o repositorio digital da memoria do poder legislativo mineiro

XXIV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação

Sistemas de Informação, Multiculturalidade e Inclusão Social Maceió, Alagoas, 07 a 10 de Agosto de 2011

Temática 1: Informação, Conteúdos e Conhecimento na Sociedade da Informação

O Repositório Digital da Memória do Poder Legislativo Mineiro um relato de implantação de bibliotecas digitais

Paulo de Castro Gonçalves [email protected]

Assembléia Legislativa de Minas Gerais Márcia Milton Vianna

[email protected] Assembléia Legislativa de Minas Gerais

RESUMO Experiência de criação da biblioteca digital da ALMG, que nasceu com a missão de divulgar e garantir o acesso à memória do poder legislativo estadual. A criação da biblioteca foi dividida em dois momentos: um de testes e outro de implementação. A fase de testes demonstrou-se vital, pois garantiu a expertise que possibilitou a avaliação e seleção de um software adequado, a elaboração de uma política de seleção do acervo, a definição de diretrizes para preservação da mídia digital, o estabelecimento de uma forma de gestão para a biblioteca, a definição dos metadados e formatos de exibição.

Rel

atos

de

expe

riên

cia

PALAVRAS-CHAVE: Biblioteca Digital. Memória. Poder Legislativo.

1 Introdução

Acompanhando a tendência atual das unidades de informação a Assembleia Legislativa de

Minas Gerais (ALMG), por meio da Gerência-Geral de Documentação e Informação (GDI),

deu-se início ao projeto de criação do Repositório Digital da Memória do Poder Legislativo

Mineiro, com o objetivo de disponibilizar, na rede, documentos produzidos pela, para ou

sobre a atuação do parlamento estadual. A iniciativa visa, principalmente, à preservação e à

ampla divulgação de recursos informacionais que estão em posse da ALMG, além de uma



ampla pesquisa para reunião e seleção de obras que contemplam a memória do poder

legislativo mineiro.

Esse relato de experiência aborda a metodologia usada para a implementação da biblioteca

digital. O primeiro passo foi a elaboração do projeto, de modo a definir a metodologia a ser

utilizada. Optou-se por fragmentar a criação em dois momentos distintos. O primeiro

dedicado aos testes, tanto da plataforma, quanto dos formatos das mídias e dos padrões para

descrição. Esse momento definiu a expertise necessária para elaboração dos manuais e

políticas de gestão da biblioteca digital. O segundo momento foi dedicado à criação da

plataforma, de acordo com os manuais e políticas já previamente definidas.

Paralelamente à discussão dos aspectos técnicos de implementação da biblioteca digital,

predominou a preocupação com o estabelecimento do conceito de memória e com a

elaboração de diretrizes para condução do trabalho.

2 A Criação do Conceito de Memória

Para definir o conceito de memória institucional dentro da ALMG, foi criado um grupo de

estudos interdisciplinar, composto por bibliotecários, arquivistas, historiadores e jornalistas,

com o objetivo de sugerir linhas de ação para preservação da memória institucional. O grupo

nasceu paralelo a criação da Gerência de Memória Institucional, em dezembro de 2009.

Embora, em momentos anteriores, a ALMG tenha procurado criar um setor que cuidasse da

sua memória, foi a formalização da nova gerência que levantou questões relativas à

conceituação de 'memória institucional'.

No sentido de possibilitar o estudo do tema e o desenvolvimento do trabalho o grupo decidiu

trabalhar em torno de três tipos de acervos:

1. Acervo bibliográfico;

2. Acervo arquivístico; e

3. Acervo museológico.

Partiu-se do pressuposto que a caracterização de tais acervos não seria realizada pelo tipo de

suporte com o qual cada um lida, mas pela função para a qual o documento foi criado, de

modo a determinar seu uso e seu destino de armazenamento. Segundo Bellotto (2007, p. 36),



as distinções entre esses acervos são produzidas a partir da maneira como o acervo origina-se.

No denominado acervo bibliográfico, os materiais armazenados são resultado de atividades

cultural, técnica ou científica, seja ela criação artístico-literária, pesquisa ou divulgação. No

denominado acervo arquivístico, os materiais armazenados são originários de atividades

funcionais ou intelectuais de instituições ou pessoas, produzidos no decurso de suas funções.

No denominado acervo museológico, os objetos podem ter origem tanto artística quanto

funcional.

Durante a realização dos testes foi identificado que o acervo museológico e arquivístico, por

razões de suas especificidades, não seriam inseridos na mesma plataforma do acervo

bibliográfico. Optou-se então por tratar esses acervos em bases de dados distintas, preservado

suas especificidades.

O grupo de estudos definiu uma lista de diretrizes para nortear a seleção e aquisição da

documentação relativa a memória dentro do acervo bibliográfico. Os critérios estão descritos

no quadro 1.

QUADRO 1 - Diretrizes para composição do acervo bibliográfico

A coleção de documentos bibliográficos da Memória da ALMG deve armazenar:

� Monografias que tenham a ALMG como autor;

� Monografias que tenham a ALMG como editor (a);

� Monografias, periódicos, artigos de periódicos, capítulos de livros ou qualquer tipo de

documento publicado em qualquer suporte, que tenham a ALMG como assunto;

� Monografias que retratem o pensamento coletivo da entidade, como, por exemplo, relatórios de

comissões, comitês, etc.;

� Anais de eventos promovidos pela ALMG;

� Periódicos publicados pela ALMG;

� Relatórios de pesquisas realizadas pela/na ALMG;

� Pronunciamentos de deputados;

� Diretórios da ALMG;

� Um exemplar de cada edição do Regimento Interno da ALMG;

� Um exemplar de cada edição da Constituição Estadual;

� Publicações seriadas editadas pela ALMG; e

� Biografias de funcionários da ALMG.

Fonte: Elaborado pelos autores.



3 Desenvolvimento da Proposta de Implementação do Repositório

3.1 O Desenvolvimento do Acervo Bibliográfico

Com base nas diretrizes, o primeiro passo foi a identificação e avaliação dos documentos que

já estavam armazenados na Coleção Memória. A Coleção Memória é um acervo mantido pela

GDI, que reúne os documentos técnicos produzidos pela ALMG, no decorrer de suas

atividades institucionais, bem como documentos sobre a instituição produzidos por terceiros.

Abriga, principalmente, documentos impressos, embora diversos em sua tipologia, tais como:

periódicos, livros, atas, anais, folhetos etc. Esses documentos estão catalogados na base de

dados da Biblioteca, sendo seus dados referenciais pesquisáveis pelo site da ALMG. A

maioria dos materiais não está disponível em meio eletrônico e o que já encontra-se em meio

digital está em diferentes formatos e linguagens.

O primeiro passo foi identificar e inventariar os documentos que estão na Coleção Memória.

Aqueles que se enquadravam nas diretrizes, foram mantidos e os que não se enquadraram

foram encaminhados para o Arquivo ou a Biblioteca, conforme o caso, ou mesmo

descartados. Após o processo de seleção, o acervo será higienizado e acondicionado, de modo

a garantir sua preservação, já que lhe é conferido um caráter de historicidade, cujo manuseio

deve ser evitado.

O processo de desenvolvimento do acervo bibliográfico representativo da memória da ALMG

respeitará as diretrizes de uma Política de desenvolvimento de coleções, a ser elaborada com

objetivo de formalizar a responsabilidade da ALMG, além de estabelecer as diretrizes de

composição do acervo, tanto do recolhimento das publicações editadas pela casa, quanto a

aquisição de obras de terceiros, respeitando a lei de direitos autorais.

3.2. A Escolha da Plataforma Digital

Existem várias soluções que permitem a criação de bibliotecas digitais. Kuramoto (2006, p.

152) classifica essas soluções em dois grupos:

a) software de caráter genérico – que podem ser utilizados para qualquer tipo de

aplicação e construção de qualquer tipo de biblioteca digital; e



b) software de caráter específico – desenvolvidos para atender a determinados tipos de

demanda, como a editoração de Revistas.

Para a escolha da solução, foi definida, juntamente com a Gerência de Sistemas de

Informação (GSI), a seguinte lista de pré-requisitos básicos necessários à criação da biblioteca

digital, de forma a atender às demandas e expectativas da ALMG:

a) permitir a criação de índices a partir do texto completo do documento;

b) possuir uma comunidade de utilizadores e desenvolvedores;

c) ser software livre com o código fonte aberto;

d) possibilitar trabalhar com diversos formatos de mídia digital;

e) possuir recursos que garantam a licença autoral de uso dos documentos; e

f) permitir interoperabilidade com outros sistemas e mecanismos de busca.

As plataformas cogitadas para os testes foram o Dspace, Greenstone, Fedora, Tede e Seer. O

Greenstone foi descartado por possuir, na América Latina e Norte, uma comunidade pequena

de usuários, sendo mais utilizado na Oceania. O Fedora também foi descartado pelo mesmo

motivo. Contudo, essa aplicação vem sendo utilizada em iniciativas de criação de arquivos

digitais, como é o caso do projeto Roda da Universidade do Tombo em Portugal (BARBEDO,

2008, p. 78). O Tede e o Seer, por serem softwares de caráter específico, não atenderiam à

demanda documental da ALMG. Assim, a solução escolhida para iniciar os testes foi o

Dspace.

Para a execução dos testes propriamente ditos, foram selecionados os documentos em estado

híbrido – digital e impresso. A inclusão e descrição dessas imagens digitais foram

importantes, pois indicaram que o Dspace precisaria de customizações, de modo a adequá-lo

às especificidades do acervo.

3.3 Os Parâmetros de Preservação Digital

De modo a tentar garantir a preservação digital, foi definido que cada mídia digital ou

imagem digital deveria seguir as recomendações do Conselho Nacional de Arquivos

(CONARQ). Em seu documento, Recomendações para digitalização de documentos

arquivísticos permanentes, a instituição define recomendações mínimas para os parâmetros de



captura da imagem digital, como: o tipo de reprodução, o formato, a resolução, o modo de

cor, a escala, entre outros (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2010, p. 7).

Definiu-se por criar duas cópias digitais: a matriz e a derivada digital. A Matriz Digital é uma

cópia digital capturada com alta qualidade de modo a garantir a reprodução do original na

escala de 1:1.

O acesso deverá ser restrito e sob nenhuma hipótese autorizado a usuários não credenciados. O armazenamento desta matriz deverá ser feito em ambiente altamente protegido e fora dos sistemas e redes de dados para acesso remoto. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2010, p. 14).

A Derivada de acesso é uma cópia com compressão e menor resolução linear, de modo a

facilitar o seu acesso, disseminação e uso. O CONARQ recomenda que as derivadas sejam

disponibilizadas em formato aberto e tamanhos compatíveis com bandas de conexão discada a

56 kbps.

Optou-se pelo formato TIFF para as Matrizes e o formato PDF/A-1a para as Derivadas de

acesso, de acordo com as recomendações do CONARQ. O TIFF é um formato para imagens

digitais com elevada definição de cores, que permite a reprodução do original na escala de

1:1. O PDF/A-1a é um tipo de arquivo PDF que carrega consigo todas as fontes do

documento, além dos metadados utilizados para sua descrição.

Os documentos identificados e inventariados que já nasceram em formato eletrônico e não

possuem uma versão impressa, ou mesmo os documentos que se encontram em modo híbrido,

passarão por um processo de conversão digital, de modo a se adequar aos parâmetros digitais

definidos para cada mídia.

O acervo que se encontra apenas impresso será digitalizado de acordo com os parâmetros já

definidos, utilizando-se o reconhecimento de caracteres via Optical character recognition1

(OCR), de modo a garantir a criação do índice do texto completo do documento digital.

3.4 A Gestão da Biblioteca Digital

O primeiro passo para a gestão da plataforma digital foi a definição das políticas de acesso

aos documentos. Foi determinado que todos os documentos, cujo direito de uso foi cedido à

1 Reconhecimento Ótico de Caracteres (tradução livre nossa).



ALMG, seriam disponibilizados de forma gratuita e sem necessidade de registro prévio no

portal para acesso e/ou download. Além disso, foram definidos os seguintes grupos de usuário

para a gestão da plataforma:

a) não-registrados, todos os usuários que navegam na biblioteca digital, baixam os

documentos, mas não entram no sistema via login;

b) registrados, usuários que podem definir uma lista de assuntos de interesse e receber

um alerta a cada novo documento dentro da área de interesse;

c) alimentadores, responsáveis pela descrição e inclusão do documento digital;

d) revisores, responsáveis por revisar a descrição e a qualidade do documento digital;e

e) desenvolvedores, responsáveis pela manutenção e customização do Dspace.

Para disciplinar o uso das obras, de acordo com a lei de direitos autorais, será utilizada a

licença Criative Commons2. De modo a evitar restrições de acesso, obras, cujo direito de uso

não foi cedido, não serão incluídas na biblioteca digital.

Para todos os documentos incluídos na biblioteca digital será gerado um índice, de modo a

permitir a recuperação em texto completo. Além disso, um modo de estatística, fornecido pela

Universidade do Minho, será usado para identificar as obras mais acessadas e os assuntos de

maior interesse dos usuários.

3.5. O Tratamento da Informação

Para descrição dos itens foi definida a utilização do Código de Catalogação Anglo-

Americano, segunda edição (CCAA2) e do Dublin Core, esse último por ser o mais utilizado

em aplicações de bibliotecas digitais. Contudo, para o correto uso do formato foi necessário

empreender um estudo de sua documentação, principalmente para adequá-lo às normas de

descrição definidas no CCAA2.

Os 15 elementos do Dublin Core foram adotados juntamente com os respectivos

qualificadores, de modo a garantir a especificidade da descrição bibliográfica. Novos

qualificadores foram criados, para permitir a correta cobertura da descrição, por exemplo:

2 CREATIVE COMMONS BRASIL. Creative Commons. Disponível em: http://www.creativecommons.org.br. Acesso em: 28 mar. 2011.



campos para o título alternativo dc.title.alternative e local de publicação dc.publisher.place,

qualificadores não existentes na recomendação do Dublin Core Metadata Initiative.

4 Considerações Finais

A biblioteca digital da ALMG surge em um momento em que a instituição vem trabalhando

no Direcionamento Estratégico Assembleia 2020, definindo um conjunto de diretrizes para

sua atuação nos próximos dez anos, tendo como meta ser reconhecida como o poder do

cidadão na construção de uma sociedade melhor.

A atuação da biblioteca digital, no cenário mineiro, buscará resgatar a ética e a transparência

pública por meio de seus produtos. As informações prestadas buscam garantir o conhecimento

e a memória política legislativa do cidadão mineiro.

Atualmente, o Repositório Digital da Memória do Poder Legislativo Mineiro conta com 60

registros, incluindo livros, cartilhas, artigos de periódicos, teses, dissertações e monografias.

Após os livros, serão digitalizados os folhetos, anais de eventos, pronunciamentos, relatórios,

constituições entre outros tipos de documentos. A intenção da Gerência de Memória

Institucional é incluir a biblioteca digital no Centro de Memória Digital, projeto que tem o

objetivo de valorizar, de forma interativa, a imagem do poder legislativo estadual.

Referências BARBEDO, F. Repositório de objectos digitais autênticos (RODA): novos serviços para o sector público em Portugal. In: NEVES, M. E. M.; NEGREIROS, L. R. (Orgs.). Documentos eletrônicos: fundamentos arquivísticos para a pesquisa em gestão e preservação. Belo Horizonte: Secretaria de Estado da Cultura, 2008. p. 75-91. BELLOTTO, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2007. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). Recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes. Rio de Janeiro: CONARQ, 2010. 28 p. Disponível em: <>. Acesso em 01 jan. 2011. KURAMOTO, H. Ferramentas de software livre para bibliotecas digitais. In: MARCONDES, Carlos H. et al. (Orgs.) Bibliotecas digitais: saberes e práticas. Salvador: UFBA, 2006.

o repositorio digital da memoria do poder legislativo mineiro

Documents