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O FUNCIONAMENTO DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS EM UMA ORGANIZAÇÃO MILITAR: UM ESTUDO DE CASO NA SEÇÃO DE AQUISIÇÕES,

LICITAÇÕES E CONTRATOS DO 17º BATALHÃO DE FRONTEIRA

Autoria: Ana Lucia Monteiro Maciel Golin, Roni Marcio Borges Delmondes

RESUMO

Este trabalho buscou identificar como ocorre o desenvolvimento dos processos

licitatórios no 17º Batalhão de Fronteira, os benefícios dos princípios da celeridade, da economicidade e da eficiência, a estrutura administrativa do departamento de compras, bem como a satisfação dos clientes internos quanto à utilização da ferramenta de compras. Estudar e buscar informações sobre a Lei que trata de licitações públicas deveria ser de interesse de todas as pessoas, já que os gastos realizados pelas instituições públicas dizem respeito a todos os cidadãos brasileiros, pois os recursos financeiros que abastecem os cofres governamentais são oriundos dos impostos pagos pela população e, por isso, devem ser gastos em prol da nação. Sabe-se que as atividades desenvolvidas em uma organização pública difere significativamente do setor privado, sendo que na administração pública só é permitido fazer o que a lei autoriza. A Revisão Bibliográfica aborda autores como Dias (1993) que explica que o setor de compras tem por finalidade manter a continuidade do fluxo de suprimentos na organização, adquirir insumos atendendo aos interesses da empresa em termos de preços, quantidade e qualidade. A Lei 8.666/93 no qual relata que, qualquer que seja o tipo de contratação realizada pela administração pública, seja ela compra de materiais ou realização de serviços, deve ser antecedida de um processo administrativo o qual tem a denominação de licitação, obedecendo ao disposto constante da referida Lei. O método de coleta de dados apresentado para a elaboração desta pesquisa consistiu em pesquisa exploratória, aplicação de questionário e observação direta, em que pôde ser verificado os procedimentos adotados pelos integrantes da seção de compras quando da realização de um processo administrativo, a principal ferramenta utilizada na execução de um processo de compras, bem como a rotina estabelecida pelo setor no desenvolvimento dessas atividades. As informações colhidas apresentam resultados que descrevem as atribuições e responsabilidades de cada um dos elementos que compõe a estrutura do setor de compras do 17º B Fron. Constatou-se que a principal ferramenta utilizada pelo setor de compras ocorre por meio da utilização do Pregão Eletrônico, uma modalidade de licitação prevista na Lei 10.520 de 17 de julho de 2002, regulamentada pelo Decreto 5.450 de 31 de maio de 2005. E este processo é desenvolvido em duas etapas distintas, fase interna e fase externa. Verificou-se que 40% dos pesquisados consideram que a ferramenta utilizada pelo setor de compras atende em partes, a eficiência do processo, já que alguns produtos, por vezes, não apresentam boa qualidade em função de serem adquiridos pelo menor preço. Quanto à celeridade constatou-se na pesquisa que o departamento de compras se depara com um problema estrutural quanto à análise jurídica do processo. E por fim, observou-se que o pregão na sua forma eletrônica tem ajudado o setor público a comprar bem mais barato. Conclui-se que o estudo trouxe expressiva contribuição no que tange ao aprendizado sobre a área, proporcionando adequado conhecimento das atividades relacionadas com o setor de compras na administração pública.

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1 INTRODUÇÃO Entende-se que o setor de compras tem por finalidade manter a continuidade do fluxo de

suprimentos na organização, adquirir insumos atendendo aos interesses da empresa em termos de preços, quantidade e qualidade, bem como coordenar todos os procedimentos relacionados ao mínimo de investimento, sem afetar a operacionalidade da empresa. Dias (1993)

Dessa forma, Dias (2006, p.235), afirma que [...] “No ciclo de um processo de fabricação, antes de iniciar a primeira operação, os materiais e os insumos gerais devem estar disponíveis, mantendo-se, com certo grau de certeza, a continuidade do período”.

O autor referenciado ressalta que é importante para os diferentes departamentos realizar um planejamento detalhado das suas necessidades de insumos, antes mesmo de começar a produzir qualquer que seja o material, visando manter a continuidade de suas ações, haja vista que, caso a solicitação de compras seja enviada ao setor responsável de forma intempestiva, este poderá encontrar dificuldade no processo de aquisições, e, portanto, prejudicar o desenvolvimento das atividades de produção.

Neste sentido, constata-se que para o setor de compras manter um fluxo sistêmico de suas atividades, cada chefe de departamento deve ter o compromisso de planejar suas necessidades de matérias e insumos, mantendo informado o setor de aquisições, visando não prejudicar o bom andamento da organização como um todo. Martins e Campos (2006)

Com base no exposto, o autor esclarece que para o bom desempenho das atividades organizacionais, é imprescindível que haja constante interação entre os diversos departamentos, onde estes devem se planejar de forma a manter o setor de compras informado sobre a quantidade, qualidade e prazos para fabricação e entrega dos produtos contratados.

Destarte, percebe-se que os objetivos do setor de compras vão muito além da atividade de aquisição, haja vista que o intuito deste setor é permanecer alinhado aos objetivos estratégicos da organização. Desta forma, não se pode limitar os objetivos do departamento de compras, sob pena de não atingir os desígnios empresarias.

Estudar e buscar informações sobre a Lei que trata de licitações públicas deveria ser de interesse de todas as pessoas, já que os gastos realizados pelas instituições públicas dizem respeito a todos os cidadãos brasileiros, pois os recursos financeiros que abastecem os cofres governamentais são oriundos dos impostos pagos pela população e, por isso, devem ser gastos em prol da nação.

Visando nortear a compreensão sobre a realização de aquisições no âmbito público, se torna necessário delinear a origem da abordagem inicial. Para tanto, é preciso buscar inicialmente no inciso XXVII do artigo 22 da Carta Magna de 1998, o primeiro entendimento a respeito do estudo, que assim está redigido:

Art. 22. Compete privativamente à União legislar sobre: [...] Inc. XXVII - normas gerais de licitação e contratação, em todas as modalidades, para as administrações públicas diretas, autárquicas e fundacionais da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, obedecido o disposto no art. 37, inciso XXI, [...]

Nesse sentido constata-se que as instituições governamentais têm a obrigatoriedade de realizar licitações públicas. Para tal, verifica-se que a Lei 8.666 de 21 de junho de 1993, encontra-se amparada no inciso XXI do artigo 37 da Constituição Federal de 1988, onde o aludido inciso é descrito da seguinte forma:

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[...] Inc. XXI - Ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações. [...]

É nesse contexto que se pretende abordar o assunto, norteando o ensinamento através da principal norma reguladora, qual seja, a Lei 8.666/93 em atual redação, onde o Art. 2º dispõe que: Art. 2º As obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações, concessões, permissões e locações da Administração Pública, quando contratadas com terceiros, serão necessariamente precedidas de licitação, ressalvadas as hipóteses previstas nesta Lei.

Portanto, depreende-se que qualquer que seja o tipo de contratação realizada pela administração pública, seja ela compra de materiais ou realização de serviços, deve ser antecedida de um processo administrativo o qual tem a denominação de licitação, obedecendo ao disposto constante da referida Lei.

Este trabalho apresenta o processo administrativo de compras do 17º Batalhão de Fronteira, mais especificamente na Seção de Aquisição, Licitações e Contratos. A presente pesquisa revestiu-se de grande importância, uma vez que abordou elementos capazes de identificar como ocorre o desenvolvimento dos processos licitatórios no 17º Batalhão de Fronteira, os benefícios dos princípios da celeridade, da economicidade e da eficiência, a estrutura administrativa do departamento de compras, bem como a satisfação dos clientes internos quanto à utilização da ferramenta de compras.

Espera-se, portanto, que o desenvolvimento deste trabalho tenha resultado em benefícios ao departamento de compras do 17º Batalhão de Fronteira, a comunidade acadêmica que poderá agregar conhecimentos no sentido de poder compreender como se desenvolve o processo de compras em uma organização pública, e conseqüentemente, para a sociedade como um todo, haja vista que os benefícios em prol da administração pública se revertem a todos os cidadãos brasileiros.

Assim formulou-se como objetivo central desta pesquisa o de apresentar a ferramenta de gestão utilizada nos procedimentos de compras do Exército Brasileiro, no âmbito do 17º Batalhão de Fronteira, verificando a aplicação dos princípios da celeridade, economicidade e eficiência, dentro do processo administrativo de licitações.

1.2 MÉTODOS 1.2.1 Local da pesquisa

O departamento onde se realizou a pesquisa tem a denominação de Seção de Aquisições, Licitações e Contratos – SALC, departamento este pertencente ao 17º Batalhão de Fronteira – 17º B Fron, o qual se situa à Rua Cáceres, 425, Centro – Corumbá/MS. Para tanto, considerou-se pertinente fazer uma pequena abordagem sobre as características principais desta organização.

O 17º B Fron é uma unidade do Exército Brasileiro considerada como organização militar de emprego peculiar, haja vista estar localizada na região do pantanal sul-mato-grossense, e por isso apta para combater em ambiente pantaneiro. O Batalhão está diretamente subordinado ao Comando da 18ª Brigada de Infantaria de Fronteira, a qual também está localizada na cidade de Corumbá/MS.

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Atualmente, o 17º B Fron tem sua estrutura administrativa organizada por níveis hierárquicos, sendo que, inicialmente, é composto pelos mais altos escalões, quais sejam: o Comando, Subcomando e o Estado-Maior, onde este é divido pelas seguintes funções/departamentos: 1ª Seção (Pessoal), 2ª Seção (Inteligência), 3ª Seção (Instrução), 4ª Seção (Fiscalização Administrativa).

Assim sendo, a seção de compras que é o local onde foi desenvolvida a pesquisa, constitui uma das subfunções da 4ª seção que se denomina fiscalização administrativa. O setor de aquisições tem o encargo de realizar as atividades de compras, firmar os diversos contratos entre o batalhão e as empresas de água, luz, correios, entre outros, sendo, portanto o objeto de estudo desta pesquisa.

1.2.2 Procedimento e instrumento de coleta de dados

O método de coleta de dados apresentado para a elaboração desta pesquisa consistiu inicialmente na pesquisa exploratória, em que foram utilizadas diversas fontes bibliográficas, em seguida, utilizou-se o questionário, através do qual levantou-se informações a respeito da atual estrutura do departamento de compras, da eficiência e celeridade nos processos licitatórios, bem como da economicidade nas aquisições de bens e serviços.

Na segunda etapa que se consolidou com a aplicação do questionário, Mattar (2005, p.240) define que “o instrumento de coleta de dados é o documento através do qual as perguntas e questões são apresentadas aos respondentes e onde são registradas as repostas e dados obtidos [...]”.

Assim sendo, o autor referenciado apresenta o instrumento de coleta de dados como uma forma de levantar possíveis problemas e nortear o pesquisador a buscar uma solução plausível para as deficiências apresentadas.

Neste sentido foi aplicado in loco a todos integrantes do departamento de compras (05 colaboradores), o questionário, contendo perguntas objetivas e subjetivas, com o intuito de levantar possíveis problemas na estrutura do setor, benefícios, vantagens e desvantagens da principal ferramenta de compras utilizada pelo departamento para adquirir bens e serviços.

Conciliou-se, ainda, a observação direta com as duas outras ferramentas de coleta de dados, oportunidade esta, em que pôde ser verificado os procedimentos adotados pelos integrantes da seção de compras quando da realização de um processo administrativo, a principal ferramenta utilizada na execução de um processo de compras, bem como a rotina estabelecida pelo setor no desenvolvimento dessas atividades.

Desta forma, conclui-se que com a utilização dessas ferramentas de coleta de dados os objetivos foram satisfatoriamente alcançados, já que se pôde levantar com esses instrumentos os pontos eficientes e ineficientes do processo e os problemas estruturais, e assim, avaliar, diagnosticar e apresentar sugestões de soluções ao gestor de compras, bem como proporcionar ao leitor uma visão mais ampla a respeito da metodologia que foi utilizada na elaboração deste trabalho.

2 ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS NO SERVIÇO PÚBLICO 2.1 O PROCESSO DE COMPRAS PÚBLICAS

Após a explanação inicial do tema, é imprescindível esclarecer o conceito de licitação pública. Para tanto, buscou-se o entendimento de Braünert (2002) como sendo:

O procedimento administrativo formal, pautado em regras e critérios estabelecidos pela Administração em instrumento próprio, com o objetivo de selecionar, entre várias propostas apresentadas, a mais vantajosa e definir conveniência da contratação. (p. 8)

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Assim sendo, verifica-se que o autor acima referenciado nos permite entender que nas aquisições públicas é exigido um formalismo maior em função da previsão legal, onde o administrador público deve seguir o que está escrito. Ou seja, as ações do administrador devem estar vinculadas às formalidades da Lei.

Buscando ainda, no Art. 38° da Lei 8.666/93, o mesmo ensinamento, é possível constatar que nos processos licitatórios tem-se a exigência de uma formalidade, no qual os procedimentos formais resultarão em processos administrativos que serão autuados, protocolados, numerados, e ainda, conter a indicação do objeto, bem como a indicação do recurso. Paullus JR (2005)

Corroborando a afirmação sobre a formalização do processo, Alexandrino e Paulo (2008, p. 501) ressaltam que “O procedimento administrativo da licitação é sempre um procedimento formal, especialmente em razão de preceder contratações que implicarão dispêndio de recursos públicos”.

Diante do exposto, pode-se concluir que para a administração pública tem-se uma exigência na formalidade nos processos licitatórios para a aquisição de bens ou serviços, enquanto que, para as organizações privadas existe uma informalidade no seu processo de contratações, porém, o objetivo principal de ambas, contempla a mesma finalidade: suprir as necessidades dos diversos departamentos organizacionais.

2.2 MODALIDADES DE LICITAÇÃO

Ë bem sabido que no Art. 2º da Lei 8.666/93 está previsto cinco modalidades de licitação, quais sejam: concorrência, tomada de preços, convite, concurso e leilão. Existe ainda, uma nova modalidade denominada pregão, instituída pela lei 10.520, de 17 de julho de 2002. Modalidade esta disciplinada à aplicação subsidiária das normas previstas na lei 8.666/93, conforme prescreve o Art. 9º da lei 10.520/02.

Para a pesquisa serão abordadas as modalidades de convite e pregão, em virtude dos objetivos a serem alcançados no estudo, o que deverá nos permitir conhecer as principais razões da utilização dessas ferramentas no processo de compras realizado pela administração pública, relacionando-as por vezes, com as ferramentas utilizadas pelas organizações privadas.

2.2.1 Convite

A modalidade de licitação que ora se denomina de carta-convite está prevista no Inc. III do Art. 22, da Lei 8.666/93. Tem-se que esta modalidade é a forma mais simples de utilização em processos licitatórios quando comparada as demais ferramentas. Sendo mais bem conceituada com base no seu § 3o que assim dispõe:

§ 3o - Convite é a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de 3 (três) pela unidade administrativa, a qual afixará, em local apropriado, cópia do instrumento convocatório e o estenderá aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência de até 24 (vinte e quatro) horas da apresentação das propostas.

Observa-se que quando a administração pública deseja realizar um certame, utilizando-se da modalidade convite, têm-se a obrigatoriedade de convidar no mínimo três fornecedores interessados em fornecer produtos ou serviços específicos, que estejam cadastrados ou não na

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repartição. Para tanto, deverá ser colocado em local visível dentro da repartição pública o instrumento convocatório, ou seja, o edital contendo todas as informações relacionadas ao material que se pretende adquirir, tais como: especificação do objeto, preço de referência, quantidade, data, local e horário que ocorrerá a realização da licitação.

Nota-se que o § 3o expressa à abrangência da utilização desta modalidade, sendo que o seu emprego se dá quando o objeto a ser adquirido é tratado como um produto “singelo", e, portanto, a sua utilização vai depender do valor que será envolvido no processo. Braünert (2002)

Esclarecendo a afirmação do autor, salienta-se que a administração pública só pode utilizar-se desta modalidade quando o valor envolvido na aquisição de produtos ou serviços for de pequeno valor, em função da simplicidade do processo que envolve esta ferramenta, sendo, portanto, considerado aquisições de pequeno vulto.

Além disso, considera-se uma ferramenta bastante útil para contratações de bens e serviços, em função do tempo reduzido e dos recursos que serão utilizados na formalização do processo, haja vista que para a realização do evento o prazo mínimo até o recebimento das propostas será de 5 (cinco) dias úteis. (Inc. IV, § 2º, Art. 21 da Lei 8.666/93).

Colaborando com as descrições acima, Viana (2006) menciona que:

Convite é a modalidade de licitação mais simples entre interessados, destinada às contratações de pequeno valor, consistente na solicitação escrita a pelo menos três interessados no ramo do objeto, cadastrados para que apresentem suas propostas, no prazo mínimo de cinco dias úteis. (p. 225)

Isto posto, percebe-se que o autor referenciado acima explicita de uma maneira clara e objetiva as características principais desta modalidade, no entanto, quando se utiliza do termo “pequeno valor”, abstém-se de precisar o montante envolvido quando da utilização da modalidade, ou seja, não permite uma melhor visualização do limite de valor estabelecido como parâmetro para sua aplicação no processo licitatório.

Ante o exposto, é possível subsidiar a afirmação do autor quando se busca o conhecimento na abordagem normativa, onde o valor relacionado com o processo administrativo na modalidade convite será no limite de até R$ 80.000,00 para aquisições de bens e serviços e até R$ 150.000,00 para obras e serviços de engenharia (Art. 23º, Inc. I, alínea “a” e Inc. II, alínea “a”).

Assim sendo, fica perfeitamente evidenciada a maneira pela qual a modalidade convite é entendida como uma ferramenta de simples utilização, pois, conforme se explanou anteriormente, seu processo é pautado nos pequenos valores que envolvem o objeto, bem como o tempo demandado para a formalização do processo administrativo.

2.2.2 Pregão eletrônico

O pregão é a modalidade de licitação instituída pela lei 10.520 de 17 de julho de 2002, que em seu artigo 1º, parágrafo único define que “Para aquisição de bens e serviços comuns, poderá ser adotada a licitação na modalidade de pregão [...]”.

Com a crescente utilização da tecnologia por diversas entidades públicas, bem como pelas organizações privadas, o legislador previu a necessidade de adaptar essa modalidade a uma forma eletrônica, deixando explicito no § 1º do Art. 2º da lei 10.520/02 a seguinte

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redação: “Poderá ser realizado o pregão por meio da utilização de recursos de tecnologia da informação, nos termos de regulamentação específica”.

Como se vê, na edição da lei 10.520/02 não era possível utilizar-se ainda do pregão na sua forma eletrônica, somente a sua forma presencial, pois, o legislador alertou que para a sua utilização eletrônica era preciso a regulamentação do citado artigo, o que foi consolidado com o Decreto nº 5.450 de 31 de maio de 2005, mais precisamente em seu Art. 1º que assim está disposto “A modalidade de licitação pregão, na forma eletrônica, [...] destina-se à aquisição de bens e serviços comuns, no âmbito da União, e submete-se ao regulamento estabelecido neste Decreto.”

O pregão eletrônico diferentemente do convite não tem limite estabelecido de valor para a sua realização, nesse sentido Pietro (2006) afirma que:

Pregão é a modalidade de licitação para aquisição de bens e serviços comuns, qualquer que seja o valor estimado da contratação, em que a disputa pelo fornecimento é feita por meio de propostas e lances em sessão pública. (p. 381)

Verifica-se, portanto, que o pregão ocorre inicialmente por meio de propostas, ou seja, para participar dele é necessário a apresentação de uma oferta igual ou inferior ao termo de referência, já previsto em edital. Após a abertura do certame, inicia-se a oferta de lances em sessão pública, no qual todos os fornecedores estarão utilizando-se de ferramentas tecnológicas em ambiente de rede on-line e visualizando os lances sucessivos dos seus concorrentes, bem como tendo a oportunidade de cobrir os valores dos lances ofertados por seus adversários.

Encerrada a etapa competitiva, o pregoeiro classificará a melhor oferta e convocará o licitante vencedor a apresentar os documentos para a fase de habilitação que compreenderá a verificação da regularidade com a fazenda nacional, estadual e municipal, INSS, FGTS, além das exigências técnicas e econômico-financeiras.

Uma vez o licitante tenha atendido todas as exigências para a habilitação, este será declarado vencedor, sendo que o objeto da licitação será adjudicado em favor deste fornecedor. A etapa final compreenderá a homologação da licitação pelo ordenador de despesas, e posteriormente, o representante da empresa vencedora será convocado para firmar o contrato com a administração pública no prazo definido no edital de convocação.

Ante o exposto, constata-se que essa modalidade constitui um processo pouco complexo, possibilitando maior celeridade no desenvolvimento dos procedimentos administrativos, sendo que o prazo fixado para a apresentação das propostas, contado a partir da publicação do aviso, não será inferior a 8 (oito) dias úteis; (Inc. V, Art. 4º da Lei 10.520/02).

Observa-se, portanto, que a instituição dessa nova modalidade, surge com o intuito de trazer inúmeras vantagens para a administração pública quando comparada a outras ferramentas, visto que as características apresentadas por este instrumento envolvem processos extremamente vantajosos, tais como: utilização para contratação de qualquer valor, maior número de concorrentes, tempo acessível para a formalização do processo, bem como, expressiva economia ao erário em função da grande concorrência entre os licitantes.

Por fim, no decorrer da busca pelo conhecimento da matéria pode-se verificar que a lei 8.666/93 disciplinou em diferentes situações, os casos em que é facultada ou não a realização de procedimentos licitatórios por parte das organizações públicas. Porém, todos esses procedimentos devem estar pautados pela especificidade do negócio, bem como pelos objetivos a serem alcançados pela administração pública.

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3 RESULTADOS E DISCUSSÃO Para um melhor entendimento do funcionamento gerencial, considerou-se pertinente

analisar inicialmente a atual estrutura funcional do departamento de compras do 17º Batalhão de Fronteira, no qual pôde ser verificado que o setor é composto por cinco servidores militares, dentre os quais inclui-se o gestor de compras como representante desta área funcional, estando assim distribuídas: gestor, contratos, aquisições, empenho e cadastramento de fornecedores/arquivo, conforme ilustrado pelo organograma 3.1.

As atribuições e responsabilidades de cada um dos elementos que compõe a estrutura do

setor de compras envolvem as seguintes atuações: O ordenador de despesas é representado pelo comando do batalhão, e desta forma,

constitui a autoridade competente para autorizar os gastos que podem ser realizados pelas diversas seções, já que as atividades administrativas da organização têm a finalidade de gerir toda a parte burocrática da instituição, e, portanto, alcançar todas as metas, objetivos e propósitos da administração pública.

A fiscalização administrativa é o departamento responsável pela gerência e controle de toda parte patrimonial existente na unidade militar, competindo-lhe ainda assessorar no que couber o comando do batalhão, mantendo-o sempre informado sobre a existência dos créditos disponíveis na organização. Salienta-se, portanto, que o setor de compras constitui uma subfunção desta área funcional.

O gestor de compras é o agente responsável pela direção, coordenação e controle de todas as atividades que são desenvolvidas no departamento de aquisições, tendo ainda como responsabilidade a obrigatoriedade de manter informado o ordenador de despesas sobre o andamento de todos os processos licitatórios.

A Advocacia Geral da União – AGU constitui no órgão de assessoramento jurídico, sua sede localiza-se na cidade de Campo Grande/MS e tem como principal finalidade dar suporte legal a todos os setores ligados a administração pública, com o intuito de preservar e proteger os interesses do poder público federal.

No que diz respeito à função contratos, o servidor responsável pauta-se no controle, elaboração e execução dos mesmos, mantendo sempre informado o gestor de compras sobre o

Gestor de compras

Contratos Aquisições Empenho Cadastro de fornecedores/arquivo

Figura 1 - Organograma do setor de compras Fonte: Setor de compras

Fiscalização Administrativa (S/4)

Ordenador de Despesas

Staff/AGU

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início e término dos acordos com as diversas empresas e concessionárias fornecedoras de serviços a administração pública.

Ao encarregado de desempenhar a função aquisições compete receber a documentação requisitória de materiais/serviços, elaborar o edital, montar o processo e encaminhá-lo para a análise jurídica da AGU, ficando ainda este servidor incumbido de realizar possíveis correções/alterações no edital após o parecer da assessoria jurídica, bem como auxiliar no que couber o gestor na realização efetiva do pregão eletrônico.

A função empenho tem por finalidade assegurar os recursos que serão destinados ao pagamento dos fornecedores, para tanto é necessário que a empresa contratada efetue primeiramente a entrega do objeto, para então o débito ser quitado, desta forma, é possível garantir a execução do serviço e a efetiva entrega dos materiais.

Por fim, verificou-se que o servidor responsável pelo cadastramento de fornecedores/arquivo tem a incumbência de receber a documentação referente ao cadastro das empresas, protocolá-los e cadastrá-los no sistema de cadastramento de fornecedores - SICAF, competindo-lhe ainda, organizar e manter no arquivo da seção todos os documentos dessas empresas, ofícios expedidos e recebidos, memorandos internos, assim como todos os processos de compras que foram encerrados/concluídos, tudo em conformidade com as atividades desenvolvidas dentro do setor de compras.

3.1 ANÁLISE DO PROCESSO ADMINISTRATIVO DE COMPRAS

Ao analisar o desenvolvimento do processo administrativo de aquisições do 17º Batalhão de Fronteira, constatou-se que a principal ferramenta utilizada pelo setor de compras ocorre por meio da utilização do Pregão Eletrônico. Trata-se de uma modalidade de licitação prevista na Lei 10.520 de 17 de julho de 2002, regulamentada pelo Decreto 5.450 de 31 de maio de 2005. E este processo é desenvolvido em duas etapas distintas, fase interna e fase externa.

3.1.1 Fase interna do processo de compras

Inicialmente observou-se que para o departamento de compras adquirir bens e/ ou serviços, o setor interessado no material deve elaborar um documento requisitório (ANEXO A), onde deverá constar a necessidade, justificativa, especificações técnicas do produto/serviço a ser adquirido, nome das três empresas em que foi realizada a pesquisa de preços dos produtos, destacando o menor preço entre eles para servir de referência quando da elaboração do edital.

Posteriormente, encaminha-se o documento requisitório para o setor de fiscalização administrativa, que tem a função de analisar o teor da solicitação, submetendo-o em seguida à apreciação (ANEXO B) do ordenador de despesas. Este, por sua vez determinará em seu despacho (ANEXO C) que o setor de compras adote as providências necessárias para a abertura dos procedimentos licitatórios.

O setor de compras ao receber a documentação providenciará a elaboração da minuta do edital da licitação, em que deverá constar a data, local e horário do certame, termo de contrato, todos os direitos, deveres e obrigações dos fornecedores, prazo e local de entrega dos materiais, sanções administrativas a que estão sujeitas as licitantes, bem como o termo de referência com a indicação dos objetos a serem licitados e os preços máximo admissível que a administração pública estará disposta a pagar quando da realização da licitação.

Em seguida, monta-se com todos os documentos produzidos em ordem cronológica, juntamente com o documento que publicou a nomeação do pregoeiro e sua equipe, um processo. Este será protocolado, autuado e numerado, e após, encaminhado a advocacia geral da união – AGU para análise jurídica do mesmo, para tanto, receberá um número único de processo - NUP, o qual possibilitará o seu acompanhamento durante toda a fase de execução.

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O processo retornará novamente para o setor de compras com o parecer jurídico da AGU, o qual poderá conter orientações e recomendações no sentido de realizar possíveis modificações no edital. Essas recomendações têm por finalidade garantir maior segurança e eficiência para o gestor público quando da realização dos procedimentos licitatórios, pois, ao adequar o instrumento convocatório as normas jurídicas certamente não há o que se falar em dano ou prejuízo a união, já que tudo foi seguido e processado dentro das normas e padrões regulamentares.

Ante o exposto, constatou-se por meio do questionário aplicado aos colaboradores do setor, que a estrutura atual do setor de compras está bem dotada de material e pessoal, contudo averiguo-se que algumas atividades que atualmente estão sendo realizadas por outros setores poderiam ser melhor desenvolvidas pelos integrantes do departamento de compras, bastando para isso uma melhor adequação de seus recursos humanos.

O fato de outro departamento elaborar o documento requisitório/pesquisa de preços, na maioria das vezes, apresenta incorreções no que diz respeito às especificações do objeto, ocasionando retrabalho por parte dessas seções, no sentido de ser necessária uma confirmação do que foi solicitado. Desta forma, tal situação tem refletido nas ações desenvolvidas pelos integrantes do departamento, já que o retrabalho de outros setores ocasiona maior tempo na realização dos procedimentos licitatórios.

Outro aspecto importante levantado durante a discussão relacionou-se com o recebimento dos materiais, haja vista que por imposição legal o setor que compra não pode ser o mesmo que recebe os materiais, exigindo assim, por parte da seção que recebe, no caso o almoxarifado, uma maior atenção na conferência dos produtos adquiridos.

Portanto, verificou-se que a atual estrutura do departamento de compras se depara com algumas deficiências, o que certamente muitas organizações públicas e até mesmo privadas, enfrentam no seu dia a dia, no entanto, algumas situações podem ser melhoradas e outras não, já que na administração pública só é permitido fazer o que a lei autoriza.

3.1.2 Funcionalidade prática e operacional Após a execução de todas essas etapas de preparação, porém ainda na fase interna do

processo, chega-se a parte funcional e prática, onde de início o servidor militar responsável pela função aquisição valendo-se de uma senha e do CPF realiza o upload do edital no site de compras do governo www.comprasnet.gov.br, >Serviços do Governo > SIASGWEB > SIDEC > Aviso > Inclusão, conforme pode ser visualizado na figura 2.

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Figura 2 - Página principal do site comprasnet – inclusão do edital Fonte: www.comprasnet.gov.br

A fase interna do processo encerra-se com a inclusão do edital no Sistema de Divulgação Eletrônica de Compras – SIDEC, o qual tem por objetivo divulgar a todos os interessados em participar da licitação a data, local e horário de realização do certame, tipo de material que será licitado, condições de participação, bem como a disponibilização do edital para download, tornando-se necessário estar cadastrado no Sistema de Cadastro de Fornecedores – SICAF.

3.1.3 Fase externa do processo de compras

A fase externa do processo inicia-se com a convocação dos interessados em participar do certame, para tanto, primeiramente deve-se incluir o aviso do pregão eletrônico no SIDEC que resultará na publicação automática no Diário Oficial da União, cuja finalidade é dar maior transparência às ações realizadas pela administração pública.

A partir da referida publicação a licitação ficará agendada no sistema com data e horário determinados para abertura, sendo que o horário de referência é sempre o de Brasília/DF, haja vista haver a possibilidade de qualquer empresa localizada em diferentes estados do Brasil participar do certame.

Após a inclusão do edital e o aviso do evento no SIDEC, o gestor de compras solicitará junto a Empresa Brasil de Comunicação – EBC a publicação em jornal de grande circulação dos dados referente à licitação, com o intuito de tornar público para a população à realização da sessão pública.

Cabe destacar que o prazo fixado para a abertura do certame contados a partir da data de publicação do aviso no diário oficial da união, não poderá ser inferior a oito dias úteis, ou seja, a abertura da licitação só poderá ocorrer depois de transcorrido oito dias úteis da publicação do aviso.

Inclusão do edital

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3.1.4 Realização da sessão pública do pregão eletrônico

Antes do início da abertura do certame o gestor de compras deverá vincular no sistema a equipe do pregão, definindo assim, quem será o pregoeiro e a equipe de apoio que irá operar o pregão específico. Este procedimento poderá ocorrer até o horário limite de início da sessão pública.

A partir da data e horário previsto no edital, deve-se dar início a sessão pública, sendo que primeiramente, o pregoeiro deverá analisar, classificar ou desclassificar aquelas propostas iniciais que foram ofertadas para cada item e que porventura estejam acima das indicadas no termo de referência do edital. Em seguida o item é aberto para lances sucessivos entre os fornecedores participantes do certame até surgir um vencedor entre eles.

Salienta-se que na tela do pregoeiro aparece somente a especificação do produto e o menor lance, sem nenhuma identificação do fornecedor, pois tal situação ocorre para não haver possível interferência do agente público no que diz respeito ao beneficiamento de qualquer licitante, sendo que este só é conhecido ao final do término de lances, conforme ilustrado pelas figuras 3.3 e 3.4.

Figura 3 - Sessão pública do pregão eletrônico – realização de lances Fonte: www.comprasnet.gov.br

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Figura 4 - Sessão pública do pregão eletrônico – encerramento de lances Fonte: www.comprasnet.gov.br

3.1.5 Fase de habilitação dos fornecedores Encerrada a etapa competitiva de lances, o pregoeiro solicitará aos licitantes vencedores

os documentos de habilitação, tais como: certidões das fazendas nacional, estadual e municipal, seguridade social, FGTS, habilitação jurídica e qualificações técnica e econômico-financeira, com o intuito de verificar se o fornecedor atendeu os requisitos do edital.

Uma vez constatado que a documentação encontra-se regularizada e ter verificado que o fornecedor atendeu todas as exigências impostas no edital, este será declarado vencedor. No entanto, caso o licitante deixe de atender qualquer requisito será desclassificado, sendo convocado o segundo colocado para apresentar os documentos para habilitação, e assim sucessivamente. 3.1.6 Encerramento da sessão pública

Declarado o vencedor, chega-se a fase de encerramento da sessão pública pelo pregoeiro, situação em que o sistema emitirá automaticamente a ata do pregão eletrônico com todos os lances realizados pelos fornecedores, resultado por fornecedor, termo de homologação e termo de adjudicação.

Para validar o certame o pregoeiro adjudicará a licitação em favor das empresas vencedoras. Uma vez adjudicada, deverá ser homologada pelo ordenador de despesas. Assim sendo, a etapa final do processo consistirá na convocação do representante da empresa vencedora para firmar o contrato com a administração pública no prazo definido em edital.

Cumpre salientar que por se tratar de uma sessão pública, qualquer cidadão terá o acesso livre a todos os documentos que serão disponibilizados no site de compras do governo após o

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enceramento do certame, para tanto basta acessar www.comprasnet.gov.br, >acesso livre >consulta > atas de pregões/anexos.

3.2 ANÁLISE QUANTO A EFICIÊNCIA DO PROCESSO DE COMPRAS

Ao realizar a coleta de dados constatou-se que a utilização do pregão eletrônico, tem por finalidade contribuir com a administração pública na aquisição de bens e serviços de uma maneira eficiente, econômica e célere após ser homologado pela autoridade competente, sobre o qual se desenvolve novos moldes e competências para uma negociação segura em uma sessão pública, bem como conseguir dos fornecedores otimização de resultados no que diz respeito ao interesse público.

No entanto, verificou-se que 40% dos pesquisados consideram que a ferramenta utilizada pelo setor de compras atende em partes, a eficiência do processo, já que alguns produtos, por vezes, não apresentam boa qualidade em função de serem adquiridos pelo menor preço.

Ao analisar as proposições acima citadas constatou-se que tal situação ocorre em função da lei de licitação vedar a exigência de marcas, características e especificações exclusivas no certame, exceto nos casos tecnicamente justificáveis, sendo permitida somente a descrição das características e especificações dos produtos. Desta forma, as empresas não têm a obrigatoriedade de fornecer produtos originais, e assim, muitos desses fornecedores cotam produtos com características similares aos originais por um preço bem mais barato que os de marca.

Diante desse contexto, verificou-se ainda que o legislador ao elaborar a lei entendeu que a exigência de determinada marca em qualquer modalidade de licitação poderia levar a um direcionamento do vencedor no certame, prejudicando assim a concorrência entre os demais licitantes, já que alguns fornecedores trabalham com marcas exclusivas e outros com marcas variadas.

Notou-se, portanto, que a discussão sobre a eficiência do processo não é um problema estrutural e sim, diretamente relacionado com a legislação que rege a matéria, haja vista que o agente público, por questões estritamente legais, pauta-se na observância dos procedimentos formais, o que o leva a conduzir o processo licitatório de forma imparcial, transparente e, acima de tudo dentro da legalidade que a lei impõe.

3.3 ANÁLISE QUANTO A CELERIDADE DO PROCESSO LICITATÓRIO

Percebe-se que o pregão eletrônico vem se consolidando cada vez mais como a principal ferramenta de compras utilizada pela administração pública, tendo como característica a rapidez nos procedimentos licitatórios. Sabe-se que a celeridade nestes procedimentos constitui importante passo para se ter um processo eficiente, pois o fator tempo poderá conduzir a uma melhor negociação, objetivando bons resultados, e desta forma, minimizar custos para setor público.

Neste sentido, constatou-se na pesquisa que o departamento de compras se depara com um problema estrutural quanto à análise jurídica do processo, pois, observou-se que o órgão de assessoramento jurídico – AGU localiza-se na cidade Campo Grande/MS, o que certamente leva o setor em questão a demandar um maior tempo no desenvolvimento do processo, principalmente quando comparado a outros órgãos públicos localizados naquela cidade, o que é perfeitamente entendido.

É sabido que a lei do pregão eletrônico trouxe inúmeros benefícios para a administração pública, inclusive proporcionando maior rapidez nos procedimentos licitatórios. Contudo, é preciso levar em consideração algumas situações atípicas como a citada anteriormente, já que dependendo do local onde está situado o órgão púbico detentor da licitação, o tempo para o desenvolvimento do processo poderá se tornar um pouco mais demorado, requerendo, assim, um planejamento mais detalhado.

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Desta forma, conclui-se diante da discussão que o assessoramento jurídico constitui uma etapa imprescindível no desenvolvimento do processo licitatório, pois, procedimentos como esses são extremamente necessários para que o gestor público possa conduzir o certame com responsabilidade e ética dentro dos parâmetros legais, mesmo que para isso demande um pouco mais de tempo, garantindo assim, a lisura e a transparência do processo pela administração pública.

3.4 PREGÃO ELETRÔNICO VERSUS ECONOMICIDADE NAS AQUISIÇÕES

Observou-se na pesquisa que o pregão na sua forma eletrônica tem ajudado o setor público a comprar bem mais barato, reduzindo de forma considerada os gastos com aquisições de bens e serviços, pois, a utilização desta ferramenta além de proporcionar um alto ganho de escala na compra de materiais, vem atraindo cada vez mais fornecedores dispostos a participarem de licitações nesta modalidade.

O aumento de fornecedores interessados em participar de licitações, particularmente na modalidade pregão eletrônico, tem ocasionado uma ampla concorrência entre fornecedores, sendo constatada na pesquisa que o maior beneficiário desta “guerra” pela oferta do menor preço é a administração pública, que compra não necessariamente melhor, porém mais barato.

Deste modo, pôde ser levantado na análise que 80% dos respondentes consideram que a ferramenta de aquisições utilizada pelo setor de compras atende consideravelmente os interesses da administração pública e aos objetivos do departamento em termos de economicidade.

Diante desta discussão, buscou-se no site de compras do governo www.comprasnet.gov.br,>acesso livre> aviso de licitações, os valores antes (valor de referência no edital) e após a realização dos certames no ano de 2009, o que pôde proporcionar um melhor dimensionamento de redução de gastos com aquisições de bens/serviços e, conseqüentemente, uma melhor visualização em termos econômicos, conforme tabela 1.

Tabela 1 – Pregões realizados pelo departamento de compras (2009)

Pregão (Material/serviços)

Valor total (referenciado

no edital)

Valor total (após realização

da licitação)

Redução em R$

Redução em %

Materiais de expediente, informática e limpeza

599.739,95 285.955,04 313.784,91 52,32%

Materiais de construção 1.162.415,88 641.840, 90 520.574,98 44,78%

Gêneros alimentícios 450.759,20 277.481,86 173.277,34 38,44%

Peças para viaturas 15.850,50 8.142,80 7.707,70 48,63%

Serviços de manutenção em viaturas

31.220,00 20.459,96 10.760,04 34,47%

Fonte: www.comprasnet.gov.br

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Ressalta-se ainda, que após a realização da licitação a administração pública não tem a obrigatoriedade de adquirir imediatamente todos os materiais que foram cotados no certame, gerando apenas expectativa de aquisição. Desta forma, têm-se mais uma situação de economicidade, pois, elimina-se o acúmulo de estoques, já que a aquisição do material será feita de acordo com as necessidades da organização pública, surgindo assim, uma espécie de almoxarifado virtual.

Ante o exposto, conclui-se que o pregão eletrônico constitui uma importante ferramenta de compras, particularmente, no que diz respeito à economicidade nas aquisições de bens e serviços, proporcionando ao setor de aquisições e a administração pública uma redução significativa de gastos públicos, o que pôde ser melhor evidenciado na exposição do dados apresentados na pesquisa.

Encerrando este capítulo, torna-se importante mencionar que 100% dos questionados consideram extremamente satisfatória a utilização da ferramenta de compras utilizada pelo departamento, já que ela possui importantes características como eficiência e celeridade nos procedimentos licitatórios, redução de custos, bem como atende plenamente os objetivos do setor de aquisições e, conseqüentemente, aos anseios da administração pública.

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS E RECOMENDAÇÕES

O estudo ora realizado abordou a importância do departamento de compras em uma organização militar, dando grande ênfase na principal ferramenta de compras utilizada pelo setor pesquisado em um processo de aquisições de bens e serviços. Tal procedimento proporcionou analisar a atual estrutura funcional do setor de compras, levantamento da eficiência e da celeridade do processo licitatório, bem como uma abordagem da economicidade na utilização do pregão eletrônico.

Os enfoques foram direcionados com o intuito de levantar benefícios e analisar possíveis “deficiências” no setor de compras no que tange a realização de um processo de compras, e assim, colaborar com sugestões que acredita-se poder proporcionar melhorias adequadas a um processo de aquisições de bens e serviços.

Diante desse contexto, verificou-se inicialmente que a pesquisa de preço é um documento elaborado pelo setor interessado em determinado material e que dá origem ao processo de compras. Entretanto, levantou-se na análise que por ser elaborado por diferentes setores, isto tem ocasionado muitas vezes retrabalho na elaboração deste documento, já que muitas vezes apresenta incorreções na especificação dos objetos e, conseqüentemente, leva o setor de compras a demandar um pouco mais de tempo nos procedimentos licitatórios.

Logo, seria apropriado apresentar como sugestão que este documento fosse elaborado juntamente com os integrantes do departamento, tendo em vista que tal procedimento poderia diminuir de forma considerada as incorreções apresentadas, o que certamente refletiria de forma positiva nos trabalhos realizados pelo setor de compras.

Outro aspecto importante levantado na pesquisa é em relação à qualidade do material, no qual se verificou que em algumas situações o produto não apresenta a qualidade desejada. Nesta situação seria de bom grado sugerir ao setor de compras que no decorrer de uma licitação fosse solicitado aos fornecedores amostra do material, uma vez que isto poderia conduzir o setor a adquirir produtos com melhor qualidade, já que seria constatada antecipadamente a qualidade do material.

Quanto à celeridade do processo pôde-se notar que o assessoramento jurídico em local diferente do órgão detentor da licitação tem ocasionado um maior tempo na realização dos procedimentos licitatórios, levando o setor a se planejar de forma antecipada na realização dos procedimentos de aquisições de bens e serviços.

Neste sentido e considerando as imposições legais quanto à composição da estrutura funcional na administração pública, tem-se que uma possibilidade de abertura de núcleos

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regionais poderia facilitar o andamento do processo no que tange o assessoramento jurídico, o que certamente ocasionaria uma visível melhora no desenvolvimento de procedimentos licitatórios.

Em relação à economicidade constatou-se que a ferramenta é extremamente eficiente, uma vez que em todos os procedimentos licitatórios foi verificado que houve uma redução significativa de custos, o que tem proporcionado a administração pública, inúmeros benefícios como, por exemplo, economia de custos em larga escala nas aquisições de bens e serviços, assim como a utilização do erário de forma econômica e racional.

Portanto, cumpre salientar que os objetivos propostos no trabalho foram satisfatoriamente alcançados com o levantamento e análise das informações, sendo que os resultados conduziram a uma resolução de forma adequada e consistente para o problema levantando. Deste modo, o estudo trouxe expressiva contribuição no que tange ao aprendizado sobre a área, proporcionando adequado conhecimento das atividades relacionadas com o trabalho desenvolvido em um setor de compras da administração pública.

Concluindo, faz-se lembrar que em todos os procedimentos licitatórios o gestor de compras da administração pública pauta-se na Lei 8.666/93, o que o leva a adotar procedimentos formais nos processos de aquisições de bens e serviços, de forma a buscar a oferta mais vantajosa para o setor público, obedecendo sempre aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ALEXANDRINO, Marcelo; PAULO, Vicente. Direito Administrativo Descomplicado. 16. ed. revisada e atualizada. São Paulo: Método, 2008. BRAÜNERT, Rolf Dieter Oskar F. A prática da Licitação. Curitiba: [s.n]. 2002. BRASIL. Constituição de (1988) Constituição da República Federativa do Brasil. Senado Federal, Brasília: Disponível em:<http://www.senado.gov.br/sf/>. Acesso em: 12/05/2009. BRASIL. Lei 8.666 (1993) Lei de Licitações. Senado Federal, Brasília: Disponível em:< http://www.senado.gov.br/sf/>. Acesso em: 12/05/2009. BRASIL. Lei 10.520 (2002) Lei do Pregão. Senado Federal, Brasília: Disponível em:< http://www.senado.gov.br/sf/>. Acesso em: 16/05/2009. BRASIL. Decreto 5.450 (2005) Regulamenta o pregão. Presidência da República - Casa Civil, Brasília: Disponível em:<http://www.planalto.gov.br/ccivil>. Acesso em: 16/05/2009. DIAS, Marcos Aurélio P. Administração de Materiais: uma abordagem logística. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1993. ______. Administração de Materiais. São Paulo: Atlas, 1995. ______. Administração de Materiais: princípios conceitos e gestão. 5. ed. 2. reimp. São Paulo: Atlas, 2006. MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, CAMPOS, Renato Paulo. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2006. MATTAR, Fauze Najib. Pesquisa de Marketing: metodologia e planejamento. 6. Ed. São Paulo: Atlas, 2005. PAULUS JÚNIOR, Aylton. Revista Espaço para a Saúde. Gerenciamento de recursos materiais em unidades de saúde. Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez. 2005. Disponível em: <http://www.ccs.uel.br/espacoparasaude>. Acesso em: 22/04/2009. PIETRO, Sylvia Zanella Di. Direito Administrativo. 19. ed. São Paulo: Atlas, 2006. PORTAL DE COMPRAS DO GOVERNO. Disponível em: <http://www.comprasnet.gov.br/>. Acesso em: 09/10/2009. VIANA, João José. Administração de Materiais: um enfoque prático. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2006.