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e D

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os

TIC Módulo n.º 2 – Base de Dados

CARACTERÍSTICAS DO MSACCESS

É um Sistema de Gestão de Base de Dados que

permite:

a criação de base de dados (BD)

implementação de uma interface gráfica (formulários)

para o utilizador manipular os dados de uma forma

interactiva e atractiva.

Permite a criação de consultas para melhor extrair

e interpretar os dados

Permite a criação de relatórios

2


3

INICIAR O MICROSOFT – ACCESS


4

Base de Dados

abertas

recentemente.

Modelos de BD

(armazenados

localmente ou

disponíveis no

Microsoft

Office Online).

Criação de uma

nova Base de

Dados.

INICIAR O MICROSOFT – ACCESS


CRIAR UMA NOVA BASE DE DADOS

5

1º selecciona a

opção Base de

Dados Vazia 2º Indicar o nome

do ficheiro e a sua

localização.

A extensão dos

ficheiros em

access é accdb


AMBIENTE DE TRABALHO

6

Botão

Office

Friso

com

vários

separad

ores

Área de

TrabalhoLista de

objectos

pertencentes

ao ficheiro

Ferramentas de

acesso rápido


OPÇÕES DO BOTÃO OFFICE

7

Novo: cria nova base de dados

Abrir: abre uma BD existente

Guardar: guarda a BD aberta.

Guardar como:

Guarda a BD solicitando a localização;

Guarda BD numa versão de office antiga

Guarda a BD em PDF

Imprimir: imprime o objecto da BD que

está seleccionado

Gerir: Compactar e reparar BD (garantindo a

integridade dos dados)

Criar cópia de segurança

Alterar propriedades do ficheiro

Fechar BD


PAINEL DE NAVEGAÇÃO

Apresenta os vários objectos da BD

Tabelas

Consultas

Formulários

Relatórios

Macros

…

Permite alterar a forma como os objectos

são listados.

8


DESCRIÇÃO DOS PRINCIPAIS OBJECTOS

Tabelas

Cada tabela é composta por colunas (campos) e linhas (registos) onde são

guardados conjunto de dados (informação).

Consultas

É uma forma de visualizar os dados de uma tabela ou de tabelas relacionadas

entre si. Pode apresentar todos os registos ou efectuar uma filtragem de modo

a apresentar apenas os dados que correspondem a determinada condição.

Relatórios

Permite ver os dados numa apresentação mais cuidada. Normalmente com

intuito de imprimir esses dados.

A partir do relatório apenas é possível ver os dados, não sendo possível a sua

gestão (inserir, eliminar ou adicionar)

Formulários

Permite apresentar os dados de uma forma personalizada.

A partir do formulário é possível ver, inserir, eliminar e adicionar registos.9


SEPARADORES - BASE

10

Grupo Funcionalidades

Vistas

Permite alternar entre as diferentes Vistas disponibilizadas por cada tipo de objecto

activo. Importante para as tabelas, consultas, formulários e relatórios para alterar entre

a vista de estrutura (alteração da estrutura do objecto) e a vista final do objecto.

Área de Transferência Colar, copiar, cortar e o pincel de formatação

Tipo de LetraPermite formatar vários aspectos relacionados com a letra a ser usada no item

seleccionado, permite controlar o alinhamento do texto, definir a cor, o estilo, etc.

Rich TextPermite controlar aspectos adicionais relacionados com o texto, como iniciar listas

numéricas e de marcas, etc.

Registos Permite efectuar várias operações sobre registos (inserção, alteração, guardar, etc.)

Ordenar e Filtrar Permite ordenar e filtrar os registos do objecto actual.

LocalizarPermite localizar, no objecto actual, a ocorrência de uma determinada cadeia de

caracteres e permite a substituição de texto.


SEPARADOR - CRIAR

11


TabelasPermite criar uma nova tabela a partir da vista de Estrutura, modelos

predefinidos, etc.

FormuláriosPermite criar um novo formulário a partir de um formulário em branco,

através de um assistente ou de forma automática.

RelatóriosPermite criar um novo relatório a partir de um relatório em branco,

através de um assistente ou de forma automática.

Outro

Permite criar uma nova consulta, através dum assistente ou a partir de

uma consulta em branco.

Permite criar macros.


SEPARADOR – DADOS EXTERNOS

12


Importar

Permite visualizar as Importações guardadas e importar/ligar

a dados oriundos de fontes de dados externas. Exemplo: ligar a

um documento do Microsoft Excel.

ExportarPermite visualizar as Exportações guardadas e exportar o

objecto.

Recolher Dados

Permite criar uma mensagem de correio electrónico contendo

um Formulário destinado à recolha de dados e visualizar as

respostas dadas, inserindo-as na BD.

Listas do SharePoint

Partilha de documentos com outras pessoas do mesmo grupo de

trabalho. É necessário ter implementado a aplicação

SharePoint.


SEPARADOR – FERRAMENTAS DE BASE DE DADOS

13


MacroPermite aceder ao “Ambiente de Desenvolvimento VBA” (Visual Basic), criar,

executar a macro actual, ou um macro disponível na BD, etc.

Mostrar/Ocu

ltar

Permite mostrar/ocultar a “Janela de Relações” e de “Folha de Propriedades”, os

objectos da BD que utilizam o objecto seleccionado (“Dependências do Objecto”) e a

“Barra de Mensagens”.

Analisar

Permite produzir um relatório de documentação de uma selecção de objectos da

BD, fazer uma análise de desempenho desta selecção, sugerindo alterações ou

corrigindo problemas, e analisar uma Tabela, fazendo alterações que conduz a um

melhor desempenho.

Mover

Dados

Permite dividir a base de dados em vários ficheiros. Exemplo: colocar as tabelas

num ficheiro e as consultas em outro ficheiro.

Ferramenta

s de BD

Permite criar e gerir painéis de navegação.

Permite colocar uma palavra-chave na BD (Explicação no slide seguinte)


SEPARADOR – FERRAMENTAS DE BDS – ENCRIPTAR

Encriptar com palavra-chave significa colocar uma senha para

que apenas as pessoas detentoras dessa senha consigam abrir

a BD.

Para encriptar ou desencriptar é necessário abrir a BD em

modo exclusivo.

Clique no botão do Office e faça abrir. De seguida no botão abrir

escolha a opção “Abrir em modo exclusivo”

14


SEPARADORES CONTEXTUAIS

Estes separadores dependem do objecto que está

seleccionado ou da operação que desejamos

realizar.

Disponibilizam comandos adicionais que permitem

ao utilizador trabalhar com o objecto seleccionado.

15


SEPARADORES CONTEXTUAIS – FOLHA DE DADOS

16

Folha de Dados aparece quando o objecto seleccionado é

uma tabela em vista de dados


Vistas Permite alterar o tipo de vista do objecto seleccionado.

Campos e

colunas

Permite inserir/eliminar/alterar o nome das colunas da tabela

Tipo de dados e

formatação

Permite formatar o tipo de dados das colunas da tabela.

Relações Permite consultar e criar os relacionamentos entre tabelas.


SEPARADORES CONTEXTUAIS – ESTRUTURA DA TABELA

Este separador fica activo quando a tabela está em vista

de estrutura

17


Vistas Permite alterar o tipo de vista do objecto seleccionado.

Ferramentas Permite criar e eliminar linhas.

Permite definir a chave primária da tabela

Permite aplicar regras de validação nos campos

A opção “Coluna de Pesquisa” permite criar uma lista de opções escrita por

quem cria a BD ou lista de opções ligada a uma tabela existente.

Mostrar/

Ocultar

Permite mostrar ou ocultar as propriedades dos campos da tabela

Permite gerir os índices da tabela.


SEPARADORES CONTEXTUAIS – ESTRUTURA DA CONSULTA

Este separador fica activo quando a consulta está em modo de

vista de estrutura.

18


Resultados Permite alterar o tipo de vista do objecto seleccionado.

Permite executar a consulta

Tipo de

consulta

Permite escolher qual o tipo de consulta pretendida. Exemplo: Consulta para

eliminar dados numa tabela segundo um determinado critério.

Configuração

da Consulta

Permite acrescentar mais tabelas ou consultas na consulta.

Permite usar o assistente para a construção de fórmulas.

A opção devolver permite definir quantos registos desejamos ver da consulta. Útil

quando se pretende ver, por exemplo, apenas os primeiros 3 registos.

Mostrar/

Ocultar

A opção Totais permite efectuar operações nos diversos campos


SEPARADORES CONTEXTUAIS

O separador seguinte aparece quando está activo

um formulário em vista de estrutura:

O separador seguinte aparece quando está activo

um relatório em vista de estrutura:

19


SEPARADORES – INDICADORES IMPORTANTES

Indicador de grupo de comandos

Indicador de caixa de diálogo

20


SEPARADORES DE PROGRAMA

Os Separadores de Programa substituem os Separadores

Padrão quando o utilizador efectua operações específicas.

Exemplo: Pré-visualização

21


CRIAR TABELAS

É possível criar uma tabela através das seguintes opções:

Tabela ou vista de folha de dados: permite ao utilizador começar

imediatamente na introdução dos dados. Para colocar o nome dos

campos terá de alterar para vista de estrutura.

Modelos de Tabela: modelos pré-definidos do Access

Listas do SharePoint: é necessário ter implementado o sistema Share

Point.

Estrutura da Tabela: será a opção utilizada ao longo das aulas.

Entra em modo de estrutura onde se começa por indicar os campos e

as respectivas características.22


CRIAR TABELAS EM MODO “TABELAS” Pode começar-se por introduzir os dados nas colunas. O tipo

de dados de cada campo/coluna é actualizado

automaticamente à medida que o valor é introduzido.

Para formatar a coluna deve usar-se o separador “Folha de

dados”

Para mudar o nome de uma coluna: fazer duplo clique sobre o

nome da coluna, escrever um novo nome e em seguida,

premir [Enter].

23


CRIAR TABELAS EM MODO “ESTRUTURA DE TABELAS”

Está dividido em

três secções:

24

Identificação dos campos

da tabela.

Especificação

das propriedades

do campo

seleccionado.

Mensagem de

ajuda


IDENTIFICAÇÃO DOS CAMPOS DA TABELA

Nome do campo: Constituído por caracteres

alfanuméricos;

Não deverá ser utilizado:

pontuação ou parêntesis;

espaços à esquerda;

não podem existir na mesma tabela dois campos com o

mesmo nome;

não é aconselhável o carácter espaço no nome do campo.

Use o hífen ( _ ) para produzir o efeito de espaço.

25


TIPO DE DADOS

Texto – até 255 caracteres

Memo – textos longos

Número

Data/Hora

Moeda – valores monetários

Numeração Automática – incrementa o valor automaticamente (útil para Chaves Primárias

do tipo código)

Sim/Não – valores lógicos (Verdadeiro/Falso, Sim/Não)

Objecto OLE – permite inserir um objecto/ficheiro (exemplo: imagem, vídeo,…)

Hiperligação – endereço URL

Anexo – permite anexar qualquer ficheiro

Assistente de Pesquisas – permite criar lista de dados

26


TIPO DE DADOS – ASSISTENTE DE PESQUISAS

Permite criar uma lista de valores.

1. Seleccionar o tipo de dados que irá

corresponder a lista de valores.

2. De seguida seleccionar o tipo de

dados “Assistente de pesquisas”

3. Seleccionar a 2ª opção “Eu escrevo os

valores”

4. Escrever as várias opções/valores

possíveis

5. Clicar no botão concluir27


TIPO DE DADOS - PROPRIEDADES

28

Tamanho (field

size)define o tamanho máximo do campo

Formatar

(format)

Controla o formato de apresentação dos dados. Por exemplo: nos

valores numéricos permite definir o nº de casas decimais a

apresentar.

Máscara de

introdução

(input mask)

Permite definir uma máscara que ajude na introdução dos dados,

garantir por exemplo, que numa determinada posição só é

possível dígitos. A construção da máscara é efectuada usando

caracteres especiais. (ver slides seguintes)

Legenda

(caption)Pseudónimo em substituição do nome do campo

Valor pré-

definido

(default value)

Permite indicar um valor que será inserido na tabela caso o

utilizador não o alterar.

As propriedades variam de tipo de dados para tipo de

dados. As mais importantes são:


TIPO DE DADOS – PROPRIEDADES (CONT.)

29

Regra de

Validação

(Validation rule)

Permite definir um regra para a introdução de dados no campo.

Por exemplo: <100 obriga que o valor inserido seja menor que

100.

Texto de

Validação

(Validation text)

Mensagem que aparecerá caso a regra de validação não seja

satisfeita.

Necessário

(required)

Se sim, indica que a introdução de dados nesta campo é

obrigatória.

Indexado

(indexed)

Quando indexado o programa cria um índice. O índice é criado

internamente e facilita as pesquisa/filtros ao campo (pois o

campo mantém-se ordenado). No entanto, a inserção dos dados

poderá tornar-se mais lenta. Quando o indexado é com

duplicação não autorizada não permite que se insiram

duplicação de valores nesse campo.


TIPO DE DADOS – PROPRIEDADES – MÁSCARA DE INTRODUÇÃO

A máscara de introdução tem como objectivo formatar a entrada

de dados, de forma a controlar o tipo de valores inseridos.

Permite diminuir os erros na introdução de dados assegurando

uma aparência consistente.

Para construir a máscara é necessário usar os caracteres

disponíveis.

NOTA: Se pretender que estes caracteres não assumam o seu

significado mas sim o que representam literalmente então, deve

colocar a barra \ antes do caracter.

30



31

Carácter Descrição

0 Dígito (de 9, entrada obrigatória; sinais de mais [+] e menos [-] não são

permitidos).

9 Dígito ou espaço (entrada não obrigatória, sinais de mais ou de menos não são

permitidos).

# Dígito ou espaço (entrada não necessária, posições em branco são convertidas em

espaços, sinais de mais ou de menos são permitidos).

L Letra (de A a Z, entrada obrigatória).

? Letra (de A a Z, entrada opcional).

A Letra ou dígito (entrada obrigatória).

a Letra ou dígito (entrada opcional).

& Um carácter ou um espaço (entrada obrigatória).

C Um carácter ou um espaço (entrada opcional).



32

Carácter Descrição

. , : ; - / Marcador de posição decimal e de milhares e separadores de data e de hora. (O

carácter utilizado depende das definições regionais especificadas quando faz clique

sobre Definições regionais no Painel de Controlo do Windows.)

< Faz com que todos os caracteres que se seguem sejam convertidos para minúsculas.

> Faz com que todos os caracteres que se seguem sejam convertidos para maiúsculas.

! Os caracteres que são escritos preenchem a máscara sempre da esquerda para a

direita. Pode incluir o ponto de exclamação em qualquer local da máscara de entrada.

\ Faz com que o carácter que se segue seja apresentado como um carácter literal.

Utilizado para apresentar qualquer um dos caracteres listados nesta tabela como

sendo caracteres literais (por exemplo, \A é apresentado como sendo simplesmente A).

Palavra-

passe

Qualquer carácter escrito na caixa de texto será guardado como um carácter mas será

apresentado na forma de um asterisco (*).



Exemplos:

33

Máscara de

introdução

Exemplos de

valores

Definição

(000) 000-0000 (244) 555-0248 Apenas aceita dígitos de 0 a 9. Todos os zeros da máscara terão

obrigatoriamente de corresponder a um valor introduzido.

(999) 999-9999 (44) 555-0248

( ) 555-0248

Apenas aceita dígitos de 0 a 9 mas, a sua introdução é opcional.

(000) AAA-AAAA (44) 555-TELE Os zeros representam obrigatoriamente dígitos de 0 a 9 e, os A’s

representam obrigatoriamente dígitos ou letras.

#999 -20

2000

A primeira posição da mascara representa um dígito, nada ou o sinal de

+ ou –. Cada 9 representa um dígito.

>L????L?000L0 CAMPOGR339M3

NAS R 452B7

Todas as letras são convertidas para maiúsculas (>). Os L’s

representam obrigatoriamente uma letra (A-Z) e os ?’s representam

opcionalmente uma letra. Os 0’s representam obrigatoriamente um

dígito.


TIPO DE DADOS – PROPRIEDADES – REGRA DE VALIDAÇÃO

A regra de validação permite restringir a entrada de dados.

Na regra poderá colocar texto, expressões matemáticas ou

funções do Access.

A regra poderá ser escrita manualmente ou usando o

assistente:

34

Botão para abrir o

assistente para

construção das

expressões


TIPO DE DADOS – PROPRIEDADES – REGRA DE VALIDAÇÃO

Exemplos:

35

Regra de

ValidaçãoDefinição

>=0 e <= 20 Apenas são aceites valores entre 0 e 20 (inclusive)

< Data() Aceita apenas as datas inferiores à data corrente

Mês(data()) Aceita apenas o número correspondente ao mês corrente


TIPO DE DADOS – PESQUISA

Criar uma lista cujos valores/opções vêm de outra tabela.

36

1. Mostrar controlo: escolher Caixa de combinação

2. Origem da linha: clicar no botão , seleccionar a tabela

(que contém o campo como chave primária) e criar a consulta

com os campos que irão criar a lista.

3. Coluna dependente: nº da coluna que representa o valor a

guardar na tabela.

4. Número de colunas: indicar o nº de colunas seleccionadas na

consulta

5. Larguras das colunas: para cada coluna indicar a sua largura.

ATENÇÂO: para as colunas que não pretende listar

(normalmente a chave primária quando esta é um código)

deverá colocar a largura a 0 (zero). Separe as larguras com ;

6. Limitado à lista: se sim o utilizador não poderá inserir nenhum

outro valor senão um valor existente na lista.


CAMPOS IDENTIFICADORES

Cada tabela deve ter um campo ou um conjunto de

campos que identifique exclusivamente cada registo.

Este(s) campo(s) tem(têm) a designação de Chave

Primária da tabela.

Para além da chave primária poderão existir mais

campos identificadores, estes dão-se pelo nome

Chaves Candidatas.

37


CAMPOS IDENTIFICADORES – DEFINIR CHAVE PRIMÁRIA

A tabela têm de estar em vista de estrutura

Se a chave primária se tratar apenas de um campo

basta:

38

1º Deve

seleccionar o

campo (basta

clicar sobre a

linha do

campo)

2º Clicar no

botão Chave

Primária do

separador

Estrutura


CAMPOS IDENTIFICADORES – DEFINIR CHAVE PRIMÁRIA

Se a chave primária for composta, ou seja, é formada

por vários campo deve:

39

1º Deve

seleccionar os

vários campos

clicando no

quadrado escuro

antes do nome do

campo e

pressionar

simultaneamente

a tecla CTRL

2º Clicar no

botão Chave

Primária do

separador

Estrutura


CAMPOS IDENTIFICADORES – DEFINIR CHAVE CANDIDATA

Uma chave candidata é um chave que identifica

univocamente cada registo da tabela, ou seja nunca se

repete. No entanto, não foi a escolhida para ser chave

primária.

Se se tratar apenas de um campo, então, basta

posicionar-se no respectivo campo e colocar a

propriedade Indexado como “Duplicação não

autorizada”

40


CAMPOS IDENTIFICADORES – DEFINIR CHAVE CANDIDATA

Se a chave candidata for composta, ou seja, é formada

por vários campos então terá de criar um índice.

41

1º Clicar

no botão

índices

2º Atribuir um nome ao

índice

3º Seleccionar

em cada linha

os campos que

compõem a

chave

candidata4º Posicionar o

cursor sobre o

nome do índice e

de seguida

colocar a opção

exclusivo a SIM.


RELAÇÃO ENTRE AS TABELAS

Após criadas as tabelas é necessário relacioná-las. Ao efectuar

este relacionamento, o Microsoft Access terá a informação

necessária para reunir/relacionar todos os dados.

Este processo permite criar consultas, formulários e relatórios

usando campos/dados provenientes de várias tabelas

O relacionamento entre tabelas consiste em ligar o campo ou os

campos (se se tratar de uma chave composta) comuns entre as

duas tabelas, tipicamente será ligar a chave primária de uma

tabela à chave estrangeira da outra tabela (esta chave

estrangeira coincidirá com a chave primária da primeira tabela

quer a nível de tipo de dados quer pelo que representa).

42


MÉTODOS PARA CRIAR AS RELAÇÕES ENTRE TABELAS

Através da opção Relações no separador Ferramentas de Base

de Dados Relações.

1. Antes de clicar no botão Relações deverá fechar todas as

tabelas.

2. Depois clica no botão Relações e aparecerá o separador

estrutura

43



3. Deverá incluir todas as tabelas existentes, usando a opção

Mostrar Tabela

4. Para efectuar o relacionamento poderá usar a opção Editar

Relações

5. Na caixa de diálogo deverá seleccionar as duas tabelas e os

respectivos campos que fazem a relação.

44



Poderá usar o rato em vez da caixa de diálogo “Editar

Relações”

1. Abrir a janela das relações e inserir todas as tabelas

2. Clicar com o rato na chave primária da primeira

tabela e, pressionando sempre o rato, soltar o botão

do rato sobre o campo correspondente na segunda

tabela (chave estrangeira).

45



Por exemplo: relacionar a tabela das viagens com a tabela dos

clientes. Esta ligação faz-me entre a chave primária Ncliente da

tabela t_cliente e a chave estrangeira Ncliente na t_viagens.

Clicar com o rato no Ncliente da t_Cliente e, pressionando

sempre o botão do rato, largá-lo sobre o Ncliente na t_Viagens.

46



Através do assistente de pesquisa no tipo de dados do campo da

tabela que contém a chave estrangeira. ATENÇÃO: este método só

está funcional em Office’s anteriores ao 2007 ou no Office2007 em

Inglês.

1. Primeiro, selecciona o tipo de dados que representa o campo

estrangeiro. Deverá ser exactamente igual ao campo na tabela

principal, ou seja, a tabela que contém o campo como chave primária.

2. De seguida selecciona o

Assistente de pesquisas

47



3. Escolher a primeira opção, que permite criar uma lista com valores

de uma tabela.

4. Seleccionar a tabela ao qual pretendemos ligar

5. Transferir os campos que irão compor a lista para a área “campos

seleccionados”

48



6. Indicar, se o pretender, a ordenação dos campos

7. Indicar se deseja ou não ocultar a chave primária da listagem. (É

recomendado quando esse campo é simplesmente um código).

8. Clicar em Concluir

49



No final, a BD deverá ter todas as tabelas relacionadas

entre si.

50


INTEGRIDADE REFERENCIAL

Ao impor integridade referencial num relacionamento, a BD

garante coerência no relacionamento, ou seja, o utilizador fica

impedido de inserir dados no campo que não tenham

relacionamento com a tabela relacionada.

Por exemplo: no relacionamento entre a t_viagens e a t_cliente,

ao inserir uma viagem, o utilizador fica impedido de inserir um

cliente que não exista na tabela t_cliente.

51



Ao impor integridade referencial ficam

activas duas opções de propagação.

Propagar actualização dos campos

relacionados: sempre que seja alterada

a chave primária todos os campos

relacionados com essa tabela serão

actualizados.

Propagar eliminação dos campos

relacionados: quando o registo (onde

consta a chave primária) for eliminado

todos os registos a ele relacionados

serão também eliminados.

Exemplo: se eliminar um cliente todas

as viagens efectuadas por esse cliente

serão eliminadas da tabela t_viagens.52



O tipo de relação depende do modo como os campos relacionados

estão definidos.

No exemplo apresentado temos um relacionamento de um-para-

muitos (1:N)

53



A opção Tipo de Associação, permite-nos escolher como será

feita a associação entre as tabelas. Esta associação indicará que

registos serão apresentados quando são criadas consultas que

utilizam as tabelas relacionadas

54



Opção 1: incluí apenas os registos que tenham associação entre as

duas tabelas.

Exemplo: lista apenas as viagens que tenham o correspondente

cliente na t_cliente.

Opção 2 e 3: incluí todos os registos de uma das tabelas do

relacionamento, mesmo que não haja relacionamento.

Exemplo: mostrar todos os registos da t_cliente mesmo que não

tenham ainda realizado uma viagem, e consequentemente, não

haja relacionamento entre os registos das tabelas.

55


CONSULTAS

As Consultas permitem visualizar os registos de uma ou várias

tabelas relacionadas entre si.

Através de uma consulta é possível filtrar os registos mediante

uma ou várias condições/critérios, ordenar os dados e, executar

cálculos.

A criação das consultas poderá ser efectuada usando o Assistente

de Consultas ou a Estrutura da Consulta existentes no separador

Criar.

Posteriormente a consulta poderá ser usada, por exemplo, num

relatório de forma a melhorar a apresentação da informação.

56


CONSULTAS – ASSISTENTE DE CONSULTAS

Ao seleccionar o Assistente de Consultas aparecerá uma

sequência de caixas de diálogo ajudando à construção da

consulta.

Exercício: criar uma consulta que liste todas as viagens realizadas

para Leiria.

1. Seleccionar o tipo de consulta. Começaremos pelas consultas simples:

57



2. Seleccionar a tabela ou as várias tabelas ou consultas que irão fazer

para desta consulta e, transferir para a lista dos campos

seleccionados os campos que desejamos listar.

58

1º selecciona-se a

tabela ou consulta

2º Seleccionam-se os

campos que irão fazer

parte da consulta e

transferem-se para a

lista de campos

seleccionados.

3º Se pretender inserir mais

campos de outras tabelas volta ao

primeiro passo.



3. Seleccionar a opção Detalhe se desejar ver todos os registos ou a opção

Resumo, se desejar ver apenas um resumo. Se seleccionar resumo

poderá realizar alguns cálculos: a média, a soma, o mínimo, o máximo

e/ou o contar.

59

Se o objectivo deste exercício fosse,

por exemplo, contar o número de

viagens realizadas para um

determinado destino ou, a média

de Kms efectuadas para cada

destino então teríamos de escolher

a opção resumo. Mas, para o

exercício proposto iremos

seleccionar o Detalhe, pois

pretende-se listar todas as viagens

realizadas para Leiria.



4. De seguida, indicar o nome da consulta e qual o modo de abertura da

mesma. Se abrir o assistente para visualizar informação então,

visualizará imediatamente o resultado da consulta. Se seleccionar

modificar a estrutura da consulta, a consulta abrirá em modo de estrutura

(neste caso poderá alterar a estrutura, nomeadamente adicionar os

critérios).

60

Para o exercício proposto iremos

seleccionar a opção Modificar a

estrutura pois, teremos de filtrar a

consulta para que apenas sejam

listados as viagens para Leiria.



5. Com a selecção da segunda opção, a consulta abrirá em modo de

estrutura. Para o exercício proposto deverá acrescentar no critério, do

campo Destino, a indicação “Leiria”.

61



6. Para ver o resultado clique numa das seguintes opções do separador

Base:

62


O Assistente de consultas de referência cruzada permite criar uma

consulta de referência cruzada. Este tipo de consulta mostra os

valores resumidos (somas, totais e médias) de um campo de uma

tabela agrupado por um ou vários campos da tabela.

Exercício: Criar uma consulta que relacione os clientes e os vários

destinos indicando o nº de vezes que ocorreu essa viagem.


63



1. Seleccionar o tipo de consulta. Para a resolução do exercício

escolher o Assistente de Consultas de Referência Cruzada.

64



2. Seleccionar a tabela ou consulta com os dados necessários.

(Para este exercício seleccionaremos a tabela T_Viagens).

65



3. Seleccionar os campos que compõem o cabeçalho das linhas da

tabela de referências cruzadas. (Neste exercício seleccionaremos

o campo Ncliente).

66



4. Seleccionar os campos que compõem o cabeçalho das colunas da

tabela de referências cruzadas. (Neste exercício seleccionaremos

o campo Destino).

67



5. Indicar qual campo que servirá para o cálculo de cada intersecção

linha/coluna e qual a função a aplicar. (Para o exercício proposto a

função é claramente o contar e, para este caso poderemos

seleccionar qualquer campo)

68



6. Indicar o nome da consulta e, seleccionar a opção Ver consulta (para

ver imediatamente o resultado final ) ou modificar estrutura.

69


Assistente de consultas localizar duplicados - pode

determinar se existem registos duplicados numa tabela ou

determinar quais os registos que, numa tabela, partilham o

mesmo valor.

Assistente de consultas localizar não correspondentes -

pode localizar registos numa tabela que não tenham registos

relacionados noutra tabela.


70


CONSULTAS – ESTRUTURA DA CONSULTA

Para melhor ilustrar a criação de uma consulta através da opção

Estrutura da Consulta consideremos o seguinte exercício:

Exercício: Tendo em conta uma BD que faz a gestão de uma

frota de táxis, crie uma consulta que liste todas as viagens

realizadas por cada táxi, indicando também a informação

disponível dos respectivos clientes.

71



1. Clique no botão Estrutura da Consulta, pertencente ao

separador Criar.

2. Aparecerá uma janela com a listagem das tabelas e consultas

existentes nessa BD. Seleccione as tabelas e/ou consultas que

necessita.

72

1º selecciona-se as

tabelas ou

consultas que

necessita.

2º Clica em Adicionar

Para o exercício proposto será

seleccionado as tabelas T_Cliente,

T_Taxi e T_Viagens.



3. Na janela seguinte deverá indicar quais os campos das várias

tabelas que deverão fazer parte da consulta. Para tal, basta

clicar duas vezes sobre o campo ou clicar no campo da tabela

e arrastá-lo para a área de consulta.

73

Área das tabelas e

consultas.

Nesta área deverá

escolher os campos

para a criação da

consulta.

Área de

consulta.

Nesta área

definirá as

características

da consulta



4. Visualizar o resultado poderá clicar num dos seguintes botões:

74


CONSULTAS – ORDENAR CAMPOS

Para ordenar uma ou vários campos da consulta deverá indicar o

tipo de ordenação nos respectivos campos a ordenar.

Exercício: Considerando a consulta criada anteriormente ordene-a

descendentemente pela data da viagem.

1. Abrir a consulta em modo de estrutura

2. Indicar o tipo de ordenação no(s) campo(s)

75


CONSULTAS – MOSTRAR CAMPOS

A opção Mostrar permite indicar à consulta se o campo será ou não

visualizado nos resultados da consulta. Esta opção é útil quando se

pretende aplicar um critério e/ou ordenação ao campo e este não ser

visível no resultado da consulta.

Exercício: Altere a consulta anterior de forma a listar todas as viagens

realizadas para Leiria. Oculte o campo destino.

76


CONSULTAS - CRITÉRIOS

Os critérios são restrições aplicadas aos campos por forma a

filtrar os registos.

Poderão ser usados os seguintes operadores:

77

Operadores Função

= Devolve valores iguais ao valor indicado.

> Devolve valores superiores ao valor indicado.

< Devolve valores inferiores ao valor indicado.

>= Devolve valores superiores ou iguais ao valor indicado.

<= Devolve valores inferiores ou iguais ao valor indicado.

<> Devolve valores diferentes do valor indicado.

& Faz a concatenação de dois textos

ComoDevolve valores conforme o valor indicado. Usado apenas para campos

do tipo texto.

Entre Devolve valores pertencentes a um intervalo de valores.


CONSULTAS - CRITÉRIOS

Poderão ser usadas funções.

Exemplo:

78

Função Descrição

DIA(Data) Recebe uma data e devolve o dia do mês.

MÊS(Data) Recebe uma data e devolve o mês (número entre 1 e 12).

ANO(Data) Recebe uma data e devolve o ano.

DATA( ) Devolve a data do sistema.

AGORA( ) Devolve a data e a hora do sistema.


CONSULTAS – CRITÉRIOS

Exercício: Crie uma consulta que liste as viagens que

percorreram menos do que 10km.

Critério da consulta (<10):

Resultado:

79



Exercício: Crie uma consulta que liste todas as viagens cujo

nome do destino inicia com a letra L.

Critério da consulta (Como “L*”):

Resultado:

80



Exercício: Crie uma consulta que liste todos os clientes que

contenham o nome Maria.

Critério da consulta (Como “*” & “Maria & “*”):

Resultado:

81



Exercício: Crie uma consulta que liste os táxis que devem ir à

inspecção no mês corrente.

Critério da consulta:

Resultado:

82



Poderão ser usados parâmetros nos critérios das consultas.

Os parâmetros permitem que o utilizador, no momento davisualização dos resultados, introduza o valor que deseja usar paracritério/filtragem.

A vantagem dos parâmetros é usar a mesma consulta com valoresdiferentes para o critério, pois é o utilizador que fornece esses valoresaquando a visualização do resultado.

Para usar os parâmetros deverá usar os parênteses rectos [ … ].Dentro dos parênteses rectos deverá colocar um texto alusivo aocampo que irá sofrer o critério ajudando assim, o utilizador a inserir ovalor para filtrar os registos da consulta.

83



Exercício: Crie uma consulta que liste as viagens realizadas por

um determinado táxi. A matricula do táxi deve ser pedida ao

utilizador.

Critério da consulta (Como [Qual a matricula do Táxi?]):

Ao visualizar os resultados aparece uma janela com o texto que foi

colocado entre os [ ].

O utilizador deverá indicar a matricula que deseja usar no critério,

por exemplo:

84



Exercício: Crie uma consulta que liste todos os clientes com um

determinado nome. O nome deverá ser indicado pelo utilizador.


Ao visualizar os resultados, o utilizador deve indicar o nome ou parte

do nome do cliente que deseja listar.

85



Exercício: Crie uma consulta que liste todas as viagens que

tiveram menos do que um determinado nº de Kms.


Ao visualizar os resultados, o utilizador deve indicar o número de

Kms que deseja para filtrar os registos.

86



Para além dos campos vindos das tabelas ou das consultas,

poderão ser criados mais campos. São chamados campos

calculados.

Estes campos são campos que não devem existir fisicamente na

tabela pois dependem de outros campos.

Os campos calculados são criados numa coluna da consulta em

vista de estrutura.

87

Os campos criados na consulta

são colocados aqui



Exemplo: Não deverá existir um campo com a idade do

cliente, pois se isso acontecesse em todos os aniversários

dos clientes a empresa teria de actualizar a sua BD.

Exemplo: Não deverá existir o campo total a pagar na tabela

viagem. Este valor é a multiplicação entre o nº de Kms da

viagem e o preço ao Km.

88



Exercício: Crie uma consulta que liste todos os clientes que fazem

anos no mês corrente.

Para realizar este exercício é necessário criar um novo campo que

indique o mês do aniversário e de seguida, aplicar o critério para que

apenas sejam listados os clientes que fazem anos no corrente mês.

A estrutura para um novo campo é a seguinte:

Nome do campo : função para obter os valores do campo

89



Passos para a resolução do exercício proposto:

O novo campo terá o nome de Mês do Aniversário

Para obter o valor do mês de cada data de aniversário deverá

usar a função Mês() mais o campo DataNascimento da

tabela t_Cliente.

Para que a consulte apenas mostre os clientes que fazem

anos no mês corrente aplicar o critério Mês(data())

90



Exercício: Crie uma consulta que mostre o total a pagar em

cada viagem. Este valor é encontrado a partir da

multiplicação entre o nKms e o preço ao km.

Solução:

Resultado:

91


CONSULTA – TOTAIS

A opção Totais permite acrescentar uma nova linha na área da

consulta. O objectivo é agrupar os campos afim de aplicar uma

função predefinida do Access num ou a vários campos da

consulta.

92

Activar o comando

Totais

Linha Total

visível


CONSULTA – TOTAIS

Exercício: Crie uma consulta que indique o número de viagens

realizadas por cada táxi.

1. Escolher cuidadosamente os campos que irão pertencer à

consulta. Neste exercício, será a matricula e um qualquer outro

campo da t_Viagens.

2. Activar a linha dos totais e, agrupar a matricula e escolher a

função contar para o outro campo.

3. Atribuir um nome à coluna onde está a função contar.

93


CONSULTA – TOTAIS Exercício: Crie uma consulta que indique total facturado por táxi

em viagens.

1. Escolher cuidadosamente os campos que irão pertencer à

consulta. Neste exercício, será a matrícula e um novo campo

que representa o total pago em cada viagem (NKm * PrecoKm).

2. Activar a linha dos totais e, agrupar a matricula e escolher a

função Soma para o outro campo.

3. Atribuir um nome à coluna onde está a função contar.

94


TIPOS DE CONSULTAS

Para além das consultas de selecção (botão seleccionar) que temos usado até

agora, existem outros tipos de consultas, tal como pode observar no separador

estrutura da consulta:

Criar Tabela: cria uma tabela com dados vindos de outra tabela.

Acrescentar: a consulta adiciona registos numa tabela existente

Actualizar: altera o valor dos campos de uma tabela para um outro valor

Cruzar: Transforma a consulta numa consulta de referência cruzada

Eliminar: elimina os registos de uma tabela que satisfaçam o critério.

95


CONSULTA – ACTUALIZAR

Exercício: Inflacionar em 10% todos os preços por km.

1. Seleccionar a tabela e os campos

2. Seleccionar o tipo de consulta Actualizar

3. Executar

96

ou


CONSULTAS

Quando executar

uma consulta e

aparecer a

mensagem “A

acção ou o evento

foi bloqueado pelo

Modo Desactivado”

deverá:

Clicar no botão

opções (no aviso

de segurança) e

escolher a opção

“activar este

conteúdo”.

97


CONSULTAS

Nas consultas, o asterisco (*) que

aparece no topo dos dados de cada

tabela representa todos os dados da

tabela, ou seja, se usar o asterisco na

consulta, todos os campos serão

visualizados no resultado final.

Vantagem: não é necessário

seleccionar individualmente todos os

campos e transferi-los para a área de

consulta.

Desvantagem: não é possível aplicar

qualquer agrupamento ou critério à

coluna do asterisco.

98


FORMULÁRIOS

Os formulários permitem ao utilizador gerir os dados das tabelas

num ambiente personalizado e agradável. A manipulação

(visualização, alteração, eliminação e introdução) dos dados

através de um formulário é muito mais funcional.

Até este momento os dados eram inseridos através das tabelas

ou das consultas, a informação era visualizada em forma de

linhas e colunas. Com um formulário pode dispor a mesma

informação de uma forma mais amigável.

99


FORMULÁRIOS

Num formulário é possível:

Visualizar, inserir, alterar e eliminar os dados de uma ou

várias tabelas.

Formatar os vários objectos do formulário

Criar campos calculados;

Inserir gráficos;

Criar controlos, tais como botões, separadores, …

100


FORMULÁRIOS – CRIAR

A criação de um formulário é efectuada a partir do separador Criar

formulários. As opções para criar um formulário são:

Assistentes – conjunto de caixas de diálogo que orientam o processode criação do formulário.

Formulários Automáticos – cria um formulário para a tabelaseleccionada.

Vista de Estrutura - o utilizador terá de construir todo o formulário apartir do nada e sem qualquer tipo de ajuda.

101


FORMULÁRIOS – CRIAR Na criação de formulários, é aconselhável utilizar os

assistentes, pois estes são bastantes eficientes e simplificam

esta tarefa.

Após a conclusão de um formulário, o utilizador pode, a qualquer

momento, aceder à sua estrutura e modificar os formatos e

propriedades dos objectos existentes, bem como adicionar novos

objectos.

102


FORMULÁRIOS SIMPLES – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS

Para melhor ilustrar os passos possíveis num assistente de

formulários consideremos o seguinte exercício:

Exercício: Crie um formulário que faça a gestão de todos

os dados da tabela Empregado. Cada registo deverá

aparecer individualmente.

103



1. Após a selecção do assistente de formulários surge a seguinte

janela:

104

1º seleccionar a tabela

necessária.

2º Transferir todos os

dados para a área

“Campos seleccionados”

NOTA: é importante seleccionar TODOS os campos pois, é a partir do formulário que o utilizador

final terá contacto com os dados da tabela. Se algum campo for omitido no formulário, o utilizador

jamais poderá efectuar alguma operação sobre esse campo.



2. Seleccionar o esquema na qual os dados irão ser distribuídos pelo

formulário.

105

1º seleccionar

o esquema.

O esquema colunas e justificado mostra um registo de cada vez.

O esquema tabela e folha de dados mostra vários registos na mesma janela.



3. Seleccionar o estilo do formulário.

106

1º seleccionar o

estilo.

Cada estilo tem a formatação especifica para o tipo de letra, fundos e objectos.



4. Indicar qual o nome do formulário e o modo de abertura.

107

1º indicar o nome do

formulário (que por omissão

será também o título do

formulário).

2º indicar o modo de

abertura: abrir

directamente o

formulário ou abrir a

sua estrutura.



Resultado final:

108


FORMULÁRIOS – ESTRUTURA

Após criado um formulário é possível alterar a sua

estrutura em vista de estrutura.

Usando o exercício anterior altere o título do

formulário.

109

Basta clicar sobre

o objecto e alterar

o título.



Cabeçalho do formulário – é a primeira secção e destina-se normalmente

ao título do formulário e ao logótipo.

Cabeçalho da página - esta secção é visualizada apenas na impressão

do formulário, ou seja, não é visível na vista do formulário.

Detalhe - Nesta secção são colocados os controlos que ligam aos

campos da(s) tabela(s). Apenas aparecem os campos que foram

seleccionados para pertencerem ao formulário.

Rodapé da página – nesta secção serão inseridas informações comuns a

todas as páginas de impressão, tais como o número da página e a data,

... Esta secção não é visível na vista do formulário.

Rodapé do formulário – é a última secção e é destinada, normalmente,

aos botões de comando ou alguma informação extra (texto fixo).110



111

Separador Dispor

Botões para

mostrar/ocultar o

cabeçalho/rodapé de

formulário e de página.



Use o rato para aumentar ou diminuir a altura de cada secção

ou a largura do formulário, de forma a que possa colocar mais

ou menos informação em cada uma das áreas:

112

Alterar a altura de uma secção Alterar a largura do formulário



Com o formulário em modo de estrutura surgem mais dois

separadores no friso (Estrutura e o Dispor).

No separador Estrutura encontramos os seguintes comandos:

Vistas: alteração entre a vista de estrutura e o formulário final

Tipo de letra: permite formatar a letra do objecto seleccionado.

Controlos: contem os vários objectos que podem ser colocados num formulário.

Ferramentas: Folha de propriedades mostra a janela de propriedades do

objecto seleccionado e, o comando adicionar campos, permite adicionar um

campo de uma tabela ou consulta.

113



No grupo Controlos encontramos vários controlos, entre eles

temos:

Logótipo: permite colocar um logótipo no formulário

Caixa de texto: comando que será associado a um campo da

tabela ou a uma função e permite ao utilizador final introduzir ou

alterar dados.

Rótulo: permite colocar texto fixo, o utilizador final não terá

permissão de alterar esse texto. Este controlo é usado para

colocar os títulos no formulário.

Botão: permite associar uma acção ao botão (ver exemplos mais à

frente).

ATENÇÃO: quando inserir um botão o assistente de controlo

deve estar activo.

114


FORMULÁRIOS – ESTRUTURA – GRUPO “CONTROLOS”

115

Caixa e lista

de combinação:

permite criar

uma lista de

opções

Subformulário:

permite

adicionar um

formulário (com

dados de outra

tabela/consulta)

dentro do

formulário

Linha e

rectângulo

Gráfico: cria

um gráfico

baseado

numa

tabela ou

consulta.

Moldura de

objecto

independente:

Abre uma

aplicação ou um

documento de

outro programa.

Imagem:

insere uma

imagem

Quebra de

página: Insere

uma quebra de

página (usado

apenas nos

relatórios)

Insere uma

hiperligação

ao texto

seleccionado

Formatação

dos limites

dos objectos

Seleccion

a todos os

objectos

Assisten

te de

controlo


FORMULÁRIOS – ESTRUTURA – GRUPO “FERRAMENTAS”

O comando adicionar campos existentes permite adicionar campos

da tabela activa no formulário e das tabelas relacionadas.

116

Clique no campo com o rato e,

pressionando sempre o seu botão,

arraste o campo para o formulário.

Quando o campo estiver no local

correcto solte o botão do rato .


FORMULÁRIOS – ESTRUTURA – GRUPO “FERRAMENTAS”

Tudo o que é seleccionável no formulário tem propriedades.

A palete das propriedades muda consoante o objecto seleccionado

117

Nota: É possível

seleccionar o

formulário. Para

isso basta clicar

no canto

superior

esquerdo.



Separador Dispor, permite formatar a disposição dos vários

objectos do formulário.

Nota: a maioria dos comandos só ficam activos se estiverem

pelo menos dois objectos seleccionados.

118

Botão para activar

o

cabeçalho/rodapé

de formulário e o

cabeçalho/rodapé

de página


FORMULÁRIOS MULTI-TABELA – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS

Exercício: Crie um formulário que faça a gestão dos

dados das viagens.

Neste formulário, para além de todos os campos da

t_Viagens, deverão existir dados extra do cliente e do táxi.

Este formulário deverá ter a indicação do valor a pagar pela

viagem.

Adicione um botão que crie um novo registo e outro que

feche o formulário.

119


FORMULÁRIOS MULTI-TABELA – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS1. Transferir para a área dos campos seleccionados os campos das várias

tabelas que devem pertencer ao formulário.

Todos os campos da tabela de viagens

NºContribuinte e a morada da tabela de clientes (o nome já faz

parte dos campos da t_viagens)

O preço ao Km da tabela de táxi (a matrícula já faz parte dos

campo da t_viagens).

120

1º seleccionar a t_viagens

2º Transferir apenas os campos

necessários para a área


NOTA: Voltat a repetir o 1º e 2º

passo para as restantes tabelas

necessárias (t_cliente e t_taxi).



2. Seleccionar a tabela principal. Neste exercício pretende-se

gerir as viagens logo deverá seleccionar a t_viagens.

121



3. Seleccionar o esquema do formulário (por exemplo, tendo como

objectivo ver individualmente cada viagem então poderá escolher o

esquema colunas ou justificado). (vamos escolher justificado)

4. Seleccionar o estilo para o formulário, por exemplo: cívico

5. Na 5ª janela indicar o nome do formulário e o modo de abertura.

122



Em modo estrutura acrescente um campo que indique o valor a pagar na

viagem.

1. Adicione uma caixa de texto ao formulário

2. Active a folha das propriedades

3. Na legenda do rótulo coloque o texto: Total a pagar

4. Altere as seguintes propriedades da caixa de texto:

Origem do Controlo: clique no botão (…) e construa a seguinte fórmula NKm * precoKm

Formatar: moeda

123



Em modo de estrutura inserira um botão para criar um novoregisto e outro para fechar o formulário. Coloque os botões nofinal do formulário.

1. Com o rato aumente a área do rodapé do formulário

2. Clique no controlo Botão e coloque o botão na área do rodapé doformulário.

3. Seleccione a categoria “operação de registos” e a acção “adicionar novoregisto” e clique em seguinte.

4. Indique se deseja um botão com texto ou com uma imagem.

5. Clique em concluir.

Volte ao passo 2 para inserir o botão fechar formulário.

124



Resultado Final:

125


FORMULÁRIOS – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS – BOTÕES

Quando adicionar um botão garanta que o assistente de controlo está activo.

Assim, quando inserir o botão surge uma sequência de janelas que o

ajudarão nesta tarefa.

Na primeira janela deverá indicar qual a categoria da acção que pretende

para o botão:

Navegação em registos: conjunto de acções que permitem movimentar-se entre

registos.

Operações de registos: conjunto de acções que permitem acrescentar, eliminar,

alterar, duplicar ou imprimir o(s) registo(s).

Operações de formulários: conjunto de acções que permitem manipular o

formulário (por exemplo: abrir ou fechar o formulário)

Operações de relatórios: conjunto de acções relativas aos relatórios (o comando

pré-visualizar é o mais usado)

Aplicação: botão que permite fechar a aplicação ou seja a BD do Access.126


FORMULÁRIOS – ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS – BOTÕES

Na segunda janela deverá indicar se pretende um botão com texto

ou com uma imagem.

Poderá indicar o texto ou a imagem que pretende.

De seguida faça Concluir.

127



Exercício: Crie um formulário que faça a gestão dos táxis e

respectivas viagens.

1. Seleccionar todos os campos das tabelas táxi e viagens

2. Seleccionar a tabela principal

128

1º Seleccionar a tabela principal, ou seja

t_taxi, pois pretende-se gerir os táxis e as

viagens relacionada a cada táxi.

NOTA: Se o objectivo fosse gerir a

viagem e o táxi que efectuou cada

viagem, a tabela principal seria

t_viagens

2º seleccionar o tipo de formulários.



Formulário com subformulário: mostra os dados dos táxis e

das viagens na mesma janela, criando um subformulário para os

dados da T_viagens (pois esta tabela representa vários registos

para a T_taxis) .

Formulários ligados: cria dois formulários, colocando um botão

no formulário da t_táxis que permitirá abrir o subformulário da

t_viagens.

129



3. Seleccionar o esquema do subformulário.

4. Seleccionar o estilo do formulário

5. Indicar os títulos para o formulário e subformulário. Estes títulos

representarão o nome de ambos os formulários.

130



Resultado Final:

131

Subformulário. Contém a

informação das viagens

respeitantes ao táxi visível.


RELATÓRIOS

Um relatório é uma forma eficaz de apresentar dados impressos.

Muitas vezes esta é a única informação vista pelos superiores

hierárquicos de uma empresa, pelo que é de todo imprescindível

que estes documentos estejam actualizados e com um aspecto

profissional.

Um relatório serve apenas para a apresentação de dados, não

sendo possível introduzir, alterar ou eliminar qualquer

informação.

132


RELATÓRIOS – CRIAR

A criação de um relatório é efectuada a partir do separador Criar

relatórios. As opções para criar um relatório são:

Relatório – Cria um relatório sobre os dados da tabela/consulta activa

Etiquetas – Usa o assistente para criar as etiquetas da tabela activa.

Relatório em branco – Cria um relatório em branco.

Assistente de relatórios – conjunto de caixas de diálogo que orientam o

processo de criação do relatório.

Estrutura do relatório – Cria um relatório em branco.

Excepto para relatório de etiquetas iremos usar sempre o

Assistente de relatórios.

133


RELATÓRIOS SIMPLES

Exercício: crie um relatório que liste todos os clientes.

1. Após clicar no assistente de relatórios aparecerá a seguinte

janela:

134

1º seleccionar a tabela

necessária (t_cliente).

2º Transferir os campos

que desejamos ver no

relatório para a área


NOTA: o relatório destina-se somente à visualização e/ou impressão dos dados. Cabe

ao utilizador indicar quais os campos ou, que informação deseja ver/disponibilizar no

relatório.


RELATÓRIOS SIMPLES

2. Se pretender algum agrupamento seleccionar o(s) campo(s) a

agrupar.

135

Neste exercício não

iremos agrupar

qualquer campo.

AGRUPAR: significa agrupar todos os registos tendo em contar um ou vários campos.

Exemplo: listagem de todos os clientes por localidade. Nesse caso, o campo de agrupamento seria

Localidade. O relatório iria agrupar todos os clientes por localidade.


RELATÓRIOS SIMPLES

3. Indicar os campos que devem aparecer ordenados.

136

Para este

exercícios vamos

ordenar a lista

pelo nome do

cliente.


RELATÓRIOS SIMPLES

4. Indicar o esquema e orientação das páginas do relatório.

A opção Ajustar a largura dos campos para que todos caibam

numa página aumenta ou diminui os campos para que ocupem

apenas a largura da página.

137


RELATÓRIOS SIMPLES

5. Indicar o estilo para o relatório. (Conjunto de formatações)

138


RELATÓRIOS SIMPLES

6. Indicar o título do relatório. Este título será também o nome do

relatório.

139


RELATÓRIOS – MULTI-TABELA

Exercício: crie um relatório que liste todas as viagens realizadas por

cada táxi.

1. Seleccione a informação sobre os táxis e das viagens.

140

1º seleccionar os

campos de uma das

tabelas (t_táxi).

2º Transferir os

campos que desejamos

ver no relatório para a

área “Campos

seleccionados”

Voltar ao passo 1 para seleccionar os campos da tabela t_Viagens


2. Seleccione a tabela principal.


141

Seleccionar a t_táxi

para obter uma

listagem de viagens

por táxi.

Se o objectivo fosse listar as viagens e o respectivo táxi, a selecção incidia sobre a

t_viagens.


3. Indicar o(s) campo(s) para agrupamento.


142

Consideremos que

desejamos ver as viagens

agrupadas pela data da

viagem. Neste caso, o

agrupamento será feito pelo

campo data. Então deve

seleccionar o campo data e

clicar na seta para a direita.


4. Seleccionar os campos que devem aparecer ordenados.


143

Consideremos que

desejamos ver as viagens

ordenadas por destino (com

o agrupamento a data está

também ordenada).

Opções do Sumário: efectua

cálculos sobre os campos

numéricos existente nas

tabelas.


5. Seleccionar o esquema e a

orientação do relatório.

6. Indicar um estilo para o

relatório.

7. Indicar o título/nome do

relatório.


144


RELATÓRIOS – ESTRUTURA

145

Tal como nos formulários, os relatórios também podem

ser alterados. Para isso é necessário abri-los em modo

estrutura.

Quando o relatório está em modo de estrutura aparecem

os separadores estrutura e dispor tal como no formulário

(ver Formulários - estrutura) e o separador Configurar

Página (que permite configurar as páginas do relatório).



Cabeçalho do relatório – Os objectos colocados nesta secção

aparecem apenas na primeira página do relatório (na impressão

ou pré-visualização).

Cabeçalho da página – todos os objectos colocados nesta secção

aparecem em todas as páginas do relatório.

Detalhe - Nesta secção são apresentados os registos. Todos os

objectos ou controlos inseridos no detalhe serão visíveis em cada

um dos registos.

Rodapé da página – Nesta secção serão inseridas informações

comuns para todas as páginas de impressão, tais como o número

da página e a data, entre outras.

Rodapé do relatório – Esta secção apenas aparece na última

página do relatório146



Para além das secções atrás mencionadas existirão mais no

caso de existirem agrupamentos ou várias tabelas por relatório.

Do exemplo anterior podemos ver as seguintes secções:

147


148



A cada cabeçalho corresponde um rodapé que poderá não

estar visível.

Exercício: Usando o relatório criado anteriormente, indique

para cada táxi o número de Kms efectuados em viagens.

Para resolver o exercício terá de efectuar a soma dos Kms no

rodapé do grupo matricula.

149



1. Coloque o relatório em modo de estrutura.

2. Clique no botão Agrupar e Ordenar no separador estrutura.

3. No final do relatório aparece a estrutura dos agrupamentos e em

Matricula clique no opção Mais

4. Indique “com uma secção de rodapé”

150



5. No rodapé da matricula coloque uma caixa de texto.

6. Na propriedade da origem do controlo da caixa de texto

coloque =Soma([NKm])

7. Na legenda do rótulo coloque Total de Km por táxi.

151

No final de cada táxi aparecerá o total

de Km efectuados em viagens.


GESTOR DE PAINÉIS DE NAVEGAÇÃO

O gestor de painéis de navegação permite criar uma janela que

criará um botão para abrir os formulários ou relatórios que o

forem indicados.

Será a primeira janela da aplicação para gerir a base de dados.

152



1. Começa-se por criar um painel principal

2. Clica-se em Editar para indicar os formulários e os relatórios

estarão disponíveis neste painel.

153

1º clicar em Novo2º Escolher a operação que o

botão irá realizar.

Exemplo: abrir o formulário

dos empregados: nome do

botão - ficha dos

empregados; Comando –

Abra o formulário em modo

de edição; Formulário –

F_empregado.



3. Criar um botão para pré-visualizar o relatório viagens por táxi.

4. Criar um botão para sair/fechar a aplicação.

Após estes passos foi criado automaticamente um formulário de

nome Painel de Navegação onde poderá formatar o seu

conteúdo.154



Ao abrir a Base de Dados é conveniente que o primeiro

formulário a aparecer seja o painel de navegação.

É necessário também que o utilizador final não tenha acesso à

estrutura das tabelas, formulários, consultas e relatórios da BD,

para assim não alterar ou estragar o que está feito.

Por tudo isto, é necessário configurar o arranque da aplicação.

Isto significa que quando iniciarmos a aplicação o painel de

navegação abrirá automaticamente (não é obrigatório que seja o

painel, poderá configurar a abertura da aplicação com qualquer

outro formulário).

Clica no botão do Office opção do Access na base de

dados actual e configure as opções da aplicação.

155


156


NO FINAL …

Quando o utilizador final abrir a aplicação aparecerá

imediatamente o seguinte:

Caso apareça a mensagem seguinte deve clicar em opções e

activar conteúdo.

157


NOTA IMPORTANTE:

Após configurar o arranque, caso deseje voltar à estrutura da

base de dados deverá clicar na tecla SHIFT durante toda a

abertura da BD (desde o clique no nome do ficheiro até à

abertura da BD no Access).

158

s dado base de 2 n.º lo módu · gestão (inserir, eliminar ou adicionar) ... permite colocar uma...

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