relatório semestral de progresso (rp) e pmr - intrumentos de apoio ao gerenciamento de projetos
TRANSCRIPT
Relatório Semestral de Progresso (RP) e PMR -Intrumentos de apoio ao gerenciamento de
projetos
Relatório Semestral de Progresso (RP) e PMR -Intrumentos de apoio ao gerenciamento de
projetos
Normas Gerais dos Contratos (6.01 e 7.03)Normas Gerais dos Contratos (6.01 e 7.03)
Qualquer modificação substancial nos planos, especificações, cronograma de investimentos,
orçamentos, regulamentos e outros documentos que o Banco haja aprovado, assim como qualquer modificação
substancial no contrato ou contratos de bens ou serviços custeados com os recursos destinados à
execução do Projeto, ou nas categorias de investimento, dependerá de prévio consentimento escrito do Banco
Dentro dos 60 (sessenta) dias seguintes ao término de cada Semestre civil, ou em outro prazo acordado pelas Partes, os relatórios referentes à execução do Projeto, preparados de acordo com
as normas que, a respeito, forem acordadas com o Banco
Disposições Especiais dos Contratos (PROFISCO)Disposições Especiais dos Contratos (PROFISCO)O Mutuário não poderá introduzir qualquer alteração no
regulamento Operacional da Linha de Crédito Condicional (CCLIP), Programa de Apoio à Gestão e
Integração dos Fiscos no Brasil (PROFISCO). Em caso de conflito entre as disposições do referido Regulamento e
as deste Contrato, prevalecerão estas últimasO Mutuário apresentará ao Banco os relatórios
semestrais a que se refere a Cláusula 7.03(i) das Normas Gerais e enviará cópia dos mesmos à
Secretaria Executiva do Ministério da Fazenda da República Federativa do Brasil. Os referidos
relatórios incluirão informação sobre o estágio corrente de implantação das ações de integração
nacional
RP e PMRRP e PMR
São instrumentos de monitoramento baseados em resultados que oferecem informação quantitativa e qualitativa em relação ao progresso do projeto, a entrega dos Produtos no curto prazo e ao alcance dos Resultados no longo prazo
Elegibilidade
Monitoramento
Avaliação
RP e PMR
•Avanços
•Lições aprendidas
Execução (*)
•Marco de Resultados
•Produtos
•Resultados
•Quadro de Indicadores
•Indicadores e unidades
•Plano de Ação e de Investimentos (PAI)
•Custos
PCR - PMR Final
(XPMR)
•Produtos e Resultados
•Prazos e custos
(*) LRR: Loan Result Report – 18 meses após 1o desembolso (Revisão do Projeto)
RP: Agosto e Fevereiro
PMR: Setembro e Março
Aprovação Diretoria
Inicial
Revisão
Missão de Arranque
Principais usuários e funções - RP e PMRPrincipais usuários e funções - RP e PMR
Equipe de Projeto do Órgão Executor
Apoio ao diálogo com as equipes técnicas responsáveis pelo desenvolvimento dos Produtos
Monitoramento dos avanços físicos e financeiros na execução dos Produtos
Acompanhamento do Marco de Resultados e do Plano de Mitigação de Riscos do Projeto
Identificação de dificuldades e elaboração de Plano de Ação para acelerar a execução do Projeto
Cumprimento de claúsula contratual e prestação de contas ao Banco sobre o andamento do Projeto
Principais usuários e funções - RP e PMRPrincipais usuários e funções - RP e PMR
Equipe de Projeto do Banco
Apoio ao diálogo com a Equipe de Projeto do Órgão Executor e respectivas equipes técnicas
Roteiro para análise e revisão do Projeto e do plano de mitigação de riscos durante as visitas de inspeção e supervisão
Monitoramento dos avanços físicos e financeiros e do Marco de Resultados do Projeto
Acompanhamento do Plano de Ação para Aceleração da execução do Projeto
Identificação de lições aprendidas e melhores práticas
Seções do RP e do PMRSeções do RP e do PMR
PMR
Dados Básicos
Resultados
Produtos
Desempenho
Situação atual (Plano de Supervisão)
Gestão de riscos
Lições aprendidas
Relatórios
Validação
RP
Resumo Executivo
Impactos e Resultados
Progresso na Implementação dos Produtos
Análise da Situação Atual e Plano de Ação
Riscos e Plano de Mitigação
Cumprimento de Cláusulas Contratuais
Aprovação de Alterações no Projeto
Lições Aprendidas e Boas Práticas
Demonstrativo de Execução: Orçamentária, Financeira, Desembolso e Aquisições
Normas Gerais do Contrato (6.01 e 7.03)Normas Gerais do Contrato (6.01 e 7.03)
Qualquer modificação substancial nos planos, especificações, cronograma de investimentos,
orçamentos, regulamentos e outros documentos que o Banco haja aprovado, assim como qualquer modificação
substancial no contrato ou contratos de bens ou serviços custeados com os recursos destinados à
execução do Projeto, ou nas categorias de investimento, dependerá de prévio consentimento escrito do Banco
Dentro dos 60 (sessenta) dias seguintes ao término de cada Semestre civil, ou em outro prazo acordado pelas Partes, os relatórios referentes à execução do Projeto, preparados de acordo com
as normas que, a respeito, forem acordadas com o Banco
Resumo ExecutivoResumo Executivo
Data atual do último desembolso – apenas na prorrogação
Extensão acumulada (meses) - apenas na prorrogação
Valor comprometido do empréstimo (US$) - contratado
Valor desembolsado do empréstimo (US$) - conforme planilha de demonstrativo execução orçamentária do RP
Valor executado da contrapartida (US$) - conforme planilha de demonstrativo execução orçamentária do RP
Impactos e Resultados Impactos e Resultados
Indicadores de impacto – indicadores do PAF devem ser atualizados nos termos acordados com a STN
Resultados e indicadores – alterações devem ser negociadas com o Especialista Chefe do Projeto para identificação do nível de autorização
Apuração de indicadores – a apuração do indicador de (Impacto, Resultado e/ou Produto) deve ser efetuada de acordo com o Quadro de Indicadores do Projeto.
O alcance dos Resultados está vinculado ao desenvolvimento dos Produtos, portanto qualquer
alteração no Marco de Resultados do Projeto deve ser precedida de análise conjunta Executor/BID
Progresso na Implementação dos ProdutosProgresso na Implementação dos Produtos
Não é possível “excluir” ou “eliminar” produtos do RP / PMR
Um produto já executado poderá ser objeto de replanejamento mas deverá ser mantido no RP sem numeração
Caso não seja mais objeto do projeto (financiamento/contrapartida) o produto deve ter o valor físico e financeiro “zerado”. Esta regra se aplica para o desenvolvimento de produtos com recursos “extra-projeto” (nem contrapartida/nem financiamento). Se este produto é MUITO relevante para o projeto pode ser registrado na planilha de Situação Atual.
Caso o produto “zerado” seja crítico para o alcance dos objetivos do Projeto deve ser analisada um possível mudança no desenho do Projeto.Meta física cumprida sem recursos distorce os índices do
projetoAlterações nos valores (físicos e financeiros) planejados, assim
como nos prazos de execução dos Produtos devem ser previamente acordados entre Executor/BID
Análise da Situação Atual e Plano de Ação Análise da Situação Atual e Plano de Ação
Avanços – devem ser sinteticamente relatados e atualizados em cada RP. Uma vez efetivada as contratações devem focalizar o desenvolvimento do Produto. Não devem incluir valores (físicos e financeiros) para evitar inconsistência com outros quadros. Pontos de controle da execução podem ser mantidos de um para outro RP
Efetividade – este relato deve ser incluído apenas quando finalizada a execução do Produto. A análise da efetividade deve considerar os problemas e causas descritos na Matriz de Problemas, Produtos e Resultados
Dificuldades - devem ser sinteticamente relatadas e atualizadas em cada RP. Sempre que a dificuldade apresentar níveis 2 e 3 (interrompe ou impede a execução do Produto), deve ser associada a uma solução
Plano de Ação – para cada dificuldade de nível 2 e 3 deve ser descrita uma solução, com responsável e prazo. Este Plano deve ser atualizada em cada RP.
Quando o conjunto de dificuldades impactar no avanço do Projeto as equipes do Executor e do BID devem formular um Plano de Aceleração da
Execução (PAE), que deverá ser monitorado
Análise da Situação Atual e Plano de Ação Análise da Situação Atual e Plano de Ação
Subcomponente – Cadastro e SPED (condição de elegibilidade dos projetos)
–Deve constar de todos os RP independentemente da fonte de financiamento (PROFISCO/BID, PMAE/BNDES, Recursos Próprios)
–Quando não for parte integrante do PROFISCO deve indicar além do estágio de desenvolvimento dos produtos, os valores já investidos e as metas físicas alcançadas
Quando entender necessário a SE/MF poderá solicitar ao Órgão Executor informações
adicionais sobre estes produtos.
Riscos e Plano de MitigaçãoRiscos e Plano de Mitigação
Riscos iniciais (metodologia expert choice) - quadro deve ser preservado e transferido para planilha específica no final do RP
Riscos e Plano de Mitigação (metodologia GRP) – os resultados devem ser transcritos para esta planilha para fins de monitoramento durante a execução do Projeto.
A avaliação de riscos do projeto e seu plano de mitigação será revisado anualmente. Nas
atualizações devem ser mantidos os registros históricos.
Cumprimento de Cláusulas ContratuaisCumprimento de Cláusulas Contratuais
Inclusão – devem ser consistentes com os contratos específicos
As prorrogações de prazo para o cumprimentos de quaisquer das cláusulas e outros acordos entre o Executor e o BID devem ser registrados na coluna
de “observações”
Aprovação de Alterações no ProjetoAprovação de Alterações no Projeto
Item alterado – descrever o documento ou tema alterado (Marco de Resultados, Orçamento, etc)
Tipo de alteração – indicar o elemento do Projeto objeto da alteração (Produto, Resultado, Indicador, etc)
Nível de aprovação (BID/Mutuário) – indicar a responsabilidade pela alteração (Temas contratuais demandam alteração do Garantidor)
Descrição da alteração – Detalhar o componente, subcomponente produto alterado e, quando for o caso, providências adicionais (solicitação de transferência de recursos entre componentes)
Impacto – indicar se a alteração impacta os objetivos e resultados do Projeto e, em sendo o caso, descrever este impacto
Documento e data de aprovação – indicar o documento onde ficou acordada a alteração e sua data de emissãoTodos os acordos que impliquem em alterações no Projeto e seus documentos, registrados em Ajuda Memória de visitas e missões,
devem ser relatados nesta planilha
Lições Aprendidas e Boas PráticasLições Aprendidas e Boas Práticas
Inclusão – devem ser descritas as lições aprendidas ao longo de todo o ciclo do Projeto: preparação, execução e avaliação
As boas práticas serão incluídas em razão da análise da efetividade de algumas soluções
implantadas pelo Projeto
Demonstrativo de Execução: Orçamentária, Financeira, Desembolso e Aquisições
Demonstrativo de Execução: Orçamentária, Financeira, Desembolso e Aquisições
Demonstrativo de Execução Orçamentária – o orçamento original do Projeto não pode ser alterado. O orçamento vigente deve refletir as alterações aprovadas pelo BID (conforme registrado no sistema WLMS). O orçamento executado deve ser consistente com as informações de movimentação financeira do projeto.
Demonstrativo de Desembolso por Fonte-Ano – o desembolso programado deve ser consistente com os valores originais do Informe de Projeto. O desembolso acumulado deve ser consistente com as informações do relatórios financeiros do projeto (conforme registrado no sistema WLMS)
Demonstrativo de Execução Financeira – a programação financeira deve ser consistente com a programação de desembolso acordada com a área financeira do BID
Demonstrativo de Execução do Plano de Aquisições – deve ser consistente com o último PA aprovado pela área de aquisições do BID, mantendo as informações históricas por período.As informações fiduciárias no RP (financeiras e de aquisições) são
gerencias e não substituem os formulários e procedimentos específicos da área.
Documentos do Projeto (Parte específica do RP) e ANEXOSDocumentos do Projeto (Parte específica do RP) e ANEXOS
DOCUMENTOS DE PROJETOMatriz de Problemas, Produtos e Resultados.Marco de Resultados do Projeto
•Original•Atualízações formais
Quadro de Indicadores
•Original•Atualízações formais
ANEXOSPAIRelatórios de consultoria e de obras
PMR e o RP no futuroPMR e o RP no futuro
PropostaPMR alimentado pelo executor. Plataforma comum de visualização. Ferramenta está sendo trabalhada (modelo formulado - Sharepoint).
Uma vez que o RP utiliza a estrutura do PMR irá ajudar os executores do PROFISCO na utilização
do novo sistema
Relacionamento entre o PMR e o WLMSRelacionamento entre o PMR e o WLMSWLSMSó informações de financiamentoInformação por categoria e não por produto
PMRMontante do desembolso total ano comparado. Informação do financiamento BID.Curva de desembolso até o final do projeto
Não há extração automática dos dados do WLMS para a execução do projeto (custo dos produtos) em razão da
impossibilidade obrigar o executor a manter um plano de contas contábil por produto
Replanejamento das informações no PMRReplanejamento das informações no PMR
Função de Replanejamento
No momento está em teste
Estará disponível para o ciclo de setembro
A solução de replanejamento será bem sofisticada e poderá ser produto a produto
O histórico ficará guardado e o produto constará como replanejado
Como regra geral não mudará o valor de desempenho histórico do projetoO Planejamento de 2011 ficou congelado em março e o Planejamento de 2012 poderá ser alterado em setembro/2011 e março/2012.
Ana Lúcia DezoltEspecialista Setorial BID
Luciana PimentelConsultora BID