Relatório Reunião Comissão de Terceirização e CondovelData : 27/06/2012Local : CondovelParticipantes : Florentino (Comissão), Renata, Tatiane e Ana Paula(Condovel)

Assuntos : Reiterações da ultima reunião e desenvolvimento de trabalho para aReestruturação do Boleto de Cobrança e do Demonstrativo do CondominioResidencial Aeroporto.

Inicialmente foram feitas reiterações das posições da Condovel sobre osseguintes assuntos :

Posição em 14/06/2012 - Contrato Excelence :

O único contrato existente com esta empresa é para a contratação deum empregado “RONDANTE NOTURNO”. Segundo a Tatiane, nãoexiste nenhum aditivo ao contrato inicial e nem um contrato atualizadoonde constam todos os empregados desta empresa que atualmenteprestam serviços no CRA e que estes funcionários foram assimiladospelo CRA através de tratos verbais. Foi solicitado à Condovelprovidencias que corrijam esta situação e regularizem a situaçãocontratual desta relação de negócio.

Posição em 27/06/2012 - Contrato Excelence :

Conforme informações passadas pela Tatiane, está sendo solicitado aEXCELENCE elaboração de uma minuta de contrato para regularizar asituação situação contratual desta relação de negócio.Foi informado pela Tatiane, que esta minuta será encaminhada para oCorpo Diretivo e Comissão para análise dos termos.

Posição em 14/06/2012 - – ISS/ICMS ( Nota Fiscal Paulista ePaulistana ). A Tatiane ficou de falar com o Sr. Alfredo (Sindico) paraque se possa verificar os creditos destinados ao CRA. Se foram usados?Quando foram usado ? Qual o montante usado ?

Posição em 27/06/2012 - – ISS/ICMS ( Nota Fiscal Paulista ePaulistana )Foi contatado o Sr. Alfredo para comparecer ao Poupa-Tempo paradesbloquear ou criar uma nova senha de acesso aos sistemas da NotaFiscal Paulista e Paulistana e então providenciar a emissão de umextrato dos creditos acumulados e anexação à Pasta de Prestação deContas.Segundo a Tatiane, não foi feito qualquer resgate nestes programas atéesta data.

Posição em 14/06/2012 – Contrato Condovel : A Tatiane informou queao contrario do informado na reunião de 30/05/2012, a cobrança pelapresença de um funcionário da Condovel nas reuniões do condomínioestá prevista no contrato e será cobrada sempre que houver a presençade um representante da Condovel nas Assembleias. Foi informado àTatiane que este item será analisado pela Comissão, para clarear oentendimento sobre este assunto.

Posição em 27/06/2012 – Contrato Condovel :

Este assunto esta sendo analisado pela Comissão para posteriorencaminhamento.

Posição em 14/06/2012 – Contrato com a TECNOMED – ASSES. ESERVIÇOS TÉCNICOS EM MEDICINA S/C. LTDA. – C.N.P.J.62.048.558/0001-02 e a VILA VELHA SERVIÇOS – C.N.P.J.04.452.238/0001-08, (PCMSO-NR7) :

O contrato apresentado é uma 2ª. Via e tem data de 05 junho 2012 enão tem assinatura, a Tatiane vai tentar resgatar o contrato original coma Vila Velha, caso contrario, será necessário a confecção de um novocontrato para estas empresas.

Posição em 27/06/2012 - Contrato com a TECNOMED – ASSES. ESERVIÇOS TÉCNICOS EM MEDICINA S/C. LTDA. – C.N.P.J.62.048.558/0001-02 e a VILA VELHA SERVIÇOS – C.N.P.J.04.452.238/0001-08, (PCMSO-NR7) :

A Condovel não tem nenhuma via deste contrato e irá solicitar aapresentação do contrato original ou a elaboração de um novo paracobrir esta relação comercial.

Posição em 14/06/2012 – Contrato Rachkorsky : A Tatiane informouque segundo o jurídico da Condovel não existe nenhuma clausula queimpeça qualquer tipo de rescisão. E que se houver recisão do contrato,não haverá necessidade de nenhum tipo de ressarcimento à

Rachkorsky sobre honorários. Foi esclarecido à Tatiane que esteassunto deve ser tratado pela Comissão junto a Rachkorsky para queeste entendimento seja claro e pacifico, e se possível, por escrito.

Posição em 27/06/2012 – Contrato Rachkorsky :

Este assunto esta sendo analisado pela Comissão para posteriorencaminhamento..

Posição em 14/06/2012 - Reestruturação do Boleto de Cobrança e doDemonstrativo

Foi apresentado o objetivo do trabalho que é clarear as informações afimde facilitar o entendimento fácil a todos os Condôminos e Proprietários.

1 Foi definido que o escopo inicial do trabalho será focado nasinformações referentes a RECEITAS do Condominio.

1.1. A Condovel se mostrou solícita a ajudar nesta tarefae verificar, dentro das suas possibilidades, asmedidas necessárias para a execução dassolicitações.

2 Foi solicitado a inclusão no Boleto, de informações sobre asprevisões de receita para a Taxa de Condominio e para ascotas de Arrecadação Extra, e o total destas receitasprevistas.

3 Também no Boleto, colocar o Resumo Geral da Receitas (Saldos) para os seguintes itens:

3.1 Arrecadação Taxa Condominial

3.2 Arrecadação Extraordinária

3.3 Salão de Festas

3.4 Lanchonete

3.5 Fundo de Obras

3.6 Cotas em aberto

3.6.1 – Taxa Condominial3.6.2 – Arrecadação Extraordinária3.6.3 – Salão de Festas

3.7 Pendências Judiciais

3.8 Conta Bancária – Itaú (Rendimentos)

4 Colocar no Demonstrativo de Prestação de Contas separandoas informações pertinentes e conforme a propostaapresentada por escrito, os seguintes itens:

4.1 Taxa Condominial, Arrecadação Extraordinária, Salão deFestas, Lanchonete, Fundo de Obras, Cotas em Aberto,Pendências Judiciais, Conta Bancária.

Foi acertado que a Ana Paula irá analisar as solicitações e fazer umestudo dentro do plano de contas da Condovel das possibilidades deadoção do que foi solicitado. O Florentino se colocou a disposição paraajudar e acompanhar junto com a Ana Paula os trabalhos.

Posição em 27/06/2012 - Reestruturação do Boleto de Cobrança e doDemonstrativoFoi feita explanação pelos representantes da Condovel sobre asimplicações e dificuldades de algumas modificações solicitadas.

Dificuldades encontradas:

Devido ao engessamento e do “Business” embutido no Sistema deControle Administrativo adquirido pela Condovel junto a empresaGoSoft, as seguintes dificuldades :

1. Na alteração do plano de contas da Condovel e assim criarnovas contas, pois o sistema não permite

2 Na impossibilidade de se alterar asdenominações/nomenclaturas utilizadas e agregadasao sistema, pois impactaria nos trabalhosdesenvolvidos para outros condomínios.

Mesmo com estas limitações, foi colocado à Condovel, através de seusrepresentantes, ficou claro que o propósito da Comissão é procuraradequar a forma da apresentação dos dados relativas a RECEITAS eDESPESAS no Boleto de Cobrança, com o objetivo de a partir deinformações sintéticas, mas consistentes e claras, proporcionar ummelhor entendimento e acompanhamento destas pelos Condôminos doCRA.As informações mais detalhadas sobre cada lançamento nestas contasestarão disponíveis na Pasta de Prestação de Contas, que fica em poderao Zelador e Sindico..

Dentro deste processo, foram apresentados alguns estudos realizadospela Ana Paulo (Financeiro Condovel) com algumas simulações dasinformações solicitadas em 14/06/2012, que serão analisados pelaComissão. Para os próximas simulações a Condovel repassará atravésde e-mail para a Comissão a simulação para analise da comissão.

Quando for fechada uma proposta definitiva para a apresentação dasinformações no Boleto de Cobrança do CRA, estas serão apresentadasao Corpo Diretivo para apreciação e aprovação e posteriorimplementação.

Em principio não foi marcada nova reunião, mas para acompanharmos ostrabalhos, estamos propondo à Condovel uma reunião para o próximo dia11/07/2012.