Projeto BazarComo gerar recursos valiosos para a sua organização social por meio da realização de bazares beneficentes >

Apresentação

O que é um bazar beneficente?

Planejamento Produtos que serão postos à venda Organização e precificação Hora, data e local Divulgação Equipe de trabalho

Prévia – ou preparação Montagem do espaço Vendas

Realização Transparência do começo ao fim

Um bazar com história

Equipe e créditos

Nos idos dos anos 1990, após a criação do Instituto C&A, havia

na empresa C&A um processo interno que nos chamava a

atenção: como parte das atividades cotidianas de seleção e

compra de produtos, a empresa recebia diversas mercadorias

de seus fornecedores, mas não tinha uma destinação adequada

para elas depois. Eram centenas de peças de amostra e estudo

de coleções – em cores, estampas e tamanhos variados – que,

uma vez analisadas, iam sendo direcionadas sem muito critério

para alguma ação interna, ou acabavam sendo destruídas.

Ao observar aquela dinâmica, resolvemos realizar, em 1993, um

pequeno evento de venda dessas mercadorias para testar seu

potencial de geração de renda. O bazar experimental aconteceu

em um clube e foi bem aceito pela clientela.

A partir daí, solicitamos à diretoria da C&A que as mercadorias

em questão fossem repassadas regularmente ao Instituto C&A

Apresentação

para a realização de bazares beneficentes. Nascia, então, o

projeto Bazar, um trabalho belíssimo que se estendeu até 2017,

gerou recursos para fomentar dezenas de ações sociais e foi

executado com a participação de voluntários, parceiros e uma

fiel clientela.

Como instituição que incentiva o aprendizado, compartilhamos

neste guia os conhecimentos que acumulamos com o projeto

Bazar: um apanhado de orientações e dicas poderosas para

a organização de bazares beneficentes. Esperamos que este

documento seja inspirador e que ajude a fortalecer organizações

sociais e suas ações em todo o Brasil.

Solange Martins

Coordenadora administrativo-financeira

Instituto C&A

Um bazar beneficente é um evento aberto à comunidade para a venda pontual de mercadorias, com a finalidade de arrecadar fundos para um projeto, causa ou organização social.

Os bazares beneficentes são fontes alternativas de renda para as organizações sociais, capazes de levantar recursos complementares ao orçamento institucional. Tais recursos podem ser utilizados tanto para cobrir custos fixos (folha de pagamentos, BAZAR FORTE ORGANIZAÇÃO SOCIAL FORTE

Sucesso no bazar? Veja o que não pode faltar

REALIZAÇÃOPlanejamento Prévia Conhecimento Vontade+ + + =

O que é um bazar beneficente?

encargos, aluguel, etc.) quanto para financiar novas ações.

Nossa experiência mostra que quando uma organização social tem um bazar forte, ela acaba por fortalecer-se institucionalmente também. Os recursos gerados pelo bazar dão a ela um fôlego adicional para que possa gerenciar as despesas do dia a dia com mais tranquilidade e ter a energia

necessária para avançar na defesa da sua causa.

Um evento de venda bem planejado e montado, seguindo uma preparação detalhada, é meio caminho para o sucesso de um bazar beneficente. Somem-se a isso o conhecimento sobre o perfil da clientela e a vontade de fazer acontecer, e você terá a fórmula completa para o triunfo.

Planejamento >

O planejamento de um bazar começa na definição das fontes de mercadorias que comporão a venda. Os produtos podem vir de doações do comércio local ou de outros atores – pessoas físicas ou jurídicas – que apoiam a organização. Quanto mais fontes de doação a organização tiver, melhor. Uma instituição que possui fontes diversificadas de apoio é uma instituição mais sustentável.

O bazar pode oferecer produtos novos ou usados. No caso da venda de usados, é importante que as peças estejam em bom estado, limpas, passadas. Às vezes, itens

Moda circular – Uma coisa vira outra

Se a organização tiver uma rotina de captação de mercadorias junto a pessoas físicas, com certeza receberá mercadorias de segunda mão e que já não estão em plenas condições de uso. É aí que entra a transformação das peças para que ganhem nova vida e sejam reutilizadas. Na pegada da moda circular, que se regenera e se restaura por princípio, uma calça pode virar uma bermuda ou um shorts. Uma camisa de mangas longas dá lugar a uma de mangas curtas. Uma camiseta pode receber um laço, retalho ou botão e se tornar uma blusa diferente. As possibilidades de transformação são infinitas e uma boa pesquisa na internet sempre ajuda a encontrar soluções interessantes.

• Mantenha a rede de doadores ativa para que nunca falte produto.• Qualidade e apresentação das mercadorias importam muito na

hora de vender.

Produtos que serão postos à venda

de segunda mão podem ser reestilizados, o que lhes agregará valor na hora da venda. Qualidade e apresentação fazem muita diferença.

Recomenda-se que a equipe responsável pelo bazar estabeleça uma sistemática de triagem de mercadorias de modo a otimizar a preparação da venda. Sugerimos que se dê preferência para que os produtos sejam separados por categoria – por exemplo, feminino, masculino e infantil. Além de organizar o estoque, essa triagem tem a função de separar as peças que não estejam em condições de ser postas à venda. Produtos de boa qualidade vão pouco a pouco construindo a reputação positiva do bazar.

O momento da categorização serve também à precificação das mercadorias. A fixação de etiqueta de preço em cada peça é o mais

acessível e, ao mesmo tempo, que o bazar cumpra sua função de arrecadar a maior quantidade de recursos possível para a instituição.

Por fim, todas as mercadorias do estoque precisam ser relacionadas em uma planilha indicando quantidades e preços. De posse desse instrumento, será mais fácil fazer o controle das vendas. Essa planilha também orientará os pontos de caixa no dia do bazar.

Qualidade chama cliente

Mercadorias em bom estado são o chamariz da clientela e têm relação direta com o bom resultado nas vendas.

Organização e precificação

• Capriche na triagem de produtos e na organização dos estoques.• Defina preços que sejam justos e vendáveis e marque-os nas peças.• Crie uma planilha-controle para registrar quantidades e preços.

indicado, pois facilita a comunicação com o cliente na hora da venda.

Geralmente, por se tratar de um bazar beneficente, as organizações sociais tendem a estabelecer preços de venda muito baixos, o que acaba por desvalorizar as peças. Achamos que o indicado é precificar a mercadoria de acordo com a sua qualidade, devendo-se buscar um valor justo e que seja vendável.

Nossa sugestão é de que se faça um levantamento de quanto um determinado item custa numa loja e reduzir seu preço entre 40% e 50%. Assim, um vestido que custa R$ 100,00 no mercado pode ser comercializado a R$ 50,00. Esta estratégia permite que se mantenha o preço

A escolha do local ou “ponto” onde será realizado o bazar, bem como a definição da data do evento, pede especial atenção.

Recomenda-se um local de fácil acesso, preferencialmente bem servido por transporte público, e que apresente espaço com área livre suficiente para garantir a exposição das mercadorias e a circulação dos clientes. Se a organização social não contar com um espaço assim em suas dependências, pode-se pensar em uma parceria para o uso eventual de algum imóvel vazio na região.

Hora, data e local

• A data e horário do bazar devem buscar favorecer as vendas.• A escolha do local pede acesso fácil e boa área para exposição de

produtos e para a circulação de clientes.

Quanto à data e hora, deve-se priorizar datas próximas ao recebimento de salários e estabelecer horários de funcionamento compatíveis com a disponibilidade da clientela atendida.

Bazares realizados durante a semana comercial, em véspera de feriado ou fora da data de pagamento das pessoas terão impacto negativo nas vendas.

De nada adianta ter a melhor mercadoria, o melhor espaço e a melhor organização se ninguém souber da existência do seu bazar. Uma divulgação bem planejada, acionando canais de comunicação eficientes com a clientela que se quer convidar, faz muita diferença no resultado do evento.

Com um pouco de criatividade e sem investir muito, pode-se produzir cartazetes para serem afixados em praças, serviços públicos e locais de grande circulação. Em algumas localidades, o anúncio por carro de som funciona melhor, ou pelas redes sociais. Também se pode acionar pessoas que têm poder de convocatória na comunidade para falar em nome do bazar, como líderes religiosos e de associações.

Um alerta para as redes sociais

É bom ter em mente que o excesso de divulgação é algo indesejado, pois corre-se o risco de ter mais clientes do que mercadorias. Assim, o uso de ferramentas de grande propagação – como Facebook, Instagram e WhatsApp – deve ser moderado.

Divulgação

• Conforme for a divulgação do bazar, ele terá mais ou menos clientes.• Busque os canais que melhor levam a notícia do bazar à clientela.

Vale lembrar que a divulgação do bazar é uma boa oportunidade para trabalhar o marketing da organização social, informando as pessoas do trabalho importante que ela faz. O foco da comunicação não deve ser quem doou as mercadorias, mas a organização e o bazar em si. Exemplo: “Bazar Beneficente da Associação Santa Clara”.

Espera-se que a equipe de trabalho do bazar conheça bem as mercadorias que estão sendo postas à venda, seja a equipe formada apenas por profissionais da organização social, seja ela composta por voluntários. O ideal é que as pessoas que se envolveram com a triagem e a precificação das mercadorias participem da realização do bazar.

Quanto à distribuição das tarefas, é importante designar para os caixas pessoas que tenham facilidade com somas e dinheiro – assim ganha-se velocidade na cobrança e o risco de erros é menor.

Acordos necessários

Quando uma organização social decide instituir um bazar como estratégia de captação de recursos, é importante que se tenha clareza de que a função social do bazar também inclui oferecer produtos de qualidade a preços módicos para a comunidade.

Desta forma, as peças que serão comercializadas devem ser ofertadas em primeiro lugar à clientela da comunidade, e não a quem está trabalhando na preparação do evento. Caso contrário, o bazar perde sua credibilidade e, consequentemente, sua clientela.

Na experiência de organização de bazares beneficentes do Instituto C&A, a regra de ouro era permitir que as pessoas que trabalham na venda – funcionários da instituição e voluntários – fizessem suas compras ao final, quando já não havia mais nenhum cliente no espaço.

Equipe de trabalho

• A equipe pode ser composta por profissionais da organização social e/ou voluntários.

• Conhecimento das mercadorias ofertadas é fundamental.

Também é preciso antecipar a contratação de lanches para alimentar a equipe de trabalho no dia do bazar. Quando se tem uma venda de sucesso, não há muito tempo para sair para o almoço.

Do ponto de vista da organização geral do evento, é necessário prever a aquisição de senhas numeradas, a serem distribuídas no dia do evento para ordenar a fila de clientes.

No quesito segurança, sugerimos que a equipe de trabalho solicite ao município uma ronda policial, especialmente se a predominância de pagamentos for em dinheiro.

Prévia – ou preparação >

A etapa prévia ou de preparação do bazar é aquela que antecede a realização da venda. É quando tudo o que foi planejado é posto em prática, a começar pela montagem do espaço.

A área de exposição e vendas do bazar precisa ficar bem atrativa e organizada para receber a clientela. A beleza do ambiente valoriza as mercadorias, agrada as pessoas e as motiva a comprar. E, vendendo mais, o lucro do bazar aumenta e o orçamento da instituição se fortalece.

Recomendamos que os produtos sejam distribuídos por setores – masculino, feminino e infantil – e agrupados por tamanho e tipo. Também é interessante a arrumação por cor ou estampa, facilitando a escolha conforme o gosto de cada cliente.

O que faz a clientela gostar de um bazar?

Os bazares beneficentes organizados pelo Instituto C&A comercializavam, em média, 20 mil peças em um dia e atraíam 1,5 mil compradores. Os clientes viravam a madrugada na fila para poder fazer as compras bem cedo, quando a oferta de mercadorias era maior.

Certa vez, realizamos uma pesquisa com clientes frequentes e lhes perguntamos o que mais os atraía no bazar. Além dos preços em conta, eles responderam que gostavam de ver a distribuição das mercadorias por setores, como se fosse uma loja, pois isso facilitava a escolha das peças.

Montagem do espaço

• A área de exposição precisa ficar bem atrativa para receber a clientela.• As mercadorias devem chegar ao espaço do bazar já precificadas.

Calçados e acessórios podem ser dispostos em conjunto, em seu respectivo setor. Por exemplo, cintos e bolsas de mulher ficam melhor na ala de roupas femininas, enquanto os tênis de criança vão para a ala infantil, e assim por diante.

Sugerimos que as mercadorias sejam dispostas em mesas ou, preferencialmente, em araras ou hollies – tudo para facilitar a visualização e escolha pela clientela.

Já mencionamos isso, mas é importante reforçar: todas as peças devem ter etiqueta de preço, pois isso também ajuda na venda. Quando um produto não traz o preço, muitas pessoas simplesmente desistem de comprar.

Tudo o que está sendo posto à venda precisa estar também planilhado. Isso vai ajudar na apuração do resultado do bazar.

Uma vez que o espaço de exposição esteja bem organizado e sinalizado e as peças etiquetadas com preços, o momento da venda funciona praticamente por autoatendimento. As pessoas circulam livremente entre os espaços e vão separando os produtos que querem comprar.

A equipe de trabalho assume posição de apoio, ajudando na coordenação da entrada e saída das pessoas, esclarecendo dúvidas, gerenciando o movimento nos provadores, se houver, e também separando no caixa as peças já escolhidas, para que os clientes possam continuar comprando com mais conforto.

Vendas

• Um espaço de vendas bem montado favorece o autoatendimento.• Para os pagamentos, recomenda-se cobrança por cartão, fundo de troco

para recebimentos em espécie e “sangria” do caixa de tempos em tempos.

Quanto às formas de pagamento, incentivamos o uso de máquinas para cobrança por cartão de crédito ou débito. Bastante acessível, tal método oferece comodidade ao cliente e menos risco para os organizadores do bazar, pois o manuseio de dinheiro fica reduzido.

De todo modo, como muitas pessoas preferem fazer pagamento em espécie, é preciso providenciar fundo de troco para os caixas. As notas de troco devem acompanhar a precificação. Assim, se o preço mínimo das peças for R$ 5,00, todos os caixas precisam ter uma determinada quantidade de notas deste

valor para garantir a operação de recebimento, sobretudo no início do bazar.

A fim de diminuir os riscos, também recomendamos que os caixas não acumulem dinheiro e que seja feita a “sangria” de tempos em tempos – ou seja, que volumes maiores de recursos em espécie sejam levados do caixa a um local mais seguro.

Realização >

Quando o horário de funcionamento do bazar termina, chega o momento que se chama, no comércio, de “fechar o caixa”. A planilha criada ainda durante a etapa de planejamento do bazar – e reconfirmada na montagem do espaço – serve agora de base para a conferência do que foi vendido e arrecadado.

Deve ser dada transparência ao valor obtido e também à utilização do recurso. O montante precisa ser declarado nos livros contábeis da instituição e informado particularmente aos apoiadores da iniciativa – voluntários e doadores. Para a comunidade, é importante deixar claro o que se conseguiu alcançar

Fazer o bem importa a quem

Para qual projeto ou ação estamos colaborando? Esta é uma pergunta frequente entre voluntários, doadores e apoiadores de um bazar beneficente. As pessoas têm boa vontade de exercer seu papel como cidadãs e de ajudar as organizações sociais, porém é natural que desejem saber o resultado desse apoio.

Nossa experiência mostra que o engajamento da rede de apoiadores se torna mais consistente quando seus integrantes conhecem o destino dos recursos obtidos e, se pertinente, quando são envolvidos na decisão sobre onde investir.

Transparência do começo ao fim

• Bazar realizado, é hora de fechar o caixa.• Qual foi o ganho com o bazar?

com a venda em termos de benefício para a população atendida: a execução de uma reforma, a inauguração de uma biblioteca, a construção de um parquinho, etc.

Como forma de monitoramento desta estratégia de captação de recursos para a organização social, é sempre interessante registrar a evolução das vendas de um bazar para outro. Assim, se tem uma média de quantas peças estão saindo, o que permite que se faça uma melhor projeção para o atendimento daquele público.

O Instituto C&A realizou

em torno de 48 bazares

beneficentes entre 1993 e 2017

– uma média de dois bazares

por ano, nos meses de junho e

dezembro.

Por meio desta iniciativa, foram

arrecadados recursos capazes

de apoiar aproximadamente

50 projetos sociais da área

de educação e, nos últimos seis

anos, também ações de ajuda

humanitária.

Um bazar com história

Equipe e créditos

Esta é uma publicação do Instituto C&A. Para saber mais sobre os nossos programas e ações, acesse o nosso site:: www.institutocea.org.br

Instituto C&ACoordenação do projeto BazarSolange Martins

ApoioRicardo Santos

Sobre esta publicação Sistematização do projeto BazarSolange Martins

Edição de textosSandra Mara Costa

RevisãoMauro de Barros

Projeto gráfico e editoraçãoStudio 113

FotosPaulo Leite

São Paulo, Brasil, novembro de 2018