rs - santa cruz do sul - psf - avaliação 2016

ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO

SECRETARIA-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO

Instalação RS - Santa Cruz do Sul - PSF

Endereço da Instalação Rua Ramiro Barcelos, 1430

Centro Santa Cruz do SUL/RS – CEP 96810-152

Unidade: Procuradoria Seccional Federal em Santa Cruz do Sul – Em Estruturação


Missão da SGA: Prover recursos humanos, logísticos, orçamentários e financeiros, de forma acessível,

tempestiva e com qualidade para que a AGU cumpra sua missão institucional. 2

SUMÁRIO

SUMÁRIO ................................................................................................................................... 2

METODOLOGIA.......................................................................................................................... 3

MAPEAMENTO DA INSTALAÇÃO ............................................................................................... 4

MAPEAMENTO DA UNIDADE .................................................................................................... 4

QUADRO DE AVALIAÇÃO ........................................................................................................... 5

RELATÓRIO DE CUSTOS ............................................................................................................. 6

RELAÇÃO DOS CONTRATOS DA INSTALAÇÃO ........................................................................... 7

CHECK LIST ................................................................................................................................. 8

ANEXO I – FOTOS ..................................................................................................................... 18

ANEXO II – PLANTA BAIXA ....................................................................................................... 29




METODOLOGIA

Desde de 2012 a Secretaria-Geral de Administração (SGA) da Advocacia-Geral da

União (AGU) aplica a metodologia baseada em checklist, que é uma ferramenta de fácil aplicação, para qualificar o local e as condições de trabalho, além de servir como parâmetro para as melhorias e avaliações futuras.

A aplicação do checklist se dá a partir da visita ao local. Com a ferramenta em mãos, passa-se por todos os setores e postos de trabalho observando os itens listados no checklist. Nesta fase é importante o acompanhamento dos responsáveis pelos setores em análise para facilitar o trabalho de coleta de dados.

O checklist utiliza a avaliação pelo questionamento de SIM e NÃO. Caso seja observado o atendimento ao item marca-se um X na coluna SIM, caso contrário, marca-se um X na coluna NÃO.

A coluna observação é destinada para comentários e/ou considerações sobre o item abordado, como por exemplo, a explicitação da não-conformidade ou a indicação do local onde foi identificado o risco. Esta coluna deve ser preenchida a fim de facilitar posteriormente a indicação da medida corretiva.

Quando um item não for aplicável deve ser marcado a coluna NA. Recomenda-se informar também uma justificativa para este fato.

Devem ser tiradas fotos dos locais, que auxiliarão na identificação do setor e dos recursos existentes. Quando algum item do checklist receber resposta negativa, recomenda-se que este fato seja registrado por meio de fotos, tendo o cuidado de identificá-las com o respectivo item do checklist. O registro fotográfico deve ser realizado com o consentimento das pessoas, para que estas não se sintam constrangidas com o fato.

Deverá também ser verificada a existência de plantas dos setores, contendo a localização dos equipamentos e mobiliários.

Para cada unidade ou escritório de representação deve ser preenchido um checklist. Caso uma instalação (prédio) contenha mais de uma unidade ou escritório de representação deve ser preenchido um checklist para cada um.

O resultado da análise de todos os checklists propiciará a elaboração do Painel de Prioridades que quantifica e qualifica as instalações bem como subsidia a elaboração da solicitação dos recursos orçamentários e financeiros e dos planos de ação para implantação de melhorias nas das unidades da Advocacia-Geral da União.


Missão da SGA: Prover recursos humanos, logísticos, orçamentários e financeiros, de forma acessível, tempestiva e com qualidade para que a AGU cumpra sua missão institucional. 4

MAPEAMENTO DA INSTALAÇÃO

Instalação:

RS - Santa Cruz do Sul - PSF Código do Centro de Custo da Instalação: 232400

Endereço da Instalação:

Rua Ramiro Barcelos, 1430 - Centro - Santa Cruz do Sul – CEP 96810-152

Código RIP do prédio no SPIUnet: Não cadastrado

Situação do Imóvel: Compartilhado

Quantidade de Pavimentos da Instalação (prédio): 04 Área total do prédio (m²): 3.000,00

Unidade Gestora (UG): 110097 - SAD/RS CNPJ Geral da AGU: 26.994.558/0001-23

*Marcar compartilhado apenas quando o imóvel pertencer a outro órgão público não pertencente à AGU.

MAPEAMENTO DA UNIDADE

Nome da unidade Instalada: Procuradoria Seccional Federal em Santa Cruz do Sul – RS – Em Estruturação Código do Centro de Custo da Unidade: 232401

Endereço da unidade: Rua Ramiro Barcelos, 1430 - 2ºandar - Centro - Santa Cruz do Sul – CEP 96810-152 Telefone: (51) 3715-6735

Fax: (51) 3715-6735

Espaço Utilizado pela unidade (Quantidade de andares e Quantidade de salas): Espaço de 300m² no 2º andar do prédio, contendo 1 sala de advogados (4), 3 salas de administrativos, 2 salas de arquivo, 2 banheiros e 1 copa

Área Operacional da unidade (m²): 300,00

CNPJ da unidade: Não possui

Titular: Michelli Pfaffenseller E-mail: [email protected]

Substituto: Francine Deitos Kreling E-mail: [email protected]

Coordenador Administrativo: E-mail:

Coordenador Administrativo Substituto: E-mail:

Quantidade de Advogados Públicos: 13 Procuradores Federais

Quantidade de Servidores Técnico-Administrativos: 7 1 AGU, 5 INSS, 1 ANS

Quantidade de Estagiários: 16 1 AGU NS, 3 INSS NM e 12 INSS NS

Quantidade de Terceirizados:

Outros Colaboradores:



QUADRO DE AVALIAÇÃO

NOTA DA UNIDADE - 2013

NOTA DA UNIDADE - 2014

NOTA DA UNIDADE - 2015 35,37% RUIM

NOTA DA UNIDADE - 2016 29,27% RUIM

SUBITEM ITENS APLICÁVEIS Nº DE AFIRMATIVASINDICE DE

QUALIDADE OBTIDOCLASSIFICAÇÃO

1.1 Condições Físicas 5 2 40,00% RUIM

1.2 Área da Unidade 4 0 0,00% PÉSSIMO

1.3 Áreas Comuns 4 0 0,00% PÉSSIMO

1.4 Estacionamento 2 0 0,00% PÉSSIMO

1.5 Manutenção Predial 2 0 0,00% PÉSSIMO

1.6 Acessibilidade 4 2 50,00% REGULAR

TOTAL DO ITEM 21 4 19,05% PÉSSIMO

2.1 Instalações Hidráulicas 4 1 25,00% RUIM

2.2 Instalações Elétricas 8 3 37,50% RUIM

2.3 Ar Condicionado 5 5 100,00% ÓTIMO

2.4 Elevadores 1 0 0,00% PÉSSIMO

TOTAL DO ITEM 18 9 50,00% REGULAR

3.1 Mobiliário 4 1 25,00% RUIM

3.2 Almoxarifado 3 1 33,33% RUIM

3.3 Veículos 1 0 0,00% PÉSSIMO

3.4 Telefonia 5 0 0,00% PÉSSIMO

3.5 Serviços Terceirizados 6 0 0,00% PÉSSIMO

3.6 Serviço de Locação de Impressora 6 4 66,67% BOM

TOTAL DO ITEM 25 6 24,00% RUIM

4 Tecnologia da Informação 9 2 22,22% RUIM

5 Gestão da Documentação e Informação 3 2 66,67% BOM

6 Gestão Administrativa 6 1 16,67% PÉSSIMO

AVALIAÇÃO FINAL 82 24 29,27% RUIM

Quadro de Avaliação

Instalação: RS - Santa Cruz do Sul - PSF | Unidade: PSF

VISITAS TÉCNICAS - Secretaria-Geral de Administração - Diretoria de Planejamento Orçamento e Finanças

1 Imóvel

2 Gestão da Infraestrutura

ITEM DE CONTROLE

3 Gestão da Logística



RELATÓRIO DE CUSTOS

Não foram apropriados custos para esta unidade



RELAÇÃO DOS CONTRATOS DA INSTALAÇÃO

Não foram encontrados contratos relacionados a esta instalação.



CHECK LIST

ITEM DE CONTROLE Resposta OBSERVAÇÃO

1. Condições Físicas:

1.1. Condições Físicas:

1.1.1. O prédio está em bom estado de conservação? NÃO

Trata-se de um prédio antigo, com problemas de rachaduras (algumas preocupantes, conforme fotografias em anexo) instalações elétricas insuficientes para a demanda de energia, ausência de rede lógica e instalações hidráulicas com problemas de vazamentos e inexistência de acessibilidade mínima para pessoas portadoras de necessidades especiais e inexistência de equipamentos básicos de segurança como extintores de incêndio.

1.1.2. O prédio está bem localizado (próximo aos fóruns ou tribunais)? SIM A localização é Central e Próxima ao fórum da Justiça Estadual. Dista cerca de 2 km do fórum da Justiça Federal e 1,5km do fórum da Justiça do Trabalho.

1.1.3. Os pisos, paredes e teto da edificação estão em boas condições de conservação?

NÃO

Há rachaduras nas paredes, as divisórias são antigas e precárias, o forro do teto é feito em placas de gesso com risco de queda, os pisos são em parquet deteriorado ( peças soltas e quebradas). Além disso, muitas janelas estão deterioradas em virtude da ação do tempo e dos cupins.

1.1.4. Os pisos e paredes das copas e banheiros são impermeabilizados e protegidos contra umidade?

NÃO

A copa não possui parede impermeabilizada

1.1.5. Há ventilação e iluminação adequadas? SIM

1.2. Área da unidade:

1.2.1. A área ocupada pela unidade é suficiente para abrigar o efetivo (média de até 9m² de área útil para o trabalho individual)?

NÃO

Atualmente, o tamanho é satisfatório para abrigar os membros e servidores que atual na Representação da PFE/INSS de Santa Cruz do Sul.

Contudo, não há espaço disponível para a instalação de novos membros, servidores e estagiários advindos das unidades extintas de Lajeado/RS e Cachoeira do Sul/RS

1.2.2. Existe área disponível na unidade para instalar novos servidores? NÃO Nâo há espaço disponível para qualquer acréscimo (membros, servidores ou estagiários)




1.2.3. O layout atual da unidade atende às necessidades? NÃO

Há quatro procuradores dividindo a mesma sala, não há sala de reuniões, o banheiro masculino é destacado do espaço destinado à unidade (fica localizado na parte ocupada pelo INSS).

1.2.4. Na unidade existem salas de reunião? Quantas? NÃO

1.2.5. Todas as salas de reunião da unidade possuem computador e datashow instalados?

1.3. Áreas Comuns:

1.3.1. No prédio existem espaços comunicativos, tais como: murais, jornal interno e blog?

NÃO Apenas um pequeno mural. Vários avisos são colocados nas paredes das salas.

1.3.2. No prédio já foi instalado um protocolo central unificado (PCU) que atenda a todas as unidades?

NÃO

1.3.3. O PCU realiza serviço de digitalização que atenda a todas as unidades? NÃO SE APLICA

1.3.4. No prédio existe uma área de convivência que atenda a todas as unidades?

NÃO Não há área de convivência. Apenas uma copa com espaço reduzido (cerca de 7m²)

1.3.5. Existe um arquivo central que atenda a todas as unidades? NÃO Existe em pequeno espaço, pois o arquivo físico foi reduzido pelo processo de digitalização e substituição do dossiê físico pelo eletrônico.

1.4. Estacionamento:

1.4.1. O imóvel tem estacionamento para os veículos oficiais? NÃO SE APLICA

Não há veículos oficiais

1.4.2. O imóvel tem estacionamento para os veículos de servidores (membros e administrativos) e visitantes?

NÃO

Nâo há estacionamento para a unidade. É possível a utilização do INSS ( o qual possui apenas 08 vagas), após as 14h, quando a parte dos servidores da Autarquia encerra a jornada de trabalho.




1.4.3. O estacionamento tem controle de entrada (sistema automatizado ou posto de vigilância)?

NÃO

Não há qualquer tipo de controle ou vigilância.

1.5. Manutenção Predial:

1.5.1. Existe contrato para o serviço de manutenção predial? NÃO Havia contrato mantido com o INSS. Porém, o contrato foi rescindido e não há empresa contratada atualmente.

1.5.2. O serviço de manutenção predial é adequado? NÃO Não, devido à ausência de empresa contratada para esse fim.

1.6. Acessibilidade:

1.6.1. Os acessos ao interior da edificação estão livres de barreiras arquitetônicas e de obstáculos que impeçam ou dificultem a acessibilidade de pessoas com deficiência?

NÃO

A unidade se localiza no 2º andar e o único acesso é por escadas.

1.6.2. Há vagas para veículos que transportam pessoas com deficiência? SIM

Em frente ao prédio, há 01 vaga reservada para pessoas portadoras de deficiência.

1.6.3. No prédio há banheiro acessível, com seus equipamentos e acessórios distribuídos de maneira que possam ser utilizados por pessoas com deficiência?

SIM

Apenas junto à Agência da Previdência Social, no 1º andar

1.6.4. Os elevadores oferecem condições de acessibilidade às pessoas com deficiência?

NÃO

Não há elevadores

2. GESTÃO DA INFRAESTRUTURA:

2.1. Instalações Hidráulicas:

2.1.1. As instalações sanitárias estão em perfeito estado de conservação? NÃO

Há vazamentos e azulejos quebrados, em especial no sanitário masculino.

2.1.2. As torneiras nos banheiros são providas de sensores ou com fechamento automático?

NÃO




2.1.3. Os mictórios são providos de descarga? SIM

Descarga provocada.

2.1.4. Nos vasos sanitários as válvulas de descarga apresentam as opções 1 (líquido) e 2(sólido)?

NÃO

2.2. Instalações Elétricas:

2.2.1. Os quadros elétricos permanecem fechados e identificados? NÃO

Não há identificação

2.2.2. As luminárias estão em boas condições e funcionando? NÃO Há luminárias queimadas e não há substituição há meses em razão da rescisão contrato de manutenção predial.

2.2.3. Há interruptores individuais nas salas para a iluminação? NÃO

A maioria das luminárias é desligada diretamente nos quadros elétricos.

2.2.4. As tomadas são do padrão NBR 14136 (tomadas três orifícios de 4 mm ou 4,8 mm)? NÃO

2.2.5. As tomadas estão identificadas quanto à voltagem? NÃO

2.2.6. As instalações dos equipamentos são feitas em tomadas individuais? (Não considerar inadequado o uso de réguas ou estabilizadores)

NÃO

Há poucas tomadas na unidade, de modo que a quase totalidade dos equipamentos é ligada em réguas e estabilizadores.

2.2.7. Os circuitos e equipamentos elétricos estão devidamente isolados? (Sem partes vivas expostas, isentas de contato com a água e protegidos contra impactos mecânicos e agentes corrosivos)

SIM




2.2.8. Todos os computadores e impressoras estão com estabilizadores ou em rede estabilizada?

SIM

2.3. Ar Condicionado:

2.3.1. A unidade possui aparelhos de ar condicionado? Quais? SIM Cinco no modelo Split e três de parede

2.3.2. O quantitativo de aparelhos de ar condicionado é suficiente, ou seja, a refrigeração está adequada?

SIM

2.3.3. Os aparelhos de ar condicionado são desligados quando os ambientes estão desocupados?

SIM

2.3.4. Existe contrato de manutenção para os aparelhos de ar condicionado? SIM

Contrato de manutenção mantido com o INSS.

2.3.5. O serviço de manutenção dos aparelhos de ar condicionado é adequado? SIM

2.4. Elevadores:

2.4.1. Os elevadores atendem as necessidades? NÃO

Não há elevadores

2.4.2. Existe contrato de manutenção para os elevadores? NÃO SE APLICA

2.4.3. O serviço de manutenção dos elevadores é adequado? NÃO SE APLICA

3. GESTÃO DA LOGÍSTICA:

3.1. Mobiliário:

3.1.1. A quantidade de mobiliário é adequada? NÃO

Os membros adquiriram mobiliário próprio para utilização devido à escassez de mobiliário adequado.




3.1.2. O mobiliário tem boa qualidade e estado de conservação? NÃO

Em alguns ambientes, ainda são utilizadas antigas mesas de madeira com tampo em fórmica verde.

3.1.3. O mobiliário está padronizado? NÃO

3.1.4. No seu prédio existe servidor designado formalmente para atuar como agente patrimonial que atenda a sua unidade?

SIM Gilnei Rocha

3.2. Almoxarifado:

3.2.1. Existem materiais de consumo e expediente em quantidade que atendam às necessidades?

NÃO

Há problema no fornecimento de água para consumo. Também acontecem problemas no fornecimento do café e do açúcar.

3.2.2. Os materiais são entregues de forma célere? NÃO

Os principais problemas referem-se ao fornecimento de água, e, algumas vezes, o recebimento de café e açúcar. Demais materiais são fornecidos adequadamente pelo INSS.

3.2.3. A qualidade dos materiais de consumo e expediente é adequada? SIM

3.3. Veículos:

3.3.1. A unidade é atendida por uma central de transportes, veículos oficiais (próprios, terceirizados) ou serviço de taxi? Especificar e quantificar.

NÃO

Não há veículo oficial no local. Até então, é utilizado o serviço prestado à PSF Santa Maria.




3.3.2. O serviço da central de transportes, veículos oficiais (próprios, terceirizados), é prestado com qualidade?

NÃO SE APLICA

3.3.3. A quantidade de veículo é suficiente para atender a demanda da unidade?

3.3.4. Os veículos oficiais (próprios, terceirizados) estão em bom estado de conservação e são adequados para a finalidade?

3.3.5. Existe contrato de manutenção da frota não terceirizadas?

3.3.6. Os veículos oficiais (próprios ou terceirizados) estão identificados conforme padrão adotado?

3.3.7. O serviço de transporte por taxi é prestado com qualidade? NÃO SE APLICA

3.4. Telefonia:

3.4.1. A unidade possui central telefônica? NÃO

3.4.2. A central está instalada em local adequado? NÃO

3.4.3. O quantitativo de linhas telefônicas é suficiente? NÃO

Há apenas uma linha telefônica.

3.4.4. O quantitativo de aparelhos telefônicos (ramais) é suficiente? NÃO

3.4.5. A qualidade dos aparelhos telefônicos é adequada? NÃO

Há apenas quatro aparelhos, sendo um particular.

3.5. Serviços Terceirizados:




3.5.1. O serviço de portaria ou recepção é adequado? NÃO

Não há serviço de portaria/recepção na unidade da Procuradoria. Há apenas a portaria da APS, que não atende à Procuradoria ( necessária a descida de servidor da unidade para o recebimento de correspondências ou pessoas).

3.5.2. O serviço de vigilância é adequado? NÃO

Não há vigilância na unidade, apenas na APS. Não há vigilância 24h.

3.5.3. O serviço de limpeza e conservação é adequado? NÃO

O serviço de limpeza ( por intermédio do INSS) é precário e já foi objeto de várias reclamações.

3.5.4. O serviço de copeiragem é adequado? NÃO

Não há serviço de copeiragem.

3.5.5. O serviço do apoio administrativo terceirizado é adequado? NÃO

Não há serviço terceirizado.

3.5.6. O quantitativo de terceirizados é suficiente? NÃO

Não há serviço terceirizado.

3.6. Serviço de locação de impressoras, digitalização e reprografia:

3.6.1. A unidade é atendida por um contrato de locação de impressão (outsourcing de impressão)?

SIM

Por intermédio do INSS, sendo apenas fornecido o equipamento(não há digitalizador/impressor).




3.6.2. A quantidade de impressoras (ou multifuncionais) é compatível com o trabalho desenvolvido?

NÃO

3.6.3. As impressoras (ou multifuncionais) estão em bom estado de conservação?

NÃO

Há problemas com as impressoras cedidas pelo INSS. Com relação à impressora locada não há problemas.

3.6.4. As impressoras (ou multifuncionais) estão configuradas para impressão frente e verso?

SIM

3.6.5. A quantidade de scanners (ou impressoras multifuncionais) é compatível com o trabalho desenvolvido?

SIM

3.6.6. Os scanners (ou impressoras multifuncionais) estão em bom estado de conservação?

SIM

4. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO:

4.1. A quantidade de computadores é compatível com a força de trabalho? SIM

4.2. A configuração dos computadores está compatível com a necessidade do trabalho?

NÃO

Há vários computadores com mais de oito anos de uso.

4.3. Toda a força de trabalho tem acesso à internet? SIM

4.4. O acesso à rede e a internet é célere? NÃO Está sendo instalado o link AGU, porém ainda não foi possível avaliar a celeridade no acesso.

4.5. A quantidade de pontos de rede é suficiente? NÃO

Não há pontos de rede para todas as impressoras.

4.6. Mais de 80% dos servidores (membros e administrativos) possuem computadores com 2 vídeos?

NÃO

Apenas os Procuradores possuem. Porém, os computadores são antigos porque os equipamentos novos não vieram com 2 saídas de vídeo.

4.7. A sala do servidor de rede é individualizada? NÃO

É utilizada a sala do servidor de rede da APS




4.8. A sala do servidor de rede possui rack e ar condicionado? NÃO

4.9. O servidor de rede atende as necessidades? NÃO Considerando a recente instalação do link AGU, não foi possível avaliar até o momento.

5. GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO:

5.1. Mais de 80% dos servidores (membros e administrativos) da unidade utilizam o SAPIENS – Sistema AGU de Inteligência Jurídica?

NÃO

5.2. A unidade é atendida por uma Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SubCad) ou pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CAD)?

SIM

SubCad instaurada no âmbito do INSS.

5.3. O descarte dos documentos está otimizando o espaço físico da unidade? SIM

6. GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA:

6.1. A unidade participa, diretamente ou indiretamente, da fiscalização dos contratos?

SIM

Apenas na condição de usuários/ solicitantes.

6.2. A fiscalização dos contratos que atendem a sua unidade é realizada de forma satisfatória?

NÃO

6.3. A unidade é atendida por suprimento de fundos? NÃO

6.4. A unidade tem conhecimento do Projeto Esplanada Sustentável (PES) NÃO

6.5. Na unidade existe material de divulgação do PES nos ambientes? NÃO

6.6. A unidade tem conhecimento do Selo unidade Parceira do PES (Portaria SGA nº 44, publicada no BS de 08 de fevereiro de 2013)?

NÃO




ANEXO I – FOTOS

Fachada

Entrada




Escada de acesso

Corredor de entrada




Sala de procuradores (móveis particulares)

Sala de apoio (ar condicionado de parede. As demais possuem ar Split)




Sala de apoio

Sala de apoio (ar condicionado Split)




Sala de estagiários

Arquivo




Arquivo

Copa/cozinha




Banheiro masculino

Banheiro feminino




Sala do servidor de rede

Quadro de energia




Quadro de energia

Rachadura na parede




Rachadura na escada com piso solto

Rachadura na viga central do prédio em decorrência do peso da caixa d’água




Estacionamento (compartilhado com o INSS, vagas insuficientes)


Missão da SGA: Prover recursos humanos, logísticos, orçamentários e financeiros, de forma acessível, tempestiva e com qualidade para que a AGU cumpra sua missão

institucional. 29

ANEXO II – PLANTA BAIXA

Anotações

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO

Ministro Luís Inácio Lucena Adams


Patrícia Carneiro Leão de Amorim

DIRETORIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E FINANÇAS

Júnia Cristina França Santos Egídio

COORDENAÇÃO-GERAL DE PLANEJAMENTO SETORIAL

Abelardo Scalco Isquierdo

Equipe: André Matheus de Siqueira Regal Lira - Desenvolvedor

José Carlos Carreira dos Santos

Keily Cristiny Saúde Rodrigues

Leandro Luciano

rs - santa cruz do sul - psf - avaliação 2016

Documents