Apresentação de projetos na Bahiatursa

janeiro/2012

- Orientações -

A Bahiatursa, empresa oficial de turismo do Estado da Bahia, é vinculada à Secretaria de Turismo do Estado e tem como finalidade estimular a melhoria contínua do produto turístico Bahia, através da promoção e do relacionamento com os mercados nacionais e internacionais.

Neste sentido, a Bahiatursa participa de projetos cujas propostas envolvam captação de fluxo turístico, inovação e qualificação da oferta de atrativos e serviços turísticos.

Este documento traz orientações sobre:

• Condições para apresentação de projetos;

• Prazos de entrega;

• Estrutura básica do projeto;

• Preenchimento do formulário modelo usado pela Bahiatursa.

Apresentação

• Proponente – É a pessoa física ou jurídica que assume a responsabilidade legal junto à Bahiatursa pelo Projeto, de acordo com as condições e os prazos estabelecidos no instrumento de contrato ou convênio;

• Representante indicado pelo proponente – Pessoa física indicada pelo proponente, no Formulário do Projeto, para acompanhar o desenvolvimento do mesmo junto à Bahiatursa;

• Contatos – Os telefones e e-mails indicados no Formulário de Projeto devem estar ativos, e ficam aqui considerados canais de comunicação oficiais entre a Bahiatursa e o proponente;

•Itens de identificação do projeto – Os itens 5 a 34 do projeto devem ser preenchidos integralmente, pois, além de identificar o proponente, são importantes para o encaminhamento que o projeto terá dentro da Bahiatursa.

• Documentação – Os projetos devem ser encaminhados em Formulário Modelo da Bahiatursa, e acompanhados de toda a documentação exigida nos respectivos check lists disponíveis no site: www.bahiatursa.ba.gov.br/site/Contratos/contratos.html

•Atualização de documentação – Cabe ao proponente atualizar documentos e certidões ao longo do trâmite do processo de apoio na Bahiatursa, bem como durante a execução do contrato nos termos do inciso XVI do Art. 126 da Lei Estadual nº 9.433/05;

• Complementação de Informações Técnicas – A equipe da Bahiatursa informará ao proponente, através do e-mail indicado no Formulário de Projeto, a necessidade de complementação de informações do mesmo. O proponente terá no máximo 48 horas (ou dois dias úteis), contados a partir do horário registrado no envio do e-mail, para responder as solicitações;

• Valores do apoio – O proponente deverá apresentar o orçamento total detalhado do projeto, destacando o valor proposto à Bahiatursa (patrocínio, contrato ou convênio;

• Justificativa turística do Projeto – Argumentos que demonstrem a relação do projeto com a geração de fluxo turístico , inovação e qualificação da oferta de atrativos e serviços turísticos;

• Fiscalização – A Bahiatursa indicará um fiscal que deverá acompanhar a execução das atividades do Projeto, e o proponente ficará obrigado a facilitar o acesso desta pessoa ao espaço do evento e esclarecer informações sempre que solicitado;

• Prazo de entrega – Os projetos devem ser encaminhados à Bahiatursa com no mínimo 60 dias de antecedência da execução do mesmo. Em períodos de Carnaval e São João os prazos serão previstos em chamamentos públicos específicos;

Para efeito deste documento entende-se:

Continua

• Recebimento de Projetos – Não serão aceitos Projetos que não estejam no Modelo de Formulário adotado pela Bahiatursa nem fora do prazo estabelecido;

• Apresentação de Contrapartidas – O proponente deve deixar claro seu compromisso em relação à Bahiatursa em dois aspectos: no uso das marcas (institucional e promocional) e na valorização do turismo da Bahia;

• Uso das marcas – Inserir a marca institucional Bahiatursa/Setur/Governo da Bahia e a marca promocional Bahia Turismo em todo o material promocional, de divulgação, sinalização e publicitário relativo ao projeto, bem como no que se refere à veiculação em mídia e notas de imprensa;

• Valorização do Turismo na Bahia – Através de aplicação da marca institucional Bahiatursa/Setur/Governo da Bahia e da marca promocional Bahia Turismo, da veiculação de folhetos, mensagens sonoras, jingles, espaço para ações promocionais da Bahiatursa e atendimento às demandas de relacionamento com operadores e agentes de viagem;

• Contratação de Artistas – Devem ser apresentados releases e/ou portfólios, que comprove notoriedade nacional, regional ou local, comprovação de cachê recebido anteriormente, com valor igual ou superior ao valor que será pago pela Bahiatursa - esta comprovação de dará através de cópias de notas fiscais ou cópias de contratos anteriores, mas que não tenham data superior a 24 meses da data da solicitação;

(Continuação)

• Justificativa de preço:

• Comprovação de Capacidade Técnica – Os proponentes devem apresentar atestados, emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado, de realização de pelo menos três projetos similares ao que for apresentado a Bahiatursa;

• Relatório Técnico – Após o encerramento do projeto o proponente deverá encaminhar à Bahiatursa, como um dos requisitos para pagamento, um relatório técnico contendo:

a) Artista – Comprovação do cachê cobrado através de 3 notas fiscais ou contratos de apresentações anteriores com datas não superiores a 12 meses da data da solicitação.

b) Patrocínios – Comprovação de compatibilidade do valor proposto a título de patrocínio com valores de outros patrocinadores para o mesmo evento ou em relação ao mesmo evento em outras edições através de nota fiscal ou contrato.

a) Fotos/Vídeo – Devem comprovar as atividades desenvolvidas durante o projeto. É importante que as fotos/vídeo identifiquem o local e marca do projeto, além da marca institucional Bahiatursa/Setur/Governo da Bahia e da marca promocional Bahia Turismo. Recomenda-se que as fotos registrem as datas em que foram tiradas;

Continua

b) Público – Média de público presente por dia e no período. Origem do público (local, regional, estadual, nacional, etc);

c) Divulgação – Anexar clipagem com notícias veiculadas sobre o evento nas mídias impressas, digitais e eletrônicas sobre a realização do projeto (TV, rádio, jornais, revistas, sites, entrevistas, vídeo, etc);

d) Hospedagem – No caso de eventos no interior do estado, os proponentes devem informar a existência de meios de hospedagem e a prática de aluguel de casas;

e) Descrição da realização do projeto – Elaborar breve relato descrevendo como aconteceu a execução do projeto, e destacando de que forma o mesmo colaborou para captação de fluxo turístico, inovação e qualificação da oferta de atrativos e serviços turísticos.

f) Declaração de realização do evento firmada por autoridades local, desvinculada da entidade apoiada.

Continua

(Continuação)

Glossário Técnico:

• Atrativos turísticos – Locais, objetos, equipamentos, pessoas, fenômenos, eventos ou manifestações capazes de motivar o deslocamento de pessoas para conhecê-los. Os atrativos turísticos podem ser naturais, culturais, atividades econômicas, eventos programados e realizações técnicas, científicas e artísticas;

• Capacidade de carga ou de suporte – O nível ótimo de uso (máximo aceitável) que uma área pode receber com alto nível de satisfação para os usuários (turistas, visitantes) e mínimos efeitos negativos sobre os recursos;

• Demanda turística – Quantidade de bens e serviços consumidos em um dado período, em determinado local, e por um determinado número de turistas;

• Destino turístico – Local, cidade, região ou país para onde se movimentam os fluxos turísticos;

• Equipamentos e serviços turísticos – Conjunto de serviços, edificações e instalações indispensáveis ao desenvolvimento da atividade turística e que existe em função desta. Compreendem os serviços e os equipa-mentos de hospedagem, alimentação, agenciamento, transporte, eventos, lazer, etc;

• Fluxo turístico – Todo e qualquer deslocamento de um conjunto de turistas que se movimenta de uma direção a outra, unidirecionalmente, num contexto espaço-temporal delimitado, com um ponto comum de emissão e um ou vários pontos de recepção;

• Infraestrutura de apoio ao turismo – É todo o conjunto formado por obras e instalações de estrutura física e de serviços, indispensáveis ao desenvolvimento do turismo e existentes em função dele;

• Marketing – Conjunto de técnicas utilizadas para a divulgação, comercialização e distribuição de um produto entre diferentes consumidores;

• Oferta turística – conjunto de atrativos turísticos, serviços, equipamentos e toda infraestrutura de apoio ao turismo de um determinado destino turístico, utilizados em atividades designadas turísticas;

• Produto turístico – é o conjunto de atrativos, equipamentos e serviços turísticos, acrescidos de facilidades, ofertado de forma organizada por um determinado preço. Rotas, roteiros e destinos podem se constituir em produtos turísticos, por exemplo;

Continua

• Segmentos turísticos – a segmentação é entendida como uma forma de organizar o turismo para fins de planejamento, gestão e mercado. Os diferentes segmentos são estabelecidos a partir dos elementos de identidade da oferta de serviços e atrativos turísticos e da variação da demanda por esses elementos;

• Trade turístico – conjunto de agentes, operadores, hoteleiros e prestadores de serviços turísticos, que incluem restaurantes, bares, redes de transporte etc.

• Região turística – é o espaço geográfico que apresenta características e potencialidades similares e complementares, capazes de serem articuladas e que definem um território, delimitado para fins de planejamento e gestão. Sendo assim, a integração de municípios de um ou mais estados, ou de um ou mais países, pode constituir uma região turística;

• Roteiro turístico – itinerário caracterizado por um ou mais elementos que lhe conferem identidade, é definido e estruturado para fins de planejamento, gestão, promoção e comercialização turística;

(Continuação)

O conceito de projeto compreende coordenação, e sequência de atividades, dentro de um período de tempo com início e fim determinados previamente. Sistematizado em etapas a serem cumpridas, o projeto poderá auxiliar na identificação de deficiências, na execução de atividades e nos objetivos que se quer alcançar.

O que é um Projeto?

Sugestões:

Não esqueça que o seu Projeto pode ser lido por pessoas que não conheçam sua região, então, para que seus objetivos sejam entendidos, é interessante inserir no texto informações como: dados do município, movimentação de turistas no entorno do projeto, dados sobre hospedagem (meios de hospedagem ou aluguel de casas, por exemplo).

No caso de Projeto de Evento, é interessante informar também a origem, histórico e dados de edições anteriores, além de suas principais características.

Muita atenção!

• Esses dados serão usados nos documentos de concretização do apoio (contrato ou convênio), portanto, devem estar corretos , e, se sofrerem alguma alteração durante o trâmite da documentação, é imprescindível que seja formalmente comunicado à Bahiatursa.

• A data indicada no formulário deve ser aquela de execução do projeto, e não a do início dos trabalhos de elaboração do mesmo.

Preenchimento do Formulário Bahiatursa

A) Os itens 1, 2 e 3 solicitam dados que identificam o projeto (nome, local e data/período).

B) Apresentação do Projeto – item 35

Este texto deve ser um resumo do Projeto, dessa forma, sugerimos que o mesmo seja escrito após o Projeto estar pronto, uma vez que o texto deverá conter um resumo da proposta.

O item 35 trata da apresentação do projeto. Seja claro e objetivo, siga as orientações que estão no texto, e não esqueça de que a justificativa deve convencer o leitor de que seu projeto é importante para o turismo no seu município e região.

Muita atenção!

Se ao finalizar o texto você conseguir responder as seguintes perguntas, o seu projeto estará pronto: O que? Quando? Como? Onde? Quem? Para que? Para quem?

Quando um projeto é de interesse turístico? Quando sua proposta envolve:

• Geração de fluxo turístico regional, estadual, nacional ou internacional;

• Integração da economia local ou regional com a atividade turística;

• Preservação da identidade cultural local como atrativo turístico;

• Inovação da oferta de atrativos e serviços turísticos. Orientações

C) Apresentação do Projeto – item 36

O item 36 trata da justificativa do projeto. Seja claro e objetivo, siga as orientações que estão no texto, e não esqueça de que a justificativa deve convencer o leitor de que seu projeto é importante para o turismo no seu município e região.

Muita atenção!

Se ao finalizar o texto você conseguir responder as seguintes perguntas, o seu projeto estará pronto:

O que? Como? Onde? Para que? Por que? Quando? Quantas vezes? Com quem? Para quem?

O Estado da Bahia é dividido em 13 zonas turísticas: • Costa dos Coqueiros • Baía de Todos-os-Santos • Costa do Dendê • Costa do Cacau • Costa do Descobrimento • Costa das Baleias • Chapada Diamantina • Caminhos do Oeste • Caminhos do Sertão • Caminhos do Sudoeste • Lagos e Cânions do São Francisco • Vale do São Francisco • Caminhos do Jiquiriçá.

Zonas Turísticas

Projetos realizados nas 13 zonas devem ressaltar características da oferta turística dos respectivos municípios envolvidos na proposta, inclusive infraestrutura turística, principais atrativos naturais e culturais locais e regionais. Os dados da proposta devem explicitar ainda os resultados esperados em relação à atividade turística no município e na região. Projetos realizados fora das 13 zonas turísticas precisam demonstrar sua capacidade de geração de fluxo turístico.

O objetivo geral deve deixar explicito aquilo que se pretende alcançar com o projeto. Portanto, pode-se dizer que o objetivo geral é o produto final do projeto.

Os objetivos específicos complementam o objetivo geral. Isto é, devem ser formados por ações que colaborem para alcançar o objetivo geral.

D) Objetivos do Projeto – item 37

Os objetivos são os resultados que se pretendem atingir com a realização da proposta. Os objetivos devem ser organizados em tópicos e são divididos em geral e específicos.

Muita atenção!

• Os objetivos devem ser claros, explícitos , concisos, viáveis e mensuráveis (qualitativamente e quantitativamente ).

•Seja claro e direto, muitos objetivos podem dispersar o foco de seu projeto.

O cronograma é a distribuição das ações no tempo previsto para duração do projeto.

É uma ferramenta que colabora para ordenar precedências e sequenciamentos de atividades.

O cronograma deve ser montado em forma de tabela para facilitar não só a visualização das atividades do projeto, como também para evitar que na região haja algum outro projeto no mesmo período trazendo prejuízos.

Muita atenção!

• Este item deve retratar as ações que serão realizadas para a execução do projeto.

• Não deixe nenhum campo em branco.

E) Cronograma – item 38

Entende-se por Obrigações do Proponente em um projeto, além da execução do objeto na forma proposta, aquelas ações de valorização do turismo da Bahia, que os responsáveis pela proposta apresentam aos possíveis patrocinadores como retorno pelo investimento. Por exemplo: inserção da marca do patrocinador em material promocional e peças de sinalização e divulgação que serão produzidas para exibição antes, durante e depois do evento, bem como o plano de mídia. O proponente deve informar, detalhadamente, os tipos, quantidades, dimensões e localização das peças destes itens, pois, com base nesta informação, a Bahiatursa fará a fiscalização.

F) Obrigações do Proponente – item 39

Continua

Cuidado! É importante que o proponente, ao usar as marcas de um patrocinador, se assegure de que está utilizando a sua versão atualizada e se informe sobre as formas corretas de uso, no que diz respeito às cores, formas, dimensões, fundo etc.

Muita atenção!

• No item 39 – Obrigações do Proponente, o proponente apresenta o retorno que dará ao apoio recebido.

• Sempre que possível indique as contrapartidas previstas com suas respectivas especificações e quantidades.

• É recomendável que seja mantido contato prévio com o Deplam, setor na Bahiatursa responsável pela aprovação no uso das marcas, através do e-mail deplam@bahiatursa.ba.gov.br, para aprovar a correta aplicação das marcas em todas as peças.

• Ao apresentar as contrapartidas oferecidas o proponente assume a responsabilidade de comprovar que as realizou, devendo apresentar relatório fotográfico e/ou vídeos, preferencialmente comprovando a data de realização do evento. Também é preciso apresentar um exemplar original de cada peça promocional produzida ou fotos das mesmas, quando se tratar de peças grande formato (banners, outdoor, fundo de palco, empena, testeira etc), com visibilidade clara para as marcas aplicadas.

Para efeito deste documento entende-se: Público Direto: pessoas para quem o projeto está voltado; Público Indireto: quantitativo de pessoas que espera-se atingir com a divulgação do evento.

Muita atenção!

• Procure esclarecer a origem do público que estará envolvido com o projeto. Por exemplo: comunidade local e moradores de municípios circunvizinhos.

• Indique quantidade de municípios próximos (com respectivas distâncias) cujos moradores costumam participar de atividades em sua cidade.

• Evite caracterizar o público apenas por gênero ou faixa etária.

G) Público Alvo – item 40

No item 40, o proponente estimará quantitativamente o publico direto e indireto que será atingido pelo projeto e, se possível, o fluxo de turistas e população local beneficiada.

No item 41 o proponente deverá indicar o valor do apoio solicitado à Bahiatursa.

H) Especificação do Apoio Solicitado – item 41

Muita atenção!

• Importante ressaltar que o valor do orçamento total do evento deve ser apresentado no item 42.

Neste local o proponente deve

indicar todos os recursos

financeiros que serão

necessários para a execução

geral do projeto.

Sugestão

Tente organizar os itens ou atividades em grupos. Por exemplo: recursos

humanos (recepcionistas, mestre de cerimônia, seguranças, etc), serviços

terceirizados, infraestrutura etc.

Organizando o orçamento desta forma, você terá uma visão mais clara do

custo do seu projeto e a Bahiatursa poderá avaliar a relação do valor solici-

tado com o custo total do Projeto.

I) Orçamento – item 42

A melhor maneira de apresentar um orçamento é através do formato de tabela,

indicando o item ou atividade, a quantidade, o valor unitário e valor total. Veja o

quadro a seguir.

Neste item o proponente deverá indicar o período de início e fim do projeto, ou seja, a data de realização do primeiro e do último dia do evento.

J) Previsão de Início e Fim do Objeto – item 43

Muita atenção!

• Neste campo não deve ser indicado o período de tempo que envolva a fase de elaboração do Projeto.