ORGANOGRAMA: Formulação e Análise Estrutural

OBJETIVOSO organograma é um gráfico representativo da estrutura formal da organização em dado

momento. E os objetivos que procura alcançar são os de demonstrar, por meio do gráfico: a divisão do trabalho, mediante o fracionamento da organização, em unidades de direção,

assessorias, conselhos, gerências, superintendências, departamentos, divisões, serões, serviços, setores etc.;

a relação superior-subordinado, o que deixa implícito os procedimentos relativos à delegação de autoridade e responsabilidade;

o trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais. Dependendo da técnica de elaboração aplicada, poderá evidenciar, além do tipo de trabalho desenvolvido, mais: (a) o detalhamento do tipo de trabalho; (b) os cargos existentes; (c) os nomes dos titulares das unidades; (d) a quantidade de pessoas por unidade; e (e) a relação funcional, além da relação hierárquica;

permitir a análise organizacional, facilitada por uma boa elaboração, o que significa dizer: organograma com linhas bem definidas, esclarecimento das convenções utilizadas, abreviações e siglas, mediante uso de legenda colocada na própria folha do gráfico (freqüentemente no canto inferior à direita).

Para que os objetivos sejam alcançados, é importante que o gerente responsável por sua elaboração observe o fato de que o organograma deve possibilitar uma leitura fácil e, conseqüentemente, boa interpretação dos componentes da organização. É vital que os gerentes preparem e elaborem seus organogramas, pensando sempre em termos de facilitação do entendimento, de sua utilização.

Concordamos com o fato de não ser tão simples traçar organogramas, haja vista a quantidade de técnicas existentes para o desenho de gráficos. Um passar de olhos em alguns compêndios pode levar à perplexidade. Apenas um exemplo: encontramos 25 técnicas de elaboração em apenas cinco obras que versam sobre Organização, Sistemas e Métodos.

Aí alguns rótulos dados a algumas técnicas de elaboração: AFNOR, Clássico, em Bandeira, Vertical, Lâmbda e Circular, Horizontal, Radial e Misto, em linha, em linha e Estado-maior e comitê, hierárquico, funcional, hierárquico-consultivo e hierárquico-funcional, escalar, linear e militar. E, encerramos com nossos rótulos: estrutural (tradicional), funcional, por cargos, estrutural-funcional, circular ou radial e matricial (em matriz).

Não é difícil agrupá-los, pois muitos se assemelham ou são de elaboração idêntica, mudando apenas o rótulo. Mesmo assim fica difícil ao gerente ou executivo, em geral, assimilar todas as técnicas de elaboração. E mais: utilizá-las adequadamente.

Os tipos clássico, vertical, misto, em linha, em linha e Estado-maior, comitê, horizontal, hierárquico, hierárquico-consultivo, hierárquico-funcional, escalar, militar, linear, estrutural, tradicional são bem semelhantes. As diferenças são a colocação do Estado-maior num tipo, de comitê (comissões, grupos de estudo) em outro tipo; e a forma de apresentação horizontal ou vertical. Enfim, da relação inicial de 25 tipos, houve redução de 14 tipos a uma só forma de representar a organização. Restam, ainda, 11 tipos. E isto é muito para urna busca em somente cinco obras.

De todos os tipos, o que representa a estrutura mais sofisticada é o organograma matricial (em matriz). Nesse tipo de organograma, temos duas estruturas, que coexistem num só gráfico, na mesma organização. Uma estrutura seria a clássica ou tradicional - para ficar apenas com dois rótulos - e a outra a que é criada após a instalação de equipes orientadas para projetos específicos e de razoável grau de complexidade.

Nas recomendações finais que vêm após as técnicas de organogramação enfatizamos uma vez mais -, o organograma deve ser usado como instrumento poderoso de trabalho e, sobretudo, um facilitador para a melhor compreensão do todo organizacional e não como um produto acabado, ao qual nos resta apenas admirar a beleza de seu desenho e o perfeito balanceamento das unidades constitutivas.

TÉCNICAS DE ELABORAÇÃOEstrutural (clássica, comitê, em linha, em linha e Estado-Maior, hierárquico,

hierárquico-consultivo, hierárquico-funcional, horizontal, linear, militar, misto, tradicional e vertical).

Pelo título e pelos vários outros colocados dentro dos parênteses, fica evidente que essa técnica é utilizada para representar a maioria das organizações conhecidas. É piramidal (apenas no organograma horizontal temos uma exceção, pois a hierarquia é apresentada da esquerda para a direita) Veja a Figura 11.1.

Figura 10.1 Organograma estrutural

Características:NOTA: De modo geral, as características a seguir estão presentes por toda a técnica de elaboração. Caso contrário, será explicada a característica correta.

no alto da folha do organograma, deve constar obrigatoriamente o nome da organização; o retângulo representa a fração organizacional. Eventualmente, o retângulo significará

cargo. Isto poderá ocorrer com cargos isolados e diferenciados, tais como: auditor, consultor, assessor etc.;

a representação gráfica dos retângulos pode ser nos dois sentidos: horizontal (deitado) e vertical (em pé);

havendo siglas, elas devem ser explicitadas na legenda;

a linha tracejada ou pontilhada pode ter qualquer significado. O importante é explicitar a convenção utilizada no espaço destinado à legenda;

a linha contínua é a linha de autoridade (vertical) e de coordenação (horizontal); autoridade funcional é a autoridade de função, isto é, poder que o titular de uma unidade

tem sobre outra unidade, com relação a uma função. Não é autoridade hierárquica. Por exemplo: a assessoria jurídica, em assuntos legais-trabalhistas, detém autoridade funcional sobre a superintendência de recursos humanos, que continua mantendo sua subordinação ao presidente. A autoridade funcional sobrepõe-se à hierárquica, a não ser que haja manifestação contrária;

unidade provisória é a unidade com duração limitada no tempo. Algumas comissões, comitês, grupos de estudos são bons exemplos;

a linha vertical que parte do conselho de administração é a linha condutora do organograma. Todas as unidades dirigem-se a essa linha, o que demonstra o poder maior da organização nas mãos de seu executivo principal (presidente) e, no caso, de seu colegiado maior;

a ligação vertical contínua significa autoridade hierárquica da unidade acima. No exemplo acima, a assessoria econômica não tem poder hierárquico sobre a assessoria de estudos organizacionais, pois não existe uma linha vertical contínua que liga aquela a esta. Ambas se subordinam ao presidente, porque seguem em horizontal (típica de coordenação) até a linha condutora e desta ao presidente;

o organograma deve ser feito por grupamento de unidades, partindo das unidades de direção, assessoramento até as de cunho operacional. Unidades de mesma nomenclatura (divisões, departamentos, superintendências etc) devem estar sempre na mesma linha horizontal. Caso estejam em linhas de coordenação (horizontal) distintas, algo está errado: ou o gráfico, ou uma das duas ou mais têm o rótulo errado;

deve ser obedecida a ordem alfabética de entrada por grupamento semelhante de unidades. Veja, por exemplo, as assessorias e as divisões.

Circular ou radialHá dois sólidos argumentos para a utilização dessa técnica, apresentada pela Figura

10.2.1º) a apresentação estética tende a suplantar qualquer outra forma de elaboração gráfica. O organograma circular ou radial oferece um visual suave, mormente se houver aplicação de cores, em tom pastel, por exemplo; e2º) reduz a possibilidade de conflitos entre superior e subordinados, pois as linhas de autoridade ficam difíceis de ser identificadas. Sabemos que há organizações em que a hierarquia, embora presente, nunca é mencionada. E a existência do organograma elaborado de forma clássica tem a pretensão de realçar exatamente os vários graus hierárquicos. Os exemplos mais conhecidos de organização em que a autoridade precisa ser sublimada são: hospitais, ateliês, agências de publicidade (parte especializada) e universidades (área acadêmica).

Figura 10.2 Organograma circular ou radial.

Características: a autoridade hierárquica é representada do centro para a periferia; a representação de estruturas de certa complexidade torna-se difícil, pois a existência de

muitas unidades que gravitam próximo à autoridade superior dificulta a localização no gráfico dessas mesmas unidades;

a existência de muitos níveis hierárquicos também dificulta uma melhor elaboração. Veja o exemplo seguinte de organograma circular, na Figura 10.3, para ter a exata dimensão da dificuldade que acabamos de expor;

Figura 10.3 Organograma circular ou radial.

essa técnica de elaboração de forma circular é uma opção para a eventualidade de existir alguma dificuldade na representação das unidades. Veja, por exemplo, as subunidades das unidades C-3 e C-4. Caso houvesse necessidade de escrever os títulos de cada

unidade, dificilmente se conseguiria representá-las, a não ser que o espaço para o desenho fosse bastante generoso;

o uso de letras e números exige, naturalmente, a explicitação em legenda que, para o exemplo dado, deverá ser em folha à parte.

Funcional (a)O que passamos a mostrar graficamente tem como origem a supervisão funcional criada

por Frederick W. Taylor à época dos primeiros estudos que fez e que culminaram com a administração científica, mais tarde embutida na Escola Clássica.

Esse organograma não é apenas uma simples representação gráfica de uma estrutura que se articula tal qual as demais estruturas conhecidas. Demonstra uma forma diferenciada de as unidades transacionarem no cotidiano da organização. Veja a Figura 10.4.

Figura 10.4 Organograma funcional (a).

Características: o funcionário ou operário não tem um chefe hierárquico. A subordinação é a pessoas que

ocupa a função correspondente ao que está sendo executado naquele momento. Assim que o funcionário ou operário termina a operação e passa para outra, sua subordinação também muda, isto é, nova função, novo chefe, ou melhor, supervisor. Portanto, as ligações em linha contínua mostram uma vinculação apenas temporária;

a subordinação ao Presidente é, nitidamente, hierárquica. Podemos, porém, imaginar uma diretoria com dirigentes responsáveis pelas funções da organização.

Funcional (b)A representação gráfica é voltada apenas às funções da organização. É absolutamente

diferente do organograma estrutural ou mesmo do funcional (a). Veja a Figura 10.5.

Figura 10.5 Organograma funcional (b).

É aplicado em organizações de pequeno porte, em que existem alguns poucos chefes para uma série de atividades (funções). O melhor exemplo é o do gerente administrativo da pequena empresa que tem sob sua responsabilidade direta o trabalho executado pelos funcionários (não chefes) nas funções de almoxarifado, compras, contabilidade, pessoal etc.

Características: apenas o retângulo da atividade maior difere das demais; fica a critério do elaborador do organograma dispor ou não todas as funções (as

consideradas mais e menos importantes).

Estrutural-funcionalEssa é uma técnica de elaboração altamente recomendada, pois alia a estrutura da

organização às funções básicas ou principais de cada uma das unidades integrantes da organização.Em alguns casos, substitui a elaboração do manual da organização.

Figura 10.6 Organograma estrutural-funcional.

Características: só pode ser elaborado por partes, devido ao espaço que ocupa cada uma das unidades; retirando-se o prolongamento do retângulo (funções), o organograma transforma-se no

tipo estrutural.

Matricial (em matriz)A estrutura matricial resulta da estrutura tradicional mais a formulação estrutural

fundamentada no planejamento e execução de projetos. Isso quer dizer que a organização tem sua dinâmica ditada pela estruturação tradicional e por projeto. Temos aí, então, a organização em matriz. Essa é, sem dúvida, a mais recente técnica de organogramação, pois que representa uma concepção estrutural recente. Veja a Figura 10.7.

Figura 10.7 Organograma matricial (em matriz).

Características: a autoridade maior da organização deve ser vista em dois ângulos diferentes. Enquanto

organização convencional (tradicional), a autoridade máxima é seu presidente e demais diretores, membros componentes do órgão executivo de maior status. Com a inserção da estrutura em projetos, a autoridade maior é seu presidente e mais o titular da área de projetos. Há quem afirme que, com a estrutura em projetos, a autoridade maior não é o executivo principal da organização, mas o titular de projetos. Isso pode acontecer em função da alta qualificação e especialização exigida para o cargo; mesmo assim, as decisões de cunho político, certamente, não ficarão em mãos do titular de projetos, mas nas mãos de quem conduz a organização;

enquanto autoridade superior, é possível separar momentos decisórios importantes em termos das competências envolvidas. No entanto, o mesmo não se pode dizer quando o processo decisório desce aos níveis médio-inferiores. A sensação de duas chefias é permanente. Uma chefia exigirá atenção para as tarefas "da organização", enquanto a

outra chefia, exercida, em geral, pelos coordenadores de projetos, pedirá atenção para as questões do projeto que coordena;

há dificuldade em conciliar as duas estruturas. São demandas diferentes, mas, em virtude de ambas as estruturas funcionarem com pessoal de alto nível e de boa qualificação, é possível reduzir o conflito a questões menos relevantes. Não nos referimos a lutas internas pelo poder, conflitos em nível pessoal e outros conflitos em nível interpessoal. Referimo-nos a conflitos jurisdicionais, de estabelecimento de prioridades, não mais;

os grupos vivem em constante mutação. As trocas são motivadas por diferentes projetos. Os profissionais especializados movem-se com certa freqüência entre esse ou aquele grupo, e é difícil sua representação no gráfico;

essa movimentação de personagens de um grupo para outro dá uma dimensão de flexibilidade e adaptabilidade que outras estruturas não permitem em função, quase sempre, do rígido padrão hierárquico estabelecido. Inclusive, torna a organização mais atenta às demandas e exigências ambientais;

a seta no gráfico indica continuação do organograma. Não é para ser utilizada regularmente em outros tipos de organogramas.

RECOMENDAÇÕES FINAIS Tradicionalmente, as unidades, cargos e funções são representados no interior do

retângulo ou, eventualmente, quadrados. Contudo, é crescente o número de organogramas com formas diferenciadas. Veja abaixo:

a)

b)

c)

d)

A representação é considerada correta, pois as subunidades

devem estar com linhas verticais (de subordinação) idênticas a linha vertical não pode estar descentralizada em relação ao retângulo logo a seguir.

Devem ser evitadas abreviações e siglas. O leitor descobrirá o uso correto no momento da elaboração do organograma. O espaço destinado à legenda (sempre obrigatório) não é tão grande como se crê. E nem é aconselhável o uso de folha separada para detalhamento das expressões utilizadas no gráfico, pelo simples fato de se prejudicar o

O lado menor do retângulo é apresentado em forma curva.

Simplesmente um círculo

DepartamentoFinanceiro

Apenas as linhas de autoridade (linha contínua, sentido vertical).

Depto. de Marketing

Divisão de Vendas

Divisão de Pesquisa

Círculos dentro de círculos. O círculo maior demonstra ascendência hierárquica sobre os círculos menores.

processo de leitura e interpretação. No caso do organograma circular ou radial, pode ser utilizada uma folha à parte.

Embora mencionado anteriormente, convém ressaltar que: o título da organização tem de ser mencionado no alto do organograma; devem-se mencionar também o nome de quem elaborou, a unidade a que pertence e a data da elaboração; e a legenda deve explicitar todas as convenções usadas.

A linha de coordenação (horizontal) não deve ligar uma unidade à outra pelo meio do retângulo. Veja . E, sim, com a linha horizontal passando por cima e estabelecendo a ligação vertical, dando a idéia de coordenação.

Assim, . A forma incorreta pode permitir conclusões de subordinação da unidade C à unidade B e desta à unidade A.

O uso de nomes no interior dos retângulos pode ajudar a identificar as pessoas da organização, mas obrigará uma permanente atenção com relação a trocas de nomes em virtude de promoção, transferência, demissão, rotatividade programada da gerência etc.

No processo de elaboração, é provável que o profissional defronte-se com uma organização que não corresponda àquela que ele conheceu ou que lhe disseram existir. Trata-se da organização informal. Esta nada mais é do que as relações e canais de contato entre pessoas, mas que não estão previstos na formulação inicial. Por exemplo, o assessor não tem poder hierárquico, mas sua habilidade, saber e poder pessoal fazem com que todos ou muitos aceitem suas sugestões, mesmo seu superior. Dessa forma, temos uma linha hierárquica apontada pelo organograma sendo ligeiramente deturpada.

A organização informal seria uma extensão lógica da organização formal. Lógica, pois, possivelmente, a reformulação incluirá, ou melhor, transformará parte da organização informal em formal. O cuidado está em que, muitas vezes, a organização informal termina por causar danos à organização, criando, até mesmo, conflitos e situações extremamente desagradáveis.

A B C

A B C

ORGANOGRAMA: Formulação e Análise

Estrutural