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AMIB – ASSOCIAÇÃO DE MEDICINA INTENSIVA BRASILEIRA Rua. Arminda, 93 – 7º andar – Vila Olímpia – São Paulo – 04545-100 Tel. (11) 5089-2642 – www.amib.com.br – [email protected]
Política Interna de Despesas AMIB
Gestão 2016/2017
AMIB – ASSOCIAÇÃO DE MEDICINA INTENSIVA BRASILEIRA Rua. Arminda, 93 – 7º andar – Vila Olímpia – São Paulo – 04545-100 Tel. (11) 5089-2642 – www.amib.com.br – [email protected]
Política de Despesas AMIB
1. Objetivo:
Esta política tem por objetivo estabelecer as diretrizes para reembolso e prestações de contas
referentes às despesas ocorridas durante viagens para reuniões e eventos das seguintes áreas
envolvidas:
▪ Diretoria Executiva
▪ Diretoria Ampliada
✓ Comissões
✓ Departamentos
✓ Comitês
✓ Conselho Consultivo
▪ Instrutores de cursos AMIB
2. Agendamento de Reuniões Toda reunião presencial deverá ser agendada com no mínimo 40 (quarenta) dias de
antecedência para que passagens, hospedagens e salas possam ser providenciadas em tempo
hábil e com o melhor custo benefício.
2.1. Diretoria Executiva e Ampliada deverão agendar suas reuniões com a secretaria executiva
da AMIB, e os coordenadores de cursos com a secretaria de cursos.
2.2. Para facilitar, agilizar e economizar, a AMIB conta com um recurso de reuniões via web
(WebMeeting). Este recurso está disponível para qualquer membro da Diretoria Executiva,
Ampliada e Board de Cursos. Para maiores detalhes de como utilizar este recurso favor
entrar em contato com sua área correspondente ou com o departamento de TI da AMIB.
3. Passagens Aéreas – solicitação e emissão:
A AMIB trabalha em parceria com uma agência de viagens, chamada Agência de Viagens
Oficial. Todas as passagens aéreas devem ser emitidas através desta agência.
A emissão de passagem de outra forma que não através da Agência de Viagens Oficial,
deverá ser previamente aprovada pelo gestor da área correspondente e após aprovação
documentada de um dos membros da DE da AMIB. Nestas situações, será necessária a
apresentação do recibo do bilhete para fins de reembolso.
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As passagens devem preferencialmente ser emitidas com, pelo menos, 20 dias de
antecedência. Caso a emissão ocorra em prazo inferior ou haja necessidade de modificação de
data devido a questões pessoais do correspondente, a AMIB não poderá arcar com o reembolso
da diferença na tarifa. Situações especiais serão analisadas pela DE.
O critério de definição de compra adotado será sempre a melhor relação custo-benefício,
observando-se preço e tempo de voo.
Quando houver necessidade de voo específico (independente da tarifa), a solicitação deverá
ser feita por escrito, através de e-mail para o gestor da área correspondente e será avaliada pela
DE (prioritariamente pelo Diretor Tesoureiro) em conjunto com o gestor da área correspondente.
A AMIB, através da área correspondente á reunião, efetuará a compra do bilhete que
apresentar o melhor custo, considerando a diferença de até 01 (uma) hora para mais ou para
menos em relação ao horário solicitado.
Os trechos deverão ser solicitados preferencialmente em pares (ida e retorno),
possibilitando compras em melhores tarifas.
Poderá ser escolhida uma passagem por qualquer companhia aérea, desde que fique dentro
dos valores mínimos encontrados para o período, previamente estabelecidos em orçamento
aprovado.
Cada área envolvida deverá trabalhar dentro de seu orçamento estabelecido pela DE.
IMPORTANTE: A AMIB sempre emitirá voos na categoria econômica. Apenas em caso de viagens
para eventos internacionais, onde haja necessidade de mudança de continente, a AMIB custeará a
passagem na categoria “Premium Economy”.
Caso o viajante prefira outro voo ou outra companhia aérea que tenha o seu valor superior ao
estipulado pela AMIB, este deverá arcar com a diferença tarifária pagando esta diferença
diretamente à Agencia de Viagens Oficial da AMIB, ou ainda, caso a compra seja efetuada
diretamente pelo viajante, a AMIB reembolsará apenas o valor previamente aprovado. Para isso
será necessária apresentação do bilhete comprado, contendo nome do passageiro, data de voo,
trajeto e valor pago. O reembolso será efetuado na conta corrente do viajante ou em espécie
dentro de um prazo de até 20 (vinte) dias após a entrega dos comprovantes originais.
Por questões contábeis e de auditoria, a AMIB não poderá pagar a tarifa “cheia” e depois
receber a diferença do viajante.
A AMIB não poderá reembolsar passagens aéreas compradas com milhas ou pontuação em
cartões.
Para consultar valores de reembolso de passagens aéreas nacionais e internacionais, favor
consultar a secretaria da área correspondente.
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3.1. Alterações e cancelamentos:
Alterações ou cancelamentos geram multas, muitas vezes mais altas que o valor principal
dos voos, e por esta razão devem ser evitadas. Quando necessárias devem ser feitas com no
mínimo 10 (dez) dias de antecedência e devem ser previamente aprovadas pela área
correspondente.
A multa por cancelamento ou alteração de passagem sairá do orçamento da área
correspondente (Ex: cancelamento ou alteração de voo do Departamento de Enfermagem: a
multa será descontada do orçamento do Departamento de Enfermagem).
3.2. Seguro viagem internacional:
Em viagens internacionais, independente do país, a AMIB custeará um seguro viagem não
extensível a acompanhantes, que compreenderá desde a data de embarque até a data de retorno.
A escolha do seguro será pelo critério de melhor custo/benefício para a AMIB na ocasião.
4. Viagens terrestres:
Nas viagens realizadas por pessoas das áreas envolvidas nesta política utilizando veículo
próprio, as despesas de locomoção são reembolsadas com base no quilômetro rodado (a
quilometragem será calculada levando em consideração a distância da residência do viajante até o
local da reunião).
O valor a ser reembolsado em Reais por quilômetro rodado será calculado com base no preço
médio do combustível e reavaliado periodicamente pelo Departamento Administrativo e
Financeiro da AMIB com o aval da DE – Vide Anexo I.
Despesas com pedágio e estacionamento serão reembolsadas mediante apresentação dos
comprovantes originais à secretaria da área correspondente da reunião ou do evento e estarão
restritas aos gastos referentes ao evento correspondente.
A AMIB não arcará com despesas de locação de veículos de terceiros.
O reembolso será efetuado na conta corrente do viajante ou em espécie dentro de um prazo
de até 20 (vinte) dias após a entrega dos comprovantes originais.
Modelo de solicitação de reembolso vide Anexo II.
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5. Traslado:
A AMIB possui convênio com uma empresa de Taxi que atende, além da cidade de São Paulo,
algumas outras cidades do país. Antes de contratar uma empresa local, verificar com a área
correspondente se sua cidade é atendida pela companhia da AMIB.
Os viajantes que partirem da AMIB para os aeroportos ou para reuniões externas deverão
obrigatoriamente utilizar a companhia de taxi estabelecida pela AMIB e efetuar o pagamento com
o boleto que deve ser retirado na secretaria da AMIB e computado no orçamento da área
correspondente da reunião.
Para utilização de serviços de taxi, que não sejam através da empresa conveniada à AMIB, será
necessário que o viajante efetue o pagamento diretamente ao taxi e solicite reembolso à área
correspondente da reunião.
O reembolso será efetuado na conta corrente do viajante ou em espécie dentro de um prazo
de até 20 (vinte) dias após a entrega dos comprovantes originais.
Modelo de solicitação de reembolso vide Anexo II.
6. Hospedagem:
A reserva para hospedagem se dará quando o viajante necessitar pernoitar por uma ou mais
noites em determinada localidade, desde que não seja a mesma onde resida.
A reserva do hotel será feita pela área correspondente e o pagamento da hospedagem será
feito pela AMIB, através da Agencia Oficial de Viagem e/ou diretamente ao hotel, caso necessário.
A escolha do hotel será feita através da área correspondente do evento ou da reunião, sempre
na categoria “standard”. Em caso de eventos internacionais, a AMIB elegerá um hotel dentro dos
“headquarters” indicados pela Sociedade organizadora do evento, sempre na categoria
“standard”, onde ficarão hospedados os membros da Diretoria Executiva da AMIB e seus
representantes e/ou funcionários.
Caso o viajante opte por ficar em quarto de categoria superior que não o estipulado pela área
correspondente, ou em outro hotel que não o estipulado pela AMIB, este deverá arcar com a
diferença tarifária e realizar a negociação e o pagamento diretamente no hotel.
Por questões contábeis e de auditoria, a AMIB não poderá pagar a hospedagem em categoria
superior e depois receber a diferença do viajante.
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Nos casos de reuniões ou eventos na sede, a AMIB tem convênio com um hotel a (01) uma
quadra de distância, e os viajantes ficarão preferencialmente hospedados neste hotel.
A reserva do hotel será feita pela área correspondente e o pagamento da hospedagem será
feito pela AMIB, através da Agencia Oficial de Viagem.
6.1. Despesas Extras de Hospedagem:
Os hotéis não estão autorizados a faturar despesas extras de hospedagem. Estas deverão
ser pagas com recursos do viajante.
A AMIB poderá fazer reembolso de algumas destas despesas, após a devida análise, desde
haja comprovação de tenham sido necessárias para a participação no evento ou reunião,
devendo ser solicitado à área responsável pelo evento na AMIB.
Para receber o reembolso o viajante deverá apresentar à secretaria da área
correspondente da reunião ou do evento os comprovantes originais das despesas.
O reembolso será efetuado na conta corrente do viajante ou em espécie dentro de um
prazo de até 20 (vinte) dias após a entrega dos comprovantes.
7. Despesas com Alimentação:
A AMIB possui convênio com empresa fornecedora de refeições para as reuniões
ocorridas na sua sede. Nestes casos, o reembolso de refeições realizadas fora da AMIB deverá
ser submetido a aprovação pelo Departamento Administrativo e Financeiro da AMIB.
Quando não houver fornecimento de refeição nas dependências da AMIB, o viajante
deverá solicitar o reembolso de sua refeição.
Para receber o reembolso o viajante deverá apresentar à secretaria da área
correspondente da reunião ou do evento os comprovantes originais das refeições.
O reembolso será efetuado na conta corrente do viajante ou em espécie dentro de um
prazo de até 20 (vinte) dias após a entrega dos comprovantes.
Para consultar o valor do reembolso das refeições, favor consultar Anexo I.
Modelo de solicitação de reembolso vide Anexo II.
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8. Despesas não reembolsáveis:
Seguem abaixo as principais despesas que não tem seus reembolsos efetuados pela AMIB aos
viajantes:
▪ Produtos de higiene pessoal; ▪ Medicamentos; ▪ Bebidas alcoólicas; ▪ Despesas com telefone; ▪ Lacre para mala; ▪ Excesso de bagagem (exceto quando o participante estiver levando algum material a
serviço da AMIB); ▪ Despesas realizadas em supermercado; ▪ Lavanderia; ▪ Internet; ▪ Despesas de todo e qualquer tipo com acompanhante.
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Anexo I
VALORES DE REEMBOLSO
1º Semestre de 2017
• Valor de reembolso de quilometragem – R$ 0,90 (noventa centavos) por quilometro
rodado.
• Valor de reembolso por refeição (território nacional) – R$ 80,00 (oitenta reais).
• Valor de reembolso por refeição (Internacional – Continente Americano) – US$ 50,00
(cinquenta dólares).
• Valor de reembolso por refeição (Internacional – Continente Europeu e Asiático) – € 50,00
(cinquenta euros).