padrao_para_modelagem_processos_tcu.pdf

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PPAADDRRÕÕEESS PPAARRAA

MMOODDEELLAAGGEEMM DDEE

PPRROOCCEESSSSOOSS NNOO TTCCUU

BRASÍLIA

2009

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO 2

D:\Usuarios\silvald\Configurações locais\Temporary Internet Files\Content.Outlook\NF4WSDLP\Padrões para modelagem de processos - v28.doc

Sumário

1. MODELAGEM DE PROCESSOS 3

2. ARIS 3

3. DIAGRAMAS 4

3.1 Conceitos 4 3.1.1 – Organograma 4 3.1.2 - Diagrama de Cadeia de Valor Agregado 5 3.1.3 – eEPC 6 3.1.4 - Diagrama de alocação de funções (FAD) 8

3.2 Conteúdo dos diagramas 9

4. TIPOS DE OBJETO 10

4.1 – Funções 10

4.2 – Eventos 10

4.3 – Conectores Lógicos 10

4.4 – Relacionamento 10

4.5 – Unidade organizacional 11

4.6 – Cargo 11

4.7 – Armazenador de informações 11

4.8 – Tipo de pessoa 11

4.9 – Sistema de aplicação 12

5. ESTRUTURA DE ARMAZENAMENTO DE INFORMAÇÕES 13

5.1 Conceitos 13

5.2 Conteúdo 14

ANEXO I – RESPONSABILIDADES 17

ANEXO II – ORIENTAÇÕES GERAIS DE MODELAGEM – BOAS PRÁTICAS 18



1. MODELAGEM DE PROCESSOS

A Modelagem de Processos permite a identificação, de forma estruturada, das principais fontes de vantagem

competitiva da organização por meio do exame do conjunto de atividades que compõem sua cadeia de valores;

apóia as organizações na avaliação, otimização e/ou reformulação de seu modelo de operação, de forma a

priorizar processos, atividades, produtos e/ou serviços que auxiliam a concretização de suas estratégias de

negócio; fornece uma base de conhecimento que apóia a estruturação e o desenvolvimento, de forma integrada,

de diferentes iniciativas tais como:

Projetos de otimização/estruturação do modelo de operação de uma unidade de negócio ou da

organização;

Projeto para revisão da estrutura organizacional e redistribuição de responsabilidades entre uma ou

várias unidades organizacionais;

Projetos para desenvolvimento de sistemas de informação, inclusive orientados a objeto, que melhor

atendam às necessidades do negócio;

Projetos de compreensão das necessidades de informação para apoiar a construção de ambiente de Data

Warehousing;

Projetos para desenvolvimento de sistemas de informação mais aderentes ao Fluxos de Trabalho

(Workflow);

Projetos para a conceituação e implementação de um Balanced Scorecard (BSC);

Projetos para concepção e implementação de modelos de competências que direcionem a capacitação e

educação de pessoas, entre outros.

2. ARIS

ARIS é a sigla para ARchitecture of Integrated Information Systems e foi desenvolvida pelo Prof. Scheer na

Alemanha entre 1992 até 1994, sendo um framework de modelagem que enfatiza os aspectos de engenharia de

software e organizacionais da empresa (VERNADAT, 1996; ARIS, 1995). No ARIS são definidos quatro

visões e três níveis de modelagem.

As visões do ARIS são:

(1) Visão Funcional: a qual permite construir modelos que definem de maneira hierárquica todas as funções

da empresa começando das mais macro e decompondo-as até o nível de detalhe que permite especificar

funções de programação dentro de aplicativos de software;

(2) Visão dos Dados: é utilizada para definir os modelos de dados partindo das definições das informações

mais complexas (relatórios ou conjunto de informações) passando pelo modelo de dados e seus

relacionamentos, a definição de esquemas e definindo a própria base de dados;

(3) Visão Organizacional: permite especificar e detalhar a estrutura organizacional da empresa desde a

definição das divisões e unidades de negócios, a estrutura de cargos e seus ocupantes, até a estrutura

física com os equipamentos, com ênfase especial à estrutura de informática na medida em que há

métodos específicos para a modelagem da rede de computadores da empresa;

(4) Visão de Controle: é a visão que permite relacionar as três visões anteriores. Nesta visão há métodos de

modelagem específicos para definir a relação entre funções e dados; funções e organização; organização

e dados e, principalmente, capazes de integrar as três funções utilizando-se principalmente do conceito

de evento.

O ARIS não é meramente uma ferramenta de desenho, ele é na verdade uma solução de modelagem que se

baseia na criação e reutilização de objetos que possuem simbologia, semântica e características próprias. Esta

característica torna possível o cruzamento de diversas informações, por exemplo: quais atividades são

executadas por uma unidade organizacional específica, quais atividades estão sob responsabilidade de um

determinado tipo de pessoa (papel); quais atividades são suportadas por determinados sistemas; quais atividades

utilizam/geram quais documentos; entre outras.



3. DIAGRAMAS

3.1 Conceitos

3.1.1 – Organograma

Organogramas descrevem as unidades organizacionais, por meio de retângulos, e a hierarquia, por meio de

linhas. A importância de conhecer o organograma da empresa se reflete tanto na modelagem propriamente dita,

pois ele fornece a descrição da empresa que será convertida em objetos do modelo, quanto no processo de

modelagem, pois a partir do organograma temos o conhecimento de organização e responsabilidades.

Auditores (4)Vice-Presidência

(Corregedor)Ministros (9)

Autoridades

2ª Câmara

Plenário

1ª Câmara

Colegiados

Comissão de

Regimento

PresidênciaMinistérioPúblico

Comissão de

Jurisprudência

Organograma TCU

Gabinetes GabinetesGabinetes Gabinete Gabinete

Figura 1 - Organograma



3.1.2 - Diagrama de Cadeia de Valor Agregado

O modelo VAC (Value-Added Chain Diagram) tem como propósito identificar aquelas funções dentro da

organização que são envolvidas diretamente nos valores estratégicos da instituição. Estas funções podem ser

inter-relacionadas pela criação de uma seqüência de funções. O modelo VAC não permite expressar uma super

ou sub-ordenação de funções, sendo possível visualizá-las apenas de forma hierárquica.

Administração deInfra-Estrutura

Administração deBanco de Dados

Administração deEstações de Trabalho

Administração deRede

Administração deServiços

Administração deServidores

Figura 2 - Diagrama de Cadeia de Valor Agregado (VAC)



3.1.3 – eEPC

EPC é a sigla em inglês para Event Driven Process Chain (Cadeia de Processos Dirigida por Eventos). Esse

método é usado para modelagem de processo e tem grande aceitação no mundo. Nesse método, um processo é

modelado segundo fluxo de eventos e funções. As principais primitivas, descritas na figura abaixo, são: funções,

eventos, conectores lógicos e relacionamentos (caminhos).

eEPC – é a sigla em inglês para Extended Event Driven Process Chain (Cadeia de Processos Dirigida por

Eventos Extendida). Esses elementos adicionais funcionam basicamente como comentários ao processo que

estás sendo documentado. Assim, depois de descrito o processo pelo método não estendido, colocamos sobre

eles novos elementos documentando informações, tais como: quem realiza o processo, que informação utiliza,

que produtos gera ou consome, etc...

Figura 3 - eEPC



eEPC (linha) – Variação do modelo eEPC onde as linhas delimitam as atividades que são executadas por uma

unidade organizacional. Na primeira coluna devem ser colocadas as unidades organizacionais ou papéis, e na

segunda coluna o fluxo correspondente a cada responsabilidade.

Pode-se substituir o nome de cada linha na coluna cinza à esquerda clicando duas vezes sobre ela e escrevendo o

texto desejado no atributo nome. Outra sugestão é colocar a separação entre as linhas com pontilhados, bastando

para isso clicar com o botão direito na primeira coluna cinza, entrar em “propriedades”, desmarcar o checkbox

“Valores Padrão” e selecionar o tipo de linha “pontilhado”.

Figura 4 – eEPC linha



3.1.4 - Diagrama de alocação de funções (FAD)

O modelo FAD (Function Allocation Diagram), em complementação ao controle de eventos apresentado no

modelo EPC, representa a transformação dos dados de entrada em dados saída, identifica os responsáveis pela

execução da atividade (papéis/unidade organizacional), bem como os sistemas e instrumentos utilizados na

execução das atividades. Exemplo de FAD:

Figura 5 - FAD



3.2 Conteúdo dos diagramas Nome Atributos Objetos Símbolo

Diagrama de Cadeia de

Valor Agregado (VAC)

Nome

Descrição/Definição

Data e hora da criação

Última alteração

Último usuário

Pessoa responsável

Função

Produto/serviço

Cadeia de Valor agregado

Produto/Serviço

Cadeia de Processos

Dirigida por Eventos

Estendido (eEPC)

Nome



Última alteração

Último usuário

Pessoa responsável

Função

Evento

Operador lógico

Evento

Função

Interface do Processo

Operador E

Operador OU exclusivo

Operador OU

Cadeia de Processos

Dirigida por Eventos

Estendido com linhas

(eEPC-linha)

Nome



Última alteração

Último usuário

Pessoa responsável

Função

Evento

Cargo

Operador lógico

Sistema de

aplicação

Unidade

organizacional

Tipo de pessoa

Armazenador de

informações

Evento

Função

Interface do Processo

Operador E

Operador OU exclusivo

Operador OU

Unidade Organizacional


Cargo

Operador Lógico

Tipo de pessoa

Documento

Telefone

Sistema de aplicação

Diagrama de alocação de

funções (FAD)

Nome



Última alteração

Último usuário

Pessoa responsável

Função

Cargo

Sistema de

aplicação

Unidade

organizacional

Tipo de pessoa

Armazenador de

informações

Função



Cargo

Tipo de pessoa

Documento

Telefone

Sistema de aplicação

Organograma Nome



Última alteração

Último usuário

Pessoa responsável

Unidade

Organizacional

Tipo de pessoa


Tipo de pessoa



4. TIPOS DE OBJETO

4.1 – Funções Representam atividades, tarefas ou passos do processo que precisam ser executadas. Funções podem ser

iniciadas ou habilitadas por eventos; podem gerar eventos; consomem recursos, exigem gerenciamento, tempo,

e atenção; podem representar atividades tangíveis, decisões (mentais) e processamento de informações.

Nome Atributos Símbolos com exemplo de preenchimento

Função Nome



Última alteração

Último usuário

4.2 – Eventos Representam situações ou estados do sistema, antes ou depois da execução de uma função. Um evento pode ser

uma pré-condição ou uma pós-condição para uma função. Um evento não consome tempo nem recursos por si

só.


Evento Nome


Última alteração

Último usuário

4.3 – Conectores Lógicos Permitem a unificação e separação de fluxos segundo os conceitos de E, OU ou OU-exclusivo.


Operador lógico Nome


Última alteração

Último usuário

Operador

E

Operador

OU

Operador

OU EXCLUSIVO

4.4 – Relacionamento Representa o tipo de dependência entre objetos. No caso do eEPC indica relação de precedência entre as

atividades e caminhos possíveis. O relacionamento entre os objetos está condicionado às regras definidas no

filtro “TCU Padrão”.


Relacionamento

Tipo

Identificador

Nome



4.5 – Unidade organizacional Representam as diversas unidades existentes em um dado órgão. Para fins de modelagem também pode ser

utilizado para representar diversas unidades que possuem a mesma natureza (Ex.: Diretoria, Gabinete do

Secretário, Gabinete do Ministro...)


Unidade organizacional Nome


Última alteração

Último usuário

Interna

Externa

4.6 – Cargo Identifica os cargos oficialmente existentes no órgão (Ex.: TCE, ACE, ...)


Cargo Nome


Última alteração

Último usuário

4.7 – Armazenador de informações Representa um conjunto de dados que pode ser utilizado como entrada e/ou saída de uma atividade. Podem estar

associados a um documento físico, a um documento modelo (template), a um site, entre outros.


Armazenador de

informações

Nome



Última alteração

Último usuário

Vínculo 1

4.8 – Tipo de pessoa É utilizado para representar os papéis desempenhados por uma ou mais pessoas em um processo de trabalho.

Representa um conjunto de direitos e responsabilidades. Permite associar os agentes executores às atividades.

(Ex.: programador, administrador de dados, fiscalizador de obras, requerente, denunciante,...)


Tipo de pessoa Nome



Última alteração

Último usuário



4.9 – Sistema de aplicação Representam os sistemas utilizados durante a execução de uma atividade.


Sistema de aplicação Nome



Última alteração

Último usuário



5. ESTRUTURA DE ARMAZENAMENTO DE INFORMAÇÕES

5.1 Conceitos

Base Local – Base de dados instalada na máquina do usuário. Em sua instalação básica não possui o filtro

“TCU Padrão” e nem o template “standard” configurado para o TCU. Para esta base não é gerado backup, logo,

deve ser utilizada unicamente para fins de estudo individual e testes locais. Diagramas gerados nesta base não

devem ser exportados para a base de produção.

Servidor srv-servicedesk – Servidor instalado no início de 2007. É o local oficial onde todos os novos

diagramas e objetos são criados. Possui controle de acesso, templates e filtros controlados pela área responsável,

além de regras e padrões estabelecidos para criação e utilização das bases de dados.

Servidor bdados4 – Servidor onde os dados produzidos nos servidores srv-desenvol2 e srv-servicedesk são

armazenados fisicamente.

Configuração do servidor srv-servicedesk – As configurações de filtros, templates e objetos são mantidos de

forma centralizada neste local. As configurações são compartilhadas com todas as bases de dados criadas dentro

deste servidor. Para alterar qualquer configuração é necessário ter a senha de “configurador do servidor”.

Atualmente a Setec é a unidade responsável pela manutenção das configurações.

Bases de dados do servidor srv-servicedesk – Para poder criar novas bases, realizar backups e restore é

necessário ter a senha de “administrador do servidor”. Atualmente a Setec é a unidade responsável pela

administração das bases de dados do servidor. Atenção: o controle de acesso no ARIS é feito por base de dados

e não por servidor, sendo assim, criar uma nova base significa estabelecer um novo controle de acesso. O

cadastro ou modificação de permissão de acesso de usuários à base de dados requer a utilização de senha

específica.

TCU Corrente – Base de dados criada no servidor srv-servicedesk. É a base de dados padrão para a criação e

manutenção dos diagramas e objetos utilizados na modelagem dos processos internos do TCU. Foi estruturada

em três grupos principais:

(1) compartilhado - contém os modelos cadeia de valor e o organograma do TCU, além dos objetos que

podem ser compartilhados entre os diversos diagramas do Tribunal (Ex.: unidades organizacionais,

sistemas, documentos, papéis e cargos);

(2) processos integrados por tema - contém os processos que são compartilhados por diversas unidades

do Tribunal e que foram devidamente discutidos e padronizados;

(3) processos por unidade organizacional - contém os processos executados por uma determinada

unidade organizacional e que pode, ou não, ser utilizado por outras unidades.

TCU Histórico <ano> – ao final de cada ano será gerada uma cópia da base TCU Corrente que receberá o

nome Histórico <ano>. Esta base não poderá ser modificada, logo, todas as permissões de acesso que

envolverem alteração ou exclusão serão retiradas, permanecendo disponível apenas a permissão pública de

leitura. Estas bases servirão como fonte de análise histórica da evolução dos processos.

TCU Externos – Base criada para mapear processos externos ao TCU como, por exemplo, os processos de

órgãos que estão sendo auditados. Serão definidas regras e padrões de modelagem específicos para esta base.



5.2 Conteúdo Estrutura Organização Orientação

Servidores

Base de dados

A criação e a manutenção

de Bases de Dados são de

responsabilidade da Setec.

Grupos

Grupo Compartilhado

A atualização do conteúdo

do grupo compartilhado é,

prioritariamente, de

responsabilidade da

Seplan.



Grupo Temático

O tratamento temático será

utilizando quando houver o

interesse de padronizar

processos que são

utilizados por mais de uma

unidade.

Grupo Unidade

Processos que são

utilizados prioritariamente

por uma unidade, mas que

não sejam padrão para

todo o tribunal, serão

armazenados neste grupo.

Árvore de Processos



Processos

Estrutura interna de um

grupo de Processo

Criar uma pasta para cada

processo.

O nome da pasta deve ser

o mesmo nome do

diagrama do tipo eEPC.

Na pasta do processo

deverá haver apenas

objetos do tipo: eventos,

funções e operadores

lógicos.

Dentro da pasta de cada

processo deverá ser criada

uma subpasta com o nome

FAD.

Na subpasta FAD deverão

ser armazenados todos os

diagramas deste tipo

associados ao eEPC.

Os objetos utilizados no

FAD não deverão ser

mantidos dentro desta

pasta e sim nos grupos

compartilhado/objetos (se

forem comuns a mais de

uma unidade) ou nos

grupos Processos

organizados por

unidade/objetos (se forem

de uso exclusivo por uma

unidade organizacional).



ANEXO I – RESPONSABILIDADES Perfil Responsável Atribuições

Administrador do Servidor Setec Criar bases de dados

Realizar backup e restore de base de dados

Realizar importação e exportação de dados (XML)

Configurador do Servidor Setec Criar/Modificar Templates

Criar/Modificar Filtros

Administrador da Base de Dados Setec Criar novos grupos na base de dados (Pastas)

Agrupar/Eliminar objetos redundantes

Realizar a reorganização da base

Criar grupos de usuários

Atribuir permissões de acesso aos grupos

Cadastrar novos usuários

Associar usuários a grupos

Administrador de objetos

compartilhados

Seplan Manter organograma da instituição

Manter cadeia de valor da instituição.

Criar/Modificar: unidades organizacionais, cargos, documentos

comuns, papéis comuns

Administrador de sistemas Setec Criar/Modificar: sistemas de informação

Administrador da unidade Modeladores

da unidade

Atualizar a árvore de processos da unidade sob sua gestão;

Criação de novos grupos de processos dentro da pasta

modelos/processo.

Representação de processos utilizando os diagrama eEPC e FAD.

Criação de objetos compartilhados pela unidade (documentos de

entrada/saída e papéis desempenhados pelos servidores da unidade)

Informar Seplan quando processos forem concluídos para que a

mesma possa analisá-los e autorizar sua publicação.

Administrador do tema Modeladores

do tema sob

orientação da

Seplan

Atualizar a árvore de processos do tema sob sua gestão;

Criação de novos grupos de processos dentro da pasta

modelos/processo.

Representação de processos utilizando os diagrama eEPC e FAD.

Criação de objetos compartilhados dentro do tema (documentos de

entrada/saída e papéis desempenhados pelos servidores da unidade)

Informar Seplan quando processos forem concluídos para que a

mesma possa analisá-los e autorizar sua publicação.

Administrador de processos

corporativos

Seplan Analisar os processos

Gerar/Atualizar, via Web Publisher, site contendo os modelos e

objetos que estiverem aprovados.

Testar o site e encaminhá-lo para ambiente de produção.

Consultor Seplan Orientar novos usuários do ARIS acerca do funcionamento da

ferramenta, de metodologia de modelagem, padrões, filtros e

templates de modelagem.

Publicador ? Disponibilizar o site em ambiente produtivo o qual, em um

primeiro momento, será acessível apenas para os profissionais que

trabalham no TCU.



ANEXO II – ORIENTAÇÕES GERAIS DE MODELAGEM – BOAS PRÁTICAS

1. Geral

o Utilizar filtro TCU padrão

o Utilizar template Standard (que foi customizado para o TCU)

o Configurar ambiente de trabalho para exibir grade (tamanho 5)

o Alinhar as linhas utilizando os comandos alinhar conectores e alinhar grade.

2. eEPC

o Para cada processo deverá ser criado um grupo (diretório) no ARIS que deverá conter um único

diagrama eEPC e um subgrupo (subdiretório) com o nome FAD.

o O nome do grupo (diretório) terá que ser o mesmo do eEPC, ambos deverão ser escritos no

infinitivo (Ex.: Propor pagamento de fatura...).

o Pode-se utilizar o eEPC ou o eEPC Linha.

o Um eEPC deve conter apenas: eventos, funções, operadores lógicos e relacionamentos.

o As funções deverão ser escritas no infinitivo (Ex.: executar, verificar, acrescentar...).

o Os eventos deverão ser escritos no particípio (Ex.: executado, analisado, processado...).

o Os relacionamentos e operadores não precisam ser renomeados.

o Um eEPC terá que ser iniciado e encerrado com eventos.

o Um operador lógico deve ser precedido ou seguido de eventos.

o A interface com subprocessos terá que ser, necessariamente, precedida e seguida de eventos.

o Os mesmos eventos que precedem e sucedem uma interface entre subprocessos deverá estar

presente dentro do subprocesso ao qual ela está associada.

o No desenho do fluxo eEPC linha, as exceções deverão ser representadas em cima e o “caminho

feliz” embaixo. No desenho do fluxo eEPC vertical, as exceções deverão ser representadas à

direita, e o “caminho feliz” à esquerda.

o O detalhamento de uma atividade (função) será feito mediante a criação e associação da mesma

com um diagrama do tipo FAD.

o Regras de ouro de EPCs:

Funções e eventos têm apenas uma entrada e uma saída;

Operadores lógicos contêm vários fluxos de entrada e um de saída, ou um único fluxo

de entrada e vários de saída;

Existe um evento inicial e um evento final;

Eventos não tomam decisões, logo, só possuem uma saída.

3. FAD

o Para cada atividade (função) deverá existir apenas um FAD;

o Os FADs deverão ser gravados no grupo (diretório) FAD do processo a que se refere;

o Um FAD deve conter uma única função a qual serão vinculados documentos de entrada e saída,

unidades organizacionais, tipo de pessoas (papéis), sistemas;

o Os documentos de entrada devem estar posicionados à esquerda da atividade;

o Os documentos de saída devem estar posicionados à direita da atividade;

o As unidades organizacionais devem estar posicionadas acima da atividade;

o Os sistemas devem estar posicionados acima da atividade;

o Os papéis devem estar posicionados abaixo da atividade;

o Os relacionamentos devem ser ligados à face da atividade em um único ponto.

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