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Eduardo Batarda, Reserva, 1988 Fundo de pintura do MFAP

RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2011 Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Direção de Serviços de Inovação e Qualidade Rua da Alfândega n.º 5 1100-016 Lisboa Tel.: 21 884 66 95 Fax: 21 884 66 55 [email protected]

Relatório de Atividades/2011

INDICE

1. NOTA INTRODUTÓRIA <<<<<<<<. <<<<<<<<<<<<<<<<3

2. AUTOAVALIAÇÃO<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<6

2.1. QUAR 2011 – resultados e desvios<<<<<<<<<<<<<<. <<<. 8

2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores <<<<<<23

2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI) <<<<<<<<<<<<. 27

2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes <<<. 32

2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho<<<<<<<<<<<.37

2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos <<<<<<<<...40

2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as – autoavaliação <42

2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados <<<<<<<<<<...45

2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista <<<<<<<65

3. INICIATIVAS DE PUBLICIDADE INSTITUCIONAL<<<<<<<<<<<<<68

4. AVALIAÇÃO FINAL<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<. 71

4.1. Apreciação dos resultados alcançados<<<<<<<<<<<<<<<<.72

4.2. Proposta de menção qualitativa<<<<<<<<<<<<<<<<<<<. 72

4.3. Conclusões prospetivas<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<...73

5. ANEXOS:

ANEXO A – Balanço Social

ANEXO B – Relatório de execução orçamental

ANEXO C – Relatório BSC

Relatório de Atividades/2011 3

1. NOTA INTRODUTÓRIA


A elaboração deste Relatório de Atividades decorre das imposições definidas pela Lei nº 66-

B/2007, de 28 de Dezembro, explicitamente as prescritas na alínea e) do nº 1 do artigo 8º e

no artigo 15º, presidindo ainda à sua organização as instruções emanadas pelo GPEARI.

O presente documento procura fazer uma análise do grau de cumprimento dos projetos e

atividades planeadas para 2011, com especial incidência nos resultados do conjunto de

objetivos estratégicos e operacionais prosseguidos, designadamente dos que foram inscritos

no Quadro de Avaliação e Responsabilização para 2011.

Decorrentes da missão e atribuições da Secretaria-Geral e da observância de orientações

emanadas pela tutela, garantiu-se o desenvolvimento de um assaz diverso, extenso e, por

vezes, complexo leque de atividades previstas e não previstas no planeamento inicial, na sua

maioria de suporte e de custeio, prestando-se serviços transversais a organismos do

Ministério e a muitos outros utilizadores, interlocutores e clientes.

Os contributos provenientes das várias unidades orgânicas internas e os dados e relatórios

extraídos do Sistema Informático de Monitorização de Desempenho Global da SGMF e da

base de dados de questionários, entre outros, sustentaram a elaboração deste Relatório.

Pese embora o contexto adverso em que se desenvolveu a atividade e, apesar das restrições

ao nível da gestão orçamental e de recursos humanos, a avaliação global referente ao ano

de 2011 pode considerar-se bastante positiva, pois se registou uma melhoria do nível de

desempenho institucional, materializada na superação de 90,91% dos objetivos operacionais

fixados no QUAR, incluindo os mais relevantes, tendo sido cumpridos 9,09%.

Adicionalmente, verificou-se uma evolução substancial no grau de concretização dos

restantes objetivos operacionais prosseguidos pelos departamentos, tendo-se atingido uma

taxa de realização global agregada de 86,36%.


É de salientar que, contrariamente a anos anteriores, o QUAR de 2011 sofreu algumas

alterações relativamente ao que se encontrava inicialmente definido e aprovado por

Despacho do Senhor Ministro de Estado e das Finanças do XVIII Governo Constitucional, na

sequência da “fixação da taxa máxima de realização de objetivos e indicadores em 135%,

mantendo-se a taxa de realização associada ao valor crítico em 125%”, decisão do Conselho

Coordenador de Avaliação dos Serviços (CCAS).

Nesta conformidade, a SG elaborou proposta de revisão de alguns valores críticos, que foi

aprovada pelo Senhor Ministro de Estado e das Finanças em 23/08/2011, após parecer

positivo do GPEARI.

Foi assim introduzido um maior grau de exigência face a anos anteriores, embora a proposta

inicial da Secretaria-Geral já fosse bastante ambiciosa, pois incluía um conjunto de novos

indicadores, representando cerca de 37% do total dos selecionados para o QUAR 2011.

Com o empenho, esforço e comprometimento de todos/as os/as colaboradores/as e

dirigentes da Secretaria-Geral demonstra-se, ao longo do presente documento, que este

desafio se considera superado, tendo sido ultrapassadas 90,91% das metas definidas no

QUAR, substanciando contributos valorizáveis ao nível da economia, eficácia, eficiência e

qualidade dos serviços prestados aos gabinetes, membros do governo e outros clientes da

SGMF e ao nível do aumento da eficiência da despesa pública.


2. AUTOAVALIAÇÃO


Constituem elementos integrantes da autoavaliação a apresentação e análise dos resultados

anuais do QUAR 2011 - indicadores, objetivos e parâmetros -, devendo adicionar-se

elementos relativos aos outros objetivos operacionais prosseguidos pelas várias unidades

orgânicas da SG, bem como informações sobre a taxa de concretização de projetos e

iniciativas, havendo ainda que referir outras actividades desenvolvidas, previstas e não

previstas no Plano. Todas estas matérias são abordadas no presente documento.

À semelhança de anos anteriores, é ainda analisada, não só a apreciação dos serviços

prestados pela SG, efetuada por clientes ou utilizadores externos, como também a

autoavaliação dos serviços feita pelos/as dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as, em

ambos os casos aferidas através da resposta a questionários semestrais.

Apresenta-se informação quantificada, ainda que sintética, sobre os meios humanos e

financeiros de que foi possível dispor em 2011 para concretizar as ações programadas ou

outras atividades, projetos e/ou iniciativas não previstas no planeamento, tendo-se reunido

nos Anexos A e B ao presente relatório, respetivamente, no Balanço Social e no Relatório de

Execução Orçamental, um conjunto de dados significativamente mais detalhados.


2.1. QUAR 2011 – RESULTADOS E DESVIOS

Contrariamente ao que se registara em anos anteriores, o QUAR da SG para 2011 sofreu

algumas alterações relativamente ao que se encontrava inicialmente definido e aprovado pelo

Despacho nº 000513/10/MEF, de 21 de Dezembro de 2010 do Senhor Ministro de Estado e

das Finanças do XVIII Governo Constitucional.

Efetivamente, na sequência de comunicação enviada pelo Gabinete do Secretário de Estado

da Administração Pública, em 02 de Junho de 2011 - que abaixo se transcreve -, a SG

elaborou proposta de revisão de alguns valores críticos, que mereceu parecer positivo do

GPEARI e que, posteriormente, veio a ser aprovada por Despacho do Senhor Ministro de

Estado e das Finanças de 23/08/2011:

«Na sequência do procedimento escrito iniciado em 29 de Abril de 2011 e finalizado

no dia 6 de Maio de 2011, encarrega-me S. E. o Secretário de Estado da

Administração Pública de comunicar a aprovação por parte do Conselho

Coordenador de Avaliação dos Serviços (CCAS), por unanimidade, da fixação da

taxa máxima de realização de objectivos e indicadores em 135%, mantendo-se a

taxa de realização associada ao valor crítico em 125%.» (Assinado pela Chefe do

Gabinete do Secretário de Estado da Administração Pública)

Assim, os resultados que se procuram analisar e se apresentam nos quadros 2, 3 e 4 das

páginas seguintes refletem, não só, as alterações introduzidas, mas também a consciência

da necessidade de continuar a introduzir melhorias no planeamento, nomeadamente, ao nível

da “ambição” de algumas metas.

Refira-se, todavia, que é notório o esforço de aperfeiçoamento, face a anos anteriores,

atestado pela apresentação de resultados assinaláveis – dos 11 indicadores selecionados

para o QUAR 2011 foram superados 90,91% e atingidos 9,09% -, apesar das variáveis

adversas de contexto, e.g. desmotivação dos recursos humanos, em que se desenvolveu a

atividade.

No QUAR 2011 mais de 63% dos indicadores apresentam histórico, permitindo assim aferir a

evolução dos resultados e, consequentemente, analisar causas e tirar conclusões sobre

possíveis desvios significativos.


Pode salientar-se, relativamente a dois destes indicadores, já anteriormente prosseguidos, a

sua manutenção sustentada e positiva, nos períodos em apreço, que podem abarcar 2 ou

mais anos, a saber:

Ind 2 - % de processos contenciosos enviados a Tribunal por via eletrónica – SITAF e

Citius: o resultado de 89,12, obtido em 2011, apresenta uma diferença positiva marcante

de mais de 20 pontos percentuais, se comparado com o valor de 68,42, alcançado em

2010;

Ind 3 – Taxa de poupança gerada entre a despesa prevista e a despesa efectuada (%):

o resultado alcançado em 2011 - 29,19, - atesta um acréscimo de mais de 7 pontos

percentuais face ao de 2010 – 22. Registe-se ainda que este resultado de 2011 é o 2º

melhor dos quatro anos – 2008: 26 -, só ultrapassado pelo registado em 2009: 34;

No período 2009-2011, numa parte destes indicadores com histórico, registam-se algumas

oscilações que, não chegando a ser relevantes e muito menos preocupantes, não se deixam

de assinalar:

Ind1 – Índice de disponibilização online de notícias (%): o resultado de 2011 – 85,95 –

interrompe a linha de tendência positiva crescente que se vinha constatando desde 2009,

apresentando agora um decréscimo de mais de 9 pontos percentuais face ao obtido em

2010 - 95,09.

Este facto deve-se, em larga medida, - sem embargo de outras explicações, insertas no

ponto 2.8. - à definição de uma meta mais exigente para 2011- [85; 90], face a 2010 -

[77,5; 80], e à elevação do valor crítico (VC), que se alterou para 100 em 2011, quando

em 2010 se situava em 90. A diferença, tanto no que diz respeito às metas como aos VC,

situa-se em sensivelmente 10 pontos percentuais, o que não se pode considerar

despiciendo e é revelador do grau de ambição do objetivo programado.

Ind11 - Índice de satisfação dos Clientes (escala 1 a 5): o resultado de 2011 - 4,18 -,

apresenta um decréscimo de 0,10 relativamente ao ano de 2010 – 4,28 -, embora se

situe 0,18 acima do obtido em 2009 – 4.

Também neste caso, entre outras razões que adiante se indicam, se poderá explicar o

relativo decréscimo registado face a 2010, porque se definiu para 2011 uma meta um

pouco mais ambiciosa, sem tolerância, - 3,7 - com o VC “padrão” de 5 (pontuação mais


elevada da escala de 1 a 5 utilizada), enquanto em 2010 a meta se situara em [3,3; 3,7] e

o VC em 4.

Acresce referir que, dos 11 indicadores inscritos no QUAR 2011, dois apresentam resultados

bastante acima das metas, com ultrapassagem dos valores críticos planeados, elevando-se

as respetivas taxas de realização acima dos limites máximos estipulados pelo CCAS, a

saber:

Ind 5 – Nº de trabalhadores que participaram em acções de formação: o resultado de

2011 – 60 – é 2, 4 vezes superior ao da meta – 25 – e mais do dobro do VC – 32 -, pelo

que a taxa de realização ascende a 225%, com um desvio face ao máximo estipulado

pelo CCAS de 90%. Este resultado prende-se com a informação de que dispunha

aquando do planeamento, que apontava para uma dotação orçamental restritiva na

rubrica destinada à formação profissional, o que foi determinante na fixação, quer da

meta, quer do valor crítico deste indicador.

Os dados relativos ao período 2009-2011, respetivamente, 53, 61 e 60 trabalhadores que

frequentaram formação, evidenciam o esforço de investimento efetuado na valorização dos

recursos humanos, potenciador de aquisição e aprofundamento das competências

necessárias para enfrentar os desafios das mudanças técnicas e tecnológicas, jurídico-

legais, regulamentares e administrativas.

Ind 7 – Taxa de redução dos encargos dos Agrupamentos de aquisição de Bens e

Serviços, face ao ano anterior: o resultado de 2011 – 32,24 – ultrapassou todas as

expetativas e estimativas, pois é quase 6,5 vezes superior ao da meta – 5 – e mais do

quíntuplo do VC – 6,25 -, pelo que a taxa de realização ascende aos 644,8%, com um

desvio face ao máximo estipulado pelo CCAS de 509,8%.

Nas páginas seguintes pode aceder-se a dados detalhados sobre os resultados atingidos em

2011, pois se inserem elementos organizados nos Quadros 1, 2, 3 e 4, demonstrando-se o

cumprimento de um dos objetivos programados e a superação dos restantes.

Conforme se explicita no Quadro 1 da página seguinte, os objetivos considerados mais

relevantes foram superados, pois o somatório dos respetivos pesos por ordem decrescente

de contribuição para a avaliação final perfaz uma percentagem superior a 50%, resultante do

apuramento de, pelo menos, metade dos objetivos.


Nos Quadros 2, 3 e 4, pode ainda verificar-se a superação de todos os parâmetros – eficácia,

eficiência e qualidade –, com uma taxa global de realização “efetiva” de 173,81%, corrigida

para 115,63%, consideradas as taxas máximas de realização determinadas pelo CCAS.

Concretamente, no Quadro 2, pode constatar-se que:

� a percentagem de indicadores superados ascende a 90,91%;

� todas as metas definidas para cada um dos indicadores do QUAR 2011 foram

concretizadas (9,09%) ou superadas (90,91%);

� a percentagem de objetivos superados situa-se igualmente em 90,91%;

Nos Quadros 2 e 3, demonstra-se que as taxas de superação efetiva das metas associadas

aos objetivos:

� foram inferiores a 10% em 36,36% dos indicadores;

� foram inferiores a 20% em 18,18% dos indicadores;

� se situaram entre 20,50% e 24,17% em 18,18% dos indicadores

� foram superiores a 100% em 18,18% dos indicadores. Atenta a taxa máxima de

realização determinada, foi corrigido este desvio, pelo que, a taxa de superação

corrigida destes 18,18% dos indicadores ficou situada em 35%.

Quadro 1 - QUAR 2011 da SGMF – Objetivos mais relevantes

SGMF - QUAR 2011

Peso dos parâmetros na avaliação final

Peso dos objetivos no respetivo parâmetro

Peso de cada objetivo na avaliação final

Eficácia 0,40

O1 0,20 0,08

O2 0,20 0,08

O3 0,20 0,08

O4 0,20 0,08

O5 0,20 0,08

Eficiência 0,40

O6 0,25 0,10

O7 0,25 0,10

O8 0,25 0,10

O9 0,25 0,10

Qualidade 0,20

O10 0,50 0,10

O11 0,50 0,10

Avaliação Final 1,00 1,00

Objetivos mais relevantes 0,60


Quadro 2 - QUAR 2011 da SGMF – Planeamento/Resultados

QUAR DA SGMF - RESULTADOS OPERACIONAIS 2011 Objetivos Estratégicos (OE) OE 1: Melhorar o serviço prestado aos gabinetes, membros do governo e outros clientes da SGMF OE 2: Contribuir para o aumento da eficiência da despesa pública OE 3: Melhorar os sistemas e procedimentos internos com vista a uma gestão por resultados

Objetivos Operacionais

Planeamento Resultados

EFICÁCIA PESO 40% EFICÁCIA 53,82% (efetiva)

46,62% (corrigida) O1: (OE1) – Assegurar a disponibilização on line de notícias 20%

INDICADORES 2009 2010 META 2011

Tolerância Valor crítico

PESO RESULTADO

Anual TAXA

REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO

Ind1 – Índice de disponibilização on line de notícias (%) 92,43 95,09 87,5 2,5 100 100% 85,95 100,0% Atingiu

O2: (OE 2) – Consolidar a tramitação de processos judiciais em suporte electrónico 20% Ind 2 – % de processos contenciosos enviados a Tribunal por via eletrónica – SITAF e Citius

68,42 55 5 100 100% 89,12 118,96% Superou

O3: (OE2) – Alcançar a maior economia possível em aquisições de bens e serviços para o MF 20% Ind 3 – Taxa de poupança gerada entre a despesa prevista e a despesa efetuada (%)

34 22 13,5 1,5 34,0 100% 29,19 119,13% Superou

O4: (OE 3) – Implementar os serviços partilhados, em função dos sistemas/funcionalidades disponibilizadas pela GeRAP, E.P.E. 20% Ind 4 – % de processos internos reorganizados em função da implementação do GeRHuP

50 0 62,5 100% 54,81 109,62% Superou

O5: (OE1) – Qualificar e valorizar os recursos humanos da SGMF 20% Efetiva:

225,00% Ind 5 – Nº de trabalhadores que participaram em ações de formação 53 61 25 0 32 100% 60 Corrigida:

135,00%

Superou


Quadro 2 - QUAR 2011 da SGMF – Planeamento/Resultados (cont.)

Planeamento Resultados

EFICIÊNCIA PESO 40% EFICIÊNCIA 97,02% (efetiva)

46,04% (corrigida) O6: (OE1) – Disponibilizar informação "via eletrónica" aos Gabinetes Governamentais 25%

INDICADORES 2009 2010 META 2011

Tolerância Valor crítico

PESO RESULTADO

Anual TAXA

REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO

Ind 6 – Nº de documentos disponibilizados 30 16 5200 0 6500 100% 5202 100,04% Superou

O7: (OE2) – Assegurar a execução do orçamento de funcionamento 25% Efetiva:

644,80% Ind 7 – Taxa de redução dos encargos dos Agrupamentos de aquisição de Bens e Serviços, face ao ano anterior

21,71 10,72 5,0 0,0 6,25 100% 32,24 Corrigida: 135,00%

Superou

O8: (OE2) – Promover resposta atempada às solicitações das compras transversais 25% Ind 8 – Custos de funcionamento (RH, RM) / poupança 4,0 0,0 10,0 100% 4,28 101,17% Superou

O9: (OE3) – Desmaterializar processos jurídico-administrativos 25% Ind 9 – Prazo médio de resposta a processos jurídico-administrativos efetuados via electrónica (dias)

12 0 9 100% 9,10 124,17% Superou

QUALIDADE PESO 20% QUALIDADE 22,97% O10: (OE3) – Modernizar a gestão da Biblioteca e Arquivo 50% Ind 10 – Taxa anual de decréscimo do volume documental em suporte de papel no Arquivo Contemporâneo do MF

6,5 1,5 9,00 100% 8,55 120,50% Superou

O11: (OE 1) – Garantir a satisfação dos clientes da SGMF 50% Ind 11 – Índice de satisfação dos Clientes (escala 1 a 5) 4 4,28 3,7 0,0 5 100% 4,18 109,23% Superou


Quadro 3 - QUAR 2011 da SGMF – Taxa de realização dos objetivos

TAXA DE REALIZAÇÃO DOS OBJETIVOS

Objetivos Planeado Taxa de realização Classificação

EFICÁCIA 100% 134,54% (efetiva)

116,54% (corrigida) Superado

O1: (OE1) – Assegurar a disponibilização on line de notícias 100% 100,00% Atingido

O2: (OE2) – Consolidar a tramitação de processos judiciais em suporte eletrónico

100% 118,96% Superado

O3: (OE 2) – Alcançar a maior economia possível em aquisições de bens e serviços para o MF

100% 119,13% Superado

O4: (OE 3) – Implementar os serviços partilhados, em função dos sistemas/funcionalidades disponibilizadas pela GeRAP, E.P.E.

100% 109,62% Superado

O5: (OE1) – Qualificar e valorizar os recursos humanos da SGMF 100% 225,00% (efetiva)


EFICIÊNCIA 100% 242,54% (efetiva)


O6: (OE1) – Disponibilizar informação "via eletrónica" aos Gabinetes Governamentais

100% 100,04% Superado

O7: (OE2) – Assegurar a execução do orçamento de funcionamento 100% 644,80% (efetiva)


O8: (OE2) – Promover resposta atempada às solicitações das compras transversais

100% 101,17% Superado

O9: (OE3) – Desmaterializar processos jurídico-administrativos 100% 124,17% Superado

QUALIDADE 100% 114,87% Superado

O10: (OE3) – Modernizar a gestão da Biblioteca e Arquivo 100% 120,50% Superado

O11: (OE 1) – Garantir a satisfação dos clientes da SGMF 100% 109,23% Superado

TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL 100% 173,81%(efetiva)



Quadro 4 - QUAR 2011 da SGMF – Taxa de realização dos parâmetros

TAXA DE REALIZAÇÃO DOS PARÂMETROS

Planeado Realizado Classificação

Eficácia 40% 53,82% (efetiva)


O1: (OE1) – Assegurar a disponibilização on line de notícias 20% 20,00% Atingido

O2: (OE2) – Consolidar a tramitação de processos judiciais em suporte eletrónico

20% 23,79% Superado

O3: (OE 2) – Alcançar a maior economia possível em aquisições de bens e serviços para o MF

20% 23,83% Superado

O4: (OE 3) – Implementar os serviços partilhados, em função dos sistemas/funcionalidades disponibilizadas pela GeRAP, E.P.E.

20% 21,92% Superado

O5: (OE1) – Qualificar e valorizar os recursos humanos da SGMF 20% 45,00% (efetiva)


Eficiência 40% 97,02% (efetiva)


O6: (OE1) – Disponibilizar informação "via eletrónica" aos Gabinetes Governamentais

25% 25,01% Superado

O7: (OE2) – Assegurar a execução do orçamento de funcionamento 25% 161,20% (efetiva) 33,75% (corrigida)

Superado

O8: (OE2) – Promover resposta atempada às solicitações das compras transversais

25% 25,29% Superado

O9: (OE3) – Desmaterializar processos jurídico-administrativos 25% 31,04% Superado

Qualidade 20% 22,97% Superado

O10: (OE3) – Modernizar a gestão da Biblioteca e Arquivo 50% 60,25% Superado

O11: (OE 1) – Garantir a satisfação dos clientes da SGMF 50% 54,62% Superado

TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL 100% 173,81% (efetiva)



Inserem-se nos Quadros seguintes algumas justificações técnicas ou específicas para as taxas de superação de algumas metas do QUAR 2011,

aduzidas pelos responsáveis operacionais.

Resultados Objetivo Operacional

Indicador 2009 2010 2011

Meta 2011

Desvio face à meta 2011 (%)

Justificação

O2: Consolidar a

tramitação de

processos judiciais

em suporte

electrónico

Ind 2: % de

processos

contenciosos

enviados a

Tribunal por via

eletrónica –

SITAF e Citius

68,42 89,12 [50;60]

VC: 100 +18,96

A DSAJC deparou-se em 2011 com um

aumento muito significativo do movimento

processual contencioso, desdobrado em duas

vertentes, a saber, por um lado, o forte

acréscimo de processos novos intentados

contra o MF ou em que este foi chamado a

dar contributos à representação do Estado e,

por outro, a movimentação judicial dos

processos antigos ainda pendentes, seja com

a prolação de sentenças/acórdãos seja para a

fase de alegações escritas e julgamento. Para

o sucesso obtido na condução dos processos

foi decisivo o aumento dos efetivos e a

desmaterialização dos circuitos de trabalho e

dos processos propriamente ditos

implementada internamente.



Indicador 2009 2010 2011

Meta 2011


Justificação

O3: Alcançar a

maior economia

possível em

aquisições de bens

e serviços para o

MF

Ind 3: Taxa de

poupança gerada

entre a despesa

prevista e a

despesa efectuada

(%)

34 22 29,19 [12;15]

VC: 34 +19,13

Para os resultados alcançados contribuíram

os 55 procedimentos aquisitivos realizados,

cujo valor global de despesa prevista, no

montante de € 11.090.074,00, se efetivou

em € 7.852.977,00 de despesa adjudicada,

demonstrando uma poupança de €

3.237.096,00.



Indicador 2009 2010 2011

Meta 2011


Justificação

O4: Implementar

os serviços

partilhados, em

função dos

sistemas/

funcionalidades

disponibilizadas

pela GeRAP,

E.P.E.

Ind 4: % de

processos internos

reorganizados em

função da

implementação do

GeRHuP

54,81 50

VC: 62,5 +9,62

Durante o último trimestre de 2011, foi dada prioridade ao tratamento de dados do tipo 1, elementos necessários para se efectuar em paralelo, as remunerações, dos meses de Junho, Julho, Agosto.

Para este tratamento foram disponibilizadas, pela GERAP, duas ferramentas em Access, para efeitos de tratamento e limpeza de dados e enriquecimento dos mesmos.

Trataram-se, até 31 de Dezembro de 2011, cerca de 131 processos a que corresponde uma percentagem de 54,81% do total de processos considerados pela GeRAP, sendo que, relativamente a cada processo, foram tratadas cerca de 90% das inconsistências que resultaram da migração de dados do SRH para o sistema GeRHup.

Foi ainda efectuado o tratamento de dados para paralelo, no âmbito da qualidade de dados e tratados os dados do tipo 2, o cadastro dos trabalhadores, a validação da caracterização da entidade, das unidades orgânicas e dos postos de trabalho para entrada em produção, em Junho de 2012.



Indicador 2009 2010 2011

Meta 2011


Justificação

O5: Qualificar e

valorizar os

recursos humanos

da SGMF

Ind 5: Nº de

trabalhadores que

participaram em

ações de formação

53 61 60 25

VC: 32 +125

No âmbito da formação e da valorização

dos recursos humanos, foi, largamente,

ultrapassado o número de trabalhadores

que se tinha previsto irem frequentar ações

de formação durante o ano de 2011, porque

foi necessário assegurar a formação em

várias áreas fulcrais para garantir a

eficiência e a eficácia dos serviços,

nomeadamente, compras públicas,

Memorando de Entendimento,

responsabilidade financeira dos titulares de

cargos públicos (informação detalhada

encontra-se no Balanço Social).



Indicador 2009 2010 2011

Meta 2011


Justificação

O7: Assegurar a

execução do

orçamento de

funcionamento

Ind 7:Taxa de

redução dos

encargos dos

Agrupamentos de

aquisição de Bens

e Serviços, face ao

ano anterior

21,71 10,72 32,24 5

VC: 6,25 +544,8

Face ao ano de 2010 (ano n-1), em 2011

(ano n) foram atingidos valores inesperados

e anormalmente elevados, porquanto o

montante registado no ano n-1, base ou

termo de comparação, tinha sido

atipicamente elevado, em alguns

departamentos internos, por força da

realização de ações singulares, irrepetíveis

a curto prazo, levadas a cabo, justamente

nesse período, facto que influenciou

naturalmente o resultado de 2011.

Todas as unidades orgânicas da SG partilharam o esforço de racionalização e diminuição dos encargos com a aquisição de bens e serviços,

acompanhando o esforço nacional nesse sentido, tendo-se aplicado e disseminado internamente medidas de combate ao desperdício, de

economia de meios e de controlo, sensibilizando-se todos os colaboradores nesse sentido.

Foram obtidos resultados assinaláveis, mercê, por exemplo, da implementação de uma política de utilização de papel já usado e cujo destino

seria a destruição. A desmaterialização dos circuitos de trabalho e dos processos propriamente ditos, implementada com o novo Sistema de

Gestão Documental, e o envio eletrónico para os Tribunais via SITAF, contribuiu igualmente para a redução dos encargos associados, quer a

taxas de justiça prévias, quer com correios e registos.


Resultados Objetivo

Operacional Indicador

2009 2010 2011

Meta 2011


Justificação

O9:

Desmaterializar

processos jurídico-

administrativos

Ind 9: Prazo médio

de resposta a

processos jurídico-

administrativos

efetuados via

eletrónica (dias)

9,1 12

VC: 9 +24,17

Registou-se um número elevado de

processos graciosos que foram, todos eles,

encerrados dentro do próprio ano.

Para o sucesso obtido na condução dos

processos foi decisivo o aumento dos

efetivos afetos à Direção de Serviços de

Apoio Jurídico e Contencioso, cuja

assinalável preparação técnica contribuiu de

modo determinante.



Indicador 2009 2010 2011

Meta 2011


Justificação

O10: Modernizar a

gestão da

Biblioteca e

Arquivo

Ind 10: Taxa anual

de decréscimo do

volume documental

em suporte de papel

no Arquivo

Contemporâneo do

MF

8,55 [5;8]

VC: 9 +20,5

Este objetivo é o resultado do terminus da

cadeia de tratamento arquivístico, que

engloba as seguintes atividades: descrição

em base de dados, microfilmagem, controle

de qualidade dos microfilmes, digitalização,

controle de qualidade das imagens,

estruturação dos índices e, finalmente,

disponibilização na Internet.

A sua realização traduziu-se na redução da

área ocupada por documentação em

suporte papel - 182 metros lineares.

O11: Garantir a

satisfação dos

clientes da SGMF

Ind 11: Índice de

satisfação dos

Clientes (escala 1 a

5)

4 4,28 4,18 3,7

VC: 5 +9,23

O resultado da avaliação global da SG é

analisado no ponto 2.2., abordando-se,

entre outros aspetos relevantes, a

comparação com o ano anterior, segregada

por áreas funcionais.


2.2. APRECIAÇÃO DOS SERVIÇOS PRESTADOS POR PARTE DOS UTILIZADORES

Questionários a utilizadores externos

Periodicidade dos questionários

Dimensão da amostra

Taxa de respostas

Avaliação dos serviços prestados a)

1º semestre: 2 respostas 40 % 4,26 b) 5 Gabinetes Governamentais

do MFAP 2º semestre: 1 resposta 20% 4,67 b)

1º semestre: 6 respostas 54,5% 4,00 b) 11 Dirigentes máximos 2º semestre: 1 resposta 9% 4,13 b)

1º semestre (519 destinatários)

95 respostas 18,3% 3,95b) Outros

utilizadores de organismos do

MFAP 2º semestre (534

destinatários) 84 respostas 15,7% 4,09 b)

Resultado Anual: 4,18 (média ponderada) c)

Observações

a) Escala de 1 a 5;

b) Média da SGMF, com consideração do peso relativo do número de respostas

registadas por cada departamento da SGMF

c) O resultado anual apresentado no QUAR corresponde à média ponderada obtida pela

SGMF no indicador “Grau de satisfação dos clientes”, através do tratamento de dados das

respostas dos clientes/utilizadores externos aos questionários de avaliação aplicados no

final do 1.º e 2.º semestre de 2011.

Os fatores de ponderação para a obtenção daquela média foram os seguintes:

1. (2* o resultado da avaliação média efetuada pelos Gabinetes Governamentais) + (1* o

resultado da avaliação média efetuada pelos Organismos do MFAP) + (1* o resultado da

avaliação média efetuada pelos outros utilizadores das seguintes Direções de Serviço:

Direção de Serviços de Gestão de Recursos, Direção de Serviços de Apoio Jurídico e

Contencioso, Direção de Serviços de Arquivos e Documentação, Direção de Serviços de

Informação e Relações Públicas e Unidade Ministerial de Compras, 5 no total) /8,

adicionada do 2º fator de ponderação

2. Consideração do peso relativo do número de respostas registadas por cada

departamento da SGMF, bem como do peso do indicador definido em cada unidade

orgânica (UO).


Para o apuramento dos dados relativos ao grau de satisfação dos três grupos de

clientes/utilizadores dos serviços da Secretaria-Geral, definidos no Objetivo Operacional 11

do QUAR 2011, procedeu-se à revisão, simplificação e melhoria dos questionários de

avaliação sobre os serviços prestados, já aplicados desde o ano de 2008, com a necessária

contribuição dos dirigentes das diferentes unidades orgânicas internas.

De salientar a apresentação nos questionários dos valores da escala de avaliação aplicada,

de 1 a 5, em que: 1 – Não Satisfaz; 2 – Satisfaz pouco; 3 – Satisfaz; 4 – Bom; 5 – Excelente

(algo que até à data não tinha sido referido nos questionários anteriores).

As novas versões dos questionários foram submetidas a aprovação superior, tendo ficado

registados na base de dados existente. Foram enviados “convites” eletrónicos no final do 1º

semestre de 2011 e no início do ano de 2012.

As respostas ficaram gravadas na base de dados, sendo possível extrair e tratar os

elementos relevantes, como por exemplo, o número de respostas a cada questão, a

avaliação média obtida por cada departamento e, naturalmente, os resultados agregados

relativos ao conjunto da Secretaria-Geral.

Com o objetivo de tornar mais representativa a amostra, foram enviados questionários quer

aos 11 dirigentes máximos dos organismos do MF, quer aos mais de 500 utilizadores desses

mesmos serviços (519 no 1.º semestre, 535 no 2.º semestre). Esta diferença no número de

destinatários deve-se ao facto de estes utilizadores não dependerem do cargo que

representam, como nos gabinetes e organismos, mas sim da utilização efetiva dos serviços

prestados pela Secretaria-Geral podendo não se tratar do mesmo número de pessoas de um

semestre para o outro, como foi o caso de 2011.

É de referir que a diminuição do número de respostas obtido nos gabinetes e dirigentes

máximos dos organismos, face a anos anteriores, principalmente no que diz respeito ao 2.º

semestre, se terá devido à mudança do Governo e consequentes alterações a nível da

orgânica do Ministério das Finanças, que ainda estão a ter lugar. Para colmatar esse fator, o

questionário do 1.º semestre foi enviado no dia 24 de maio aos gabinetes, devido às eleições

antecipadas, e aos dirigentes dos organismos e restantes utilizadores, no dia 20 de junho. Ou

seja, o envio dos questionários não coincidiu com o término do 1.º semestre, pelas razões

apresentadas anteriormente.


Foram avaliados, numa escala de 1 a 5, os serviços prestados pelas seguintes áreas de

atuação da SGMF:

Inovação e Qualidade

- Suporte aos serviços

Gestão de Recursos

- Processamento de remunerações e outros abonos; apoio administrativo relativo a assuntos

de pessoal; serviços de expediente; área financeira; gestão de viaturas; gestão de

equipamentos de comunicação; instalações; segurança; limpeza; espaços verdes;

fornecimento de bens de consumo corrente.

Apoio Jurídico e Contencioso

- Emissão de pareceres jurídicos

- Patrocínio judicial do MF

Arquivos, Documentação e Biblioteca

- Atendimento, pesquisa, disponibilização de documentos, no arquivo e biblioteca central

Informação e Relações Públicas

- Logística, receção, atendimento e informação

Unidade Ministerial de Compras

- Serviços partilhados na área das compras públicas


Avaliação dos serviços prestados pelos clientes inquiridos, segmentados por área funcional

DSIQ DSGR DSAJC DSAD DSIRP UMC SGMF

4,75

4,223,98

4,41 4,353,94

4,284,75

4,214,53

4,054,35

3,984,18

2010 2011

Comparando as médias ponderadas que os diferentes serviços obtiveram em 2011, face a

2010, não se verificam diferenças significativas. No entanto, os valores obtidos demonstram

um decréscimo, pouco acentuado, na avaliação global da SGMF.


2.3. AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO (SCI)

Aplicado Questões

S N NA Fundamentação

1 – Ambiente de controlo

1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema de controlo interno?

X Manuais de procedimentos internos Plano de gestão de riscos de corrupção e infracções conexas Plano de contingência e Disaster recover

1.2 É efectuada internamente uma verificação efectiva sobre a legalidade, regularidade e boa gestão?

X Manuais de procedimentos internos Auditorias externas

1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a habilitação necessária para o exercício da função?

X

1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do utente, princípios de bom governo)?

X

Em 2011foi elaborado e difundido o Código de Conduta dos Trabalhadores da Secretaria-Geral do MF, disponível na página internet da SG, em: http://www.sgmf.pt/_zdata/PDF/DESTAQUES/CDIGO%20DE%20CONDUTA%20SGMF.pdf

1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas?

X Plano de Actividades, Plano de Formação e SIADAP

1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares entre a direcção e os dirigentes das unidades orgânicas?

X Reuniões periódicas; Manual de Procedimentos internos

1.7 O serviço foi objecto de acções de auditoria e controlo externo? X Tribunal de Contas, no âmbito do PGPI

2 – Estrutura organizacional

2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras definidas legalmente?

X

Legislação associada ao funcionamento da SG, a saber: - Decreto Regulamentar nº 20/2007, de 29 de Março - Aprova a orgânica da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e da Administração Pública (definiu a missão, atribuições e tipo de organização interna da SGMFAP); - Portaria nº 345/2007, de 30 de Março – Estabelece a estrutura nuclear da SGMFAP e as competências das respectivas unidades orgânicas e fixa o limite máximo de unidades orgânicas flexíveis; - Despacho nº 7700/2007, de 26 de Abril - Criação de unidades orgânicas flexíveis/divisões da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e da Administração Pública

2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3?

X 100%

2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram pelo menos uma acção de formação?

X 50,85%


3 – Actividades e procedimentos de controlo administrativo implementados no serviço

3.1 Existem manuais de procedimentos internos? X Manual de procedimentos interno; Plano de contingência (Sistemas de Informação)

3.2 A competência para autorização da despesa está claramente definida e formalizada?

X Em normas legais e Despachos de delegações de competências

3.3 É elaborado anualmente um plano de compras? X

No âmbito do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), erigido nos termos do Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro e disciplinado pelo Regulamento n.º 330/2009 da ANCP (DR, II série, n.º 146 de 30 de Julho de 2009), designadamente segundo o previsto no n.º 3 do seu artigo 13º, cabe a cada Unidade Ministerial de Compras (UMC) elaborar e enviar anualmente até 30 de Outubro, à Agência Nacional de Compras Públicas (ANCP), um Plano Ministerial de Compras (PMC).

3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções entre trabalhadores?

X A LVCR alterou o paradigma anteriormente vigente e não se compadece com a mobilidade interdepartamental.

3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas, conferências e controlos estão claramente definidas e formalizadas?

X Manuais de procedimentos internos; Plano de contingência (Sistemas de Informação)

3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade mínimos?

X

Os manuais de procedimentos foram elaborados segundo a metodologia BPMN identificando as acções e actores responsáveis pela sua execução, bem como as transições e os pontos de decisão existentes. Serviços prestados: Identificação dos serviços prestados pelo processo à organização. Enumeração dos objectivos específicos do processo. Enumeração de Actores/Intervenientes: Identificação dos actores humanos intervenientes no processo. Enumeração dos documentos envolvidos: Documentos envolvidos no decorrer do processo. Esta enumeração complementa o detalhe do modelo conceptual do processo, onde é ou são detalhado(s) por actividade o(s) documento(s) envolvido(s). Enumeração dos sistemas externos/internos envolvidos: Sistemas de informação internos ou externos envolvidos no processo. Relação com outros processos: Relações identificadas com outros processos. Enumeração das relações e dependências entre o processo descrito e outros existentes na organização

3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma a evitar redundâncias?

X Manual de Procedimentos internos


Notas Explicativas Adicionais Relativamente a alguns das questões enumeradas no quadro atrás, salientam-se ainda:

Questão 1.1 - Existem Manuais de Procedimentos que garantem a eficiência de todos os fluxos operacionais e de informação (relevância da informação obtida);

3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas?

X Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas

3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é executado e monitorizado?

X O Plano é executado e monitorizado, de acordo com o definido, efetuando-se relatórios semestrais de monitorização.

4 – Fiabilidade dos sistemas de informação

4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria?

X

Gestão Documental: fabasot components; Contabilidade, património: GeRFIP RH: SRH e GeRHuP Estratégia e planeamento, SIADAP 1e SIADAP 2: Sistema de Monitorização da Estratégia Sistema de suporte à decisão que agrega a maioria das aplicações internas

4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento de informação?

X Existe interoperabilidade entre as aplicações informáticas (internas)

4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas?

X Estes mecanismos estão nativos em cada uma das aplicações, bem como no sistema de suporte à decisão

4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de decisão?

X Através dos Sistemas de Suporte à Decisão conforme o perfil de utilizador

4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros a informação ou activos do serviço?

X Estão instituídos requisitos de segurança para entrada de terceiros no sistema de informação da SGMF, por software e hardware.

4.6 A informação dos computadores de rede está devidamente salvaguardada (existência de backups)?

X Manual de backups: a política nele definida assegura exclusivamente os conteúdos alojados em áreas de partilha; sistema de GD e noutros servidores.

4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? X Está garantida ao nível tecnológico


Questão 1.7. Fez-se o acompanhamento da auditoria do Tribunal de Contas (TC) ao Programa de Gestão do Património dos Imóveis do

Estado (PGPI).

Questão 4.1 - O sistema de controlo interno gira em torno de aspectos administrativos e está segmentado por cada Departamento da

SGMF - cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controlo interno e está suportado por aplicações informáticas. O sistema

contabilístico é fiável e está assente num sistema adequado, só assim se pode confiar na informação por ele gerada. O Sistema de Gestão

Documental é transversal a toda a Organização sendo o suporte para todo o controle administrativo.

Questão 4.2 - Existe integração entre o sistema de controlo administrativo e o sistema de controlo contabilístico.

Questão 4.3 - As informações extraídas das diversas operações geram resultados fidedignos e atempados que, por sua vez, são o ponto

de análise para a tomada de decisão.

Questão 4.5 - Todos os mecanismos de Segurança da informação estão instituídas. Em 2009 assegurámos o acesso seguro aos sistemas

internos através da criação de uma VPN segura a todos os funcionários da Organização.

Questão 4.6 - Existe identificada, escrita e implementada uma política de backups para toda a SGMF.

Questão 4.7 - Encontram-se identificados/implementados alguns requisitos obrigatórios de segurança, a saber:

Confidencialidade/Integridade/Autenticidade/Autenticação/Não repúdio (é usada a assinatura digital em alguns processos para garantir estes

requisitos) /Disponibilidade/Controle de Acessos.


Conclusão

O Sistema de Controlo Interno instituído na Secretaria-Geral oferece a garantia da boa gestão de recursos e acautelamento dos bens

patrimoniais e financeiros, pois se pode caracterizar como abrangente e suficiente, possuindo ainda a necessária complementaridade.

Quanto às respostas às questões do quadro do Sistema de Controlo interno, extirpados 2 casos não aplicáveis, a SGMF tem desenvolvidas as

restantes 24 ferramentas, tendo logrado atingir 100% das ferramentas definidas pelo CCAS.


2.4. AÇÕES OU PROJETOS NÃO EXECUTADOS OU COM RESULTADOS INSUFICIENTES

Inserem-se justificações abreviadas para ações e projectos com resultados insuficientes,

insertos no Plano de Atividades 2011, mas que, na sua grande maioria, não foram

selecionados para o QUAR, embora seja de considerar a sua contribuição para a

concretização da estratégia institucional e para os resultados do desempenho global da

Secretaria-Geral, nomeadamente no que concerne às matérias de eficácia, economia,

eficiência, qualidade e produtividade.

No ponto 2.4.1 indicam-se razões de natureza exógena ou endógena que levaram ao não

cumprimento de alguns objetivos operacionais das Unidades Orgânicas – 6, o que

consubstancia uma taxa de incumprimento de apenas 13,64% e a uma melhoria sustentada e

substancial, face às taxas de 18,6% e de 37,5%, registadas, respetivamente, em 2010 e em

2009.

No ponto 2.4.2, mencionam-se as causas para a não conclusão de alguns dos projetos

planeados ou para o seu incumprimento, por cancelamento ou suspensão dos mesmos, quer

por razões de natureza financeira, quer por outros motivos que se especificam para cada

caso.

A taxa de incumprimento situa-se em 59,1% - 13 projetos não concretizados parcialmente ou

na sua totalidade -, facto que configura um resultado menos positivo face ao verificado nos

dois anos precedentes: taxas de incumprimento 2010 - 45%; 2009 - 47,6%.

Este resultado deve-se, em grande parte e, por razões alheias à SG, à suspensão ou

cancelamento das intervenções no âmbito dos protocolos de cooperação PICATFin com a

República de Cabo-Verde, com a República da Guiné-Bissau e com a República de Timor-

Leste.

A aposta de algumas unidades orgânicas na participação nestas iniciativas representou 50%

do total dos projetos previstos para 2011, tendo sido o resultado penalizador, embora não

completamente imprevisível, pois que, já no Plano de Atividades 2011 figura o seguinte

comentário na página 12:

“ (1) dada, nomeadamente, a actual situação conjuntural, que determina prioridades e

exige contenção no uso de recursos públicos, verifica-se um certo grau de incerteza e

imprevisibilidade associado ao desenvolvimento das acções de cooperação planeadas,

assinalado por alguns dos departamentos envolvidos.”


2.4.1 - Causas de incumprimento de alguns OO das Direções de Serviços

Objetivo Contribuir para a redução de encargos dos Agrupamentos de aquisição de bens e serviços –

taxa de realização 0%

Indicador % de redução dos encargos dos Agrupamentos de Aquisição de Bens e Serviços, face ao

ano anterior – taxa de realização 0%

Justificação

O não cumprimento do objetivo justifica-se com a logística necessária para a mudança do

XIX Governo Constitucional e com a necessidade de prestar o apoio exigível aos Gabinetes

dos membros do Governo. Toda a área de backup´s exigiu consumíveis extra (pen drives,

CDs) que foram atribuídos ao Centro de Custos da DSIQ.

Objetivo Submeter a pagamento processos de acidentes em serviço – taxa de realização de 82,28%

Indicador Nº de processos analisados para efeitos de pagamento – taxa de realização de 82,28%

Justificação

Relativamente aos acidentes de trabalho foi fixada uma meta de 4700 processos tratados e

pagos para 2011.

Não foi possível atingir esta meta. Na verdade, houve que dar resposta a projetos prioritários

da área da Divisão de Gestão e Administração de Pessoal, designadamente procedimentos

concursais, SME, GeRHuP e outros.


Objetivo Assegurar a preservação do património cultural a cargo da SGMF – taxa de realização de 0%

Indicador Grau de execução do plano de restauro do património cultural a cargo da SG – taxa de

realização de 0%

Justificação

Dadas as restrições orçamentais no âmbito PIDDAC, não foi possível realizar as intervenções

de conservação e restauro programadas, nem cumprir o objetivo.

Objetivo Otimizar o custo/benefício do sistema de informação Extranet da UMC – taxa de realização

de 0%

Indicador % de utilizadores externos abrangidos por iniciativas de formação asseguradas pela UMC –

taxa de realização de 0%

Justificação

O objetivo não foi cumprido por impossibilidade prática de promover, em tempo útil, a

formação dos utilizadores externos, atento o especial e difícil contexto do ano transato.


2.4.2 - Causas de incumprimento de alguns Projetos planeados

LISTA DE PROJETOS CANCELADOS, SUSPENSOS OU NÃO CONCLUÍDOS: 13

PROJETO 1/DSGR-DGAP - Cooperação PICATFin Guiné-Bissau - Projeto 3.3 – Recursos Humanos

PROJETO 2/DSGR-DGAP - Cooperação PICATFin Guiné-Bissau - Projetos 1.3 e 1.4 – Centro de Formação PROJETO 3/DSGR-DGAP – Cooperação PICATFin Cabo Verde - Projeto 1.3 b) – Recursos Humanos

PROJETO 4/DSGR-DPI - Cooperação PICATFin Guiné-Bissau - Recursos patrimoniais

PROJETO 5/DSGR-DPI – Cooperação PICATFin Cabo Verde - Gestão Patrimonial PROJETO 6/DSGR- DPI – Cooperação PICATFin Cabo Verde - Recursos patrimoniais

Suspensos

PROJETO 1/DSAJC - Cooperação PICATFin Timor-Leste – Apoio jurídico e contencioso

Cancelado

PROJETO 4/DSAD – Cooperação PICATFin Guiné-Bissau - Implementação de um centro de documentação na SGMFAP

PROJETO 5/DSAD – Cooperação PICATFin Guiné-Bissau - Implementação de um arquivo corrente na SGMFAP

Não concluídos

PROJETO 7/DSAD - Tratamento do acervo documental da comissão euro (Projeto bianual (2011-2012), em colaboração com a Secretaria-Geral do ex-Ministério da Economia e Inovação)

Não concluído

PROJETO 9/DSAD – Cooperação PICATFin Timor-Leste – Implementação de um arquivo corrente e de um centro de documentação na Direção-Geral dos serviços corporativos

Cancelado

PROJETO 10/DSAD – Cooperação PICATFin Cabo Verde - Implementação de um centro de documentação no MFAP

Não concluído

PROJETO 1/DSIRP - Restauro do património cultural móvel a cargo da SGMF

Cancelado

Todas as iniciativas que estavam programadas pela DSGR para colaboração com os

PALOP (s), na República Popular de Cabo Verde e da Guiné-Bissau no âmbito do

PICATfin – PROJETOS 1 a 6 DSGR da Lista acima -, não se executaram porque a entidade

coordenadora do Programa comunicou a sua suspensão, por razões financeiras, de

instabilidade social e política.

Cooperação PICATFin Timor-Leste (apoio jurídico e contencioso)

O protocolo de cooperação não foi assinado, motivo pelo qual não foi possível concretizar o

projeto previsto no planeamento para 2011


Implementação de um centro de documentação na SGMFAP - Guiné-Bissau

Implementação do arquivo corrente na SGMFAP - Guiné-Bissau

Estes projetos tiveram uma execução de 0% resultante de dois fatores alheios à Secretaria-

Geral que, em ambos os casos, levaram a uma nova calendarização dos mesmos: um que

teve a ver com a inexistência de espaço físico, outro devido às restrições financeiras do

PICATFIN.

Tratamento do acervo documental da comissão euro

Foram iniciadas as duas primeiras ações, tendo sido feita a candidatura a um subsídio da

Fundação Gulbenkian para a sua realização em regime de outsoursing. Dada a não

atribuição do referido apoio financeiro ficou o projeto por concluir.

Implementação de um arquivo corrente e de um centro de documentação na direcção-

geral dos serviços corporativos da República de Timor- Leste

O protocolo de cooperação não foi assinado, motivo pelo qual o planeamento realizado ficou

com o grau de cumprimento de 0%

Implementação de um centro de documentação no MFAP da República de Cabo Verde

Deste projeto ficou por concluir apenas uma percentagem muito reduzida, devido a

alterações conjunturais no MF de Cabo Verde e a razões de ordem económica do PICATFIN.

Restauro do património cultural móvel a cargo da SGMF

Houve que abandonar o projeto, dadas as restrições orçamentais no âmbito do PIDDAC que,

desde o seu início, permitiu a realização de 125 intervenções de conservação e restauro,

distribuídas pelas seguintes especialidades:

Faiança Mobiliário Pintura Baixos-relevos Esculturas

2 18 98 4 3


2.5. MEDIDAS PARA UM REFORÇO POSITIVO DO DESEMPENHO

Apesar das condicionantes ao nível político – eleições antecipadas, mudança de Governo -, e

ao nível administrativo e orçamental, que se repercutiram na atividade desenvolvida pela SG

em 2011, foi possível operacionalizar algumas medidas de coordenação e gestão e

concretizar várias ações de melhoria, com a finalidade de continuar a aumentar ou, pelo

menos, a manter os níveis de eficácia, eficiência e qualidade na prestação de serviços aos

diversos clientes ou utilizadores. Estas medidas acionadas representam a materialização de

57,14% das referidas no Relatório de Atividades de 2010, em Conclusões Prospetivas.

Assim, por exemplo:

- realizaram-se várias reuniões de trabalho, algumas das quais envolveram todos os

dirigentes e trabalhadores, com o objetivo de alinhar todos os colaboradores com a estratégia

institucional e de valorizar o contributo de cada um, potenciando a melhoria da comunicação

interdepartamental e o reforço da interdisciplinaridade interna;

- considerou-se prioritário assegurar, em tempo, a formação técnica específica aos RH – a

meta do objetivo QUAR foi, consequentemente, bastante ultrapassada -, para aquisição e

aperfeiçoamento das competências detidas, algumas das quais críticas para possibilitar

respostas adequadas e ágeis a um conjunto de novas matérias e responsabilidades, que

foram sendo cometidas à Secretaria-Geral ao longo do ano;

- continuou a melhorar-se e a agilizar-se o Sistema de Informação da SG, nomeadamente

com a implementação do novo Sistema de Gestão Documental, na área jurídica, o que

permitiu a desmaterialização dos processos jurídico-administrativos;

- implementaram-se mais circuitos de trabalho desmaterializados.

Procurando obter-se uma visão prospetiva para o corrente ano de 2012, considerados o novo

enquadramento legal e as novas responsabilidades da Secretaria-Geral, nomeadamente as

referentes à prestação centralizada de serviços comuns, nas áreas de recursos humanos,

financeiros, logísticos e patrimoniais, para os serviços integrados na administração direta do

MF, efetuou-se uma auscultação aos responsáveis das várias unidades orgânicas internas,

que se sintetiza no quadro da página seguinte.


Evidencia-se uma muito maior incidência das propostas apresentadas no eixo das

Oportunidades, o que configura uma atitude positiva de empenho na mudança e numa

atuação concreta, com vista à melhoria contínua.

Análise SWOT

Ameaças Oportunidades

DSIQ DSIQ

� Independência técnica na resolução da totalidade dos problemas na área de suporte aos Serviços (dependência do CEGER, II e GERAP)

� Mais formação técnica aos RH � Automatizar Processo de Acidentes de

trabalho � Redefinição de procedimentos inerentes

às mudanças legislativas e aplicacionais

DSGR

� Estrutura orgânica para as áreas instrumentais apenas com três níveis hierárquicos

� Implementar-se uma estrutura matricial formada por equipas com objetivos bem definidos para as restantes áreas

� Aproveitar as diversidades (dos mais velhos e dos mais novos) no sentido de potenciar resultados/ soluções e alicerçar o futuro com esperança

� Captar colaboradores com conhecimentos/ formação e competências para rejuvenescer e regenerar sem ruturas. Só com equipas competentes e coesas se poderá dar resposta à diversidade dos desafios.

DSAD DSAD

� Desempenho do Serviço diretamente dependente da qualidade dos recursos humanos afetos e do seu empenhamento e motivação, o que nem sempre é fácil de alcançar

� A estabilidade dos recursos humanos é um fator decisivo

� Melhorar o desempenho individual e global da SGMF, através da cooperação e bom entrosamento entre as várias Direções de Serviços, o que permitirá uma maior celeridade no desenvolvimento das atividades e realização dos objetivos e projetos

Ameaças Oportunidades

DSAJC

� Continuação da melhoria nos meios informáticos ao dispor; desformalização e desmaterialização de procedimentos na organização


UMC

� Implementação da Extranet da UMC como ferramenta de agregação de necessidades e de comunicação durante a tramitação processual dos procedimentos agregados

� Sensibilização dos organismos do MF para a necessidade de existência de planeamento atempado, de forma a coordenar as necessidades de bens e serviços com as existências ou previsões orçamentais

� Realização de reuniões periódicas com os organismos vinculados para balanço de atividades e debates positivos com o objetivo de melhor adaptar o desempenho de todos os intervenientes no alcance dos objetivos comuns de eficiência, eficácia e racionalização e diminuição de despesa pública

Pontos Fracos Pontos Fortes

DSIQ DSIQ

� Motivação dos RH; � Constrangimentos legais nos

procedimentos aquisitivos (tempo de aquisição);

� Visão Estratégica desconhecida.

� Tarefas repetitivas automatizadas � Manuais de Procedimentos elaborados � BackOffice de suporte � Inovação tecnológica � Conhecimento global das funções de

cada Direção da SGMF


2.6. COMPARAÇÃO COM O DESEMPENHO DE SERVIÇOS IDÊNTICOS

No ano transato, em sede de Relatório de Atividades 2010, referira-se que a Secretaria-Geral

do Ministério da Administração Interna tinha tomado a iniciativa de criar um grupo de trabalho

composto por representantes das restantes Secretarias-Gerais, no sentido de poder criar um

modelo de benchmarking.

Apresentaram-se então os objetivos gerais e específicos e a metodologia que presidira ao

trabalho em desenvolvimento.

Coligiram-se alguns dados preliminares descritivos das atribuições e serviços prestados

pelas Secretarias-Gerais (SG) envolvidas, adicionando-se quadros com dados quantificados,

ao nível dos recursos humanos, financeiros, tipologia de serviços e número de

utilizadores/destinatários ou clientes, entre outros, documento que se anexou ao Relatório de

Atividades 2010.

Constava deste Anexo uma framework negociada de indicadores prosseguidos em 2010

pelas SG, para permitir a comparação e, posteriormente, identificar os gaps de desempenho

e os “best in class.

Não foi então possível fazer uma análise dos resultados do trabalho, pois subsistia a

necessidade de afinar critérios de mensuração, a nível dos indicadores selecionados e de

outros resultados, que teriam que ser validados pelas áreas técnicas específicas que em

cada instituição eram responsáveis pelos mesmos.

Ainda ocorreram algumas reuniões neste sentido no 2º trimestre de 2011, mas sem

abrangerem todos os que era necessário envolver, embora as áreas de Arquivos e

Documentação tenham feito um trabalho significativo que resultou na definição de mais 3

indicadores para a grelha, adicionados ao anterior - Nº de Metros lineares do arquivo

histórico tratados - a saber:

1. Nº de Instrumentos de Gestão Documental Aplicados;

2. Nº de Utilizações anuais dos Serviços de Informação e Documentação;

3. Nº de conteúdos disponibilizados no ‘repositorium’;


Com a mudança de Governo e com o início da execução do PREMAC, gerou-se bastante

instabilidade e insegurança e muita expetativa quanto à extinção, reestruturação e ou fusão

de várias SG, fator que não permitiu manter o grupo inicial, nem continuar a desenvolver o

trabalho, sem se conhecer seguramente o novo enquadramento legal de atuação das SG

que, no caso da SGMF, até há pouco tempo, ainda não se encontrava publicado no Diário da

República.

Consequentemente, não se deu continuidade ao trabalho encetado, embora o mesmo possa

vir a ser retomado, uma vez solidificado o enquadramento normativo e regulamentar das

Secretarias-Gerais.


2.7. AUDIÇÃO DE DIRIGENTES INTERMÉDIOS/AS E TRABALHADORES/AS NA AUTOAVALIAÇÃO DOS

SERVIÇOS

Avaliação dos serviços prestados

Questionários a utilizadores

internos

Período de realização dos questionários

Dimensão da amostra

Taxa de respostas Média

Semestral a) Média

Anual a)

Final do 1º Semestre 7 respostas 77,77% 4,83 b) 9 Dirigentes intermédios Final do 2º Semestre 9 respostas 100% 4,32 b)

4,57

Final do 1º Semestre (126 trabalhadores)

41 respostas

32,53% 3,78 b) Trabalhadores

Final do 2º Semestre (131 trabalhadores)

43 respostas

32,82% 3,94 b) 3,86

Observações

a) Escala de 1 a 5;

b) Média da SGMF, com consideração do peso relativo do número de

respostas registadas por cada departamento da SGMF

Levando em consideração que a análise dos resultados obtidos da autoavaliação difere do

grupo “dirigentes intermédios” para o grupo “trabalhadores”, alterou-se o método de

disponibilização dos questionários de forma a facilitar a sua obtenção e garantir a sua

fiabilidade. Assim, foi enviado convite eletrónico aos dirigentes intermédios, permitindo o

acesso ao questionário através de um link, e por sua vez os trabalhadores acederam, como

já vem sendo habitual, através da intranet, tendo sido alertados para a disponibilização do

mesmo através do envio de e-mail.

De realçar que em 2011 foi pedido, pela 1.ª vez, aos dirigentes intermédios que não

avaliassem o próprio serviço, de forma a não inflacionar os valores.

O número de respostas, apresentado no quadro inicial, não apresenta uma grande diferença

entre o 1.º e o 2.º semestre.

No que diz respeito à apresentação da questão relativa à apreciação global da Secretaria-

Geral, por parte dos trabalhadores e dirigentes intermédios, (questão recomendada por

parecer emitido pelo GPEARI relativo à autoavaliação da Secretaria-Geral em 2010), a

mesma parecia suscitar algumas dúvidas, e dizer respeito à Direção de Serviços de Inovação

e Qualidade, quando não era o caso, pelo que foi sujeita à alteração abaixo transposta:


Questionário 2.º semestre 2010

Questionário 2.º semestre 2011


Os seguintes gráficos apresentam os resultados da autoavaliação da SGMF em 2010/2011,

organizados por área funcional e grupo de inquiridos.

Autoavaliação da SGMF 2010/2011 – dirigentes intermédios/as

DSIQ

DSGR

DSAD

DSIRP

SGMF

3,90

3,69

3,59

4,23

3,91

4,63

4,51

4,68

4,62

4,58

2011

2010

No que diz respeito aos dirigentes intermédios, verifica-se uma clara evolução entre a

autoavaliação de 2010 e 2011, o que contribuiu para o aumento significativo da média anual

agregada da SGMF.

Autoavaliação da SGMF 2010/2011 – trabalhadores

DSIQ

DSGR

DSAD

DSIRP

SGMF

4,07

3,94

3,93

4,03

3,98

4,00

3,74

4,05

3,86

3,86

2011

2010

A autovaliação realizada pelos trabalhadores/as em 2011, contrariamente ao que se observa

no grupo dos/as dirigentes intermédios/as, apresenta um decréscimo na avaliação média

agregada anual da SGMF, que poderá refletir o atual estado de descontentamento dos/as

trabalhadores/as da administração pública em geral.


2.8 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS PREVISTAS E NÃO PREVISTAS NO PLANO E RESULTADOS

ALCANÇADOS

2.8.1 – Atividades previstas no plano

Foram necessariamente asseguradas pelas unidades orgânicas da SGMF o conjunto de

atividades, que é comum designar de “correntes”, que são muito diversas e, por vezes

bastante complexas. Estas tarefas, maioritariamente de suporte, mas cujo volume é

assinalável, exigem, frequentemente, atenção detalhada e rigor acrescido por parte dos/as

trabalhadores/as e da respetiva hierarquia funcional.

Apesar de se ter contado com um menor número de colaboradores/as do que se tinha

planeado, ainda se concretizaram alguns projetos e iniciativas programados e também se

garantiu a execução de muitas outras atividades não previstas no planeamento – vide ponto

2.8.2.

Mesmo com as dificuldades sentidas e as várias condicionantes referidas por alguns/algumas

dirigentes, relacionadas, por exemplo, com algum acréscimo de trabalho, com a carência de

recursos humanos e com as maiores exigências jurídico-administrativas, a taxa de execução

global do Plano de Actividades 2011 pode considerar-se bastante positiva, conforme se

demonstra através da quantificação sumária incluída nos quadros e gráficos seguintes.

Especificamente:

concretizaram-se todos os objetivos insertos no QUAR 2011, tendo sido superados

90,91% e atingidos os restantes, resultado ainda melhor que o obtido em 2010 -

superados 77,8% dos objetivos QUAR e atingidos 22,2%;

deteta-se uma continuada e sensível evolução de sentido positivo, se comparadas as

taxas de execução global anual dos objetivos operacionais das unidades orgânicas no

triénio 2009-2011: 2009 – 62,5%; 2010 – 81,4%; 2011 – 86,36;

regista-se, no entanto, o resultado menos positivo do triénio na taxa de execução global

anual dos projetos planeados, por razões na maioria alheias à SG, especificadas no

ponto 2.4.: 2009 – 52,4%; 2010 – 55%; 2011 – 40,9%.

2009 2010 2011

Taxa de execução global anual dos objectivos operacionais das unidades orgânicas

62,5% 81,4% 86,36%

Taxa de execução global anual dos projectos planeados

52,4% 55% 40,9%


Taxa de execução dos Objetivos

Operacionais das UO

62,50%81,40% 86,36%

Objetivos - 2009/2010/2011

2009

2010

2011

Taxa de execução dos projectos

52,40% 55%

40,90%

Projetos - 2009/2010/2011

2009

2010

2011

Quadro síntese – Balanço da atividade desenvolvida em 2011

(a) 2 tipos de processos: de natureza administrativa e de natureza contenciosa. (b) 3 tipos de processos: aquisições de bens e serviços efetuadas ao abrigo de Acordos-Quadro; aquisições de bens e serviços efetuadas fora dos Acordos-Quadro; processo aquisitivo de bens e serviços necessários à realização das Assembleias Anuais do Banco Africano de Desenvolvimento e respetiva contratualização.

Objetivos Operacionais 2010/2011 - Resultados

DSIQ DSGR DSAJC DSAD DSIRP UMC SG

87,5

66,6771,43 71,43

100 100

81,485,71

80

100 100

75

83,3386,36

2010

2011

Unidades Orgânicas (UO) DSIQ DSGR DSAJC DSAD DSIRP UMC TOTAL

OBJETIVOS OPERACIONAIS DAS UO Objetivos Operacionais das UO planeados 7 10 7 6 8 6 44 Objetivos atingidos ou superados 6 8 7 6 6 5 38

Objectivos não atingidos 1 2 0 0 2 1 6

Taxa de Execução Anual 85,71% 80% 100% 100% 75% 83,33% 86,36

ATIVIDADE CORRENTE Processos relativos à atividade corrente planeados: 7 66 2 (a) 21 21 3(b) 120 Processos assegurados (matérias tratadas) 7 66 2 (a) 21 21 3(b) 120

Taxa de Execução Anual 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Outras atividades desenvolvidas não previstas no Plano de Atividades X X X X X

INICIATIVAS OU PROJETOS

Iniciativas ou Projetos planeados 2 8 1 10 1 0 22

Projetos concretizados 2 2 0 5 0 ----- 9

Taxa de Execução Anual 100% 25% 0% 50% 0% ----- 40,9%


Projectos Planeados /Execução Anual 2011

PROJECTOS PLANEADOS: 22 PROJECTOS CONCLUÍDOS: 9

PROJECTOS NÃO CONCLUÍDOS: 13

PROJECTO 1/DSIQ – Sistema de Gestão Documental e Workflow Concluído

PROJECTO 2/DSIQ – Webização dos Sistemas Aplicacionais Concluído

PROJETO 1/DSGR-DGAP - Cooperação PICATFin Guiné-Bissau - Projeto 3.3 – Recursos Humanos

PROJETO 2/DSGR-DGAP - Cooperação PICATFin Guiné-Bissau - Projetos 1.3 e 1.4 – Centro de Formação

PROJETO 3/DSGR-DGAP – Cooperação PICATFin Cabo Verde - Projeto 1.3 b) – Recursos Humanos PROJECTO 4/DSGR-DPI - Cooperação PICATFin Guiné-Bissau - Recursos patrimoniais PROJETO 5/DSGR-DPI – Cooperação PICATFin Cabo Verde - Gestão Patrimonial PROJETO 6/DSGR- DPI – Cooperação PICATFin Cabo Verde - Recursos patrimoniais

Suspensos

PROJETO 7/DSGR-DPI – Unidade de Gestão Patrimonial Concluído PROJETO 8/DSGR-DPI – Segurança e Reabilitação do Edifício -Sede do MF

Concluído

PROJETO 1/DSAJC - Cooperação PICATFin Timor-Leste – Apoio Jurídico e Contencioso

Cancelado

PROJETO 1/DSAD – Tratamento documental de acervos bibliográficos de organismos extintos do MF entregues à SGMF

Concluído

PROJETO 2/DSAD – Disponibilizar na Biblioteca Digital Europeia os conteúdos digitais da Biblioteca Digital do MF

Concluído

PROJETO 3/DSAD – Catálogo Central Parceria com o Instituto de Informática e outros organismos do MFAP

Concluído

PROJETO 4/DSAD – Cooperação PICATFin Guiné-Bissau - Implementação de um centro de documentação na SGMFAP PROJETO 5/DSAD – Cooperação PICATFin Guiné-Bissau - Implementação de um arquivo corrente na SGMFAP

Não Concluídos

PROJETO 6/DSAD - Exposição Comemorativa do Centenário da República “Lei de separação da Igreja do Estado”

Concluído

PROJETO 7/DSAD - Tratamento do acervo documental da comissão euro (Projeto bianual (2011-2012), em colaboração com a Secretaria-Geral do ex-Ministério da Economia e Inovação)

Não Concluído

PROJETO 8/DSAD - Tratamento Documental do Arquivo Intermédio da SGMF

Concluído

PROJETO 9/DSAD – Cooperação PICATFin Timor-Leste – Implementação de um arquivo corrente e de um centro de documentação na Direção-Geral dos serviços corporativos

Cancelado

PROJETO 10/DSAD – Cooperação PICATFin Cabo Verde - Implementação de um centro de documentação no MFAP

Não Concluído

PROJETO1/DSIRP – Restauro do património cultural móvel a cargo da SGMF

Cancelado


Projetos 2011

DSIQ DSGR DSAJC DSAD DSIRP SGMF

2

8

1

10

1

22

2 20

5

0

9

Projetos planeados

Projetos concretizados

Taxa de execução anual dos projetos 2010/2011

DSIQ DSGR DSAJC DSAD DSIRP SGMF

100%

42,80%

0%

50%

100%

55%

100%

25%

0%

50%

0%

40,90%

2010

2011

Notas sobre a execução de alguns projetos

PROJETO 8/DSGR- DPI - Segurança e Reabilitação do Edifício-sede do MF

Foram concluídas todas as ações programadas dentro dos prazos previstos, destacando-se a

reabilitação do espaço do Novo Auditório, da Cafetaria e a adjudicação dos Pórticos de

segurança nas entradas das Instalações.


PROJETO 6/DSAD - Exposição comemorativa do centenário da república “lei de separação

do Estado das igrejas.

A realização deste projecto decorreu no calendário previsto tendo sido inaugurada a 20 de

abril e encerrada a 31 de dezembro

PROJETO 8/DSAD - Tratamento documental do Arquivo Intermédio da SGMF

Este projeto sofreu alterações na realização devido ao fato das verbas inscritas no PIDDAC

destinadas à contratação de outsourcing para realização de trabalhos no âmbito deste projeto

terem sido cativadas. Foi no entanto cumprida a meta de avaliação de 200 m lineares de

documentação.

Dados adicionais sobre a atividade desenvolvida

Na área de inovação e qualidade

Com a tomada de posse do XIX Governo Constitucional e com a necessidade de prestar o

apoio exigível aos 5 novos Gabinetes dos membros do Governo, a área de suporte aos

serviços sofreu alterações.

Foi necessária a afetação de mais técnicos, durante dois meses, para dar resposta ao

aumento de pedidos de apoio, sendo que toda a infraestrutura se encontrava previamente

preparada pelos mesmos.

Apesar deste desvio de RH, não se verificaram desvios aos objetivos e projetos.

Pela execução, em anexo, verifica-se que os resultados se podem considerar positivos.

Com a necessidade de introdução de conteúdos no Site do MFAP, fora das horas normais de

expediente, verificou-se a necessidade de passar toda a componente de inserção dos

mesmos para a SGMF, sendo que, esta atribuição se encontrava no Instituto de Informática.

Assim, existiu um projeto de mudança de software do Site, e consequente migração dos

dados, para permitir à Secretaria-Geral a possibilidade de introdução de conteúdos

remotamente.

Após este processo o site entrou em pré-produção, foi dada formação aos técnicos da área

de gestão de conteúdos para que pudessem efetuar a validação e controlo de qualidade dos

dados migrados. Este trabalho obrigou a um esforço acrescido por parte dos técnicos

envolvidos.


A entrada em produção deste novo projeto veio aumentar de forma significativa a atividade

de gestão de conteúdos da SG. Passou, desta forma, a ser da responsabilidade total da

SGMF, obrigando à implementação de mecanismos de alerta nos servidores da SG de forma

a garantir uma prestação de serviços eficaz e eficiente.

No final do ano de 2011 e início de 2012 foi anunciada a decisão de encerramento dos sites

ministeriais, abrangendo o do Ministério das Finanças, e a sua inclusão num novo Portal do

Governo, foi necessário fazer o download individual (um a um) dos documentos mais

relevantes e mais recentes disponíveis no site do Ministério, designadamente:

� os referentes à atividade dos membros do XIX Constitucional, com a responsabilidade da

pasta do MF, desde a sua tomada de posse, a saber:

o coleção de Discursos e Intervenções Públicas do Senhor Ministro de Estado e das

Finanças e dos Secretários de Estado do MF;

o conjunto de Comunicados de Imprensa 2011/início de 2012;

o dossiers temáticos PREMAC, PAEF, Combate à Fraude e Evasão Fiscais, Grandes

Opções do Plano 2012-2015;

o produção legislativa em 2011.

� subsidiariamente os referentes a alguma da atividade do XVIII Governo, pasta das

Finanças, durante o ano de 2011, nomeadamente e, entre outros, o conjunto de cerca de

90 Comunicados de Imprensa publicados, entre os meses de janeiro e junho.

Este trabalho exigiu ainda, para cada um dos documentos, a sua organização em pastas, a

uniformização da sua renomeação e a efetivação do respectivo “upload” para uma área FTP

pré-definida, para futura disponibilização no novo Portal do Governo, de acordo com modelo

e arquitetura previamente determinados.

Na área de gestão de recursos

Condicionantes

A estrutura orgânica da direcção de serviços aliada às suas atribuições faz da DSGR, uma

mega estrutura da SGMF.


As alterações legislativas frequentes, associadas à proliferação de orientações,

interpretações, avisos, pareceres, estudos, FAQ, e outros, de várias entidades, sobre a

mesma matéria, têm reflexo directo nas 12 áreas de intervenção a que somos chamados a

dar resposta.

Na verdade, para além das três divisões e das 6 secções, ainda assegurámos mais três

núcleos autonomizados a saber:

a) Acidentes de trabalho e doenças profissionais;

b) S.M.E;

c) Obras e PGPI.

Não despiciendo será referir que várias atribuições de natureza transversal a todo o

ministério são asseguradas por esta direcção de serviço das quais se destaca:

d) A elaboração do balanço social consolidado do MFAP;

e) Acompanhamento e elaboração dos relatórios do SIADAP 2 e 3, referentes às entidades

do MFAP;

f) Serviço coordenador do programa P04-Finanças e Administração Pública;

g) Esclarecimento e/ou encaminhamento de pedidos de quem se dirige ao ministério,

incluindo esclarecimentos que chegam via relações públicas, por correio electrónico.

A saída de dois dos três dirigentes intermédios, um por aposentação (Divisão PGF) e outro,

por cessação da sua comissão de serviço (Divisão PI).

Houve ainda dois trabalhadores que gozaram licença parental, por nascimento de

descendentes.

Apesar das condicionantes acima referidas, atendendo à natureza transversal da Secretaria-

Geral foram-lhe cometidas outras tarefas que foram levadas a cabo pelas áreas que

compõem esta Direcção de Serviços.


Na área de apoio jurídico e contencioso

A DSAJC deparou-se em 2011 com um aumento muito significativo do movimento processual

contencioso, desdobrado em duas vertentes, a saber, por um lado, o forte acréscimo de

processos novos intentados contra o MF ou em que este foi chamado a dar contributos à

representação do Estado e, por outro, a movimentação judicial dos processos antigos ainda

pendentes, seja com a prolação de sentenças/acórdãos seja para a fase de alegações

escritas e julgamento.

Para o sucesso obtido na condução dos processos foi decisivo o aumento dos efetivos afetos

à DSAJC, cuja assinalável preparação técnica contribuiu de modo determinante.

Ao movimento processual contencioso juntou-se igualmente um número elevado de

processos graciosos, todos eles encerrados dentro do próprio ano.

A DSAJC logrou obter resultados assinaláveis e os desvios verificados contribuíram, pois,

pela positiva para uma clara atuação mais eficaz e eficiente da organização.

Na área de arquivos e documentação

Aferindo-se a realização dos objetivos da DSAD, não partilhados e não incluídos no QUAR

2011, constatam-se resultados positivos:

Obj 2 Modernizar o atendimento aos utilizadores internos e externos.

O resultado obtido 231% demonstra que estamos a dar uma resposta muito positiva no que

respeita à utilização de recursos eletrónicos.

Obj. 3 Organizar e publicar na intranet, por tema, atualizações legislativas no âmbito de

atuação da SGMF

Este objetivo destinou-se exclusivamente aos trabalhadores da SGMF e teve, por parte

destes, um reconhecimento que se traduziu num resultado de 128% de concretização face à

meta proposta.


Na área de informação e relações públicas

1. São avaliados, através do objetivo Garantir a satisfação dos clientes, entre outras, as

seguintes actividades:

Organização de eventos nacionais: reuniões e cerimónias

Em 2011, por via dos encontros com o BCE, Comissão Europeia e FMI, registou-se um

acréscimo de cerca de 24%, no número de reuniões apoiadas pela DSIRP.

Na verdade só no âmbito da Troika, entre 12 de Abril e 28 de Novembro realizaram-se 355

reuniões com cerca de 4.649 participantes.

Os mapas seguintes retratam, em pormenor, não só o número, mas também as

características do apoio logístico que foi necessário prestar durante os três últimos anos.

96139

96

0

331

13184

34 13

262

454

92

180

564

0

100

200

300

400

500

600

2009 2010 2011

Reuniões 2009-2011

Simples

Só videoprojecção

Só Amplificação Sonora

Com Videoprojecção e

Amplificação sonora

Total

0 0

17

9

26

0

1

12 12

25

31

16

11

31

0

5

10

15

20

25

30

35

2009 2010 2011

Cerimónias 2009-2011

Simples

Só videoprojecção

Só Amplificação Sonora

Com Videoprojecção e

Amplificação sonora

Total


Serviço de recepção aos gabinetes dos membros do Governo

A DSIRP é responsável pelo acolhimento na recepção da área governamental,

contabilizando-se como se segue esta actividade:

6368

8240

735

237612

5521

7610

825

127183

5251

9311

734 122 255

0

2000

4000

6000

8000

10000

2009 2010 2011

Recepção 2009-2011

Correspondência

VIP

Jornalistas

Pessoal Manutenção

Informações Público

Atendimento do público

A evolução tecnológica dos últimos anos e as melhorias na disponibilização da informação ao

cidadão por parte dos organismos do MF têm alterado a forma do cidadão se dirigir ao

Ministério das Finanças.

Podemos constatar o efeito das alterações de hábitos do contribuinte, quer pelo decréscimo

do movimento da central telefónica, quer pelo do número de consultas veiculadas através do

programa de gestão e acompanhamento dos pedidos de informação e reclamações.

Tenha-se em consideração no gráfico seguinte, que já no segundo semestre de 2009 foi

incorporada a central da DGO, dado o decréscimo de movimento que se fazia sentir na

central do edifício sede.

32888

20134

12754

32626

20716

11910

32883

21493

11390

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

Nº de

Cham

adas

2009 2010 2011

Movimento da Central telefónica

Movimento total de Chamadas Chamadas Recebidas Chamadas Efectuadas


Gestão e acompanhamento dos pedidos de informação e reclamações

Nº de pedidos entre 2006 / 2011

2043

1092

500

809

2618

2123

500

1000

1500

2000

2500

3000

2006 2007 2008 2009 2010 2011

2. O objetivo Assegurar a disponibilização on line de notícias tem sido avaliado através do

Índice de disponibilização (nº de dias úteis em que a disponibilização dos 4 principais jornais

é feita antes das 10h00/nº de dias úteis x100).

A dificuldade em superar este objetivo, contra o que tinha acontecido em anos anteriores,

regista-se num ano onde foi manifestamente evidente a necessidade de prestar apoio

logístico prioritário a reuniões de grande peso e complexidade logística (como por ex. as

reuniões da Troika, a Reunião Anual do Banco Africano de Desenvolvimento) e que

obrigaram, em determinados períodos, à mobilização de todos os efectivos desta Direção de

Serviços.

Ano Meta Valor atingido

2009 90% 92,43%

2010 77, %; 80% 95.09%

2011 85%; 90% 86%


3. Para a concretização do objetivo Incrementar o nº de acessos às notícias on line a DSIRP,

no final de 2010, desenvolveu com o apoio da DSIQ, um documento electrónico tipo

“Newsletter” que permitiu disponibilizar a revista de imprensa via Web, a todos os dirigentes

do Ministério das Finanças, incluindo todos os serviços da DGCI, num total de 941

destinatários.

Número de notícias divulgadas ao longo dos últimos três anos:

:

31877

42481

37571

10000

20000

30000

40000

50000

2009 2010 2011

Revista de imprensa 2009-2011

Notíciasselecionadas

4. Com a preocupação de ir ao encontro dos interesses dos trabalhadores deste Ministério,

foi estabelecido o objetivo que tem em vista promover acções no âmbito da responsabilidade

social/cultural.

Assim realizaram-se no âmbito da saúde - um rastreio cardiovascular com a presença de 120

trabalhadores, duas palestras com especialistas: uma em Psicologia Positiva e outra em

Nutrição. Foram também promovidas 2 campanhas de recolha de sangue.

No âmbito da responsabilidade social, promoveu-se a recolha de material destinado aos

serviços de pediatria do IPO e realizaram-se diversas iniciativas de sensibilização ambiental,

bem como de comemoração de datas do âmbito social: dias do pai, da mãe, da mulher.

Foram também organizadas duas ações culturais concretizadas em visitas a museus durante

o fim-de-semana.

Em 2011, iniciou-se de forma regular, o acolhimento aos novos funcionários, promovendo o

encontro com todas as direções de serviço, e disponibilizando toda a informação necessária

para o enquadramento inicial.


6. A DSIRP tem contribuído para a rentabilização das infra-estruturas existentes, objetivo

concretizado através da coordenação e gestão do material audiovisual e dos espaços do

edifício sede, a cargo desta Secretaria-Geral.

A indefinição da área de intervenção da Frente Tejo foi um entrave ao esforço desenvolvido

para divulgação e rentabilização destas áreas. Assim, em 2009, decresceram as solicitações

para a sua utilização, tendência só invertida em 2011.

Neste contexto e utilizando materiais provenientes das salas de reuniões da ala oriental,

destruídas pela intervenção da Frente Tejo, foram criados três novos espaços na Secretaria-

Geral:

• sala de reuniões/formação com capacidade para 30 pessoas;

• auditório com capacidade para 77 pessoas;

• sala de reuniões anexa ao auditório com capacidade para 18 pessoas.

Durante 2011 a taxa de rentabilização dos audiovisuais foi de 94% superando assim também

a meta que estava fixada em de 85%.

Na área de atuação da unidade ministerial de compras

Uma apreciação dos resultados obtidos - superação de 6 dos 7 objetivos definidos para 2011,

nomeadamente dos 4 objetivos que incorporam o QUAR 2011 - não pode deixar de os

considerar relevantes para o alcance dos objetivos estratégicos da SGMF, para os quais

concorrem.

De igual modo, não pode essa apreciação deixar de considerar, ainda, como sustentáculo

essencial daqueles resultados, o esforço, a dedicação, a disponibilidade e o trabalho de

mérito e excelência demonstrados pelos trabalhadores que compõem a equipa da Unidade

Ministerial de Compras que, em estreita colaboração com os interlocutores dos diversos

organismos vinculados, contribuíram para o bom desempenho da Secretaria-Geral


2.8.2 - Outras actividades desenvolvidas não previstas no plano

2.8.2.1 - No domínio da inovação e qualidade

Projectos desenvolvidos extra Plano:

� Implementação da RBS (Requisição interna de material)

Foram implementadas em 3 Gabinetes governamentais as requisições de material por via

electrónica, desmaterializando completamente o processo.

� Implementação da Extranet dos gabinetes Governamentais

Toda a informação anteriormente disponibilizada em papel aos Gabinetes Governamentais,

pelas áreas de Gestão de Recursos e Jurídica, é agora disponibilizada na Extranet (por via

electrónica) de cada gabinete.

� Upgrade da Central telefónica para Voip

Toda a infra-estrutura de rede da SGMFAP foi alterada. A central telefónica sofreu um

Upgrade para que a DGAEP pudesse integrar a Central telefónica da SGMFAP, a qual dá

suporte a todos os Organismos do edifício sede.

A DSIQ dispôs, para a execução das suas atividades, dos equipamentos informáticos

descritos abaixo, sem prejuízo da necessidade de atualização constante do software

instalado, aquisição de licenças e hardware compatível com as novas exigências, quer em

termos de segurança, quer em termos de modernização da rede de transmissão e

comunicação de dados e voz.

Material gerido pela DSIQ

PC ligados em rede interna e à Internet 170 Portáteis 9 Servidor Windows 40 Servidor Linux 4 Servidor IBM AIX Sistema Cluster Central telefónica digital 1 UPS 3 Router 3 Switch 16 Bastidores 8 Scanner 2 Impressora 18 Impressora/multifuncional 11 Telefones VOIP 34


No final deste ano constata-se que em termos de execução final, a superação de objectivos é

de 57,15%, situando-se os restantes ao nível do cumprimento, existe uma situação de Não

cumprimento por motivos externos à Direção de Serviços.

De referir, ainda, que o nível de utilização dos recursos humanos foi superior a 100%, devido

à mudança de Governo e apoio aos membros da Troika que nos obrigou a afetação, para

além dos 100%, a cada trabalhador da DSIQ, com a consequente realização de horas extras

para um funcionário.

2.8.2.2 - No domínio da gestão de recursos

Para além da execução de todas as tarefas correntes das três áreas de atuação que

compõem a DSGR (DGAP, DPGF e DPI), houve necessidade de executar outras que não

foram incluídas no Plano de Actividades para 2011.

Apoio aos Gabinetes e a outras entidades

Assim, com a constituição do XIX Governo constitucional, em 21 de Junho de 2011, houve

necessidade de, no prazo de 45 dias, apresentar ao Tribunal de Contas as contas de

gerência partidas dos Gabinetes Governamentais que cessaram funções no dia

imediatamente anterior.

Tivemos de apoiar logisticamente os gabinetes cessantes e os novos gabinetes dos

membros do Governo para iniciarem a sua atividade a nível de recursos humanos,

financeiros e materiais.

Foram emitidas normas referentes à cessação de funções nos Gabinetes Governamentais e

divulgadas pelas Secretarias-Gerais.

A extinção de algumas entidades (Comissão de Acompanhamento das Reprivatizações

(CAR), Secção Especializada do Conselho Superior de Finanças para as Reprivatizações

(SER) e a Comissão de Normalização Contabilística da Administração Pública (CNCAP)

obrigaram a um acréscimo de trabalho, designadamente, de controlo direto no que se refere

à transição de bens, a cessação de contrato e ao acompanhamento para a apresentação de

contas.


Por outro lado, o apoio a outras Estruturas, designadamente ao Observatório do QREN,

obrigou a que, no final do ano, com os mesmos meios humanos fosse possível manter em

funcionamento o Observatório do QREN, que transitou ex-novo para o MF.

Houve ainda que apoiar logística e financeiramente reuniões e Comissões no âmbito da

TR0IKA.

PREMAC e PAEF

A partir de Julho de 2011, com o Plano de Redução e Melhoria da Administração Central

(PREMAC) e, com a divulgação do Programa do XIX Governo Constitucional, o Ministério

das Finanças e, consequentemente, a Secretaria-Geral, enquanto serviço de apoio aos

Gabinetes e entidade coordenadora do Ministério deverá ser exemplar no cumprimento das

orientações em matéria de racionalização da sua estrutura orgânica e dirigente tendo em

conta as orientações definidas no âmbito da modernização e da redução da despesa1

Estas exigências levaram a que, para além da execução das tarefas de atividade corrente,

houvesse que dar execução às medidas do Programa de Assistência Económica e

Financeira (PAEF) que foram definidas para 2011.

Estas medidas passaram por alterações legislativas que tiveram reflexo directo e imediato

nas tarefas desta Direção de Serviços, ao nível das várias áreas de atuação

Tivemos de fornecer informação detalhada, de a disponibilizar via eletrónica, alterar métodos

de trabalho, de repensar o futuro da sua estrutura e dos seus processos de trabalho.

Iniciou-se o processo de colaboração na preparação de nova lei orgânica, precedido da

apresentação da redução do número de efetivos com reflexo na elaboração do orçamento

para 2012.

Foram aplicados os novos regimes remuneratórios e de prestações acessórias, as medidas e

procedimentos conducentes a reduções de despesas na aquisição de bens e serviços,

promoveu-se mobilidade de trabalhadores da Administração Central e Local, o Regime de

Mobilidade Especial, racionalizou-se o plano de investimentos, melhorou-se o controlo de

acessos, reduziu-se o parque de veículos e retirou-se grande carga formal aos

procedimentos através das novas tecnologias, designadamente comunicações e assinaturas

electrónicas.


Enquanto entidade coordenadora do Programa Orçamental “Finanças e Administração

Pública”, foram implementadas as medidas contidas nas reformas estruturais, para melhorar

o reporte mensal da informação das entidades do novo perímetro das entidades orçamentais

do MF, aplicaram-se medidas internas de combate ao desperdício, de economia de meios e

de controlo.

Colaborou-se com as entidades do MF no sentido de as apoiar aos diversos níveis para

implementação das medidas de política superiormente definidas, passando nalguns casos

desde a sua instalação e afetação dos espaços até à disponibilização de modelos,

uniformização de procedimentos para produção de informação adequada.

Implementação do GeRHuP

Foram efetuados trabalhos de migração de dados pela GeRAP, para serem tratados pelos

Organismos pilotos escolhidos para o início da implementação do GeRHuP.

Durante o último trimestre de 2011, foi dada prioridade ao tratamento de dados do tipo 1,

elementos necessários para se efetuar em paralelo, as remunerações, dos meses de Junho,

Julho, Agosto.

Para este tratamento foram disponibilizadas, pela GeRAP, duas ferramentas em Access,

para efeitos de tratamento e limpeza de dados e enriquecimento dos mesmos.

Trataram-se, até 31 de Dezembro de 2011, cerca de 131 processos a que corresponde uma

percentagem de 54,81% do total de processos considerados pela GeRAP, sendo que,

relativamente a cada processo, foram tratadas cerca de 90% das inconsistências que

resultaram da migração de dados do SRH para o sistema GeRHup.

Foi ainda efetuado o tratamento de dados para paralelo, no âmbito da qualidade de dados e

tratados os dados do tipo 2, o cadastro dos trabalhadores, a validação da caracterização da

entidade, das unidades orgânicas e dos postos de trabalho, para entrada em produção em

Junho de 2012.


O Programa de Gestão do Património Imobiliário do Estado (PGPI)

O PGPI foi criado pela RCM n.º 162/2008, de 24 de Outubro e o Conselho de Coordenação

de Gestão Patrimonial (CCGP), pela Portaria n.º 34-A/2009, de 15 de Janeiro, na sequência

dos quais foi designado, em 19 de Fevereiro, por Despacho do MEF, n.º 6495/2009, DR . 2.ª

Série, de 27 de Fevereiro, o Chefe de Divisão de Património e Instalações, como responsável

pela Unidade de Gestão Patrimonial do MFAP.

Neste âmbito, têm sido desenvolvidas acções de inventariação, regularização jurídica, regime

de utilização, programa de ocupação, conservação e reabilitação, a gestão do domínio

público e o acompanhamento e controlo de execução, no que se refere aos imóveis das

entidades do MF.

Estas tarefas continuaram durante o ano de 2011,junto de todos os organismos do MF, no

intuito de ser corrigida toda a Matriz de recolha de Informação do PGPI, respectiva análise,

validação e apoio técnico e reenvio para a Direcção -Geral do Tesouro e Finanças (DGTF).

Foram efectuadas novas solicitações aos Organismos para preenchimento de nova “Matriz

de inventariação de Imóveis – simplificada”, com novo apoio técnico a todos os responsáveis

desta área e posterior remessa para a DGTF.

2.8.2.3 - No domínio dos arquivos e documentação

Ao longo do ano vão surgindo atividades e projetos não programados cuja realização se

sobrepõe à programação realizada:

� Reacondicionamento da documentação transferida para o Arquivo Intermédio e

Histórico do Distrito de Lisboa sito em Vila Franca de Xira.

Esta atividade tem consumido muitos recursos humanos e financeiros e ainda não se

encontra concluída.

� Elaboração do Regulamento do ACMF

Este regulamento estabelece regras não só no que se refere à incorporação de fundos

arquivísticos como a aspectos de preservação e segurança da Documentação.


� Elaboração de um preçário dos custos de reprodução da documentação

A tabela de preços das reproduções da documentação, praticadas no ACMF, foi baseada no

benchmarking dos valores praticados por outros organismos semelhantes da AP.

� Acompanhamento da aplicação do Plano de Classificação dos documentos da SGMF

no setor do Expediente

Este acompanhamento deveu-se ao facto de este setor ter sido reforçado com trabalhadores.

� Trabalhos desenvolvidos no âmbito da Macroestrutura temática (MEF)

A SGMF colaborou com a DGARQ no projeto de levantamento dos processos praticados em

todos os organismos da Administração Pública participou no grupo de trabalho das

Secretarias-Gerais e coordenou o envolvimento da rede de interlocutores.

� Colaboração no Grupo de trabalho para reestruturação da página da SG na Internet.

� Colaboração no Grupo de trabalho criado com vista à apresentação da proposta de

destino a dar aos bens que integram o acervo patrimonial vindo da Índia, constituído

por moedas, barras de ouro, joias e outros valores depositados no Banco Nacional

Ultramarino.

� Incorporação no Arquivo Intermédio da Secretaria-Geral da documentação de arquivo

das comissões extintas CAR e SER.

� Participação na jornada “Gestão da informação arquivística numa administração

pública renovada”

A convite da Direção-Geral de Arquivos foi escrito um artigo, acompanhado de fotografias

sobre o Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças, que foi publicado no Boletim da

DGARQ, referente a Dezembro de 2011.


2.8.2.4 - No domínio das compras públicas (UMC)

� Estudo e análise do enquadramento jurídico aplicável à contratação dos serviços

destinados à organização e realização das Assembleias Anuais do Banco Africano de

Desenvolvimento e do Fundo Africano de Desenvolvimento, em 2011, em Lisboa,

tendo sido cumpridas aquelas funções da UMC com sucesso, o que permitiu a

realização das referidas assembleias.

� Desenvolvimento da tramitação de contratação de todos os serviços inerentes à

realização das referidas assembleias, desde a manifestação da sua necessidade até

à obtenção do necessário visto do Tribunal de Contas, em estreita colaboração com o

Grupo de Trabalho nomeado para o efeito, tendo sido alcançado, com sucesso,

aquele objetivo.

� Apoio técnico e condução de procedimentos de aquisição vários, na sequência de

requisições dos Gabinetes Governamentais chegadas à Secretaria-Geral, tendo

contribuído, sempre, para o alcance da satisfação daquelas necessidades em tempo

útil.

� Num esforço de permanente atualização de conhecimentos, relativos ao “core-

business” da UMC, foram frequentadas, pelos membros da equipa de UMC, duas

conferências relativas à contratação pública eletrónica e uma ação de formação no

âmbito do Código dos Contratos Públicos – contratação de bens e serviços, sem que

a frequência das mesmas representasse qualquer encargo ou despesa para a

Secretaria-Geral.

� Análise, estudo e enquadramento jurídico, do contrato de prestação de serviços da

GeRAP, a celebrar entre a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e a GeRAP,

com formulação e elaboração de proposta de redação.


2.9. RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS – AFETAÇÃO REAL E PREVISTA

Sem embargo dos dados mais aprofundados apresentados no Balanço Social 2011, em

Anexo, observa-se que o número de trabalhadores em funções em 31 de Dezembro de 2011

apresenta desvios relativamente ao planeado, registando-se os mais significativos na

categoria dos técnicos superiores e na dos assistentes operacionais, a primeira com menos 7

trabalhadores e a segunda com menos 6.

Esta divergência face ao planeamento inicial de recursos humanos, que previa 164 postos de

trabalho para 2011, tendo sido ocupados apenas 144, - não se podendo, além disso, deixar

de referir que 26 destes 144 trabalhadores se encontram em exercício de funções nos

Gabinetes dos membros do Governo na área das finanças – indicia que apenas com

profissionalismo, empenho e flexibilidade e níveis de produtividade e eficiência assinaláveis,

foi possível cumprir cabalmente a missão, atribuições, orientações da tutela e outros

compromissos expectáveis ou inesperados da Secretaria-Geral.

RECURSOS HUMANOS

Número de trabalhadores QUAR 2011

Cargo, carreira ou categoria E

m

31/1

2/2

01

0

Pla

nead

os

para

201

1

Em 31/12/2011

DESVIOS

Pontu

açã

o

atr

ibuíd

a

Ponto

s P

lan

ead

os

para

201

1

Pontos Realizados

em 31/12/2011 DESVIOS

Dirigentes superiores 3 3 3 0 20 60 60 0

Dirigentes intermédios 9 10 9 -1 18 180 162 -18

Coordenadores técnicos 6 6 5 -1 10 60 50 -10

Especialistas de informática 2 2 2 0 14 28 28 0

Técnicos de informática 5 5 5 0 12 60 60 0

Técnicos superiores 38 47 40 -7 16 752 640 -112

Assistentes técnicos 44 51 46 -5 8 408 368 - 40

Assistentes operacionais 33 40 34 -6 6 240 204 - 36

Total 140 b) 164 a) 144 b) -20 ____ 1788 1572 -216


a) Neste total foram considerados 24 trabalhadores a exercer funções nos Gabinetes

Governamentais (1 técnico de informática, 5 assistentes técnicos e 18 assistentes

operacionais)

b) Neste total foram considerados os 26 trabalhadores da Secretaria-Geral que estão a

exercer funções nos Gabinetes Governamentais

RECURSOS FINANCEIROS

Tendo em consideração tanto os valores inscritos no orçamento estimado como no corrigido,

inscreve-se no Quadro abaixo a síntese da execução orçamental registada e os desvios

verificados. Dados mais detalhados encontram-se no Relatório de Execução Orçamental, em

Anexo B.

A Secretaria-Geral apenas deve ser avaliada pela execução do orçamento de funcionamento,

pois relativamente aos restantes só lhe compete o papel de acompanhamento e gestão.

Relatório Anual de Execução Orçamental (QUAR 2011)

1 Em Outros encontram-se incluídos os seguintes orçamentos: Gabinete do Ministro de Estado e das Finanças; Conselho Superior de Finanças, Gabinete do Secretário de Estado Adjunto e do Orçamento; Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais; Gabinete do Secretário de Estado do Tesouro e Finanças; Gabinete do Secretário de Estado da Administração Pública e Sistema de Mobilidade Especial.

Recursos Financeiros (euros)

Estimado Orçamento Corrigido

Executado até 31/12/2011

Desvio face ao Estimado

Desvio face ao Orçamento Corrigido

Orçamento de Funcionamento

4 126 188,00 3 988 507,00 3 500 240,24 -15,17% -12,24%

Despesas com

Pessoal 4 897 313,00 a) 5 010 009,00 4 580 044,35 c) -6,48% -8,58%

Aquisição de Bens e Serviços

17 591 779,00 b) 16 632 183,00 16 493 235,59 d) -6,24% -0,84%

Outras Despesas Correntes

PIDDAC 1 342 540,00 1 174 722,00 344 591,71 -74,33% -70,67%

Outros1 6 134 702,00 6 043 369,00 5 560 597,01 -9,36% -7,99%

Total (Orçamento Funcionamento + PIDDAC + Outros)

11 603 430,00 11 206 598,00 9 405 428,96 -18,94% -16,07%


a) Nas despesas com pessoal encontram-se consideradas as remunerações dos 163 postos

de trabalho do mapa de pessoal da Secretaria-Geral uma vez que os abonos de um

trabalhador são suportados pelo Gabinete Governamental, incluem ainda os 24

trabalhadores em exercício de funções nos Gabinetes Ministeriais (€ 3 712 890,00) e

ainda os abonos eventuais pagos aos elementos da Brigada Fiscal e o reembolso de

encargos referentes a acidentes em serviços de todos os Organismos da Administração

Central do Estado com autonomia administrava e sem receitas próprias (€ 1 184 423,00).

b) Nas despesas com Aquisição de Bens e Serviços encontram-se considerados os

encargos desta natureza do Orçamento de Funcionamento da Secretaria-Geral, bem

como despesas provenientes de receitas próprias (€ 272 111), bem como os encargos

suportados pelo orçamento dos Encargos Gerais do Ministério (€ 17 319 668), dos quais

se destaca € 11 175 818, para suportar os encargos com locação de instalações das

entidades do MFAP.

c) Nas despesas com o pessoal encontram-se considerados 144 trabalhadores dos quais

26, se encontravam a exercer funções nos Gabinetes Governamentais (1 técnico de

informática, 9 assistentes técnicos e 16 assistentes operacionais (€ 3.287.788,37) e,

ainda, os abonos eventuais pagos aos elementos da Brigada Fiscal e o reembolso de

encargos referentes a acidentes de trabalho de todos os Organismos da Administração

Central do Estado com autonomia administrava e sem receitas próprias (€ 1.292.255,98).

d) Nas despesas com Aquisição de Bens e Serviços encontram-se considerados os

encargos desta natureza do Orçamento de Funcionamento da Secretaria-Geral, bem

como despesas provenientes de receitas próprias (€ 197.907,88) e os encargos

suportados pelo orçamento dos Encargos Gerais do Ministério (€ 16.295.327,71).


3. INICIATIVAS DE PUBLICIDADE INSTITUCIONAL


3. INICIATIVAS DE PUBLICIDADE INSTITUCIONAL

O número 10 da Resolução do Conselho de Ministros n.º 47/2010, de 8 de Junho, estipula

que no relatório de atividades anual deverá incluir-se uma secção especificamente dedicada

à informação sintética sobre as iniciativas de publicidade institucional, nos termos definidos

na regulamentação aplicável, com o objetivo de facilitar a análise centralizada da actividade

publicitária e clarificar regras sobre a distribuição da publicidade do Estado, com reforço da

eficiência e da transparência na aquisição deste tipo de espaços publicitários.

Em cumprimento do disposto na RCM atrás citada, sintetizam-se as ações de publicidade

que tiveram lugar no ano de 2011, observando-se uma diminuição dos montantes

dispendidos, face a 2010, de 22,92 % nos Encargos Gerais e de 48,9% no Funcionamento.

1 - Publicitações institucionais na imprensa escrita no ano de 2011

Entidade Encargos Gerais Funcionamento

Global Noticias Publicações, S.A. 118,08

Público - Comunicação Social, S.A. 121,77












TOTAL 560,88 992,61


2 Publicações no Diário da República

Entidade Encargos Gerais Funcionamento

Imprensa Nacional - Casa da Moeda 92,69


Imprensa Nacional - Casa da Moeda 1.313,25




















TOTAL 28.003,33 992,61

TOTAL GERAL 28.564,21


4. AVALIAÇÃO FINAL


4.1. APRECIAÇÃO DOS RESULTADOS ALCANÇADOS

Apesar das condicionantes e do contexto difícil em que se desenvolveu a atividade que se

procurou descrever ao longo deste relatório, os elementos qualitativos e os dados

quantitativos reunidos expressam os bons resultados atingidos, pese embora tenha ocorrido

alguma redução de recursos humanos e financeiros, relativamente à previsão inicial.

A taxa de concretização global do Plano de Atividades 2011apresenta uma evolução positiva

sustentada face aos dois anos precedentes, sendo de destacar, especificamente:

� o cumprimento de todos os objetivos inscritos no Quadro de Avaliação e

Responsabilização da Secretaria-Geral para 2011, tendo sido superados 90,91% e

atingidos 9,09%;

� a realização ou superação de 86,36% dos objetivos das Unidades Orgânicas;

� a conclusão de 40,90% dos projetos planeados;

� o desenvolvimento a 100% das actividades correntes;

� a concretização de 57,14% de medidas ou iniciativas de melhoria;

� e ainda a execução de um vasto leque de atividades, projetos e ações extra-plano.

4.2. PROPOSTA DE MENÇÃO QUALITATIVA

Em conformidade com o disposto pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, o

“Desempenho bom” deverá ser atribuído ao serviço que atinja todos os objetivos, superando

alguns.

Assim, nos termos do nº 1 do Artigo 18º da referida Lei, como resultado da autoavaliação,

proponho a atribuição da menção qualitativa de Desempenho _____________.

A Secretária-Geral

Teresa Nunes


4.3. CONCLUSÕES PROSPETIVAS

A Secretaria-Geral pretende prosseguir o caminho da excelência e consolidar a sua posição

como serviço público de referência, pelo que, para além do cumprimento da sua missão e

atribuições, irá continuar a privilegiar uma orientação estratégica centrada nas necessidades

dos clientes e destinatários, procurando manter um alto nível de eficácia, qualidade,

eficiência e fiabilidade na prestação de serviços.

O investimento na formação dos Recursos Humanos continuará a ser uma preocupação

desta Secretaria-Geral, bem como a inovação e reconversão de procedimentos internos,

fatores potenciadores de melhor organização e, consequentemente, de maior celeridade nas

respostas.

Procurar-se-á rentabilizar infraestruturas e espaços no edifício-sede, melhorando a economia

dos recursos afetos ao serviço, bem como contribuir para a eficiência da gestão financeira,

elevando, nomeadamente, os níveis de poupança.

Das propostas e sugestões das unidades orgânicas da SG, listadas no ponto 2.5, serão

operacionalizadas, na medida do possível, as que configuram iniciativas de melhoria com

impacto interno e, especialmente, externo.

Assim, entre outras ações, serão tomadas medidas que permitam:

� potenciar a colaboração e coordenação entre a SG e os organismos do MF, nomeadamente,

através da realização de reuniões periódicas;

� continuar a reforçar a coesão e a cooperação interna, aprofundando a comunicação e a

interdisciplinaridade entre os diversos departamentos da SG;

� garantir o acesso a formação técnica específica aos RH, para aquisição e

aprofundamento das competências exigíveis em cada posto de trabalho;

� continuar a melhorar e agilizar o Sistema de Informação da SG;

� implementar a Extranet da UMC como ferramenta de agregação de necessidades e de

comunicação durante a tramitação processual dos procedimentos agregados.


5. ANEXOS

ANEXO A – Balanço Social

ANEXO B - Relatório de Execução Orçamental

ANEXO C - Relatório BSC

relatÓrio de atividades/2011 - sgmf.pt de actividades 2011.pdf · eduardo batarda, reserva, 1988...

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