Organização,

Sistemas e

Métodos

A Evolução da Teoria das Organizações

Escola Clássica;Escola de Relações Humanas; Abordagem Estruturalista; Abordagem Sistemas Abertos; Abordagem Contingencial; eTendências da Teoria das Organizações.

Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais

Um estudo organizacional precisa se desenvolver pautado por uma estratégia que o auxilie no diagnóstico e tratamento dos principais problemas da

empresa.

Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais

Uma boa estratégia possui os seguintes passos:

a) definição do objeto de estudo; b) pesquisa preliminar; c) planejamento da ação; d) execução; e) identificação dos principais problemas e necessidades; f) formulação (e escolha) de alternativas de ação; g) mudança e acompanhamento; eh) reavaliação.

Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais

A estratégia de atuação precisa ainda contemplar uma etapa de sensibilização, onde a idéia é tornar o indivíduo parte da mudança, promovendo o entendimento acerca das razões que levam à necessidade de transformação.

Instrumentos de levantamento de

informações

Entrevista; Questionário; e Observação Pessoal

Vantagens da entrevista Permite maior abertura para os

entrevistados; Permite a exposição oral; Possibilita conhecimento mais

profundo para o analista; Alcança informações “guardadas”

na memória do entrevistado; Proporciona um melhor julgamento

sobre as chefias e funcionários; e Estimula o raciocínio de ambos:

entrevistado e entrevistador.

Desvantagens da entrevista

Dificuldade de fazer anotações; Palpites e adivinhações; e Envolvimentos de natureza

emocional.

Condições de aplicação do questionário

Falta de tempo para entrevista; Dificuldade de realizar

entrevista; Distanciamento geográfico; e Levantamento de dados

quantificáveis.

Vantagens do questionário

Permite que se obtenha informações ao mesmo tempo em que outra atividades são realizadas;

Propicia ao inquirido tempo para formular respostas;

Vence problemas de contato entre entrevistado e e analista; e

Possibilita maior detalhamento nas respostas.

Desvantagens do questionário

Inibe o inquirido a formular críticas; Resistência ao preenchimento; Emissão de falsas informações; Interpretação variada de uma

mesma pergunta;e Lentidão do processo de tomada de

informações.

Vantagens da observação pessoal

É um meio para se comparar as informações obtidas com a realidade;

Melhor receptividade às sugestões formuladas por quem desenvolve o estudo; e

Conhecimento técnico e prático do assunto estudado.

Desvantagens da observação pessoal

Processo demorado; Impressões errôneas; e Perturbação dos trabalhos regulares.

Estudo de layout

A importância de um estudo de layout está no fato de que o espaço físico organizacional influi no trabalho desenvolvido pelos indivíduos dentro da empresa.

Indicadores de problemas no layout

Demora excessiva; Fluxo confuso de trabalho; Excessiva acumulação; Má projeção de locais de

trabalho; e Perda de tempo no

deslocamento de uma unidade à outra.

Objetivos do estudo de layout

Obter um fluxo de informações eficiente;

Obter um fluxo de trabalho eficiente;

Facilitar a supervisão; Reduzir a fadiga do empregado; Impressionar clientes e

visitantes; e Aumentar a flexibilidade para

as variações necessárias.

Estratégia de um estudo de layout

Cálculo da área necessária ou existente;

Planta baixa; Verificação do fluxo de pessoas e

papéis; Determinação da quantidade e

natureza dos móveis e equipamentos; Determinação da extensão e

localização das instalações elétricas e hidráulicas;

Preparo e disposição de miniaturas; Apresentação de alternativas; e Implantação e acompanhamento.

Técnicas de layout

Layout em corredor; Layout em espaço aberto;

e Layout panorâmico

Análise de processos - Fluxogramas

Indicadores de problemas no processo:

a) Filas; b) Reclamações de outros pontos da

organização;

Objetivo do estudo de processo: Assegurar a fluidez da movimentação de

papéis, pessoas e informações na organização, mantendo os limites decisórios dentro de padrões de eficácia e eficiência.

Estratégia para estudo de processos

Escolha do processo a estudar; Coleta dos passos e

representação gráfica; Análise dos métodos do

processamento atual; Implantação do novo processo; e Manualização do processo.

Técnicas Fluxograma sintético; Fluxograma de blocos; Fluxograma esqueleto; Fluxograma de procedimentos; Fluxograma vertical e horizontal; Fluxograma vertical; Fluxograma de documentos; e Planilha de fluxograma integrado.

Análise da distribuição do trabalho

Indicadores de problemas na distribuição do trabalho:

a) Insatisfação de outras unidades; b) Demora na transmissão de dados, na entrega

de documentos; c) Divulgação em rede de dados incorretos; d) Filas; ee) Rendimento individual fraco.

Objetivos: verificar a qualidade do trabalho, seu rendimento, eficácia, eficiência, produtividade e minimizar tensões internas.

Etapas da análise da distribuição do trabalho

a) Identificação das tarefas individuais; b) Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou serviços; c) Montar o quadro de distribuição do trabalho; ed) Analisar o quadro;

Técnicas a) Quadro de distribuição do trabalho; b) Quadro simplificado da distribuição do trabalho; ec) Quadro de custo do trabalho.

Análise e desenho de formulários

Indicadores de problemas em formulários:

a) contínua dificuldade na compreensão e preenchimento; b) formação de filas; c) permanência de problemas após a racionalização do trabalho; ed) demoras na utilização.

Objetivos: facilitar o fluxo de informações, uniformizar procedimentos, centralizar controles, promover a criação e desenvolvimento de formulários, fixar padrões para projeto e especificações físicas para formulários, harmonizar o seu uso junto aos demais componentes organizacionais e compatibilizar sua ação com as expectativas dos funcionários.

Estratégia na análise e desenho de formulários

Levantamento dos formulários existentes, classificação e codificação;

Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações;

Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou adaptação;

Criação de novos formulários; e Teste dos formulários

Técnicas

Periférica; e Comparativa.

Manualização - elaboração e uso e manuais

Os indicadores para o uso de manuais estão ligados a:

a) divulgação; b) coordenação; c) análise; ed) treinamento.

Objetivo: permitir a reunião de informações de forma organizada e criteriosa.

Estratégia para manualização

a) Itemizar os modelos manualizados;

b) Qualificar a manualização; c) Elaborar o manual; ed) Distribuir o manual.

Tipos e técnicas de manualização

a) Manual de organização, manual de estrutura;

b) Manual de instruções, manual de normas e procedimentos, manual de processo, manual de procedimentos, manual de serviços;

c) Manual de formulários; d) Manual de seqüência

administrativa ou de métodos operacionais; e

e) Manual de normas.

Departamentalização (estruturação) - formulação

e análiseObjetivos:

a) aproveitar a especialização; b) maximizar recursos disponíveis; c) controlar; d) coordenar; e) descentralizar; f) integrar ambiente e organização;

eg) reduzir conflitos.

Técnicasa) Área geográfica; b) Clientes; c) Contingência ambiental;d) Funções; e) Mercado; f) Número; g) Processo; h) Produto ou serviços; i) Projeto; j) Task-force ( força-tarefa); ek) Tempo.

Organograma - formulação e análise estrutural

Objetivos

a) divisão do trabalho; b) relação superior-

subordinado; c) trabalho desenvolvido

pelas frações organizacionais; e

d) análise organizacional facilitada.

Técnicas

a) Estrutural; b) Circular ou radial; c) Funcional (a); d) Funcional (b); e) Estrutural-funcional;

ef) Matricial

Manualização - formulação e análise estrutural

Objetivos:

a) explicitar as diretrizes básicas da empresa;

b) relatar resumidamente a história da empresa;

c) demonstrar a estrutura organizacional;

d) definir funções, posições, responsabilidades e relações entre cargos; e

e) atender às exigências das normas internacionais.

Tipos e técnicas

a) Manual de política; b) Manual de organização (a); c) Manual de organização (b); d) Manual de organização (c); ee) Manual de organização (d).

Sistemas de informação nos estudos organizacionais

Objetivos:

a) estabelecer uma estrutura organizacional com delegação de autoridade e responsabilidade bem definidas;

b) elaborar normas de conduta adequadas; c) criar uma filosofia e uma estrutura de

comunicação e de treinamento; d) criar subsistemas de informações; ee) possibilitar programas de auditoria.

Técnicas

a) Sistemas de informações (a); e

b) Sistemas de informações (b).

Mudança organizacional Como desenvolver um programa de

mudança?

a) suporte da alta administração; b) consciência sobre o impacto do

processo de mudança; c) preparação da mudança; d) conhecer o alcance dos vários

programas de mudança; e) não esperar resultados plenos e

imediatos; f) congruência entre os objetivos da

mudança e os valores da empresa; eg) controle.

Mudança organizacional O que é mudança organizacional?

É qualquer alteração significativa dentro da organização, que seja articulada, planejada e operacionalizada por pessoal interno ou externo à organização, tendo ainda o apoio e supervisão da administração superior. A mudança organizacional deve atingir os componentes comportamental, estrutural, tecnológico (equipamentos), estratégico e tecnológico (conhecimento), qualquer que seja a ferramenta a ser utiizada

Bibliografia

ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2000.