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SECRETARIA-GERAL DO

MINISTÉRIO DA SAÚDE

PLANO DE

ACTIVIDADES

2009

Secretaria-Geral do Ministério da Saúde

Plano de Actividades – 2009 1 - 25

Siglas e Acrónimos ACS Alto Comissariado da Saúde

AP Administração Pública

ASST Autoridade para os Serviços de Sangue e da Transplantação

DI Divisão de Informática

DOI Divisão de Organização e Informação

DRH Divisão de Recursos Humanos

DRFP Divisão de Recursos Financeiros e Patrimoniais

DSGR Direcção de Serviços de Gestão de Recursos

DSJC Direcção de Serviços Jurídicos e de Contencioso

G2B Government to Business

MCSP Missão para os Cuidados de Saúde Primários

MS Ministério da Saúde

PIDDAC Programa de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da

Administração Central

PRACE Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado

QREN Quadro de Referência Estratégico Nacional

QUAR Quadro de Avaliação e Responsabilização

SG Secretaria-Geral

SIADAP Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na

Administração Pública

SNS Serviço Nacional de Saúde

TIC Tecnologias de Informação e Comunicação

UMCCI Unidade de Missão para os Cuidados Continuados Integrados



Índice

Sumário Executivo ............................................................................................................ 3

Nota Introdutória ............................................................................................................... 4

MISSÃO ............................................................................................................................ 6

VISÃO ............................................................................................................................... 6

VALORES ......................................................................................................................... 6

Meio Envolvente Transaccional ........................................................................................ 6

Clientes internos ......................................................................................................................... 7 Concorrentes .............................................................................................................................. 7 Fornecedores (de) ..................................................................................................................... 7 Comunidade ................................................................................................................................ 7

Meio Envolvente Contextual ............................................................................................. 9

Análise SWOT ................................................................................................................ 10

Objectivos Estratégicos ................................................................................................... 11

Vectores Estratégicos ..................................................................................................... 12

DIAGRAMA 1 - ESTRATÉGICO ............................................................................................ 13

Objectivos das Unidades Orgânicas ............................................................................... 17

Direcção de Serviços Jurídicos e de Contencioso ............................................................. 17 Direcção de Serviços de Gestão de Recursos ................................................................... 18 Direcção de Serviços de Informação e Documentação..................................................... 19

Produtos .......................................................................................................................... 20

Recursos Humanos ......................................................................................................... 21

Instalações ...................................................................................................................... 22

Afectação das Instalações ...................................................................................................... 23 Estrutura do orçamento para 2009 ....................................................................................... 24



Sumário Executivo

O processo de reestruturação por que têm passado a generalidade dos organismos da

Administração Pública, introduziu na Secretaria-Geral do Ministério da Saúde (SG)

alterações significativas no seu modelo de funcionamento, que passou a centrar-se,

maioritariamente, na prestação de serviços de assessoria e apoio técnico e

administrativo aos gabinetes dos membros de Governo da Saúde e aos demais órgãos,

serviços e organismos que não integram o SNS.

Confrontada com as mudanças profundas, impostas pelo Programa de Reestruturação

da Administração Central do Estado (PRACE), a Secretaria-Geral iniciou a

implementação de uma estratégia baseada em três grandes princípios: síntese,

simplicidade e clareza, envolvendo-se os diversos níveis de chefia, de modo a tornar

comum o sistema de valores da organização.

Pretende-se uma estratégia flexível e de trabalho de equipa, em que mais do que

compreender e aceitar as alterações do meio ambiente, a organização procura criar o

futuro, definindo metas e encontrando soluções criativas e empreendedoras para as

atingir.

Com efeito, as possibilidades abertas pelas tecnologias da informação e comunicação,

em geral, e pela Internet, em particular, tornaram possível, se não mesmo imperativo

face às expectativas dos seus clientes internos e externos, o estabelecimento de

estratégias de mudança tanto no que respeita à relação com o exterior, (portal da saúde

e sites da SG), como a nível interno, reformulando-se modelos, métodos, técnicas e

organização de processos.

Neste sentido o plano de actividades que, ora, se apresenta inclui: a identificação da

visão, valores e missão da SG; a definição dos objectivos que concretizam a missão; a

análise do ambiente, que permite conhecer oportunidades e ameaças; o diagnóstico

interno, que evidencia os pontos fracos e fortes da organização, incidindo na estrutura,

cultura e recursos e, por último, a escolha da estratégia que permitirá atingir os

objectivos.



Assim e de acordo com as orientações definidas pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de

Dezembro, a SG utilizou a metodologia Balanced Scorecard (BSC) para elaboração do

seu Plano de Actividades e para a construção do QUAR.

Esta ferramenta de gestão permite, a partir de uma visão integrada e balanceada de

toda a SG, descrever a sua estratégia de forma clara, através de objectivos estratégicos

relacionados entre si e alinhados com os objectivos operacionais, indicadores de

desempenho e metas, tornando possível uma gestão integrada e direccionada para

excelência.

Nota Introdutória

De acordo com a sua Lei Orgânica, Decreto-Regulamentar n.º 65/2007, de 29 de Maio,

compete à Secretaria-Geral (SG): Assegurar o apoio técnico e administrativo aos

gabinetes dos membros do Governo integrados no MS e aos demais órgãos, serviços e

organismos que não integram o SNS, nos domínios da gestão de recursos internos, do

apoio técnico, jurídico e contencioso, da documentação e informação e da comunicação

e relações públicas.

É, pois, confrontada com esta Missão que a SG desenvolve a sua estratégia, apostando

na inovação, na satisfação dos seus clientes (internos e externos) e na importância dada

à incorporação da aprendizagem contínua no processo de trabalho. Estamos cientes de

que as novas Tecnologias de Comunicação não irão apenas mudar a informação que

temos e usamos. Hoje a informação constitui já o esqueleto em torno do qual nos

organizamos, pelo que, as regras, os processos e os métodos de trabalho estão em

mudança contínua.

A Secretaria-Geral está também comprometida com as linhas de orientação e

prioridades estabelecidas no Programa do Governo e nas Grandes Opções do Plano, na

área da saúde, para 2009, as quais continuam a centrar-se em torno de três grandes

linhas prioritárias: a reforma dos Cuidados de Saúde Primários, a implementação da

Rede Nacional de Cuidados Continuados Integrados, o esforço de modernização e a

garantia de sustentabilidade do Serviço Nacional de Saúde (SNS). Através do Portal da



Saúde e do Portal da Transparência, contribui de forma directa para a concretização

daquelas linhas prioritárias.

Continua-se a apostar na melhoria de processos ligados à gestão documental e na

interoperabilidade entre sistemas, sendo disso exemplo a implementação de um plano

de classificação comum à Secretaria-Geral e ao Gabinete de Apoio aos membros do

Governo, o que possibilitará uma maior agilização de procedimentos baseados numa

metainformação comum.

O Plano de Actividades, 2009, desta Secretaria-Geral, pretende reflectir esses vectores,

pelo que se adoptaram ferramentas de gestão que potenciam novos comportamentos e

a aposta na definição de estratégias conhecidas por todos, que servem de orientação

para a acção dos seus profissionais. Teve por base duas metodologias fundamentais, a

análise SWOT e o Balanced Scorecard (BSC).

Foi determinada a estratégia e, de acordo com esta, foram definidos os objectivos

operacionais das unidades orgânicas, explicitando-se indicadores e metas a atingir

sectorialmente, de acordo com o alinhamento e as prioridades estratégicas vertidas no

QUAR.

Os desafios postos à Secretaria-Geral por este Plano de Actividades apontam novos

caminhos de desenvolvimento, na medida em que nos encontramos em processo de

transformação e queremos fazer emergir a organização digital. Para isso apontam as

exigências do meio, e a própria legislação que torna obrigatórios certos procedimentos,

como sejam a comunicação com o cidadão via Web, a utilização de plataformas comuns

para aquisições, a obrigatoriedade de informação aos profissionais da administração

pública via sites institucionais e inscrições on-line (ex. BEP, SIOE, entre outras).

Nesta linha, a Secretaria-Geral como serviço responsável por processos transversais:

comunicação e informação do Ministério da Saúde, recursos humanos e

aprovisionamento para si própria e para os organismos aos quais presta apoio, tem,

forçosamente, que estar atenta a todas as especificidades e exigências com que é

confrontada no dia-a-dia, tendo, por isso, de promover a transformação dos seus

Sistemas de Informação (SI) para estádios de maturidade mais avançados, ou seja

pretende-se ganhar a aposta na satisfação dos clientes o que pressupõe um aumento



dos níveis de Eficácia Eficiência e Qualidade e a utilização de todos os recursos de

forma social, ética e responsável.

MISSÃO

VISÃO

VALORES

Meio Envolvente Transaccional

Assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MS e aos demais órgãos, serviços e organismos que não integram o SNS, nos domínios da gestão de recursos internos, do apoio técnico, jurídico e contencioso, da documentação e informação e da comunicação e relações públicas.

Ser um serviço de referência a nível da inovação, modernização e desenvolvimento organizacional.

Compromisso com o interesse público;

Valorização do desempenho em parceria;

Postura proactiva no ambiente transaccional interno e externo;

Desenvolvimento do capital humano;

Responsabilidade social.



Clientes internos

Funcionários e trabalhadores da SG

Funcionários colocados em situação de mobilidade especial

Clientes externos

Membros do Governo integrados no MS e respectivos gabinetes;

Órgãos, serviços e organismos do MS que não integram o SNS;

Órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho do MS que não dispõem de

meios apropriados: ACS, ASST, MCSP, UMCCI;

Profissionais de saúde;

Cidadãos.

Concorrentes

Actores do sector público, privado e social que prestam serviços nas áreas de

actuação da SG: gestão de recursos humanos, apoio jurídico, comunicação e

relações públicas, arquivo e documentação, contabilidade, apoio informático,

entre outros.

Fornecedores (de)

Utilities;

Consultoria;

Software;

Hardware;

Material de escritório;

Limpeza;

Prestações de Serviços de conservação e manutenção.

Comunidade

Organismos e serviços de toda a AP;



Ordens profissionais no âmbito da Saúde;

Associações de utentes de serviços de saúde;

Cidadãos no geral;

Organizações do sector público, privado e social a nível nacional e

internacional;

Instâncias comunitárias.



Meio Envolvente Contextual

Contexto Tendências Impacto positivo Impacto negativo

Económico Crescimento

económico baixo

Esforços de

contenção do défice

público

Implementação de

soluções para obter

ganhos de eficiência

Constrangimento orçamental

Sócio-cultural Envelhecimento da

população

Crescente

consciencialização

dos cidadãos quanto

aos seus direitos

Aposta nos cuidados

continuados

Aumento da

participação dos

cidadãos

Cultura de exigência

face aos serviços

públicos

Político-legal Reestruturação da

Administração

Central do Estado

Simplificação dos

serviços e recursos Criação de um

modelo de

organização comum

a todos os

ministérios Introdução dos

serviços partilhados

Indefinição em zonas de fronteira entre atribuições de diferentes organismos e serviços

Restrições ao recrutamento

Profundas alterações legislativas

Tecnológico Crescente interoperabilidade entre sistemas de informação

Crescimento dos utilizadores de Internet

Aposta na partilha e no fornecimento de informação

Redução de custos na publicitação de informação

Utilização de ferramentas G2B

Necessidade constante de actualização dos recursos humanos

Ausência de soluções standard e transversais a toda a AP



Análise SWOT

Oportunidades Constrangimentos

Reestruturação da AP – PRACE

Novas atribuições decorrentes do Decreto

Regulamentar n.º 65/2007, de 29 de Maio

Desenvolvimento das TIC

Valorização do capital humano

Reengenharia de processos

Dificuldades em estabelecer as fronteiras de

actuação decorrentes do PRACE

Restrição orçamental

Restrições ao recrutamento

Excessivo peso legislativo com carência

regulamentar

Operacionalização e gestão do Sistema de

Mobilidade Especial

Pontos Fortes Pontos Fracos

Investimento em TIC

Aposta na formação dos recursos humanos

Desenvolvimento do QUAR

Know-how dos profissionais

Parcerias em curso

Uniformização operacional de gestão e organização

Empowerment

Insuficiente partilha de informação

Falta de áreas sociais que permitam interacção entre profissionais

Ausência de sitio de Intranet

Redução significativa de receita própria

Localização da central telefónica e Espaço Informação

Ausência de profissionais para áreas especificas decorrentes das atribuições

Assinatura digital restrita aos dirigentes



Objectivos Estratégicos

Garantir e aperfeiçoar o apoio técnico e administrativo

aos gabinetes dos membros do Governo e aos

organismos, serviços, estruturas, comissões e grupos

de trabalho no âmbito do MS, nos termos legalmente

fixados.

Fomentar a qualidade da relação com os cidadãos,

numa perspectiva de serviço público aberto

promovendo a cidadania, e parcerias com outras

entidades públicas e privadas

Melhorar a qualidade da gestão interna da SG, numa

óptica de modernização administrativa, optimizando

recursos e desenvolvendo o Know-how do potencial

humano

OBJECTIVO 3

OBJECTIVO 2

OBJECTIVO 1



POTENCIAR SINERGIAS ENTRE OS VÁRIOS ORGANISMOS E SERVIÇOS DA AP

Vectores Estratégicos

INOVAR NA RELAÇÃO COM O CIDADÃO

PROMOVER QUALIDADE E EFICIÊNCIA NA GESTÃO

APOSTAR NO CAPITAL HUMANO

INVESTIR E OPTIMIZAR OS RECURSOS TECNOLÓGICOS



DIAGRAMA 1 - ESTRATÉGICO

V1 - POTENCIAR SINERGIAS ENTRE OS

VÁRIOS ORGANISMOS E

SERVIÇOS DA AP

V2 – INOVAR NA RELAÇÃO COM O

CIDADÃO

V3 – PROMOVER QUALIDADE E

EFICIÊNCIA NA GESTÃO V4 – APOSTAR NO CAPITAL HUMANO

V5 – INVESTIR E OPTIMIZAR O S

RECURSOS TECNOLOGICOS

CLIENTE

FINANCEIRA

PROCESSOS INTERNOS

APRENDIZAGEM E

CRESCIMENTO

Garantir e aperfeiçoar o

apoio técnico e administrativo

Fomentar a qualidade da

relação com os cidadãos

Promover uma gestão eficiente na

utilização dos recursos financeiros

Redefinição de procedimentos/circu

itos

Desenvolvimento de recursos humanos

Modernização Administrativa

com recurso a TIC



Objectivos Estratégicos e Indicadores

Perspectiva Código Vectores Objectivo/Indicador Tipo Meta Anual Tolerância Peso no Objectivo

Cliente Obj.1 Garantir e aperfeiçoar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo e aos organismos, serviços, estruturas, comissões e grupos de trabalho no âmbito do MS, nos termos legalmente fixados.

Eficiência/Eficácia

ind.1

V1 nº de peças processuais exigíveis e informações elaboradas relativas a processos judiciais/ nº de solicitações do tribunal após a entrada na DSJC

100% 10% 20%

V1 Data de saída do processo-Data de entrada do processo jurídico devidamente instruído 100% 10% 20%

Ind.3 V1 Nº de procedimentos executados/nº de procedimentos exigíveis 100% 10% 20%

Ind.5 V1 Data de resposta - data de entrada do pedido de divulgação Tempo médio < a 48 horas 7 horas 10%

Ind.9 V3 Data de resposta/Data de entrada do pedido de apoio aos utilizadores do SI da SG 100% 10% 10%

Ind.10 V5 Actualizar o Inventário de bens móveis geridos pela SG 1 mapa mensal 5 dias 10%

Ind.13 V5 Taxa de poupança gerada face aos valores de mercado 5% 3% 10%

Obj.1 Garantir e aperfeiçoar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo e aos organismos, serviços, estruturas, comissões e grupos de trabalho no âmbito do MS, nos termos legalmente fixados.

Qualidade

Ind.4 V5 Nº de falhas reportadas após implementação do novo classificador do G. Apoio < 15 5 100%

Obj.2 Fomentar a qualidade da relação com os cidadãos numa perspectiva de serviço público aberto e promoção da cidadania, e parcerias com outras entidades públicas e privadas

Qualidade

Ind.5 V2 Data de resposta às exposições do cidadão-Data de entrada da exposição <30 dias 10 dias 45%

Ind.6 V2 N.º de conteúdos a disponibilizar via web/dia Igual ou > 3 1 40%

Ind 15 V5 Apoiar editorialmente o projecto dos microsites Avaliar com elaboração de

relatório os microsites em produção 70%

10% 15%

Financeira Obj.1 Garantir e aperfeiçoar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo e aos organismos, serviços, estruturas, comissões e grupos de trabalho no âmbito do MS, nos termos legalmente fixados.

Eficiência/Eficácia

Ind. 14 V1 Assegurar, elaborar e acompanhar o orçamento de investimento do MS relativo aos serviços não integrados no SNS

Um relatório mensal de execução orçamental Data de saída do parecer para o MFAP - Data de entrada do ofício

3 dias 100%

Processos Internos

Obj.3 Melhorar a qualidade da gestão interna da SG, numa óptica de modernização administrativa, optimizando recursos e desenvolvendo o Know-how do potencial humano

Qualidade

Ind.11 V3 Reorganização das pastas públicas 31-12-2009 60 dias 100%

Obj.3 Melhorar a qualidade da gestão interna da SG, numa óptica de modernização administrativa, optimizando recursos e desenvolvendo o Know-how do potencial humano

Qualidade

Aprendizagem e crescimento

Ind.12 V4 Elaboração de 1 plano de formação para a SG 31-12-2009 30 dias 100%



Objectivos Estratégicos Objectivos Operacionais

1.C

riar V

alor

2.R

esul

tado

s

3. E

feito

s Fi

nanc

eiro

s

4.Q

ualid

ade

5. P

rodu

tivid

ade

6. P

adro

niza

r pr

oced

imen

tos

7. G

estã

o do

C

onhe

cim

ento

8. E

ficiê

ncia

9. E

ficác

ia

1. Garantir e aperfeiçoar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo e aos organismos, serviços, estruturas, comissões e grupos de trabalho no âmbito do MS, nos termos legalmente fixados

Elaborar a totalidade dos estudos, pareceres e informações solicitados pela SG e pelos membros do Governo

X X X X X

Emitir pareceres em processos de recursos administrativos X X X X X

Emitir pareceres sobre projectos de diplomas X X X X X

Elaborar a totalidade das peças processuais e informações relativas a processos judiciais

X X X X X X

Representar o MS em juízo X X X X X

Elaborar projectos de diplomas legais X X X X X X

Executar os procedimentos inerentes a gestão e a administração dos recursos humanos da SG e dos organismos aos quais presta apoio

X X X X X X X X

Coordenar e assegurar todos os actos e procedimentos relativos à gestão do pessoal em situação de mobilidade especial

X X X X X X

Assegurar a racionalização, gestão e administração de recursos patrimoniais X X X X X X X X X

Assegurar a consolidação do orçamento e a execução orçamental dos serviços e organismos do MS não integrados no SNS

X X X X X X X

Assegurar e acompanhar a execução do orçamento de investimento dos serviços e organismos não integrados no SNS

X X X X X X X

Reduzir tempos de resposta às necessidades informativas

X X X X X X Divulgar informação com origem nos gabinetes dos membros do Governo e estruturas às quais dá apoio (Diário da República, circulares, portais web, presencial)

X X X X X

Prestar, em tempo útil e em 1ª linha,o apoio aos utilizadores para suporte e resolução de problemas técnicos em informática, comunicações e tecnologias de informação (Helpdesk)

X X X X X

Validar o novo plano de classificação implementado no Gabinete de Apoio X X X X X X X X

Coordenar a realização de eventos e cerimónias

X X X

Avaliar o nível de atendimento ao cidadão

X X

Executar e organizar procedimentos de contratação de pessoal

X X X X

Elaborar o balanço social consolidado dos serviços de administração directa e indirecta do MS

X X X X X



Objectivos Estratégicos Objectivos Operacionais

1.C

riar V

alor

2.R

esul

tado

s

3. E

feito

s Fi

nanc

eiro

s

4.Q

ualid

ade

5. P

rodu

tivid

ade

6. P

adro

niza

r pr

oced

imen

tos

7. G

estã

o do

C

onhe

cim

ento

8. E

ficiê

ncia

9. E

ficác

ia

2. Fomentar a qualidade da relação com os cidadãos,

numa perspectiva de serviço público aberto promovendo a cidadania, e parcerias com outras entidades públicas e

privadas

Assegurar a actualização de conteúdos e o desenvolvimento de novas funcionalidades a disponibilizar via web

X X X X X

Apoiar editorialmente o projecto dos microsites X X X X X X X

Responder às exposições dos utentes e aos pedidos de informação do cidadão X X X X

3.Melhorar a qualidade da gestão interna da SG, numa

óptica de modernização administrativa, optimizando recursos e desenvolvendo o

Know-how do potencial humano

Elaborar e executar o orçamento de funcionamento da SG, dos gabinetes dos membros do Governo e das estruturas de missão

X X X X X X X

Assegurar a arrecadação de receitas e proceder à sua contabilização e entrega nos Cofres do Tesouro

X X X X

Elaborar e gerir os processos de candidaturas aos fundos comunitários X X X X X X X

Avaliar necessidades de desenvolvimento e formação e elaboração do respectivo plano

X X X X X X X

Optimizar e avaliar o Gesdoc. X X X X X X

Garantir as condições físicas mínimas para incorporação de massas documentais

X X X

Garantir consulta ao arquivo X X X X

Gerir equipamentos informáticos e de comunicações, a rede informática e as demais infra-estrutura tecnológicas de informação e comunicação

X X X

Prestar apoio aos utilizadores, nas aplicações informáticas utilizadas nos serviços da SG

X X X

Assegurar a actualização do manual de funcionamento interno X X X X X X X

Desenvolver procedimentos de aquisição de bens e serviços no âmbito da UMC, com vista à redução de custos

X X X X X X X

Assegurar a gestão relativa aos bens móveis da SG e Gabinetes X X X X X

Assegurar a realização dos procedimentos necessários à avaliação do desempenho dos funcionários da SG

X X X X X

Planificar as necessidades de formação para a SG X X X X X



Objectivos das Unidades Orgânicas

Direcção de Serviços Jurídicos e de Contencioso

Perspectiva Objectivo Estratégico Objectivos Específicos Peso do

Objectivo Objectivos Operacionais Indicadores Metas Tolerância Peso do Objectivo

Cliente Objectivo 1 1. Prestar assessoria jurídica e legislativa aos gabinetes dos membros do Governo e outras estruturas

DSJC Elaborar a totalidade dos estudos, pareceres e informações solicitados pela SG e pelos membros do Governo

Data de saída do processo-Data de entrada do processo devidamente instruído

Executar a 100% 10% 40%

Emitir pareceres em processos de recursos administrativos

Data de saída do processo-Data de entrada do processo devidamente instruído

30 dias 5 dias 40%

Emitir pareceres sobre projectos de diplomas

N.º projectos diplomas elaborados/N.º projectos solicitados

Executar a 100% 10% 20%

2. Assegurar a representação do MS em contencioso administrativo

DSJC Elaborar a totalidade das peças processuais e informações relativas a processos judiciais

N.º peças exigíveis e informações elaboradas/N.º solicitações do tribunal após entrada da DSJC

Executar a 100% 10% 50%

Representar o Ministério da Saúde em juízo

N.º presenças obrigatórias em tribunal/N.º solicitações em tribunal

Executar a 100% 10% 50%

3. Assegurar a definição das políticas do governo na área legislativa

DSJC Elaborar projectos de diplomas Nº projectos elaborados/Nº de solicitações Executar

a 90% 5% 100%

Aprendizagem e Conhecimento

Objectivo 3 4. Assegurar o desenvolvimento e formação dos profissionais nas suas áreas de competência

DSJC Analisar necessidades e propostas de áreas de desenvolvimento

Uma proposta global para o serviço

20-11-2009 10 dias 100%



Direcção de Serviços de Gestão de Recursos

Perspectiva Objectivo Estratég. Objectivos Específicos Peso do

Objectivo Objectivos Operacionais Indicadores Metas Tolerância Peso

do Object

ivo

Cliente Objectivo 1 1. Assegurar a gestão e o apoio técnico e administrativo nos termos legalmente estabelecidos

DRH

Executar os procedimentos inerentes à gestão e administração dos recursos humanos, da SG e dos organismos aos quais presta apoio

Nº de procedimentos executados/Nº d procedimentos exigíveis 100% 10% 10%

Um mapa mensal de assiduidade Até dia 10 de cada mês 2 dias 10%

Um mapa mensal de Recursos Humanos e Vencimentos Até dia 5 de cada mês 2 dias 10%

Emitir pareceres em matéria de organização, recursos humanos e alteração de mapas de pessoal.

Data da conclusão do processo - Data de entrada do pedido 30 dias 5 dias 15%

Executar e organizar procedimentos de contratação de pessoal Data da conclusão do processo - Data de entrada do pedido 45 Dias 10 dias 10%

DRFP Assegurar a racionalização, gestão e administração dos recursos patrimoniais

N.º reparações realizadas/n.º reparações solicitadas 100% 10% 22%

Organizar e manter actualizado o cadastro do património do MS e coordenar o cadastro das entidades por ele tuteladas, assegurando a correcta articulação com a Direcção-Geral do Tesouro e Finanças.

Data de saída do processo-Data de entrada do processo devidamente instruído 30 Dias 10 dias 23%

2. Promover a aplicação das medidas de política de organização e de recursos humanos definidas para a AP

DRH Coordenar e assegurar todos os actos e procedimentos relativos à gestão do pessoal em SME

Data de entrada do pedido- data de conclusão do processo por parte da SG 40 Dias 7 dias 80%

Elaborar o balanço social consolidado dos serviços de administração directa e indirecta do MS Um relatório de balanço social do MS 15-04-2009 15 dias 20%

Processos Objectivo 3 3. Promover a racionalização de processos, tendo em vista a redução de custos de funcionamento, bem como o desenvolvimento dos recursos humanos

DRFP Desenvolver procedimentos de aquisição de bens e serviços no âmbito da UMC, com vista à redução de custos

Taxa de poupança gerada, face aos valores de mercado 5% 2% 35%

Assegurar a gestão relativa aos bens móveis da SG e Gabinetes Actualizar o Inventário de bens móveis geridos pela SG

Um mapa mensal por organismo relativo ao seu inventário

até ao dia 15 de cada mês 35%

DRH Assegurar a realização dos procedimentos necessários à avaliação do desempenho dos funcionários da SG Carregamento do SIADAP 30-06-2009 30 dias 30%

Financeira Objectivo 1 4. Elaborar e acompanhar os orçamentos dos Serviços não pertencentes ao SNS

DRFP

Assegurar e acompanhar a execução do orçamento de investimento dos serviços e organismos não integrados no SNS

Data de saída do parecer para o Coordenador de Programa - Data de entrada do pedido

Reduzir prazo de execução do parecer para 10 dias

5 dias 30%

Assegurar a consolidação do orçamento e a execução orçamental dos serviços e organismos do MS não integrados no SNS

Um relatório mensal de execução orçamental Até dia 15 de cada mês 5 dias 20%

Data de saída do parecer para o MFAP - Data de entrada do ofício 15 dias 3 dias 50%

Objectivo 3 5. Elaborar e acompanhar a execução dos orçamentos da SG e Gabinetes

DRFP

Assegurar a arrecadação de receitas e proceder à sua contabilização e entrega nos Cofres do Tesouro Um mapa mensal de receita Até ao dia 10 de cada

mês 2 dias 30%

Elaborar e executar o orçamento de funcionamento da SG, dos gabinetes dos membros do Governo e demais organismos aos quais a SG presta apoio.

Orçamentos e Mapas de Execução orçamental Até ao dia 10 de cada mês 5 dias 40%

DRH Elaborar e gerir os processos de candidaturas aos fundos comunitários

Apresentar candidaturas de projectos geridos pela SG em tempo oportuno e correctamente instruídas

Prazo/ Regulamento 100% 30% DRFP

Aprendizagem e Crescimento

Objectivo 3 6. Assegurar o desenvolvimento e formação dos profissionais da SG nas suas áreas de competências

DRH Avaliar necessidades de desenvolvimento e formação da unidade orgânica Uma proposta global para o serviço 20-11-2009 10 dias 40%

Planificar as necessidades de formação para a SG Elaboração de 1 plano de formação 31-12-2009 30 dias 60%



Direcção de Serviços de Informação e Documentação

Perspectiva Objectivo Estratégico Objectivos Específicos Peso do

Objectivo Objectivos Operacionais Indicadores Metas Tolerância Peso do Objectivo

Cliente Objectivo 1 1. Optimizar a prestação da informação aos membros do Governo e outras estruturas

DOI Reduzir tempos de resposta às necessidades informativas Data de resposta-data de entrada do pedido Tempo médio não superior a 48 horas 7 horas 50%

Fazer o acompanhamento das ocorrências de greves decretadas para 2009

Data de resposta aos utilizadores do sistema-data de entrada do pedido 1 hora 30 m 20%

Validar o novo plano de classificação implementado no Gabinete de Apoio

N.º de falhas detectadas no classificador <15 5 30%

2. Garantir a qualidade dos serviços prestados na divulgação de orientações , comunicação e relações públicas.

DOI Divulgar informação com origem nos gabinetes dos membros do Governo e estruturas às quais a SG dá apoio (DR, circulares, portais web)

Data de resposta-data de entrada do pedido de divulgação Tempo médio não superior a

48 horas 7 horas 35%

Coordenar a realização de eventos e cerimónias Nº de falhas reportadas por evento 1 1 35% Avaliar o nível de atendimento ao cidadão Cinco relatórios Dois relatórios até

01/07/2009 e três relatórios até 02/12/2009

30 dias 30%

3. Melhorar a adequação das infra-estruturas tecnológicas de informação e comunicação

DI Prestar, em tempo útil e em 1ª linha,o apoio aos utilizadores para suporte e resolução de problemas técnicos em informática, comunicações e tecnologias de informação (Helpdesk)

Data de resposta-data de entrada do pedido Tempo médio não superior a

48 horas 7 horas 100%

Objectivo 2 4. Incrementar a qualidade da informação prestada ao cidadão

DOI Responder às exposições e aos pedidos de informação do cidadão Data de resposta à exposição -data de entrada da exposição por carta

Tempo médio de resposta não superior a 30 dias 10 dias 15%

Data de resposta à exposição -data de entrada da exposição por e-mail

Tempo médio de resposta não superior a 72 horas 24 horas 15%

Assegurar a actualização de conteúdos e o desenvolvimento de novas funcionalidades a disponibilizar via web

N.º de conteúdos/dia Igual ou superior 3 1 40%

Apoiar editorialmente o projecto dos microsites Relatórios de avaliação dos microsites em produção 70% 10% 30%

Processos Objectivo 3 5. Incrementar o sistema de gestão documental.

DOI Optimizar e avaliar o Gesdoc. Nº de falhas 20 5 20%

Garantir as condições físicas mínimas para incorporação de massas documentais

N.º concretizações/n.º de pedidos 80% 10% 40%

Garantir consulta ao arquivo Data de resposta-data de entrada do pedido Tempo médio não superior a 72 horas 24 horas 30%

Avaliar as massas documentais dos gabinetes ministeriais e SG e elaborar proposta de projectode gestão de documentos

Apresentar proposta de projecto 30-12-2009 30 dias 10%

6. Incrementar a utilização de informação partilhada.

DOI Assegurar a actualização do manual de funcionamento interno Um manual de funcionamento interno 31-12-2009 30 dias 30%

Assegurar a organização e acessibilidade das pastas públicas Reorganização das pastas públicas 31-12-2009 60 dias 40%

Criar um boletim informativo da SG, em formato electrónico Produção de 4 boletins Produção de um boletim por trimestre 15 dias 30%

7. Gerir os recursos informáticos e optimizar os sistemas de comunicação e informação da SG

DI Gerir equipamentos informáticos e de comunicações, a rede informática e as demais infra-estruturas tecnológicas de informação e comunicação

Data de resposta-data de entrada do pedido Tempo médio não superior a 72 horas 24 horas 50%

Prestar apoio aos utilizadores, nas aplicações informáticas utilizadas nos serviços da SG

Data de resposta-data de entrada do pedido 100% 5% 50%

Aprendizagem e Crescimento

Objectivo 3 8. Assegurar o desenvolvimento e formação dos profissionais nas suas áreas de competência

DOI Avaliar necessidades de desenvolvimento e formação da unidade orgânica

Uma proposta global para o serviço 20-11-2009 10 dias 100%



Produtos

Produtos/Serviços Sub-Produtos/ Serviços

Descrição

A - Assessoria e Apoio Jurídico

A1 Estudos de natureza jurídica

A2 Pareceres de natureza jurídica

A3 Informações de natureza jurídica

A4 Processos de recursos administrativos

A5 Projectos de diplomas legais

A7 Actos processuais em juízo

B - Informação e Relações Públicas

B1 Divulgação - DR; circulares; portais web;

presencial

B2 Relatórios

B3 Arquivo

B4 Gestão de bases de dados e de sistemas de

informação

B5 Apoio a eventos

B6 Tramitação para atribuição de medalhas e

louvores

C - Modernização Administrativa

C1 Coordenação de projectos e parcerias com

organismos do MS e restante AP

C2 Procedimentos de modernização e redefinição

das politicas da AP para os RH

D - Informática D1 Administração de sistemas

D2 Apoio informático e a comunicações fixas

D3 Gestão de stocks de material informático

F - Assessoria e Apoio Logístico e Financeiro

F1 Elaboração de orçamentos

F2 Informação financeira

F3 Aquisição de bens e serviços

F4 Análise e gestão de projectos de investimento

F5 Contabilização e execução orçamental

F6 Gestão de bens móveis e imóveis

F7 Formação profissional

F8 Gestão e avaliação laboral

F9 Recrutamento e selecção

F10 Estudos e pareceres de natureza técnica



Recursos Humanos

De acordo com a tabela anterior, verificamos que a SG tem um total de 90 profissionais,

sendo que os grupos profissionais com maior representatividade são, por ordem

decrescente, respectivamente, os assistentes técnicos (35,56%), os assistentes

operacionais (27,78%) e os técnicos superiores (26,67%). De referir que neste global foram

considerados os profissionais que, pertencendo ao quadro da SG, se encontram no

exercício de funções de apoio aos gabinetes dos membros do Governo do MS. Importa

igualmente referir que os profissionais nesta situação pertencem essencialmente ao grupo

profissional dos assistentes operacionais.

A secretaria-geral conta ainda com um número elevado de recursos humanos não activos,

colocados em situação de mobilidade especial, sobre os quais incide grande parte da sua

actividade, em matéria de gestão de recursos humanos. Efectivamente, compete à

Secretaria-Geral a pratica de todos os actos de administração relativos àquele pessoal,

designadamente o pagamento de remunerações e subvenções e gestão de férias.

De realçar, o aumento significativo do número de pessoal colocado em SME, decorrente dos

processos de reestruturação ainda em curso nalguns serviços e organismos do MS.

TOTAL ENCARGOS

N.º TRABALHADORES

DISTRIBUIÇÃO % CARREIRAS

SALÁRIO MÉDIO

Índice comparável de remuneração média (n.º trabalhadores /total de encargos)

Dirigentes 359.557 9 10,00% 2568,26 0,0000250

Técnico Superior 592.225 24 26,67% 1762,57 0,0000405

Assistente Técnico 445.477 32 35,56% 994,37 0,0000718

Assistente operacional 226.541 25 27,78% 647,26 0,0001104

TOTAL 1.627.386 90 100,00% 1249,91 0,0000553



Ainda no âmbito da tabela anterior, apresenta-se um indicador (última coluna da tabela)

relativo ao esforço orçamental gasto com cada carreira, sendo que poderá ser usado como

um índice comparável com outros organismos com a mesma estrutura que a SG, ou seja, se

multiplicarmos o valor do índice de uma determinada carreira da SG pelo custo total gasto

com profissionais da mesma carreira de um outro organismo, o resultado é o número de

profissionais que esse organismo deveria ter comparado com a SG. O inverso desta

operação, ou seja, a divisão do número de profissionais de uma determinada carreira de um

outro organismo, pelo índice de carreira da SG, obtém-se como resultado o custo total que

esse organismo deveria ter relativamente à carreira comparável com a SG.

Instalações

A SG funciona no número 14 na Avenida João Crisóstomo, num edifício em regime de

arrendamento, constituído por 7 pisos, aos quais acresce 2 pisos de garagem, 1 piso de

arquivo e arrumos e 1 piso dotado de sala de reuniões polivalente.

Importa salientar que as instalações são partilhadas com a Autoridade dos Serviços de

Sangue e da Transplantação a funcionar actualmente no 4º Piso do edifício.

A SG é detentora de um espaço de arquivo na cave do pavilhão n.º 17 – A do Parque da

Saúde em Lisboa.



Afectação das Instalações

Instalações Órgãos/Serviços

Av. João Crisóstomo, n.º 14

6º Piso – Sala de Reuniões Polivalente;

5º Piso – Direcção;

4º Piso - Autoridade para os Serviços de Sangue e da

Transplantação;

3º Piso - Direcção de Serviços de Gestão de Recursos

2º Piso - Direcção de Serviços de Informação e

Documentação

1º Piso -Direcção de Serviços Jurídicos e de

Contencioso.

Galeria - Expediente

R/C – Biblioteca, Salas de Formação/Reuniões

Av. João Crisóstomo, n.º 9

Espaço Informação Central telefónica Gabinete de Apoio

Atendendo à afectação acima descrita, cada funcionário dispõe, em média, de 24m2 de área

bruta, conforme a seguinte tabela:

Pisos Área m2 SG m2 / funcionário

6º Sala Reuniões 200,00

5º piso 277,54 7 39,65

4º piso 277,54 9 30,84

3º piso 277,54 18 15,42

2º piso 277,54 13 21,35

1º piso 277,54 11 25,23

Galeria 181 7 25,86

R/C 208,54

C/V 233,04

TOTAL 2210,28 65 24,13

2 PISOS DE GARAGEM PARA 30 LUGARES



Gestão Financeira e Patrimonial & Investimentos

O orçamento da SG apresenta a distribuição possível dentro das grandes classificações

económicas de despesa.

A maior fatia do orçamento está afecta ao pessoal, absorvendo cerca de 56,76% do

orçamento de funcionamento afecto a este organismo.

O montante afecto aos restantes custos de funcionamento representa 43% do total do

orçamento, estando aqui contempladas todas as aquisições de bens e serviços necessárias

ao funcionamento da SG, com cerca de 40%.

O orçamento de investimento contempla os montantes referentes ao OE, bem como as

verbas provenientes do PIDDAC.

Estrutura do orçamento para 2009

ORÇAMENTO FUNCIONAMENTO (P13)DESPESAS COM PESSOAL 2.023.563 DESPESAS COM AQUISIÇÃO DE BENS 78.129 DESPESAS COM AQUISIÇÃO DE SERVIÇOS 1.366.908 DESPESAS COM AQUISIÇÃO DE BENS DE INVESTIMENTO 4.250 OUTROS 92.125

SUB-TOTAL 3.564.975 OÇAMENTO INVESTIMENTO CAPITULO 50

PIDDAC 70000 SUB-TOTAL 70000

ORÇAMENTO SME P28ORÇAMENTO ESTADO 508363 RECEITA COM TRANSIÇÃO DE SALDOS 1634173

SUB-TOTAL 2142536 TOTAL ORÇAMENTO DA SG (P13+P28+CAP 50) 5.777.511

Para além da estruturação do orçamento apresentada, relativa ao orçamento de funcionamento,

identifica-se um total de 2.560.563€ indexados a despesas de carácter fixo, bem como 837.158€

relativos a custos variáveis.



Relativamente às cativações previstas na proposta de Lei para o orçamento de 2009, prevê-se uma

cativação total do orçamento de funcionamento em cerca de 3%, correspondendo a um total de

113.899€.

Para além do seu próprio orçamento, esta SG elabora, acompanha e executa os orçamentos de mais

5 organismos, no montante total de 16.498.861€, sendo que 10.000.000€ têm origem em receita dos

jogos sociais.

Relativamente a verbas PIDDAC, para além de dois projectos da própria SG, procede ao

acompanhamento, elaboração de 13 projectos, sendo que 5 são executados pela Direcção-Geral da

Saúde e 8 pelo Instituto da Droga e da Toxicodependência, no montante total de 2.662.642€.

Resumidamente, para 2009, a actividade desta SG centra-se, essencialmente, sobre a sua missão,

assentando os seus pilares na inovação e conhecimento, procurando sempre consolidar a sua

actividade com as novas tecnologias de informação e comunicação.

Acresce referir que a SG dispõe de uma equipa de profissionais fortemente motivada, orientada

essencialmente para os resultados, tendo sempre em vista a satisfação dos seus clientes.

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