PLANEJAMENTO DE BIBLIOTECAS E SERVIOS DE INFORMAO PLANEJAMENTO Inicio do sc XX controle de mtodos, padres, capacidade e incentivo a produo Fayol (1841-1025) Funo administrativa. Processos -> prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Prever inclua funes do planejamento -> visualizar o futuro e traar o programa de ao. HOJE Administrao Processo cclico Funes relacionadas Planejamento precede todas as demais funes PLANEJAMENTO -> estabelece os objetivos p/o esforo em grupo Bibliotecrios alegam no ter tempo para o planejamento -> tempo perdido no planejamento recuperado na execuo PLANEJAMENTO -> otimiza o tempo e permite que vrios planos sejam gerenciados simultaneamente Atividades permanentes PLANO -> meio para alcanar fins, objetivos e opes determinadas. PLANEJAMENTO Processo contnuo, permanente e dinmico Fixa objetivos Detalha etapas Prev recursos necessrios Reduz grau de incerteza dentro da organizao Limitam-se aes arbitrarias Diminuem-se riscos D rentabilidade mxima aos recursos Tira-se proveito de oportunidades. Melhoria na qualidade de servios e produtos Garante a realizao dos objetivos PLANEJAMENTO IMPROVISAO VANTAGENS Planejamento faz acontecer Reduz riscos e tira proveito das oportunidades Compensa incertezas e mudanas Decises baseadas em informao e obedecem a critrios objetivos Decises planejadas -> estabilidade da organizao Ver pgina 4 INSTRUMENTOS DO PLANEJAMENTO 1 PLANO Linha de ao preestabelecia Orienta a ao na direo da misso Fornece parmetros de controle e acompanhamento das aes um evento intermedirio entre o planejamento e a implementao Instrumento de trabalho para alcanar fins e objetivos determinados. Referencia para a tomada de deciso Compromisso com a mudana A eficcia do plano medida pelo grau segundo contribui para a realizao dos objetivos e para alcanar os resultados desejados PLANO ANUAL Define prioridades, objetivos, metas e recursos previstos para o perodo de tempo

especificados. PLANOS GLOBAIS fornece fundamentos para as atividades da unidade de informao PLANOS ESPECIFICOS determinadas reas de atuao PLANOS ESPECIAIS para catstrofes 2 OBJETIVOS Ponto final do planejamento Constituem o plano bsico Situao futura esperada, o que se pretende atingir que levem ao cumprimento da misso da organizao. Estabelecidos de modo amplo 3 METAS Planos expressos em termos de resultados a alcanar Quantificao dos objetivos Iniciados em verbo de ao Ter tempo definido, ser mutvel 4 POLITICAS OU DIRETRIZES Planos gerais de ao, guias genricos que definem linhas mestras, orientam a tomada de deciso e do estabilidade a organizao Orientam a tomada de deciso 5 REGRAS / PROCEDIMENTOS So guias para o fazer Detalham a maneira exata pela qual uma atividade deve ser realizada e a seqncia das rotinas. Regras relacionam-se aos procedimentos Orientam a ao, sem especificar a seqncia (ex. normas e regulamentos) 6 PROGRAMAS Complexo de metas, polticas, procedimentos, regras, passos e recursos Pode ser composto de programas derivados ou subprogramas 7 PROJETOS Parte de um programa geral Menores unidades do planejamento So operativos Conjunto de aes e atividades relacionadas e coordenadas TIPOS DE PLANEJAMENTO Do ponto de vista das instancias organizacionais Planejamento da alta direo ou planejamento estratgico Processo de deciso relativo aos objetivos da organizao, as mudanas nesses objetivos, aos recursos necessrios para atingi-los e as polticas que devero governar a aquisio, a distribuio e a utilizao desses recursos Abrange a organizao como um todo Longo prazo Decidido a nvel mais elevado Relao entre organizao e ambiente Planejamento intermedirio Desdobramento do planejamento estratgico em planejamento ttico Traduzir decises estratgicas em planos concretos para serem detalhados em planos operacionais Atividades do presente Funo: controlar e interagir as operaes nas organizaes Garante implementao das decises estratgicas Planejamento operacional Decide o que fazer e como fazer Ligado a procedimento

Voltado a otimizao de resultados Carter imedialista Curto prazo e abrangncia local Do ponto de vista das atividades De espao fsico Organizacional De produtos De recursos De operaes Das formas de acompanhamento e avaliao, bem como da continuidade dos planos Global Do ponto de vista do tempo

A longo prazo Mais qualitativo que quantitativo estratgico Mdio prazo Curto prazo Atividades mais imediatas (previses oramentrias, metas...) AVALIAO DE SERVIOS DE INFORMAO PROGRAMAS E PROJETOS AVALIAO

Funo: conhecimentos para servir de subsdios ao planejamento (elaborao do plano, programa ou projeto e implementao das aes) Escolha certa, correta definio dos planos Na produo do plano produz informaes para maior qualidade e maior produtividade No final do processo -> conhecer o nvel de satisfao do publico alvo e efeitos na unidade de informao, na organizao e no ambiente Motivo: normalmente a escassez de recursos, garantir a sobrevivncia. Buscam a eficincia no uso de seus recursos, a eficcia de resultados e a efetividade das aes. Mudana no ambiente INTERFERENCIA ------------------ afetam oferta/demanda

Sintomas Atitude + critica aos recursos de informao existentes e conscincia das deficincias. Automao aumenta as espectativas Novas tecnologias unidade de informao no so mais monopolizadoras. Bases de cd, internet.... Diminuio do interesse pela oferta tradicional (motivo: rapidez, agilidade e preciso). Atinge mais bibliotecas especializadas e de empresas. CONCEITOS E CARACTERISTICAS Em um servio de informao a avaliao consiste em identificar e coletar dados sobre servios ou atividades, estabelecendo critrios de mensurao do desempenho desses servios ou atividades determinando qualidade e grau de satisfao de metas e objetivos. Identifica pblicos, analisa necessidade dos usurios e ndice de satisfao. Desenvolver estudos relativos a no usurios A avaliao um processo contnuo. necessria a reviso de objetivos e metas, aos direcionamento ou redirecionamento da execuo de aes, atividades ou programas, a tomada de deciso, tanto

operacional quanto estratgica, medida que d respaldo aos processo de escolha de prioridades alocao de recursos e a definio de mtodos e processos tcnicos e operacionais, fornecendo, desta forma, subsdios para o planejamento operacional e para a mudana. EFICIENCIA, EFICCIA E EFETIVIDADE A Avaliao uma ferramenta para alcanar a eficcia e eficincia e para auxiliar a desenvolver estratgias para melhorar a eficcia e a eficincia do acervo, servios e produtos. Eficcia -> resultads -> grau com que objetivos foram atingidos -> grau de satisfao do usurio (rapidez e preciso desejadas) Eficincia Recursos aplicados x benefcios alcanados + eficiente -> - custo + beneficio Confuso entre eficincia e eficcia resulta em: Fazer bem as coisas que no precisariam ser feitas Batalhar por mais recursos com fins em si mesmos Incapacidade de descrever a qualidade dos servios Incapacidade de identificar prioridades para atividades e servios Acreditar que colees maiores significam melhor servio Tradicionalmente as UI concentram-se em critrios quantitativos, que no so de qualidade. Deve-se considerar questes relativas a eficcia, tais como: Sabemos quais so as necessidades de informaes das diferentes equipes da organizao? Estamos oferecendo servios e atividades que devem ser oferecidos? Estamos atingindo as metas e objetivos previstas? Estamos assegurando as necessidades de nossos usurios? Bibliotecrios no tem conhecimento perfeito de seus usurios, suas necessidades e seu comportamento e sabem que usurios tambm no tem um bom conhecimento do acervo e dos servios que a unidade de infomao te pode oferecer. Padro de servios Baixa eficcia ---- diversidade de demana

Para o planejamento o bibliotecrio tem que conhecer bem As fontes de informao na rea (para explorar fontes e no duplicar esforos) Os servios existentes (para ampliar, descontinuar ou modificar) Seus usurios (para saber o grau de satisfao) Os no usurios (pq no usam?) Planejamento eficaz depende da qualidade e quantidade de dados disponveis e confiveis para o planejamento e a tomada de decises fundamentadas Efetividade Capacidade de programa, projeto ou servio atender as reais demandas sociais. Pode ser medida pela quantidade e qualidade das mudanas que o projeto ou a organizao foi capaz de produzir. MENSURAO E AVALIAO

Mensurao processo de atribuir nmeros para descrever ou representar algum objeto ou fenmeno de modo padronizado podendo levar a avaliao. Avaliao Mensurao + componentes relacionados pesquisa, ao planejamento e a implementao de estratgias para mudar ou desenvolver a organizao ou alguma atividade especifica

PADRES, INDICADORES E MEDIDAS DE DESEMPENHO Padres convenes tcnicas estabelecidas com a cooperao e o consenso de todas as partes envolvidas, visando a racionalizao, a uniformizao e a simplificao de servios e processos nas reas abrangidas pelos servios de informao. Padres podem ser quantitativos ou qualitativos Quantitativos -> Metas numricas, de aplicao simples, que no permite interpretao Qualitativas -> so mais flexveis e bem mais fundamentados. Podem ser adaptados as necessidades especficas Padres servem para orientar a definio de medidas de desempenho MEDIDAS DE DESEMPENHO So um meio para determinar em que grau os objetivos da unidade de informao so cumpridos, os servios executados e os materiais colocados a disposio do usurio. Medidas que informam a qualidade podem ser agrupadas Medidas de acessibilidade Medidas de tempo de resposta Medidas de cobertura de acervo Medidas de relevncia do acervo INDICADORES Variveis, caractersticas ou atributos capazes de sintetizar, representar ou dar maio significado ao que se quer avaliar. Indicadores so sinnimo de mudana Tipos de indicadores: Quantitativos que podem ser representados por variveis numricas Qualitativos - quem expresso variveis ou dimenses que no podem ser representados apenas apenas por nmeros. Dificilmente um s indicador suficiente para aprofundar o conhecimento do problema. AVALIAO E MUDANA

Avaliao um processo catalizador de mudana, deve determinar o que mudar em um Sistema de informao e como mudar, auxiliando o bibliotecrio a fazer mudanas internas e externas. Ela sempre parte de um problema. No existe mudana isolada que no afete outros setores. preciso que se avalie a capacidade da organizao de implementar as mudanas. FIANLIDADES DA AVALIAO Para que avaliar? Para conhecer Para escolher prioridades, tomar decises, definir o que mudar e como mudar, acompanhar aes e realimentar decises e opes polticas e programticas. Para apresentar resultados a sociedade Para prestar contas Para aprimorar a qualidade de servios, programas e projetos

Para evitar erros Verificar a adequao de alocao de recursos Monitorar programa ou servio do ponto de vista da eficcia e eficincia Testas programas inovadores Decidir continuidade ou descontinuidade de programas TIPOS DE AVALIAO QUANTO A ABORDAHEM METODOLOGICA Quantitativa OBJETIVA - baseia-se na estatstica, na experimentao controlada enfatizando a mensurao e quantificando metas Qualitativa SUBJETIVA - apia-se na sociologia, antropologia ou na histria oral enfatizando agentes e processos Pluralista Mensura quantitativamente benefcios ou malefcios quantificando decises, processos, resultados e impactos sociais. QUANTO AOS AVALIADORES Interna Externa Orientada realizada internamente sob a liderana de um consultor externo PROCESSO DE AVALIAO - Coletar informaes - Estabelecer e aplicar parmetros - Identificar processos e resultados - Comparar dados de desempenho - Julgar (atribuir valor) - Propor - Informar Fatores que influenciam - ambientais - cultura organizacional - Barreiras por parte do pessoal - Disponibilidade de recursos - Grau de necessidade de informaes dos usurios RELATORIOS COMO INSTRUMENTO DE PLANEJAMENTO E AVALIAO DE SERVIOS DE BIBLIOTECA Relatrios so instrumentos no processo de planejamento DEFINIO Relatrio de uma biblioteca o conjunto de informaes sobre acervo, servios prestados, usurios e recursos humanos, fsicos, mateiria e financeiros ordenados de modo a mostrar a situao da biblioteca em dado perodo de tempo. No apenas uma contabilidade de dados em informao, ie, que os analisa, atribuindo-lhes significao no contexto da biblioteca. FINALIDADES Analisar e avaliar o desempenho da biblioteca permitindo cumprir suas funes de administrao e planejamento. Analisa a situao existente e avalia os resultados alcanados e os problemas encontrados. Compara os resultados desejados, constantes do plano de trabalho, com os resultados alcanados. Serve como instrumento de marketing da biblioteca, como forma de divulgao, de prestao

de contas. Fornece subsdios para aprimorar os servios da biblioteca, maximizar o uso da informao e dos documentos, e ampliar o mbito de atendimento da biblioteca e na comunidade. PERIODICIDADE Apt de dados registrados diariamente. A periodicidade mnima anual. feito tendo como referencia um plano de trabalho ou um projeto, servindo assim, como instrumento de acompanhamento da implantao do que foi planejado. CRITERIOS PARA COLETA DE DADOS necessrio estabeler limites para no se perder tempo coletando dados. Critrio para definir o que deve ou no ser contado a utilizao ou o aproveitamento que se pretende fazer desses dados. Dar prioridade aos dados de sada (ligados a atividade fim). Os dados de entrada devem ser registrados sem exageros. Deve-se padronizar conceitos e formas de coleta. preciso que se planeje formulrios adequados. APRESENTAO DO RELATORIO Procurar apresentar uma srie histrica. O uso de grficos fundamental, mas tambm necessrio textos que interpretem os dados. ESTRUTURA DO RELATORIO Sumrio, introduo, dados e analise de dados, concluso e recomendaes. OS DADOS Recomenda-se dados mnimos. Tem-se como sugestes: acervo, pessoal, servios de processos tcnicos, servios ao usurio, perodo de funcionamento, leitores inscritos, freqncia, consultas e emprstimos, eventos/atividades especiais e recursos - Acervo: Dados totais das colees dos vrios tipos de materiais., distinguindo-se acervo processado e no processado. - Pessoal: Este item deve fornecer dados sobre o pessoal em exerccio no perodo, bem como indicar ocorrncias, como licenas, afastamentos, demisses e admisses, aposentadorias, etc. Dividir por categorias e apresentar jornadas de trabalho se estas forem diferentes. Servios de processamento tcnico - Seleo e aquisio de documentos. Mencionar, se houver, poltica de seleo de material para acervo e incluir os critrios adotados. Especificar numero de aquisies efetuadas, separadas por tipo de material e modalidade de aquisio (compra, permuta, doao) - Processamento tcnico do material. Incluir dados, agrupados por tipo de material, referentes a todas as unidades tombadas, catalogadas, classificadas, indexadas e preparadas para emprstimo no perodo. Dados relativos a implantao e desenvolvimento de bases de dados relativas ao acervo devem ser mencionadas aqui. Mencionar tambm iniciativas voltadas a criao e controle de vocabulrio controlado. Servios aos usurios - Perodo de funcionamento Especifica-se aqui os horrios, determinando o numero de dias que a biblioteca permaneceu aberta no ms.

- Usurios inscritos Registra-se numero de usurios inscritos na biblioteca no perodo referente ao relatrio,o total acumulado durante o ano e o total geral. - Freqncia: Registram-se todos os usurios que entraram na biblioteca para as mais diversas finalidades, tais como:uso de catlogos,consulta,emprstimo, freqentadores por dia e por perodo. Servem para justificar a necessidade de mais funcionrios, para clculos de espao fsico e de assentos. - Consulta e emprstimos: Entende-se por consulta ouso do material no recinto da biblioteca e por emprstimo a circulao externa do material. Deve-se especificar cada tipo de material e o que deve ser quantificado no o nmero de usurios que utilizaram o material,mas o numero de documentos utilizados. Deve-se preencher um formulrio destinado ao registro das pesquisas, por meio do qual se tenha informaes sobre o usurio e sua pesquisa.

- Comutao Em relao ao servio de comutao, devem ser registrados: nmero de artigos solicitados a outras bibliotecas e o total de cpias, e o numero de artigos fornecidos a outras bibliotecas e o total de cpias efetuadas. - Divulgao Discriminam-se aqui todas as publicaes e os servios de alerta e disseminao da informao, bem como as aes no sentido de divulgar os servios da biblioteca em geral. Para servios de alerta, descrever o tipo de servio (ex. sumrios correntes, boletins informativos etc.). Caso tenha um site registrar estatsticas de uso (paginas visitadas, downloads, tempo que o visitante permaneceu no site e envio de emails fale conosco). - Programas de treinamento de usurios Menciona-se os programas desenvolvidos com a finalidade de dar orientao e treinar interessados. - Eventos / atividades especiais Registra-se todos os eventos ou prog. Especiais desenvolvidos na biblioteca ou por iniciativa dela com dados mnimos (Titulo, data, durao, objetivos e resultados). - Recursos financeiros Constar em relatrios anuais. Deve-se discriminar os custos por tpicos, tais como: aquisio de material bibliogrfico, encadernao, pessoal, material de consumo, material permanente e servios terceiros. - Recursos fsicos e materiais Em relatrios anuais discriminar recursos materiais acrescidos no perodo, incluindo espao fsico, mobilirio e equipamentos. DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL DEFINIO O processo sistematizado, com tempo e espao definidos, de avaliao de servios em organizaes. um interveno na rotina da organizao para avaliar seu estado num determinado momento. Objetivos so identificar pontos fortes e fracos na estrutura e no funcionamento da organizao, compreender a natureza e as causas dos problemas ou desafios apresentados, descobrir formas de solucionar esses problemas e melhorar a eficincia e eficcia organizacionais. Ver quadro na pg 53-55 Pelo dialogo compara-se o estado encontrado com o desejado, avalia-se a eficcia com base em algum padro estabelecido (ex. satisfao do usurio) e procuram-se caminhos para diminuir a distncia entre o encontrado e o desejado. parte do desenvolvimento organizacional, linha de base para o plano de

ao. Recomenda mudanas que podem referir-se a: objetivos estratgicos, habilidades, conhecimento e atitudes do pessoal, processos interpessoais e intergrupais, estruturas organizacionais e tecnologias. Pode recomendar srie de intervenes que permitam implementar as mudanas ETAPAS DO DIAGNSTICO - Preparao Objetiva estabelecer um cenrio organizacional que encoraje a avaliao e assegure que o pessoal conhea os componentes bsicos do processo de avaliao. No comea com a coleta de dados, mas com anlise ou definio de objetivos e metas, com idenficao de aspectos ou reas a serem avaliadas e com o treinamento de pessoal (incluindo quem ir avaliar e quem ser avaliado) Ver etapas em quadro da pg. 57 Tipos: Diagnostico exploratrio: tipo de mapeamento que perpassa todos os componentes de uma Unidade de Informao (estrutura, atividades, recursos, processos, produtos e usurios) permitindo uma primeira aproximao do servio Diagnostico de foco especfico: Analisa o conjunto, mas aprofunda-se no foco selecionado, que pode ser um servio, uma estratgia, um produto, dentre outros possveis focos. indispensvel definir, no contexto dos objetos e metas, as prioridades da organizao que iro determinar os aspectos a serem focalizados. A partir de uma evidencia objetiva ou subjetiva identifica-se a rea, estreitando-a para um problema com objetivos claros e questes de pesquisa viveis Questes gerais para atividade de idenficao: O pessoal suspeita que exista um problema? H dados que sugiram problemas? O nvel de desempenho baixou ou inadequado? O custo dos servios aumentou nos ltimos meses? Houve mudanas na instituio, nos usurios ou em outros fatores externos? Usurios manifestam insatisfao? Questes em relao aos objetivos Em que medida os servios e produtos atendem as necessidades dos usurios? Os recursos para os servios e produtos so bem adequados? Qual o grau de mudana possvel nos servios e produtos? Quanto aos atores do processo, o diagnstico pode ser feito pela prpria equipe da unidade de informao ou incluir avaliadores externos. No Autodiagnostico o pessoal tem que estar aberto a auto anlise. No caso de consultores externos, estes necessitam de alguns membros da organizao para auxiliar no planejamento do diagnstico, juntar e analisar dados, fornecer feedback e planejar aes em resposta a esse feedback. O diagnstico exige competncia tcnica. Uma atividade insdispensvel nesta primeira etapa a reviso de literatura, que permite conhecer novas tendncias na rea, os padres desenvolvidos e os principais desafios, alm de mostrar o que os outros fizeram diante a problemas similares, analisando metodologias adotadas, as diversas formas de aproximao ao problema e os resultados alcanados. - Elaborao do projeto de diagnstico O PD um plano que contm os objetivos do diagnstico, o problema ou as questes de pesquisa, as hipteses de trabalho, a metodologia a ser utilizada para a coleta de dados, as medidas de desempenho ou os indicadores de avaliao a serem utilizados e o cronograma do processo. - Definio da metodologia a ser utilizada A metodologia, modo pelo qual os avaliadores levantaro dados, ou seja, que fontes de dados, instrumentos e tcnicas sero utilizadas nos processos de coleta e anlise de dados.

- Formulao do problema ou de questes de pesquisa necessrio ao avaliador conhecimento acumulado em relao ao objeto a ser estudado. Recomenda-se certas prticas na formulao do problema: Seja formulado como pergunta Seja apresentado de maneira clara e precisa Seja emprico Seja passvel de soluo Seja delimitado por uma dimenso vivel - Identificao das hipteses de trabalho Hipteses so proposies provisrias a serem testadas, suscetveis, portanto, de serem declaradas verdadeiras ou falsas. O papel mais importante da hiptese na pesquisa sugerir explicaes para os fatos. As questes de pesquisa so questes; as hipteses so afirmaes, mas ambas ajudam a estruturar o diagnstico. Maior o conhecimento que o avaliador tem da rea-problema a ser investigada, maior a facilidade em formular hipteses. - Definio de indicadores ou medidas de desempenho So um meio de determinar em que grau os objetivos na Unidade de Informao so cumpridos, os servios executados e os materiais colocados a disposio dos usurios. teis no planejamento e na tomada de deciso. - Planejamento da coleta de dados atividade bsica do diagnostico. Pressupe a consulta a, no mnimo, dois atores: usurios e funcionrios. Em relao aos usurios reais indispensvel coletar quem so, quais suas necessidades de informao e qual o nvel de satisfao em relao ao servio analisado. Em relao aos funcionrios interessante que sejam levantados seus perfis, suas opinies e propostas de melhorias. Podem ser utilizados vrios instrumentos, sendo eles: Entrevista til para levantar o perfil dos funcionrios e de suas atividades, bem como suas opinies em relao aos diversos aspectos estudados no diagnostico e suas expectativas e sugestes para o aprimoramento. muito adequado a para estudos qualitativos de usurios. Questionrio Pode ser apresentado em perguntas impressas ou por um pesquisador/avaliador. Atinge grande numero de pessoas, nos lugares mais diversos e sem precisarem responder no momento. Tem como desvantagens as respostas incompletas, possibilidade de atraso na devoluo ou mesmo no devoluo, impossibilidade de auxilio. As questes podem ser abertas, sem sugestes de respostas ou fechadas, mltipla escolha. As questes devem ser formuladas com clareza, serem objetivas e no induzirem a uma resposta. Grupo focal Tcnica de pesquisa qualitativa, no diretiva, desenvolvida para coletar dados e informaes que reflitam opinies, conhecimentos, percepes e preocupaes de pequenos grupos sobre determinado assunto. Pode ajudar no planejamento, na tomada de deciso, na avaliao de produtos e servios, na contruo de questionrios para coleta posterior. Observao elemento fundamental no diagnostico, sobretudo na fase de coleta de dados. Triangulao Combinao de diferentes formas de coleta de dados. - Definio da amostragem e da forma de aplicao de questionrios e/ou entrevistas para as pesquisas de campo A pesquisa de campo quando lida com um universo numeroso deve ser feita por amostragem, ou seja, com uma pequena parte dos elementos que compem esse universo ou populao. O projeto de amostra implica as seguintes etapas: definio do universo, escolha do tipo de amostragem e determinao do tamanho da amostra. Os tipos bsicos de amostragem so: probabilstica e no probabilstica. - Planejamento de implementao do projeto do diagnstico ltima atividade do processo de elaborao. Envolve a elaborao do cronograma, a definio das atividades a serem executadas por cada um, a definio da coordenao da equipe, a aplicao do pr teste e a definio dos recursos que sero necessrios ao desenvolvimento do diagnstico. - Implementao do diagnstico

Subetapas: - Coleta de dados consiste na aplicao da metodologia prevista no proj. do diagnstico, requer a consulta a relatrios, manuais etc, mas necessrio entrevista com funcionrios e a aplicao de questionrios a usurio potenciais e reais. - Analise e interpretao de dados Procura-se compreender a natureza e as causas dos problemas suscitados. Aps a anlise dos dados e identificao dos problemas deve-se proceder hierarquizao desses problemas e as recomendaes de solues. - Subsdios para a avaliao do contexto informacional, da estrutura organizacional e dos recursos humanos. Anlise do ambiente A organizao no existe isolada, nem consegue ser mais ser auto-sufuciente. A Avaliao do ambiente externo procura avaliar o contexto informacional da rea, bem como as necessidades de informao no expressas ou no supridas por outros servios. Esta anlise abrange tanto os servios prestados por outras instituies como os servios disponveis em meios eletrnicos. Anlise da instituio mantenedora preciso o conhecimento da instituio e identificar suas necessidades informacionais Passos indispensveis pg. 77 Anlise da unidade de informao (estrutura organizacional e poder decisrio) de iniciar pela avaliao de sua localizao na estrutura da instituio mantenedora. Anlise de servios mapear os servios existentes para avaliao. Utilizar o roteiro: Quais servios pblicos e internos da UI? O que falta? O que pode ser desativado ou fundido? Qual a relao entre os servios e o nvel de integrao entre eles? Anlise de recursos humanos objetiva identificar a quantidade de pessoas pertencente ao quadro da rea de informao, a categoria ou o cargo dessas pessoas, carga horria, formao e atribuies. importante identificar satisfaes / insatisfaes em relao as atividades desempenhadas. - Subsdios para a avaliao dos recursos informacionais, dos processos e dos produtos. Avaliao de recursos informacionais No se limita a analise do acervo, incluindo outros meios. Os critrios que podem auxiliar na criao de indicadores de qualidade do acervo so: facilidade de acesso, diversidade de suportes, abangencia, pertinncia, atualizao, estado de conservao, qualidade de contedo, satisfao dos usurios e profissionais. Quanto a Internet: facilidade de acesso, rapidez de acesso, ambiente amigvel, custo, possibilidade de imprimir ou gravar em disquete esatisfao de pessoal e dos profissionais. Avaliao de processos Devem ser considerados os processos tradicionais (aquisio, PT, atendimento) e outros especficos. Consiste em anlise das finalidades dos diferentes processos, anlise das rotinas, anlise dos recursos e anlise dos produtos. Aspectos a serem avaliados p. 82, 83,84 e 85 Avaliao dos produtos Dois aspectos devem nortear a avaliao dos produtos: seus objetivos e seu publico alvo. - Subsdios aos estudo de usurios potenciais e reais Compara-se o estado encontrado com o desejado, avalia-se a eficcia com base em algum padro estabelecido e procuram-se caminhos para diminuir a distancia entrre a situao existente e a situao desejada. Primeiro deve-se conhecer os usurios reais. indispensvel que os usurios conheam os servios e produtos oferecidos. O conhecimento dos usurios importante para planejar e aprimorar servios. Por estudo de uso entende-se a coleta sistemtica de dados sobre o sistema. O estudo de usurio, de outra parte, preocupa-se em entender as necessidades informacionaios, preferncias, opinies e avaliaes de usurios e no usurios a respeito de servios oferecidos e a serem oferecidos. Os estudos de usurio precisam identificar quem usa o servio (reais) e que no o usa. No primeiro caso a pesquisa deve ser desenvolvida enfocando os servios e colees que utiliza, motivo pelos quais utiliza e de que

forma, devendo ser investigado o grau de satisfao com cada servio ou tipo de coleo. Para os no usurios a pesquisa deve preocupar-se em identifica-los e levantar razes pelo qual ele no utiliza a UI, devendo-se levantar suas necessidades de informao, se houver. O estudo de usurios reais contribui para o aprimoramento dos servios prestados e a definio de metas pra atender seus anseios. O estudo dos usurio potenciais possibilita a definio de estratgias no sentido de inclu-los na cadeia de informao. Resultados de estudo de uso indicam alguns aspectos que podem servir de subsdios a novos estudos de usuprios Ver p. 90 ROTEIRO PARA A APRESENTAO DO DIAGNOSTICO Deve apresentar na parte introdutria, dados relativos ao projeto de diagnostico, inclusive objetivos, justificativas, hipteses e metodologia. Em seguida deve-se apresentar dados relativos a instituio incluindo pequeno histrico, misses e objetivos, rea de atividade, anlise da estrutura organizacional, pessoal. necessrio situa-la em seu contexto organizacional. Seguem-se a descrio e anlise dos objetivos, da estrutura, dos recursos e dos servios e produtos da UI. Por fim trazer dados sobre usurios potenciais e reais. No final consiste nas concluses, devendo fazer referencia as hipteses e questes levantada, apresentar uma reflexo sobre os dados, seguindo-se as recomendaes. Nos anexos devem ser includos os modelos de questionrios, roteiros de entrevistas, quadros e tabelas e outros dados que complementem o texto. Deve ser feito um documento resumido para a rea gerencial. PLANEJANDO O PROJETO Ver pg. 93 em diante.