relatório diagnóstico celg
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UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS
FACULDADE DE COMUNICAÇÃO E BIBLIOTECONOMIA ESPECIALIZAÇÃO EM ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO E MARKE TING
FONTES DE INFORMAÇÃO E AÇÕES ADMINISTRATIVAS Angélica de Pádua M. Gonçalves
Eliérica Costa e Silva
RELATÓRIO DIAGNÓSTICO: CELG D
GOIÂNIA 2013
UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS FACULDADE DE COMUNICAÇÃO E BIBLIOTECONOMIA ESPECIALIZAÇÃO EM ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO E MARKE TING FONTES DE INFORMAÇÃO E AÇÕES ADMINISTRATIVAS PROFESSOR ARNALDO ALVES FERREIRA JÚNIOR NOME: Angélica de Pádua M. Gonçalves; Eliérica Costa e Silva
Relatório de Diagnóstico da Organização: Celg D
1 INTRODUÇÃO
A Celg Distribuição S.A. (Celg D) é a empresa responsável pela distribuição e
comercialização de energia elétrica em 237 municípios goianos, o que corresponde a
mais de 98,7% do território do Estado. Atualmente, atende a 2.048.251 unidades
consumidoras, o que representa 2,4% do consumo de energia elétrica no Brasil.
Subsidiária integral da Companhia Celg de Participações (Celgpar), instituída
para atender à Lei 10.848/04, a Celg D existe desde 1955, quando foi constituída a
Centrais Elétricas de Goiás S.A. (Celg).
Em 1999, a empresa ampliou sua área de atuação, começou a prestar outros
serviços, tais como diagnóstico energético, e passou à denominação de Companhia
Energética de Goiás.
Em 2004, a lei federal nº. 10.848, determinou a segregação das diferentes
atuações das concessionárias de energia elétrica no País. Assim, as empresas tiveram
que ser desverticalizadas para representar atividades distintas e a Celg passou a se
chamar Celg Distribuição S.A. (Celg D).
A Celg D veio inserindo um programa de gestão documental com o propósito
de tratar adequadamente seus documentos ao longo de sua existência através da
instituição de normas e da criação do Protocolo Geral, contudo isso só foi efetivamente
implantado em 2004 por meio do Centro de Documentação e Informação – CEDOC que
é, atualmente, a área responsável por coordenar o processo de Gestão da Informação e
Documentação Arquivística a partir da aplicação dos procedimentos de avaliação
informacional/documental e ações decorrentes.
Durante o período de fevereiro de 2003 a setembro de 2004 foi realizado o
levantamento da situação dos arquivos correntes das áreas (Superintendências,
Departamentos ou Setores) e dos arquivos intermediário e permanente da empresa.
Nesse inventário, observaram-se características sobre as funções e atividades de cada
área acumuladora de documentos, informações quantitativas e qualitativas sobre o
acervo, condições dos depósitos, condições de armazenamento (mobiliário utilizado,
estado de conservação) e de acondicionamento (embalagens e materiais para guarda
documental, adequação ao tipo de mobiliário).
A pesquisa identificou as tipologias documentais produzidas e acumuladas, os
métodos de arquivamento e sua adequação às normas arquivísticas e a existência e
utilização de instrumentos de busca.
A partir daí a estrutura organizacional atual foi projetada e está organizada de
forma a promover o melhor relacionamento dos níveis hierárquicos e a otimização do
fluxo de informações essenciais ao seu funcionamento (organograma abaixo) e o
CEDOC foi instituído com o intuito de gerir e instruir todo o entrelaçamento desse
processo até a sua devida culminação.
O CEDOC identifica, sistematiza a organização e recupera a
informação/documentação a partir dos processos de trabalho setoriais – arquivos
correntes, tanto atividades-fim quanto meio, independente do suporte (papel/eletrônico),
com aplicação de rotinas de ordenação, conservação, para sua preservação e utilização
futura. Além disso, elabora, atualiza e implementa o Plano de Classificação de
PPrreessiiddêênncciiaa PPRR
SSuuppeerr iinntteennddêênncciiaa ddee PPllaanneejjaammeennttoo ee GGeessttããoo PPRR -- SSPPPPGG
DDeeppaarrttaammeennttoo ddee DDeesseennvvoollvviimmeennttoo OOrrggaanniizzaacciioonnaall PPRR –– DDPPDDOO
CCeennttrroo ddee DDooccuummeennttaaççããoo ee IInnffoorrmmaaççããoo PPRR –– CCEEDDOOCC
Imagem 1 - Organograma
Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), que são
ferramentas essenciais à sustentabilidade do processo.
Além do CEDOC existe outro acervo no âmbito da Celg D, este, porém,
contendo somente arquivos de caráter histórico/cultural, localizado no Centro
Sóciocultural da Celg - CESC.
O Centro Sóciocultural e o CEDOC como gestores do processo são os tutores
responsáveis por políticas que visem garantir a manutenção do registro na
temporalidade legal requerida pela informação, porém cabe às áreas a gestão e
responsabilidade pelas informações pertinentes as suas atividades de trabalho e
respectivas atribuições, mapeadas ou não.
As diversas áreas respondem pela integralidade e integridade, bem como pelo
acesso e respectivo uso das informações pertinentes às atribuições e respectivos
registros, enquanto o documento se encontra em idade corrente e até sua devida
transferência para o CEDOC. Todas as ações referentes àquele conteúdo devem ser
tratadas de forma linear, total, formando um único dossiê. Posteriormente à
transferência/recolhimento pelo CEDOC a área gestora continua a responsável por
definir e permitir o acesso de outros à informação de sua competência.
O Departamento de Comunicação Social e Marketing – DPCK está inserido no
processo de tratamento de informações arquivísticas, tal qual as demais áreas e por isso
realiza os mesmos procedimentos e está sujeito as mesmas normas. Sua diferenciação se
dá em alguns tipos de informações que detém em seu poder, quanto ao sigilo e a forma
de repassá-los, mas também quanto à temporalidade, visto que muitas informações
pertinentes num dia se tornam obsoletas no dia seguinte, algo que é atípico as demais
áreas da empresa.
Após definidas as funções de cada parte envolvida no processo, utilizou-se
metodologia de levantamento situacional, segundo Campos et al. (1986) para a
elaboração deste diagnóstico, definidos da seguinte forma:
� pesquisa de fontes documentais: consulta à legislação interna e aos
diversos relatórios/manuais disponibilizados na página do CEDOC e do
Centro Sóciocultural no Portal (intranet), pesquisa em relatórios realizados
pelas áreas, além de pesquisa bibliográfica;
� visitas/entrevistas: questionário realizado por meio de entrevista com a
responsável pelo CEDOC e a responsável pelo Centro Sóciocultural e com
alguns gerentes de outros departamentos. A realização das visitas foi
previamente formalizada e agendada com antecedência e ocorreu entre os
dias 25 de fevereiro e 8 de março de 2013. Nessa fase, foi realizada a coleta
dos dados, com análise da composição dos arquivos correntes, das tipologias
documentais encontradas, das formas de acondicionamento dos documentos,
do volume documental, dos gêneros (textuais, iconográficos, filmográficos e
outros), além dos recursos humanos e tecnológicos disponíveis.
� análise dos dados: compilação dos dados coletados nas entrevistas e na
pesquisa documental. Com o auxílio desse instrumento, procedeu-se à análise
das informações e à elaboração de um texto descritivo e analítico da situação
atual dos arquivos correntes, intermediários e permanentes e dos possíveis
problemas existentes nas diversas áreas.
Os entrevistados foram receptivos e prestativos. Demonstraram interesse com
relação ao trabalho de pesquisa, colaborando e esclarecendo prontamente às dúvidas
sobre a área ou sobre o acervo.
2 RESULTADOS
2.1 – Áreas (Superintendência, Departamentos, Setores)
Os documentos correntes compõem os arquivos setoriais, geralmente
localizados nos locais de trabalho para rápida consulta e acondicionados em
pastas/armários/sistema adequados ao tipo do documento, comumente em pastas
suspensas, pastas AZ, caixas-arquivo, dispostos em armários de madeira e gaveteiros de
aço, além dos sistemas eletrônicos. Boa parte das áreas atribui a organização e o
gerenciamento do arquivo corrente a uma só pessoa.
Todos os colaboradores possuem computadores pessoais com os softwares
necessários disponíveis à medida que são solicitados e pelo menos 1 impressora está
presente em cada sala. Existe uma sala de fotocopiadora central equipada também com
aparelhos de fac-símile. Os móveis e materiais de escritório, tais como: pastas, caixas,
papéis, capas de processo e outros são providenciados pelo Departamento de
Suprimentos e Material, conforme necessidade.
A maioria das áreas como a Contábil, a Jurídica e o Departamento Pessoal
seguem à risca todas as etapas do processo, inclusive as que são operacionalizadas
internamente no que concerne a avaliação da informação; aplicação dos métodos de
arquivamento, ordenação, acondicionamento, higienização e armazenamento
adequados; cadastro dos documentos e arquivos no sistema eletrônico de gerenciamento
arquivístico e o devido descarte ou transferência para o CEDOC quando estes passam
da fase corrente para a intermediária ou permanente.
Percebe-se que algumas áreas, entretanto, que ainda tem pouco conhecimento
ou interesse em utilizar os métodos adequados de acondicionamento, classificação,
avaliação e destinação das informações/documentos de acordo com a norma de gestão
documental, apesar da publicação de Resoluções e Manuais, e dos treinamentos
disponíveis, e como consequência, não adotam os procedimentos ali arrolados para
organizar seus documentos. Prevalecem, então, métodos empíricos de arquivamento que
nem sempre proporcionam uma rápida recuperação e impedem a disseminação da
informação.
Cursos e treinamentos são ministrados aos responsáveis setoriais e todo o
material com instruções detalhadas, além de comunicados podem ser facilmente
encontrados na página do CEDOC no Portal. Nele também consta toda a Legislação que
norteia a política e os procedimentos que devem ser adotados no âmbito de informações
arquivísticas e ainda as Resoluções internas que normatizam todo o processo. Algumas
delas são:
RESOLUÇÕES CELG
• 009/03, de 10 de fevereiro de 2003 - Dispõe sobre procedimentos dos
arquivos de documentos da Companhia;
• 028/04, de 9 de junho de 2004 - Dispõe sobre responsabilidade do
CEDOC por definir e acompanhar a aplicação de procedimentos de guarda;
• 068/04, de 29 de outubro de 2004 - dispõe sobre a criação dos Setores de
Protocolo Geral e CEDOC.
• 048/09, de 17 de junho de 2009 – Normatiza formatação de processos e
outros documentos da CELG D.
Cabe às áreas a responsabilidade de solicitar ao CEDOC atendimento para
instrução quanto à organização e definição de procedimentos para os acervos setoriais
correntes e inativos. Porém, todas as áreas recebem também visitas periódicas, de
caráter fiscalizatória, dos colaboradores do CEDOC e nelas é feito um diagnóstico e os
responsáveis são instruídos sobre as mudanças que devem ser efetuadas.
Também é responsabilidade das áreas da Celg:
• disponibilizar o acesso à documentação ao pessoal do CEDOC;
• implantar a avaliação e triagem documental do acervo a partir dos
fluxogramas de trabalho;
• atender e responder a tempo as informações solicitadas quanto ao acervo;
• aplicar os princípios e orientações arquivísticas repassadas pelo CEDOC,
seja pelo Portal CEDOC e/ ou relatórios de visita;
• solicitar ao setor competente (suprimento) os materiais necessários para o
acondicionamento e armazenamento adequados aos acervos;
• manter rotinas de organização, conservação, controle e atualização dos
acervos setoriais visando à aplicação de posterior encaminhamento ao CEDOC ou
eliminação, conforme temporalidade e valor da informação.
O arquivamento no CEDOC representa a fase final da guarda, conservação e
tratamento técnico do processo, que tenha a cessação da sua tramitação respaldada pelo
recebimento da decisão final para a qual foi formado. Contudo, não significa que as
áreas não terão mais responsabilidades sobre estes arquivos, pois elas permanecem
gerindo o acesso à informação que lhes compete.
2.2 – Departamento de Comunicação Social e Marketing - DPCK
O DPCK atua como as demais áreas no que diz respeito ao tratamento de
informação arquivística. É regido pelas mesmas normas e possui arquivos físicos e
eletrônicos comuns como: Correspondência Interna, Solicitações de Serviço ou
Transporte, Processos de Contratação ou Pagamento, Relatórios, entre outros. Porém
uma das tarefas do profissional desta área é controlar o fluxo de informação veiculado
sobre a empresa e isso gera um volume grande de revistas, jornais, clippings, releases,
press kits, fotos, arquivos estes inerentes às funções do DPCK e que não são
encontrados nas outras áreas.
Sua distinção se faz também na temporalidade destes arquivos, pois embora
gerem uma massa documental corrente grande, muitos não chegam a passar para a fase
de arquivos intermediário ou sequer permanente, quando isso acontece muitos não tem
o peso de uma informação para a administração, mas sim informação histórica e por
isso são encaminhados ao Centro Sóciocultural.
Justamente por essa peculiaridade o DPCK possui, além de 3 armários de
madeira internos, uma sala anexa (não encontrada em outras áreas) com prateleiras de
madeira e 2 gaveteiros de aço destinados ao armazenamento de arquivos correntes.
O acondicionamento é feito em pastas suspensas, pastas AZ, e caixas-arquivo
e um percentual considerável de arquivos encontra-se eletronicamente. Como nos
demais departamentos apenas uma pessoa é a responsável pelo gerenciamento dos
documentos e arquivos internamente e tem à sua disposição: computador, scanner,
impressora, fotocopiadora, softwares (photoshop, corel draw, Sistema de
Gerenciamento de Arquivos, outros).
Ao final de cada exercício (ano) e após a avaliação documental o DPCK efetua
os descartes obedecendo às normas e preenchendo a Lista de Eliminação de
Documentos (Imagem 2) e encaminha via Correspondência Interna às fotos, vídeos e
demais arquivos de caráter histórico. Porém os arquivos que não se encaixam numa
dessas categorias vem se acumulando há alguns anos “beneficiando-se” justamente do
espaço sobressalente que a sala anexa propícia, sala esta disponibilizada com o intuito
de colaborar com a organização.
Nos pontos apresentados pelo Indicador: Ações na Assessoria de
Comunicação e MKT o DPCK cumpre com nível ideal, pois realmente existe a busca e
uso de informações; o desenvolvimento de ações estratégicas e operacionais baseadas
em fontes de informações e a produção e armazenamento de informação, principalmente
através do Portal – instrumento exemplar, que armazena e divulga informações da área
de comunicação e demais áreas de forma eficaz.
Entretanto diagnosticou-se o ponto crítico a ser analisado na fase em que essas
informações deveriam migrar do DPCK para o CEDOC.
2.3 – Centro Sóciocultural
O Centro Sóciocultural tem como principais atribuições, a organização e
guarda da documentação de caráter histórico, referente à História da Energia Elétrica
em Goiás e da Celg, bem como a identificação e preservação de seu acervo fotográfico,
de equipamentos e de obras de arte dando suporte ao Departamento de Comunicação
Social e Marketing, além de recepcionar, acompanhar e dá condições de trabalho aos
pesquisadores, em suas buscas referentes à História da Energia Elétrica em Goiás.
Imagem 2
O Centro Sóciocultural está estabelecido no prédio que até junho de 2000
funcionava a “Sala de Controle” da Subestação Goiânia Leste, porém em fevereiro de
1999 um forte curto-circuito danificou seriamente os cubículos internos do prédio.
Com a desativação do prédio, foi consenso das equipes de manutenção e operação, a
conservação dos equipamentos desativados mantendo-se ao máximo a originalidade dos
mesmos. Hoje o prédio guarda a trajetória histórica da Celg e oferece um ambiente
adequado e propício em estrutura e tamanho para a existência dos Acervos
Histórico/Cultural.
Slides, fitas de rolo, fitas K-7, 73 CDs, 87 DVDs, 150 fitas VHS, diversos
livros escritos com a sua colaboração, revistas especializadas, jornais internos, mais de
12 mil fotos e 270 caixas-arquivo de documentos, Depoimentos, Plantas, Projetos e
Relatórios referentes à construção e desenvolvimento e que retratam a história da Celg
durante seus 57 anos podem ser encontrados na sala do Acervo Documental/Áudio
Visual, estruturada com armários de madeira e de aço e climatizada para receber tais
tipos de informações arquivísticas.
No Acervo também se encontra algumas obras de arte (telas, esculturas, etc),
que ali ficam em caráter temporário, até a sua exposição num departamento ou hall da
empresa, contudo todas as obras alocadas nas diversas áreas são de responsabilidade e
gestão do Centro.
Existe também a sala de Acervo Técnico com um acervo de equipamentos
“históricos” para a empresa, tais como: o primeiro telefone, o primeiro computador
(aliás um dos primeiros do Estado), todos os modelos de relógios de registro (do
primeiro ao último), transformadores, disjuntores e outros. Estes equipamentos estão
distribuídos por todo o prédio (equipamentos desativados que já compunham o prédio) e
numa sala específica (equipamentos menores) em prateleiras de aço.
O Centro Sóciocultural através dos meios de comunicação interna (intranet,
correio eletrônico) conscientiza os demais departamentos sobre o envio de
documentos/fotos/equipamentos de caráter histórico para o Centro e também realiza
buscas pela empresa no intuito de identificar aqueles que possuem esse caráter, mas
ainda não foram transferidos para o Centro. Recebe também a colaboração do CEDOC,
que por sua vez, ao receber alguma informação arquivística histórica reencaminha para
o Centro Sóciocultural.
Atualmente 3 (três) colaboradores atuam no Centro Sóciocultural efetivamente
e quando há um aumento de demanda extraordinário ou a necessidade de algum serviço
especializado (restauração, microfilmagem) estes são terceirizados.
Os recursos tecnológicos disponíveis são:
• Hardware: 5 computadores, 1 scanner, 1 máquina copiadora, 1
notebook, 1 fac-símile, ar condicionado split com controle de temperatura;
• Software: Correio eletrônico, Adobe Acrobat – PDF, Excel 2010, Corel
Draw, Photoshop, Scand All (Scanner), VRS (Scanner), ISOSYSTEM -
Sistema de Gestão Documental, UNNO PROT – Sistema de Protocolo Web,
além da página do Centro Sóciocultural no Portal (intranet).
A transferência de acervo documental ou áudio/visual se dá através de
Correspondência Interna – CI, e a transferência de acervo técnico e de obras de arte
acontece por meio do formulário de Nota de Transferência de Bem Patrimonial –
NTBP. Ao chegar ao Centro Sóciocultural é realizado o devido registro com a
identificação histórica, o tratamento (se necessário) e a posterior destinação (acervo
correto). Os documentos e fotos são digitalizados e inseridos no ISOSYSTEM –
Sistema de Gestão Documental e/ou relacionados em planilhas de Excel. As obras de
arte e equipamentos são fotografados, catalogados (com dados como medidas e
informações) e as novas aquisições (obras de arte) recebem placas de bem patrimonial.
2.4 – Centro de Documentação e Informação – CEDOC
O CEDOC que possui a certificação ISO 9001 de Gestão de Qualidade desde
2008 e tem como responsabilidades:
• sistematizar e racionalizar procedimentos de organização arquivística
setorial;
• dar suporte à organização dos acervos setoriais;
• compor junto com a CCAD e aplicar o Plano de Classificação de
Documentos (PCD) com base no do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ,
ANEEL e outros;
• levantar informações, subsídios e elaborar juntamente com a CCAD
proposta de Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) da CELG, submetendo-a a
aprovação da Diretoria e posteriormente ao CONARQ;
• propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade,
providenciando sua atualização sempre que necessário;
• definir em conjunto com a CCAD, STAD/SCAD os instrumentos de
destinação de documentos e cuidar de suas aplicações;
• solicitar quando necessário que a CCAD/STAD/SCAD intervenham ou
sejam mediadores em questões que envolvam aplicativos e conteúdos arquivísticos
legais, referentes à gestão documental;
• definir e aplicar procedimentos de atendimento do CEDOC, tanto para
arquivamento quanto para consulta e recuperação de informações;
• coordenar as ações de transferência física e eletrônica dos acervos
setoriais para o CEDOC;
• orientar quanto ao uso de equipamentos de proteção individual (EPI’s) e
disponibilizá-los quando for o caso;
• definir e cadastrar junto à Superintendência de Logística e Suprimento –
DA -SPLS materiais de uso na organização do acervo documental, como pastas, tipos
de grampo etc. que visem a integridade e conservação dos documentos;
• ser responsável pela tutela de documentos de temporalidade
intermediária, bem como pelos termos e relações de descarte destes, tanto junto à CELG
quanto aos órgãos oficiais;
• estabelecer tratativas de conservação e procedimentos de guarda da
documentação permanente, visando sua preservação e integridade;
• acompanhar junto às áreas, em parceria com a Superintendência de
Informática, a aplicação e uso de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos
arquivísticos (SIGAD);
• atuar para que os princípios de arquivologia sejam devidamente aplicados
e cumpridos.
• ser agente participativo na definição, manutenção e atualização de
procedimentos que resguardem e preservem a informação arquivística, em qualquer
suporte, seja na escolha de instrumentos de destinação, seja em aplicativos de mudança
de mídias etc.
• Orientar e acompanhar a organização dos acervos correntes/ setoriais sob
a metodologia dos princípios acadêmicos arquivísticos;
• Estabelecer rotina de procedimentos de avaliação e triagem das
informações e registros dos processos de trabalho, sob o foco de que o documento em
qualquer suporte é uma representação legal da informação arquivística;
• Sistematizar e padronizar procedimentos de acondicionamento/
arquivamento, a partir do assunto/ conteúdo informacional, aplicando o melhor método
de arquivo, tendo como base o sequencial alfa-numérico;
• Guarda, conservação/ preservação de informações em documentos, em
qualquer forma (papel, eletrônico etc.), e em qualquer área da Empresa,
• Tratar preventivamente a informação em sua forma integral para garantir
à Empresa acessibilidade quando necessário se fizer, conforme temporalidade legal;
• Identificar, reunir, ordenar e arquivar, nos diferentes suportes, todo o
acervo de documentos intermediários e permanentes da Companhia, aplicando
instrumentos de destinação;
• Disciplinar a transferência/ recolhimento dos documentos dos arquivos
setoriais para o CEDOC;
• Difundir e implantar a Gestão da Informação e Documentação
Arquivística como processo interdisciplinar à Gestão documental e Gestão Arquivística,
como também sua ação estratégica;
• Subsidiar a área de informática quanto à arquivística na formalização e
disciplina do documento eletrônico.
Se a lista de atribuições impressiona pela quantidade, o mesmo impacto é
sentido em todos os dados que se referem ao CEDOC, às vezes pela ínfima quantidade
de recursos (humanos), outras, pelo volume extraordinário (arquivos).
O Centro de Documentação e Informação localiza-se ao lado do prédio da
Diretoria, numa área preparada especificamente para recebê-lo. Um imenso espaço
dividido entre: sala da administração, sala de recebimento e triagem de arquivos,
Mapoteca – Sala de armazenamento de projetos, mapas e plantas e Acervo.
Os documentos encontram-se arquivados na sala do Acervo que é à prova de
sinistros e possui Sistema climus eletrônico que o CEDOC utiliza para fazer o
monitoramento de sua temperatura e umidade.
Atualmente 25.000.000 (25 milhões) de informações arquivísticas distribuídas
em cerca de 9.000 (nove mil) caixas-arquivos somados aos documentos constantes no
ISOSYSTEM estão sob a tutela do CEDOC. Os arquivos estão dispostos em cerca de 40
estantes de aço, acondicionados, em sua maioria, em caixas-arquivos, além de possuir
12 arquivos deslizantes (estantes movidas por manivela) para a guarda de arquivos
permanentes.
Entre os arquivos que compõe o Acervo, têm-se: Processos, Resoluções,
Portarias, Correspondências, Ordens de Serviço, Organogramas, Manuais, Contratos,
Extratos, Faturas, Apostilas, Atas, Dossiês, Despachos, Acordos, Formulários,
Relatórios, Notas Fiscais, Pesquisas, Laudos, Certificados, Listas, Boletins, Normas e
Leis, Folha de Pagamento, Planilhas, Despachos, Decretos, Orçamentos, Comunicados,
Requerimentos/Solicitações, Lista de Bens Patrimoniais, Respostas dadas e recebidas,
Notificações, Ofícios e esse é apenas um rol exemplificativo dos arquivos ali existentes.
Atualmente 9 colaboradores e 1 gestora compõe o quadro de pessoal do
CEDOC e realizam suas funções utilizando-se dos recursos disponíveis, como:
• Computadores;
• Scanners,
• Ploter, que podem varia de tamanho A0 ao A3;
• Leitora/copiadora de MF;
• Scanner de MF;
• Máquina copiadora;
• Gravador CD/ DVD;
• Fac-símile;
• Equipamento de microfilmagem (embora hoje seja terceirizado);
• Equipamentos de proteção individual (EPI’s).
Bem como dos softwares:
• SGT - Sistema de Gestão Técnica (recuperação de projetos técnicos);
• Excel – Planilha utilizada para recuperação da indexação de microfilme;
• Scand All (Scanner);
• VRS (Scanner);
• Adobe Acrobat (PDF);
• Correio Eletrônico;
• Autocad;
• Portal;
• ISOSYSTEM – Sistema de Gerenciamento de Documentos (Imagem 3)
que se apresenta como um forte aliado no gerenciamento de documentos e
integra as tecnologias de indexação e recuperação, visualização de conteúdo,
etc, em uma única aplicação web. Além disso:
• proporciona um acesso simples e imediato aos documentos pelos
departamentos da empresa;
• garante um alto nível de padronização e organização do acervo de
documentos, conforme as regras de operação definidas pelo CEDOC
(nomenclatura, segurança, tipos de acesso, temporalidade documental),
e proporciona um mecanismo para identificação, recuperação e controle
de documentos;
• automatiza a criação e revisão dos documentos ao longo de todas as
suas etapas (edição, consenso, aprovação e homologação) com
integração direta aos seus aplicativos de origem tais como editores de
texto e planilhas, ferramentas CAD, etc. Além disto, todas as ações
realizadas sobre os documentos em todo o seu ciclo de vida são 100%
monitoradas;
• Possibilita a tramitação de documentos entre as áreas;
• Armazena um grande volume de informações;
• Permite trabalhar informações eletrônicas em grupo. Exemplo:
projeto.
Os documentos que norteiam o trabalho realizado no CEDOC encontram-se
em Decretos e Leis Federais e Estaduais, em Resoluções do CONARQ – Conselho
Nacional de Arquivos, em Resoluções internas e tem como referência:
• NBR ISO 9001:2008: Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos;
• CELGD.MQ.001: Manual da Qualidade da CELG D;
• CELGD.PS.001: Controle de Documentos;
• CELGD.PS.002: Controle de Registros da Qualidade;
• CELGD.PS.004: Tratamento de Não Conformidade e Ação Corretiva;
• CELGD.PS.005: Ação Preventiva e Oportunidade de Melhoria;
• CEDOC.PO.002: Procedimentos de Recuperação da Informação
• CEDOC.PO.003: Cartilha de Procedimentos Internos CEDOC
Imagem 3
Disponibilizados e controlados no ISOSYSTEM estão os modelos de
formulários dos serviços do CEDOC, como:
• F001 - Relatório de Visita;
• CEDOC-F002 -Solicitação de Transferência de Documentação de
Acervo Setorial para o CEDOC;
• CEDOC-F003 - Termo de Transferência/Recolhimento;
• CEDOC-F004 - Lista de Eliminação de Documentos;
• CEDOC-F005 - Termo e Relação de Descarte;
• CEDOC-F006 - Solicitação de Serviços – CEDOC;
• CEDOC-F011 – Levantamento de Tipologias Documentais (setorial).
O diagnóstico no CEDOC permitiu-se conhecer a situação da Celg em relação
aos aspectos relacionados à gestão da informação arquivística e verificar que ela
encontra-se no nível ideal de todos os indicadores exigidos na análise, como segue:
Grupo 1 – Gestão da Informação – GI
Indicador : Planejamento de Gestão da Informação
Indicador : Implementação das Ações Planejadas
Indicador : Monitoramento e Controle
Grupo 2 – Fontes de Informação
Indicador : Gestão Documental
Indicador : Gestão de Rede de Conhecimento (Pessoas)
Indicador: Gestão de Dados Eletrônicos
Grupo 3 – Gestão do Sistema de Informação
Indicador: Sistema de Informação
Indicador: Métodos, Técnicas & Padrões
Indicador: Infraestrutura de Tecnologia da Informação
Grupo 4 – Ações Administrativas
Indicador: Ações Estratégicas
Indicador: Ações Gerenciais
Indicador: Ações na Assessoria de Comunicação & MKT
3 RECOMENDAÇÕES
Embora o sistema de tratamento de informações na Celg esteja conforme os
mais altos padrões normatizados e idealizados, como corrobora sua certificação de ISO
9001 defendida desde 2008, diversas áreas ainda tem a cultura de ver o processo de
gestão da documentação como uma burocracia desestimulante, o que relega as
informações arquivísticas aos acervos setoriais por anos, atrasando seu adequado
tratamento e armazenamento e impedindo a disseminação da informação.
Neste contexto, encontra-se também o Departamento de Comunicação Social
e Marketing, que embora esteja no nível ideal nos quesitos elencados no seu indicador
precisa se adequar suas informações arquivísticas quando elas se tornam temporárias ou
permanentes.
Recomenda-se, então, que o Departamento de Comunicação Social e
Marketing, em seu papel de comunicador, seja um aliado da empresa na implantação de
uma cultura mais receptiva e participativa aos procedimentos de gestão documental e,
ainda, que os treinamentos que hoje só acontecem a pedido tornem-se obrigatórios.
Conclui-se sugerindo um aumento no quadro de pessoal do CEDOC, pois em
virtude das proporções físicas e estruturais da empresa e do volume de informações
arquivísticas, se faz necessário no intuito de acelerar o processo de recebimento de
arquivos e fiscalizar numa periodicidade menor as diversas áreas.
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Observa-se que a necessidade do acesso cada vez mais rápido à informação, o
vertiginoso crescimento da produção documental e a mudança do perfil do pesquisador
(cada vez mais consciente de que as tomadas de decisão dependem das informações que
tem em mão), são características que atestam a complexidade do trabalho arquivístico.
O arquivo, nessa perspectiva, situa-se num contexto administrativo e
organizacional em que a informação deve ser considerada, organizada e tratada tal qual
os demais recursos da organização, assumindo assim, o papel de unidade de informação.
Esse desafio, no entanto, requer dos profissionais de arquivos, ações eficientes
e eficazes para a elaboração de políticas de gestão de informação. Contudo ao longo dos
anos, diversos diagnósticos produzidos pelos arquivos públicos vêm denunciando a
progressiva corrosão da situação arquivística, desde os acervos acumulados aos
documentos em fase de produção, passando pela precariedade organizacional,
tecnológica e humana relacionada a este quadro.
Ao realizar esse diagnóstico percebeu-se que a Celg D conquistou a superação
do quadro habitual, e, mesmo com as limitações de tempo e conhecimentos teóricos
para a aplicação do modelo de diagnóstico adotado, observou-se nitidamente que a Celg
D encontra-se no nível ideal em todos os indicadores exigidos na análise.
5 REFERÊNCIAS CONSULTADAS
CAMPOS, Ana Maria Varela Cascardo et al. “Metodologia para diagnóstico de
arquivos correntes em organismos da Administração Pública Federal”. Arq.&
Adm., Rio de Janeiro, v.10/14, n.2, p.14-23, 1986.
CEDOC. PO 003-00 - Cartilha de Procedimentos Internos – CEDOC. 2012.
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