procedimento de compras

Secretaria Municipal de AdministraçãoDivisão de Patrimônio

GUIA DE PROCEDIMENTOS

SUPRIMENTOS/COMPRAS

SUMÁRIO

1OBJETIVOS DO PROCESSO DE COMPRAS.................................................................3

2 MODALIDADE DE COMPRAS........................................................................................4

2.1 licitação...............................................................................................................................42.2Inexibilidade de licitação................................................................................................... 42.3 Dispensa de licitação..........................................................................................................5

3 PROCEDIMENTO PARA AS REQUISIÇÕES................................................................63.1Solicitação de compra.........................................................................................................63.2 O que é necessário..............................................................................................................63.3 Observações importantes................................................................................................. 7

4 COMO SE PROCESSA A COMPRA................................................................................. 84.1 Agilize suas compras.......................................................................................................... 8

5 RECEBIMENTO DO MATERIAL..................................................................................... 9

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................................10

7 ORGANOGRAMA ADNISTRASTRATIVO PARA PROCESSO DE COMPRAS.......11

8 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE COMPRAS...........................................................12

9MODELO1-FORMULÁRIO PARA PEDIDOS DE COMPRAS......................................139.1 Legenda referente ao pedido de compras.........................................................................14

10 REQUISIÇÕES DE COMPRA VIA SISTEMA.............................................................. 1510.1 legenda referente ao menu do pedido de compras........................................................ 16

11CRONOGRAMA BÁSICO DO PROCESSO DE COMPRAS........................................ 18

Secretaria Municipal de AdministraçãoDivisão de Patrimônio

1 OBJETIVOS DO PROCESSO DE COMPRAS

Suprir a organização com um fluxo seguro de materiais e serviços para atender a suas

necessidades;

Assegurar a continuidade de suprimentos para manter relacionamentos efetivos com fontes

existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentos alternativas, ou para atender as

necessidades emergentes ou planejadas;

Comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios éticos o melhor valor por centavo gasto;

Administrar estoques para proporcionar o melhor serviço possível aos usuários e ao menor

custo;

Elaborado em: Criado por: Aprovado por: 22/06/10 Marcelino dos Reis Moreira Gláucio Maria Leão

4

3

2 MODALIDADES DE COMPRAS PÚBLICAS NO BRASIL

2.1 Licitação

Devido ao reconhecimento da importância do uso eficiente dos recursos públicos, a

Constituição Federal de 1988 trouxe no inciso XXI do art. 37 a previsão legal que obriga que as obras,

serviços, compras e alienações públicas sejam feitas através de processo licitatório, assegurando

igualdade de condições a todos os concorrentes.

Segundo a Lei 8.666/93, a licitação destina-se a garantir a observância do princípio

constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e será

processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da

impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da

vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhe são correlatos.

As modalidades de licitação existentes são:

Concorrência Pública;

Concurso público;

Leilão;

Pregão (presencial ou eletrônico);

Carta convite.

A mais comumente utilizada nesta administração é a modalidade de Pregão presencial. Esta

visa a aquisição de bens e serviços comuns, qualquer que seja o valor estimado, onde a disputa pelo

fornecimento é feita por meio de propostas e lances em sessão pública com publicação prévia no

DOM.

2.2 Inexibilidade de licitação

Na existência de hipóteses em que a licitação formal seria impossível ou frustraria a própria

consecução dos interesses públicos, autoriza-se a Administração a adotar um outro procedimento, em

que formalidades são suprimidas ou substituídas por outras.

A Inexibilidade de licitação é uma forma de contratação direta que tem como característica o

fato de que a licitação não é possível, haja vista que um dos possíveis competidores possui qualidades

que atendem de forma exclusiva às necessidades da administração pública, inviabilizando os demais

participantes.


“Para que a situação possa implicar dispensa de licitação, deve o fato

concreto enquadra-se no dispositivo legal, preenchendo todos os

requisitos. Não é permitido qualquer exercício de criatividade ao

administrador, encontrando-se as hipóteses de licitação dispensável

previstas expressamente na lei.”

Jorge Ulisses Jacoby Fernandes, em contratação direta sem licitação.

A utilização deste dispositivo deverá obedecer a comprovação de exclusividade em relação à

especificação do item a ser contratado, sendo vedada a indicação de uma marca específica quando

houver mais de uma que atenda as exigências descritas no item.

2.3 Dispensa de licitação

É outra forma de contratação direta, que tem como característica o fato de que a licitação é

possível, entretanto não se realiza por conveniência administrativa. Para caracterizar a dispensa ou

compra direta, a Lei 8.666/93, no seu art. 24, enumerou 24 situações que tornam facultativo o

processo licitatório. Essa modalidade em se tratando de obras e serviços de engenharia é limitada ao

valor de R$15.000,00. E para o caso de outros serviços e compras ao valor de R$8.000,00.

Cumulativos para um mesmo grupo de serviço ou material e no mesmo exercício. Fatores como

emergência (inciso IV) e a relação custo-benefício (inciso VII), são exemplos do que deve ser levado

em consideração na opção deste tipo de contratação.

IMPORTANTE:

O artigo 89 da lei 8.666/93 aponta:

Art.89. Dispensar ou inexigir fora das hipóteses previstas em lei, ou deixar de observar as

formalidades pertinentes à dispensa ou inexigibilidade de licitação: Pena – detenção, de três a cinco

anos e multa.

3 PROCEDIMENTOS PARA AS REQUISIÇÕES:


5

6

Para solicitação de compras de materiais de consumo, permanente/equipamentos e serviços, em

atendimento à legislação vigente e às recomendações da Divisão de Patrimônio e Suprimentos, deverão

ser observados os seguintes procedimentos:

3.1 Solicitação de compras

Os Centros de Custo deverão programar suas compras no sentido de evitar as aquisições

repetitivas com dispensa de licitação, que são consideradas pelas auditorias como fracionamento de

despesas para fugir do procedimento licitatório. Os casos especiais e emergenciais deverão ser

encaminhados com a devida exposição de motivos que justifiquem a aquisição com dispensa de

licitação. (Vide Fluxograma – fig 2.)

O centro de custo deverá emitir a solicitação de compra em formulário próprio e posteriormente

será emitida no Sistema (SIMAC). Encaminhar à administração devidamente numerada e assinada pelo

responsável do centro de custo, e pelo respectivo secretário, relacionando o bem ou serviço que deverá

ser adquirido e a respectiva justificativa (obrigatória) para a compra.

Deverá ser emitida uma solicitação para cada grupo de bens ou de serviços: (bens de informática,

material laboratorial, móveis, áudio/vídeo/foto, expediente e escritório, lanches, refrigeração, serviço

gráfico, serviço reprográfico e etc).

3.2 O que é necessário para solicitar

Antes da emissão da solicitação deverá ser consultado o estoque para verificar a existência de

bens e serviços licitados, isto poderá ser feito via sistema integrado (SIMAC) ou por consulta

direta no setor de patrimônio/almoxarifado (Ramal: 58466 ou 55450).

Que o material ou serviço esteja devidamente especificado, com todas as características

técnicas, porém sem indicações de marca e modelo, e com código conforme catálogo.

A solicitação deverá ser feita apenas por meio do documento específico (Solicitação de compras

e serviços – fig 3).

Que a solicitação esteja classificada corretamente em conformidades com as naturezas das

fichas, tais como: material de consumo, permanente/equipamento ou serviço. Em caso de

dúvidas consulte o Setor de Patrimônio (Ramal: 55450).

Que o centro de custo tenha recursos orçamentários suficientes para cobrir a despesa, nas

fichas respectivas tais como: material de consumo, material permanente/equipamento, e serviços


6 6

sendo que as mesmas e também a fonte deverá ser informada no respectivo formulário de

solicitação.

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:

As solicitações de compra devem estar disponibilizadas no setor de patrimônio com prazo

adequado para que haja tempo hábil de digitar, cadastrar, coletar preços, licitar, homologar, receber,

entre outros. (Vide cronograma – Fig 9)

A especificação detalhada completa do material ou serviço é fundamental para que se possa

realizar as cotações e evitar a compra de material que não atenda à necessidade real.

Casos especiais que não constarem da presente instrução devem ser esclarecidos junto ao Setor

de Patrimônio (Ramal: 55450). Assuntos relacionados a recursos orçamentários deverão ser dirimidos

com a secretaria da Fazenda.

4 COMO SE PROCESSA A COMPRA

O Centro de custo emite documento de solicitação de compra autorizado e conferido pelo


7

8

Secretário da área e pela Administração.

O Setor de compras verifica junto à Fazenda a disponibilidade orçamentária; se não há, devolve

a solicitação ao solicitante.

O Setor de suprimentos/compras verifica se a solicitação está discriminada corretamente, se não,

devolve ao solicitante para providenciar a correção.

O Setor de suprimentos solicita para fins de aquisição em lotes, que seja feito planejamento da

demanda anual das secretarias, e que seja entregue em data previamente estipulada para que não

haja desabastecimento e falta de materiais. Especificamente quando se tratar de equipamentos de

informática, mobiliários, medicamentos, gêneros alimentícios, equipamentos de laboratórios e

equipamentos de áudio/vídeo/som/imagens, devido ao seu grande volume de compras. Os

demais grupos de materiais serão adquiridos de acordo com a demanda.

O setor de compras providencia levantamento de preços estimados junto ao mercado para definir

a modalidade da licitação de conformidade com a lei.

O Setor de licitação processa a licitação, e dá as devidas providencias.

4.1 Agilize suas compras

Sempre que possível encaminhe junto com sua solicitação de compra, (em papel separado)

estimativa de preços (mínimo 01 proposta) ou indique prováveis fornecedores e outros dados que julgue

necessários à agilização da compra.

Quanto mais exatas e detalhadas as descrições nos itens, mais fácil e rápida será a sua aquisição.

5 RECEBIMENTO DO MATERIAL

Todo material adquirido será recebido no almoxarifado central ou no almoxarifado específico,


9

conforme definido na Autorização de Fornecimento (AF) e posteriormente será encaminhado ao centro

de custo solicitante ou estoque. No ato do recebimento haverá conferencia das especificações solicitadas

(marca, modelo e etc.), momento em que será assinada a nota de fornecimento, lançamento e

incorporação patrimonial, quando se tratar de material ou equipamento permanente.

Quando se tratar de serviço ou equipamento que depende de instalação por parte do fornecedor, a

entrega será diretamente no Centro de Custo. Satisfeitas as condições, o Centro de Custo quita a Nota

Fiscal e a encaminha imediatamente ao Almoxarifado Central, a fim de que seja processada a entrada do

material e a respectiva incorporação do bem ao acervo patrimonial e posterior pagamento ao fornecedor.

Nenhum material permanente ou de consumo pode ser recebido, sem que haja conhecimento do

Almoxarifado Central, (copia do documento fiscal). O descumprimento deste procedimento implica em

responsabilidade por parte de quem recebeu o material ou serviço, pelo seu ressarcimento, caso o

mesmo seja extraviado ou não localizado para prestação de contas anual.

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS


10

Todas as compras deverão ser formalizadas através do formulário “SOLICITAÇÃO DE

COMPRAS E SERVIÇOS. O setor solicitante poderá obter maiores esclarecimentos através do

telefone: (031) 3535-5450.

A presente instrução, bem como os modelo citados, estão disponibilizados no setor de

patrimônio/suprimentos da Prefeitura Municipal de Juatuba e podem ser obtidos também pelo email:

[email protected].

Marcelino dos Reis MoreiraJuatuba,

18 de agosto de 2010.


mailto:[email protected]

ORGANOGRAMA ADMINISTRATIVO PARA PROCESSO DE COMPRAS

11

PREFEITO

SECRETARIA DA ADMINISTRAÇÃO

SECRETARIAEDUCAÇÃO

SECRETARIA ASSISTENCIA

SOCIAL

SECRETARIA DAINFRAESTRUTURA

E OBRAS

SECRETARIA CULTURASECRETARIA DA

FAZENDA

SECRETARIADA

SAUDE

PATRIMONIO SUPRIMENTOS

RESPONSÁVEL RESPONSÁVEL RESPONSÁVELRESPONSÁVEL

RESPONSÁVEL RESPONSAVEL

ALMOXARIFADO CENTRAL

COMPRAS TFD

UNIDADESODONTOLOGIA

CONTROLE INTERNO

LICITAÇÃO

ESCOLAS MUNICIPAIS

SAUDE MENTAL

VIGILÁCIA SANITARIA/ ZOONOSES CRISTIANO

CRECHES MUNICIPAIS

SINE;PREVICIDADE

CONSELHO TUTELAR

PETIPÁTIO DE

OBRAS

TRIBUTOSPROTOCOLO

CONTABILIDADE

PROCURADORIA GERAL

JUNTA DE SERVIÇO MILITAR

GERALDA

ASSESSORIA ADMINISTRATIVA

RECURSOS HUMANOS

INFORMATICA

TRANSPORTES

CONTRATOS

ASSESSORIA DO PREFEITO

ACESSORIA COMUNICAÇÃO

TESOURARIA

SESMT

UNIDADES DOS PSF

POLICLÍNICA

FISIOTERAPIA

NAE

CEMEI

BIBLIOTECA PÚBLICA

ABRIGO MUNICIPAL

MEIO AMBIENTE

CRAS

EMATEREPIDEMIOLOGIA

DEFENSORIA PUBLICA

SECRETARIA DO DESENVOLVIMENTO

ECONOMICO

POLIESPORTIVO

AGENDADOS

RESPONSÁVEL

RESPONSÁVEL

CURUMIM

SECRETARIA DE GOVERNO

Figura 1 CRID

CREAS



Figura 1

12

Figura 2

Figura 2

9 MODELO 1 – FORMULÁRIO PARA PEDIDOS DE COMPRA

0

0 0 0

00

0

0

1

110

1

11

1 1

1

1

Figura 3

13

9.1 Legenda referente ao pedido de compras:

Este campo deve ser preenchido com a sequencia numérica do pedido e a data da sua emissao.

Preencher setor solicitante e nome do emitente da solicitação.

Preencher com nome e assinatura do secretário responsável pelo pedido.

Preenchimento obrigatório da ficha orçamentária.

Preenchimento obrigatório da fonte da dotação.

Sequencia numérica dos itens.

Código do item conforme catálogo.

Descrição detalhada do item: medidas, cores e outros aspectos que ajudem a cotar o item corretamente (nunca especificar marca).

Informar a quantidade exata de cada item ou serviço.

Este campo deve ser preenchido com a unidade de medida apropriada.

Sempre que disponível, informar o valor médio estimado do item ou serviço.

Este campo é imprescindível para que o responsável do setor e a administração municipal possa avaliar a necessidade e viabilidade da solicitação. (A justificativa deve esclarecer o porquê e o local para onde será destinado o pedido.)

Após análise, o secretário da administração assina, aprovando a solicitação de compra.

Data em que o pedido foi aprovado.

Marque aqui o grau de urgência do pedido.

Informe a data limite em que se precisará do objeto solicitado.

Data e assinatura de protocolo de recebimento do pedido pelo setor de administração. Data e assinatura de protocolo de recebimento do pedido pelo setor de Suprimentos. Data e assinatura de protocolo de recebimento do pedido pelo setor de compras.


0

0

0

0

0

0

0

1

0

0

1

1

1

1

1

1

1

1

1

14

10 REQUISIÇÃO DE COMPRAS VIA SISTEMA:

10.1 Legenda referente ao Menu do pedido de compras:

Clicar em incluir.

Digite o numero da solicitação de compra ou da CI.

Selecione a secretaria solicitante conforme informado na solicitação de compra.


1

2

3

4

5

6

7

8

1

1 - Após entrar no SIMAC,Clicar no menu:

Compras/pedidos de compra

1

2

3

Figura 5

Figura 4

15

Digite a ficha informada. Digite a fonte informada.

Digite a justificativa completa sempre informando os seguintes dados: tipo da compra, classificação na portaria, motivo da compra e aplicação. Texto modelo 1:

Texto modelo 2:

Digite a classificação: 1 para compra de produtos e 2 para contratação de serviços.

Informe o tipo do pedido: 1 para pedido normal, 2 para registro de preços e 3 para aditivo.

Próximo passo:


4

5

6

7

8

Preencher este campo com a justificativa para a requisição.

Clique nesta guia.

Figura 6

Tipo da compra

Classificação Motivo/Aplicação

Tipo da compra

Classificação Motivo/Aplicação

16

O pedido de compra gerado no sistema deve ser carimbado e assinado e anexado juntamente com a solicitação de compras e entregue ao setor de compras que fará a partir daí a coleta de preços.


3º - Inserir o código do produto.

4º - Inserir a quantidade.

6º - Clique aqui p/ salvar.

Figura 7

1º -Clique nesta guia.

2º - Pressione F2 p/ inserir.

5º - Inserir + descrição ou referencias.

6º - Clique aqui p/ imprimir o pedido.

Figura 8

17

11 CRONOGRAMA BÁSICO DO PROCESSO DE COMPRAS

PRAZOS ESTIMADOS EM DIAS ÚTEIS.

MODALIDADES

ATIVIDADE EXECUTADA RESUMIDADISPENSA DE LICITAÇÃO*

INEXIGIBILIDADE

PREGÃO PRESENCIAL

MINIMO MAXIMO MINIMO MAXIMO MINIMO MAXIMO

DEFINIÇÃO DO OBJETO/SERVIÇO 1 dia 2 dias

1 dia

3 dias 1 dia 2 dias

DESCRIÇÃO; DIGITAÇÃO; CADASTRO; DEFINIÇÃO DA FICHA

1 dia 3 dias 3 dias 1 dia 3 dias

COLETA DE PREÇOS, MINIMO 3 ORÇAMENTOS

1 dia 10 dias - 1 dia 20 dias

HOMOLOGAÇÃO DO CONTRATO; EMPENHO; EMISSÃO DE A.F.

1 dia 10 dias 1 dia 3 dias 3 dias 20 dias

PRAZO DE ENTREGA PELO FORNECEDOR; RECEBIMENTO/CONFERENCIA; EMPLAQUETAMENTO

1 dia 15 dias 1 dia 15 dias 1 dia 15 dias

TOTAL ESTIMADO 5 dias 40 dias 3 dias 25 dias 7 dias 60 dias

OBS. Estes prazos são apenas uma estimativa, que é válida para os processos que atendem corretamente os procedimentos de compra. Além disso, estão sujeitos a atrasos e imprevistos advindos de terceiros, sobretudo na etapa de coleta de orçamentos e prazo de entrega pelos fornecedores, e também ao volume de atividades simultâneas no setor.

* Inclui-se em dispensa de licitação a modalidade conhecida como Compra Direta.

Figura 9

18

procedimento de compras

Documents