PROCEDIMENTO DO ALMOXARIFADO E

AQUISIÇÃO DE SUPRIMENTOS E INSUMOS

REVISÃO 4

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1. OBJETIVO:

Estabelecer a sistemática de trabalho adotada para os Setores de Almoxarifado e Compras, na cotação, aquisição, estocagem e entrega de itens de manutenção, suprimentos internos e insumos diversos.

2. ABRANGÊNCIA:

Os critérios deste procedimento aplicam-se aos Departamentos: Compras de Suprimentos e Insumos e Almoxarifado da TRUFER.

3. IMPACTOS AMBIENTAIS:

• No Setor de Almoxarifado ocorre trânsito de veículos de carga e estocagem de óleo lubrificante; no caso de ocorrer um vazamento de óleo, aplicar as ações de contingência indicadas no documento “Procedimento para Gerenciamento de Impactos Ambientais”;

• No Setor de Compras deve ser aplicada a sistemática de “coleta seletiva” conforme critérios indicados no documento “Procedimento para Gerenciamento de Impactos Ambientais”.

4. CONTROLE DE REGISTROS:

IDENTIFICAÇÃO DO REGISTRO

LOCAL DE ARMAZENAMENTO

FORMA DE RECUPERAÇÃO

TEMPO DE RETENÇÃO

TIPO DE ACESSO

Pedido de Suprimento Sistema Informatizado Diversos 2 anos Livre Pedido de Compra Sistema Informatizado Diversos 2 anos Livre Nota Fiscal de Entrada Financeiro Numérico 5 anos Livre

5. REGISTRO DAS REVISÕES:

REVISÃO ALTERAÇÃO IMPLEMENTADA

0 Revisão inicial do documento

1 Corrigida a segunda página do fluxograma (3a. e 4

a. atividade).

2

Revisão geral periódica do documento, em atendimento ao requisito 4.2.3 do Manual do

Sistema Integrado de Gestão da TRUFER; incluído novo item para a identificação dos

impactos ambientais envolvidos.

3 Revisão geral do procedimento.

4 Revisão geral do documento para atendimento a versão 2015 da norma com inclusão dos

itens 8 a 11.

6. APROVAÇÃO:

Elaborado por:

Luciano Theophilo Filho

Aprovado por:

Márcio Trujillo Rodrigues

Atualizado por: Hugo Barros

Data de Elaboração:

20 / 12 / 2010

Data de Atualização:

08 / 11 / 2017

Data de Aprovação:

08 / 11 / 2017

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7. FLUXOGRAMA:

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8. DOCUMENTOS DE APOIO: 8.1 CADASTRO DE ITENS

8.2 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS:

8.3 PEDIDO DE COMPRA:

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8.4 NOTAS FISCAIS DE ENTRADA

8.5 BAIXAS DE PEDIDOS

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9. MAPEAMENTO DO PROCESSO:

10. MONITORAMENTO:

10.1 O monitoramento das atividades do Almoxarifado e de Compras é realizado diariamente pelo seu Gestor, através do acompanhamento de todas as atividades. Para tanto, utiliza-se das informações cadastradas nos sistemas informatizados, e-mails e também de alguns relatórios.

10.2 Adicionalmente é realizada anualmente uma “Pesquisa de Satisfação de Clientes” para avaliar o grau de atendimento às necessidades e expectativas dos Clientes ativos da Trufer.

10.3 Por meio dos “Registros de Ocorrências” e “Reclamações de Clientes” é feito o acompanhamento de possíveis problemas causados pelas atividades, permitindo avaliar o grau de atendimento das necessidades dos Clientes.

10.4 No caso de serem identificados problemas ou dúvidas, o Gestor é responsável por providenciar junto aos profissionais sua correção, orientando-os quanto a melhor forma de realização das tarefas.

10.5 Caso seja identificada alguma oportunidade de melhoria durante as atividades de monitoramento, o Gestor avaliará sua implantação, e se for identificado algum problema, o mesmo será levado ao conhecimento do ao Representante da Direção, que registra o problema no formulário “Registro de Ocorrência” para tratamento.

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11. GESTÃO DE RISCOS:

NORMA ATIVIDADE PROBLEMA PARTES

INTERESSADAS AÇÃO PREVENTIVA MITIGAÇÃO REGISTROS

ISO 9001

Cadastramento de itens de Almoxarifado

no Sistema

Cadastramento errado no Sistema

Colaboradores Conferência pelo Aux.

Almoxarifado Correção do Sistema

Sistema Informatizado

Compra de materiais e serviços

Compra fora da especificação ou em

quantidade diferente da solicitada

Colaboradores Sócios

1. Conferência pelo Solicitante 2. Conferência pelo Comprador 3. Aprovação pela Diretoria

Troca ou negociação comercial com o

fornecedor

Sistema Informatizado

Recebimento dos materiais e serviços

1. Aprovação de itens não adequados 2. Reprovação de Itens Adequados 3. Quantidade diferente da solicitada

Colaboradores Sócios

Utilização do "Pedido de Compra" e da "Nota Fiscal"

como referência

Troca ou negociação comercial com o

fornecedor

Sistema Informatizado

Armazenamento dos materiais no Almoxarifado

Armazenamento em local diferente dos já existentes

Colaboradores Indicação do endereço de

armazenamento no Sistema Informatizado

Mudança dos itens armazenados erroneamente

Sistema Informatizado

ISO 14001

Armazenamento dos materiais no Almoxarifado

Armazenamento de material sem FISPQ

Colaboradores Comunidade

1. Recebimento de cópia física encaminhada pelo fornecedor para Compras 2. Recebimento de cópia eletrônica encaminhada por E-Mail pelo fornecedor para Compras

Limpeza da área com uso de serragem

Ocorrência Interna

Armazenamento em local inadequado

(não protegido)

Comunidade Regulamentador

1. Piso impermeabilizado 2. Compra fracionada

Limpeza da área com uso de serragem

Ocorrência Interna

Armazenamento de óleo lubrificante

Comunidade Regulamentador

1. Piso impermeabilizado 2. Bacia de contenção

Limpeza da área com uso de serragem

Ocorrência Interna

Armazenamento de óleo diesel

Comunidade Regulamentador

1. Piso impermeabilizado 2. Bacia de contenção

Limpeza da área com uso de serragem

Ocorrência Interna

Coleta Seletiva Separação equivocada

de materiais Fornecedores Comunidade

Treinamento e Conscientização

Separar corretamente os materiais

NA