p l a n o d e g e r e n c i a me n t o d as c o m u n i c...

Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 1

P l a n o d e G e r e n c i a m e n t o d a s C o m u n i c a ç õ e s d o

P r o j e t o

I d e n t i f i c a ç ã o

Projeto

Implantação de Sistema GED

Versão

1.1

Início

28.05.2012

Solicitante

BB S.A

Término

28.01.2013

Patrocinador do Projeto

Jurandir Toblib – Presidente da BB S.A.

Gerente do Projeto

Glaycy Anne de Melo C. Costa

H i s t ó r i c o d e R e g i s t r o s

Versão Data Responsável Descrição

1.0 08.07.2012 Anna Karoline

José de Ribamar Gomes Criação do documento

1.1 09.07.2012 Glaycy Anne de Melo Alteração no documento


1 – D e s c r i ç ã o d o s p r o c e s s o s d e g e r e n c i a m e n t o d a s c o m u n i c a ç õ e s

O processo de Gerenciamento de Comunicações será realizado através das

seguintes técnicas e ferramentas:

Link específico do projeto na Intranet

Documentos impressos

Correio eletrônico

Reuniões

Quadro de avisos

Atas de reunião

Contratos

Notas Diárias e Boletins semanais (serão divulgados através de

mensagens eletrônicas e atualizações na Intranet)

Será criado um link específico na Intranet da empresa com as principais

informações sobre implantação do sistema GED – cronograma, setores envolvidos, partes

interessadas, dentre outros. Os funcionários da empresa poderão enviar

sugestões/reclamações através da opção “Avaliação do Projeto”, onde apenas o Gerente do

Projeto terá acesso à esses dados.

Os membros da equipe do projeto poderão enviar sugestões para a Pasta

Particular diretamente relacionada ao projeto, onde os níveis de acesso às informações serão

definidos pelo Gerente do Projeto, tendo apenas a Diretoria da empresa a prerrogativa para

acessar qualquer informação.

As reuniões serão realizadas online quando não forem possíveis as reuniões

presenciais, sendo estas definidas pelo GP e semanalmente na modalidade presencial,

realizadas às sextas-feiras, onde constará previamente a pauta dos assuntos a serem

discutidos pelo time do projeto, o objetivo da reunião, os participantes e a definição de seus


papéis, cabendo ao GP possíveis alterações no cronograma, pauta e periodicidade das

mesmas.

As atas de reunião serão padronizadas, onde constará o dia, horário, local e

participantes, além da citação na íntegra dos temas elencados.

2 – E v e n t o s d e c o m u n i c a ç ã o

O projeto terá os seguintes eventos de comunicação:

2 . 1 – R e u n i ã o d e “ K i c k O f f M e e t i n g ”

2 . 1 . 1 – O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

Início formal do projeto, onde serão apresentadas as primeiras informações sobre

o objetivo do projeto e suas implicações na estrutura organizacional da empresa, de que

formas os stakeholders e áreas da empresa ficarão envolvidas, além dos primeiros

levantamentos relacionados a tempo, custo, escopo, dentre outros.

2 . 1 . 2 – R e s p o n s á v e i s

Glaycy Anne de Melo C Costa – Gerente do Projeto;

José Guimarães Rosa – Diretor de TI.

2 . 1 . 3 – E n v o l v i d o s

Equipe do Projeto;

Diretores da Empresa;

Gestores Principais dos setores envolvidos.

2 . 1 . 4 – D u r a ç ã o

1 (uma) hora.

2 . 1 . 5 – L o c a l

Sala de Treinamento 2 – Sede da empresa.


2 . 2 – R e u n i ã o d e P l a n e j a m e n t o


Estabelecer as principais diretrizes e envolvidos no projeto.

2 . 2 . 2 – R e s p o n s á v e l

Glaycy Anne – Gerente do Projeto

José Guimarães Rosa – Diretor de TI

2 . 2 . 3 – E n v o l v i d o s

Gerente do Projeto;

Diretores da Empresa.

2 . 2 . 4 – D u r a ç ã o

1 (uma) hora.

2 . 2 . 5 – L o c a l


2 . 3 – R e u n i õ e s S e m a n a i s d e A c o m p a n h a m e n t o ( F o l l o w u p m e e t i n g )


Apresentar através de dados objetivos o status das entregas e atividades do

projeto. Cada responsável terá até 10 minutos para suas considerações. Apenas após todas as

explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos definirão

as estratégias futuras. Os participantes serão previamente definidos pelo GP, com pauta

específica.

2 . 3 . 2 – R e s p o n s á v e i s –

Glaycy Anne – Gerente do Projeto;

José Guimarães Rosa – Diretor de TI;

2 . 3 . 3 – E n v o l v i d o s

Toda a equipe


2 . 3 . 4 – D u r a ç ã o

1 (uma) hora e 30 (trinta) minutos.

2 . 3 . 5 – L o c a l


2 . 3 . 6 – O u t r o s

A forma de apresentação e de reporte dos assuntos deverá ser previamente

informada ao Gerente do Projeto para que adequações relacionadas ao local da reunião e

tempo de explanação sejam providenciadas.

2 . 4 – R e l a t ó r i o s d e D e s e m p e n h o d o p r o j e t o


Apresentar através de dados objetivos informações sobre o escopo, tempo, custo,

prazo ou qualidade, dependendo do assunto agendado.

Recomenda-se que os responsáveis pelo reporte dos dados de desempenho,

apresentem preferencialmente através de tabelas, gráficos, histogramas, relatórios,

indicadores, e se possível, que sejam distribuídas cópias do material aos participantes para um

acompanhamento mais efetivo dos dados expostos.

Cada responsável terá até 20 minutos para suas considerações. Apenas após

todas as explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos

definirão as estratégias futuras. Os participantes serão previamente definidos pelo GP, com

pauta específica. Periodicidade mensal, cabendo a Diretoria da empresa solicitações de prazo

diferentes desta.

2 . 4 . 2 – R e s p o n s á v e i s


2 . 4 . 3 – E n v o l v i d o s

Toda a equipe do projeto;

Diretoria da empresa


2 . 4 . 4 – D u r a ç ã o

Até 2h.

2 . 4 . 5 – L o c a l


2 . 4 . 6 – O u t r o s


informada ao Gerente do Projeto para que adequações relacionadas ao local da reunião e

tempo de explanação sejam providenciadas.

2 . 5 – R e u n i õ e s O n l i n e


Proporcionar interação entre a equipe do projeto e as áreas e stakeholders

envolvidos no projeto, quando não for possível a realização das reuniões presenciais. Os

participantes serão previamente definidos pelo GP, com pauta específica.

2 . 5 . 2 – R e s p o n s á v e i s

Glaycy Anne de Melo C Costa – Gerente do Projeto;

2 . 5 . 3 – E n v o l v i d o s

Equipe do Projeto;

Participantes pré-definidos (de acordo com o tema a ser tratado).

2 . 5 . 4 – D u r a ç ã o

30 minutos (tempos adicionais podem ser utilizados, dependendo da tratativa).

2 . 5 . 5 – L o c a l

Plataforma específica do projeto.

2 . 6 – L i n k e s p e c í f i c o d o p r o j e t o n a I n t r a n e t



Divulgar as principais informações sobre o andamento e objetivo do projeto. Os

dados serão atualizados semanalmente pela equipe de TI e supervisão do Gerente do Projeto e

Diretor de TI.

2 . 6 . 2 – R e s p o n s á v e i s


José Guimarães Rosa – Diretor de TI

2 . 6 . 3 – E n v o l v i d o s

Equipe de TI;

Diretor de TI;

Equipe de Projeto.

2 . 6 . 4 – D a t a e H o r á r i o

24 horas por sete dia.

2 . 6 . 5 – L o c a l

Intranet da empresa

2 . 7 – E - m a i l


Proporcionar a comunicação diária entre os envolvidos no projeto. Essa

ferramenta será utilizada principalmente em assuntos de menor relevância. Os dados serão

agrupados em Pastas Particulares, com temas gerais definidos, afim de que a pesquisa desses

dados a posteriori seja otimizada.

2 . 7 . 2 – R e s p o n s á v e i s


2 . 7 . 3 – E n v o l v i d o s

Toda a equipe do projeto.


2 . 7 . 4 – D a t a e H o r á r i o

24 (vinte e quatro) horas por 7 (sete) dia.

2 . 7 . 5 – L o c a l

Correio Eletrônico/Pastas Particulares

2 . 8 – R e u n i õ e s c o m f o r n e c e d o r e s / c o n s u l t o r i a


Solicitar aos fornecedores e consultoria que apresentem as propostas sobre os

produtos requeridos.

2 . 8 . 2 – R e s p o n s á v e i s


Miguel Moura – Técnico do setor de compras

George Gomes – Técnico do setor de TI

2 . 8 . 3 – E n v o l v i d o s

Equipe do Projeto;

Setor de Compras;

Setor de TI;

Consultor em GED;

Técnico do setor financeiro;

Representante da empresa (a ser definido pela Diretoria, dependendo do

assunto).

2 . 8 . 4 – D u r a ç ã o

30 (trinta) minutos (tempos adicionais podem ser utilizados, dependendo da

tratativa).


2 . 8 . 5 – L o c a l


2 . 9 – T r e i n a m e n t o d o s F a c i l i t a d o r e s


Capacitar o pessoal de TI para que possa assumir a administração dos

equipamentos e do sistema de GED.

2 . 9 . 2 – R e s p o n s á v e i s

Danilo Fernandes – Consultor de GED

2 . 9 . 3 – E n v o l v i d o s

Setor de Recursos Humanos;

Funcionários de TI;

Consultoria de GED;

Representante da empresa.

2 . 9 . 4 – D u r a ç ã o

1 (uma) h diária ou de acordo com as disponibilidades de horários dos treinandos

e da empresa.

2 . 9 . 5 – L o c a l


2 . 9 . 6 – O u t r o s


informada ao Setor de Recursos Humanos para que adequações relacionadas ao local de

treinamento e tempo de explanação sejam providenciadas.


2 . 1 0 – T r e i n a m e n t o d o s U s u á r i o s

2 . 1 0 . 1 – O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

Treinar os funcionários para a correta utilização dos equipamentos e sistema GED

contratado.

2 . 1 0 . 2 – R e s p o n s á v e i s

Anna Pereira – Facilitador de tecnologia da informação treinado

2 . 1 0 . 3 – E n v o l v i d o s


Facilitador;

Funcionários da empresa;

Representante da empresa.

2 . 1 0 . 4 – D u r a ç ã o

1h diária ou de acordo com as disponibilidades de horários dos treinandos e da

empresa.

2 . 1 0 . 5 – L o c a l


2 . 1 0 . 6 – O u t r o s


informada ao Setor de Recursos Humanos para que adequações relacionadas ao local de

treinamento e tempo de explanação sejam providenciadas.

2 . 1 1 – R e u n i ã o p a r a e n c e r r a r o p r o j e t o ( e n d u p m e e t i n g ) :

2 . 1 1 . 1 – O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a

Formalizar o final do projeto, através do Termo de Aceite das partes envolvidas

(cliente e patrocinador). Cada participante terá até 30 minutos para suas considerações.

Apenas após todas as explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o

assunto.


2 . 1 1 . 2 – R e s p o n s á v e i s


Jurandir da Conceição Toblib – Presidente da Empresa.

2 . 1 1 . 3 – E n v o l v i d o s

Gerente do Projeto;

Equipe de projeto;

Diretoria da empresa.

2 . 1 1 . 4 – D u r a ç ã o

Até 2 (duas) h.

2 . 1 1 . 5 – L o c a l


3 – C r o n o g r a m a d o s e v e n t o s d e c o m u n i c a ç ã o

Evento de Comunicação Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev

Reunião de “Kick Off Meeting”

X

Reunião de Planejamento X X

Reuniões semanais de Acompanhamento (Follow up meeting)

X X X X X X X X X

Relatórios de Desempenho do projeto

X X X X X X X X

Reuniões Online X X X X X X X X X

Link específico do projeto na Intranet

X X X X X X X X

E-mail X X X X X X X X X


Evento de Comunicação Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev

Reuniões com fornecedores/consultoria

X X X X X

Treinamento dos Facilitadores

X X X

Treinamento dos Usuários X X

Reunião para encerrar o projeto (end up meeting)

X

4 – M a t r i z d e C o m u n i c a ç ã o

Eventos Objetivo Meio Freqüência Audiência Dono Entregas

Reunião de “Kick Off Meeting”

Início formal do projeto, onde a

equipe será apresentada ao

projeto

Face a face

Uma vez

Patrocinador;

Equipe do projeto;

Stakeholders

Gerente do Projeto

Ata de reunião

Reunião de Planejamento

Estabelecer as principais diretrizes

e envolvidos no projeto

Face a face

Uma vez

Gerente do Projeto;

Diretores da empresa

Gerente do projeto

Ata da Reunião

Reuniões Semanais de Acompanhamento (Follow up meeting)

Apresentar através de dados objetivos

o status das entregas e

atividades do projeto

Face a face

Semanal

Equipe do projeto;

Gerente

do projeto Ata da reunião

Relatórios de Desempenho do projeto

Apresentar através de dados objetivos informações sobre o escopo, tempo, custo, prazo ou

qualidade, dependendo do

assunto agendado

Face a face

Quinzenal

Equipe do projeto;

Diretores da empresa

Gerente do projeto

Relatório de desempenho do

projeto

Reuniões Online Proporcionar interação entre a

equipe do projeto e as áreas e

stakeholders envolvidos no

projeto.

Plataforma

específica do

projeto

Quando preciso

Equipe do Projeto

Participantes pré-definidos (de acordo com o tema a ser tratado)

Gerente do Projeto

Ata de reunião


Eventos Objetivo Meio Freqüência Audiência Dono Entregas

Link específico do projeto na Intranet Divulgar as

principais informações sobre

o andamento e objetivo do projeto

Intranet da

empresa

Semanal

Equipe de TI;

Diretor de TI

Equipe do Projeto

Gerente do

Projeto;

Gerente de TI

Relatórios atualizados

E-mail

Proporcionar a

comunicação diária entre os envolvidos

no projeto

Correio Eletrônico/Past

as Particul

ares

Diário Equipe do projeto

Gerente do Projeto

Reuniões com fornecedores/consultoria

Solicitar aos fornecedores e consultoria que apresentem as

propostas sobre os produtos

requeridos

Face a face

Quando demandando, conforme cronograma

Equipe do Projeto;

Setor de Compras;

Setor de TI;

Consultor em GED;

Técnico do setor financeiro;

Representante da empresa (a ser definido pela Diretoria, dependendo do assunto)

Gerente do Projeto

Propostas dos produtos

requeridos

Treinamento dos Facilitadores

Capacitar o pessoal

de TI para que possa assumir a

administração dos equipamentos e do

sistema de GED

Face a face

1h diária ou de acordo

com as disponibilid

ades de horários dos treinandos

e da empresa


Funcionários de TI;

Consultoria de GED

Representante da empresa

Consultor do GED

Facilitadores treinados

Treinamento dos usuários

Treinar os funcionários para a correta utilização

dos equipamentos e sistema GED

contratado

Face a face

1h diária ou de acordo

com as disponibilid

ades de horários dos treinandos

e da empresa

Setor de Recursos Humanos, Facilitador,

Funcionários da empresa,

Representante da empresa

Facilitador de

tecnologia da

informação treinado

Usuários treinados

Reunião para encerrar o projeto (end up meeting)

Formalizar o final do projeto

Face a face

Uma vez

Gerente do Projeto e equipe de assessoria do GP e Diretoria da

empresa

Gerente do Projeto

Termo de aceite


5 – A t a s d e r e u n i ã o

Todos os eventos oficiais de comunicação serão registrados em Atas, sobre co-

responsabilidade de um membro da equipe, previamente definido pelo Gerente do Projeto,

que fará a revisão do conteúdo para posterior divulgação à equipe do Projeto e Diretoria da

Empresa.

As atas de reunião serão padronizadas, onde constará o dia, horário, local e

participantes, além da citação na íntegra dos temas elencados.

6 – E x e m p l o d e r e l a t ó r i o s d o p r o j e t o

Os principais relatórios a serem publicados no sistema de informações do projeto

são apresentados a seguir.

Todos esses relatórios serão gerados diariamente pelos responsáveis e publicados

no espaço dedicado ao projeto na intranet da empresa.

Qualquer outra necessidade de relatórios de progresso para as reuniões semanais

de acompanhamento deverá ser solicitada com antecedência mínima de 24 horas e por escrito

com a autorização do gerente de projetos.

6 . 1 – W B S o u E A P ( E s t r u t u r a A n a l í t i c a d o P r o j e t o )

A representação a seguir é o padrão para a visualização da WBS durante o

progresso do projeto, onde as atividades concluídas são apresentadas em azul, as atividades

em execução em amarelo e as não iniciadas em verde, incluindo também o percentual

completo da atividade dentro da caixa da atividade.

R e s p o n s á v e l : Glaycy Anne de Melo C. Costa

6 . 2 – G r á f i c o d e G a n t t

O gráfico de Gantt do projeto será evidenciado através de barras no tempo para

todas as atividades do projeto ao longo de sua execução, possibilitando o acompanhamento

da evolução das atividades em relação ao tempo previsto.



6 . 3 – D i a g r a m a d e R e d e

O diagrama de rede será apresentado por elemento do WBS ou da EAP do projeto

dentro de uma escala quinzenal de trabalho, evidenciando também as atividades críticas em

vermelho e as não críticas em azul. Cada caixa representa uma atividade com seu nome, data

de início e término.


6 . 4 – A c o m p a n h a m e n t o d o O r ç a m e n t o d o P r o j e t o

O orçamento do projeto será acompanhado apresentando o orçamento de cada

atividade e o seu custo atualizado, resumindo essas informações em um indicador gráfico de

status do projeto, onde o status verde indica gasto abaixo do orçamento, o status amarelo

indica um custo real inferior ao custo orçado em menos de 5%, o status vermelho indica um

custo real superior ao orçado.

R e s p o n s á v e l : Roberto Correia de Assis Filho

6 . 5 – D i a g r a m a d e M a r c o s

Relatório que apresenta as datas de conclusão de cada atividade com seus

respectivos desvios, apresentando o atraso/adiantamento da atividade, bem como o status de

cada atividade com relação ao tempo através de um indicador gráfico de status do projeto,

onde o status verde (branco) indica um adiantamento do trabalho, o status amarelo(cinza)

indica um adiantamento inferior a 5% do previsto e o status vermelho (preto) indica uma

projeção de atraso no marco.


6 . 6 – D e s e m p e n h o d o P r o j e t o – A n á l i s e d e V a l o r A g r e g a d o

Relatório que apresenta um comparativo entre o valor agregado de cada

atividade do projeto e o valor previsto para cada um deles, incluindo os valores de custo

orçado (BCWS) e o valor agregado (ACWP), bem como o gráfico comparativo entre o orçado e

o agregado no tempo.

R e s p o n s á v e l : Roberto Correia de Assis Filho


7 – A d m i n i s t r a ç ã o d o p l a n o d e g e r e n c i a m e n t o d a s c o m u n i c a ç õ e s

7 . 1 – R e s p o n s á v e l p e l o p l a n o

Glaycy Anne de Melo Correia Costa, gerente do projeto, será o responsável direto

pelo plano de gerenciamento das Comunicações.

José Ribamar Barros Gomes, membro do time do projeto, será suplente do

responsável direto pelo plano de gerenciamento das comunicações.

7 . 2 – F r e q ü ê n c i a d e a t u a l i z a ç ã o d o p l a n o d e g e r e n c i a m e n t o d a s c o m u n i c a ç õ e s

O plano de gerenciamento das comunicações será reavaliado mensalmente na

primeira reunião mensal do CCB, juntamente com os outros planos de gerenciamento do

projeto.

As necessidades de atualização do plano antes da primeira reunião de CCB do

projeto deverão ser tratadas através dos procedimentos descritos no item.

8 – O u t r o s a s s u n t o s r e l a c i o n a d o s a o g e r e n c i a m e n t o d a s c o m u n i c a ç õ e s d o p r o j e t o

Todas as solicitações não previstas neste plano devem ser submetidas às reuniões

semanais de acompanhamento para aprovação. Imediatamente após sua aprovação devem

ser atualizadas no plano de gerenciamento das comunicações com seu devido registro de

alterações.

9 – A p r o v a ç õ e s

Aprovado por Data Assinatura

p l a n o d e g e r e n c i a me n t o d as c o m u n i c...

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