relatÓrio de atividades - sdum.uminho.pt · sistema de gestÃo da qualidade..... 18 . iii 3.2.1....
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Braga/Guimarães | 2013
RELATÓRIO DE
ATIVIDADES
ii
Sumário
1. INTRODUÇÃO ...............................................................................................................................1
1.1. MISSÃO, VALORES E VISÃO ............................................................................................................. 1
1.2. ESTRUTURA ORGÂNICA .................................................................................................................. 2
2. MEIOS DE AÇÃO ...........................................................................................................................5
2.1. HUMANOS .................................................................................................................................. 5
2.2. MATERIAIS .................................................................................................................................. 6
2.2.1. INSTALAÇÕES ............................................................................................................................ 6
2.2.2. MOBILIÁRIO E EQUIPAMENTOS ...................................................................................................... 6
2.2.3. DOTAÇÃO ORÇAMENTAL .............................................................................................................. 7
3. ACTIVIDADES ................................................................................................................................9
3.1. PROJETOS OPEN ACCESS .............................................................................................................. 9
3.1.1. PROJETO RCAAP ...................................................................................................................... 9
3.1.2. PROJETO NECOBELAC ........................................................................................................... 10
3.1.3. PROJETO OPENAIRE ................................................................................................................ 10
3.1.4. PROJETO OPENAIREPLUS .......................................................................................................... 12
3.1.5. PROJETO MEDOANET ............................................................................................................... 14
3.1.6. PORTAL DO CONHECIMENTO ....................................................................................................... 15
3.1.7. WEBSITE OPEN ACCESS ............................................................................................................ 16
3.1.8. ESTUDO JUNTO DOS INVESTIGADORES PORTUGUESES ....................................................................... 17
3.2. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE .............................................................................................. 18
iii
3.2.1. ANÁLISE DO DESEMPENHO COM CLIENTES ..................................................................................... 18
3.2.2. ANÁLISE DO DESEMPENHO DOS FORNECEDORES .............................................................................. 20
3.2.3. ANÁLISE DAS NÃO CONFORMIDADES E RECLAMAÇÕES E ESTUDO DE CAUSAS ......................................... 21
3.2.4. ANÁLISE DA EFICÁCIA DAS AÇÕES CORRETIVAS E PREVENTIVAS ............................................................ 22
3.2.5. AUDITORIAS INTERNAS ............................................................................................................... 22
3.2.6. FORMAÇÃO DOS COLABORADORES ................................................................................................ 23
3.3. DA SECÇÃO ADMINISTRATIVA E DE SECRETARIADO ............................................................................. 23
3.4. DA DIVISÃO DE BIBLIOTECONOMIA ................................................................................................. 24
3.4.1. SETOR DE AQUISIÇÕES .............................................................................................................. 24
3.4.2. SETOR DE CATALOGAÇÃO ........................................................................................................... 27
3.4.3. SETOR DE ANÁLISE DOCUMENTAL ................................................................................................ 29
3.4.4. SETOR DE LEITURA E EMPRÉSTIMO............................................................................................... 30
3.4.5. FUNDO DOCUMENTAL ............................................................................................................... 34
3.5. DA DIVISÃO DE INFORMAÇÃO ........................................................................................................ 35
3.5.1. SETOR DA BIBLIOTECA DIGITAL .................................................................................................... 35
3.5.1.1. Website dos SDUM ............................................................................................................ 35
3.5.1.2. Catálogo Bibliográfico da U.M. ........................................................................................... 36
3.5.1.3. Serviço de Pesquisa A-to-Z ................................................................................................. 37
3.5.1.4. Bases de dados bibliográficos ............................................................................................ 38
3.5.2. SETOR DE DIFUSÃO DE INFORMAÇÃO ............................................................................................ 43
3.5.2.1. Serviço de Fornecimento de Documentos e Empréstimo Inter-Bibliotecas ........................... 43
iv
3.5.2.2. Serviço de Referência ........................................................................................................ 45
3.5.2.3. Gestão de Conteúdos e Comunicação ................................................................................ 46
3.5.3. REPOSITÓRIUM ....................................................................................................................... 47
3.5.4. SETOR DE INFORMÁTICA ............................................................................................................ 53
3.5.4.1. Manutenção e Operação .................................................................................................... 53
3.5.4.2. Suporte ............................................................................................................................. 54
3.5.5. SECTOR DE FORMAÇÃO DE UTILIZADORES ...................................................................................... 55
4. ANÁLISE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL ......................................................................... 57
4.1. ANÁLISE GLOBAL: OBJETIVOS E PROGRAMA DE GESTÃO ........................................................................ 57
5. NOTAS FINAIS ........................................................................................................................... 59
v
Figuras
Figura 1: Organigrama dos Serviços de Documentação. ...................................................................... 4
Figura 2: Funcionários que prestaram serviço nos Serviços de Documentação. .................................... 6
Figura 3: Receitas ............................................................................................................................... 7
Figura 4: Despesas. ............................................................................................................................ 8
Figura 5: Respostas ao questionário LibQual ..................................................................................... 18
Figura 6: Questão 1 – Qualidade do atendimento .............................................................................. 20
Figura 7: Questão 2 – Qualidade do atendimento por fator ................................................................ 20
Figura 8: Questão 3 – Avaliação global do atendimento ..................................................................... 20
Figura 9: Não conformidades a fornecedores .................................................................................... 21
Figura 10: Não Conformidades registadas e tratadas ......................................................................... 21
Figura 11: Reclamações registadas e tratadas ................................................................................... 21
Figura 12: Sugestões de melhoria e pedidos de suporte registados e tratados ................................... 21
Figura 13: Sugestões de Melhoria registadas..................................................................................... 22
Figura 14: Ações de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM ........................................ 23
Figura 15: Expediente ....................................................................................................................... 24
Figura 16: Aquisição de bibliografia em 2012 ................................................................................... 26
Figura 17: Investimento em livros e revistas. ..................................................................................... 26
Figura 18: Novos livros recebidos...................................................................................................... 27
Figura 19: Publicações enviadas para as bibliotecas depositárias em 2011 e 2012. .......................... 28
Figura 20: Entradas mensais de novos registos em 2011 e 2012. ..................................................... 29
vi
Figura 21: Publicações monográficas classificadas em 2011 e 2012. .............................................. 30
Figura 22: Movimentos de empréstimos nos balcões de atendimento. ............................................... 31
Figura 23: Movimento de empréstimos nas bibliotecas da U.M. em 2012. ........................................ 32
Figura 24: Resumo anual dos níveis de acesso ao Website. ............................................................... 35
Figura 25: Visitas ao Website por mês/ano. ...................................................................................... 35
Figura 26: Sessões e pesquisas no catálogo por mês/ano................................................................. 37
Figura 27: Sessões e pesquisas no serviço AtoZ por mês. ................................................................. 38
Figura 28: B-on – Número de downloads por recurso em 2011 e 2012. ............................................ 39
Figura 29: B-on – Downloads por mês/ano. ...................................................................................... 39
Figura 30: B-on – Downloads por editora. ......................................................................................... 40
Figura 31: B-on / Bases Referenciais – Resumo anual do número de pesquisas. ............................... 40
Figura 32: B-on / Bases Referenciais – Pesquisas por mês. .............................................................. 40
Figura 33: U.M. / Bases de texto integral – Resumo anual do número de downloads......................... 41
Figura 34: U.M. / Bases de texto integral – Downloads por mês. ....................................................... 41
Figura 35: U.M. / Bases referenciais – Resumo anual do número de pesquisas. ............................... 42
Figura 36: U.M. / Bases referenciais – Pesquisas por mês................................................................ 42
Figura 37: Pedidos e resposta aos pedidos de documentos. .............................................................. 43
Figura 38: Resposta aos pedidos internos. ........................................................................................ 43
Figura 39: Comparação da resposta aos pedidos internos em 2011 e 2012. ..................................... 44
Figura 40: Pedidos internos por tipo de utente. ................................................................................. 44
Figura 41: Pedidos internos por unidade U.M. ................................................................................... 44
vii
Figura 42: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas. ................................................. 45
Figura 43: Distribuição temática de questões de referência. .............................................................. 45
Figura 44: Sessões e horas de utilização nos postos de pesquisa por mês/ano. ................................ 46
Figura 45: Evolução do número de documentos e depositantes por ano. ........................................... 47
Figura 46: Número de visitas em 2012 ao RepositóriUM por mês comparativamente com 2011. ...... 47
Figura 47: Evolução de registos consultados e downloads por ano. .................................................... 48
Figura 48: Origens do tráfego ao RepositóriUM.................................................................................. 48
Figura 49: Visitas através de referência social ................................................................................... 49
Figura 50: Cobertura no mapa de países e territórios com acessos ao RepositóriUM em 2012. ......... 49
Figura 51: Origem dos downloads ao RepositóriUM em 2012. ........................................................... 50
Figura 52: Distribuição dos depósitos de 2012 por anos de publicação. ............................................ 50
Figura 53: Resultados das monitorizações relativas à produção científica de 2012 depositada no
RepositóriUM. ........................................................................................................................... 51
Figura 54: Comparação do número de comunidades e utilizadores registados. .................................. 51
Figura 55: Pedidos registados no serviço de suporte do RepositóriUM. .............................................. 52
Figura 56: Visitas/estágios no âmbito do RepositóriUM em 2012. ..................................................... 53
Figura 57 : Constituição do parque informático dos SDUM ................................................................ 53
Figura 58: Percentagem do número de solicitações por tipo de intervenção. ...................................... 54
Figura 59: Percentagem de tempo despendido por tipo de intervenção. ............................................. 54
Figura 60: Percentagem de tempo despendido por sector. ................................................................ 55
Figura 61: Ações de formação/visita. ................................................................................................ 55
Figura 62: Indicadores e resultados em 2011 ................................................................................... 57
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Siglas utilizadas
A. JURÍDICA - Assessoria Jurídica
BCE - Biblioteca de Ciências da Educação
BEC - Biblioteca do Edifício dos Congregados
BGUM - Biblioteca Geral da Universidade do Minho
BIEC - Biblioteca do Instituto de Estudos da Criança
B-on - Biblioteca do conhecimento online
BPG - Biblioteca do Pólo de Guimarães, atualmente designada Biblioteca da Universidade do Minho em
Guimarães. Também designada “Biblioteca de Guimarães” no decurso deste relatório
C. ALGORITMI - Centro Algoritmi
CCTT - Centro de Ciência e Tecnologia Têxtil
CEB - Centro de Engenharia Biológica
CEH - Centro de Estudos Humanísticos
C. FÍSICA - Centro de Física
CIEC - Centro de Investigação em Engenharia Civil
CIEd - Centro de Investigação em Educação
CIFPEC - Centro de Investigação em Formação de Profissionais de Educação da Criança
CIIDH - Centro de Investigação Interdisciplinar em Direitos Humanos
CIPsi - Centro de Investigação em Psicologia
CITEPE - Centro Interdisciplinar de Tecnologias de Produção e da Energia
CMAT - Centro de Matemática
CT2M - Centro de Tecnologias Mecânicas e de Materiais
DFP - Direção Financeira e Patrimonial
DRH - Direção de Recursos Humanos
EA - Escola de Arquitetura
E.C./Cons. Pedagógico - Escola de Ciências - Conselho Pedagógico
E.C./Presidência - Escola de Ciências - Presidência
E.C./Dpt. BIOLOGIA - Escola de Ciências - Departamento de Biologia
E.C./Dpt. C. da TERRA - Escola de Ciências - Departamento de Ciências da Terra
E.C./Dpt. FÍSICA - Escola de Ciências - Departamento de Física
E.C./Dpt. Mat. E Apl. - Escola de Ciências - Departamento de Matemática e Aplicações
E.C./Dpt. QUÍMICA - Escola de Ciências - Departamento de Química
E. DIREITO - Escola de Direito
E.E. - Presidência - Escola de Engenharia - Presidência
E.E./DEB - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Biológica
E.E./DEC - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Civil
E.E./DEI - Escola de Engenharia - Departamento de Eletrónica Industrial
E.E./DEM - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Mecânica
E.E./DEP - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia de Polímeros
ix
E.E./DET - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Têxtil
E.E./DI - Escola de Engenharia - Departamento de Informática
E.E./DPS - Escola de Engenharia - Departamento de Produção e Sistemas
E.E./DSI - Escola de Engenharia - Departamento de Sistemas de Informação
ECS - Escola de Ciências da Saúde
EEG - Escola de Economia e Gestão
EPsi - Escola de Psicologia
ESEnfermagem - Escola Superior de Enfermagem
GPI - Gabinete para a Inclusão
ICS - Instituto de Ciências Sociais
IE - Instituto de Educação
ILCH - Instituto de Letras e Ciências Humanas
IMARKE - Investigação em Marketing e Estratégia
IPC - Instituto de Polímeros e Compósitos
MNS - Museu Nogueira da Silva
NEAPP - Núcleo de Estudos em Administração e Políticas Públicas
NEDAL - Núcleo de Estudos de Direito das Autarquias Locais
NICPRI - Núcleo de Investigação em Ciência Política e Relações
NIPE- Núcleo de Investigação em Políticas Económicas
RCAAP - Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal
SAR - Soluções de Automação e Robótica
SDUM - Serviços de Documentação da Universidade do Minho
SGQ - Sistema de Gestão da Qualidade´
SRI - Serviços de Relações Internacionais
U. ARQUEOLOGIA- Unidade de Arqueologia
U.M. - Universidade do Minho
1
1. INTRODUÇÃO
Os Serviços de Documentação são uma importante estrutura de apoio às atividades desenvolvidas na
Universidade do Minho. Recolhem, tratam, organizam, disponibilizam, fornecem e preservam os recursos
informativos relevantes para as atividades educativas e de investigação científica e tecnológica que decorrem na
U.M.
Os Serviços de Documentação garantem a gestão das bibliotecas da Universidade do Minho, tanto em Braga
como em Guimarães, e desenvolvem um conjunto de ações que promovem e facilitam o acesso dos utilizadores
às mais diversas fontes de informação.
A sua intervenção na Universidade manifesta-se nas seguintes vertentes complementares:
▪ Apoio no processo de seleção e aquisição de publicações;
▪ Tratamento técnico de todos os recursos bibliográficos e informativos adquiridos e inserção das
respetivas referências na base de dados bibliográficos da Universidade do Minho;
▪ Organização dos fundos documentais e sua disponibilização em condições adequadas;
▪ Empréstimo de publicações e funcionamento regular das diversas salas de leitura;
▪ Criação e desenvolvimento do Repositório Institucional da Universidade do Minho, para armazenar,
preservar e divulgar a produção intelectual da Universidade do Minho em formato digital;
▪ Difusão de informação, através de diferentes produtos e serviços, como o Website, a pesquisa
bibliográfica, o fornecimento de documentos do exterior, etc.;
▪ Interligação dos sistemas de informação dos serviços com outros sistemas ou redes de informação;
▪ Formação e sensibilização de utilizadores
▪ Prestação de serviços ao exterior e participação em projetos, em especial no domínio dos repositórios e
do acesso aberto à literatura científica.
1.1. Missão, Valores e Visão
De acordo com o Regulamento Orgânico da Universidade do Minho, os Serviços de Documentação constituem
uma Direcção de Serviços dirigida por um diretor, diretamente dependente do Reitor.
A Direcção dos Serviços de Documentação constitui um sistema integrado que engloba todas as unidades
funcionais de biblioteconomia e informação bibliográfica e todas as bibliotecas da Universidade, tendo por
atribuições fundamentais (missão):
a) Recolher, gerir e facultar a todos os Setores de atividade da Universidade a informação de carácter
científico, técnico e cultural necessária ao desempenho das suas funções;
b) Participar em sistemas ou redes de informação bibliográfica, científica e técnica, de acordo com os
interesses da Universidade.
No desempenho da sua missão, os Serviços de Documentação são norteados por um conjunto de valores, que
enformam todas as atividades que desenvolvem:
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▪ Orientação para os utilizadores;
▪ Respeito pelas pessoas e pelo ambiente;
▪ Inovação;
▪ Acesso à informação e liberdade intelectual;
▪ Excelência.
Respondendo aos compromissos definidos e assumidos no estabelecimento da sua missão, e orientados pelos
valores que norteiam a sua atividade, os Serviços de Documentação da Universidade do Minho prosseguem uma
visão ambiciosa, pretendendo:
▪ Ser reconhecidos pelos seus utentes (individuais e institucionais) como um serviço indispensável e de
excelência no apoio ao ensino, aprendizagem, investigação, bem como à criação, difusão e valorização
do conhecimento gerado na Universidade do Minho;
▪ Ser uma referência e um dos líderes, em termos nacionais e internacionais, no desenvolvimento e
prestação de recursos e serviços de informação bibliográfica inovadores;
▪ Ser uma organização social e ambientalmente responsável, controlando custos, eliminado desperdícios,
promovendo a formação profissional e o desenvolvimento pessoal dos seus colaboradores e oferecendo
um ambiente de trabalho acolhedor, facilitando a interação, aos seus utentes e colaboradores.
1.2. Estrutura orgânica
A Direcção dos Serviços de Documentação compreende a Divisão de Biblioteconomia, a Divisão de Informação e
a Secção de Secretaria.
A Divisão de Biblioteconomia integra os setores funcionais de Aquisições, Análise Documental, Catalogação,
Fundos Documentais e Leitura e Empréstimo, tem por função acionar as tarefas e serviços de biblioteca
competindo-lhe:
a) Apoiar a Universidade no âmbito da seleção documental e processar a aquisição das publicações
selecionadas, sem prejuízo da obtenção de publicações por oferta ou permuta;
b) Catalogar todas as publicações recebidas, de acordo com as normas nacionais e internacionais
aplicáveis e em uso nos Serviços de Documentação, e inserir as respetivas referências na base de
dados bibliográficos da Universidade;
c) Classificar todas as publicações recebidas, de acordo com a Classificação Decimal Universal;
d) Organizar os fundos documentais e assegurar a sua utilização em condições adequadas;
e) Garantir o normal funcionamento das salas de leitura das bibliotecas da U.M. e assegurar o empréstimo
de publicações de acordo com as condições estipuladas no respetivo regulamento.
A Divisão de Informação, por seu lado, integra os setores funcionais de Biblioteca Digital, Informática,
RepositóriUM, Difusão, Formação e Animação, tem por função a gestão e difusão de informação de apoio ao
ensino e à investigação, competindo-lhe:
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a) Criar, desenvolver e disponibilizar aos utilizadores os meios necessários para a pesquisa e acesso aos
recursos informativos de carácter científico, técnico e cultural disponíveis na Universidade;
b) Garantir o normal funcionamento do sistema informático dos SDUM e assegurar a sua interligação com
outros sistemas ou redes de informação (nomeadamente com o sistema de informação da Universidade
e com redes ou portais de bibliotecas universitárias);
c) Criar, desenvolver e disponibilizar serviços de difusão de informação científica e técnica (como a
pesquisa bibliográfica, a difusão seletiva de informação, o fornecimento de documentos do exterior, por
empréstimo inter-bibliotecas ou obtenção de cópia);
d) Proceder à deteção, armazenamento e difusão de informação de interesse para os utilizadores;
e) Editar e difundir as publicações (periódicas ou não periódicas) dos SDUM;
f) Realizar ações de formação e sensibilização de utilizadores, e disponibilizar conteúdos de apoio à
utilização dos recursos informativos disponíveis na Universidade.
Finalmente, a Secretaria, chefiada por um chefe de secção diretamente dependente do diretor, que integra o
setor de Manutenção, tem por função garantir todo o apoio administrativo à direção de serviços, competindo-lhe:
a) Executar e controlar as operações administrativas referentes a receitas e despesas dos Serviços;
b) Executar as operações administrativas referentes à gestão do pessoal dos Serviços (assiduidade, férias,
deslocações, etc.);
c) Executar a aquisição de bens e manter o inventário do material não livro;
d) Gerir a entrada e saída de correio e manter o arquivo dos Serviços;
e) Coordenar e controlar as tarefas de manutenção e limpeza do edifício dos Serviços.
Diretamente dependentes do Diretor de Serviços encontram-se também o gabinete de Projetos Open Access e o Sistema de Gestão da Qualidade.
O gabinete de Projetos Open Access é responsável pela gestão e execução das atividades relacionadas com os projetos em que os Serviços de Documentação participam.
No que diz respeito ao Sistema de Gestão da Qualidade, o responsável pelo Sistema de Gestão da Qualidade tem por função a gestão e dinamização de todo o Sistema, competindo-lhe nomeadamente:
a) Coordenar e gerir globalmente o SGQ; b) Melhorar continuamente a eficácia do SGQ; c) Apoiar o processo Planeamento e Controlo pela Direcção do Serviço; d) Coordenar e/ou gerir, consoante os casos, os processos operacionais, de suporte e de medição e
análise; e) Coordenar/Gerir o Portal da Qualidade
Desta forma, a estrutura orgânica dos Serviços de Documentação pode ser graficamente representada pelo
seguinte organigrama:
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Figura 1: Organigrama dos Serviços de Documentação.
Director de Serviços
Divisão
Biblioteconomia
Leitu
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Doc
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5
2. MEIOS DE AÇÃO
2.1. Humanos
Durante o ano de 2012, não foi possível resolver, de uma forma estável e sustentada, a maior parte dos
problemas resultantes do fim dos contratos a termo de 7 colaboradores dos Serviços de Documentação. De
facto, durante 2012 foi apenas possível celebrar dois novos contratos a termo certo, na categoria de assistente
técnico.
Para além desses dois contratos, os SDUM recorreram ao Programa de Estágios da Universidade do Minho,
tendo sido iniciados dez programas de estágio, com duração de 12 meses, ao longo de 2012, dois dos quais
não se concluíram, tendo apenas decorrido cerca de 3 meses.
A solução encontrada para estes problemas, assegurando o alargamento de horário das bibliotecas e outras
tarefas relacionadas com o processo de alargamento e requalificação das instalações da Biblioteca Geral, foi a
realização de diversas aquisições de serviços (totalizando 24 meses em 2012) e o recurso ao Programa de
Estágios da Universidade
O quadro seguinte apresenta nome e categoria dos funcionários que trabalharam nos Serviços de
Documentação em 2012 (funcionários com contrato por tempo indeterminado ou a termo):
Nome Categoria
Alda Maria Vieira Silva Assistente Técnico
Ana Gabriela Araújo Quadrado Sampaio Assistente Técnico
Anabela Lopes Rocha Assistente Técnico
Augusta Dores Lopes Silva Xavier Guimarães Técnico Superior
Carolina Dores Ferreira Guimarães Assistente Técnico
Clara Parente Boavida Técnico Superior
Cláudia Gabriela Fernandes Torcato Ribeiro Assistente Técnico
Daniela Alexandra Vasconcelos V. C. Ramalho Técnico Superior
Edite Maria Ribeiro Valmor Silva P. Carvalho a) Assistente Técnico
Edward Acácio Gomes Cardoso Assistente Técnico
Eloi António Santos Cordeiro Rodrigues Diretor de Serviços
Jorge Pedro Araújo Oliveira Assistente Técnico
José Carlos Rodrigues Cunha Assistente Técnico
Jose Manuel Carona Carvalho Técnico Superior
Judite Leite Oliveira Dias b) Assistente Técnico
Maria Cristina Fernando Gonçalves Técnico Superior
Maria Isabel Leite Silva Maia Araújo Assistente Técnico
Maria Matilde Martins Almeida Chefe de Divisão
Maria Paula Machado Sousa Marques Assistente Técnico
Maria Sameiro Ferreira Leite Correia Assistente Técnico
Maria Sameiro Nogueira Machado Martins Assistente Técnico
Maria Sameiro Silva Oliveira Assistente Técnico
Maria Teresa Moreira Martins Costa b) Assistente Técnico
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Paula Cristina Freitas Silva Claro Assistente Técnico
Paulo Agostinho Alves Gomes Técnico Informático de Grau 1 Nível 1
Paulo Jorge Maia Silva Assistente Técnico
Pedro Miguel Oliveira Bento Príncipe Técnico Superior
Ricardo Otelo Santos Saraiva Cruz Técnico Superior
Senhorinha Santa Cruz Passos Assistente Operacional
Severina Manuela Costa Araújo Coordenador Técnico
Sónia Dique Polanah Assistente Técnico
Susana Cristina Lima Alves Assistente Técnico
Teresa Gomes Costa Ferreira Assistente Técnico
a) Reforma a partir de 1 de outubro de 2012 b) Iniciou funções a 16 de julho
Figura 2: Funcionários que prestaram serviço nos Serviços de Documentação.
2.2. Materiais
2.2.1. Instalações
Contrariamente ao previsto, não foi possível, até ao final de 2012, disponibilizar aos utentes da biblioteca geral,
e aos funcionários dos Serviços de Documentação, o conjunto dos espaços intervencionados em 2011. Apesar
da generalidade das intervenções terem terminado no primeiro semestre de 2012, os procedimentos relativos à
aquisição e instalação de mobiliário e outros equipamentos não foram concluídos até ao final de 2012.
Assim, apenas foi reaberto o átrio da biblioteca geral, mantendo-se ainda não funcionais todos os restantes
espaços.
Tal como já aconteceu no ano anterior, espera-se que todos os espaços fiquem disponíveis e funcionais até ao
início do ano letivo de 2013/2014.
2.2.2. Mobiliário e Equipamentos
No que concerne a mobiliários e equipamentos, durante o ano de 2012 merece particular destaque a aquisição
do mobiliário para o renovado átrio da Biblioteca Geral.
Para além desse mobiliário apenas se registou a aquisição de equipamento informático (computadores e
impressoras) e multimédia (plasmas e respetivos suportes).
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2.2.3. Dotação Orçamental
a) Receitas
A Figura 3 sintetiza a origem das receitas dos Serviços de Documentação. Comparando com o ano de 2011, em
2012 verificou-se uma diminuição da dotação para despesas correntes (de 81,8%) e a manutenção das verbas
para despesas de capital.
Dotação inicial para despesas correntes 16.000,00 €
Afetação de verbas (documentos anulados ano anterior) 2.629,74 €
Dotação inicial para despesas de capital 130.000,00 €
Afetação de verbas (doc.anulados ano anterior) capital 3.094,47 €
Saldo do exercício de 2010 da dimensão 55304.PT0078.93 41.337,56 €
Venda de serviços 40.798,22 €
Transferências de projetos 7PQ para dimensão 55304.PT0078.93 a) 66.154,17 €
Projeto RCAAP 42.000,00 €
a) Apenas receitas provenientes de custos de pessoal imputados aos projetos
Figura 3: Receitas
No que diz respeito a receitas próprias verificou-se um crescimento de 158,8%, integralmente justificada pelas
transferências dos custos de pessoal imputados aos projetos europeus (parte dos quais referentes ainda
referentes a 2011) financiados no âmbito do 7º Programa Quadro (7PQ), já que a quanto “Venda de Serviços”
registou-se uma ligeiríssima diminuição das receitas. Nesta rubrica, o peso das receitas do serviço de fotocópias
continuou a reduzir-se, passando de 3.628,58 € em 2011 para 2.359,74 € em 2012. Ao contrário, as receitas
provenientes da aplicação de multas pelo não cumprimento dos prazos de empréstimo na devolução de
publicações (32.435,50 €) cresceram ligeiramente face ao valor (31.562,50 €) registado em 2011.
Do total do montante arrecadado nas bibliotecas a Biblioteca Geral em Braga foi responsável pela recolha de
28.230,38 € (69,28%), a Biblioteca da Universidade do Minho em Guimarães 7.397,94 € (18,16%), o gabinete
de difusão 2.854,10 € (7%), a Biblioteca da Escola de Ciências da Saúde 1.320,00 € (3,24%) e a Biblioteca do
Edifício dos Congregados 945,80 € (2,32%).
Finalmente, tal como tinha sido assinalado no relatório do ano anterior, relativamente ao projeto RCAAP
contabilizaram-se em 2012 pagamentos de trabalhos realizados em 2011.
b) Despesas
A Figura 4 sintetiza o total de despesas dos Serviços de Documentação em 2012, discriminadas pelas rubricas
Despesas Correntes, PSET, Projeto RCAAP e Capital, comparando com o que aconteceu em matéria de
despesas em 2011.
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DESIGNAÇÃO 2012 2011 Diferença
2011/2012 CORRENTES PSET RCAAP CAPITAL TOTAL TOTAL
Assistência de máquinas (a) 2.152,50 € 5.885,93 € 8.038,43 € 4.137,19 € 3.901,24 €
Bibliografia Pedagógica 5.257,52 € 10.825,22 € 16.082,74 € 13.485,66 € 2.597,08 €
Catalogação 0,00 € 0,00 € 0,00 € 5.039,31 € -5.039,31 €
Comunicações 557,52 € 0,00 € 557,52 € 1.572,94 € -1.015,42 €
Difusão de Informação 785,38 € 780,20 € 1.565,58 € 1.358,24 € 207,34 €
Encadernações 0,00 € 1.328,41 € 1.328,41 € 1.180,82 € 147,59 €
Equipamentos 0,00 € 1.080,62 € 1.080,62 € 0,00 € 1.080,62 €
Fotocópias (b) 0,00 € 2.447,50 € 2.447,50 € 3.497,03 € -1.049,53 €
Formação e Desl. em serviço 0,00 € 889,88 € 889,88 € 675,74 € 214,14 €
Informática (consumíveis) 346,24 € 920,42 € 1.266,66 € 3.434,11 € -2.167,45 €
Informática (Software) 123,40 € 26.174,81 € 26.298,21 € 114,86 € 26.183,35 €
Informática (Equipamentos) 478,50 € 594,16 € 3.377,37 € 4.450,03 € 2.890,50 € 1.559,53 €
Leitura e empréstimo 869,63 € 33,48 € 903,11 € 1.008,39 € -105,28 €
Mobiliário 787,08 € 0,00 € 5.340,86 € 6.127,94 € 0,00 € 6.127,94 €
Publicações 799,50 € 0,00 € 799,50 € 1.432,95 € -633,45 €
Consultadoria (Qualidade) 5.000,50 € 41,15 € 5.041,65 € 3.474,63 € 1.567,02 €
Secretaria 1.363,00 € 141,78 € 1.504,78 € 811,40 € 693,38 €
Despesas com Pessoal (c) 0,00 € 25.927,37 € 25.927,37 € 56.053,88 € -30.126,51 €
Eventos e Activ.Culturais 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
Reparação diverso material 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
Despesas diversas 123,75 € 1.031,40 € 1.155,15 € 2.151,72 € -996,57 €
Despesas de Infraestruturas 0,00 € 1.091,32 € 1.091,32 € 13.090,84 € -11.999,52 €
Projeto RCAAP 42.000,00 € 42.000,00 € 30.000,00 € 12.000,00 €
SUB-TOTAL 18.644,52 € 79.193,65 € 42.000,00 € 8.718,23 € 148.556,40 € 145.410,21 € 3.146,19 €
Abatimentos às Receitas d) 6.100,44 € 6.300,00 € 12.400,44 € 10.857,86 € 1.542,58 €
TOTAL 18.644,52 € 85.294,09 € 48.300,00 € 8.718,23 € 160.956,84 € 156.268,07 € 4.688,77 €
(a) Exceto máquinas de fotocópias (b) Inclui despesas com assistência de máquinas, papel, cartões, etc. (c) Aquisições de serviço + POCS + horas extraordinárias + anúncios de abertura concursos (d) Componente institucional ef. despacho RT-19/2000
Figura 4: Despesas.
Desta análise comparativa salienta-se um ligeiro aumento das despesas de 2,16% (não considerando os
abatimentos às receitas), relativamente a 2011. Apesar da variação global das despesas relativamente ao ano
anterior ter sido muito ligeira em 2012, registaram-se variações significativas em diversas rubricas, quer no
sentido do aumento, quer no sentido da redução da despesa.
No sentido do aumento da despesa as variações mais significativas registaram-se na informática, quer ao nível
do software, quer ao nível do hardware, no mobiliário, na assistência a máquinas e no projeto RCAAP. Em
sentido contrário, as reduções de despesa mais significativas registaram-se nas despesas de pessoal (dado que
diminuíram significativamente as aquisições de serviço), nas despesas de infra-estruturas, de catalogação e de
consumíveis de informática.
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3. ATIVIDADES
3.1. Projetos Open Access
3.1.1. Projeto RCAAP
Na sequência do trabalho desenvolvido desde 2008, a Fundação para a Computação Científica Nacional
estabeleceu um novo protocolo com a Universidade do Minho, para o desenvolvimento das atividades do projeto
RCAAP (Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal) em 2012, atribuindo-lhe a responsabilidade pela
coordenação científica e técnica.
Devido aos constrangimentos financeiros que também o afetaram significativamente, a atividade do projeto
RCAAP durante o ano de 2012 registou uma diminuição significativa comparativamente com os anos transatos.
Assim, a atividade em 2012 concentrou-se na manutenção e gestão dos vários serviços disponibilizados pelo
projeto - Portal RCAAP; Repositórios SARI; Revistas Científicas; Repositório de Dados Científicos; Validador;
Diretório Luso-Brasileiro; Repositório Comum; SCEUR -, na interoperabilidade dos serviços, políticas e diretrizes e
no serviço de Apoio (Helpdesk).
Ao nível do Portal RCAAP foram alteradas as condições de agregação, que passaram a considerar alguns
aspetos das diretrizes OpenAIRE. Com base nesta alteração, foram também corrigidos todos os repositórios para
refletir esta alteração. Ainda ao nível do Portal RCAAP, foram adicionadas e passaram a ser agregadas diversas
revistas científicas (Revista Motricidade, Revista Antropológicas, Revista Interacções, Revista Cidades
Comunidades e Territórios, Acta Pediátrica Portuguesa, Acta Médica Portuguesa, Actas do Congresso BAD, Actas
do Encontro Nacional de Arquivos Municipais, Boletim da Sociedade Portuguesa de Matemática, Estudos do
ISCA, Sociologia Problemas e Práticas), permitindo dessa forma pesquisas tanto em repositórios, revistas e
repositório de dados científicos.
No que diz respeito à interoperabilidade, a atividade focou-se em dois vetores: o Portal de Teses Dart-Europe e o
Portal de Economia NEREUS.
A principal atividade do projeto RCAAP em 2012 centrou-se no apoio ao utilizador que este ano teve uma grande
procura da parte do Repositório Comum que verificou um aumento significativo do número de comunidades e
registos. Além disso, o apoio prestado a revistas científicas com vista à sua agregação no Portal RCAAP foi
essencial para que novos recursos integrassem o portal.
Finalmente, e como tem sido habitual, os SDUM participaram ativamente na organização da 3ª Conferência
Luso-Brasileira sobre Acesso Aberto, que se realizou na Universidade Nova de Lisboa, Lisboa nos dias 1 e 2 de
Outubro.
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3.1.2. Projeto NECOBELAC
Em 2012 concluiu-se o projeto NECOBELAC (NEtwork of COllaboration Between Europe and Latin American
Caribbean (LAC)), que beneficiou de um prolongamento de 6 meses (até Julho de 2012) em relação ao previsto,
como forma de evidenciar o impacto do projeto que só pode ser comprovado a médio e longo prazo.
Para além da participação nas jornadas Associação Portuguesa de Documentação e Informação de Saúde
(APDIS) e na reunião geral de encerramento do projeto em Bruxelas, nesta fase, grande parte da atividade foi
dedicada à revisão, atualização e tradução de materiais de formação, à preparação do livro do projeto
NECOBELAC e aos relatórios de fecho de projeto.
Em termos de conclusão, o projeto serviu para alargar e reforçar a rede de parceiros na área do Open Access a
nível internacional, com particular foco na Europa e América Latina e para desenvolver conteúdos de formação
disponibilizados à comunidade como uma ferramenta que lhe permite multiplicar o conhecimento geral sobre o
Open Access, a escrita e a publicação científica.
3.1.3. Projeto OpenAIRE
O projeto OpenAIRE teve durante o ano de 2012 o seu último ano de atividade, correspondendo ao 3º período,
que culminou com a apresentação dos principais resultados deste projeto que desenvolveu desde dezembro de
2009 a Infraestrutura Open Access para Europa. Nesse contexto, merece ser destacada a conferência de final de
projeto, realizada em Göttingen, na Alemanha, nos dias 21 e 22 de Novembro e que contou com participação
dos delegados Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe, onde foram apresentados e analisados os principais resultados e
realizações alcançadas pelo consórcio OpenAIRE.
Os Serviços de documentação continuaram a desenvolver a sua participação no OpenAIRE no âmbito dos
working packages 2 e 3 (WP2, WP3), com intervenção em três campos ação: 1º) parceiro da coordenação das
atividades de networking e disseminação; 2º) coordenador no âmbito do sistema de helpedesk da região sul da
europa; 3º) ponto de contato nacional em Portugal.
No âmbito do WP2 (European Helpdesk) destaca-se a atividade realizada pelos SDUM no apoio técnico ao
processo de compatibilidade dos repositórios com as diretrizes OpenAIRE e a participação na elaboração da
versão 2 destas diretrizes publicadas em outubro. Neste trabalho de suporte técnico os SDUM estiveram
particularmente envolvidos na coordenação dos webinars que o projeto levou a cabo logo no primeiro semestre
do ano:
6 Webinars de uma hora cada sobre “How to make your repository OpenAIRE compliant – repository
managers” assegurados por Pedro Príncipe e em dois deles (dedicados à plataforma DSpace) com o
apoio de José Carvalho, realizados nos dias 23 e 24 de Janeiro.
2 Webinars sobre “OJS journal's compliance with OpenAIRE” assegurados por Pedro Príncipe e José
Carvalho nos dias 6 e 7 de maio.
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A coordenação dos secretariados nacionais dos países da região sul obrigou a um acompanhamento próximo de
todas as pessoas envolvidas, quer com a disponibilização de informação útil, quer com acompanhamento
individual via correio eletrónico ou reuniões por Skype, e ainda mesmo com a realização de pequenas tarefas
partilhadas. Este trabalho materializou-se essencialmente pelas reuniões mensais por videoconferência que
ocorreram maioritariamente na primeira terça-feira de cada mês (à semelhança do ocorrido em 2011
realizaram-se 8 reuniões) e ainda via serviço de tickets do sistema de helpdesk.
No âmbito da atividade enquanto ponto de contato nacional, destacam-se as seguintes participações e
apresentações em reuniões ou conferências promovidas em Portugal:
Assembleia Geral do Projeto RCAAP, Santarém, 6 de Fev. – apresentação de Pedro Príncipe.
Instituto Politécnico do Porto “Open Access: researchers and higher education institutions”, Porto, 9 de
Fevereiro – apresentação de Pedro Príncipe.
Jornadas da APDIS “O projeto OpenAIRE, a política Europeia de Open Access e os projetos na área da
Saúde com participação portuguesa”, Lisboa, 29 de março – apresentação de Pedro Príncipe.
Assembleia Geral da ABIC – Bolseiro de Portugal “Open Access: ao serviço dos investigadores e das
instituições de investigação e ensino superior”, Braga, 31 de Março – Apresentação de Pedro Príncipe.
Reunião alargada de trabalho com o Ponto de Contacto Nacional do 7º Programa Quadro: “O Open
Access na Europa”, GPPQ-FCT, Lisboa, 28 de junho – apresentação de Eloy Rodrigues e Pedro
Príncipe.
3ª Conferência Luso-Brasileira de Acesso Aberto, Lisboa, 1 e 2 de Outubro – Apresentações de Eloy
Rodrigues, Pedro Príncipe, Ricardo Saraiva e José Carvalho.
11º Congresso Nacional de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, Lisboa, 18 a 20 de Outubro –
apresentações de Eloy Rodrigues, Pedro Príncipe, Ricardo Saraiva, José Carvalho e Clara Boavida.
Webinar para Investigadores promovido pelos SDUM – “OpenAIRE e o cumprimento das condições do
Projeto-piloto Open Access do 7º PQ”, 24 de outubro - Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe.
“Semana do Open Access”, 26 de Outubro, Apresentação sobre o “Open Access, as políticas
europeias e o OpenAIRE”, ISCSP-UTL, Lisboa, 26 de outubro – Eloy Rodrigues.
De destacar ainda a nível nacional o número significativo de repositórios OpenAIRE compliant (29 repositórios no
total, em 36 que integram o RCAAP) que resultaram de todas as atividades desenvolvidas, facto mais uma vez
elogiado pela coordenação técnica do projeto, já que Portugal no final dos três anos de projeto foi o país com
mais repositórios validados e registados no Portal OpenAIRE. Deve ainda sublinhar-se que apesar do número de
publicações nacionais agregadas no portal OpenAIRE ser reduzido, mais de metade dos repositórios apresenta
publicações agregadas no OpenAIRE, resultado da atividade de apoio dos SDUM aos gestores de repositórios na
identificação de publicações.
Por último, refira-se que foram ainda levadas a cabo mais algumas iniciativas de disseminação no âmbito do
Projeto, tais como:
Envio do segundo email a todos os coordenadores dos projetos das instituições portuguesas com
participação em projetos do 7º programa quadro abrangidos pelo Open Access Pilot (135 participantes
em projetos);
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Distribuição dos desdobráveis OpenAIRE em vários eventos.
Disponibilização de material de divulgação OpenAIRE no site do Gabinete de Apoio ao 7º Programa
Quadro da FCT.
Apresentação de posters na 3ª Conferência Luso-Brasileira de Acesso Aberto e no 11º Congresso
Nacional BAD.
Para o acompanhamento e coordenação do projeto os Serviços de Documentação, participaram mensalmente
nas reuniões videoconferência da equipa coordenadora, asseguraram várias atividades de dinamização da
comunidade Open Access na Europa e fizeram-se representar nos seguintes eventos:
Abril: Reunião Open Science da ALLEA e workshop da EC sobre "Open Infrastructure for Open Science"
em Roma (Eloy Rodrigues).
Maio: 5as Jornadas “Os Repositórios” em Bilbao (Pedro Príncipe).
Junho: Reunião de Coordenação em Copenhaga (Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe).
Julho: Conferência Open Repositories em Edimburgo (Eloy Rodrigues e José Carvalho).
Novembro: General Assembly em Göttingen (Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe).
3.1.4. Projeto OpenAIREplus
Em Dezembro de 2011 iniciou-se o projeto OpenAIREplus, designado de 2ª Geração da Infraestrutura Open
Access para a Europa dando continuidade e alargando a área de ação do projeto OpenAIRE ampliando a rede de
pontos de contacto e repositórios – para além de todos os 27 estados membros da UE, também a Noruega,
Suíça, Croácia, Turquia e a Islândia – e capitalizando a infra-estrutura criada para identificar as publicações com
financiamento no âmbito do 7ºPQ e ERC medindo o impacto da cláusula especial 39. O OpenAIREplus pretende
assim construir uma infraestrutura de Open Access de segunda geração, expandindo a rede de repositórios e a
base de publicações abrangidas, incluindo todas as publicações Open Access indexadas pela infraestrutura
DRIVER, e também recolhendo e indexando os metadados de conjuntos de dados científicos (datasets) de
repositórios de dados de áreas científicas selecionadas.
O projeto OpenAIREplus tem a participação dos SDUM em dois working packages: WP2 = Dissemination and
Community Outreach, e WP4 = Community supporting services. Particularmente relevante é a participação
enquanto coordenador do WP4, que obrigou já durante o ano de 2012 a desenvolver um conjunto de tarefas de
planeamento e coordenação dos serviços de helpdesk do OpenAIREplus.
Na atividade de coordenação da área de trabalho de serviços de suporte e helpdesk destacam-se os entregáveis
(deliverables) agendados para o primeiro ano de projeto. Assim, foram desenvolvidos pelos SDUM e
apresentados pelo consórcio os seguintes documentos que estabeleceram o plano de ação a desenvolver nos
trinta meses do projeto na área de suporte de informação e helpdesk:
OpenAIREPlus Detailed Support Plan (Deliverable 4.1)
Helpdesk with extended content (Deliverable 4.2)
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Em desenvolvimento encontra-se o terceiro entregável previsto para o final do primeiro ano e que engloba a
atualização e extensão dos ”toolkits” elaborados no âmbito do projeto OpenAIRE para Investigadores, Instituições
de Investigação e NOADs.
Ainda nas ações do working package 4, área mais relevante de intervenção dos SDUM durante o ano de 2012, o
segundo semestre de 2012 foi dedicado à elaboração das “Guidelines for Data Providers” que serão
apresentadas em fevereiro de 2013 no workshop de interoperabilidade do projeto OpenAIREplus a realizar na
Universidade do Minho.
Uma das tarefas que os SDUM assumiram na continuidade do projeto OpenAIRE foi a gestão do serviço de
helpdesk, assegurada anteriormente pelo SURF e que gradualmente durante o ano passou para a
responsabilidade dos SDUM. Em setembro, por acordo da coordenação, a gestão deste serviço passou
integralmente para os SDUM. Paralelamente à gestão quotidiana deste serviço, os SDUM realizaram no Portal
OpenAIRE as tarefas inerentes à extensão regional do OpenAIREplus.
Das atividades de coordenação destacam-se os quatro workshops que o projeto terá que realizar, tendo levado a
cabo neste primeiro ano o workshop “Linking Open Access publications to data” que decorreu em Copenhaga no
mês de junho e que contou com a participação de Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe. Os resultados destes
workshops devem ser largamente difundidos ao longo dos trinta meses de projetos e tal tarefa foi assegurada
pelos SDUM em função das tarefas na área de Community supporting services. Para esse efeito, todos os
conteúdos foram disponibilizados numa página web criada para o efeito e as gravações vídeo das sessões
disponibilizadas num canal vídeo específico organizado pelos SDUM
(http://www.openaire.eu/component/content/article/5-support/389,
https://vimeo.com/channels/openaireworkshop1). O segundo workshop, dedicado às questões da
interoperabilidade, foi previsto para a Universidade do Minho e calendarizado para dias 7 e 8 de fevereiro de
2013. Os SDUM começaram a organização deste evento (em conjunto com a coordenação do projeto) a partir
de setembro e disponibilizaram ainda no mês de novembro uma primeira versão do programa técnico e
científico do workshop. Em função da oportunidade de acolhimento deste evento e também de outro workshop
do projeto MedOANet foi definido promover um seminário mais alargado que incluiria estes dois workshops
ganhando forma assim o evento UMinho Open Access Seminar agendado para 6, 7 e 8 de Fevereiro de 2013 e
com o apoio da reitoria da Universidade do Minho.
No âmbito das atividades de coordenação e representação do projeto destacam-se a presença ou participação
nos seguintes eventos.
Abril: Reunião Open Science da ALLEA e workshop da EC sobre "Open Infrastructure for Open Science"
em Roma (Eloy Rodrigues).
Maio: 5as Jornadas OS-Repositorios “OpenAIRE & OpenAIREplus workshop”, Espanha, Bilbao (Pedro
Príncipe).
Junho: 1º workshop OpenAIREplus e NordBib Conference em Copenhaga (Eloy Rodrigues e Pedro
Príncipe).
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Junho: 16th International Conference on Electronic Publishing, ELPUB 2012, Guimarães (Pedro
Príncipe).
Julho: Conferência Open Repositories em Edimburgo (Eloy Rodrigues e José Carvalho)
Julho: Reunião do Steering Committee do OpenAIREplus em Frankfurt (Eloy Rodrigues).
3.1.5. Projeto MedOANet
O projeto MedOANet, iniciado em dezembro de 2011 e financiado pelo sétimo Programa-Quadro da Comissão
Europeia, pretende coordenar a nível nacional e regional as estratégias, políticas e estruturas de acesso aberto
de seis países do Mediterrâneo: Portugal, Espanha, França, Itália, Grécia e Turquia. O projeto ambiciona envolver
decisores políticos chave que representem agências financiadoras de ciência, instituições que realizam
investigação científica e editores científicos, facilitando a sua a coordenação e comprometimento, bem como
produzir diretrizes de apoio à implementação de políticas de acesso aberto.
Para a concretização destes objetivos foram levadas a cabo um conjunto de atividades durante o ano de 2012.
Para a identificação das estratégias, políticas e estruturas de acesso aberto existentes em cada um dos seis
países do sul da Europa foram produzidos três inquéritos por questionário dirigidos a financiadores de ciência,
instituições que realizam investigação científica e editores científicos. Estes inquéritos decorreram entre 10 de
abril e 15 de junho de 2012.
De acordo com os resultados dos inquéritos, em Portugal o número de repositórios em acesso aberto e também
o número de mandatos em acesso aberto é bastante relevante comparativamente com os restantes cinco países
participantes. A maioria das instituições que realizam investigação científica, consideradas instituições de ensino
superior, têm um repositório institucional e metade das instituições que responderam ter um repositório
institucional apresentam uma política de acesso aberto de caráter obrigatório. Os resultados dos inquéritos
mostraram, no entanto, que as políticas de preservação digital não são uma prioridade para as instituições,
assim como os dados científicos não são o tipo de conteúdos com depósito frequente. Os financiadores de
ciência em Portugal não estão ainda muito envolvidos na área do acesso aberto, no entanto, começam a
apresentar um interesse crescente por estas questões. Relativamente aos editores científicos foram identificadas
algumas dúvidas sobre direitos de autor. Apesar de grande parte dos editores permitir alguma forma de depósito
em acesso aberto não disponibilizam online a política que regula esta possibilidade.
A informação resultante deste levantamento, assim como a informação disponível em serviços autorizados como
o DOAJ, SHERPA/RoMEO, SHERPA/Juliet, OpenDOAR e ROARMAP, foi reunida na ferramenta ‘Open Access
Tracker’. O ‘Open Access Tracker’, um dos resultados do projeto MedOANet, mostra o crescimento dos
diferentes tipos de iniciativas de acesso aberto e de políticas em números, permitindo criar um perfil de cada
país, mas também apresentar o crescimento deste tipo de recursos de uma forma visual por país e por ano
como representado nas fontes externas que utiliza.
No dia 16 de julho de 2012 teve lugar o Workshop dos Parceiros, realizado em Madrid no qual a UMinho
participou e onde foram apresentados os resultados dos inquéritos portugueses.
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De acordo com o plano de trabalho, a Universidade do Minho endereçou convites a instituições que
desempenham um papel crucial no âmbito da investigação científica e do acesso aberto em Portugal, assim
como aos participantes no Seminário sobre “Políticas para o desenvolvimento do Acesso Aberto no sul da
Europa”, realizado em Granada, em maio de 2010, para integrarem o Grupo de Trabalho Nacional do projeto
MedOANet. Este grupo permite aos seus membros envolverem-se no desenvolvimento de estratégias e políticas
de Acesso Aberto tanto a nível nacional como europeu, representar a sua instituição a nível europeu, ter acesso
a informações oportunas e relevantes acompanhando os desenvolvimentos políticos relacionados com o Acesso
Aberto a nível regional e europeu e fortalecer o movimento do Acesso Aberto em Portugal.
Em 22 de outubro de 2012 realizou-se o primeiro encontro deste Grupo de Trabalho Nacional, designado por
Workshop Nacional MedOANet que reuniu 23 representantes de instituições e membros da delegação
portuguesa em Granada, para além da equipa de Projetos Open Access da Universidade do Minho incluindo o
Reitor da Universidade. Esta atividade decorreu em simultâneo com o Workshop Nacional realizado em Madrid,
Espanha. O balanço do primeiro encontro do Grupo de Trabalho Nacional foi bastante positivo, destacando-se a
participação interessada de diversas organizações e personalidades que pela primeira vez estiveram envolvidas
num evento relacionado com o Acesso Aberto. O segundo encontro está previsto para o dia 6 de fevereiro de
2013.
Desde setembro de 2012 que a UMinho está a organizar o MedOANet European Workshop. Este evento está
incluído num evento maior, o Open Access UMinho Seminar, que inclui também o Workshop do OpenAIRE. Vai
ser realizado de 6 a 8 de fevereiro de 2013. De setembro a dezembro foram definidas as questões logísticas
relativas aos espaços utilizar, refeições, transportes, alojamentos, etc. Foi também concebido o website do
evento e concluído o programa final.
A UMinho tem tipo um papel relevante nas ações de disseminação do projeto assumindo a responsabilidade de
tarefas adicionais ao plano inicial do projeto. Serviu-se de um conjunto variado de suportes e de recursos para
fazer a divulgação das atividades e notícias do projeto. São exemplo a entrevista feita a Eloy Rodrigues pelo Porto
Canal e pelo I-gov; os vários posts publicados no website OA.UMinho; a lista de eventos relacionados com o
acesso aberto publicados no website do projeto que é enviada semestralmente; as comunicações e posters em
eventos e as apresentações do projeto a visitantes dos Serviços de Documentação da UMinho.
3.1.6. Portal do Conhecimento
Na sequência do protocolo de cooperação entre a Universidade do Minho e o Ministério da Ciência de Cabo
Verde desenvolveu-se em 2012 o projeto para a criação do Portal do Conhecimento de Cabo Verde1. Os Serviços
de Documentação, juntamente com a DTSI, desenvolveram o conjunto das atividades, desde o apoio à definição
do conceito e âmbito do portal, até à configuração, alojamento e disponibilização da plataforma, necessárias ao
funcionamento do Portal.
1 http://portaldoconhecimento.gov.cv/
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No âmbito dos SDUM, a atividade desenvolvida passou, numa primeira fase, pela definição do projeto e do seu
conceito. Desse primeira análise e definição resultou um portal hibrido, com informação científica e cultural que
está disponível para toda a comunidade em acesso aberto. A dualidade do tipo de informação obrigou a
configurações específicas do Portal, sendo que toda a produção científica introduzida está conforme com as
diretrizes DRIVER, permitindo dessa forma vir a integrar iniciativas internacionais. Para além das configurações,
foi também desenvolvido o design gráfico do Portal, de acordo com as especificações definidas pelo Ministério
da Ciência de Cabo Verde.
Na sequência dessas atividades, o Portal do Conhecimento de Cabo Verde, entrou em produção e foi
apresentado em Março de 2012.
Ao longo de 2012 realizaram-se várias sessões de formação a distância para os colaboradores das diversas
instituições que aderiram ao projeto. Desta forma, várias instituições puderam adquirir conhecimentos adicionais
para a utilização correta do Portal para efetuarem o arquivo dos registos. Durante o ano, os SDUM asseguraram
o serviço de helpdesk e apoio a distância aos utilizadores na utilização da ferramenta.
O Portal de Conhecimento de Cabo Verde contava no final de 2012 com cerca de 1500 registos e 8 instituições
cabo-verdianas.
3.1.7. Website Open Access
Os Serviços de Documentação da Universidade do Minho definiram como um objetivo para o ano de 2012 a
criação de um website de referência da comunidade Open Access Portugal. Em resultado do trabalho realizado,
sobretudo no terceiro trimestre, o website foi lançado publicamente em setembro de 2012
(http://openaccess.sdum.uminho.pt/). Os principais objetivos desta iniciativa, que pretende constituir-se como
um sítio de referência em Portugal sobre o acesso aberto à produção científica, são:
1. Envolver a comunidade científica para as questões do acesso aberto
2. Informar a comunidade científica sobre os desenvolvimentos internacionais e nacionais em matéria de
acesso aberto
3. Disponibilizar recursos e conteúdos relevantes para a dinamização da comunidade Open Access em
Portugal
A informação está estruturada em dois grandes menus de topo. O menu de nível superior está dividido por
seções que agregam conteúdos específicos sobre diversos temas ou iniciativas. São exemplo a seção dedicada
aos projetos Open Access nos quais a UMinho é ou foi parceira, seguem-se outras seções sobre Open Access,
Repositórios e Revistas onde são desenvolvidos conceitos e listados alguns recursos de referência. O segundo
menu está organizado por tipo de recursos reunindo vídeos, apresentações, publicações, guias e tutoriais.
Um dos serviços propiciado pelo Website é a difusão de uma Newsletter, que permite distribuir, de uma forma
periódica, informação sobre os novos conteúdos e notícias nacionais e internacionais sobre acesso aberto.
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3.1.8. Estudo junto dos investigadores portugueses
A equipa de projetos Open Access dos SDUM desenvolveu um estudo junto dos investigadores que trabalham
em Portugal, em particular daqueles que participam em projetos financiados pela Fundação para a Ciência e a
Tecnologia, pelo 7º Programa Quadro da Comissão Europeia ou financiados pelo Conselho Europeu de
Investigação, no sentido de recolher informações relativamente às suas opiniões, atitude e práticas relacionadas
com o acesso aberto.
O estudo, enquadrado no âmbito dos projetos Open Access desenvolvidos nos Serviços de Documentação,
nomeadamente os projetos europeus MedOANet, OpenAIRE e OpenAIREplus, foi efetuado através de inquérito
por questionário, organizado em quatro grupos de questões.
Foi realizada uma ampla divulgação do questionário, através de correio eletrónico para coordenadores e
participantes de projetos financiados pelo 7ºPQ e pela FCT, e ainda através de canais de comunicação
institucional de universidades, politécnicos e outras instituições de investigação. O questionário foi respondido,
exclusivamente via web com recurso à plataforma LimeSurvey, entre 19 de junho e 27 de julho de 2012, tendo
sido recolhidas 1249 respostas completas.
A análise dos resultados do inquérito por questionário ainda não foi concluída, mas podem ser desde já
adiantados alguns pontos fundamentais. Em primeiro lugar, deve ser sublinhado que o conjunto das respostas
obtidas, pela sua dimensão, representatividade ao nível das variáveis consideradas (carreira profissional, área
científica, tipo de instituição, sexo e idade) e elevado número de respondentes que já tinham participado em
projetos europeus ou nacionais, constitui uma amostra muito relevante e representativa do universo dos
investigadores portugueses (em particular dos que já estiveram envolvidos em projetos).
Em segundo lugar, é indispensável realçar o conhecimento generalizado (97%) sobre o conceito de Acesso
Aberto já existente entre os investigadores portugueses, bem como o muito elevado nível de concordância (92%)
com o princípio do Acesso Aberto aos resultados de investigação financiada com recursos públicos. No entanto,
e como terceiro ponto a merecer destaque, verifica-se uma diferença ainda significativa entre a opinião e adesão
aos princípios do Acesso Aberto (manifestada por mais de 90% dos participantes) e a prática efetiva do Acesso
Aberto que foi declarada por apenas 70% dos que responderam.
Em quarto lugar, os resultados evidenciam uma opinião muito favorável (83% de concordância) à eventual
definição de uma política mandatória da Fundação para a Ciência e Tecnologia, requerendo o Acesso Aberto às
publicações resultantes do seu financiamento. É igualmente significativo o resultado obtido quanto ao futuro
cumprimento dessa política mandatória, registando-se apenas 1% de respostas indicando o não cumprimento, e
85% de respostas indicando o cumprimento total. Registaram-se respostas semelhantes quanto a eventuais
políticas a definir pelas instituições onde os investigadores trabalham (universidades, politécnicos, etc.). A
esmagadora maioria revelou concordar com a sua definição e manifestou a intenção de as cumprir, se definidas.
No entanto, os resultados do estudo revelaram também um desconhecimento dos investigadores, que em alguns
casos assume proporções preocupantes, face a políticas (institucionais e/ou da União Europeia) de Acesso
Aberto já existentes e às quais estariam sujeitos.
18
3.2. Sistema de Gestão da Qualidade
Em 2007, os Serviços de Documentação iniciaram a implementação de sistemas de gestão da qualidade nos
seus serviços, nomeadamente o Balanced Scorecard e a ISO 9001:2008. Em 2009 alcançaram a certificação
com zero não conformidades. Ao longo de 2012, o trabalho desenvolvido nesta área centrou-se
fundamentalmente na consolidação e melhoria contínua de todo o sistema de gestão da qualidade, bem como,
na plataforma que o suporta. Desta forma foi possível renovar a certificação ISO 9001:2008 e atingir o objetivo
10 - “Consolidar o Sistema de Gestão da Qualidade” inscrito nos Objetivos dos SDUM para 2012.
3.2.1. Análise do desempenho com clientes
No período de 5 a 17 de Novembro, foi realizado um inquérito por questionário aos utilizadores das bibliotecas
da Universidade do Minho. Foi aplicado o questionário LibQual, utilizado em inúmeras bibliotecas de todo o
mundo, o qual foi disponibilizado via eletrónica para preenchimento pelos utilizadores. Foram recolhidas 302
respostas (ver Figura 5).
Sexo N %
Masculino 107 35,4
Feminino 194 64,02
Sem indicação 1 0,3
Total 302 100
Tipo de utilizador N %
Antigo Aluno 6 2
Aluno 1.º ciclo 116 38,4
Aluno 2.º ciclo 104 34,4
Aluno 3.º ciclo 24 7,9
Aluno Erasmus 2 0,7
Aluno Cursos Livres
Investigador 9 3
Docente 36 11,9
Funcionário 3 1
Leitor Externo 1 0,3
Sem indicação 1 0,3
Total 302 99,9
Figura 5: Respostas ao questionário LibQual
A análise global do questionário segundo os parâmetros LibQual, e numa escala de 1 a 9, revelou os seguintes
resultados:
19
Por dimensão
Dimensões X Nível mín.
(VM)
X valor observ.
(VO)
X valor desej.
(VD)
Adeq. do serviço
(VO-VM)
Super. do serviço
(VO-VD)
Valor afetivo do
serviço 6,87 7,21 8,17 ,34 -0,97
A biblioteca como
espaço 6,94 6,88 8,28 -,05 -1,40
Controlo da
informação 6,91 6,94 8,18 0,03 -1,24
Por adequação do serviço
a) Questão mais pontuada
Alunos do 1.º ciclo: A2 - Os funcionários prestam-lhe atenção personalizada
Alunos do 2.º e 3.º ciclo, docentes e investigadores: A1 - Os funcionários inspiram-lhe confiança
Funcionários, Leitores externos, Antigos Alunos, Alunos de Cursos Livres e Alunos de Erasmus: C1 - O
acesso aos recursos eletrónicos pode ser feito a partir de casa ou de outro local que não o campus
universitário e C2 - O website da biblioteca permite-me encontrar informação sem ajuda
a) Questão menos pontuada:
Alunos do 1.º, 2.º e 3.ºciclo: E5 - Na biblioteca existem espaços para a aprendizagem e o estudo em
grupo
Docentes, Investigadores, Funcionários, Leitores externos, Antigos Alunos, Alunos de Cursos Livres e
Alunos de Erasmus: E4 - O espaço da biblioteca é um local para o estudo, para a aprendizagem e para
a investigação
A análise global do questionário segundo as medidas de tendência central apresentou os seguintes resultados:
Dimensões Média Mediana Moda
Valor afetivo do serviço 7,2089 8 9
A biblioteca como espaço 6,882 7 9
Controlo da informação 6,9375 7 7 e 8
Total 7,00947 7 9
Para além deste questionário, e à semelhança do sucedido em anos anteriores, no mesmo período, foi realizado
um outro inquérito por questionário aos utilizadores das bibliotecas da Universidade do Minho para avaliar o seu
grau de satisfação e o modo como são atendidos na Biblioteca Geral, na Biblioteca de Guimarães, na Biblioteca
do Edifício dos Congregados e na Biblioteca da Escola de Ciências da Saúde.
A aplicação do questionário foi feita por amostra aleatória nos balcões de atendimento das referidas bibliotecas.
20
Após atos de atendimento, os funcionários dos respetivos balcões entregaram o questionário impresso aos
utilizadores solicitando a sua colaboração. Foram utilizadas caixas para recolha dos questionários colocadas
para o efeito em cada uma das bibliotecas em análise (BGUM, BPG, BEC e BECS).
As figuras a seguir apresentadas sintetizam os resultados obtidos através da aplicação do questionário. A escala
utilizada para as duas primeiras questões foi: 1=Mau; 10=Excelente.
N Válidos 589
Não responde 1
Média 8.81
Mediana 9,00
Moda 10,00
Figura 6: Questão 1 – Qualidade do atendimento
Simpatia Educação Clareza Eficiência Rapidez Disponibilidade
N Válidos 589 588 588 588 588 588
Não responde 1 2 2 2 2 2
Média 8,83 9.13 8,83 8,84 8,67 8,90
Mediana 9,00 9,00 9,00 9,00 9,00 9,00
Moda 10 10 10 10 10 10
Figura 7: Questão 2 – Qualidade do atendimento por fator
Atendimento N %
Mau
Insuficiente 1 0,8
Satisfatório 16 2,7
Bom 90 15,3
Muito bom 258 43,7
Excelente 220 37,3
S/ indicação 5 0,2
Total 590 100
Figura 8: Questão 3 – Avaliação global do atendimento
Os resultados obtidos nos dois questionários permitiram alcançar o objetivo 9 – “Manter o nível de satisfação
dos utentes” inscrito nos Objetivos dos SDUM para 2012, tendo até o resultado obtido no questionário Libqual
ligeiramente superior ao objetivo.
3.2.2. Análise do desempenho dos fornecedores
Todos os fornecedores avaliados, ao longo de 2012, alcançaram um índice de qualificação elevado (acima dos
80%).
21
Nesse mesmo período, foram registadas e tratadas, por processo, as seguintes Não Conformidades a
fornecedores:
Processo Não Conformidade
Serviços de Documentação Digital 1
Total 1
Figura 9: Não conformidades a fornecedores
3.2.3. Análise das Não Conformidades e Reclamações e estudo de causas
Ao longo de 2012, foram registadas e tratadas, por processo, as seguintes Não Conformidades:
Processo Não Conformidade
Gestão do Circuito Documental 67
Gestão do RepositóriUM 79
Serviços de Documentação Digital 1
Serviços de Empréstimo 1
Tratamento de não conformidades, reclamações e sugestões de melhoria 3
Total 151
Figura 10: Não Conformidades registadas e tratadas
E as seguintes Reclamações apresentadas pelos utentes das bibliotecas da UM:
Processo Reclamações
Serviços de Leitura 18
Serviços de Empréstimo 21
Gestão do RepositóriUM 5
Total 44
Figura 11: Reclamações registadas e tratadas
Foram ainda registadas e tratadas, nos respetivos períodos, as Sugestões de Melhoria e os pedidos de suporte a
seguir apresentados:
Ocorrência Total
Sugestões de melhoria 11
Pedidos de suporte de infra-estruturas 97
Pedidos de suporte informático 377
Pedidos de suporte análise documental 520
Pedidos de suporte catalogação 650
Total 1645
Figura 12: Sugestões de melhoria e pedidos de suporte registados e tratados
Por parte dos utilizadores, foram apresentadas 12 sugestões na BGUM:
22
1 por um aluno que sugerindo a possibilidade de envio dos talões de devolução via e-mail; 2 por alunos de mestrado que sugerindo que aos sábados estejam abertos, de forma alternada, os 2
pisos da biblioteca; 1 por um utilizador não identificado sugerindo que ar condicionado seja mais ajustado às condições
climáticas e o aumento do nº de mesas da sala de leitura; 1 por um aluno sugerindo a existência de telefone na biblioteca para a realização de chamadas
internas; 2 por alunos sugerindo a existência de mais espaços de estudo em grupo e de mais tomadas 2 por alunos sugerindo a existência de mais tomadas; 1 por um aluno sugerindo forma de atenuar a contagem dos dias da penalização monetária; 1 por um aluno sugerindo a disponibilização de cacifos; 1 por um aluno que sugerindo a existência de um espaço destinado exclusivamente ao uso de portáteis.
Na BPG foram apresentadas 2 sugestões, uma por um aluno sugerindo a aquisição de mais extensões elétricas e a outra, por um utilizador não identificado relativa à limpeza das mesas da biblioteca. Na BEC e na BECS não foram apresentadas sugestões.
O estudo das causas das ocorrências registadas, bem como, o tratamento dado às mesmas e respetiva avaliação de resultados, encontra-se registado na documentação que compõe o processo “Tratamento de Não Conformes e de Reclamações” da rede de processos do Sistema de Gestão da Qualidade dos SDUM.
3.2.4. Análise da eficácia das ações corretivas e preventivas
O acompanhamento e a avaliação da eficácia das ações corretivas e preventivas são efetuados através do Programa de Gestão e do Registo de Não Conformidades e de Reclamações.
3.2.5. Auditorias internas
No dia 10 de maio de 2012, os SDUM realizaram uma auditoria interna global aos seus serviços. Os resultados dessa auditoria foram os registados na tabela seguinte:
Cláusulas da Norma ISO 9001:2008 Sugestão de Melhoria
4.2 – Requisitos da documentação 3
5.4 - Planeamento 2
6.2 – Recursos humanos 3
6.3 - Infraestruturas 2
7.2 – Processos relacionados com o cliente 1
7.3 – Conceção e desenvolvimento 1
Total 12
Figura 13: Sugestões de Melhoria registadas
O maior número de Sugestões de Melhoria registadas em auditoria incidiu na cláusula normativa 4.2 e 6.2 relativas, respetivamente, aos Requisitos da documentação e aos Recursos humanos.
23
3.2.6. Formação dos colaboradores
Ao longo de 2012, os colaboradores dos Serviços de Documentação frequentaram as ações de formação abaixo indicadas, tendo sido avaliadas em termos de eficácia as que se encontram assinaladas:
a) Ação de formação à qual não é aplicável a metodologia de avaliação da sua eficácia
Figura 14: Ações de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM
Refira-se que, para além deste relatório, a avaliação da eficácia das ações de formação é registada no Plano de Formação de 2012.
O número de horas de formação per capita oscilou entre as 2 e as 86, resultando nos seguintes dados: n.º total de horas de formação – 461h e 30m; n.º de colaboradores abrangidos – 15.
Em relação ao nível de formação e qualificação dos colaboradores dos SDUM (objetivo 11 inscrito nos Objetivos dos SDUM para 2012), segundo os dados apresentados, apenas foi possível manter esse mesmo nível.
3.3. Da Secção Administrativa e de Secretariado
Condensa-se no seguinte quadro o movimento de expediente elaborado ao longo do ano, em Braga e Guimarães,
comparando-se com o registado em 2011:
DESIGNAÇÃO BRAGA GUIMARÃES TOTAL
2011 2010
Ações de formação realizadas Interna Externa Eficácia
S N
PORDATA - Base de Dados de Portugal Contemporâneo X X a)
SCOPUS : Base de dados de referências bibliográficas multidisciplinar X X a)
Portal do Eurostat: Estatísticas da União Europeia X X a)
X Jornadas APDIS X a)
Código do procedimento administrativo X X
Classificação económica das receitas e despesas públicas X X
Cadastro e inventário dos bens do Estado X X
Inglês geral: nível intermédio (UM Formação Profissional) X X
Curso de Inglês Específico (Writing and Speaking) - UM Formação Profissional X X
Curso inglês geral – Um Formação Profissional X
ELPUB 2012 X a)
O Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública
(SIADAP)
X
X
Contabilidade analítica X
Gestão do tempo e Organização do Posto de Trabalho – UM Formação Profissional X
Comunicação e atendimento ao público X
3ª Conferência Luso-Brasileira de Acesso Aberto X a)
11º Congresso Nacional de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas X
Desenvolvimento de Aplicações para a Web (Ferramenta Microsoft ASP.NET) X
Curso "Alteração à norma ISO 19011 - transição para a ISO 19011:2011 - auditorias"
Keeping Control: Scalable Preservation Environments for Identification and
Characterisation
X
24
Ofícios emitidos (a) 43 05 48 125
Notas Internas (b) 132 0 132 155
Documentos despesa 281 0 281 200
Guias de remessa 990 149 1139 1274
Guias de entrega 204 0 204 215
Informações de serviço 3 0 3 7
Faturas/Recibos 169 97 266 289
(a) Correspondência emitida para o exterior da U.M.
(b) Ofícios dirigidos a entidades da U.M.
Figura 15: Expediente
Naturalmente que o conteúdo funcional da secretaria dos Serviços não se limita à tarefa de expediente.
Compete-lhe também:
▪ Arquivar toda a correspondência e outra documentação, produzida no âmbito da gestão dos SDUM;
▪ Manter atualizado e conferido o inventário do material não livro existente;
▪ Executar as operações administrativas referentes a receitas e despesas de qualquer proveniência;
▪ Arrecadar, fornecer e controlar o material de consumo corrente;
▪ Guardar e distribuir os impressos de utilização geral;
▪ Receber, abrir e distribuir toda a correspondência recebida;
▪ Executar o processo de aquisição de bens e serviços;
▪ Promover a circulação interna de documentos;
▪ Controlar o serviço de fotocópias e zelar pelo bom funcionamento das respetivas máquinas;
3.4. Da Divisão de Biblioteconomia
3.4.1. Setor de Aquisições
O mapa de movimentos que a seguir se apresenta concentra o investimento que a Universidade do Minho fez,
em 2012, para adquirir novos recursos bibliográficos e informativos.
AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA EM 2012
MAPA DE MOVIMENTOS
AQUISIÇÃO DE LIVROS ASSINATURAS
PROPONENTE SDUM (1) PROPONENTE (2) TOTAL REVISTAS B. DADOS TOTAL (3)
Administração 184,58 € 184,58 € 30.750,00 € 30.934,58 €
A. JURIDICA 19,80 € 19,80 € 19,80 €
C. ALGORITMI 59,96 € 1.057,74 € 1.117,70 € 1.117,70 €
C. FÍSICA 0,00 € 1.267,15 € 1.267,15 €
CCTT 0,00 € 0,00 €
CEB 1.425,09 € 1.425,09 € 2.109,50 € 3.534,59 €
CEH 20.019,18 € 20.019,18 € 9.995,25 € 2.980,53 € 32.994,96 €
25
CIEC 0,00 € 0,00 €
CIEd 1.863,88 € 6.159,79 € 8.023,67 € 8.023,67 €
CIFPEC 0,00 € 0,00 €
CIPsi 3.816,30 € 3.816,30 € 22.693,50 € 26.509,80 €
CITPE 0,00 € 462,05 € 462,05 €
CMAT 0,00 € 15.848,72 € 15.848,72 €
CT2M 0,00 € 0,00 €
DFP 0,00 € 0,00 €
CIIDH 3.837,28 € 3.837,28 € 9.593,48 € 13.430,76 €
DFP 0,00 € 0,00 €
DRH 0,00 € 0,00 €
EA 909,51 € 909,51 € 930,99 € 1.840,50 €
E. DIREITO 8.812,71 € 8.812,71 € 8.812,71 €
E.C. Cons. Pedagógico 0,00 € 0,00 €
E.C. - Presidência 0,00 € 0,00 €
E.C./Dpt. BIOLOGIA 2.615,10 € 2.615,10 € 2.615,10 €
E.C./Dpt. C. da TERRA 326,14 € 326,14 € 326,14 €
E.C./Dpt. FÍSICA 1.384,79 € 1.384,79 € 1.384,79 €
E.C./Dpt. MAT. E APLI. 110,77 € 110,77 € 110,77 €
E.C./Dpt. QUÍMICA 0,00 € 0,00 €
E.E. - Presidência 313,98 € 313,98 € 313,98 €
E.E./DEB 298,09 € 298,09 € 298,09 €
E.E./DEC 274,18 € 8.561,46 € 8.835,64 € 855,58 € 9.691,22 €
E.E./DEI 0,00 € 0,00 €
E.E./DEM 127,68 € 127,68 € 436,72 € 564,40 €
E.E./DEP 74,41 € 74,41 € 74,41 €
E.E./DET 0,00 € 4.000,00 € 4.000,00 €
E.E./DI 271,25 € 271,25 € 271,25 €
E.E./DPS 176,31 € 374,23 € 550,54 € 550,54 €
E.E./DSI 758,54 € 758,54 € 226,47 € 985,01 €
ECS 9.510,80 € 9.510,80 € 9.510,80 €
EEG 25.561,29 € 25.561,29 € 71.006,72 € 96.568,01 €
EPSI 1.830,61 € 1.830,61 € 1.830,61 €
ESEnfermagem 454,59 € 454,59 € 454,59 €
GPI 0,00 € 0,00 €
ICS 1.112,06 € 5.585,93 € 6.697,99 € 1.795,47 € 8.493,46 €
IE 6.497,65 € 2.431,11 € 8.928,76 € 8.928,76 €
ILCH 1.940,62 € 1.265,12 € 3.205,74 € 118,31 € 3.324,05 €
IMARKE 120,33 € 120,33 € 120,33 €
MNS 0,00 € 0,00 €
NEAPP 42,52 € 42,52 € 736,48 € 779,00 €
NEDAL 516,46 € 516,46 € 3.705,28 € 4.221,74 €
NICPRI 1.391,31 € 1.391,31 € 2.836,48 € 4.227,79 €
NIPE 2.487,39 € 2.487,39 € 112,00 € 2.599,39 €
SAR 0,00 € 0,00 €
SRI 476,01 € 476,01 € 476,01 €
26
REITORIA/VR-GTD 194,80 € 194,80 € 194,80 €
SDUM 546,47 € 546,47 € 501,57 € 11.014,15 € 12.062,19 €
SGQ 266,40 € 266,40 € 266,40 €
U. ARQUEOLOGIA 62,00 € 62,00 € 62,00 €
TOTAIS 12.471,13 € 113.655,09 € 126.126,22 € 36.107,54 € 157.868,86 € 320.102,62 €
Notas
(1) - Aquisições efetuadas pelos SD
(2) - Aquisições efetuadas diretamente pelas Unidades
(3) - Total de despesas (livros + revistas + bases de dados)
Figura 16: Aquisição de bibliografia em 2012
Comparativamente com os valores de 2011 verificou-se um decréscimo global de 34,6% na aquisição de novos
recursos bibliográficos e informativos, ou seja menos 169.390,82€, invertendo a tendência registada em 2011.
A diminuição do investimento manifestou-se de forma diferente nos diversos tipos de recursos informativos:
menos 34,4% ou 66.099,36€ no investimento na aquisição de monografias, menos 29% ou 64.454,83€ de
investimento em bases de dados e menos 51,8% ou 38.836,63€ de investimento em revistas científicas.
O gráfico da Figura 17, onde para efeitos comparativos entre os diferentes anos está agregada a aquisição de
livros com a assinatura de bases de dados, e a assinatura de revistas em papel com a assinatura de revistas
eletrónicas, ilustra a tendência que se vem verificando nos últimos anos quanto à aquisição e assinatura de
recursos bibliográficos e informativos na UMinho.
Figura 17: Investimento em livros e revistas.
O setor de aquisições bibliográficas recebeu 6.673 volumes de monografias, correspondentes a 2.820 compras
e 3.853 ofertas. Comparativamente a 2011, o número global de entradas diminuiu 9,4%., acentuando-se a
tendência de decréscimo no número de exemplares adquiridos por compra (menos 30,9%) e registou-se um
pequeno aumento no número de exemplares adquiridos por oferta.
0,00 €
200.000,00 €
400.000,00 €
600.000,00 €
800.000,00 €
1.000.000,00 €
1.200.000,00 €
2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Aquisições / ano LivrosRevistasTotal
27
Figura 18: Novos livros recebidos.
No que diz respeito às publicações periódicas, no ano de 2012 registaram-se alterações significativas no número
de títulos assinados pelas unidades e recebidos nas bibliotecas da Universidade do Minho, tendo sido assinados
114 títulos, menos 45,7%, ou seja menos 96 títulos que em 2011. O número de revistas acessíveis em formato
eletrónico através da B-on permaneceu estável dado que se mantiveram as mesmas editoras.
3.4.2. Setor de Catalogação
Durante o ano de 2012, o setor de catalogação efetuou a descrição bibliográfica de novos documentos,
inserindo e validando os respetivos registos na base de dados; procedeu à atualização de registos existentes;
efetuou a colagem de etiquetas (antifurto, código de barras e cota) e respetiva plastificação e, finalmente
procedeu à embalagem e envio de publicações para as bibliotecas depositárias, acompanhadas de guias de
remessa. Neste contexto, verificou-se um tempo médio de processamento das 7.559 novas publicações
monográficas (descrição bibliográfica, etiquetagem e elaboração de guias de remessa) de 3,7 dias, tendo sido
concluído o tratamento técnico do total das publicações que aguardavam tratamento técnico (308 transitadas de
2011 e 6.673 entradas por compra ou oferta durante o ano de 2011). Não transitaram para 2013, publicações
sem tratamento técnico.
Trabalharam regularmente neste setor, em Braga, três assistentes técnicas (com formação profissional
especifica em Biblioteca e Documentação), e em Guimarães, uma assistente técnica (com formação profissional
específica em Biblioteca e Documentação).
Compras Ofertas Totais Braga Guimarães
2007 4.828 6.572 11.400 9.380 2.020
2008 4.198 7.069 11.267 9.649 1.618
2009 3.416 6.757 10.173 9.180 993
2010 4.232 3.676 7.908 6.582 1.326
2011 4.063 3.300 7.363 6.515 848
2012 2.820 3.853 6.673 6.057 616
0
2.000
4.000
6.000
8.000
10.000
12.000
28
O contínuo crescimento do RepositóriUM continuou a justificar o envolvimento da equipa do setor de
catalogação, que para além do processo de descrição ou atualização bibliográfica de alguns destes documentos
eletrónicos no catálogo bibliográfico, procedeu também à validação dos metadados de 1.654 documentos
depositados no RepositóriUM (um aumento de 17,2% relativamente aos documentos validados em 2011).
Em 2012 foram introduzidas na base de dados bibliográficos da Universidade do Minho, as referências de
12.487 novas publicações (um aumento de 19,2% comparativamente a 2011): 8.750 em Braga (6.245
monografias, 1.764 fascículos de publicações periódicas, 740 documentos audiovisuais e multimédia e 1
documentos cartográfico) e 3.737 em Guimarães (655 monografias, 3.072 fascículos de publicações periódicas
e 10 documentos audiovisuais e multimédia). Na Figura 19 pode observar-se o total das publicações que
receberam tratamento técnico documental nos Serviços de Documentação e a sua distribuição pelas respetivas
bibliotecas depositárias em 2012, comparando com a situação verificada no ano de 2011.
2011 2012
BIBLIOTECA Monografias e
Outros
Publicações
Periódicos Total
Monografias e
Outros
Publicações
Periódicos Total
BGUM 3.585 1.259 4.844 4.231 815 5.046
BPG 863 606 1.469 498 1.080 1.578
BCE 1.211 136 1.347 1.205 101 1.306
BCEH 872 436 1308 847 306 1.153
BEC 91 117 208 111 60 171
BECS 335 484 819 411 191 602
OUTRAS 155 322 477 348 2.283 2.631
TOTAL 7.112 3.360 10.472 7.651 4.836 12.487
Figura 19: Publicações enviadas para as bibliotecas depositárias em 2011 e 2012.
Deste processo resultou a criação de 5.811 novos registos bibliográficos (um aumento de 22,7%
comparativamente a 2011): 5.067 foram introduzidos nos Serviços de Documentação em Braga (4.259 relativos
a monografias, 781 a documentos cartográficos e multimédia e 27 a publicações periódicas) e 744 em
Guimarães (479 relativos a monografias, 17 a documentos cartográficos e multimédia e 248 a publicações
periódicas). Para os 4.646 novos autores, foi estabelecida a correspondente entrada de autoridade.
Na Figura 20 pode observar-se o ritmo mensal de entradas dos novos registos bibliográficos em 2011 e 2012.
29
Figura 20: Entradas mensais de novos registos em 2011 e 2012.
Considerando os 238 dias úteis de 2012, verifica-se uma média diária de 24,4 novos registos bibliográficos, o
que representa um aumento de 10,9% face à média diária de 22 registos verificada em 2011.
Foram ainda recolhidos elementos que permitiram a atualização de 6.676 registos existentes: 3.683 em Braga e
2.993 em Guimarães, respeitantes a documentos repetidos, obras em volumes, material acompanhante ou
novos fascículos de publicações periódicas.
Em 31 de Dezembro de 2012, a base de dados bibliográficos da Universidade do Minho, incluía 308.858
registos bibliográficos, correspondentes a 407.353 volumes de monografias, 15.341 documentos audiovisuais,
cartográficos e multimédia e 347.969 fascículos de publicações periódicas.
3.4.3. Setor de Análise Documental
Durante o ano de 2012, o setor de análise documental continuou a realizar as suas atividades no sentido de
facilitar e melhorar o acesso aos recursos bibliográficos e informativos disponibilizados na Universidade do
Minho.
O processo de construção do ficheiro de autoridades do catálogo bibliográfico da U.M. foi continuado, com a
validação pelos técnicos superiores de 243 registos de autoridade (uma diminuição de 41,6% relativamente aos
416 registos validados em 2011).
O crescimento dos conteúdos do RepositóriUM continuou a merecer especial dedicação da equipa, que
procedeu à validação dos metadados de 2.310 documentos (mais 210 documentos validados que em 2011).
No ano em análise, foram pesquisados e classificados 6.673 volumes de publicações monográficas (menos
9,4% que em 2011), tendo sido verificada a classificação de todos os documentos repetidos, obras em volumes
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
Jan Fev Mar Abr Maio Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Registos por mês/ano 2011 2012
30
ou material acompanhante, que deram entrada nos SDUM durante o ano de 2012. O tempo médio de
processamento (pesquisa e classificação) das publicações monográficas foi de 0,06 dias.
A Figura 21 permite visualizar a distribuição mensal das publicações monográficas classificadas em Braga e
Guimarães em 2011 e 2012.
Figura 21: Publicações monográficas classificadas em 2011 e 2012.
O processo de análise documental foi efetuado por três técnicos superiores de biblioteca e documentação, sendo
de referir que uma das técnicas superiores acumula o trabalho da análise documental com as funções inerentes
à coordenação da biblioteca da U.M. em Guimarães e do sector de difusão de informação e outra com a
responsabilidade pelo Sistema de Gestão da Qualidade.
Relativamente à distribuição da tarefa da classificação entre Braga e Guimarães, 6.057 volumes de publicações
monográficas (90,8%) foram classificados em Braga e 616 (9,2%) em Guimarães.
3.4.4. Setor de Leitura e Empréstimo
Em 2012, as salas de leitura da Biblioteca Geral (BGUM) e da Biblioteca da UM em Guimarães (BPG),
continuaram a registar níveis de utilização elevados, registando-se frequentes situações de superlotação.
Também os 39 lugares das salas de estudo em grupo da BGUM e os 208 da BPG mantiveram ao longo do ano
níveis muito elevados de ocupação, encontrando-se quase sempre esgotados.
No sector de leitura e empréstimo exerceram funções 15 funcionários na BGUM, cinco na BPG, um dos quais
integrou a equipa a partir de outubro, dois na Biblioteca do Edifício dos Congregados (BEC) até 18 de setembro,
tendo a partir dessa data ficado apenas um funcionário, e um na Biblioteca da Escola de Ciências da Saúde
(BECS).
0
300
600
900
1.200
1.500
Jan Fev Mar Abr Maio Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Classificações por mês/ano 2011 2012
31
A BGUM esteve aberta ao sábado de manhã e praticou o horário alargado, de segunda a sexta-feira, até às
24H00, durante o período letivo. A BPG praticou o horário alargado, de segunda a sexta-feira, até às 24H00, a
partir de 18 de outubro.
Em 2012, foram introduzidos os dados relativos a 6.988 novos utilizadores, ficando com inscrição válida nas
bibliotecas da U.M. 22.505 utilizadores, dos quais 11.068 (49,6%) efetuaram operações relacionadas com o
empréstimo de publicações. Tendo em conta o número de utilizadores potenciais, por tipo de utente, verificamos
que durante o ano de 2012 efetuaram operações relacionadas com empréstimos, cerca de 47,5% (5.935) dos
alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados, 63,6% (2.726) dos alunos do 2º ciclo, 35% (650) dos alunos
do 3º ciclo, 51,6% (612) dos docentes e 42,5% (1.145) dos outros tipos de utente (antigos alunos, alunos
Erasmus, leitores externos, funcionários e investigadores).
Relativamente ao comportamento dos utilizadores na observação do regulamento das bibliotecas da U.M.,
passaram pelo sistema antifurto da BPG, 23 utilizadores com obras não requisitadas. Na BGUM e na BEC não
se registaram passagens com publicações não requisitadas. A BECS não possui ainda sistema antifurto, pelo
que, apesar de algumas situações pontualmente identificadas, não nos é possível aferir com objetividade, o
número de utilizadores que saíram da biblioteca com publicações não requisitadas. Na BPG registou-se uma
ocorrência de indisciplina na sala de leitura, associada à perturbação do ambiente de silêncio que se procura
impor.
Os balcões de atendimento das bibliotecas da Universidade do Minho que utilizam o sistema de gestão integrado
de empréstimos em uso nos Serviços de Documentação (BGUM, BPG, BEC, BECS e Biblioteca de Ciências da
Educação - BCE) realizaram no seu conjunto 231.839 operações relacionadas com o empréstimo, renovação de
empréstimo, devolução e reserva de publicações monográficas, valor que corresponde a um aumento de 13,4 %
relativamente a 2011 (ver Figura 22).
2012 TOTAL
Biblioteca Empréstimo Renovação Devolução Reserva 2012 2011
BGUM 62.576 34.972 63.872 1.935 163.355 145.531
BPG 11.191 4.789 11.985 283 28.248 28.062
BCE 8.341 6.814 8.503 285 23.943 20.077
BECS 3.545 2.177 3.540 156 9.418 5.635
BEC 2.643 1.507 2.663 62 6.875 5.134
TOTAIS 88.296 50.259 90.563 2.721 231.839 204.439
Figura 22: Movimentos de empréstimos nos balcões de atendimento.
O aumento acima mencionado verificou-se em todas as bibliotecas: 12,2% na BGUM; 0,7% na BPG; 19,3% na
BCE; 67,1% na BECS; 33,9% na BEC e poderá resultar das alterações introduzidas com a implementação, em
28 de setembro de 2011, do novo Regulamento das Bibliotecas da UM (aumento do número de empréstimos
em simultâneo que os alunos do1º e 2º ciclo passaram a deter, aumento do número de reservas em simultâneo,
32
renovações efetuadas diretamente por docentes, alunos de doutoramento, investigadores, funcionários, antigos
docentes e antigos funcionários e limite no número de renovações sucessivas por empréstimo). Se
compararmos apenas os dados das operações realizadas no último trimestre (63.548 em 2012 e 74.038 em
2011) verificamos, em 2012, uma diminuição de 14,2%.
A Figura 23 permite observar a percentagem total de movimentos efetuados, em 2012, nos balcões de
atendimento (empréstimos, renovações, devoluções e reservas) pelas bibliotecas em análise.
Figura 23: Movimento de empréstimos nas bibliotecas da U.M. em 2012.
Relativamente à operação de renovação de publicações, durante o ano de 2012, foram realizadas 174.900
renovações, o que representa um aumento de 3,4% relativamente ao total de 2011.
No entanto, considerando as alterações introduzidas pelo novo Regulamento, mencionadas anteriormente, se
compararmos apenas os dados do último trimestre, verificamos uma diminuição de 28,5% em 2012 (45.662
renovações em 2012 e 63.889 renovações em 2011).
Do conjunto de renovações em 2012, 50.259 foram realizadas nos balcões de atendimento (menos 0,6% do que
em 2011) e 124.641 foram efetuadas diretamente pelos utilizadores via Internet, através do catálogo
bibliográfico (mais 5,1 % do que em 2011).
Os alunos do 2º ciclo foram os utilizadores que mais recorreram a este serviço, com 55.359 renovações
(38.548 efetuadas via internet e 16.811 solicitadas nos balcões de atendimento), seguindo-se os alunos do 1º
ciclo e do ciclo de estudos integrados com 53.338 pedidos (40.674 efetuados via internet e 12.664 nos balcões
de atendimento), os docentes com 29.748 renovações (24.165 efetuadas via internet e 5.583 solicitadas nos
balcões de atendimento) e os alunos de doutoramento com 19.672 (11.321 efetuadas via internet e 8.351
solicitadas nos balcões de atendimento).
É de referir que das 50.259 renovações solicitadas nos balcões de atendimento, 2.105 (mais 42,8% do que em
2011) foram solicitadas através do serviço de renovação via correio eletrónico, tendo-se verificado uma média
diária de 8,8 respostas, asseguradas pela BGUM e pela BPG.
Relativamente às reservas de publicações, durante o ano de 2012 foram realizadas 4.486, o que representa um
aumento de 22,8% relativamente a 2011. Se compararmos apenas os dados do último trimestre, verificamos
71%
12%
10% 4% 3%
BGUM
BPG
BCE
BECS
BEC
33
que em 2012 foram realizadas 1.500 reservas, o que representa um aumento de 4,2% relativamente a igual
período de 2011.
Do conjunto das reservas efetuadas em 2012, 2.721 foram realizadas nos balcões de atendimento (mais 19,8%
que em 2011), 15 das quais foram solicitadas via e-mail e 1.765 foram efetuadas diretamente pelos utilizadores
via Internet, através do catálogo bibliográfico (mais 27,6% que em 2011).
Os alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados foram os utilizadores que mais recorreram a este serviço
com 2.022 reservas (844 efetuadas via internet e 1.178 solicitadas nos balcões de atendimento), seguindo-se os
alunos do 2º ciclo com 1.590 pedidos (681 efetuados via internet e 909 nos balcões de atendimento).
Durante o período de abertura da BGUM aos sábados de manhã, registaram-se 3.638 movimentos relacionados
com o empréstimo de publicações (menos 20,3% que em 2011): 1.690 empréstimos, 1.592 devoluções, 308
renovações e 48 reservas. Considerando os 35 sábados de funcionamento da BGUM em 2012, regista-se uma
média diária de 103,9 movimentos.
Durante o período de abertura da BGUM e da BPG no horário das 20h00 às 24h00 registaram-se 12.570
movimentos relacionados com o empréstimo de publicações: 4.808 empréstimos, 4.512 devoluções, 3.090
renovações e 160 reservas. A BGUM, nos 180 dias de funcionamento, registou 11.983 movimentos (mais 42,2%
que em 2011), o que equivale a uma média diária de 47,2 movimentos. A BPG, nos 49 dias de funcionamento,
registou 587 movimentos, ou seja, uma média diária de 12 movimentos.
É de referir que das 249.491 publicações monográficas disponibilizadas para empréstimo (177.737 na BGUM,
43.602 na BPG, 19.336 na BCE, 5.519 na BEC e 3.297 na BECS), em 2012, foram requisitadas 88.296
(62.576 na BGUM, 11.191 na BPG, 8.341 na BCE, 2.643 na BEC e 3.545 na BECS), ou seja, 35,4% do fundo
documental requisitável. Estes números representam um ligeiro aumento, em termos absolutos e relativos,
relativamente aos verificados em 2011: 72.605 publicações requisitadas, correspondendo a 29,8% do fundo
requisitável.
Do total das publicações requisitadas em 2012, 20 foram solicitadas no âmbito do serviço de empréstimo à
distância (14 por alunos de doutoramento, 5 por antigos alunos e 1 por aluno de 1º ciclo).
Apesar de o sistema de gestão integrada de bibliotecas possibilitar que os utilizadores possam requisitar,
renovar, devolver e reservar publicações monográficas em qualquer uma das bibliotecas que utilizam este
sistema informático, em 2012, foi possível movimentar publicações devido a empréstimo ou devolução entre a
BGUM, a BPG e a BCE e entre a BGUM, a BPG e a BEC num total de 22.596 publicações monográficas, das
quais, 11.654 (51,6%) na BGUM (mais 8% que em 2011); 4.052 (17,9%) na BPG (menos 25% que em 2011);
6.638 (29,4%) na BCE (mais 18,4% que em 2011) e 252 (1,1%) na BEC (menos 59,9% do que em 2011).
Relativamente ao ano de 2011, registou-se um pequeno aumento global de 0,7. Comparando apenas os
movimentos entre a BGUM e a BPG, verificamos uma diminuição de 3%.
Nas páginas anteriores, procurou-se objetivar o movimento de publicações nos balcões de atendimento das
34
bibliotecas da U.M. No entanto, considerando o regime de livre acesso às estantes e a total liberdade de
movimentos concedida aos utilizadores, esses dados ignoram inteiramente o movimento de utilizadores que,
sem necessidade de se dirigirem aos balcões de atendimento, utilizaram diariamente as salas de leitura e
movimentaram milhares de publicações das estantes.
Um contador de passagens instalado na BGUM registou durante 2012 um total de 327.701 saídas, o que
representa uma média diária global de 1.377 passagens (mais 10,9% que em 2011). Do total de passagens,
4.557,5 ocorreram nas manhãs de sábado em que a biblioteca se encontrou aberta (média de 130,2 passagens
por sábado, mais 11,3% do que em 2011), 323.144 nos restantes dias (média de 1.358 passagens, menos
0,4% que em 2011), incluindo aqui as 31.384 passagens nos períodos de abertura entre as 20H00 e as 24H00
(média diária de 174,4 passagens, mais 1,4% do que em 2011).
Na BPG, o contador de passagens registou 247.660 saídas, o que representa uma média diária global de 1.146
passagens (mais 0,6% que em 2011). Do total de passagens, 4.844 ocorreram nos 49 dias do período de
abertura das 20H00 às 24H00 (média diária de 99 passagens).
Na BEC, registaram-se 16.813 saídas, correspondendo a uma média diária de 71 passagens (menos 9% que em
2011).
Dos 90.563 atos de devolução de empréstimos efetuados em 2012 na BGUM, na BPG, na BEC, na BCE e na
BECS, 18.935, ou seja, 20,9% foram sujeitos ao pagamento de multas. Comparando estes valores com os
registados no ano anterior verifica-se um aumento em termos absolutos (15.325 devoluções sujeitas a multa em
2011) e em termos percentuais (19,4% em 2011).
3.4.5. Fundo Documental
Em 2012 permaneceram os constrangimentos resultantes do encerramento ao público do depósito de
publicações da Biblioteca Geral, no âmbito das obras remodelação e melhoramento de espaços da BGUM.
Na BPG foi efetuada a transferência para o depósito de 1.143 exemplares sem taxa de utilização nos últimos
anos.
35
3.5. Da Divisão de Informação
3.5.1. Setor da Biblioteca Digital
O setor da Biblioteca Digital tem por funções garantir a gestão e manutenção da presença web dos SDUM, a
gestão, manutenção e disseminação de recursos bibliográficos em formato eletrónico licenciados na
Universidade do Minho e a seleção e disseminação de recursos bibliográficos em acesso livre.
3.5.1.1. Website dos SDUM
O website dos SDUM é um portal que contempla informação relativa às várias bibliotecas da UM, aos serviços
prestados pelos SDUM, aos recursos bibliográficos e informativos disponíveis aos membros da Universidade do
Minho, entre outros conteúdos. Relativamente aos níveis de acesso verificados em 2012, o número de visitas
aumentou 7,7%, verificando-se, contudo, diminuição no número de páginas consultadas em 10%. Em termos
globais, o servidor dos SDUM registou 210.966 acessos em 2012, perfazendo uma média de 578 visitas diárias.
2011 2012
Total de visitas 195.920 210.966
- Média diária 537 578
Total de páginas 642.610 578.242
- Média diária 1.761 1.584
Figura 24: Resumo anual dos níveis de acesso ao Website.
Figura 25: Visitas ao Website por mês/ano.
0
5.000
10.000
15.000
20.000
25.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Visitas / mês 2011 2012
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Visitas / ano
36
Ao longo do ano foram desenvolvidas algumas melhorias na presença Web dos SDUM, designadamente:
Desenvolvimento de add-ons, que permitem efetuar pesquisas básicas no catálogo bibliográfico geral da
UM, a partir dos browsers Internet Explorer e Mozilla Firefox.
Desenvolvimento de toolbar para o Mozilla Firefox, que permite efetuar pesquisas no catálogo
bibliográfico da UM (pesquisa básica, multicampos e por índice no catálogo geral).
Formulários web de avaliação da formação promovida pelos SDUM.
3.5.1.2. Catálogo Bibliográfico da U.M.
O catálogo bibliográfico é o serviço de pesquisa que dá acesso às referências bibliográficas de todos os
documentos existentes nas bibliotecas da Universidade do Minho. No ano de 2012, registou-se um aumento de
56,3% no número de acessos a este serviço, face a 2011, tendo-se registado 455.101 sessões2. Este número
refere-se apenas ao total de sessões realizadas com pesquisas, e não ao número global de sessões para outras
operações, como a consulta de índices, o acesso à área pessoal, aos serviços de renovação ou reserva via Web.
Ao conjunto de sessões correspondeu um total de 1.590.297 pesquisas, menos 2,8% do que em 2011, com
uma média de 3,5 pesquisas por sessão.
2 Devido a problemas técnicos, os dados de janeiro a maio foram estimados
37
Figura 26: Sessões e pesquisas no catálogo por mês/ano.
3.5.1.3. Serviço de Pesquisa A-to-Z
O serviço A-to-Z é uma ferramenta de pesquisa que permite a localização de revistas e livros eletrónicos
disponíveis em texto integral na Universidade do Minho por compra ou licenciamento, para além de outras
revistas de acesso livre igualmente aí referenciadas. De Janeiro a Dezembro de 2012, este serviço registou um
aumento de 16.5% no número de acessos, face a 2011, com um total de 9.961 sessões. Ao conjunto de
sessões correspondeu um total de 20.669 pesquisas, menos 7.8% do que em 2011.
05.000
10.00015.00020.00025.00030.00035.00040.00045.00050.00055.00060.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Sessões / mês 2011 2012
050.000
100.000150.000200.000250.000300.000350.000400.000450.000500.000
2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Sessões / ano
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Pesquisas / mês
2011 2012
0
500.000
1.000.000
1.500.000
2.000.000
2.500.000
2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Pesquisas / ano
38
Figura 27: Sessões e pesquisas no serviço AtoZ por mês.
3.5.1.4. Bases de dados bibliográficos
Em 2012 manteve-se em vigor o protocolo de cooperação entre a Universidade do Minho e a Fundação para a
Computação Científica Nacional relativo à iniciativa Biblioteca do Conhecimento Online (b-on), para o triénio
2010-2012. Os recursos contratados no âmbito do consórcio nacional b-on, de acordo com o modelo All for All,
mantiveram-se inalterados, designadamente: ACM, ACS, AIP, Annual Reviews, Elsevier, IEEE, IOP, revista Nature,
RSC, coleções Political e Sociology da Sage, SIAM, Springer, Taylor & Francis, Wiley, totalizando cerca de 6.500
periódicos; as bases de dados em texto integral Academic Search Complete e Business Source Complete da
EBSCO, que dão acesso a cerca de 13.300 periódicos (dos quais cerca de 9.700 com texto integral e destes
cerca de 3.350 com períodos de embargo); a base referencial Zentralblatt; e as bases de dados da ISI Web of
Knowledge (Web of Science with Conference Proceedings, Current Contents Connect, Derwent World Patent
Índex, Journal Citation Reports, Essential Science Indicators, Medline). Em 2012 ficou disponível a coleção de
livros eletrónicos Contemporary Ebooks da Springer, referente aos títulos publicados pela editora no ano de
2008. Para além dos recursos b-on, as várias unidades da UMinho no seu conjunto procederam à assinatura de
diversas bases de dados com acesso na rede da Universidade, designadamente: as bases de dados referenciais
Bibliography and Handbook of Translation Studies, Colour Index International, Communication Abstracts,
PSYCInfo e SCOPUS; as bases de dados/portais com texto integral ABI/Inform Complete, EconLit Full Text,
HeinOnline Core Collection, Political Science Complete e Worth Global Style NetWork; as coleções de revistas
eletrónicas, JSTOR Arts & Science III Collection, JSTOR Business Collection e PSYCArticles; os recursos de
referência Infopédia da Porto Editora, Palgrave Dictionary of Economics Online e o Diário da República Online.
Relativamente à taxa de utilização dos recursos bibliográficos mencionados, apresentam-se em primeiro lugar os
dados dos recursos com texto integral disponíveis via b-on, medidos através do número de downloads de artigos.
Em 2012, verificamos um aumento do número de downloads, na ordem dos 9%, relativamente ao ano anterior
(Figura 28 e Figura 29), com diferentes flutuações ao nível dos diversos recursos. Podemos constatar
significativos aumentos no número de downloads em recursos como a EBSCO, a RSC, a Sage e a Taylor &
Francis, verificando-se decréscimos mais acentuados nas editoras ACM, ACS e SIAM.
0
250
500
750
1.000
1.250
1.500
1.750
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Sessões / mês 2011 2012
0
500
1.000
1.500
2.000
2.500
3.000
3.500
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Pesquisas / mês
2011 2012
39
Editora 2011 2012 Var.%
ACM 4.433 3.141 -29,1%
ACS 28.593 22.128 -22,6%
AIP 4.681 4.988 6,6%
AR 2.841 2.840 0,0%
EBSCO 24.571 32.721 33,2%
Elsevier 354.299 394.885 11,5%
IEEE 10.234 11.578 13,1%
IOP 4.663 4.241 -9,0%
Nature s.d. 2.825 s.d.
RSC 5.547 8.109 46,2%
Sage 2.595 4.239 63,4%
SIAM 141 39 -72,3%
Springer 60.586 52.933 -12,6%
T & F 19.412 25.642 32,1%
Wiley 44.514 48.844 9,7%
Total 567.110 619.154 9,2%
Figura 28: B-on – Número de downloads por recurso em 2011 e 2012.
Figura 29: B-on – Downloads por mês/ano.
A editora com maior utilização e número de artigos descarregados mantém-se a Elsevier, uma das editoras com
maior número de títulos disponibilizados e de abrangência multidisciplinar. No entanto, se relacionarmos os
níveis de utilização de cada uma das editoras com o número de títulos que disponibilizam, outras editoras se
destacam, designadamente a Nature, a ACS, a AIP e a RSC (ver Figura 30).
0
10.000
20.000
30.000
40.000
50.000
60.000
70.000
80.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Downloads / mês 2011 2012
238.031 287.823
343.537
427.075 476.277
524.393 567.110
619.154
0
100.000
200.000
300.000
400.000
500.000
600.000
700.000
2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Downloads / ano
40
Figura 30: B-on – Downloads por editora.
No que diz respeito às bases de dados de âmbito multidisciplinar da ISI Web of Knowledge (ver Figura 31 e
Figura 32) registaram-se um total de 94.770 pesquisas na Web of Knowledge (pesquisa simultânea em todas as
bases), 50.350 pesquisas na Web of Science, 3.878 pesquisas na ISI Current Contents, 1.670 pesquisas na
Medline, 123 pesquisas na base de dados de patentes ISI Derwent Innovations Índex, 11.228 pesquisas na base
bibliométrica Journal Citation Reports e 1.331 pesquisas na base Essential Science Indicators. Relativamente à
base de dados referencial Zentralblatt Math, especializada na área de matemática, verificou-se um contínuo
decréscimo no número de pesquisas, registando apenas 145 pesquisas.
Recurso 2011 2012 Var. %
ISI WoK 73.033 94.770 29,8%
ISI WoS 48.212 50.350 4,4%
ISI CCC 2.644 3.878 46,7%
ISI Medline 171 1.670 876,6%
ISI JCR 9.977 11.228 12,5%
ISI Derwent 86 123 43,0%
ESI 885 1.331 50,4%
Zentralblatt 298 145 -51,4%
Total 135.306 163.495 20,8%
Figura 31: B-on / Bases Referenciais – Resumo anual do
número de pesquisas.
Figura 32: B-on / Bases Referenciais – Pesquisas por mês.
Apresentam-se seguidamente os dados de utilização dos recursos bibliográficos subscritos pela Universidade do
Minho. Ao nível das bases de dados bibliográficos com texto integral, a taxa de utilização foi medida com base
no número de downloads de artigos (ver Figura 33 e Figura 34).
▪ Na base de dados ABI/Inform Global, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 8.130
downloads, menos 16,8% do que no ano anterior (9.776 downloads).
▪ Na base de dados EconLit Full Text, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 2.099
downloads, quase quadruplicando o valor registado no ano anterior (620 downloads, desde junho).
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
300.000
350.000
400.000
450.000
ACM
ACS
AIP AR
EBSC
O
Else
vier
IEEE IOP
RSC
Sage
SIAM
Sprin
ger
T &
F
Wile
y
Downloads / Editora 2011 2012
58
503
384
77
3
184
27
109
2825
290
65 3
31 21
108
0
150
300
450
600
750
ACM
54
ACS
38
AIP
13
AR 3
7
Ebs
976
0
Else
v 2
095
IEEE
422
IOP
43
Nat
ure
1
RSC
28
Sage
65
SIAM
15
Spri
182
6
T&F
122
6
Wile
y 4
54
Média de downloads por editora/títulos
2011 2012
0
4.000
8.000
12.000
16.000
20.000
24.000
28.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Pesquisas / mês 2011 2012
41
▪ Na coleção de revistas da Emerald, com cobertura nas áreas de gestão, gestão industrial e ciências da
informação, registaram-se 10.663 downloads, menos 11,4% do que no ano anterior (11.999
downloads).
▪ A Infopédia registou 15.889 consultas nos dicionários e enciclopédia, menos 15% do que no ano
anterior (18.689 consultas).
▪ No arquivo de revistas JSTOR, coleções de revistas na área de gestão e na área de humanidades,
registaram-se 13.882 downloads, mais 26,9% do que no ano anterior (10.936 downloads).
▪ No dicionário online Palgrave Dictionary of Economics registaram-se 76 consultas.
▪ Na base de dados Political Science Full Text, especializada na área das ciências políticas, registaram-se
824 downloads, mais 125,8% do que no ano anterior (365 downloads, desde junho).
▪ Na base de dados PsyARTICLES, especializada na área de psicologia, registaram-se 8.134 downloads,
mais 45,3% do que no ano anterior (5.599 downloads).
▪ Não foi possível obter dados de utilização dos recursos: Diário da República Online, HeinOnline
Collection, Max Planck Encyclopedia of Public International Law e Worth Global Style NetWork.
Recurso 2011 2012 Var.
ABI/Inform 9.776 8.130 -16,8%
EconLit FT 620 2.099 238,5%
Emerald 11.999 10.633 -11,4%
Infopédia 18.689 15.889 -15,0%
JSTOR 10.936 13.882 26,9%
Palgrave Dic. 90 76 -15,6%
Political Science FT 365 824 125,8%
PsycARTICLES 5.599 8.134 45,3%
Total 58.073 59.667 2,7%
Figura 33: U.M. / Bases de texto integral – Resumo anual do número de downloads.
Figura 34: U.M. / Bases de texto integral – Downloads por mês.
Ao nível das bases de dados referenciais constatamos um acentuado e generalizado aumento nos níveis de
utilização face a 2011, acima dos 90%, em larga medida impulsionado pela disponibilidade da base de dados
0
2.000
4.000
6.000
8.000
10.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Downloads / mês 2011 2012
42
Scopus ao longo de todo o ano de 2012. Apresenta-se abaixo os dados relativos às bases de dados, medidos
com base no número pesquisas (ver Figura 35 e Figura 36).
Recurso 2011 2012 Var.% Colour Index s.d. s.d. s.d
Comunication Abs. 3.706 5.312 43,3%
EconLit 2.551 / /
MathSciNet 14.554 12.113 -16,8%
PscyInfo 6.827 10.236 49,9%
Scopus 8.405* 42.088 *
Total 36.043 69.749 93,5%
* Os dados de 2011 referem-se apenas aos meses de
novembro e dezembro
Figura 35: U.M. / Bases referenciais – Resumo anual do número de pesquisas.
Figura 36: U.M. / Bases referenciais – Pesquisas por mês.
▪ Na base de dados Communication Abstracts, especializada na área de comunicação, registaram-se
5.312 pesquisas, mais 43,3% face ao ano anterior (3706 pesquisas desde abril de 2011).
▪ A base de dados Econlit, especializada na área de economia e gestão passou a ser analizada ao nível
dos recursos em texto integral (recurso com upgrade para a versão Full Text em junho de 2011).
▪ Na base de dados MathSciNet, especializada na área de matemática, registaram-se 12.113 pesquisas,
sofrendo um decréscimo em 16,8% face ao ano anterior (14.554 pesquisas).
▪ Na base de dados PsycINFO, especializada na área de psicologia, registaram-se 10.236 pesquisas em
2012, mais cerca de 50% do que no ano anterior (6.827 pesquisas).
▪ Na base de dados Scopus, recurso de âmbito multidisciplinar, registaram-se 42.088 pesquisas em
2012, valor que não pode ser comparado ao registado em 2011 (8.405 pesquisas), visto que este
recurso apenas foi licenciado em novembro desse ano.
▪ Não foi possível aceder a dados de utilização da base de dados Colour Índex International.
0
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
6.000
7.000
8.000
9.000
10.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Pesquisas / mês 2011 2012
43
3.5.2. Setor de Difusão de Informação
O setor de Difusão de Informação tem por funções garantir a obtenção e disseminação de recursos bibliográficos
e informativos através dos serviços de fornecimento de documentos e de empréstimo inter-bibliotecas, do serviço
de referência e de outras iniciativas de divulgação.
3.5.2.1. Serviço de Fornecimento de Documentos e Empréstimo Inter-Bibliotecas
O serviço de fornecimento de documentos e empréstimo inter-bibliotecas, assegurado pelo Gabinete de Difusão
de Informação, teve um volume de pedidos internos e externos superior em 3,7% e uma taxa de satisfação
superior em 1,2%, face aos valores registados em 2011 (ver Figura 37). No ano 2012, os pedidos efetuados por
utentes da U.M., para o fornecimento de documentos do exterior, aumentaram 14,4%, passando de 181 pedidos
em 2011 para 207 pedidos em 2012. Os pedidos provenientes do exterior, para o fornecimento de documentos
disponíveis na Universidade do Minho, diminuíram 6,0%, passando de 201 pedidos em 2011 para 189 pedidos
em 2012.
Figura 37: Pedidos e resposta aos pedidos de documentos.
Ao longo dos últimos anos, a taxa de satisfação dos pedidos solicitados por utentes da U.M. (pedidos internos),
satisfeitos por entidades externas, por intermédio dos SDUM, tem-se mantido estável em torno dos 90%,
independentemente do aumento ou diminuição do número total de pedidos. Dos 207 pedidos de utentes da
U.M., recebidos em 2012, foram satisfeitos até ao final do ano 188 pedidos, traduzindo uma ligeira diminuição
na taxa de satisfação, em 0,4%, relativamente a 2011 (ver Figura 38 e Figura 39).
Tipo Pedido Satisf. N Satisf. Pend. Total Tx Satisf.
Fotocópias Nacionais 48 3 0 51 94,1%
Fotocópias Internacionais 69 7 0 76 90,8%
Emp. Nacional de Publicações 49 6 0 55 89,1%
Emp. Intern. de Publicações 22 3 0 25 88,0%
Total 188 19 0 207 90,8%
Figura 38: Resposta aos pedidos internos.
Totais Taxa de Satisfação
Tipo Pedido 2011 2012 Var.% 2011 2012 Var.%
Fotocópias Nacionais 46 51 10,9% 93,5% 94,1% 0,7%
Fotocópias Internacionais 68 76 11,8% 91,2% 90,8% -0,4%
Totais Taxa de Satisfação
Tipo Pedido 2011 2012 Var.% 2011 2012 Var.%
Internos 181 207 14,4% 91,2% 90,8% -0,4%
Externos 201 189 -6,0% 91,0% 93,7% 2,9%
Total 382 396 3,7% 91,1% 92,2% 1,2%
44
Emp. Nac. de Publicações 45 55 22,2% 91,1% 89,1% -2,2%
Emp. Intern. De Publicações 22 25 13,6% 86,4% 88,0% 1,9%
Total 181 207 14,4% 91,2% 90,8% -0,4%
Figura 39: Comparação da resposta aos pedidos internos em 2011 e 2012.
Os tipos de utentes que solicitam este serviço com maior frequência são habitualmente os docentes, os
investigadores e os alunos de 2º e 3º ciclo. No entanto, em 2012, verificou-se um aumento em 40% do número
de pedidos efetuados por alunos do 1º ciclo, como ilustrado pelo gráfico da Figura 40. Relativamente à origem
dos pedidos por unidade U.M. o gráfico da Figura 41 ilustra a distribuição de pedidos por parte das diversas
unidades.
Figura 40: Pedidos internos por tipo de utente.
Figura 41: Pedidos internos por unidade U.M.
No que diz respeito aos pedidos de fornecimento de documentos solicitados por entidades externas à U.M.
(pedidos externos), registou-se um decréscimo, na ordem dos 6%, passando-se dos 201 em 2011 para os 189
em 2012. Verificou-se, contudo, um aumento em 2,9% na taxa de satisfação, comparativamente a 2011 (ver
32%
40%
0%
29%
Alunos 2º/3º Ciclo
Alunos 1º Ciclo
Leitores Externos
Doc./Invest./Func.
8,9% 1,8%
3,6% 3,6%
7,1%
42,9%
32,1% EC
ECS
ESE
ED
EEG
IE
ILCH
45
Figura 42). A percentagem de pedidos não satisfeitos resulta de solicitações de documentos não existentes no
fundo documental da Universidade do Minho.
Totais Taxa de Satisfação
Tipo Pedido 2011 2012 Var. % 2011 2012 Var. %
Fotocópias Nacionais 0 0 0,0% / 0,0% 0,0%
Fotocópias Internacionais 3 3 0,0% 100,0% 100,0% 0,0%
Artigos Digitais Nac./Intern. 45 20 -55,6% 91,1% 100,0% 9,8%
Emp. Nac. de Publicações 148 163 10,1% 90,5% 92,6% 2,3%
Emp. Int. de Publicações 5 3 -40,0% 100,0% 100,0% 0,0%
Total 201 189 -6,0% 91,0% 93,7% 2,9%
Figura 42: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas.
Em resultado da prestação dos serviços de fornecimento de documentos, o Gabinete de Difusão gerou receitas
no valor de 3.010,10 €.
3.5.2.2. Serviço de Referência
As bibliotecas da Universidade do Minho oferecem apoio personalizado às atividades identificação e utilização de
fontes de informação, numa perspetiva informativa, pedagógica e fomentadora de uma maior autonomia dos
utilizadores. Para além do apoio de primeira linha prestado pela equipa do serviço de atendimento, ao longo de
2012, o setor de Difusão da Informação respondeu a um número significativo de pedidos de referência
colocados presencialmente, telefonicamente ou via Web através do serviço Pergunte-nos. Via Web foi possível
contabilizar 150 pedidos de suporte, registando-se um tempo médio de resposta de 15h, de acordo com a
distribuição temática ilustrada no gráfico da Figura 43.
Figura 43: Distribuição temática de questões de referência.
No âmbito da atividade de referência, na biblioteca geral em Braga, na biblioteca da UM em Guimarães e no
13%
16%
5% 5% 1% 4%
4%
11%
6%
16%
8% 11% Serviço externo
Bases de dados
Bibliografia
Catálogo
e-Books
EIB
EIB Interno
Empréstimo
46
espaço b-in, são disponibilizados aos utentes 21 postos de pesquisa e de acesso à Internet, onde se registaram
uma média de 41 horas de utilização por dia e uma média de cerca de 2 horas diárias por terminal.
*dados indisponíveis para o mês de novembro do ano de 2012.
Figura 44: Sessões e horas de utilização nos postos de pesquisa por mês/ano.
3.5.2.3. Gestão de Conteúdos e Comunicação
A fim de promover e divulgar os serviços e recursos bibliográficos disponíveis são habitualmente produzidos
diversos tipos de conteúdos informativos, disseminados através do website dos SDUM, nos espaços das
bibliotecas geridas pelos Serviços de Documentação ou por distribuição externa.
Em 2012, para além da manutenção e atualização dos conteúdos da biblioteca digital (website dos SDUM,
serviço A-to-Z, LibraryThing for Libraries) foram realizadas as seguintes atividades:
▪ organização de 3 acessos experimentais a novos recursos bibliográficos: a base de dados referencial
Book Citation Index, integrado na base de pesquisa Web of Science da Thomson Reuters, a coleção IGI-
Global e a coleção de revistas Cairn.info;
▪ produção de um guia de utilizador das bibliotecas U.M., com distribuição no “Kit do Caloiro” pela
Associação Académica da U.M. e nas bibliotecas;
▪ produção de uma brochura informativa sobre as bibliotecas U.M. em língua inglesa, com distribuição no
dossier de acolhimento dos alunos de ERASMUS pelo Serviço de Relações Internacionais e nas
bibliotecas;
▪ produção de 19 notícias com destaque na homepage e diversas comunicações via facebook e twitter;
▪ atualização de conteúdos, templates utilizados nas ações de formação e apresentações dos SDUM
(português e inglês);
▪ distribuição de diversos materiais (posters, folhetos) com fins informativos e promocionais.
0
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
6.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Sessões / mês 2011 2012
0
10.000
20.000
30.000
40.000
50.000
60.000
2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Sessões e horas de utilização / ano
Sessões Horas
47
3.5.3. RepositóriUM
No decurso do seu nono ano de atividade o RepositóriUM, continuou a registar um forte crescimento quer ao nível da recolha de novos documentos quer ao nível da sua utilização, o que se traduziu também pela manutenção de alta visibilidade e notoriedade granjeadas a nível nacional e internacional.
O número de documentos disponíveis publicamente no repositório institucional da Universidade do Minho em finais de Dezembro de 2012 perfazia um total de 20.485 registos, verificando-se um crescimento de 33% comparativamente a 2011. No total foram acrescidos ao acervo do RepositóriUM 5.840 novos documentos por 425 depositantes, superando-se assim claramente um dos indicadores (Indicador 4.1) previsto pelos SDUM no seu QUAR 2012 (ver Figura 45).
Figura 45: Evolução do número de documentos e depositantes por ano.
No período em análise averbaram-se 2.540.191 visitas (média diária de 6.959 visitas) e 15.338.259 páginas consultadas (pageviews). Como se pode constatar pelos dados, verificou-se um acréscimo de 21% em termos de visitas analogamente ao ano anterior, mantendo-se os meses de menor afluência ao RepositóriUM balizados pelos usuais ciclos académicos e/ou períodos de férias (ver Figura 46).
Figura 46: Número de visitas em 2012 ao RepositóriUM por mês comparativamente com 2011.
No último ano, observou-se de igual modo um incremento de 27% em termos do número de documentos
48
descarregados (downloads) no RepositóriUM, transpondo-se desta forma outra meta (Indicador 4.3) definida nos objetivos operacionais de 2012 dos SDUM. É de assinalar que desde a sua abertura em Novembro de 2003 já se contabilizaram mais de 8.440.532 downloads do RepositóriUM, dos quais 1.847.718 apenas em 2012, perfazendo uma média diária de 5.062. Relativamente às consultas de documentos no RepositóriUM verificou-se um ligeiro crescimento (16%), tendo sido registadas 1.170.337 consultas, quando comparado com o período anterior. (ver Figura 47).
Figura 47: Evolução de registos consultados e downloads por ano.
Considerando as origens do tráfego que originou as visitas em 2012 ao RepositóriUM, verificamos que o acesso ao RepositóriUM continua a ser efetuado maioritariamente de forma indirecta através de motores de pesquisa (73%) e 21% por websites de referência, sendo que apenas 6% das visitas são realizadas diretamente na interface do RepositóriUM (ver Figura 48).
Figura 48: Origens do tráfego ao RepositóriUM
No que concerne a ferramentas de referência social, verificamos que o Facebook, Blogger; WordPress, Twitter, Stack Overflow e o Linkedin constituíram a origem de 6.745 visitas registadas no último ano (ver Figura 49).
49
Figura 49: Visitas através de referência social
Em 2012, o RepositóriUM, registou acessos e downloads provenientes de mais de 222 países e territórios de todo o mundo (ver Figura 50). Para além de Portugal, o Brasil constituiu a principal origem internacional dos downloads no RepositóriUM. Em termos de representatividade, o conjunto dos países da União Europeia, os EUA, a Índia e a China são os países que apresentaram maior relevância em termos do número de downloads efetuados (ver Figura 51).
Figura 50: Cobertura no mapa de países e territórios com acessos ao RepositóriUM em 2012.
50
Figura 51: Origem dos downloads ao RepositóriUM em 2012.
No que respeita aos tipos de documentos disponíveis ao público no RepositóriUM a 31 de Dezembro de 2012, cerca de 37% eram documentos resultantes de comunicações a congressos e conferências, 36% artigos científicos, 15% teses de doutoramento e dissertações de mestrado realizadas na Universidade do Minho e 12% outras tipologias documentais.
A esmagadora maioria (81%) dos documentos existentes no RepositóriUM estavam disponíveis em acesso livre e 19% estavam com estatuto de acesso restrito à Universidade, definitivamente, ou com períodos de embargo compreendidos entre 1 a 3 anos.
Em termos dos anos de publicação, verificou-se que do total de documentos existente, 8% das publicações eram referentes a 2008, 9% publicações de 2009, 10% publicações de 2010, 18% publicações de 2011 e 13% a publicações de 2012. Do total das publicações depositadas observou-se uma maior preponderância para o auto-arquivo de publicações mais recentes (2012 e 2011), mas ainda se verifica o depósito de um número significativo de publicações de anos anteriores (ver Figura 52).
Ano depósito 2012 Ano Pub. N (2012)
Ano Pub. N -1
Ano Pub. N -2
Ano Pub. > N -3
N.º Pub. Depositadas 2077 1505 728 1502
Figura 52: Distribuição dos depósitos de 2012 por anos de publicação.
No decurso de 2012, os SDUM continuaram a acompanhar e procederam à monitorização do cumprimento da nova política de auto arquivo de publicações da Universidade do Minho, tendo para o efeito realizado 4 monitorizações em moldes trimestrais. Os momentos de monitorização periódica têm-se revelado como uma importante ferramenta para aferir quer a taxa de cumprimento quer pelo aumento da atividade de auto-arquivo que se verifica após a comunicação dos resultados de cada monitorização às UOEI. (ver Figura 53).
47% 21%
7%
6% 2%
2% 15%
PortugalBrasilEstados UnidosUnião EuropeiaÍndiaChinaOutros
51
Figura 53: Resultados das monitorizações relativas à produção científica de 2012 depositada no RepositóriUM.
Os dados preliminares já conhecidos3, apontam para uma de taxa de cumprimento pelo conjunto da academia na ordem dos 56%, ficando assim aquém dos objetivos projetados pelos SDUM para o período (Indicador 4.2).
Inserido no seu plano de atividades anual e em parceria com a Direção de Tecnologias e Sistemas de Informação (DTSI) da Universidade do Minho, os SDUM procederam à migração do RepositóriUM para a última versão da plataforma que lhe serve de suporte - DSpace versão 1.8.2. Neste processo para além da preparação dos ficheiros de tradução dos idiomas, layout, testes de uso, etc., foram testados e acrescidos ao RepositóriUM novos Add-ons que adicionaram novas funcionalidades e potencialidades ao sistema, nomeadamente: OAIExtended (v.3.0); OpenAIRE Authority Control (v2.0); OAI Stats (v.3.0); Sharing Bar (v2.0); Sharing Bar with DeGóis (v2.0). Adicionalmente foram atualizados Add-ons já instalados em versões anteriores: Statistics Addon (v4.0); Request Copy (v3.0) e DeGóis (v5.0).
Em termos da manutenção e operação corrente do RepositóriUM, será de realçar a criação de 4 novas comunidades representativas de UOEI da Universidade do Minho, a saber: Escola de Direito da Universidade do Minho (ED); Centro de Ciências e Tecnologias da Computação (CCTC); High-Assurance Software Laboratory (Haslab) e Centro de Gestão Industrial e da Tecnologia (CGIT), bem como uma reorganização das comunidades associadas à Escola de Economia e Gestão (EEG) e ao Departamento de Informática (DI).
Dezembro 2011 Dezembro 2012
N.º comunidades 44 48
N.º de utilizadores registados 9.810 11.961
Figura 54: Comparação do número de comunidades e utilizadores registados.
Paralelamente com trabalho diário de administração e monitorização das comunidades existentes (configurações, permissões de utilizadores, esclarecimentos, etc.), deu-se continuidade ao serviço de suporte de utilizadores (helpdesk), ao acompanhamento e validação de metadados de novos documentos depositados e à sua gestão integrada do Sistema Gestão Qualidade (SGQ) dos SDUM. Neste particular, durante 2012 verificou-se um crescimento de 49% nos pedidos de suporte face ao período anterior, tendo sido registados 3.079 novos pedidos no helpdesk do RepositóriUM, que na sua grande maioria foram dados como encerrados (ver Figura 55).
3 Recolhidos em 15 de Janeiro de 2013.
52
Figura 55: Pedidos registados no serviço de suporte do RepositóriUM.
Relativamente, ao processo de gestão e receção das versões digitais de dissertações de mestrado (DM) e teses de doutoramento (TD) produzidas na Universidade do Minho e o seu subsequente depósito no RepositóriUM, findo o ano de 2012, verifica-se que foram depositadas um total de 1.124 (928 DM e 196 TD) novos registos.
No domínio dos dados científicos, outra área inscrita nos objetivos operacionais 2012 dos SDUM, verificaram-se progressos ainda incipientes. Ao longo do ano, duas novas UOEI (indicador 3.1) da UMinho depositaram alguns conjuntos de dados científicos (datasets), mas a fraca adesão no cômputo da academia levou os SDUM a repensar e reposicionar a sua estratégia neste domínio para 2013.
Durante 2012, a visibilidade e o reconhecimento internacional do RepositóriUM e das atividades da Universidade do Minho no domínio do acesso livre à literatura científica (Open Access) continuaram a ser demonstrativas quer pelo convite e participação em vários eventos, quer pelo bom posicionamento do RepositóriUM no Ranking Web of Repositories4 (33ª posição mundial, 26ª posição mundial nos repositórios institucionais,12ª posição entre os repositórios europeus e 1ª posição entre os repositórios nacionais, na última edição deste ranking que compreende 1520 repositórios a nível mundial).
Face a este reconhecimento, no último ano, os SDUM continuaram a receber várias solicitações para esclarecimentos, colaborações, visitas de trabalho e estágios no âmbito do RepositóriUM (ver Figura 56).
Mês
Visitas/estágios em 2012 Origem
Março Visita: Delegação de bibliotecários da ABF Rhône-Alpes Association des Bibliothécaires de France (ABF)
França
Junho Programa de mobilidade staff Erasmus Ana Quiroga Fraga Universidade de Vigo
Espanha
Julho Programa de mobilidade staff Erasmus Can Besimoglu Ankara University – Faculty of Agriculture
Turquia
4 Ranking Web of Repositories disponível em: http://repositories.webometrics.info/en
96%
3% 1%
Fechados (2964)
Abertos (86)
Aguardam intervenção (29)
53
Novembro Visita/formação: María Soledad Ramírez Montoya Universidad TecVirtual - Escuela de Graduados en Educación Tecnológico de Monterrey
México
Figura 56: Visitas/estágios no âmbito do RepositóriUM em 2012.
3.5.4. Setor de Informática
A ausência por motivos de saúde do técnico de informática que se prolongava, com curtos interregnos, desde
2010 terminou no primeiro trimestre de 2012, permitiu ir retomando a normalidade no funcionamento deste
sector. Ao longo do ano de 2012 merecem destaque as seguintes atividades no setor:
Substituição de 10 postos de trabalho por novos equipamentos; Análise e apresentação de soluções para a implementação de backups centralizados e automáticos; Preparação e lançamento dos procedimentos para aquisição de servidor para implementar a solução de
backups centralizados; Disponibilização e configuração do servidor para o novo site dos projetos Open Access;
3.5.4.1. Manutenção e Operação
Em 31 de Dezembro de 2012, o parque informático dos SDUM era constituído por:
Designação Δ 2011
71 Postos (computador, ecrã, teclado e rato) de trabalho e pesquisa 0
9 Servidores (5 Windows 2003, 2 Windows 2008 e 2 Linux) 0
1 Servidor Gestão de Impressões (GESPAGE) 0
19 Impressoras 0
4 Multifunções (Impressora, Scanner, Fax) +2
1 UPS’s -2
3 HUB’s + 1 SWITCH 0
5 Scanners 0
Algumas dezenas de outros equipamentos, periféricos e acessórios (pistolas de leitura de
códigos de barras, placas de som, headsets, etc.).
Figura 57 : Constituição do parque informático dos SDUM
Relativamente à infra-estrutura de base, além da manutenção e operação normal em 2012, destacam-se as seguintes atividades:
▪Implementação do acordo ortográfico no website dos SDUM – www.sdum.uminho.pt
▪Atualização do software Live Support para nova versão
54
▪Desenvolvimento na área pessoal do utente no catálogo SDUM para indicar o número de renovações de cada
exemplar emprestado
3.5.4.2. Suporte
A tarefa de suporte, resolução de problemas e helpdesk continuou a absorver o essencial da atividade do sector de informática em 2012. A partir das intervenções registadas, apresentam-se de seguida alguns dados que caracterizam o tipo de intervenção e a origem das solicitações (ver Figura 58 a Figura 60).
Figura 58: Percentagem do número de solicitações por tipo de intervenção.
Figura 59: Percentagem de tempo despendido por tipo de intervenção.
40%
23%
20%
1% 17% Aleph
Avarias
Desenvolvimentos e Melhorias
Formação
Outros
25%
38%
27%
0% 11% Aleph
Avarias
Desenvolvimentos e Melhorias
Formação
Outros
55
Figura 60: Percentagem de tempo despendido por sector.
3.5.5. Setor de Formação de Utilizadores
Relativamente à formação de utilizadores, os Serviços de Documentação realizam e promovem anualmente
sessões de apresentação das bibliotecas UM no início do ano letivo, ações de formação sobre recursos de
informação em geral ou recursos especializados, entre outras participações em ações de acolhimento e visitas.
Durante o ano de 2012 foram realizadas 78 ações, abrangendo um número total de 2.044 participantes.
Ações Horas Participantes
1º ciclo 26 28’00 565
2º e 3º ciclo 10 14’00 220
Outras 13 30’30 256
Visitas 25 7’30 553
Erasmus 4 4’00 450
Total 78 84’00 2.044
Figura 61: Ações de formação/visita.
Nos pólos de Braga decorreram 19 ações de apresentação das bibliotecas UM, com um número total de 451
participantes, dirigidas a grupos dos cursos de 1º ciclo Arqueologia, Biologia, Biologia-Geologia, Ciências da
11% 5%
28%
1% 5% 1% 1%
13%
14% 0%
3% 16%
1% 0%
Tempo de intervenção por setor ANALISE DOCUMENTAL
AQUISIÇÕES
ATENDIMENTO
BIBLIOTECA DIGITAL
CATALOGAÇÃO
DIFUSÃO DE INFORMAÇÃO
DIRECÇÃO
DIVISÃOBIBLIOTECONOMIAINFORMATICA
MANUTENÇÃO
PROJECTOS
QUALIDADE
REPOSITORIUM
SECRETARIA
56
Comunicação, Medicina, Ciências do Ambiente, Contabilidade, Enfermagem, Estudos Portugueses e Lusófonos,
Filosofia, Línguas Aplicadas, Matemática, Relações Internacionais e Sociologia. Foram realizadas 9 ações de
formação, com um número total de 169 participantes, dirigidas a grupos dos cursos de 2º e 3º ciclos dos
mestrados em Ensino de Música, mestrados da Escola de Economia e Gestão, mestrado em Intervenção
Psicológica em Crianças, Jovens e Família e grupo de alunos de doutoramento do Instituto de Educação. Foram
ainda realizadas 25 visitas guiadas, com 553 participantes, dirigidas a grupos da Biblioteca Municipal de
Valença, de diversas Escolas Secundárias (Dia Aberto da Escola Economia e Gestão), da Escola Secundária
Carolina Michaëlis do Porto e Escola Profissional de Felgueiras, da Escola Secundária de Vieira do Minho, da
Escola Secundária Padre Benjamim Salgado e da Escola Secundária Santa Maria Maior.
No pólo de Guimarães decorreram 7 ações de apresentação das bibliotecas UM, com um número total de 114
participantes, dirigidas a grupos dos cursos de 1º ciclo de Arquitetura, Engenharia de Comunicações, Estatística
Aplicada e Geografia e Planeamento; 1 ação de formação, com um número total de 51 participantes, dirigidas a
alunos de 2º ciclo do mestrado em Engenharia Eletrónica Industrial e Computadores.
No âmbito de ações de formação dirigidas à comunidade U.M., foram organizadas 13 ações, correspondendo a
um total de 30’30 horas, contando com a participação de 256 pessoas, sobre os seguintes recursos/temas:
ação de esclarecimento/formação sobre a ScienceDirect e a Scopus (2 sessões), Fontes de Informação
Científica e Técnica disponíveis na rede UM e em Acesso Livre (3 sessões), Pesquisa de Informação Estatística
no Portal de Estatística Oficiais - INE (2 sessões), Pordata: Base de Dados de Portugal Contemporâneo (2
sessões), Portal do Eurostat - Estatísticas da União Europeia (2 sessões), SCOPUS: Base de dados de referências
bibliográficas multidisciplinar (2 sessões).
Os SDUM participaram ainda em 4 sessões de acolhimento, integradas no Programa de Orientação ERASMUS
2011/2012 (2º semestre) e 2012/2013 (1º semestre), que contou com a presença de cerca de cerca de 450
alunos.
57
4. ANÁLISE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL
4.1. Análise global: objetivos e programa de gestão
No início do ano, tendo em conta os objetivos definidos no Quadro de Avaliação e Responsabilização da
Universidade do Minho, os SDUM definiram os seus objetivos para 2011. Para os diferentes objetivos foram
definidos indicadores e metas (ver Figura 62).
Indicadores Resultado 2011 Meta 2012 Resultado
Ind. 1.1 - Visitas per capita 28,7 30 26,3
Ind. 1.2 - Utilização da biblioteca digital (indicador composto e ponderado) 249.607 257.100 310.822
Ind. 2.1 - Número de novos serviços/produtos 6 2 2
Ind. 2.2 Número de serviços/produtos reformulados 2 1 1
Ind. 3.1 Número de unidades orgânicas no repositório de dados 1 3 3
Ind 4.1 Número de documentos no RepositóriUM 14.678 19.000 20.485
Ind. 4.2 Percentagem da produção científica da U.M. do ano anterior
depositada 62% 75% 56%
Ind. 4.3 Número de downloads 1.457.051 1.550.000 1.847.718
Ind. 5.1 Número de apresentações em eventos nacionais e internacionais 10 20 30
Ind. 5.2 Número de novos serviços e iniciativas participadas 8 8 9
Ind. 5.3 Criação do site referência da comunidade Open Access Portugal N.A. Site disponível
Set. 2012
Site disponível
Set. 2012
Ind. 6.1 Tempo médio do circuito documental 8,9 4 3,8
Ind. 6.2 Tempo médio de validação de metadados no RepositóriUM >5 3 n.d.
Ind. 7.1 Taxa de crescimento das receitas próprias (incluindo projetos) -41,92% 45,00% 105,14%
Ind. 8.1 Custo por utente 59,74 € 56,75 € 53,92€
Ind. 9.1 Satisfação global revelada através de inquérito (LibQual) 6,8 6,8 7,0
Ind. 9.2 Satisfação com atendimento (inquérito) 8,84 8,8 8,81
Ind 10. 1 Renovação da certificação ISO 9001 N.A. Renovação Renovação
Ind 11.1 Número de ações de formação realizadas 22 20 20
Ind.11.2 Eficácia das ações de formação (Média das avaliações do sistema de
avaliação interno - 1 a 15) 12 12 12
Figura 62: Indicadores e resultados em 2011
Como se pode concluir da análise do quadro anterior, foram atingidos, e em alguns casos superadas, a maioria
das metas definidas. Apenas em dois indicadores relevantes (Ind. 1.1 - Visitas per capita, e Ind. 4.2
Percentagem da produção científica da U.M. do ano anterior depositada), o desempenho ficou aquém do
esperado, não permitindo atingir os objetivos.
Analisando os principais processos da cadeia de valor, comparativamente com o ano anterior, o desempenho
58
manteve-se ou melhorou, ainda que se registem também algumas exceções.
Um dos sinais mais positivos registou-se na evolução do tempo médio de tratamento dos documentos, desde a
sua entrada no circuito documental até ao seu envio para as bibliotecas destinatárias que desceu de 8,9 para
3,8, abaixo da meta definida (4) e o melhor valor registado desde que existe controlo deste indicador (2004).
Esta evolução está certamente relacionada com a diminuição do número de publicações recebidas, mas deve-se
também às medidas corretivas tomadas após o resultado negativo registado em 2011 e a um melhor
acompanhamento e monitorização dos processos.
No que no que diz respeito ao RepositóriUM não foi possível monitorizar o tempo médio de validação ao longo de
2012, uma vez que a aplicação informática desenvolvida no primeiro semestre do ano, não se revelou eficiente e
fiável, e a monitorização manual (realizada durante parte do ano de 2011) não é exequível dado o elevado
número de documentos depositados.
Relativamente aos restantes objetivos relacionados com o RepositóriUM, registaram-se resultados contraditórios.
Assim, quanto ao número de documentos depositados e ao número de downloads as metas definidas foram
claramente superadas. Já quanto à percentagem da produção científica de 2012 depositada no RepositóriUM, o
resultado obtido, tal como monitorizado em Janeiro de 2013, ficou abaixo da meta estabelecida. Existem vários
indícios e informações de que irão ser depositados nos próximos meses um número significativo de documentos
de 2012, pelo que o objetivo de reunir 70% da produção científica poderá vir a ser atingido ao longo do ano de
2013.
No que se refere aos serviços de empréstimo, registaram-se níveis de utilização semelhantes aos verificados em
2011 quanto ao número de utentes ativos e ligeiramente superiores quanto ao número de transações
(empréstimos, devoluções, renovações e reservas) efetuados nos balcões de atendimento. Apesar de se ter
registado também um ligeiro aumento do número de visitas global às bibliotecas da U.M, o número de visitas
per capita diminuiu, dado o aumento do número global de potenciais utilizadores.
Os objetivos relacionados com a gestão de projetos foram atingidos ou superados. Também no que concerne
aos Serviços de Documentação Digital, se registou um aumento global da utilização dos recursos e serviços
digitais geridos pelos Serviços de Documentação, o que se traduziu na clara superação do objetivo definido no
indicador associado a este processo.
Finalmente, os objetivos relacionados com a sustentabilidade financeira dos SDUM foram também claramente
superados, registando-se um aumento significativo das receitas próprias (facto integralmente explicado pelo
aumento das receitas dos projetos participados) e uma diminuição do custo por utente, que encontra a sua
principal explicação numa redução global de custos, que foi particularmente significativa no que diz respeito aos
custos com pessoal.
59
5. NOTAS FINAIS
Do conjunto da informação constante deste relatório, e para além da operação regular das bibliotecas de U.M. e
dos serviços que estas oferecem, destacaremos aqui alguns dos aspetos mais significativos que marcaram a
atividade dos Serviços em 2012.
Em primeiro lugar deve ser referido que a inversão da tendência para a diminuição da procura da generalidade
dos serviços oferecidos pelas bibliotecas, que se registou em 2011, parece ter-se mantido em 2012. De facto,
contrariamente ao que se tinha passado na primeira década deste século, continuou a verificar-se um ligeiro
aumento da procura dos serviços de empréstimo, bem como na utilização dos espaços das bibliotecas.
Finalmente, também na componente de biblioteca digital, voltou a verificar-se um aumento global da utilização.
Em segundo lugar, deve registar-se, com preocupação, que apesar da conclusão das obras na Biblioteca Geral
em Gualtar ainda no primeiro semestre de 2012, os atrasos nos procedimentos de aquisição dos equipamentos
e mobiliário não permitiram ainda, disponibilizar os novos espaços e funcionalidades, alguns dos quais com a
possibilidade de funcionamento 24 horas por dia. Espera-se que durante o ano de 2013 esta situação seja
finalmente ultrapassada.
Finalmente, uma palavra relativa à equipa de trabalho dos SDUM. Apesar de algumas evoluções positivas, e da
sinalização de que existe vontade da Universidade do Minho para encontrar soluções de maior estabilidade, ao
longo do ano de 2012 foi necessário recorrer a soluções temporárias e mais precárias, para assegurar o número
mínimo indispensável de funcionários, no setor de leitura e empréstimo, para garantir a abertura e normal
funcionamento das bibliotecas da Universidade.
Garantir a existência dos recursos humanos necessários ao funcionamento das bibliotecas, e dos Serviços de
Documentação no seu conjunto, e conseguir motivar a equipa de trabalho apesar das condições adversas,
continuará a ser certamente uma das preocupações centrais nos SDUM em 2013.
Braga/Guimarães, fevereiro de 2013