newsletter eficiência organizacional

2/2016

Eficiência Organizacional

As novas normasISO 9001:2015 e ISO 14001:2015

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D EE S C A L A D A

Ao topo só se chega com determinação. O cume de uma montanha não se atinge sem coragem, esforço e competência.1995 marcou o início da nossa escalada e, desde então, comprometemo-nos a melhorar continuamente, conscientes de que as grandes conquistas se encontram no horizonte.

Comemoramos estes 20 anos de experiência sem tirar os olhos nos próximos 20 que aí vêm!Ao topo não se chega sem ultrapassar desafios neste longo percurso e, é por essa razão, que todos os dias escalamos mais uma rocha com vista a atingir o cume desta nossa montanha.Obrigado a todos os que escalam connosco!

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Já há muito se ansiava pela revisão das normas da Qualidade e Ambiente, cuja versão final da ISO 14001 saiu em 15 de setembro de 2015 e 23 de setembro de 2015 para a ISO 9001. Muito se especulava quanto às alterações que daí se advinham através dos muitos fóruns de discussão, seminários e outros eventos que se proporcionaram no decorrer de 2014 e 2015.

A ISO 9001 estabeleceu a necessidade de criar prá-ticas de gestão para assegurar o desenvolvimento sustentável. Assim a nova revisão prometeu revolucionar as organizações, cumprindo essa promessa com requisitos que se centram na avaliação do desempenho, na análise interna e externa do contexto da organização em conjunto com o pensamento baseado no risco, onde a integração de requisitos de gestão ambiental e outros referenciais normativos se tornou mais acessível e enriquecedora.

As alterações e os benefícios são mais que eviden-tes e a maioria das especulações estavam corretas.

Sendo 2015 um marco importante nesta esca-lada de 20 anos, marcados pela confiança e persistência, a VLM Consultores recebeu, com orgulho, o certificado emitido pela Bureau Veritas Certification para a certificação do seu Sistema de Gestão da Qualidade e Ambiente de acordo com as novas versões de 2015, tendo sido a primeira empresa a nível ibérico a receber esta distinção.

A Administração agradece a todos os que contri-buíram para alcançar mais esta etapa.E por isso desenvolvemos esta newsletter e desejamos-lhe uma boa leitura!

E D I TO R I A L

9001

AS NOVAS NORMAS

ISO

14001Alterações às novas Normas

Assim, começa-se, em primeiro lugar, por destacar a alteração mais significativa e já ouvida e lida por muitos: o famoso anexo SL e os seus 10 capítulos comuns.

O contexto da organização é outra das alterações que tem vindo a originar discussão de ideias e opiniões com a abordagem às partes interessadas de um ponto de vista nunca antes abordado.

Um novo conceito de requisito surge também nestas duas normas: o pensamento baseado no risco, onde são associadas oportunidades e ameaças que possam influenciar a organi-

zação tendo por base o contexto da mesma. O abandono do requisito das ações preventivas é outro ponto a salientar, no entanto, salvaguardado pelo pensamento baseado no risco.

Fausta GraçaEficiência Organizacional

Sara AbreuEficiência Organizacional

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Também comum à nova versão das ISO 9001 e 14001, surge a relevância e adequação do âmbito do sistema e o comprometimento da gestão, que se torna crucial na implementação e manutenção dos novos sistemas de gestão.

A inclusão do controlo de acessos à informação documentada e a gestão do conhecimento dentro da organização, são novos requisitos estabelecidos para complementar os sistemas.

Para a ISO 14001:2015 e, tendo por base o desen-volvimento sustentável que acaba por ser a inspiração desta nova versão, uma das alterações mais importantes é o ciclo de vida, em jeito de perspetiva e não de avaliação. Deve-se gerir os impactes ambientais provenientes dos respetivos aspetos ambientais identificados, considerando a perspetiva de ciclo de vida. Assim como, con-templar requisitos ambientais nos processos das compras e design de produtos e serviços.

SGA – ISO 14001Objetivos ambientais

Abandono da “meta ambiental”. Os objetivos passam a estar melhor integrados com os planos estratégicos de negócio de uma organização.

SGA – ISO 14001Controlo operacional

A organização deve estabelecer critérios de controlo necessários para garantir que os requisitos ambientais são tidos em conta no processo de conceção e desenvolvimento de produtos ou serviços, considerando cada epata do seu ciclo de vida.

- Estrutura comum para todos os referenciais de sistemas de gestão- Clarificação de linguagem para melhor aplicabilidade a serviços- Alteração de terminologia, ex.: Documentos e registos

– informação documentada / Equipamentos de medição e monitorização – Recursos de medição e monitorização

- Alteração de exclusão para aplicabilidade de todos os requisitos e diminuição de requisitos prescritivos

- Análise do contexto organizacional e pensamento baseado no risco- Gestão da mudança e do conhecimento- Enfoque na avaliação do desempenho incorporando processos

de melhoria- Reforço da liderança, compromisso e envolvimento

SGA – ISO 14001Suporte

Uma das novidades prende-se com a necessidade de verificar a eficácia das ações tomadas para adquirir as competências necessárias.

SGA – ISO 14001Desempenho ambiental

O enfoque na melhoria contínua do SG passa para melhoria do desempenho ambiental.

SGA – ISO 14001Revisão pela Gestão

Nascimento da gestão estratégica ambiental conseguido pela aborda-gem da Gestão Ambiental nos processos de planea-mento estratégico da Organização.

SGA – ISO 14001Política

Inclusão do conceito “proteção do ambiente”.

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Anexo SL e a relação entre as Normas

O anexo SL foi estabelecido pela ISO (International Organization for Standardization) que confere uma estrutura comum a todas as normas de sistemas de gestão.

É composto por 10 capítulos, facilitando a inte-gração dos vários referenciais normativos através da uniformização dos conceitos e requisitos de modo a permitir um melhor entendimento pelos utilizadores na implementação.

As normas ISO 14001:2015 e ISO 9001:2015 não são exceção e acompanham essa facilidade de integração.

Agora, já se consegue fazer uma leitura da ISO 14001:2015 identificando uma base de qualidade na sua estruturação.

Ao implementar um Sistema de Gestão Ambiental (SGA), este já cresce e se desenvolve numa base de qualidade, indo buscar conceitos e requisitos que antes só se encontravam num Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Torna-se assim, a nova ISO 14001, uma norma independente que consegue implementar um SGA abrindo portas a um SGQ.Todas as normas de sistema de gestão a ser criadas ou revistas, a partir desta data, terão como base esta estrutura comum.

Capítulos

1. Objetivo e campo de aplicação 2. Referências normativas3. Termos e definições4. Contexto da organização5. Liderança6. Planeamento7. Suporte8.Operacionalização9.Avaliação do desempenho10. Melhoria

Âmbito do Sistema de Gestão

Este requisito passa a ter um grande destaque ao tornar-se peça chave num Sistema de Gestão e, sendo requisito obrigatório, definir as fronteiras do Sistema de Gestão, quer seja qualidade ou ambiente, tornando possível identificar a função e obrigações do sistema, identificar as atividades, produtos e serviços envolvidos, de modo a permitir saber até onde a autoridade e capacidade para exercer controlo e influência têm lugar.

Este âmbito deve estar como informação docu-mentada e ter em atenção toda a envolvente, interna e externa, das organizações.

Contexto da Organização

O primeiro e promissor capítulo centra-se na grande novidade intitulada “Contexto da Organização”.

De que se trata?

O Contexto da Organização não é nada mais do que conhecer a envolvente i nterna da organização bem como a envolvente que a rodeia. Para isso são identificadas as partes interessadas que se relacionam de algum modo com a organização. No levantamento das partes interessadas deve ser contemplado o maior leque possível, independen-temente da influência que possam exercer sobre a organização. Este levantamento deve ser atualizado e, para tal, deve ser periodicamente revisto para permitir considerar partes interessadas não antes contempladas ou partes interessadas que já não causem influência na organização.

A definição da relevância é uma tarefa árdua que requer cuidado, participação e intervenção, não só dos colaboradores responsáveis, como da própria gestão de topo, uma vez que, uma parte interessada relevante requer ser ouvida para se

perceber quais as suas necessidades e expectativas. Ao ser dada voz a uma parte interessada relevante esta contribui para a caracterização da envolvente externa e dos fatores que influenciam o contexto da organização.

No levantamento das partes interessadas devem ser consideradas relevantes todas aquelas que possam ter impacto ou influência na conformidade do produto ou serviço ou que possam implicar o comprometimento com requisitos legais.

Numa vertente ambiental devem considerar-se relevantes as partes interessadas que possam implicar negativamente com o comprometimento

com requisitos legais, que possam originar impactes ambientais que afetem a organização ou, que possam implicar com outras situações, nomeada-mente, possibilidade de ocorrência de acidentes graves, contribuição para alterações climáticas, entre outras.

Todo este levantamento e análise ajuda a organi-zação a compreender o seu contexto para pos-teriormente determinar riscos e oportunidades que daí advêm, suportando o planeamento do sistema.

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Pensamento baseado no Risco

Nenhuma norma contém agora uma secção ou subsecção autónoma relativa a “ação preventiva”.

Pois um dos principais propósitos de um sistema de gestão é servir como ferra-menta preventiva para as organizações.

O conceito de ação preventiva é expresso através da utilização do pensamento baseado no risco para a formulação dos requisitos do sistema de gestão.

A aplicação do pensamento baseado no risco deve ir desde o planeamento à implementação, monitorização e avaliação dos processos do sistema de gestão.

Uma organização deve planear e implementar as ações adequadas para tratar os riscos e as oportunidades.

Ao tratar, tanto os riscos como as oportunidades, estabelece-se uma base para aumentar a eficácia do sistema de gestão obtendo melhores resulta-dos, através de processos, produtos ou serviços mais fiáveis, aptos e robustos, prevenindo efeitos negativos e apostando assim no desenvolvimento sustentável da organização.

Comprometimento da Gestão

Apesar das versões anteriores definirem um requisito para o representante da gestão, nunca foi intenção das normas a responsabilidade estar só sob a alçada dessa figura. Assim esta revisão veio expressar a necessidade do envolvimento por parte de toda a gestão de topo e do envolvimento de todos os colaboradores que têm impacto na conformidade do produto ou serviço ou no desempenho ambiental do seu sistema de gestão.

O envolvimento da gestão de topo implica assegu-rar o sucesso, tanto a nível de eficácia como a nível de eficiência, do sistema de gestão implementado na sua organização.

A liderança passa agora a ser um ponto fulcral nos sistemas de gestão, não só pela gestão de topo, como por todas as pessoas com responsabilidades relevantes inclusivé na gestão do ambiente.

A figura do representante da gestão deixa de existir mas ao manter a necessidade de estabelecer responsabilidades e autoridades relevantes, a situação mantém-se na prática semelhante.

É apenas um reforço da necessidade da gestão de topo demonstrar compromisso e envolvimento com as atividades do sistema.

Vantagens

Para as organizações que já possuem um sistema de gestão, a nova versão das normas, é uma opor-tunidade para:

. Olhar para o Sistema de Gestão com uma nova perspetiva;

. Destacar as principais mudanças como oportunidades para melhorias;

. Atualizar a dimensão e estrutura da infor-mação documentada;

. Potenciar o envolvimento da Gestão de Topo e partes interessadas, gerindo riscos e oportunidades;

. Sensibilizar adequadamente as partes interes-sadas relevantes para o impacte que exercem no Sistema de Gestão.

Mas para as organizações que não possuem um Sistema de Gestão, as vantagens continuam a ser muitas, com maior ênfase no desenvolvimento sustentável através dos processos de negócio.

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28/9/2015

Mais um passo importante na nossa escalada.

e na VLM?

Existindo na VLM Consultores um Sistema de Gestão da Qualidade e Ambiente fazia todo o sentido transitar para as normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.

A questão era: Quando?

Ora, sendo a VLM Consultores especialista na implementação e manutenção de Sistemas de Gestão, e de modo a acompanhar esta grande mudança nos seus clientes, quer através da cons-trução de novas ferramentas ou da adaptação das já existentes, quer através da abertura da mente para normas mais ambiciosas e alinhadas com um

desenvolvimento sustentável, era fulcral a VLM Consultores percorrer este caminho no menor espaço de tempo.



AS NOVAS NORMAS

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Assim, tudo começou por volta de maio de 2015, ainda com as versões DIS (Draft International Standard), com a presença em seminários, acom-panhamento do trabalho desenvolvido pelo comité técnico e onde as novas versões de ambas as nor-mas foram lidas, relidas e discutidas internamente por vários consultores que meteram mãos à obra

Destacamos: . a identificação e determinação das partes

interessadas e a compreensão das suas necessi-dades e expectativas com base na definição do plano de interação, tornou-se complicado obter resposta tendo sido necessário rever a ade-quação dos métodos de interação definidos;

. a identificação dos riscos e oportunidades face ao contexto da organização determi-nado anteriormente;

. contemplar a perspetiva de ciclo de vida na VLM Consultores, sendo empresa de serviços;

Apesar de tudo, as dificuldades foram ultrapas-sadas, permitindo a certificação e tendo sido atingido o principal objetivo: a VLM Consultores estar preparada para auxiliar os seus clientes na transição das duas normas de referência!Desde setembro, que a VLM Consultores continua a uniformizar interpretações das novas normas, melhorar e adequar ainda mais as ferramentas e metodologia que desenvolveu de forma a melhorar o desempenho dos seus serviços, aplicando dina-mismo e criatividade na resposta adequada aos vários requisitos (ambiciosos) das normas NP EN ISO 9001:2015 e NP EN ISO 14001:2015.

Assim, a 28 de setembro de 2015, a VLM Consultores teve o orgulho de receber os primeiros certificados da Península Ibérica para a transição das Normas 9001:2015 e 14001:2015.

As ideias foram surgindo, a metodologia e respe-tivas ferramentas foram-se desenvolvendo, as várias interpretações foram-se uniformizando e, progressivamente foi alcançado um consenso.Saíram, entretanto, as versões FDIS (Final Draft International Standard) que permitiu colocar em prá-tica, implementar de forma sólida as ferramentas desenvolvidas e partir para as etapas seguintes de formação/sensibilização interna aos colaboradores e realização de auditoria interna.

Ainda com as versões FDIS das normas a VLM Consultores foi auditada pela entidade certifi-cadora Bureau Veritas, cuja auditoria foi acom-panhada pelo IPAC (Instituto Português de Acreditação).

Após alguns dias de discussão, interpretações dife-renciadas, análise de evidências e justificações para cada interpretação, o sistema de gestão integrado qualidade e ambiente da VLM Consultores foi vali-dado. No entanto, só quando as versões definitivas das normas foram publicadas e após comparação de requisitos, foi oficializada a certificação.

Mas nem tudo foi um mar de rosas, e dificuldades durante a transição é óbvio que ocorreram.

e propuseram diferentes interpretações e ferramentas para serem testadas.

Não foi tarefa fácil, é certo, ainda para mais, considerando as alterações pertinentes já apresentadas anteriormente nesta news-letter, no entanto, o que custa é começar.

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O percurso depois da certificação



Com o desenvolvimento da metodologia yourSTEP para a ISO 9001:2015 surgiu tam-bém a ideia e a necessidade de criar um guião de esclarecimento dos diversos requisitos das normas e das várias ferramentas a utilizar, que posteriormente foi adaptado e utilizado para a ISO 14001:2015.

Estes guiões, denominados de Toolkits, encon-tram-se disponíveis no site (www.vlm.pt) e ser-vem como auxiliares, tanto para clientes, como para qualquer pessoa que queira aceder à meto-dologia implementada pela VLM Consultores.

Devido a todo este empenho e dedicação a VLM Consultores aceitou diversos convites para dar o seu testemunho e apresentar a metodologia desenvolvida para implementação de Sistemas de Gestão, tendo sido realizadas várias sessões de informação.

A 13 de novembro, a VLM Consultores marcou presença, na Exponor, no 40.º Colóquio da Qualidade, expondo o seu caso de sucesso na certificação do Sistema de Gestão pelas novas versões das normas de 2015.

A 23 de novembro, em Lisboa, integrando o Seminário “ISO 14001:2015 – Uma Evolução Natural com Alterações e Novidades”, a VLM Consultores, também, foi convidada a transmitir o seu testemunho nas principais mudanças incrementadas na ISO 14001:2015 e sobre a metodologia desenvolvida no processo de transição.

A VLM Consultores, também, esteve presente no seminário subordinado ao tema ”ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015: Preparar a Transição”, orga-nizado pela AIDA – Associação Industrial do Distrito de Aveiro, no passado dia 01 de dezembro de 2015, onde expôs o seu processo de transição e planeamento, e esclareceu as principais alterações nos referenciais de forma a assegurar uma transição com sucesso.

Atualmente a VLM Consultores já se encontra a implementar as novas normas em vários clientes de diferentes setores, bem como a apoiar no processo de transição dos Sistemas de Gestão para as novas versões.

A transmissão de conhecimento é também um ponto muito importante para a VLM Consultores.

Sendo uma empresa empenhada na formação profissional, foram desenvolvidos cursos de for-mação à volta das novas normas durante o mês de novembro e dezembro: Workshop de transi-ção ISO 9001:2015 e 14001:2015, Interpretação da Norma ISO 9001:2015 e Auditorias Internas de Sistemas de Gestão da Qualidade.

Estas foram algumas das primeiras apostas recebidas com sucesso e com feedback bastante positivo.

AS NOVAS NORMAS

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Contudo, a especificidade da mais recente meto-dologia desenvolvida pela VLM Consultores, levou a empresa a dotar-se de capacidade para o desenvolvimento de software, desenvolvendo a sua própria solução.

Trata-se de um software baseado numa plataforma open-source disponível no mercado, e que a nossa equipa tem vindo a complementar com as funcio-nalidades necessárias à total desmaterializa-ção dos processos de Sistemas de Gestão. Suporta atualmente os referenciais ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 e NP 4457, permitindo a descentralização da decisão e o trabalho colaborativo, uma solução web based, isto é, para a qual apenas é necessária a utilização de um browser.

Destacamos as funcio-nalidades associadas a Gestão Documental, Gestão de Ocorrências (Não Conformidades, Reclamações, Áreas Sensíveis, etc), Programa do Sistema, em que é possível realizar o planeamento e registo de reali-zação de toda a tipologia de atividades necessárias à operacionalização de um sistema de gestão, como Auditorias, Calibrações, Formação, etc.

A título de exemplo, no que diz respeito ao refe-rencial NP 4457 - Investigação, Desenvolvimento e Ino-vação, o yourSTEP CMS permite a total desmaterialização dos processos de Gestão da Criatividade, Gestão de Interfaces e Gestão de Projetos IDI, com as vantagens daí decorrentes.

Além da grande abrangência das funcionalida-des disponíveis, uma das grandes vantagens do nosso produto advém da grande capacidade de personalização, que permite, sem as intervenções de programadores, a adaptação e introdução de campos e funcionalidades de forma rápida e eficaz.

O sucesso desta abordagem, e a vontade de alar-gar continuamente o leque e a qualidade de ser-

viços prestados levou a VLM Consultores a desenvolver outro produto de software, o MyLEX, mais uma vez com o objetivo de facilitar o trabalho dos nossos clientes, desma-terializando processos. Assim, o MyLEX é uma plataforma de gestão de legislação, disponi-bilizada online, e que complementa com valor acrescentado o serviço de identifica-ção, análise de aplica-bilidade e avaliação de conformidade de requisitos legais, que a empresa já vinha a prestar, através de suportes analógicos.

A nossa equipa de consultores especializados identifica periodicamente a legislação publicada, nas áreas de Ambiente, Segurança do Trabalho, Qualidade e Segurança Alimentar, definindo cliente a cliente a sua aplicabilidade e analisando o grau de cumprimento de cada cliente. Utilizando o MyLEX, esta informação é disponibilizada para cada cliente que contrata o serviço, podendo este depois realizar e registar na plataforma as ações e atividades relacionadas com o processo, sendo fácil e imediata a demonstração da conformidade legal, junto das entidades que a solicitam.

A VLM e as tecnologias da informação aplicadas a sistemas de gestão

Nuno TroiaEficiência Organizacional

A implementação de Sistemas de Gestão basea-dos em referenciais normativos, com especial relevância para a ISO 9001, é uma das principais atividades de apoio às empresas, desenvolvida pela VLM Consultores ao longo dos seus 20 anos de atividade. Tem vindo a posicionar e a distinguir no mercado pelas sólidas e eficientes metodolo-gias que utiliza nesse processo. Nessa constante procura pelas melhores metodologias, surgiu a possibilidade de integrar as novas tecnologias, ao nível do software de suporte à desmaterialização dos processos do sistema de gestão.

Assim, têm vindo a surgir diversas soluções, que têm passado pela associação a empresas tecno-lógicas ou representação comercial de produtos.

AS NOVAS NORMAS

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Estes dois produtos de software são ainda com-plementares e totalmente integrados, podendo os clientes de ambos utilizar as funcionalidades do yourSTEP CMS, conforme adequado, para gestão das suas atividades ao nível da gestão de legislação.

Como seria de esperar, e tendo em conta que estas plataformas têm como principal objetivo apoiar os sistemas de gestão de uma organização, outra novidade prende-se com a revisão que está a decorrer às plataformas de modo a acompanhar as novas versões das normas 9001 e 14001.

Em 2016, serão lançadas as novas plataformas, yourSTEP CMS e MyLEX, contemplando os novos requisitos das normas de sistema de gestão e melhoria do próprio interface.

A VLM Consultores man-tém-se assim na vanguarda da inovação ao nível das metodologias e suportes tecnológicos que oferece aos seus clientes e, tratando-se de produtos baseados em tecnologias open source, garante ainda um custo destes produtos de alta tecnologia muito aceitável e comportável pela generali-dade dos potenciais clientes.

O percurso da VLM Consultores

O desafio continua sempre presente ... 20 anos depois da fundação da VLM Consultores conti-nuamos diariamente com a mesma ambição e dinâmica na procura da excelência na prestação de serviços de consultoria, auditoria de gestão e de formação profissional. Com um capital humano incomparável e inexcedível em esforço e dedicação, a VLM Consultores preconizou um percurso que muito nos orgulha pelas relações de confiança criadas com todas as partes inte-ressadas, e muito em particular com os seus clientes. Este é o ativo que queremos preservar da VLM Consultores e que nos permitiu con-solidar uma posição de relevo no distrito de Aveiro e na região centro de Portugal.

Ricardo LopesAdministração

Durante este período criámos uma estrutura humana e física sem paralelo na região, sendo o Aveiro Bussiness Center uma realidade incontornável ligado aos sucessos empresariais deste território, disponibilizando valências e

as novas normas

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competências especializadas direcionadas para as empresas. Este patamar permite-nos hoje disponibilizar no mercado um conjunto de ser-viços que, sem falsa modéstia, envolve um leque único em qualidade e diversidade, necessário ao tecido empresarial (Investigação Industrial e Desenvolvimento Experimental, Inovação, Sustentabilidade (Energia & Responsabilidade Social & Ambiente, Qualidade), Segurança no Trabalho, Segurança Alimentar, Estudos e Projetos & Incentivos, Corporate Finance, Lean & 6 Sigma, Projetos Internacionais e Marketing Estratégico.

Desde 1995 participámos no crescimento de muitas organizações, nos mais variados setores de atividade, dos quais naturalmente destacamos o industrial, onde fundámos as nossas metodo-logias estruturais de atuação e crescemos em sintonia com as necessidades e expetativas de quem acreditava sistematicamente em nós. Nos últimos anos alcançaram-se os primeiros negó-cios internacionais, extremamente exigentes e que obrigaram a adaptações estruturais, mas que permitiram vislumbrar a turbulência dos mercados internacionais e o esforço contínuo a prosseguir.

Nem tudo foi crescimento, nestes anos houve evolução e maturação, nomeadamente ao nível do sistema de valores e do código de ética e de conduta profissional, dos quais sublinhamos o sigilo e confidencialidade , substratos indis-pensáveis para a manutenção das relações de confiança .

Outros marcos importantes nestes 20 anos estão intimamente ligados a métodos, práticas e processos e à cultura de desenvolvimento de negócio, os quais, mantendo desde a fundação um focus na criação de valor para os clientes e colaboradores, sofreram desenvolvimentos importantes com a implementação e certificação do Sistema Integrado de Gestão da Qualidade, Ambiente e de Investigação, Desenvolvimento e Inovação.

Ao nível da Gestão da Qualidade e Ambiente atingimos um patamar que muitos pensavam que não estaria ao alcance de uma empresa nacional, fomos pioneiros e podemos afirmar que fomos os primeiros na Europa continental a obter a cer-tificação deste Sistema pelas versões da ISO 9001 e ISO 14001 de 2015. Tratou-se de uma meta extremamente ambiciosa, mas verdadeiramente compensadora, tendo-se alcançado um sistema de gestão direcionado para acautelar a aptidão para fornecer de forma consistente serviços de consultoria, auditoria de gestão e de formação profissional que satisfaçam tanto os requisitos dos clientes como as exigências estatutárias e regulamentares aplicáveis, que facilita oportu-nidades para aumentar a satisfação do cliente e que tratar riscos e oportunidades associados ao seu contexto e objetivos.

De forma semelhante, não podemos esque-cer a importância da Gestão de Investigação, Desenvolvimento e Inovação, implementada e certificada em conformidade com a NP 4457, da qual destacamos como benefícios tangíveis:

. yourSTEP®, metodologias ágeis em imple-mentação e manutenção de Sistemas de Gestão,

. yourSTEP® Collaborative Management System, a primeira plataforma informa-cional de groupware disponibilizada em SaaS e desenvolvida em open source para a gestão de Sistemas de Gestão;

. MyLEX , serviço e plataforma disponibili-zada na cloud para a gestão de requisitos legais dotada de características distintivas quer ao nível das funcionalidades quer ao nível do desempenho e qualidade da equipa de consultores de suporte;

. Lean & Six Sigma Combat , metodo-logias ágeis em eficiência operacional, nomeadamente em projetos de elimi-nação de desperdícios e redução da variabilidade de processos de negócio.

Não menos importante deve-se mencionar o fato de termos sido a primeira empresa do Distrito de Aveiro a ser autorizada pela ACT a exercer a atividade de Higiene e Segurança no Trabalho e o alcance do estatuto de entidade formadora certificada pela DGERT, ambos essen-ciais para o desenvolvimento e crescimento da VLM Consultores.

A todos os que, direta ou indiretamente, con-tribuíram para este caminho os nossos sinceros agradecimentos.

Em 2016 estão previstas várias ações de formação nas áreas da Qualidade, Ambiente, Segu- rança no Trabalho, Lean, Se-gurança Alimentar, Inovação, entre outras, cujo programa será publicado em breve e poderá ser consultado no site da AcademiaVLM.

www.academiavlm.pt

C A L E N D Á R I O

1º trimestre 2016Lançamento da nova versão da plataforma MyLex (MyLex 5.0) com novas funcionalidades e novo layout.

2016Lançamento da nova plataforma Your STEP CMS para acompanhar as novas normas dos sistemas de gestão.

2016Seminários:18 maio — 360º em Segurança 15 junho — Sustainability Talks12 outubro – Alimentas

R E S E RV E JÁ N A S UA AG E N DA !

Todas as normas ISO de sistemas de gestão estão sujeitas a uma revisão periódica, para acompa-nhar e absorver a evolução das organizações, dos seus sistemas de gestão e das tecnologias, para assim manterem um conjunto de requisitos sólidos e adequados.

A versão 2015 da norma ISO 9001 em inglês foi apresentada em setembro. O período de transição acabará em 2018, altura a partir da qual todas as organizações deverão ter os seus sistemas de acordo com a nova versão.

Uma grande novidade é o Anexo SL . Criado pela ISO, tem o intuito de simplificar e auxiliar a integração dos diversos sistemas de gestão, através de uma sequência lógica com 10 cláusulas e um texto comum.

Nesta nova versão deixa de haver a designação de “procedimentos documentados” e “registos” para haver “Informação documentada”.

T O O L K I T

Prazo de 3 anos para transição Setembro 2018

PublicaçãoSetembro 2015

2015

2016

2018

2019

2017

yourSTEP ISO 9001:2015

NOVOS REQUISITOS 4.1 ; 4.2 e 5.1.1 d)#1 - yourSTEP!#- o primeiro passo para transição consiste na implementação de ferramentas de audição e sistematização do contexto, das quais destacamos:- Voz das partes interessadas: identificação das par-

tes interessadas, audição do contexto organiza-cional, clarificação de necessidades e expectativas da envolvente / partes interessadas relevantes para a satisfação dos requisitos relacionados com o produto / serviço;

- Análise SWOT qualificada / dinâmica: identifi-cação das Apostas, Avisos, Restrições e Riscos da envolvente;

- Definições operacionais de requisitos da envol-vente provenientes da análise da voz das partes interessadas;

- Rever informação documentada sobre o âmbito do Sistema de Gestão e sobre as operações de cada processo.

A organização terá de determinar as questões externas e internas, que podem ser relevantes e que possam afetar as suas decisões ou ter impacto na capacidade de alcançar objetivos e resultados. A gestão de topo deverá estar comprometida na contextualização da organização e sobre as ações necessárias para garantir a sustentabilidade do negócio a médio e longo prazo.

CLÁUSULA 4 CONTEXTO DE ORGANIZAÇÃO

A gestão de topo deverá evidenciar maior envolvi-mento no sistema de gestão com esta nova versão, devendo demonstrar liderança e compromisso. Os processos de negócios, política e objetivos deverão apresentar coerência e adequação ao contexto da organização. Deixa de existir a figura do representante da gestão.

#2 - yourSTEP!#- reforça liderança e compro-misso com o Sistema de Gestão- Rever informação documentada sobre a Política

da Qualidade;- Rever informação documentada sobre Mapa e

Matrizes dos processos, propagar contexto da organização aos processos de negócio;

- Rever informação documentada da Estrutura Organizacional.

CLÁUSULA 5 LIDERANÇA

Esta cláusula reforça a cláusula 5.4.2 da anterior ISO 9001:2008, para lidar com a avaliação dos riscos e das oportunidades resultantes da análise de contexto, das alterações e mudanças. Em resul-tado da identificação dos riscos e oportunidades a organização terá que identificar e planear as ações adequadas aos efeitos pretendidos, bem como avaliar a eficácia dessas ações.

NOVOS REQUISITOS 6.1#3 - yourSTEP!#- Planear objetivos da qualidade e determinar ações para os riscos e oportunidades detetadas:- Revisão do Painel de Bordo com identificação de

objetivos e métricas (informação documentada);- Matriz de Avaliação de Riscos e Oportunidades

(c/ matriz de significância);- Revisão de plano de controlo operacional;- Procedimento conceção e revisão do sistema

de Gestão;- Incluir no plano de melhoria os riscos e oportu-

nidades considerados significativos (informação documentada);

- Para os objetivos da qualidade deve-se incluir ações no programa do sistema para atingir esses objetivos (informação documentada).

CLÁUSULA 6PLANEAMENTO DO SGQ

As organizações devem determinar e disponi-bilizar os recursos necessários para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente o SGQ. A nova versão identifica a tipologia de recursos que devem estar ao dispor do SGQ: pessoas, infraestruturas, ambiente de trabalho para as operações, recursos de monitorização e medição RMM’s (anteriormente designados por EMM’s) e conhecimento organizacional. Esta cláusula fala ainda de competências, consciencia-lização e comunicação.Por fim, os requisitos para controlo documental passaram a designar-se informação documentada. Nova terminologia, que vem substituir as antigas referências, documentos e registos.

NOVOS REQUISITOS 7.1.6#4 - yourSTEP! - O controlo da informação documentada deve incluir: distribuição, acesso, recuperação e uso, armazenamento e preserva-ção, controlo de alterações, retenção e disposição. São exigidas informações documentadas de controlo de processos, controlo dos RMM’s, competência dos colaboradores que são mate-rializados nos seguintes documentos:- Plano de comunicação;- Registos de manutenção e Plano de manutenção;- EMM’s passam a designar-se RMM’s mantendo

a elaboração de fichas, etiquetagem e avaliação metrológica;

- Programa do sistema com Plano de formação;- Registos de Formação;- Fichas de colaboradores;- Fichas de função;- Controlo documental que deverá mencionar

o controlo de acessos.

CLÁUSULA 7 SUPORTE

yo u r S T E P TO O L K I T yo u r S T E P TO O L K I T

Esta cláusula inclui o que é referido na cláusula 7 da versão de 2008. Centra-se na execução do planeamento e dos processos que permitem à organização atender os requisitos do cliente, regu-lamentares e de projeto dos produtos e serviços. Explicita a necessidade de estabelecer canais de comunicação com o cliente, reforçando a neces-sidade de confirmar os requisitos do cliente caso este não disponibilize.A organização deve reter a informação documen-tada do processo de conceção e desenvolvimento.A cláusula ainda explicita a necessidade de controlo a produtos, serviços ou processos fornecidos externamente, incluindo o controlo de subcon-tratados e a tipologia de informação que deve ser comunicada ao fornecedor/subcontratado.Para concluir, refere o controlo de não conformida-des de outputs de processo, produtos ou serviços.

CLÁUSULA 8 OPERACIONALIZAÇÃO

NOVOS REQUISITOS 8.3.1 e 8.5.5.#5 - yourSTEP! - Definição de atividades para a conceção e desenvolvimento e para a realização de produto/serviço. A informação documentada deverá existir na medida do necessário.

Conceção e desenvolvimento:- Planeamento - informação documentada neces-

sária para confirmar os requisitos;- Inputs - com determinação das potenciais falhas

FMEA;- Controlo - englobando o conceito de revisão,

verificação e validação;- Outputs;- Alterações.

A avaliação de desempenho abrange muitas das áreas anteriormente existentes na Cláusula 8 da versão de 2008. Esta cláusula estabelece requisitos para monito-rização, medição, análise e avaliação tendo em consideração o que precisa de ser medido, os métodos utilizados, quando os dados devem ser analisados e em que intervalos. As auditorias inter-nas devem, também, ser realizadas em intervalos planeados e introduz o conceito de risco na gestão de auditorias internas. Em relação à reunião de revisão, há uma maior abrangência nas entradas da revisão do sistema para incluir os novos conceitos (ex: contexto da organização e oportunidades e riscos).

NOVOS REQUISITOS 9.3.2 c)ponto 7, d), e), f)#6 - yourSTEP! - Avaliar o sistema de gestão como evidência dos seus resultados (informação documentada);- Elaboração do Programa do sistem a com inclusão

de auditorias e reuniões de revisão (informação documentada);

- Auditorias internas: plano de auditoria e do relatório de auditoria (informação documentada);

- Inquérito de satisfação de clientes e análise (infor-mação documentada);

- Tratamento de reclamações por partes interes-sadas (informação documentada);

- Relatório da reunião de revisão que deve incluir o contexto da organização e questões internas e externas, oportunidades e riscos (informação documentada);

- Painel de bordo.

CLÁUSULA 9 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

A terminologia de ação preventiva deixa de existir com esta nova versão, sendo substituída pela metodologia de avaliação de riscos e oportuni-dades. No entanto existem novos requisitos para as ações corretivas, como por exemplo a gestão das consequências tendo em conta a existência de não conformidades semelhantes ou potenciais (análise de dados).O requisito para a melhoria contínua foi estendido para abranger a aptidão e adequação do SGQ , bem como a sua eficácia, mas já não especifica como uma organização deve fazer.O conceito de exclusões é abandonado e substi-tuído pelo de aplicabilidade que refere que, se um requisito pode ser aplicado, deve ser aplicado, não podendo a organização pode decidir não aplicá-lo.

NOVOS REQUISITOS 10.1#7 - yourSTEP!#- Melhoria contínua suportado no:- Plano de melhoria - informação documentada

das não conformidades e ações implementadas e os resultados das ações corretivas.

CLÁUSULA 10MELHORIA


Produção e fornecimento do serviço:- Controlo de produção e do fornecimento do

serviço;- Identificação e rastreabilidade;- Propriedade do cliente e do fornecedor;- Preservação; - Atividades pós-entrega, tendo em consideração

o risco associado;- Controlo de alterações não planeadas (infor-

mação documentada) que descreva a revisão das alterações, a pessoa que autoriza e as ações necessárias;

- Requisitos de “liberação” do produto ou serviço;- Tratamento de não conformidades e produto/ser-

viço não conforme através do Plano de Melhoria (informação documentada).

Todas as normas ISO de sistemas de gestão estão sujeitas a uma revisão periódica, para acompa-nhar e absorver a evolução das organizações, dos seus sistemas de gestão e das tecnologias, para assim manterem um conjunto de requisitos sólidos e adequados.

A versão de 2015 da norma ISO 14001 foi publi-cada em setembro de 2015. O período de transição acabará em 2018, altura a partir da qual todas as organizações deverão ter os seus sistemas de acordo com a nova versão.

Uma grande novidade é o Anexo SL. Criado pela ISO, tem o intuito de simplificar e auxiliar a inte-gração dos diversos sistemas de gestão, através de uma sequência lógica com 10 cláusulas e um texto comum.Nesta nova versão é introduzido o conceito de Ciclo de Vida.

T O O L K I T

Prazo de 3 anos para transição Setembro 2018

PublicaçãoSetembro 2015

2015

2016

2018

2019

2017

yourSTEP ISO 14001:2015

A organização terá de determinar as questões externas e internas, que podem ser relevantes, possam afetar as suas decisões ou ter impacto na capacidade da alcançar objetivos e resultados. A gestão de topo deverá estar comprometida na contextualização da organização de modo a definir/acompanhar as ações necessárias para garantir a sustentabilidade da organização a médio e longo prazo.

NOVOS REQUISITOS 4.1, 4.2, 4.3 e 4.4#1 - yourSTEP!#- o primeiro passo para tran-sição da organização respeita à implementação de ferramentas de audição e sistematização de contexto, das quais destacamos:- Levantamento das partes interessadas;- Auscultação da voz das partes interessadas con-

sideradas relevantes: identificar as necessidades e expectativas das partes interessadas relevantes ao Sistema de Gestão ambiental (SGA) e quais as obrigações legais daí resultantes;

- Análise SWOT qualificada / dinâmica: identifi-cação das Apostas, Avisos, Restrições e Riscos da envolvente;

- Revisão do âmbito do SGA no que diz respeito às suas fronteiras. Esta informação deve estar documentada e disponível às partes interessadas;

- Manutenção e melhoria contínua do SGA estabelecendo os processos necessários e suas interações.

REQUISITO 4 CONTEXTO DE ORGANIZAÇÃO

A gestão de topo deverá evidenciar maior envolvi-mento no sistema de gestão com esta nova versão, devendo demonstrar liderança e compromisso e disponibilização dos recursos necessários. Os processos de negócios, política e objetivos deverão apresentar coerência e adequação ao contexto da organização. Deixa de existir a figura do represen-tante da gestão.

NOVOS REQUISITOS 5.1#2 - yourSTEP!#- reforça liderança e compro-misso com o Sistema de Gestão- Revisão da Política Ambiental cuja informação

deve estar documentada. Introdução do conceito “proteção do ambiente”;

- Comunicação da importância do SGA e do cumpri-mento com os requisitos legais ou outros aplicáveis.

REQUISITO 5 LIDERANÇA

Este requisito reforça o anterior 4.3 da ISO 14001:2012 ao introduzir os conceitos “riscos” e “oportunidades”. Em resultado da identificação dos riscos e oportunidades a organização terá que identificar e planear as ações adequadas aos efeitos pretendidos, bem como avaliar a eficácia dessas ações.Este requisito também aborda os Aspetos Ambientais, Conformidade legal e Objetivos.

NOVOS REQUISITOS 6.1#3 - yourSTEP!#- planeamento de ações para gerir riscos e oportunidades e para atingir os objetivos- Matriz de Avaliação de Riscos e Oportunidades

(informação documentada);- Matriz de Identificação de Aspetos Ambientais

e Avaliação de Impactes (informação documentada);

- Identificação e Avaliação da Conformidade de Requisitos Legais e Outros (informação documentada);

- Painel de Bordo com ações (informação documentada);

- Procedimento Gestão do Sistema;- Incluir no plano de melhoria os riscos e oportu-

nidades considerados significativos (informação documentada);

REQUISITO 6 PLANEAMENTO DO SGA

As organizações devem determinar e disponi-bilizar os recursos necessários para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente o SGA. A nova versão identifica a tipologia de recur-sos que devem estar ao dispor do SGA: pessoas, infraestruturas, ambiente de trabalho para as operações, recursos de monitorização e medição e conhecimento organizacional. Este requisito fala ainda de competências, consciencialização e comunicação.Por fim, os requisitos para controlo documental passaram a designar-se Informação documentada. Nova terminologia, que vem substituir as antigas referências, documentos e registos.

NOVOS REQUISITOS 7.2 d)#4 - yourSTEP! - Gestão de recursosUma das novidades prende-se com a necessidade de verificar a eficácia das ações tomadas para adquirir as competências necessárias.O controlo da Informação documentada deve incluir: identificação, descrição, formato, meio, necessidade de revisão e aprovação, distribuição, acesso, recuperação e uso, armazenamento e preservação, controlo das alterações, retenção e destino. São exigidas Informações documentadas de evi-dência de competências, comunicação interna e externa e é necessário para garantir a eficácia do SGA.- Plano de formação;- Registos de avaliação de ações;- Funções, responsabilidades e colaboradores.

REQUISITO 7 SUPORTE


Este requisito inclui o que é referido nos requisitos 4.4.6 e 4.4.7 da versão de 2012. Centra-se no con-trolo operacional para manutenção dos processos necessários para cumprir com os requisitos do SGA e para implementar as ações resultantes da identificação dos riscos e oportunidades, bem como, as ações necessárias para atingir os objetivos ambientais.Consistente com a perspetiva do ciclo de vida, a organização deve estabelecer critérios de con-trolo necessários para garantir que os requisitos ambientais são tidos em conta no processo de conceção e desenvolvimento de produtos ou serviços, considerando cada epata do seu ciclo de vida. Comunicar os requisitos ambientais relevantes a fornecedores externos incluindo os subcontratados e deve considerar a necessidade de fornecer informação sobre os Aspetos Ambientais

#5 - yourSTEP! - Definição de critérios opera-cionais para controlo dos processos necessários para cumprir com os requisitos do SGA.- Plano de controlo operacional;- Planeamento e realização de simulacros;- Tratamento de não conformidades resultantes

do não cumprimento do Plano de Controlo Operacional.

Deverá ser mantida a informação documentada necessária de modo a evidenciar que os processos foram executados conforme o planeado.

REQUISITO 8 OPERACIONALIZAÇÃO

Este requisito engloba grande parte dos anteriores requisitos 4.5 e 4.6 da versão de 2012.Estabelece requisitos para monitorização, medi-ção, análise e avaliação, bem como, avaliação da conformidade legal, auditorias internas e revisão pela gestão.Em relação à reunião de revisão, há uma maior abrangência nas entradas e saídas da revisão do sistema para incluir os novos conceitos (contexto da organização, oportunidades e riscos e avaliação do ciclo de vida).Deve ser mantida informação documentada relativamente aos resultados de monitorização, medição, análise e avaliação, conformidade legal. Assim como cumprimento do programa do sistema de gestão (auditorias) e resultados do mesmo e ainda, revisão pela gestão.

NOVO REQUISITO 9.1.1#6 - yourSTEP! - Avaliar o sistema de gestão com recurso a:- Elaboração do Programa do sistema com inclusão

de auditorias e reuniões de revisão (informação documentada);

- Auditorias internas: informação documentada) do plano de auditoria e do relatório de auditoria;

- Relatório da reunião de revisão (informação documentada);

- Painel de bordo.

REQUISITO 9 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

A terminologia de ação preventiva deixa de existir com esta nova versão.É introduzido um requisito específico reforçando a necessidade para a melhoria contínua de modo a relevar o desempenho ambiental.

NOVOS REQUISITOS 10.1 e 10.3#7 - yourSTEP! - Melhoria contínua suportado no:- Plano de melhoria (informação documentada).

REQUISITO 10MELHORIA


significativos associados ao transporte, entrega, uso, tratamento de fim de vida e destino final dos seus produtos ou serviços.Deve ainda estabelecer, implementar e manter procedimentos de preparação e resposta a poten-ciais situações de emergência.

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