organização e contabilidade da caixa

8/8/2019 Organizao e contabilidade da CAIXA

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Organizao e contabilidade: contadas pela conta caixa

Rudilvam de Souza Gomes

1.A Conta Caixa fala um pouco de si mesma

Permitam-me apresentar: chamo-me Caixa, mas tambm sou conhecida por outras

denominaes, tais como: Bens numerrios, Caixa Geral, Caixa Pequeno, Caixa Fundo-Fixo,

Numerrio em Caixa, Fundos de Caixa, etc., porm, moderna e mais usualmente me denomino

simplesmente Caixa. Na prtica e materialmente falando, sou o mesmo que o bolso de qualquer

pessoa para a organizao empresarial: o empresrio pode lanar mo de meus recursos no

momento imediato de que necessita, como se tivesse colocando sua mo em seu bolso para

efetuar qualquer pagamento, como tambm para nele colocar qualquer valor recebido em

espcie.

Proponho-me a dissertar livremente, porm, com o maior nmero de informaes possveis

sobre um adequado sistema de controle contbil conjugado com rotinas e padres de controle

organizacionais que permitam a manuteno de um mnimo de garantia para a evidenciao das

operaes empresariais e de seu patrimnio. Desfrute, no que for possvel, das informaes aqui

contidas, que so fruto da experincia e observao do autor, das transformaes patrimoniais

que promovo nas organizaes, quer seja direta ou indiretamente por fora dos recursos que por

mim so transacionados.

1.1Posio no Plano de Contas Contbeis

Sou, em regra, a primeira conta a ser criada em qualquer Plano de Contas Contbeis que se

preze (rol de contas contbeis e, explicativo das caractersticas de funcionamento de cada conta

e das operaes que nelas devem ser registradas), haja vista, minha possibilidade de realizao

imediata, caracterstica essa que exclusivamente minha, pois at mesmo os Depsitos

Bancrios Vista, no so to disponveis assim, sendo por isso, quase bvio concluir: eu

detenho como composio de meu saldo contbil, os valores em espcie da moeda que

represento. Estes valores, portanto, esto disposio imediata para utilizao pela empresa,

podendo fazer frente a vrios pagamentos em dinheiro, tais como: Pagamentos de despesas emgeral (Conduo; Cpias; Taxas; Compras para Refeies, limpeza, etc.; entre outras), como

tambm, nada impede que meu saldo e valores sejam utilizados para pagamentos de

fornecedores, impostos, emprstimos, dividendos pagos por caixa, etc. o que, atualmente, no

muito usual, exceto nas circunstncias em que o Contador (profissional registrado no CFC

(Conselho Federal de Contabilidade e seus regionais), com curso superior, responsvel pela


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Contabilidade) cruze os pagamentos bancrios utilizando-me como conta controladora, o que

significa que todas as operaes bancrias so registradas tendo-me primeiramente como

contrapartida (Sadas (Cheques, etc) do banco: dbito: Caixa, crdito: Banco; Entradas

(Depsitos, etc.) no banco: dbito: Banco, crdito: Caixa) para ento a partir de mim efetuar o

registro na contrapartida de fato da operao de pagamento (dbito: aquisio de bens ativos,

liquidao de passivos, ou aplicao em despesas/custos e, crdito: Caixa) ou recebimento

(crdito: liquidao de contas a receber, baixa de outros ativos conversveis, aumento de

passivos, ou realizao de Receitas Operacionais (Vendas Vista, por exemplo)). Quando essa

prtica adotada conveniente controlar fundos de Caixa Pequeno ou de outras caixas em

contas Caixa separadas da conta Caixa que recebe as contrapartidas da conta banco, facilitando

assim quaisquer conciliaes e verificaes posteriores.

Quando, por questes da organizao que me adota, me denomino Caixa Geral, geralmente

existem filhas minhas com denominaes variadas da minha, tendo todas elas funes

diferentes, a saber: Caixa Da Matriz, Caixa da Filial, Caixa do Escritrio Cidade X, Caixa da Obra

X, Caixa da Bilheteria 1, Caixa Check-Out 1, Caixa Pequeno, etc. Nesta situao, eu posso ser a

Conta Sinttica (conta que agrupa e totaliza vrias outras contas e no recebe qualquer registro

(lanamento contbil) de operaes (fato contbil)).

1.2 Vales e Adiantamentos no Caixa

Muitas vezes, no dia a dia da empresa, pessoas retiram junto ao responsvel pela Caixa, valores

com o intuito de fazerem gastos/dispndios ao longo de um dia ou dois, deixando em

contrapartida vales para posterior acerto mediante a troca pelos respectivos comprovantes.Neste caso, estes vales no so contabilizados, permanecendo compondo meu saldo como se

fosse dinheiro em espcie, o que pode prejudicar a eventual necessidade de recursos imediatos

dentro do mesmo perodo e, portanto, necessria uma avaliao e acompanhamento da

manuteno dessa prtica e sua substituio pelo que comento a seguir. H ocasies em que

sendo o perodo de utilizao e prestao de contas mais longo, a pessoa obrigada a

apresentar um recibo de adiantamento (e no vale) para despesas, etc. o qual dever ser

contabilizado e, portanto, dever ser registrada a efetiva sada de caixa, sendo assim, transferido

o controle da pendncia para as respectivas reas de contas a receber e contabilidade, as quais

devero control-lo por contas especficas, a primeira em controles paralelos (Sistema de

Gesto Integrada ou no) contabilidade e a segunda, em conta do ativo circulante, no grupo

Aplicao de Recursos em Despesas.

1.3 Caixa Recebimentos, Cheques, Cartes e Tquetes Recebidos no Caixa


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H casos em que tambm sou utilizada para recebimento direto de clientes (quando posso ser

denominada Caixa Recebimentos), podendo ser em espcie ou em cheques, cartes de crdito,

tquetes de refeies e/ou similares; nestes casos conveniente que todo o movimento de

recebimento do perodo seja integralmente depositado no banco, no o misturando com os

demais movimentos tipos: os do Caixa Geral ou do Caixa Pequeno. Quando, porm, os

recebimentos sejam efetuados mediante Cheques pr-datados, cartes de crdito, tquetes de

refeies e/ou similares recomendvel que estes sejam transferidos para as Contas a Receber

e controlados paralelamente Contabilidade, que dever manter contas contbeis distintas no

Ativo Circulante para acompanhamento destes valores;

1.4 Caixa Pequeno ou Caixa Fundo Fixo

Quando sou utilizada na forma de Caixa Pequeno (o mesmo que Caixa Fundo Fixo): caixa para

realizao de pequenos e diversos pagamentos necessrios manuteno do dia a dia das

operaes, para o qual estipulado um valor fixo de saldo a manter; este deve ser controlado

por um Boletim em separado ou por um campo em separado do Boletim do Caixa Geral e,

registrado em conta contbil especfica, o qual dever ser comprovado e, posteriormente

contabilizado, mediante um recibo emitido e assinado (como favorecido) pelo responsvel deste

caixa, evidenciando sua responsabilidade pelo mesmo. A utilizao do fundo fixo poder ser

reembolsada por um cheque nominal ao responsvel por este caixa, vista dos documentos

comprobatrios dos dispndios, os quais, mediante o esquema de contabilizao dos

movimentos bancrios sero ento contabilizados. conveniente que sejam estipulados um

perodo mximo de reembolso do fundo fixo: uma semana, um ms e, tambm um valor mnimo,

que quando atingido, dever ser efetuado o reembolso para que o caixa pequeno no sofra

prejuzo nas suas funes de atendimento de recursos imediatos e, portanto, evite assim um

prejuzo maior para toda a organizao pela falta dos recursos que deveria conter. O reembolso

do fundo fixo tambm dever ser realizado, independente de atingido o perodo ou saldo mnimo,

no ltimo dia til de cada ms, para evitar que despesas deixem de ser contabilizadas segundo o

perodo de competncia, pela manuteno das mesmas no saldo do fundo fixo de caixa.

1.5 Formulrios de controle de Caixa

So vrios os tipos e modelos de formulrios que me controlam, podendo ser mediante sistemainformatizado: Sistemas de Gesto Integrada ou no, planilhas de clculo (tipo Microsoft Excel)

ou, preenchidos manualmente. Em regra, estes formulrios denominam-se: Boletim de Caixa,

Movimento Financeiro, Espelho de Caixa, Resumo de Caixa, etc., tendo todos, as mesmas

funes: registrar, comprovar e controlar as operaes de recebimentos e pagamentos

realizadas durante um determinado perodo, que pode ser um dia, uma semana ou, um ms,

bem como evidenciar meu saldo existente no perodo, responsabilizando assim a pessoa que


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detm os valores em espcie que represento, os quais podero ser cobrados a qualquer

momento, seja pelo Tesoureiro, Diretor Financeiro, Contador, ou at mesmo pela Auditoria, que

contaro com as informaes contidas naqueles formulrios para certificar e comparar os valores

apurados numa eventual contagem dos fundos de caixa.

Um bom formulrio de controle e evidenciao do movimento e fundos da Caixa, permitir

registrar todas as operaes do perodo, indicando a conta contbil de contrapartida da conta

Caixa, o histrico padro e o histrico complementar do lanamento contbil pertinente, e,

claro, o valor da operao, no deixando para que a Contabilidade tenha de identificar, em ato

posterior ocorrncia dos fatos, qual(is) a(s) conta(s) de contrapartida(s) e, nem os devidos

histricos, j que mais fcil para os envolvidos no ato das operaes identificarem estas

caractersticas, desde que devidamente instrudos dentro de um adequado processo de

implantao de sistemas (informatizados, integrados ou no), normas, rotinas e controles de

funcionamento da instituio. Alm daquelas informaes o referido formulrio dever conter

quadro demonstrativo da composio do saldo de caixa: dinheiro em espcie de origem

(nacional ou estrangeiro), vales e outros valores detalhadamente. Isto pode ser feito para uma

pequena, mdia ou grande organizao, indistintamente, e nem por isso ir engessar a

organizao em burocracia desnecessria, seno que disciplinar desde o nascedouro da

operao, um padro de conduta de todos os envolvidos, reduzindo custos e criando uma

conscincia de controle e padronizao to necessrios manuteno e segurana do

adequado controle patrimonial da empresa.

1.6 Demais controles e procedimentos de Caixa

Seria conveniente que todo comprovante de pagamento seja inutilizado com a expresso PAGO

(de preferncia com um carimbo datador com o Logotipo da empresa) sobre a qual se ape o

visto do responsvel pelo Caixa e a data da operao, evitando assim sua reapresentao, na

eventualidade do comprovante, uma vez contabilizado, ser reapresentado para possvel

reembolso pelo Caixa, qualquer que seja a finalidade e funo do Caixa.

Tambm, para o caso de recebimentos por Caixa, que todos os recebimentos sejam

primeiramente processados pela rea de contas a receber, no que tange, ao controle prvio,

sendo por esta rea, quando for o caso, emitido o recibo de recebimento pr-numeradotipograficamente, o qual ser processado posteriormente para a devida baixa por este setor,

quando do efetivo registro (no controle paralelo de contas a receber e, na contabilidade) da

liquidao via Boletim de Caixa. Esta funcionalidade de controle toma diversos formatos nas

organizaes, devido aos diversos recursos que atualmente existem disponveis nos sistemas de

gesto integrados (nas empresas que os adotam), porm, todos tendem observncia destas

rotinas de controles e devem, sem sombra de dvida, atentar para a segurana da operao de


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recebimento, garantindo que a operao culmine, devidamente controlada, com o efetivo

depsito bancrio na conta da empresa. Como j disse anteriormente, convm que o Caixa

Recebimento seja segregado de qualquer Caixa Pagamentos, isso vale, tambm, para suas

instalaes fsicas, sendo que em organizaes de maior porte, at mesmo devem ficar sob

responsabilidade de pessoas diferentes.

Quanto ao Boletim de Caixa: depois de emitido, assinado e datado, pelo prprio responsvel

pelo Caixa, com todos os comprovantes anexos, na mesma ordem sequencial dos seus

registros, dever ser submetido apreciao, conferncia e aprovao por parte de superior

hierrquico na estrutura definida pela organizao. Os Reembolsos de Fundo Fixos devem sofrer

este mesmo procedimento.

Todas as aprovaes de vales e adiantamentos devem estar sujeitas a uma sistemtica de

solicitao e aprovao prvias, devendo esta ltima, ser por superior hierrquico do solicitante

em sua prpria rea, ou por um nico e determinado gerente, gestor ou diretor na estrutura

hierrquica da organizao que alm de suas demais atribuies atender tambm esta.

O adequado controle dos fundos movimentados por mim, de tamanha importncia para a

empresa, tanto quanto o para uma pessoa, de repente se ver dentro de um vago e, tendo de

pagar a passagem, se ver sem nenhum recurso em seus bolsos.

Autor: Rudilvam de Souza Gomes

Auditor Bacen e CVM, Contador, Especialista em Controladoria e Planejamento TRibutrio,

Auditor Lder da Qualidade, Especialista em Organizao de Empresas, Especialista em

Administrao Financeira, Ex-Gerente de Auditoria da Eberle, Ex-Gerente de Auditoria da

Siderurgica Riograndense, Ex-Analista Fiscal da RFB.

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