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NORMA TÉCNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
NORMA TÉCNICA DEL SISTEMA
INSTITUCIONAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
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NORMA TÉCNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
Contenido OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................... 3
MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL .............................................................................................. 4
MISIÓN............................................................................................................................................... 7
VISIÓN ............................................................................................................................................... 7
POLÍTICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO 8
ALCANCE ......................................................................................................................................... 9
NORMATIVA TÉCNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Y ARCHIVO ..................................................................................................................................... 10
1. SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO ...................................... 10
1.1 De la política institucional en materia de gestión documental y archivo. .................... 11
1.2 De los documentos de archivo sujetos al procedimiento de gestión documental. ...... 11
1.3 Descripción, integración y funcionamiento del Sistema Institucional. ......................... 12
1 . 4 Responsabilidades de las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales,
Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria a nivel Nacional. ..... 12
1.5 De la Dirección de Gestión Documental y Archivo. ................................................. 13
1.6 Del Archivo de Gestión: Planta Central, Periférico Distrital y de Jefaturas de Servicios
de Sanidad Agropecuaria.- ........................................................................................................ 15
1.7 Del Centro de Información Documental ....................................................................... 17
2. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO .............................................................. 20
2.1 De los procesos que deberá realizar el Sistema Institucional. ...................................... 20
2.2 De los instrumentos de consulta y control de la gestión documental y archivo. ......... 20
2.3 Del registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestión
documental. .............................................................................................................................. 21
2.4 De la identificación de documentos de archivo. ........................................................ 21
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DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
2.5 De la integración y ordenación de expedientes. .................................................... 22
2.6 De la clasificación archivística por procesos. ................................................................ 22
2.7 De la descripción documental. ...................................................................................... 23
2.8 De la valoración documental......................................................................................... 24
2.9 De las transferencias documentales. ............................................................................ 25
2.10 De la preservación de los archivos. ............................................................................... 26
2.11 De control de la gestión documental y archivo............................................................. 27
3. DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO ............................................................ 27
3.1 Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo. .............................................. 27
3.2 Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo. .................... 28
3.3 De la digitalización y desmaterialización de impresos. ................................................. 29
3.4 El tratamiento de los medios audiovisuales. ................................................................ 29
4. D EFINICIONES ........................................................................................................................ 30
4.1 GLOSARIO DE TÉRMINOS .............................................................................................. 30
4.2 SIGLAS UTILIZADAS ........................................................................................................ 34
5. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS Y MODIFICACIONES ............................ 35
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Edición No: 1
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
OBJETIVO GENERAL
Establecer y difundir normas y procedimientos que reglamenten la
administración del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo
en la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro –
AGROCALIDAD.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Fijar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la producción y
manejo de los documentos, logrando regularizar el flujo de los mismos.
Establecer los procedimientos administrativos y técnicos que garanticen el
mantenimiento, conservación, custodia y uso del patrimonio documental de
la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro –
AGROCALIDAD.
Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestión de la
documentación producida y recibida por AGROCALIDAD en desarrollo de
sus funciones, garantizando su integridad física y funcional, y las relativas a
otros aspectos al tratamiento automatizado de la documentación e
información.
Sensibilizar a los servidores de AGROCALIDAD sobre la importancia del
acervo documental y crear el sentido de responsabilidad y pertenencia en el
manejo de los documentos.
Proporcionar al personal de AGROCALIDAD una herramienta administrativa
que contenga en forma ordenada, secuencial y detallada, los
procedimientos en gestión documental y archivo, dotando de esta manera a
la institución de un sistema institucional en gestión documental.
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DOCUMENTAL Y ARCHIVO
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL
La Función Ejecutiva y la Secretaria Nacional de Administración Pública (SNAP),
establecen como política pública, instituir normativas para la Gestión Documental,
en el ámbito que compete a la administración, selección, valoración y expurgo de
los documentos que generan sus entidades, a través de una adecuada
clasificación y categorización documental, a fin de mejorar sus procesos
administrativos e incorporar de condiciones, para su validez con mérito probatorio,
de los documentos que forman parte del archivo institucional.
En la elaboración del Manual en lo concerniente a la normatividad básica aplicable
al quehacer en gestión documental, encontramos que en el Ecuador no existe un
compendio de normas que pueda servir como estatuto único de toda la legislación
que sobre el asunto en particular se haya expedido; sin embargo nos permitimos
resaltar las normas más destacadas aplicables al trabajo de Gestión Documental.
Cabe resaltar que el Manual está realizado en base a la Norma Técnica y
Metodología en Gestión Documental y Archivo, emitida por la Secretaría Nacional
de Administración Pública (SNAP), y la Dirección Nacional de Archivo de la
Administración Pública (DNAAP), el 02 de febrero de 2015, y publicada en el
Registro Oficial No. 445 con fecha 25 de febrero de 2015.
El artículo 18 numeral 2 de la Constitución Política de la República señala que
todas las personas, en forma individual y colectiva tienen derecho a Acceder
libremente a la información generada en entidades públicas o en las privadas que
manejen fondos del Estado o realicen funciones públicas. No existirá reserva de
información excepto en los casos expresamente establecidos en la ley. En caso de
violación de los Derechos Humanos ninguna entidad pública negará la
información.
La Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP),
en el Art. 1 y su reglamento, garantizan el ejercicio del derecho fundamental de las
personas a la información conforme a las garantías consagradas en los artículos
91 y 92 de la Constitución de la República.
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
El artículo 10 de la Ley Orgánica de Acceso a la Información Pública (LOTAIP),
dispone que es responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de
derecho público, crear y mantener registros públicos de manera profesional para
que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún
caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la
documentación. Los documentos originales deberán permanecer en las
dependencias a las que pertenezcan hasta que sean transferidos a los archivos
intermedios, archivos generales o Archivo Nacional.
Por su parte la Norma de Control Interno 405-04 emitido por la Controlaría General
del Estado, establece que toda entidad pública dispondrá de evidencia documental
suficiente, pertinente y legal de sus operaciones, además que la documentación
sustentadora de transacciones financieras operaciones administrativas o
decisiones institucionales estará disponible para acciones de verificación,
auditoria, así como información autorizada de otros usuarios en ejercicios de sus
derechos.
Que, el Artículo 71 de la ley Orgánica de la Controlaría General del Estado
establece lo siguiente: “Caducidad de las facultades de la Controlaría General del
Estado. La facultad que corresponde a la CGE para pronunciarse sobre las
actividades de las Instituciones del Estado y los actos de las personas sujetas a la
Ley, así como para determinar responsabilidades en caso de haberlas, caducará
en cinco años contados desde la fecha que se hubieren realizado dichas
actividades o actos; este artículo fue reformado mediante la Ley Orgánica
Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en el
artículo cinco que dispone: Articulo 5: En el primer inciso del Art. 71,
sustitúyase la palabra “ cinco “ por “siete”.
El Art. 156 de la Ley de Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas en
referencia a: La Retención de documentos y registros. Dispone: “Las unidades
de contabilidad de las entidades del sector público conservarán durante siete años
los registros financieros junto con los documentos de sustento correspondientes,
en medios digitales con firma electrónica de responsabilidad, y de ser del caso los
soportes físicos”.
La Cámara Nacional de Representantes, considerando que los archivos y la
documentación son Patrimonio del Estado y que es obligación del mismo velar por
la conservación de las fuentes históricas y sociológicas del País así como
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
modernizar y tecnificar la organización y administración de los archivos. Emite la
Ley del Sistema Nacional de Archivos con Registro Oficial 265 el 16 de junio de
1982.
El Consejo Nacional de Archivos mediante Resolución Administrativa CNA-001-
2005, Registro Oficial No 67 de 25 de julio del 2005, Expide a través del Sistema
Nacional de Archivos (SINAR), el Instructivo de organización básica y gestión de
archivos administrativos para cumplir con lo que dispone la Ley Orgánica y
Reglamento General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
El Art. 2 del Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos
Administrativos, dispone que se inserten las áreas de Archivo Central en los
organigramas estructurales y funcionales de las Instituciones Públicas.
Que, Mediante Decreto Ejecutivo 1449 del 22 de noviembre del 2008, publicado
en el Registro Oficial No.- 479 de 2 de diciembre del 2008, se dispone la
reorganización del Servicio Ecuatoriano de Sanidad Agropecuaria,
Transformándola en la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del
Agro – AGROCALIDAD;
Mediante Acción de Personal MAGAP N°0290 del 19 de Junio del 2012, EL señor
Javier Ponce Cevallos, Ministro de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca,
designa al Ing. Diego Vizcaíno Cabezas, como Director Ejecutivo de
AGROCALIDAD, mediante la cual se faculta al Director Ejecutivo a expedir
mediante resolución, reglamentos internos, instructivos, circulares, manuales de
organización y procedimientos y cuanto instrumento se requiera para un eficaz
funcionamiento.
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
MISIÓN
Garantizar y ejecutar un adecuado modelo para la administración de la Gestión
Documental y Archivos de AGROCALIDAD a través de procedimientos técnicos y
el apoyo de nuevas tecnologías, de tal manera que nuestros usuarios internos y
externos puedan acceder a sus requerimientos de consulta de forma ágil,
confiable y segura.
VISIÓN
Implementar y alcanzar un Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo
innovador y de referencia como apoyo a las funciones de AGROCALIDAD,
garantizando el acceso a la información en todo tipo de soporte, al servicio de la
Institución, del ciudadano y de los entes de control, basados en la calidad y el
mejoramiento continuo.
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Requisito de la norma: 7.5
POLÍTICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
La Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro AGROCALIDAD,
establecerá y difundirá el compromiso de receptar, organizar, gestionar, conservar
y resguardar los documentos de archivo que se generen o reciban,
aplicando la norma y metodología de gestión documental y archivo determinada
en el Manual del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo, con base
en la Norma Técnica y Metodología de Gestión Documental emitida por La
Secretaría Nacional de Administración Pública.
Todos los documentos tienen un tiempo de validez definido y es responsabilidad
de cada Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital y Jefaturas
de Servicios de Sanidad Agropecuaria a nivel Nacional establecer la vigencia de
su documentación en las Tablas de Plazos de Conservación, aplicando la
metodología de gestión documental que asegure su autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad descrito en el Manual del Sistema Institucional de
Gestión Documental y Archivo.
Todos los servidores responsables del manejo documental de AGROCALIDAD,
velarán por la integridad y adecuada conservación de los documentos que genere
o reciba en cualquier soporte, apegándose al código de ética profesional.
La supervisión y control del manejo documental se lo realizará periódicamente
mediante las Auditorías de Gestión que las ejecutará la Dirección de Gestión
Documental.
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
ALCANCE
Lo establecido en el Manual del Sistema Institucional de Gestión Documental y
Archivo, es de aplicación obligatoria y de estricto cumplimiento para todos los
servidores responsables del manejo documental de la Institución.
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Requisito de la norma: 7.5
NORMATIVA TÉCNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
1. SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO
El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo, establece un ciclo vital del
documento, que corresponde a las etapas por la que sucesivamente pasan los
documentos desde su producción o recepción en una Dependencia, hasta la
determinación de su destino final, que puede ser baja documental o conservación
permanente en el Archivo Nacional o en el Archivo Histórico. Los tipos de archivo
que se contemplan en el ciclo vital del documento son: Archivo de Gestión,
Archivo Central (Centro de Información Documental), Archivo Intermedio y Archivo
Histórico.
Gráfico Tomado de la Norma Técnica de la SNAP
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
1.1 De la política institucional en materia de gestión documental y archivo.
a) AGROCALIDAD emitirá el Manual de Sistema Institucional de Gestión
Documental y Archivo, la que será aprobada por la máxima autoridad
institucional y deberá estar alineada con las disposiciones de la Norma
Técnica y la Metodología emitida por la SNAP. En ella se establecerá
y difundirá el compromiso de organizar, gestionar, conservar y
resguardar los documentos de archivo que se generen o reciban,
aplicando la metodología de gestión documental y archivo que asegure
su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
b) Todos los servidores de AGROCALIDAD velarán por la integridad y
adecuada conservación de los documentos de archivo que genere o
reciba la Institución en cualquier soporte y época.
c) El Archivo de Gestión deberá ser condensado en las Coordinaciones
Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y
Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria Provinciales, por el
servidor responsable; por consiguiente, se prohíbe expresamente la
constitución paralela de expedientes para uso personal (Archivos
personales).
1.2 De los documentos de archivo sujetos al procedimiento de gestión
documental.
Todos los documentos de archivo, cualquiera que sea su soporte, y que hayan
sido creados o recibidos, como resultado del ejercicio de las atribuciones y
responsabilidades dentro de la Institución, dichos documentos:
a) Forman parte del Sistema Institucional que les dio origen, así como
del Sistema Nacional, por lo que están sujetos al procedimiento
archivístico establecido en el Manual.
b) Se organizarán y gestionarán de acuerdo al ciclo vital del
documento, representado por los Archivos de Gestión, el Archivo
Central (Centro de Información Documental), el Archivo Intermedio y, a
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Requisito de la norma: 7.5
partir de los criterios de disposición, el Archivo Histórico o la baja
documental.
c) Se expedientarán, clasificarán, registrarán, preservarán, transferirán,
valorarán y cumplirán su destino final, el que puede ser baja
documental o transferencia al Archivo Intermedio o Archivo Histórico.
1.3 Descripción, integración y funcionamiento del Sistema Institucional.
Es el conjunto de procesos y procedimientos que interactúan desde que se
producen los documentos hasta su destino final, y tiene como objetivo asegurar la
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos, cualquiera
que sea su soporte y época de producción o recepción, mediante los métodos y
procedimientos definidos en el Manual del Sistema Institucional de Gestión
Documental de AGROCALIDAD.
El Sistema Institucional de Gestión Documental está compuesto por:
La Comisión de Gestión Documental y Archivo
La Dirección de Gestión Documental y Archivo / Centro de Información
Documental.
Los Archivos de Gestión Planta Central, y
Los Archivos de Gestión y Periféricos a nivel Nacional;
1 . 4 Responsabilidades de las Coordinaciones Generales,
Direcciones Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicio
de Sanidad Agropecuaria a nivel Nacional.
Para cumplir con las responsabilidades que les corresponden en materia de
gestión documental y archivo, las Coordinaciones Generales, Direcciones
Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicios de Sanidad
Agropecuaria.
a) Designar a los Responsables de los Archivos de Gestión.
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
b) Supervisar que la documentación de archivo que acredite el resultado
de sus acciones institucionales se clasifique, registre, conserve y
transfiera en los términos definidos por el Manual.
c) Transferir al Centro de Información Documental en el caso de Planta Central, y al Archivo de Gestión Periférico en el caso de provincias, aquellos expedientes que hayan concluido su gestión en los términos definidos por el Manual.
d) Cumplir con las disposiciones del Manual.
e) Validar los inventarios de transferencia de los expedientes que se transfieran al Centro de Información Documental o Archivos de Gestión y Periféricos
f) Contar con los espacios y mobiliario apropiados para la conservación de
sus Archivos de Gestión.
1.5 De la Dirección de Gestión Documental y Archivo.
En AGROCALIDAD la Dirección de Gestión Documental será la encargada
de llevar a cabo los procesos y procedimientos que tiene a su cargo el
Sistema Institucional de Gestión Documental y tendrá las siguientes
atribuciones:
a) Elaborar el Plan Institucional que será aprobado por la máxima
autoridad.
b) Establecer las directrices para el registro de entrada y salida
de correspondencia y el control de gestión documental.
c) Asesorar, capacitar e integrar a los gestores del Archivo de Gestión de
las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones
Distritales y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria.
d) Coordinar las Auditorías de Gestión Documental a nivel Nacional y
realizar el seguimiento de los planes de acción a tomar.
e) Administrar y Coordinar el Centro de Información Documental (C.I.D.).
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
f) Supervisar el cumplimiento de los criterios, métodos, procesos
y procedimientos para el ingreso, registro, producción, circulación,
clasificación, descripción, concentración, uso, custodia, conservación,
preservación, así como las transferencias documentales y destino final
de los documentos de archivo incluido el expurgo o depuración
que produce o recibe AGROCALIDAD en el ejercicio de sus
funciones o atribuciones.
g) Coordinar las acciones para la elaboración del Cuadro de Clasificación y
la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
h) Remitir para su validación y registro a la Dirección Nacional de Archivo
de la SNAP, el Cuadro de Clasificación y la Tabla de Plazos de
Conservación.
i) Cumplir y hacer cumplir las directrices emitidas por la Dirección Nacional
de Archivo de la SNAP.
j) Capacitar y asesorar a los gestores de las diferentes Coordinaciones
Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de
Servicios de Sanidad Agropecuaria.
k) Custodiar y mantener en forma separada y bajo resguardo especial los
expedientes que contienen información reservada y/o confidencial.
l) Coordinar la elaboración de los inventarios documentales institucionales
conforme a lo establecido en el Manual.
m) Coordinar la elaboración y actualización de la Guía de Archivos de las
Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones
Distritales y Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria.
n) Coordinar y autorizar las transferencias primarias de los Archivos de
Gestión Planta Central al Centro de Información Documental.
o) Autorizar las transferencias secundarias del Centro de Información
Documental al Archivo Intermedio de la SNAP
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
p) Coordinar los procesos de baja documental a nivel nacional
q) Coordinar acciones con la unidad de Tecnología de la Información y
Comunicación, para administrar el Sistema Institucional de Gestión
Documental.
r) Coordinar proyectos de digitalización de los acervos documentales
custodiados por los Archivos de Gestión y el Centro de Información
Documental.
s) Coordinar acciones con la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP.
t) La Dirección de Gestión Documental y Archivo será la encargada de
analizar y aprobar, en su caso, la propuesta de Cuadro de
Clasificación (Anexo 5) y la Tabla de Plazos de Conservación (Anexo
10), así como aprobar los inventarios de baja documental y
transferencia.
1.6 Del Archivo de Gestión: Planta Central, Periférico Distrital y de
Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria.-
En cada Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital, y Jefaturas
de Servicios de Sanidad Agropecuaria de AGROCALIDAD a nivel nacional,
existirá un Archivo de Gestión, en el que se dará trámite a los asuntos y se
generarán los expedientes de uso cotidiano que se transferirán al Centro de
Información Documental en el caso de Planta Central una vez concluido el plazo
de conservación establecido en la Tabla,
En el caso de los Archivos de Gestión Periféricos Distritales, no deben
transferir su información al Centro de Información Documental, cada uno es
custodio del acervo documental de su Distrito, pero si deben receptar la
transferencia de información de las oficinas técnicas provinciales que están
bajo su jurisdicción, una vez concluido el plazo de conservación establecido en
la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
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Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
Los responsables de los Archivos de Gestión tendrán a su cargo las siguientes
actividades:
a. Llevar el registro y control de la correspondencia de entrada, de
gestión y, en su caso, de salida;
b. Integrar los expedientes de archivo conforme a la metodología
establecida en el Manual;
c. Elaborar el inventario general por expediente del Archivo de
Gestión; y actualizarlo periódicamente;
d. Mantener debidamente organizados los expedientes activos para su
ágil localización;
e. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos
mediante la revisión periódica de las condiciones de resguardo
apropiadas, conforme a lo establecido en el Manual;
f. Elaborar el Cuadro, la Tabla y la Guía de Archivos de su Coordinación
General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicios de
Sanidad Agropecuaria.
g. Otorgar el préstamo de los expedientes que reposan en el Archivo de
Gestión a los servidores públicos autorizados en términos de lo
establecido en el Manual y de las disposiciones jurídicas aplicables;
h. Ser el conducto para identificar y solicitar al Centro de Información
Documental el préstamo de expedientes que ya se hubieran transferido
y sean objeto de solicitudes de acceso o de consulta interna;
i. Elaborar el inventario de transferencia primaria para transferir hacia
el Centro de Información Documental en caso de Archivos de Gestión
Planta Central los expedientes que cumplan con el plazo de
conservación establecido en la Tabla de Plazos de Conservación
Documental;
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
j. Participar en los procesos de valoración secundaria de los expedientes
que cumplan su plazo de conservación en el Centro de Información
Documental;
k. Asesorar a su Coordinación General, Dirección General, Dirección
Distrital o Jefatura de Servicios de Sanidad Agropecuaria, en materia
de gestión documental y archivos, así como colaborar con ésta para la
correcta organización y tratamiento homogéneo de la documentación
del Archivo de Gestión;
l. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquella que ha
sido clasificada como reservada de acuerdo con las disposiciones
establecidas en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, mientras conserve tal carácter;
m. Detectar las necesidades en materia de servicios de gestión documental
y archivo e informarlo a las instancias correspondientes;
n. Elaborar los informes respecto a los avances y cumplimiento de los
programas en materia de gestión documental y archivo; y
o. Cumplir con las normas y directrices establecidas por la Dirección de
Gestión Documental y Archivo.
1.7 Del Centro de Información Documental
En AGROCALIDAD se contará con un Centro de Información Documental, y
depende de la Dirección de Gestión Documental, en el que se concentrarán y
custodiarán los expedientes que cumplieron su plazo de conservación en el
Archivo de Gestión Planta Central, al igual que cada Distrital tendrá a su cargo
un archivo de gestión periférico, que hará las veces de un Centro de
Información Documental, pero dependiente de las directrices que emita la
Dirección de Gestión Documental, de igual forma concentrarán y custodiarán
los expedientes de su jurisdicción que cumplieron su plazo de conservación de
acuerdo con la Tabla de Plazos, que aún conservan valor legal o contable y que
permanecerán en él hasta que se determine y ejecute su destino final.
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
Son responsabilidades del Centro de Información Documental;
a) Establecer las políticas y directrices específicas en materia de gestión
documental en el ámbito institucional, basándose en las disposiciones
emitidas en el Manual;
b) Asesorar a las unidades respecto a los procesos técnicos que
deben realizarse en los Archivos de Gestión y el procedimiento para
realizar las transferencias primarias al Centro de Información
Documental o Archivo de Gestión Periférico Provincial;
c) Elaborar el programa anual de transferencias primarias que deberán
cumplir los Archivos de Gestión Planta Central y verificar que éstas
se realicen de conformidad con lo establecido en el Manual;
d) Recibir las transferencias primarias que realicen las Coordinaciones Generales y Direcciones Generales Planta Central al concluir los tiempos establecidos en la Tabla;
e) Conservar precautoriamente la documentación pasiva hasta cumplir su plazo de conservación, conforme a la Tabla;
f) Administrar el acervo documental bajo su resguardo empleando
la metodología de gestión documental establecida en el Manual y
tomando medidas para la adecuada conservación del acervo
documental;
g) Generar el Inventario de Transferencia Secundaria de los expedientes
que cumplieron su plazo de conservación en el Centro de Información
Documental de conformidad con la Tabla, para su transferencia al
Archivo Intermedio
h) Elaborar, en coordinación con los responsables de los Archivos de
Gestión, la Ficha Técnica de pre-valoración de los expedientes que
deben ser transferidos al Archivo Intermedio por haber cumplido su
plazo de conservación en el Centro de Información Documental de
acuerdo a la Tabla;
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
i) Presentar para su estudio y aprobación a la Comisión de Gestión
Documental y Archivo, la ficha técnica de pre-valoración y los
inventarios de transferencia secundaria.
j) Transferir al Archivo Intermedio los expedientes cuyo plazo de
conservación en el Centro de Información Documental haya concluido,
acompañados de la ficha técnica de pre-valoración y los inventarios de
transferencia secundaria validados por la Comisión de Gestión
Documental y Archivo;
k) Eliminar los expedientes cuya baja haya sido aprobada por la Dirección
de Gestión Documental y Archivo, validada y registrada por la
Dirección Nacional de Archivo de la SNAP;
l) Evitar la acumulación excesiva de documentación realizando de manera oportuna los procesos de valoración, transferencia y baja documental;
m) Otorgar el préstamo de expedientes al personal autorizado, mediante
los mecanismos establecidos en la Metodología de la presente Norma
Técnica y de conformidad con disposiciones jurídicas aplicables;
n) Reportar a los responsables de la dependencia o a la Dirección
Nacional de Archivo de la SNAP, cualquier incidente que pueda poner
en riesgo la conservación de los archivos;
o) Presentar los informes que le sean requeridos respecto al desarrollo de las actividades y el cumplimiento de sus programas; y
p) Las demás que le señalen la Ley y reglamentos aplicables.
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NORMA TÉCNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
2. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
2.1 De los procesos que deberá realizar el Sistema Institucional.
El sistema Institucional operará de manera articulada e integral llevando a cabo los
siguientes procesos:
a) Registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestión
documental;
b) Identificación de documentos de archivo;
c) Integración y ordenación de expedientes;
d) Clasificación archivística por procesos;
e) Descripción Documental;
f) Valoración documental;
g) Transferencias documentales;
h) Preservación de archivos; y Control de la gestión documental y archivo
(Digitalización)
2.2 De los instrumentos de consulta y control de la gestión documental y
archivo.
Para operar los procesos del Sistema Institucional, cada Coordinación General,
Dirección General, Dirección Distrital, y Jefaturas de Servicios de Sanidad
Agropecuaria:
a) El Cuadro General de Clasificación Documental
b) La Tabla de Plazos de Conservación Documental
c) Los inventarios documentales; los mismos se subdividen en:
Descripción documental (Listado descriptivo)
General por expedientes
De transferencia
De baja documental
d) Guía de Archivos.
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NORMA TÉCNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
Este es un instrumento básico para la gestión, organización, clasificación,
conservación y consulta de los diferentes tipos de códigos para archivo, por lo que
serán de uso obligatorio para todos los servidores de las diferentes Direcciones
Distritales y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria AGROCALIDAD.
2.3 Del registro de entrada y salida de correspondencia y control de la
gestión documental.
Será el canal para la recepción y el despacho de los documentos oficiales que se
dirijan a AGROCALIDAD o se envíen hacia el exterior, cualquiera que sea su
destino, garantizando seguridad, eficiencia y eficacia en el envío.
Se llevará a cabo a través del Sistema Institucional de Gestión Documental y
Archivo, que determine la Institución, de conformidad con lo establecido en
la Metodología del Manual.
“Cualquier tipo de requerimiento de información institucional, se lo debe realizar en
forma oficial y por escrito en caso de requerimientos externos, y en el caso de
requerimientos internos con el visto bueno por escrito o través de los sistemas
informáticos institucionales existentes avalados por el Coordinador General,
Director General, Director Distrital o Jefaturas de Servicios de Sanidad
Agropecuaria”.
2.4 De la identificación de documentos de archivo.
Los documentos de archivo, con independencia de su soporte físico o tipología
documental, están sujetos al proceso archivístico completo: expedientación,
clasificación, inventario, preservación (digitalización), transferencias y disposición
final.
Los documentos no considerados de archivo, como son los de comprobación
administrativa inmediata, que de manera enunciativa mas no limitativa pueden
ser: vales de fotocopias, solicitud de permisos de salida, registro de visitantes,
invitaciones a eventos, entre otros, y los documentos de apoyo informativo, tales
como manuales de uso, directorios telefónicos, impresiones de Internet, libros y
revistas que no forman parte del asunto, entre otros. No están sujetos al proceso
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DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
archivístico, por lo que pueden darse de baja de manera inmediata al término de
su utilidad, de conformidad con lo que establece el Manual.
2.5 De la integración y ordenación de expedientes.
Las unidades productoras abrirán un expediente por cada asunto o trámite que
surja en el marco de sus responsabilidades normadas, en el que se integrarán y
ordenarán los documentos de archivo vinculados al inicio, desarrollo y conclusión
del trámite que corresponda.
Siguiendo los procedimientos establecidos en la Metodología del Manual, cada
expediente generado por las unidades productoras deberá:
a) Clasificarse de acuerdo al Cuadro de Clasificación Documental (Planta
Central) y Guía de Archivo (Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicios
de Sanidad Agropecuaria)
b) Identificarse con carátula en el lomo de la carpeta archivador, o pestaña
en caso de folder o carpeta de folios.
c) Registrarse en el inventario general por expediente;
d) Estar sujeto a expurgo y limpieza a la conclusión del asunto o trámite;
e) Foliarse;
f) Transferirse al cumplir el plazo de conservación conforme a la Tabla de
Plazos de Conservación Documental;
g) Valorarse; y,
h) Cumplir su disposición final.
2.6 De la clasificación archivística por procesos.
El Cuadro de Clasificación Documental y Guía de Archivo (Anexo: 7 y 7.1) es el
instrumento básico para la gestión documental y archivo. AGROCALIDAD
expedirá, a través de la Dirección de Gestión Documental y Archivo, el Cuadro
que usará cada Coordinación General, Dirección General, y Guía de Archivo
que lo usará cada Dirección Distrital y Jefaturas de Servicios de Sanidad
Agropecuaria a nivel Nacional.
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DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
El Cuadro de Clasificación Documental y Guía de Archivo se elaborará conforme
a lo establecido en la Metodología del Manual, y será la Dirección de Gestión
Documental y Archivo, la que coordine su elaboración, en cada uno de los
Archivos de Gestión.
La propuesta de Cuadro de Clasificación Documental y Guía de Archivo que
presenten las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones
Distritales y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria a nivel nacional,
será analizada y, en su caso, aprobada por la Dirección de Gestión Documental y
Archivo.
El Cuadro de Clasificación Documental y Guía de Archivo se actualizará
conforme existan cambios o modificaciones, en el Estatuto Orgánico en
referencia a los procesos institucionales, bajo el mismo procedimiento establecido
para su elaboración.
La Dirección de Gestión Documental y Archivo asesorará y supervisará el uso del
Cuadro de Clasificación Documental por parte de los responsables de Archivo a
nivel Nacional.
2.7 De la descripción documental.
La descripción documental se realiza con el fin de identificar, gestionar, localizar y
detallar los documentos de archivo, así como para darles contexto en el
sistema institucional que los ha producido y es fundamental para facilitar la
localización y consulta de información y documentos, así como para la
interoperabilidad institucional.
Como resultado en nuestra institución, las Coordinaciones Generales, Direcciones
Generales, Directores Distritales, y Jefaturas de Servicios de Sanidad
Agropecuaria generarán herramientas básicas de gestión documental (Tablas,
cuadros, listados descriptivos e inventarios documentales), que servirán de
soporte para conocer el acervo documental real que posee AGROCALIDAD.
a) Inventarios Documentales:
Los inventarios documentales son los instrumentos para el control, la gestión y la
consulta de los expedientes que reposan en cada uno de los archivos de la
Institución, en ellos se describirán los datos generales de los expedientes en el
contexto del Cuadro de Clasificación Documental.
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DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
El inventario de transferencia primaria se utilizará para transferir expedientes al
Centro de Información Documental o Archivos de Gestión Periféricos; el inventario
de transferencia secundaria se utilizará para transferir expedientes al Archivo
Intermedio; el inventario de expedientes para conservación permanente se
utilizará para la transferencia final al Archivo Histórico; el inventario de
expedientes para Baja Documental se utilizará para relacionar los expedientes
dictaminados sin valor permanente y gestionar su baja documental y/o
eliminación.
En la Metodología del Manual se establecen los campos descriptivos que
contendrán dichos inventarios.
Todos los Archivos de Gestión deberán elaborar el inventario general por
expediente correspondiente a su Coordinación General, Dirección General,
Dirección Distrital, y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria y el
Centro de Información Documental elaborará el inventario general de
expedientes pasivos de la Institución.
2.8 De la valoración documental.
Es una actividad intelectual que se basa en los procesos de la Institución, sus
facultades, atribuciones, funciones y procedimientos de creación de documentos,
así como de los procesos de toma de decisiones respecto a los aspectos
críticos, cruciales o relevantes de la actuación institucional. Por ello las decisiones
que resulten respecto al destino final de la documentación están apoyadas y
documentadas en el Manual aplicable a la institución y de toda información
referida a la misma.
La valoración documental se llevará a cabo durante el proceso de elaboración de
la Tabla de Plazos y se ratificará o modificará al generar los inventarios de
transferencia secundaria o de baja documental. Los criterios para realizar la
valoración documental se establecen en la Metodología del Manual.
Como resultado de la valoración documental se elaborará la Tabla, en la que se
registran los valores documentales, los plazos de conservación, las condiciones de
acceso (clasificación de reserva o confidencialidad), el destino final y la técnica de
selección documental para cada una de las series documentales del Cuadro de
Clasificación.
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DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
Los plazos de conservación que se establezcan en la Tabla de Plazos contarán a
partir de la conclusión o cierre del asunto de los expedientes, y en su caso de la
fecha en que sean desclasificados los expedientes que hubieren sido reservados
conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
AGROCALIDAD, como entidad perteneciente a la APCID, está obligada a
incorporar la Tabla de Plazos como herramienta técnica para la gestión,
conservación, transferencias primaria, secundaria y final, así como para la
disposición final de los expedientes.
En la Metodología del Manual, se señala los criterios específicos que las
Coordinaciones y/o Direcciones podrán establecer para la selección por
muestreo de los expedientes que se consideren con valor permanente, de
acuerdo a las características particulares de la Institución y a la tipología
documental que emana de sus funciones. Los criterios específicos que sean
aprobados por la Institución, deberán remitirse para su conocimiento a la
Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, y difundirse entre los Archivos de
Gestión y Centro de Información Documental.
2.9 De las transferencias documentales.
Todos los documentos de archivo, integrados en expedientes, deberán cumplir su
ciclo vital mediante las transferencias, primaria, secundaria y final, en su caso, o la
baja documental, de conformidad con las condiciones establecidas en la Tabla de
Plazos.
El ciclo de vida de los expedientes se gestionará mediante las transferencias
documentales de los mismos que cumplan su plazo de conservación de acuerdo a
lo establecido en la Tabla de Plazos, para pasar de los Archivos de Gestión al
Centro de Información Documental – Planta Central y Archivos de Oficina
Técnicas Provinciales al Archivo de Gestión Periférico Distrital (transferencia
primaria), del Centro de Información Documental al Archivo Intermedio
(transferencia secundaria), y del Archivo Intermedio al Archivo Nacional, en su
caso, (transferencia final).
Toda transferencia documental deberá realizarse mediante el inventario
correspondiente y de conformidad con el procedimiento que establece el Manual.
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DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
El destino final de los expedientes podrá ser: transferencia final al Archivo
Nacional o baja documental.
La baja documental consiste en la eliminación controlada de aquellos expedientes
que hayan prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y
que no contengan valores históricos.
Las bajas documentales a Nivel Nacional serán aprobadas y ejecutadas por la
Dirección de Gestión Documental y Archivo a través del Centro de Información
Documental, llevando a cabo una eliminación legal, segura, apropiada e
irreversible, y cuidar en todo momento la confidencialidad de los datos. El
procedimiento se detalla en la Metodología del Manual.
2.10 De la preservación de los archivos.
Las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y
Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria deberán contar con la
infraestructura física adecuada para la preservación de los documentos de archivo
conforme a lo que establecen los estándares internacionales y las políticas
emitidas por la SNAP.
Para la adecuada preservación del acervo documental, se sugiere que todos los
archivos de las dependencias en coordinación con la Dirección de Administración
de Recursos Humanos cuenten con:
a) Plan de prevención de riesgos
b) Programa regular de inspección y mantenimiento
c) Plan de contingencia
En la Metodología del Manual se detalla las medidas de conservación preventiva y
medidas de seguridad para la preservación de los archivos
En el caso que llegase a haber documentación siniestrada por causas ajenas o
imprevisibles, como son los desastres naturales, deberá procederse conforme a la
Metodología establecida en el Manual.
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DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
2.11 De control de la gestión documental y archivo.
La Dirección de Gestión Documental llevará a cabo el seguimiento y control de la
gestión documental y archivo de cada Coordinación General, Dirección General,
Dirección Distrital y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria a nivel
Nacional a través de las Auditorías de Gestión Documental, con la finalidad de
verificar que las unidades de gestión cumplan con las disposiciones emitidas en el
Manual.
En caso de que alguna unidad de gestión desaparezca, se extinga o cambie, los
archivos correspondientes se transferirán íntegros mediante oficio e inventario al
Centro de Información Documental perteneciente a la Dirección de Gestión
Documental y Archivo de AGROCALIDAD.
Los servidores de la Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital
y Jefatura de Servicios de Sanidad Agropecuaria a nivel nacional están
obligados a elaborar acta de entrega – recepción al separarse de su empleo,
cargo o comisión, deberán entregar a quienes los sustituyan los archivos que se
encuentren bajo su resguardo, debidamente inventariados y registrados en el
Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo.
Como parte del procedimiento de desvinculación de los servidores, la Dirección de
Administración de Recursos Humanos de AGROCALIDAD, deberá solicitar a la
Dirección de Gestión Documental el Certificado de NO Adeudo de expedientes,
tanto físico como digital siendo este certificado una condicionante para finiquitar la
desvinculación.
3. DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
3.1 Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo.
AGROCALIDAD deberá contar con el Sistema Institucional de Gestión
Documental y Archivo que desarrolle la SNAP para administrar de manera integral
los procesos de creación, clasificación, gestión, conservación, consulta y
disposición final de los documentos de archivo que conforman el Sistema
Institucional.
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DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
El sistema que implemente la SNAP tendrá las siguientes características:
a) Estará basado en estándares abiertos que faciliten la migración y
actualización continua.
b) Estará vinculado electrónicamente con el sistema informático que se
use para el registro de la correspondencia de entrada y salida y el
control de gestión documental, a fin de simplificar los procesos de
registro, evitar duplicidades y controlar la gestión de los documentos de
archivo desde su creación y hasta su destino final.
c) Contará con las funcionalidades necesarias para garantizar la autenticidad,
fiabilidad, integridad y disponibilidad a largo plazo de los documentos
de archivo.
d) Incluirá procedimientos digitales para efectuar la trazabilidad y la
auditoría del contenido de los documentos electrónicos de archivo.
e) Será flexible para adaptarse a las necesidades específicas de la Agencia
Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro - AGROCALIDAD.
f) Los sistemas informáticos creados por o para la Institución deberá
considerar su vinculación con el Sistema Institucional de Gestión
Documental y Archivo, a fin de que los documentos electrónicos de
archivo que generen, inicien su registro archivístico desde el sistema
de su creación y sean enviados de manera automática al Sistema
Institucional de Gestión Documental y Archivo, en donde se iniciará
formalmente su proceso archivístico dentro del ciclo vital del documento.
3.2 Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de
archivo.
AGROCALIDAD elaborará un plan de acción coordinado entre los archivos, las
Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones
Distritales y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria, y la
Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación, teniendo como
propósito el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad.
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NORMA TÉCNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
3.3 De la digitalización y desmaterialización de impresos.
AGROCALIDAD como miembro de la APCID deberá contar con los siguientes
requisitos, previo a la aprobación de los proyectos de digitalización documental:
a) Cuadro de Clasificación Aprobado por la Dirección de Gestión
Documental y Archivo de AGROCALIDAD.
b) Tabla de Plazos de Conservación aprobada por la Dirección de
Gestión Documental y Archivo de AGROCALIDAD.
c) La documentación física organizada, clasificada, foliada, inventariada y
expurgada parcialmente.
Una vez que se cuente con los requisitos mencionados, las Coordinaciones
Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicios
de Sanidad Agropecuaria deberán enviar sus proyectos o términos de referencia,
que se refieran a la digitalización documental a la Dirección de Gestión
Documental, para que ésta a su vez remita a la Subsecretaría de Gobierno
Electrónico de la SNAP para que sean valorados conforme corresponda.
Cuando se trate proyectos de la desmaterialización de impresos, se seguirá el
mismo procedimiento, pero además los documentos deberán contar con la
certificación electrónica que les otorgue la plena validez jurídica.
Este es el mecanismo por el cual se aprobará la contratación de proyectos de
digitalización y/o desmaterialización de documentos, quedando expresamente
prohibido realizar estas contrataciones sin cumplir con este procedimiento.
3.4 El tratamiento de los medios audiovisuales.
Los medios audiovisuales son los medios de comunicación masiva que combinan
imágenes y sonido, por lo que el receptor puede ver y escuchar el mensaje. Los
mensajes creados como medio audiovisual pueden plasmarse en diversos
soportes y formatos, tales como cintas, DVD, CD, entre otros.
Las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales
y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria que cuenten con medios
audiovisuales deberán aplicar la metodología archivística que asegure su
localización, control y preservación, manteniendo los requisitos de autenticidad,
fiabilidad, integridad y disponibilidad.
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NORMA TÉCNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
Los acervos audiovisuales se registrarán en el Sistema Institucional de Gestión
Documental y Archivo, el que contará con la posibilidad de registrarlos,
localizarlos, conservarlos y reproducirlos en la forma en que se encuentre su
presentación original.
Los documentos audiovisuales que se generen como resultado de las atribuciones
y responsabilidades de las dependencias y unidades se tratarán como
documentos de archivo, por lo que se clasificarán conforme al Cuadro de
Clasif icación y seguirán su ciclo vital conforme a la Tabla de Plazos.
4. D EFINICIONES
4.1 GLOSARIO DE TÉRMINOS
Accesibilidad: Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, o
centros de información documental determinada por la normativa vigente, su
control archivístico y su estado de conservación
Acceso: Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental,
de acuerdo a la normativa vigente
Administración de Documentos: Control sistemático de documentos desde
su creación hasta su destino final
Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los
archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos.
Archivo: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el
ejercicio sus funciones por las personas naturales o jurídicas, sean éstas públicas
o privadas.
Archivo de Gestión Periférico: Archivo de Gestión que hace las veces de Centro
de Información Documental en las Direcciones Distritales o Jefaturas de Servicios
de Sanidad Agropecuaria.
Asesor: Término utilizado para señalar al servidor de la Dirección de Gestión
Documental y Archivo, y hace referencia a la función de orientar acerca de los
diferentes procesos y actividades relacionadas con la Gestión Documental.
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NORMA TÉCNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
Asesoría: Termino que hace referencia a la labor que realizan los servidores de
la Dirección de Gestión Documental, en cuanto a orientar a los servidores de
AGROCALIDAD, Acerca de los diferentes procesos y actividades a desarrollar
relacionados con la gestión documental.
Conservación de Documentos: Mantener y custodiar el documento en
archivo, cumpliendo con normas y técnicas específicas, relativas a la protección
de los materiales tanto impresos como digitales o en cualquier soporte, frente a su
deterioro, daño o abandono. La conservación puede ser parcial o total, de acuerdo
a los criterios de valoración que determine la Dirección de Gestión Documental y
Archivo.
Consulta: Examen directo de la documentación por parte de los usuarios.
Cuadro de Clasificación Documental: Es una herramienta técnica en la
cual se plasmarán las secciones y las series documentales, que las unidades
productoras generen, acorde a las competencias determinadas en el Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.
Custodia: Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada
conservación de los fondos por parte de una institución archivística, cualquiera
que sea la titularidad de los mismos.
Descripción Documental: La descripción documental constituye la
actividad de identificar, gestionar, localizar y detallar los documentos de archivo,
así como para darles contexto en el sistema institucional que los ha
producido y es fundamental para facilitar la localización y consulta de información
y documentos, así como para la interoperabilidad institucional
Difusión: Función de gestión documental fundamental de promover y
generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos y hacer
partícipe a la ciudadanía del papel que desempeñan los archivos.
Des-materialización Electrónica de Documentos: Es la transformación de la
información contenida en documentos físicos o mensajes de datos. Los
documentos des-materializados, tendrán el mismo valor jurídico que los escritos,
por lo cual el acceso a los mismos será entendido como el acceso a los originales,
para lo cual se deberá señalar, expresamente, que se trata de la des-
materialización del original. La des-materialización no implica necesariamente la
destrucción del documento original.
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DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
Digitalización y Conservación: Transformación de documentos físicos a
imágenes digitales para su visualización instantánea; difusión; conservación; y, el
mantenimiento físico de documentación relevante, establecida en la Tabla de
Plazos de Conservación Documental.
Digitalización y Eliminación: Transformación de documentos físicos a
imágenes digitales, para su visualización instantánea, difusión, conservación y
eliminación de la documentación valorada en la Tabla de Plazos de Conservación
Documental.
Expediente: Conjunto de documentos relacionados con una misma actividad o
asunto.
Expurgo: Selección y análisis que se efectúa por cada unidad de archivo, con el
objeto de determinar la eliminación planificada de documentación, sobre
parámetros de valoración técnico, legales, administrativos, testimoniales,
históricos o culturales. El expurgo puede ser parcial o total, de acuerdo a los
criterios de valoración que determine la Dirección de Gestión Documental y
Archivo.
Foliar: Es la actividad que consiste en numerar los folios (hojas y /o documentos,
sobres, etc. que integran el expediente) de acuerdo al orden en que aparecen en
el mismo. Esta indicación se realiza en el ángulo superior derecho, primero se
pone el número correspondiente y debajo, entre paréntesis de ser el caso con
letras se aclara el número.
Fondo Documental: Constituyen la mayor agrupación documental, existente en
un archivo y corresponden al conjunto de documentos, de cualquier formato o
soporte, producidos orgánicamente por una entidad u organismo en el ejercicio de
sus actividades.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la información o
documentación ingresada y producida por AGROCALIDAD, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
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DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
Inventario: Instrumento o herramienta de recuperación de información y consulta
que describe las series documentales o asuntos de un fondo o sección
documental, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y
que reproducen su estructura organizacional.
Listado Descriptivo: Listado preliminar de soportes documentales existentes en
los Archivos de Gestión y/o Centro de Información Documental, antes de la
elaboración del Inventario General Documental.
Metodología: Es el conjunto de procedimientos racionales utilizados para
alcanzar una gama de objetivos que rigen una investigación en los procesos de
gestión documental y archivo, que requieran habilidades, conocimientos y
cuidados específicos, enfocados en la Norma Técnica Institucional.
Norma Técnica: Documento escrito, su objetivo es establecer los requisitos que
deben cumplir los productos o servicios de los procesos de Agrocalidad para
asegurar su aptitud para el uso, puede ser de uso voluntario, o declarada de
cumplimiento obligatorio como norma jurídica de la Institución.
Patrimonio Documental: Documentación básica que actualmente existe o que en
adelante se produjere en los archivos de AGROCALIDAD, y en general en todas
las Instituciones del sector público, y privado, así como la de personas
particulares, que sean calificadas como tal, y que sirva de fuente para estudios
históricos, económicos, sociales, jurídicos o de otra naturaleza de estudio.
Sección Documental: Hace referencia a la unidad de gestión productora de la
Documentación que forma parte del Fondo Documental.
Serie Documental: Conjunto de expedientes producidos por una sección
documental, desarrollados y agrupados en una misma actividad o asunto.
Sistema: Es un grupo de elementos, componentes o partes interrelacionadas
que trabajan en forma coordinada para lograr una meta común.
Sistema de Archivos: Se entiende al conjunto ordenado de normas, medios y
procedimientos con que se ordenan, clasifican y custodian para un buen
funcionamiento los archivos.
Soporte Documental: Medios materiales en los cuales se contiene la información.
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DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
Tabla de Expurgo Documental: Matriz en la cual la entidad registra las
series documentales que han cumplido el plazo de conservación establecido en la
Tabla de Plazos de Conservación Documental, así como las que han perdido su
valor primario.
Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD): Matriz en la cual
AGROCALIDAD registra todas las series documentales que generan cada una de
las Unidades Técnicas y Administrativas, de acuerdo a la estructura orgánica de
gestión por procesos de AGROCALIDAD así como el plazo de conservación de
cada una de ellas.
Taxonomía Documental: Es la memoria organizacional, que contiene
lineamientos archivísticos determinados para la gestión documental que permita
conservar y recuperar de forma consistente la información de una entidad, y a
partir de ello generar conocimiento.
Tipología Documental: Características semejantes determinadas por el análisis
de los caracteres externos e internos de los documentos y de su mensaje o
información.
Trámite: Forma y actuación concreta del procedimiento técnico o administrativo.
Transferencia Documental: Remisión progresiva y sucesiva de los
documentos de los archivos de gestión, Centros de Información Documental,
archivos intermedio o histórico, de conformidad con lo establecido en la Tabla de
Plazos de Conservación Documental.
Unidad Documental: Elemento indivisible de una serie documental, que
puede estar constituida por un solo documento, o por el conjunto de ellos, los
cuales forman un expediente.
4.2 SIGLAS UTILIZADAS
AGC: Agrocalidad
APCID: Administración Pública Central Institucional y Dependiente de la
Función Ejecutiva
CID: Centro de Información Documental
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DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
CGDA: Comisión de Gestión Documental y Archivo
CGE: Contraloría General del Estado
DGDA: Dirección de Gestión Documental y Archivo
DINAAP: Dirección Nacional de Archivo de la Administración Pública
INEN: Instituto Ecuatoriano de Normalización
JSSA: Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria
LOTAIP: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública
NTE: Normas Técnicas Ecuatorianas
SGC: Sistema de Gestión de Calidad
SNAP: Secretaría Nacional de la Administración Pública
TPCD: Tablas de Plazo de Conservación Documental
5. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS Y MODIFICACIONES
FECHA ANTERIOR
CAMBIOS O MODIFICACIONES FECHA DEL
CAMBIO AUTOR
30/09/2015
En todo el Texto de la Norma Técnica Institucional de Gestión Documental y Archivo SE REEMPLAZÓ “Comisión de Gestión Documental por Dirección de Gestión Documental y Archivo”.
11/01/2017
Ing. Carlos Rodríguez
En todo el Texto de la Norma Técnica Institucional de Gestión Documental y Archivo SE REEMPLAZÓ “Archivo Central por Centro de Información Documental”.
Ing. Carlos Rodríguez
En todo el Texto de la Norma Técnica Institucional de Gestión Documental y Archivo SE REEMPLAZÓ “Sistema Informático Integrado por Sistema Institucional”.
Ing. Carlos Rodríguez
Se eliminó el índice 1.8 Conformación y Responsabilidades de la Comisión de Gestión Documental
Ing. Carlos Rodríguez
En el índice 1.5. Responsabilidades de la Dirección de Gestión Documental, se eliminó el literal h).
Ing. Carlos Rodríguez
En el índice 2.2 Guía de Archivos; SE REEMPLAZÓ el
texto anterior por “Este es un instrumento básico
36
NORMA TÉCNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Edición No: 1
Fecha de Aprobación: 11/01-2017
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Requisito de la norma: 7.5
para la gestión, organización, clasificación,
conservación y consulta de los diferentes tipos de
códigos para archivo, por lo que serán de uso
obligatorio para todos los servidores de las diferentes
Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicios de
Sanidad Agropecuaria de AGROCALIDAD”
Ing. Carlos Rodríguez
En el índice 2.5 De la Integración y Ordenación de
Expedientes; SE REEMPLAZÓ el texto anterior del
literal a) por “Clasificarse de acuerdo al Cuadro de
Clasificación Documental (Planta Central) y Guía de
Archivo (Direcciones Distritales y Jefaturas de
Servicios de Sanidad Agropecuaria)”
Ing. Carlos Rodríguez
En el índice 2.7 Descripción Documental; SE ELIMINÓ el literal a).
Ing. Carlos Rodríguez
En el índice 2.10 De la Preservación de los Archivos; en
el segundo párrafo, SE AÑADIÓ: Para… documental,
“se sugiere que todos los archivos de las
dependencias en coordinación con la Dirección de
Administración de Recursos Humanos cuenten con”:
Ing. Carlos Rodríguez
En el índice 2.11 De Control de Gestión Documental y
Archivo; en el segundo párrafo, SE AÑADIÓ: En el
caso… Inventario “al Centro de Información
Documental perteneciente a la Dirección de Gestión
Documental y Archivo de AGROCALIDAD”.
Ing. Carlos Rodríguez