Ponto Eletrônico – Gestor

Ponto Eletrônico

O Sistema de Ponto Eletrônico é uma ferramenta utilizada para controle da jornada de

trabalho dos funcionários elegíveis (funcionários que precisam efetuar a marcação do

ponto) do Santander.

Tem um processo de entrega de dados (relógio de ponto) e outro processo analítico para

gestão, validação das informações e assinatura eletrônica.

Gestores e funcionários são usuários do sistema, porém, com atividades e

responsabilidades diferentes que devem ser rigorosamente cumpridas.

O gestor deve estar atento quanto às consequências de marcações irregulares, bem

como aos relatórios de acompanhamento que são enviados diariamente para apoia-lo.

Papel do Gestor no controle do Ponto Eletrônico:

Estimular a sua equipe a ler e cumprir as regras institucionais.

Orientar os funcionários quanto a importância e obrigatoriedade de realizar as

marcações do ponto regularmente.

Verificar se os funcionários justificaram as ocorrências das marcações de

ponto.

Garantir que funcionários com jornada até 6 horas diárias usufruam, no

mínimo, 15 minutos de intervalo para refeição e descanso e funcionários com jornada

de 8 horas diárias usufruam, no mínimo, 1 hora de intervalo para refeição e descanso.

A hora extra efetuada no intervalo para refeição e descanso não é compensável e

será paga automaticamente.

Garantir a compensação semanal das horas extras passíveis de

compensação. Ou quando não for possível, garantir a compensação mensal, isto é,

fazer a gestão de consequências sobre ponto eletrônico.

Anexar os atestados médicos ao formulário “1701 – Encaminhamento de

Atestado Médico” e enviar em até 24 horas da ocorrência para RH – Licenças.

Lembrando que os 15 primeiros dias de licença devem ser justificados pelo gestor no

portal.

Orientar os funcionários quanto à correta marcação do horário de intervalo.

Para jornadas de até 6h o intervalo tem 15 minutos de duração e para jornadas

superiores a 6h o intervalo é de 1h.

Garantir que os funcionários registrem todas as marcações de ponto

diariamente.

Fazer gestão da jornada de trabalho, acompanhando o cartão de ponto

disponível para assinatura eletrônica do funcionário todo dia 10 do mês

subsequente. Por exemplo: o cartão de ponto do mês de março estará disponível

para assinatura eletrônica dia 10 de abril.

Aprovar as justificativas de ponto efetuadas pelo funcionário, bem como inserir

ou alterar justificativas, caso necessário, até o 2° dia útil do mês subsequente às

marcações. Esse procedimento garante o correto pagamento do funcionário.

Gestor, é sua responsabilidade prezar pela gestão de jornada da sua equipe e

evitar situações que possam gerar passivos trabalhistas.

Jornada de trabalho

O Sistema de Ponto Eletrônico é uma ferramenta utilizada para controle da jornada de

trabalho dos funcionários elegíveis do Santander.

Faz parte da rotina dos funcionários realizar diariamente as seguintes marcações:

Início da jornada de trabalho.

Início do intervalo de descanso.

Término do intervalo de descanso.

Término da jornada de trabalho.

Dica: combine semanalmente com o seu funcionário eventuais necessidades de

compensação de horas e outros eventos. Quando não for possível realiza-la, planejem-

se para a compensação mensal fazendo com que o fechamento ocorra corretamente.

Importante: De acordo com a lei, a hora extra gerada por retorno antecipado do

intervalo não é compensável, ou seja, o funcionário não pode fazer um intervalo mais

curto do que o estipulado para sair mais cedo no final do dia. Também é importante

salientar que se o funcionário não registrar as marcações de intervalo, o sistema

gera automaticamente as marcações para o cômputo e pagamento da hora extra de

intervalo.

Horas Extras Compensáveis: são as duas primeiras horas excedidas na jornada diária.

A ocorrência gerada por saída antecipada ou falta por motivo de compensação de horas

extra devem ser justificadas pelo funcionário com a opção ”horas compensáveis”. A

justificativa não é automática.

Jornadas de trabalho no Santander:

Para funcionários com jornada de até seis horas de trabalho, o intervalo de

repouso é de 15 minutos.

Para funcionários com jornada superior a seis horas de trabalho, o intervalo

de almoço mínimo é de uma hora.

Atenção:

Todos os funcionários têm tolerância diária de dez minutos ou seja, se

faltarem/excederem até dez minutos na jornada de trabalho daquele dia – não haverá

desconto/pagamento de hora extra.

A partir do 11° minuto após o término de sua jornada, ocorrerá pagamento de

hora extra referente ao total de minutos realizados.

Jornadas inferiores à contratada serão descontadas por atraso, caso não sejam

devidamente justificados.

Qualquer intervalo de descanso ou refeição menor que o tempo previsto

implicará em pagamento de hora extra e, caso o intervalo seja maior que o previsto,

pode haver compensação com o prolongamento no final da jornada.

Fluxo para registro e controle da jornada de trabalho

Dica: se possível, planeje a compensação de horas da sua equipe logo no início da

semana.

Registro de marcação do ponto

A marcação do ponto eletrônico pode ser feita por meio do relógio/coletor localizado nas

unidades do Banco (onde houver) – a marcação deve ser realizada com o crachá definitivo

de identificação do Banco.

Acesso

Responsabilidades - Jornada de Trabalho

Frequência Funcionário Gestor

Realizar todas as marcações

Acompanhar rigorosamente a jornada de trabalho dos funcionários -> gestor

recebe relatório todas as segundas e quartas com as principais

irregularidades (HE Excedente + HE Intervalo + Falta de marcação)

Justificar possíveis irregularidades e inserir a quantidade de horas extras

realizadas no dia (se houver) -> funcionário recebe alerta via e-mail todas as

quartas-feiras com as pendências de justificativa

Justificar e inserir Horas Extras (caso o funcionário esteja ausente) -> gestor

recebe alerta via e-mail todas as terças-feiras com as pendências de

justificativa

Combinar a compensação de Horas Extras com o funcionário -> gestor

recebe alerta via e-mail todas as quintas e sextas com a quantidade de HE

para compensação da equipe

Aprovar o ponto (após a aprovação do gestor, o funcionário não consegue

mais alterar)

Finalizar as justificativas até 2º dia útil Finalizar as justificativas até 2º dia útil

Aprovar o ponto do mês (após a aprovação do gestor, o funcionário não

consegue mais alterar)

Dia 10 -> Garantir a assinatura eletronica do cartão de ponto ref. ao mês

anterior

Diariamente

SemanalmenteCompensar Horas Extras -> funcionário recebe alerta via e-mail todas as

quintas-feiras com as pendências de justificativa

MensalmenteDia 10 -> Assinar eletronicamente o cartão de ponto ref. ao mês anterior

O acesso ao Ponto Eletrônico – Funcionários deve ser feito pela Intranet no menu “As

Pessoas”. Depois acesse o Portal RH e clique em Ponto Eletrônico.

Marcação do Ponto – FuncionárioPonto A - Visualizar marcação

A visualização das marcações pode ser feita de duas formas: Justificativa do usuário

ou Relatórios > Cartão de Ponto.

Em “Justificativa do Usuário”, são visualizadas as marcações feitas até o dia anterior e

também são efetuadas as justificativas de ausência e lançamento de ocorrências. As

marcações efetuadas no mesmo dia só podem ser visualizadas no Cartão de Ponto.

Atenção: nessa opção, você só poderá visualizar as marcações ocorridas até o dia

anterior. Para consultar as informações em tempo real, basta clicar na opção Relatórios

e, em seguida, em Cartão de Ponto.

Ponto B- Justificar ausências ou ocorrências

Quando as marcações são realizadas corretamente, o próprio sistema a atribui a

justificativa para a ocorrência – por exemplo, excesso de jornada: ocorrência = horas

extras compensáveis.

Outras deverão ser apontadas pelo funcionário como: Saída Antecipada ou Sem

marcação-esquecimento que passarão pela aprovação do Gestor, como, por exemplo:

Funcionário não realizou a marcação saída (última) – gerará a ocorrência

“marcação não realizada” – a justificativa deverá ser “Sem marcação –

esquecimento”.

Caso existam horas extras neste dia (exceto de intervalo), será necessário

informa-las manualmente no link “ocorrência”, pois não serão acatadas pelo sistema.

A ausência de uma das marcações gera ocorrência que se não for justificada

implicará em desconto no salário. Por isso as ocorrências devem ser justificadas e

caso o funcionário tenha realizado horas extras, deverá lançar manualmente no

Link “Ocorrências”.

Importante!

Quando são realizadas horas extras compensáveis, gestor e funcionário devem combinar

a compensação semanal da mesma quantidade de horas lembrando que para a última

semana do mês deve-se considerar somente os dias relativos ao mês em curso.

Quando não for possível realizar a compensação semanal, o gestor poderá combinar com

seu funcionário a compensação mensal. Nesta será possível compensar somente 70%

destas horas até o último dia do mês e os 30% restante irão automaticamente para o

pagamento no mês seguinte em que for realizada.

Além disso, desses 70% compensáveis, a proporção da hora será de 1hora, ou seja, você

terá 50% de acréscimo no tempo para compensação. Caso não seja compensada, a hora

perderá este acréscimo, ou seja, volta a ter o peso de 1 hora e para o pagamento se

aplica o percentual da hora extra correspondente.

Justificar ausências

Tipos de ocorrência e justificativas apontadas AUTOMATICAMENTE pelo sistema.

O cálculo da hora extra é considerado após 10 minutos além da jornada de trabalho diária.

Os critérios para pagamento são:

Essa informação será utilizada quando não forem realizadas as 4 marcações diárias,

então o ponto deverá ser justificado e as horas extras lançadas manualmente via

“Ocorrências”.

Quando não há o cumprimento integral da jornada de trabalho o sistema apresenta

ocorrências que devem ser justificadas pelos funcionários. Sempre que cabível, o

funcionário deverá também apresentar os documentos comprobatórios de suas ausências

para devida aprovação do gestor:

Atestado Médico: abona o dia do atestado ou o período em que o funcionário estiver

ausente (saída antecipada ou entrada em atraso). Lembrando que até o 15° dia o ponto

deve ser justificado e a documentação encaminhada pra RH – Gestão de Afastados junto

com formulário 1701 disponível na intranet. Após este período o funcionário é considerado

em período de Licença devendo contar a área de Gestão de Afastamento para

informações sobre a documentação necessária e procedimentos. Esta justificativa não

deve ser realizada para atestado de acompanhamento.

Consulta médica: esta justificativa deve ser utilizada pelo funcionário, mediante

concordância prévia do gestor imediato, para fins de abono ausência (de horas) em

decorrência do comparecimento em consulta médica ou exame laboratorial agendado,

mediante a entrega da comprovação devida (declaração de comparecimento, contendo

data e horário). Não é preciso encaminhar o comprovante para o RH, este deverá ser

arquivado em pasta funcional no local de trabalho.

Descontos de Atrasos: deve ser utilizado quando o desconto das horas por entrada em

atraso ou saída antecipada for devido.

Desconto de Faltas: deve ser utilizada quando o desconto de ausência do funcionário

ao trabalho for devido.

Vale lembrar que o desconto no holerite do funcionário será mantido para o funcionário

em três situações: quando uma das justificativas de “Desconto” for realizada, quando não

houver nenhuma justificativa para a ocorrência ou quando o número de horas

compensadas for superior às horas extras compensáveis realizadas no período.

Horas Compensáveis: utilizar para justificar a redução da jornada de trabalho do

funcionário que está compensando horas extras. A justificativa não é automática.

Trabalho Externo: pelo tempo de ausência do funcionário que está realizando atividades

fora das instalações da empresa. Não é necessário o envio de nenhum documento físico

para área de Recursos Humanos.

Outras justificativas: todas as justificativas estão em: intranet > As Pessoas> Dia a Dia>

Ponto Eletrônico> Como Utilizar as Justificativas de Ponto Eletrônico.

Como o funcionamento justifica no sistema

A responsabilidade de efetuar o registro das ocorrências de horas extras é do funcionário,

mas o Gestor também poderá registrar caso seja necessário. Veja abaixo as opções do

sistema:

Ocorrência: utilizada para registro de excesso de jornada (hora extra) quando

não houve a marcação do ponto no horário correspondente ou situações de trabalho

externo.

Desmembramento de ocorrência: utilizado em casos de “saída antecipada”

em que a justificativa tenha que ser dividida. Por exemplo: parte como hora

compensável e parte como atestado médico.

Ponto C- Confirmação do Gestor

Atenção: essa funcionalidade será realizada se o funcionário realizou horas extras em

local onde não tenha sistema para marcação, ou para lançamento de horas em caso de

perda de alguma das marcações. Quando o funcionário efetua todas as marcações, o

sistema calcula automaticamente a quantidade de horas extras a serem compensadas

e/ou pagas. Não há necessidade do funcionário inserir manualmente a quantidade.

Neste campo, não deve ser inserido o horário de saída do funcionário. Inserir a quantidade

de horas excedentes à jornada.

Como o funcionário justifica no sistema

Irá aparecer a tela abaixo, clique em “Ok”.

Em seguida, aparecerá a mensagem de confirmação da exclusão do desmembramento.

Clique no botão “Fechar”.

Ponto D - Conferir, aprovar e enviar

Exclusão de Desmembramento

Finalizadas as justificativas do mês anterior, o funcionário deverá verificar se todos os

registros estão OK.

Confirme se todas as informações estão corretas.

Ponto E – Conferir justificativas

Confirmar os registros do mês

Após conferir o ponto de seus funcionários, o Gestor deve efetuar a aprovação no sistema.

Aprovação do Gestor

Para assinar o Cartão de Ponto, o funcionário deve acessar a tela de “Relatórios de

acompanhamento do Ponto” e clicar na opção “Cartão de Ponto”. A opção de assinatura

estará disponível no dia 10 do mês subsequente às marcações.

Finalização e assinatura eletrônica

Dos relatórios disponíveis, os mais utilizados são:

Cartão de Ponto.

Horas Extras Compensáveis.

Para gerar um relatório para “Horas Extras Compensáveis”, é preciso clicar no campo em

destaque.

Informações emitidas no relatório

A colona “H. Extras Comp.”, dentro da Compensação Semanal, traz as horas extras

compensáveis que foram realizadas semanalmente.

A coluna “Saída Antecip.” traz as saídas antecipadas justificadas como horas

compensáveis.

A coluna “Saldo do Dia” traz o saldo de horas do dia e da semana.

A coluna “H. Extras Comp.”, dentro de Compensação Mensal traz a quantidade de horas

que são compensáveis no mês. Estas já representam os 70% das horas extras que não

foram compensadas semanalmente na proporção de 1 para 1,5.

A coluna “Saída Antecipada” traz as saídas antecipadas justificadas como horas

compensáveis e que não foram compensadas na semana em que a horas extra foi

realizada.

A última coluna traz o “Saldo do Mês”, ou seja, se o saldo for positivo a hora extra deixará

de ter a proporção para 1,5 para que o pagamento seja feito na proporção da hora extra

realizada.

Ponto G – Relatórios

Como gerar um relatório “Cartão de Ponto”.

Procedimentos para compensação de horas

Conceitos

O Ponto Eletrônico é uma ferramenta que permite ao gestor acompanhar as horas da

jornada de trabalho de seus funcionários elegíveis. Mas antes de conhecer essa

ferramenta é importante que o gestor esteja familiarizado com os conceitos relacionados

a ela, como:

Horas extras compensáveis

São as 2 (duas) primeiras horas de excesso na jornada.

Horas extras não compensáveis

São horas extras efetuadas após a 2° hora de excesso na jornada diária, as

realizadas aos sábados, domingos e feriados, bem como possível hora extra

realizada em horários destinados ao descanso e refeição.

Regras para compensação de horas extras

Dentre as horas extras compensáveis, há algumas regras que devem ser seguidas pelo

gestor:

Permanecer/ Priorizar a compensação semanal

Compensar as 2 (duas) primeiras horas de excesso na jornada até o último dia útil

da semana na proporção de 1 (uma) hora extra realizada para 1 (uma) hora

compensada. Não há acréscimo na compensação.

Estender a compensação de possíveis saldos semanais até o último dia

útil do mês

Compensar 70% das 2 (duas) primeiras horas de excesso na jornada até o último dia

útil do mês na proporção de saldo de 1 (uma) hora extra para 1,5 (uma hora e meia)

hora compensada, ou seja, 50% de acréscimo na compensação.

30% dessas horas não serão passíveis de compensação.

Obs. O percentual de pagamento da hora extra não sofrerá alteração.

Exemplos

Funcionário realizou 2 horas extras por dia de segunda a quinta-feira, totalizando 8 horas

extras. Há três formas de compensação.

Compensação Semanal (integral):

Na sexta-feira compensou as 8 horas.

Saldo de horas a pagar = 0 (zero)

Compensação Mensal (integral):

30% não serão compensadas, serão pagas = 2:24

70% são passíveis de compensação = 5:36

Acréscimo de 50% a mais na compensação = 2:48

Total a compensar: 8:24

Compensou até o último dia útil do mês = 8:24

Saldo de horas a pagar = 2:24 (30%)

Compensação Mensal (parcial)

30 % não serão compensadas, serão pagas = 2:24

70 % são passíveis de compensação = 5:36

Acréscimo de 50% a mais na compensação = 2:48

Total a compensar = 8:24

Compensou até o último dia útil do mês = 5:00

Não foi possível compensar = 3:24 (estas horas deixam de ter o acréscimo de

50% da compensação, pois serão pagas e não mais compensadas = 2:16)

Saldo de horas a pagar = 30% não compensáveis (2:24) + saldo de horas que

não foi possível compensar (2:16). Total a pagar = 4:40

Obs. O percentual de pagamento da hora extra não sofrerá alteração.

Descanso Semanal Remunerado

O Descanso Semanal Remunerado (DSR) ocorre nos casos em que o funcionário realiza

horas extras durante toda a semana e a compensação não é feita na mesma semana.

Havendo possibilidade de compensar as horas na mesma semana, não configura DSR.

Na compensação mensal, o DSR será devido sobre a quantidade de horas extras

realizadas na semana (desde que caracterize todos os dias da semana), mesmo que

estas horas sejam compensadas no decorrer do mês.

Exemplos de um caso de Compensação Semanal e um de DSR.

Compensação semanal

Um funcionário realiza 1 (uma) hora extra por dia de segunda a quinta-feira, totalizando 4

(quatro) horas extras e na sexta-feira compensa todas as horas (ou parte delas).

Este caso nãos e enquadra no DSR, pois não efetuou horas extras todos os cinco dias

úteis da semana.

Compensação mensal

Um funcionário realiza 1 (uma) hora extra por dia de segunda a sexta-feira, totalizando 5

horas extras.

30% não serão compensadas, serão pagas = 1:30

70% são passíveis de compensação = 3:30

Acréscimo de 50% a mais na compensação = 1:45

Total a compensar = 5:15

Compensou até o último dia útil do mês = 5:15

Saldo de horas a pagar = 1:30 (30%)

Fique atento! O valor do Descanso Semanal Remunerado será calculado sobre as horas

extras realizadas na semana (5:00) e não sobre as horas extras pagas (1:30).

E-mails automáticos aos gestores

Para apoiar o gestor a realizar o acompanhamento das horas extras e organizar a agenda

de compensação, o sistema de Ponto Eletrônico dispara automaticamente e-mails com a

quantidade de horas compensáveis dos funcionários que têm horas extras. O e-mail para

compensação semanal é enviado nas duas primeiras semanas do mês para que seja feita

a compensação na mesma semana. No caso da compensação mensal, o e-mail é

disparado nas duas últimas semanas do mês, para que seja feita a compensação até o

último dia útil do mês.

Os e-mails são:

Modelo de e-mail para compensação Semanal

Modelo de e-mail para Compensação Mensal

Relatórios

Observe o modelo do extrato da quantidade de horas extras compensáveis, acessado via

Intranet no caminho indicado nos e-mails automáticos.

Relatório de horas extras compensáveis

Observe o modelo do extrato da quantidade de horas extras compensáveis, acessado via

intranet no caminho indicado nos e-mails automáticos.

Gestor, faça sua parte!

Oriente a sua equipe a realizar as marcações de forma correta!