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TÍTULO:

PROCEDIMENTOS PARA VIAGENS E

PRESTAÇÃO DE CONTAS

RD N°: 46

CÓDIGO

NP-FN-001

DATA DE EMISSÃO

13/09/2000

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DATA DE APROVAÇAO RD

26/10/2015

CONTROLE DE REVISÕES

REVISÃO ALTERAÇÕES DATA DA REVISÃO ELABORADO

1 Padronização e atualização dos procedimentos e da tabela de valores de reembolso.

23/03/2006 O&M

2 Atualização da tabela de reembolso de despesas com viagens e refeições => IGPM de março/06 a agosto/07 = 5,71%.

26/09/2007 O&M

3 Atualização da tabela de reembolso de despesas com viagens e refeições => IGPM de setembro/07 a agosto/08 = 13,63054%.

09/09/2008 O&M

4 Manutenção dos valores da tabela de reembolso de despesas com viagens e refeições devido ao IGPM de setembro/08 a agosto/09 negativo, ou seja, - 0,6990100%.

10/09/2009 O&M

5 Atualização da tabela de reembolso de despesas com viagens e refeições => IGPM de setembro/09 a agosto/10 = 6,9924600 %

02/09/2010 O&M

6 Atualização da tabela de reembolso de despesas com viagens e refeições => IGPM de setembro/10 a agosto/11 = 7,9960800 %

06/09/2011 O&M

7 Atualização da tabela de reembolso de despesas com viagens e refeições => IGPM de setembro/11 a junho/13 = 11,4191100 %

18/07/2013 O&M

8 Atualização dos procedimentos e da tabela de valores de reembolso. 01/10/2014 O&M

9 Alteração dos itens 9-seção 3.4; 5-seção 3.6; 3 e 4-seção 3.7; 2 e 3-seção 4.3; e seções 6.1.1; 6.2.2; 6.2.4.

08/10/2015 O&M

ELABORADO - O&M

CONFERIDO - DEJUR

ÁREA RESPONSÁVEL

NP-FN-001 - Procedimentos para Viagens e Prestação de Contas.doc

Índice:

1 DO OBJETIVO ................................................................................................................................................. 2

2 DA ÁREA DE APLICAÇÃO .............................................................................................................................. 2

3 DAS DEFINIÇÕES ........................................................................................................................................... 2 3.1 DAS SIGLAS ................................................................................................................................................. 2 3.2 DAS COMPETÊNCIAS ................................................................................................................................. 2 3.3 DO MEIO DE TRANSPORTE PARA DESLOCAMENTOS/VIAGENS .......................................................... 3 3.4 DA CONCESSÃO DE DIÁRIAS .................................................................................................................... 3 3.5 DO VALE DE ADIANTAMENTO DE VIAGEM .............................................................................................. 4

3.5.1 Dos Prazos ........................................................................................................................................... 5 3.6 DA CONCESSÃO DE PASSAGENS AÉREAS ............................................................................................. 5

3.6.1 Do Prazo .............................................................................................................................................. 6 3.7 DA PRESTAÇÃO DE CONTAS .................................................................................................................... 6

3.7.1 Dos Prazos ........................................................................................................................................... 7

4 DA DESCRIÇÃO DE PROCEDIMENTOS ....................................................................................................... 7 4.1 PARA A SOLICITAÇÃO DE VALE DE ADIANTAMENTO ............................................................................ 7 4.2 PARA A JUNTADA DOS COMPROVANTES DAS DESPESAS REALIZADAS ........................................... 8 4.3 PARA A PRESTAÇÃO DE CONTAS ............................................................................................................ 8 4.4 PARA AQUISIÇÃO DE PASSAGENS AÉREAS ........................................................................................... 10

5 DAS DISPOSIÇÕES GERAIS .......................................................................................................................... 11

6 DOS ANEXOS .................................................................................................................................................. 12 6.1 DAS TABELAS .............................................................................................................................................. 12

6.1.1 Diárias com Pernoite ............................................................................................................................ 12 6.1.2 Diárias para o Exterior.......................................................................................................................... 12

6.2 DOS FORMULÁRIOS ................................................................................................................................... 13 6.2.1 Vale de Adiantamento - OM-V-247 ...................................................................................................... 13 6.2.2 Prestação de Contas / Reembolso de Despesas de Viagem - OM-P-182 - Frente............................. 14 6.2.3 Prestação de Contas e/ou Reembolso de Despesas de Viagem - OM-P-182 - Verso........................ 15 6.2.4 Apenso da Prestação de Contas - OM-P-182A ................................................................................... 16 6.2.5 Proposta de Concessão de Passagens Aéreas e Diárias - OM-P-087 ............................................... 17

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A Diretoria da CEAGESP - COMPANHIA DE ENTREPOSTOS E ARMAZÉNS GERAIS DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições estatutárias e regulamentares, resolve:

1 DO OBJETIVO

Estabelecer procedimentos para os deslocamentos e viagens de dirigentes, funcionários e membros dos órgãos colegiados a serviço da CEAGESP, bem como de colaboradores eventuais, compreendendo, também, o vale de adiantamento, a prestação de contas e os limites das diárias.

2 DA ÁREA DE APLICAÇÃO

Esta Norma se aplica a todas as áreas da Companhia, aos membros dos órgãos colegiados e aos colaboradores eventuais da CEAGESP.

3 DAS DEFINIÇÕES

3.1 DAS SIGLAS

a) CONSAD - Conselho de Administração b) CONFIS - Conselho Fiscal c) CODIN - Coordenadoria de Auditoria Interna d) DEFIC - Departamento Financeiro e Contábil e) SETES - Seção de Tesouraria f) DEARH - Departamento de Administração de Recursos Humanos g) SEPES - Seção de Pessoal h) DEPAR - Departamento de Armazenagem i) DEINT - Departamento de Entrepostos do Interior j) DEMAN - Departamento de Engenharia e Manutenção

3.2 DAS COMPETÊNCIAS

1. Para verificar a disponibilidade de dotação orçamentária: o DEFIC.

2. Para solicitar o deslocamento/viagem: a área de lotação do funcionário que irá se deslocar.

3. Para propor o deslocamento/viagem: Diretor Presidente, Diretores, Gerentes de Departamento, Gerentes Operacionais e Coordenadores.

4. Para autorizar o deslocamento/viagem, o vale de adiantamento e para atestar a prestação de contas na Matriz:

a) Diretor Presidente e Diretores: para Gerentes e/ou Coordenadores;

b) Gerente de Departamento/Coordenador: para funcionários da Matriz.

5. Para autorizar o deslocamento/viagem a serviço nas Unidades do Interior e Litoral: o Gerente da Unidade.

6. Para autorizar o vale de adiantamento e para atestar a prestação de contas nas Unidades de Entrepostos e Armazenadoras: Gerente do DEINT e DEPAR, respectivamente.

7. Para atestar a prestação de contas dos membros do CONSAD e CONFIS, quando houver: Diretor Presidente.

8. Para liberar o vale de adiantamento e a prestação de contas: o DEFIC.

9. Para auditar os deslocamentos, as prestações de contas e documentos pertinentes: a CODIN.

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3.3 DO MEIO DE TRANSPORTE PARA DESLOCAMENTOS/VIAGENS

1. Serão considerados os seguintes critérios para a escolha do meio de transporte a ser utilizado na viagem ou deslocamento a serviço:

a) o local de origem e de destino;

b) a urgência do serviço; e

c) a menor despesa para a CEAGESP.

2. O meio de transporte, de acordo com os critérios acima, poderá ser:

a) Aéreo;

b) Rodoviário;

c) Ferroviário;

d) Veículo da frota da CEAGESP ou do próprio empregado, observando a Norma NP-AD-005 - Veículos - Normas para Uso e Tarifa Quilômetro.

3. Não será permitido ao funcionário alugar veículos para deslocamentos/viagens, salvo em casos excepcionais e com autorização da Diretoria responsável.

3.4 DA CONCESSÃO DE DIÁRIAS

1. Diária é o valor monetário concedido pela CEAGESP por dia de afastamento, quando houver pernoite fora da sede de trabalho, destinado a indenizar o funcionário pelas despesas extraordinárias com hospedagem, alimentação e transporte durante o exercício de suas funções em outro ponto do território nacional ou do exterior.

2. A concessão de diárias estará preferencialmente consignada ao vale de adiantamento e obrigatoriamente à informação consubstanciada dos eventos motivadores do deslocamento/viagem.

3. As diárias serão concedidas aos grupos abaixo observando os valores definidos nas Tabelas de Diária com Pernoite e Diária para o Exterior, anexos 6.1.1 e 6.1.2 da presente Norma:

a) Grupo I: Diretor Presidente e Diretores Técnico e Operacional/Administrativo e Financeiro;

b) Grupo II: Coordenadores, Gerentes de Departamento, Chefes de Seção, Gerentes de Entrepostos, Chefes Regionais, Assessores, Assistentes Executivos, Secretário Executivo, Ouvidor e funcionários de nível superior;

c) Grupo III: demais funcionários não enquadrados nos grupos acima.

4. Os membros do CONSAD e CONFIS estão enquadrados no Grupo II, assim como os colaboradores eventuais, e terão direito a 50% (cinquenta por cento) da diária, considerando que a aquisição de serviços de hospedagem e passagens aéreas será fornecida pela CEAGESP por meio de agências de viagem contratadas para este fim.

5. Entende-se por colaborador eventual a pessoa sem vínculo empregatício com a CEAGESP que se desloca de outra unidade do Estado, da Federação ou do exterior com o objetivo de prestar colaboração a convite da Companhia, de forma esporádica ou periódica, de caráter técnico-profissional ou ainda para proferir conferências ou palestras ou para participar de congressos, seminários, simpósios e congêneres, organizados diretamente pela CEAGESP em coparticipação ou que trate de matéria de seu interesse, sem remuneração, bem assim aquela que, em função do estipulado em instrumentos jurídicos específicos, obrigue a CEAGESP a custear as suas despesas de deslocamento, estadia e alimentação.

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6. O funcionário terá direito a 100% (cem por cento) do valor da diária para as pernoites e a 50% (cinquenta por cento) no dia do seu retorno à sede, independente do horário de sua ocorrência.

7. Será concedido o equivalente a 50% (cinquenta por cento) do valor da diária nos seguintes casos:

a) quando o deslocamento não exigir pernoite fora da sede;

b) quando a CEAGESP, por conveniência de trabalho, fornecer hospedagem;

c) quando a convite de outra instituição em que a hospedagem seja fornecida por essa;

d) em caso de viagem internacional, no dia da partida do território nacional, quando o pernoite ocorrer no meio do transporte.

8. Não havendo pernoite em localidades num raio de até 100 (cem) quilômetros e para serviços externos não haverá pagamento do valor de 50% (cinquenta por cento) da diária.

9. Estão inclusas na diária as despesas com movimentação no destino com uso de transporte coletivo e aquelas realizadas como perímetro urbano.

10. Os valores do grupo II poderão ser considerados para a viagem e/ou deslocamento a serviço de funcionários enquadrados no grupo III desde que as atividades a serem desenvolvidas sejam correlatas, estejam devidamente especificadas e justificadas nas prestações de contas, sendo ainda obrigatória a anuência da Diretoria responsável.

11. A correção dos valores constantes nas Tabelas Diária com Pernoite e Diária para o Exterior será calculada anualmente pelo IGPM/FGV, ou outro índice que venha a substituí-lo, equivalente ao período dos 12 (doze) meses anteriores, a partir da data de aprovação da presente Norma.

12. A correção dos valores de que trata o item acima será motivo de deliberação em Reunião de Diretoria observando o estabelecido na Norma NP-AD-030 - PRD - Elaboração e Encaminhamento.

3.5 DO VALE DE ADIANTAMENTO DE VIAGEM

1. O Vale de Adiantamento é o processo de pagamento antecipado de valor a título de deslocamento/viagem de funcionário compreendendo as diárias, as despesas com passagens entre a origem e destino e entre o destino e origem, com transporte coletivo urbano, com táxi e com tarifa quilometragem.

2. O Vale de Adiantamento é de responsabilidade do funcionário interessado cuja solicitação será formalizada por meio do formulário Vale de Adiantamento - OM-V-247, devidamente autorizado conforme competências estabelecidas na seção 3.2.

3. O limite para o vale de adiantamento será o correspondente ao tempo previsto para a execução do serviço (dias) multiplicado pelo valor da diária completa do grupo, acrescido de:

a) valor da tarifa quilômetro multiplicado pelo limite de quilometragem arbitrado pela SEGES para viagem com veículo próprio;

b) valor correspondente a 50% (cinquenta por cento) da tarifa quilômetro multiplicado pelo limite de quilometragem arbitrado pela SEGES para viagem com veículo da frota da CEAGESP;

c) valores previstos para a aquisição de passagens entre a origem e destino e entre o destino e origem da viagem;

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d) valores previstos para uso de táxi para movimentações na origem.

4. Excepcionalmente será concedido um segundo vale de adiantamento ao funcionário em viagem desde que este envie à SETES cópia da prestação de contas referente ao vale de adiantamento pendente por meio de mensagem eletrônica. Após o retorno ao seu local de trabalho, o funcionário deverá efetivar a liquidação dos vales de adiantamento mediante procedimentos descritos na seção 4.3.

5. Aos funcionários do DEMAN será permitida a concessão de um único vale de adiantamento contemplando todos os deslocamentos/viagens que realizará no período de um mês, mediante elaboração de agenda dos trabalhos que serão realizados, a fim de evitar o descrito no item 4 acima.

3.5.1 Dos Prazos

1. O prazo mínimo para protocolar o Vale de Adiantamento - OM-V-247 no DEFIC é de 4 (quatro) dias úteis anteriores à data do deslocamento/viagem, desconsiderados os dias de protocolo do documento neste departamento e o da viagem, conforme Norma NP-FN-004 - Pagamentos Diversos - Alocação de Recursos, salvo quando identificada uma situação excepcional ou de caráter emergencial.

2. O DEFIC, por meio da SETES, providenciará a liberação financeira do valor solicitado no Vale de Adiantamento limitada a 1 (um) dia útil anterior à data do deslocamento/viagem.

3.6 DA CONCESSÃO DE PASSAGENS AÉREAS

1. Para a concessão de passagem aérea serão consideradas a importância e a urgência do serviço, bem como as prioridades da CEAGESP.

2. A aquisição de passagem aérea será intermediada por agência de viagem contratada pela CEAGESP para este fim, sendo motivada por solicitação formal do funcionário interessado dirigida ao Gestor Técnico deste contrato.

3. Para a formalização de que trata o item anterior o interessado encaminhará o formulário Proposta de Concessão de Passagens Aéreas e Diárias - OM-P-087, autorizada pela Diretoria responsável.

4. A aquisição de passagem aérea observará o melhor preço, horário e número do voo disponíveis na agência de viagem, ajustados às condições do serviço a ser executado.

5. Será permitido que o funcionário interessado adquira a passagem aérea em caso deste obter melhor preço para os horários e números de voos sem que a agência de viagem intermediadora não consiga atingir este valor. Neste caso o valor será reembolsado pela CEAGESP no processo de Prestação de Contas.

6. Para a remarcação de viagens já bilhetadas será necessária a aprovação expressa da Diretoria responsável. Não havendo aprovação da Diretoria caberá ao funcionário o custeio das despesas provenientes desta remarcação.

7. A comprovação da realização da viagem aérea se fará mediante anexação dos comprovantes das passagens adquiridas e dos cartões de embarque da ida e da volta no processo de prestação de contas.

8. Excepcionalmente, em razão de inexistência de contrato com agência de viagem e condicionada à autorização da Diretoria responsável, as despesas decorrentes da aquisição de passagens aéreas poderão ser apresentadas na prestação de contas.

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3.6.1 Do Prazo

O prazo mínimo para protocolo da Proposta de Concessão de Passagens Aéreas e Diárias - OM-P-087 ao Gestor Técnico do contrato é de 5 (cinco) dias anteriores à data do deslocamento/viagem, salvo quando identificada uma situação excepcional ou de caráter emergencial.

3.7 DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

1. A prestação de contas é um conjunto de documentos que visa comprovar as despesas decorrentes do deslocamento/viagem a serviço da CEAGESP, assim como determinar o valor a ser reembolsado pela Companhia ou equacionar o valor percebido a título de vale de adiantamento e aquele despendido pelo funcionário ou, ainda, simplesmente comprovar a viagem.

2. A Prestação de Contas é responsabilidade do funcionário que se deslocou/viajou a serviço da CEAGESP.

3. Para fins de reembolso no processo de prestação de contas será obrigatória a comprovação das despesas decorrentes:

a) da aquisição de passagens entre a origem e destino e entre o destino e origem da viagem, excetuando-se as aéreas que serão adquiridas pela CEAGESP;

b) do uso de táxi para movimentações na origem e no destino desde que emitidas em nome do funcionário e declarados os percursos realizados para a execução do objeto do deslocamento/viagem;

c) de Tarifa Quilometragem observando o estabelecido na norma NP-AD-005 - Veículos - Normas para Uso e Tarifa Quilometro.

4. Em complemento à alínea “b” acima, serão aceitos os comprovantes de táxi para deslocamento do funcionário até a sua residência e vice-versa ou em decorrência de percursos específicos previamente autorizados.

5. Para fins de pagamento das diárias solicitadas será obrigatória a apresentação de documentos comprobatórios, tais como, cartões de embarque, comprovantes de pedágio, espelhos de ponto que demonstrem que o funcionário estava na unidade destino, notas fiscais do local de destino ou outros meios admissíveis que comprovem a viagem.

6. Considerando que a aquisição de passagens aéreas é intermediada por agência de viagem contratada pela CEAGESP, o funcionário que se deslocou/viajou utilizando transporte aéreo estará dispensado de informar e comprovar os respectivos valores no processo de Prestação de Contas, ressalvando-se o disposto na seção 3.6, item 7, ficando, porém, obrigado a anexar os cartões de embarque da ida e da volta como comprovação da realização da viagem aérea.

7. As despesas decorrentes de hospedagem e alimentação estão consignadas ao período do deslocamento/viagem, sendo dispensada a anexação dos respectivos comprovantes, considerando que os seus valores são arbitrados pelas Tabelas Diária com Pernoite e Diária para o Exterior.

8. No Processo de Prestação de contas será obrigatório informar o valor percebido a título de Vale de Adiantamento de Viagem.

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9. Os valores que ultrapassarem os limites permitidos nesta Norma somente serão reembolsados mediante justificativa para a despesa em excesso e autorização da Diretoria responsável.

10. Em se tratando de membros do CONSAD e CONFIS, como as passagens aéreas e hospedagem, quando houver, serão adquiridas pela CEAGESP, o pagamento correspondente a 50% da diária do grupo será realizado na Prestação de Contas emitida pela PRESD que atestará a presença de cada um dos conselheiros nas reuniões.

11. Caberá ao DEFIC, por meio da SETES, o exame das prestações de contas procedendo à correção dos valores excedentes aos previstos nesta Norma.

12. A SETES não aceitará processos de Prestação de Contas com rasuras no seu preenchimento, bem como solicitará a correção daquele que apresentar irregularidade no preenchimento ou nos comprovantes apresentados.

13. A CODIN realizará periodicamente o confronto dos valores informados na prestação de contas com os respectivos comprovantes e demais documentos que a compõem, sendo que as irregularidades constatadas como, por exemplo, adulteração de valores, rasuras, nota fria, notas com valores superiores à despesa realizada, dentre outras, serão encaminhadas para fins de apuração da responsabilidade do funcionário.

3.7.1 Dos Prazos

1. Para funcionários lotados na Matriz o prazo para o protocolo da Prestação de Contas no DEFIC é de 7 (sete) dias úteis, contados a partir do seu retorno ao local efetivo de trabalho.

2. Para funcionários lotados nas Unidades do Interior o prazo para o protocolo da Prestação de Contas no DEFIC é de 14 (quatorze) dias úteis, contados a partir do seu retorno ao local efetivo de trabalho.

3. Na falta da apresentação da Prestação de Contas ou do descumprimento do prazo exigido, o DEFIC tomará as providências junto ao DEARH/SEPES para o débito em folha de pagamento do valor solicitado no Vale de Adiantamento.

4 DA DESCRIÇÃO DE PROCEDIMENTOS

4.1 PARA A SOLICITAÇÃO DE VALE DE ADIANTAMENTO

1. O funcionário interessado no adiantamento de viagem deverá emitir 2 (duas) vias do formulário Vale de Adiantamento - OM-V-247 (ver 6.2.1), no qual será obrigatório o número do documento para fins de correspondência deste junto ao processo de Prestação de contas.

2. Devidamente preenchidas, assinadas e autorizadas conforme o estabelecido na seção 3.2, item 4, as 2 (duas) vias do Vale de Adiantamento deverão ser protocoladas no DEFIC/SETES com, no mínimo, 4 (quatro) dias úteis de antecedência da data da viagem, desconsiderando-se deste prazo o dia de protocolo no DEFIC e o dia da viagem.

3. A SETES providenciará a liberação financeira do adiantamento de viagem em 1 (um) dia útil antes da data da viagem e arquivará 1 (uma) via do Vale de Adiantamento.

4. A 2ª (segunda) via do Vale de Adiantamento permanecerá aos cuidados da SETES para fins de acompanhamento da Prestação de Contas do funcionário solicitante.

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5. Recebida a Prestação de Contas e equacionado os valores junto ao funcionário, a SETES deverá arquivar a 2ª (segunda) via do Vale de Adiantamento com os demais documentos relativos a este processo.

6. Para o Vale de Adiantamento em caso de deslocamento/viagem com o uso de veículo próprio ou da frota da CEAGESP será obrigatório o preenchimento do campo Quilometragem Arbitrada pela SEGES.

4.2 PARA A JUNTADA DOS COMPROVANTES DAS DESPESAS REALIZADAS

1. Como comprovantes das despesas realizadas o funcionário que se deslocou/viajou deverá juntar os originais do convite, relatório, convocação e/ou programa relativos ao deslocamento/viagem a serviço da CEAGESP, os originais de recibo de táxi, canhoto de passagem ferroviária e/ou rodoviária e os cartões de embarque da ida e da volta em caso de utilização de transporte aéreo.

2. Nos canhotos originais de passagens ferroviárias e rodoviárias e nos cartões de embarque aéreo deverá constar, obrigatoriamente, a discriminação da despesa realizada.

3. Os recibos de táxi relativos aos deslocamentos na origem deverão ser apresentados, obrigatoriamente, com o nome do funcionário e com todos os campos preenchidos.

4. Os comprovantes das despesas realizadas pelo corpo jurídico da CEAGESP no desempenho das suas funções, durante as diligências sob sua responsabilidade e que compreenderem atividades relacionadas à execução de procedimentos judiciais e extra judiciais também deverão ser juntados ao processo de Prestação de Contas.

5. As despesas que não forem devidamente comprovadas por meio dos documentos ou cuja formalização esteja em desacordo com esta Norma não serão consideradas na Prestação de Contas.

4.3 PARA A PRESTAÇÃO DE CONTAS

1. O funcionário que se deslocou/viajou deverá observar o prazo de informado no item 3.7.1 para apresentar a respectiva Prestação de Contas ao DEFIC.

2. O processo de Prestação de Contas deverá ser iniciado com o preenchimento do formulário Prestação de Contas e/ou Reembolso de Despesas de Viagem - OM-P-182 (ver 6.2.2 e 6.2.3) ao qual deverão ser juntados:

a) os comprovantes de despesas com táxi nos deslocamentos na origem e no destino;

b) os comprovantes das despesas decorrentes das atividades relacionadas à execução de procedimentos judiciais e extra judiciais;

c) os comprovantes das passagens aéreas adquiridas e/ou cartões de embarque da ida e da volta, como comprovação do uso de transporte aéreo;

d) os comprovantes de eventuais deslocamentos intermunicipais quando não cobertos por quilometragem;

e) cópia do Controle de Tráfego quando utilizado veículo da frota ou cópia da Requisição de Veículo encaminhada à SEGES quando utilizado veículo próprio, emitidos conforme Norma NP-AD-005 - Veículos - Normas para Uso e Tarifa Quilômetro;

f) documentos que comprovem a viagem independentemente de reembolsos.

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3. Para a alínea “a” acima, se o uso de táxi compreender os deslocamentos do funcionário até a sua residência e vice-versa ou percursos específicos previamente autorizados, o comprovante deverá ser validado pela autorizador do deslocamento/viagem.

4. Em caso de deslocamentos/viagens com o uso de veículo próprio ou da frota da CEAGESP, observando o estabelecido na Norma NP-AD-005 - Veículos - Normas para Uso e Tarifa Quilômetro, deverão ser juntados ao processo de Prestação de Contas os documentos/comprovantes relativos às despesas com:

a) tarifa quilometragem;

b) combustível;

c) estacionamento;

d) pedágio, sendo os recibos ou o relatório do sistema de pagamento eletrônico, que registram a data e o horário da passagem do veículo, obrigatórios para comprovação da quilometragem percorrida.

5. Para a alínea “d” acima, para fins de comprovação da existência ou não de pedágio no trecho solicitado, a SETES considerará as rotas disponíveis em sites específicos de mapeamento geográfico e traçado de rotas de malha rodoviária.

6. Se por motivos alheios ao trabalho o funcionário se deslocar de um local diferente ao da sede onde está lotado, este poderá solicitar reembolso da quilometragem mediante apresentação dos comprovantes nos seguintes termos:

a) se a despesa for menor ou igual ao especificado para o local sede: o reembolso será normal, conforme comprovação;

b) se a despesa for maior ao especificado para o local sede: o reembolso será de acordo como o deslocamento da sede, sendo necessária a apresentação dos comprovantes.

7. Quando solicitado adiantamento para o deslocamento ou viagem, o funcionário deverá, obrigatoriamente, preencher os campos do formulário Prestação de Contas e/ou Reembolso de Despesas de Viagem - OM-P-182 com as todas as informações do Vale de Adiantamento correspondente.

8. Devidamente preenchido, o funcionário deverá assinar o formulário Prestação de Contas e/ou Reembolso de Despesas de Viagem - OM-P-182 e providenciar uma cópia da documentação para fins de arquivo da área em que está lotado.

9. Em se tratando de membros do CONSAD e CONFIS, o formulário Prestação de Contas e/ou Reembolso de Despesas de Viagem - OM-P-182 deverá ser assinado pelo funcionário autorizado da PRESD com anuência do Diretor Presidente.

10. Se na Prestação de Contas constarem informações relativas ao Vale de Adiantamento, o funcionário deverá encaminhar a via original do processo mediante protocolo, conforme segue:

a) diretamente à SEGES quando utilizado veículo próprio ou veículo da frota, para conferência e assinatura que, após, encaminhará ao DEFIC;

b) diretamente ao DEFIC, para as providências pertinentes.

11. Se o funcionário não utilizou Vale de Adiantamento para o deslocamento/viagem objeto da Prestação de Contas, o processo deverá ser encaminhado para recolhimento da autorização de que trata a seção 3.2, item 4, e dar sequência conforme item anterior.

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12. O DEFIC, por meio da SETES, deverá examinar o processo de Prestação de Contas e, em caso de inconsistência, solicitará ao funcionário emitente, por e-mail, as correções que forem necessárias.

13. Havendo concordância com os valores informados pela SETES, o funcionário emitente deverá proceder à devida correção apresentando-a no formulário Apenso da Prestação de Contas - OM-P-182A (ver 6.2.4) no qual atestará os novos valores.

14. O formulário Apenso da Prestação de Contas - OM-P-182A deverá ser assinado pelo funcionário e encaminhado diretamente ao DEFIC/SETES mediante protocolo.

15. Em consequência da Prestação de Contas e confirmada pela SETES a existência de valor gasto acima do recebido no Vale de Adiantamento, esta providenciará o reembolso da importância ao funcionário, mediante crédito em conta bancária, em até 4 (quatro) dias úteis contados a partir do recebimento do processo.

16. Constatada na Prestação de Contas diária(s) não utilizada(s) durante o deslocamento/viagem, a SETES deverá convocar o funcionário para a sua devolução, em até 5 (cinco) dias úteis.

17. Descumprido o prazo acima, o DEFIC encaminhará as informações ao DEARH/SEPES para fins de desconto do valor em folha de pagamento do funcionário, observado o contrato individual de trabalho e a Legislação Trabalhista vigente.

18. Constatados valores em aberto até o encerramento do mês corrente pelo descumprimento do prazo informado na seção 3.7.1, o DEFIC deverá encaminhar relação dos funcionários e respectivos valores ao DEARH/SEPES para fins de desconto do valor solicitado no Vale de Adiantamento em folha de pagamento, observado o contrato individual de trabalho e a Legislação Trabalhista vigente.

4.4 PARA AQUISIÇÃO DE PASSAGENS AÉREAS

1. O funcionário interessado em adquirir passagem aérea deverá solicitar, por e-mail, ao Gestor Técnico do contrato de Aquisição e Emissão de Passagens Aéreas, com antecedência mínima de 15 (quinze) dias, as opções de voos disponíveis.

2. O Gestor Técnico do contrato de Aquisição e Emissão de Passagens Aéreas deverá enviar a solicitação à contratada para que esta informe as opções de voos que atendam ao funcionário solicitante.

3. Recebido o retorno da contratada, o Gestor Técnico do contrato de Aquisição e Emissão de Passagens Aéreas deverá retornar ao funcionário solicitante para a escolha do voo.

4. Dentre as opções fornecidas, o funcionário solicitante deverá escolher o voo que melhor o atenda e retornar ao gestor técnico para os procedimentos de reserva junto à contratada.

5. Após a escolha e reserva do voo, o funcionário interessado deverá formalizar a solicitação para concessão de passagem aérea, por meio do formulário Proposta de Concessão de Passagens Aéreas e Diárias - OM-P-087 (ver 6.2.5).

6. O formulário acima deverá ser devidamente preenchido e, após, assinado pelo funcionário solicitante e pelo Coordenador/Gerente do Departamento. Na sequência a Proposta de Concessão de Passagens Aéreas e Diárias - OM-P-087 deverá ser encaminhada para autorização da Diretoria responsável com antecedência mínima de 5 (cinco) dias.

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7. Em caso de participação em eventos o interessado deverá encaminhar juntamente com a solicitação para concessão de passagem aérea os convites ou comprovantes similares.

8. De posse da autorização da Diretoria responsável, o interessado deverá encaminhar a Proposta de Concessão de Passagens Aéreas e Diárias - OM-P-087, ao Gestor Técnico do contrato de Aquisição e Emissão de Passagens Aéreas, que providenciará a aquisição e emissão da passagem aérea junto à contratada.

9. Ao Gestor Técnico do contrato caberá verificar as seguintes condições para a aquisição da passagem aérea:

a) a menor tarifa disponível na ocasião da viagem;

b) a tarifa promocional na classe econômica;

c) a proibição para a escolha de companhia aérea.

10. Após a realização da viagem o funcionário deverá apresentar os documentos abaixo juntamente com aqueles pertinentes ao processo de prestação de contas:

a) cópia da solicitação de viagem;

b) cópia do bilhete de passagem utilizado para a verificação das datas, números e horários dos voos;

c) relatório circunstanciado das atividades desenvolvidas.

5 DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

1. Às solicitações de viagens para participação em eventos deverão ser anexadas os respectivos convites ou comprovantes similares.

2. As movimentações de pessoal que impliquem na mudança de grupo do funcionário deverão ser motivo de notificação imediata do DEARH/SEPES ao DEFIC/SETES.

3. São vedados a autorização de deslocamento e o fornecimento de passagem ao empregado que se encontre em gozo de férias ou licença.

4. Os procedimentos estabelecidos na presente Norma deverão ser observados por todos os funcionários da CEAGESP, não havendo diferenciação nos procedimentos de deslocamento e/ou viagem a serviço, bem como na prestação de contas.

5. O funcionário será responsável pelos prejuízos causados à CEAGESP, pela não prestação de contas, pela falta ou pela inexatidão das informações nos comprovantes das despesas realizadas e pelo descumprimento aos prazos estabelecidos nesta Norma, sujeitando-se às penalidades previstas no Regulamento de Pessoal.

6. As despesas decorrentes do deslocamento/viagem a serviço da CEAGESP que não foram previstas na presente Norma ou aquelas decorrentes de situações emergenciais deverão ter, obrigatoriamente, a anuência e autorização da gerência, de acordo com as competências definidas na seção 3.2.

7. Esta Norma entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se todas as disposições em contrário, com efeitos pecuniários a partir do primeiro dia útil do mês subsequente ao da sua publicação.

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6 DOS ANEXOS

6.1 DAS TABELAS

6.1.1 Diárias com Pernoite

DIÁRIAS COM PERNOITE

LIMITE DE REEMBOLSO DIÁRIO VALORES (em R$)

GRUPO I GRUPO II GRUPO III

BRASÍLIA 632,00 478,00 331,00

CAPITAIS 496,00 418,00 305,00

CIDADES DIFERENCIADAS* E CIDADES DE OUTROS ESTADOS

438,00 316,00 241,00

CIDADES NORMAIS 392,00 210,00 175,00

*Araçatuba, Araraquara, Barretos, Bauru, Botucatu, Campinas, Franca, Guaratinguetá, Marília, Piracicaba, Presidente Prudente, Ribeirão Preto, Santos, São José dos Campos, São José do Rio Preto, Sorocaba e Ubatuba

6.1.2 Diárias para o Exterior

DIÁRIAS PARA O EXTERIOR

LIMITE DE REEMBOLSO DIÁRIO VALORES (em US$)

GRUPO I GRUPO II GRUPO III

AMÉRICA LATINA E ÁFRICA 300 260 210

AMÉRICA DO NORTE 350 330 310

EUROPA 460 420 370

ÁSIA 320 280 260

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6.2 DOS FORMULÁRIOS

6.2.1 Vale de Adiantamento - OM-V-247

VALE DE ADIANTAMENTO Nº: /

CÓDIGO CONTÁBIL N°. 100.006 VALOR: R$

DADOS DO FUNCIONÁRIO

NOME: MATRÍCULA:

CPF: BANCO: AGÊNCIA: Nº C/C:

DEPTO/CENTRO CUSTO: SEÇÃO/CENTRO CUSTO:

UNIDADE/CENTRO CUSTO: GRUPO: I II III

DADOS DO DESLOCAMENTO / VIAGEM

DATA DA VIAGEM: DATA PREVISTA PARA RETORNO:

DESTINO:

JUSTIFICATIVA:

MEIO DE TRANSPORTE

PRÓPRIO FROTA OUTROS:

*QUILOMETRAGEM ARBITRADA PELA SEGES: KM

*PREENCHIMENTO OBRIGATÓRIO QUANDO O MEIO DE TRANSPORTE A SER UTILIZADO FOR VEÍCULO PRÓPRIO OU DA FROTA DA COMPANHIA. NESTE ÚLTIMO CASO A QUILOMETRAGEM DEVERÁ SER TRANSPORTADA PARA A REQUISIÇÃO DO VEÍCULO.

AUTORIZAÇÕES

AUTORIZAÇÃO:

DATA:

DIRETOR/COORDENADOR/GERENTE DE DEPARTAMENTO

NO DESCUMPRIMENTO DO PRAZO ESTABELECIDO PELA CEAGESP PARA A PRESTAÇÃO DE CONTAS, AUTORIZO O DESCONTO DO VALOR ACIMA SOLICITADO DE MEUS VENCIMENTOS.

DATA:

ASSINATURA DO FUNCIONÁRIO

1ª e 2ª vias - DEFIC/SETES OM-V-247

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6.2.2 Prestação de Contas / Reembolso de Despesas de Viagem - OM-P-182 - Frente

PRESTAÇÃO DE CONTAS E/OU Nº:

REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM DATA:


NOME: MATRÍCULA:

CPF:

BANCO:

AGÊNCIA:

Nº C/C:

DEPTO / CENTRO CUSTO:

SEÇÃO/CENTRO CUSTO:

UNIDADE/CENTRO CUSTO:

GRUPO: I

II

III

DADOS DO VALE DE ADIANTAMENTO

SOLICITADO? NÃO SIM Nº:

VALOR:

* DADOS DO DESLOCAMENTO / VIAGEM E MEIO DE TRANSPORTE

* PREENCHIMENTO DISPENSADO QUANDO INFORMADO OS DADOS DO VALE DE ADIANTAMENTO DESLOCAMENTO / VIAGEM À:

SAÍDA:

RETORNO:

MOTIVO:

MEIO DE TRANSPORTE: PRÓPRIO FROTA OUTROS: (especificar)

AUTORIZADO POR:

DADOS DAS DESPESAS

DATA DOCUMENTO DESPESA REALIZADA VALOR

SUB-TOTAL = R$ -

DIÁRIAS TOTAL DE DIÁRIAS VALOR

BRASÍLIA

= R$ -

CAPITAIS

= R$ -

CIDADES DIFERENCIADAS

= R$ -

CIDADES NORMAIS

= R$ -

EXTERIOR:

= R$ -

SUB-TOTAL = R$ -

VALOR DA QUILOMETRAGEM CONFORME VERSO = R$ -

T O T A L = R$ -

V A L E D E A D I A N T A M E N T O = R$ -

S A L D O A: - RECEBER

- DEVOLVER = R$ -

OBS.: ASSINATURA DISPENSADA QUANDO SOLICITADO VALE DE ADIANTAMENTO

DE ACORDO,

ASSINATURA DO FUNCIONÁRIO DIRETOR / COORDENADOR / GERENTE

OM-P-182/1

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6.2.3 Prestação de Contas e/ou Reembolso de Despesas de Viagem - OM-P-182 - Verso

DADOS DO VEÍCULO UTILIZADO E DA QUILOMETRAGEM PERCORRIDA

VEÍCULO PLACA:

DE À KM

QUILOMETRAGEM ARBITRADA PELA SEGES =

TARIFA QUILOMETRAGEM = R$

V A L O R D E Q U I L O M E T R A G E M A R E C E B E R = R$

DESCRIÇÃO SUCINTA DA VIAGEM

USO ESPECÍFICO DO DECAL / SEGES USO ESPECÍFICO DO DEFIC / SETES

CONFERIDO POR: CONFERIDO ARITMETICAMENTE DE ACORDO COM AS NORMAS INTERNAS:

DEBITAR CREDITAR

CHEFE DA SEGES CONTA:

OM-P-182/2

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6.2.4 Apenso da Prestação de Contas - OM-P-182A

APENSO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS: Nº:

DATA:


NOME: MATRÍCULA:

CPF: BANCO: AGÊNCIA: Nº C/C:

DEPTO / CENTRO CUSTO: SEÇÃO/CENTRO CUSTO:

UNIDADE/CENTRO CUSTO: GRUPO: I

II

III

DADOS DO VALE DE ADIANTAMENTO

SOLICITADO? NÃO SIM Nº: VALOR: R$

* DADOS DO DESLOCAMENTO / VIAGEM E MEIO DE TRANSPORTE * PREENCHIMENTO DISPENSADO QUANDO INFORMADO OS DADOS DO VALE DE ADIANTAMENTO

DESLOCAMENTO / VIAGEM À: SAÍDA:

RETORNO:

MOTIVO:

MEIO DE TRANSPORTE:

PRÓPRIO

FROTA

OUTROS: (especificar)

AUTORIZADO POR:

CORREÇÃO DOS DADOS DAS DESPESAS

DATA DOCUMENTO DESPESA REALIZADA VALOR

SUB-TOTAL = R$ -

DIÁRIAS TOTAL DE DIÁRIAS VALOR

BRASÍLIA

= R$ -

CAPITAIS

= R$ -

CIDADES DIFERENCIADAS

= R$ -

CIDADES NORMAIS

= R$ -

EXTERIOR:

= R$ -

SUB-TOTAL = R$ -

VALOR DA QUILOMETRAGEM =

T O T A L = R$ -

V A L E D E A D I A N T A M E N T O = R$ -

S A L D O A: RECEBER

DEVOLVER = R$ -

AUTORIZO A CORREÇÃO DOS VALORES CONSTANTES NA PRESTAÇÃO DE CONTAS PELOS INFORMADOS NESTE APENSO.

ASSINATURA DO FUNCIONÁRIO

OM-P-182A

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6.2.5 Proposta de Concessão de Passagens Aéreas e Diárias - OM-P-087

PROPOSTA DE CONCESSÃO DE PASSAGENS AÉREAS E DIÁRIAS

DADOS DO BENEFICIÁRIO

NOME

MATRÍCULA

CARGO/FUNÇÃO

CPF

TELEFONE

DEPARTAMENTO

SEÇÃO

BANCO

AGÊNCIA

CONTA CORRENTE

VIAGEM

LOCAL:

OBJETIVO:

PERÍODO DE AFASTAMENTO: A Nº DE DIAS:

TOTAL DE DIÁRIAS: VALOR DA DIÁRIA: R$ VALOR TOTAL: R$

VOO

NÚMERO: DATA: HORÁRIO:

PASSAGEM

CÓDIGO DA RESERVA: TARIFA:

VALOR: TAXA DE EMBARQUE:

PERCURSO EMITIDO:

PERCURSO PERCORRIDO:

DATA:

ASSINATURA DO BENEFICIÁRIO

_____________________________________________

_____________________________________________________

CARIMBO / ASSINATURA

GERENTE DE DEPTO / COORDENADOR

CARIMBO / ASSINATURA

DIRETOR RESPONSÁVEL

OM-P-087

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