procedimento digitalizaÇÃo de currÍculo · web viewo processo de inserção do currículo em...

Manual de Treinamento do SPASeleção de Pessoal AncoraRh

Digitalização

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SPA – Seleção de Pessoal AncoraRh - Todos os direitos Reservados - Última Revisão: Janeiro/20051

ÍndiceDigitalização Pág.Digitalização de Currículos...................................................................................................... ....................................... 03Digitalização de Curriculos em Lotes ......................................................................................... 08Digitalização de Fichas.......................................................... .......................................................... .............................. 10Guia de Referência do SPA............................................................................................................................................. 12


Digitalização de CurrículosO Processo de inserção do currículo em papel é feito em duas etapas:1) Digitalização do CV gerando um arquivo .DOC no formato Word e um arquivo .TIF no formato Imaging.2) Classificação do CV como a que é feita pelo processo dos CVs recebidos via e-mail.

Na primeira etapa utilizamos um aplicativo (software) chamado OmniPage. Este software faz a digitalização do CV gerando uma imagem e depois faz o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) da imagem, ou seja, ele lê a imagem e a interpreta, gerando assim um arquivo .DOC do Word como se alguém tivesse digitado seu conteúdo.

Vejamos então os procedimentos:

Iniciando o Procedimento1) Ligar o Scanner2) Acessar o OmniPage3) O OmniPage deve estar com as opções AUTO OCR, DIGITALIZAR EM P&B, PÁGINA MISTA, PRESERVAR FONTE

E PARÁGRAFO e SALVAR COMO ARQUIVO, conforme figura abaixo:

Configurar o tempo de pausa para início da próxima página a ser digitalizadaO OmniPage permite que seja configurado um tempo de espera (pausa) entre as folhas que devem ser digitalizadas. A finalidade é evitar que você tenha que, além de trocar a folha (isso não tem como evitar), seja necessário pressionar algum botão para iniciar a digitalização da nova folha.

Desta forma, ao terminar de digitalizar a primeira folha, o OmniPage aguarda um tempo (que você aproveita para posicionar a próxima folha) e, em seguida, inicia-se a digitalização da segunda e assim sucessivamente até a última folha; somente após o término desta será necessário a intervenção do operador.


Para programar este tempo de espera (pausa), ative o menu do OmniPage selecione Ferramentas, Opções, Scanner. Na tela que será apresentada, marque a opção Digitalizar as páginas automaticamente e coloque o intervalo para o tempo desejado. Recomendamos 5 segundos para este processo, mas o melhor é você testar e ver o tempo que melhor se adapta.

Desativar o corretor ortográficoAo terminar o processo de OCR, o OmniPage dispara um processo de correção ortográfica e de busca por palavras que ele não conhece. É muito interessante, mas não nos interessa, devido a necessidade de produção e a enorme quantidade de termos técnicos e nomes que ele não conhece. Então devemos desativar esta opção acessando o menu do OmniPage, item Ferramentas, Opções, Processamento e desativar a opção “Corrigir os resultados automaticamente após fazer o OCR”, de acordo com a figura abaixo.


Digitalização dos CVsa) Colocar a primeira folha do CV no Scanner.b) Pressionar o “Iniciar” do OmniPage (botão verde).c) Ao concluir a digitalização da Primeira página aparecerá a tela abaixo durante alguns segundos (tempo de espera

configurado conforme explicação anterior).

d) Se o CV tiver mais que uma folha, apenas coloque a próxima folha no scanner e aguarde que automaticamente será inicializada sua digitalização. Durante a digitalização da segunda folha, o OmniPage aproveita o tempo e vai fazendo OCR da primeira folha. Após digitalizar a última folha do CV, pressione o botão “Interromper a digitalização” para finalizar, aguarde a finalização do OCR que automaticamente será apresentada a tela para salvar, conforme figura abaixo. A tela apresentada pode ser diferente da apresentada no próximo item. Não tem problema, siga então as instruções do próximo item.

e) Pressione o botão AVANÇADO >> para entrar com as configurações corretas para salvar o arquivo. Será apresentada a seguinte tela:


TENHA CERTEZA QUE ESTÁ CONFIGURADO COMO MOSTRADO NA FIGURA

f) Em resumo: as opções devem estar como na figura acima: A opção SALVAR E INICIAR deve estar desmarcada e a opção MANTER IMAGENS GRÁFICAS deve estar desmarcada.

g) Esta etapa salva o texto reconhecido em um arquivo .DOC, que na próxima etapa será classificado. Então você deve selecionar a pasta (ex.: C:\wancora\cvscanner) onde será salvo este arquivo. Esta é uma pasta para salvar os arquivos temporariamente, pois o CV será excluído automaticamente após a classificação. Ao selecionar a pasta, informe o nome do arquivo (ex.: A01 para o primeiro, A02 para o segundo e assim sucessivamente. Pressione o botão OK.

>>> Coloque aqui o diretório que está configurado para sua empresa: ________________________________________

h) Ainda é necessário salvar a imagem original do CV. Para isso, pressione Ctrl+I ou selecione no Menu Arquivo a opção “Salvar Imagem”. Será apresentada a seguinte tela:


i) Selecione a pasta onde estão armazenadas as imagens temporárias dos CVs. Geralmente Drive C:, F: ou G: na pasta \wancora\cvimagem. Se você não souber ou não lembrar, entre em contato com o Suporte AncoraRh (vide ANEXO D).

Certifique-se que a pasta foi selecionada corretamente e informe OBRIGATORIAMENTE o mesmo nome de arquivo dado ao arquivo .DOC (A01, A02, etc).

Certifique-se que a opção “Salvar todas as páginas em um só arquivo” esteja selecionada. Pressione o botão OK.

>>> Coloque aqui o diretório que está configurado para sua empresa:________________________________________

j) Para digitalizar novo currículo, pressione Ctrl+N ou selecione no Menu Arquivo a opção “Novo”.k) Após digitalizar alguns currículos, executar o procedimento de classificação de currículos.

Observações – Nome do arquivo temporário O nome do arquivo temporário deve ser composto de uma letra e dois números. Ex.: A01, A02, etc. Ao atingir A99

mudar a letra. Ex.: B01, B02, etc. Não tente utilizar o nome do arquivo A100, por exemplo, pois ocorrerá um erro na seqüência.

Caso tenha mais de uma pessoa digitalizando, combine de cada uma utilizar uma letra para o nome do arquivo. Após a classificação, os arquivos classificados serão excluídos automaticamente, permitindo que a numeração A01,

A02, etc, possa ser novamente utilizada.


Digitalização De Currículos Por Lote

O Omnipage Pro 10 nos traz a possibilidade de digitalizarmos 100 currículos e salvar todos de uma vez , em um processo simples, rápido e que tornará o processo de digitalização muito mais prático.Primeiro verifique se as configurações estão como na tela abaixo:

Depois de checar as configurações faça o seguinte:

1. Separe cem currículos de uma página.2. Ligue o scanner.3. Coloque o primeiro curriculo e clique no botão “AUTO-OCR”.


4. Assim que aparecer a tela acima retire o curriculo e coloque o outro e assim sucessivamente até chegar ao centésimo currículo.

5. No Omnipage Pro10 ao efetuar o processo dos 100 curriculos, ele gera o nome para as imagens no seguinte formato: A página, por isso quando vamos salvar o texto devemos colocar o nome do arquivo e a palavra página para que seja possivel a associação entre o texto e a imagem

6. Quando terminar irá aparecer a tela para salvar o arquivo no campo nome do arquivo basta você citar a letra que será utilizado por exemplo A e clicar em OK.

7. Agora vá até o menu Arquivo – Salvar Imagem e aparecerá para você a seguinte tela:

8. Confira as configurações e em nome do arquivo coloque a mesma letra utilizada pelo doc no nosso exemplo é a letra A.

9. Pronto! agora é só separar mais cem curriculos de uma página e reinicie o processo .Lembrando que esse processo só pode ser utilizado para curriculos de uma página.


Digitalização de FichasAntes de digitalizar as fichas preenchidas manualmente pelo candidato, temos que saber qual é seu código no SPA. Para isso é necessário que tenha sido cadastrado pelo menos o seu nome. Outro detalhe importante é anotar na ficha o código que o SPA gerou para ele. Isso é necessário, pois após a digitalização iremos salvar o arquivo com a imagem da ficha e o nome deste arquivo será o código do candidato.

Outro detalhe é que por uma questão de praticidade e maior produção, recomendamos que sua empresa desenvolva uma ficha com apenas uma face (somente frente). Fichas com frente e verso ou os currículos de banca de jornal (ainda existem – apesar de recomendarmos neste caso o preenchimento da ficha, se possível) podem ser digitalizados também, porém a produção é menor.

Caso queira uma sugestão de ficha de apenas uma face, envie um e-mail para [email protected] solicitando um modelo que nós o encaminharemos.

Vejamos então os procedimentos:

Iniciando o Procedimento4) Ligar o Scanner5) Acessar o OmniPage6) O OmniPage deve estar com as opções OCR MANUAL, DIGITALIZAR EM P&B , PÁGINA MISTA / RFP e SALVAR

COMO ARQUIVO, conforme figura abaixo:

Configurar o tempo de pausa para início da próxima página a ser digitalizadaO OmniPage permite que seja configurado um tempo de espera (pausa) entre as folhas que devem ser digitalizadas. A finalidade é evitar que você tenha que além de trocar a folha (isso não tem como evitar) seja necessário pressionar algum botão para iniciar a digitalização da nova folha.

Desta forma, ao terminar de digitalizar a primeira folha, o OmniPage aguarda um tempo (que você aproveita para posicionar a próxima folha), e em seguida inicia-se a digitalização da segunda e assim sucessivamente até a última folha, onde somente após o término desta será necessário a intervenção do operador.Para programar este tempo de espera (pausa), ative o menu do OmniPage selecione Ferramentas, Opções, Scanner. Na tela que será apresentada marque a opção Digitalizar páginas automaticamente e coloque o intervalo para o tempo


mailto:[email protected]

desejado. Recomendamos 5 segundos para este processo, mas o melhor é você testar e ver o tempo que melhor se adapta.

Digitalização das FichasTemos duas formas de fazer a digitalização das fichas:A) Digitalizar uma ficha por vez e salvá-la: aplicado as fichas de uma única face, fichas de mais de uma face (frente e

verso), ou aos currículos de banca de jornal (várias faces).B) Digitalizar várias fichas e salvar depois: aplicado somente para fichas com apenas uma face (apenas frente).

Situação A : Digitalizar uma ficha por vez e salvar (várias faces)

Aplicação Permitido?Fichas de uma única face SimFichas de mais de uma face (frente e verso) SimCurrículos de banca de jornal Sim

a) Posicione a ficha no Scannerb) Pressionar o Botão DIGITALIZAR P&Bc) Ao concluir a digitalização da primeira página aparecerá a tela abaixo durante alguns segundos (tempo de espera

configurado conforme explicação anterior).

d) Se a sua ficha for frente e verso, ou se for um currículo de banca de jornal, apenas coloque a próxima face no scanner e aguarde que automaticamente será iniciada a digitalização da segunda face. Repita a operação até o término da última face, e ao aparecer novamente a tela acima com os botões solicitando a ação, pressione o botão “Interromper a digitalização”.

e) Selecione o menu ARQUIVO/SALVAR IMAGEM ou pressione Ctrl+I. Aparecerá a seguinte tela para salvar a imagem:


Faça o seguinte: Selecione o diretório onde a imagem deve ser salva, que consta no parâmetro do sistema.

(ex: G:\WANCORA\CV\IMG)


Marcar a opção de gravação SALVAR TODAS AS PÁGINAS. Marcar a opção de arquivo SALVAR TODAS AS PÁGINAS EM UM SÓ ARQUIVO. Informe o nome do arquivo que é o código do candidato anotado na ficha. Salvar como (tipo) deve estar com TIFF GRUPO 4 COMPACTADO. Pressione o botão OK.

f) Para Digitalizar nova ficha pressione Ctrl+N ou selecione no Menu ARQUIVO/NOVO. Será feita uma pergunta: “Quer salvar o documento atual?” Responder NÃO.

Situação B: Digitalizar várias fichas e salvar depois (face única)Aplicação Permitido?

Fichas de uma única face SimFichas de mais de uma face (frente e verso) NãoCurrículos de banca de jornal Não

a) Posicione a ficha no scanner.b) Pressionar o botão DIGITALIZAR P&B.c) Ao concluir a digitalização da primeira página aparecerá a tela abaixo durante alguns segundos (tempo de espera

configurado conforme explicação anterior):


Apenas coloque a próxima ficha no scanner e aguarde que, automaticamente, será inicializada a digitalização da segunda ficha. Ao concluir as fichas a serem digitalizadas, quando aparecer a tela com os botões solicitando a ação, pressione o botão que finaliza a digitalização.

d) Observe que na coluna VISUALIZADOR DE MINIATURAS as fichas que foram digitalizadas ficam uma abaixo da outra. Clique sobre a primeira ficha, que será mostrada na tela VISUALIZADOR DE IMAGENS. Aproveite e observe o código do candidato que deve ter sido anotado na ficha e agora deve estar na imagem.

e) Selecione o menu ARQUIVO/SALVAR IMAGEM ou pressione Ctrl+I. Aparecerá a seguinte tela para salvar a imagem:

Faça o seguinte: Selecione o diretório onde a imagem deve ser salva, que consta no parâmetro do sistema.

(ex: G:\WANCORA\CV\IMG)


Marcar a opção de gravação SALVAR SOMENTE A PÁGINA ATUAL. Informe o nome do arquivo que é o código do candidato anotado na ficha. Salvar como (tipo) deve estar com TIFF GRUPO 4 COMPACTADO. Pressione o botão OK. Clique sobre a próxima ficha digitalizada mostrada na coluna VISUALIZADOR DE MINIATURAS e repita o

passo E até finalizar todas as fichas digitalizadas.

f) Para digitalizar novas fichas, selecione no menu ARQUIVO/NOVO ou pressione Ctrl+N. Será feita uma pergunta: “Quer salvar o documento atual?” Responder: NÃO.

ATENÇÃO: RECOMENDAMOS QUE NÃO SEJAM DIGITALIZADAS VÁRIAS FICHAS PARA DEPOIS SALVAR. FAÇA LOTES DE 10 FICHAS, POIS, EM CASO DE QUEDA DE ENERGIA, POR EXEMPLO, O TRABALHO SERIA PERDIDO.


Guia de Referência SPA Digitalização

Curriculos com Duas Páginas

No OmniPage1. Checar Configurações: Digitalizar em P&B, Automático, Salvar como

Arquivo2. Botão Auto OCR3. Botão Iniciar 4. Após última página Botão “Interromper Digitalização”5. Salvar o .DOC

OBSERVAR CONFIGURAÇÕES Todas as opções desmarcadas e quadro de tabelas marcada na

primeira opção Pasta __:\WANCORA\CVSCANNER

Informar nome do arquivo: A01, A02, A03, ...

6. Salvar Imagem – Ctrl+I

OBSERVAR CONFIGURAÇÕES Salvar todas as páginas Salvar todas as páginas em um só arquivo Pasta __:\WANCORA\CVIMAGEM Informar o mesmo nome do arquivo do .DOC

7. Botão Novo: Ctrl+N8. Digitalizar Próximo CV (item 3)

Ainda é necessário: Classificar (pág. 9) Vide abaixo item Classificação

Curriculos com Uma Página

No OmniPage1. Checar Configurações: Digitalizar em P&B, Automático, e

Arquivo.2. Botão Auto OCR3. Botão Iniciar4. Coloque o curriculo no scanner.5. Após o centésimo curriculo clique no botão “ Interromper

Digitalização”6. Salvar o .DOC , e para o nome do arquivo informe a letra

que está sendo utilizada e assim sucessivamente.

OBSERVAR CONFIGURAÇÕES Todas as opções desmarcadas e quadro de tabelas marcada na

primeira opçãoPasta __:\WANCORA\CVSCANNER

6. Salvar Imagem – Ctrl + I

OBSERVAR AS CONFIGURAÇÕES Salvar um arquivo por página. Salvar cada página em um arquivo separado. Pasta _:/WANCORA/CVIMAGEM Informar a mesma letra do DOC.7. Botão Novo: Ctrl + N8. Separar mais cem curriculos e reiniciar o processo.

Ficha 1 FACE (pág. 10 Sit. B)Digitalizar de 10 a 15 Fichas em seguida, sem interromper (Lote)O CADASTRO SIMPLIFICADO já deve ter sido efetuado!!!As fichas devem estar com o CÓDIGO SPA1. No OmniPage2. Botão “OCR Manual”3. Botão “Digitalizar em P&B”4. Após última ficha Botão “Interromper Digitalização”5. Clicar na 1a imagem e Ctrl+I para salvar a fichaOBSERVAR CONFIGURAÇÕES Salvar somente a página atual Pasta __:\WANCORA\CV\IMG6. Informar nome do arquivo: que é o CÓDIGO SPA anotado na ficha7. Pressionar botão “OK” ou [Enter]8. Clicar na 2a imagem e repetir o processo de salvar até a última ficha

do lote.Observe que o diretório é o diretório oficial das imagens e não o temporário.

Ficha Mais de 1 FACE (pág. 9 Sit. A)Digitalizar de 1 ficha e salvarO CADASTRO SIMPLIFICADO já deve ter sido efetuado!!!As fichas devem estar com o CÓDIGO SPA1. No OmniPage2. Botão “OCR Manual”3. Botão “Digitalizar em P&B”4. Após última página da ficha Botão “Interromper Digitalização”5. Clicar na 1a imagem e Ctrl+I para salvar a fichaOBSERVAR CONFIGURAÇÕES Salvar somente a página atual Salvar todas as páginas em um só arquivo. Pasta __:\WANCORA\CV\IMG6. Informar nome do arquivo: que é o CÓDIGO SPA anotado

na ficha7. Salvar Imagem – Ctrl+I8. Pressionar botão “OK” ou [Enter] Botão Novo: Ctrl+N Digitalizar Próxima Ficha (item 3)Observe que o diretório é o diretório oficial das imagens e não o temporário.

Classificação (pág. 9)

Abrir o SPA e acessar Classificação de Currículos

Windows Explorer, Pasta __:\WANCORA\CVSCANNER

Marcar até 5 arquivos e abrir

No Word, verificar o nome e botão Classificar

No SPA preencher os campos da classificação

Após o último CV, voltar para o Windows Explorer e abrir mais 5 arquivos (os CVs serão excluídos automaticamente)

Se for e-mail não esquecer de excluir arquivo após classificação.

**** Veja as Situações Especiais na página ****


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