado um prazo para análise do

processo. Quando faltar um dia para o prazo ou ele já tiver passado o protocolo

aparecerá em vermelho na aba “Minhas Pendências” do funcionário.

Após clicar em <Distribuir> os processos que foram selecionados não irão

mais aparecer na relação da próxima distribuição, e irão aparecer na tela inicial na

aba Protocolos Pendentes.

4.4.2 Alterar

Função: Tram. Personalizada > Alterar

56

Para repassar para outro funcionário um processo que já foi distribuído

acessar em Tram.Personalizada > Alterar Distribuição.

Apenas um processo de cada vez poderá ser repassado para outra pessoa.

4.4.3 Visualização dos processos distribuídos

Se a pessoa logada no sistema estiver com o status de responsável pelo

local, na tela inicial, na aba “Pendências no Local”, ela visualizará todos os

processos distribuídos, agrupados por pessoa responsável. Caso contrário, ela

visualizará somente os processos destinados a ele.

4.4.4 Capturar Protocolo

Na tela inicial, na Aba de “Protocolos no Local “, se o local estiver configuradocom * Permitir funcionário capturar protocolos no loca = “Sim”. Será possívelcapturar protocolos. Para isso clique no ícone :

na linha do protocolo que deseja capturar. O Sistema ira abrir uma tela paraconfirmar a captura e na sequencia irá para aba Minhas Pendências onde jáaparecerá o protocolo capturado na seção Minhas Pendências de Protocolo.

4.4.5 Recusar distribuição

Na tela inicial, na aba “Minhas Pendências” ou “Pendências no Local”, clicar

em Recusar.

É obrigatório informar o motivo recusa.

Após a confirmação da recusa este processo passará a constar na lista de

pendências de quem o distribuiu para que possa encaminhá-lo para outra pessoa,

ou seja, fazer uma alteração na distribuição.

4.4.6 Concluir uma pendência

Na tela inicial, na aba Minhas Pendências, clicar em :

Nesta tela será possível visualizar todas as informações do processo, poder registrar

informações para o acompanhamento do que está ocorrendo enquanto o processo

está sobre sua responsabilidade, apenas concluir a sua pendência (e notificar o

distribuidor para que possa fazer o encaminhamento), ou concluir e encaminhar ao

mesmo tempo.

57

Para protocolos digitais também será possível fazer download do volume do

processo (quando disponível),incluir/excluir documentos, anexos e rascunhos.

Assinar eletronicamente os documentos e solicitar assinaturas para outras pessoas

do órgão onde está o documento. Funcionamento semelhante a tela de inclusão do

processo.

Para apenas concluir a pendência, informar o despacho de encaminhamento

e clicar em <Concluir>.

4.4.7 Registrar informações para o acompanhamento do processo


Na seção Acompanhamento, registrar no campo Ocorrência informações

sobre o andamento das atividades, ou justificar porque o processo ainda está sobre

sua responsabilidade.

Clicar em <Registrar> e sair desta tela clicando em <Voltar>.

4.4.8 Concluir e já encaminhar o processo


Esta ação somente será possível se na configuração do local atual do

processo a opção Permitir funcionário finalizar suas pendências estiver setada

para Sim, ou se a pessoa logada no sistema estiver com o status de responsável

pelo local.

Na seção Encaminhamento, é obrigatório informar o destino da tramitação

(campo Local Para), o motivo da tramitação, o texto que será o parecer do

encaminhamento (campo Despacho de Encaminhamento) e clicar em <Concluir e

Encaminhar>.

4.4.9 Andamentos Favoritos

Se houver favoritos cadastrados para o conjunto de informações do protocolo:

local onde está + assunto + palavra-chave, será mostrado uma seção denominada

58

Andamentos Favoritos com uma tabela com todos os cadastrados. Clicando no

ícone selecione, os campos local para, motivo de tramitação e despacho de

encaminhamento serão preenchidos automaticamente.

4.4.10 Relatório Analítico

Função: Tram. Personalizada > Relatório Analítico

4.5 RELATÓRIOS

4.5.1 Processos Pendentes e Atrasados

Função: Relatórios > Processos Pendentes e Atrasados

Permite visualizar por meio de consulta do relatório os processos

pendentes na unidade e a quantidade de dias parados no local.

Selecionar o local onde se encontra que pode ser a sigla do órgão ou

unidade do órgão ou o tipo de interessado. Ao selecionar o local deve-se

clicar em ADICIONAR.

Os demais campos a serem selecionados, facultativos, são o órgão

de cadastro, motivo de tramitação e assunto.

Preencher os campos número de dias parados e o período.

Opção para selecionar se mostra ou não os protocolos anexados.

O relatório tem a opção em Consulta ou Relatório e em formato TXT

ou PDF.

Após o preenchimento dos campos clicar em GERAR.

O resultado do relatório disponibiliza:

– números de protocolos em ordem sequencial.

– detalhamento.

– sigla do local de envio.

– interessado.

– data de envio.

– motivo de tramitação.

– data de cadastro.

– assunto.

59

– palavra-chave.

– dias pendentes na unidade.

– indicativo de protocolo-cabeça e protocolo anexado.

4.5.2 Expedidos e Recebidos

Função: Relatórios > Expedidos e Recebidos

Permite visualizar os protocolos emitidos e recebidos pela unidade do

órgão.

Selecionar a unidade que encaminhou e/ou a unidade que recebeu o

processo e período.

Os campos facultativos são assunto, palavra-chave e motivo de

tramitação.

Há opção de selecionar o relatório analítico (completo) ou sintético

(mostra apenas os totais de registros).


– - números de protocolos em ordem sequencial.

– – motivo de tramitação.

– – data de envio.

– – sigla do local de envio.

– – sigla do local de destino.

– – assunto.

– – palavra-chave.

– – interessado.

– – indicativo de protocolo-cabeça e protocolo anexado.

4.5.3 Processos Parados no Local

Função: Relatórios > Processos Parados no Local

Permite visualizar os números dos protocolos parados na unidade do

órgão.

Selecionar o órgão, local e período.

Ao selecionar o local deve-se adicioná-lo.


– número de protocolos em ordem sequencial.

– data de cadastro

60

– sigla do local de destino.

– nome do interessado 1.

– nome do interessado 2 (se houver).

– palavra-chave.

– motivo de tramitação.

– data de envio.

– – número de dias parados na unidade desde a data do

– cadastro.

– – status de tramitação personalizada e nome do

– funcionário

– responsável

– pelo

– protocolo

– e

– complemento (quando houver).

– – complemento dos dados cadastrais.

– – número do protocolo anexado.

4.5.4 Relatório Genérico

Função: Relatórios > Relatório Genérico

Permite visualizar os números de protocolos somente da base ativa

ou todos (descartados).

Os campos a serem preenchidos estão classificados pelos dados do

interessado 1, interessado 2 e cadastro.

O campo obrigatório é o período de pesquisa e o tipo de formato do

relatório, se PDF ou TXT.

Os filtros para pesquisa são tipo, nome e identificação do interessado

1 ou interessado 2, além dos dados de cadastro como órgão de cadastro,

protocolo inicial à protocolo final, origem do documento, assunto, palavra-

chave, motivo de tramitação e localidade.


– números de protocolos em ordem sequencial.

– sigla do órgão de cadastro.

– – data de cadastro.

– – cidade.

61

– – assunto.

– – espécie e número do documento. – origem do documento.

– – data de envio da tramitação.

– – sigla do local de destino.

– – motivo de tramitação. – nome do interessado.

– complemento dos dados cadastrais.

4.5.5 Relatório Estatístico Quantitativo

Função: Relatórios >

4.6 ARQUIVAMENTO

Este módulo tem como objetivo o controle informatizado da conclusão de protocolos que já

cumpriram o seu objetivo, assim como a sua localização e gerenciamento dos prazos para

transferência ou eliminação.

4.6.1 Unidades de Armazenamento

Função: Arquivamento > Unidades de Armazenamento

As unidades de armazenamento são aonde os protocolos serão guardados.

Atualmente as unidades disponíveis são: caixa, pasta e storage (para protocolos

digitais).

Uma unidade de armazenamento é identificada pelo local que arquivou (local

de origem), o ano de arquivamento, o seu tipo (caixa, pasta ou storage), o número e

a sua classificação (código TTD).

Exemplo: SEAP/CAS – 2014 – CAIXA – 001 - 0 110 1

A situação de uma unidade de armazenamento é de acordo com seu local

atual, e podem ser:

Incompleto = ainda é possível adicionar protocolos nesta unidade de

armazenamento.

Completo = não é mais possível adicionar novos protocolos.

Transferido = a unidade de armazenamento não está mais neste local.

Eliminado = a unidade de armazenamento já foi eliminada.

Exemplos:

62

SEAP/CAS – 2014 – CAIXA – 001 - 0 110 1 – SEAP/CAS – Incompleto

SEAP/CAS – 2014 – CAIXA – 001 - 0 110 1 – SEAP/CAS – Transferido

SEAP/CAS – 2014 – CAIXA – 001 - 0 110 1 – SEAP/ARQ – Completo

A alteração da situação não é realizada de forma automática. O usuário

precisa realizar esta atualização. Para isso, no resultado da pesquisa, clicar no ícone

, coluna Alterar.

Para visualizar quais protocolos estão na unidade de armazenamento, clicar

no ícon + na coluna Processos.

Para imprimir as etiquetas das caixas, selecioná-las na última coluna (Imprimir

Etiquetas) e depois clicar no botão <Imprimir Etiquetas> no final da tela.

Para incluir uma nova unidade de armazenamento, clicar no botão <Incluir>.

Se for a primeira unidade a ser cadastrada para o ano + local + classificação,

será mostrado o campo Número Inicial.

A partir da segunda unidade a ser cadastrada este campo não aparecerá

mais, a numeração será contínua.

Os campos sala, estante e prateleira são opcionais.

Estas informações se forem adicionadas ao cadastro da unidade de

armazenamento irão aparecer na consulta dos protocolos na seção Caixa / Pasta.

4.6.2 Arquivar

Função: Arquivamento > Arquivar

Nesta funcionalidade o protocolo passará a ficar com o indicativo de

'Concluído', e será associado em qual (ou quais) unidade(s) de armazenamento

ficará guardado.

Não será permitido informar um número de protocolo que seja um anexo, pré-

cadastro, que ainda esteja em trânsito, ou esteja diretamente com uma pessoa

(tramitação personalizada).

Somente unidades de armazenamento com situação 'Incompleto' irão

aparecer no campo 'Disponíveis'.

63

Será possível selecionar mais de uma unidade de armazenamento, mas todas

precisam ser do mesmo ano.

Se o campo Manter Dados Preenchidos for setado, os campos local do

arquivamento e classificação permanecerão preenchidos para o próximo protocolo.

4.6.3 Arquivar em Lote

Função: Arquivamento > Arquivar em Lote

Será possível informar vários números de protocolos e arquivá-los todos de

uma única vez, mas todos precisam estar com o mesmo local atual.

Todos serão arquivados com o mesmo local de arquivamento, classificação,

número(s) de caixa e conclusão/despacho final.

4.6.4 Alterar Arquivamento

Função: Arquivamento > Alterar Arquivamento

Nesta funcionalidade é possível alterar a classificação (código TTD) que foi

informada para um protocolo, e como esta informação está diretamente ligada a sua

unidade de armazenamento, ela também deverá ser alterada.

Ou apenas o número da unidade de armazenamento.

4.6.5 Alterar Protocolos de Caixa

Função: Arquivamento > Alterar Protocolos de Caixa

Nesta funcionalidade é possível transferir todos os protocolos de uma caixa

para outra.

Na primeira tela informar os dados da unidade de armazenamento origem, e

clicar e pesquisar para validar se ela existe.

Irá aparecer os dados da unidade de armazenamento.

Para visualizar quais protocolos estão na unidade de armazenamento, clicar

no ícon + na coluna Processos.

Clicar no ícone , coluna Alterar para ir para a próxima e informar os dados

da unidade de armazenamento destino.

64

4.6.6 Desarquivar

Função: Arquivamento > Desarquivar

Nesta funcionalidade o protocolo voltará a ficar com o indicativo de 'Normal',

não mais 'Concluído'.

Não será permitido desarquivar um protocolo que esteja emprestado.

O próximo arquivamento deverá ser realizado como se fosse o primeiro. E o

tempo de guarda começará a contar novamente a partir do próximo arquivamento.

4.6.7 Transferir de Local

Função: Arquivamento > Transferir de Local

De acordo com o ano, local atual e local destino, ao clicar em <Pesquisar>

será mostrado as unidades de armazenamento que podem ser transferidas.

Somente as unidades de armazenamento com situação Incompleto ou

Completo serão exibidas.

Se o local atual informado tiver o status de 'Setor' poderá ser transferido para

outro local com status de 'Setor', ou para um local com status de 'Arquivo Geral',

mesmo antes de cumprir o prazo no setor.

Se o local atual informado tiver o status de 'Arquivo Geral' poderá ser

transferido para outro Arquivo Geral, ou para o Arquivo Intermediário, mas neste

caso somente se a soma do Setor + Geral + Ano arquivamento for menor que o ano

atual, ou para o Arquivo Permanente, mas neste caso somente se o indicativo da

classificação for de arquivo permanente e a soma do Setor + Geral + AI + Ano

arquivamento for menor que o ano atual.

Se o local atual informado tiver o status de 'Arquivo Intermediário' poderá ser

transferido para outro Arquivo Intermediário, ou para o Arquivo Permanente, mas

neste caso somente se o indicativo da classificação for de arquivo permanente e a

soma do Setor + Geral + AI + Ano arquivamento for menor que o ano atual.

No resultado da pesquisa, é possível visualizar os protocolos que estão na

unidade de armazenamento, e se algum deles tiver alguma condição que impeça a

65

transferência, será mostrado o motivo para que possa ser solucionado. Nesta

situação o campo selecionar para esta unidade de armazenamento estará

desabilitado.

Exemplo: O protocolo está emprestado.

Cada unidade de armazenamento transferida ficará agora com o local atual

igual ao local de destino informado, e para cada protocolo será gerado um

encaminhamento.

No término da transferência será gerado o termo de transferência.

4.6.8 Emprestar Protocolo

Função: Arquivamento > Emprestar Protocolo

O empréstimo de protocolo somente é permitido para os que estão

arquivados, e são protocolo cabeça, ou seja, não são anexos.

No empréstimo o protocolo continua com o indicativo de 'Concluído', e com as

informações do arquivamento.

Na consulta de processos o nome da pessoa para quem o protocolo foi

emprestado, assim como a data prevista de devolução e a justificativa do

empréstimo serão mostradas.

4.6.9 Devolver Protocolo

Função: Arquivamento > Devolver Protocolo

Nesta rotina será informado o responsável pela devolução, e a data da

devolução será a data atual.

4.7 ELIMINAÇÃO

4.7.1 Gerar Listagem de Eliminação

Função: Eliminação > Gerar Listagem de Eliminação

De acordo com o local atual, ano de arquivamento e a classificação (opcional)

informados, ao clicar em <Pesquisar> será mostrado as unidades de

armazenamento (caixas, pastas,...) que podem ser eliminadas.

66

Somente as unidades de armazenamento cujo a classificação não tiverem

indicativo de Permanente, a soma do Setor + Geral + AI + Ano arquivamento for

menor que o ano atual, e com situação Incompleto ou Completo serão exibidas.

No resultado da pesquisa, é possível visualizar os protocolos que estão na

unidade de armazenamento, e se algum deles tiver alguma condição que impeça a

eliminação, será mostrado o motivo para que possa ser solucionado e o campo

selecionar para esta unidade de armazenamento estará desabilitado.

Exemplo: O protocolo está emprestado.

Abaixo do resultado da pesquisa é obrigatório informar o número do protocolo

gerador, o nome do responsável pelo preenchimento, do coord. da comissão setorial

de avaliação e do titular do órgão que irão constar no termo de eliminação.

O assunto do protocolo gerador precisa ser PDI = DOCUMENTACAO E

INFORMACAO, e palavra-chave = ELIMINACAO.

Se o campo 'Adicionar na Listagem de Eliminação' ficar em branco uma nova

listagem será criada com os dados informados, mas se uma listagem for

selecionada, os dados informados serão incorporados nesta listagem, e os campos

protocolo gerador, nome do responsável pelo preenchimento, nome do coord. da

comissão setorial de avaliação e do titular do órgão ficarão desabilitados pois devem

ser iguais ao da listagem selecionada.

Esta opção pode ser utilizada para ir selecionando um código de classificação por

vez, para facilitar a conferência da listagem gerada.

4.7.2 Eliminar

Função: Eliminação > Eliminar

De acordo com o número da listagem de eliminação informada, ao clicar em

<Pesquisar> será mostrado as unidades de armazenamento que podem ser

eliminadas.

67

Abaixo do resultado da pesquisa é obrigatório informar o periódico oficial, e a data

de publicação que irão constar no termo de eliminação.

Cada unidade de armazenamento eliminada ficará agora com a situação =

Eliminada, e para cada protocolo será gerado um encaminhamento, além de alterar

o seu indicativo de processo para Eliminado.

Como será realizado um encaminhamento, o usuário que está realizando a

eliminação precisa ter permissão de andamento-órgão ou andamento-local para a

localização atual dos protocolos.

No término da eliminação será gerado o termo de eliminação para publicação.

4.7.3 Eliminar por Protocolo

Função: Eliminação > Eliminar por Protocolo

Esta eliminação deve ser utilizada para os protocolos que foram arquivados

mas não foram vinculados a uma unidade de armazenamento.

Provavelmente são arquivamentos bem antigos. Então a eliminação será

informando número a número de protocolo (pode ser utilizado um leitor de

código de barras).

Para cada protocolo será gerado um encaminhamento, além de alterar o seu

indicativo de processo para Eliminado.

Como será realizado um encaminhamento, o usuário que está realizando a

eliminação precisa ter permissão de andamento-órgão ou andamento-local

para a localização atual dos protocolos.

4.7.4 Imprimir Listagem de Eliminação

Função: Eliminação >

4.7.5 Imprimir Termo de Eliminação

Função: Eliminação >

68

5. SAIR

Para encerrar suas atividades no sistema utilize a opção Sair do menu,

evitando fechar o software de acesso a internet antes de sair do sistema.

seap / cas - administracao.pr.gov.br · coordenadoria de administração de serviços - cas...

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