ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS – OSM

FLUXOGRAMAMANUAL

FORMULÁRIODISTRIBUIÇÃO DO

TRABALHO

Fluxograma

• Definição• São gráficos de processamento para trabalhos de

análises administrativas

• Representam a técnica mais conhecida e mais utilizada no estudo de processos administrativos

• Podem ser chamados de gráficos de procedimento ou gráfico de processos

• De maneira geral apresenta o processo passo a passo, ação por ação.

Fluxograma• Objetivo• Representar o fluxo ou a seqüência normal de

qualquer trabalho, produto ou documento• Identificar a utilidade de cada etapa do

processo• Verificar as vantagens em alterar a seqüência

das operações• Procurar adequar as operações (passos) às

pessoas que as executam• Identificar a necessidade de treinamento para

o trabalho específico do processo

Fluxograma

Simbologia

Inicio ou FimInicio ou Fim Atividade ou Atividade ou açãoação Verificação ou Verificação ou

decisãodecisão

ConectorConectorDocumentoDocumento

Linha do Linha do fluxofluxo

FLUXOGRAMA DO PROCESSO PRODUTIVO - EXEMPLO

INICIORECEBER O CLIENTE

ATENDER SEUS PEDIDOS E CRIAR

NOVOS IMPULSOS DE COMPRA

PAGAMENTO

PEDIDOS ATENDIDOSSIMSIM

EFETUAR VENDA

COLHER DADOS EINDICADORES DE OUTROS CLIENTESPARA PROSPECÇÃO

ENTRAR EM CONTATO COM

FORNECEDORES/SOLICITAR PRODUTO.

NÃONÃODINHEIRO/CARTÃO

CREDIÁRIO

CAIXA FIM

Vantagens do Fluxograma• Permitir verificar como funcionam os

componente de um sistema• Entendimento mais simples e objetivo• Facilitar e localizar deficiências• Aplicável a qualquer sistema• Rápido e fácil entendimento de qualquer

alteração nos sistemas

Roteiro de Elaboração• Comunicação• Coleta de dados• Fluxogramação• Análise de Fluxograma• Relatório de análise• Apresentação do trabalho

Tipos de Fluxograma

• Vertical e Horizontal• Administrativo ou de Rotinas de Trabalho• Fluxograma Global ou de Colunas• Fluxograma Sintético • Fluxograma de Blocos• Fluxograma Esqueleto• Fluxograma de Procedimentos• Fluxograma de Documentos• Fluxograma Integrado

Recomendações Finais

• É importantíssimo determinar, o mais cedo possível, a técnica de fluxogramação a ser utilizada. Há fluxogramas que exigem diferentes tomadas de informações

• Eliminar passos é uma das alternativas na simplificação de processos. Não é a única, portanto. As demais criar são criar, alterar e combinar a seqüência de passos

• A observação pessoal é importante na sua elaboração

• Omitir o registro de um passo pode acarretar prejuízos

Recomendações Finais

• Não esquecer o fato de que um processo não existe de forma compartimentada, isto é, haverá sempre reflexo em outros, fora do campo de estudo

• Vincular estudo de processo a um estudo de arranjo físico (Lay Out).Alterações em um processo podem alterar em termos físicos

• A elaboração de manuais de serviço ou procedimentos é uma decorrência natural da análise e estudo de processos

• A análise de processos constitui-se numa das mais modernas ferramentas de gestão, e por essa razão convém ao gerente internaliza-la em toda a sua plenitude, pois sua utilização é certa, qualquer que seja a abordagem que esteja sendo dada a um determinado estudo organizacional.

Manualização• DEFINIÇÃO

• É o conjunto de normas, instruções e documentos sobre políticas, diretrizes e sistemáticas operacionais, dentre outros. Por ser um veículo fundamental para o esclarecimento de dúvidas, o manual deve ser acessível, claro e atualizado. É o documento que aglutina informações sobre os aspectos ligados ao ambiente, à coordenação, e por via de conseqüência, a controles internos, ao treinamento e desenvolvimento de recursos humanos.

Manualização• DEFINIÇÃO

• Os manuais constituem-se numa importante fonte bibliográfica técnica constituindo-se em fonte de pesquisa. Também criam facilidades para trabalhos de re-organização.

Manualização

• OBJETIVOS

• Resumir num único documento elaborado de forma sistemática e criteriosa, as informações que possibilitem a assimilação do todo organizacional de maneira compreensiva e integrada.

Manualização• TIPOS• Manual de Organização: define estruturas, níveis

hierárquicos.

• Manual de Operação: dá instruções e define rotinas e procedimentos de serviços.

• Manual de Formulários: exibe os formulários em uso na empresa, definindo o seu preenchimento, finalidade, área que o utiliza e especificações físicas.

• Manual de Normas: reúne leis, normas disciplinares, normas éticas e morais e normas de funcionamento.(Regimento Interno)

Manualização• PROPÓSITOS• Define a estrutura hierárquica da empresa:

organograma.

• Informa: os objetivos ou do departamento ou da divisão.

• Apresenta: os direitos e obrigações da empresa e dos empregados tanto em relação ao ambiente interno como externo(comunidade,pais, família etc...)

• Identifica: além das posições hierárquicas os cargos, funções, responsabilidades e autoridade, relações e inter-relações.

Manualização• PROPÓSITOS• Subsidia: as análises da cultura e da história da empresa,

apresentando fatos como base de consulta e apoio para que todas as demais informações de interesse geral e ou particular.

• Serve: como base de consulta e apoio e apoio para que todas as demais informações e outras formas de comunicação sigam padrões estabelecidos e estejam de conformidade com a filosofia empresarial e as diretrizes e ou políticas organizacionais.

• Referencia: a avaliação e o acompanhamento de todo o planejamento estabelecido para a empresa e seus funcionários, em nível estratégico, tático e operacional.

Manualização• CONCLUSÃO

• Os manuais organizacionais são os documentos que definem e contêm a estrutura organizacional indicando de maneira clara as fronteiras e os inter-relacionamentos dos órgãos e os limites de responsabilidade e autoridade dos empregados.

Analise e Desenho de Formulário• Indicadores da Análise e Desenho de

FormuláriosContínua dificuldade na compreensão e preenchimento.Formação de filas.Permanência de problemas após a racionalização do trabalho. Demoras na utilização.

• Esses constituem-se em alguns indicadores que apontam ao profissional de O&M o caminho para análise e desenho de formulários.

Analise e Desenho de Formulário• OBJETIVOS• Corrigir falhas.

• Prover a organização de uma forma de transmissão, assimilação e armazenamento de informações.

• Facilitar o fluxo de informações na organização, com o mínimo custo e provendo os melhores resultados.

• Uniformizar procedimentos.

• Centralizar controles, evitando dispersões e dispêndio desnecessário de tempo.

• Promover a criação e desenvolvimento de formulários dando-lhe o papel de agente integrador.

• Fixar padrões uniformes para projetos e especificações físicas de formulários.

• Harmonizar o seu uso junto aos demais componentes que colocam a organização em movimento.

• Compatibilizar sua ação com a expectativa demonstrada pelo pessoal em termos de seu preenchimento e manipulação.

Analise e Desenho de Formulário• ESTRATÉGIAS• ESTRATÉGIA A SER ACIONADA É COMPOSTA DE UM

CONJUNTO DE FASES OU ETAPAS. O profissional deve buscar informações através do uso de um questionário numa fase preliminar. Que lhe servirá de subsídio para todo o estudo do formulário. O questionário deverá conter:

• Questões abrangentes, que são aquelas que versam sobre os formulários, todos, da organização.

• Questões específicas, que são aquelas a serem aplicadas ao formulário em estudo e portanto, válida apenas para o formulário em si.

• Questões integrativas, que são aquelas que abordam o formulário em estudo e as relações que mantém com outros formulários e demais aspectos da organização.

Analise e Desenho de Formulário• ETAPAS• Inventário dos formulários existentes, classificação e codificação.

• Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações.

• Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou sua adaptação.

• Criação de novos formulários.

• Teste dos formulários.

• OBS: Temos, então, um conjunto de etapas que vai orientar o profissional de O&M no estudo dos formulários. É recomendável que o profissional detenha algum conhecimento técnico de elaboração.

Analise da Distribuição do Trabalho• Etapas da análise da distribuição do trabalho

Identificação das tarefas individuais;Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou serviços;

Montagem do quadro de distribuição do trabalho; Analise de distribuição do trabalho

Observação:

• Geralmente a análise é efetuada com base em quatro blocos: tempo, capacidade profissional, equilíbrio no volume de trabalho e possibilidades preliminares de mudança

Analise da Distribuição do Trabalho• TEMPO

• a) é compatível com o funcionamento global da unidade;

• b) o tempo justifica o resultado final da atividade ou serviço, não há relação entre tempo e importância de uma atividade ou serviço;

• c) é possível juntar dois serviços num só ou, então, criar dois serviços onde existe apenas um;

• d) convém imaginar a hipótese de eliminação ou criação de serviços;

• e) frações organizacionais atuam de forma sistêmica, agindo e interagindo em outras unidades de igual, maior ou menor posicionamento na escola hierárquica;

• f)é fundamental tentar vincular a tarefa ao serviço ou atividade e ao cargo, isto a pessoa que executa a tarefa. Tudo isso em termos do tempo despendido.

Analise da Distribuição do Trabalho

• Indicadores de Problemas na Distribuição do Trabalho

• O gerente deve estar sempre atento para poder perceber as falhas no sistema, elas podem se manifestar internamente e também externamente. Alguns tipos de falhas internas podem ocasionar falhas externas, como pôr exemplo a formação de filas. Outras falhas podem ser percebidas quando não são observadas datas, pôr exemplo a data de entrega de um relatório. Existe também e pode ser considerada como indicador, a falta de interação social entre indivíduos de um mesmo grupo de trabalho.

Analise da Distribuição do Trabalho

• OBJETIVOS

• Podemos dizer que os objetivos são mais abrangentes, dando assim maiores possibilidades de estudo. Um dos objetivos seria o de possibilitar um diagnose na qual se verifica a qualidade do trabalho, seu rendimento, sua eficiência, eficácia e produtividade em relação aos investimentos feitos. Outro objetivo é o de minimizar tensões internas, tensões motivadas, inclusive, pôr atritos relacionados a aspectos exclusivamente funcionais. Exemplos de insatisfação com a gerencia e colegas em geral são vários e justificam, muitas vezes, uma ação objetiva para tratar de assuntos subjetivos, como as reações individuais de descontentamento.

Analise da Distribuição do Trabalho

• CAPACIDADE PROFISSIONAL

• Há consonância entre habilidades individuais, formação técnica e as tarefas desenvolvidas pêlos funcionários, inclusive superiores e chefes. Essa dissonância deve ser medida, pois, geralmente atua de forma negativa.

• Pelo fato de esse ou aquele deter conhecimento superior a média do que é exigido, há algum desvio no uso da autoridade hierárquica interna. Essa situação pode levar a alguns extremos agradáveis e desagradáveis. É preciso ter cuidado na detecção desse desvio hierárquico.

• Há prejuízos em função da baixa capacitação profissional de um ou mais funcionários. É preciso estabelecer os motivos, tarefa essa que cabe ao gerente.

Analise da Distribuição do Trabalho• QUILIBRIO NO VOLUME DE TRABALHO

• Há funcionários com carga e trabalho superior aos demais? Analisar se essa carga se deve à ineficiência, se o funcionário sente-se bem dessa maneira ou outras razões.

• A entrada de informações causa estrangulamentos? E a saída é feita de maneira correta? É preciso indagar-se se a entrada de dados se processa normalmente o mesmo acontecendo com as saídas.

• Há funcionários com carga de trabalho inferior aos demais? É possível que um funcionário tenha sua carga reduzida em função de alguns acontecimentos.

• A existência de picos pode ser considerada normal? É normal, principalmente em empresas que cumprem parte de suas obrigações dentro de um espaço de tempo limitado.

Analise da Distribuição do Trabalho• TÉCNICAS

• A técnica indicada para análise de distribuição do trabalho é a do Quadro de Distribuição do Trabalho(QDT). Sua elaboração e digitação são simples, pois as fases anteriores do estudo atuam como preparadoras para a montagem do quadro.

• Forma para composição do quadro:

• Tradicional - mais freqüentemente encontrada nas obras que tratam do assunto.

• Tecnológica - Usada quando há a necessidade da não liberação das informações que apontem falhas individuais. Nesta não há atribuição de tempo. A vantagem desta forma está no fato de reduzir a possibilidade de haver conflitos internos.

• Custo em valores mês/semana/dia - A base de cálculo é o salário mais encargos pagos a cada funcionário.

Analise da Distribuição do Trabalho• POSSIBILIDADES PRELIMINARES DE SIMPLIFICAÇÃO

• Na análise da distribuição do trabalho é muito importante a abertura da unidade para a organização, isto é, dar ao estudo a característica sistêmica.

• As relações funcionais interpessoais da chefia podem gerar ações e reações que acabam pôr influenciar o trabalho propriamente dito.

• Pode-se dizer que a importância do gerente ser possuidor de conhecimento que o credencie a desenvolver mais de uma técnica de abordagem aos problemas e demandas de frações organizacionais é muito importante.

Analise da Distribuição do Trabalho• RECOMENDAÇÕES FINAIS

• Evitar de dar ao levantamento das tarefas o caráter de precisão, isto não questionar sobre u numero exato de horas e minutos dedicados ao trabalho;

• O fato de cada funcionário conduzir seu trabalho da forma que acha mais interessante não deve ser encarado como um impedimento ao sucesso do trabalho;

• O QDT, pôr ser aplicado em unidades de cada gerência, exigirá do profissional um conhecimento razoável sobre os usos e costumes das unidades;

• A inexistência de descrição de cargos, subsídio excelente para o trabalho de racionalização, não é uma necessidade imperiosa para a realização do estudo;

• O QDT não tem necessariamente ser desenvolvido da forma como apresentado.