Processo de Gestão de PatrimônioPatrimônio de Materiais

Francisco Carlos

14Administração de Patrimônio

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Sumário

Agradecimento 1

Resumo 2

Introdução 3

Identificação da Unidade 4

Principais Processos 5

Propostas 6

Conclusão ................................................7

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AGRADECIMENTO

Agradeço ao Senhor o Deus Todo-Poderoso e Pai,

Em Nome Santo do Senhor e Salvador Jesus Cristo,

A minha Família, Parentes e amigos!

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RESUMO

Esta obra literária tem o objetivo de orientar, de que maneira devemos conduzir os Processos de Gestão de Patrimônio.

Informação, coordenação, desempenho, produção, verificação, e quociente final. O método aplicado deverá buscar soluções práticas na condução do trabalho executado, desenvolvendo formas fáceis e precisas de evolução dos serviços.

Usa-se nestes procedimentos, pessoal treinado, equipamentos, ferramentas, motivação e capacitação dos envolvidos. Desta forma, a eficiência e eficácia no seguimento, serão com precisão de resultados.

Toda essa cadeia de comportamento resulta na qualidade aplicada ao andamento das tarefas que foram, que estão e aquelas por vir. Finalizando o controle patrimonial do parque de equipamentos e mobiliário da Instituição.

Posto isso, verificamos as mais diversas categorias de prestação de serviço patrimonial à Instituição. Numa conduta objetiva resultante, vimos o que realmente é uma unidade de Administração de Patrimônio para qualquer tipo de Organização empresarial.

A Administração de Patrimônio é uma unidade essencial de uma Instituição, bons recursos humanos, boa área física, ferramentas adequadas, e qualidade de trabalho são essenciais. Utilizando rotinas, informatização, motivação, colaboração, liderança, e uma interação entre fornecedores e clientes, irão colaborar com qualidade nos serviços prestados.

Por fim; toda a Organização precisa em sua atividade, direcionar seus produtos e serviços aos clientes e somente a eles. Tanto interno como externo, para obter êxito e ser exemplo para outras Instituições.

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Palavra chave: Organização, motivação, decisão e resultado.

ABSTRACT

           This literary work aims to guide, how we should conduct the Process Management Equity.

           Information coordination performance, production, testing, and final quotient. The method applied should seek practical solutions in conducting the work performed by developing easy and accurate forms of service evolution.

           It is used in these procedures, trained personnel, equipment, tools, motivation and training of those involved. Thus, the efficiency and effectiveness in the following, are precisely results.

           This entire chain of behavior results in applied to the ongoing tasks that were quality, and those that are to come. Finishing the equity park control equipment and furnishings of the Institution.

           That said, we find many different categories of provision of financial services to the institution. Conduct resulting in an objective, we saw what really is a unit of Wealth Management for any type of business organization. The Wealth Management is an essential unit of an institution, good human resources, fitness area, proper tools, and work quality are essential. Using routines, computerization, motivation, collaboration, leadership, and an interaction between suppliers and customers, will collaborate with quality services.

          Finally; entire organization needs in its activity, target your products and services to customers and to them alone. Both internal and external, to succeed and be an example for other institutions.

Keyword: organization, motivation, decision and outcome.

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I. INTRODUÇÃO.

O interesse para realizar o trabalho no Núcleo Administração de Patrimônio é fato de este ser um ramo de atividade importantíssimo na Administração. Associado à Contabilidade Fiscal Financeira necessita de ações objetivas.

E a unidade escolhida, do ponto de vista geral, precisa de estruturação: pois tem materiais, serviços, sistema de informação, rotinas, aspectos de qualidade, desempenho, mão-de-obra qualificada entre outros, que são essenciais para o adequado andamento do setor.

Como unidade contábil permanente, demonstra a necessidade de valorizar o potencial físico, administrativo e estrutural da área patrimonial.

O Núcleo de Administração de Patrimônio é um centro financeiro administrativo de suma importância e requer diretriz consciente em seu planejamento.

Estes fatores permitiram um envolvimento na gestão desta unidade, para produzir um trabalho de análise deste setor e poder contribuir com alguma proposta de melhoria.

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II. OBJETIVO.

Este trabalho tem o intuito de mostrar o quanto é importante uma Gestão objetiva e consciente, para a área de Patrimônio, identificando problemas, propondo soluções, e acima de tudo buscando a participação de todos nos processos de trabalho da Instituição.

III. METODOLOGIA.

Para executar este Trabalho de Conclusão de Curso, foram usados alguns métodos informais, visitas aos setores, diálogo com diretores, com colaboradores e a identificação do que é necessário para uma boa gestão da unidade.

Primeiro a busca por informações através de pesquisas, visita ao Núcleo de Compras e exposição de idéias que a Diretora do setor gentilmente atendeu.

Forneceu dados de aquisição, legislação, tipos de compras como: Ata de Registro de Preços, Pregão, BEC, Carta Convite, entre outros.

A execução deste trabalho foi feita por meio de pesquisa informal, ouvindo os colaboradores do setor e de outros setores. Documentos e arquivos utilizados foram fornecidos pelos Núcleos de Assistência Comunitária e Núcleo de Recursos Humanos.

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Outra fonte de literatura veio de pesquisas a sítios da internet, como: textos, banco de dados, legislação, processos e funcionamento.

IV. IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE.

IV. 1. Organograma do Patrimônio.

Material e

Serviço

SuprimentosFaturamentoComprasFinanças

Núcleo de

Administração de Patrimônio

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V. PRINCIPAIS PROCESSOS.

O funcionamento do Núcleo de Administração de Patrimônio deve ser

de acordo com leis e decretos, tais como:

- Lei 4320/64 – capítulo III, Artigo 94 (anexo 1).

“Art. 94 - Haverá registros analíticos de todos os bens de caráter permanente.”

- Decreto 99658 de 30/10/1990, art. 03 parágrafo único e art. 16 parágrafos

1º, 2º e 3º (anexo 4).

“Art. 3º - Parágrafo único.”

“O material considerado genericamente inservível, para a repartição, órgão ou

entidade que detém sua posse ou propriedade, deve ser classificado como:”

a) Ocioso

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b) Recuperável

c) Antieconômico.

V. 1. Aquisição de materiais.

O Núcleo de Compras adquire materiais permanentes da seguinte forma: solicitação é feita através da Gerência Administrativa e Diretoria Técnica de Departamento

1º - precisa de 03 estimativas de preço (03 orçamentos).

2º - abertura de expediente

Ofício ao N. Compras que encaminha para o N. Protocolo, onde autua

e protocola; volta ao N. Compras e vai para N. Finanças solicitando recursos

orçamentários.

Material permanente para compra, só com autorização da Coordenadoria pelo Coordenador que envia à Diretoria Técnica de Departamento, onde delibera para o N. Compras elaborar edital.

Após a compra o fornecedor tem prazo legal para entrega, junto ao

Núcleo de Suprimentos, com responsável da solicitação para recebimento

(material permanente não pode ficar no Almoxarifado).

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O Núcleo de Compras necessita autorização do Núcleo de Finanças para comprar. A forma de comprar é da seguinte maneira: solicitante pedirá ao Núcleo

Administração de Patrimônio com justificativa real, ao qual formaliza a solicitação e

encaminha a Gerência Administrativa e Infra-Estrutura, se de acordo, autoriza ao

Núcleo de Compras a Abertura de Expediente para os tramites legais.

Todo o Processo de aquisição tem uma Equipe Técnica para avaliação e

aceitação dos produtos e serviços. Não sendo aceito outra forma de aquisição.

Pessoal Técnico acompanha todo o processo de aquisição, a fim de

verificar eventuais problemas com os materiais e/ou equipamentos.

V. 2. Processos Internos.

Os processos internos existentes Núcleo de Administração de Patrimônio

que geram suas rotinas diárias, podem ser descritos da seguinte forma:

- Verificação de todos os equipamentos e mobiliários dos setores;

- Colocação de identificação - feita por gravura ou plaquetas com números seqüenciais

crescente, as plaquetas são afixadas com cola adesiva (em alguns casos caem,

dificultando a identificação);

- Registros em livros A.T.A., arquivos de notas fiscais, ofícios, memorandos, G.P.B.

(Guia de Passagem de Bens), Autorização de saída de materiais e equipamentos;

- Cadastro de identificação de material;

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- Solicitações feitas mediante memorando e/ou ofício;

- Transferência do material acompanha Termo de Responsabilidade (descrevendo o

material, unidade e responsável legal).

- Os processos de Arrolamento de inservíveis (sucata) são após Inventário Anual.

- Anualmente é feita a conferência dos itens patrimoniais por busca e levantamento,

em todos os setores para o Inventário Anual Financeiro;

VI. PROPOSTAS.

O Núcleo Administração de Patrimônio é uma unidade importante da

Instituição, cabendo a ele, manter, guardar, direcionar, conferir, informar e solucionar

problemas advindos dos materiais e equipamentos.

Esses procedimentos existem na unidade, porém não estão

padronizados e nem organizados. A idéia então na unidade é padronizar e

organizar esta estrutura.

Definimos o Patrimônio de Materiais e Serviços, assim:

a) Solicitação; responsável do setor solicita material por ofício com requisição

devidamente assinado.

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b) Verificação; colaborador autorizado do patrimônio analisa a necessidade de

material e/ou equipamento. Se for preciso transfere ou solicita aquisição para unidade

requisitante.

c) Encaminhamento de pedido de aquisição; após avaliação é elaborado um

ofício e protocolado ao Núcleo de Gerência Administrativa.

d) Autorização de pessoal responsável; Diretoria Técnica e que autoriza

abertura de expediente para despesa.

e) Pessoal Técnico para avaliação; equipe treinada e capacitada.

f) Recebimento; material permanente de acordo com descritivo: nota fiscal

garantia do produto, prazo de validade entre outros.

g)Cadastramento; sistema informatizado para cadastro, cartão de identificação

avaliação, grupos, classes e categorias.

h) Identificação de Patrimônio; por gravura, plaquetas, etiquetas de código de

barras alfanumérico, tarjas magnéticas e carimbos.

i) Distribuição; de acordo com a necessidade da unidade da Instituição.

j) Termo de Responsabilidade; documento formal e obrigatório devidamente

assinado por responsável legal da unidade requisitante.

k) Inventário Anual; levantamento anual para controle financeiro do material

permanente da Instituição.

l) Arquivamento. Todos os processos, documentos, arquivos e similares, após

os serviços executados.

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Reestruturações são necessárias e soluções adequadas para um bom trabalho

também. As propostas são para o uso de rotinas com fluxogramas, padronizar os

serviços, informatizar e reorganizar o núcleo.

Liderança com efetiva participação, para organizar, dividir tarefas, observar

regras para direcionamento dos serviços na padronização, que se fazem necessários.

Reuniões periódicas para elaboração de metas e serviços, propostas de

trabalho, incentivar cursos e palestras.

Outro aspecto importante, diz respeito à motivação. Incentivos materiais,

financeiros, intelectuais, cursos profissionalizantes, atualizações profissionais,

coletividade, recursos humanos e outras necessidades são fundamentais na

motivação.

O P.D.C.A. (planejar, executar, verificar e concluir) é uma excelente ferramenta

para o processo de estruturação de uma unidade, facilita a coordenação dos

trabalhos, e identifica problemas apresentados durante o processo.

Colabora com a padronização, organização e busca solução onde problemas

aparecem, continuando a partir dali o processo produtivo. Uma ferramenta necessária

ao trabalho de qualquer Instituição, devido a isso, faz-se bem utilizar no sistema de

trabalho do Núcleo Administração de Patrimônio.

Como P.D.C.A.; o fluxograma e rotina são importantes num entendimento de

serviços da Instituição.

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VII. CONCLUSÃO.

O Patrimônio é uma unidade essencial de uma Instituição, bons recursos

humanos, boa área física, ferramentas adequadas, qualidade de trabalho são

essenciais. Utilizando o P.D.C.A., rotinas, informatização, motivação, colaboração,

liderança, e uma interação entre fornecedores e clientes, irão colaborar com qualidade

nos serviços prestados.

Liderança participativa, distribuição correta de tarefas, mostrando oportunidades aos

colaboradores, cursos para especialização entre outros. Farão com que a qualidade e

produtividade nos processos ajudem a minimizar erros, identificando problemas,

trabalhando-se o coletivo e a padronização os serviços prestados.

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Observação e atitude, facilita na qualidade e produtividade dos processos, ajuda a

minimizar erros, identificando problemas, trabalhando-se o coletivo e padronizando os

serviços prestados.

Não há dúvida que o Núcleo Administração de Patrimônio produzirá com

qualidade, beneficiando a Instituição, os colaboradores, e principalmente o cliente.

Por fim; toda a Organização precisa em sua atividade, direcionar seus produtos e

serviços aos clientes e somente a eles. Tanto interno como externo, para obter êxito e

ser exemplo para outras Instituições.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

- <http://www.usp.br/gefim/manuais/legislacao_mat_permanente.pdf -

- <http://www.sad.mt.gov.br/uploads/manual%20de%20gerenciamento.......doc>