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1 Divisão de Gestão de Recursos

Relatório Anual de Actividades 2008 DIVISÃO DE GESTÃO DE RECURSOS 07-03-2009 DIRECÇÃO REGIONAL DE AGRICULTURA E PESCAS DO NORTE MARIA JOSÉ QUINTÃO


Índice Divisão de Gestão de Recursos .............................................................................................................................................. 3

1. Enquadramento ......................................................................................................................................................... 3 2. Alinhamento Estratégico dos Objectivos .................................................................................................................. 4 3. Apreciação quantitativa ............................................................................................................................................ 5 3.1. Mapa estratégico da DGR .................................................................................................................................... 5 3.2. Justificação dos desvios ....................................................................................................................................... 7 4. Auto-avaliação da Unidade Orgânica ..................................................................................................................... 11 4.1. Apreciação quantitativa e qualitativa dos resultados alcançados de eficácia, eficiência e qualidade ................. 11 4.2. Actividades desenvolvidas mas não previstas no plano e resultados alcançados ............................................... 11 4.3. Resultados obtidos na gestão de recursos humanos, financeiros e materiais ..................................................... 12 4.4. 4.4. Prestação para os resultados globais da DRAP - Norte ............................................................................... 13 4.5. Avaliação do sistema de controlo interno .......................................................................................................... 13 4.6. Descrição dos mecanismos de participação e auscultação dos clientes internos e externos ............................... 13 4.7. Grau de realização do plano de formação da Unidade Orgânica tendo em conta as necessidades de

desenvolvimento das competências individuais............................................................................................................... 13 4.8. Conclusões prospectivas e actuação futura ........................................................................................................ 13


Divisão de Gestão de Recursos

1. Enquadramento

A execução do plano de actividades da Divisão de Gestão de Recursos para 2008, no quadro da

actual Direcção, inicia-se em Junho de 2008, com a alteração do Chefe de Divisão e enquadra-se

numa estratégia de mudança baseada numa metodologia de trabalho em equipa por áreas de

actuação sustentada pela centralização da gestão administrativa em sistemas de informação, de

modo a obter informação de gestão para apoio à decisão.

A estratégia da DGR focalizou-se em dois vectores estratégicos, a saber: implementar um sistema

de controlo interno e assegurar o controlo da execução orçamental e patrimonial com economia

eficiência e eficácia.

Neste sentido os objectivos operacionais foram orientados para a reengenharia de processos, tendo

em vista a sua normalização, desmaterialização e redução de custos de contexto, tendente à criação

da estrutura de base ao controlo de gestão de recursos humanos, orçamental e patrimonial e bem

assim à prestação de contas.

Foi dado grande enfoque ao acompanhamento e controlo dos serviços periféricos quanto à

aplicação das normas internas instituídas e bem assim quanto à respectiva execução orçamental da

despesa e receita, tendo em vista a criação de indicadores de desempenho orçamental, e melhorar

a eficiência na execução orçamental.

No decurso da actividade da DGR, em 2008, foram ainda implementados dois diplomas

estruturantes nos seguintes domínios: da contratação pública, com a alteração do procedimento de

formação de contratos de aprovisionamento público e da reforma da gestão de recursos humanos,

adoptando um novo modelo de planeamento de RH de acordo com as necessidades efectivas do

serviço (mapas de pessoal), o que se traduziu num esforço adicional que originou alguns desvios à

estratégia definida.


2. Alinhamento Estratégico dos Objectivos

O alinhamento estratégico dos objectivos foi desenvolvido tendo em consideração o QUAR definido

para a DRAPN, o mapa estratégico da DSAGR, e bem assim a envolvente interna e externa da DGR,

explicitado sumariamente no seguinte quadro:

OBJECTIVOS OPERACIONAIS DGR DSAGR QUAR

Proceder à inventariação de 90% a 100% dos bens da DRAPN

OBJ1 IND1

Aumento do peso das receitas próprias no orçamento de funcionamento da DRAPN

OBJ2 IND2 OBJ2 IND2 OBJ4 IND10

Proceder à normalização e desmaterialização de processos administrativos

OBJ3

IND3 OBJ3

IND4

IND5 OBJ3

IND3 OBJ6

IND12

IND6 IND4 IND13

Garantir a implementação e aplicação dos procedimentos instituídos para os processos

administrativos OBJ4

IND7 OBJ1

IND8 OBJ1

IND9 OBJ1 IND1

Monitorizar e avaliar a execução orçamental das UO, trimestralmente

OBJ5 IND10 OBJ1

Conforme se pode verificar, decorrem directamente do QUAR, dois objectivos a operacionalizar

integralmente pela DGR, para os quais foram estabelecidos 3 indicadores de medida.

Dos restantes objectivos fixados pela DGR, apenas um não concorre directa ou indirectamente para

os objectivos superiormente estabelecidos pela DSAGR.

O Objectivo 3 foi alinhado horizontalmente com a DSIC, através da criação de sistemas de

informação e envolve toda a estrutura interna, serviços e trabalhadores.


3. Apreciação quantitativa

3.1. Mapa estratégico da DGR


3.2. Justificação dos desvios

OBJ 1 - PROCEDER À INVENTARIAÇÃO DE 90% A 100% DOS BENS DA DRAPN

Os bens da DRAPN encontram-se inventariados em dois sistemas distintos: Sistema JEDI, onde estão

inventariados os bens dos serviços sedeados na Região de Trás-os-Montes e sistema Primavera,

onde estão inventariados os bens dos serviços sedeados na Região de EDM.

Foram ainda inventariados os bens para abate e os bens a disponibilizar pela DRAPN não

necessários à prossecução das suas actividades.

No âmbito do presente objectivo, a inventariação dos bens da DRAPN está efectuada, no entanto

pretende-se ir mais além e centralizar toda a informação num único sistema informático,

localizando os bens de acordo com a estrutura da DRAPN.

Actividades desenvolvidas e não previstas

Para este efeito, foram desenvolvidas as seguintes actividades:

� Instalação e implementação do sistema Gestão do Património da Secretaria-Geral;

� Estruturação da tabela de edifícios

� Desenvolvimento de uma metodologia de migração de dados faseada por aplicação: migração

numa primeira fase dos dados do Sistema Primavera, e numa 2ª fase dos dados do sistema

JEDI. Esta opção deve-se ao facto de o sistema primavera estar formulado na mesma

linguagem do sistema da Secretaria-Geral, o que não acontece com o sistema da JEDI.

� Para o desenvolvimento da 1ª fase, foi solicitado aos serviços do EDM a actualização do

Inventário, remetido em 2007, face às constantes alterações de localização de Património.

Esta actualização reflecte já a afectação à nova estrutura, havendo depois que proceder à

equivalência dos bens da estrutura antiga à nova estrutura;

O processo de Migração de dados depende do apoio da DSIC, pelo que será programado para 2009,

no âmbito dos respectivos planos de actividade, após o qual será dado início à valoração de bens

que vierem a ser identificados com valor residual.

OBJ 2 - AUMENTO DO PESO DAS RECEITAS PRÓPRIAS NO ORÇAMENTO DE FUNCIONAMENTO

DA DRAPN

O resultado obtido neste objectivo (variação de 20%), reflecte o investimento da DGR no processo

de arrecadação da receita, traduzido no aumento significativo do peso da receita no orçamento da

DRAP, contribuindo assim directamente para a superação do objectivo 4 do QUAR.

Com efeito, foi dado um passo gigantesco no controlo da arrecadação da receita, com o sistema de

implementação de vendas a dinheiro, aumentando a eficiência do processo de arrecadação

(desenvolvimento no objectivo 3 da DGR);


Ao nível da despesa, foi concretizado o lançamento de procedimentos agregados de aquisição de

bens, criando economias de escala, nos domínios da aquisição de peças, bens alimentares, produtos

laboratoriais, economato e produtos de higiene e limpeza.

De referir ainda que durante o exercício de 2008, foram assumidos, por conta do orçamento da

DRAPN, encargos com o pessoal de SME, abrangido pela providência cautelar, e bem assim com a

actividade do Controlo (SUC), sem qualquer contrapartida em receita.

Este objectivo foi avaliado tendo em consideração os balancetes extraídos do Sistema SIC, de

acordo com os seguintes pressupostos, devendo ser aferido junto do Gabinete de Planeamento a

métrica utilizada:

• Orçamento de Funcionamento: Orçamento final executado na Fonte de Financiamento 111

– Receitas Gerais e fonte de Financiamento 123 – Receita com transição de Saldos.

• Receita própria arrecadada, classificada na Fonte de Financiamento 123 – P000/M000

• Correcção da receita arrecadada em 2007, relativa ao SUC, transferida pelo IFAP/INGA,

atendendo a que em 2008, mantêm-se a referida actividade sem qualquer contrapartida em

receita.

• Correcção da despesa realizada em 2008, deduzindo os encargos com o pessoal de SME

abrangido pela providência cautelar, previstos no orçamento da Secretaria-Geral do MADRP.

No âmbito das iniciativas desenvolvidas pela DGR, salienta-se:

Ao nível da receita, foi dado um passo gigantesco no controlo da arrecadação da receita, com o

sistema de implementação de vendas a dinheiro, aumentando a eficiência no processo de

arrecadação (desenvolvimento no objectivo 3 da DGR);

Ao nível da despesa, foi concretizado o lançamento de procedimentos agregados de aquisição de

bens, criando economias de escala, nos domínios da aquisição de peças, bens alimentares, produtos

laboratoriais, economato e produtos de higiene e limpeza.

OBJ 3 - PROCEDER À NORMALIZAÇÃO E DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS

ADMINISTRATIVOS

IND 3 - Registos e movimentos efectuados no sistema de gestão de viaturas

Para efeito do presente indicador considero atingido o resultado proposto (85%), o qual deverá ser

avaliado, nas seguintes vertentes:

Base de dados de apoio à gestão de viaturas

No âmbito do presente processo, encontram-se registadas no sistema todas as viaturas da DRAPN,

respectiva afectação e bem assim todos os processos associados (via verde, cartões de combustível,

seguros)


Sistema de registo de movimentos

Para registo dos movimentos das viaturas no SGV (mapa mensal de utilização de viaturas) foi

solicitado à Secretaria-geral do MADRP, a implementação de funcionalidades adaptadas à realidade

da DRAEDM, designadamente a criação de passwords de acesso às UO periféricas para introdução

dos movimentos relativos às viaturas que lhe estão afectas.

Atendendo a que a referida pretensão não foi atendida a centralização na DGR de todos os

movimentos veio a demonstrar-se inviável, quer pelo volume de movimentos quer pelas limitações

do sistema, face a realidade da DRAPN.

Sistema de contabilização de custos

Relativamente aos custos com reparações, entendeu-se, juntamente com a DSIC, operacionalizar as

aplicações das oficinas e eventualmente, caso se justifique, importar essa informação directamente

dos sistemas das oficinas para o sistema gestão de viaturas. A vantagem deste procedimento reside

na possibilidade de concentrar todos os custos da viatura num sistema e por conseguinte obter a

informação integral por viatura.

Nesta medida os custos continuaram a ser centralizados no Sistema SIGF.

Em 2009, a DGR, com a colaboração da DSIC irá operacionalizar as aplicações das oficinas com

recursos internos.

IND 4 - Elaboração de um manual no âmbito do novo código da contratação pública

Foi concretizada a elaboração do manual referido, composto pelos seguintes módulos processuais:

a) Normativo interno no âmbito do levantamento e manifestação de uma necessidade;

b) Desenvolvimento do Modelo para os Ajustes Directos Simplificados (ADS) e respectiva

tramitação e circuitos

c) Desenvolvimento da ficha de caracterização dos restantes procedimentos (Ajuste

Directo, Concurso) e das minutas e complemento das fases previstas na ficha de

caracterização, tendente à elaboração de um guia de trabalho e ao conhecimento a todo

tempo do andamento de cada procedimento.

IND 5 - Desmaterialização de processos individuais

No âmbito do presente processo foram desenvolvidas as seguintes actividade:

a) Definição do conceito de desmaterialização para o ano de 2008;

b) Identificação da plataforma a utilizar, GESCOR, e das coordenadas para a sua utilização;

c) Desmaterialização do registo Biográfico


d) Elaboração do normativo relativo à utilização da plataforma GESCOR: Estrutura e circuitos

físicos e electrónicos dos documentos a desmaterializar.

e) Introdução no sistema GESCOR de 16% de processos individuais desmaterializados de acordo

com o normativo apresentado

IND 6 - Desmaterialização do processo de receita

Este processo encontra-se integralmente desmaterializado. Os serviços estão a operar a 100% no

sistema de vendas a dinheiro on line, tendo-se desenvolvida uma funcionalidade no referido

sistema para a introdução das VD manuais, emitidas por força da ausência de rede nas ETAL ou em

situações de emergência.

Apesar dos constrangimentos detectados e ultrapassados ao longo do processo, uma vez que o

sistema foi testado em tempo real, a implementação deste sistema constitui um factor de sucesso

inegável, tendo-se criado uma cultura de rigor com resultados evidentes na eficiência do processo

de arrecadação de receita.

OBJ 4 - GARANTIR A IMPLEMENTAÇÃO E APLICAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS INSTITUÍDOS

PARA OS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

IND 7 – Relatório mensal do processo vendas a dinheiro

Foi criado um e-mail para o reporte de problemas e resposta às questões levantadas pelo sistema,

tendo-se, face ao volume de mensagens recebidas, quer por esta via, quer por telefone,

implementado uma ficha de ocorrências, que reflecte a data e descrição da ocorrência a proposta

de resolução e a data em que foi respondida/ solucionada. Assim o reporte da implementação do

sistema e as propostas eram feitas sistematicamente, pelo que se torna difícil quantificar o

resultado.

Nesta medida face à métrica estabelecida considero que superei o objectivo, tendo reflectido no

QUAR o resultado 10.

IND 8 – Relatório mensal do processo “Aquisição de bens e serviços”

Tal como referido no indicador anterior o reporte da implementação do sistema era feito em tempo

real, medido pelo nº de Levantamentos de necessidade realizados através do GESCOR, não tendo

sido aceites LN formulados por outra via.

Assim, tendo em consideração a implementação do sistema com sucesso a 100% e face à métrica

estabelecida, considero este objectivo superado, pelo que atribuo o resultado de 10.

IND 9 – Relatórios por visita – Acções de acompanhamento

Foram realizadas 5 visitas de acompanhamento aos serviços da Divisão de Experimentação, com

resultados muito relevantes na detecção de constrangimentos e deficiente aplicação dos

normativos instituídos, possibilitando a intervenção nesses domínios.


Foram ainda desenvolvidas, no âmbito do presente objectivo, as seguintes actividades não

previstas:

a) 2 Acções de formação relativas aos acidentes em serviço

b) 2 Acções de formação relativas à área financeira e patrimonial,

OBJ 5 - MONITORIZAR E AVALIAR A EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DAS UO, TRIMESTRALMENTE

A avaliação da execução orçamental das UO foi conseguida através da implementação da

contabilidade analítica na DRAPN, criando critérios de imputação das despesas indirectas às UO e

centralizando todos os custos num sistema de gestão integrada (SIGF) acessível aos dirigentes,

através da atribuição de passwords por UO, para acompanhamento da respectiva execução

orçamental.

Neste âmbito foram realizados três relatórios, reportados a Junho/2008, a Setembro de 2008 e a

Dezembro de 2008, este último com a inclusão de todos os custos da DRAPN.

Dos referidos relatórios poderão ser extraídos diversos indicadores, pelo que face à métrica

estabelecida considerei este objectivo superado, reflectindo no QUAR 6 indicadores estabelecidos.

Estão assim criadas as condições para se atribuir em 2009 plafonds orçamentais às UO para gestão

das respectivas despesas de funcionamento e apuramento de responsabilidades ao nível da gestão

financeira da DRAPN.

4. Auto-avaliação da Unidade Orgânica

4.1. Apreciação quantitativa e qualitativa dos resultados alcançados de

eficácia, eficiência e qualidade

O resultado alcançado pela DGR, 142%, corresponde à avaliação real e rigorosa do desempenho

deste serviço face às metas traçadas, muito ambiciosas, tendo em consideração o contexto de

reestruturação de processos e sistemas de informação a par da implementação da reforma

administrativa de gestão de recursos humanos.

Assim, os resultados obtidos pela DGR ao nível da eficiência e qualidade reflectem efectivamente a

orientação deste serviço para a intervenção na qualidade e eficiência dos processos administrativos

e do controlo de gestão.

4.2. Actividades desenvolvidas mas não previstas no plano e resultados

alcançados

Este item foi desenvolvido no ponto 3, para cada objectivo, destacando-se:

Ao nível da gestão de Recursos Humanos, a implementação da LVCR- lei de vínculos carreiras e

Remunerações e o Contrato de Trabalho em Funções Públicas, e bem assim a alteração do


programa de gestão de RH, por imposição da Secretaria-Geral do MADRP, implementado num mês

em tempo real.

Ao nível da Gestão de aprovisionamento, a implementação do novo código de contrato de trabalho

em funções públicas, a partir de Junho de 2008.

4.3. Resultados obtidos na gestão de recursos humanos, financeiros e

materiais

RECURSOS HUMANOS

Os RH da DGR demonstrarem estar à altura dos desafios propostos, intervindo com qualidade quer

nas tarefas programadas quer na implementação de novas actividades por força da reforma

administrativa implementada em 2008.

Para este facto contribuiu a baixa taxa de absentismo, reflectida no diferencial entre os RHP e RHE.

RECURSOS MATERIAIS

Os recursos materiais disponíveis, designadamente os recursos informáticos vieram a demonstrar-

se desajustados às actividades desenvolvidas.

Com efeito, face ao elevado nº de aplicações de gestão instaladas nos periféricos dos diversos

utilizadores, estes vieram a demonstrar-se pouco eficientes, originando desperdício de tempo de

trabalho.

RECURSOS FINANCEIROS

Os recursos financeiros, avaliados no contexto orçamental da DRAPN, vieram a revelar-se

suficientes para o funcionamento do serviço.

No Contexto analítico da Unidade Orgânica da DRAPN, não foram previamente definidas ao nível da

gestão estratégica a tipificação das actividades a desenvolver pela DRAPN, impedindo a sua

medição e avaliação. De salientar também que não existe um sistema de informação para

monitorizar a execução financeira ao nível da actividade.

Ao nível da actividade desta UO e no âmbito do vector estratégico: implementar um sistema de

controlo interno, foi desenvolvido um sistema analítico de imputação de custos às UOs, que permite

avaliar a execução financeira relativa à actividade global de cada serviço. Este sistema, decorreu de

forma experimental no ano de 2008, estando actualmente implementado a 100%.

Assim, no âmbito da actividade global da DGR, a execução financeira está sobreavaliada, atendendo

a que, na fase experimental, lhe foram imputados custos de outras UO, relativos à reparação de

viaturas, combustível e requisições ao armazém.


4.4. 4.4. Prestação para os resultados globais da DRAP - Norte

Considerando o alinhamento estratégico referido no ponto 1,a DGR contribuiu directamente para

os resultados obtidos nos objectivos:

� Aumento do peso das receitas próprias no orçamento de funcionamento da DRAPN

� Proceder à normalização e desmaterialização de processos administrativos;

Os resultados alcançados foram claramente positivos, destacando-se a implementação do sistema

de vendas a dinheiro que permitiu monitorizar e intervir no processo de cobrança da receita

aumentando as receitas arrecadadas pela DRAPN e por conseguinte o seu peso no orçamento de

funcionamento da DRAPN (Objectivo 4 do QUAR).

4.5. Avaliação do sistema de controlo interno

As fontes de verificação dos indicadores de desempenho dos objectivos formulados pela DGR foram

claramente definidas e identificadas permitindo a monitorização sistemática dos indicadores de

desempenho. Foram ainda elaborados 2 relatórios de avaliação intercalar da DGR.

4.6. Descrição dos mecanismos de participação e auscultação dos clientes

internos e externos

Os clientes da DGR são maioritariamente clientes internos, pelo que a auscultação e participação

dos mesmos revela-se no cumprimento dos normativos internos instituídos bem como nas

reclamações e recomendações proferidas quer através dos sistemas de circulação de informação

interna quer através das reuniões periódicas promovidas por iniciativa da DGR/Serviço e Direcção.

4.7. Grau de realização do plano de formação da Unidade Orgânica tendo em

conta as necessidades de desenvolvimento das competências individuais

A formação da DGR, por força do plano de formação interno estabelecido para a DRAPN, orientou a

formação dos respectivos trabalhadores para os cursos propostos no plano de formação da DRAPN,

designadamente nos domínios da informática e ciências sociais em detrimento das reais

necessidades designadamente às áreas de contabilidade orçamental, patrimonial e analítica, de

gestão de recursos humanos na vertente de aplicação dos novos diplomas estruturantes e no

domínio da contratação pública.

4.8. Conclusões prospectivas e actuação futura

Os objectivos fixados e alcançados em 2008, constituem a estrutura de funcionamento da DGR, que

permitirão desenvolver os objectivos de médio prazo e a estratégia definida, a saber:

Consolidação do processo de arrecadação das vendas a dinheiro, aumentando o respectivo peso no

orçamento da DRAPN;


Consolidação do sistema analítico de gestão, permitindo extrair indicadores fiáveis para a avaliação

orçamental das estruturas flexíveis e dos custos directos e indirectos;

Aumentar o grau de satisfação dos clientes internos, melhorando os circuitos de informação e a

redução dos prazos de resposta.

Monitorizar e avaliar a gestão de Recursos Humanos em função do mapa de pessoal tendente ao

apuramento dos RH necessários por Estrutura Flexível.

A estratégia definida tem como principais condicionantes a dependência de duas Unidades

Orgânicas, nos seguintes domínios:

Desenvolvimento de sistemas de informação - Considerando a ausência de um sistema integrado

de gestão e sistemas individualizados desajustados da realidade da DRAPN a estreita colaboração

da DSIC, consubstanciada no alinhamento estratégico da DSAGR tem tido resultados muito

positivos, havendo no entanto muito trabalho a desenvolver pela DSIC, face aos objectivos a que

esta Divisão se propôs alcançar.

Planeamento estratégico das actividades da DRAPN - Considerando o ciclo de gestão, torna-se

absolutamente indispensável a articulação do plano de actividades elaborado pela Divisão de

planeamento ao orçamento da DRAPN e correspondente mapa de pessoal.

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