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ISEPAT

Processos Administrativos Caderno Nº. 6

Cadernos InstrucionaisColeção “Empreendedorismo e Gestão para Pequenos Negócios”

Convênio STDS-ISEPAT


ISEPAT

A Secretaria do Trabalho e Desenvolvimento Social-STDS - CE, em parceria com ISEPAT (..), tem a grande satisfação de apresentar-lhe este Caderno de Processos Administrativos cujo objetivo é ajudar o (a) Microempreendedor (a) Individual – EI, como você, a ter um entendimento mais preciso de como gerir seu negócio de forma proativa, participativa, autodidata e, acima de tudo sendo responsável pelo seu próprio desenvolvimento como também da sua organização.

Apresentação


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Por que aprender sobre processos administrativos O que são processos administrativos? 13 Quais as decisões que devemos tomar ao abrir uma microempresa? 17 Como organizar uma empresa de sucesso? 20 Quais cuidados e atenções temos que ter ao gerir uma microempresa? 21Objetivos dos processos administrativos Ensinar aos Empreendedores Individuais conceitos sobre processos administrativos 38 Oferecer noções básicas relacionadas 61 Compartilhar estudos de caso 63

Sum

ário


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Este caderno aborda as questões mais importantes para quem decide montar seu próprio negócio. Em linguagem fácil, orienta sobre processos administrativos e aspectos da legislação pertinente. O desafio é preparar ao microempreendedor individual, para os aspectos importantes da montagem e do desenvolvimento do empreendimento. Pois, antes de abrir seu próprio negócio, faz-se necessário tomar certas decisões que ajudem na melhoria e desenvolvimento da empresa, mas para que essas decisões não sejam escolhidas de qualquer forma. É preciso ter bastante atenção para que não venha prejudicada no futuro.

Esse caderno pode ser de grande utilidade para:

• Os Empreendedores Individuais E.I que desejam gerir sua organização de uma melhor maneira.

• Para jovens que almejam abrir seu próprio negócio e não sabem qual decisão tomar para que seu negócio seja um sucesso.

Para todas as pessoas que querem ser capazes de utilizar corretamente seus recursos e atingir seus objetivos.

Para planejar a futura empresa, é preciso ter informações diversas sobre: oportunidades de mercado, futuros clientes, custos e preços, tributos e taxas, custos de abertura e de legalização da nova empresa, concorrentes, fornecedores e linhas de financiamento, entre outras. Estas informações podem ser pesquisadas pelo empreendedor, visto que, informações empresariais nem sempre estão sistematizadas em banco de dados.

1. O QUE SÃO PROCESSOS ADMINISTRATIVOS? É saber como lidar com as funções administrativas. Entendendo que essas são as principais funções do administrador.

Paracomeçaraentendertudoisso,vamosdeixarclarooquesignificacadaumadessas funções: Planejamento; Organização; Direção e Controle que fazem parte do pro-cesso administrativo.

A prática da Administração está presente em nossa rotina, os elementos surgiram para tornar a essa administração mais prático em diferentes empresas.

Ex: Time de futebol; agência de propaganda; salões de beleza; oficinas mecânicas, etc.

Para planejar a futura empresa, é preciso ter informações diversas sobre: oportunidades de mercado, futuros clientes, custos e preços, tributos e taxas, custos de abertura e de legalização da nova empresa, concorrentes, fornecedores e linhas de financiamento, entre outras. Estas informações podem ser pesquisadas pelo empreendedor, visto que, informações empresariais nem sempre estão sistematizadas em banco de dados.

PRIMEIROS PASSOS


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VAMOS COMPREENDER MELHOR PROCESSOS ADMINISTRATIVOS:

Planejamento

É pensar e agir em relação ao futuro. Através do planejamento se determina aonde se quer chegar e qual o caminho a ser seguido, ou seja, qual a maneira mais eficiente para atingir os objetivos e ser eficaz:

A organização busca a Eficácia e a Eficiência. Vejamos suas diferenças:

Eficácia

Podemos dizer que é fazer algo acontecer, realizar algo, atingir metas.

Versus

Eficiência

Que significa o como conseguir, como vai fazer acontecer, ou seja, eficiência é o caminho para se chegar a eficácia

• Contudo, podemos ter eficácia sem ter eficiência:

Ex: uma empresa crescer 5% no fim do ano mais nem mesmo sabendo o porquê disso!

• E também podemos ter eficiência e eficácia ao mesmo tempo:

Ex: planejar e no final não atingir a meta, nesse caso o problema está no planejamento, pois não foi bem elaborado ou feito como deveria ter feito.

Assim, não conseguimos fazer nada sem planejamento!

ORGANIZAÇÃO

É o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de objetivos. O processo organizacional tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a divisão de um todo em partes ordenadas.

DIRIGIR

Significa motivar, influenciar os membros do grupo a realizar as tarefas a eles propostas, e como se diz, administrar é fazer as coisas através das outras pessoas.

CONTROLAR

Assegura o que foi estabelecido na fase do planejamento, seja efetivamente atingido e que qualquer desvio nos rumos ou objetivos propostos sejam prontamente detectados e tomadas as devidas medidas de correção.


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Vamos exercitar?

De acordo com o que vimos até agora sobre processos administrativos, responda:

1. Na sua concepção, por que é tão importante um empreendedor conhecer os processos administrativos para gerir sua empresa? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(Resposta: Porque através de um planejamento elaborado, é possível criar vantagem competitiva em relação ao meus concorrentes e com isso ter êxito no meu negócio.)

2. Qual a diferença entre eficiência e eficácia num empreendimento?_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(Resposta: Eficácia: Podemos dizer que é fazer algo acontecer, realizar algo, atingir metas. Eficiência: Que significa o como conseguir, como vai fazer acontecer, ou seja, eficiência é o caminho para se chegar a eficácia.)

Para refletir! João é um gerente de produção da empresa ABC Indústria de Calçados Ltda., e tem sob sua responsabilidade 1 funcionário e uma produção anual de 300 pares de sapatos. A fábrica está perdendo espaço para seus concorrentes que conseguem produzir 600 pares/ano. João está tentando melhorar a produtividade da empresa para alcançar ou até mesmo passar os seus concorrentes. O que fazer? Analisando o problema acima, é necessário você saber como agir diante dessa realidade e principalmente qual a tomada de decisão mais eficaz para o desenvolvimento da empresa.


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2 QUAIS AS DECISÕES QUE DEVEMOS TOMAR AO ABRIR UMA MICROEMPRESA?

Iniciativa:

A busca constante por oportunidades de negócios. Estar sempre atento ao que acontece no mercado em que vai atuar;

Perseverança:

As dificuldades vão acontecer, até porque o empresário de micro e pequena empresa muitas vezes é solitário.

Coragem para correr riscos:

Arriscar-se faz parte do ato de empreender. Diniz ressalta que correr riscos é diferente de correr perigo. O empreendedor corre perigo quando está desinformado. Se tem as informações, pode tomar decisões complexas com risco calculado;

Capacidade de planejamento:

Ter a visão de onde está, onde quer chegar e o que é preciso fazer. Criar planos de ações e priorizá-las dentro do negócio. Monitorar, corrigir e rever.

Eficiência e qualidade:

As pequenas empresas dispõem de menos recursos, então precisam garantir que eles sejam bem aproveitados. É preciso conquistar o cliente, o público alvo e direcionar os esforços;

Rede de contatos:

É importante participar de eventos e feiras relacionados ao seu produto. Lembre-se também de que ambientes informais ajudam a formar bons contatos. “A gente começa a desenvolver nossa rede de contatos com a família, amigos, vizinhos e antigas experiências”.

Liderança:

O empreendedor deve ser o líder na sua empresa, ele deve ser um bom ouvinte e

deve saber estimular permanentemente a equipe, motivá-la e deixá-la comprometida.

De acordo com o que foi estudado até agora, vejamos um caso de tomada de decisão:


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Caso 1:

Caso 2:

Eu trabalho como ambulante na feira. E ouvir falar sobre o Empreendedor Individual. Posso participar?

Sim. Se você é um profissional autônomo que presta serviços simples, deixa de recolher tributos, não segue as regras para funcionamento estabelecidas pela administração municipal e não tem cobertura previdenciária, o Empreendedor Individual veio beneficiá-lo. Para se beneficiar, o empreendedor deverá ser um empresário individual (sem sócios), com receita bruta anual de até R$ 36.000,00 com até um funcionário.

Percebi nitidamente as desvantagens da informalidade e senti esse peso quando meu marido faleceu em um acidente. Por causa da informalidade não tive direito a nenhum benefício da Previdência Social. Com o MEI terei direito à Previdência Social e pelos benefícios pagarei uma quantia mínima de impostos. Como é isso? E quais são os benefícios previdenciários a que vou ter direito?

A dúvida comum é por que legalizar? Primeiramente há maior valorização da mão-de-obra de quem é legalizado, além de ampliar o acesso aos benefícios do “mundo formal” dos negócios e acabar com uma preocupação diária.


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3. POR QUE SER UM EMPREENDEDOR INDIVIDUAL? Ser um empreendedor individual tem como vantagem:

• Está isento de qualquer taxa• Ter um cadastro nacional de pessoal jurídica• Abrir contas bancárias e pedir empréstimos a juros diferenciados• Pagará imposto “zero” para o Governo Federal no entanto com a taxa de 1 R$ de

ICMS e para o Município R$5,00 de ICSS. • O empreendedor Individual poderá vender seu produto com nota fiscal.

Agora vejamos quem pode participar do programa Microempreendor Individual – MEI:

Vendedores ambulantes, lavanderia, salão de beleza, artesão, costureira, lava-jato, reparação, manutenção, instalação, autoescolas, chaveiros, organização de festas, encanadores, borracheiros, digitação, usinagem, solda, transporte municipal de passageiros, agências de viagem, dentre inúmeros outros.

Caso 3:

Para melhor entendimento, vejamos um caso de sucesso que tranfosrmou Empreendedora Individual em Empresária: Depois de sete anos prestando serviços como cabeleireira, Alice, de 30 anos, resolveu

sair da informalidade. Em junho de 2012, ela procurou o Ponto de Atendimento Empresarial do SEBRAE em Fortaleza-CE; e fez sua adesão ao Empreendedor Individual. Foi com surpresa crescente que ela viu, em poucos meses, seu faturamento de R$ 1,2 mil mensais pular para uma média de R$ 8 mil.


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Depoimento:

“Já tinha ouvido falar de negócios que crescem de uma hora para outra, mas eu realmente não esperava que isso acontecesse comigo”, destacou Alice, que agora tem um faturamento acima de R$ 36 mil anuais exigidos anteriormente para ser uma empreendedora individual. Por isso, ela procurou o Sebrae novamente em busca de orientação. Lá ela ficou sabendo que teria que solicitar a transformação da sua condição de Empreendora Individual - EI em Microempreendedora Individual - MEI.

Alice, sentiu a necessidade de ter um controle financeiro e já procurou um contador para se tornar dona de uma microempresa. O contador explicou que, nesse caso, o número do CNPJ permanece o mesmo. Ele deverá providenciar uma transformação na sua forma jurídica, de Empreendedora Individual para Sociedade Limitada ou Empresária. O procedimento é feito através de processo de alteração na Junta Comercial da cidade, na Receita Federal do Brasil e na Secretaria de Fazenda Estadual ou Municipal. O Programa Empreendedor Individual, instituído pela Lei Complementar 128/2008, foi criado para atender os empresários que não possuem sócios e que tenham uma renda bruta anual de até R$ 60 mil. O programa, além de facilitar a abertura de conta bancária e o acesso ao crédito, prevê direitos previdenciários. O programa traz muito benefício e você paga muito pouco. Alice, indica para todo mundo, seja manicure, bordadeira, costureira, enfim, qualquer atividade, ressaltou. O futuro, para o jovem, é promissor. “Quero que a empresa tenha muito sucesso, que eu possa empregar outras pessoas”.

Vamos exercitar?

1. Quais são as vantagens do microempreendedor ao se formalizar? _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Resposta: 1. O empreendedor e sua família tem direito na previdencia social ao auxílio a doença, aposentadoria por idade, salário maternidade, pensão de auxilio reclusãoe pensão por morte;2. Contratar até um empregado com baixo custo.;3. Isenção de taxa do registro na empresa e concessão. O empreendedor se formaliza sem gastar nenhum centavo;4. Acessoria gratuíta pelas as empresas de contabilidade optitantes do SIMPLES;5. Acesso a crédito financeiro bancário.


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4. QUAIS ELEMENTOS BÁSICOS CONHECER PARA QUE O SEU EMPREENDIMENTO SEJA UM SUCESSO? O empreendedor dever realizar uma pesquisa de mercado, identificando o melhor local para abrir o empreendimento e quem são seus concorrentes, fornecedores e consumidores e quais são suas necessidades. O levantamento desses dados é um passo importante, que ajuda a solidificar o projeto. Esta etapa ajuda ao empreendedor a conhecer o mercado, planejar bem a empresa, enxergar as oportunidades de negócio, saber quanto deverá dispor para iniciar o projeto e compreender como a economia poderá afetar a iniciativa. O empreendedorismo passa pela união de três elementos básicos, que podem explicar o sucesso de alguns indivíduos na sociedade. São eles o processo empreendedor, que trata da concepção do negócio, produto ou serviço; do perfil empreendedor que trata das características que um indivíduo precisa ter para colocar o processo em prática e do espírito empreendedor que é o contínuo estado de alerta em busca da melhoria do negócio. identificação de uma oportunidade, passa pela pesquisa mercadológica para verificar a demanda, o dimensionamento de investimento inicial, necessidade de faturamento, cálculo de capacidade produtiva, lucratividade, retorno e culmina com a abertura do negócio. Antes demais é extremamente importante conhecer-se verdadeiramente, isto é, conhecer as suas qualidades e capacidades e as suas limitações. Um empreendedor é uma pessoa extremamente persistente, uma pessoa que não desiste do alcance dos seus objetivos independentemente dos desafios que tenha que superar.

Visão Coragem CompetênciaO empreendedor tem uma visão muito clara do seu objetivo, tem a capacidade de ver além. Por exemplo, um escultor vê um tronco e consegue visualizar logo uma imagem, para ele a imagem já existe ele só a vai esculpir e retirar o que está a mais, enquanto que uma pessoa normal só consegue ver um tronco.

A coragem é outra característica do empreendedor. Na maioria das vezes o empreendedor precisa de fazer grandes mudanças na sua vida, tais como mudar de cidade ou até mesmo de país, mudar de trabalho e consequentemente deixar de ganhar o seu salário, ou seja, o empreendedor possui uma grande capacidade de enfrentar riscos. O risco faz parte da vida de um empreendedor.

Ter competência para executar é fundamental para fazer acontecer. O empreendedor tem uma grande capacidade para lidar com a adversidade, com um “não”, é uma pessoa extremamente persistente com uma grande capacidade de gerir as suas emoções e as suas relações com os outros.

Sem estes três elementos básicos e fundamentais jamais alguém pode ser considerado empreendedor!

Deixamos aqui três elementos fundamentais que precisam ser considerado alguém seja um verdadeiro empreendedor.


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EMPREENDEDORA DE SUCESSO NO RAMO DE BELEZA E ESTÉTICA:

Dona Inês Gomes, abriu o salão “Toque de beleza” em 1998 no bairro Damas na cidade de Fortaleza, iniciando com 5 funcionários e com um atendimento diferenciado de qualidade, agilidade e preço justo, os clientes percebendo isso, o seu empreendimento teve uma demanda

significativa comparada aos outros salões do bairro, com isso no ano de 2002 teve que contratar mais 3 funcionários para conseguir atender a todos os seus clientes. E do período de 2002 a 2012 com o sucesso do empreendimento o salão “Toque de Beleza” conta hoje com o quadro de 11 funcionários e faturando 5 vezes mais do que no início. Isso deve-se ao bom planejamento de qual a melhor maneira de gerir seu salão.

5. QUAIS CUIDADOS E ATENÇÕES TEMOS QUE TER AO GERIR UMA MICROEMPRESA?

Cuidados:

Corrigir deficiência e erros da má administração, buscar ser bom em tudo, buscar excelência; usar técnicas administrativas modernas de fácil implantação.

Atenções:

Com a carga tributária e com concorrentes, ao juros altos pelos bancos e infidelidade dos clientes e também a inexperiência com o ramo do negócio é um dos motivos, falta de competência administrativa, a formação inadequada dos empreendedores com relação aos aspectos e práticas em alguns treinamentos, a falta de resistência e a incapacidade de assumir riscos. E a não capacidade de se conviver com longos perigos de dificuldades pode ser fatal. Isto não faz parte do espírito empreendedor

Dica Importante

COMO SE TORNAR UM EMPREENDEDOR INDIVIDUAL?

Para se inscrever:

A formalização é feita pela internet, no endereço www.portaldoempreendedor.gov.br Clicar em “Formalize-se agora”. Veja o exemplo abaixo.

Caso 4:


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Agora reflita! Estar na informalidade é assumir riscos incalculados que não condiz com a maior parte das empresas de sucesso. Implementar incertezas, ser persistente, centrar esforços e ter um sonho e ir além da ideia, é característica marcante de um empreendedor bem sucedido. Na busca da realização profissional e, consequentemente, estar participando de uma célula importante para o engrandecimento da economia nacional, nos motiva para a realização desses sonhos e na perpectiva de sermos atuantes num contexto geral do empreendedorismo.

Revisão Geral:

• Você viu que os processos administrativos são funções necessárias para que um empreendedor alcançe resultados satisfatórios.

• Ao abrir uma microempresa é preciso pensar muito bem.• Gerir seu próprio negócio é necessário ter algumas atenções e cuidados especiais.

PARA REFLETIR E APRENDER

Glossário (dicionário de palavras):

Empreendimento:

É o ato, efeito ou resultado de empreender algo com fim determinado.

Vantagem Competitiva:

Procura mostrar a forma como a estratégia escolhida e seguida pela organização pode determinar e sustentar o seu sucesso em relação ao seu concorrrente.

Bibliografia utilizada

Cartilha do SEBRAE

http://www.sermaior.com/3-elementos-basicos-do-empreendedorismo/http://www.portaldoempreendedor.com.brhttp://www.becocomsaida.blog.br/2012/08/o-processo-o-perfil-e-o-espirito-empreendedor/


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Dados dos autores:

Agostinho Lopes Venâncio

Mestrando em Administração de Empresas pela Universidade de Fortaleza - UNIFOR

Márcia Lopes Cardoso

Possui graduação em Administração de Empresas pela Faculdade Leão Sampaio - FALS em Juazeiro do Norte em 2009; Mestranda em Administração de Empresas pela Universidade de Fortaleza - UNIFOR.

Layout e Editoração Eletrônica

Francisco José Cardoso

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